7
KAJIAN PUSTAKA
2.1 State of the Art
State of the art atau penelitian sebelumnya, akan membahas mengenai persamaan dan perbedaan yang ada dalam penelitian sebelumnya. Dimana persamaan dan perbedaan akan dilihat dari objek yang diteliti, serta metode penelitiannya. Penyusunan data state of the art akan disusun dalam bentuk data matrik, sehingga dapat memperlihatkan perbandingan antara penelitian sebelumnya dengan penelitian yang akan dilakukan.
Tabel 2.1 State of Art
Judul Peneliti Metodologi Hasil Penelitian
Analisis Komunikasi Organisasi Vertikal Mengenai Masalah Kompensasi Insentif di CV Semoga Jaya Excelso Samarinda (2014) Mega Dini Pradani Metode Kualitatif
Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa
komunikasi ke atas di CV Semoga Jaya Excelso kurang efektif dikarenakan karyawan segan untuk membuka topik pembicaraan dan segan untuk menyampaikan informasi karena atasan kurang membuka diri dan tidak ada pendekatan kepada karyawan. Komunkasi ke bawah juga tidak berjalan lancar karena
kurangnya sensitivitas dan
kepedulian atasan terhadap hak dari para karyawan sehingga
menyebabkan kinerja dan
kedisiplinan para karyawan
dalam mengerjakan tugasnya menjadi menurun. Komunikasi
menimbulkan masalah dalam
pemberian insentif ehingga
menyebabkan para karyawan
tidak puas dengan sistem
manajemen perusahaan dan
berimbas pada kualitas
pelayanan yang menurun. Organizational Communication as an Important Factor Of Company Success: Case Study Of Bosnia and Herzegovina (2011) Kenan Spaho Metode Kualitatif
Hasil penelitian menunjukkan
peran paling penting dari
komunikasi organisasi adalah membangun hubungan. Karena dengan membangun hubungan
dengan sesama akan
memberikan dasar yang kuat dalam menghadapi perubahan dan kasus manajemen krisis dalam organisasi. Komunikasi
organisasi juga dapat
meningkatkan moral karyawan dan memberikan kontribusi pada
tujuan strategis organisasi.
Karena tidak mungkin untuk
membuat bisnis tanpa
komunikasi organisasi yang
baik.
Komunikasi yang efektif sangat penting bagi penciptaan sebuah perusahaan yang sukses. Jika tidak ada komunikasi dalam perusahaan, perusahaan dapat
dianggap sebagai organisasi
Komunikasi antara manajer dan karyawan akan berakhir konflik
dan akan menyebabkan
kemerosotan moral perusahaan. Sementara, komunikasi yang
teratur akan menciptakan
pekerja yang efektif dan kreatif. Organizational Internal Communication as a Means of Improving Efficiency (2012) Eva Tariszka – Semegine, PhD Metode Kualitatif
Penelitian dilakukan untuk
membahas mengenai
Komunikasi Organisasi internal
sebagai sarana untuk
meningkatkan efisiensi. Hasil penelitian yang didapatkan dari jurnal ini dikatakan bahwa para staf dalam posisi yang sederhana
sekalipun harus memiliki
keterampilan komunikasi. Hal
ini dianggap penting oleh
manajer organisasi karena
organisasi telah mengakui
bahwa tingkatan komunikasi dalam organisasi menentukan efisiensi organisasinya. Hambatan Downward Communication Antara Pimpinan dan Karyawan PT. Makmur Jaya (2013) Pricillia Johanna Metode Kualitatif
Hasil penelitian yang ditemukan adalah adanya hambatan dalam downward communication yang terjadi antara pimpinan dan karyawan PT. Makmur Jaya
disebabkan karena adanya
beberapa faktor yaitu
terjadi akibat pimpinan memberikan pesan atau perintah kepada karyawan secara lisan,
singkat, dan tanpa disertai
penjelasan secara rinci,
karyawan yang tidak memiliki
kesadaran untuk mengakses
informasi, respon pastif
manajemen yang pendiam dan tidak banyak bicara, tidak ada umpan balik dari karyawan yang mana karyawan tidak pernah bertanya maupun memberikan pendapat, saran, dan kritik
kepada pimpinan,
kesalahpahaman pesan,
kurangnya komunikasi dengan atasan, frekuensi informasi yang diberikan terlalu singkat tanpa ada penjelasan lebih lanjut dan ketidakpercayaan dari atasan yang tampak ketika pimpinan
selalu mengecek pekerjaan
setiap karyawannya apakah
sudah tepat atau kurang tepat. Disamping itu ditemukan bahwa ada hambatan lain yang terjadi,
yakni hambatan intelektual,
perbedaan aksen bahasa yang dipergunakan antara atasan dan bawahan serta pemaknaan pesan nonverbal yang berbeda.
