*SISTEM INFORMASI PEMASARAN ALAT-ALAT MEDIS TERPADU
Nama
: Totok Suprawoto
NIM
: 04202055
Program
: Sistem Informasi
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa sistem yang dibahas dalam skripsi ini adalah perusahaan pemasaran distribusi yang menyalurkan alat-alat medis seperti alat – alat kedokteran, laboratorium dan bahan–bahan kimia yang konsumennya terdiri dari rumah sakit, apotek, mahasiswa kedokteran, atau orang yang membutuhkan alat–alat laboratorium, namun masih bersifat manual dalam proses operasionalnya.
Untuk mengatasi hal tersebut, maka dalam tugas akhir ini, sistem informasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman yang berbasis grafik atau window dengan bahasa pemrograman Borland Delphi 7 yang dimungkinkan dapat membantu operasional perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Pada bagian ini akan dijelaskan tampilan program yang disertai dengan penjelasan dari tampilan tersebut.
1.1 Latar Belakang
Yang melatarbelakangi pembuatan sistem ini antara lain :
1. perusahaan distribusi pemasaran alat-alat medis seperti alat – alat kedokteran, laboratorium dan bahan–bahan kimia yang konsumennya terdiri dari rumah sakit, apotek, mahasiswa kedokteran, atau orang yang membutuhkan alat–alat laboratorium, masih menggunakan sistem manual dalam operasional perusahaan, baik pada bagian front office, back office, maupun bagian keuangan, sehingga menyulitkan pihak manajemen untuk menyampaikan informasi dalam aktivitas perusahaan sehari-hari, terutama menentukan laporan keuangan yang akan menetukan perkembangan perusahaan tiap periode. 2. Permasalahan akan semakin kompleks jika
transaksi pemasaran yang dilakukan meliputi penjualan eceran maupun partai, dimana sistem pembayaran yang ada adalah pembayaran tunai dan kredit menggunakan Cek, Giro, maupun Bilyet, sehingga berhubungan dengan instansi lain ( Bank ).
1.2 Perumusan Masalah
Ada beberapa rumusan masalah yang sering dihadapi oleh manajemen perusahaan pemasaran alat – alat medis yang
masih menggunakan sistem manual dalam operasional perusahaan, diantaranya :
1. Bagaimana memberikan pelayanan yang lebih baik, sehingga mampu bersaing di dunia bisnis, karena konsumen sangat menentukan perkembangan perusahaan. 2. Kesulitan dalam proses operasional
perusahaan baik front office maupun back
office yang masih sangat lambat dan
membutuhkan waktu yang relatif lama. 3. Kesulitan dalam proses pelayanan
terhadap customer yang melakukan
pembayaran kredit dengan
mengikutsertakan instansi lain seperti Bank, sedangkan proses operasional perusahaan masih bersifat manual.
4. Kesulitan dalam menentukan laporan keuangan perusahaan tiap periode, seperti laporan kas, kas bank, piutang, hutang, gaji karyawan, laba / rugi, persediaan barang, maupun laporan lainnya.
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari perancangan dan pembuatan sistem ini adalah :
1. Membangun Sistem Informasi Pemasaran Alat – Alat Medis Terpadu yang masih menggunakan sistem manual dalam operasional perusahaannya untuk memberikan pelayanan efektif bagi
customer
2. Menciptakan manajemen komputerisasi perusahaan yang efisien dan hemat waktu demi perkembangan perusahaan.
1.4 Kegiatan Operasional Perusahaan Beberapa kegiatan operasional perusahaan yang ada dalam Sistem Informasi Pemesaran Alat – Alat Medis Terpadu ini antara lain :
Menerima Pesanan Permintaan Barang a. Kegiatan Penjualan
b. Kegiatan Retur Penjualan c. Kegiatan Order Pembelian d. Kegiatan Penerimaan Barang e. Kegiatan Retur Pembelian f. Kegiatan Administrasi Keuangan 1.5 Diagram Konteks Sistem Pendukung
Keputusan Alat – Alat Medis Terpadu Gambaran Sistem secara global dalam Sistem Informasi Alat – Alat Medis Terpadu dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar Diagram Konteks Sistem Informasi Alat-Alat Medis Terpadu
Dalam diagram konteks di atas, tampak ada lima entitas satuan luar yang masing – masing mempunyai input dan output dalam sistem. Entitas tersebut antara lain adalah Pelanggan, Pemasok, Gudang, Bagian Keuangan, dan Manajemen.
