Chapter II Sistem Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan

(1)

9 BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada

Kantor Walikota Medan

Kota Medan didirikan oleh Guru Patimpus, seorang keturunan Raja Singa

Maharajadari Negeri Berekah, Tanah Karo pada 1 Juli 1590. Awalnya Kota

Medan hanya berupakampung kecil bernama “Medan Putri” yang bernama

pertemuan dua sungai besaryang bermuara keselat malaka, yakni sungai Deli dan

Babura. Lokasinya yang strategismenjadikan kampung Medan Putri sebagai

pelabuhan transit terkemuka pada saat ini.

Kampung Medan Putri yang dipercaya pula sebagai cikal bakal kesultanan

Deli, pertama kali didiami oleh masyarakat suku Batak Karo. Namun, setelah

penguasa Aceh, Sultan Iskandar Muda mengirimkan panglimanya Gocah

pahlawan bargelar LaksamanaKhoja Bintam untuk menjadi wakil kepala kerajaan

aceh di tanah Deli, barulahkemudian datang berbagai suku bangsa lainnya

dinusantara dan tinggal menetapdikampung yang kemudian hari dikenal dengan

nama Kota Medan.

Pada pertengahan abad ke- 19, Medan mulai mengalami kemajuan pesat

dengandibukanya sejumlah perkebunan tembakau yang dipelopori oleh J.

Neinhuys Vander Falk, seseorang pengusaha berkebangsaan belanda. Ketika itu,

pasar tembakau internasional sangat menggemari Tembakau deli karena kualitas

(2)

Kesultanan Deli, membuat Kota Medan semakin ramai dan berkembang cepat

menjadi salah satu kota terindah di dunia.

Apalagi sejak kepindahan pusat pemerintahaan Kesultanan Deli dari

Labuhan ke sekitar Kampung Medan Putri pada tahun 1887, banyak perusahaan

perkebunan asing membangun kantor di kota ini. Wajar jika kota Medan pada

masa itu dijuluki Paris van Sumatera (kembaran Paris di sumatera. Pada 1 April

1909, pemerintah kolonial Belanda menetapkan Medan sebagai Kota Praja,

setelah membeli tanah seluas 15,83 KM² dari Sultan Deli untuk kepentingan

kotasetelah Indonesia merdeka, Kota Medan ditetapkan sebagai ibukota provinsi

Sumatera Utara dengan hari jadi 1 Juli 1590 dan tanggal 1 Juli diperingati sebagai

HUT KotaMedan.

1) Visi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan

Berdasarkan kondisi eksisting, potensi, karakteristik, peluang, tantangan,

sikap dan pandangan hidup bersama serta modal sosial pembangunan kota yang

dimiliki maka dirumuskan rancangan visi Bappeda Kota Medan tahun 2011-2015

sebagai berikut: “Terwujudnya Bappeda yang profesional dan partisipatif untuk

mendukung akselerasi pembangunan Kota Medan”.

Penjelasan Visi :

Proses perencanaaan pembangunan harus melibatkan para pelaku pembangunan

dan dilaksanakan secara akuntabel serta diarahkan untuk menyelesaikan

permasalahan pembangunan di berbagai bidang. Sejalan dengan itu, maka

pengertian profesional, partisipatif dan akselator adalah sebagai berikut :

Profesional : segenap jajaran Bappeda Kota Medan mampu bekerja sesuai dengan

(3)

sinkronisasi rencana pembangunan sesuai dengan tujuan pembangunan yang akan

dicapai, fokus terhadap tujuan yang akan dicapai serta peka terhadap segala

perubahan dan tuntutan perkembangan yang terjadi.

Partisipatif : aktif dalam turut menentukan arah dan tujuan perencanaan,

pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pembangunan kegiatan pembangunan kota

serta memberikan kontribusi secara signifikan dalam penyelesaian permasalahan

pembangunan.

2) Misi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan

Berdasarkan visi yang telah ditetapkan, maka dirumuskan Misi Bappeda

Kota Medan tahun 2011 sampai dengan 2015 sebagai berikut :

1) Meningkatkan kualitas ketersediaan rencana pembangunan kota.

2) Meningkatkan efektivitas pengukuran, pemantauan, evaluasi dan

pelaporan capaian kinerja pembangunan kota.

3) Meningkatkan integritas dan koordinasi rencana pembangunan kota.