Analisis Tingkat Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pada Usaha Kecil Menengah di Kab. Jepara (2012) Mohamad Rifqy Roosdhani Purwo Adi Wibowo Anna Widiastuti Metode Kuantitatif
Hasil penelitian ditemukan
bahwa tingkat penggunaan TIK pada UKM di Jepara pada
tingkat sedang, cenderung
rendah. Hal ini ditunjukkan dari
rendahnya kepemilikan
peralatan TIK. Sedangkan
pemanfaatan TIK memiliki
minat besar dalam
memanfaatkan TIK untuk
mendukung bisnis yang
dijalankannya.
Kesimpulan yang diperoleh
adalah tingkat kepemilikan
fasilitas dan infrastruktur TIK oleh UKM pada tingkat sedang cenderung rendah, pemanfaatan TIK masih pada hal-hal yang bersifat umum belum secara
sinergi untuk meningkatkan
kinerja atau untuk mendukung pengolaan usaha secara efisien,
persepsi responden terhadap
kemanfaatan TIK pada bisnis tinggi, dan pengusaha UKM memiliki minat besar dalam
mengadopsi TIK untuk
mengelola bisnis yang
dijalankannya. Sumber: Kajian Pustaka
2.2 Landasan Konseptual 2.2.1 Komunikasi
Komunikasi adalah proses sosial dimana individu-individu
menggunakan simbol-simbol untuk menciptakan dan
menginterpretasikan makna dan lingkungan mereka. (West & Turner, 2008: 5). Harjana (Nurjaman & Umam, 2012: 35) mengartikan komunikasi sebagai pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan. Sedangkan W. Weaver (Ardianto & Q-Anees, 2011: 17) mengatakan bahwa komunikasi adalah semua prosedur dimana pikiran seseorang dapat mempengaruhi orang lain. Oleh karena itu komunikasi dapat disimpulkan sebagai suatu percakapan, pertukaran pikiran dari satu orang ke orang lain yang dapat mempengaruhi dan menciptakan suatu makna dari lingkungan mereka.
2.2.2 Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi (organizational communication)
mencakup komunikasi yang terjadi di dalam dan di antara lingkungan yang besar dan luas. Jenis komunikasi ini sangat bervariasi karena komunikasi organisasi juga meliputi komunikasi interpersonal (percakapan antara atasan dan bawahan), kelompok kecil (kelompok kerja yang mempersiapkan laporan), dan komunikasi dengan menggunakan media (memo internal, e-mail, dan konferensi jarak jauh). Oleh karenanya, organisasi terdiri atas kelompok yang diarahkan oleh tujuan akhir yang sama. (West & Turner, 2008: 38)
Hal yang membedakan komunikasi organisasi dengan komunikasi lainnya adalah adanya hierarki dalam hampir semua organisasi. Evert Rogers dalm buku Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasi mengatakan bahwa “a critical reason for studying organisazational communication is that it occur in a highly structured context. An organization’s structure tends to affects the communication process: thus, communication from a subordinate to a
superior is very different from communication between equals” (“Suatu alasan yang penting untuk mempelajari organisasi ialah bahwa komunikasi tersebut terjadinya sangat tergantung pada struktur. Suatu struktur organisasi cenderung mempengaruhi proses komunikasi dengan demikian komunikasi dari bawahan kepada pimpinan sangat berbeda dengan komunikasi antar sesamanya.”) (Thoha, 2012: 187). Sedangkan menurut West & Turner dalam bukunya yang berjudul Pengantar Teori Komunikasi : Analisis dan Aplikasi mengatakan bahwa hierarki (hierarchy) adalah prinsip-prinsip pengaturan dimana orang diberikan urutan di atas atau di bawah yang lain (West & Turner, 2008). Dari dua definisi mengenai hierarki diatas, dapat di simpulkan bahwa suatu struktur organisasi atau hierarki merupakan suatu prinsip pengaturan mengenai siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi bawahan dan sangat mempengaruhi proses komunikasi yang ada di dalam perusahaan tersebut.
