Take Home Test Final Exam
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
Mochamad Iskandarsyah
P056111281.47
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, berbagai kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi, komputer merupakan sarana dalam menciptakan dan mengembangkan suatu sistem informasi handal. Oleh karena itu setiap orang harus mampu mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Informasi yang berkualitas ini akan memudahkan user dalam mengambil keputusan secara tepat, cepat, dan bernilai strategis.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia. Tanpa darah, manusia tidak akan dapat melanjutkan kehidupannya. Hal ini berlaku juga di dalam sebuah perusahaan, bagaimana peran informasi yang sangat besar dalam mendukung kelangsungan perusahaan. Akibat ketiadaan atau kekurangan informasi dalam waktu tertentu, perusahaan akan mengalami ketidakmampuan dalam mengelola dan mengontrol sumber daya secara terpadu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan bersaing dengan para pesaingnya.
Dewasa ini telah berkembang berbagai macam software yang mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Software tersebut dirancang oleh para pengembang untuk dapat memudahkan manusia dalam melakukan suatu pekerjaan. Misalnya sebuah bank memanfaatkan software keuangan untuk mencatat pembukuan atau transaksi, akan sangat repot jika tidak menggunakan software. Namun software
yang digunakan harus berkualitas dan dapat dilakukan perbaikan jika terjadi kerusakan yang terjadi
1.2. Tujuan
Paper ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan umum tentang materi sistem informasi manajemen dan teknologi yang berkembang saat ini seperti penggunaan software yang berkualitas dan perancangan sistem informasi di suatu perusahaan sehingga dapat memberikan gambaran penggunaan teknologi secara tepat guna untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2010) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
Tujuan SIM, yaitu:
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3.Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people,
hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Sumber: O’Brien (2010)
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Sumber: O’Brien (2010)
2.1.1. Teknologi Informasi
Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau
Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa ahli. Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan telekomunikasi.
Pengelompokan Teknologi Informasi
Telah diketahui bahwa teknologi informasi mencakup teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Lebih rinci, teknologi informasi dapat dikelompokan menjadi 6 teknologi, yakni teknologi komunikasi, teknologi masukan, teknologi perangkat lunak, teknologi penyimpanan, dan teknologi mesin pemroses.
1. Teknologi Komunikasi 2. Teknologi Masukan
Teknologi masukan (input technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Piranti masukan yang lazim dijumpai dalam sistem komputer berupa keyboard dan mouse.
Mesin Pemroses (processing machine) lebih dikenal dengan sebutan CPU (Central Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor. Contoh prosesor yang terkeanl saat ini, antara lain adalah Intel dan AMD. 4. Teknologi Penyimpanan
Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu memori internal dan penyimpanan eksternal. Memori internal (biasa juga disebut main memory atau memori utama) berfungsi sebagai pengikat sementara baik bagi data, program, maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU. Dua contoh memori internal yaitu ROM dan RAM. ROM (Read Only Memory) adalah memori yang hanya bisa dibaca, sedangkan RAM (Read Access Memory) adalah memori yang isinya bisa diperbaharui. Penyimpanan eksternal (external storage) dikenal juga dengan sebutan penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala piranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Pengertian permanen disini berarti bahwa data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan baik sekalipun komputer sudah dalam keadaan mati (tidak mendapat aliran listrik). Harddisk, disket, dan flashdisk adalah contoh penyimpanan eksternal.
5. Teknologi Keluaran
Teknologi keluaran (output technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan sistem. Layar dan monitor dan printer merupakan piranti yang biasa digunakan sebagai piranti keluaran. 6. Teknologi Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) atau dikenal juga dengan sebutan program. Tentu saja untuk mengerjakan tugas komputer, diperlukan perangkat lunak sendiri. Sebagai contoh Microsoft Word merupakan contoh perangkat lunak pengolah kata yang berguna untuk membuat dokumen, sedangkan Adobe Photoshop adalah perangkat lunak yang berguna untuk mengolah gambar.
