PERAN MENTOR & COACH PADA PROYEK PERUBAHAN DIKLATPIM IV

PERAN MENTOR & COACH

PADA PROYEK PERUBAHAN

PENJELASAN

PROYEK PERUBAHAN

OUT COME

SISTEM DIKLAT POLA BARU

INPUT

PROSES

PRODUK

OUTPUT

SISTEM DIKLAT

DIKLAT KEPEMIMPINAN POLA BARU

Masih adanya kelemahan dalam koordinasi, kolaborasi dan sinergi antara instansi Masih adanya kelemahan dalam menuangkan visi Masih adanya kelemahan dalam kapasitas memimpin implementasi kebijakan strategis LA TAR BELAK ANG

K

OMP

ETE

NSI

kepemimpinan merancang, menetapkan arah kebijakan kepemimpinan untuk memimpin implementasi arah kebijakan

DIKLATPIM POLA BARU

TUJUAN

• Diklatpim tingkat IV 

_membentuk

kompetensi kepemimpinan

operasional pada pejabat struktural

eselon IV yang akan berperan dan

melaksanakan tugas dan fungsi

kepemerintahan di instansinya

Tahap I: Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi Tahap II: Breakthrough I: Taking Ownership Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim Tahap IV Breakthrough II: Leadership Laboratory Tahap V: Evaluasi 17 Hari 13 Hari 5 Hari 60 Hari 5 Hari PEMIMPIN PERUBAHAN TAHAP PENYELENGGARAAN

AGENDA PEMBELAJARAN

P E S E R T A IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN BUKTI IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN DIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN KONFIRMASI KEBUTUHAN PERUBAHAN RANCANGAN PROYEK PERUBHAN Off Campus On Campus PESER TA DE N G AN KO M PE TE N SI

Diognosa Organisasi Inovasi Tim Effektif Proyek Perubahan Penguasaan Diri PESERTA DIKLAPIM IV PEMIMPIN PERUBAHAN KETERKAITAN AGENDA PEMBELAJARAN PROYEK PERUBAHAN

MENGAPA PERLU PROYEK PERUBAHAN?

PROYEK PERUBAHAN merupakan INTI

dari Diklat Kepemimpinan Pola Baru karena merupakan WAHANA bagi peserta untuk membuktikan

kemampuan penerapan kompetensi kepemimpinan yang telah dimiliki

(sertifikasi didasarkan pada keberhasilan

proyek perubahan)

PESERTA MAMPU

MENERAPKAN KOMPETENSI

DEFINISI PROYEK PERUBAHAN

kegiatan pembelajaran dimana sebagian besar waktunya non klasikal untuk

melakukan terobosan /inovasi dilingkungan instansinya guna meningkatkan kinerja

organisasi

salah satu kegiatan pembelajaran

pada Diklat Kepemimpinan pola baru untuk mewujudkan dan menerapkan

kompetensi Kepemimpinan yang

telah dimiliki sesuai tingkat eseloneringnya

DEFINISI PROYEK PERUBAHAN

wahana untuk menerapkan kompetensi yang telah didapat dari baik pembekalan

diklatpim maupun diklat teknis

tugas perorangan merupakan

perubahan atau terobosan kebijakan instansi dalam rangka peningkatan

kinerja organisasi

wahana untuk menerapkan

kompetensi yang telah didapat dari baik pembekalan diklatpim maupun

PERAN DAN TUGAS

PESERTA MENTOR STAKE HOLDER COACH

PERAN DAN TUGAS

• Mempersiapkan bahan

diperlukan dengan baik

sebelum bertemu mentor dan coach.

• Berprakasa secara aktif dengan

mentor dan coach serta

mengikuti arahan dan masukan

mereka.

• Menggalang kerja sama dan

kesepakatan dengan stakeholder.

• Membuat laporan kegiatan

Taking Ownership dan

Laboratorium Kepemimpinan.

