LAPORAN AKSI PERUBAHAN PELAYANAN PUBLIK
PEMBANGUNAN SISTEM MONITORING PEMELIHARAAN (SIMPEL) ZONA MARITIM TIMUR BAKAMLA RI
Disusun Oleh:
Nama : Nurdin Zaelani, S.Si NIP : 19870901 201501 1001
DIKLAT PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) ANGKATAN IV
NON KEMENTERIAN PERTANIAN
KEMENTERIAN PERTANIAN
PUSAT PENDIDIKAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI-BOGOR TAHUN 2022
2
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
JUDUL : Pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur
NAMA : Nurdin Zaelani, S.Si
NIP : 198709012015011001
UNIT KERJA : Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur
Telah diuji di depan penguji pada hari Rabu, tanggal 22 Juni 2022
MENTOR
Letkol Bakamla Anton Hilman Fatoni, S.H.,M.H NIP. 19750601 201012 1 001
PEMBIMBING
Dr. Dea Christina JIS.,STP.,MAP.,M.AgrSc NIP. 19820610 200604 2 001
PENGUJI I
Ir. Chidmat Hamdani, MM NIP. 19620629 199103 1 001
PENGUJI II
Ir. Yusni Emilia Harahap NIP. 19590322 198306 2 001
Pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur
Oleh : Nurdin Zaelani, S.Si
ABSTRAK
Sarana dan prasarana kendaraan dinas operasional dan unsur patroli merupakan faktor penting dalam mendukung kinerja Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur, kaitannya dengan tugas dan fungsi Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur yaitu melaksanakan keamanan dan keselamatan laut di wilayah Alur Laut Kepulauan Indonesia (ALKI) III. Perlunya peningkatan dalam pelaksanaan pemeliharaan kendaraan dinas operasional dan unsur patroli secara optimal. Dalam optimalisasi pelaksanaan pemeliharaan kendaraan dinas operasional dan unsur patroli perlu dilakukan pembangunan sebuah sistem yang mampu mewadahi stakeholder / Unit Kerja yang posisinya berada di daerah untuk dapat memberikan berbagai informasi berupa Standard Operating Procedur (SOP) dalam melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli, peraturan- peraturan, persyaratan administrasi dalam melengkapi pertanggung jawaban keuangan yang digunakan dalam melaksanakan pemeliharaan, ketersediaan nya anggaran.
Untuk mengatasi masalah tersebut, sebuah inovasi baru telah di implementasikan yaitu dengan dilaksanakannya pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur berbasis website yang berfungsi sebagai alat untuk memonitor pelaksanaan pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli secara digital. Inovasi ini juga sebagai bagian dari sikap adaptif terhadap teknologi, merespon perkembangan teknologi informasi dan diharapkan menjadi solusi dalam meningkatkan nilai efektif-efisien, transparansi dan akuntabel dalam pelayanan.
Kata kunci : Sarana dan prasarana, Optimalisasi, Sistem Monitoring Pemeliharaan, Efektif-Efisien, Transparansi, Akuntabel.
4
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena hanya dengan rahmat-Nya saya dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan. Tujuan penulisan Laporan Aksi Perubahan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pelatihan Kepemipinan Pengawas Angkatan 4 Tahun 2022 di Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Kementerian Pertanian Ciawi, Bogor, Jawa Barat. Terlaksananya laporan ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak, sehingga pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat, penulis menghaturkan terima kasih yang sebesar-besarnya bagi semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil baik langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan laporan ini hingga selesai, terutama kepada yang terhormat:
1. Kepala Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur Laksamana Pertama Bakamla Arif Sumartono, S.Sos.,M.Si (Han) yang telah mendukung penulis untuk melaksanakan Pendidikan Kepemimpinan Pengawas;
2. Bapak Ir. Chidmat Hamdani, M.M. dan Ibu Ir. Yusni Emilia Harahap, M.M.
selaku penguji yang telah memberikan saran, masukan, penguatan dan motivasi dalam penyusunan laporan ini;
3. Ibu Dr. Dea Christina Junissa I. S., STP.,MAP.,M.AgrSc selaku coach yang memberikan bimbingan, arahan dan petunjuk dalam penyelesaian laporan ini;
4. Bpk. Anton Hilman, S.H.,M.H. selaku mentor yang memberikan bimbingan, arahan dan petunjuk dalam penyelesaian laporan ini;
5. Bapak/Ibu Widyaiswara PPMKP yang telah membekali ilmu dan membimbing saya dalam pelaksanaan PKP non kementerian Pertanian Angkatan IV Tahun 2022;
6. Bpk. Ayun Fadli, S.Kom., Bpk. Yusuf Pratama, S.Kom., dan Bpk. Putu Gedhe S.,S.Kom. sebagai Tim Efektif selaku Tim IT Pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Marititm Timur
7. Bpk Fajar Aprianto, S.E., Sdr. Imam Fath, S.H., Ibu Intan Salmon, S.E.,Sdri.
Harti selaku Tim Dalam Support Data Pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Marititm Timur;
8. Teman-teman PKP Angkatan IV Tahun 2022 PPMKP-Ciawi khususnya kelompok II pelaksanaan Studi Lapang yang telah bersama-sama berjuang dan bertukar pikiran dalam menyelesaikan laporan ini;
9. Istriku tercinta Evi Rosalimas, S.Si., M.M. yang selalu memberikan dukungan, menyemangati dan mendoakan keberhasilan dalam kegiatan PKP Angkatan IV Tahun 2022;
10. Orang Tua Tercinta dan rekan-rekan yang telah memberikan dukungannya dalam penyelesaian laporan ini;
11. Teman-teman bagian TU Rumga dan Keuangan serta seluruh personil kantor Zona Maritim Timur yang ikut membantu menyumbangkan fikirannya dalam menyusun konsep aksi perubahan ini.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, penulis berharap semoga Laporan Aksi Perubahan ini berguna.