Komponen Sistem Teknologi Informasi
Yang dimaksud dengan sistem teknologi informasi adalah sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Suatu sistem teknologi informasi pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal yang bersifat
fisik, seperti komputer dan printer, tetapi juga mencakup hal-hal yang tidak terlihat secara fisik, yaitu piranti lunak dan yang lebih penting lagi adalah orang. Dengan kata lain, komponen utama sistem teknologi informasi adalah berupa: data, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), perangkat jaringan (netware), orang (brainware)
Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi
Sumber: O’Brien (2010)
Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara pengklasifikasian. Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT system, dan general purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, dan sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani permintaan (client-server).
Peranan Teknologi Informasi
Peranan teknologi informasi pada aktifitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Berkat teknologi ini berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Pengambilan uang melalui ATM, transaksi melalui internet yang dikenal dengan E-Commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui E-Banking yang dapat dilakukan dirumah merupakan sejumlah contoh hasil penerapan teknologi informasi.
1. Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses.
3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan.
3. PEMBAHASAN
1. Jelaskan atribut-atribut dari software yang berkualitas? Apa yang perlu dilakukan dalam pembangunan sistem informasi agar software penunjang sistem informasi yang dibangun tersebut memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh ISO.
Untuk dapat menghasilkan software yang berkualitas, harus dilakukan semacam aturan melalui ukuran tertentu, dengan melakukan pengujian dengan metode tertentu sehingga dihasilkan software yang memenuhi “syarat” untuk disebut sebagai software berkualitas. Untuk melakukan standarisasi/benchmark
mengenai software yang berkualitas, perlu di buat aturan dan syarat yang dimana
software dapat dikatakan berkualitas apabila telah terpenuhi semua syaratnya dan telah lulus uji. Salah satu badan yang mengeluarkan standarisasi untuk mengetahui apakah software tersebut telah berkualitas adalah ISO (International Organization for Standardization) bekerja sama dengan International Electrotechnical Commission (IEC) yang mengeluarkan ISO 9126.
ISO 9126 merupakan standar internasional untuk mengukur kualitas suatu
software (segi produk). Standar ini dikembangkan oleh pengembang dan praktisi dalam bidang rekayasa perangkat lunak (software engineering) ISO 9126 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1991 dan mengalami revisi pada tahun 2001. Namun dengan seiring berjalannya waktu dilakukan pengembangan pada tahun 2005 dan 2011 sehingga menjadi ISO 25010 (Wikipedia, 2012). Berdasarkan ISO 9126-1 (bagian pertama) terdapat pembagian dari standarisasi menjadi 4 bagian, yakni:
1. Quality Model 2. External Metrics 3. Internal Metrics 4. Quality in use Metrics
Pada bagian Quality Model dibagi lagi menjadi 6 sub-bagian dengan masing-masing sub-bagian mempunyai atribut masing-masing. Namun atribut ini bukan merupakan standar baku dalam melakukan penilaian (dapat berubah-ubah), tergantung dari jenis software. Pembagian mengenai Quality Model dapat dilihat pada tabel 1 dibawah ini
Tabel 1. Pembagian Karateristik Quality Model dan Atributnya
No Karateristik Sub-karateristik (atribut) 1 Funcitionality: Software untuk menjalankan Suitability, Accuracy,
fungsinya sebagaimana kebutuhan sistemnya
Interoperability,Security
2 Reliability:Kemampuan software untuk dapat
Maturity, Fault tolerance,
tetap tampil sesuai dengan fungsinya ketika Recoverability
digunakan
3 Usability: Kemampuan software untuk mudah
Understandability, Learnability,
dipelajari, digunakan, dimengerti, dan disukai
Operability, Attractiveness
pengguna
4 Efficiency: Kemampuan software untuk menampilkan
Time Behavior, Resource Utilization
perrforma relatif terhadap penggunaan sumberdaya
5 Maintainability: Kemampuan software
untuk dimodifikasi
Analyzability, Changeability, Stability
(koreksi, adaptasi, perbaikan) Testability
6 Portability: Kemampuan software untuk ditransfer dari satu
Adaptability, Installability
lingkungan ke lingkungan lain
Dengan mengacu pada standar ISO 9126 pada siklus dari daur hidup pengembangan sistem dari tahap initiation, system concept development, planning, requirement analisys, design, development, integration and testing, implementation, operation and maintenance bahkan hingga tahap disposal (sunset application), diharapkan kualitas suatu perangkat lunak memenuhi kebutuhan pengguna (user) dapat dicapai.
