B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
1. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Pelayanan
Capaian dalam perbaikan dari aksi perubahan ini akan dijelaskan berdasarkan tahapan kegiatan/milestone jangka pendek yang telah direncanakan dalam aksi perubahan, seperti pada tabel di bawah ini:
36
Tabel 11 Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Tahapan/Milestone Jangka Pendek
37
Capaian (output) atau evidence dari tiap tahapan kegiatan/milestone jangka pendek, adalah sebagai berikut :
1. Membentuk Tim Efektif
Tahapan awal dimulai dengan membentuk Tim Efektif pada tanggal 14 April 2022 dengan menunjuk 7 (Tujuh) orang pegawai yang memiliki kompetensi yang sesuai untuk mendukung pelaksanaan aksi perubahan. Tim efektif yang dibentuk dan pembagian tugasnya dituangkan dalam surat keputusan yang ditandatangani kepala Loka POM di Kabupaten Sorong. Output kegiatan adalah terbentuknya Tim Efektif Aksi Perubahan. Bukti pelaksanaan adalah Surat Keputusan Pembentukan Tim Efektif. Tim Efektif terdiri dari 1 orang Ketua Tim, 4 orang pengumpulan data informasi, 1 orang bagian anggaran, dan 1 orang bagian IT, dalam pelaksanannya Tim Efektif ada yang aktif dan tidak, disini peran Ketua Tim diperlukan untuk memastikan tim ini bekerja sesuai tupoksinya dengan melakukan coaching dan mentoring. Untuk memastikan petugas lapangan lebih kompeten dalam pendampingan saat rapat awal, ketua tim efektif merivew kembali poin-poin materi pelatihan inspektur Pangan (breakdown tugas masing-masing). Yang dapat dilihat pada dokumen berikut:
38
Gambar 4.SK Tim Efektif
2. Melakukan koordinasi dengan Kepala Balai POM di Manokwari selaku mentor/ pembimbing.
Koordinasi antara penyusun dengan mentor Kepala Balai POM di Manokwari dimulai dari tanggal 14 April 2022 dan dilakukan selama beberapa kali. Koordinasi dimulai dengan penjelasan mengenai aksi perubahan
39
penyusun untuk memperoleh arahan, masukan dan pedoman dalam memulai aksi perubahan sesuai dengan target yang ingin diperoleh.
Project leader memberikan penjelasan terkait aksi perubahan sebagai berikut:
a) Area permasalahan meliputi:
Dalam pelaksanaan fungsi pemeriksaan dan sertifikasi di Loka POM Sorong, tantangan atau kendala yang dihadapi terkait UMKM adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya koordinasi petugas Loka POM Sorong dengan Lintas Sektor terkait yang berkepentingan terhadap UMKM.
2. Kurangnya media penyampaian informasi terkait sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan secara lengkap, ringkas dan jelas yang dapat menjangkau pelaku usaha/masyarakat secara luas.
3. Rendahnya jumlah UMKM Pangan Olahan yang mendapatkan izin edar di tahun 2022.
4. Tenggang waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan izin edar produk lebih dari 100 hari.
5. Perencanaan aksi perubahan yang dimulai dengan melakukan koordinasi dengan stakeholder internal dan stakeholder eksternal.
b) Mentor memberikan tanggapan dan masukan sebagai berikut:
1. Penulis agar segera menentukan pioritas aksi perubahan yang akan dilakukan dengan mempertimbangkan urgensi dari masalah yang ada.
2. Aksi perubahan yang akan dilaksanakan benar-benar bisa memberikan dampak yang luas bagi masyarakat dalam upaya peingkatan pelayanan publik.
Berikut evidence dari tahapan koordinasi dengan Kepala Balai POM di Manokwari selaku mentor/ pembimbing (klik pada gambar untuk melihat detail):
40
Gambar 5. Koordinasi dan Konsultasi dengan mentor
3. Melakukan Koordinasi Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan dan Direktorat Registrasi Pangan Olahan BPOM.
