LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN XIV
MEMBANGUN START UP PAKAN MURAH MANDIRI (PAKRAHMAN) SEBAGAI MEDIA PENYULUHAN UNTUK
PENGUATAN KELOMPOK PEMBUDIDAYA
Oleh :
A.Indra Jaya Asaad, S.Pi, M.Sc NIP. 19770711 200502 1 001
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN BADAN RISET DAN SUMBER DAYA MANUSIA
KELAUTAN DAN PERIKANAN
BALAI DIKLAT APARATUR SUKAMANDI
TAHUN 2020
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN
Judul : Membangun Start Up Pakan Murah Mandiri (PAK RAHMAN) Sebagai Media Penyuluhan Untuk Penguatan Kelompok Pembudidaya Nama : A.Indra Jaya Asaad, S.Pi, M.Sc
NIP. : 19770711 200502 1 001
Sukamandi, 30 Juni 2020 Mengetahui,
Coach
Project Leader,
Dr. Ir. Yulistyo., M.Sc. A.Indra Jaya Asaad, S.Pi, M.Sc.
NIP. 19611212 198703 1 001 NIP. 19770711 200502 1 001
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR
Judul : Membangun Start Up Pakan Murah Mandiri (PAK R AHM AN) Sebagai Media Penyuluhan Untuk Penguatan Kelompok Pembudidaya
TELAH DISEMINARKAN
Di : Sukamandi
Pada Hari : Selasa Tanggal : 30 Juni 2020
Project Leader,
A.Indra Jaya Asaad, S.Pi, M.Sc NIP. 19770711 200502 1 001
Coach, Penguji, Mentor,
Dr. Ir. Yulistyo, M.Sc. H. Gugum Gumelar,S.H.,M.M. Dr. Lilly Aprilya Pregiwati, S.Pi., M.Si.
NIP. 19611212 198703 1 001 NIP. 19610917 199303 1 001 NIP. 19680407 199303 2 002
KATA PENGANTAR
Ungkapan rasa syukur kehadirat Allah Ta’ala atas Karunia dan Rahmat Nya, sehingga laporan aksi perubahan sebagai bagian terintegrasi dari pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Administrator angkatan XIV dapat diselesaikan.
Aksi perubahan yang diusung yaitu Membangun Start Up Pakan Murah Mandiri (PAK RAHMAN) Sebagai Media Penyuluhan Untuk Penguatan Kelompok Pembudidaya. Kegiatan tersebut sesuai dengan tugas dan fungsi Balai Riset Perikanan Budidaya Air Payau dan Penyuluhan Perikanan (BRPBAP3) Maros.
Proposal aksi perubahan disusun tidak terlepas dari masukan, sarana dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, Penyusun mengucapkan terima kasih kepada :
1. Ibu Dr. Lilly Aprilya Pregiwati, S.Pi., M.Si, selaku mentor yang juga menjabat Kepala Pusat Pelatihan dan Penyuluhan Kelautan dan Perikanan;
2. Bapak Dr. Ir. Yulistyo, M.Sc., selaku coach yang telah memberikan bimbingan dan arahan;
3. Bapak H. Gugum Gumelar, S.H.,M.M, selaku penguji pada seminar rancangan aksi perubahan;
4. Para Widyaiswara dan narasumber yang telah memberikan pembelajaran, contoh dan praktek;
5. Tim efektif aksi perubahan BRPBAP3 yang telah menyatakan komitmen untuk mendukung dan akan melaksanakan aksi perubahan ini;
Semoga p r o p o s a l ini bermanfaat dan dapat digunakan dalam kelanjutan penyusunan aksi perubahan.
Maros, 30 Juni 2020 Penyusun
A.Indra Jaya Asaad, S.Pi, M.Sc
Halaman DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
I. IDENTITAS AKSI PERUBAHAN ... 1
A. Judul... 1
B. Deskripsi ... 1
C. Project Sponsor ... 3
D. Project Leader ... 3
E. Sumber Daya Tim ... 3
II. LATAR BELAKANG ... 5
A. Identifikasi Masalah ... 9
B. Area Perubahan ... 16
1. Kondisi Saat Ini (Eksisting)... 16
2. Kondisi Yang Diharapkan ... 18
III. TUJUAN... 20
IV. MANFAAT ... 21
V. RUANG LINGKUP ... 21
VI. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES) ... 22
VII. PENTAHAPAN (MILESTONES) ... 25
A. Jangka Waktu Pendek ... 25
B. Jangka Waktu Menengah ... 27
C. Jangka Waktu Panjang ... 28
VIII. TATA KELOLA AKSI PERUBAHAN ... 28
A. Struktur Organisasi Aksi Perubahan ... 28
B. Deskripsi Tugas Pelaksana Aksi Perubahan ... 29
C. Keterkaitan Aksi Perubahan Dengan Manajemen Kinerja ... 29
IX. ANGGARAN ... 32
X. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER ... 32
A. Stakeholder yang Terlibat pada Aksi Perubahan ... 33
B. Strategi Mempengaruhi Stakeholder ... 35
XI. PEMBENTUKAN TEAM EFEKTIF (TEAM WORK) ... 36
A. Deskripsi dan Tugas Tim... 36
B. Mekanisme Kerja Tim ... 38
XII. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH DAN RESIKO ... 39
A. Potensi Resiko ... 40
B. Strategi Mengatasi Resiko ... 40
XIII. TOLAK UKUR DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN ... 42
A. Tolak Ukur Keberhasilan ... 42
B. Faktor Kunci Keberhasilan... 43
XIV. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ... 46
A. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi ... 46
B. Pengelolaan Budaya Kerja... 52
C. Membangun Jejaring dan Kolaborasi ... 55
XV. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ... 59
A. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi ... 59
B. Manfaat Aksi Perubahan ... 68
XVI. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ... 71
A. Dukungan Keberlanjutan Terhadap Issu Terkini ... 72
B. Dukungan Keberlanjutan Terhadap Peluang Bisnis Pakan Skala Desa ... 73
C. Dukungan Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 76
XVII. PENUTUP ... 81
A. Kesimpulan ... 81
B. Rekomendasi ... 82
Lampiran Laporan Aksi Perubahan ... 83
Halaman DAFTAR TABEL
Tabel 1. Penentuan Isu Aktual Menggunakan Analisis APKL. ... 15
Tabel 2. Penetapan urutan prioritas masalah yang harus diselesaikan ... 16
Tabel 3. Pentahapan dan Rencana Waktu Pelaksanaan Aksi Perubahan. ... 25
Tabel 4. Perkiraan Anggaran Biaya Pelaksanaan Aksi Perubahan. ... 32
Tabel 5. Analisis Stakeholder ... 34
Tabel 6. Manajemen Resiko ... 41
Tabel 7. Kesesuaian Tolak Ukur dan Tahapan Kegiatan ... 42
Tabel 8. Kompilasi Tahapan, Output, Alokasi Waktu dan Keterlibatan Stakeholder ... 45
Tabel 9. Matriks Penerapan Prinsip-Prinsip Kepemimpinan Transformasional ... 49
Tabel 10. Pengelolaan Budaya Kerja Aksi Perubahan Kaitannya Dengan Nilai- Nilai Budaya Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan ... 54
Tabel 11. Penerapan Prinsip-Prinsip Jejaring Kerja Dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 58