2.2.3 Arah Aliran Informasi
Dalam komunikasi organisasi, kita berbicara mengenai informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah (komunikasi ke bawah), komunikasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas), informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya (komunikasi horizontal) atau informasi yang bergerak diantara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menempati bagian fungsional yang berbeda (komunikasi lintas-saluran). (Pace & Faules, 2010: 183-184)
2.2.4 Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang otoritasnya lebih rendah. Komunikasi organisasi seringkali bergerak ke arah komunikasi manajerial yang perhatian utamanya adalah komunikasi ke bawah, membawa informasi melalui kelompok manajemen dan kepada kelompok operatif. Menurut Katz & Kahn (Pace & Faules, 2010: 185) Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan yakni: (1) Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (2) Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, (4) informasi mengenai kinerja pegawai, dan (5) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).
Para karyawan dan pekerja didalam sebuah organisasi atau perusahaan perlu untuk diberikan informasi. Informasi yang diberikan oleh atasan dapat berupa informasi terkait pengambilan keputusan, masukan atau motivasi atasan kepada bawahan, serta informasi terkait kualitas dan kuantitas perusahaan.
2.2.5 Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi dimana pengiriman informasi tersebut terkait dengan semua pegawai didalam organisasi. Informasi yang diberikan dari bawahan ke atasan biasanya dapat berupa informasi mengenai kemajuan dari pekerjaan, laporan hasil pekerjaan yang telah dikerjakan Maupun masukan atau pendapat dari bawahan kepada atasan. Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan:
1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk
pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya (Sharma).
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver).
3. Komunikasi ke atas memungkinkan – bahkan mendorong omelan
dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy).
4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada
organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty & Machaver).
5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan
apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver).
6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah
pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan merka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman). (Pace & Faules, 2010: 189-190).
Sharma (Pace & Faules, 2010: 191-192) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran
mereka. Pegawai merasa bahwa mereka akan mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia dan cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah sepakat dengan penyelia mereka.
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada
masalah pegawai. Pegawai sering melaporkan bahwa manajer tidak memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak memberi tanggapan terhadap masalah pegawai dan mungkin menahan beberapa komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka terlihat buruk dalam pandangan atasan mereka.
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan
penghargaan yang nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar saluran komunikasi ke atas tetap terbuka.
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan
tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Biasanya yang terjadi adalah penyelia terlalu sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat menemukan mereka. Bila penyelia ada ditempatnya, ia tidak tanggap pada apa yang dikatakan bawahan tersebut.
Kombinasi dari keempat perasaan dan keyakinan ini menghambat pengungkapan gagasan, pendapat dan informasi oleh para bawahan terutama bila proses dan prosedur munculnya komunikasi ke atas tidak praktis dan sulit.
2.2.6 Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal biasanya terjadi diantara rekan-rekan setara dalam sebuah unit kerja yang sama. Dimana komunikasi horizontal tersebut merupakan penyebaran informasi antar sesama rekan kerja. Setiap individu memiliki tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan memiliki atasan yang sama. Hambatan-hambatan yang terjadi pada komunikasi horizontal biasanya adalah ketiadaan kepercayaan di antara rekan-rekan kerja, perhatian yang tinggi pada mobilitas ke atas, dan persaingan dalam sumber daya dapat menganggu komunikasi pegawai yang sama tingkatnya dalam organisasi dengan sesamanya. (Pace & Faules, 2010: 197).
