Z`\\
\ \
LAPORAN
Riyanto, S.Farm., Apt., M.Sc.
Kepala Loka POM di Kab.Sorong
AKSI PERUBAHAN
PENDAMPINGAN PRIMA SERTIFIKASI PANGAN OLAHAN CEPAT DAN EFEKTIF
“PERISAI PACE” UMKM DI KOTA SORONG
Kementerian Pertanian Republik
Indonesia Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi Jalan Raya Puncak KM.11 Desa Bendungan Ciawi-Bogor
Kode Pos 16720 Jawa Barat, Indonesia 16720 0251) 8240149, 8241147
AKSI PERUBAHAN
KINERJA PELAYANAN PUBLIK
PENDAMPINGAN PRIMA SERTIFIKASI PANGAN OLAHAN CEPAT DAN EFISIEN “PERISAI PACE”
UMKM DI KOTA SORONG
Oleh
Nama : Riyanto, S.Farm., M.Sc., Apt.
NIP : 198409012010121001
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI – BOGOR 2022
ii
LEMBAR PENGESAHAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
JUDUL : PENDAMPINGAN PRIMA SERTIFIKASI PANGAN OLAHAN CEPAT DAN EFISIEN “PERISAI PACE” UMKM DI KOTA SORONG
NAMA : RIYANTO, S.FARM., M.SC., APT.
NIP : 198409012010121001
UNIT KERJA : BPOM / LOKA POM DI SORONG
Telah diuji didepan penguji pada hari Rabu, 22 Juni 2022
MENTOR PEMBIMBING/ COACH
MUSTHOFA ANWARI, S.SI.,APT DR. MIKO HARJANTI, SE., M.SE., MA NIP. 19790305 200312 1 002 NIP. 19800814 200604 2 001
PENGUJI I PENGUJI II
ABDUL HANI, SP., MM DR. IR. BAMBANG BUDHIANTO NIP. 19650420 199103 1 003 NIP. 19610526 198503 1 002
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkah dan rahmat-Nya Aksi Perubahan sebagai bagian dari pembelajaran pada Pelatihan Kepemimpinan Pertama Angkatan IV Tahun 2022 di Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi-Bogor telah selesai disusun.
Aksi perubahan merupakan Pelaksanaan dari implementasi Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP), dimana kemampuan dari peserta pelatihan untuk menerapkan apa yang didapat dan dipelajari selama masa pelatihan dapat terlihat pada pelaksanaan tugas di tempat kerja. Dalam aksi perubahan dilakukan analisa terhadap tugas pokok dan fungsi pengawas, analisa permasalahan dalam pelaksanaan tugas, serta analisa untuk menghasilkan gagasan kreatif berupa alternatif solusi permasalahan dan pembuatan inovasi/ terobosan dalam upaya peningkatan mutu kinerja khususnya pada bidang pelayanan publik.
Kami berharap program ini dapat menggambarkan apa yang akan dilakukan oleh peserta dalam melaksanakan aksi perubahan di tempat kerja yaitu berupa inovasi terkait peningkatan kinerja pelayanan publik dalam rangka sertifikasi produk pangan olahan
Terselesaikannya aksi perubahan ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, karena itu dalam kesempatan ini dengan segala kerendahan hati dan rasa hormat penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan aksi perubahan ini sehingga dapat berjalan lancar, terutama kepada yang saya hormati:
1. Ir. Yusral Tahir, M.Agr selaku Kepala Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP) Ciawi-Bogor.
2. Abdul Hani, SP., MM. dan DR. IR. Bambang Budhianto dan selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan yang berharga dalam penyusunan Aksi Perubahan ini.
3. DR. Miko Harjanti, SE, M.SE., MA. selaku Pembimbing/Coach yang memberikan arahan dan bimbingan dalam menyelesaikan Aksi Perubahan ini.
4. Mustofa Anwari, S.Si., Apt selaku Mentor dan Kepala Balai POM di Manokwari.
iv
5. Bapak Ibu Pejabat Pusat Pelatihan Manajemen Dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi-Bogor yang membantu dan mengarahkan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan IV Tahun 2022 di Ciawi-Bogor.
6. Bapak Ibu Widyaiswara Pusat Pelatihan Manajemen Dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi-Bogor yang telah membekali ilmu dan membimbing saya dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan IV Tahun 2022 di Ciawi-Bogor.
7. Bapak Ibu Staf Pusat Pelatihan Manajemen Dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi-Bogor yang membantu dan mengarahkan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan IV Tahun 2022 di Ciawi-Bogor.
8. Seluruh Koordinator dan Staf Loka POM di Kab Sorong.
9. Keluarga tercinta bapak Siman, ibu Djirah, Eka Akhriana (Istri), Al-Ghizwa Bintang Ikhlana (anak pertama) dan Aldan Muhammad Aldebaran (anak kedua) yang telah mendukung dan mendo`akan keberhasilan dalam kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan IV Tahun 2022 di Ciawi-Bogor.
10. Bapak ibu rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementrian Pertanian Angkatan IV Tahun 2022 di Ciawi-Bogor.
Bogor, 22 Juni 2022 Peserta Pelatihan
Riyanto, S.Farm., M.Sc., Apt.
v ABSTRAK
Loka POM Sorong merupakan salah satu UPT BPOM yang memiliki 5 (Lima) wilayah kerja yang diantaranya 4 (Empat) kabupaten dan 1 (satu) Kota yaitu Kab.
Sorong, Kab. Sorong Selatan, Kab. Maybrat, Kab. Tambraw dan Kota Sorong.
Salah satu wilayah kerja Loka POM di Kabupaten Sorong, yaitu Kota Sorong menjadi pusat transit Wisata ke Pulau Raja Ampat yang menjadi destinasi wisata prioritas di Indonesia. Potensi bahan makanan yang melimpah terutama produk laut dapat dijadikan oleh-oleh khususnya di kawasan Kota Sorong dan Raja Ampat sangat besar untuk dikembangkan dan dimanfaatkan dalam mendukung pariwisata dan meningkatkan ekonomi masyarakat setempat. Pelayanan Loka POM Sorong dalam hal sertifikasi kepada pelaku UMKM saat ini belum terlaksana secara optimal, hal ini dapat dilihat dari jumlah sertifikat nomor izin edar produk di wilayah Kota Sorong yang masih rendah. Hal ini kemudian memunculkan ide untuk membuat program inovasi Pendampingan Prima Sertifikasi Pangan Olahan Cepat dan Efisien “PERISAI PACE” UMKM di Kota Sorong. Program ini diawali dengan mengumpulkan data UMKM yang ada kemudian melakukan seleksi UMKM yang akan di ikutkan dalam program ini hingga mendapatkan izin edar. Selain itu untuk mendukung program ini dibuat pula chat bot yang memudahkan masyarakat terutama pelaku usaha untuk mendapatkan informasi terkait sertifikasi dan registrasi produk dan pendampingannya. PERISAI PACE ini menjadikan proses untuk mendapatkan izin edar pangan olahan dari BPOM menjadi mudah, cepat dan juga pelaku UMKM lebih memahami alur proses mendapatkan izin edar.
