Supply Chain Management Sebagai Bagian dari
Project Management
1. Pendahuluan
Berbagai konsep Supply Chain Management (SCM) telah dibahas pada bab-bab sebelumnya. Bab ini akan membahas tentang SCM sebagai salah satu aktivitas dari manajemen proyek. Pelaksanaan proyek umumnya membutuhkan pengadaan material, equipment, kontraktor penyedia jasa dan sebagainya. SCM berperan dalam menangani proses pengadaan barang / jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
2. Proyek dan Operasional
Kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya, bisa dibagi atas proyek dan operasional.
Proyek adalah kegiatan sementara yang bertujuan untuk menghasilkan produk, jasa atau hasil tertentu. Proyek mempunyai jadwal awal dan akhir pekerjaan. Kegiatan proyek selesai pada saat tujuan proyek tercapai. Penghentian proyek juga dimungkinkan bila tujuan proyek dipastikan tidak dapat dicapai, atau proyek tidak dibutuhkan lagi oleh sponsor.
Kegiatan berikut adalah contoh dari beberapa proyek :
• membangun PLTN
• membuat design mobil ramah lingkungan
• perusahaan IT menyusun system computer untuk departemen akunting di perusahaan klien
• kampanye calon presiden
Operasional adalah kegiatan rutin organisasi dalam menjalankan usahanya. Kegiatan operasional bersifat menerus, berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan pasar terhadap produk / jasa yang dihasilkan. Secara umum, kegiatan operasional adalah kelanjutan dari suatu proyek. Contoh kegiatan operasional antara lain :
• produksi dan distribusi listrik dari pembangkit
• perakitan mobil di pabrik, kegiatan pemasaran, pelayanan purna jual dari perusahaan otomotif
Agar target yang diinginkan dapat tercapai, manajemen yang baik dibutuhkan dalam mengendalikan proyek maupun operasional.
3. Manajemen Proyek
Project Management Institute (PMI) menerbitkan Project Management Body of Knowledge (PMBOK), yang berisi panduan metode manajemen proyek. PMBOK disusun berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang secara luas diterima sebagai “good practice”. Maksudnya, ada persetujuan umum bahwa penerapan yang benar dari metode manajemen yang disarankan ini akan memberi peluang lebih besar untuk mencapai sukses pada proyek di berbagai sektor pekerjaan.
Manajemen proyek didefinisikan sebagai penerapan pengetahuan, keahlian, metode kerja pada berbagai aktifitas proyek dalam mencapai tujuan proyek(1). Tujuan proyek dicapai melalui penerapan dan integrasi process groups / tahapan manajemen proyek yang terdiri dari initiating, planning, executing, monitoring & controlling, and closing.
• Initiating
Tahap ini terdiri dari berbagai kegiatan awal proyek, seperti identifikasi kebutuhan organisasi, identifikasi kesempatan bisnis, melakukan feasibility study dan sebagainya, yang memungkinkan organisasi memberi persetujuan terhadap pelaksanaan proyek. Selanjutnya organisasi menyusun preliminary scope statement dan menunjuk Project Manager untuk memimpin tim manajemen proyek.
• Planning
Dalam tahap ini, tim manajemen proyek mengembangkan definisi yang lebih rinci dari hasil proyek yang diinginkan. Selanjutnya, disusun rencana kegiatan proyek (project management plan) yang berisi aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai hasil tersebut.
• Executing
Meng-integrasikan sumber daya manusia dan sumber daya lain dalam melaksanakan project management plan
• Monitoring & Controlling
Secara teratur mengukur dan mengawasi pelaksanaan proyek, identifikasi progress / kualitas yang tidak sesuai rencana dan membuat langkah perbaikan yang diperlukan.
• Closing
Proses dimana produk, jasa atau hasil dari proyek secara resmi diterima oleh project sponsor / organisasi / client. Dengan demikian, kegiatan proyek dinyatakan selesai.
Initiating Planning
Executing
Monitoring
Closing
Figure 1 - Interaksi antar Process Groups
Process groups diatas berhubungan satu sama lain, hasil dari satu process akan menjadi masukan untuk process berikutnya. Pada process planning, executing dan monitoring, dimungkinkan adanya tinjauan ulang terhadap planning berdasarkan imbal balik dari process executing dan monitoring.