Tabel 12. Formulasi Pakan Pembesaran Ikan Bandeng Memanfaatkan Bahan Baku Lokal ... 65
Tabel 13. Hasil Uji Laboratorium Kualitas PAKRAHMAN dibanding Pakan Komersil. ... 66
Halaman DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi BRPBAP3 Maros ... 6
Gambar 2. Analisis Fish Bone... 12
Gambar 3. Radar Chart Analisis Permasalahan ... 14
Gambar 4. Diagnosa Organisasi. ... 19
Gambar 5. Business Canvas Model Aksi Perubahan. ... 24
Gambar 6. Diagram Jaringan Kerja Tahapan Aksi Perubahan. ... 27
Gambar 7. Struktur Organisasi Aksi Perubahan. ... 28
Gambar 8. Program Logic (Logika Perubahan) Aksi Perubahan. ... 30
Gambar 9. Kuadran Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder. ... 36
Gambar 10. Kurva S Monitoring dan Evaluasi Pengukuran Kinerja. ... 44
Gambar 11. Histori Dinamika Organisasi BRPBAP3 Maros ... 46
Gambar 12. Kunjungan sesama kelompok pembudidaya pengembang Pakan Murah Mandiri (PAKRAHMAN) di Kabupaten Pangkep (17 Juni 2020). ... 56
Gambar 13. Koordinasi dengan Kepala Dinas Perikanan Kabupaten Maros beserta jajaran. ... 57
Gambar 14. Brosur Webinar Implementasi Penyuluhan ... 68
Gambar 15. Survei dan Koordinasi Tim Aksi Perubahan Untuk Uji Coba. ... 71
Halaman DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Laporan Bulan Maret 2020 ... 84
Lampiran 2. Laporan Bulan April 2020 ... 85
Lampiran 3. Laporan Bulan Mei 2020 ... 91
Lampiran 4. Laporan Bulan Juni 2020 ... 93
I. IDENTITAS AKSI PERUBAHAN
A. Judul
Membangun Start Up Pakan Murah Mandiri (PAKRAHMAN) Sebagai Media Penyuluhan Untuk Penguatan Kelompok Pembudidaya.
B. Deskripsi
Tugas dan fungsi utama pada Balai Riset Perikanan Budidaya Air Payau dan Penyuluhan Perikanan (BRPBAP3) adalah tugas riset perikanan budidaya air payau dan penyuluhan perikanan. Tugas riset dituangkan dalam program dan kegiatan riset perikanan budidaya air payau. Terdapat 5 (lima) kelompok peneliti yang spesifik di BRPBAP3 yaitu penelitian (1) sumber daya dan lingkungan; (2) kesehatan ikan dan lingkungan; (3) nutrisi dan teknologi pakan;
(4) pembenihan, genetika dan bioteknologi; dan (5) teknologi perikanan budidaya. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2008 tentang Litbang Perikanan bahwa hasil penelitian dapat berupa data, informasi, produk biologi dan teknologi perikanan. Selanjutnya hasil penelitian tersebut harus dipublikasikan dan didiseminasikan kepada masyarakat guna menunjang pengembangan usaha perikanan.
Berdasarkan Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia nomor 2 Tahun 2014 dijelaskan bentuk publikasi dapat berupa Karya Tulis Ilmiah yaitu tulisan hasil litbang dan/atau tinjauan, ulasan (review), kajian, dan pemikiran sistematis yang dituangkan oleh perseorangan atau kelompok yang memenuhi kaidah ilmiah. Dari output tersebut, disusun petunjuk teknis, rekomendasi teknologi untuk memberi kemudahan dalam penyebaran dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi bagi masyarakat.
Bentuk dokumentasi hasil riset selama ini masih berupa naskah hardcopy yang telah banyak digunakan oleh masyarakat pengguna, seperti akademisi,
peneliti, penyuluh dan pembudidaya. Namun pemanfaatannya masih terbatas untuk pengguna seperti penyuluh dan pembudidaya, karena format naskah hasil riset umumnya masih dalam bahasa ilmiah dan distribusi naskah karya tulis ilmiah ke pengguna masih terbatas dan konvensional. Hal ini terjadi karena sentuhan teknologi informasi masih sangat terbatas untuk dokumentasi dan distribusi hasil riset. Selain itu, bentuk diseminasi masih berupa kegiatan sosialisasi tatap muka konvensional.
Oleh karena itu, tema sentral aksi perubahan ini yaitu bagaimana hilirisasi hasil riset lebih operasional melalui penyuluhan KP. Terobosan yang diusung dalam aksi perubahan ini yaitu “Membangun Start Up Pakan Murah Mandiri (PAK RAHMAN) Sebagai Media Penyuluhan Untuk Penguatan Kelompok Pembudidaya”. Hasil riset yang telah melewati proses kaidah ilmiah yang dihasilkan peneliti BRPBAP3 difokuskan pada hasil riset mengenai formulasi dan pembuatan pakan berbahan baku lokal. Hasil riset ini sangat dibutuhkan oleh pembudidaya untuk melaksanakan bisnis proses budidaya di tambaknya.
Kebutuhan operasional pakan menjadi kebutuhan dasar input akuakultur sebesar 60-70% dalam proses budidaya.
Oleh karena itu, hasil riset formulasi pakan yang telah ada akan dirancang menjadi suatu kegiatan operasional berupa media penyuluhan oleh penyuluh satminkal BRPBAP3, kemudian dijadikan materi penyuluhan kepada pembudidaya dengan pendampingan dari peneliti dan penyuluh KP.
Pembudidaya akan didorong menjadi start up produksi dan bisnis pakan murah mandiri (PAK RAHMAN). Dengan demikian akan terbentuk sinergi antara peneliti, penyuluh, pembudidaya.
Selanjutnya terobosan lainnya yaitu media distribusi informasi kegiatan ini akan didokumentasikan dalam bentuk videografi dan didistribusikan menggunakan sarana media sosial yang sudah berkembang dan tidak berbayar.
Melalui akun resmi BRPBAP3 pada media YouTube, videografi kegiatan akan
diupload dan dapat diakses oleh pengguna secara tidak terbatas berdasarkan ruang dan waktu.
Dengan demikian dampak kegiatan percontohan start up PAK RAHMAN dapat menjadi model yang terbuka dipelajari, diadopsi oleh penyuluh, pembudidaya lainnya.
Operasional hilirasi hasil riset ini dan dokumentasi videografi serta distribusi melalui media sosial akan membawa manfaat bagi institusi dan bagi peserta.
Manfaat bagi institusi yaitu adanya bentuk sinergi antara peneliti, penyuluh dan pembudidaya serta potensi melibatkan unsur pelatihan dan pendidikan. Selain itu, akan meningkatkan fungsi institusi untuk kemanfaatan hasil riset dan penyuluhan. Manfaat bagi peserta yaitu menjadi pelopor perubahan, membuat terobosan untuk meningkatkan fungsi institusi.