Kata kunci: BPOM, Loka POM, PERISAI PACE, Sertifikasi, Izin Edar
vi DAFTAR ISI
AKSI PERUBAHAN KINERJA LAYANAN PUBLIK
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
ABSTRAK... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... ix
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Area dan Fokus ... 2
C. Tujuan Aksi Perubahan ... 3
D. Manfaat Aksi Perubahan ... 3
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ... 4
BAB II ... 7
PROFIL KINERJA PELAYANAN ... 7
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ... 7
B. Kinerja Organisasi Sekarang ... 11
C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan ... 12
BAB III ... 14
ANALISIS MASALAH ... 14
A. Permasalahan Yang Ada ... 14
B. Penyebab Masalah ... 17
C. Akar Penyebab Masalah ... 18
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ... 18
E. Solusi Mengatasi Masalah ... 20
BAB IV ... 21
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 21
A. Terobosan/Inovasi ... 21
B. Tahapan Kegiatan/Milestone ... 21
I. Jangka Pendek ... 22
vii
II. Jangka Menengah ... 26
III. Jangka Panjang ... 27
C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan) ... 29
D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan ... 31
BAB V ... 34
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 34
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ... 34
1. Membangun Integritas dan Komitmen... 34
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ... 35
1. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Pelayanan ... 35
2. Manfaat Aksi Perubahan ... 55
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 60
1. Tahapan jangka menengah : ... 60
2. Tahapan jangka panjang : ... 61
3. Komitmen Penyusun ... 62
BAB VI ... 64
PENUTUP ... 64
DAFTAR PUSTAKA ... 66
LAMPIRAN ... 67
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi Loka POM Sorong ... 9
Gambar 2. Identifikasi Penyebab Masalah dengan Diagram Pohon Masalah ... 17
Gambar 3. Peta Stakeholders Media Pendampingan “PERISAI PACE” ... 30
Gambar 4.SK Tim Efektif ... 38
Gambar 5. Koordinasi dan Konsultasi dengan mentor ... 40
Gambar 6. Surat Permohonan Koordinasi ... 41
Gambar 7. Pembuatan Chatbot ... 43
Gambar 8. Infografis sosialisasi dan uji coba Chat bot ... 44
Gambar 9. Draft tampilan google drive dan google sites Link google drive dan google sites ... 45
Gambar 10. Tampilan layanan chat bot PERISAI PACE ... 46
Gambar 11. Data Pengajuan UMKM ... 47
Gambar 12. Data Hasil Seleksi UMKM ... 48
Gambar 13. Bimbingan Teknis CPPOB ... 49
Gambar 14. Sosialisasi CPPOB dari Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan BPOM Pusat ... 50
Gambar 15. kunjungan ke lokasi sarana produksi UMKM ... 50
Gambar 16. Kegiatan Focus Group Discusion (FGD) dengan Lintas Sektor ... 51
Gambar 17. Pendampingan tata cara e-sertifikasi dan Rekomendasi Izin Penerapan CPPOB ... 52
Gambar 18. Pendampingan tata cara e-registrasi ... 53
Gambar 19. Sosialisasi Melalui Media Elektronik (TeropongNews) ... 55
Gambar 20. Sertifikat Petugas Pelatihan Inspektur Pangan dari Badan POM ... 57
Gambar 21. Data UMKM Jangka Menengah... 61
Gambar 22. Data UMKM Jangka Menengah... 62
Gambar 23. Surat Pernyataan ... 63
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Adopsi/Adaptasi dari Studi Lapangan... 5
Tabel 2. Capaian Sertifikasi Pangan Olahan Loka POM Sorong Tahun 2019-2021 ... 12
Tabel 3. Analisis Isu dengan Metode APKL ... 15
Tabel 4. Hasil Analisis Skala Prioritas berdasarkan metode USG ... 16
Tabel 5. Alternatif Solusi ... 18
Tabel 6. Tapisan Mc Namara dari Alternatif Solusi ... 19
Tabel 7. Analisis IPOOBI dari Inovasi ... 21
Tabel 8. Tim Efektif "PERISAI PACE" ... 29
Tabel 9. Anggaran Program PERISAI PACE ... 31
Tabel 10. Manajemen Pengendalian Risiko Perubahan ... 31
Tabel 11 Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Tahapan/Milestone Jangka Pendek ... 36
Tabel 12 Data Sertifikasi UMKM Tahun 2021 ... 54
Tabel 13 Data Sertifikasi UMKM Tahun 2022 ... 54
Tabel 14 Sebelum Aksi Perubahan ... 58
Tabel 15 Setelah Perpindahan Aksi Perubahan ... 59
Tabel 16 Keterangan Perpindahan Stakeholder’s ... 59
Tabel 17 Kebutuhan Anggaran untuk milestone jangka Manengah ... 63
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Undang-Undang Cipta Kerja menunjukan keberpihakan pemerintah kepada pelaku UMKM sebagai penggerak dan tulang punggung perekonomian Indonesia.
UMKM terbukti merupakan usaha yang memiliki daya tahan yang paling tinggi, terutama pada saat menghadapi situasi ketidakpastian ekonomi global dan sulitnya perekonomian.
Hal ini sejalan dengan Misi BPOM yang kedua berbunyi, “Memfasilitasi percepatan pengembangan dunia usaha Obat dan Makanan dengan keberpihakan terhadap UMKM dalam rangka membangun struktur ekonomi yang produktif dan berdaya saing untuk kemandirian bangsa.”
Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) adalah satuan kerja yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu di bidang pengawasan obat dan makanan. Loka POM di Kabupaten Sorong yang biasa disebut Loka POM Sorong, merupakan salah satu UPT BPOM yang memiliki wilayah kerja 5 (Lima) wilayah yaitu Kota Sorong, Kab. Sorong, Kab. Sorong Selatan, Kab. Maybrat dan Kab. Tambrauw. Kelima kabupaten ini terletak di wilayah yang biasa disebut Sorong Raya. Salah satu wilayah kerja Loka POM di Kabupaten Sorong, yaitu Kota Sorong menjadi pusat transit ke Raja Ampat yang menjadi destinasi wisata prioritas Indonesia.
Potensi wisata Raja Ampat dapat dimanfaatkan untuk peningkatan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat. Kegiatan pariwisata tidak dapat lepas dari aspek keamanan pangan dan potensi pengembangan makanan/kuliner khas daerah.
Oleh-oleh, khususnya makanan khas daerah, adalah hal yang selalu dicari oleh para wisatawan saat mengunjungi suatu daerah wisata. Potensi makanan khas daerah terutama bahan yang melimpah dari laut yang dapat dijadikan oleh-oleh khususnya di kawasan Kota Sorong dan Raja Ampat sangat besar untuk dikembangkan dan dimanfaatkan dalam mendukung pariwisata dan meningkatkan ekonomi daerah.
2
Saat ini potensi pengembangan oleh-oleh makanan khas daerah di kawasan Kota Sorong dianggap belum dimanfaatkan secara optimal, hal ini dibuktikan dari minimnya produk pangan yang sudah dilengkapi dengan aspek legalitas. Legalitas produk tidak hanya terkait dengan pendaftaran produk, tetapi yang terpenting adalah adanya jaminan aspek keamanan dan mutu dari produk pangan tersebut yang dapat meningkatkan kepercayaan konsumen dalam hal ini wisatawan dan meningkatkan penjualan atau daya saing produk.
Pelayanan Loka POM Sorong dalam hal sertifikasi kepada pelaku UMKM saat ini belum terlaksana secara optimal, hal ini dapat dilihat dari jumlah sertifikat nomor izin edar produk di wilayah Kota Sorong yang masih sangat kurang. Oleh sebab itu, melalui berbagai jenis media pendampingan diharapkan dapat meningkatkan proses pengurusan izin edar BPOM dan paradigma pengawasan terkini yang bukan terbatas pada dimensi pemeriksaan untuk mencari kesalahan/pelanggaran terhadap ketentuan tetapi juga memiliki dimensi lain yaitu pembinaan dan pendampingan untuk mencapai pemenuhan dari ketentuan/peraturan yang ditetapkan. agar semakin banyak produk pangan olahan khususnya oleh-oleh makanan khas daerah yang terdaftar di BPOM.
B. Area dan Fokus
Kegiatan sertifikasi yang outputnya dalam bentuk penerbitan Izin Penerapan Cara Pembuatan Pangan Olahan yang Baik (CPPOB) evaluasinya dilakukan oleh fungsi pemeriksaan dan sertifikasi di UPT BPOM, yang kemudian akan dilanjutkan dengan proses registrasi. Proses sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan memiliki beberapa tahapan yang harus dilalui dan dokumen persyaratan yang harus disampaikan oleh pelaku usaha.
Pada pelaksanaannya, sering ditemui kendala sehingga proses sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan menjadi terkesan rumit, sulit dan membutuhkan waktu yang lama. Kendala/masalah yang dihadapi ini berasal dari internal (UPT BPOM) maupun eksternal (Pelaku Usaha). Dalam rangka peningkatan kinerja instansi pemerintah, khususnya pada aspek pelayanan publik maka diperlukan suatu gagasan/inovasi/terobosan yang tepat sehingga proses sertifikasi dan registrasi produk ini dapat berjalan secara efektif dan efisien serta memenuhi harapan stakeholder.
3
Dalam Aksi Perubahan (RAP) ini dijabarkan gagasan/terobosan/inovasi yang akan dilakukan dalam rangka memecahkan masalah/kendala yang dihadapi.
Inovasi yang dilaksanakan dalam kurun waktu 2 (dua) bulan dan dilakukan pada Fungsi pemeriksaan dan sertifikasi Loka POM Sorong dengan fokus kegiatan pada proses pendampingan pelaku usaha untuk pemenuhan persyaratan sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan di Kota Sorong yang dapat dijadikan oleh-oleh makanan khas daerah.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan aksi perubahan adalah sebagai salah satu tahapan membangun kompetensi kepemimpinan melayani yang merupakan kompetensi manajerial dasar terlaksananya akuntabilitas Jabatan Pengawas sebagai pengendali kegiatan pelayanan publik. Pembangunan kompetensi kepemimpinan disertai dengan pembentukan karakter dan sikap perilaku kepemimpinan Pancasila yang berintegritas, menjunjung tinggi etika birokrasi, serta bertanggung jawab dalam pengendalian pelayanan publik di unit organisasi sebagai bentuk perilaku kepemimpinan Pancasila dan bela Negara. Selanjutnya, proses aktualisasi dengan melaksanakan inovasi, kolaborasi, dan mengoptimalkan seluruh potensi sumber daya internal dan eksternal dalam rangka implementasi peningkatan kinerja pelayanan publik juga dilakukan oleh pejabat pelaksana sebagai bentuk aktualisasi kepemimpinan pelayanan.
Aksi perubahan ini juga dimaksudkan untuk meningkatkan layanan sertifikasi kepada masyarakat pelaku UMKM agar lebih optimal sehingga diharapkan dapat mempercepat proses izin edar produk yang diterbitkan oleh BPOM di tahun 2022.
D. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat yang diharapkan dalam aksi perubahan ini sebagai berikut:
a. Bagi Organisasi:
1. Sebagai wujud implementasi Visi dan Misi BPOM 2. Badan POM lebih dikenal oleh masyarakat;
3. Meningkatkan pelayanan yang dilakukan kepada masyarakat untuk meningkatkan kinerja Loka POM di Sorong;
4
4. Peningkatan fungsi Pemeriksaan dan Sertifikasi terkait program Pendampingan;
5. Mengetahui efektifitas program Sertifikasi dan Registrasi untuk UMKM;
b. Bagi Masyarakat
1. Kemudahan dalam mendapatkan informasi Sertifikasi dan Registrasi produk pangan olahan;
2. Kemudahan dalam mendapatkan nomor izin edar;
3. Meningkatkan ekonomi daerah;
4. Memperkenalkan potensi wisata daerah dengan oleh-oleh dari produk pangan.
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Library Cafe merupakan inovasi baru dari BPKP dalam berbagi pengetahuan dengan memadukan perpustakaan dengan kedai kopi yang diilhami dari konsep knowledge cafe, community of practice dan aspek penting knowledge management yaitu “people, process, technology”. Perpustakaan konvensional sebagai tempat menyimpan buku bacaan ditransformasikan ke konsep
“knowledge cafe” yaitu cara memperoleh pengetahuan tidak hanya dari buku namun juga melalui diskusi dengan cara yang lebih menarik. Diskusi interaktif yang melibatkan para ahli dan praktisi internal dan eksternal terkait isu yang sedang berkembang merupakan perwujudan budaya literasi dengan prinsip egalitarian. Dengan suasana kafe dengan hidangan kopi diiringi alunan musik dan makanan ringan, Library Cafe menawarkan interaksi yang lebih nyaman dengan tagline “Listen, Learn, and Share while Connecting with Others”. Library Cafe juga memfasilitasi bedah buku dan kegiatan-kegiatan komunitas pembelajar lainnya.
Library café termasuk dalam Top 45 Inovasi Pelayanan Publik Tahun 2020.
Penghargaan ini diberikan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB) kepada BPKP untuk inovasi tersebut.
