EDISI 547 9 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: ANALISA GAP TEKNOLOGI
Mengkaji Gap Tata Kelola
Prof. Richardus Eko Indrajit – [email protected]
Prinsip, kebijakan, dan kerangka tata kelola merupakan referensi utama yang dijadikan sebagai panduan dalam mengelola sistem informasi di perusahaan. Secara perlahan biasanya panduan ini dibangun sedikit demi sedikit oleh pimpinan perusahaan sebagai bagian dari inisiatif “good corporate governance”. Walaupun demikian, masih sangat sedikit perusahaan yang telah mengadopsi “good practices” di bidang tata kelola. Oleh karena itulah biasanya gap antara yang seharusnya dan yang dimiliki perusahaan dalam hal tata kelola masih terbuka lebar.
Tata kelola yang baik dikembangkan dengan menggunakan pendekatan yang holisitik dan sistemik, bukan sekedar serangkaian program atau inisiatif yang tambal sulam. Berbagai aktivitas utama yang harus dilakukan untuk menutup gap yang dimaksud antara lain:
• Mendefinisikan prinsip-prinsip tata kelola yang harus dipergunakan sebagai pegangan seluruh pemanku kepentingan dalam mengelola sistem dan teknologi informasi;
• Mengembangkan kerangka tata kelola yang terdiri dari seluruh komponen internal maupun eksternal yang ada pada ekosistem perusahaan;
• Menyusun berbagai kebijakan dan aturan yang terkait dengan pengelolaan sistem informasi, seperti dalam hal perencanaan, pengadaan, pembangunan, penerapan, pengembangan, pengawasan, penilaian, dan pengendalian;
• Mengembangkan dan memberlakukan aturan, mekanisme, dan prosedur yang jelas dalam hal tata kelola dimana didalamnya terkait beragam komponen seperti struktur organisasi, proses bisnis, perilaku dan budaya, informasi, aplikasi, teknologi informasi, manusia, dan lain-lain;
• Menetapkan portofolio dan rangkaian proses tata kelola inti (prioritas) yang selaras dengan strategi bisnis perusahaan;
• Menetapkan kunci keberhasilan dan indikator kinerja tata kelola yang menjadi sasaran atau obyektif yang harus dicapai perusahaan;
• Mengembangkan berbagai instrumen untuk mengukur pencapaian kinerja tata kelola yang telah ditetapkan;
• Menetapkan berbagai metrik yang terkait dengan aktivitas tata kelola sehari-hari (performance measurements);
• Memetakan siapa bertanggung jawab terhadap proses atau aktivitas yang mana dalam konteks tata kelola sistem informasi;
• Menyesuaikan atau mengharmonisasikan/mensinkronisasikan berbagai perangkat atau instrumen tata kelola yang dimiliki oleh perusahaan;
• Menetapkan dan menghitung gap tingkat kematangan (maturity level) yang dimiliki pada saat ini;
EDISI 547 9 MARET 2014 • Mendifinisikan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas apa saja yang harus dikerjakan
dalam beberapa tahun ke depan terkait dengan tata kelola;
• Mengadopsi model tata kelola sesuai dengan “good practices” yang ada dan dikenal luas di industri;
• Membentuk tim yang diberikan tanggung jawab untuk mengembangkan tata kelola dimaksud dan menetapkan tugas serta tanggung jawabnya;
• Membeli atau mengadakan tool atau piranti aplikasi pendukung implementasi tata kelola;
• Melakukan studi perbandingan model dan kinerja tata kelola dengan perusahaan lain; • Mempersiapkan dan membekali tim tata kelola dengan pelatihan yang diperlukan; dan
lain sebagainya.
!
Ada sejumlah hal yang harus benar-benar diperhatikan dan dipertimbangkan dalam aktivitas menjembatani gap tata kelola ini, antara lain adalah:
• Setiap perusahaan memiliki konteks tata kelolanya sendiri-sendiri karena perbedaan strategi maupun pendekatan bisnis yang dilakukannya – terutama dalam kaitannya dengan peran sistem dan teknologi informasi bagi kelangsungan hidup perusahaan; • Tata kelola sistem informasi tidak hanya terbatas ruang lingkupnya pada unit atau divisi
yang terkait dengan teknologi informasi saja, namun berlaku di seluruh korporasi – dari manajemen puncak hingga staf, dari bisnis proses hulu hingga hilirnya;
• Akan banyak model dan standar yang dapat diadopsi untuk mengembangkan model tata kelola dimana satu dan lainnya haruslah saling melengkapi, terintegrasi, dan terpadu;
• Pendekatan pengembangan kerangka tata kelola haruslah dilihat secara holistik (menyeluruh) dan sistemik, sesuai dengan postur ekosistem perusahaan; dan
• Domain tata kelola secara garis besar dibagi menjadi dua, yaitu berkaitan dengan “governance” dan “management”.
akhir dokumen
