BAB 4
REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN
TEKNOLOGI INFORMASI
4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Strategi Bisnis Strategi SI/TI
Memperkenalkan dan promosi perusahaan kepada masyarakat luas. Serta meningkatkan pelayanan dan menjalin kemitraan kepada customer agar dapat mempertahankan loyalitas customer.
Menerapkan website untuk memperkenalkan dan mempromosikan perusahaan. Juga akan menerapkan CRM untuk menjalin kemitraan kepada customer.
Mengintegrasikan sistem guna tidak terjadinya duplikasi data dan hilangnya keterkaitan antar sumber daya informasi
Menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mengintegrasikan seluruh bagian di PT. Daya Guna Karsa untuk meningkatkan pelayanan dan kinerja perusahaan.
4.2 Pengembangan sistem yang diusulkan
Dalam era modernisasi sekarang ini, perusahaan kontraktor dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing. Oleh karena itu PT. Daya Guna Karsa harus merumuskan kebijakan strategis untuk mendukung operasional perusahaan.
Dari hasil analisis bab 3, sistem informasi yang ada sekarang kurang optimal, disebabkan karena sistem informasi yang dipakai belum terintegrasi
dengan bagian lain. Maka perlu pengembangan sistem informasi lebih lanjut yang bersifat strategis. Oleh karena itu diusulkan sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM) DGK yang dapat memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis ke semua bagian untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat, dan akurat. Dan juga diusulkan Website sangat dibutuhkan untuk memperkenalkan perusahaan dan untuk mempromosikan jasa perusahaan dan ada pengembangan CRM.
4.3 Strategi SI
Strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuiakan dengan strategis bisnis yang di miliki perusahaan.
Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai IS/IT Strategy yang termasuk dalam kategori IS Strategy:
4.3.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan untuk area fungsional. Submit dapat didasarkan pada tingkatan manajemen atau area fungsional perusahan yang mencakup semua area SI/TI. Output informasi yang dihasilkan dari SIM tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus. Dengan menggunakan Management Information System dapat memudahkan dalam pencarian
data maupun pencatatan data ,selain itu juga dapat digunakan untuk memilah dan mengelompokan jadwal pembangunan instalasi jaringan telekomunikasi.
Sistem Informasi Manajemen DGK yang diusulkan terdiri dari sistem informasi sebagai berikut ini:
1. Sistem informasi Finance and Accounting
Modul ini berguna untuk mencatat semua transaksi keuangan yang timbul akibat semua kegiatan yang terjadi pada modul-modul lainnya. Dari modul ini akan dihasilkan laporan-laporan keuangan akhir yang dapat digunakan untuk analisa kondisi keuangan perusahaan oleh pihak manajemen seperti :
• Pengaturan kode akun/ chart of account
• General Ledger
• Laba rugi
• Data jurnal
• Laporan posisi keuangan
• Laporan arus kas
• Analisa rasio keuangan
• Laporan Hutang dan Piutang 2. Sistem informasi HR
Modul untuk manajemen dan pengolahan data kepegawaian. Modul ini mencatat data lengkap seluruh pegawai di lingkungan PT. Daya Guna Karsa :
• Historis jabatan
• Penggajian
• Kehadiran karyawan 3. Sistem informasi Purchasing
Modul ini untuk mencatat semua pembelian bahan-bahan untuk proyek dan peralatan kantor.
4. Sistem informasi Sceduling
Modul ini untuk membuat jadwal pembangunan instalasi jaringan telekominikasi dan penyelesaiannya sesuai waktu yang telah di tetapkan.
5. Sistem informasi Estimasi Biaya
Modul ini membantu bugheting untuk perkiraan anggaran proyek dan BoQ kepada customer.
4.3.2 Website
PT. Daya Guna Karsa belum mempunyai website. Maka Website diusulkan bertujuan untuk menyediakan informasi seputar PT. Daya Guna Karsa sebagai berikut:
1) Profil Perusahaan :
a. Profil Perusahaan : menjelaskan sejarah profil perusahaan awal berdiri hingga saat ini dan menjelaskan PT. Daya Guna Karsa
bergerak dibidang jasa kontraktor instalansi jaringan telekomunikasi.
b. Visi Dan Misi : menjelaskan Visi dan Misi perusahaan.
c. Alamat perusahaan : menjelaskan alamat perusahaan PT. Daya Guna Karsa berdiri.