Dari hasil studi lapangan yang diperoleh, peserta selaku Kepala Loka POM Sorong, lesson learn yang dapat diadopsi dan diadaptasi pada tempat kerja, sebagai berikut:
5
Tabel 1. Adopsi/Adaptasi dari Studi Lapangan No Keterangan Kondisi
Saat ini Kondisi Lokus Lesson Learnt Adopsi Adaptasi 1 Peran
Kepemimpinan
Dukungan penuh dari pimpinan dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi
Peran pimpinan dalam
mendukung inovasi Library café sangat baik.
Pimpinan turun langsung ikut terlibat dalam pelaksanaan kegiatan Library Café sehingga memberikan motivasi yang lebih bagi staf.
Paradigma harus diubah, jika dulu pimpinan terkesan dilayani oleh bawahan sekarang pimpinan harus bisa membaur 360˚
2 Inovasi Pelayanan
Kreativitas perlu ditingkatkan
Sharing knowledge Library café di desain secara
asyik dan
menarik.
BPKP menunjukkan inovasi Library Café yang tadinya terlihat sulit ternyata mudah dan hasilnya sangat memuaskan.
1. Membuat aksi perubahan perubahan dengan melibatkan stakeholder terkait.
2. Salah satu cara dalam memperoleh layanan publik sertifikasi dengan cara mendekatkan
pelayanan.
3 Kompetensi dan Pemberdayaan SDM
Jumlah staf Loka POM Sorong 22 orang, khusus Fungsi Pemeriksaan dan
Sertifikasi 5 Orang
Jumlah SDM pada Library Café terbatas namun efektif
Dengan jumlah
SDM yang
terbatas berhasil menciptakan Tim yang solid dan
berkomitmen terhadap tupoksi nya meski dengan jumlah SDM yang minim.
“Making the impossible possible”
1. Meningkatkan kompetensi / kemampuan SDM dengan pelatihan- pelatihan minimal 20 JP per tahun.
2. Menanamkan kesadaran bahwa semua orang mempunyai andil dalam keberhasilan sesuai dengan peran masing-masing.
4 Komunikasi Publik
Komunikasi cukup intens antar stakeholders
Tim Library café Sinergitas dengan stakeholders
Menggunakan berbagai bentuk dan gaya komunikasi demi mencapai tujuan kegiatan.
Ketepatan dalam
pemilihan gaya komunikasi sangat menentukan keberhasilan.
1. Bentuk Komunikasi yang digunakan:
Lisan, tertulis, formal, non formal, komunikasi masa, ferbal dan non ferbal 2. Gaya komunikasi Asertif 3. Kegiatan yang dilakukan secara daring bisa juga diterapkan untuk pendampingan UMKM 5 Penerapan
Manajemen Mutu
Sudah tersertifikasi ISO 9001:2015
Sudah terdapat SOP terkait pelaksanaan Librari Café
1.Penerapan sistem mutu ISO 9001:2015 2.Menerapkan sistem informasi publik yang baik
1.Membentuk dan mendorong tim manajemen mutu untuk menjaga konsistensi
6
No Keterangan Kondisi
Saat ini Kondisi Lokus Lesson Learnt Adopsi Adaptasi melalui
pengelolaan website
penerapan ISO dalam bekerja dan updating SOP melalui KUD, KUM 2.Merancang tool untuk digunakan sebagai bentuk sosialisasi dan Pendampingan UMKM.
6 Pengawasan dan Pengendalian
Pengawasan internal
1. Dibentuknya tim RB yang bekerja pada 8 area
perubahan.
2. Penggunaan anggaran berdasarkan APBN dengan prinsip
akuntabilitas.
1.Walupun anggaran terbatas, tetap bisa berinovasi 2. Anggaran bukan segala- galanya
1.Membuat time schedule, time line dan menentukan PIC pada setiap kegiatan.
2. Membentuk dan meningkatkan peran tim RB dalam
melakukan perubahan.
7 BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi
Badan Pengawas Obat dan Makanan adalah lembaga pemerintah non kementrian yang menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan Obat dan Makanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
BPOM berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden melalui menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesehatan. Obat dan Makanan yang dimaksud terdiri dari obat, bahan obat, narkotika, psikotropika, prekursor, zat adiktif, obat tradisional, suplemen kesehatan, kosmetik dan pangan.
Tugas dan Fungsi BPOM berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2017 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan adalah:
a. Tugas
1. BPOM mempunyai tugas menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan Obat dan Makanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Obat dan Makanan yang dimaksud terdiri atas obat, bahan obat, narkotika, psikotropika, prekursor, zat adiktif, obat tradisional, suplemen kesehatan, kosmetik, dan pangan olahan.
b. Fungsi
1. Penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan Obat dan Makanan
2. Pelaksanaan kebijakan nasional di bidang pengawasan Obat dan Makanan
3. Penyusunan dan penetapan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang Pengawasan Sebelum Beredar dan Pengawasan Selama Beredar 4. Pelaksanaan Pengawasan Sebelum Beredar dan Pengawasan Selama
Beredar
5. Koordinasi pelaksanaan pengawasan Obat dan Makanan dengan instansi pemerintah pusat dan daerah;
6. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pengawasan Obat dan Makanan
8
7. Pelaksanaan penindakan terhadap pelanggaran ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengawasan Obat dan Makanan.
8. Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan BPOM
9. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab BPOM
10. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan BPOM
11. Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan BPOM
12. Berdasarkan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan No.22 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan bahwa Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan BPOM adalah satuan kerja yang bersifat mandiri.
13. Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan BPOM berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala Badan, yang secara teknis dibina oleh Deputi dan secara administratif dibina oleh sekretaris utama. UPT BPOM mempunyai tugas melaksanakan kebijakan teknis operasional di bidang Pengawasan Obat dan Makanan. UPT BPOM terdiri dari 21 Balai Besar POM, 12 Balai POM, 40 Loka POM yang tersebebar di Indonesia.
Terbentuknya Loka POM di Kabupaten Sorong merupakan salah satu upaya pemerintah untuk memperluas lingkup pengawasan obat dan makanan melaui pembentukan 40 UPT POM di Kabupaten/Kota merupakan aksi prioritas nasional di bidang kesehatan tahun 2018. Loka POM memiliki tugas sebagai berikut:
1. Inspeksi dan sertifikasi sarana/fasilitas produksi dan/atau distribusi obat dan makanan dan sarana/fasilitas pelayanan kefarmasian
2. Pengambilan contoh (sampling)
3. Intelijen dan penyidikan di bidang pengawasan obat dan makanan 4. Koordinasi dan kerjasama di bidang pengaawasan obat dan makanan 5. Pengelolaan komunikasi, informasi, edukasi dan pengaduan masyarakat di
bidang pengawasan obat dan makanan
6. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga
9
Wilayah pengawasan Loka POM di Kabupaten Sorong mencakup 4 Kabupaten dan 1 Kota yaitu Kabupaten Sorong, Kabupaten Sorong Selatan, Kabupaten Maybrat, Kabupaten Tambrauw, dan Kota Sorong.
Gambar 1. Struktur Organisasi Loka POM Sorong
Dalam melaksanakan kinerja pelayanannya, Loka POM Sorong tidak lepas dari kerangka pencapaian kinerja instansi BPOM sesuai dengan visi yang ditetapkan. Visi BPOM disusun sesuai dengan Visi Presiden RI 2019 – 2024: yaitu
“Obat dan Makanan aman, bermutu, dan berdaya saing untuk mewujudkan Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong”. Pencapaian visi BPOM meliputi proses penjaminan pengawasan Obat dan Makanan yang melibatkan masyarakat dan pemangku kepentingan, dilaksanakan secara akuntabel serta diarahkan untuk menyelesaikan permasalahan kesehatan yang lebih baik.
Salah satu bentuk tugas dari Loka POM Sorong dalam menjamin mutu dan keamanan produk pangan olahan adalah dengan melakukan proses sertifikasi dan registrasi yang merupakan pengawasan pre-market BPOM dengan output berupa Nomor Izin Edar (NIE). Proses pengurusan NIE di BPOM terbagi menjadi 2 proses yaitu e-sertifikasi dan e-registrasi. Berikut alur proses e-sertifikasi dan e-registrasi:
KEPALA LOKA POM
FUNGSI PEMERIKSAAN DAN
SERTIFIKASI
FUNGSI PENINDAKAN
FUNGSI INFORMASI DAN
KOMUNIKASI
FUNGSI TATA USAHA
10 1. Alur Proses e-sertifikasi
2. Alur Proses e-registrasi Akun
Sertifikat CPPOB terbit Kirim surat permohonan
Upload dokumen administratif yang dibutuhkan
Isi Kelengkapan Data (Data Industri, Form Data Sedian Pabrik) Pilih jenis pengajuan CPPOB untuk pendaftaran
Login URL aplikasi e-Sertifikasi (e-sertifikasi.pom.go.id) Perizinan Berusaha UMKU telah terbit
Pengajuan PB-UMKU Kunjungi Portal OSS
Registrasi akun perusahaan selesai Klik selesai, tunggu verifikasi dari administrator
Pilih Registrasi Akun Baru, dan input data perusahaan (Siapkan dokumen berupa NIB, NPWP, SIUP, IUI Sertifikat CPPOB, Sertifikat
SMKPO)
Buka www.ereg.pom.go.id/ereg/
11 3. Alur Proses e-registrasi Produk
Aksi perubahan PERISAI PACE ini terutama mengintervensi bagian tahapan pendampingan sebelum proses sertifikasi dan registrasi agar menjadi lebih sederhana dan cepat.
B. Kinerja Organisasi Sekarang
Pelaksanaan kegiatan fungsi pemeriksaan dan sertifikasi dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Kegiatan sertifikasi merupakan bentuk pengawasan produk sebelum beredar (pre-market), dengan registrasi/pemberian Nomor Izin Edar produk sebagai outputnya;
2. Produsen dan produk yang dihasilkan harus memenuhi persyaratan dan ketentuan dalam peraturan perudang-undangan yang ditetapkan, dalam rangka penjaminan keamanan, mutu dan daya saing;
3. Selain pengawasan, juga terdapat fungsi pembinaan dan fasilitasi pelaku usaha agar dapat memenuhi persyaratan sertifikasi.
4. Produk yang teregristrasi Badan POM akan meningkatkan kepercayaan konsumen, sehingga meningkatkan nilai jual/daya saing produk yang pada akhirnya mendorong perekonomian masyarakat.
Terbit Nomor Izin Edar (NIE)
Tunggu evaluasi, verifikasi dan validasi petugas Pembayaran SPB
Tunggu Surat Perintah Bayar (SPB)
Input data, upload dokumen (komposisi, proses produksi, kode produksi, masa simpan, label, spesifikasi bahan & hasil analisa
Log in : user id & password menggunakan akun perusahaan Buka www.ereg.pom.go.id/ereg/
12
Tabel 2. Capaian Sertifikasi Pangan Olahan Loka POM Sorong Tahun 2019-2021 No. Tahun UMKM Jenis Pangan Keterangan
1 2019 Nihil - -
2 2020 Nihil - -
3 2021 UMKM Bakso Ikan Apuse - Bakso Ikan Marlin - Bakso Ikan
Tenggiri
4 2021 UMKM Putri Papua - Abon Ikan Tuna Rasa Original - Abon Ikan Tuna
Rasa Pedas
Oleh-oleh
makanan khas daerah
5 2021 UMKM Mamayoo - Abon Ikan Tuna
Rasa Original - Abon Ikan Tuna
Rasa Pedas
Oleh-oleh
makanan khas daerah
Dalam pelaksanaan fungsi pemeriksaan dan sertifikasi di Loka POM Sorong, tantangan atau kendala yang dihadapi terkait UMKM adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya koordinasi petugas Loka POM Sorong dengan Lintas Sektor terkait yang berkepentingan terhadap UMKM.
2. Kurangnya media penyampaian informasi terkait sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan secara lengkap, ringkas dan jelas yang dapat menjangkau pelaku usaha/masyarakat secara luas.
3. Rendahnya jumlah UMKM Pangan Olahan yang mendapatkan izin edar di tahun 2022.
4. Tenggat waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan izin edar produk lebih dari 100 hari.
C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan
Kondisi ideal dari pelaksanaan fungsi pemeriksaan dan sertifikasi di Loka POM Sorong adalah berjalannya proses registrasi produk pangan olahan ini secara efektif dan efisien. Hal ini dapat terlaksana dengan perbaikan beberapa faktor sebagai berikut:
13
1. Meningkatkan koordinasi dengan Lintas Sektor terkait yang turut berperan dalam pemberdayaan UMKM.
2. Mengoptimalkan pemanfaatan media penyampaian informasi terkait sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan secara lengkap, ringkas dan jelas yang dapat menjangkau pelaku usaha/masyarakat secara luas.
3. Meningkatkan jumlah UMKM Pangan Olahan yang mendapatkan izin edar di tahun 2022.
4. Mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan izin edar produk yang semula 100 hari menjadi paling lama 60 hari.
Dengan peningkatan pada keempat faktor diatas, proses sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan dapat berjalan lebih baik, efektif dan efisien yang diharapkan dapat meningkatkan kepuasan pelaku usaha sebagai stakeholder dan mendorong stigma baru bahwa proses sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan di Loka POM Sorong memiliki prosedur yang mudah dan sederhana dalam proses pengurusannya dan tidak membutuhkan waktu yang lama.
