PEMBUATAN
PANDUAN
TATA
KELOLA
TEKNOLOGI
INFORMASI
BERDASARKAN
PRINSIP
KINERJA
ISO
38500:2008 STUDI KASUS GENERAL SUPPORTING DIVISION
PT. ANTA EXPRESS TOUR & TRAVEL SERVICE Tbk.
Budiasih Dyah Saraswati
5206100094
DOSEN PEMBIMBING I
: Ir. Aris Tjahyanto, M.Kom
DOSEN PEMBIMBING II
: Andre Parvian Aristio, S.Kom
Tujuan
Memperoleh rancangan tata kelola TI
berdasarkan ISO/IEC 38500:2008 prinsip kinerja
yang memberikan gambaran bagi General
Supporting Division PT Anta Express Tour &
Supporting Division PT Anta Express Tour &
Travel Service Tbk. Jakarta untuk menyusun
suatu perencanaan strategis TI yang mendukung
kebutuhan bisnis.
General Supporting Division PT Anta
Express Tour & Travel Service Tbk.
General Supporting Division PT Anta
Express Tour & Travel Service Tbk.
•
PT Anta Express Tour & Travel Service Tbk.
(Antatour) merupakan sebuah perusahaan
yang bergerak di bidang travel service.
•
General Supporting Division Antatour
•
General Supporting Division Antatour
merupakan salah satu divisi dalam Antatour
yang ranah kerjanya mencakup Human
Resource Department (HRD), unit TI, serta
Pemetaan Prinsip Kinerja ISO
38500:2008 – Cobit 4.1 Oleh ITGI
Pemetaan Prinsip Kinerja ISO
38500:2008 – Cobit 4.1 Oleh ITGI
PO1 Define
IT Strategic
Plan
Kinerja
ISO
38500:2008
DS1 Define
and Manage
Service Level
ME4
Monitoring
and
Evaluating IT
Governance
ME1
Monitoring
and
Evaluating IT
Performance
R
o
a
d
M
a
p
to
IT
Go
ve
rna
nc
e
R
o
a
d
M
a
p
to
IT
Go
ve
rna
nc
e
M
e
to
do
lo
g
i
P
e
ne
li
ti
a
n
Tahap 1
: Pendahuluan
Tahap 2
: Pengumpulan Data
Review Dokumen
Wawancara
Observasi
Tahap 3
: Pengolahan dan Analisis
Data
Identifikasi Masalah Kinerja TI
Studi Literatur
Kuesioner
Analisis Kondisi Saat Ini
(As Is)
Analisis Kondisi yang
Diharapkan (To Be)
M
e
to
do
lo
g
i
P
e
ne
li
ti
a
n
Tahap 4
: Pembuatan Dokumentasi
Tata Kelola dan Verifikasi
Dokumen Tata Kelola TI
Data
GAP Analysis
Pembuatan Dokumen
FASE 1 – IDENTIFY NEEDS
FASE 1 – IDENTIFY NEEDS
Fase 1 - Identify Needs
•
Pentingnya tata kelola TI telah mulai disadari,
sehingga perlu adanya komunikasi dan
konfirmasi mengenai kebutuhan tata kelola.