Dalam pelaksanaan proyek, tim manajemen proyek umumnya menerapkan 9 knowledge areas, yang terdiri dari :
• project integration management
• project scope management
• project time management
• project cost management
• project quality management
• project human resources management
• project risk management
• project procurement management
Sesuai tahapan proyek, masing-masing process group akan terdiri dari beberapa atau seluruh knowledge areas. Tugas utama tim manajemen proyek adalah mengelola dan meng-integrasikan 9 knowledge areas ini, agar pekerjaan berjalan lancar dan target proyek dapat dicapai.
Pembahasan metode manajemen proyek secara menyeluruh adalah diluar lingkup dari bab ini. Bahasan berikut akan mengulas garis besar kegiatan SCM / project procurement management, sebagaimana direkomendasikan oleh PMI melalui PMBOK.
Dalam pembahasan berikut ini, procurement akan meliputi pengadaan barang maupun jasa dari pihak luar. Istilah buyer akan digunakan untuk menjelaskan Owner / Client, sedangkan istilah seller digunakan untuk menjelaskan Supplier / Kontraktor.
4. Project Procurement Management
Project procurement management adalah proses untuk membeli atau mendapatkan dari pihak luar; produk atau jasa yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan proyek. Tabel 1 menyajikan kegiatan project procurement, pada berbagai tahapan proyek.
Tabel 1. Aktivitas Procurement pada berbagai project management process groups
Project Procurement Management
Initiating --
Planning 1. Plan Purchases & Acquisitions
2. Plan Contracting
Executing 1. Request Seller Responses
2. Select Sellers
Monitoring & Controlling Contract Administration
Closing Contract Closure
Kegiatan procurement dalam suatu proyek tidak berdiri sendiri. Input dan koordinasi dengan knowledge area yang lain dibutuhkan dalam kegiatan pengadaan proyek. Masukan yang dibutuhkan antara lain tentang lingkup pekerjaan, work breakdown structure, spesifikasi dari barang / peralatan / jasa yang dibutuhkan, berapa banyak & kapan diperlukan, estimasi harga, analisa resiko dan sebagainya. Untuk proyek konstruksi, PMI(2) menyarankan tim manajemen proyek untuk melakukan value engineering sebagai bagian dari project management plan.
Dalam quality manajemen dikenal Pareto’s law, yang menyatakan bahwa sebagian kecil dari sumber masalah akan mengakibatkan sebagian besar dari masalah yang dihadapi. Pareto’s law juga dikenal sebagai hukum 80/20, dimana 80% masalah diakibatkan oleh 20% sumber masalah.
Project cost control juga bekerja menggunakan prinsip yang sama, dimana perhatian akan dipusatkan pada item - item kegiatan dengan dampak yang besar.
Pada proyek konstruksi, biaya pengadaan material & equipment tergolong besar dibanding biaya keseluruhan proyek. Value Engineering dilakukan dengan tujuan untuk memastikan bahwa hasil optimum akan dicapai untuk setiap biaya yang dikeluarkan, dengan tetap menjaga quality, safety, reliability dan maintainability.(3)
Value engineering tidak hanya mempertimbangkan biaya pada saat konstruksi, tetapi juga biaya pemeliharaan selama masa operasional, yang dikenal sebagai life cycle cost analysis.
Value engineering workshop dilakukan selama proses conceptual design – detail engineering – procurement – construction. Dari penerapan rekomendasi value engineering, potensi saving terbesar ada pada saat conceptual design dan mengecil seiring dengan berjalannya proyek.(3) 4.1 Plan Purchases & Acquisitions
Plan purchases & acquisitions adalah bagian dari planning process group. Proses pengadaan proyek diawali dengan menentukan kebutuhan proyek yang harus didapat dari luar organisasi dan kebutuhan proyek yang bisa diproduksi / dikerjakan sendiri (make or buy analysis). Selanjutnya tim manajemen proyek memilih jenis kontrak yang sesuai dan menyusun rencana pengadaan proyek.
4.1.1 Make or buy analysis
Kebutuhan pengadaan proyek bisa terdiri dari material, equipment, peralatan proyek, jasa service, engineering atau konstruksi. Tergantung kebutuhan proyek, make or buy analysis bisa menjadi analisa beli / sewa untuk peralatan proyek atau analisa kerjakan sendiri / subkontrak untuk jasa engineering & konstruksi. Berikut adalah contoh sederhana dalam menentukan apakah kendaraan proyek perlu dibeli atau disewa.
- Data :
Harga kendaraan baru IDR 250 juta Biaya pemeliharaan IDR 0.5 juta/bulan Alternatif : sewa IDR 8 juta/bulan - Analisa :
Dihitung jangka waktu pemakaian (B = bulan) dimana biaya beli dan pemeliharaan sama dengan biaya sewa kendaraan.