2) Lingkup Pekerjaan Jasa :
Gambaran Aktivitas jasa pada PT. Daya Guna Karsa yang dikerjakan pada pembangunan instalasi jaringan telekomunikasi meliputi mekanikal dan elektrikal.
3) Sejarah Project :
Menceritakan sejarah perusahaan selama ini yang telah mengerjakan beberapa proyek dengan membuat list nama perusahaan yang telah menggunakan jasa dari PT. Daya Guna Karsa.
4) Hubungi Kami :
Di Hubungi Kami berisikan : Phone :
Fax : Email :
Yang memudahkan PT. Daya Guna Karsa dapat dihubungi untuk memudahkan customer memberikan order job, saran maupun kritik.
4.3.3 CRM
Menjaga hubungan dengan customer merupakan hal penting dala meningkatkan loyalitas ke customer dan meningkatkan nilai bisnis perusahaan. Hal ini dapat terwujud dengan CRM. Di perusahaan ini
belum adanya CRM, untuk itu di usulkan setelah pembuatan website sudah selesai dan di jalankan maka akan menerapkan CRM. CRM semua aspek yang berhubungan dengan customer, termasuk di dalamnya call center, kritik customer, FAQ, dll.
Customer Relationship Management (CRM) berfokus pada hubungan baik dan erat antara perusahaan dengan customernya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan dimata customernya melalui peningkatan kualitas jasa terhadap customer.
Dari semua aplikasi yang kami usulkan di atas, maka kami mengusulkan setiap aplikasi untuk buat sendiri.
4.4 Strategi Manajemen SI/TI
Strategi manajemen SI/TI yaitu Strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplementasi oleh perusahaan. Kebijakan tersebut merupakan modal perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia dengan sistem informasi perusahaan. Maka di buat penambahan bagian atau devisi baru yang rekomendasi pada struktur organisasi.
4.4.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
PT. Daya Guna Karsa harus melakukan penambahan bagian IT. Pada struktur organisasi yang baru bagian IT yang terdiri dari bagian Technical Support dan Software Development. Yang diharapkan dapat memelihara aplikasi yang terintegrasi pada semua komponen area fungsi
beserta pekerjaannya, juga membantu perusahaan dalam menentukan strategi-strategi untuk mengembangkan perusahaan di bidang IT dan bisnis serta mencapai keuntungan yang kompetitif.
Berikut ini adalah rekomendasi dari struktur organisasi PT. Daya Guna Karsa :
Gambar 4.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
Keterangan : * (Usulan)
IT Support *
Pengembangan IS/IT : 1. PembuatanWebsite 2. Pengembangan Aplikasi
Evaluasi sistem yang berjalan
Membuat aplikasi sistem dan Mengembangkan sistem. Technical Support :
1. Pengelolaan database 2.Pemeliharaan Software dan
Hardware
3.Pengembangan Hardware
Melakukan backup data. Melakukan perawatan data. Melakukan Pemeliharaan Software dan Hardware Melakukan Pengembangan Hardware
Owner
Finance and Accounting
Purchasing Operational Marketing HRD
Executive Coordinator Administration Arcitecture Logistic IT Support *
4.4.2 Rekomendasi Kualifikasi Personil SI/TI
Kebehasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di
perusahaan, bergantung kepada kualitas dari personil SI/TI yang akan di rekrut oleh perusahaan nantinya. Oleh karena itu direkomendasikan untuk kualifikasi atau persyaratan yang harus dimiliki staff SI/TI yaitu:
1. Sistem analyst
¾ Lulusan S1 Jurusan Sistem Informasi ¾ IPK ≥ 2.75
¾ Memiliki kemampuan analisis bisnis serta sistem informasi yang kuat
¾ Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis ¾ Minimal pengalaman 3 tahun
2. Database Administrator
¾ Lulusan S1 Jurusan Teknik Informatika ¾ IPK ≥ 2.75
¾ Menguasai bahasa pemrograman Database (SQL) ¾ Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis ¾ Pengalaman minimal 2 tahun (diposisi yang sama) 3. Programmer
¾ Lulusan S1 Jurusan Teknik Informatika ¾ IPK ≥ 2.75
¾ Menguasai berbagai pemograman ( Java,VB.net,PHP,SQL) ¾ Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis
4. Network Administrator
¾ Lulusan S1 Jurusan Teknik Informatika ¾ IPK ≥ 2.75
¾ Menguasai Sistem Jaringan
¾ Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis ¾ Pengalaman minimal 3 tahun (diposisi yang sama)
4.5 Strategi TI
Straregi TI adalah merupakan salah satu bentuk Output dalam model perencanaan strategi SI/TI yang mencakup rekomendasi standar perangkat keras yang digunakan pada infrastruktur jaringan, serta aspek-aspek lainnya yang berkaitan dengan penerapan sistem dan teknologi informasi dalam perusahaan.