•
Dalam metodologi penelitian Tugas Akhir ini,
•
Dalam metodologi penelitian Tugas Akhir ini,
fase 1 dilakukan pada tahap pengumpulan
data, yang mencakup review dokumen,
Pengumpulan Data
Pengumpulan Data
Hasil Review
Dokumen, Wawancara, Observasi
Hasil Review
Dokumen, Wawancara, Observasi
Proses Bisnis
Utama
Pemetaan Proses Bisnis Utama Antatour terhadap
proses-proses COBIT
Utama
Antatour
Back Office
Front Office
Proses COBIT
hasil
peme-taan prinsip
Kinerja
PO1
DS1
DS1
ME1
ME1
ME4
Urutan Pembuatan Kuesioner
Definisi Pernyataan
Tingkat Kematangan:
- Awareness and
Communication
Kuesioner Awareness
and Communication
PO1
Kuesioner Policies,
Plans and
Procedures PO1
Kuesioner Tools and
PO1 Define IT
Strategic Plan
Pernyataan Tingkat
Kematangan PO1
Communication
- Policies, Plans and
Procedures
- Tools and
Automation
- Skills and Expertise
- Responsibility and
Accountability
- Goal Setting and
Measurement
Matriks Atribut
Kematangan PO1
Kuesioner Tools and
Automation PO1
Kuesioner Skills and
Expertise PO1
Kuesioner
Responsibility and
Accountability PO1
Kuesioner Goal and
Measurement PO1
RACI Chart
Metode RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and/or Informed) Chart
digunakan untuk menentukan aktivitas-aktivitas apa sajakah yang harus
didelegasikan dalam organisasi, serta kepada siapa
Fungsional Struktur RACI Chart COBIT
4.1
Antatour
Jumlah
Chief Financial Officer
CFO
Treasury, Acc, & IT Directorate*
TI, Non TI
1
Chief Information Officer
CIO
Treasury, Acc, & IT Directorate*
TI, Non TI
-Business Process Owner
BPO
Sales Marketing Directorate
Non TI
1
Operation Directorate
Non TI
1
Treasury, Acc, & IT Directorate
(Vice Director)
TI, Non TI
1
Head Operation
HO
IT dept. Manager
TI
1
Chief Architect
CA
IT Staff
TI
2
Head Development
HD
IT Staff
TI
3
Maturity Level PO1
0 – Non Existent
•Perencanaan strategis TI tidak dilakukan. •Tidak ada kesadaran
manajemen bahwa perencanaan strategis TI dibutuhkan untuk mendukung sasaran bisnis.
1 – Initial/ ad hoc
•Kebutuhan perencanaan strategis TI telah diketahui oleh manajemen. •Perencanaan TI dilakukan dengan dasar “jika dibutuhkan” untuk merespon kebutuhan bisnis yang spesifik. Perencanaan strategis TI kadang kala didiskusikan dalam rapat manajemen.2 – Repeatable
but Intuitive
•Perencanaan strategis TI dibagi dengan manajemen bisnis berbasis kebutuhan. Pembaruan rencana TI muncul sebagai respon dari permintaan manajemen. •Keputusan strategisdidorong oleh dasar proyek ke proyek tanpa konsistensi dengan
3 – Defined
•Sebuah kebijakan mendefinisikan kapan dan bagaimana melakukan perencanaan strategis TI. •Perencanaan strategis TI
mengikuti sebuah pendekatan terstruktur yang didokumentasikan dan telah diketahui oleh semua staf. •Strategi TI secara keseluruhan mencakup
4 – Managed and
Measurable
•Perencanaan strategis TI adalah pendefinisian fungsi manajemen dengan tanggung jawab tingkat senior. •Manajemen dapatmengawasi proses perencanaan strategis TI, membuat keputusan yang diinformasikan
berdasarkan hasilnya dan mengukur keefektifannya.
5 – Optimised
•Perencanaan strategis TI adalah proses yang dilaksanakan dan terdokumentasi; secara berkelanjutan dipertimbangkan dalam pembuatan sasaran bisnis; dan menghasilkan nilai bisnis yang dapat dilihat melalui investasi TI.
•Pertimbangan resiko dan dalam rapat manajemen.
•Keselarasan kebutuhan bisnis, aplikasi dan teknologi muncul lebih karena dilakukan secara reaktif daripada karena strategi yang menyeluruh di organisasi.