250 + 0.5 B = 8B B = 33.3 bulan - Rekomendasi :
Untuk pemakaian kurang dari 33 bulan, sewa kendaraan lebih murah daripada beli.
Dalam contoh analisa diatas, salvage value dari kendaraan dianggap nol dan organisasi tidak membutuhkan kendaraan tersebut untuk kegiatan lain setelah proyek selesai.
Keputusan untuk membeli produk atau jasa dari pihak luar, umumnya dilakukan berdasarkan pertimbangan berikut :
• organisasi tidak mempunyai keahlian dibidang tersebut
• sebagai mekanisme transfer of risks kepada pihak yang lebih mampu
• lebih murah daripada dikerjakan sendiri
• memungkinkan tim proyek untuk lebih fokus kepada item pekerjaan yang lain
Belakangan ini ada kecenderungan bahwa organisasi lebih memusatkan perhatian kepada bisnis utama. Supply / jasa untuk kegiatan pendukung akan didapat dari pihak lain yang khusus bergerak dibidang tersebut. Kecenderungan ini membuat kegiatan bidang procurement meningkat dibanding masa sebelumnya.
4.1.2 Memilih Jenis Kontrak
Setelah keputusan diambil untuk mendapatkan barang / jasa dari pihak diluar organisasi, maka kegiatan berikutnya adalah memilih jenis kontrak yang sesuai.
Pemilihan jenis kontrak umumnya didasarkan atas kondisi lingkup pekerjaan pada saat bidding. Secara garis besar ada 3 jenis kontrak yang biasa digunakan; fixed price / lump sum, unit rates dan cost reimbursable.
• Fixed price / lump sum
Jenis kontrak ini digunakan bila buyer mempunyai lingkup pekerjaan yang terdefinisi dengan baik dan volume pekerjaan diketahui pada saat bidding. Kondisi ini memungkinkan para seller untuk mengajukan penawaran harga yang fixed terhadap keseluruhan pekerjaan. Penawaran lump sum para seller akan didasarkan pada lingkup pekerjaan, kondisi kontrak dan jangka waktu pekerjaan yang ditentukan dalam dokumen kontrak. Seller menanggung resiko cost overrun bila ternyata biaya pekerjaan lebih tinggi dari yang diperkirakan.
• Unit rates
Jenis kontrak ini digunakan bila buyer mempunyai lingkup pekerjaan yang terdefinisi dengan baik, tetapi total volume pekerjaan belum diketahui pada saat bidding. Pada proyek konstruksi, jenis kontrak ini biasa digunakan pada proyek fast track. Dengan pertimbangan waktu, buyer tidak menunggu seluruh pekerjaan design selesai sebelum memulai kegiatan konstruksi. Misalnya, pekerjaan struktur gedung bisa dimulai walaupun gambar mechanical, electrical, plumbing, atau finishing masih dalam penyelesaian. Seller diminta mengajukan unit rate untuk berbagai jenis pekerjaan berdasarkan deskripsi dan perkiraan volume pekerjaan dari buyer. Seller akan dibayar berdasarkan volume pekerjaan yang terlaksana.
• Cost Reimbursable
Jenis kontrak ini digunakan bila, pada saat bidding, buyer dapat menjelaskan apa yang diinginkan tetapi belum mempunyai lingkup pekerjaan yang terdefinisi dengan baik. Proyek di bidang research & development atau information technology banyak menggunakan jenis kontrak ini. Dalam kontrak ini, biaya yang dikeluarkan oleh seller akan dibayar, ditambah dengan imbalan tertentu. Dikenal beberapa variasi cost reimbursable contract :
cost plus fee / cost plus percentage of cost
cost plus fixed fee
cost plus incentive fee
cost plus award fee
Table 2 menyajikan jenis kontrak yang umum digunakan dan pertimbangan dalam memilih jenis kontrak yang sesuai. Pemilihan jenis kontrak yang tidak tepat akan mengakibatkan para seller tidak dapat memberikan penawaran yang kompetitif serta berpotensi menimbulkan konflik / klaim selama pelaksanaan proyek.