P

es

er

ta

MENTOR

COACH

STAKE HOLDER

PERAN DAN TUGAS

• Pembimbing dan pengawas

serta berperan sebagai

inspirator.

• Memberikan dukungan penuh

dalam merancang proyek perubahan.

• Membantu memetakan

agenda proyek.

• Menjelaskan kontrak

penyelesaian tugas dan

memfasilitasi dalam menyelesaikan masalah.

MEN

TOR

PESERTA

COACH

STAKE HOLDER

PERAN DAN TUGAS

• Melakukan diskusi dan

memberikan masukan dalam menyusun rancangan proyek perubahan.

• Memonitor kegiatan peserta

selama tahap taking ownership dan tahap laboratorium

kepemimpinan.

• Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan sebatas kewenangan coach.

• Melakukan komunikasi dengan

mentor terkait kegiatan peserta selama tahap taking ownership dan tahap laboratorium

kepemimpinan.

C

O

A

CH

PESERTA

MENTOR STAKE HOLDER

DESAIN DAN PRODUK PEMBELAJARAN 16 DIKLATPIM ON-CAMPUS _OFF-CAMPUS Breakthrough I Taking Ownership jmlh hari Breakthrough II Lab Kepemimpinan jmlh hari Gagasan Projek Perubahan konfirm Laporan Hasil Pelaksanaan sebagai bahan seminar Proyek perubahan

PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN

• Setelah mendapatkan penjelasan proyek perubahan ,melakukan diagnosa situasi problematik pada tugas organisasi.

• Berfikir sistem untuk mencari gagasan

alternatif terapi termasuk kejelasan tujuan dan manfaat.

• Membuka wawasan dengan benchmarking • Memilih mentor dan konsultasi gagasan

penulisan.

• Memilih judul membuat desain awal proyek

(proposal)

• Diskusi dengan coach tentang proposal proyek perubahan.

• PERBAIKAN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN DAN PERSETUJUAN MENTOR

• PRESENTASI PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN PADA

PRA SEMINAR DIDEPAN NARASUMBER,MENTOR DAN COACH

• PENULISAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

DENGAN BIMBINGAN COACH DAN MENTOR.

• IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN PEMBENTUKAN

TIMWORK

• SETELAH MENDAPATKAN PEMBEKALAN

IMPLEMENTASI PROYEK ,MEMIMPIN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN.

• PRESENTASI PADA SEMINAR PROYEK PERUBAHAN.

PENJELASAN PENYUSUNAN

PROYEK PERUBAHAN

• Diagnose masalah & alternatif Terapi. • Desain awal Projek.(Penulisan

Proposal)

• Pilih Konselor & identifikasi . • Identifikasi Stakeholder (calon

Timwork)

• Projek Perubahan Instan sional terpilih (feasibel & implemen table, scope dan content jelas)

SEMINAR Proyek Perubahan Instansi PENULISAN rancangan Proyek Perubahan Instansi Pelaksanaan projek Perubahan Instansi dan Konsultasi Perbaikan dan Evaluasi PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN GAGASAN AWAL PRESENTASI • Atasan/konselor • Stakeholder • Coach