C. Project Sponsor
Sponsor aksi perubahan ini adalah BRPBAP3 Maros.
D. Project Leader
Project Leader aksi Perubahan adalah Kepala Balai Riset Perikanan Budidaya Air Payau dan Penyuluhan Perikanan (BRPBAP3) yang tercatat sebagai peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XIV.
E. Sumber Daya Tim 1. Dasar Hukum
a. Undang - Undang No 16 Tahun 2006 tentang Sistem Penyuluhan Pertanian, Perikanan, dan Kehutanan.
b. Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 2008 Tentang Penyelenggaraan Penelitian Dan Pengembangan Perikanan;
c. Instruksi Presiden Republik Indonesia (Inpres) Nomor 3 Tahun 2001 Tentang Penerapan Dan Pengembangan Teknologi Tepat Guna;
d. Peraturan Menteri Kelautan Dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 29/PERMEN-KP/2017 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Balai Riset Perikanan Budidaya Air Payau Dan Penyuluhan Perikanan; dan
e. Keputusan Kepala Balai Riset Perikanan Budidaya Air Payau dan Penyuluhan Perikanan tentang Tim Efektif Aksi Perubahan 2020.
2. Sumber Daya Manusia a. Kepala BRPBAP3 Maros;
b. Pejabat struktural eselon IV dan V lingkup BRPBAP3 Maros;
c. Peneliti;
d. Penyuluh KP Satminkal BRPBAP3;
e. Teknisi;
f. Staf yang mengelola dokumentasi, publikasi dan teknologi informasi 3. Sarana dan Prasarana
a. Dokumen hasil riset (KTI, Jurnal, Petunjuk Teknis) terkait formulasi dan pembuatan pakan;
b. Mesin pembuat pakan;
c. Bahan baku pembuatan pakan;
d. Ruang produksi pakan pada kelompok pembudidaya e. Perlengkapan dokumentasi videografi;
f. Perangkat komputer dengan piranti lunak editing video;
g. Website resmi BRPBAP3 Maros;
h. Akun resmi BRPBAP3 Maros di YouTube;
i. Jaringan internet.
4. Sumber dana
Sumber dana aksi perubahan ini berasal dari Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) BRPBAP3 Maros Tahun 2020 sebesar ± Rp. 27.000.000,-
II. LATAR BELAKANG
Balai Riset Perikanan Budidaya Air Payau dan Penyuluhan Perikanan, yang selanjutnya disingkat BRPBAP3, merupakan Unit Pelaksana Teknis Kementerian Kelautan dan Perikanan di bidang riset perikanan budidaya air payau dan penyuluhan perikanan, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala badan yang menangani riset kelautan dan perikanan serta pengembangan sumber daya manusia kelautan dan perikanan. Definisi tersebut merujuk pada Peraturan Menteri Kelautan Dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 29/PERMEN-KP/2017 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Balai Riset Perikanan Budidaya Air Payau Dan Penyuluhan Perikanan.
Terdapat dua kata kunci yang menjadi tugas utama BRPBAP3 yaitu tugas riset perikanan budidaya air payau dan tugas penyuluhan perikanan. Terkait tugas tersebut, fungsi yang diemban oleh BRPBAP3 yaitu :
1. penyusunan rencana program dan anggaran, pemantauan, evaluasi, dan laporan;
2. pelaksanaan riset perikanan budidaya air payau di bidang biologi, reproduksi, genetika, bioteknologi, patologi, toksikologi, ekologi, nutrisi dan teknologi pakan, pemetaan dan lingkungan, plasma nutfah, serta analisis komoditi;
3. pengembangan teknologi penelitian perikanan budidaya air payau;
4. penyusunan materi, metodologi, pelaksanaan penyuluhan perikanan, serta pengembangan dan fasilitasi kelembagaan dan forum masyarakat bagi pelaku utama dan pelaku usaha;
5. penyusunan kebutuhan peningkatan kapasitas penyuluh Pegawai Negeri Sipil (PNS), swadaya, dan swasta;
6. pengelolaan prasarana sarana riset perikanan budidaya air payau dan penyuluhan perikanan; dan
7. pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.
Gambar 1. Struktur Organisasi BRPBAP3 Maros
Susunan organisasi BRPBAP3 terdiri atas (gambar 1):
a. Subbagian Tata Usaha;
b. Seksi Tata Operasional;
c. Seksi Pelayanan Teknis dan Sarana;
d. Seksi Penyuluhan; dan
e. Kelompok Jabatan Fungsional.
Secara kelembagaan yang dipaparkan diatas, terlihat fungsi penyampaian hasil riset kepada masyarakat pengguna menjadi tugas fungsi pada Seksi
Pelayanan Teknis dan Sarana. Terdapat 5 (lima) kelompok peneliti yang spesifik di BRPBAP3 yaitu penelitian (1) sumber daya dan lingkungan; (2) kesehatan ikan dan lingkungan; (3) nutrisi dan teknologi pakan; (4) pembenihan, genetika dan bioteknologi; dan (5) teknologi perikanan budidaya. Proses riset pada setiap kelompok peneliti tersebut, umumnya menghasilkan output berupa Karya Tulis Ilmiah. Salah satu kelompok peneliti (KELTI) yaitu kelompok peneliti nutrisi dan teknologi pakan. Output hasil riset pada KELTI ini yaitu formulasi dan pembuatan pakan untuk berbagai komoditas budidaya.
Berdasarkan Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia nomor 2 Tahun 2014 dijelaskan Karya Tulis Ilmiah yaitu tulisan hasil litbang dan/atau tinjauan, ulasan (review), kajian, dan pemikiran sistematis yang dituangkan oleh perseorangan atau kelompok yang memenuhi kaidah ilmiah.
Dari output tersebut, disusun petunjuk teknis, rekomendasi teknologi untuk memberi kemudahan dalam penyebaran dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi bagi masyarakat.
Berdasarkan Undang - Undang No 16 Tahun 2006 tentang Sistem Penyuluhan Pertanian, Perikanan, dan Kehutanan, pada pasal 4 butir b disebutkan bahwa Salah satu fungsi penyuluhan yaitu: mengupayakan kemudahan akses pelaku utama dan pelaku usaha ke sumber informasi, teknologi, dan sumber daya lainnya agar mereka dapat mengembangkan usahanya. Selain itu pada Undang - Undang UU No. 7 Tahun 2016 tentang Perlindungan dan Pemberdayaan Nelayan, Pembudidaya Ikan dan Petambak Garam, pada pasal 12 disebutkan bahwa strategi pemberdayaan dilakukan melalui kemudahan akses ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi.
Teknologi hasil riset khususnya tentang formulasi dan pembuatan pakan ikan komoditas budidaya air payau telah didapatkan oleh tim peneliti BRPBAP3.
