PEDOMAN SISTEM PENJUALAN TUNAI
PT. Kepurun Pawana Indonesia (KPI)
Makalah ini di susun guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem
Akuntansi Dosen pembimbing Andri Waskita Aji, S.E., M.Sc, Ak.,
CA.
Di susun oleh:
IKA ANDRIYANI
(2013017059)
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
2015
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga saya dapat menyusun tugas Sistem Akuntansi dengan baik dan benar, serta tepat pada waktunya. Dalam tugas Sistem Akuntansi ini saya akan membahas mengenai “Analisis Penjualan Tunai di PT. KPI (Kepurun Pawana Indonesia)”.
Tugas Sistem Akuntansi ini telah dibuat dengan cara observasi lansung ke PT. KPI dan untuk menambah kelengkapan data, saya juga mencari sumber lain melalui internet. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada PT. KPI yang telah memberikan izin kepada saya, sehingga saya dapat mengobservasi kegiatan penjualan tunai secara langsung dan khususnya Bagian Penjualan yang telah menjelaskan tentang Analisis Penjualan Tunai.
Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada tugas ini. Oleh karena itu saya mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun. Kritik dari pembaca sangat saya harapkan untuk penyempurnaan tugas selanjutnya.
Akhir kata semoga tugas ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi saya dan umumnya bagi pembaca.
Yogyakarta, 04 Mei 2015
Penyusun
DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
DaftarIsi ii
BAB I PERUSAHAAN DAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TU NAI 4
A. Gambaran Umum Perusahaan 4
B. Struktur Organisasi dan Visi Misi 6
C. Sistem Akuntansi yang terdapat di Perusahaan8
D. Alasan Pemilihan Sistem Akuntansi 8
E. Deskripsi Kegiatan 8
BAB II FUNGSI, DOKUMEN, DAN CATATAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI 10
A. Fungsi yang Terkait 10
B. Dokumen yang Digunakan 10
C. Catatan Akuntansi yang Digunakan 11
BAB III PROSEDUR DAN PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI 12
A. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem 12
B. Pengendalian Internal Sistem 12
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM PENJUALAN TUNAI PT. KPI 16
Lampiran 18
BAB I
PERUSAHAAN DAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah
PT Kepurun Pawana Indonesia (PT KPI) adalah badan usaha (perseroan) swasta nasional, afiliasi Yayasan Pendidikan & Kesejahteraan PT PLN (PERSERO) yang berdiri pada tanggal 28 Oktober 1997 berdasarkan akte notaris H.Daliso Rudianto,SH, notaris dan PPAT di Yogyakarta, nomor: 22, tanggal 28 Oktober 1997.
Berdirinya PT KPI didasarkan pada pemikiran dan kenyataan potensi alam dan SDM tanah air Indonesia yang begitu besar serta kondusif bagi usaha pertanian, peternakan, dan perikanan, namun belum dikelola secara optimal ; sehingga didirikannya PT KPI disamping dimaksudkan untuk mengelola serta mengembangkan secara optimal potensi SDA dan SDM Indonesia, melalui usaha-usaha : Pertanian, Petrenakan dan Perikanan dengan mengacu pada sistem dan manajemen agribisnis yang baik dan benar yang akan memberikan hasil optimal demi kesejahteraan para stake holder : Konsumen, Customer, Karyawan, Pemegang Saham, Masyarakat, Bangsa dan Tanah Air Indonesia.
Nama PT. Kepurun Pawana Indonesia, merupakan gabungan dari 3 (tiga) kata yakni : Kepurun : nama desa dimana kegiatan usaha PT. Kepurun Pawana Indonesia dipusatkan, terletak di lereng gunung merapi dengan ketinggian 600 m dpl, termasuk wilayah kec. Manisrenggo, kab. Klaten, Jateng.
Pawana : kata dalam bahasa Sanskerta berarti angin.
Indonesia : negara, tanah tumpah darah tercinta.