Tahap selanjutnya adalah melakukan koordinasi dengan Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan dan Direktorat Registrasi Pangan Olahan BPOM. Tahapan ini penting dilakukan mengingat proses e- sertifikasi berada di bawah pengawasan Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan, sedangankan proses e-registrasi berada di bawah pengawasan Direktorat Registrasi Pangan Olahan, sehingga perlu dilakukan koordinasi untuk mendampingi dalam berlangsungnya Program “PERISAI PACE” UMKM Pangan Olahan di Kota Sorong. Berikut evidence dari tahap koordinasi Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan dan Direktorat Registrasi Pangan Olahan BPOM, berupa surat permohonan koordinasi :
41
Gambar 6. Surat Permohonan Koordinasi
4. Melakukan pembuatan Chat bot “PERISAI PACE”
Tahap pembuatan Chat bot “PERISAI PACE” merupakan tahap yang memanfaatkan teknologi informasi dalam rangka mendukung reformasi birokrasi untuk mempermudah dan mempersingkat waktu pelayanan publik mengenai sertifikasi pangan olahan. Chat bot “PERISAI PACE” menggunakan aplikasi whatsapp yang dirancang dapat mengirimkan pesan balasan secara otomatis kepada pelaku usaha, sehingga pelaku usaha dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara langsung dengan mengakses link yang sudah disediakan.
Selain itu, chat bot “PERISAI PACE” juga menyediakan fitur chat dengan petugas sertifikasi pangan olahan dan chat dengan Kepala Loka POM Sorong jika dibutuhkan. Proses pembuatan chat bot “PERISAI PACE” dilakukan pada tanggal 21 April 2022, berikut dokumen evidence dari tahapan pembuatan Chat bot “PERISAI PACE” :
42 1. Naskah chatbot
Konsumen : “Konsumen bertanya mengenai sertifikasi pangan olahan”
Chatbot : Haloo Sahabat BPOM...
Terimakasih telah menghubungi kami.
KETIK:
SERTIFIKASI : Untuk Layanan Sertifikasi PETUGAS : Untuk Layanan Konsultasi Dengan Petugas
Konsumen : Sertifikasi
Chatbot : -Layanan Sertifikasi- Tekan:
1 : Untuk Mengetahui Alur dan Persyaratan e-sertifikasi Produk Pangan Olahan
2 : Untuk Mengetahui Alur dan Persyaratan e-registrasi Produk Pangan Olahan
3 : Untuk Mengupload Dokumen Persyaratan 4 : Untuk Mengetahui Informasi Pelatihan yang di selenggarakan Loka Sorong
5 : Website Istana UMKM BPOM
Informasi lebih lanjut dapat menghubungi Petugas dengan cara Ketik: PETUGAS
Konsumen : 1
Chatbot : Alur dan Persyaratan e-sertifikasi Produk Pangan Olahan pada link berikut
bit.ly/alur_e-sertifSorong Konsumen : 2
Chatbot : Alur dan Persyaratan e-registrasi Produk Pangan Olahan pada Link berikut:
bit.ly/alur_e-regSorong Konsumen : 3
Chatbot : Upload Dokumen Persyaratan dengan format : (Nama Perusahaan_Nama Dokumen)
Pada link berikut:
bit.ly/upload_dokumenUMKM Konsumen : 4
Chatbot : Informasi Tentang Pendampingan UMKM Loka POM Sorong secara Keseluruhan dapat Dilihat Pada:
https://bit.ly/PERISAIPACE_Sorong Konsumen : 5
Chatbot : Website Istana UMKM BPOM, dapat diakses pada:
https://istanaumkm.pom.go.id/
Konsumen : PETUGAS
43
Chatbot : Layanan Konsultasi, dapat menghubungi:
1. Petugas Sertifikasi Produk Pangan Olahan (Anastasia Intan K., S.TP : 081384087510)
2. Kepala Loka POM Sorong (Riyanto,S.Farm., Apt., M.Sc : 081342312369)
3. Layanan Pengaduan Masyarakat (Loka POM Sorong : 08114860080)
Gambar 7. Pembuatan Chatbot
5. Melakukan sosialisasi dan uji coba Chat bot “PERISAI PACE” kepada masyarakat umum.
Setelah chat bot “PERISAI PACE” selesai dirancang, maka dilakukan sosialisasi dan uji coba kepada masyarakat umum untuk melihat respon dan masukan terhadap chat bot “PERISAI PACE”. Sosialisasi dan uji coba chat bot
“PERISAI PACE” dilakukan dengan mengunggah infografis di media sosial Loka POM Sorong pada tanggal 26 April 2022. Pengembangan infografis untuk sosialisasi dan uji coba chat bot “PERISAI PACE” selanjutnya sudah memanfaatkan penggunaan barcode untuk mempermudah masyarakat mengakses nomor chat bot “PERISAI PACE” tersebut. Berikut evidence dari tahapan sosialisasi dan Uji coba Chat bot “PERISAI PACE” kepada masyarakat umum:
44
Gambar 8. Infografis sosialisasi dan uji coba Chat bot
6. Melakukan Penyempurnaan Chat bot “PERISAI PACE”
Tahap penyempurnaan chat bot “PERISAI PACE” dilakukan dengan membuat google drive dan google sites yang akan digunakan pada chat bot
“PERISAI PACE” pada tanggal. Google drive dan google sites ini berisi informasi mengenai alur e-sertifikasi, alur e-registrasi, persyaratan atau dokumen yang diperlukan untuk proses e-sertifikasi dan e-registrasi pangan olahan, informasi umum dan upload dokumen pelaku usaha yang akan mendaftarkan proses e- sertifikasi dan e-registrasi, upload dokumen ini bertujuan untuk pengecekan awal oleh evaluator e-sertifikasi dan fasilitator e-registrasi pangan olahan, sebelum diunggah pada sistem. Berikut evidence dari tahap Penyempurnaan chat bot
“PERISAI PACE”:
45
Gambar 9. Draft tampilan google drive dan google sites Link google drive dan google sites
• Alur dan Persyaratan e-sertifikasi Produk Pangan Olahan pada link berikut : https://bit.ly/alur_e-sertifSorong
• Alur dan Persyaratan e-registrasi Produk Pangan Olahan pada Link berikut:
https://bit.ly/alur_e-regSorong
• Upload Dokumen Persyaratan dengan format : (Nama Perusahaan_Nama Dokumen) pada link berikut: https://bit.ly/upload_dokumenUMKM
• Informasi Tentang Pendampingan UMKM Loka POM Sorong secara keseluruhan dapat Dilihat Pada: https://bit.ly/PERISAIPACE_Sorong
46
7. Melakukan implementasi chat bot “PERISAI PACE” pada unit kerja dan pelaksanaan pendampingan pelaku usaha UMKM pangan olahan khas daerah
Pada tahap ini, chat bot “PERISAI PACE” sudah dapat digunakan dengan baik. Pelaksanaan implementasinya dilakukan mulai tanggal 05 Mei 2022 hingga sekarang. Implementasinya dilakukan dengan mulai menggunakan nomor layanan publik khusus untuk sertifikasi dan registrasi pangan olahan yang tersambung dengan chat bot “PERISAI PACE” yaitu 0811-480-1414. Selain itu, pada tahap ini juga dilakukan pendampingan pelaku usaha UMKM pangan olahan secara daring melalui chat bot “PERISAI PACE” sebelum nantinya dilakukan pendataan dan seleksi UMKM yang diprioritaskan dalam program
“PERISAI PACE” tahap selanjutnya. Berikut evidence dari tahap implementasi chat bot “PERISAI PACE” pada unit kerja dan pelaksanaan pendampingan pelaku usaha UMKM pangan olahan khas daerah:
Gambar 10. Tampilan layanan chat bot PERISAI PACE
8. Melakukan pendataan UMKM Pangan Olahan yang berada di Kota Sorong Para pelaku usaha yang sudah mengakses chat bot PERISAI PACE dan berminat untuk mendaftarkan produk pangan olahannya ke izin edar BPOM akan
47
didata kelengkapan dan profil usahanya, seperti NPWP, NIB, tempat produksi yang sudah terpisah dari rumah tinggal, kategori pangan olahan dan komitmen dalam mengikuti program pendampingan. Berikut evidence dari tahap pendataan UMKM Pangan Olahan yang berada di Kota Sorong
Gambar 11. Data Pengajuan UMKM
9. Melakukan Seleksi UMKM untuk program PERISAI PACE
Tahap setelah pendataan UMKM adalah melakukan seleksi UMKM dari data UMKM yang sudah terkumpul, yang dilaksanakan pada tanggal 18 April 2022. Pada milestone jangka pendek ini program “PERISAI PACE” difokuskan pada UMKM Pangan Olahan yang merupakan makanan khas daerah Kota Sorong. Maka, terpilihlah 3 UMKM yang akan diprioritaskan sebagai contoh Program “PERISAI PACE” yaitu UMKM Abon Ikan Miareto, UMKM Abon Ikan Mom Me, UMKM Abon Ikan Papua Lestari. Pemilihan UMKM ini selain berdasarkan kelengkapan data yang ada, juga karena bahan baku yang
48
digunakan adalah ikan tuna yang merupakan hasil laut yang melimpah di Kota Sorong, sehingga layak untuk disebut sebagai oleh-oleh khas Kota Sorong.
