2.3.11. Ep 5 Pedoman Penyusunan Manual, Kerangka Acuan Dan Sop Atau Tata Naskah

(1)

PANDUAN PENYUSUNAN SK, PEDOMAN,

PANDUAN, KERANGKA ACUAN DAN SOP

PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN

PEMERINTAH KOTA DENPASAR

DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN

Jl. DANAU BUYAN III SANUR

Telp(0361) 281166

Email :pusk2.densel@yahoo.com BAB I

(2)

A. DEFINISI

Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan akreditasi fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP) adalah bagaimana mengatur system pendokumentasian dokumen. Tata naskah adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Tata naskah adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, dan distribusi dokumen yang mengacu kepada panduan tata naskah yang digunakan di Puskesmas II Denpasar adalah Peraturan Walikota Denpasar Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Denpasar. B. TUJUAN

1. Tujuan Umum

Pedoman ini dimaksudkan agar semua pemangku kepentingan memiliki acuan dalam melakukan standarisasi tata naskah seluaruh dokumen yang terkait akreditasi FKTP.

2. Tujuan Khusus

Tersedianya pedoman bagi kepala puskesmas,penanggung jawab, pelaksana upaya kesehatan dan semua petugas di FKTP dalam menyusun dokumen - dokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi,

BAB II RUANG LINGKUP

Panduan tata naskah meliputi seluruh dokumen akreditasi yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi, meliputi :

1. Surat keputusan kepala puskesmas 2. Pedoman atau panduan internal 3. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) 4. Standar Operasional Prosedur (SOP)

(3)

5. Formulir implementasi

Dokumen yang dikendalikan adalah di seluruh layanandan program yang ada di PuskesmasII Denpasar Selatan.

BAB III TATA LAKSANA 1. Penulisan surat keputusan

 Semua dokumen akreditasi menggunakan kertas F4

 Penulisan Kop

Memakai font times new roman ukuran 12 spasi 1 hanya digunakan pada halaman depan

Contoh:

(4)

DINAS KESEHATAN KOTA DENPASAR PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN

Jl. DANAU BUYAN III SANUR NO TELP. (0361) 281166 Email :pusk2.densel@yahoo.com

 Penulisan Pembukaan :

Memakai font times new roman ukuran 12 spasi 1. Tidak dicetak tebal. Memakai huruf capital diakhiri dengan tanda koma (,)

Contoh Judul :

KEPUTUSAN

KEPALA PUKESMAS II DENPASAR SELATAN NOMOR : 800/ …./ Pusk II DS/2016

TENTANG TATA………..

PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN KEPALA PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN

 PenulisananKonsiderans :

Memakai font times new roman ukuran 12 dengan spasi 1,5

1. Konsiderans Menimbang : memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan ( diletakkan di bagian kiri). Dimulai dengan “bahwa “, diakhiri dengan (;)

2. Konsideran Mengingat :

memuat dasar kewenangan dan peraturan per-UU yang memerintahkan pembuatan keputusan tsb. Urutan penulisan peraturan dimulai dengan peraturan tingkatnya paling tinggi yaitu Ketetapan MPR, UU, Peraturan Pemerintah, Keputusan Pemerintah, Kepurusan Presiden, Peraturan Menteri, Instruksi Menteri dan Peraturan Daerah.

Contoh :

Menimbang : a. bahwa pasien mempunyai hak untuk memperoleh pelayanan yang bermutu dan aman;

b. bahwa membangun kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang dilakukan penyelenggara layanan publik merupakan kegiatan yang harus dilakukan seiring dengan harapan dan tuntutan masyarakat Kota Denpasar tentang peningkatan layanan publik;

(5)

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b perlu menetapkan Surat Keputusan Kepala Puskesmas II Denpasar Selatan tentang Penanganan Pengaduan Pelanggan:

Mengingat : 1. Undang – Undang Republik Indonesia No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

2. Undang – Undang RepubliNo. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;

3. Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;

4. Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No 24 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Secara Nasional;

5. Peraturan Walikota No. 45 Tahun 2013 tentang Pelayanan Penanganan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Pemerintah Kota Denpasar;

 Penulisan Diktum

Memakai font times new roman ukuran 12, spasi 1,5 dengan huruf capital tanpa cetak tebal. Kecuali menetapkan memakai huruf capital depan saja.