Penelitian dan pengalaman menyatakan bahwa komunikasi horizontal muncul paling sedikit karena enam alasan berikut:
1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja. Para anggota
bagian pelatihan dan pengembangan memiliki kegiatan pelatihan utama untuk mengatur dan menyampaikan. Mereka harus saling bertemu untuk mengkoordinasikan pembagian tugas.
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. Bila gagasan dari beberapa orang menjanjikan hasil yang lebih baik daripada gagasan satu orang, komunikasi horisontal menjadi amat penting. Dalam menciptakan rancangan suatu program pelatihan dan kampanye hubungan masyarakat, anggota-anggota suatu bagian mungkin perlu berbagi informasi mengenai rencana-rencana mereka dan apa yang akan mereka kerjakan.
3. Untuk memecahkan masalah. Baru baru ini tiga mahasiswa
di tempat terpencil ditugaskan di sebuah lokasi umum yang sama. Mereka bertemu dan terlibat dalam komunikasi horisontal dengan tujuan untuk mengurangi jumlah perjalanan yang tidak perlu dan berbagi tumpangan kendaraan. Mereka mampu mengurangi biaya dan bekerja bersama untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi dengan kesulitan yang lebih sedikit.
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama. Bila diusulkan
perubahan-perubahan sebagai persyaratan untuk suatu bidang studi utama akademik, dosen-dosen harus bekerja bersama-sama untuk menghasilkan suatu pemahaman bersama mengenai perubahan apa yang harus dibuat. Pertemuan dan pembicaraan di antara dosen-dosen yang tingkat organisasinya sama dan di jurusan yang sama, amat penting untuk mencapai pemahaman bersama.
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi
perbedaan. Individu-individu sering mengembangkan pilihan dan prioritas yang akhirnya menimbulkan ketidaksepakatan. Bila hal ini terjadi, komunikasi horisontal di antara para anggota unit kerja merupakan hal pokok dalam mendamaikan perbedaan. Kenyataannya, beberapa perbedaan perlu dirundingkan dan didamaikan. Hanya dengan melalui komunikasi horisontal prioritas dapat disesuaikan dan konflik diselesaikan.
6. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal. Karena kita memakai sejumlah besar waktu kita untuk berinteraksi dengan orang lain dalam pekerjaan, kita semua –sampai tingkat tertentu- memperoleh dukungan antarpersona dari rekan-rekan kita. Kebanyakan komunikasi horisontal kita bertujuan untuk memperkuat ikatan dan hubungan antarpersona. Komunikasi horisontal memegang peranan penting dalam pembinaan hubungan di antara para pegawai dan mendorong terciptanya unit kerja padu. Para pegawai yang tingkatnya sama, yang sering berinteraksi, tampaknya lebih sedikit mengalami kesulitan dalam memahami satu sama lainnya. Interaksi antarsejawat menghasilkan dukungan emosional dan psikologis. (Pace & Faules, 2010:195-196).
2.2.7 Komunikasi Lintas-Saluran
Dalam suatu organisasi, kebanyakan para karyawan memiliki keinginan untuk berbagi informasi dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka yang membuat komunikasi tersebut sebagai komunikasi lintas-saluran.
Komunikasi lintas-saluran tersebut tidak bisa dihindari atau tidak dilakukan dikarenakan kebutuhan dari individu untuk berkomunikasi baik ketika mereka memiliki masalah mengenai pekerjaan, informasi mengenai pekerjaan maupun hanya sekedar menjadi teman untuk bercerita. Menurut Fayol dalam buku komunikasi organisasi (Pace & Faules, 2010: 198) komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran.
Pentingnya komunikasi lintas-saluran dalam organisasi mendorong Keith Davis (Pace & Faules, 2010: 199) untuk menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan memperkokoh peranan komunikasi spesialisis staf yakni (1) Spesialisis staf harus
dilatih dalam keahlian berkomunikasi, (2) Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka, (3) Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.
