39 39
ANALISIS PELAKSANAAN PENGELOLAAN REKAM MEDIS
DI PUSKESMAS HARAPAN RAYA KOTA PEKANBARU
Henny Maria Ulfa STIKes Hang Tuah Pekanbaru
Hen heny_m@yahoo.com
Abstract
Research the implementation management of Medical records in health centers, in particular the implementation
management of medical records in Health Center Harapan Raya Pekanbaru. The type research used is Qualitative. the number of informants in this research were 3 people that is oficers practice activity management of medical record. Techniques and methods of data collection using the guidelines observation, interview, stationery and paper. The result research shows management of medical records has not running with the maximum, the oficers to be suficient in quantity but not quality, do not have yet a Standards of Medical
Records Management Procedures and job descriptions of medical records.
Key Word : The Implementation Management of Medical Records
Abstrak
Penelitian pelaksanaan pengelolaan rekam medis di Puskesmas, khususnya pelaksanaan pengelolaan rekam medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru. Jenis penelitian yang digunakan kualitatif, jumlah informan dalam penelitian ini 3 orang yaitu petugas melaksanakan kegiatan pengelolaan rekam medis. Teknik dan metode pengumpulan data menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara. Hasil penelitian menunjukan pengelolaan rekam medis belum berjalan dengan maksimal, secara kuantitas petugas sudah mencukupi namun belum berkualitas, belum memiliki Standar Prosedur Pengelolaan Rekam Medis dan uraian tugas rekam medis.
Kata Kunci : Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas
PENDAHULUAN
Sistem Kesehatan Nasional adalah bentuk dan cara penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang memadukan berbagai upaya bangsa Indonesia dalam satu derap langkah guna menjamin tercapainya tujuan pembangunan kesehatan (Depkes RI, 2009). Tujuan pembangunan kesehatan adalah meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan yang optimal. Terciptanya masyarakat Indonesia seperti ini ditandai oleh penduduknya yang hidup dengan perilaku dan dalam lingkungan sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan kesehatan (Adisasmito, 2010).
Salah satu bentuk pelayanan kesehatan untuk menunjang tercapainya derajat kesehatan adalah Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas). Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah unit
pelaksanaan teknis dinas kesehatan kabupaten/ kota yang bertanggungjawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja (Trihono, 2005). Faktor penting penunjang pelayanan puskesmas adalah rekam medis. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Depkes RI, 2006).
Pengelolaan rekam medis di puskemas terdiri dari cara pemberian nomor rekam kesehatan keluarga,
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
40
ditambahkan 2 digit nomor ekstra didepan sebagai kode kepala keluarga, istri maupun anak dan selanjutnya dimasukan kedalam satu map folder (Depkes 1992). Untuk kegiatan assembling petugas menyusun lembaran formulir sesuai dengan nomor urut rekam kesehatan keluarga (RKK) dan mengganti map berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) apabila map sudah rusak. Untuk kegiatan analisa kelengkapan petugas melengkapi formulir apabila pencatatannya tidak lengkap. Untuk kegiatan penyimpanan, petugas menyimpan formulir ke dalam map berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) sesuai dengan nomor dan menyimpan kedalam lemari penyimpanan. Untuk kegiatan pendistribusian petugas mendistribusikan berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Pendistribusian berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) langsung dilakukan oleh petugas yang berwenang (Depkes RI, 2006).
Berdasarkan pra penelitian penulis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru diketahui masih belum maksimalnya pelaksanaan pengelolaan rekam medis. Hal ini terlihat ketika petugas memberikan nomor rekam kesehatan keluarga (RKK) seperti tidak menggunakan nomor ekstra untuk menunjukan kepala keluarga, istri maupun anak dan ditemukannya satu nomor rekam medis untuk beberapa kepala keluarga. Seperti nomor 00-00-00 yang diberikan untuk 3 kepala keluarga dan tidak menggunakan nomor ekstra. Begitu juga penomoran rekam kesehatan keluarga (RKK) untuk pasien luar wilayah kerja puskemas. Seperti nomor 90-03-97 yang digunakan untuk 5 kepala keluarga dan tidak juga menggunakan nomor ekstra. Pelaksanaan assembling belum maksimal karena masih ditemukannya formulir rekam kesehatan keluarga (RKK) yang tidak disatukan didalam map keluarganya dan masih ditemukannya map berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) yang rusak. Kegiatan analisa kelengkapan tidak dilaksanakan di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru. Untuk kegiatan penyimpanan dari wawancara awal diketahui bahwa terjadinya salah simpan berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) bahkan terkadang berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) tidak ditemukan. Sedangkan untuk pendistribusian berkas rekam medis tidak dilakukan oleh petugas yang berwenang, tetapi dilakukan oleh pasien itu sendiri.