Penjelasan Misi :

Misi merupakann langkah utama dalam mencapai visi “Terwujudnya Bappeda

yang profesional dan partisipatif untuk mendukung akselerasi pembangunan

kota”. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kota medan berkewajiban dan

bertanggung jawab dalam meningkatkan kualitas ketersediaan rencana

pembangunan kota, meningkatkan efektivitas pengukuran, pemantauan, evaluasi

dan pelaporan pencapaian kinerja pembangunan kota serta meningkatkan integrasi

dan koordinasi rencana pembangunan kota. Misi pertama sebagai bagian dari

(4)

B. Kegiatan Organisasi

Sesuai dengan pasal 109 dan 110 Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3

tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah

Kota medan, telah diatur dan fungsi badan perencanaan pembangunan daerah

Kota Medan.

Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Medan,

merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang di pimpin oleh seorang kepala

badan yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota

Medan melalui Sekretaris Daerah. Bappeda mempunyai tugas melaksanakan

penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan

pembangunan kota.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas Bappeda kota

Medan mempunyai fungsi:

1) Perumusan kebijakan teknis perencanaan

2) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan pembangunan

3) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perencanaan pembangunan

kota.

4) Melaksanakan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

Untuk melaksanakan tugas pokoknya Bappeda Kota Medan memiliki

fungsi pokok:

1) Fungsi Koordinasi perencanaan kota

(5)

C. Struktur Organisasi

Sumber: Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan (2015)

(6)

D. Job Description

Berikut ini adalah job descrption dari setiap unit pada bagian Badan

Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan yang terdiri

dari :

RINCIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Bagian Pertama

Badan

Pasal 3

Badan merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang dipimpin oleh Kepala

Badan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota

melalui Sekretaris Daerah.

Pasal 4

Badan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan

daerah dibidang perencanaan pembangunan daerah.

Pasal 5

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Badan

menyelenggarakan fungsi :

a. perumusan kebijakan teknis perencanaan;

b. pengoordinasian penyusunan perencanaan pembangunan;

c. pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perencanaan pembangunan daerah;

dan

d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan

(7)

Bagian Kedua

Sekretariat

Pasal 6

Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris, yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Kepala Badan.

Pasal 7

(1) Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan

lingkup kesekretariatan yang meliputi pengelolaan administrasi umum,

keuangan, dan penyusunan program.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Sekretariat menyelenggarakan fungsi :

a. penyusunan rencana, program,dan kegiatan kesekretariatan;

b. pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Badan;

c. pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan

Badan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan

kerumahtanggaan Badan;

d. pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan

organisasi, dan ketatalaksanaan;

e. pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Badan;

f. pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian bidang

kesekretariatan;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan;

h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

(8)

Paragraf 1

Sub Bagian Umum

Pasal 8

Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Sekretaris.

Pasal 9

(1) Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas

Sekretariat lingkup administrasi umum.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub

Bagian Umum menyelenggarakan fungsi :

a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Umum;

b. penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum;

c. pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah

dinas, penataan kearsipan, perlengkapan, dan penyelenggaraan

kerumahtanggaan Badan;

d. pengelolaan administrasi kepegawaian;

e. penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,

ketatalaksanaan, dan kepegawaian;

f. pelaksanaan hubungan masyarakat;

g. penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian;

h. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;

i. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas

(9)

Bidang Ekonomi

Pasal 14

Bidang Ekonomi dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

Pasal 15

(1) Bidang Ekonomi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas

Badan lingkup industri, perdagangan, pertanian, koperasi, dan usaha kecil

menengah.

Bidang Ekonomi menyelenggarakan fungsi :

a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Ekonomi;

b. penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup

industri, perdagangan, pertanian, koperasi, dan usaha kecil menengah ;

c. pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan kota lingkup pertanian

dan kelautan, perindustrian dan perdagangan, kebudayaan dan pariwisata,

koperasi usaha mikro kecil dan menengah, pendapatan, penanaman modal,

ketahanan pangan, dan pelayanan perijinan terpadu;

d. pengoordinasian dan memadukan rencana pembangunan kota lingkup

pertanian dan kelautan, perindustrian dan perdagangan, kebudayaan dan

pariwisata, koperasi usaha mikro kecil dan menengah, pendapatan,

penanaman modal, ketahanan pangan, dan pelayanan perijinan terpadu

yang disusun oleh satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah

Daerah dan instansi / lembaga lain yang berada dalam wilayah Pemerintah

(10)

e. pelaksanaan inventarisasi permasalahan ekonomi, merumuskan

langkah-langkah, dan kebijakan pemecahannya;

f. pengoordinasian dan melaksanakan sosialisasi rencana kerja tahunan

dibidang ekonomi yang meliputi pertanian dan kelautan, perindustrian dan

perdagangan, kebudayaan dan pariwisata, koperasi usaha mikro kecil dan

menengah, pendapatan, penanaman modal, ketahanan pangan, dan

pelayanan perijinan terpadu dalam rangka pelaksanaan program

pembangunan kota atau program dan kegiatan yang perlu diusulkan ke

pemerintah provinsi dan pemerintah pusat;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang ekonomi;

tugas dan fungsinya.