1.6 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Alat-Alat Medi terpadu
Sedangkan aliran proses data dalam sistem dapat dilihat pada gambar Diagram Berjenjang di bawah ini.
0 P en ju al an 2 P er se d ia an 4 H u ta n g 6 P iu ta n g 5 M em er ik sa ti ti k p em es an an k em ba li 3. 1p M en ge v al u as i h u ta n g 3. 3 p M em bu at o rd er p em b el ia n 3 .2 p M en ca ta t b ar an g k el u ar 4 .1 p M en ca ta t b ar an g m as u k 4 .2 p M en g ev al u as i p iu ta n g 2 .4 p M em b u at o rd er p en ju al an 2 .3 p M en ce ta k su ra t ja la n 2. 5p M em b u at fa k tu r pe n ju a la n 2 .6 p E d it pe rm in ta an p en ju al an 2 .1 p M en an d ai p er m in ta an y an g te rp en u h i 2 .7 p M en ca ta t b a c k o r d e r 2 .2 p P iu ta n g y an g te rl u na si 5. 4 p M em b u at ca ta ta n p iu ta ng 5 .1 p P em ba y ar an hu ta n g 6 .3 p M em b u at ca ta ta n h u ta ng 6 .1 p L ap o ra n pi u ta ng p el an g g an 7 .5 p L ap o ra n h u ta ng d ag an g 7 .4 p L ap or an p en ju al an 7. 3p L ap o ra n p em b el ia n 7 .2 p L ap or an p er se d ia an 7. 1p L ap o ra n 7 T o p le ve l L ev el 0 L ev el 1 M as te r 1 R et u r p em be li an 3 .6 p P el an gg an 1 .1 p P em as o k 1 .2 p R et u r p en ju al an 2 .8 p M en an da i pe rm in ta an y an g te rp en u h i 3 .5 p P em b el ia n 3 P em b ay ar an p iu ta n g 5. 3 p B ar an g 1 .3 p Kar ya w an 1. 4 p Ja tu h te m p o pi u ta ng 5 .2 p Ja tu h te m po h ut an g 6. 2 p H u ta n g y an g te rl u n as i 6 .4 p M en ca ta t tr an sa k si p em b el ia n 3. 4p S is te m I n fo rm a s i P e m a s a ra n A la t-A la t M e d is Data Base 2 Struktur File
Daftar struktur file Sistem Informasi Alat – Alat Medis Terpadu dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
1. File Barang
Tabel 3.1. Tabel Barang
2. Fie Pelanggan
Tabel 3.2. Tabel Pelanggan
3. File Pemasok
Tabel 3.3. Tabel Pemasok
G a m b a r 3 .2 D ia g ra m J e n ja n g S is te m I n fo rm a s i P e m a s a ra n A la t – A la t M e d is
4. File Penjualan
Tabel 3.4. Tabel Penjualan
5. File Pembelian
Tabel 3.5. Tabel Pembelian
6. File Piutang
Tabel 3.6. Tabel Piutang
7. File Pembayaran Piutang
Tabel 3.7.Tabel Pembayaran Piutang
8. File Hutang
Tabel 3.8. Tabel Hutang
9. File Pembayaran Hutang
Tabel 3.9. Tabel Pembayaran Hutang
10. File Retur Penjualan
Tabel 3.10. Tabel Retur Penjualan
11. File Retur Pembelian
Tabel 3.11. Tabel Retur Pembelian
12. File Karyawan
Tabel 3.12. Tabel Karyawan
13. File Biaya
Tabel 3.13. Tabel Pengiriman Retur Pelanggan
1.7 Implementasi sistem
Tampilan atau interface pada Menu Utama Sistem informasi Alat = Alat Medis terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1. Menu System 2. Menu Master