Tabel 2. Pertimbangan dalam Memilih Jenis Kontrak No. Contract type Scope of Work during Bidding
Stage Risk of Cost Overrun to Buyer Risk of Cost Overrun to Seller 1 2 3 Fixed price Unit rates Cost reimbursable
Scope well defined and quantifiable Scope well defined but not
quantifiable Scope is unclear Low Medium High High Medium Low
Sebagai ilustrasi diambil contoh tender jasa konstruksi gedung 10 lantai, dengan spesifikasi bangunan tertentu, dimana buyer bertanggung jawab terhadap pekerjaan design. Buyer menginginkan kontrak lump sum walaupun pada saat bidding pekerjaan design belum selesai dan volume pekerjaan masih berdasarkan perkiraan. Bila para seller bersedia memberikan penawaran lump sum, kondisi ini akan memaksa mereka untuk membuat contingency terhadap unknown work. Dari sisi buyer, mereka akan terpaksa membayar contingency yang mungkin tidak diperlukan selama pelaksanaan proyek. Dari sisi seller, karena design diluar kontrol mereka, ada kemungkinan contingency ini tidak cukup selama masa pelaksanaan proyek. Akibatnya harga penawaran para seller menjadi tinggi dan berpotensi konflik selama masa pelaksanaan proyek.
4.1.3 Rencana / Strategi Pengadaan Proyek
Rencana pengadaan proyek menjelaskan tata cara kegiatan procurement, mengatur koordinasi dengan pihak-pihak lain dalam proyek (planning, cost, quality, dst), serta menyusun pembagian tugas dan alokasi resiko dalam kontrak antara buyer – seller.
Untuk proyek konstruksi, Federation Internationale des Ingenieurs Conseils – FIDIC(4) menyarankan hal berikut dalam menyusun rencana / strategi pengadaan proyek :
a. Menentukan pekerjaan yang akan ditenderkan.
Lingkup pekerjaan harus disusun dengan jelas dengan memperhatikan interface antar berbagai kegiatan proyek.
b. Kondisi kontrak yang akan digunakan.
Disarankan menggunakan standard condition of contracts yang dikenal secara luas dalam industri. Hal ini memudahkan kedua pihak dalam menganalisa pembagian tugas dan alokasi resiko pekerjaan.
c. Menyusun kriteria evaluasi pemenang. Dibahas pada section 4.2.2
d. Menyusun prosedur tender.
Prosedur tender menjelaskan tata cara pre-kualifikasi peserta tender, proses menerima penawaran, membuka & evaluasi penawaran serta award of contract.
e. Pre-kualifikasi peserta tender.
Pre-kualifikasi bertujuan untuk memastikan bahwa pekerjaan akan dilakukan oleh seller yang mempunyai sumber daya dan pengalaman yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
Dalam proses pre-kualifikasi, para seller diminta untuk memberikan informasi dan data pendukung tentang hal berikut (4,5):
• safety record
• kemampuan teknis
• ketersediaan personel, keahlian, fasilitas & kapasitas produksi
• daftar pengalaman untuk pekerjaan sejenis
• daftar pekerjaan yang sedang ditangani / current work load
• kemampuan financial
• quality assurance system, environmental policy, arbitration history
Agar prospektif seller tertarik untuk mengajukan penawaran, FIDIC(4) menyarankan untuk mengundang tidak lebih dari 7 seller yang lulus pre-kualifikasi, kecuali jika sponsor proyek menentukan lain.
Banyak organisasi yang secara teratur menyusun daftar pre-qualified seller untuk keperluan proyek-proyeknya. Walaupun pre-kualifikasi peserta tender dan kompetitif bidding lebih disukai, kadang organisasi dihadapkan dengan pilihan yang terbatas. Dalam hal ini dikenal istilah sole source (hanya satu qualified seller tersedia di pasaran) dan single source (organisasi lebih suka berhubungan bisnis dengan seller tertentu).
4.2 Plan Contracting
Kegiatan ini adalah bagian dari planning process group, bertujuan untuk menyusun dokumen yang diperlukan pada tahap Request Seller Responses maupun Sellect Sellers.
4.2.1 Procurement Documents
Buyer menyusun dokumen procurement / tender yang umumnya terdiri dari :
• Surat undangan untuk mengikuti tender
• Petunjuk kepada para peserta tender
• Tender form
• Kondisi kontrak
• Spesifikasi / gambar
• Jadwal pekerjaan / milestone date
• Schedule of price & bill of quantity
• Data pendukung penawaran yang dibutuhkan dari peserta tender
Tender dokumen yang baik akan memungkinkan peserta tender untuk memberikan penawaran yang lengkap dan akurat, selain juga memudahkan dalam proses evaluasi penawaran.