14 BAB III ANALISIS MASALAH
A. Permasalahan Yang Ada
Sebagaimana telah dinyatakan dalam Sub BAB II Kinerja Organisasi Sekarang, dalam pelaksanaan fungsi pemeriksaan dan sertifikasi di Loka POM Sorong, tantangan atau kendala yang dihadapi dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Kurangnya koordinasi petugas Loka POM Sorong dengan Lintas Sektor terkait yang turut berperan dalam pemberdayaan UMKM.
Hal ini dapat dilihat dari masih kurangnya kegiatan/pertemuan yang membahas tentang sertifikasi yang melibatkan lintas sektor terkait. Kurang menariknya acara kegiatan yang dibuat panitia sehingga kepersertaan dari lintas sektor rendah.
2. Kurangnya media penyampaian informasi terkait sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan secara lengkap, ringkas dan jelas yang dapat menjangkau pelaku usaha/masyarakat secara luas.
Hal ini dapat dilihat dari program komunikasi, informasi dan edukasi terkait sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan yang masih kurang. Petugas dinilai kurang kreatif dan masih perlu ditingkatkan kompetensinya.
3. Rendahnya jumlah UMKM Pangan Olahan yang mendapatkan izin edar di tahun 2022.
Hal ini dapat dilihat dari jumlah UMKM yang mendapatkan izin edar yaitu 2 UMKM. Hal ini juga mengindikasikan kurang optimalnya pemberian informasi terkait persyaratan/dokumen sertifikasi dan registrasi sehingga informasi tidak tersampaikan dengan baik, informasi yang disampaikan tidak lengkap, atau rendahnya tingkat pemahaman pelaku usaha terhadap persyaratan dimaksud.
Akibatnya, proses sertifikasi dan registrasi produk berjalan tidak efektif dan efisien. Pada akhirnya, timbul anggapan bahwa proses sertifikasi dan registrasi produk di Loka POM Sorong/Badan POM memiliki prosedur yang susah, biaya yang mahal dan proses yang lama.
4. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan izin edar produk, dimana proses pengurusan lebih dari 100 hari.
15
Hal ini dapat dilihat dari tenggat waktu penyelesaian untuk mendapatkan izin edar di tahun 2021 sampai dengan 100 hari, sehingga diperlukan kompetensi petugas yang memadai serta kesigapan dalam mengevaluasi persyaratan- persyaratan yang dikirimkan pelaku UMKM sesuai tenggat waktu yang telah ditentukan.
Selanjutnya, dilakukan analisis kriteria isu berdasarkan ke empat isu yang telah diidentifikasi di atas menggunakan metode APKL.
Tabel 3. Analisis Isu dengan Metode APKL
No Isu Kriteria Isu Total
Skor Ket A P K L
1 Kurangnya koordinasi petugas Loka POM Sorong dengan Lintas Sektor terkait yang turut berperan dalam pemberdayaan UMKM.
3 3 2 2 10 TIDAK
2 Kurangnya media
penyampaian informasi terkait sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan
3 4 4 3 14 YA
3 Rendahnya jumlah UMKM Pangan Olahan yang mendapatkan izin edar
4 5 4 3 16 YA
4 Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan izin edar produk
4 3 3 3 13 YA
Berdasarkan tabel analisis menggunakan metode APKL di atas, terdapat 3 (tiga) masalah yang memenuhi kriteria Aktual, Problematik, Khalayak, Layak yaitu:
1. Kurangnya media penyampaian informasi terkait sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan.
2. Rendahnya jumlah UMKM Pangan Olahan yang mendapatkan izin edar.
16
3. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan izin edar produk.
Kemudian terhadap ketiga masalah tersebut dilakukan pengukuran skala prioritas masalah dengan menggunakan metode analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth), yaitu:
a. Urgency berkaitan dengan mendesaknya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah;
b. Seriousness artinya seberapa suatu isu harus segera dibahas dan dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan;
c. Growth artinya seberapa besar kemungkinan isu tersebut berkembang dan menimbulkan isu-isu lain, jika tidak dicarikan solusi dengan segera.
Penilaian metode ini menggunakan skor dari 1 sampai 5, di mana nilai 1 adalah tidak prioritas, nilai 2 adalah kurang prioritas, nilai 3 cukup prioritas, nilai 4 prioritas, dan nilai 5 adalah sangat prioritas.
Tabel 4. Hasil Analisis Skala Prioritas berdasarkan metode USG
MASALAH KRITERIA TOTAL
SKOR
PRIO RITAS U S G
Kurangnya media penyampaian informasi terkait sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan.
3 3 3 9 III
Rendahnya jumlah UMKM Pangan Olahan yang mendapatkan izin edar.
4 4 4 12 I
Tenggat waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan izin edar produk
4 4 3 11 II
Berdasarkan hasil analisis prioritas isu menggunakan metode USG, dapat disimpulkan bahwa permasalahan “Rendahnya jumlah pelaku UMKM Pangan Olahan yang mendapatkan izin edar di Loka POM Sorong” menempati peringkat pertama dengan jumlah nilai sebesar 12. Hal ini menunjukkan bahwa permasalahan ini menjadi prioritas untuk diperbaiki.
Tahapan selanjutnya yaitu mengidentifikasi penyebab suatu masalah menggunakan metode pohon masalah (problem tree), yakni suatu metode yang
17
digunakan untuk membentuk pola pikir yang lebih terstruktur mengenai komponen sebab akibat yang berkaitan dengan masalah yang telah diprioritaskan.
B. Penyebab Masalah
Gambar 2. Identifikasi Penyebab Masalah dengan Diagram Pohon Masalah
Berdasarkan pohon masalah dapat diketahui bahwa penyebab masalah yaitu:
1. Kurangnya kompetensi Petugas di fungsi sertifikasi.
2. Kurang optimalnya kegiatan pendampingan kepada pelaku UMKM.
3. Kurangnya informasi petugas ke masyarakat untuk mendaftarkan produknya ke BPOM.
18 C. Akar Penyebab Masalah
Akar penyebab masalah kurang optimalnya kegiatan pendampingan ke pelaku UMKM yaitu kurang efektifnya metode kegiatan pendampingan yang dilakukan selama ini di wilayah Kota Sorong. Hal ini salah satunya disebabkan oleh kurangnya waktu petugas yang digunakan untuk kegiatan teknis di lapangan saat pendampingan di tiap tahapannya.
