DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku
KODE : POB-SPs 02
JUDUL
Pendaftaran Ulang Mahasiswa
TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006 AREA Sekolah Pascasarjana NO.REVISI : 00 LATAR BELAKANG
Pendaftaran ulang bagi mahasiswa SPs-IPB yang telah terdaftar wajib dilakukan sebelum kegiatan akademik pada setiap semester dimulai. Berdasarkan pendaftaran ulang ini, dapat ditentukan status mahasiswa yang bersangkutan pada semester tersebut: aktif, tidak aktif, atau mengundurkan diri. Sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa telah mengikuti kegiatan pendaftaran ulang adalah penandaan baru pada kartu tanda mahasiswa (KTM) dan formulir rencana studi (FRS) yang telah disahkan (diotorisasi) sebagai syarat untuk mengikuti kegiatan akademik. Seluruh kegiatan ini dilaksanakan di SPs-IPB.
Kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa bermanfaat bagi pengelola kegiatan akademik pada tingkat rumah induk (homebase) dan program studi sebagai salah satu alat untuk memantau perkembangan studi mahasiswa.
TUJUAN
1. Memberikan acuan bagi pelaksanaan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa pascasarjana di SPs-IPB.
2. Menciptakan kejelasan mekanisme, keteraturan dan ketertiban dalam pelaksanaan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa pasacasarjana.
3. Sebagai landasan untuk memberikan pelayanan akademik dan administrasi kepada mahasiswa.
4. Membantu perencanaan penjadwalan kuliah dan memudahkan pemantauan perkembangan studi mahasiswa.
ACUAN
1. Keputusan Mendiknas No. 212/U/1999 tentang Pedoman penyelenggaraan Program Doktor.
2. Keputusan Mendiknas No. 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan – Pengendalian dan pembinaan
Program Diploma, Sarjana dan Pascasarjana di Perguruan Tinggi.
3. Keputusan Majelis Wali Amanat IPB No. 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB. 4. Keputusan Senat Akademik IPB No. 20/I/KEP/SA/2003 tentang Kebijakan Dasar Pendidikan IPB. 5. Keputusan Senat Akademik IPB No. 24/I/KEP/SA/2003 tentang Kebijakan Pendidikan Pascasarjana.
PERSYARATAN DAN TAHAPAN
1. Pendaftaran ulang wajib dilakukan oleh semua mahasiswa yang masih terdaftar di SPs-IPB dan memiliki KTM yang masih berlaku.
2. Semua tahapan kegiatan pendaftaran ulang dilaksanakan pada periode waktu yang ditetapkan oleh SPs-IPB. 3. Mahasiswa mengambil surat tagihan biaya pendidikan di loket keuangan SPs-IPB.
4. Mahasiswa membayar biaya pendidikan sesuai tagihan di Bank yang ditunjuk dengan nomor rekening yang telah ditentukan.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku
KODE : POB-SPs 02
JUDUL
Pendaftaran Ulang Mahasiswa
TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006 AREA
Sekolah Pascasarjana
NO.REVISI : 00
7. Mahasiswa menerima KTM aktif dan formulir rencana studi yang telah diotorisasi di loket yang telah ditentukan.
8. Mahasiswa mengisi formulir rencana studi setelah berkonsultasi dengan komisi pembimbing. Apabila belum mempunyai komisi pembimbing, pengisian FRS dikonsultasikan dengan ketua program studi.
9. Mahasiswa mengembalikan FRS yang telah disetujui oleh ketua komisi pembimbing dan atau ketua program studi pada periode waktu yang telah ditetapkan oleh SPs-IPB.
10. Untuk mahasiswa yang sedang melakukan kegiatan akademik di luar kota Bogor dan tidak memungkinkan untuk melakukan pendaftaran ulang sendiri dapat mewakilkan kepada orang lain sesuai dengan ketentuan di atas.
11. SPs-IPB akan menyerahkan daftar sementara mata kuliah dan jumlah mahasiswa peserta kuliah kepada program studi selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah batas akhir penutupan pengembalian FRS.
12. SPs-IPB menetapkan dan mengirimkan daftar mahasiswa beserta statusnya kepada program studi, selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan kuliah berlangsung.
Penetapan status mahasiswa dan sanksi
1. Mahasiswa yang melaksanakan pendaftaran ulang diberi status mahasiswa aktif, sedangkan yang tidak melaksanakan pendaftaran ulang pada waktu yang telah ditentukan diberi status mahasiswa tidak aktif. 2. Mahasiswa dengan status aktif yang menunda pembayaran biaya pendidikan akan ditetapkan sebagai
mahasiswa dengan status tidak aktif apabila tidak menyelesaikan kewajiban pembayaran biaya pendidikan pada waktu yang telah ditetapkan.
3. Mahasiswa dengan status tidak aktif tidak berhak mendapat pelayanan akademik dan administrasi.
4. Mahasiswa dengan status tidak aktif tetap dikenakan kewajiban membayar biaya pendidikan secara penuh dan masa tidak aktifnya tetap diperhitungkan dalam perhitungan lamanya masa studi.
