Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 59
MODUL 7
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
A.Sistem Abjad
Menurut Sedarmayanti (2008:95), Sistem Abjad adalah salah satu sistem
penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang
berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan
pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi.
Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah :
1. Memeriksa Surat/Berkas
Tahap awal dalam penyimpanan surat/arsip yaitu memeriksa surat/berkas.
Sebelum disimpan, surat terlebih dahulu diperiksa apakah surat masih
diperlukan dalam proses atau sudah selesai penggunaannya. Jika surat tersebut
sudah bisa disimpan, maka surat tersebut telah diberi tanda-tanda
penyimpanan. Seperti terdapat kata “File” atau “Simpan” di dalam surat
tersebut.
2. Mengindeks Surat/Berkas
Setelah surat diperiksa langkah selanjutnya yaitu menetapkan indeks terhadap
surat yang akan disimpan. Jika surat masuk, bagian yang diindeks adalah nama
pengirim surat. Jika surat keluar, bagian yang diindeks adalah nama tujuan.
Sebagai contohnya terdapat surat masuk dengan nama pengirim surat yaitu
Wijaya Utama. Untuk menentukan kaya yang akan ditempatkan dalam unit 1
atau unit 2, perlu ditentukan dahulu teknik penulisan indeks yang digunakan.
Apabila menggunakan teknik indexing order, yang menjadi unit 1 adalah Utama,
yang menjadi unit 2 adalah Wijaya. Jadi indeksnya surat tersebut adalah :
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 60 3. Mengkode Surat/Berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeksnya. Kode diambil dari 2 huruf
pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada
surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan
bawah. Jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas.
Dari contoh diatas maka surat ditetapkan kodenya yaitu Ut.
4. Menyortir Surat
Menyortir surat yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang
sama menjadi satu. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat masuk yang
disimpan pada saat bersamaan dalam jumlah surat yang banyak. Contohnya,
kelompok surat yang berkode Ut dikumpulkan menjadi satu sehingga
memudahkan dalam penyimpanan surat-surat tersebut.
5. Menempatkan Surat/Berkas
Menempatkan surat/berkas yaitu menempatkan/meletakan arsip pada
tempatnya sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.
B.Sistem Kronologis
Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun,
bulan dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini dipergunakan untuk surat-surat yang
disusun berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat tersebut. Surat-surat
yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat
masalah atau perihal surat atau bahan.
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem kronologis adalah :
1. Memeriksa Berkas
Memeriksa berkas yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau
digunakan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.
Contoh, Mardian akan menyimpan arsip dari Wijaya Utama tertanggal 18
Oktober 2017. Berarti identitas surat tersebut adalah 18 Oktober 2017.
2. Mengindeks
Mengindeks yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama (tahun), sub tanggal
(bulan) dan sub-sub tanggal (tanggal). Contoh : surat tertanggal 18 oktober
2017 terdiri dari tanggal utama (2017), sub tanggal (Oktober), sub-sub tanggal
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 61 3. Mengkode
Mengkode yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal.
4. Menyortir
Menyortir yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (tanggal surat
yang sama) dikumpulkan menjadi satu.
5. Menempatkan
Menempatkan yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode
arsipnya. Arsip tertanggal 18 oktober 2017 disimpan pada laci berkode 2017, di
belakang guide berkode Oktober, di dalam hanging folder berkode 18.
C. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan nama wilayah atau nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama
kota, nama negara, nama wilayah khusus dan sebagainya. Sistem ini biasanya
dipergunakan jika organisasi memiliki banyak cabang-cabang dari berbagai
wilayah dan kegiatan-kegiatannya meliputi daerah-daerah yang lebih dari satu
tempat.
Prosedur penyimpanan arsip sistem geografis adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa Berkas
Memeriksa berkas yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau
digunakan. Jika surat masuk dilihat dari daerah mana surat itu berasal, jika
surat keluar dilihat untuk daerah mana surat tersebut ditujukan. Contoh :
Mardian akan menyimpan arsip tentang data tentang Wijaya Utama cabang
Surabaya. Berarti kata tangkap surat itu adalah Surabaya.
2. Mengindeks
Mengindeks yaitu mencocokan judul/kata tangkap/identitas surat dengan
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 62 Contoh :
Surat yang mempunyai kata tangkap Surabaya dicocokkan dengan daftar
klasifikasi yang ada.
Wilayah 1
Sumatra
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa-Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya
3. Mengkode
Mengkode yaitu memberi kode wilayah pada surat. Jika surat masuk maka yang
menjadi kode adalah daerah asal surat tersebut dan jika surat keluar maka yang
menjadi kode adalah daerah tujuan dari surat keluar.
4. Menyortir
Menyortir yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (berasal dari
daerah yang sama) dikumpulkan menjadi satu.
5. Menempatkan
Menempatkan yaitu menempatkan atau meletakkan arsip pada tempat
penyimpanannya berdasarkan kode wilayah pada arsip. Arsip pada contoh
tersebut, disimpan pada laci filling cabinet berkode Wilayah 1, di belakang guide
berkode Jawa-Bali, di dalam hanging folder berkode Surabaya.
D.Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan
kode angka/nomor sebagai pengganti dari nama arsip atau nama suatu organisasi.
Dalam menentukan nomor-nomor yang diperlukan, sebelumnya arsiparis terlebih
dahulu membuat daftar kelompok masalah-masalah dan kelompok-kelompok
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 63 Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari :
1. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Dewey
Untuk membuat Daftar Klasifiasi Dewey memerlukan pemikiran yang
tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja.
Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah terdiri dari 10 sub
masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena
itu pengelompokkan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua
masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh klasifikasi nomor Dewey : 000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Bonus
110 Cuti
110 Cuti Besar
111 Cuti Hamil
112 Cuti Sakit
113 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPh
214 PPn
Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem nomor Dewey adalah sebagai
berikut :
1)Memeriksa Berkas
Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan.
2)Mengindeks
Lihat masalah surat tersebut dan cocokkan dengan daftar klasifikasi nomor
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 64 Contoh :
Arsip tentang cuti melahirkan atas nama Rosalinda akan disimpan dengan
sistem nomor Dewey. Berdasarkan klasifikasi nomor Dewey surat tersebut
berada pada kelompok Cuti melahirkan (111) – Cuti (110) – Kepegawaian
(100).
3)Mengkode
Mengkode yaitu memberi kode sesuai dengan nomor klasifikasi Dewey.
Contoh :
Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukkan surat ke folder,
petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang ke berapa. Jika di
folder sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan surat yang ke 7.
Sehingga kode surat menjadi 111.6 (Surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan
ke 1).
4)Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahnya banyak.
5)Menempatkan
Menermpatkan yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode
arsip. Tempatkan surat di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode
110, didalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang.
Susunan surat dalam folder, surat yang berada paling depan adalah surat
yang ditempatkan terakhir.
2. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut)
Sistem ini dapat dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000
sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
Pada sistem ini setiap koresponden di beri nomor kode sesuai dengan urutan
yang berada pada buku nomor.
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan
sebagai nomor koreponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama
koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama
tersebut surat lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5, maka belum
ditulis pada buku nomor. Surat diberi kode sementara dengan huruf C yang
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 65 Contoh klasifikasi nomor seri :
1 – 100
1 – 10
11 – 20
11
12
Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem nomor seri adalah sebagai
berikut :
1)Memeriksa Berkas
Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan.
2)Mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian
indeks sesuai peraturan mengindeks.
3)Mengkode
Beri kode pada surat sesuai dengan nomor pada buku nomor atau kode C,
jika jumlahnya belum mencapai 5.
4)Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahnya banyak.
5)Menempatkan
Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode, jika arsip
berkode C, maka ditempatkan pada laci yang berkode C (Campuran). Tetapi
jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode
sesuai dengan nomor surat.
3. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit
Sistem nomor terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan
arsip berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip di
mulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah
arsip yang pertama disimpan. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu
kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 66 Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem nomor teminal digit adalah
sebagai berikut :
1)Memeriksa Berkas
Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan.
2)Mengindeks
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang
berasal dari buku arsip menjadi beberapa unit untuk menunjukkan
letak/posisi dimana surat tersebut disimpan. Jadi, arsip yang akan disimpan
terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut
penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat.
3)Mengkode
Menentukan kode surat berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat
terakhir yang simpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya
bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat terebut adalah 1001.
4)Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahnya banyak.
5)Menempatkan
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode surat dan
indeks dalam sistem terminal digit.
Arsip yang ditujukan PT Alam Subur, tentang penawaran barang akan
disimpan menggunakan sistem terminal digit, pada buku arsip nomor urut
terakhir adalah 1000.
Prosedur penyimpanan sistem nomor terminal digit adalah sebagai berikut :
a)Memeriksa surat tersebut apakah sudah boleh disimpan apa belum.
b)Mengindeks surat tersebut dengan terlebih dahulu mencatat pada buku
arsip, dengan nomor urut 1001.
Indeks dari 1001 adalah :
Unit I : 01
Unit II : 0
Unit III : 1
Jadi surat yang berkode 1001 akan disimpan pada :
Laci berkode 00-09
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 67 Hanging folder berkode 01/0
Surat urutan ke 2
E. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Isi surat sering
disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek. Sebelum
melakukan penyimpanan dengan menggunakan sistem subjek, seorang arsiparis
harus menentukan maslah-masalah apa yang pada umumnya di permasalahkan
dalam surat setiap harinya. Masalah tersebut dikelompokkan ke dalam satu subjek.
Contoh :
Kepegawaian
Cuti
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan
Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa Berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip
sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah
simpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat
tersebut.
Contoh : Mardiana akan menyimpan surat dari Wijaya Utama tentang
Pengiriman Pembayaran. Berarti surat tersebut subjeknya adalah pengiriman
pembayaran.
2. Mengindeks
Mengindeks yaitu menentukan permasalahan surat untuk dijadikan kode
penyimpanan dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
Contoh : Mardian akan menyimpan surat dengan perihal Cuti Melahirkan. Surat
tersebut diindeks dengan melihat masalah surat pada daftar klasifikasi. Masalah
surat Cuti Melahirkan, sedangkan daftar klasifikasi subjek yang sudah dibuat
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 68 Kepegawaian
Cuti
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan
3. Mengkode
Menuliskan kode pada surat sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar
klasifikasi subjek menggunakan kode berupa huruf atau angka, kode yang
ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Akan tetapi, jika daftar
klasifikasi tidak menggunakan kode, yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode
subjek adalah nama/nomor subjek yang tingkatannya paling kecil ada daftar
klasifikasi.
4. Menyortir
Menyortir yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama dikumpulkan
menjadi satu.
5. Menempatkan
Surat-surat ditempatkan atau diletakkan sesuai dengan kode arsip dan kode