Teknologi ini dapat dipandang sebagai suatu teknologi tepat guna, dimana berdasarkan Instruksi Presiden Republik Indonesia (Inpres) Nomor 3 Tahun 2001
Tentang Penerapan Dan Pengembangan Teknologi Tepat Guna, bahwa teknologi tepat guna yaitu teknologi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dapat menjawab permasalahan masyarakat, tidak merusak lingkungan, dan dapat dimanfaatkan oleh masyarakat secara mudah serta menghasilkan nilai tambah dari aspek ekonomi dan aspek lingkungan hidup.
Teknologi formulasi dan pembuatan pakan berbahan baku lokal yang dihasilkan BRPBAP3 dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pembudidaya untuk membuat sendiri pakan dengan memanfaatkan bahan baku lokal di sekitar mereka. Hal ini sangat relevan dengan peningkatan nilai ekonomi budidaya dan mengurangi beban lingkungan karena bahan baku yang digunakan adalah bahan yang sudah tidak digunakan.
Uraian dasar hukum tersebut memberikan akses transparansi bahwa hasil riset harus disampaikan ke pelaku utama pembudidaya melalui fungsi penyuluhan KP. BRPBAP3 sebagai satuan administrasi pangkalan (SATMINKAL) bertugas melaksanakan tugas penyuluhan KP pada tiga provinsi yaitu Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara dan Sulawesi Barat.
Nilai-nilai gagasan aksi perubahan yang diusung yaitu semangat sinergi membangun penguatan kelompok pembudidaya menjadi mandiri dan berdaya guna. Operasionalisasi nilai-nilai tersebut diterjemahkan sebagai kegiatan bagaimana hasil riset berupa formulasi dan pembuatan pakan berbahan baku lokal dapat menjadi media penyuluhan perikanan kepada kelompok pembudidaya.
Hilirisasi teknologi Pakan Murah Mandiri (PAKRAHMAN) yang dikawal peneliti dan penyuluh diharapkan dapat mendorong kelompok pembudidaya menjadi mandiri dalam penyediaan kebutuhan pakan untuk perikanan budidaya dan berdaya guna menghasilkan profit dari aspek start up bisnis penjualan pakan yang dibuat oleh mereka sendiri.
Selain itu, Agar aksi perubahan dapat dijangkau oleh masyarakat luas, maka digitalisasi dokumentasi kegiatan akan disusun dalam bentuk videografi.
Videografi tersebut akan diupload dalam media sosial (twitter, YouTube, Instagram) dan diviralkan melalui penyebaran WhatsApp. Dengan demikian penyuluh dan pembudidaya di lokasi lain dapat melihat langsung kegiatan percontohan sinergi hilirasi hasil riset PAKRAHMAN melalui media sosial yang dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama peralatan dan jaringan internet mendukung. Selain itu, akses informasi videografi tersebut tidak dikenakan biaya, selain hanya biaya koneksi internet saja. Hal ini dapat dipandang sebagai nilai lebih dari aksi perubahan ini.
A. Identifikasi Masalah
Dalam rumusan arah baru kebijakan pembangunan Kelautan dan Perikanan, dasar kebijakan diawali dengan Instruksi Presiden Joko Widodo kepada Menteri Kelautan dan Perikanan periode 2019 – 2024 yaitu : (1) perbaiki komunikasi dengan nelayan, pembudidaya ikan, pengusaha industri pengolahan ikan, traders dan stakeholders lainnya. (2) pengembangan perikanan budidaya (aquaculture). Lebih lanjut dalam rumusan arah baru kebijakan tersebut bahwa perikanan budidaya perlu mengembangkan industri pakan yang berkualitas dengan harga murah dan FCR rendah.
Fakta empiris menunjukkan bahwa pakan merupakan salah satu komponen utama dalam kegiatan budidaya, dimana kontribusi biaya pakan dapat mencapai 70% dari total biaya produksi (khususnya untuk teknologi intensif).
Biaya pakan yang tinggi disebabkan sebagian besar bahan pakan didapatkan dari impor seperti kebutuhan tepung ikan, tepung kedele, dan sebagainya. Input yang mahal tersebut menyebabkan harga pakan juga tinggi sehingga pada beberapa produksi budidaya tidak seimbang dengan harga ikan yang
dibudidayakan. Permasalahan pakan telah menjadi permasalahan yang dirasakan secara nasional untuk peningkatan produktivitas budidaya.
Disisi lain, teknologi formulasi dan pembuatan pakan berbahan baku lokal sudah dikuasai melalui para peneliti di BRPBAP3, namun pola konvensional diseminasi hasil riset masih belum mampu menjangkau spektrum pelaku utama pembudidaya yang lebih luas. Hal ini karena kondisi saat ini masih bersifat parsial dimana kurang optimal dan sinerginya hilirisasi hasil riset melalui penyuluhan untuk pembudidaya.
. Sebagai langkah awal pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan dilakukan identifikasi secara menyeluruh permasalahan terkait belum optimal dan sinerginya hilirisasi hasil riset.
Survei cepat dilakukan kepada penyuluh perikanan Satminkal BRPBAP3, khususnya yang berada pada wilayah administratif di Kabupaten Gowa, Makassar, Maros, Pangkep Sulawesi Selatan. Survei tersebut dilakukan pada tanggal 17 Maret 2020, menggunakan metode e-kuesioner pada google form.
Sebanyak 57 responden penyuluh perikanan memberikan tanggapan survei dengan hasil sebagai berikut :
1. Persepsi penyuluh perikanan Satminkal BRPBAP3 terhadap kinerja pemanfaatan hasil riset yang telah dihasilkan BRPBAP3 yaitu sebanyak 68%
menyatakan hasil riset BRPBAP3 telah menjadi materi penyuluhan di wilayah kerja masing-masing. Sementara 32 persen menyatakan masih belum optimal;
2. Namun 74% responden mengakui bahwa hilirisasi hasil riset yang telah digunakan sebagai materi penyuluhan belum sepenuhnya dapat diadopsi pada tingkat pembudidaya, sementara sisanya 25% menyatakan hilirisasi hasil riset telah dikembangkan di tingkat pembudidaya;
3. Belum optimalnya hilirisasi hasil riset tersebut disebabkan karena metode penyampaian hasil riset selama ini masih bersifat terbatas dan parsial, artinya hanya berupa tatap muka tanpa adanya kegiatan percontohan sampai pada tahap produksi. Sebanyak 72% responden memilih model percontohan sebagai metode yang paling tepat untuk hilirisasi hasil riset, selanjutnya model diseminasi, kuliah dan pembelajaran jarak jauh.
4. Dari lima kelompok penelitian utama BRPBAP3, teknologi formulasi pakan menjadi pilihan 35% responden untuk dijadikan model percontohan hilirisasi hasil riset. Selain itu hasil riset yang diharapkan dapat dikembangkan yaitu evaluasi kesesuaian lahan budidaya (22%); aplikasi probiotik (18%) dan teknologi budidaya (25%).
Hasil identifikasi permasalahan aktual yang dilakukan melalui survei cepat diatas kemudian dianalisis lebih lanjut. Analisis fish bone diagram dilakukan untuk mengetahui penyebab masalah mengapa kondisi saat ini terjadi. Tujuan analisis ini untuk mengetahui “cause-effect” / penyebab – akibat dari masalah yang muncul pada saat ini.
Pada gambar 2, disajikan fish bone diagram yang menunjukkan bahwa terdapat penyebab timbulnya masalah saat ini yang dapat dikelompokkan berdasarkan sumber daya manusia, materi, lingkungan, mesin/peralatan dan metode atau prosedur yang ada.
Kondisi saat ini memang dicirikan oleh keterbatasan sumber daya manusia untuk melalukan sinergi. Pola sikap masa lalu yang orientasi pada hasil pekerjaan sendiri masih perlu direformasi menjadi pola sikap sinergi dan berjejaring untuk melakukan hilirisasi hasil riset. Hal ini dapat disebabkan karena berada pada kondisi zona nyaman, yaitu masih menggunakan pola lama, disisi lain perkembangan jaman dan tuntutan kebutuhan informasi yang cepat membutuhkan daya adaptasi dan penyesuaian yang juga harus cepat.
Penyebab lainnya yaitu sarana prasarana hilirisasi hasil riset yang terbatas karena efisiensi anggaran. Hal ini dapat diatasi dengan menyesuaikan perlengkapan yang telah tersedia dengan output yang diinginkan.
Gambar 2. Analisis Fish Bone
Akibat jika kendala ini tidak diidentifikasi dan diatasi, maka diprediksi akan membuat permasalahan yang lebih besar yang dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi melalui pelaksanaan tugas dan fungsi. Potensi akibat yang dapat terjadi yaitu (1) tidak ada inovasi dalam bentuk sinergi hasil riset yang lebih informatif dan komunikatif; (2) mengerjakan pekerjaan rutin saja tanpa ada perubahan ke arah pengembangan (business as usual); (3) diseminasi hasil riset bersifat terbatas dan bergantung pada ketersediaan anggaran; (4) kurangnya spektrum jangkauan penggunaan hasil riset oleh masyarakat.
Cause Effect
Kurang optimal dan sinerginya hilirisasi hasil riset melalui penyuluhan untuk pembudidaya
Belum padunya SDM Peneliti dan Penyuluh KP Belum move on /enggan kolaborasi Masih pada zona nyaman : pola mental konvensional
Manusia
Format diseminasi yang terbatas (hanya sosialisasi) Hasil riset telah
banyak tersedia
Material
Transfor masi hasil riset belum optimal dan sinergi
Metode/Prosedur
Sapras hilirisasi riset yang terbatas
Mesin/Peralatan
Lingkungan kerja belum sinergi
Kesibukan fungsional dan tuntutan kinerja
Lingkungan
Anggaran prioritas tdk untuk penyebaran riset Anggaran
implementasi terbatas
Anggaran
Hasil identifikasi pada analisis fish bone tersebut menunjukkan terdapat himpunan permasalahan pada kondisi eksisting yang perlu mendapat perhatian yaitu :
1) Man : belum padunya SDM peneliti dan penyuluhan; Kurangnya motivasi untuk move on
2) Money : Anggaran implementasi keg yang terbatas; alokasi anggaran tidak pada penyebaran hasil riset.
3) Materials : Hasil riset telah banyak tersedia; Format diseminasi masih bersifat sosialisasi
4) Machines : sarpras untuk hilirisasi riset yang terbatas.
5) Methods : Pada tataran operasional /Proses, transformasi hasil riset belum optimal kepada penyuluh; belum fix SOP bersama (peneliti & penyuluh).
Analisis radar chat secara umum menunjukkan kecenderungan permasalahan yang menjadi isu strategis utama yang perlu mendapat upaya penyelesaian. Pada gambar 3 ditampilkan radar chart yang menunjukkan permasalahan belum optimalnya transformasi hasil riset sementara disisi lain hasil riset telah banyak tersedia untuk ditransformasi dalam bentuk media penyuluhan untuk pendampingan pembudidaya.
Gambar 3. Radar Chart Analisis Permasalahan
Penentuan skala prioritas didasarkan atas identifikasi permasalahan yang akan dipilih berdasar isu aktual. Analisis skala prioritas untuk menentukan permasalahan yang paling mendesak untuk dicari jalan keluarnya dilakukan dengan menggunakan APKL. Hasil analisa dengan APKL terhadap permasalahan-permasalahan yang ada disajikan pada tabel 1.
Tabel 1. Penentuan Isu Aktual Menggunakan Analisis APKL.
No Isu Strategis/Permasalahan Kriteria
Jumlah Prioritas
A P K L
1 Belum padunya SDM Peneliti dan Penyuluh KP
4 5 5 4 18 3
2 Kurangnya keinginan untuk move on 4 2 2 2 10
3 Hasil Riset telah banyak tersedia dari lembaga riset
5 5 5 4 19 2
4 Format diseminasi masih bersifat sosialisasi
3 4 4 3 14
5 Anggaran implementasi yang terbatas 4 4 5 3 16
6 Alokasi anggaran prioritas belum mengarah kepada penyebaran hasil riset
4 3 3 3 13
7 Peralatan/media hilirisasi riset yang masih terbatas
4 5 4 5 18 3
8 Transformasi hasil riset belum optimal (belum adanya SOP pada level
operasional bersama)
5 5 5 5 20 1
Keterangan APKL :
Berdasar hasil analisa APKL pada Tabel 1, teridentifikasi bahwa masalah paling serius terjadi pada belum optimalnya transformasi hasil riset sebagai bentuk sinergi dengan penyuluhan KP dengan nilai 20.
Dari hasil analisa tersebut, diperlukan analisis lanjutan untuk menentukan prioritas masalah yang akan diformulasikan solusinya melalui analisis USG (Urgent, Serious, Growth) yakni sebagai alat ukur untuk menyusun prioritas masalah yang harus diselesaikan sebagaimana pada Tabel 2 berikut ini.
A : Aktual P : Problematik K : Kekhalayakan (hajat hidup orang banyak) L : Layak
1 : Sangat kecil 2 : Kecil 3 : Sedang 4 : Besar 5 : Sangat besar
Tabel 2. Penetapan urutan prioritas masalah yang harus diselesaikan
No Isu Strategis Kriteria
Jumlah
U S G
1 Belum padunya SDM Peneliti dan Penyuluh KP
5 4 4 13
2 Kurangnya keinginan untuk move on 3 3 2 8
3 Hasil Riset telah banyak tersedia dari lembaga riset
5 4 5 14
4 Format diseminasi masih bersifat sosialisasi
4 3 3 10
5 Anggaran implementasi yang terbatas 4 4 3 11
6 Alokasi anggaran prioritas belum
mengarah kepada penyebaran hasil riset
3 3 3 9
7 Peralatan/media hilirisasi riset yang masih terbatas
4 4 5 13
8 Transformasi hasil riset belum optimal (belum adanya SOP pada level
operasional bersama)
5 5 5 15
Keterangan : U = Urgent, S = Serious, G = Growth
1 = Sangat Kecil, 2 = Kecil, 3 = Sedang, 4 = Besar, 5 = Sangat Besar
Tabel 2 memperlihatkan bahwa masalah prioritas yang perlu diselesaikan adalah terkait belum optimalnya transformasi/hilirisasi hasil riset sebagai media penyuluhan. Prioritas inilah yang menjadi tema aksi perubahan.