Contoh :

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN TENTANG JENIS PELAYANAN DI PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN

 Penulisan batang tubuh

Memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam dictum –dictum. Cantumkan saat pemberlakuan keputusan / perubahan / pembatalan / pencabutan. Materi Kebijakan dapat juga dibuat sebagai LAMPIRAN Keputusan.

Misal :

KESATU : Menetapkan Visi, Misi, Janji layanan, Moto Layanan, Tujuan, Tata Nilai, dan Peraturan Puskesmas II Denpasar Selatan sebagaimana tercantum dalam Lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini.

KEDUA : Menetapkan struktur organisasi Puskesmas II Denpasar Selatan sebagaimana tercantum dalam Lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini.

KETIGA : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan/ perubahan sebagaiman mestinya.

(6)

 Penulisan kaki

Merupakan bagian akhir substansi keputusan

Memuat penandatanganan penetapan keputusan pengundangan peraturan Tempat dan tanggal penetapan

Nama, jabatan dan tandatangan serta nama lengkap pejabat yang menandatangani Penandatanganan oleh pimpinan

Ditulis dengan font times new roman ukuran 12, huruf capital pada penulisan KEPALA PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN dan nama.

Contoh

Ditetapkan di Denpasar

pada tanggal01 Desember 2016

KEPALA PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN dr. Anak Agung Ayu Agung Candrawati, M.Kes

PEMBINA TK I NIP. 19670915 199803 2 003

Nama pimpinan berdasarkan Peraturan Walikota Denpasar Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Denpasar pada Bab V PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN, DAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS Bagian Kedua Penulisan Nama Pasal 21

Ayat (1) menyatakan: Penulisan nama Walikota dan Wakil Walikota pada naskah dinas a. Dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar; dan

b. Dalam bentuk dan susunan surat dapat menggunakan gelar

ayat (2) menyatakan : Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada ayat (1) menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat.

 Penulisan lampiran

Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor keputusan Halaman terakhir harus ditandatangani oleh kepala puskesmas Contoh LAMPIRAN I KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN NOMOR : 800/ 17/ Pusk.IIDS TENTANG : VISI, MISI, TATA NILAI, FUNGSI DAN TUJUAN

(7)

PUSKESMASII DENPASAR SELATAN

VISI, MISI, TATA NILAI, FUNGSI DAN TUJUAN PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN

KEPALA PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN dr. Anak Agung Ayu Agung Candrawati, M.Kes

PEMBINA TK. I NIP. 19670915 199803 2 003

2. Penulisan Pedoman/ Panduan Pedoman adalah :

 Ketentuan dasar yg memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan  Dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan.

 Mengatur beberapa hal Panduan :

 Petunjuk dalam melakukan kegiatan  Hanya meliputi satu kegiatan

Penulisan memakai times new roman memakai ukuran 12 spasi 1,5 Untuk judul memakai format

PEDOMAN/ PANDUAN

………..

(8)

PEMERINTAH KOTA DENPASAR

DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN

Jl. DANAU BUYAN III SANUR

Telp(0361) 281166

(9)

Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja

BAB I Pendahuluan

BAB II Gambaran Umum Puskesmas

BAB III Visi, Misi, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IIStruktur Organisasi Puskesmas

BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan

BAB VII Tata Hubungan Kerja

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi

BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan

Laporan Harian Laporan Bulanan Laporan Tahunan

Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Sasaran Pedoman D. Ruang lingkup Pedoman E. Batasan Operasional

BAB II STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan

C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat jalan) BAB III STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas

BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP

Format Panduan Pelayanan Puskesmas

BAB I DEFINISI

BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATALAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI

3. Rencana Kerja Lima Tahunan Puskesmas

Sistematika Rencana Kerja Lima Tahunan Puskesmas yaitu : Kata Pengantar

BAB I PENDAHULUAN

BAB II KENDALA DAN MASALAH

A. Identifikasi keadaan dan masalah

B. Penyusunan Rencana

C. Penyusunan rencana pelaksanaan (POA)

D. Penyusunan pelengkap dokumen

BAB III INDIKATOR DAN STANDAR KINERJA UNTUK TIAP JENIS PELAYANAN DAN UPAYA PUSKESMAS

(10)

BAB V RENCANA PENCAPAIAN KINERJA LIMA TAHUN

BAB VI PEMANTAUAN DAN PENILAIAN

BAB VII PENUTUP

4. Perencaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan

Mekanisme penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan yang dimulai dengan menyusunan RUK dengan memperhatikan beberapa sumber yaitu kebijakan yang berlaku, indikator kinerja, hasil survey – survey, keluhan pelanggan, pertemuan – pertemuan lintas program dan lintas sektoral.