•Posisi resiko strategis diidentifikasi secara informal berbasis proyek ke proyek.
konsistensi dengan strategi organisasi keseluruhan. •Resiko dan keuntungan
pengguna dari keputusan strategis yang besar disadari secara intuitif.
keseluruhan mencakup sebuah definisi yang konsisten mengenai resiko yang akan dianut oleh organisasi sebagai pengikut atau inovator. •Strategi finansial, teknis dan sumber daya manusia TI secara bertahap mempengaruhi akuisisi produk dan teknologi baru.
•Perencanaan strategis TI didiskusikan dalam rapat manajemen bisnis.
mengukur keefektifannya. •Terdapat perencanaan TI
baik jangka pendek maupun jangka panjang dan telah dicascade dalam organisasi, dengan pembaruan dilakukan jika dibutuhkan.
•Strategi TI dan strategi keseluruhan organisasi secara bertahap makin terkoordinasi dengan menuju kepada proses bisnis dan kapabilitas yang menambah nilai serta peningkatan penggunaan aplikasi dan teknologi melalui rekayasa proses bisnis. •Terdapat proses
terdefinisi dengan baik untuk menentukan penggunaan sumber daya internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem dan operasi.
•Pertimbangan resiko dan penambah nilai diperbarui secara berkelanjutan dalam proses perencanaan strategis TI.
•Rencana TI realistis jangka panjang dikembangkan dan diperbarui secara konstan untuk merefleksikan perubahan teknologi dan pengembangan yang berhubungan dengan bisnis. •Rencana strategis mencakup bagaimana perkembangan teknologi baru dapat mendorong terciptanya kapabilitas bisnis baru dan meningkatkan keuntungan kompetitif organisasi.
C
o
n
to
h
P
e
rt
a
n
ya
a
n
K
ue
si
o
ne
r
Policies, Plan and Procedures
Pertanyaan
Jawaban
As Is (saat ini)
To Be (Harapan)
a
b
c
d
e
f
a
b
c
d
e
f
Bagaimana penerapan
kebijakan, standar, dan
prosedur yang telah
dilakukan dalam perencanaan
strategis TI Antatour, untuk
mengelola dan mengatur
semua sumber daya TI, agar
selaras dengan strategi dan
prioritas bisnis?
a. Benar-benar tidak terdapat proses yang jelas.
b. Tidak terdapat proses yang terstandarisasi. Yang ada adalah pendekatan ad
C
o
n
to
h
P
e
rt
a
n
ya
a
n
K
ue
si
o
ne
r
b. Tidak terdapat proses yang terstandarisasi. Yang ada adalah pendekatan ad
hoc yang cenderung diterapkan oleh individual, atau berdasarkan kasus per
kasus.
c. Proses telah dikembangkan sampai pada tahap dimana orang-orang yang
menangani satu tugas yang sama melakukan prosedur-prosedur secara
seragam. Terdapat derajat kepercayaan yang tinggi pada pengetahuan individual
dan, karena itu, mungkin sekali terjadi kesalahan.
d. Sebuah kebijakan mendefinisikan kapan dan bagaimana melakukan
perencanaan strategis TI. Prosedur itu sendiri belum canggih tetapi merupakan
formalisasi praktik yang telah ada.
e. Proses ditingkatkan secara konstan dan disediakan good practice. Terdapat
proses yang terdefinisi dengan baik, untuk menentukan penggunaan sumber
daya internal dan eksternal, yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem dan
operasi Antatour.
f. Perencanaan strategis TI adalah proses yang dilaksanakan dan
terdokumentasi; secara berkelanjutan dipertimbangkan dalam pembuatan
sasaran bisnis; dan menghasilkan nilai bisnis yang dapat dilihat melalui investasi
TI.
