LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PENINGKATAN KUALITAS KINERJA PELAYANAN MELALUI APLIKASI SISTEM MONITORING BERKAS DAN PENGENDALIAN BEBAN KERJA (KLIK-MONITOR)
PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT
Oleh :
Nama : SUTRISNO, SSiT., MH.
NIP : 19741003 199603 1 001 No Absen : 37
Jabatan : Kepala Seksi Survei dan Pemetaan
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL
2020
1
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL
Judul Aksi Perubahan :
PENINGKATAN KUALITAS KINERJA PELAYANAN MELALUI APLIKASI SISTEM MONITORING BERKAS DAN PENGENDALIAN BEBAN KERJA (KLIK-MONITOR)
PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT
Disahkan di Bogor, Desember 2020
. Coach,
Nunung Nurhidayah, S.Pd., M.A.P.
NIP. 19790914 200212 2 003
NIP.
Project Leader,
Sutrisno, SSiT., MH, NIP. 19741003 199603 1001
2
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR
Implementasi Aksi Perubahan ini diajukan oleh : Nama : SUTRISNO, SSiT., M.
NIP : 19741003 199603 1 001
Jabatan : Kepala Seksi Survei dan Pemetaan
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
Angkatan : V
Judul Aksi Perubahan :
PENINGKATAN KUALITAS KINERJA PELAYANAN MELALUI APLIKASI SISTEM MONITORING BERKAS DAN PENGENDALIAN BEBAN KERJA (KLIK-MONITOR)
PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT
Telah diseminarkan dihadapan penguji dan diterima sebagai bagian dari persyaratan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas. Untuk selanjutnya aksi perubahan akan dilanjutkan pada jangka panjang dan jangka menengah.
. Coach,
Nunung Nurhidayah, S.Pd., M.A.P.
NIP. 19790914 200212 2 003
NIP.
Project Leader,
Sutrisno, SSiT., MH, NIP. 19741003 199603 1001
3
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala nikmat dan karunia-Nya sehingga Laporan Implementasi Aksi Perubahan dengan judul
“PENINGKATAN KUALITAS KINERJA PELAYANAN MELALUI APLIKASI SISTEM MONITORING BERKAS DAN PENGENDALIAN BEBAN KERJA (KLIK-MONITOR) PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Dalam laporan ini berisi rangkaian rencana kegiatan aksi perubahan yang dilaksanakan pada unit kerja Seksi Survei dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. Kegiatan ini bertujuan untuk mengimplementasikan kepemimpinan Pejabat Pengawas dalam mengelola perubahan dengan mengoptimalkan seluruh potensi sumberdaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Penulisan Laporan Implementasi Aksi Perubahan ini berguna sebagai pemenuhan syarat untuk mengikuti seminar Implementasi Aksi Perubahan pada Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan V Tahun 2020 yang diselenggarakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Tujuan Penyusunan Aksi Perubahan ini adalah untuk mengidentifikasi serta memberikan upaya percepatan penanganan sengketa pertanahan yang merupakan tugas dan fungsi Seksi Survei dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. Di samping itu juga sebagai wujud penerapan materi pada agenda pelatihan sebelumnya yaitu khususnya kepemimpinan melayani dan pengendalian pekerjaan, untuk mengembangkan kompetensi manajerial dalam mendukung terwujudnya birokrasi yang melayani, profesional dan terpercaya.
Tak lupa kami mengucapkan terimakasih dan apresiasi setinggi-tingginya kepada pihak yang dengan ikhlas dan penuh kasih bersedia memberikan dukungan, yaitu : 1. Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian ATR/BPN,
Bapak Deni Santo, S.T., M.Sc;
2. Bapak Ir. Nandang Agus Taruna selaku Kepala Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat lama, sekarang menjabat Kepala Bidang Pengadaan
4
Tanah dan Pengembangan Kantor Wilayah BPN Provinsi Jawa Barat sebagai Mentor pada Rancangan Aksi Perubahan;
3. Bapak Sri Pranoto, SSiT., MM selaku Kepala Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat sebagai Mentor;
3. Ibu Nunung Nurhidayah, S.Pd., M.A.P selaku Coach dalam kegiatan Aksi Perubahan di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat;
4. Para Widyaiswara PPSDM Kementerian ATR/BPN, seluruh Narasumber pada PKP Angkatan V tahun 2020 dan jajaran Panitia PPSDM Kementerian ATR/BPN;
6. Rekan-rekan peserta PKP Angkatan V Tahun 2020;
7. Jajaran Seksi Survei dan Pemetaan dan Tim Aksi Perubahan di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat serta pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu dalam dalam pelaksanaan dan Penyusunan Laporan Implementasi Aksi Perubahan ini.
Besar harapan kami dengan Aksi Perubahan ini dapat mendukung terciptanya pelayanan kepada masyarakat yang lebih berkualitas, khususnya pada unit kerja Seksi Survei dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat.
Namun kami memahami bahwa output Aksi Perubahan ini masih jauh dari sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan kritik serta saran yang bersifat membangun dalam rangka perbaikan dan peningkatan kinerja pelayanan publik yang lebih baik di masa yang akan datang.
Jakarta, Oktober 2020 Project Leader,
SUTRISNO, SSiT., MH.