2.2.8 Teknologi Komunikasi
Teknologi komunikasi komputer seperti surat elektronik (e-mail, videoconferencing, voice messaging, dan faksimil, mengubah cara kita bekerja. Komunikasi bermedia komputer memegang peranan sentral dalam transformasi organisasi. Komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena ruang dan waktu, jadi lokasi pegawai secara fisik sudah tidak relevan lagi. Dengan teknologi baru bermedia komputer ini, pegawai dapat berhubungan dengan siapa pun, dan dimanapun dalam organisasinya. Sudah bukan masalah lagi apakah mereka satu gedung dengan kantor mereka, atau mereka dipisahkan oleh jarak geografis. Karena pesan-pesan komunikasi bermedia komputer dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatan-hambatan departemennya dengan mudah, batas-batas organisasi hilang. Karena hubungan yang melekat dekat proses komunikasi organisasi, komunikasi bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan organisasi. Jadi implikasi sistem komunikasi bermedia komputer harus menjadi perhatian pokok semua orang yang tertarik pada komunikasi organisasi. (Pace & Faules, 2010: 228-229).
Sifat utama surat elektronik atau komputer adalah kemampuannya untuk mengatasi kendala-kendala ruang dan waktu. Selain itu memberi kesempatan untuk mengubah jarak dan wilayah komunikasi seseorang. Dengan hubungan surat elektronik, arah dan pola-pola komunikasi menjadi tidak terbatas. Ruang, waktu, dan lokasi geografis tidak menjadi masalah lagi dalam proses komunikasi. Surat elektronik memberi alternatif kepada bentuk komunikasi tradisional, akses seseorang kepada pegawai menjadi lebih luas, kini pesan-pesan dapat dikirimkan ke belahan dunia lainnya dalam
beberapa menit, serta dapat diarahkan untuk banyak tujuan dan pegawai. (Pace & Faules, 2010: 235). Akibat komunikasi berbantuan komputer, batasan-batasan organisasional menjadi tidak terlalu relevan. Jaringan komputer memungkinkan karyawan untuk melompati tingkat-tingkat vertikal dalam organisasi, bekerja purna waktu d rumah atau di tempat lain selain di fasilitas yang dioperasikan secara organisasional, dan melakukan komunikasi terus-menerus dengan orang-orang di organisasi lain. Periset pasar yang ingin mendiskusikan suatu isu dengan direktur pemasaran (yang secara hierarkis tiga tingkat diatasnya) dapat melompati orang-orang diantaranya dan mengirimkan e-mail secara langsung. Dengan demikian, status hierarki tradisional, yang sebagian besar ditentukan oleh tingkatan dan akses secara mendasar dihapuskan. (Robbins & Judge , 2008: 22)
Ada beberapa jenis komunikasi berbantuan komputer yang saat ini menjadi salah satu alat komunikasi penting bagi perusahaan seperti e-mail, pesan instan, koneksi intranet dan ekstranet serta konferensi video (Robbins & Judge , 2008: 16-21). Alat komunikasi ini sudah mulai menggeser penggunaan surat, memo, dan panggilan telepon yang dulu sering digunakan untuk berhubungan dengan para pemasok, pembeli maupun antar sesama karyawan.
1. E-mail
E-mail menggunakan internet untuk menyampaikan dan menerima teks serta dokumen yang diolah dan dihasilkan oleh komputer. Pertumbuhannya sungguh spektakuler. Sebagian besar e-mail datang dalam bentuk spam (iklan e-mail yang tidak diminta atau materi yang tidak dikehendaki lainnya) dan e-mail yang mengganggu (penipuan di internet yang dimulai dengan pesan e-mail bohong). Meskipun demikian, alasan kita tetap menggunakan e-mail meski ada e-mail sampah adalah karena bagi kebanyakan
dari kita, e-mail merupakan sebuah cara berkomunikasi yang tidak tergantikan.