DIAGNOSE MASALAH & SOLUSI

KINERJA

STANDAR KINERJA

GAP MASALAH BUKTI SOLUSI MASALAH

BIDANG ORGANISASI BIDANG SUMBER

DAYA MANUSIA

BIDANG TATALAKSANA & TATA KERJA

BIDANG PROGRAM

Perombakan Struktur Organisasi, Rightsizing,Downsizing, Budaya

Kerja

Carrier Path, Remunerasi, Rewards and Punishment,

Placement dll

Tata Persuratan, Pengadaaan Barang dan Jasa, monitoring,

kearsipan, pelaporan, penganggaran dll

Peningkatan Efisiensi dan efektifitas Program dan

Kegiatan

RUANG LINGKUP KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN

MENDIAGNOSA SITUASI PROBLEMATIK

TUGAS ORGANISASI

APA TANTANGAN YANG MEMERLUKAN

PENYESUAIAN ATAU PERUBAHAN APA YANG DIINGINKAN UNTUK MELAKUKAN PERUBAHAN

APA PERMASALAHAN YANG TERJADI UNTUK MEMENUHI GAP ANTARA YANG DIINGINKAN DENGAN KONDISI EXISTING ORGANISASI

APA SAJA PILIHAN TEROBOSAN / INOVASINYA

PILIH JUDUL PROYEK PERUBAHAN YANG DAPAT MENCERMINKAN TUJUAN DAN RUANG LINGKUP PROJEK PERUBAHAN BAGAIMANA PETA STAKEHOLDER

TERKAIT

SIAPA SAJA TIM KERJANYA DAN

BAGAIMANA MEKANISME KERJANYA

APA SAJA KIRA-KIRA KENDALA

PELAKSANAANNYA

RENCANA KERJA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

MEKANISME KERJA

Perkenalan dengan Coach dan menyusun DESAIN AWAL RENCANA KERJA

BERSAMA

Melakukan DIAGNOSE organisasi

untuk menemukan PERMASALAHAN yang memerlukan perubahan

Memilih MENTOR yang cocok dan meminta ADVISE untuk memilih alternatip TEROBOSAN / INOVASI yang FEASIBEL dan IMPLEMENTABEL

Membuat PROPOSAL PROYEK dengan bimbingan petugas Coach dan advise dan persetujuan Mentor

Mengidentifikasi dan MEMETAKAN pengaruh STAKEHOLDER terkait

Presentasi Proposal Proyek kepada Nara sumber,coach dan mentor pada saat praseminar untuk mendapatkan masukan

Setelah ada masukan, Disusun RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN yang mencakup :

Rencana Aksi dan Rencana Kerja Bersama Stakeholder

Rencana Biaya.

Pembentukan Timwork ,Organisasi Pelaksanaan dan Pembagian Tugas .

Identifikasi Kendala dan Strategi Penanganan Kendala.

Identifikasi Faktor-faktor Keberhasilan. Sistim Monitoring dan Pelaporan

Memimpin Pelaksanaan Proyek Perubahan selama

tahap Laboratorium dengan Menyusun JADWAL

Pertemuan dengan Coach, Mentor dan Stake Holder dalam memimpin pelaksanaan Proyek terutama menghadapi kendala yang ada

Presentasi hasil Pengalaman memimpin proyek perubahan pada Seminar Laboratorium

TIPS

• TIM KERJA

harus

SOLID

sehingga perlu

dikondisikan:

1. Punya KOMITMENT yang kuat.

2. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB.

3. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.

4. Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK.

5. Terdapat DUKUNGAN dari masing masing

ORGANISASI para STAKEHOLDER.

6. Semua aktifitas TERDOKUMENTASI dengan baik.

KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN

Diagnose

Mengkomunikasi

Merancang

Melaksanakan

Menyajikan hasil

FORMA T RANCANGAN PR O YEK PERUB AH AN IN ST ANS ION AL _JUDUL LATAR BELAKANG PERMASALAHAN

PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN

STAKE HOLDER RENCANA AKSI PENUTUP

mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan

Menjelaskan isu dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi

Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.

Masalah inti yang menjadi perhatian utama. Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking

JUDUL

LATAR BELAKANG

PERMASA LAHAN

Menjelaskan out come dan output dari Perubahan yang diinginkan.

Menjelaskan Area,Isi dan Lingkup Proyek Perubahan.

Menjelaskan keuntungan dan kerugian. Menjelaskan Kendala yang akan terjadi. Menjelaskan Strategi Pelaksanaan

Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.

Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.

Memetakan FREQWENSI hubungan kerja Stakeholder STAKE HOLDER PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN

• Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan

• Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.

• Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan • Menjelaskan antisipasi KENDALA dan

STRATEGI mengatasinya.

• Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN

PENUTUP

RENCANA

AKSI