Ambon, Juni 2022
Nurdin Zaelani, S.Si NIP. 19870901201501 1 001
6 DAFTAR ISI
BAB I ... 11
PENDAHULUAN ... 11
A. Latar Belakang ... 111
B. Area dan Fokus ... 13
C. Tujuan ... 13
D. Manfaat ... 14
E. Adopsi dan Adaptasi ... 15
BAB II ... 21
PROFIL KINERJA PELAYANAN ... 21
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ... 21
B. Kinerja Pelayanan Sekarang ... 23
C. Kinerja Pelayanan yang Diharapkan ... 26
BAB III ... 28
ANALISIS MASALAH PELAYANAN ... 28
A. Permasalahan Yang Ada ... 28
B. Penyebab Masalah ... 33
C. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ... 34
D. Solusi Mengatasi Masalah ... 35
BAB IV ... 37
SRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 37
A. Terobosan / Inovasi ... 37
B. Tahapan Kegiatan ... 38
C. Sumber Daya (Peta dan Permasalahannya) ... 42
D. Manajemen Pengendalian Mutu ... 47
BAB V. ... 48
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 48
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 48
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 56
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 64
BAB VI. ... 66
PENUTUP ... 66
A. Kesimpulan ... 66
B. Saran ... 66
8
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Badan Keamanan Laut RI ... 21
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur ... 23
Gambar 2.3. Hasil Survey Waktu Pencarian Dokumen ... 24
Gambar 2.4. Format Nota Dinas Yang Berbeda di Zona Timur ... 25
Gambar 2.5. Dampak Belum Optimalnya Pemeliharaan Di Zona Timur ... 25
Gambar 3.1. Akar Permasalahan ... 33
Gambar 4.1. Rencana Kegiatan Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 39
Gambar 4.2. Peta Stakeholder ... 43
Gambar 4.3. Bussnis Model Canvas (BMC) Pembangunan Sistem ... 47
Gambar 5.1 Rapat awal pembentukan tim kerja pembangunan sistem ... 50
Gambar 5.2 Tampilan Beranda pada Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) .. 53
Gambar 5.3 Struktur Tim Efektif pembangunan sistem ... 54
Gambar 5.4 Surat Perintah pembentukan Tim Kerja ... 55
Gambar 5.5 Softlaunching Internal Kantor Kamla Zona Maritim Timur ... 58
Gambar 5.6 Undangan Softlaunching Sistem kepada stakeholder ... 59
Gambar 5.7. Pelaksanaan Softlaunching sistem melalui Zoom Meeting ... 59
Gambar 5.8. Peta Stakeholder sebelum dilaksanakannya softlauncing sistem ... 60
Gambar 5.9. Peta Stakeholder setelah dilaksanakannya softlauncing sistem ... 61
Gambar 5.10. Rencana Tindak Lanjut (RTL) aksi perubahan ... 64
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1. Adopsi dan Adaptasi Lesson Learnt Studi Lapang ... 17
Tabel 3.1. Identifikasi Isu Masalah Dengan Kriteria APKL ... 28
Tabel 3.2. Analisis Skala Prioritas Berdasarkan Metode USG ... 31
Tabel 3.3. Alternatif Solusi ... 34
Tabel 3.4. Pemilihan Gagasan Isu Menggunakan Teori Mc Namara ... 35
Tabel 4.1. Identifikasi SWOT ... 37
Tabel 4.2. Mileston Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 41
Tabel 4.3. Sumber Daya Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 42
Tabel 4.4. Uraian Fungsi Stakeholder ... 46
Tabel 4.5. Rencana Anggaran Biaya (RAB) Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 46
Tabel 4.6. Manajemen Pengendalian Mutu ... 47
Tabel 5.1 Tabel Kesesuaian Rancangan Aksi Perubahan dengan Implementasi Aksi Perubahan ... 58
10
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Lembar Bimbingan Mentor ... 69
Lampiran 2. Lembar Bimbingan Coach ... 70
Lampiran 3. Dokumentasi Pelaksanaan Aksi Perubahan pembangunan sistem .... 72
Lampiran 4. Rencana Tindak Lanjut Aksi Perubahan pembangunan sistem ... 73
Lampiran 5. Surat Perintah pembentukan Tim Kerja pembangunan Sistem ... 74
Lampiran 6. Undangan Softlaunching sistem kepada stakeholder ... 75
Lampiran 7. Tentang Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) ... 76
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Dalam rangka mendukung terwujudnya world class bureaucracy sesuai dengan cita-cita Reformasi Birokrasi, pada setiap instansi pemerintah diperlukan sosok pejabat pengawas yang memainkan peran awal bagi keberlangsungan unit organisasi, yaitu dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh pejabat pelaksana dalam memberikan pelayanan publik. Pejabat pengawas menjadi salah satu ujung tombak dalam membenahi organisasi demi tercapainya pelayanan yang terbaik bagi masyarakat serta mencapai perubahan yang diinginkan. Pejabat Pengawas harus memiliki kompetensi untuk menjamin akuntabilitas jabatan serta pengendalian seluruh kegiatan pelaksanaan yang dilakukan oleh pejabat pelaksana sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) dan terselenggaranya peningkatan kinerja secara berkesinambungan. Untuk dapat membentuk sosok pejabat pengawas dengan kompetensi tersebut diatas, diperlukan sebuah penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) yaitu penyelenggaraan pelatihan yang memungkinkan peserta mampu menerapkan kompetensi yang telah dimilikinya. Berdasarkan Surat Edaran Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 1/K.1/HKM.02.3/2022 tentang Panduan Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Struktural Kepemimpinan dengan Metode Klasikal, Pembelajaran Terpadu (Blended Learning) atau Pembelajaran Jarak Jauh (Distance Learning) pada Tahun 2022 bahwa Pelatihan Kepemimpinan Pengawas dilaksanakan dengan metode blended learning yang terdiri atas distance learning dan klasikal. Pada tahap distance 2 learning memadukan antara video conference Zoom Meeting dan LMS Learning Center. Sementara untuk metode klasikal dilaksanakan pada awal dan akhir pelatihan.
Kantor Keamanan Laut Zona Maritim adalah unsur pelaksana penyelenggaraan keamanan dan keselamatan laut di wilayah, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bakamla melalui Sekretaris Utama. Kantor Kemanan Laut Zona Maritim terdiri atas Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Barat, Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Tengah dan
12
Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur. Kantor Keamanan Laut Zona Maritim mempunyai tugas melaksanakan keamanan dan keselamatan laut di wilayah Alur Laut Kepulauan Indonesia (ALKI), untuk Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur wilayah kewenangannya adalah di wilayah ALKI 3.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur memiliki Indikator Kinerja Utama (IKU) yang masih mengacu pada kinerja dari Mabes Bakamla. Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur membawahi unit-unit kerja seperti Pangkalan Armada Keamanan Laut di Ambon, Kantor Stasiun Pemantauan Keamanan dan Keselamatan Laut yang selanjutnya disebut SPKKL yaitu SPKKL Ambon, SPKKL Kupang, SPKKL Tual, SPKKL Jayapura, dan SPKKL Merauke. Pada Zona Maritim Timur juga terdapat unsur-unsur patroli yaitu 3 (tiga) Kapal Negara (KN), 2 (dua) Catamaran, 2 (dua) RHIB dan 2 (dua) Perahu Karet. Untuk mendukung tugas dan fungsi Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur dalam melaksanakan penyelenggaraan keamanan dan keselamatan laut di wilayah kewenangannya maka perlu dikembangkan komitmen yang tinggi untuk menerapkan nilai luhur dan prinsip tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
Sarana dan prasarana merupakan hal yang sangat vital dan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran atau kemudahan dalam mendukung pelaksanaan tugas dari Kantor Kemanan Laut Zona Maritim Timur, dalam kaitannya dengan penyelenggaraan patroli keamanan dan keselamatan laut di wilayah Zona Maritim Timur. Oleh sebab itu perlunya tatakelola yang baik, teratur, efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemeliharaan sarana dan prasarana yang ada pada kantor-kantor di wilayah Zona Maritim Timur. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana di kantor-kantor di wilayah Zona Maritim Timur menjadi tugas dari Kepala Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur dalam hal ini ditugaskan kepada Bagian Rumah Tangga Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur.
Pada awalnya anggaran yang ada untuk biaya pemeliharaan kendaraan dinas berpusat pada Mabes Bakamla, kurangnya koordinasi dan komunikasi
pegawai yang berada di daerah dengan pegawai yang di mabes Bakamla menyebabkan adanya ketidaktahuan unit-unit kerja yang tersebar di daerah atas anggaran yang tersedia untuk pemeliharaan kendaraan tersebut. Kondisi saat ini anggaran telah dialihkan ke masing-masing Zona Maritim walaupun unit-unit keja telah mengetahui jumlah anggaran yang tersedia untuk pemeliharaan, namun dalam melaksanakan pemeliharaan masih banyak terkendala pada tidak tertibnya administrasi yang menyebabkan tidak adanya data rekapitulasi penggunaan anggaran yang digunakan dalam pemeliharaan sehingga unit kerja tidak mengetahui sisa anggaran yang tersedia pada pemeliharaan tersebut yang menyebabkan banyaknya kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli yang masih dinilai kurang terawat. Oleh sebab itu agar pelaksanaan pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli ini dapat lebih termonitor maka dalam aksi perubahan ini telah dibangun “Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur, dengan sistem ini pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli di Wilayah Zona Maritim Timur dapat termonitor dengan baik agar proses pemeliharaan menjadi lebih efektif, efisien dan akuntable dalam pelaksanaanya.
B. Area dan Fokus
Area aksi perubahan ini akan diterapkan pada Badan Keamanan Laut Zona Maritim Timur dengan fokus kepada pembagunan sebuah sistem yang digunakan untuk memonitoring pelaksanaan pemeliharaan kendaraan dinas dan pemeliharaan organik Unsur – unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur Bakamla. Dengan adanya sistem ini diharapkan proses pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli di Zona Maritim Timur dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan berkualitas.