NIP. 19741003 199603 1 001
5
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... 1
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR ... 2
KATA PENGANTAR ... 3
DAFTAR ISI ... 5
DAFTAR TABEL ... 7
DAFTAR GAMBAR ... 8
DAFTAR LAMPIRAN ... 9
BAB I PENDAHULUAN ... 10
A. Latar Belakang ... 10
B. Tujuan Aksi Perubahan ... 13
C. Manfaat Aksi Perubahan ... 14
BAB II PROFIL PELAYANAN ... 15
A. Tugas dan Fungsi Pelayanan ... 15
1. Tugas dan Fungsi Instansi ... 15
2. Tugas dan Fungsi Fungsi Unit Kerja ... 16
3. Area Bermasalah ... 17
B. Sumber Daya Instansi ... 18
BAB III ANALISIS MASALAH ... 20
A. Identifikasi Masalah Pada Area Tugas dan Fungsi Yang Bermasalah ... 20
B. Penetapan Masalah Utama ... 21
C. Analisis Kelayakan Inovasi ... 24
BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH ... 26
A. Terobosan Inovasi ... 26
B. Hasil Inovasi ... 27
C. Manfaat Inovasi ... 28
6
D. Pemanfaatan Sumber Daya ... 29
E. Pengendalian Mutu Pekerjaan ... 35
F. SOP Pelayanan Publik ... 42
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 45
A. Deskripsi Proses Kemimpinan ... 45
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 51
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 62
BAB VI PENUTUP ... 66
A. Kesimpulan ... 66
B. Rekomendasi ... 66
DAFTAR PUSTAKA ... 68
LAMPIRAN ... 69
7
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Laporan Pelayanan Pengukuran dan Pemetaan ... 12
Tabel 2.1 Sumber Daya Manusia pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat ... 19
Tabel 3.1 Identifikasi isu pada area tusi bermasalah ... 20
Tabel 3.2 Analisis Isu Kriteria APKL ... 21
Tabel 4.1 Model Kanvas Inovasi ... 27
Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholders ... 31
Tabel 4.3 Tahap Utama ... 35
Tabel 4.4 Milestone Jangka Menengah ... 37
Tabel 4.5 Milestone Jangka Panjang ... 38
Tabel 4.6 Identifikasi Potensi Masalah ... 38
Tabel 4.7 Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan ... 40
Tabel 4.8 Profil Aplikasi Klik-Monitor ... 42
Tabel 5.1 Daftar Output Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan... 60
Tabel 5.2 Rencana Kegiatan Anggaran Biaya Pengembangan Aplikasi Monitoring Berkas dan Kendali Beban Kerja (Klik-Monitor) ... 64
8
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kota administrasi
Jakarta Barat ... 16
Gambar 3.1 Diagram Fishbone ... 22
Gambar 3.2 Bagan Gagasan Aksi Perubahan ... 24
Gambar 4.1 Struktur Tim Aksi Perubahan ... 29
Gambar 4.2 Kedudukan Stakeholders ... 33
Gambar 4.3 Net Map Stakeholders ... 34
Gambar 4.4 SOP Aplikasi “KLIK-Monitor” ... 44
Gambar 5.1 Arahan dan Dukungan Mentor ... 45
Gambar 5.2 Rapat Stakeholder Internal Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat ... 46
Gambar 5.3 Rapat Tim Aksi Perubahan ... 47
Gambar 5.4 Koordinasi Bersama Stakeholder Internal ... 52
Gambar 5.5 Pembahasan Identifikasi Input dan Output Aplikasi... 53
Gambar 5.6 Dashboard Halaman Beranda Aplikasi KLIK-Monitor ... 54
Gambar 5.7 Rekapitulasi Berkas ... 55
Gambar 5.8 Tampilan Aplikasi berdasarkan Seksi ... 56
Gambar 5.9 Tampilan Aplikasi berdasarkan Posisi Berkas ... 57
Gambar 5.10 Implementasi Aplikasi pada Loket Pelayanan Informasi... 58
Gambar 5.11 Implementasi Aplikasi pada Display Monitor pada Ruang Kerja Seksi Survei dan Pemetaan ... 58
Gambar 5.12 Implementasi Aplikasi pada Telepon Seluler ... 59
Gambar 5.13 Review Penggunaan Aplikasi KLIK-Monitor ... 60
Gambar 5.14 Permintaan Implementasi Aplikasi Klik-Monitor pada Satker lain ... 65
9
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Undangan Rapat Pembentukan Tim Aksi Perubahan ... 70 Lampiran 2 Daftar Hadir Peserta Rapat ... 72 Lampiran 3 Surat Pernyataan Dukungan Kepala Kantor Pertanahan ... 73 Lampiran 4 Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta
Barat Nomor 217/SK-31.73.UP.02.03/X/2020 ... 74 Lampiran 5 Pakta Integritas ... 77 Lampiran 6 Surat Pernyataan Dukungan Kepala Sub Bagian Tata Usaha ... 78 Lampiran 7 ... Surat Pernyataan Dukungan Kepala Seksi Hubungan Hukum
Pertanahan ... 79 Lampiran 8 Surat Pernyataan Dukungan Kepala Seksi Pengadaan Tanah ... 80 Lampiran 9 Surat Pernyataan Dukungan Kepala Seksi Penataan Pertanahan ... 81 Lampiran 10 Surat Pernyataan Dukungan Kepala Seksi Penanganan Masalah
dan Pengendalian Pertanahan ... 82 Lampiran 11 Undangan Rapat Pembagian Tugas dan Penyusunan Rencana
Kerja Tim Aksi Perubahan ... 83 Lampiran 12 Daftar Hadir Peserta Rapat ... 85 Lampiran 13 Surat Pernyataan Penggunaan Aplikasi ... 86 Lampiran 13 Keputusan Kepala Kantor Kota Administrasi Jakarta Barat Nomor
260/SK-31.73.UP.02.03/XII/2020 ... 87
10
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional, Bapak Sofyan A. Djalil dalam acara peringatan HUT UUPA ke-60 tanggal 24 September 2020, menyampaikan bahwa "Kita sudah tetapkan, tahun ini merupakan tahun kualitas, sehingga tema ini dapat menjadi penyemangat kita dalam meningkatkan kualitas pelayanan pertanahan dan tata ruang secara modern." Hal ini sejalan dengan tema Hari Agraria dan Tata Ruang (Hantaru) tahun 2020, "Transformasi Digital Tata Ruang dan Pertanahan Menuju Digitalisasi Melayani yang Profesional dan Terpercaya.
Bahwa berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang dan Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang. Tugas dimaksud selanjutnya diwujudkan dalam bentuk penyelenggaraan pelayanan dan pengelolaan pertanahan dan tata ruang secara menyeluruh di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Kementerian ATR/BPN di tingkat pusat mempunyai tugas dan fungsi utama yang berkaitan dengan perumusan dan pelaksanaan kebijakan pertanahan secara nasional.
Kantor Pertanahan merupakan instansi vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang berkedudukan di kabupaten/kota. Kantor Pertanahan mengemban tugas dan fungsinya melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang bersangkutan. Kantor Pertanahan sebagai ujung tombak pelayanan publik di bidang pertanahan yang berinteraksi secara langsung dengan masyarakat dan stakeholder lainnya, dituntut terus berkinerja pelayanan, memperbaiki citra institusi dan bertransformasi ke pelayanan digital dan modern.
Nilai-nilai Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang Melayani, Profesional, Terpercaya ditetapkan berdasarkan Keputusan
11
Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 115/SK-OT.02/V/2020. Sejalan dengan hal tersebut, perilaku pegawai Kementerian ATR/BPN harus menggambarkan nilai-nilai organisasi yang Melayani, Profesional, Terpercaya. Dalam melayani masyarakat dituntut adanya dengan kejelasan prosedur, biaya dan ketepatan waktu serta dituntut bekerja cerdas, tuntas dan memberi nilai tambah serta senantiasa mengembangkan diri untuk peningkatan kompetensi dan pendidikan sebagai bentuk profesionalisme.
Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat yang berada dalam wilayah ibu kota negara memiliki beban volume pekerjaan yang cukup tinggi. Jumlah Layanan sepanjang tahun 2020 yaitu sebanyak 52.532 berkas dengan nominal PNBP Rp. 231.449.869.594 menjadi Kantor Pertanahan tertinggi dalam Penerimaan Berkas dan PNBP se-Provinsi DKI Jakarta. Permasalahan aspek data fisik dan yuridis yang sangat komplek dan tuntutan masyarakat terhadap pelayanan yang cepat dan transparan. Kondisi ini perlu dibarengi dengan sistem pemantauan (monitoring) dan pengendalian (control) yang optimal sehingga pelayanan berjalan lancar dan kinerja pegawai terus ditingkatkan.
Pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat khususnya Seksi Survei dan Pemetaan masih terdapat tunggakan pekerjaan pelayanan yang harus diselesaikan. Berdasarkan data Komputerisasi Kantor Pertanahan dapat diketahui laporan pelaksanaan pekerjaan pelayanan pertanahan pada Seksi Infrastruktur Pertaanahan per tanggal 1 September 2020 sebagai berikut :
12
Tabel 1.1 Laporan Pelayanan Pengukuran dan Pemetaan Kadastral
Berdasarkan data laporan tersebut di atas, diketahui bahwa masih banyaknya tunggakan pekerjaan pada Seksi Survei dan Pemetaan sebanyak 2.166 berkas meliputi sisa permohonan tahun 2015, 2016, 2017, 2018, 2019 dan 2020 yang sebagian merupakan berkas berjalan. Hal ini dipandang perlu upaya penanganan lebih intensif, melalui pembangunan sistem informasi berkas permohonan sebagai bentuk monitoring dan pengendalian dalam meningkatkan kinerja pelayanan untuk percepatan penyelesaiannya. Diharapkan dengan upaya ketersediaan informasi berkas layanan dan pengendaliannya secara terukur akan mewujudkan efektifitas dan produktifitas dalam pelayanan sesuai standar waktu yang ditetapkan untuk meningkatkan kinerja dan indeks kepuasan masyarakat.
Perkembangan teknologi saat ini telah membuka peluang pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) pada manajemen kinerja, yang salah satunya adalah sistem informasi berkas dan pengendalian kinerja layanan. Sistem informasi yang cepat dengan data yang lengkap, akan memudahkan dalam percepatan penyelesaian pekerjaan, mengukur kinerja pegawai, mengevaluasi serta menetapkan upaya-upaya yang tepat untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja pelayanan kepada masyarakat.
13 B. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan penyusunan Laporan Implementasi Aksi Perubahan secara umum adalah mengaktualisasikan materi Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ke dalam inovasi peningkatan kualitas pelayanan pertanahan dan citra instansi yang berintegritas, maju dan modern.
Agar aksi perubahan ini dapat terimplementasikan secara berkesinambungan maka tujuan aksi perubahan ini dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Jangka Pendek
Tersedianya sistem monitoring dan pengendalian dalam penyelesaian pekerjaan pelayanan yang lebih praktis dan efektif melalui sebuah aplikasi berfungsi sebagai alat monitoring berkas secara realtime mengetahui informasi jumlah berkas belum selesai, posisi berkas, petugas yang bersangkutan, pencarian berkas yang masih dalam proses dan yang sudah menjadi tunggakan.
2. Jangka Menengah
Melalui penerapan aplikasi sistem Monitoring Berkas dan Pengendalian Beban Kerja secara kesinambungan tercapai penyelesaian permohonan tepat waktu sesuai ketentuan dalam rangka pelaksanaan tugas pelayanan secara efektif dan efisien. Aplikasi dapat bermanfaat sebagai early warning dan menjadi bahan menetapkan rencana aksi penyelesaian yang lebih terukur. Bagi pimpinan instrument ini dapat menjadi pertimbangan dalam memberikan reward dan punishment untuk memacu kinerja pelayanan. Selanjutnya aplikasi ini dapat diduplikasi dan diimplementasi untuk semua jenis pelayanan di Kantor Pertanahan dan menjadi media informasi yang terintegrasi.
3. Jangka Panjang
Melalui pemanfaatan sistem ini secara berkesinambungan, dapat tercapai efektifitas monitoring dan pengendalian pekerjaan pelayanan yang terintegrasi mendampingi aplikasi official sebagai bisnis proses yang dikembangkan Kementerian ATR/BPN sehingga tercapai kinerja layanan berkualitas menuju institusi maju dan modern dengan nilai-nilai melayani, profesional, terpercaya.
14 C. Manfaat Aksi Perubahan
1. Manfaat bagi Team Leader
a. Aksi Perubahan ini memberikan manfaat untuk melatih aktualisasi kepemimpinan Pejabat Pengawas dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
b. Aksi Perubahan ini memberikan manfaat untuk melatih dan meningkatkan kemampuan Pejabat Pengawas untuk membangun jejaring social dan melakukan kolaborasi baik secara internal maupun eksternal dalam mengelola tugas-tugas pelayanan secara efektif dan efisien.
c. Aksi Perubahan ini memberikan manfaat untuk melatih dan meningkatkan kapasitas Pejabat Pengawas untuk melakukan adaptasi dan transformasi kepemimpinan yang solutif dan visioner.
2. Manfaat bagi Unit Kerja Instansi
a. Meningkatnya kinerja pelayanan masyarakat secara optimal melalui perubahan cara kerja dan budaya digital;
b. Meningkatnya tingkat kepercayaan masyarakat dan citra Kantor Pertanahan;
c. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk inovasi dalam layanan terintegrasi dengan bisnis proses komputerisasi yang dikembangkan Kementerian ATR/BPN.
3. Manfaat bagi Lembaga Pelatihan
a. Mendapatkan informasi mengenai kondisi unit kerja peserta pelatihan (Pejabat Pengawas) yang memerlukan perbaikan melalui aksi perubahan dalam rangka perbaikan kualitas pelayanan.
b. Memperoleh masukan dalam pengembangan pelaksanaan pelatihan dengan materi yang mendukung kebutuhan organisasi Kementerian ATR/BPN.
15 BAB II
PROFIL PELAYANAN
A. Tugas dan Fungsi Pelayanan 1. Tugas dan Fungsi Instansi
Kantor Pertanahan merupakan instansi vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang berkedudukan di kabupaten/kota. Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Kantor Pertanahan dipimpin oleh seorang Kepala dan bertanggung jawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional melalui Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional.
Berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan, unit organisasi Kantor Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang bersangkutan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20, Kantor Pertanahan menyelenggarakan fungsi:
a. penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan;
b. pelaksanaan survei dan pemetaan;
c. pelaksanaan penetapan hak dan pendaftaran tanah;
d. pelaksanaan penataan dan pemberdayaan;
e. pelaksanaan pengadaan tanah dan pengembangan pertanahan;
f. pelaksanaan pengendalian dan penanganan sengketa pertanahan;
g. pelaksanaan modernisasi pelayanan pertanahan berbasis elektronik;
h. pelaksanaan reformasi birokrasi dan penanganan pengaduan; dan
i. pelaksanaan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan.
Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsinya, Kantor Pertanahan terdiri atas :
16 a. Subbagian Tata Usaha;
b. Seksi Survei dan Pemetaan;
c. Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran;
d. Seksi Penataan dan Pemberdayaan;
e. Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan;
f. Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa.
Struktur organisasi Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat dapat dilihat pada bagan berikut ini :
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat
2. Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Berdasarkan Pasal 24 Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2020, Seksi Survei dan Pemetaan mempunyai tugas melaksanakan pengukuran dan pemetaan bidang dan ruang, pemeliharaan kerangka dasar kadastral nasional dan pengukuran batas administrasi dan kawasan, pengukuran dan pemetaan dasar, survei dan pemetaan tematik bidang dan kawasan pertanahan dan ruang serta pembinaan tenaga teknis dan surveyor berlisensi.
17
Dalam melaksanaan tugasnya, berdasarkan Pasal 38 Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016 Seksi Infrastruktur Pertanahan menyelenggarakan fungsi sebaga:
1. Pelaksanaan pengukuran dan pemetaan dasar;
2. Pelaksanaan pengukuran batas administrasi, kawasan dan wilayah tertentu;
3. Pelaksanaan pembinaan tenaga teknis, surveyor, dan petugas survei dan pemetaan tematik;
4. Pelaksanaan pengelolaan dan pemutakhiran peralatan teknis serta teknologi pengukuran dan pemetaan;
5. Pelaksanaan pemeliharaan kerangka dasar kadastral nasional di wilayahnya;
6. Pelaksanaan dan pengelolaan basis data geospasial pertanahan dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data spasial;
7. Pelaksanaan pengukuran dan pemetaan kadastral, pembukuan serta pengelolaan basis data dan informasi batas bidang tanah, ruang dan perairan;
8. Pelaksanaan survei dan pemetaan tematik pertanahan, perbatasan dan wilayah tertentu; dan
9. Pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di Seksi Survei dan Pemetaan.
3. Area Bermasalah
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, Seksi Survei dan Pemetaan menyelenggarakan pelayanan pertanahan yang berkaitan dengan pengukuran dan pemetaan kadastral dalam rangka pendaftaran tanah pertama kali, pemeliharaan data pendaftaran tanah, pengukuran pengembalian batas, inventarisasi dalam rangka pengadaan tanah untuk kepentingan umum. Selain itu, Seksi Survei dan Pemetaan juga melaksanakan pembinaan tenaga teknis, surveyor, dan petugas survei dan pemetaan serta koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan.
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pada Seksi Survei dan
18
Pemetaan, tidak terlepas dari kemungkinan adanya kendala atau masalah yang berpotensi menghambat kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan pelayanan. Potensi kendala atau masalah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Seksi Survei dan Pemetaan pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat antara lain terjadi pada area tusi sebagai berikut :
a. Pelaksanaan pengukuran dan pemetaan dasar (angka 1);
b. Pelaksanaan dan pengelolaan basis data geospasial pertanahan dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data spasial (angka 6);
c. Pelaksanaan pengukuran dan pemetaan kadastral, pembukuan serta pengelolaan basis data dan informasi batas bidang tanah, ruang dan perairan (angka 7).
B. Sumber Daya Instansi
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat menggunakan sumber daya yang ada untuk memberikan pelayanan pertanahan kepada masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya meliputi :
1. Sumber daya manusia
Sumber daya manusia (pegawai) pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat berjumlah 189 (serratus delapan puluh sembilan) orang dengan rincian pada tabel berikut:
19
Tabel 2.1 Sumber Daya Manusia pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat
No. URAIAN
Sub Bagian / Seksi
Jumlah
TU IP HHP PP PT PMPP
1 Total PNS 101
2 Jabatan 20 16 47 4 6 8 101
a. Eselon II - - - - - - -
b. Eselon III 1 - - - - - 1
c. Eselon IV 1 1 1 1 1 1 6
d. Eselon V 3 2 3 2 2 2 14
e. Fungsional Umum 15 13 43 1 3 5 80
3 PPNPN 30 20 34 1 2 1 88
Jumlah Total ASN dan PPNPN 189
Pada tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah sumber daya manusia pada Seksi Survei dan Pemetaan sebanyak 36 (tiga puluh enam) orang, terdiri dari PNS sebanyak 16 (enam belas) orang dan PPNPN sebanyak 20 (dua puluh) orang.
2. Peralatan yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan pelayanan, meliputi peralatan ukur, komputer grafikal, laptop, printer, plotter, scanner, unit server, ATK, media tayang dan jaringan internet.
3. Loket Pelayanan yang dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai meliputi ruang konter layanan, customer service, ruang tunggu yang nyaman, ruang laktasi, ruang ramah anak, ruang informasi pelayanan dilengkapi sistem antrian modern, CCTV, banner digital, Kios-K, monitoring berkas selesai, survei IKM, ruang konsultasi dan pojok layanan mandiri.
20 BAB III
ANALISIS MASALAH
A. Identifikasi Masalah pada Area Tusi Bermasalah
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja Seksi Infrastruktur Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat, ditemukan ada beberapa gap atau isu antara keadaan saat ini dengan kondisi yang diharapkan. Beberapa isu yang dapat diidentifikasi dan perlu mendapat perhatian dikaitkan pada area tugas pokok dan fungsi (tusi) bermasalah yang telah disebutkan pada Bab II angka 3 sebagaiman dijelaskan pada tabel berikut :
Tabel 3.1 Identifikasi isu pada area tusi bermasalah
No
Tusi Seksi Survei dan Pemetaan
Kondisi Saat ini Gap atau Isu Indikator Kondisi Yang Diharapkan
1 Pelaksanaan pengukuran dan pemetaan dasar
Belum
tersedianya peta dasar digital berupa foto udara atau citra satelit resolusi tinggi yang uptodate
Peta dasar digital berupa foto udara telah tersedia namun belum optimal digunakan karena tidak uptodate
Masih terdapat kesulitan dalam pemetaan bidang tanah dalam rangka penyelesaian Kelurahan Lengkap
Tersedianya Peta Foto Udara terbaru resolusi tinggi yang uptodate untuk
mendukung terwujudnya Kelurahan Lengkap dan Kota Lengkap 2 Pelaksanaan
dan
pengelolaan basis data geospasial pertanahan
Masih banyaknya bidang tanah terdaftar belum terpetakan dalam sistem GeoKKP
Digitalisasi data
pengukuran dan
pemetaan kadastral pada sistem GeoKKP belum dapat diselesaikan
Jumlah bidang tanah belum terdaftar (KW456), sebanyak 13.800 bidang
Seluruh bidang tanah terdaftar terpetakan seluruhnya dalam system GeoKKP (KW123 100%)
21
Tabel 3.1. Identifikasi isu pada area tusi bermasalah (lanjutan)
No
Tusi Seksi Survei dan Pemetaan
Kondisi Saat
ini Gap atau Isu Indikator Kondisi Yang Diharapkan 3 Pelaksanaan
pengukuran dan pemetaan kadastral, pembukuan serta
pengelolaan basis data dan informasi batas bidang tanah
Masih banyaknya tunggakan pekerjaan pelayanan pengukuran dan pemetaan kadastral
Penyelesaian pekerjaan pelayanan pengukuran dan pemetaan kadastral belum optimal.