B. Area Perubahan
1. Kondisi Saat Ini (Eksisting)
Berdasarkan laporan tahunan 2019 BRPBAP3, diperoleh informasi bahwa penyebaran hasil-hasil penelitian dan pengembangan budidaya air payau diperlukan untuk mempercepat proses alih teknologi dan adopsi dari penghasil teknologi ke stakeholder (pembudidaya, pengambil kebijakan, akademisi, serta instansi yang terkait). Metode penyebaran hasil-hasil penelitian dan pengembangan budidaya air payau adalah dengan mengadakan diseminasi,
sosialisasi dan bimbingan teknis yang bersifat tatap muka. Metode pertemuan tatap muka membutuhkan sumberdaya yang tidak sedikit untuk mobilisasi peserta, narasumber, akomodasi dan sebagainya. Selain itu metode ini juga tidak dapat meliputi jumlah peserta yang lebih luas karena adanya faktor alokasi sumberdaya yang tidak kecil. Pada tahun 2019, BRPBAP3 hanya mempunyai kapasitas menyelenggarakan diseminasi sebanyak 13 kali dengan metode tatap muka. Hal ini belum meliputi penggunaan teknologi informasi untuk penyebaran yang lebih luas.
Kondisi eksisting menunjukkan bahwa hasil riset telah banyak dihasilkan dari berbagai penelitian perikanan budidaya air payau. Output riset berupa naskah hardcopy telah mulai digitalkan sejak tahun 2015 sampai sekarang dan diupload ke website untuk menjangkau pengguna yang lebih luas sejak tahun 2016 sampai sekarang. Namun bentuk dokumentasi masih berupa naskah karya tulis ilmiah yang menggunakan bahasa dan istilah ilmiah dan belum populer di masyarakat umum. Selain itu, bentuk penyebaran atau distribusi hasil riset masih bersifat konvensional tatap muka sebagaimana telah dijelaskan diatas. Hal ini sesuai dengan permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya yaitu belum optimalnya transformasi/hilirisasi hasil riset sebagai media penyuluhan. Hal ini didukung hasil survei cepat kepada penyuluh satminkal Maros: (1) masih perlu pendampingan/sinergi peneliti dan penyuluh; (2) bentuk sinergi berupa pendampingan /percontohan teknologi secara kontinyu dan berdampak ekonomi bagi pembudidaya.
Hasil riset yang dipilih untuk menjadi subyek dalam model percontohan ini yaitu teknologi formulasi dan pembuatan pakan murah mandiri. Formulasi Pakan menjadi salah satu kebutuhan utama pembudidaya sebagai input dalam usaha budidaya. Istilah pakan murah mandiri disingkat PAKRAHMAN ini menjadi branding aksi perubahan sebagai bagian dari komunikasi efektif kepada pembudidaya.
2. Kondisi Yang Diharapkan
Kondisi yang diharapkan dengan adanya aksi perubahan yang akan dilaksanakan secara umum yaitu adanya upaya/gerak perubahan peningkatan spektrum kemanfaatan hasil riset kepada pelaku utama (pembudidaya) melalui tugas fungsi penyuluhan KP.
Hilirisasi hasil riset dapat menjadi media penyuluhan untuk peningkatan kapasitas kelompok pembudidaya khususnya formulasi dan pembuatan pakan murah mandiri (PAKRAHMAN). Model percontohan dipilih sebagai media hilirisasi hasil riset karena dapat lebih fokus dalam proses alih teknologi dan meliputi kegiatan pembelajaran materi dan praktek lapangan. Kondisi yang diharapkan secara khusus berupa : (1) adanya media penyuluhan pembuatan pakan murah mandiri yang dapat dijadikan model untuk diadopsi di wilayah lainnya; (2) adanya rumah produksi pakan pada kelompok pembudidaya; (3) adanya produk pakan yang dapat digunakan oleh pembudidaya dan untuk komersialisasi di sekitar lokus. Kelompok pembudidaya dapat merintis usaha baru pada segmentasi usaha pakan dengan adanya kemampuan formulasi dan pembuatan pakan yang akan didapatkan melalui aksi perubahan ini.
Selain itu, kondisi yang diharapkan dari aksi perubahan ini yaitu mendorong pencapaian Indikator Kinerja Utama BRPBAP3 yaitu IKU tersedianya metode percontohan penyuluhan KP; IKU jumlah kelompok pembudidaya yang meningkat kelasnya; dan IKU jumlah pelaku utama yang disuluh.
Infografis rangkuman diagnosa organisasi yang menghubungkan permasalahan, kondisi organisasi eksisting dan yang diharapkan disajikan pada gambar 4.
Gambar 4. Diagnosa Organisasi.
III. TUJUAN
Adapun tujuan aksi perubahan yang diusulkan yaitu : untuk melakukan perubahan bentuk operasional hilirisasi hasil riset sebagai media penyuluhan berupa start up produksi Pakan Murah Mandiri (PAKRAHMAN) untuk memperkuat kelompok pembudidaya. Lokus : Kabupaten Maros dan Kabupaten Pangkep, Sulawesi Selatan
Secara khusus tujuan dikelompokkan menjadi tujuan jangka pendek, menengah dan jangka panjang.
A. Tujuan Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek yang akan dicapai adalah :
1) Tersedianya persetujuan pimpinan (mentor) terkait rancangan aksi perubahan yang diusulkan;
2) Terbentuknya tim efektif yang akan melaksanakan bersama aksi perubahan yang telah disetujui (keterlibatan peneliti dan penyuluh);
3) Terlaksananya sosialisasi internal lingkup tim efektif untuk membangun komunikasi dengan peneliti, penyuluh dan pembudidaya;
4) Terlaksananya kegiatan alih teknologi hasil riset mengenai formulasi dan pembuatan pakan kepada penyuluh KP;
5) Terlaksananya pendampingan kelompok pembudidaya oleh penyuluh KP untuk pembentukan start up rumah produksi PAKRAHMAN;
6) Terlaksananya kegiatan operasional pembuatan PAKRAHMAN oleh kelompok pembudidaya dengan supervisi dari peneliti dan penyuluh KP;
7) Terlaksananya sosialisasi eksternal dan promosi melalui videografi media sosial.
B. Tujuan Jangka Menengah
Tujuan jangka menengah yang ingin dicapai adalah tersedianya evaluasi kegiatan, feedback dan perumusan tindakan perbaikan.
C. Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang aksi perubahan adalah pengembangan secara berkelanjutan kegiatan aksi perubahan bersandingan dengan perbaikan yang juga dilakukan secara terus menerus dan menjadi pengembangan secara berkelanjutan di lokasi lainnya (metode lesson learnt).