4.2.2 Evaluation Criteria
Penyusunan kriteria evaluasi bertujuan untuk memberikan standar cara penilaian terhadap penawaran yang diterima. Hal ini akan menghindari penggunaan opini individu dalam memberikan penilaian.
Kriteria pemenang yang diterapkan akan tergantung pada jenis pekerjaannya, yang paling banyak digunakan adalah kriteria penawaran terendah. Untuk evaluasi penawaran yang lebih rumit dan kompleks seperti tender proyek EPC, umumnya buyer akan menentukan pemenang berdasarkan “economically most advantageous offer”. Dalam hal ini buyer akan meng-evaluasi dan memberi bobot penilaian terhadap proposal teknis, rencana pelaksanaan proyek dan penawaran komersial untuk menentukan pemenang tender. (5)
FIDIC(4) menyarankan agar kriteria evaluasi pemenang tender dijelaskan dalam dokumen tender. 4.3 Request Seller Responses
Kegiatan ini adalah bagian dari executing process group, bertujuan untuk mendapatkan proposal / penawaran dari para prospektif seller.
Berdasarkan daftar qualified seller atau hasil pre-kualifikasi, buyer menentukan prospektif seller yang akan mengikuti proses tender.
Prospektif seller menerima & mempelajari dokumen tender, melakukan site visit jika diperlukan, mengajukan pertanyaan (tender queries) untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dalam menyusun penawaran.
Pada waktu yang ditentukan, prospektif seller mengirim dokumen penawaran yang ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
4.4 Select Sellers
Sellect seller adalah bagian dari executing process group. Kegiatan ditahap ini meliputi menerima dokumen penawaran dari prospektif seller, memeriksa kelengkapan administratif, memeriksa apakah barang / jasa yang ditawarkan sesuai dengan permintaan dalam dokumen tender, dan mengevaluasi penawaran dengan menggunakan kriteria yang telah disusun sebelumnya.
Dari hasil evaluasi, buyer menyusun ranking penawaran yang diterima. Untuk pengadaan barang yang relatif sederhana, buyer bisa langsung menentukan penawar terbaik sebagai pemenang dan meminta seller untuk menandatangani standard purchase order atau contract form. Untuk proses pengadaan barang/jasa yang lebih kompleks, buyer seringkali meminta seller untuk melakukan presentasi tentang proposalnya yang dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi. 4.4.1 Negosiasi
Buyer melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang wajar, jadwal kerja yang bisa diterima, alokasi resiko & kondisi kontrak yang sesuai, serta menjaga hubungan baik dengan seller. Dengan negosiasi, buyer dan seller mencapai kesepakatan sebelum menandatangani kontrak.
Tergantung pada skala pekerjaan, negosiasi bisa dilakukan oleh perorangan maupun oleh tim. Untuk negosiasi oleh tim, target negosiasi dan kepemimpinan harus ditetapkan dengan jelas. Anggota tim negosiasi bisa terdiri dari perwakilan engineering, project control, konstruksi, legal, managemen proyek maupun finansial. Para anggota tim harus memahami peran dan batasan kewenangannya dibidang teknis atau finansial.
Proses negosiasi dapat dibagi dalam 5 tahapan.(6) Para negisiator perlu memahami pada tahap mana negosiasi berada sehingga perhatian akan dipusatkan pada masalah yang relevan disetiap tahapan negosiasi :
1. Setting the stage
Mengenalkan anggota tim negosiasi dan membangun “suasana negosiasi”. Kedua pihak akan saling memperhatikan fungsi, tanggung jawab, kekuatan dari anggota tim negosiasi pihak lain.
2. Establishing objectives
Tahap ini diawali dengan identifikasi masalah yang dianggap minor dan major. Selanjutnya dibicarakan masalah dibidang teknis, kontraktual dan finansial. Dari proses ini kedua pihak saling memahami posisi pihak lain.
3. Bargaining
Pada tahap ini, negosiasi yang sebenarnya dilakukan dan kompromi dibuat. Umumnya bargaining dilakukan oleh tim yang lebih kecil, terdiri dari wakil yang berwenang dibidang majemen proyek dan finansial.
4. Summation
Dibuat kesimpulan hasil dari proses bargaining, umumnya tertulis, mengenai perubahan, kompromi ataupun persetujuan yang dicapai.
5. Agreement
Tahap ini memastikan bahwa kedua pihak mempunyai pengertian yang sama tentang hasil negosiasi. Dimungkinkan negosiasi diulang kembali untuk item tertentu dimana kedua pihak ternyata belum sepakat. Tahap ini adalah akhir dari proses negosiasi.