5. Penulisan Kerangka Acuan Kegiatan

Memakai font times new roman ukuran 12, spasi 1 Memakai kop puskesmas

PEMERINTAH KOTA DENPASAR DINAS KESEHATAN KOTA DENPASAR PUSKESMAS II DENPASAR SELATAN

JL. DANAU BUYAN III SANUR NO TELP. (0361) 281166 Email : pusk2.densel@yahoo.com

Format penulisan 1. Pendahuluan 2. Latar Belakang

3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus. 4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan. 5. Cara melaksanakan kegiatan.

6. Sasaran

7. Jadwal pelaksanaan kegiatan

8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan 9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

10. Ada isi kolom mengetahui oleh penanggung jawab terkait dan pelaksana 6. Penulisan Standar Operasional Prosedur

a. Format tulisan “times new roman” font “12”

b. Kepala SOP menggunakan huruf capital semua, font 12, bold dan untuk tulisan SOP font 20.

Penulisan selengkapnya seperti Contoh :

Dan MENGIKUTI SEMINAR, PENDIDIKAN

(11)

SOP

No.Dokumen SOP/KODE UNIT/NO URUT No.Revisi 00 Tanggal 11 April 2016 Halaman 11 / 18 Puskesmas

II Denpasar Selatan dr. A.A.A. A. Candrawati

NIP.196709151998032003 c. Pengertian dan tujuan.

d. Untuk kebijakan, berisiSK dari Kepala FKTP

e. Untuk referensi : berisi dokumen eksternal sebagai acuan SOP bisa berbentuk buku pedoman/ panduan, regulasi atau bentuk lain sebagai bahan pustaka. f. Alat dan bahan disesuaikan (sudah jelas)

g. Langkah kerja : usahakan memakai kalimat tunggal, tidak majemuk, jadi ada subjek predikat objek/ keterangan. Contoh petugas memberi salam. Tidak boleh petugas memberi salam dan mengambil buku rekam medis serta menulisnya. h. Bagan alir

Untuk awal kegiatan dan akhir kegiatan memakai gambar “oval” Untuk menandakan kegiatan memakai gambar “balok”

Untuk symbol keputusan memakai gambar “belah ketupat” Untuk tanda penghubung memakai gambar “lingkaran” Untuk dokumen memakai gambar

Untuk arsip memakai gambar

k. Kolom hal-hal perlu diperhatikan : misal SOP injeksi, perlu diperhatikan setelah injeksi : observasi menunggu 15 menit, apakah ada reaksi alergi atau tidak. l. Untuk dokumen terkait : misal rekam medis, register. Beda dengan alat dan

bahan (yang diperlukan untuk melakukan tindakan / perintah dalam SOP) untuk yang dicatat dimasukkan dalam dokumen terkait

m. Untuk rekaman perubahan kalau ada revisi n. Untuk selengkapnya lihat contoh di bawah ini :

(12)

1.Pengertian Suatu prosedur tetap yang harus dilakukan petugas puskesmas dalam menanggapi pengaduan layanan oleh pelanggan di puskesmas.

2.Tujuan

Sebagai acuan petugas dalam menanggapi dan memberikan umpan balik terhadap keluhan pelayanan yang dialami pelanggan.