Jumlah tunggakan sebanyak 2.349 berkas
Terselesaikannya tunggakan
pekerjaan
pengukuran dan pemetaan
kadastral dan kemudahan
monitoring dan pengendalian beban kerja
B. Penetapan Masalah Utama
Dalam mengidentifikasi dan menganalisis isu menjadi masalah utama menggunakan kriteria Aktual, Problematik, Kekhalakan dan Layak (APKL) sebagai berikut :
Tabel 3.2 Analisis Isu APKL
No. Deskripsi Isu Strategis
Nilai (Likert Score)
Rangking A P K L Total
1 Peta dasar digital berupa foto udara telah tersedia namun belum optimal digunakan karena tidak uptodate
5 4 4 4 17 III
2 Digitalisasi data pengukuran dan pemetaan kadastral pada sistem GeoKKP belum dapat diselesaikan
5 5 4 4 18 II
3 Penyelesaian pekerjaan pelayanan pengukuran dan pemetaan kadastral belum optimal
5 5 5 5 20
I
Penjelasan terhadap kriteria Aktual (A), Problematik (P), Kekhalayakan (K), Layak (L) adalah sebagai berikut :
1. Aktual (A), artinya isu atau masalah yang benar terjadi atau akan terjadi dan sedang menjadi pembicaraan orang.
2. Problematik (P), artinya isu yang menyimpang dari harapan, standar ketentuan
22
yang menimbulkan kegelisahan yang perlu dicari penyebab dan pemecahannya.
3. Kekhalayakan (K), artinya isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak.
4. Layak (L), artinya isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan perlu dibahas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
Adapun penilaiannya menggunakan Skala Likert dengan rentang nilai 1 sampai dengan 5, sebagai berikut :
a. Nilai 5 untuk nilai sangat besar;
b. Nilai 4 untuk nilai besar;
c. Nilai 3 untuk nilai sedang;
d. Nilai 2 untuk nilai kecil;
e. Nilai 1 untuk nilai sangat kecil.
Bahwa terhadap isu yang telah diidentifikasi dan ditetapkan sebagai masalah utama dianalisis penyebab akar masalahnya dengan menggunakan Analisis Fishbone. Analisis “tulang ikan” ini dikenal juga dengan cause and effect. Analisis untuk mencari penyebab permasalahan dalam pelayanan pengukuran yang mengakibatkan terjadinya banyak tunggakan pekerjaan pengukuran dan pemetaan kadastral.
Analisis dalam diagram fishbone dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
23
Gambar 3.1 Diagram Fishbone
Bahwa terhadap isu yang terpilih menjadi permasalahan utama dan telah dianalisis penyebab akar permasalahannya, maka permasalahan masih banyaknya tunggakan pekerjaan pelayanan pengukuran dan pemetaan kadastral menjadi permasalahan paling prioritas yang perlu segera ditangani. Terhadap kedua isu atau permasalahan yang lain juga cukup berpengaruh dalam meningkatkan kinerja dan citra yang baik bagi unit organisasi, namun pada masa aksi perubahan terutama yang menjadi pertimbangan lebih lanjut adalah pada pentahapan jangka pendek (jangka waktu 2 bulan) isu yang pertama dan kedua sulit dilaksanakan.
Bahwa upaya untuk mengatasi dua permasalahan tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Permasalahan masih banyaknya bidang tanah terdaftar belum terpetakan pada peta pendaftaran tanah digital, akan diselesaikan melalui tim khusus pembaharuan data meliputi tim validasi persil, validasi buku tanah dan surat ukur dan tim digitalisasi warkah dan buku tanah.
2. Permasalahan belum tersedianya peta dasar digital berupa foto udara dan citra satelit resolusi tinggi yang uptodate, diajukan pengadaan pemotretan foto
24
udara melalui Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi DKI Jakarta.
C. Analisis Kelayakan Inovasi
Solusi alternatif merupakan upaya yang akan dilakukan terhadap isu strategis atau permasalahan prioritas yang telah ditetapkan untuk ditangani. Solusi alternatif dapat dilakukan dengan menerapkan cara berpikir kreatif dan adaptif melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Hal ini sebagai langkah menggagas ide perubahan sebagai bentuk inovasi dalam pelayanan publik
Bentuk inovasi yang akan dibuat harus dapat menjawab tantangan isu atau permasalahan prioritas yang dihadapi. Dalam hal ini, inovasi dibuat bertujuan meningkatkan efektifitas monitoring dan pengendalian kinerja pelayanan Seksi Survei dan Pemetaan dalam bentuk pembuatan aplikasi berbasis web yang diberi nama Aplikasi Sistem Monitoring Berkas dan Pengendalian Beban Kerja. Penerapan aplikasi berbasis web ini dalam implementasinya berfungsi sebagai alat monitoring berkas secara realtime mengetahui informasi jumlah berkas belum selesai, posisi berkas, petugas yang terkait, secara mudah (user friendly) pencarian berkas yang masih dalam proses dan yang sudah menjadi tunggakan tanpa harus login dan mengolah data dari aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan (KKP). Data dan informasi hasil monitoring tersebut berfungsi mengendalikan kinerja layanan melalui untuk percepatan penyelesaian tunggakan dan mengetahui beban kerja pada Seksi, Subsi dan masing-masing petugas.
Beberapa akibat yang dapat terjadi apabila permasalahan-permasalahan tersebut diabaikan dan tidak segera ditangani, antara lain :
1. Tunggakan pekerjaan tidak terPengendalian;
2. Dapat menimbulkan keluhan dari masyarakat atau stakeholder lain sebagai pengguna layanan;
3. Citra pelayanan menjadi kurang baik.
25
Gambar 3.2 Bagan Gagasan Aksi Perubahan
Inovasi yang dibuat harus memperhatikan unsur kelayakan meliputi : 1. Kelayakan administratif, artinya inovasi secara administrasi telah sesuai tugas
dan fungsi Seksi Survei dan Pemetaan didukung administrasi ketatausahaan dalam Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat.
2. Kelayakan sumber daya, artinya bentuk inovasi dapat dibangun dengan dukungan ketersediaan sumber daya seperti sumber daya manusia, unit server, komputer, laptop, media tayang, ATK dan jaringan internet.
3. Kelayakan teknis, artinya bentuk inovasi secara teknis dibangun dengan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dan penerapan aplikasinya praktis dan mudah dioperasikan (user friendly).