Dalam pengembangan sistem informasi agar sebuah software dapat dikatakan berkualitas maka perlu diperhatikan adalah kemampuan software
tersebut untuk dapat dikembangkan sebagai kegiatan penunjang operasional perusahaan. Percuma saja jika sebuah software memiliki user-interface yang bagus namun tidak dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan sehingga harus dilakukan pembangungan kembali dari awal. Hal ini sangat membuang tenaga dan waktu sehingga dapat menganggu kegiatan operasional suatu perusahaan. Contoh nyata dari sebuah software yang berkualitas dan dapat dikembangkan lebih lanjut terjadi pada Koperasi Sejahtera Bersama (KSU-SB). Pada KSU-SB digunakan
Perkreditan Rakyat) yang dikembangkan oleh PT Sigma untuk lembaga keuangan mikro. Namun karena KSU-SB merupakan koperasi yang tentu saja berbeda dengan lembaga keuangan mikro konvensional, maka perlu dilakukan modifikasi/pengembangan pada software BPR-SATU. Oleh KSU-SB, software
BPR-SATU ditambahkan dengan memasukan software lain yang bernama CITRA sebagai penghubung perbedaan tersebut. Bisa dibayangkan jika software BPR-SATU tidak dapat dikembangkan/dimodifikasi, maka KSU-SB harus membuat
software pembukuan khusus koperasi dari awal dan itu akan sangat membutuhkan sumberdaya yang cukup besar.
2. Mengapa kita perlu memperhatikan faktor “maintainability” dari suatu
software? Jelaskan urgensinya.
Faktor maintanability merupakan salah satu faktor penting yang harus dimiliki oleh software pada saat ini. Faktor ini diperlukan jika untuk memperbaiki suatu kesalahan yang ada dalam software (error), untuk melakukan modifikasi
software, dan untuk meningkatkan peforma dari software tersebut (pengembangan). Secara mudahnya istilah maintanability merupakan pemeliharaan untuk meningkatkan kualitas sebuah software. Adapun penjelasan mengenai tujuan dari maintanability sebuah software adalah:
1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)
Maintenance dilakukan untuk mengatasi permasalahan dan kerusakan yang dapat terjadi saat sebuah software dioperasikan. Misalnya maintenance dilakukan untuk memperbaiki jika terjadi kesalahan pemrograman oleh pengembang (bug) atau terdapat kelemahan yang tidak terdeteksi selama proses pembuatan software tersebut
2. Menjaga Sistem Agar Selalu Terbarukan ( System Update)
Setelah dilakukan pemasangan (install) suatu sistem software maka secara berkala harus dilakukan modifikasi yang sesuai dengan perubahan lingkungan bisnis atau organisasi. Hal ini perlu dilakukan agar sebuah software yang dipasang pada selalu terbarukan (update) agar dapat digunakan secara optimal. Misalnya sebuah perusahaan memasang antivirus pada jaringan komputernya, maka harus dilakukan pembaruan antivirus secara berkala agar database antivirus tersebut dapat relevan sesuai dengan perkembangan virus komputer yang semakin cepat berkembang. Jika tidak dilakukan pembaruan, maka bisa jadi jaringan perusahaan tersebut terkena virus komputer yang dapat menganggu kegiatan operasional perusahaan.
3. Menjamin dan Meningkatkan Kerja Sistem
Setelah pemasangan software, maka sebaiknya dilakukan pemantauan secara berkala untuk memastikan apakah sistem dapat berjalan dengan baik atau tidak. Perlu dilakukan monitoring sistem agar dapat memberikan responnya yang cepat jika seandainya terjadi masalah atau gangguan dan apakah perlu dilakukan perubahan pada sistem. Misalnya sebuah bank menemukan sebuah kesalahan pada sistem atau sistem berjalan lambat, maka bank tersebut dapat meminta para ahli IT untuk melakukan peningkatan kinerja sistem agar tidak berjalan lamban.