5. Dengan alasan yang dapat diterima, pimpinan SPs-IPB dapat mengubah status mahasiswa tidak aktif menjadi mahasiswa dengan status aktif pada semester berjalan apabila mahasiswa tersebut telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.
6. Mahasiswa dengan status tidak aktif selama 2 (dua) semester berturut-turut dihentikan studinya (DO) oleh SPs-IPB.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku
KODE : POB-SPs 02
JUDUL
Pendaftaran Ulang Mahasiswa
TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006 AREA Sekolah Pascasarjana NO.REVISI : 00 Matriks tugas
Matriks tugas unsur-unsur pelaksanaan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa adalah sebagai berikut:
Tahapan Kegiatan
Mahasis-wa Komisi Pembimbing PS SPs-IPB Bagian Akademik Bagian Keuangan Pimpinan SPs-IPB Pengambilan surat tagihan biaya pendidikan √ √ Penyerahan bukti pembayaran √ √ Pengambilan FRS √ √ Persetujuan dan pengembalian FRS √ √ √ √ Pembuatan surat penundaan √ √ √ √ Konfirmasi SPP/ penundaan pembayaran √ √ Penetapan daftar mata kuliah √ Penetapan status mahasiswa √ √ INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku
KODE : POB-SPs 02
JUDUL
Pendaftaran Ulang Mahasiswa
TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006 AREA
Sekolah Pascasarjana
NO.REVISI : 00
Gambar: Bagan Alir Berkas dalam Proses Pendaftaran Ulang (Her-Registrasi) Mahasiswa Pascasarjana
Mulai
File Mahasiswa
•
Membuat surat tagihan biaya pendi-dikanSPs
•
Mengambil surat tagihan•
Membayar biayapendidikan di bank yang ditunjuk Mahasiswa
•
Menerima Bukti pembayaran Pendaftaran dan SPP.•
Menyerahkan KRS•
Memproses KTM. SPs•
Konsultasi dengan Komisi /Ketua PS•
Pengisian KRS.•
Penyerahan KRS terisi ke SPsMahasiswa
•
Proses pengarsipan dan Updating File Mahasiswa:•
Status• Kemajuan Study Mhs.:
SPs Daftar Status Mahasiswa :•
Aktif• Tidak aktif
• Cuti
•
Mengundurkan diri Pelayanan Administrasi dan Akademik kepadaMahasiswa Terdaftar HOME BASE
Updated File Mahasiswa
Selesai Proses keputusan status Mahasiswa:
SPs
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku
KODE : POB-SPs 02
JUDUL
Pendaftaran Ulang Mahasiswa
TANGGAL DIKELUARKAN 1 Maret 2006 AREA
Sekolah Pascasarjana
NO.REVISI : 00
Gambar : Bagan Alir Proses Pendaftaran Ulang (Her-Registrasi) Mahasiswa Pascasarjana
Mulai Sudah membayar SPP dan Biaya Daftar Ulang? Dua Semester Berturut-turut ? Mahasiswa dianggap mengundurkan diri Selesai Belum Ya Ya Membayar SPP dan Biaya Daftar Ulang di Bank yg ditunjuk Bukti Pembayaran
Belum
Konsultasi dengan Ka.PS / Komisi Pembimbing dan
Pengisian FRS Formulir Rencana
Studi (FRS)
Formulir Rencana Studi yang sudah diisi
Diserahkan Ke Bag.Akademik
SPs ? Mahasiswa dianggap
Cuti tanpa alasan
Tidak Daftar Ulang
Di Bag.Akademik
SPs?
Mahasiswa tidak terdaftar & Tidak mendapatpelayanan Akademik Ya File Mahasiswa Kegiatan Akademik / Perkuliahan Tidak Ya INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku
KODE : POB-SPs 02
JUDUL Pendaftaran Ulang Mahasiswa TANGGAL DIKELUARKAN
1 Maret 2006
AREA Sekolah Pascasarjana NO.REVISI : 00
Tahapan Kegiatan No Mahasiswa Komisi
Pembimbing
Program
Studi SPs-IPB Dokumen Waktu
Pengambilan Surat Tagihan Biaya Pendidikan (invoice) 1 Surat Tagihan (invoice) 5 menit Membayar invoice di Bank yang ditunjuk 2 Kwitansi Bank 5 hari Penyerahan bukti pembayaran 3 Kwitansi Bank dan Invoice 5 menit Penetapan status aktif 4 Surat tidak aktif 10 menit Pengambilan FRS 5 FRS 2 jam Persetujuan dan pengembalian FRS 6 FRS dan Surat tidak aktif 5 hari Penetapan daftar mata kuliah dan status aktif mahasiswa 7 Daftar mhs aktif dan jadwal kuliah 5 hari INSTITUT PERTANIAN BOGOR tidak tdk bayar 2 semester ?
ya mengun- durkan diri tidak ya
membayar invoice ? ya
Tidak Tdk ada pelayanan akademik ya
Tidak
Cuti tanpa alasan
status aktif ?