Hasil Survey Kuesioner (1)
Atribut
Status
Distribusi Jawaban
a
b
c
d
e
f
0
1
2
3
4
5
AC
as is
0,00%
0,00%
54,55%
36,36%
9,09%
0,00%
to be
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
9,09%
90,91%
Distribusi Jawaban Responden
to be
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
9,09%
90,91%
PSP
as is
0,00%
0,00%
0,00%
54,55%
45,45%
0,00%
to be
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
9,09%
90,91%
TA
as is
0,00%
18,18%
0,00%
72,73%
0,00%
9,09%
to be
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
100,00%
SE
as is
18,18%
18,18%
9,09%
45,45%
9,09%
0,00%
to be
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
18,18%
81,82%
RA
as is
18,18%
0,00%
18,18%
63,64%
0,00%
0,00%
to be
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
18,18%
81,82%
GSM
as is
0,00%
0,00%
18,18%
63,64%
18,18%
0,00%
to be
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
36,36%
63,64%
Hasil Survey Kuesioner (2)
Uji Reliabilitas dengan Metode Cronbach’s Alpha
Suatu konstruk atau variabel dikatakan
reliabel jika memberikan nilai Cronbach’s
Alpha >0,60
(
Nunnally dalam Ghozali, 2005)
Alpha >0,60
(
Nunnally dalam Ghozali, 2005)
Hasil Uji Reliabilitas menggunakan aplikasi SPSS 17.0 :
Proses
Status
Alpha
Reliabilitas
PO1
as is
0,911
Sangat Reliabel
Hasil Survey Kuesioner (3)
Uji Validitas dengan Metode Korelasi Pearson
Jika nilai hasil perhitungan lebih besar daripada nilai
r-table, maka variabel/item dikatakan valid.
Hasil Uji Validitas menggunakan aplikasi SPSS 17.0 :
No
Atribut
Status
r-hasil
r-table
(n=11)
Validitas
(n=11)
1
AC
as is
0,810
0,553
Valid
to be
0,896
0,553
Valid
2
PSP
as is
0,756
0,553
Valid
to be
0,896
0,553
Valid
3
TA
as is
0,928
0,553
Valid
to be*
N/A
0,553
Valid
4
SE
as is
0,915
0,553
Valid
to be
0,683
0,553
Valid
5
RA
as is
0,894
0,553
Valid
to be
0,846
0,553
Valid
6
GSM
as is
0,883
0,553
Valid
to be
0,702
0,553
Valid
Pembobotan Tingkat Kematangan
Hasil Rerata
Nilai Kematangan
≤ 0,55
0 - Non-Existent
> 0,55 – 1,55
1 - Initial/ad-hoc
> 0,55 – 1,55
1 - Initial/ad-hoc
> 1,55 – 2,55
2 - Repeatable but Intuitive
> 2,55 – 3,55
3 - Defined
> 3,55 – 4,55
4 - Managed and Measurable
> 4,55 – 5,00
5 - Optimised
Nilai Kematangan Proses PO1 Antatour
No
Atribut
Nilai Rerata
Tingkat
Kematangan
as is
to be
as is
to be
1
AC
2,55
4,91
2
5
2
PSP
3,45
4,91
3
5
3
TA
2,82
5,00
3
5
5
AC
3
TA
2,82
5,00
3
5
4
SE
2,09
4,82
2
5
5
RA
2,27
4,82
2
5
6
GSM
3,00
4,64
3
5
Rata-rata
2,697
4,85
3
5
0
1
2
3
4
5
PSP
TA
SE
RA
GSM
As Is
To Be
FASE 2 – ENVISION SOLUTION
FASE 2 – ENVISION SOLUTION
Fase 2 – Envision Solution
•
Fase kedua dari road map ini dilakukan dalam 3 tahap.
Pertama, organisasi harus menentukan posisinya saat
ini (as is), mengukur kapabilitas serta kematangan
proses TI yang terkait. Kedua, menetapkan target
kapabilitas dan tingkat kematangan yang masuk akal
proses TI yang terkait. Kedua, menetapkan target
kapabilitas dan tingkat kematangan yang masuk akal
untuk proses tersebut (to be). Ketiga, mengukur gap
antara keduanya untuk dianalisis dan diubah menjadi
perbaikan.