Berdasarkan Tabel 1 diatas, dapat kita liha bahwa atribut yang termasuk dengan maintanability antara lain:
1. Analyzability: merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan
2. Changeability: merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan dilakukan perubahan atau modifikasi
3. Stability dan Testability:Software terus berubah. Hal ini juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi software
yang memiliki dampak tidak terduga
Berdasarkan uraian diatas, bagi sebuah perusahaan yang menggunakan sebuah software, aspek ini dapat mejadi sangat penting. Karena akan mempengaruhi kinerja dari sebuah perusahaan. Semisalnya perusahaan yang bergerak dibidang keuangan menggunakan sebuah software untuk melakukan pembukuan, lalu software tersebut mengalami kerusakan sehingga harus dilakukan perbaikan. Bisa dibayangkan jika pembuat/pengembang software
tersebut tidak memberikan opsi unsur maintanability maka bisa jadi akan dilakukan pemasangan ulang (reinstall) software tersebut. Maka berapa kerugian yang ditanggung oleh perusahaan keuangan tersebut menjadi besar karena tidak dapat melakukan pembukuan sebagaiman mestinya. Atau mungkin kita pernah ke Bank tapi tidak dapat melakukan transaksi karena sedang dilakukan perawatan
software. Jika tidak ada unsur maintanability maka akan sangat merepotkan, baik dari pihak bank maupun nasabah. Selain itu dengan adanya maintanability yang bertujuan untuk menjaga sistem (software) agar selalu update seperti yang telah dicontohkan diatas mengenai antivirus yang harus selalu terbarukan guna menjaga jaringan komputer agar tidak terserang virus. Selain itu maintanability juga bertujuan untuk melakukan pemantauan terhadap sebuah sistem dimana jika tidak
dilakukan pemantauaan secara teratur maka seandainya terjadi kerusakan atau kesalahan pada sistem maka perusahaan yang menggunakan sistem/software
tersebut dapat mengalami kerugian yang cukup besar. Dengan adanya pemantauan juga sebagai tindakan pencegahan dini (early warning system) terhadap segala kemungkinan kerusakan atau kesalahan yang dapat terjadi kedepannya. Itulah beberapa alasan yang menunjukan betapa pentingnya unsur maintanability dalam sebuah software yang baik.
3. Apa saja yang perlu diperhatikan bila organisasi mengambil kebijakan outsourcing dalam pengembangan sistem informasinya? Jelaskan!
Dalam menghadapi dunia bisnis yang semakin lama persaingan semakin tinggi, maka suatu perusahaan harus dapa pengelola sumberdaya secara efektif dan efisien. Salah satu cara yang digunakan adalah dengan menggunakan jasa pihak ketiga (outsourcing) sehingga perusahaan tersebut dapat mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin. Outsourcing merupakan pendelegasian suatu pekerjaan dalam sebuah perusahaan/organisasi ke pihak lain dalam jangka waktu, biaya, dan layanan yang tertentu. Outsourcing dapat digunakan pada berbagai bidang di perusahaan seperti Office Boy, satpam, hingga bidang IT. Dengan adanya pendelegasian ke pihak ketiga, suatu perusahaan dapat fokus pada bisnis intinya. Menurut Price Waterhouse dalam Falahah, 2006; Layanan IT yang dibutuhkan perusahaan dapat diousourcingkan, yang terbagi menjadi beberapa bagian:
· Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
· Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
· Data centre operations
· End-user support
· Help desk
· Dukungan teknis (Technical support)
· Perancangan dan design jaringan
· Network operations
· Systems analysis and design
· Business analysis
Beberapa pertimbangan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menggunakan tenaga outsourcing dalam pengembangan SI karena (O'Brien, 2010)
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi 2. Resiko investasi tidak kembali sangat tinggi
3. Ketidakpastian mendapatkan sistem yang tetap sesuai yang diinginkan 4. Waktu/kecepatan
5. Proses pembelajaran yang cukup lama
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja saat sudah terampil
Dibidang IT, tenaga outsourcing contohnya digunakan oleh beberapa bank terutama dalam kegiatan pengembangan IT dan terkadang layanan penyimpanan data. Namun terkadang dalam prakteknya outsourcing pada bidang SI tidak hanya sebatas pada pengembangan sistem, namun juga pada pengoperasiannya. Terdapat 3 jenis outsourcing, yaitu:
1. Strategic partnership. Pelaku outsurce bertanggungjawab untuk kumpulan integrasi dari operasi klien
2. Hubungan transaksi. Pelaku outsource mengeksekusi IT yang didefinisikan dengan baik, repeatable atau IT memungkinkan terlaksananya proses bisnis 3. Aliansi Outsourcing. Klien dan vendor berbagi tanggung jawab terhadap kesuksesan proyek.