Sebagai sebuah alat komunikasi, e-mail memiliki daftar manfaat yang panjang. Pesan-pesan dalam e-mail dapat ditulis, diubahm dan disimpan dengan cepat. Pesan-pesan tersebut dapat didistribusikan kepada satu atau seribu orang dengan hanya sekali mengeklik mouse komputer kita. Pesan-pesan itu dapat dibaca secara keseluruhannya, sesuai dengan waktu yang diinginkan penerima. Selain itu, biaya pengiriman sebuah pesan e-mail formal bagi para karyawan hanya sedikit bila dibandingkan
dengan biaya yang mencetak, memperbanyak dan
mendistribusikan sepucuk surat atau brosur yang setara dengannya.
E-mail tentu saja bukannya tanpa kekurangan. E-mail dapat menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja bila para karyawan menggunakannya untuk tujuan-tujuan pribadi. E-mail juga hanya sedikit memiliki kandungan emosional. Tanda-tanda nonverbal dalam pesan tatap muka atau nada bicara dalam suatu panggilan telepon menyampaikan informasi penting yang tidak tersampaikan melalu e-mail. Dengan kata lain, e-mail cenderung dingin dan impersonal. Sifat alamiah e-mail yang dingin dan berjarak memicu timbulnya “spiral konflik” yang didapati mampu meningkatkan perasaan buruk dua kali lipat dari tingkan komunikasi tatap muka. Banyak orang jadi bisa mengatakan hal-hal lewat e-mail yang tidak akan pernah mereka katakan kepada seseorang secara langsung.
2. Pesan instan
Pesan instan (Instant Messaging-IM) yang telah popular di antara para remaja selama lebih dari satu dasawarsa, sekarang dengan cepat bergerak ke dunia bisnis. Pesan instan pada dasarnya adalah e-mail real-time. Karyawan membuat suatu daftar berisi rekan kerja dan kawan-kawan yang ingin mereka ajak komunikasi,
kemudian mereka tinggal mengklik satu nama yang ditampilkan dalam sebuah kotak kecil di layar komputer mereka, mengetik sebuah pesan, dan pesan tersebut secara instan muincul pada layar si penerima. IM merupakan sebuah cara yang cepat dan murah bagi para manajer untuk tetap berhubungan satu dengan yang lain. Namun IM tidak dapat menggantikan e-mail. E-mail mungkin masih merupakan alat terbaik untuk menyampaikan pesan lebih panjang yang perlu untuk disimpan. IM lebih dipilih untuk mengirimkan satu atau dua baris pesan yang hanya akan memenuhi kotak masuk e-mail. Sisi buruknya, beberapa pengguna IM merasakan teknologi ini mengusik dan mengganggu. Munculnya pesan IM online yang terus menerus bisa membuat karyawan sulit untuk berkomunikasi dan fokus. Para manajer khawatir bahwa IM akan digunakan oleh para karyawan untuk mengobrol dengan teman dan rekan kerja mengenai isu-isu non-pekerjaan.
3. Koneksi intranet dan ekstranet
Intranet adalah jaringan informasi suatu organisasi yang terpisah dan terlihat serta berfungsi seperti situs Web tetapi hanya orang-orang dalam organisasi itu yang memiliki akses
terhadapnya. Perkembangan termuthakir intranet adalah
pemakaian akses internet nirkabel berkecepatan tinggi (Wi-Fi) untuk panggilan telepon disebuah organisasi. Teknologi suara melalui Wi-Fi ini memungkinkan para karyawan untuk melakukan dan menerima panggilan telepon pada jaringan nirkabel pita lebar yang sama dengan yang digunakan organisasi untuk akses internet.
Selain itu, berbagai organisasi menciptakan hubungan ekstranet yang menghubungkan karyawan-karyawan internal dengan pemasok, pelanggan, dan rekanan strategis tertentu.