•
Dalam metodologi penelitian Tugas Akhir ini, fase 2
Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan dan Analisis Data
Analisis Kondisi Saat Ini (1)
Kondisi
Kematangan
PO1
Antatour
terbagi
menjadi dua kelompok yaitu Untuk atribut
AC, SE dan RA berada pada tingkat kematangan 2
– Repeatable but Intuitive. Sedangkan untuk
– Repeatable but Intuitive. Sedangkan untuk
atribut PSP, TA dan GSM berada pada tingkat
kematangan 3 – Defined.
Analisis Kondisi Saat Ini (2)
• Perencanaan strategis TI dibagi dengan manajemen
bisnis berbasis kebutuhan. Pembaruan rencana TI
muncul sebagai respon dari permintaan manajemen.
Level 2
muncul sebagai respon dari permintaan manajemen.
• Tidak terdapat pelatihan formal atau komunikasi
untuk prosedur standar. Terdapat derajat kepercayaan
yang tinggi pada pengetahuan individual dan, karena
itu, mungkin sekali terjadi kesalahan. Terdapat
ketidakjelasan mengenai tanggung jawab saat muncul
permasalahan.
Analisis Kondisi Saat Ini (3)
• Sebuah kebijakan mendefinisikan kapan dan bagaimana melakukan
perencanaan strategis TI. Prosedur itu sendiri belum canggih tetapi
merupakan formalisasi praktik yang telah ada.
• Perencanaan mengenai penggunaan dan standarisasi perangkat
Level 3
• Perencanaan mengenai penggunaan dan standarisasi perangkat
untuk mengotomasi proses telah didefinisikan. Perangkat digunakan
untuk tujuan dasar, dan kemungkinan belum saling terintegrasi.
Strategi finansial, teknis dan sumber daya manusia TI secara bertahap
mempengaruhi penambahan produk dan teknologi baru.
• Beberapa tujuan dan ukuran keefektifan ditetapkan, tapi tidak
dikomunikasikan, dan terdapat keterhubungan dengan tujuan bisnis
secara jelas. Proses pengukuran telah ada, tetapi belum diterapkan
secara konsisten. Tidak terdapat prosedur untuk menguji proses
perencanaan strategis TI.
Analisis Kondisi yang Diharapkan
• Rencana TI realistis jangka panjang dikembangkan dan diperbarui secara konstan untuk merefleksikan
perubahan teknologi dan pengembangan yang berhubungan dengan bisnis. Pertimbangan resiko dan
nilai tambah diperbarui secara berkelanjutan dalam proses perencanaan strategis TI.
AC
• Perencanaan strategis TI adalah proses yang dilaksanakan dan terdokumentasi; secara berkelanjutan
dipertimbangkan dalam pembuatan sasaran bisnis; dan menghasilkan nilai bisnis yang dapat dilihat
melalui investasi TI.
PSP
• TI digunakan secara terintegrasi di seluruh bagian untuk mengotomasi alir kerja, menyediakan perangkat
untuk meningkatkan kualitas dan keefektifan, serta membuat Antatour cepat beradaptasi.
TA
• Organisasi secara formal mendorong peningkatan keahlian secara berkelanjutan, berdasarkan tujuan
pribadi dan organisasional yang didefinisikan secara jelas. Pelatihan dan pendidikan mendukung best
practice. Pembagian pengetahuan merupakan budaya organisasi.
SE
• Pemilik proses perencanaan strategis TI berhak mengambil keputusan dan mengambil tindakan.
Penerimaan tanggung jawab telah di-cascade ke seluruh organisasi secara konsisten.(
RA
• Terdapat sistem pengukuran performa perencanaan strategis TI terintegrasi yang menghubungkan
tujuan kinerja TI dengan tujuan bisnis. Peningkatan berkelanjutan adalah budaya organisasi.