Dalam mengunakan jasa outsourcing, perusahaan harus memperhatikan beberapa hal agar penggunaan tenaga outsourcing di bidang SI dapat lebih optimal, diantaranya:
1. Menentukan developer yang ditunjuk untuk membangun SI dengan hati-hati. Sebaiknya pilih yang telah berpengalaman
2. Menandatangani kontrak. Hal ini bertujuan sebagai pengikat tanggung jawab dan sebagai pegangan jika terjadi masalah pada proyek
3. Merencanakan dan memonitor setiap langkah agar proyek dapat berhasil 4. Menjaga komunikasi yang efektif antara perusahaan dan personilnya, agar timbul kejelasan antara satu sama lain.
5. Mengendalikan biaya dengan efisien.
Kunci utama dari outsourcing adalah pemilihan penyedia jasa pelayanan outsourcing (vendor), karena terkadang outsourcing merupakan kerja sama dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga penunjukan vendor yang tepat menjadi sangat penting. Bisa dibayangkan jika seandainya sebuah perusahaan menunjuk vendor yang buruk, maka akan panjang urusannya. Beberapa faktor yang mempengaruhi pemilihan vendor antara lain:
1. Kemampuan /pengetahuan vendor dalam bidang yang digelutinya 2. Kemampuan keuangan
3. Kemampuan teknis
4. Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.
Pada prakteknya dilapangan, outsourcing memiliki kelebihan dan
kekurangan, namun segala kekurangan atau resiko dapat diminimalisir dengan berbagai cara atau tindakan pencegahan. Adapun keuntungan dan kelemahan dari outsourcing menurut Priandoyo, 2005 adalah
· Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi. Membangun dan memelihara
infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.
· Penghematan Biaya (Cost Saving). Kecenderungan kegiatan bisnis
yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web.
· Teknologi yang maju. IT outsorcing memberikan kemajuan teknologi
kepada organisasi klien dan pengalaman personil dan teknologi tersebut tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut. · Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada
kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna.
· Kebutuhan akan personil IT. Penggunaan IT outsourcing oleh suatu
perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut, vendor memiliki resources yang lebih besar maka perusahaan yang menggunakan IT outsourcing staff dapat berasal dari vendor.
· Fleksibilitas Penggunaan Teknologi. Outsourcing akan dipertimbangkan
sebagai langkah manajemen resiko yang lebih baik dengan begitu segala resiko yang dihadapi dilimpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.
Sedangkan kelemahan dari outsourcing adalah:
· Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten
· Wrong man on the wrong place jika proses seleksi, training dan
· Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama
· Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas
· Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat
beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja
· Salah satu komponen yang penting dalam outsourcing adalah kontrak, dan ini merupakan resiko yang harus diperhatikan jika tidak maka IT
outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan
· Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan jadi masalah bagi perusahaan tersebut
· Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT
outsourcing
· Membina hubungan dengan vendor
· Managerial control issue
· Ada biaya yang diluar jasa standar seperti biaya pencarian vendor, biaya transisi, dan biaya post outsourcing.
