Pada PT Indra Karya Wilayah I Malang terdapat 2 macam penginputan data baik manual untuk pencocokan dokumen yang terkait dengan departemen akuntansi dan penginputan data melalui elektronik yang menggunakan program MY GL untuk membuat laporan akuntansi dan keuangan.
Hasil analisis atas pengendalian intern akuntansi dalam lingkungan pengolahan data elektronik. yang terdapat di PT Indra Karya Wilayah I Malang adalah sebagai berikut:
Tabel 4.3
Analisis atas pengendalian intern akuntansi dalam lingkungan pengolahan data elektronik
Elemen Parameter Elemen Analisa dan Rekomendasi
Pengendalian Umum
1. Organisasi Adanya pemisahan:
Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program
Fungsi operasi fasilitas pengelolahan data
Fungsi penyimpanan program kepustakaan
1. Organisasi
Untuk manual sistem sudah ada otorisasi yang mendukung formulir, dokumen, maupun surat yang terkait dengan prosedur penagihan dan pengendalian proyek.
Untuk pengolahan data secara elektronik sudah baik. Hal tersebut dibuktikan dengan pembuatan program akuntansi oleh perusahaan lain. Sudah adanya otorisasi dalam penggunaan, program, sehingga saat
2. Pengendalian terhadap sistem program
Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru
Prosedur pengujian program
Prosedur pengubahan program
Dokumentasi
3. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Akses terhadap ruang komputer hanya terbatas bagi karyawan tertentu saja
Pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan di perpustakaan.
Pembuatan isntruksi yang jelas mengenai perubahan data dari dokumen sumber ke dalam bentuk yang dibaca oleh komputer.
Prosedur dalam
penyimpanan arsip di perpustakaan
Penjagaan keamanan fisik terhadap arsip dan komputer
Pembuatan prosedur rekonstruksi catatan
Prosedur pembuatan arsip cadangan
Password yang digunakan untuk mengatur wewenang penggunaan data yang disimpan di komputer.
terjadi kesalahan penginputan data, harus melapor kepada manajer keuangan dan administrasi, setelah itu manajer melakukan pelaporan ke pada teknisi di perusahaan pusat.
Kelemahanya, jika terjadi kesalahan input harus mendatangkan teknisi dari kantor Jakarta dan hal tersebut membutuhkan banyak waktu dan biaya. Untuk penyimpanan program dan kepustakaan dilakukan oleh orang yang sama dengan orang yang menginput data.
2. Pengendalian terhadap sistem program
Untuk penelaahan dan pengesahan dilakukan oleh perusahaan pusat
Pengujian, pengubahan, dan dokumentasi program merupakan tanggung jawab perusahaan yang mengeluarkan produk MY GL.
3. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Menurut pengamatan penulis, pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data sudah baik.
Hal tersebut dibuktikan dengan adanya batasan akases program akuntansi bagi karyawan tertentu saja.
Pengendalian terhadap pengarsipan formulir, dokumen, surat yang berhubungan dengan pengendalian dan penagihan tertata rapi di dalam odner yang telah di beri kode tertentu.
Adanya petunjuk manual untuk pengoperasian program MY GL memudahkan karyawan mengolah data, sehingga dapat dilihat dengan cepat semua akun yang ada terlebih akun piutang, pendapatan, dan biaya yang terkait dengan siklus pendapatan. Hal tersebut menjadikan manajer cepat untuk mengetaui posisi nominal akun piutang, pendapatan, dan biaya.
Dalam pengendalian penyimpanan data, setiap sebulan sekali data yang ada pada program MY GL akan di back up ke dalam hardisk eksternal, sehingga data piutang pemberi kerja dan pendapatan yang telah diterima pemberi kerja tersimpan aman.
Sehingga jika terjadi sesuatu yang
tidak diingkan maka dapat segera di atasi.
Tidak adanya prosedur pencatatan secara tertulis dan hanya di beritahu secara lisan oleh manajer.
Pemegang password hanya 2 orang yaitu manajer dan karyawan bersangkutan. Untuk penggantian password secara rutin dilakukan sebulan sekali.
Tidak adanya pembuatan arsip cadangan, biasanya jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan departemen yang bersangkutan meminjam dokumen atau arsip ke pada departemen lain.
Penjagaan keamanan fisik arsip dan komputer hanya dilakukan dengan otorisasi peminjaman arsip dan otorisasi wewenang penggunaan.
Pengendalian Aplikasi
1. Pengendalian preventif
Otorisasi data sumber
Konversi data
Penyiapan data sumber
Turnaround documents
Formulir bernomor urut tercetak
Validasi masukan
Pemutakhiran arsip dengan komputer
Pengendalian terhadap pengolahan data
2. Pengendalian Detektif memberi petunjuk letak terjadinya masalah
1. Pengendalian preventif
Semua data yang berhubungan dengan siklus pendapatan sudah terotorisasi, terlebih dalam hal berapa prosentase termin pada setiap penagihan pendapatan produksi.