METODE
Jenis penelitian menggunakan jenis penelitian kualitatif untuk memperoleh informasi dengan jelas tentang pelaksanaan pengelolaan rekam medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru. Subjek dalam penelitian ini adalah petugas yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis. Teknik analisa data yang digunakan kualitatif yaitu untuk menganalisis data yang diperoleh dari metode wawancara, observasi dan hasil penelusuran dokumen melalui cara induktif yaitu pengambilan kesimpulan umum berdasarkan hasil-hasil observasi yang khusus. Setelah data terkumpul dengan baik, maka data dianalisis secara deskriptif
HASIL
1. Pengelolaan Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara terhadap beberapa informan, diperoleh Informasi bahwa pengelolaan rekam medis yang sudah terlaksana pada assembling, penyimpanan pendistribusian berkas RKK tidak dilakukan oleh petugas sedangkan analisa kelengkapan belum dilaksana.
2. SDM pelaksana pengelolaan rekam medis
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara terhadap beberapa informan, diperoleh Informasi bahwa jumlah petugas rekam medis lima orang, tidak ada yang latar belakang D 3 rekam medis dan belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis.
3. SPO pelaksanaan pengelolaan rekam medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara terhadap beberapa informan, diperoleh Informasi bahwa belum ada spo tentang rekam medis.
4. Uraian tugas pelaksanaan pengelolaan rekam medis
41 Henny Maria Ulfa. Analisis Pelaksanaan Pengelolaan Rekam ...
PEMBAHASAN
1. Pengelolaan Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian diketahui pengelolaan rekam medis yang sudah terlaksana yakni cara pemberian nomor, assembling, penyimpanan dan distribusi berkas rekam kesehatan keluarga. Namun, untuk analisa kelengkapan belum terlaksana. Cara pemberian nomor di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru sudah melaksanakan kode dalam dan luar wilayah, namun untuk pelaksanaan nomor ekstra sudah tidak dilaksanakan lagi karena petugas yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rekam medis di rolling dan kurangnya pengetahuan petugas terhadap cara pemberian nomor ekstra.
Menurut Depkes RI (1996) nomor indeks anggota keluarga menggunakan nomor ekstra, berupa tambahan 2 angka didepan 6 angka nomor indeks keluarga seperti: 00 untuk kepala keluarga, 01 untuk istri pertama, 21 untuk istri kedua dan seterusnya serta 03 untuk anak, baik anak kandung, anak tiri dan anak angkat dari istri pertama, kedua dan seterusnya. Analisa kelengkapan adalah memeriksa kelengkapan secara kualitas maupun kuantitas dari berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) tersebut (Depkes RI, 2006).
Penulis mengamsumsikan, pelaksanaan dari pengelolaan rekam medis sudah ada, namun belum semua pengelolaan rekam medis terlaksana di Puskesmas harapan raya. Untuk pelaksanaan pengelolaan rekam medis yang sudah terlaksana pun pelaksanaannya belum maksimal. Hal ini dikarenakan petugas kurang memahami pengelolaan rekam medis dan kurangnya petugas untuk pelaksanaan rekam medis. Petugas pelaksana yang adapun tidak menetap, karena mereka merupakan petugas rolling.
2. Sumber Daya Manusia (SDM) Petugas Rekam Medis
Kuantitas dan kualitas SDM Petugas Rekam Medis yakni berjumlah 5 orang dengan latar belakang pendidikan adalah 1 orang SMA, 1 orang D III Kesling, 1 orang D III Kebidanan, 1 orang D III Keperawatan dan 1 orang SKM. Petugas di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru tidak memiliki petugas yang berlatar
belakang pendidikan rekam medis dan belum pernah mengikuti pelatihan di bidang rekam medis.
Pendidikan formal di dalam suatu organisasi adalah suatu proses pengembangan kemampuan ke arah yang diinginkan oleh organisasi yang bersangkutan (Notoatmodjo, 2009). Petugas rekam medis adalah tenaga kesehatan yang mengabdikan dirinya dibidang kesehatan dengan memiliki latar belakang dan keterampilan dibidang rekam medis dengan pendidikan minimal D III Rekam Medis.