3. Kebijakan

SK Kepala Puskesmas No : 440/ 08/ Pusk.IIDS tentang Tim Penanganan Pengaduan Pelanggan

4. Referensi Peraturan Walikota Kota Denpasar No 45 Tahun 2013

5. Alat & Bahan

1. Alat Tulis.

2. Sarana Pengaduan melalui Kotak saran, Telepon, Media Sosial dan Email 3. Lembar Keluhan Pelanggan.

4. Register tindak lanjut Keluhan Pelanggan 5. Papan Pengumuman

6. Langkah Kerja

1. Petugas Tim Penanganan Pengaduan Pelanggan menerima keluhan pelanggan. 2. Petugas mencatat di buku register keluhan pelanggan

3. Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas

4. Tim membahas keluhan pelanggan bersama kepala puskesmas a. Identifikasi dan klarifikasi keluhan

b. Analisis penyebab keluhan

c. Saran perbaikan mutu dan kinerja layanan.

d. Keluhan pelanggan ditanggapi maksimal 1 x 24 jam dari keluhan diterima. 5. Tim melaporkan hasil pembahasan keluhan pelanggan

Hasil berupa umpan balik bisa secara langsung ke pengadu atau tidak langsung melalui papan pengumuman

6. Menerima tanggapan dari pelanggan (kalau ada) Kalau terjadi ketidakpuasan kembali ke No 4. 7. Pencatatan / pendokumentasian

(13)

7.Bagan Alir

8. Hal – hal yang perlu diperhatikan

Hasil seminar atau pelatihan wahib dikumpulkan bukti pelatihan berupa sertifikat kepada kepegawaian.

9. Unit

Terkait Semua unit. 10. Dokumen terkait Mencatat di Register Keluhan diterima Melapor kepada Kapus Membahas Penanganan Keluhan

Saran Perbaikan Mutu dan Kinerja Layanan Analisis Penyebab Keluhan Identifikasi / Klarifikasi Keluhan Umpan Balik ke Pelanggan

Puas

Keluhan selesai ditanggapi

(14)

11. Rekaman Historis Perubahan

No Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal

mulai diberlakukan

7. Penulisan daftar tilik SOP Contoh :

DAFTAR TILIK SOP ETIKA BATUK

Unit :... Nama Petugas :... Tanggal Pelaksanaan :...

No Langkah Kerja Ya Tidak

1 Pada saat batuk tutup hidung dan mulut dengan menggunakan tissu/ saputangan atau lengan dalam baju. 2 Pakailah masker bila anda batuk berdahak.

3 Segera buang tissue yang sudah dipakai ke dalam tempat sampah.

4 Cuci tangan dengan menggunakan air bersih dan sabun atau pencuci tangan berbasis alcohol.

TOTAL YA/ TIDAK

Compliance Rate :...% Ketr Skoring:

No : DT/

Rev : 00

(15)

Ya : 1

Tidak : 0

Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100% Σ Ya + Tidak

Sumber (Standar Penyusunan Dokumen Akreditasi, 2015 )

Auditor

(________________)

Auditee

(_______________)

8. Penulisan Formulir

No : F/ UNIT LAYANAN/ NO URUT

Status Revisi :00 Tgl. Berlaku :

Penulisan memakai times new roman dengan font 12 spasi 1,5 Isi menyesuaiakan dengan keperluan formulir

Format dalam tabel memakai paragraph multiple (spasi 3) Judul daftar tilik memakai font 12 spasi 1,5

9. Indikator mutu dan target pencapaiannya dibuat berdasarka prinsip SMART (Spesific, Measurable, Achiveable, Result Oriented, Time Frame). Sesuai Contoh :

JL. DANAU BUYAN III SANUR NO TELP. (0361) 281166

(16)

Email : pusk2.densel@yahoo.com

INDIKATOR MUTU

1. DILAKUKAN TINDAK LANJUT TERHADAP KELUHAN PELANGGAN 100 %

2. INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT MENCAPAI ≥ 87 % BERLAKU UNTUK TAHUN 2017

10.Indikator kinerja dan target kinerja ditentukan berdasarkan SK Kepala Dinas Kesehatan Kota Denpasar tentang indicator kinerja contoh :

INDIKATOR KINERJA

NO UPAYA KESEHATAN JENIS KEGIATAN INDIKATOR

PENCAPAIAN 1

BAB IV PENUTUP

Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”, namun pada penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/ panduan, standar prosedur operasional dan program selain diperlukan komitmen kepala puskesmas/FKTP, juga diperlukan dukungan semua pegawai yang mampu dan mau menyusun dokumen akreditasi tersebut. Dengan tersusunnya Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi diharapkan dapat membantu puskesmas/FKTP dan fasilitator pendamping akreditasi dalam menyusun dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi.

(17)

(18)