Selain itu pula sudah ada otorisasi tentang pajak yang dikeluarkan dalam proses penagihan.
Adanya konversi data dari arsip secara manual di masukkan kedalam program komputer.
Adanya karyawan yang bertugas untuk memeriksa dokumen arsip baik dari degi pengkodean, penuliasan jumlah yang tidak masuk akal, data lain terlebih yang berhubungan dengan akun piutang, pendapatan, dan biaya
Tidak adanya formulir bernomor urut tercetak pada formulir yang berhubungan dengan permintaan dana pelaksanaan proyek menyebabkan kurang sehatnya praktik sistem pengendalian internal.
2. Pengendalian Detektif
Pada PT Indra Karya Wilayah I Malang tidak ada pengendalian detektif.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang dilakukan atas siklus pendapatan PT Indra Karya Wilayah I Malang adalah sebagai berikut:
1. Dari penelitian pendahuluan diketahui sejumlah permasalahan dalam siklus pendapatan. Permasalahan tersebut terjadi pada beberapa departemen dan membuat sejumlah akibat yang berimbas pada pelaporan manajemen dan keuangan.
2. PT Indra Karya (Persero) Wilayah I Malang telah membuat sistem pengendalian internal dengan baik, namun pada penerapan sistem pengendalian internal siklus pendapatan secara keseluruhan berdasarkan evaluasi dilapangan masih kurang baik. Hasil Evaluasi sistem pengendalian internal berdasarkan referensi pengendalian internal menurut Mulyadi menunjukkan terjadi ketidaksesuaian antara penerapan di perusahaan dengan elemen-elemen pengendalian internal. Ketidaksesuaian tersebut, yaitu:
Perusahaan sudah memiliki struktur organsasi yang mempertimbangkan pengembangan usaha, pembagian job description yang jelas. Namun pada kenyataan di lapangan, dalam praktik masih ada tugas karyawan yang tumpang tindih. Hal itu terlihat adanya satu karyawan yang merangkap dua jabatan sekaligus pada departemen administrasi dan keuangan.
Perusahaan masih belum menggunakan formulir dengan nomor urut tercetak. Hal tersebut mengakibatkan dengan mudahnya karyawan membuat formulir jika salah melakukan penginputan data.
Tidak adanya inspeksi mendadak mengakibatkan kurang adanya kesadaran dari karyawan.
SDM masih banyak yang kurang memadai. Hal itu terjadi ketidak sesuaian antara kebutuhan kualitas jabatan dan wewenang tugas dengan pendidikan minimal. Selain itu banyaknya proyek yang berbanding terbalik dengan jumlah tenaga ahli mengakibatkan ketidak efifienan waktu pengerjaan produk.
Kebijakan manajemen dalam pelakasanaan beberapa proyek menyebabakan keterlambatan produksi.
Kebijakan akuntansi terhadap piutang tak tertagih 3. Faktor Pendukung dalam penerapan, yaitu:
Adanya SOP tertulis oleh perusahaan, keterlibatan aktif manajer dalam menyusun rencana jangka pendek maupun panjang
Adanya komunikasi yang baik antara manajer dan karyawan pelaksana.
4. Faktor penghambat dalam penerapan sistem pengendalian intern pada siklus pendapatan di PT Indra Karya (Persero) Wilayah I Malang,yaitu :
Ketidak disiplinan baik dari manajemen tingat menengah dan bawah untuk melaksanakan SOP dan kebijakan manajemen maupun akuntansi secara baik dan benar, terbukti dengan adanya beberapa toleransi penyimpangan kebijakan perusahaan.
Kurang adanya kesadaran dari karyawan untuk melakasanakan SOP dan kebijakan manajemen maupun akuntansi dengan baik.
5. Beberapa rekomendasi penyelesaian kendala dari sistem pengendalian internal dari analisis yang telah dilakukan oleh peneliti terdapat pada bagian saran.
Beberapa keterbatasan dalam penelitian ini, antara lain:
1. Analisis sistem pengendalian internal dalam penelitian ini hanya terbatas berdasarkan analisis pada unsur pengendalian internal, lingkungan pengendalian sisten pengendalian internal, pengendalian intern akuntansi dalam bidang pengelolaan data elektronik menurut Mulyadi 2008.
2. Data yang digunakan dalam penelitian ini hanya berfokus pada data PT Indra Karya (Persero) Wilayah I Malang.
Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT Indra Karya Wilayah I Malang, rekomendasi adalah sebagai berikut:
1. Masing-masing karyawan diberi buku pedoman agar dapat memahami SOP dan kebijakan manajemen maupun akuntansi secara jelas.