4. Konferensi video
Sistem ini memungkinkan para karyawan dalam sebuah organisasi untuk mengadakan pertemuan dengan orang yang berada di lokasi yang berlainan. Citra audio dan video memungkinkan mereka untuk saling melihat, mendengar dan berbicara satu sama lain. Teknologi konferensi video, karenanya memampukan para karyawan untuk melakukan pertemuan interaktif tanpa keharusan bagi semuanya untuk secara fisik berada di lokasi yang sama. Pada akhir 1990-an, konferensi video biasanya dilakukan di ruangan khusus yang diperlengkapi dengan kamera televisi, dan umumnya berlokasi di fasilitas-fasilitas perusahaan. Kini, kamera dan mikrofon diletakkan di dekat komputer individual, sehingga memungkinkan orang untuk berpartisipasi dalam konferensi video tanpa meninggalkan meja mereka. Seiring turunnya biaya untuk memakai teknologi ini, konferensi video kemungkinan akan menduduki peran yang semakin signifikan sebagai alternatif bagi perjalanan yang mahal dan memakan waktu.
Teknologi baru menghasilkan jumlah pilihan komunikasi yang selalu meningkat. Apa yang sebaiknya dipilih oleh para manajer di antara surat eletronik, telekonferensi, faksimil, dsb.? Trevino, Daft, dan Lengel (1990) mengemukakan suatu kerangka konseptual untuk pilihan media yang berhubungan dengan manajer. Pemilihan media bergantung pada ekuivokalitas (equivocality) pesan. Ekuivokalitas merujuk kepada interpretasi yang berganda dan menimbulkan konflik. Ekuivokalitas tinggi terjadi bila situasinya ambigu dan makna bersama sulit diperoleh. Daft dan Lengel (1984) mengemukakan bahwa media memilki kemampuan yang berbeda untuk mempermudah pemahaman dan media dapat dipandang sebagai “kaya” atau “miskin” berdasarkan
pada kemampuannya untuk mengatasi ambiguitas dan
mempermudah makna bersama. Kekayaan media bergantung pada kemampuannya dalam pemrosesan informasi ekuivokal.
Trevino, Daft, dan Lengel (1990) berpendapat bahwa kekayaan setiap medium berdasarkan pada (1) ketersediaan umpan-balik seketika, (2) kemampuan untuk menyampaikan isyarat-isyarat berganda –bahasa tubuh, nada suara, dsb., (3) penggunaan bahasa alamiah untuk menyampaikan hal-hal yang pelik, dan (4) fokus pribadi yang memungkinkan disertakannya perasaan-perasaan dan emosi pribadi untuk menyesuaikan dengan situasi penerima. Menurut kriteria ini, tatap-muka dipandang sebagai medium yang paling kaya, sedangkan laporan-laporan tergolong ke dalam kategori “miskin”. Individu-individu tidak bebas sepenuhnya untuk membuat pilihan media berdasarkan pada ekuivokalitas pesan. Keputusan-keputusan dapat didasarkan pada ketersediaan sumber daya dan keterbatasan waktu yang terlibat.
2.3 Kerangka Pemikiran
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran Penelitian
Komunikasi Organisasi Di Head Office & Pabrik
Digital Media E-mail Outlook Komunikasi Vertikal Komunikasi Horizontal Komunikasi Lintas-Saluran Blackberry Messenger Skype IP Bigant Telepon Whatsapp
Dalam penelitian ini, akan dilihat bagaimana implementasi komunikasi organisasi internal PT. Mahkota Indonesia yang ada di Pabrik maupun di Head Office (Kantor Pusat) dan pabrik, baik komunikasi vertikal, komunikasi horizontal maupun komunikasi lintas-saluran. Dimana terlihat bahwa komunikasi organisasi banyak dilakukan dengan menggunakan digital media dalam penyampaian informasi. Jenis media komunikasi yang digunakan yakni E-mail Outlook, telepon, IP Bigant, Skype, Blackberry Messenger dan Whatsapp. Dan apa saja yang menjadi hambatan dengan penggunaan digital media tersebut.
Dalam penelitian ini, akan dilihat secara lebih mendalam mengenai implementasi komunikasi organisasi melalui digital media dalam studi kasus di PT. Mahkota Indonesia.
