PERAN SELEKTOR DALAM MENINGKATKAN
KUALITAS
PENGADAAN
BAHAN
PERPUSTAKAAN
BERKALA
DI
PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA.
Oleh
SUBETI MAKDRIANI
Disampaikan dalam rangka pemantapan sumber daya manusia di Kelompok Pengembangan Koleksi Majalah, Jurnal, Surat Kabar dan Tabloid pada Bidang Akuisisi Pusat Pengembangan Koleksi dan
Pengolahan Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional RI, Jakarta, Juni 2010
PERAN SELEKTOR DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN BERKALA DI PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA.
PENDAHULUAN
Kehadiran buku,majalah,atau jurnal dan surat kabar bagi sebagian orang yang gemar membaca pasti dinanti, ditunggu terbitannya. Bahan tercetak ini tidak akan pernah tergeser walaupun sudah ada dalam bentuk terekam lainnya seperti CD atau E-Resource.
Salah satu fungsi perpustakaan adalah tempat penyedia bahan perpustakaan baik yang tercetak yakni buku-buku, majalah, surat kabar atau koran, jurnal atau majalah ilmiah, tabloid dan lainnya. Sedangkan karya terekam dapat berupa kaset, video, compact disk (CD), peta,
microfilm atau microfis, dan bentuk lempengan lainnya serta bentuk-bentuk lain yang sejenis, hendaknya tersaji di perpustakaan. Sekarang ini lebih cepat dan akurat tingkat penyediaan bahan perpustakaan bila pepustakaan tersebut melanggan sumber infromasi melalui elektronic resource (E- Resource ).
Perpustakaan Nasional RI sebagai penyedia bahan perpustakaan, penyedia informasi, pengumpul dan pelestari dari bahan perpustakaan yang tersaji memberikan layanan pada masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsinya. Adapun fungsi utama selain tercakup dalam undang-undang Deposit juga mengemban tugas sebagai pembina bagi perpustakaan lainnya. Dengan terbitnya Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, memacu Perpustakaan Nasional dalam mengembangkan koleksinya sebagai basis data koleksi nasional.
Upaya membangun koleksi yang kuat bagi Perpustakaan Nasional RI dalam rangka minat baca yang berkembang harus disajikan dengan satu kekuataan yang terpadu atas sarana, sumberdaya manusia serta anggaran yang kuat. Hal ini sangat dibutuhkan mengingat Perpustakaan Nasional RI adalah salah satu amanat bagi masyarakat yang gemar membaca. Suatu kegemaran yang tidak hanya karena pemenuhan akan kebutuhan informasi dalam pendidikan, penelitian, akan tetapi juga sebagai pemenuhan kebutuhan rekreasi yang bersifat literature.
Nasional RI selalu diingatkan sebagai benteng terakhir dari koleksi yang terkumpul di negara ini khususnya koleksi Indonesiana. Kita harus juga mengejar terbitan-terbitan terbaru selain buku termasuk majalah, tabloid atau bentuk lainnya. Dengan begitu upaya penyediaan bahan perpustakaan denga ragam informasi akan tersedia dengan cepat, akurat, serta pemenuhan informasi bagi masyarakat terpenuhi.
Adapun manfaat akan penyedia jasa layanan literature dan informasi ini tentu diharapkan sebagai:
1. Pemustaka (pengguna jasa perpustakaan) akan merasa puas karena kebutuhannya dapat terpenuhi, merasa dihargai karena mendapat pelayanan yang baik serta merasa dipercaya sebagai mitra dari unit/lembaga penyedia informasi ini ( adanya saran serta kritik membangun koleksi dari pemustaka )
2. Penyedia jasa akan merasa senang karena mendapatkan kepercayaan dari masyarakat atau pemustaka atas penyedia bahan perpustakaan serta informasi. Dengan demikian akan memantapkan langkah-langkah selanjutnya dalam mengemban amanat ini serta mempunyai dampak dalam pengembanan karier di dalam lembaganya.
3. Bagi Lembaga penyelenggara penyedia bahan perpustakaan dan jasa informasi akan mendapatkan dampak positif (corporate image) yang semakin baik, dapat memotivasi pemustaka untuk dapat menggunakan produk jasa yang tersedia serta memantapkan lembaga.
PENGERTIAN
Majalah merupakan sarana komunikasi formal termasuk pertukaran informasi ilmiah melalui saluran formal. Informasi yang dimuat dalam majalah pasti lebih mutakhir daripada informasi dalam bentuk buku. Informasi melalui penemuan serta proses baru dapat saja muncul dalam majalah hanya selang waktu beberapa minggu setelah penemuan,
Serial adalah publikasi yang dikeluarkan dengan frekuensi atau kala terbit tertentu, yang memuat informasi mutakhir dalam bidangnya. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah surat kabar (harian), majalah ( minggu, bulanan), tabloid, laporan berkala yang terbit dengan jangka waktu tertentu (Pedoman Teknis Pengembangan Koleksi Layanan: 2002: 11)
Bahan perpustakaan terbitan berkala atau berseri adalah istilah untuk setiap publikasi yang diterbitkan bagian demi bagian dengan memberikan tanda secara numeric atau kronologis yang diterbitkan untuk masa yang tidak tentu. Surat kabar atau koran, tabloid, majalah, dan warta (newsletter) adalah contoh untuk terbitan berseri. Surat kabar biasanya diterbitkan harian, misalnya Kompas, Jakarta Post, Seputar Indonesia, Koran Tempo, dan lain sebagainya. Tabloid biasanya diterbitkan mingguan seperti Senior, Kontan, Cek&Ricek, Nova, Bintang, dan sebagainya. Majalah diterbitkan bervariasi, mingguan (weekly), bulanan (monthly), tiga bulanan (quarterly), setahun dua kali (semi annualy), dan sebagainya. Majalah ini dapat bersifat majalah populer (hiburan), majalah ilmiah (jurnal), dan malah ilmiah popular.
Majalah populer (hiburan) membahas subyek-subyek umum namun ada
juga yang sudah mengkhususkan dalam subyek tertentu, misalnya Sabili, Ummi, Alia dan sebagainya sebagai majalah yang bersifat majalah islam. Tempo, Gatra, dan sebagainya membahas masalah politik ekonomi sebagai majalah populer ekonomi politik. Femina, Kartini, Gadis, Dewi, dan sebagainya membahas masalah kewanitaan.
Majalah ilmiah atau disebut juga jurnal atau journal memuat artikel-artikel yang memuat dari berbagai bidang khusus ilmu (subyek special) dengan berbagai sudut perkembangannya semisal: The Library Journal, The Journal of Library & Information Science; majalah yng memuat artikel tentang kepustakaan, The Journal of Architecture; Journal of Archeology Research yang memuat subyek yang lebih khusus yakni tentang arsitektur dan tentang arkeologi dan sebagainya.
Majalah Ilmiah Populer adalah majalah yang berisikan berbagai artikel
Warta atau newsletter biasanya berisikan berita-berita kegiatan dari suatu badan atau bahkan negara tertentu atau kegiatan-kegiatan ilmiah yang dilakukan oleh suatu badan ilmiah untuk subyek tertentu misalnya Warta Perpustakaan, Warta Ekonomi, dan sebagainya.
Khususnya bahan perpustakaan berseri seperti majalah atau jurnal atau surat kabar yang memuat berita-berita secara cepat dalam bentuk tercetak, bagi pustakawan hal ini perlu dicermati, diikuti atau dipantau terbitannya. Untuk dapat mengetahui kala terbitnya, urutan nomor kehadirannya, ketepatan terbitnya atau kedatangannya dan tentu saja agar dapat mengalokasikan dana yang harus disediakan.
PENGEMBANGAN KOLEKSI BERKALA DI PERPUSTAKAAN
NASIONAL RI
Berdasarkan keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 3 Tahun 2001, Bidang Akusisi mempunyai tugas melaksanakan pengembangan koleksi bahan pustaka. Sedangkan fungsi yang diemban adalah Pengembangan Bahan Pustaka melalui perolehan, pembelian, hadiah, hibah, dan tukar menukar serta pendistribusian bahan pustaka surplus dan pengembangan koleksi Indonesiana.
Berdasarkan keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 35 tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002 adalah melaksanakan pengembangan koleksi bahan pustaka; menyusun pedoman pengembangan koleksi; melaksanakan kerjasama dengan lembaga atau instansi/perpustakaan dalam dan luar negeri dalam pengembangan koleksi; menyeleksi bahan pustaka untuk pembeliaan dan hadiah; melakukan survey dan hunting bahan pustaka; pelaksanaan verifkasi daftar seleksi; menyusun pangkalan data pembelian bahan pustaka; menyusun fle-interfle desiderata.
Seleksi bahan perpustakaan adalah proses memilih bahan perpustakaan dalam rangka membangun koleksi perpustakaan yang kuat demi kepentingan pemakai/ pemustaka. Di dalam rapat seleksi bahan pustaka
2010 dikatakan seleksi bahan pustaka adalah kegiatan yang mempunyai aspek intelektual, maka dari itu dalam menentukan personil pemilihan bahan pustaka perlu persyaratan antara lain sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliograf yang tersedia, paham akan dunia penerbitan, menguasai penerbit, spesialisasi penerbit, dan hasil terbitan selama ini.
3. Memahami kebutuhan pemustaka.
4. Memiliki pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
5. Personil bersikap netral, menguasai informasi, biasanya pustakawan berpengalaman mempunyai naluri yang tajam tentang sebuah bahan pustaka.
6. Personil yang dapat mempertimbangkan pemilihan buku/ majalah/ jurnal (serial ) mencakup : Pustakawan, subyek spesialis, toko buku, anggota komisi perpustakaan, dan
7. Usulan para spesialis/ pakar dianggap sebagai permintaan.
Koleksi serial yang akan dikembangkan diperioritaskan pada terbitan berkala dalam dan luar negeri dalam bidang sosial dan humaniora
dan tidak menutup kemugkinan bidang ilmu ilmu lain yang sangat populer atau karya yang mutahir berkembang selain atas permintaan dari mitra jaringan informasi. Koleksi tersebut harus dijaga kemutakhirannya. Untuk menjaga kemutahiran serial, maka setelah melalui proses pengadaan koleksi tersebut langsung dikirim kebagian layanan umum dalam hal ini merupakan kelompok layanan mutahir.
Tidak menutup kemungkinan koleksi yang dikembangkan selain yang bersifat sosial humaniora juga ilmu –ilmu sains dan teknologi , Perpustakaan Nasional RI. Dengan kata lain Perpustakaan Nasional RI akan mendukung dan membangun koleksi atas saran yang diterima para pemustaka baik individu maupun lembaga/ instansi.
Adapun alat bantu yang tersedia untuk pemilihan bahan pustaka serial antara lain:
1. Ulrich’s Periodicals Directory
2. New serials title library of congress
3. Librarians Handbook EBSCO
4. Standard Periodical Directory (Cambridge Communication New York)
5. British National Bibliography
6. Daftar majalah ilmu pengetahuan dan teknologi Indonesia
Selain alat bantu seleksi yang bersifat book material tersebut, Perpustakaan Nasional RI juga melakukan kerja sama dengan jaringan yang terbentuk seperti halnya Jaringan Ilmu Bidang Ilmu Sosial (JIBIS), juga dengan jaringan lainnya. Hal ini dilakukan untuk dapat memperkuat koleksi serta pemenuhan jasa perpustakaan dari berbagai lapisan kalangan masyarakat pemustaka.
Pada tahun 2010 terdapat sejumlah 929 judul majalah/ jurnal dan surat kabar/tabloid 402 judul yang diusulkan untuk diadakan yang meliputi:
No Jenis majalah/ serial Jumlah dalam bentuk e –journal sejumlah 29.358 judul . Pustakawan yang ada di Bidang Akusisi khususnya Kelompok Pengembangan Koleksi berkala dan manuskrip memantau keberadaan koleksi ini yang meliputi:
1. Kedatangan majalah/jurnal dan surat kabar/ tabloid yang dilanggan sesuai judul-judul yang diusulkan.
2. Kehadiran dari majalah/jurnal dan surat kabar/ tabloid sesuai dengan kala terbitnya/ frekwensinya baik mingguan, 2 mingguan, bulanan, 2 bulanan, 3 bulanan dst.