Dengan menggabungkan ketiga kata tersebut menjadi Kepurun Pawana Indonesia, para penggagas dari Kepurun akan bertiup angin segar yang memberi harapan membangun kehidupan untuk masa depan yang lebih baik ke seluruh pelosok tanah airIndonesia.
(kepurun pawana indonesia) merupakan badan usaha di bawah binaan PT. PLN (Persero) khususnya Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan (YPK) PT. PLN (Persero).pada awalnya merupakan perusahaan yang dibentuk sebagai program kemitraan antara swasta dan BUMN (PT. PLN (Persero)) yang diperkuat melalui kerja sama dengan perguruan tinggi (UGM). Program-program usaha PT. KPI yang senantiasa berlandaskan hasil pengkajian teknologi yang dalam penerapannya diharapkan mampu menghasilkan produk-produk yang bermanfaat dan dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat petani dan peternak. Di masa datang
2. Profil Perusahaan
Nama Kelompok : PT. Kepurun Pawana Indonesia
Berdiri : 28 Oktober 1997
Jumlah Anggota : 6 Kelompok
Alamat : Ds.Kepurun, Kec.Manisrenggo, Kab.Klaten, JawaTengah
Kontak Person : (0274)7111084
Produksi : Biogas, pupuk dari kotoran hewan, daging sapi, susu sapi, telur, sayuran/salad, bakso, nuggets, kripik buah (proses vacuum frying), telur asin, dan penetasan telur itik serta penjualan anak itiknya.
Kapasitas Produksi : 650 Kg untuk komoditas kalian Luas lahan efektif : 500 m3
Daerah pemasaran : DIY, Klaten
B. Struktur Organisasi dan Visi Misi
I. Komisaris Utama : Ir. Djiteng Marsudi
Komisaris Anggota : ex officio GM PT. PLN (Persero) Dist. Jateng & DIY
Direktur Utama : Ir. Teguh Juwono (per 01 Desember 2012)
II. Direktur Administrasi & Umum
: Agus Triyono, S.Pt
Manajer Diklat & Konsultan : R. Suhun Harsana, S.Pt
Bagian Diklat : Widodo A
Bagian Konsultan :
--Manajer Administrasi, Umum & Personalia
: Sidiq Nurrohman Hadi
Pemasaran
Manajer Produksi : Jati Wibowo, S.Pd. IV. Direktur Keuangan : Yuni Ikawati (Plt)
Manajer Keuangan : Ika Purnamasari
Bagian Keuangan : Ika Purnamasari (Plt) Bagian Akuntansi : Yuni Ikawati (Plt)
Bagian Gudang : Paimin memberikan manfaat bagi umat manusia dan lingkungan dengan bertumpu pada kekayaan sumber daya alam dan insani tanah air Indonesia.
MISI :
1. Menjalankan dan mengembangkan Usaha Jasa Konsultasi dan Training Centre Agribisnis serta Agroindustri dan Bidang Usaha lain yang terkait, berorientasi kepuasan masyarakat/pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.
2. Mengupayakan agar agribisnis dan agro industri menjadi pendorong kegiatan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat.
3. Membantu pengembangan kegiatan usaha agribisnis dan agro industri yang berwawasan lingkungan dan kelestarian alam.
4. Membantu pengembangan wilayah/ daerah pedesaan berbasis pada potensi, kearifan, budaya dan keunggulan lokal berwawasan global.
C. Sistem Akuntansi yang terdapat di Perusahaan
Sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem akuntansi yang terdapat di perusahaan Kepurun Pawana Indonesia (KPI) antara lain :
3. Sistem Akuntansi Pembelian Tunai transaksi penjualan tunai dan sistem pengendalian intern yang ditampilkan begitu baik oleh perusahaan KPI sehingga penyusun tertarik untuk memilih Sistem Penjualan Tunai di PT. Kepurun Pawana Indonesia untuk menjadi pedoman.