Kuantitas yaitu menyangkut jumlah sumber daya manusia (penduduk) yang kurang penting kontribusinya dalam pembangunan, d i b a n d i n g k a n d e n g a n a s p e k k u a l i t a s (Notoatmodjo, 2009)
Penulis mengasumsikan bahwa secara kuantitas petugas rekam medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru sudah cukup, namun tidak ada seorang pun petugas yang memiliki latar belakang pendidikan rekam medis. kemudian belum pernah ada petugas yang mengikuti pelatihan mengenai rekam medis. Kualitas, yakni menyangkut mutu sumber daya manusia tersebut, yang menyangkut kemampuan, baik kemampuan isik maupun kemampuan nonisik (kecerdasan dan mental).
3. Standar Prosedur Operasional (SPO)
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa belum adanya SPO mengenai pengelolaan rekam medis. Selama ini pelaksanaan pengelolaan rekam medis mengikuti standar pelaksanaan yang sudah ada selama ini tanpa ada standar lisan ataupun tertulis. Menurut Rahman didalam Abdillah (2012:14), SPO adalah pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya SPO tentu lebih memudahkan dalam pencapaian tujuan organisasi dan tentu tidak akan mengubah tata laksana pengelolaan rekam medis meskipun dilaksanakan oleh petugas baru maupun mahasiswa magang.
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
42
pengelolaan rekam medis, terutama petugas baru dan mahasiswa magang yang ditempatkan di bagian pendaftaran. Meskipun sistem rolling yang digunakan, pelaksanaan pengelolaan rekam medis yang baik dan benar akan tercipta.
4. Uraian Tugas
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa di Puskesmas Harapan Raya belum ada uraian tugas untuk petugas yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis. Setiap pegawai baru di Puskesmas harus ditempatkan di pendaftaran sebelum ditempatkan di ruangan. Uraian tugas adalah daftar kegiatan atau tugas yang harus dilakukan oleh setiap karyawan dalam organisasi, sesuai dengan jabatan atau pekerjaan karyawan yang bersangkutan (Notoatmodjo, 2009:41).
Tidak adanya uraian tugas untuk petugas yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan p e n g e l o l a a n r e k a m m e d i s t e n t u a k a n memperlambat pengelolaan rekam medis dan sulit untuk menentukan petugas yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengelolaan rekam medis.
SIMPULAN
1. Pengelolaan rekam medis meliputi cara pemberian nomor, assembling, penyimpanan dan distribusi, namun belum terlaksana dengan maksimal, Sedangkan untuk analisa kelengkapan belum terlaksana sama sekali. 2. Sumber Daya Manusia (SDM) secara Kuantitas
sudah mencukupi namun secara Kualitas belum mencukupi.
3. Belum adanya Standar Prosedur Operasional (SPO) dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis.
4. Belum adanya uraian tugas untuk petugas yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru.
DAFTAR PUSTAKA
Abdillah, R. A. 2012. Efektiitas Kinerja Petugas
Rekam Medis Dalam Memberikan Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Di RSIA Zainab Pekanbaru. KTI tidak diterbitkan. Program D III PIKES, Pekanbaru.
Adisasmito. 2007. Sistem Kesehatan. Jakarta: Raja Graindo.
Alamsyah. 2011. Manajemen Pelayanan Kesehatan.
Yogyakarta: Nuha Medika.
Azwar, A. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Bina Rupa Aksara.
Budi, S. C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Media.
Departemen Kesehatan RI. 1996. Petunjuk Pengisian
Formulir Pencatatan SP2TP. Jakarta: Depkes RI
—————. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis RS di Indonesia. Jakarta: Depkes RI
——————. 2009. Sistem Kesehatan Nasional. Jakarta: Depkes RI
Dharma, S. 2011. Manajemen Kinerja Falsafah Teori
dan Penerapannya. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Fadlullah, M. R. 2006. Hubungan pendidikan dan pelatihan terhadap produktivitas kerja
karyawan PT. Sekawan Pangan Jaya. Skripsi tidak diterbitkan. Program Strata I Fakultas Bisnis dan Manajemen Universitas Widyatama, Bandung.
Fathoni. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia.
Bandung: Rineka Cipta.
Huffman. 1999. Health Information Management.
Terjemahan Erkadius.
Manullang, M. 2006. Manajemen Personalia
Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
—————————. 2007. Kesehatan Masyarakat Ilmu & Seni. Jakarta: Rineka Cipta.
—————————. 2009. Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: Rineka Cipta.
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.
Rustiyanto. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