C. Tujuan
Tujuan aksi perubahan adalah sebagai salah satu tahapan membangun kompetensi kepemimpinan melayani yang merupakan kompetensi manajerial dasar terlaksananya akuntabilitas jabatan pengawas sebagai pengendali kegiatan pelayanan publik. Pembangunan kompetensi kepemimpinan disertai
14
dengan pembentukan karakter dan sikap perilaku kepemimpinan pancasila yang berintegritas, menjunjung tinggi etika birokrasi, serta bertanggung jawab dalam pengendalian pelayanan publik di unit organisasi sebagai bentuk perilaku kepemimpinan pancasila dan bela negara. Selanjutnya, proses Implementasi dengan melaksanakan inovasi, kolaborasi, dan mengoptimalkan seluruh potensi sumber daya internal dan eksternal dalam rangka implementasi peningkatan kinerja pelayanan publik juga dilakukan oleh pejabat pelaksana sebagai bentuk aktualisasi kepemimpinan pelayanan.
Tujuan dari aksi perubahan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur ini adalah agar termonitornya pemeliharaan dan operasional kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur dengan rincian sebagai berikut:
a. Tujuan Jangka Pendek (2 Bulan)
Terbangunnya sistem monitoring yang telah diujicoba pada Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur sebagai media penyampaian informasi dan laporan tentang pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli secara mudah dan cepat.
b. Tujuan Jangka Menengah ( 3 Bulan - 1 Tahun)
Pemanfaatan sistem monitoring pada seluruh unit kerja di lingkungan Zona Maritim Timur sebagai upaya peningkatan kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan dalam pembangunan sistem monitoring pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli di wilayah kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur.
c. Tujuang Jangka Panjang (lebih dari 1 Tahun)
Pemutakhiran sistem monitoring pemeliharaan dengan menambah fungsi dari yang hanya memonitor pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli ditambahkan dengan pemeliharaan yang lain seperti pemeliharaan peralatan surveillance system, gedung dan bangunan serta pemeliharaan yang lainnya.
D. Manfaat
Manfaat dari pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur ini adalah agar Kantor Keamanan Laut Zona
Maritim Timur dapat memonitoring pemeliharaan dan operasional kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli di unit-unit kerja yang ada di wilayah Zona Maritim Timur, dan sebaliknya unit-unit di bawah Zona Maritim Timur juga dapat memonitoring ketersediaannya anggaran untuk pemeliharaan dengan melihat pada sistem. Sistem ini juga sebagai bank data pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli pada kantor Zona untuk digunakan pada saat pemeriksaan keuangan oleh BPK.
E. Adopsi dan Adaptasi
Beberapa hal pembelajaran (lesson learned) diperoleh selama studi lapangan secara virtual di Rumah Sakit Margono Soekarjo (RSMS) Semarang yang akan diadopsi dalam aksi perubahan di Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur dapat diadaptasi menjadi inspirasi untuk aksi perubahan yang dilakukan diantaranya adalah peran seorang pemimpin dalam memetakan suatu permasalahan, mencari akar permasalahan pada suatu organisasi, menentukan prioritas permasalahan yang harus segera ditangani, memikirkan alternativ solusi yang inovatif dan bermutu, langkah-yang tepat untuk menjalankan solusi tersebut, memetakan orang-orang yang berperan dalam menjalankan solusi, menerapkan teknik komunikasi yang tepat untuk meyakinkan orang-orang yang terlibat agar inovasi dapat terdukung dan berjalan dengan baik serta dapat terlaksana, komitmen dan konsisten dalam menjalankan rencana-rencana yang akan di laksanakannya untuk senantiasa menjalankan pelayanan publik yang efektif, efisien dan akuntabel.
Berbagai inovasi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Margono Soekarjo Semarang sangat menginspirasi bahwa pendekatan inovasi lebih banyak dilakukan melalui pendekatan digital mengingat perkembangan era digital sekarang yang mengharuskan kecepatan dan kemudahan dalam pelaksanaan tugas. Aksi Perubahan yang dilakukan adalah melakukan inovasi dengan membangun “Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur” sangat sesuai sesuai dengan lesson learn yang didapat dari segi inovasi pelayanan. Harapannya dengan
16
penggunaan sistem tersebut dapat memberikan layanan secara cepat, tepat, transparan dan akuntabel kepada stakeholder.
Tabel 1.1. Adopsi dan Adaptasi Lesson Learned Terhadap Aksi Perubahan pada Kantor Kamla Zona Maritim Timur
No Aspek KSF Lesson Learnt Kondisi Unit
Kerja
Adopsi dan Adaptasi 1. Kewenangan
jabatan
Peran kepemimpinan Kemampuan
pemimpin untuk memetakan secara tepat permasalahan dan selanjutnya memberikan solusi yang inovatif atas permasalahan yang dihadapi.
Sudah dilakukan oleh pemimpin di unit kerja dalam memetakan permasalahan dan selanjutnya
memberikan solusi atas permasalahan yang ada.
Pemimpin harus
mengembangkan
pengetahuan dan pengalamannya agar dapat menentukan solusi yang inovatif atas permasalahan yang dihadapi. Sering melakukan benchmark dengan instansi lain atau organisasi lain.
Strategi komunikasi Penerapan teknik komunikasi asertif baik formal ataupun non formal, untuk meyakinkan seluruh stakeholders.
Penerapan strategi komunikasi masih dominan dengan gaya otoriter.
Memberikan kesempatan kepada Pimpinan dan para stakeholder untuk memberikan saran dan masukan terhadap sistem setelah tim menjelaskan konsep yang dimiliki berdasarkan data dukung
serta berupaya
meyakinkan urgensi dan manfaat yang diperoleh melalui inovasi yang dibuat.
18
No Aspek KSF Lesson Learnt Kondisi Unit
Kerja
Adopsi dan Adaptasi 2. Permasalahan
kinerja
Pemanfaatan teknologi informasi
Pemanfaatan
teknologi informasi untuk meningkatkan percepatan dalam pelaporan kegiatan pemeliharaan,
transparansi dan akuntabilitas kinerja.
Pemanfaatan teknologi informasi telah dilaksanakan namun belum ada sistem yang mengintegrasikan antara stakeholder di wilayah Zona Maritim
Timur dalam
penggunaannya.
Pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan efektifitas, efisien dan akuntabilitas kinerja dikarenakan stakeholder pada Kantor Zona Maritim Timur memiliki cakupan wilayah kerja yang sangat luas.
3. Gagasan perubahan
Inovasi pelayanan Melakukan diagnosa organisasi,
identifikasi potensi yang dimiliki, serta pemetaan
permasalahan yang dihadapi untuk menciptakan inovasi
yang dapat
menyelesaikan lebih
dari satu
permasalahan.
Solusi yang diberikan terhadap suatu masalah masih bersifat kreatif.
Perubahan dilakukan melalui inovasi pembangunan Sistem Monitoring
Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim timur untuk memonitoring pelaksanaan
pemeliharaan, perawatan dan operasional kendaraan dinas dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur 4. Cakupan manfaat Koordinasi dengan
stakeholders
Memberikan
pengertian bahwa Inovasi memberikan hasil (outcome) dan
Koordinasi yang dilakukan masih bersifat teknis/ hanya menyampaikan teknis
Memberikan penjelasan kepada stakeholders mengenai outcome dan
No Aspek KSF Lesson Learnt Kondisi Unit Kerja
Adopsi dan Adaptasi keuntungan (benefit)
bagi seluruh
stakeholders.
atau prosedur
pelaksanaan dalam suatu pekerjaan untuk mencapai sebuah output yang akan dicapai.
benefit yang diperoleh dengan adanya inovasi.