E. Deskripsi Kegiatan
Kegiatan yang dilakukan di KPI yaitu penjualan dan pengolahan dengan tujuan mengembangkan pengetahuan dan ekonomi masyarakat. Penjualan tersebut menjadi sumber penerimaan kas dalam perusahaan. Kegiatan tersebut terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.
PT. Kepurun Pawana Indonesia memiliki dua unit penjualan : a) Unit Diklat yaitu yang membawai dalam bidang pelatihan dan bidang penjualan lapangan. b) Unit produksi yaitu yang membawai dalam bidang pertanian, peternakan, pengolahan dan unit distribusi dan retail.
Unit produksi yang dilakukan PT. Kepurun Pawana Indonesia dari sekian banyak yang diproduksi salah satunya adalah produk bakso yang cara penjualannya secara tunai. Dihasilkan dari bidang peternakan, diolah melalui unit pengolahan kemudian semua produk dari unit pengolahan menjadi barang jadi melalui unit distribusi dan retail, stok barang (bakso) dimasukkan ke dalam gudang kemudian dilakukan pencatatan dan siap di pasarkan di unit toko yang sudah disediakan diperusahaan KPI.
perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
BAB II
FUNGSI, DOKUMEN, DAN CATATAN SISTEM AKUNTANSI
PENJUALAN TUNAI
A. Fungsi yang Terkait
1. Fungsi Penjualan. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
2. Fungsi Kas. Dalam transaksi penerimaan kas dari sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
3. Fungsi Gudang. Dalam transaksi penerimaan kas dari sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli.
4. Fungsi Akuntansi. Dalam transaksi penerimaan kas dari sistem penjualan tunai, fungsi ini bertaggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.
B. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :
1. Faktur Penjualan Tunai. Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan pleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Tembusan faktur penjualan tunai ada tiga yaitu :
a) Faktur penjualan tunai lembar putih : diberikan kepada pembeli b) Faktur penjualan tunai lembar merah : diberikan kepada keuangan c) Faktur penjualan tunai lembar biru : diberikan kepada pihak gudang
2. Pita Register Kas. Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas.
3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
C. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akunatnsi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :
1. Jurnal penjualan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2. Jurnal umum, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
3. Kartu Stock Produk olahan (KSP) atau Kartu persediaan, diguankan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
BAB III
PROSEDUR DAN PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM AKUNTANSI
PENJUALAN TUNAI
A. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Order Penjulan. Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
3. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas.
4. Prosedur Pencataan Harga Pokok Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan.
B. Pengendalian Internal Sistem
Pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi Penjualan Harus Terpisah dari Fungsi Kas. Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan, ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek. Fungsi penjualan berada di tangan Bagian Order Penjualan dan fungsi kas berada di tangan Bagian Kasa. Penerimaan kas yang dilakukan oleh Bagian Kasa akan dicek kebenarannya oleh Bagian Order Penjualan, karena dalam sistem penjualan tunai transaksi penerimaan kas dari penjualan tuani tidak akan terjadi tanpa diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh Bagian Order Penjualan.
2. Fungsi Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi. Berdasar unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain: fungsi opersi dan fungsi penyimpanan.hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Fungsi kas berada di tangan Bagian Kasa dan Fungsi Akuntansi berada di tangan Bagian Jurnal. Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya penggunaan kas dan penjualan tunai oleh Bagian Kasa untuk kepentingam pribadinya.
3. Transaksi Penjualan Tunai Harus Dilaksanakan oleh Fungsi Penjualan, Fungsi Kas, dan Fungsi Akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Dengan dilaksanakannya setiap transaksi penjualan tunai oleh berbagai fungsi tersebut akan tercipta adanya pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi tersebut oleh fungsi lainnya.
1. Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan Menggunakan Formulir Faktur Penjualan Tunai. Transaksi penjualan tunai dimuali dengan diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh fungsi penjualan. Dengan formulir ini fungsi penerimaan kas akan menerima kas dan fungsi pengiriman akan menyerahkan barang kepada pembeli. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sahih, yang dapat dipakai sebagia dasar bagi fungsi penerimaan kas untuk menerima kas dari pembeli, dan menjadi perintah bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembelisetelah harga barang dibayar oleh pembeli tersebut, serta sebagai dokumen sumber untuk pencatatan dalam catatan akuntansi.
2. Penerimaan Kas Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan Kas dengan Cara Membubuhkan Cap “Lunas”. Pada Faktur Penjualan Tunai dan Penempelan Pita Register Kas pada Faktur Tersebut. Sebagai bukti fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari pembeli, fungsi tersebut harus dibubuhkan cap “lunas” dan menempelkan pita register kas pada faktur penjualan tunai. Dengan cap “lunas” dan pita register kas tersebut dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
3. Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Dilakukan oleh Karyawan yang Diberi Wenang untuk itu Setiap Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Dilakukan oleh Karyawan yang diberi Wewenang untuk Mengubah Catatan Akuntansi Tersebut. Sehabis karyawan tersebut memutahirkan (memutahkirkan / up date) catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut. Dengan cara ini maka tanggunjawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada satu pun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan. Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi akuntansi (Bagian Jurnal) dengan cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan ke dalam dokumen sumber (faktur penjualan tunai). Pencatatan ke dalam kartu persediaan diotorisasi oleh Bagian Kartu Persediaan dan biaya dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan tunai).
1. Faktur Penjualan Tunai Bernomor Urut Tercetak dan Pemakaiannya Dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Penjualan. Dalam organisasi, setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi dari yang berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan pada formulir. Dengan demikian untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi tersebut. Salah satu cara pengawasan formulir (dan dengan demikian pengawasan terhadap terjadinya transaksi keuangan) adalah dengan cara merancang formulir yang bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktek yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan tuani, formulir faktur penjualan tunai harus bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM PENJUALAN TUNAI PT. KPI
Bagian Order Penjualan Bagian Kasa Bagian Gudang
2 1
Mulai
Menerima order dari pembeli
FPT 2 FPT 1
Kartu Gudang
Menerima uang
dari pembeli Menyerahkan
barang Mengisi faktur
FTP = Faktur Penjualan Tunai
untuk pembeli
KSP = Kartu Stock Produk olahan
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
LAMPIRAN
Nama Konsumen : No Telepon :
Alamat : N
o Kode Deskripsi Unit Harga Satuan Jumlah
Total Penjualan
Konsumen, Pramuniaga,
... ....
Gambar 1. Faktur Penjualan Tunai
PT. Kepurun Pawana Indonesia Kepurun, Manisrenggo, Klaten
No : Tanggal :
Nama Barang Harga
Total
Terimakasih
Gambar 2. Pita Register Kas
REKAPITULASI HARGA POKOK PENJUALAN
Bulan Nomor Tgl. Pembuatan
Kode Rekening Nama Persediaan Jumlah Rupiah
Gambar 3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
KARTU GUDANG
NO KODE GUDANG NAMA BARANG LOKASI
SPESIFIKASI MINIMUM MAKSIMUM SATUAN
DITERIMA DIPAKAI SISA
TGL. NO.BUKTI KUANTITAS TGL. NO.BUKTI KUANTITAS KUANTITAS KETERANGAN
Gambar 4. Kartu Gudang
KARTU PERSEDIAAN
Nama Barang Kode Barang Satuan Gudang
No. Rekening Titik Pesan Kembali EOQ Minimum Maximum Sifat Khusus Barang
Pembelian Penerimaan Pemakaian Saldo
Tgl. No. Jml. Jmlh. Sisa Tgl. No. Kuan- Harga Jmlh. Tgl. No. Kuan- Harga Jmlh. Kuan- Harga Jmlh. SO
P Dipsn Ditrim Psanan LPB titas Satuan Harga BPBG titas Satuan Harga titas Satuan Harga
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat
