BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan yang sama. Ada beberapa pengertian pakar sistem informasi. Berikut kutipan yang berkaitan dengan pengertian sistem, yaitu:
1. Menurut Jeryy Fitz Gerald, Andra F. Fitz dan Warre D. Stalling suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan dalam menyelesaikan masalah tertentu.
2. Menurut Fredick H. Wu, suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran tertentu.
3. Menurut Richard F. Neuschel, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan dikembangkan sesuai dengan suatu skema yang berintegrasi untuk melaksanakan kegiatan utama di dalam bisnis.
Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu organisasi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu oleh pemilik atau manajemennya ( Raymond Mc. Leod Jr, 2004;9 )
Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen – komponen yang saling berkaitan ( interrelated ) atau subsistem – subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama ( common purpose). ( James A. Hall, 2001 ; 5)
Elemen atau karakteristik dari sistem adalah memiliki komponen, batas sistem ( boundary), lingkaran luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukkan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolahan sistem (process), dan sasaran sistem.
2.2 Pengertian Informasi
Istilah lain yang sering kali rancu dengan data adalah informasi. Dalam kenyataannya, kedua isitilah ini seringkali saling dipertukarkan. Meski begitu, perbedaan kedua istilah tersebut perlu dijelaskan. Pertama – tama akan diberikan beberapa definisi mengenai informasi, antara lain :
2. Informasi adalah data yang diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang menggunakannya ( Hoffer, dkk , 2005 ).
3. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang ( Davis , 1999 ).
Dari pengertian informasi diatas dapat disimpulkan bahwa : 1. Informasi bermuara pada data.
2. Informasi memberikan suatu nilai tambah atau pengetahuan bagi yang menggunakannya.
3. Informasi dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Seringkali dinyatakan bahwa informasi adalah hasil pemrosesan data. Prosesnya sendiri dapat berupa peringkasan, pererataan, penyajian ke bentuk grafik, ataupun yang lain, dengan tujuan untuk memudahkan interpretasi manusia.
Gambar 2.1 Data, proses, dan informasi
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Istilah sistem informasi mengarah pada penggunaan teknologi komputer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai. Sistem informasi berbasis komputer adalah kumpulan perangkat keras ( hardware ) dan perangkat lunak (
software ) yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. (
Geogre H. Bodnar, William Hopwood, 2005 )
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. ( Alter, 1992 ).
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. ( Loudon, 2007 )
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut:
Berdasarkan definisi dari sistem informasi yang telah di jelaskan, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi yang sangat berguna dalam hal pengambilan keputusan.
2.4 Pengertian Data, Database, dan Database Management System ( DBMS )
Adapun pengertian dari komponen – komponen yang mendukung sistem informasi adalah sebagai berikut:
2.4.1. Data
Istilah data adalah istilah majemuk dari kata datum, yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang menghubungkan dengan kenyataan, gambaran – gambaran, kata – kata, angka – angka, huruf – huruf atau simbol – simbol yang menunjukkan suatu ide atau objek, kondisi atau situasi dan lain- lain. Kata data dapat menerangkan manusia, benda, kejadian atau lembaga organisasi.
Berikut beberapa kutipan yang berkaitan dengan pengertian data, antara lain : 1. Data merupakan fakta – fakta mentah yang mewakili kejadian –
kejadian yang berlangsung dalam organisasi atau lingkungan fisik sebelum ditata dan diatur ke dalam bentuk yang dapat dipahami dan digunakan orang. ( Loudon dan Loudon , 1998 )
3. Data merupakan fakta, angka, bahkan simbol mentah. Secara bersama – sama merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. ( Wilkinson, 1992 )
Dari pengertian yang sudah disebutkan diatas, dapat disimpulkan bahwa data adalah suatu bahan mentah yang kelak dapat diolah lebih lanjut untuk menjadi sesuatu yang lebih bermakna.
2.4.2. Database
Berikut ini merupakan beberapa definisi database menurut para pakar, antara lain: 1. Database merupakan kumpulan data yang terkait ( Elmazri dan Navathe, 1994) 2. Database merupakan kumpulan yang terorganisasi dari data – data yang secara
nalar terkait. ( Hoffer, dkk , 2005 )
3. Database merupakan kumpulan data yang umumnya menjabarkan aktivitas – aktivitas dari satu atau lebih dari satu organisasi yang terkait. ( Ramakrishan dan Gerke, 2000 )
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan menjadi beberapa butir, yaitu:
1. Sebuah database menghimpun data yang terkait atau data yang saling berhubungan,
Database merupakan kumpulan data dan informasi dalam jumlah yang tidak sedikit. Oleh karena itu, database harus disusun sebagai kriteria terpola dengan jelas sejak dari awal. Database akan diubah dalam bentuk tabel dalam Microsoft Access dengan memperhatikan file table, field, primary key, dan lainnya yang merupakan bagian dari database.
Pembuatan database dalam Microsoft Access mencakup dua tindakan utama, yaitu tindakan penentuan dari struktur database yang mencakup penentuan bagian – bagian dari database dan tindakan pengisian data ke dalamnya dengan melakukan pengetikan data ke dalam struktur tersebut.
Microsoft Access diimplementasikan dengan bentuk tabel yang terdiri dari
baris dan kolom. Baris pada Microsoft Access dikenal dengan istilah record yang merupakan kumpulan informasi yang ada didalam field. Field merupakan tempat dimana informasi ditampung.
2.4.3. Database Management System ( DBMS )
Database Management System ( DBMS ) adalah suatu perangkat lunak yang ditujukan
DBMS merupakan antarmuka bagi pemakai dalam mengorganisasikan database yang disusunnya. Pemakai dapat berinteraksi dan mengeksplorasi database dengan mudah dan praktis dengan menggunakan perintah – perintah yang sederhana yang dibuat dalam bahasa. Bahasa itu disebut bahasa database yang terdiri dari dua kelompok yaitu Data Defenition Language ( DDL ) dan Data Manipulation Language ( DML ).
DDL merupakan bahasa yang digunakan untuk menentukan, mengubah, mengedit, dan menyiapkan struktur file atau tabel baru, serta pembuatan indeks file tersebut. Hasil dari kompilasi perintah DDL berupa kamus data ( Data Dictionary ). DML merupakan bahasa yang mempermudah pemakai untuk melakukan eksplorai terhadap database yang telah dibangun.
Suatu Database Management System ( DBMS ) berisi suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu kesatuan program yang berfungsi untuk mengakses data. Jadi, DBMS terdiri dari suatu database, dan set program untuk menambah data, menghapus data, mengambil, dan membaca data.
2.5 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0
Pada tahun 1993, microsoft mengeluarkan visual basic versi 2.0 yang mulai menarik perhatian para pengembang program. Ketika visual basic versi 3.0 diluncurkan, versi ini menjadi bahasa pemrograman yang paling pesat perkembangannya di pasaran sehingga banyak diminati oleh programmer.
Pada tahun 1997, microsoft mengeluarkan visual basic 5.0 yang memiliki kemampuan untuk menciptakan ActiveX Control yang membuat kita mampu menempatkannya diinternet dan membuat bahasa HTML lebih dinamis dan praktis.
Kemudian pada tahun 1998, microsoft mengeluarkan visual basic versi 6.0 dengan tiga dimensi yang sangat berbeda dengan versi sebelumnya, yaitu:
1. Standart Edition merupakan produk standar ( dasar ) yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 6.0 untuk pengembangan sebuah aplikasi.
2. Professional Edition merupakan versi yang memberikan sarana ekstra yang dibutuhkan oleh programmer, misalnya kontrol tambahan, dukungan untuk pemrograman internet compiler untuk membuat file help, serta sarana – sarana pengembangan database yang lebih baik. Versi ini juga berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine ( database ) dan pembuatan server OLE Automatication.
3. Enterprise Edition yang memungkinkan profesional programmer untuk membuat aplikasi client – server yang terhubung ke internet. Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi jaringan.
Lingkungan pemrograman visual basic mengandung semua sarana yang dibutuhkan untuk membangun program – program untuk windows dengan cepat dan efisien. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur. Struktur aplikasi Visual Basic terdiri dari :
1. Form, yaitu windows atau jendela dimana user interface atau tampilan yang merupakan antar muka program.
2. Control, yaitu tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan memakai text label, option, check, frame, dan command.
3. Properties, yaitu nilai atau karakter yang dimiliki oleh sebuah objek Visual Basic, seperti name, size, color, position, dan text. Property dapat diubah saat mendesain program atau runtime ketika program dijalankan.
4. Methods, yaitu serangkaian perintah – perintah yang telah tersedia dan dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu.
5. Even Procedure, yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek yang dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu.
6. General procedure, yaitu kode yang tidak berhubungan dengan suatu objek tetapi pada general procedure ini sangat berhubungan dengan aplikasi.
7. Module, yaitu kumpulan prosedur umum, deklarasi variabel dan definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.
Gambar 2.2 Form Utama Microsoft Visual Basic 6.0
Secara rinci, tampilan form utama Visual Basic 6.0 seperti yang dilihat pada gambar 2.1 terdiri dari :
1. Toolbar, merupakan kumpulan tombol – tombol yang mempunyai tugas untuk pengaksesan terhadap aplikasi yang berada dibawah kendalinya sengan cepat.
Gambar 2.3 Toolbar
2. Baris Menu, yaitu kumpulan perintah – perintah yang dikelompokkan berdasarkan kriteria yang dihasilkan.
3. Form, yaitu area tampilan yang berhubungan dengan sebuah jendela yang akan anda lihat ketika aplikasi anda berjalan. Maka, form merupakan canvas tempat anda menggambarkan berbagai bagian aplikasi.
Gambar 2.5 Form
Gambar 2.6 Windows Property
5. Windows Form Layout, yaitu windows yang menampilkan letak dari form ( posisi form ) pada layar monitor pada saat program dijalankan.
Gambar 2.7 Windows Form Layout
Gambar 2.8 Toolbox Adapun toolbox berisi tombol – tombol: 1. Label, menampilkan tulisan pada form.
2. Text box, sebagai tempat input atau untuk menampilkan teks dan pemakai dapat mengubah – ubah tulisan yang terdapat pada control.
3. List box, menampilkan beberapa item. Dari control ini item – item tersebut user dapat melakukan pilihan dengan scroll bar.
4. Command button, menjalankan suatu tindakan dengan cara mengklik. 5. Combo Box, merupakan kombinasi dari textbox dan list box.
6. Check Box, menampilkan keadaan true atau false. 7. Picture Box, menampilkan gambar.
8. Option Button, fungsinya hampir sama dengan check box, perbedaannya pada option button ini dapat memilih beberapa pilihan sekaligus.
7. Project Windows, yaitu project yang menampilkan semua file di dalam Visual Basic yang sedang aktif. Pada dasarnya project adalah sekumpulan Form, Module, Class dan file sumber yang membentuk sebuah aplikasi.
Gambar 2.9 Project Windows
Gambar 2.10 Windows Code
9. Windows immediate, yaitu windows yang berguna untuk mencoba beberapa instruksi program, pada saat program diuji windows ini berguna sebagai windows debug (pencari kesalahan atau error).
2.6 Crystal Report
Crystal Report merupakan perangkat lunak yang dikhususkan untuk membangun sebuah laporan. Crystal Report dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis windows seperti Visual Basic 6.0, Borland Delphi, Visual Basic.net, Visual C++, dan Visual Interdev. Beberapa kelebihan dari Crystal Report antara lain :
2. Integrasi dengan bahasa – bahasa pemrograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing – masing keahlian.
3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format – format seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan sebagainya.
2.7 Flowchart
Simbol – simbol yang terdapat dalam sistem flowchart antara lain : Tabel 2.1 Simbol Simbol Flowchart
Simbol Kegunaan
Terminal Point Symbol
Simbol titik terminal digunakan untuk awal dan akhir dari suatu proses.
Input / Output symbol
Simbol input/ output yang digunakan untuk mewakili data input/ output
Process Symbol
Predefined process
Simbol proses terdefinisi yang digunakan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain.
Connector Symbol
Simbol penghubung digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagian alir yang terputus di halaman yang masih sama.
Offline connector symbol
Offline connector merupakan simbol untuk masuk dan keluarnya suatu prosedur pada lembar kerja yang lain
Magnetic disk symbol
Simbol untuk database yang digunakan dalam program.
Decision symbol
Preperation symbol
Simbol persiapan digunakan untuk mempersiapkan penyimpanan yang digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage.
Document symbol
Simbol dokumen merupakan simbol yang digunakan untuk data yang berbentuk kertas maupun informasi.
Display symbol
Simbol yang digunakan untuk output yang menunjukkan ke suatu device seperti printer.
Line connector
2.8 Pengertian Surat Cuti
Surat cuti adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat pernyataan yang ditujukan untuk pegawai sebagai tanda bahwa karyawan di perbolehkan untuk dapat tidak bekerja dalam jangka waktu tertentu. Surat cuti terbagi dalam berbagai jenis kepentingan dan pemberian masa cuti tersebut tergantung pada kriteria jenis cuti apa yang akan diambil oleh pegawai.
Ada beberapa jenis cuti yang dapat diambil dan persyaratan yang harus dipenuhi. Berikut ini beberapa jenis cuti sebagai berikut:
1. Cuti Tahunan
a. Telah bekerja minimal 1 tahun secara terus menerus.
b. Lamanya 12 hari kerja dan dapat dipecah-pecah minimal 3 hari.
c. Cuti atau sisa cuti tahunan yang tidak diambil dalam tahun yang bersangkutan, dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 18 hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan. d. Cuti Tahunan yang tidak diambil 2 (dua) tahun berturut-turut atau lebih
dapat diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 24 hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.
2. Cuti Tahunan
a. Telah bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun secara terus menerus berhak atas Cuti Besar selama 3 (tiga) bulan termasuk cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan.
b. Cuti besar dapat digunakan yang bersangkutan untuk memenuhi kewajiban agama, umpamanya menunaikan ibadah haji.
c. Pegawai yang mengambil cuti besar kurang dari 3 (tiga) bulan, maka sisa cuti besar yang menjadi haknya hapus.
d. Selama menjalankan Cuti Besar, yang bersangkutan menerima penghasilan penuh. Yang dimaksud dengan penghasilan penuh, kecuali tunjangan jabatan struktural.
3. Cuti Sakit
a. Pegawai yang menderita sakit berhak atas cuti sakit.
b. Sakit selama 1 atau 2 hari memberitahukannya kepada atasannya baik secara tertulis maupun dengan pesan dengan perantaraan orang lain. c. Sakit lebih dari 2 hari s.d. 14 hari wajib mengajukan permintaan secara
tertulis kepada pejabat yang berwenang dengan melampirkan surat keterangan dokter.
d. Sakit lebih dari 14 hari wajib mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang dengan melampirkan surat keterangan dokter.
f. Apabila sakit setelah 1 tahun 6 bulan belum sembuh, harus diuji kembali kesehatannya oleh dokter yang ditunjuk. Apabila berdasarkan hasil pengujian kesehatan tersebut yang bersangkutan :
1. Belum sembuh dari penyakitnya tetapi ada harapan untuk dapat bekerja kembali, maka ia diberhentikan dengan hormat dari 24 jabatannya karena sakit dengan mendapat uang tunggu menurut peraturan yang berlaku.
2. Belum sembuh dari penyakitnya dan tidak ada harapan lagi untuk dapat bekerja kembali, maka ia diberhentikan dengan hormat, dengan mendapat hak-hak kepegawaian menurut peraturan yang berlaku.
g. Pegawai wanita yang mengalami gugur kandungan berhak atas cuti sakit untuk paling lama 1 ½ (satu setengah) bulan.
h. Pegawai yang mengalami kecelakaan dan oleh karena menjalankan tugas kewajibannya yang mengakibatkan Pegawai tersebut perlu mendapat perawatan, berhak atas cuti sakit sampai ia sembuh dari penyakitnya.
i. Selama menjalankan cuti sakit, yang bersangkutan menerima penghasilan penuh.
4. Cuti Bersalin
a. Untuk persalinan pertama, kedua dan ketiga, pegawai wanita berhak atas cuti bersalin. Persalinan pertama yang dimaksud adalah persalinan pertama sejak yang bersangkutan menjadi pegawai.
bersangkutan tidak diberhentikan dengan hormat dari jabatan organiknya.
c. Lamanya cuti bersalin adalah 1 (satu) bulan sebelum dan 2 (dua) bulan sesudah persalinan.
d. Apabila ada seorang pegawai wanita yang mengambil cuti bersalin 2 (dua) minggu sebelum persalinan, maka haknya sesudah persalinan tetap 2 (dua) bulan.
e. Pegawai wanita yang akan bersalin untuk keempat kalinya dan seterusnya, apabila menjelang persalinan tersebut mempunyai hak atas cuti besar, dapat menggunakan cuti besar tersebut sebagai cuti persalinan.
f. Selama menjalankan Cuti Bersalin pegawai wanita yang bersangkutan menerima penghasilan penuh.
g. Tata cara untuk mendapatkan cuti bersalin.
h. Pegawai wanita yang akan bersalin harus mengajukan permintaan cuti bersalin secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti.
i. Harap diperhatikan bahwa pejabat yang berwenang memberikan cuti harus memberikan cuti bersalin secara tertulis, yakni:
j. Untuk cuti persalinan yang pertama, kedua dan ketiga, dan Untuk cuti diluar tanggungan untuk persalinan.
a. Pegawai berhak atas cuti karena alasan penting untuk paling lama 2 (dua) bulan, tergantung alasan pentingnya, misalnya karena : Ibu, Bapak, Isteri dan Suami, Anak, Adik, Kakak, Mertua atau Menantu sakit keras atau meninggal dunia, melangsungkan perkawinan yang pertama, dsb.
b. Selama menjalankan Cuti Alasan Penting, pegawai yang bersangkutan menerima penghasilan penuh.
c. Untuk mendapatkan Cuti Alasan Penting, pegawai mengajukan permintaan tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti dengan menyebut alasan-alasannya.