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Dalam upaya untuk mengatasi akar penyebab masalah yang menyebabkan Rendahnya jumlah Pelaku UMKM yang mendapatkan izin edar terdapat beberapa alternatif solusi yang ditawarkan sesuai mekanisme 5M sesuai tabel berikut :
Tabel 5. Alternatif Solusi
NO FAKTOR SOLUSI
1 Manusia Penambahan Pelatihan Petugas (Inspektur Pangan, Teknik Komunikasi Publik Efektif)
2 Peralatan Penambahan/Upgrade Peralatan Pengolah Data, penambahan peralatan safety di lapangan
3 Metode Kerja Pembuatan program Pendampingan yang intensif yang dilaksanakan secara efektif dan terukur
4 Material Sosialisasi dengan menggunakan media beragam (media sosial, elektronik dan cetak) dengan intensitas waktu yang lebih sering
5 Anggaran Penambahan Anggaran dalam kegiatan Pendampingan/Peningkatan Pengetahuan Pelaku Usaha
Dari beberapa alternatif solusi yang diperoleh dilakukan pemilihan solusi yang paling menguntungkan dari segi efektivitas dan biaya dengan menggunakan metode Tapisan Mc Namara.
19
Tabel 6. Tapisan Mc Namara dari Alternatif Solusi
NO SOLUSI
KRITERIA
TOTAL
NILAI PRIORITAS KONTRIBUSI
↑
BIAYA
↓
LAYAK
↑ 1 Penambahan
Pelatihan Petugas
1 3 4 8 II
2 Penambahan / Upgrade Peralatan Pengolah Data
1 2 1 4 V
3 Pembuatan program Pendampingan yang intensif yang dilaksanakan secara efektif dan terukur
5 5 5 15 I
4 Pembuatan
Sosialisasi dengan menggunakan media beragam (media sosial,
elektronik, cetak, dll)
2 2 3 7 IV
5 Penambahan anggaran dalam kegiatan
Pendampingan/
Peningkatan Pengetahuan Pelaku Usaha secara efektif dan terukur.
3 3 2 8 III
Berdasarkan tabel di atas, alternatif solusi yang memperoleh nilai tertinggi adalah Pembuatan program Pendampingan yang intensif yang dilaksanakan secara efektif dan terukur, sehingga solusi ini menjadi prioritas untuk
20
menyelesaikan masalah rendahnya jumlah UMKM yang mendapatkan izin edar di wilayah kota Sorong.
E. Solusi Mengatasi Masalah
Dalam rangka meningkatkan Rendahnya jumlah Pelaku UMKM yang mendapatkan izin edar di wilayah kota Sorong. Berdasarkan analisa tapisan Mc Namara yang dilakukan, diperoleh solusi prioritas dari pemecahan masalah/hambatan dalam pelaksanaan proses Sertifikasi produk berupa Pembuatan program Pendampingan yang intensif yang dilaksanakan secara efektif dan terukur. Program pendampingan ini selanjutnya disebut “PERISAI PACE”
(Pendampingan Prima Sertifikasi Pangan Olahan Cepat dan Efisien UMKM di Kota Sorong).
21 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan/Inovasi
Berdasarkan hasil analisa permasalahan dan perumusan solusinya, didapatlah strategi pemecahan masalah prioritas berupa Pembuatan program PERISAI PACE, Analisa kegiatan dalam inovasi ini dapat dijelaskan dalam tabel berikut.
Tabel 7. Analisis IPOOBI dari Inovasi
INPUT PROSES OUTPUT OUTCOME BENEFIT IMPACT
1) Tata cara pedoman sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan
2) Data dokumen sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan update
3) Anggaran belanja barang/
Belanja
Modal/Perjalanan
4) Perangkat Komputer, Layanan Internet.
1) Pembentukan Tim Efektif dan komitmen 2) Koordinasi
dengan Kepala Balai POM di Manokwari selaku mentor/
pembimbing 3) Sosialisasi CPPOB, Seleksi UMKM,
pendampingan via online dengan Chat Bot/luring ke sarana produksi
4) FGD Lintas Sektor 5) Pendampingan perbaikan hasil Sertifikasi
6) Pendampingan Registrasi dengan BPOM Pusat 7) Mendapatkan NIE BPOM
Terlaksananya program pendampingan sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan
secara efektif sesuai dengan target.
Peningkatan pemahaman pelaku usaha terhadap prosedur dan persyaratan dalam rangka sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan
Pelaksanaan pelayanan sertifikasi dan registrasi produk pangan olahan secara efektif dan efisien (Peningkatan kinerja pelayanan publik Loka POM Sorong)
1) Tersedianya Produk pangan olahan UMKM khususnya produk pangan khas daerah yang aman dan bermutu
2) Peningkatan sektor
Pariwisata dan Ekonomi dimana Produk pangan khas daerah dapat dipasarkan secara luas, bahkan ke luar negeri
B. Tahapan Kegiatan/Milestone
Dalam rangka pencapaian rencana kerja perubahan yang ditetapkan maka diperlukan perencanaan yang cermat dalam rangka meminimalisir ketidaksesuaian
22
hasil yang didapat (output). Berikut disampaikan tahapan-tahapan pencapaian kegiatan (milestone).
I. Jangka Pendek
NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT
APR MEI JUN
I II III IV I II III IV I II III IV 1 Koordinasi
dengan Kepala Balai POM di Manokwari selaku mentor/
pembimbing
1. Arahan/petunjuk terkait pembangunan media pendampingan
Bukti foto
2 Pembentukan Tim Efektif
1. SK Tim Efektif (internal) berisi tugas dan kewenangan
Bukti SK Tim Efektif
3 Koordinasi Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan dan Direktorat Registrasi Pangan Olahan BPOM
1. Informasi perkembangan tahapan sertifikasi dan registrasi pangan olahan (notulensi)
Bersurat ke RPO tertanggal 22 April 2022.
bukti surat
4 Pembuatan Chat bot “PERISAI PACE”
Chat bot (peta informasi, pembuatan dokumen contoh persyaratan, pembuatan skema tatacara/prosedur registrasi, dll)
23 NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT
APR MEI JUN
I II III IV I II III IV I II III IV
Bukti linktree, google drive, naskah chatbot
5 Sosialisasi dan Uji coba Chat bot
“PERISAI PACE”
ke stakeholders di Kota Sorong
1. Uji coba pemanfaatan media pendampingan untuk UMKM Kota Sorong
Bukti Infografis untuk masyarakat umum
6 Penyempurnaan Chat bot
“PERISAI PACE”
1. Chat bot “PERISAI PACE”
revised (penyempurnaan media pendampingan dari analisis masukan/saran yang didapat)
Kalau ada feedback dari uji coba, baru ditambahkan bukti.
Kalau tidak ada dilanjutkan.