Analisis Kesenjangan (gap)
Tingkat
Tingkat
Tingkat
kematangan 2
menuju ke tingkat
kematangan 5
Tingkat
kematangan 3
menuju ke tingkat
kematangan 5
Rekomendasi Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan
untuk pencapaian
tingkat kematangan
3, untuk atribut
AC, SE dan RA
Tindakan perbaikan
untuk pencapaian
tingkat kematangan
4
Tindakan perbaikan
untuk pencapaian
tingkat kematangan
5
FASE 3 – PLAN SOLUTION
FASE 3 – PLAN SOLUTION
Fase 3 – Plan Solution
•
Fase ketiga dari road map adalah
menerjemahkan hasil analisis peningkatan
menjadi program yang selaras dengan nilai
bisnis dan pendorong resiko. Tujuan TI dan
bisnis dan pendorong resiko. Tujuan TI dan
bisnis dari program ini harus diterjemahkan ke
dalam sekumpulan metrik.
•
Fase 3 dilakukan dalam tahap pembuatan
Perancangan Tata Kelola
Perancangan Tata Kelola
G
o
a
l
a
nd M
e
tri
cs
P
O1
. Respon terhadap kebutuhan bisnis yang selaras dengan strategi bisnis
. Respon terhadap kebutuhan tata kelola yang sesuai dengan arahan direksi
. Derajat persetujuan pem ilik bisnis pada rencana strategis/taktis TI
. Derajat keselarasan (compliance) terhadap kebutuhan bisnis dan tata kelola
. Tingkat pem enuhan kepuasan bisnis terhadap kondisi saat ini (current state) dari aplikasi dan proyek (cakupan, jum lah, dll)
. Pendefinisian bagaim ana kebutuhan bisnis diterjemahkan ke dalam penawaran layanan
. Pendefinisian strategi untuk penyampaian penawaran layanan
. Kontribusi terhadap pengelolaan portofolio dari investasi bisnis yang berkaitan dengan TI
. Penetapan kejelasan dam pak bisnis terhadap resiko sum ber daya dan
. Prosentase tujuan TI dalam rencana strategis TI yang m endukung rencana strategis bisnis
. Prosentase inisiatif TI dalam rencana taktis TI yang mendukung rencana taktis bisnis
. Prosentase proyek TI dalam portofolio proyek TI, yang dapat ditelusuri
M endorong & m engarahkan pengesetan pengukuran pengukuran
T
u
ju
a
n
T
I
T
u
ju
a
n
P
ro
se
s
o
u
tc
o
m
e
In
d
ik
a
to
r K
in
e
rja
G
o
a
l
a
nd M
e
tri
cs
P
O1
terhadap resiko sum ber daya dan objektif TI
. Penyediaan transparansi dan pem aham an m engenai biaya, m anfaaat, strategi, kebijakan dan tingkat layanan TI
proyek TI, yang dapat ditelusuri kem bali sam pai dengan rencana taktis TI secara langsung
. Pengikutsertaan bisnis dan m anajem en senior dalam penyelarasan rencana strategi TI dengan kebutuhan bisnis saat ini dan yang akan datang
. Pem aham an terhadap kem am puan TI saat ini
. Penyediaan skema prioritas untuk objektif bisnis, yang m engukur kebutuhan bisnis
. Penerjem ahan rencana strategis TI m enjadi rencana taktis
. Delay antara pem baruan rencana
strategis/taktis bisnis dengan pem baruan pem baruan rencana strategis/taktis TI
. Prosentase pertem uan/rapat mengenai rencana strategis/taktis TI dim ana representatif bisnis ikut berpartisipasi secara aktif
. Delay antara pem baruan rencana
strategis TI dengan pem baruan rencana taktis TI
. Prosentase dari rencana taktis TI yang mem enuhi struktur/isi rencana yang telah didefinisikan sebelum nya
. Prosentase inisiatif/proyek TI yang diperjuangkan oleh pem ilik bisnis
M endorong & m engarahkan pengesetan pengukuran