Pada proyek besar, umumnya buyer akan melakukan negosiasi dengan beberapa seller sebelum membuat negosiasi akhir dengan seller terbaik.
Sepanjang proses negosiasi, kedua pihak berusaha untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin. Dibawah ini adalah beberapa taktik yang sering digunakan dalam proses negosiasi(6) :
- Price Negotiating
Buyer melakukan negosiasi harga berdasarkan independent estimate atau analisa terhadap proposal yang diajukan seller. Perlu diperhatikan bahwa negosiasi ini tidak bertujuan mencapai low / unprofitable pricing level untuk seller, karena akan mempengaruhi performance seller pada saat pelaksanaan kerja.
- Surprise
Taktik ini umumnya dilakukan oleh seller, dengan mengusulkan perubahan besar pada kondisi kontrak. Misalnya dengan menawarkan perubahan lingkup supply- fabrikasi-instalasi structural steel menjadi pekerjaan fabrikasi dan instalasi saja. Scope supply material baja dialihkan ke buyer. Perubahan kondisi dan alokasi resiko seperti ini akan membutuhkan evaluasi yang menyeluruh oleh pihak buyer. Keputusan yang tergesa-gesa sering tidak menguntungkan.
- Deadline
Taktik ini digunakan untuk menekan pihak lain dalam mencapai kesepakatan. Di-ilustrasikan dalam ungkapan berikut : “Besok pagi saya akan pergi ke luar negeri, kita harus selesaikan kesepakatan sore ini”.
- Stress
Dilakukan dengan menyerang kompetensi personal atau kompetensi teknis pihak lain. Kondisi stress/pressure ini bisa menghasilkan jawaban dan informasi yang tidak akan didapat dalam situasi negosiasi yang lebih tenang.
- Confusion
Bertujuan untuk mendapatkan “kesempatan bernafas”. Salah satu pihak dengan sengaja mengaburkan permasalahan atau menyajikan angka yang salah untuk membuat pihak lain bingung. Akibatnya pihak lain butuh waktu untuk meng-analisa kondisi sebenarnya sebelum melanjutkan negosiasi.
- Withdrawal
Salah satu pihak menyerang pihak lain tentang hal yang tidak penting, kemudian menarik kembali komentarnya. Taktik ini biasanya digunakan untuk mengalihkan perhatian dari kelemahannya.
- A “hard nose”
Taktik ini bertujuan membuat pihak lain tampak “unreasonable”. Misalnya buyer telah menyetujui berbagai minor issue yang diminta oleh seller. Pada saat tidak dicapai kesepakatan untuk major issue, buyer akan mengingatkan bahwa mereka telah mengalah di berbagai item dan meminta seller untuk melakukan hal yang sama.
- Horse trading
Dari berbagai item yang dinegosiasikan, kedua pihak mempunyai kepentingan yang berbeda. Buyer dan seller melakukan “take and give” sesuai kepentingan masing-masing. Negosiator yang baik akan lebih banyak menerima daripada memberi.
- Mutual need
Jika posisi kedua pihak jauh dari kesepakatan, maka ungkapan seperti “Kita saling membutuhkan” bisa mendorong kedua pihak untuk mencari solusi terbaik dalam menyelesaikan masalah.
- Arbitration / Litigation
Taktik ini sering digunakan dalam negosiasi claim / disputes. Pihak yang terdesak mengancam akan membawa permasalahan ke sidang arbitrasi atau pengadilan, sebagaimana diatur dalam kontrak. Umum diketahui bahwa penyelesaian melalui sidang arbitrasi atau pengadilan akan membutuhkan biaya besar dan waktu yang lama. Karenanya, menang disidang tidak selalu berarti menang secara finansial. Selain itu perusahaan juga mempertimbangkan citra-nya jika harus ke pengadilan. Ancaman sidang arbitrasi / pengadilan diharapkan bisa memaksa pihak lain untuk lebih lunak dalam bernegosiasi. Resikonya, pihak lawan mungkin setuju dengan penyelesaian melalui sidang.
- Short delay
Menunda meeting untuk sementara / istirahat sering berguna, terutama jika pembicaraan mulai menyimpang dari topik, emosi meningkat, atau salah satu pihak perlu berbicara secara internal.
- Future prospects
Buyer sering menggunakan taktik ini untuk mendapatkan harga yang lebih baik. Dilakukan dengan memberi informasi tentang potensi hubungan bisnis pada berbagai rencana proyek yang akan datang.