Bidang Sosial Budaya

Pasal 20

Bidang Sosial Budaya dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan

bertanggungjawab kepada Kepala Badan.

Pasal 21

(1) Bidang Sosial Budaya mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan

lingkup sosial kemasyarakatan, pendidikan, dan kebudayaan.

Bidang Sosial Budaya menyelenggarakan fungsi :

(11)

sosial, kemasyarakatan, pendidikan, dan kebudayaan;

c. pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan kota lingkup pendidikan,

kesehatan, sosial, kemiskinan, ketenagakerjaan, kependudukan dan

keluarga berencana, pemberdayaan perempuan, pemerintahan, informasi

dan komunikasi, capacity building, pemuda dan olah raga, agama, hukum,

dan budaya;

d. pengoordinasian dan memadukan rencana pembangunan kota lingkup

pendidikan, kesehatan, sosial, kemiskinan, ketenagakerjaan,

kependudukan dan keluarga berencana, pemberdayaan perempuan,

pemerintahan, informasi dan komunikasi, pembangunan kapasitas

(capacity building), pemuda dan olah raga, agama, hukum dan budaya

yang disusun oleh satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah

Daerah dan instansi / lembaga lain yang berada dalam wilayah Pemerintah

Daerah;

e. pelaksanaan inventarisasi permasalahan dibidang sosial budaya,

merumuskan langkah-langkah, dan kebijakan pemecahannya;

dibidang sosial budaya yang meliputi pendidikan, kesehatan, sosial,

kemiskinan, ketenagakerjaan, kependudukan dan keluarga berencana,

pemberdayaan perempuan, pemerintahan, informasi dan komunikasi,

capacity building, pemuda dan olah raga, agama, hukum, dan budaya

(12)

kegiatan yang perlu diusulkan ke pemerintah provinsi dan pemerintah

pusat;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang sosial

budaya;

Bidang Fisik dan Tata Ruang

Pasal 26

Bidang Fisik dan Tata Ruang dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah

dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan.

Pasal 27

(1) Bidang Fisik dan Tata Ruang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas

Badan lingkup prasarana kota, tata ruang, dan lingkungan hidup.

Bidang Fisik dan Tata Ruang menyelengarakan fungsi :

a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Fisik dan Tata Ruang;

prasarana kota, tata ruang, dan lingkungan hidup;

c. pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan prasarana kota serta

pengendalian tata ruang dan lingkungan hidup;

d. pengoordinasian dan memadukan rencana pembangunan prasarana kota,

(13)

daerah di lingkungan Pemerintah Daerah dan instansi / lembaga lain yang

berada dalam wilayah Pemerintah Daerah;

e. pelaksanaan inventarisasi di bidang fisik dan tata ruang, merumuskan

merumuskan langkah-langkah, dan kebijakan pemecahannya;

dibidang fisik dan tata ruang yang meliputi prasarana kota, tata ruang, dan

lingkungan hidup dalam rangka pelaksanaan program pembangunan

daerah atau program dan kegiatan yang perlu diusulkan ke provinsi untuk

dimasukkan ke dalam program tahunan nasional;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang fisik dan

tata ruang;

Bidang Data Monitoring dan Evaluasi

Pasal 32

Bidang Data Monitoring dan Evaluasi dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada

di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan.

Pasal 33

(1) Bidang Data Monitoring dan Evaluasi mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Badan lingkup data, monitoring, dan evaluasi.

(14)

a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Data Monitoring dan

Evaluasi;

b. penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup data,

monitoring, dan evaluasi;

c. pelaksanaan pengumpulan data dan informasi;

d. penyusunan data mengenai pelaksanaan program pembangunan;

e. pelaksanaan publikasi data dan informasi sesuai kebutuhan;

f. pengembangan pusat data perencanaan daerah;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang data,

monitoring, dan evaluasi;

E. Jenis Usaha/ Kegiatan

Program dan Kegiatan Pokok

Program dan kegiatan pokok Bappeda terdiri dari :

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

Program ini dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas dan rasio prasarana

dan sarana perencanaan pembangunan kota, dengan kegiatan pokok :

a. Penyediaan jasa administrasi keuangan

b. Penyediaan alat tulis kantor

c. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan

d. Penyediaan makanan dan minuman

(15)

f. Penyediaan jasa tenaga pendukung administrasi perkantoran

2. Program Peningkatan Disiplin Aparatur

Program ini dimaksudkan untuk meningkatkan disiplin aparatur, dengan

kegiatan pokok :

a. Pengadaan pakaian dinas harian (PDH)

b. Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentuRenstra Beppeda Kota Medan