5. Sasaran perubahan
Koordinasi dengan stakeholders
Memperoleh manfaat dan benefit bagi semua pihak
Sharing informasi antar stakeholder dalam rangka pengendalian mutu inovasi
Koordinasi yang dilakukan masih bersifat teknis/ hanya menyampaikan teknis
atau prosedur
pelaksanaan dalam suatu pekerjaan untuk mencapai sebuah output yang akan dicapai.
Memberikan penjelasan kepada stakeholders mengenai outcome dan benefit yang diperoleh dengan adanya inovasi, antara lain meliputi:
6. Pemanfaatan atau pengembangan teknologi informasi
Pemanfaatan teknologi informasi
Pemanfaatan
teknologi informasi untuk menyelesaikan permasalahan dalam penyelenggaraan layanan publik.
Masih bersifat Pemanfaatan teknologi informasi untuk menyelesaikan
permasalahan, belum
pada tahap
pengembangan
teknologi informasi dalam penyelenggaraan layanan publik.
Pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan efektifitas, efisien dan akuntabilitas kinerja dikarenakan stakeholder pada Kantor Zona Maritim Timur memiliki cakupan wilayah kerja yang sangat luas.
7. Penyempurnaan manajemen kinerja
Manajemen mutu Melaksanakan uji coba sebelum inovasi diterapkan dan
Melaksanakan kontrol atau evaluasi terhadap sesuatu masih sebatas
Melakukan perencanaan melalui identifikasi permasalahan,
20
No Aspek KSF Lesson Learnt Kondisi Unit
Kerja
Adopsi dan Adaptasi selanjutnya
melakukan
pendampingan dalam penerapan inovasi agar dapat diperoleh informasi yang akurat dalam rangka perbaikan dan pengelolaan mutu inovasi layanan publik.
pada saat ada masalah, belum bersifat berkala dan berkelanjutan.
menentukan isu prioritas, menganalisis penyebab dan akar masalah, menentukan alternatif solusi, dan menetapkan isu yang menjadi prioritas.
1. Melaksanakan tahapan kegiatan sesuai rencana kegiatan
2. Membuat check list setiap tahapan kegiatan agar dapat terlaksana sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
3. Melakukan pengecekan pada sistem dalam upaya memastikan tahapan proses sesuai dengan flowchart yang ditentukan.
4. Melakukan monitoring dan evaluasi dalam rangka pengendalian dan pengawasan mutu aplikasi secara berkala dan berkelanjutan.
BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN
A. Tugas Pokok Dan Fungsi Organisasi 1. Badan Keamanan Laut RI
Badan Keamanan Laut adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden melalui Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum dan Keamanan. Badan Keamanan Laut dibentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 32 tahun 2014 tentang Kelautan.
Badan Keamanan Laut berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 178 tahun 2014 memiliki tugas melakukan patroli keamanan dan keselamatan di wilayah perairan Indonesia dan wilayah yurisdiksi Indonesia.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Kepala Bakamla RI dibantu oleh Sekretaris Utama dan 3 (tiga) Deputi.
Bakamla RI juga menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Badan Keamanan Laut RI
22
a. Menyusun kebijakan nasional dibidang keamanan dan keselamatan di wilayah perairan Indonesia dan wilayah Yurisdiksi Indonesia;
b. Menyelenggarakan Sistem Peringatan Dini keamanan dan keselamatan di wilayah perairan Indonesia dan wilayah Yurisdiksi Indonesia;
c. Melaksanakan penjagaan, pengawasan, pencegahan dan penindakan pelanggaran hukum di wilayah perairan Indonesia dan wilayah Yurisdiksi Indonesia;
d. Menyinergikan dan memonitor pelaksanaan patroli perairan oleh instansi terkait;
e. Memberikan dukungan teknis dan operasional kepada instansi terkait;
f. Memberikan bantuan pencarian dan pertolongan di wilayah perairan Indonesia dan wilayah Yurisdiksi Indonesia;
g. Melaksanakan tugas lain dalam sistem pertahanan nasional.
2. Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur
Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kantor Keamanan Laut Zona Maritim diatur dalam Perpres No. 178 Tahun 2014 serta Peraturan
Kepala Badan Keamanan Laut Nomor: PER-
001/KEPALA/BAKAMLA/V/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Keamanan Laut RI, Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur dipimpin oleh Kepala Kantor Keamanan Laut Zona Maritim (Eselon II.a), adalah unsur pelaksana penyelenggaraan keamanan dan keselamatan laut di wilayah, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bakamla melalui Sekretaris Utama Bakamla.
a. Tugas Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur
Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur mempunyai tugas melaksanakan keamanan dan keselamatan laut di wilayah Alur Laut Kepulauan Indonesia (ALKI) tertentu sesuai dengan kewenangannya.
b. Fungsi Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur
1) Pelaksanaan koordinasi, sinergi dan penyelenggaraan serta pemberian dukungan teknis kepada instansi terkait serta komponen masyarakat dalam pelaksanaan operasi di bidang keamanan dan keselamatan laut;
2) Pelaksanaan pemberian bantuan pencarian dan pertolongan di wilayah perairan yang menjadi kewenangannya;
3) Pelaksanaan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sistem peringatan dini, advokasi hukum dan sosialisasi kebijakan, pembinaan potensi serta kerja sama keamanan dan keselamatan laut dengan kementerian/lembaga, pemerintah daerah dan lembaga swadaya masyarakat;
4) Pelaksanaan pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi perencanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, hubungan masyarakat, protokol, perlengkapan dan rumah tangga Kantor Zona Maritim;
5) Pelaksanaan tugas lain dari pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Gambar 2.2. Bagan Struktur Organisasi Kantor Kemanan Laut Zona Maritim Timur Badan Keamanan Laut RI
24
3. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga
Tugas dari bagian TU dan Rumga adalah melaksanakan tata persuratan, kearsipan dan dokumentasi melakukan perencanaan kebutuhan pengoperasian, pemeliharaan peralatan dan bangunan serta urusan dalam, pengoperasian dan pemeliharaan kendaraan dinas.
B. Kinerja Pelayanan Sebelum dilaksanakannya Aksi Perubahan
Pada pelaksanaan fungsi bagian Tata Usaha dan Rumah tangga di Zona Maritim Timur, terdapat beberapa tantangan yang menyebabkan tidak optimalnya kualitas pengadministrasian persuratan dan pemeliharaan di Zona Maritim Timur, adapun isu-isu strategis tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pengarsipan Surat, Dokumentasi Dan Laporan Belum Tertata Baik
Kondisi pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan pada Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur belum tertata baik, isu ini disurvei kepada 2 (dua) staf bagian TU dan Rumga pada saat diperlukannya dokumen atau laporan atau dokumentasi di Kantor Zona masih memerlukan waktu rata-rata lebih dari 19 menit dalam pencariannya.
Gambar 2.3. Hasil Survei Pencatatan Waktu Pencarian Dokumen
2. Format Surat Dari Unit Kerja Di Zona Maritim Timur Belum Seragam.
Surat dari unit-unit kerja dibawah Zona Maritim Timur masih belum memiliki format yang seragam, hal ini dapat berpotensi adanya surat- surat palsu yang beredar dan berdampak kurang baik pada organisasi.
3. Pemeliharaan Kendaraan Dinas, Dan Unsur Patroli Di Wilayah Zona Maritim Timur Belum Optimal
Gambar 2.4. Format Nota Dinas Yang Berbeda di Zona Maritim Timur
Gambar 2.5. Dampak Belum Optimalnya Pemeliharaan di Zona Maritim Timur
26
Pelaksanaan pemeliharaan pada kendaraan dinas dan unsur patroli masih belum optimal karena masih ditemuinya kendaraan –kendaraan yang mengalami pecah ban karena bannya sudah tidak layak pakai, cat kendaraan yang sudah mulai mengelupas, unsur patroli seperti Kapal Negara (KN), Catamaran, Rhib dan sekoci karet yang akinya soak, sedang tidak dapat beroperasi, ketika melakukan permohonan menghabiskan biaya yang sangat tinggi, hal ini disebabkan karena tidak dilakukannya pemeliharaan secara berkala pada kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli tersebut.