Negosiasi dilakukan oleh individu-individu yang mewakili kedua pihak, karenanya kepribadian, perasaan, motivasi dan psikologi akan berpengaruh dalam proses negosiasi.
4.4.2 Contract Award
Hasil dari proses select sellers adalah perjanjian kerja / kontrak dengan seller terpilih. Kontrak bisa berupa purchase order yang sederhana atau dokumen kontrak yang kompleks.
Kontrak adalah perjanjian yang secara hukum mengikat kedua pihak untuk memenuhi tugas dan kewajibannya sebagaimana disepakati. Seller akan menyediakan produk atau jasa yang dibutuhkan, sedangkan buyer akan membayar seller untuk pekerjaan yang dilakukan. Wan prestasi terhadap perjanjian kerja akan diselesaikan melalui arbitrasi atau pengadilan, sebagaimana diatur dalam klausul kontrak.
Kontrak akan diakui secara hukum apabila memenuhi persyaratan berikut (7):
• ada penawaran
• ada persetujuan terhadap penawaran
• ada imbalan terhadap pekerjaan yang dilakukan
• dilakukan antara pihak yang mempunyai kewenangan untuk membuat perjanjian
• perjanjian kerja tidak menyangkut kegiatan yang melawan hukum 4.5 Contract Administration
Administrasi kontrak adalah bagian dari monitoring & controlling process group. Tujuannya untuk memastikan bahwa kedua pihak memenuhi kewajibannya sebagaimana tercantum dalam kontrak.
Kegiatan administrasi kontrak, baik dipihak buyer maupun seller, dikoordinir oleh contract administrator. Tugas contract administrator dari pihak buyer antara lain meliputi (6):
• koordinasi dengan departemen lain mengenai progress & kualitas kerja seller
• memastikan pembayaran kepada seller sesuai dengan klausul kontrak
• menyusun performance report
• focal point untuk masalah kontraktual
Administrasi kontrak yang baik akan mendukung kelancaran pekerjaan dan meminimalkan potensi konflik selama pelaksanaan kerja.
4.5.1 Performance Reporting
Performance reporting menyajikan data kemajuan pekerjaan dibandingkan dengan rencana / measurement baselines. Bar charts, S curve, histogram maupun tabel adalah format yang dapat digunakan untuk menyajikan data.
Earned Value Management (EVM) dikenal sebagai metode yang efektif dan banyak digunakan dalam performance reporting. Integrasi data cost dan schedule dalam EVM memungkinkan manajemen proyek untuk membuat analisa berikut (8):
• Apakah pekerjaan terlambat atau lebih cepat dari schedule?
• Seberapa baik efisiensi pemakaian waktu kerja?
• Kapan perkiraan pekerjaan akan selesai?
• Seberapa baik efisiensi pemakaian sumber daya?
• Berapa biaya untuk menyelesaikan pekerjaan tersisa?
• Berapa perkiraan biaya seluruh pekerjaan?
• Berapa perkiraan under atau over budget di akhir pekerjaan?
Dalam EVM, performance kerja secara teratur dimonitor dan dibandingkan dengan plan baselines. Hal ini memungkinkan tim manajemen proyek untuk meng-identifikasi masalah secara dini dan mengambil langkah perbaikan agar pekerjaan bisa selesai tepat waktu dan sesuai anggaran biaya.
4.6 Contract Closure
Kegiatan ini adalah bagian dari closing process group. Contract closure meliputi :
• verifikasi hasil pekerjaan
memastikan bahwa pekerjaan telah selesai dengan hasil memuaskan
• kegiatan administratif
update hasil akhir pekerjaan dan menyimpan data tersebut untuk keperluan masa datang.
Dengan contract closure, kontrak antara buyer dan seller dinyatakan selesai. Prosedur contract closure umumnya dicantumkan dalam perjanjian kerja.
Contract closure juga dapat dilakukan sebelum pekerjaan selesai. Pada kontrak pekerjaan jasa konstruksi, standar klausul kontrak FIDIC(9) memungkinkan pemutusan hubungan kontrak secara dini berdasarkan alasan berikut :
• buyer convenience
sesuai kebutuhan organisasi, buyer setiap saat dapat mengakhiri kontrak dengan memberi notice period tertentu.