2011-2015 V – 2

3. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

Program ini dimaksudkan untuk meningkatkan rasio antara sarana dan

prasarana kantor dengan jumlah pegawai dan beban kerja, dengan kegiatan

pokok :

a. Pengadaan peralatan gedung kantor

b. Pengadaan meubeleur

c. Pengadaan komputer dan perlengkapannya

d. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional

e. Pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor

f. Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor

4. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja

Keuangan

Program ini dimaksudkan untuk melaksanakan pengukuran dan pemantauan

implementasi pelaksanaan rencana pembangunan kota, dengan kegiatan

pokok:

a. Penyusunan pelaporan keuangan semesteran dan akhir tahun

(16)

5. Program Pengembangan Data/Informasi

Program ini dimaksudkan untuk menyediakan data/informasi dalam

pelaksanaan rencana pembangunan kota, dengan kegiatan pokok :

a. Penyusunan dan Pencetakan Buku Medan Dalam Angka

b. Penyusunan Buku Kecamatan dalam Angka

c. Pencetakan Buku dan CD The Magic of Medan City

d. Penyusunan dan Pencetakan Buku Saku Data Pokok Statistika

e. Pembangunan Sistem Informasi Geo Spasial Kota Medan

f. Pengembangan Publikasi Elektronik Data/informasi Visual Pembangunan

Kota Medan

g. Penyusunan Manual Perencanaan Pembangunan Kota

h. Pembuatan Buku Selayang Pandang Kota Medan Renstra Beppeda Kota

Medan 2011-2015 V – 3

i. Pemantauan dan Supervisi Program dan Kegiatan Pembangunan Kota

Medan

j. Pemantauan Program dan Kegiatan Dana Dekonsentrasi dan Tugas

Pembantuan

k. Penyusunan dan Analisis Data/Informasi Perencanaan Pembangunan

Ekonomi Daerah

l. Penyusunan Buku PDRB Kecamatan

m. Promosi dan Publikasi Pembangunan Kota Medan

n. Penerbitan Buletin Perencanaan Pembangunan Kota Medan

o. Penyusunan Buku ICOR Kota Medan

(17)

q. Studi Implikasi Penerapan Sistem Perpajakan Daerah Terhadap

Pengembangan Investasi di Sektor Swasta

r. Analisis Input-Output Pembangunan Ekonomi Daerah

s. Pembuatan Sistem Informasi Geografis Pusat-Pusat Pertumbuhan

Ekonomi Kota

t. Pengembangan Sistem Data Base Perencanaan Bidang Ekonomi

u. Analisis Data Survei Ekonomi Daerah

v. Penyusunan data base spasial perencanaan fisik dan prasarana wilayah

w. Identifikasi cakupan pelayanan air minum dan penyehatan lingkungan di

Kota Medan dengan menggunakan metode registrasi berbasis masyarakat

6. Program Perencanaan Pembangunan Daerah

Program ini dimaksudkan untuk menyediakan dokumen perencanaan

pembangunan daerah, dengan kegiatan :

a. Penyelenggaraan Musrenbang RKPD

b. Penyusunan Rancangan RKPD Kota Medan

c. Koordinasi Penyusunan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ)

d. Koordinasi Penyusunan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah

(LPPD)

e. Penyusunan Kebijakan Umum Anggaran (KUA) dan Prioritas Plafon

Anggaran Sementara (PPAS) Renstra Beppeda Kota Medan 2011-2015 V – 4

f. Penyusunan Kebijakan Umum Anggaran (KUA) dan Prioritas Plafon

Anggaran Sementara (PPAS) Perubahan

g. Penyusunan Renja Bappeda

(18)

i. Sosialisasi RPJMD Kota Medan

j. Koordinasi Pelaksanaan SCBD Mandiri

k. Implementasi Pelaksanaan SCBD Mandiri

l. Simposium Perencanaan Pembangunan Kota

m. Penggandaan Perda RPJM Kota Tahun 2011-2015

n. Temu Diskusi Perencanaan Pembangunan Kota

F. Kinerja Usaha Terkini Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah

pada Kantor Walikota Medan

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan

sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu

juga pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada kantor Walikota

Medan, Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah terus berupaya agar tujuan

yang telah digariskan oleh Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah dapat

terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja

keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja

yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan Badan

Perencanaan dan Pembangunan Daerah adalah Menyelenggarakan Program

Pembangunan daerah terhadap masyarakat.Kemudian juga mengadakan bakti

social kepada masyarakat dan sebagainya. Badan perencanaan dan Pembangunan

Daerah melakukan pembinaan terhadap pegawai agar dapat menghasilkan Sumber

daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik untuk