3. Dicatat data numeric, volume, tanggal, dan tahun dari majalah/jurnal dan surat kabar/ tabloid kedalam Kardek.
4. Buat daftar pengiriman atas kedatangan majalah/jurnal dan surat kabar/ tabloid serta dikirim langsung ke Bidang layanan Umum pada Kelompok Berkala Mutakhir baik yang berada di Jl.Salemba Raya 28 a maupun di Jl. Medan Merdeka Selatan 11 Jakarta Pusat
tersebut. Namun demikian sangat berbeda denagn penanganan dalam menglanggan e-journal yang dibuatkan dalam paket langganan. Dengan demikian Perpustakaan Nasional akan mendapatkan password agar dapat mengakses dari e- journal yang dilanggan
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
Setelah diadakan rapat Tim Seleksi yang melibatkan para selektor, pejabat struktural, Pustakawan Utama dan Utusan dari instansi terkait (jaringan) yang diselenggarakan oleh Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengelolahan Bahan Pustaka ini sangat menentukan arah perkembangan koleksi yang akan diadakan. Dari hasil Tim Seleksi ini, maka dibuatkan kembali daftar hasil seleksi yang telah dirapatkan disesuaikan dengan jumlah anggaran yang ada untuk diadakan pengadaan bahan perpustakaannya.
Perlu diketahui dalam pengadaan barang diberlakukan peraturan, Keputusan Presiden nomor 17 tahun 2000 tentang pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Keputusan Presiden nomor 18 tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah. Pengadaan barang dapat diberlakukan dengan cara:
1. Pelelangan
2. Pemilihan Langsung
3. Penunjukan Langsung
4. Swakelola
Selain Keputusan Presiden terdapat Peraturan Pemerintah nomor146 tahun 2000 tentang Import dan Pengadaan Barang Kena Pajak Pertambahan Nilai. Pasal 1 butir 4, menyatakan bahwa barang kena pajak yang atas impor dibebaskan dari pengenaan pajak pertambahan nilai adalah buku-buku pelajaran umum, kitab suci dan buku-buku pelajaran agama. Demikian pula Keputusan Direktorat Jenderal Pajak Nomor 417/PJ/ 2000 Tentang Pemungutan Pajak Penghasilan Pasal 22 Sifat dan Besarnya Pemungutan, serta Tata Cara Penyetoran dan Pelaporannya, Pasal 4 butir 1 bagian b Menyatakan Bahwa Impor Barang yang dibebaskan dari pemungutan bea masuk dan atau pajak pertambahan nilai adalah buku-buku pelajaran umum, kitab suci, dan buku-buku-buku-buku pelajaran agama.
diadakan, pada majalah atau jurnal asing diberlakukan tidak sama antara harga untuk individu atau umum, mahasiswa dengan lembaga atau instansi jika berlangganan. Pada umumnya harga jual untuk individu/perseorangan atau umum, mahasiswa jauh lebih murah dibandingkan dengan harga jual untuk lembaga atau institusi. Dengan demikian alokasi anggaran harus benar-benar tepat sasaran atas langganan jurnal asing ini.
PENUTUP
Pengembangan koleksi berkala yang ada di Perpustakaan Nasional RI harus mengacu pada visi dan misi Perpustakaan Nasional RI yakni terdepan informasi pustaka menuju indonesia gemar membaca. Dalam mewujudkan visi ini , ditetapkan misi sebagai berikut:
1. Mengembangkan koleksi nasional berupa karya tulis cetak/ atau karya rekam sebagai warisan intelektual bangsa
2. Mengembangkan layanan nasional informasi berbasis pustaka melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi
3. Mengembangkan infrastruktur perpustakaan melalui peningkatan sarana dan prasarana serta mutu dan kompetensi sumber daya manusia perpustakaan
Mengingat hal tersebut Perpustakaan Nasional RI dapat merencanakan, mengkoordinasikan, mengembangkan koleksi untuk melengkapi kebutuhan masyarakat, perpustakaan lain (lembaga jaringan) atau sebagai deposit nasional. Dalam hal ini Perpustakaan Nasional RI sebagai perpustakaan referens, sebagai benteng terakhir atas kelengkapan koleksinya.
ALUR KEJA PENGADAAN BUKU
mulai
Permintaan pesanan
Cocokan Buram DGN Tetapkan Jenis Pesanan Segera Biasa