Menu Master terdiri dari beberapa sub menu, yaitu : a. Master Barang b. Master Pelanggan c. Master Karyawan d. Master Supplier e. Master Perusahaan 3. Menu Inventory 4. Menu Data 5. Menu Pengeluaran 6. Menu pembelian 7. Menu Penjualan 8. Menu Kasir 9. Menu Catatan a. Catatan Piutang b. Catatan Hutang 10. Menu Pembayaran a. Pembayaran Piutang b. Pembayaran hutang 11. Menu Laporan
a. Laporan Persediaan Barang b. Laporan Penjualan
c. Laporan Pembelian d. Laporan Piutang e. Laporan Hutang f. Laporan Laba / Rugi g. Laporan Kas h. Grafik 12. Menu Window 13. Mewnu Help
4.2 Tampilan Utama Sistem Informasi Alat – Alat Medis Terpadu
Tampilan Menu Utama Sistem Informasi Alat –Alat Medis Terpadu merupakan
gambaran secara global dari sistem yang ada, dimana dalam Menu Utama ada beberapa daftar menu pilihan, diantaranya Menu System, Menu Master, Menu Inventory, Menu Data, Menu Pengeluaran, Menu Pembelian, Menu Penjualan, Menu Kasir, Menu Catatan, Menu Pembayaran, Menu Laporan, Menu Window, Menu Help.
4.2.1 Menu System
Tampilan awal dari sistem informasi ini adalah form Menu System, yaitu form yang digunakan oleh user untuk mengaktifkan sistem ( login ), keluar sementara dari sistem (
logout ), atau keluar dari sistem, sehingga user
yang bisa mengakses program ini adalah user yang mempunyai hak akses sistem, dimana setiap user akan memasukkan username dan
password. Form Menu System tampak seperti
pada Gambar 4.2.
gambar 4.2 Form Login System 4.2.2 Menu Master
Didalam menu master berisi beberapa daftar submenu master yang jarang sekali berubah dan merupakan suatu file yang sangat penting dalam basis data, karena file ini akan digunakan untuk menjalankan opersi sistem, beberapa submenu tersebut diantaranya adalah Menu Barang, Menu Pelanggan, Menu Supplier, dan Menu Karyawan, Menu Perusahaan, dimana masing – masing form mempunyai tombol yang umum digunakan dengan fungsi yang sama, diataranya :
1. “Tambah”, digunakan untuk penambahan data atau yang belum terdaftar didalam
file. Setelah tombol Tambah diklik maka
kursor aktif pada kode record untuk diiisikan, selanjutnya diisikan untuk data yang lain.
2. “Batal”, digunakan bila batal melakukan pemasukan data.
3. “Edit”, digunakan untuk mengubah data, jika sewaktu-waktu ternyata ada data yang salah pada saat penginputannya. Setelah tombol “Edit” diklik maka tombol “Simpan” dan “Batal” akan muncul.
4. “Hapus”, menghapus data yang sudah tidak diperlukan lagi.
5. “Simpan”, digunakan untuk menyimpan data baru yang sudah diinputkan atau data yang sudah dirubah.
6. “Keluar “, digunakan untuk keluar dari Form Master.
4.2.2.1 Master Barang
Master barang digunakan untuk menyimpan semua data barang. Dalam form ini, satu nama barang dapat dibeli dari beberapa supplier. Untuk menambahkan data supplier pada barang tersebut adalah dengan megisikannya atau pilih pada combo box. Jika ingin memasukkan nama supplier tekan tombol “Add” disebelahnya, dan untuk menghapus data supplier barang tersebut pilih tombol “Del”. Perhatikan gambar di bawah ini.