2. Di adakannya inspeksi mendadak untuk mengevaluasi kinerja dari semua departemen yang ada, terlebih departemen yang berhubungan dengan siklus pendapatan. Karena dalam siklus pendapatan terdapat banyak prosedur yang membutuhkan banyak dokumen, formulir, surat-surat, banyak pihak yang terkait dan berhubungan dengan kelangsungan operasi perusahaan yang berorientasi pada laba.
3. Melakukan perekrutan karyawan di depatermen aministrasi dan keuangan sesuai dengan bidang yang dibutuhkan. Jika tidak dimungkinkan untuk perekrutan karyawan lagi, maka dilakukan pengambilan karyawan dari departemen lain untuk menjalankan kegiatan operasi pada sub bagian akuntansi. Dalam pemindahan tugas antar departemen, sebaiknya latar belakang pendidikan disesuaikan dengan kualifikasi yang dibutuhkan, jika tidak ada maka dilakukan pelatihan tentang akuntansi dan pajak secara periodik untuk membantu meningkatkan kualitas karyawan sehingga mendekati kualifikasi yang dibutuhkan.
4. Dibuat kebijakan manajemen tambahan untuk masalah pembagian tenaga ahli dan pengerjaan proyek berdasarkan wilayah kerja, dengan memperhatikan jauh dekatnya jarak mobilisasi tenaga ahli dari satu proyek ke proyek lain, sehingga produksi dapat berjalan dengan lancar tanpa tertunda.
5. Dibuat kebijakan akuntansi untuk penyisihan piutang tak tertagih.
DAFTAR PUSTAKA
Baidaie, M.Chatim. 2005. Corporate Governance dan Kebijakan Audit. Edisi Revisi.
Jakarta: Yayasan Pendidikan Internal Audit, Institut Pendidikan dan Pelatihan Audit dan Manajemen.
Baridwan, Zaki. 1990. Intermediate Accounting. Edisi Keempat. Yogyakarta: BPFE.
_______ . 1998. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode.
Yogyakarta: BPFE.
Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2010. Accounting Information Systems, 10th Ed. New Jersey: Pearson Education Inc.
Firnanda, Restu, Kiki, Denock. 2013. Sistem Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan (Studi Kasus di CV. Sinar Terang Distributor). Skripsi. Tidak dipublikasi.
Malang: Universitas Brawijaya.
Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta:
Salemba Empat.
Harahap, Sofyan Safri. 2003. Teori Akuntansi. Edisi Kelima. Jakarta: PT. Raspindo.
Hartadi, Bambang. 2005. Sistem Pengendalian Intern. Edisi Ketiga. Yogyakarta: BPFE.
Indriantoro, Nur, dan Supomo, Bambang. 2002. Metodologi Penelitian. Edisi 1.
Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.
Jerry Fitz Gerald, Andra F. FitzGerald, Warren D. Stalling. Jr. 1981. Fundamental of System Analysis. New York: John Willey & Sons.
Jogiyanto. 2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Kieso, Donald E., Jerry J. Weygandt, dan Terry D. Warfield, 2002. Akuntansi Intermediete. (Terjemahan Emil Salim). Jilid 1. Edisi Kesepuluh. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Lindrawati. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Elektronik Data Prosesing.
Jurnal Widya Manajemen & Akuntansi. Volume 1; No.1.
Moleong, Lexy J. 2010. Metode Penelitian Kualitatif. Cetakan ke-28. Bandung: PT Remaja Rosda karya.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Murdick, Robert G, dkk. 1991. Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern. Jakarta:
Erlangga.
Neusche, Richard F. 1960. Management by System. Edisi kedua, New York: Mcgraw Hill.
Niswonger, Warren, Reeve, and Fees. 2000. Prinsip-Prinsip Akuntansi, Edisi 19, Penerjemah: Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan, Jilid I, Erlangga, Jakarta.
Rahardjo. 2010. Triangulasi Pada Penelitian Kualitatif. Malang: UIM.
Razy,Nur, Fakhrur. 2013. Analisis Pengendalian Internal atas Siklus Pendapatan Jasa (Studi Kasus Pada Hotel Griyadi Montana Malang). Skripsi. Tidak dipublikasi.
Malang: Universitas Brawijaya.
Romney, M. B. dan Steinbart, P. J. 2004. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9 Buku Satu.
Jakarta: Salemba Empat.
Sidharta, Lani. 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta: P.T.ELEX Media Komputindo.
Soemarso. 1996. Pengantar Akuntansi II. Cetakan ketiga. Jakarta: PT Renika Cipta.
Triyuwono, Iwan dan Roekhuddin. 2000. Konsistensi Praktik Sistem Pengendalian Intern dan Akuntabilitas pada Lazis (Studi Kasus di Lazis X Jakarta). Jurnal Riset Akuntansi Indonesia. Volume 3; No.2 (151-167).