4. SOP di Zona Maritim Timur Belum Lengkap.
Standard Operating Procedure (SOP) sangat berpengaruh terhadap kualitas berjalannya suatu kegiatan, karena Standard Operating Procedure (SOP) sangat dibutuhkan untuk setiap kegiatan agar dalam pelaksanaan kegiatan memiliki acuan atau pedoman dalam pelaksanaannya.
5. Penempatan Personil Belum Sepenuhnya Sesuai Dengan Kualifikasi.
Kemudian penempatan pegawai tidak sesuai dengan kualifikasi pendidikannya, tentu sangat berpengaruh terhadap kinerja dari suatu organisasi jika penempatan personil tidak sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai tersebut, “belum sepenuhnya” penempatan jabatan sesuai dengan kualifikasinya, maksudnya bukan berarti tidak ada sama sekali jabatan di Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur yang diduduki oleh personil yang sesuai dengan kualifikasinya, namun masih ada beberapa jabatan yang diduduki oleh personil yang tidak sesuai dengan kompetensinya.
C. Kinerja Pelayanan yang diharapkan
Kondisi yang diharapkan pada fungsi bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur adalah sebagai berikut:
1. Pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan tertata dengan baik ;
2. Surat dari unit-unit kerja di bawah Zona Maritim Timur memiliki format yang sama;
3. Pemeliharaan Kendaraan dinas dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur lebih optimal;
4. Setiap kegiatan di Zona Maritim Timur memiliki Standard Operating Procedure (SOP);
5. Penempatan jabatan personil sesuai dengan kualifikasinya.
28 BAB III
ANALISIS MASALAH PELAYANAN
A. Permasalahan yang ada
Dari beberapa isu aktual yang terjadi di Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur pada fungsi Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga, perlu dilakukan pengukuran skala prioritas untuk memetakan permasalahan yang perlu segera diselesaikan. Sebelum menentukan Penentuan prioritas permasalahan tersebut, dilakukan Identifikasi permasalahan menggunakan kriteria Aktual, Problematik, Khalayak dan Layak. Berikut hasil analisis untuk penentuan isu menggunakan metode APKL, yaitu
No ISU A P K L Ket
1 Pengarsipan surat, dokumentasi
dan laporan belum tertata baik √ √ √ √ Ya
2
Format surat dari unit kerja di bawah Zona Maritim Timur belum seragam
√ √ √ √ Ya
3
Pemeliharaan Kendaraan dinas dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur belum optimal
√ √ √ √ Ya
4 SOP di Zona Maritim Timur belum
lengkap √ √ √ √ Ya
5
Penempatan personil belum sepenuhnya sesuai dengan kualifikasi.
√ √ √ √ Ya
Isu-isu tersebut dianalisa dengan metode APKL dengan penjabaran analisa sebagai berikut:
1. Pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan belum tertata baik
a. Aktual : Pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan yang belum tertata dengan baik merupakan pokok persoalan yang aktual pada bagian Tata Usaha;
Tabel 3.1. Tabel Identifikasi Masalah Dengan Kriteria APKL
b. Problematik : Pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan yang belum tertata dengan baik sangat berpengaruh terhadap kecepatan dan ketepatan pencarian surat, dokumentasi dan laporan pada saat dibutuhkan;
c. Kekhalayakan : Pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan yang belum tertata dengan baik di Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur sangat mempengaruhi kepentingan banyak orang khususnya bagi seluruh personil personil yang berada di wilayah Zona Maritim Timur ;
d. Kelayakan : Salah satu tugas fungsi bagian Tata usaha yaitu melakukan pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan.
2. Format surat dari unit kerja di bawah Zona Maritim Timur belum seragam
a. Aktual : Sampai saat ini masih ada perbedaan format surat dari kantor-kantor Stasiun Pemantauan Keamanan dan Keselamatan Laut (SPKKL), Pangkalan Armada Keamanan Laut dan Kapal Negara (KN) di wilayah Zona Maritim Timur;
b. Problematik : Perbedaan format surat banyak yang menganggap biasa, namun hal tersebut sangat berpotensi terhadap adanya pemalsuan surat oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab;
c. Kekhalayakan : Perbedaan format surat ada keterkaitannya dengan persuratan tentunya menyangkut banyak pihak;
d. Kelayakan : Adanya permasalahan perbedaan format surat di Wilayah Zona Maritim Timur merupakan hal yang harus diperbaiki pada Subbagian TU.
3. Pemeliharaan Kendaraan dinas, dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur belum optimal
a. Aktual : Isu ini adalah permasalahan aktual yang berulang setiap tahunnya;
b. Problematik : Kondisi ini sangat mempengaruhi keadaan ideal dan akan menimbulkan permasalahan kompleks di masa mendatang;
30
c. Kekhalayakan : Isu ini berkenaan dengan material dan personil seluruh unit kerja di Zona Maritim Timur;
d. Kelayakan : Isu ini sesuai dengan tugas fungsi sebagai bagian Rumahtangga.
4. SOP di Zona Maritim Timur belum lengkap
a. Aktual : Kelengkapan SOP pada setiap kegiatan di organisasi adalah permasalahan mendasar yang harus ada pada sebuah organisasi.
b. Problematik : Isu ini menimbulkan ketidak aturannya setiap kegiatan yang menjadi sangat mempengaruhi dari kualitas output kegiatan tersebut.
c. Kekhalayakan : Isu ini mempengaruhi seluruh unit kerja dan kualitas program Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur secara keseluruhan.
d. Kelayakan : isu berikut sesuai dengan tugas fungsi seluruh bagian pada organisasi.
5. Penempatan personil belum sepenuhnya sesuai dengan kualifikasi.
a. Aktual : Isu ini adalah isu aktual dimana masih ada personil yang penempatan jabatannya tidak sesuai dengan kompetensinya ; b. Problematik : Isu ini merupakan suatu masalah yang berdampak
pada saat-saat tertentu saja ketika pada saat dibutuhkannya pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan keahlian tertentu yang menyangkut suatu pekerjaan;
c. Kekhalayakan : Isu ini masih berpengaruh terhadap khalayak karena akan berdampak pada kualitas mutu pelayanan terhadap publik;
d. Kelayakan : Isu ini sesuai dengan tugas fungsi personalia pada bagian Rumah Tangga Zona Maritim Timur.
Berdasarkan analisa APKL yang telah dilaksanakan, ke 5 (lima) isu tersebut memenuhi kriteria APKL. Adapun dari 5 (lima) isu tersebut, perlu ditentukan isu dengan prioritas tertinggi. Untuk itu, akan dilaksanakan analisis lebih lanjut menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, dan
Growth). Langkahnya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan dan perkembangan masalah dengan menentukan skala nilai 1-5. Masalah yang memiliki total skor tertinggi merupakan sebab masalah dominan yang menjadi area perubahan.
Metode USG merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji seberapa mendesaknya isu tersebut yang akan menimbulkan masalah lain bila dibiarkan dalam kegiatan aksi perubahan. Metode USG ini menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu.
No INDIKATOR U S G Total
1 Pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan belum tertata baik
4 4 5 13
2 Format surat dari unit kerja di bawah Zona Maritim Timur belum seragam
4 5 5 14
3
Pemeliharaan Kendaraan dinas dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur belum optimal
5 5 5 15
4 SOP di Zona Maritim Timur belum
lengkap 4 5 5 14
5 Penempatan personil belum sepenuhnya sesuai dengan kualifikasi.
4 4 4 12
Keterangan :
U: Urgency Skor 5: Sangat USG
S: Seriousness Skor 4: USG
G: Growth Skor 3: Cukup USG
Skor 2: Kurang USG Skor 1: Tidak USG
Isu-isu tersebut diurutkan berdasarkan prioritasnya dengan penjelasan sebagai berikut:
Tabel 3.2. Analisis Skala Prioritas Berdasarkan Metode USG
32
1. Isu pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan belum tertata baik dinilai (U=4), (S=4) dan (G=5) yaitu isu ini merupakan permasalahan yang mendesak dan serius untuk ditangani dan dapat berdampak sangat buruk jika tidak ditangani, namun dalam jangka waktu dekat ini sistem penataan pengarsipan surat, dokumentasi dan laporan masih dapat menggunakan sistem yang lama, namun perlu adanya pengawasan yang sangat tinggi terhadap bagian bagian Tata Usaha untuk bekerja dengan konsisten, rapih, sigap dan cepat.