Gambar 4.3 Form Master Barang 4.2.2.2 Master Pelanggan
Master pelanggan digunakan unrtuk menyimpan semua data pelanggan. Bila dipilih sub menu ini, maka akan melihat tampilan seperti pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Form Master Pelanggan Pada Form Pelanggan juga ada tombol “Max Hutang”, tombol ini digunakan untuk menentukan besarnya hutang maksimal yang dapat dilakukan oleh pelanggan, artinya apabila hutang pelanggan melebihi batas maksimal, berarti pelanggan tidak diperbolehkan untuk melakukan transaksi kredit sebelum melunasi hutangnya.
Master supplier digunakan untuk menyimpan semua data supplier. Bila anda memilih sub menu ini maka akan melihat tampilan seperti pada Gambar 4.5
Gambar 4.5 Form Master Supplier Pada form ini disediakan fasilitas pencarian supplier berdasarkan nama yang diinginkan.
4.2.2.4 Master Perusahaan
Master Perusahaan digunakan untuk menyimpan data perusahaan secara lengkap, dimana dalam form ini juga dilengkapi logo perusahaan yang digunakan dalam setiap laporan operasional perusahaan. Logo perusahaan ini dapat diupdate setiap saat sesuai dengan keinginan.
4.2.2.5 Master Karyawan
Master karyawan digunakan untuk menyimpan data karyawan. Dalam menu master karyawan ini ada tiga submenu pilihan, yaitu Data Karyawan dan Gaji Karyawan, User Level. Setiap karyawan memperoleh gaji sesuai dengan masa bakti di perusahaan, demikian juga dengan user level untuk masing – masing karyawan berbeda tetapi tidak menutup kemungkinan memiliki user level yang sama untuk beberapa operasional perusahaan. Form Karyawan dapat dilihat pada Gambar 4.7.
Gambar 4.7 Form Karyawan 4.2.3 Menu Inventory
Pada menu inventory terdapat satu submenu yaitu submenu penyesuaian barang yang berfungsi untuk melihat dan mengedit
jumlah stok dan stok minimum persediaan barang di gudang, sehingga dalam form ini hanya ada tiga tombol yang digunakan, yaitu tombol “Edit”, ”Simpan”, dan ”Keluar”. Form Persediaan Barang tampak seperti pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 Form Persediaan Barang 4.2.4 Menu Data
Pada Menu Data terdapat pilihan menu Kartu Stok, dimana menu ini mencatat data barang dari awal sampai akhir periode yang diinginkan. Data barang yang ditampilkan didasarkan atas status, tanggal dan jumlah barang yang masuk, jumlah akhir barang sebelum melakukan order barang selanjutnya. Perhatikan gambar di bawah ini.
Gambar 4.9 Form Kartu Stok 4.2.5 Menu Pengeluaran
Menu Pengeluaran digunakan untuk mencatat biaya pengeluaran perusahaan, baik pengeluaran rutin maupun pengeluaran yang tidak rutin. Laporan pengeluaran perusahaan sangat bermanfaat untuk menentukan laporan rugi / laba perusahaan tiap akhir periode. Perhatikan gambar berikut.
Gambar 4.10 Form Biaya 4.2.6 Menu Pembelian
Menu Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kepada pihak
supplier, dimana prosesnya dimulai dari order pembelian. Barang yang diorder akan diketahui statusnya, apakah barang itu sudah terpenuhi atau belum. Barang yang statusnya belum terpenuhi akan dimasukkan pada data back order.
Transaksi Pembelian yang dilakukan dapat berupa transaksi tunai atau kredit. Untuk transaksi kredit, pihak supplier akan memeriksa berapakah maksimal hutang yang diijinkan untuk perusahaan. Jika barang yang kita terima tidak sesuai dengan order, maka barang tersebut dicatat sebagai retur pembelian.
Setelah barang yang diretur dikirim oleh supplier, maka proses tersebut dicatat dalam penerimaan retur. Dari data penerimaan retur tersebut dapat diketahui dengan pasti berapa jumlah barang retur yang sudah dikirim atau yang belum dikirim oleh supplier. Perhatikan gambar di bawah ini..