IV. MANFAAT
Manfaat dari aksi perubahan ini dapat dikelompokkan bagi institusi yaitu penyempurnaan sinergi kegiatan sesuai TUSI (riset & penyuluhan) untuk menunjang pencapaian IKU organisasi; hilirisasi hasil riset untuk penguatan kelompok pembudidaya melalui penyuluhan KP; meningkatkan kemanfaatan riset dan penyuluhan KP. Bagi Peserta yaitu meningkatkan kemampuan manajerial; menjadi pelopor terobosan (break through) model percontohan kegiatan operasional; dan sebagai pelopor aksi perubahan.
V. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aksi perubahan terbagi atas 3 (tiga) jangka waktu yaitu jangka pendek, menengah dan jangka panjang.
Dalam ruang lingkup jangka pendek, kegiatan yang menjadi target adalah : 1) Adanya koordinasi dengan pimpinan (mentor) terkait aksi perubahan yang
diusulkan;
2) Pembentukan tim efektif yang akan melaksanakan bersama aksi perubahan yang telah disetujui;
3) Pelaksanaan sosialisasi internal lingkup tim efektif untuk penyamaan persepsi, penyusunan rencana, pembagian tugas, pelaksanaan dan monitoring;
4) Pelaksanaan kegiatan alih teknologi formulasi dan pembuatan pakan dari peneliti kepada penyuluh KP;
5) Pelaksanaan pendampingan kelompok pembudidaya untuk pembentukan start up PAKRAHMAN;
6) Pelaksanaan kegiatan operasional pembuatan PAKRAHMAN oleh kelompok pembudidaya dengan supervisi dari peneliti dan penyuluh KP.
7) Pelaksanaan sosialisasi eksternal dan promosi melalui videografi media sosial.
Dalam jangka menengah, ruang lingkup kegiatan yaitu melakukan survei kepuasan masyarakat melalui kuesioner dan analisis indeks kepuasan masyarakat terhadap output aksi perubahan.
Dalam jangka panjang, ruang lingkup kegiatan yaitu pengembangan dan perbaikan secara terus menerus berdasarkan input dari hasil survei kepuasan masyarakat dan mendorong adanya replikasi pengembangan secara berkelanjutan di lokasi lainnya (metode lesson learnt).
VI. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)
Keluaran yang diharapkan dengan adanya aksi perubahan ini, secara umum yaitu hilirisasi hasil riset dapat menjadi media penyuluhan untuk peningkatan kapasitas kelompok pembudidaya khususnya formulasi dan pembuatan pakan murah mandiri (PAKRAHMAN). Secara khusus output kunci
yang menjadi target dalam aksi perubahan selama tiga bulan (Maret – Juni 2020) yaitu sebagai berikut :
1. Persetujuan pimpinan (mentor) terkait aksi perubahan yang diusulkan berupa surat persetujuan;
2. Surat keputusan tim efektif yang akan melaksanakan bersama aksi perubahan yang telah disetujui;
3. Kegiatan sosialisasi internal lingkup tim efektif untuk penyamaan persepsi, penyusunan rencana, pembagian tugas, pelaksanaan dan monitoring;
4. Kegiatan alih teknologi formulasi dan pembuatan pakan dari peneliti kepada penyuluh KP;
5. Kegiatan pendampingan kelompok pembudidaya untuk pembentukan start up PAKRAHMAN;
6. Kegiatan operasional pembuatan PAKRAHMAN oleh kelompok pembudidaya dengan supervisi dari peneliti dan penyuluh KP;
7. Kegiatan sosialisasi eksternal dan promosi melalui videografi media sosial.
Kompilasi rangkaian perumusan aksi perubahan disusun dalam bentuk Business Canvas Model yang disajikan pada gambar 5.
Gambar 5. Business Canvas Model Aksi Perubahan.
VII. PENTAHAPAN (MILESTONES)
Tahap pelaksanaan aksi perubahan dilaksanakan berdasarkan jangka waktunya yang terdiri dari :
A. Jangka Waktu Pendek
Tahapan dalam jangka waktu pendek selama 3 (tiga) bulan yaitu bulan Maret – Juni 2020. Selama jangka waktu tersebut akan dilakukan beberapa segmen kegiatan seperti pada Tabel 3 berikut.
Tabel 3. Pentahapan dan Rencana Waktu Pelaksanaan Aksi Perubahan.
No Tahapan Kegiatan Alokasi Waktu
1
Persetujuan pimpinan (mentor) terkait aksi perubahan yang diusulkan berupa surat persetujuan
Minggu IV Maret 2020
2
Koordinasi tim efektif yang akan melaksanakan bersama aksi perubahan yang telah disetujui
Minggu I April 2020
3
Kegiatan sosialisasi internal lingkup tim efektif untuk penyamaan persepsi, penyusunan rencana, pembagian tugas, pelaksanaan dan monitoring
Minggu I April 2020
4
Kegiatan alih teknologi formulasi dan pembuatan pakan dari peneliti kepada penyuluh KP
Minggu III April 2020
5
Kegiatan pendampingan kelompok pembudidaya untuk pembentukan start up PAKRAHMAN
Minggu IV April – Minggu III Juni 2020
6
Kegiatan operasional pembuatan PAKRAHMAN oleh kelompok pembudidaya dengan supervisi dari peneliti dan penyuluh KP
Minggu IV April – Minggu III Juni 2020
7
Kegiatan sosialisasi eksternal dan promosi melalui videografi media sosial
Minggu III Juni 2020
Secara detail alokasi waktu dihitung sebagai berikut ;
Urutan Aktivitas
Keg Yang
Mendahului Waktu (hari)
A Koordinasi Mentor 7
B Pembentukan Tim Efektif A 3
C Koordinasi Tim Efektif (internal) A, B 5
D Alih teknologi hasil riset ke penyuluh KP C 10
E Inisiasi dan Pendampingan Kelompok D 30
F Pelaksanaan Kegiatan Start Up D, E 30
G Sosialisasi/Promosi Eksternal F 2
Total 87
Pelaksanaan aksi perubahan dianalisis jaringan kerja menggunakan metode Critical Path Method (CPM). Metode CPM ini digunakan dalam ilmu riset operasi (operational research) khususnya dalam network analysis (disebut juga analisis jaringan kerja) yang berguna dalam pengambilan keputusan manajerial.
Output penting dalam aplikasi ini adalah visualisasi proyek berupa diagram yang berisi lintasan-lintasan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang harus dikerjakan dan terdiri dari peristiwa-peristiwa selama penyelenggaraan proyek.
Alur penyelesaian pekerjaan dapat dilihat dan dapat diketahui waktu penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan ataupun masing-masing pekerjaan.
Selain itu dapat diketahui juga kegiatan/jalur kritis (critical path) yaitu kegiatan yang sangat sensitif terhadap keterlambatan. Analisis ini dapat memudahkan uraian kompleksitas hubungan masing-masing pekerjaan. Dengan demikian penyusunan perencanaan akan dapat berhasil dengan baik.