Dalam merancang sebuah sistem SI tidaklah mudah, karena banyak hal yang harus dipertimbangkan seperti tenaga, waktu, biaya, dll. Sebuah perusahaan tentunya harus menghitung berapa biaya yang dibutuhkan, apa saja yang diperlukan, spesifikasinya bagaimana dan waktu yang digunakan juga harus efisien. Dari segi biaya perusahaan harus memikirkan berapa banyak yang diperlukan, dari segi waktu harus diestimasi berapa lama dari perancangan awal hingga sistem stabil dan sesuai dengan. yang diinginkan perusahaan. Setelah sistem berjalan, perusahaan juga harus melakukan perawatan secara berkala, agar sistem tersebut dapat berjalan berkesinambungan. Semua hal tersebut sangat menyedot sumberdaya perusahaan, terlebih jika perusahaan tersebut bisnis utamanya bukan pada bidang IT. Maka banyak perusahaan menggunakan jasa pihak ketiga untuk melakukan hal tersebut meskipun dengan segala resiko dan kelemahan yang ada. Contohnya perusahaan British Petroleum Indonesia (BP) bekerja sama dengan perusahaan outsourcing dibidang SI, yakni Metrodata untuk melakukan pemantauan pada sistem SI mereka. Hal ini lebih efisien ketimbang BP mempekerjakan orang secara khusus untuk memantau SI mereka. Selain itu ada juga PT Jasa Teknologi Informasi IBM, anak perusahaan IBM Indonesia. Perusahaan ini menyediakan layanan consulting dan developing bagi perusahaan
lain yang ingin mengimplemantasikan SI pada kegiatan operasional mereka. Outsourcing merupakan alternatif yang sesuai bagi sebuah perusahaan, karena biasanya tenaga outsourcing sudah menguasai bidangnya di bidang IT, sehingga dapat meminimalisir kegagalan, selain itu perusahaan dapat fokus dengan bisnis utamanya tanpa perlu dibebani masalah SI dan juga dapat menimalkan biaya. Namun untuk dapat mengoptimalkan peran outsourcing, perlu diperhatikan
faktor-faktor yang telah diuraikan diatas agar tidak mengalami
kegagalan/kesalahan.
4. Kalau anda dipercaya untuk memimpin pembangunan system informasi terintegrasi bagi perusahaan di tempat anda bekerja, langkah apa saja yang akan anda lakukan? Jelaskan!.
Pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sebuah sistem untuk menghasilkan sistem informasi dimana metode digunakan dalam pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi seperti SDM, hardware, software, jaringan, data, dll. Dalam melakukan pengembangan SI di suatu perusahaan, maka dapat dilakukan rekayasa perangkat lunak atau software engineering. Rekayasa perangkat lunak merupakan penerapan pengetahuan keilmuan secara praktis dalam perancangan program dan dokumentasi terkait yang diperlukan untuk mengembangkan, mengoperasikan, dan memelihara program-program tersebut
Software engineering terdiri dari 3 elemen kunci yang memungkinkan manajer mengontrol proses pengembangan software dan memberikan praktisi dasar yang baik untuk pembentukan software berkualitas tinggi, yaitu : 1. Metode,
2. Peralatan (tools), 3. Prosedur
Metode software engineering memberikan teknik-teknik bagaimana cara membentuk sebuah software. Metode ini memiliki serangkaiaan prosedur, diantaranya
1.Perencanaan & estimasi proyek
Software merupakan bagian terbesar dari sistem, sehingga pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database
Merupakan suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interface terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.
3.Desain struktur data
Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu struktur data, arsitektur software dan rincian prosedur. Proses desain menterjemahkan kebutuhan kedalam representasi software yang dapat diukur kualitasnya sebelum coding dimulai. Hasil dari desain ini didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software.
4.Arsitektur program dan prosedur algoritma 5.Coding
6.Testing dan pemeliharaan
Setelah objek program dihasilkan, testing program dimulai. Proses testing difokuskan pada logika internal software. Jaminan bahwa semua pernyataan atau statements sudah dites dan lingkungan external menjamin bahwa definisi input akan menghasilkan output yang diinginkan. Sementara proses pemeliharaaan atau maintenance dilakukan karena software mengalami error, atau harus diadaptasi untuk menyesuaikan dengan lingkungan external.
Peralatan pengembangan software memberikan dukungan untuk metode, contohnya:
1. CASE (Case Aided Software Engineering), yaitu suatu software yang menggabungkan komponen software, hardware, dan database software engineering untuk menghasilkan suatu lingkungan software engineering. 2. Database Software Engineering, adalah sebuah struktur data yang berisi
informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
3. Analogi dengan CASE pada hardware adalah : CAD, CAM, CAE.
Prosedur terdiri dari urutan dimana metode tersebut diterapkan , kontrol kualitas dari perangkat lunak dan koordinasi perubahan yang terjadi jika software berubah. Dalam pengembangan software, terdapat 3 metode yang digunakan, namu hanya 1 yang diuraikan yaitu:
1. Sytem Development Life Cycle (SDLC)
Adalah proses pengembangan dimana keseluruhan proses pengembangan sistem dilakukan melalui proses multilangkah dari persyaratan awal melalui analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan. SDLC terdiri dari beberapa jenis
model antara lain model Waterfall, Fountain, dan Spiral. Pada model waterfall output dari langkah yang satu akan menjadi input bagi langkah selanjutnya.