4. Kelayakan regulasi, artinya bentuk inovasi didukung dengan regulasi formal yang mengatur antara lain Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, ketentuan teknis pelayanan di bidang pertanahan PP Nomor 24 Tahun 1997, PP Nomor 128 Tahun 2015, PMNA/Kepala BPN No. 3 Tahun 1997 dan Peraturan Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan.
Dampak:
penyelesaian permohonan tepat waktu sesuai ketentuan
peningkatan kinerja pelayanan
Kondis i Saat
Ini
Penyelesaian permohonan
pelayanan pengukuran dan pemetaan kadastral belum optimal
GAP:
Masih banyaknya tunggakan pekerjaan pelayanan pengukuran
dan pemetaan
kadastral
Kondisi Yang Diharapkan:
Terselesaikannya tunggakan pekerjaan pengukuran dan
pemetaan kadastral dan kemudahan pengendalian kinerja
Produk:
Aplikasi Sistem Monitoring Berkas dan Pengendalian Beban Kerja Inovasi:
Peningkatkan efektifitas monitoring dan pengendalian kinerja Seksi Infrastruktur Pertanahan
26
BAB IV
STRATEGI MENGATASI MASALAH
A. Terobosan Inovatif
Langkah selanjutnya yang dilakukan setelah mengetahui isu strategis atau permasalahan prioritas organisasi adalah menentukan solusi sebagai terobosan inovatif. Penentuan solusi harus memperhatikan penyebab-penyebab utama timbulnya isu atau permasalahan agar tepat mengatasi permasalahan. Kurang optimalnya pemantauan berkas dan pengendalian kinerja layanan mengakibatkan banyaknya tunggakan pelayanan pengukuran dan pemetaan kadastral. Untuk itu diperlukan suatu aplikasi untuk mempermudah pemantauan dan pengendalian berkas permohonan untuk meningkatkan kinerja layanan.
Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka solusi dari permasalahan sebagai suatu inovasi yang akan dilakukan melalui aplikasi yang berfungsi meningkatkan efektifitas monitoring dan pengendalian kinerja pelayanan Seksi Survei dan Pemetaan yang diberi nama Aplikasi Sistem Monitoring Berkas dan Pengendalian Beban Kerja atau disebut “KLIK-Monitor”. Dengan Aplikasi “KLIK- Monitor” dapat dijadikan pusat informasi berkas layanan yang sangat mudah diakses kapanpun dan oleh siapapun sepanjang ada jaringan internet. “KLIK- Monitor” dapat diakses melalui PC, laptop, telepon seluler dan monitor khusus di ruang kerja dan ruang konsultasi di loket sebagai pusat informasi monitoring berkas layanan.
Penerapan aplikasi berbasis web ini dalam implementasinya berfungsi sebagai alat monitoring berkas secara realtime mengetahui informasi jumlah berkas belum selesai, posisi berkas, petugas yang terkait, secara mudah (user friendly) pencarian berkas yang masih dalam proses dan yang sudah menjadi tunggakan tanpa login user dan mengolah dari aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan (KKP). Data dan informasi hasil monitoring tersebut berfungsi ‘early warning’ mengendalikan kinerja layanan melalui percepatan penyelesaian tunggakan dan peningkatan kinerja layanan kepada masyarakat.
Adapun bentuk atau model inovasi yang akan dilaksanakan dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
27 Tabel 4.1 Model Canvas Inovasi
MITRA KERJA KEGIATAN UTAMA
NILAI YANG DITAWARKAN
HUBUNGAN
KLIEN TARGET KLIEN - Kepala Seksi
PHP
- Kasubag TU - Kasubsi PPK - Kasubsi PPDT - Petugas Ukur
/ ASK
Implementasi Aplikasi
Monitoring Beban Kerja Pelayanan Pengukuran dan Pemetaan Kadastral
- Pelayanan yang berkualitas - Kemudahan
Informasi ke stakeholder - Pengendalian
pekerjaan - Koordinasi
Janji Layanan : Kepastian Persyaratan, waktu dan Biaya
- Masyarakat pemohon pengguna layanan - PPAT - Seksi IP - Petugas Loket
UNSUR BIAYA SUMBER DAYA PELAYANAN RESIKO
- Belanja bahan - Belanja
barang non operasional lainnya
- Komitmen Pimpinan - Dukungan Staf
Pelaksana - Akses data KKP - Perangkat
jaringan dan TIK
- Sistem Informasi berkas
permohonan pada layar monitor, komputer atau ponsel
Perubahan SOTK jabatan pelaksana menjadi jabatan fungsional
IMBALAN LEGALITAS SUSTAINABILITAS AKUNTABILITAS - Kepuasan
pelayanan - Apresisasi dari
klien
- PP 24/1997 - PMNA 3/1997 - Perkaban No. 1
Tahun 2010 - PP 128 Tahun
2015
Pelayanan Lancar tanpa tunggakan
- Transparan Dalam Pelayanan Informasi (data realtime)
- Terkoneksi dan terintegrasi dengan data KKP server Pusdatin
B. Hasil Inovasi
Hasil inovasi yang dikembangkan adalah : 1. Jangka Pendek
Hasil Aksi Perubahan dalam jangka pendek adalah untuk menghasilkan output (keluaran), yaitu tersedianya sistem monitoring dan pengendalian penyelesaian pekerjaan pelayanan yang lebih praktis dan efektif melalui Aplikasi Sistem Monitoring Berkas dan Pengendalian Beban Kerja berfungsi sebagai alat monitoring berkas secara realtime mengetahui informasi jumlah berkas belum selesai, posisi berkas, petugas yang bersangkutan, pencarian berkas yang masih dalam proses dan yang sudah menjadi tunggakan.
28 2. Jangka Menengah
Hasil Aksi Perubahan dalam jangka menengah adalah untuk menghasilkan outcome (manfaat), yaitu melalui penerapan Aplikasi Sistem Monitoring Berkas dan Pengendalian Beban Kerja secara kesinambungan tercapai penyelesaian permohonan tepat waktu sesuai ketentuan dalam rangka pelaksanaan monitoring dan pengendalian secara efektif dan efisien. Aplikasi dapat bermanfaat sebagai early warning dan menjadi bahan menetapkan rencana aksi penyelesaian yang lebih terukur. Bagi pimpinan instrument ini dapat menjadi pertimbangan dalam memberikan reward dan punishment untuk memacu kinerja pelayanan. Selanjutnya aplikasi ini dapat diduplikasi dan diimplementasi untuk semua jenis pelayanan di Kantor Pertanahan dan menjadi media informasi yang terintegrasi.
3. Jangka Panjang
Hasil Aksi Perubahan dalam jangka panjang adalah untuk menghasilkan impact (dampak) bagi institusi, yaitu melalui pemanfaatan sistem ini secara berkesinambungan, dapat tercapai efektifitas monitoring dan pengendalian pekerjaan pelayanan yang terintegrasi mendampingi aplikasi official Kementerian ATR/BPN sebagai bisnis proses yang dikembangkan sehingga tercapai kinerja layanan berkualitas menuju institusi maju dan modern dengan nilai-nilai melayani, profesional, terpercaya.
C. Manfaat Inovasi
Dari inovasi tersebut, yang targetkan menghasilkan output untuk jangka pendek, outcome untuk jangka menengah dan impact untuk dampak jangka Panjang akan bermanfaat yang besar meliputi :
1. Manfaat inovasi bagi Project Leader adalah dapat mengaktualisasikan kepemimpinan Pejabat Pengawas dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan dengan membuat inovasi dalam bentuk aplikasi pengendalian pekerjaan untuk mendukung pelayanan kepada masyarakat yang lebih berkualitas.
2. Manfaat inovasi bagi Team Leader adalah dapat mengaplikasikan pelaksanaan tugas sesuai dengan standar prosedur dan jangka waktu yang telah ditetapkan sehingga dapat meningkatkan nilai kinerjanya.
29
3. Manfaat inovasi bagi instansi adalah pengendalian penyelesaian pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien dan diharapkan dapat meningkatkan kinerja pelayanan publik dan citra pelayanan instansi.
4. Manfaat inovasi bagi penerima layanan adalah hasil pelayanan dapat memenuhi kebutuhan penerima layanan terhadap kecepatan, ketepatan dan keterbukaan informasi sehingga dapat memberikan kepastian hukum atas bidang tanahnya dan memberikan kepuasan bagi penerima layanan.
D. Pemanfaatan Sumber Daya 1. Tim Kerja
Struktur Tim Aksi Perubahan diilustrasikan dalam Gambar berikut ini:
Gambar 4.1 Struktur Tim Aksi Perubahan
Peranan masing-masing individu dalam Tim Kerja Aksi Perubahan sebagaimana struktur di atas diuraikan sebagai berikut:
a. Mentor/Sponsor :
Kepala Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat selaku Pendamping dan Fasilitator Aksi Perubahan.
b. Project Leader :
Kepala Seksi Survei dan Pemetaan selaku Pemimpin Aksi Perubahan.
Kasubsi PPK Ibu Nunung Nurhidayah
(Coach) Stakeholders
Kepala Kantor Pertanahan (Mentor/Sponsor)
Kasi IP (Project Leader)
Kasubsi PPDT
PPNPN (Admin Tekstual)
PPNPN (Admin Spasial)
30 c. Coach :
Widyaiswara, selaku Pembimbing pada Proyek Leader agar Aksi Perubahan dapat terlaksana dengan baik dan sukses.
d. Tim Efektif yang terdiri dari 4 (empat) orang yang bertugas sebagai tim yang melaksanakan aksi perubahan sesuai jadwal yang telah disusun dan dipimpin oleh Project Leader. Tim inti ini terdiri dari Kepala Subseksi Pengukuran dan Pemetaan Dasar dan Tematik, Kepala Subseksi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral, Admin tekstual dan Admin spasial.
e. Stakeholders adalah Kasubag Tata Usaha, Kepala Seksi Hubungan Hukum, Pejabat Pengawas di luar Seksi Survei dan Pemetaan, para Pejabat Pelaksana dan Staf pelaksana (Fungsional Umum) di luar Seksi Survei dan Pemetaan, Kelompok Petugas Ukur/ASK dan Pejabat Fungsional Umum pada Seksi Survei dan Pemetaan, Pusdatin Kementerian ATR/BPN, Petugas Loket dan PPAT yang turut memberikan masukan dan akses data dalam pelaksanaan kegiatan ini.
2. Identifikasi Stakeholder
Stakeholder didefinisikan sebagai perorangan maupun kelompok- kelompok yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim. Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang dimiliki oleh organisasi. Pihak-pihak yang berpengaruh (positif/negatif) dan berkepentingan (kuat /lemah) serta hubungan kerja, baik secara kelompok maupun perorangan dalam pelaksanaan aksi perubahan ini diuraikan sebagai berikut :
31 Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholders
No. Nama
Stakeholder Peranan Pengaruh Hubungan Kerja 1 Kepala Kantor
Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat
▪ Memberikan Arahan kegiatan aksi perubahan secara langsung
▪ Mendukung dan Memfasilitasi kegiatan aksi perubahan secara penuh
▪ Mengesahkan dokumen surat menyurat
Positif Sebagai Mentor Aksi Perubahan (Atasan Langsung Project Leader)
2 Kepala Seksi Survei dan Pemetaan
Pemimpin Aksi Perubahan
Positif
Project Leader Aksi Perubahan
3 Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan kerja Tim Aksi Perubahan 4 Kepala Seksi
Survei dan Pemetaan
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Tim Aksi Perubahan 5 Kepala Subseksi
Pengukuran dan Pemetaan Dasar dan Tematik
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Anggota Tim Aksi Perubahan
6 Kepala Subseksi Pengukuran dan Pemetaan
Kadastra;
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Anggota Tim Aksi Perubahan
7 PPNPN (Admin Tekstual)
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Anggota Tim Aksi Perubahan 8 PPNPN (Admin
Spasial)
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Anggota Tim Aksi Perubahan 9 Pejabat
Pengawas di luar Seksi Survei dan Pemetaan
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Tim Aksi Perubahan
32 Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholders (lanjutan)
No. Nama
Stakeholder Peranan Pengaruh Hubungan Kerja 10 Pejabat
Pelaksana di luar Seksi Survei dan Pemetaan
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Tim Aksi Perubahan
11 Kelompok Petugas Ukur/ASK
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan
Pelaksana harian
Tim Aksi
Perubahan 12 Pejabat
Fungsional Umum di lingkungan Seksi IP
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan
Pelaksana harian
Tim Aksi
Perubahan
13 PPNPN di
lingkungan Seksi Survei dan Pemetaan
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan
Pelaksana harian
Tim Aksi
Perubahan 14 Pusdatin
Kementerian ATR/BPN
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Koordinasi
Support akses data
15 Kakanwil BPN DKI Jakarta
Memberikan arahan dan membantu tercapainya keberlanjutan aksi perubahan
Positif Koordinasi dan pelaporan
16 Kepala Bidang HHP Kanwil DKI Jakarta
Memberikan arahan dan membantu tercapainya keberlanjutan aksi perubahan
Positif Koordinasi dan pelaporan
17 Petugas loket Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Koordinasi
18 PPAT Memberikan dukungan
penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Koordinasi
33
Masing-masing stakeholder ditempatkan dalam 4 (empat) kelompok berdasarkan analisis kuadran dengan mempertimbangkan ciri-ciri sebagai berikut:
a. Promoters memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil atau menggagalkannya.
b. Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan.
c. Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.
d. Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan.