2. Isu Format surat dari unit kerja di bawah Zona Maritim Timur belum seragam perlu diselesaikan karena berdampak pada dokumen persuratan Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur dan merupakan permasalahan yang sangat serius karena berpotensi beredarnya surat yang mengatasnamakan organisasi dan kesulitan untuk mengklarifikasi keaslian dari surat tersebut (U=4, S=5) dan jika dibiarkan, kemungkinan isu tersebut akan berkembang dan menyebabkan permasalahan yang lebih kompleks (G=5);
3. Isu Pemeliharaan Kendaraan dinas, dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur belum optimal dinilai paling tinggi (U=5, S=5, G=5) karena permasalahan ini merupakan permasalahan yang menyangkut dengan material dan personil serta berhubungan langsung dengan Tugas dan Fungsi dari Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur.
4. Isu mengenai SOP di Zona Maritim Timur belum lengkap berpengaruh terhadap kualitas output dari suatu kegiatan, penilaian untuk isu ini (U=4, S=5, G=5) mengenai SOP memang sesuatu yang sangat serius dan perlu segera diatasi karena jika dibiarkan akan berdampak terhadap budaya kerja yang melakukan kegiatan hanya berdasarkan kepada kegiatan-kegiatan sebelumnya saja. Namun pada saat ini walaupun pada Kantor Kemanan Laut Zona Maritim Timur SOP kegiatan belum lengkap, personil mengacu pada SOP yang ada pada Mabes Bakamla RI.
5. Isu penempatan personil belum sepenuhnya sesuai dengan kualifikasi juga berpengaruh terhadap kualitas pelayanan publik dan kualitas suatu kegiatan, penilaian untuk isu ini (U=4, S=4, G=4).
Berdasarkan analisa USG yang telah dilakukan, terpilih isu dengan prioritas paling tinggi untuk segera diselesaikan yaitu “pemeliharaan kendaraan dinas, dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur belum optimal”.
B. Penyebab Masalah
Permasalahan yang terpilih sebagai masalah utama untuk diselesaikan adalah “Pemeliharaan Kendaraan dinas, dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur belum optimal”. Untuk melihat hubungan sebab akibat dari permasalahan tersebut, maka dilakukan analisis dengan pohon masalah sebagai berikut:
Pemeliharaan Kendaraan dinas dan unsur operasi di Wilayah Zona Maritim Timur belum optimal Kendaraan dinas dan unsur patroli
di wilayah Zona Maritim Timur kurang terawat
Tidak memiliki biaya untuk pemeliharaan Kendaraan dinas dan
unsur patroli Tidak mengetahui
prosedur pemeliharaan Tidak memiliki kemampuan dalam
melakukan pemeliharaan dan perbaikan Kendaraan dinas dan
unsur patroli
Kurangnya koordinasi dan komunikasi antar stakeholder sehingga tidak
termonitor nya anggaran ada untuk pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur Belum adanya SOP
terkait pemeliharaan kendaraan dinas dan
unsur patroli di wilayah zona timur Penempatan personil tidak sesuai
kompetensi (membutuhkan tenaga ahli dalam melakukan perbaikan kendaraan dinas dan unsur patroli).
AKIBAT
SEBAB
Gambar 3.1. Bagan Akar Permasalahan
34
Permasalahan disebabkan oleh 3 (tiga) faktor yaitu tidak memiliki kemampuan dalam melakukan perbaikan dan pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur operasi sendiri yang disebabkan karena penempatan personil yang tidak sesuai dengan kualifikasinya, tidak mengetahui prosedur pemeliharaan yang disebabkan karena belum adanya Standard Operating Procedure (SOP) pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur operasi, tidak memiliki anggaran untuk melakukan perbaikan yang disebabkan tidak termonitornya anggaran pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli di wilayah Zona Maritim Timur.
C. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Untuk mengatasi akar permasalahan yang telah diidentifikasi, didapatkan alternatif gagasan untuk setiap akar permasalahan tersebut.
Adapun alternatif gagasan tersebut antara lain:
No Akar Masalah Alternatif Solusi
1
Penempatan personil tidak sesuai kualifikasi
Melakukan analisa jabatan pegawai Zona Timur, membuat pemetaan personil agar sesuai antara kualifikasi pendidikan dengan jabatannya,
membuat rekomendasi penempatan jabatan yang sesuai kepada kepegawaian Mabes Bakamla.
2
Kurangnya koordinasi dan komunikasi antar
stakeholder sehingga tidak termonitor nya anggaran ada untuk pemeliharaan kendaraan
Membuat sistem monitoring yang mudah digunakan, agar dalam pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli dapat dimonitor oleh kantor zona maritim ataupun unit-unit kerja di bawahnya
3
Belum adanya SOP terkait pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli di Wilayah Zona Maritim Timur
Menyusunan SOP pemeliharaan kendaraan dan unsur patroli khusus wilayah Zona Maritim Timur
Tabel 3.3. Alternatif Solusi
D. Solusi Mengatasi Masalah
Dari ke 3 (tiga) alternatif gagasan untuk mengatasi akar permasalahan yang ada pada fungsi pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli Zona Mariritm Timur, maka selanjutnya akan ditentukan sulusi terbaik untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada yaitu dengan menggunakan metode analisis “Tapisan Mc. Namara” dengan mempertimbangkan nilai kontribusi, biaya dan kelayakannya. Penilaian menggunakan nilai (1-5), untuk kategori “Biaya” semakin mahal biaya maka penilaian semakin rendah.
Alternatif solusi dengan jumlah paling tinggi akan menjadi prioritas untuk dijadikan inovasi rancangan aksi perubahan.
Keterangan :
K: Kontribusi Skor 5: Sangat K,B,L
B: Biaya Skor 4: K,B,L
L: Layak Skor 3: Cukup K,B,L
Skor 2: Kurang K,B,L Skor 1: Tidak K,B,L
No Alternatif K B L Total
1
Melakukan analisa jabatan pegawai zona timur, membuat pemetaan personil agar sesuai antara kualifikasi pendidikan dengan jabatannya, membuat rekomendasi
penempatan jabatan yang sesuai kepada kepegawaian Mabes Bakamla
3 5 3 11
2
Membuat sistem monitoring yang mudah digunakan, agar dalam pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas dan unsur-unsur patrol dapat dimonitor baik oleh kantor zona maritime ataupun unit-unit kerja di bawahnya
5 3 5 13
3
Menyusun SOP pemeliharaan kendaraan dan unsur-unsur patroli khusus wilayah zona maritime timur
3 5 4 12 Tabel 3.4. Pemilihan Gagasan Isu Menggunakan Teori Mc Namara
36
Berdasarkan tabel analisis menggunakan metode Tapisan Mc. Namara dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Melakukan analisa jabatan pegawai Zona Maritim Timur, membuat pemetaan personil agar sesuai antara kualifikasi pendidikan dengan jabatannya, membuat rekomendasi penempatan jabatan yang sesuai kepada kepegawaian Mabes Bakamla memperoleh nilai (K=3, B=5, L=3) artinya alternatif solusi ini memiliki kontribusi dan kelayakan yang cukup, dengan biaya yang sangat murah.