Gambar 4.11 Form Transaksi Pembelian 4.2.7 Menu Penjualan
Menu Penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kepada pihak pelanggan, dimana prosesnya dimulai dari order penjualan. Barang yang diorder akan diketahui statusnya, apakah barang itu sudah terpenuhi atau belum.
Transaksi penjualan yang dilakukan dapat berupa transaksi tunai atau kredit. Untuk transaksi kredit, pihak perusahaan akan memeriksa berapakah maksimal hutang yang diijinkan untuk setiap pelanggan. Jika barang yang kita terima tidak sesuai dengan order, maka barang tersebut dicatat sebagai retur penjualan.
Setelah barang yang diretur dikirim kepada pelanggan, maka proses tersebut dicatat dalam pengiriman retur pelanggan. Dari data pegiriman retur tersebut dapat diketahui dengan pasti berapa jumlah barang retur yang sudah dikirim atau yang belum dikirim kepada pihak pelanggan. Form Transaksi Penjualan tampak pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12 Form Transaksi Penjualan 4.2.8 Menu Kasir
Menu Kasir digunakan untuk mencatat transaksi tunai untuk penjualan eceran. Proses pencatatan penjualan dapat berupa kode barang atau nama barang yang dibeli oleh pelanggan.Setiap kasir atau user berkewajiban untuk memberikan laporan hasil penjualan yang dilakukan setiap skhir shift beserta rekap penjualan tunai. Perhatikan Form Menu Kasir di bawah ini.
Gambar 4.13 Gambar Form Kasir 4.2.9 Menu Catatan
Pada Menu Piutang ini ada dua submenu yaitu catatan piutang dan pembayaran piutang.
4.2.9.1 Catatan Piutang
Form ini digunakan untuk melihat catatan piutang pelanggan pada saat melakukan transaksi kredit serta menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya. Form Catatan Piutang ini tampak seperti pada Gambar 4.14.
Jika ingin melihat piutang, pilih nama pelanggan pada combo box maka akan ditampilkan detail dari faktur yang menjadi tanggungan pelanggan tersebut. Dengan memilih nomor faktur tersebut, tanggal jatuh tempo yang sudah dibuat pada saat transaksi penjualan dapat dilihat dan jika belum, buat jatuh temponya dengan klik tombol “Tambah tempo”, sehingga kursor aktif pada isian tanggal jatuh tempo. Setelah jatuh tempo diisi, simpan data tersebut dengan klik tombol “Simpan”.
Untuk mengubah tanggal jatuh tempo atau pembayarannya klik tombol “Edit”. Setelah itu baru proses perubahan dapat dilakukan. Data dapat juga dihapus dengan klik tombol “Hapus”. Untuk membatalkan proses diatas dapat digunakan tombol “Batal” dan jika ingin keluar dari sub menu ini klik tombol “Keluar”.
4.2.9.2 Catatan Hutang
Form Catatan Hutang digunakan untuk melihat hutang kepada supplier serta menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya, seperti halnya pada proses pencatatan piutang hanya saja yang diinputkan adalah data supplier, kemudian baru pilih faktur pembelian dan seterusnya. Tampilan form ini terlihat pada Gambar 4.15.
Gambar 4.14. Form Catatan Piutang
Gambar 4.15 Form Catatan Hutang 4.2.10 Menu Pembayaran
Menu Pembayaran digunakan untuk mencatat pembayaran hutang perusahaan dan piutang pelanggan. Dalam menu ini ada dua submenu, yaitu Menu Pembayaran Piutang dan Pembayaran Hutang.
4.2.10.1 Pembayaran Piutang
Form ini digunakan untuk mencatat pembayaran piutang dari pelanggan. Pada saat form ini aktif, pilih atau inputkan nomor faktur penjualan, sehingga jumlah pembayaran
yang harus dibayar oleh pelanggan akan muncul.