Berdasarkan identifikasi kepentingan dan kekuatan stakeholder yang dibagi ke dalam 4 (empat) kuadran tersebut, maka analisis stakeholders dalam rangka aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2 Kedudukan Stakeholders
34
Untuk menggambarkan hubungan antar stakeholders dalam aksi perubahan ini digambarkan dalam Net Map Stakeholders pada Gambar di bawah ini :
Strategi Komunikasi :
= Pembimbingan
= Instruksi
= Koordinasi Internal
= Koordinasi dan Pelaporan Pejabat Kantor Wilayah BPN DKI Jakarta Gambar 4.3 Net Map Stakeholders
Kepala Kantor Pertanahan
(Mentor)
Tim Aksi Perubahan :
• Kasubsi PPDT
• Kasubi PPK
• PPNPN Admin Tekstual
• PPNPN Admin Spasial
Kepala Kantor Wilayah
Kepala Bidang IP
Pejabat Pengawas Kantor Pertanahan
Pejabat Pelaksana Kantor Pertanahan
Pejabat Fungsional Kantor Pertanahan
35 E. Pengendalian Mutu Pekerjaan
1. Pentahapan (Milestone) Aksi Perubahan
Tahapan aksi perubahan ini dibagi menjadi 2 (dua) tahap yaitu tahap utama (milestone jangka pendek), dan tahap lanjutan yaitu milestone jangka menengah dan jangka panjang. Milestone jangka pendek dilaksanakan selama kurang lebih 60 (enam puluh) hari kalender pada tahapan laboratorium kepemimpinan yang dimulai tanggal 15 Oktober s.d 13 Desember 2020. Tujuan pentahapan jangka pendek adalah untuk menghasilkan output (keluaran), yaitu tersedianya sistem monitoring dan pengendalian penyelesaian pekerjaan pelayanan yang lebih praktis dan efektif melalui Aplikasi Sistem Monitoring Berkas dan Pengendalian Beban Kerja yang disebut dengan ‘KLIK-Monitor”
berfungsi sebagai alat monitoring berkas secara realtime mengetahui informasi jumlah berkas belum selesai, posisi berkas, petugas yang bersangkutan, pencarian berkas yang masih dalam proses dan yang sudah menjadi tunggakan. Untuk pentahapan diuraikan pada tabel berikut ini :
a. Tahap Jangka Pendek
Tabel 4.3 Tahap Utama
No Kegiatan Mulai Durasi
15Oktobers.d 13Desember2020 Mingguke
I II III IV V VI VII VIII PERSIAPAN
1 - Melapor ke mentor mengenai rencana kegiatan dan
- menyiapkan undangan rapat pembentukan tim aksi perubahan
15 Okt 2020
1 hari
2 Rapat pembentukan Tim Aksi Perubahan
16 Okt 2020
1 hari 3 - Membuat SK Tim Aksi
Perubahan dan dan - menyiapkan undangan
rapat Tim Aksi Perubahan
19 Okt 2020
1 hari
4 Melaksanakan Rapat tim efektif dalam rangka pembagian tugas dan penyusunan rencana kerja
20 Okt 2020
1 hari
36 Tabel 4.3 Tahap Utama (lanjutan)
No Kegiatan Mulai Durasi
15Oktobers.d 13Desember2020 Mingguke
I II III IV V VI VII VIII PELAKSANAAN
5 Melaksanakan koordinasi dengan stakeholders internal
21 Okt 2020
1 hari
6 Melakukan identifikasi input dan output yang akan disusun dalam aplikasi
22 Okt 2020
4 hari
7 Penyusunan desain menu dan tools yang dibutuhkan dalam aplikasi
28 Okt 2020
2 mingg u 8 Integrasi data KKP dan
instalasi pada alamat IP Server Kantor Pertanahan
16 Nov 2020
1ming gu
9 Sosialisasi dan
Implementasi penggunaan aplikasi
2 Des 2020
1ming gu 10 Review/Testimoni/feedback
dari staf atau pihak lain penerima manfaat layanan untuk masukan dan pengembangan
2 Des 2020
1 mingg u
EVALUASI
11 Rapat internal hasil implementasi Aplikasi
10 Des 2020
1 hari 12 Penyusunan Laporan dan
Dokumentasi
11 Des 2020
1 hari
b. Tahap Jangka Menengah
Tujuan pentahapan lanjutan aksi perubahan jangka menengah adalah menghasilkan outcome (manfaat), yaitu melalui penerapan aplikasi sistem Monitoring Berkas dan Pengendalian Beban Kerja secara kesinambungan tercapai penyelesaian permohonan tepat waktu sesuai ketentuan dalam rangka pelaksanaan tugas pelayanan secara efektif dan efisien. Aplikasi dapat bermanfaat sebagai early warning dan menjadi bahan menetapkan rencana aksi penyelesaian yang lebih terukur. Bagi pimpinan instrument ini dapat menjadi pertimbangan dalam memberikan reward dan punishment untuk memacu kinerja pelayanan. Selanjutnya aplikasi ini dapat diduplikasi dan
37
diimplementasi untuk semua jenis pelayanan di Kantor Pertanahan dan menjadi media informasi yang terintegrasi.
Milestone jangka menengah dilaksanakan dalam waktu 6 bulan yang ditunjukkan pada tabel berikut :
Tabel 4.4 Milestone Jangka Menengah
No. Tahapan Lanjutan Waktu Durasi
1 Persiapan :
- Rapat internal mengenai kelanjutan aksi perubahan
- Evaluasi aplikasi pemantauan internal yang telah disusun
- Reviu rencana kerja dan penunjukan petugas pelaksana
Minggu III - IV Desember 2020
2 minggu
2 Pelaksanaan :
- Pembuatan rencana aksi percepatan penyelesaian tunggakan
- Opname fisik berkas permohonan - Pembentukan tim efektif penyelesaian
tunggakan
- Evaluasi pemanfaatan petugas pelaksana untuk pengendalian beban kerja (reward & punishment)
- Duplikasi dan implementasi aplikasi pada Kantor Pertanahan
Minggu I Januari 2021 s.d. Minggu III Mei 2021
5 bulan
3 Evaluasi :
Rapat evaluasi penerapan aplikasi pemantauan internal
Minggu IV Mei 2020
1 minggu
c. Tahap Jangka Panjang
Tujuan milestone jangka panjang adalah untuk menghasilkan impact (dampak) bagi institusi, yaitu melalui pemanfaatan sistem ini secara berkesinambungan, dapat tercapai efektifitas monitoring dan pengendalian pekerjaan pelayanan yang terintegrasi mendampingi aplikasi official Kementerian ATR/BPN sebagai bisnis proses yang dikembangkan sehingga tercapai kinerja layanan berkualitas menuju institusi maju dan modern dengan nilai-nilai melayani, profesional, terpercaya.
Milestone jangka menengah dilaksanakan dalam waktu 1 tahun yang ditunjukkan pada tabel berikut :