8 Implementasi Chat bot
“PERISAI PACE”
pada unit kerja dan pelaksanaan pendampingan pelaku usaha UMKM pangan olahan khas daerah
1. Pemanfaatan media pendampingan pada fungsi pemeriksaan dan sertifikasi Loka POM Sorong
Bukti Screen Shot chat pelaku usaha yg masuk
2. Dokumen registrasi produk (dokumen izin usaha, denah ruang produksi, dokumen uji produk, dll)
Bukti dokumen pelaku usaha yg diupload
24 NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT
APR MEI JUN
I II III IV I II III IV I II III IV
9 Pendataan UMKM Pangan Olahan yang berada di kota Sorong
Dokumen data UMKM Pangan olahan
Data UMKM Pangan Olahan di Kota Sorong yang mendaftar di bitly untuk program
pendampingan 10 Sosialisasi
CPPOB dari Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan BPOM Pusat
Masyarakat terutama pelaku UMKM semakin memahami proses olah pangan yang baik.
Bukti foto kegiatan
11 Seleksi UMKM untuk program PERISAI PACE
Data UMKM yang terpilih untuk di ikutkan program PERISAI PACE
Bukti UMKM yang terseleksi 12 Mengadakan
bimbingan teknis CPPOB untuk UMKM PERISAI PACE
UMKM terpilih akan dilakukan Bimtek lanjutan untuk tahap sertifikasi
Bukti foto kegiatan, testimoni bimtek
13 Turun ke lokasi sarana produksi UMKM dan memberikan konsultasi
Mendapatkan Customer Requirement dari datang langsung ke sarana produksi Bukti foto kegiatan
UMKM Miareto 10-11 Mei (Pendampingan pembuatan dokumen)
UMKM Mom Me 12-13 Mei (Pembuatan dokumen)
25 NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT
APR MEI JUN
I II III IV I II III IV I II III IV
Billy Bakery
Minggu 1 Mei dilakukan dgn pendampingan via chatbot. Ss bukti.
14 Focus Group Discusion (FGD) dengan Lintas Sektor untuk membahas pemberdayaan UMKM.
FGD dengan stakeholder terkait (Ka. Dinas
Perdagangan, Ka. Dinas Perindustrian Kota Sorong, Ka.
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Sorong, Ka. Dinas PMPTSP, Bank Indonesia, Rumah BUMN Sorong, Ketua Asosiasi UMKM Kota Sorong, Perwakilan Pelaku Usaha UMKM Kota Sorong)
Foto kegiatan
15 Pendampingan tata cara e- sertifikasi
Pelaku UMKM memahami proses e-sertifikasi
Pendampingan e-sertifikasi UMKM Miareto
Pendampingan e-sertifikasi Mom Me
16 Pendampingan tata cara E- Registrasi
Pelaku UMKM memahami proses e-Registrasi Pendampingan e-reg
Pendampingan e-reg
17 Pelaku Usaha mendapatkan NIE
Testimoni dari Pelaku UMKM
26 II. Jangka Menengah
NO TAHAPAN
TAHUN 2022 (bulan)
OUTPUT I II III IV V VI VII VI
I IX X XI XII 1 Implementasi Chat bot
“PERISAI PACE” pada unit kerja dan
pelaksanaan
pendampingan pelaku UMKM pangan olahan lainnya (umum) di Kota Sorong
1. Pemanfaatan media pendampingan pada fungsi pemeriksaan dan sertifikasi Loka POM Sorong
2. Dokumen registrasi produk (dokumen izin usaha, denah ruang produksi, dokumen uji produk, dll)
2 Pendataan UMKM Pangan Olahan yang berada di kota Sorong
Dokumen data UMKM
Pangan olahan
3 Sosialisasi CPPOB dari Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan BPOM Pusat
Masyarakat terutama pelaku UMKM semakin memahami proses olah pangan yang baik.
4 Seleksi UMKM untuk program PERISAI PACE
Data UMKM yang terpilih untuk di ikutkan program PERISAI PACE
5 Pendampingan tata cara e-sertifikasi
Pelaku UMKM memahami
proses e-sertifikasi 6 Pendampingan tata
cara E-Registrasi
Pelaku UMKM memahami
proses e-Registrasi 7 Pelaku Usaha
mendapatkan NIE Pangan BPOM RI MD
Testimoni dan Penyerahan Sertifikat
NO TAHAPAN
WAKTU
OUTPUT
APR MEI JUN
I II III IV I II III IV I II III IV Pangan BPOM RI
MD
Minggu ke 2 Juni. 2 minggu utk perbaikan di e-reg
27 III. Jangka Panjang
NO TAHAPAN
TAHUN 2023 (bulan)
OUTPUT I II III IV V VI VII VI
I IX X XI XII 1 Pengumpulan data
informasi terkait UMKM pangan olahan khas daerah dan proses seleksi
1. Data UMKM pangan olahan khas daerah
2 Sosialisasi dan Uji coba Chat bot “PERISAI PACE”
ke stakeholders di Kabupaten Sorong
1. Uji coba pemanfaatan media pendampingan oleh Stakeholders (Ka. Dinas Perdagangan, Perindustrian, Koperasi dan UMK Kabupaten Sorong, Ka. Dinas PMPTSP, Ketua Asosiasi UMKM Kabupaten Sorong, Satu orang Perwakilan Pelaku Usaha UMKM Kabupaten Sorong)
2. Feedback untuk penyempurnaan media (notulen)
3 Implementasi Chat bot
“PERISAI PACE” pada unit kerja dan pelaksanaan pendampingan pelaku usaha UMKM pangan olahan
1. Pemanfaatan media pendampingan pada fungsi pemeriksaan dan sertifikasi Loka POM Sorong
2. Dokumen registrasi produk (dokumen izin usaha, denah ruang produksi, dokumen uji produk, dll)
28 4 Pendataan UMKM Pangan
Olahan yang berada di Kabupaten Sorong
Dokumen data UMKM
Pangan olahan
5 Sosialisasi CPPOB dari Direktorat Pengawasan Produksi Pangan Olahan BPOM Pusat
Masyarakat terutama pelaku UMKM semakin memahami proses olah pangan yang baik.
6 Mengadakan bimbingan teknis CPPOB untuk UMKM pangan olahan
Data UMKM yang terpilih untuk di ikutkan program PERISAI PACE
7 Turun ke lokasi sarana produksi UMKM dan memberikan konsultasi
Mendapatkan Customer Requirment dari datang langsung ke sarana produksi
8 Focus Group Discusion (FGD) dengan Lintas Sektor untuk membahas pemberdayaan UMKM.
FGD dengan stakeholder terkait (Ka. Dinas
Perdagangan,
Perindustrian, Koperasi dan UMK Kabupaten Sorong, Ka. Dinas PMPTSP, Ketua Asosiasi UMKM Kabupaten Sorong, Satu orang Perwakilan Pelaku Usaha UMKM Kabupaten Sorong) 9 Pendampingan tata cara e-
sertifikasi
Pelaku UMKM
memahami proses e- sertifikasi
10 Pendampingan tata cara E- Registrasi
Pelaku UMKM
memahami proses e- Registrasi
11 Pelaku Usaha
mendapatkan NIE Pangan BPOM RI MD
Testimoni dan
Penyerahan Sertifikat