Jika pelanggan tidak membayar sesuai dengan ketentuan, maka inputkan jumlah pembayarannya yang diberikan oleh pelanggan dan bila perlu memberikan keterangan dapat ditulis pada text box. Pilih tombol “Simpan” untuk menyimpan pembayaran tersebut Tombol “Batal” digunakan untuk membatalkan pencatatan pembayaran, dan “Keluar“ untuk keluar dari form ini. Perhatikan gambar di bawah ini.
Gambar 4.16 Form Pembayaran Piutang 4.2.10.2 Pembayaran Hutang
Form ini digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan kepada supplier. Tampilan dari form ini seperti pada Gambar 4.17. Prosedur yang digunakan untuk pencatatan ini sama dengan yang digunakan pada pembayaran piutang hanya saja yang dimasukkan adalah faktur pembelian.
Gambar 4.17 Form Pembayaran Hutang
4.2.11 Menu Laporan
Dalam menu ini ada delapan submenu, yaitu laporan persediaan barang, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan piutang pelanggan, laporan hutang dagang, laporan laba/rugi, laporan kas, dan grafik hasil operasional perusahaan.
4.2.11.1 Laporan Persediaan Barang
Laporan persediaan barang digunakan untuk melihat persediaan barang berdasarkan kode atau stok minimal barang. Untuk melakukannya pilih stok minimal pada
tab sheet stok minimal, jika ingin melihat
persediaan barang berdasarkan kode barang pilih tab kode barang. Didalam sheet tersebut ada pilihan untuk menampilkan kode barang awal dan akhir, sehingga memungkinkan untuk
membuat persediaan barang tertentu saja. Jika ingin keluar atau batal pilih tombol “Keluar”. Laporan Persediaan Barang dapat dilihat pada Gambar 4.18.
4.2.11.2 Laporan Penjualan
Laporan penjualan ini dapat dilihat berdasarkan sistem pembayarannya, yang juga dapat dibatasi dengan nomor fakturnya , tanggal transaksinya, serta penjualan berdasarkan kode barangnya.
4.2.11.3 Laporan Pembelian
Laporan pembelian ini juga dapat dilihat berdasarkan sistem pembayarannya, yang juga dapat dibatasi dengan nomor fakturnya, tanggal transaksinya dan kode barangnya. Laporan Pembelian dapat dilihat pada Gambar 4.20.
Gambar 4.20 Print Preview Laporan Pembelian
4.2.11.4 Laporan Piutang
Laporan piutang ini dapat dilihat atau dibuat berdasarkan pelanggannya, dan berdasarkan tanggal piutangnya.
4.2.11.5 Laporan Hutang
Laporan hutang ini dapat juga dilihat atau dibuat berdasarkan suppliernya atau tanggal hutangnya.
4.2.11.6 Laporang Laba/Rugi
Laporan laba / rugi sangat penting bagi perusahaan karena laporan ini menjadi acuan bagi perkembangan perusahaan. Laporan laba / rugi dapat dilihat sesuai dengan periode yang diinginkan.
4.2.11.7 Laporan Kas
Laporan kas digunakan untuk menentukan besarnya aset perusahaan, baik yang berada dalam perusahaan maupun yang berada di bank. Laporan kas yang berada di dalam perusahaan dapat dilihat setiap hari sebagai hasil pendapatan harian maupun setiap akhir periode.
4.2.11.8 Grafik
Menu Grafik digunakan untuk mengetahui volume pemesanan barang yang dilakukan dalam operasional perusahaan, baik dalam transaksi penjualan maupun transaksi pembelian. Sehingga dari grafik ini dapat diketahui barang apa yang paling laku dijual kepada pelanggan dan layak dibeli kepada supplier. Perhatikan gambar di bawah ini.
Gambar 4.25 Grafik Volume Pemesanan Barang
4.2.12 Menu Window
Menu Window digunakan untuk menentukan posisi dari setiap tampilan form yang dibuka secara bersamaan. Posisi yang dapat dipilih antara lain adalah bertumpuk, sejajar, maximize, dan minimize.
4.2.13 Menu Help
Menu Help akan menampilkan Form About, yaitu form yang menyatakan identitas dari programmer atau pembuat sistem.