A. Spiral Model
Model spiral (spiral model) adalah model pengembangan software dimana proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop akan mewakili satu fase dari
software process. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem, loop
selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya. Pada spiral model, setiap Loop dibagi dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja yang disebut juga wilayah tugas, wilayah tugas tersebut terdiri antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu : a. Komunikasi Pelanggan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.
b. Perencanaan. Tugas–tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber– sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan. c. Analisis Risiko. Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.
d. Perekayasaan. Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.
e. Konstruksi dan peluncuran. Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk
mengkonstruksi, menguji, instalasi dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).
f. Evaluasi pelanggan. Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan software.
B. Waterfall model
Berikut merupakan penjelasan setiap fase atau tahapan yang terjadi pada waterfall model:
1) Tahap Investigasi
Pada tahap investigasi akan terjadi proses seperti:
a)Initialisas: terjadi proses seperti perencanaan manajemen, kebutuhan serta potensi dari user.
b) Definisi formal: dilakukan definisi tujuan, motivasi, ruang lingkup, batasan, kendala, dan strategi. Selain itu, pada definisi formal juga dilakukan verifikasi permasalahan sehingga dapat dilakukan penilaian terhadap kebutuhan yang baru. c) Uji kelayakan, yang terdiri dari:
1 Uji kelayakan teknis, merupakan uji terhadap ketersediaan hardware dan software.
2 Uji kelayakan ekonomis, yaitu menilai apakah manfaat yang didapat dari pengembangan software akan sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
3 Uji kelayakan operasional, uji kelayakan yang berkaitan dengan
kemampuan orang yang bekerja dalam sistem untuk melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang telah ditentukan.
4 Uji kelayakan kelayakan organisasi, menilai kesiapan perusahaan atau organisasi untuk mengembangkan penjualan pemasaran dan sistem keuangan berbasis Web (e-commerce system).
2) Tahap Analisa
Dalam tahapan ini sistem yang akan dibangun diselaraskan dengan kebutuhan user atau pengguna. Pada tahap ini terjadi proses seperti:
a) Determine requirements atau penentuan kebutuhan, hal ini dilakukan dengan cara mempelajari sistem yang telah ada, serta menentukan kebutuhan struktur dan menghilangkan redundansi.
b) Requirement analysis atau analisa kebutuhan, terdiri dari analisa kebutuhan fungsional dan performa (kinerja).
c) Menghasilkan desain sistem alternatif
d) Membandingkan alternatif desain sistem yang dihasilkan dan e) Merekomendasikan alternatif terbaik kepada klien.
3) Tahap Desain
Tahap menentukan bagaimana sistem mencapai tujuan yang telah didefinisikan sebelumnya. Tahap ini terdiri dari:
a) User interface design, meliputi tampilan, form, report dan dialog design. b) Data design, merupakan proses desain elemen struktur data.
c) Process design, merupakan desain program prosedur sistem 4) Tahap Implementasi
Pada tahap ini terjadi beberapa hal seperti: a) Evaluasi hardware, software dan jasa b) Modifikasi dan pengembangan software
c) Dokumentasi, yang merupakan mekanisme komunikasi utama selama proses pengembangan.
d) Konversi data, pada proses ini terjadi perbaikan dan penyaringan data yang tidak diinginkan dan konsolidasi data.
e)Testing atau uji coba, pada proses ini dilakukan uji coba dan debugging software.
f)Training atau pelatihan sistem/software yang telah terbentuk.
g) Konversi, yakni proses pergantian dari sistem lama ke sistem baru. Proses konversi dapat dilakukan melalui 4 macam cara antara lain:
1. Parallel strategy 2. Pilot strategy
3. Phased strategy dan
4. Plunge strategy
5) Tahap Pemeliharaan (maintenance)
Pada proses ini terjadi modifikasi software, perbaikan error atau umpan balik dari user terhadap software yang telah mereka gunakan.
Keunggulan dan Kelemahan pada metode SDLC antara lain: Keunggulan:
1) Proses pengembangan sangat terstruktur dan sistematik
2) Melalui definisi kebutuhan, sehingga gap atau kesenjangan yang terjadi antara kebutuhan dan sistem yang dihasilkan dapat dikurangi.