4.5.1 Rekomendasi Dukungan Hardware
Untuk mendukung kinerja perusahaan, standarisasi spesifikasi hardware khususnya Pc Desktop yang direkomendasikan sebagai berikut :
Unit Spesifikasi Jumlah
PC Processor inter Core2Duo 2.80Ghz, 160GB HDD SATA, Memory RAM 2-4GB, Audio, 56K Modem, Win Xp Home Basic, Monitor LCD Samsung 17”.
VGA NVIDIA GeForce 512Mb (Hanya untuk bagian Arsitektur).
DVDRW (Hanya untuk bagian Arsitektur dan TI).
14
1
4
Sedangkan spesifikasi hardware untuk server dalam mendukung arsitektur jaringan perusahaan adalah :
Jenis Spesifikasi Jumlah
Database Server
Dual Quad Xeon 3.00Ghz, MB ASUS P5Q Duluxe, Memory RAM 4GB, Internal HDD 500GB, DVDRW, Monitor LCD 15”.
Windows Server 2003 Small Business Edition.
SQL Server.
1
Tabel. 4.3 Rekomendasi Hardware Server
Spesifikasi Upgrade Jaringan Jumlah
UPS 14
Hub 8 port 3
Wireless 1
Tabel.4.4 Rekomendasi Upgrade Jaringan
¾ LCD Monitor 15” – 17”
Untuk di semua bagian karena dengan memakai LCD Monitor maka biaya listrik yang lebih rendah, memiliki tingkat kecerahan yang lebih tinggi, dan radiasi yang rendah.
¾ UPS
UPS menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan. Karena UPS dapat menjaga kestabilan listrik disaat listrik mati mendadak pada penggunaan komputer. Serta dapat menjaga resiko kehilangan data.
¾ Hub
Untuk menggabungkan beberapa komputer menjadi satu kelompok jaringan.
¾ Wireless
Sebagai fasilitas jaringan nir kabel dalam area perusahaan untuk menguhubungkan jaringan dalam perusahaan dan juga jaringan internet.
4.5.2 Perencanan Biaya
Perencanaan biaya berdasarkan kebutuhan di dalam penambahan infrastruktur maupun aset teknologi dan pengimplementasikan sistem informasi di perusahaan.
A. Usulan Hardware
Tabel 4.5 Perkiraan Biaya Pembelian Hardware (1)
Sumber harga : www.rakitan.com
Spesifikasi Upgrade Jumlah Harga /unit Harga
Processor intel Core2Duo 2.80Ghz, 160GB HDD SATA, Memory RAM 2-4GB, Audio, 56K Modem, Monitor LCD Samsung 17”.
VGA NVIDIA GeForce 512Mb (Hanya untuk bagian Arsitektur). DVDRW (Hanya untuk bagian Arsitektur dan TI).
14 1 4 Rp. 3.800.000,- Rp. 565.000,- Rp. 257.000,- Rp. 53.200.000,- Rp. 565.000,- Rp. 1.028.000,- Total Rp. 54.793.000,-
Jenis Spesifikasi Jumlah Harga
Database Server
Xeon Quad Core
E5420(2.50Ghz), MB ASUS P5Q Duluxe, Memory RAM 4GB, Internal HDD 500GB, NIC, DVDRW, Monitor LCD 15”.