2. Membuat sistem monitoring yang mudah digunakan, agar dalam pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas dan unsur patroli dapat dimonitor baik oleh kantor zona maritime ataupun unit-unit kerja di bawahnya memperoleh nilai (K=5, B=3, L=5) yang berarti alternatif solusi ini sangat berkontribusi dan sangat layak, dengan biaya yang sedang.
3. Menyusun SOP pemeliharaan kendaraan dan unsur-unsur patroli khusus wilayah Zona Maritim Timur memperoleh nilai (K=3, B=5, L=4) artinya alternatif solusi ini memiliki kontribusi dan cukup layak layak, dengan biaya yang sangat murah atau tanpa biaya.
Dapat disimpulkan bahwa prioritas membuat sistem monitoring yang mudah digunakan, agar dalam pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas dan unsur patroli dapat dimonitor oleh kantor Zona Maritim ataupun unit-unit kerja di bawahnya ditunjukkan dengan jumlah nilai tertinggi 13. Hal ini berarti pembangunan sistem monitoring pemeliharaan harus segera dilakukan sebagai solusi dalam rangka mengatasi permasalahan kendaraan dinas dan unsur patroli yang kurang optimal dalam perawatannya.
BAB IV
SRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan / Inovasi
Solusi Inovasi yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli yang ada di Zona Maritim Timur yaitu dengan membangun “Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur yaitu sebuah sistem monitoring yang mudah digunakan, agar dalam pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas dan unsur-unsur patroli dapat dimonitor oleh Kantor Zona Maritim ataupun unit-unit kerja di bawahnya.
Langkah selanjutnya yang dilakukan adalah dengan melakukan analisis SWOT dengan tujuan untuk mengetahui kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) yang akan
S W O T
• Dukungan moral dan anggaran dari pimpinan
• Budaya menjunjung tinggi hierarki organisasi
• Memiliki SDM yang berkompeten
• Jaringan internet baik
• Sarana prasarana pendukung mencukupi
• Tersedianya anggaran yang cukup
• Kekurangan jumlah SDM
• Belum seluruh personil cakap dalam
berkoordinasi dan
berkomunikasi
• Lokasi dari unit kerja di bawah koordinasi berjauhan
• Pendidikan dan Pelatihan dari
eksternal (BSSN, Kemkominfo, dan LN)
• Kerjasama yang baik dengan Instansi Pemerintah (BSSN, Kemkominfo, UNPATI)
• Dukungan dari Mitra kerja pimpinan
• Iklim yang ekstrim
• Kebocoran
data/Penghapusan data/penyusupan
akun dari
hacker/malware Tabel 4.1. Analisis SWOT
38
dihadapi. Terdapat 2 (dua) faktor penting yang dapat mempengaruhi analisis SWOT yaitu faktor internal dan faktor eksternal sebagaimana disajikan dalam gambar berikut
Analisis strategi SWOT dilakukan dengan membandingkan faktor eksternal dengan faktor internal. Faktor internal dimasukkan ke dalam faktor strategi internal atau Internal Strategic Factor Analysis Summary (IFAS).
Adapun faktor eksternal dimasukkan ke dalam faktor strategi eksternal atau External Strategic Factor Analysis Summary (EFAS). Analisis strategi SWOT dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Strategi S+O
Adanya dukungan dari pimpinan dapat meningkatkan kompetensi SDM di Zona Maritim Timur untuk mendalami pengetahuan dibidang IT dengan mengikut sertakan pada pendidikan dan latihan yang diselenggarakan oleh BSSN/Kemkominfo.
2. Strategi W+O
Mengatasi Kekurangan jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) dapat melakukan kerjasama yang baik dengan Univertitas Patimura (UNPATI) dengan menampung mahasiswa yang akan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN).
3. Strategi S+T
Memanfaatkan dan memberikan motivasi kepada personil yang paham IT untuk mengembangkan kemampuanya dalam mengatasi kebocoran/penghapusan/pencurian data dari hacker dan serangan malware.
4. Strategi W+T
Membuka kesempatan bagi mahasiswa Universitas Patimura yang berminat Kuliah Kerja Nyata (KKN) untuk mengurangi keterbatasan jumlah personil.
Mengedukasi personil di Zona Maritim timur terkait cara berkomunikasi dan berkoordinasi yang baik serta penggunaan dan manfaat dari teknologi informasi dalam mendukung kinerja organisasi.
Manfaat analisis SWOT adalah diperolehnya suatu strategi untuk menetapkan sumber daya dengan memperhitungkan kualitas internal maupun eksternal untuk kebutuhan saat ini dan masa yang akan datang. Dengan adanya 4 (empat) faktor yang saling berhubungan maka analisis SWOT ini akan mendukung upaya mewujudkan visi dan misi organisasi.
B. Tahapan Kegiatan/ Milestone
Tahapan kegiatan atau milestone adalah suatu bagian pekerjaan yang dibuat untuk menggambarkan suatu poin tertentu dalam jadwal kegiatan.
Milestone dapat digambarkan sebagai target dari setiap tahapan dimulai dari meletakkan dasar sebagai pondasi, membuat kerangka, merancang desain bentuk, serta menetapkan sumber daya yang dibutuhkan.
Guna mewujudkan terobosan/inovasi yang telah dirancang, maka proses pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) di Zona Maritim Timur harus melalui tahapan kegiatan/milestones yang telah disusun.
Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kontrol dan menghindari keterlambatan dalam proses pembuatan dan pemanfaatannya.
Adapun tahapan kegiatan/milestones pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur adalah :
Gambar 4.1. Rencana Kegiatan Pelaksanaan Aksi Perubaha
40
No Uraian Kegiatan Output Evidance Waktu
Jangka Pendek 1
Konsep sistem
monitoring pemeliharaan Rancangan aksi
perubahan Laporan 16 April 2022
2
Pengajuan kosep sistem monitoring
pemeliharaan, konsultasi dengan mentor terkait konsep pembangunan sistem monitoring pemeliharaan
Usulan
Rancangan Aksi Perubahan
Lembar persetujuan
18 April 2022
3
Pembentukan Tim Efektif.
Penyampaian konsep sistem monitoring pemeliharaan kepada tim efektif
Terbentuk tim efektif
Sprin
Dokumentasi 19 April 2022
4 Pengumpulan bahan
materi Dokumen
Lembar checksheet
Peta konsep rancang bangun sistem
20 April – 15 Mei 2022
5
Pembangunan sistem monitoring
pemeliharaan, penginputan data
Sistem monitoring pemeliharaan
Sistem monitoring pemeliharaan
22 April – 20 Mei 2022
6
Ujicoba terbatas dan Evaluasi
Hasil ujicoba sistem monitoring pemeliharaan
Laporan
Dokumentasi
Check sheet
23 Mei 2022
7
Rapat Bersama Tim Efektif Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur
Notulensi rapat
Laporan
Dokumentasi 27 Mei 2022
8 Penyempurnaan sistem
Sistem monitoring pemeliharaan
Sistem monitoring pemeliharaan
28 Mei – 15 Juni 2022
9
Soft launching sistem kepada personil Zona Maritim Timur
Seluruh Personil Kantor Zona Maritim Timur mengenal sistem dan mengetahui cara kerja sistem
Laporan Dokumentassi
16 -17 Juni 2022 Tabel 4.2. Milestone pelaksanaan Aksi Perubahan
No Uraian Kegiatan Output Evidance Waktu
Jangka Menengah 1 Rapat Evaluasi
Notulensi Laporan
Dokumentasi 28 Juni 2022 2
Penyempurnaan sistem monitoring pemeliharaan menggunakan web base
Sistem monitoring pemeliharaan
Sistem monitoring pemeliharaan
29 Juni - 16 Oktober 2022
3
Melaksanakan Sosialisasi sistem monitoring pemeliharaan
Pemahaman stakeholder terhadap manfaat dan
penggunaan sistem
Laporan
Dokumentasi
17 Oktober 2022
4
Melaksanakan
Bimbingan teknis kepada stakeholder
Pemahaman stakeholder terhadap manfaat dan penggunaan sistem
Laporan
Dokumentasi
17 Oktober 2022
5
Pemanfaatan sistem monitoring pemeliharaan
Pemanfaatan sistem monitoring
Laporan 24 Oktober 2022 Jangka Panjang
1 Rapat Evaluasi Notulensi rapat Laporan 3 Januari 2023
2
Upgrade sistem (ditambahkan fungsi monitoring seperti Pemeliharaan Gedung dan Halaman,
Pemeliharaan peralatan Surveilance System.