Berikut evidence dari tahap seleksi UMKM untuk program PERISAI PACE
Gambar 12. Data Hasil Seleksi UMKM
10. Mengadakan bimbingan teknis CPPOB untuk UMKM PERISAI PACE Rangkaian selanjutnya setelah seleksi UMKM adalah diadakannya Bimbingan Teknis Cara Produksi Pangan Olahan yang Baik yang dilaksanakan pada tanggal 19 April 2022. Tujuan kegiatan ini adalah untuk memberikan ilmu tentang cara memproduksi pangan olahan yang aman, bermutu dan baik bagi masyarakat yang mengonsumsi. Setelah kegiatan ini, diharapkan pelaku UMKM pangan olahan dapat menerapkan pada proses produksi pangan olahannya.
Berikut evidence dari tahap mengadakan bimbingan teknis CPPOB untuk UMKM PERISAI PACE:
49
Gambar 13. Bimbingan Teknis CPPOB
11. Melakukan Sosialisasi CPPOB dari Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan BPOM Pusat
Sosialisasi Cara Produksi Pangan Olahan yang Baik dari Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan BPOM Pusat adalah kegiatan yang berfungsi memberikan edukasi mengenai cara e-sertifikasi pangan olahan terbaru. Acara ini dilakukan secara daring pada tanggal 19 April 2022 dan dihadiri oleh pelaku UMKM pangan olahan Program “PERISAI PACE”. Berikut evidence dari tahap sosialisasi CPPOB dari Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan BPOM Pusat
50
Gambar 14. Sosialisasi CPPOB dari Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan BPOM Pusat
12. Melakukan kunjungan ke lokasi sarana produksi UMKM dan memberikan konsultasi
Berbeda dengan tahap nomor 7 yaitu pendampingan dilakukan secara daring via chat bot whatsapp, maka pada tahapan ini, pendampingan dilakukan secara intensif secara luring atau kunjungan langsung ke lokasi sarana produksi UMKM program “PERISAI PACE” untuk memberikan arahan dan konsultasi mengenai alur proses produksi yang benar, cara pembuatan dokumen mutu dan dokumen lainnya untuk proses e-sertifikasi dan e-registrasi. Tahapan ini dilakukan pada tanggal 20 April – 10 Juni 2022. Berikut evidence dari tahap melakukan kunjungan ke lokasi sarana produksi UMKM dan memberikan konsultasi
Gambar 15. kunjungan ke lokasi sarana produksi UMKM
51
13. Melakukan Focus Group Discusion (FGD) dengan Lintas Sektor untuk membahas pemberdayaan UMKM.
Selain dukungan dari pihak internal, juga dibutuhkan dukungan dari pihak eksternal, yaitu lintas sektor terkait. Maka, pada tahapan ini dilakukan Focus Group Discusion (FGD) untuk membahas tentang pemberdayaan UMKM khususnya Program “PERISAI PACE” yang dilaksanakan pada tanggal 02 Juni 2022. Tahapan ini mengalami kendala dari segi padatnya kegiatan dan dipotong libur lebaran 2022, sehingga tidak bisa dilakukan tepat waktu sesuai target.
Focus Group Discusion (FGD) diikuti oleh perwakilan dari Dinas Perindustrian Kota Sorong, Dinas Koperasi dan UKM Kota Sorong, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Satu Pintu Kota Sorong, Bank Indonesia Papua Barat, Rumah BUMN Kota Sorong dan perwakilan UMKM yang masuk ke dalam Program
“PERISAI PACE”. Hasil dari Focus Group Discusion (FGD) adalah seluruh lintas sektor terkait sangat mendukung program ini dan bersedia untuk menjalin kerja sama demi memajukan UMKM daerah. Berikut evidence dari tahap melakukan Focus Group Discusion (FGD) dengan Lintas Sektor untuk membahas pemberdayaan UMKM.
