OLEH: LIDIA EVELINA MM HP: 0812 801 1789
1
TM 1
Ruang Lingkup Event Organizing
Dasar pengelolaan Event
2
Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event.
Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.
Unik dan spektakuler.
Alasan Perusahaan menggunakan
Event Organizer
3
1. Lebih hemat waktu
Kunci Sukses sebagai Event Organizer
4
Motivasi Database Network
Permodalan dana segar yang cukup sampai BEP dan mampu
pre-financing
SDM yang dinamis, mobile, hardworker Teamwork spirit
Creativity, imagination & Concept Individual skill yang tepat guna Tidak Gaptek
Event period
5
Dimulai 24 jam sebelum jam acara dimulai (H-Hour
minus 24 Hours)
Ketahanan fisik dan stamina sangat diandalkan
Manajemen operasional memegang peranan penting
Teamwork sangat berpengaruh
Diperlukan Person-in Charge/project coordinator yang
memiliki dedikasi kepemimpinan (Leadership)
Langkah-langkah
dalam menyusun Event
6
1. Tetapkan tema Event
2. Amati pasar (studi Kelayakan)
3. Kumpulkan data base yang cukup
4. Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event
tersebut
5. Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event 6. Penentuan kontraktor
7. Menentukan organisasi, media massa dan lembaga
pendukung
8. Menentukan acara dan pendukung acara
5 W + 1 H dalam panduan pembuatan Event
7
Why (alasan event dibuat)
Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event) When (kapan event tersebut dilaksanakan)
Where (lokasi event tersebut)
What (apa yang disuguhkan event Itu)
Lokasi
8
Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara,
ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.
Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan
pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.)
Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan
kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan.
Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan
Pemilihan lokasi Event
9
1. Strategis (mudah dijangkau), akses dan
ketersediaan alat tranportasi lokal
2. Terjaga kebersihan dan kenyamanan 3. Terjamin keamanan
4. Tersedianya lahan parkir yang memadai
5. Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin,
Tema dan waktu
10
Ikut trend atau menciptakan trend baru
Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target pengunjung
Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap
sponsor/donatur yang akan berpartisipasi dalam sebah event.
Timing harus tepat sesuai dengan tema
Data Base
11
1. Dari katalog
2. Dari iklan di berbagai media massa 3. Dari Event atau pameran sebelumnya 4. Dari searching di Internet
5. Dari brosur-brosur
6. Dari buku kuning/Yellow pages 7. Dari literatur lainnya
Pemilihan Jasa Boga
12
Apakah lokasi menyediakan jasa boga
Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang
mengurus hal ini; sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering.
Prasmanan atau served (dibantu pelayan)
Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya?
Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian
menu.
Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah
Acara
13
Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi
dengan technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara
Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu
lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya
Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara
(performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen.
Menggolkan proposal
14
Konsep unik merupakan plus point
Target jelas
Promosi gencar dan merata sesuai dengan segmen yang dituju
Lokasi mudah diakses Timing yang tepat
Fasilitas lengkap: Sarana parkir, kebersihan, Cara pembayaran (ATM), kartu kredit, dsb.
Keberhasilan meraih sponsor
15
1. Berkaitan dengan tema event
2. Amati calon sponsor dari promosi yang pernah
mereka lakukan kurang lebih 3 bulan belakangan
3. Tanyakan langsung kemungkinan mereka
Pemanfaatan teknologi informasi
16
Database – modal utama kegiatan untuk perolehan
peserta, pengunjung, sponsor dsb.
Direct e-mail sebagai pengganti directmail
konvensional
Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi
human error, energi dan waktu
Mailist – penyebar luasan infromasi secara massal
tetapi langsung dengan mekanisme eMail
Scheduling/penjadwalan
17
Berapa lama (bulan) persiapan sebuah event?
Tahapan Kerja sebuah event (pre conditioning, pre event, event, post event)
Target dan hasil akhir yang mau diraih
Atas permintaan persiapan event bisa dihentikan bila dalam perjalanan banyak terdapat kendala. Buatlah rangkaian perkerjaan itu mudah dan
Stake Holders
18
Media massa
Organisasi Profesi Perusahaan swasta
Instansi pemerintahan yang terkait Organisasi kemasyarakatan yang ada Organisasi hobi
Kalangan akademis Advertising agencies
Dekorasi dan perlengkapan
19
Apakah dekorasi diperlukan?
Apa tema dekorasi yang akan dipergunakan Dikerjakan sendiri, diserahkan ke EO atau ke
Dekorator
Membuatnya atau menyewa yang sudah ada? Dekorasi apa yang tersedia di lokasi
Post Event
20
Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya
financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya.
Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit,
portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb)
Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan
cermat
Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa
Press & media
21
Special deal with media relation/PR Firm
Press/News Release, Press Kit Press Conference/gathering
Press Center
Printed Materials
22
Invitation
Ticket Site plan
Directory
Daily news letter
PaS (promotion at Show)
23
Outdoor – Billboard, Petunjuk arah, Umbul-umbul, balon, dll.
Indoor – Vertical Banner, News clipping board, souvenir dsb.
Electronic – TV News, talk show, web site, advertisement
Evaluation
24
Financial, participants, program complaints, compliments, bussiness transaction, comment, request
Prime target – Zero Compalint
25