• kesalahan / default dari pihak seller :
tidak menyerahkan performance security, subkontrak seluruh pekerjaan kepada pihak lain tanpa persetujuan buyer, meningggalkan lokasi pekerjaan / tidak melanjutkan pekerjaan, memberi suap yang berkaitan dengan kontrak kerja, bankrupt, dsb.
• kesalahan / default dari pihak buyer :
pekerjaan di-suspend lebih dari periode tertentu, tidak membayar seller sesuai jadwal yang disepakati, tidak melakukan tanggung jawabnya sebagaimana tercantum dalam kontrak, bangkrupt, dsb.
• force majeure
kondisi force majeure lebih dari periode tertentu memungkinkan kedua pihak untuk memutuskan hubungan kerja.
Klausul kontrak mengatur kompensasi yang berhak didapat seller / buyer pada setiap kondisi pemutusan kerja tersebut diatas.
5. Penutup
Bab ini diawali dengan pembahasan secara singkat tentang konsep proyek dan operasional, serta manajemen proyek secara umum.
Kegiatan project procurement management diawali dengan memperhatikan masukan tentang kebutuhan proyek, membuat analisa make or buy, memilih jenis kontrak yang sesuai serta menyusun rencana / strategi pengadaan proyek
Selama proses tender; pre-kualifikasi, bid inquiry, evaluasi penawaran dan negosiasi memainkan peranan penting dalam menentukan pemenang.
Pada saat pekerjaan berlangsung, tim manajemen proyek melakukan administrasi kontrak untuk memastikan kedua pihak melaksanakan kewajibannya sesuai perjanjian.
Procurement diakhiri dengan contract close out, pada saat pekerjaan dinyatakan selesai dan diterima oleh buyer.
Akhirnya, keberhasilan procurement manajemen dalam pengadaan produk atau jasa dari pihak luar bisa dilihat dari hal berikut :
• Pekerjaan dilaksanakan oleh seller yang mempunyai kompetensi, sebagai hasil dari proses seleksi dan/atau pre-kualifikasi.
• Harga supply / jasa pekerjaan yang wajar, sebagai hasil dari pemilihan jenis kontrak dan alokasi resiko yang tepat
• Supply material / pekerjaan jasa berjalan lancar sebagai hasil dari isi perjanjian kontrak dan administrasi kontrak yang baik.
• Proyek mendapatkan dukungan supply berbagai barang dan jasa sesuai dengan rencana, baik dalam kualitas, jumlah maupun waktu pengirimannya.
References
1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge – 3rd Edition, Project Management Institute,
Newton Square, PA, USA, 2004.
2. Construction Extension to the PMBOK Guide – 3rd Edition (Exposure Draft), Project Management
Institute, www.pmi.org
3. Mansour, Farid F., Value Engineering & Total Cost Management, AACE Transactions, AACE International, Morgantown, WV, USA, 1994.
4. Tendering Procedure, Federation Internationale des Ingenieurs-Conseils (FIDIC), Geneva,
Switzerland, 1994
5. Chen, Mark T., Selecting the Right Engineer, Contractor and Supplier, AACE Transactions, AACE International, Morgantown, WV, USA, 2000.
6. Bent, James A., How to Successfully Negotiate and Administer Contracts, AACE Transactions, AACE International, Morgantown, WV, USA, 1985.
7. Amos, Scott J. (editor), The Skills and Knowledge of Cost Engineering – 5th Edition, AACE International, Morgantown, WV, USA, 2004.
8. Practice Standard for Earned Value Management, Project Management Institute, Newton Square,
9. Conditions of Contracts for EPC/Turnkey Projects, Federation Internationale des Ingenieurs-Conseils (FIDIC), Geneva, Switzerland, 1999
10. Gransberg, Douglas D. & Molenaar, Keith (editors), Professional Practice Guide #10 – Project
Delivery Method, AACE International, Morgantown, WV, USA, 2001.
Tentang Penulis
Kristiawan CCE, PMP adalah Cost Engineer dengan latar belakang pendidikan Teknik Sipil. Lulus dari Universitas Sebelas Maret, Solo – Indonesia, tahun 1994. Pengalaman kerja selama 14 tahun di Indonesia, Timur Tengah dan Afrika dibidang cost engineering / quantity surveying pada industri energy listrik dan minyak/gas bumi. Saat ini bekerja untuk Wood Group Equatorial Guinea Ltd di Afrika Barat. Kristiawan adalah anggota dari The Association for the Advancement of Cost Engineering International (AACE) and Project Management Institute (PMI). Untuk korespondensi lebih lanjut, silahkan hubungi : kristiawan_jkt@yahoo.com