Gambar 16. Kegiatan Focus Group Discusion (FGD) dengan Lintas Sektor
52
14. Melakukan pendampingan tata cara e-sertifikasi
Tahapan selanjutnya adalah pendampingan tata cara e-sertifikasi yang dilakukan dari tanggal 10 Mei – 17 Juni 2022. Tahapan dimulai dari pendampingan penyusunan dokumen persyaratan e-sertifikasi, pendaftaran akun e-sertifikasi, e-sertifikasi CPPOB untuk pendaftaran dengan mengunggah dokumen persyaratan ke sistem e-sertifikasi, berupa peta lokasi sarana produksi, denah alur ruang produksi, panduan mutu, deskripsi produk pangan dan alur proses produksi. Output dari tahapan ini adalah Sertifikat Izin Penerapan Cara Produksi Pangan Olahan yang Baik. Berikut evidence dari tahap pendampingan tata cara e-sertifikasi:
Gambar 17. Pendampingan tata cara e-sertifikasi dan Rekomendasi Izin Penerapan CPPOB
53
15. Melakukan pendampingan tata cara e-registrasi
Tahapan terakhir dari aksi perubahan ini adalah pendampingan tata cara e-registrasi yang dilakukan dari tanggal 12 Mei – 17 Juni 2022. Tahapan dimulai dari penyusunan dokumen persyaratan e-registrasi yang meliputi komposisi produk, penjelasan masa simpan produk, penjelasan kode produksi, diagram alir produksi, spesifikasi bahan, registrasi akun perusahaan hingga registrasi produk pangan olahan melalui sistem web e-reg.pom.go.id. Output dari tahapan ini adalah disetujuinya registrasi akun perusahaan dan terbitnya Nomor Izin Edar Pangan Olahan. Berikut evidence dari tahap pendampingan tata cara e- registrasi:
Gambar 18. Pendampingan tata cara e-registrasi
16. Tahapan mendapatkan Nomor Izin Edar Pangan BPOM RI MD
Tahapan ini berfungsi untuk membandingkan waktu yang diperlukan oleh pelaku UMKM dalam proses e-sertifikasi dan e-registrasi hingga memperoleh Nomor izin edar untuk produk pangan olahannya. Berdasarkan data tahun lalu lama waktu e-sertifikasi dan e-registrasi adalah sebagai berikut:
54
Tabel 12 Data Sertifikasi UMKM Tahun 2021
No. UMKM Tanggal
Pengajuan
Selesai Evaluasi
Lama Waktu
Jumlah NIE
Ket
1. UMKM
Bakso ikan apuse
10 Maret 2021
23 Juni 2021
105 Hari 2 NIE Tanpa Program Perisai Pace 2. UMKM Putri
Papua
10 Maret 2021
23 Juni 2021
105 Hari 2 NIE Tanpa Program Perisai Pace
3. UMKM
Mamayoo
22 Juni 2021 03 Desember
2021
163 Hari 3 NIE Tanpa Program Perisai Pace
Tabel 13 Data Sertifikasi UMKM Tahun 2022
No. UMKM Tanggal
Pengajuan
Selesai Evaluasi
Lama Waktu
Jumlah NIE
Ket
1. UMKM
Abon Ikan Miareto
18 April 2022 17 Juni 2022
60 Hari 12 NIE Dengan Program Perisai Pace 2. UMKM Abon
Ikan Momme
18 April 2022 17 Juni 2022
60 Hari 1 NIE Dengan Program Perisai Pace
17. Melakukan Sosialisasi Program Perisai Pace Melalui Media Elektronik.
Kegiatan sosialisasi program Perisai Pace terus menerus dilakukan oleh tim efektif Loka POM Sorong, pada hari jumat, tanggal 17 Juni 2022 sosialisasi di lakukan melalui media elektronik berupa podcast yang didukung oleh TeropongNews. Melalui sosialisasi ini diharapkan masyarakat secara luas dapat mengetahui program ini, sehingga kedepannya masyarakat terutama pelaku UMKM pangan olahan dapat mendaftarkan produknya ke Loka POM Sorong.
55
Gambar 19. Sosialisasi Melalui Media Elektronik (TeropongNews)
2. Manfaat Aksi Perubahan