Dll.)
Sistem
monitoring yang terupgrade
Sistem monitoring yang terupgrade
3 Januari – 31 Maret 2023
3 Monitoring evaluasi Notulensi Hasil Evaluasi 5 April 2023 4
Penyempurnaan penggunaan sistem
Sistem monitoring pemeliharaan
Sistem monitoring pemeliharaan
5 April – 10 Mei 2023
5 Sosialisasi
Pemahaman stakeholder terhadap manfaat dan penggunaan sistem
Laporan
Dokumentasi 20 Mei 2023
6
Pembuatan Buku Pedoman
Pengoperasian Sistem Buku Pedoman Buku Pedoman 25 Mei 2023
42
C. Sumber Daya (Peta dan Permasalahannya) 1. Sumber Daya
Tim efektif merupakan sumber daya yang berasal dari internal Subbagian TU dan Rumga dengan dukungan sumber daya eksternal diantaranya dari Subbagian Keuangan Kantor Keamanan Laut Zona Maritim Timur. Peta dan pemanfaatan sumber daya sebagaimana disajikan dalam tabel berikut ini.
No Sumber Daya Uraian Keterangan
1 Sumber Daya Manusia
a. Kepala Zona Maritim Timur
b. Kasubbag TU dan Rumga
c. Staf TU dan Rumga d. Staf Keuangan
JF Pranata Komputer
Penetapan Surat Tugas Pembentukan Tim Efektif, serta pembagian peran dan tugas
2 Sarana dan prasarana
a. Perangkat PC/Laptop b. Jaringan internet c. Peralatan
komunikasi dan dokumentasi ATK
Mendukung pelaksanaan aksi perubahan
3 Material a. Video tutorial b. Poster
c. Buku pedoman
Panduan penggunaan aplikasi sebagai bahan uji coba dan
sosialisasi aplikasi 4 Anggaran APBN Th. 2022 Zona
Maritim Timur Dukungan anggaran bagi pelaksanaan aksi perubahan
5 Pemanfaat an
teknologi informasi
a. Komputer b. Internet
c. Aplikasi Zoom
Mendukung sosialisasi untuk memberikan informasi yang lengkap dan
jelas kepada Stakeholder Tabel 4.3. Sumber Daya Pelaksanaan Aksi Perubahan
Gambar 4.2. Bussines Model Canvas pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL)
44
Key Partners memetakan mitra Kerjasama dari unit pelaksana perubahan yaitu penyedia jaringan, Kementrian Kominfo, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Universitas Patimura (UNPATI).
Key Activities menunjukkan kegiatan utama dalam rancangan aksi perubahan yaitu Pembangunan sistem monitoring pemeliharaan, menyajikan data dan informasi terkait pemeliharaan kendaraan dinas dan unsur patroli kedalam sistem, dan mensosialisasikan sistem kepada seluruh unitkerja di bawah koordinasi Zona Maritim Timur.
Key Resources menunjukkan sumber daya apa yang dibutuhkan agar aksi perubahan dapat berjalan yaitu Anggaran, Pelaksana di Subbag TU dan Rumga, Subbag Keuangan, Tim IT, Data dan Informasi serta agen perubahan.
Value Propositions menunjukkan nilai yang dapat diberikan untuk menyelesaikan permasalahan.
Customer Relationship menunjukkan cara membangun dan memelihara hubungan dengan sasaran perubahan yaitu dengan mantening dan update sistem secara berkala, menyediakan fitur sesuai dengan survei kepuasan, serta menyediakan fitur tanya jawab.
Channels menunjukkan akses penyampaian nilai kepada sasaran perubahan yaitu melalui surat edaran dan melaksanakan sosialisasi.
Customer Segments menunjukkan sasaran utama aksi perubahan, yaitu seluruh unit kerja Zona Maritim Timur.
Cost Structures menunjukkan struktur anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan aksi perubahan dimana diantaranya terdapat biaya pembangunan sistem dan sosialisasi sistem.
Revenue Streams menunjukkan keuntungan dari pelaksanaan aksi perubahan yaitu meningkatkan penilaian Reformasi dan Birokrasi
2. Peta Stakeholder
Stakeholders diartikan sebagai orang/kelompok/organisasi, baik internal maupun eksternal yang memiliki kepentingan dan potensi untuk mempengaruhi dan/atau untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam rangka menjamin suatu inovasi dapat berjalan dengan baik, diperlukan komunikasi yang terjalin baik dengan para stakeholders sehingga perlu dilakukan pemetaan terhadap stakeholders tersebut. Hal tersebut untuk mengidentifikasi minat, kepentingan, dan pengaruh para stakeholders terhadap kegiatan atau program yang sedang berjalan.
Analisis terhadap stakeholders dilakukan pada tahap persiapan pelaksanaan kegiatan untuk mengetahui respon dari stakeholders.
Identifikasi pandangan dan karakteristik dari setiap stakeholders ini sangat penting sebagai dasar untuk pelaksanaan tahap berikutnya.
Pemetaan stakeholders adalah sebagaimana terdapat dalam gambar berikut :
Melalui pemetaan stakeholders di atas dapat ditentukan strategi komunikasi yang tepat agar setiap kuadran mendukung aksi perubahan.
Gambar 4.3. Peta Stakeholder Ket :
ABK = Anak Buah Kapal KN = Kapal Negara
SPKKL = Stasiun Keamanan dan Keselamatan Laut
46
Strategi komunikasi untuk masing-masing kuadran stakeholders antara lain:
a. Kuadran Promoters (High Influence, High Interest), merupakan kuadran yang berperan sebagai pengelola dan pendukung utama pembangunan sistem monitoring pemeliharaan Zona Maritim Timur. Strategi komunikasi yang digunakan agar kelompok promoters tetap konsisten dalam melaksanakan aksi perubahan yaitu dengan menjaga komunikasi dan koordinasi antar anggota kelompok (manage closely). Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan antara lain rapat internal, rapat koordinasi, dan diskusi informal secara tatap muka.
b. Kuadran Latents (High Influence, Low Interest), merupakan kuadran yang pengaruhnya sangat besar dalam rangka keberhasilan aksi perubahan tetapi belum terlibat secara aktif dikarenakan beberapa faktor, antara lain belum terinformasikan mengenai aksi perubahan ini. Strategi komunikasi yang tepat untuk memotivasi kelompok kuadran ini berpindah menjadi promoters adalah melalui beberapa teknik komunikasi asertif.
c. Kuadran Defenders (Low Influence, High Interest), yaitu kuadran yang merupakan pengguna/customer dari sistem pemeliharaan monitoring ini sendiri sehingga agar kelompok ini tetap konsisten dan setia mendukung adanya aksi perubahan pembangunan Sistem Monitoring Pemeliharaan (SIMPEL) Zona Maritim Timur maka diperlukan strategi-strategi antara lain dengan melaksanakan sosialisasi mengenai adanya sistem monitoring pemeliharaan Zona Maritim Timur yang sangat bermanfaat bagi seluruh stakeholder di wilayah Zona Maritim Timur, kemudian melakukan diskusi-diskusi informal yang menarik terkait inovasi.
d. Kuadran Apathetics (Low Influence, Low Interest), yaitu kelompok yang tidak berpengaruh pada aksi perubahan tetapi tetap perlu diinformasikan dengan memberikan penjelasan bahwa