3) Menghasilkan petunjuk arah pengembangan yang jelas bagi manajemen. Kelemahan:
1) Tidak adaptif terhadap perubahan yang dapat terjadi selama proses pengembangan (kaku atau rigid).
2) Melelahkan karena membutuhkan waktu pengembangan yang lama dan biaya yang tinggi
3) Proyek yang sebenarnya jarang mengikuti aliran sequential yang ditawarkan model ini. Iterasi (Pengulangan) selalu terjadi dan menimbulkan masalah pada aplikasi yang dibentuk oleh model ini.
4) Seringkali pada awalnya customer sulit menentukan semua kebutuhan secara explisit.
5) Klien harus sabar karena versi program yang sedang jalan tidak akan tersedia sampai proyek pengembangan selesai.
Dalam melakukan pengembangan SI di sebuah perusahaan harus diketahui tujuan pemanfaatan SI tersebut untuk apa? Jangan sampai kita tidak tahu untuk apa kita membuat sistem SI tersebut. Dengan mengetahui tujuannya maka dapat diketahui komponen lainnya seperti biaya, hardware yang digunakan, software yang dipasang dll. Dengan demikian dapat dilakukan secara efisien dan tepat guna.
4. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Salah satu cara yang digunakan untuk mengetahui suatu software
berkualitas atau tidak adalah dengan menggunakan sebuah benchmark atau standarisasi yang dalam hal ini dapa menggunakan standai ISO 9126. Berdasarkan ISO 9126 syarat software berkualitas memiliki empat kriteria yakni quality model, external metric, internal metric, dan quality in use metrics.
Keunggulan software yang mempunyai kemampuan maintainability
adalah software tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu software dengan kemampuan seperti ini dapat memudahkan pengguna untuk melakukan pemeliharaan kalau seandainya ada kerusakan tanpa harus melakukan pemasangan ulang. Selain itu dengan adanya kemampuan ini maka dapat dilakukan peningkatan kemampuan software dengan melakukan update
Banyak perusahaan melakukan pendelegasian terutama untuk bidang SI kepada perusahaan/vendor lain yang lebih berpengalaman. Alasan perusaaan melakukan kerjasama/outsourcing adalah untuk meminimalkan sumberdaya yang keluar untuk menanggani SI, terutama untuk perusahaan yang tidak bergerak dalam bidang SI. Sumberdaya yang dikeluarkan antara lain waktu, tenaga, biaya, dll.
Dalam melakukan perancangan sebuah SI di suatu perusahaan memerlukan berbagai langlak-langkah yang harus diikuti agar dapat menghasilkan SI yang baik. Selain itu juga dapat menggunakan berbagai macam model
pengembangan seperti waterfall dan spin yang masing-masing memiliki
keunggulan dan kelemahan. Tinggal bagaimana kita memanfaatkan secara optimal mana yang cocok untuk diterapkan.
4.2. Saran
Dalam melakukan pemilihan perangkat lunak sebaiknya memilih yang berkualitas sehingga dapat digunakan secara optimal. Terlebih bila sudah memenuhi standar ISO 9126. Selain itu pertimbangkan untuk menggunakan software yang memiliki kemampuan maintainability karena akan memudahkan dalam pemeliharaan sehingga tidak merepotkan kedepannya. Dalam melakukan kerjasama (outsourcing) dibidang SI ada baiknay memeilih vendor yang berpengalaman agar dihasilkan sebuah sistem SI yang maksimal dan perusahaan tidak mengeluarkan sumber daya yang besar. Perancangan sebuah sistem SI
sebaiknya harus diketahui dahulu tujuannya untuk apa, agar bisa diketahui komponen yang dibutuhkan seperti biaya, peralatan dan bahan yang diperlukan, dan estimasi waktu yang dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA
Falahah, 2006, “Resiko Outsourcing Pada Teknologi Informasi”, Proceeding Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2006 (SNATI 2006), Yogyakarta.
O’Brien, J. A. 2010. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Priandoyo, Anjar, 2005 , “Operasional Teknologi Informasi yang Efektif dengan
Outsourcing”. Proceeding Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005), Yogyakarta.