Windows Server 2003 Small Business Edition. SQL Server 2003. 1 Rp. 9.987.000,- Rp. 4.496.820,- Rp. 914.000,- Total Rp. 19.053.820,- Tabel 4.6 Perkiaraan Biaya Pembelian Hardware (2)
Sumber harga : http://www.software-asli.com/microsoft.php
Spesifikasi
Upgrade Jaringan Jumlah Harga/unit Harga
UPS 650VA 14 Rp. 499.000,- Rp. 6.986.000,- Hub 8 port 3 Rp. 783.000,- Rp. 2.349.000,- Wireless-G Access
Point 1 Rp. 629.000,- Rp. 629.000,-
Total Rp 9.964.000.- Tabel 4.7 Perkiraan Biaya Pembelian Hardware (3)
Sumber Harga : http://www.h2spot.com/
B. Usulan Hosting Website
Aplikasi Biaya
File Hosting 1th Rp 4.750.000,-
Total Rp. 4.750.000,- Tabel 4.8 Tabel Biaya Pembelian Software
Sumber harga :
http://www.mochahost.com/webhosting_windows.php?ppce=ZT1Hb 29nbGUmbj1XaW5kb3dzIENhbXBhaWduIDAx
Rincian Pengembangan Total Biaya (Rp)
Upgrade Hardware Rp 54.793.000,- Pembelian Data Server Rp. 19.053.820,- Upgrade Jaringan Rp. 9.964.000.- Usulan Hosting website Rp. 4.750.000,-
Total Rp. 88.560.820,- Tabel 4.9 Total Biaya Pengeluaran
Setelah dari perhitungan total biaya pengeluaran SI/TI pada tabel 4.9, maka perkiraan total biaya dari implementasi sistem dan teknologi informasi pada PT. Daya Guna Karsa sebesar Rp. 88.560.820,-. Yang berarti PT. Daya Guna Karsa harus menganggarkan biaya sebesar Rp.
4.5.3 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
Gambar 4.2 Usulan Jaringan Komputer PT. Daya Guna Karsa Internet PC Router Hub 8 Port IT* (4 Computer) Budgeting Accountancy Purchasing Executive Coordinator HRD Administration Marketing Architecture UPS UPS UPS UPS UPS UPS UPS UPS UPS UPS UPS Operational Finance and Accounting
IT Support * 1st Floor 2nd Floor Modem MultiFunction Printer Server Database Hub 8 Port Hub 8 Port Printer Printer Printer Printer Printer Printer Printer Printer Owner
4.5.4 Rencana Implementasi
Implementasi dari sistem dan teknologi informasi membutuhkan waktu tertentu dan juga membutuhkan penggunaan dana yang tidak sedikit. Maka akan perlu dibuatkan sebuah perencanaan implementasi yang cukup baik, sehingga hasil akhir dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi akan terpenuhi secara optimal.
Perencanaan Implementasi pada PT. Daya Guna Karsa akan dapat diselesaikan dengan perkiraan waktu 2 tahun. Berikut adalah tabel rekomendasi rencana implementasi SI/TI pada PT. Daya Guna Karsa :
Activity Planning Tahun Ke - 1 Tahun Ke – 2
Strategi Bisnis SI : Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) Pembuatan Website
CRM
Strategi Management SI/TI
PenambahanStruktur Organisasi Perekrutan Staff SI/TI
Strategi TI :
Upgrade Hardware
Pembelian Server Database
Upgrade Jaringan Usulan Hosting website
Maintenance SI/TI
4.5.5 Portfolio Aplikasi Masa Depan
Gambar 4.3 Portfolio Aplikasi Masa Depan
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
(3) CRM SUPPORT KEY OPERATIONAL (2)Website • Microsoft Office 2003 • Adobe Reader • Adobe Photoshop CS 2 • Adobe PageMaker 7.0 • Autodesk Autocad 2007 • Macromedia FreeHand 9 (1)SIM DGK - HR - Finance and Accounting - Purchasing - Scheduling - Estimasi Biaya Tinggi Tinggi Rendah Penting untuk bisnis mendatang