Pada gambar berikut ditampilkan diagram jaringan kerja tahapan aksi perubahan.
Gambar 6. Diagram Jaringan Kerja Tahapan Aksi Perubahan.
Pada gambar tersebut dapat dilihat bahwa waktu efektif yang dapat dicapai dari pelaksanaan aksi perubahan adalah 50 hari. Dengan demikian alokasi waktu selama 3 bulan adalah logis dan dalam kategori aman. Analisis CPM juga membantu dalam mengidentifikasi jalur kritis tahapan kegiatan. Jalur kritis adalah kegiatan-kegiatan yang memiliki tingkat kepekaan paling tinggi terhadap keterlambatan pelaksanaan. Informasi dari jalur kritis dapat memberikan tingkat prioritas penyelenggaraan kegiatan. Pada aksi perubahan ini jalur kritis yaitu tahapan pembentukan tim efektif, koordinasi tim, alih teknologi, kegiatan operasional pembuatan pakan dan sosialisasi eksternal.
B. Jangka Waktu Menengah
Untuk jangka waktu menengah dialokasikan pada triwulan III dan IV tahun 2020 yaitu bulan Juli – Desember 2020. Alokasi waktu tersebut ditetapkan berdasarkan justifikasi bahwa kegiatan model percontohan telah berjalan dan sudah dapat dievaluasi. Selanjutnya dilakukan penilaian kepuasan masyarakat berdasarkan format survei kepuasan masyarakat.
C. Jangka Waktu Panjang
Untuk jangka waktu panjang akan dilakukan pengembangan dan perbaikan secara terus menerus berdasarkan input dari hasil survei kepuasan masyarakat, serta mendorong adanya replikasi pengembangan secara berkelanjutan di lokasi lainnya (metode lesson learnt).
VIII. TATA KELOLA AKSI PERUBAHAN
Aksi perubahan akan dikelola dengan melibatkan beberapa staf internal dan eksternal Balai. Secara sistematis sistem pengelolaan terstruktur sebagai berikut.
A. Struktur Organisasi Aksi Perubahan
Gambar 7. Struktur Organisasi Aksi Perubahan.
Project Sponsor/Mentor Kepala Pusat Pelatihan dan Penyuluhan KP
Dr. Lilly Aprilya Pregiwati, S.Pi., M.Si.
Coach
Widyaiswara Ahli Utama Dr.Ir. Yulistyo, M.Sc
Project Leader Kepala BRPBAP3
A.Indra Jaya Asaad, S.Pi, M.Sc
Tim Efektif BRPBAP3
Kasubbag Tata UsahaTim Struktural Kelompok Penyuluh KP Kelompok Peneliti, teknisi Tim Kreatif
B. Deskripsi Tugas Pelaksana Aksi Perubahan
1. Project Sponsor (Mentor), Kepala Pusat Pelatihan dan Penyuluhan KP : 2. Project Leader, Kepala BRPBAP3 Maros :
3. Coach, widyaiswara
4. Tim Efektif, terdiri dari tim struktural, kelompok penyuluh perikanan, kelompok peneliti, teknisi dan tim kreatif.
Deskripsi tugas secara detail dirincikan pada bagian pembentukan tim efektif. Secara umum struktur organisasi aksi perubahan akan dipimpin oleh project leader dengan melakukan koordinasi dan pelaporan kepada mentor dan coach. Selain itu project leader juga mengarahkan tim efektif untuk pelaksanaan aksi perubahan. Panduan pelaksanaan aksi perubahan yaitu rancangan yang memuat tahapan dan tolak ukur yang jelas setiap tahapannya.
C. Keterkaitan Aksi Perubahan Dengan Manajemen Kinerja
Tata kelola aksi perubahan bermuara pada dampak (ultimate outcome) mendukung visi dan misi Kementerian Kelautan dan Perikanan, yaitu peningkatan kesejahteraan pembudidaya melalui peningkatan kapasitas membuat pakan murah mandiri. Pada gambar 8, dapat dilihat program logic dari aksi perubahan.
Gambar 8. Program Logic (Logika Perubahan) Aksi Perubahan.
Pada gambar tersebut diuraikan sistem kerja aksi perubahan yang dimulai dari input yang menjadi kebutuhan melakukan aksi perubahan. Setelah itu dirumuskan proses yang merupakan tahapan (milestones) yang menghasilkan output kinerja. Alur selanjutnya yaitu pencapaian outcome dimana telah dirumuskan berdasarkan permasalahan kinerja organisasi dan kebutuhan stakeholder. Permasalahan kinerja organisasi yaitu belum optimalnya sinergi kegiatan riset dan penyuluhan, sehingga diharapkan outcome dapat mewujudkan sinergi dua kekuatan tersebut yang juga berdampak pada penguatan kelompok pembudidaya (sebagai stakeholder) untuk mandiri dan berdaya guna dalam kegiatan usaha budidaya. Mandiri dalam penyediaan kebutuhan pakan untuk perikanan budidaya dan berdaya guna menghasilkan profit dari aspek start up bisnis penjualan pakan yang dibuat oleh mereka sendiri.
Sebagaimana telah dijelaskan diatas, bahwa aksi perubahan ini pun berkaitan dengan upaya pencapaian target indikator kinerja utama berupa menyusun model percontohan penyuluhan KP dan IKU jumlah pembudidaya yang mendapat penyuluhan. Dengan menggunakan pendekatan organisasi digital berupa dokumentasi videografi model percontohan formulasi dan pembuatan PAKRAHMAN, maka distribusi informasi dapat diupload menggunakan media sosial untuk menjadi bahan inisiasi kepada penyuluh dan pembudidaya di wilayah lainnya. Hal ini diharapkan dapat menjadi percontohan kegiatan hilirisasi riset dan penyuluhan KP.
IX. ANGGARAN
Sumber pembiayaan yang akan digunakan untuk melaksanakan aksi perubahan adalah DIPA Tahun 2020 pada BRPBAP3 Maros.
Tabel 4.Perkiraan Anggaran Biaya Pelaksanaan Aksi Perubahan.
No Uraian Volume Harga
Satuan (Rp)
Jumlah (Rp)
Alat dan Bahan
1 Bahan formulasi pakan ikan 1 Paket 5.000.000,- 5.000.000,-
2 Kemasan Pakan 1 Unit 1.500.000,- 1.500.000,-
3 Konsumsi Pertemuan 3 Paket 1.000.000,- 3.000.000,-
Perjalanan Dinas
1 Perjalanan Dinas terkait Aksi
Perubahan 25 OJ 400.000,- 10.000.000,-
Dokumentasi & Pelaporan
1 Videografi 2 Paket 3.500.000,- 7.000.000,-
2 Pelaporan 1 Paket 500.000,- 500.000.-
JUMLAH 27.000.000,-
X. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Dalam rangka mendukung pelaksanaan aksi perubahan, perlu dilakukan identifikasi Stakeholder yang memiliki hubungan dengan aksi perubahan yang akan dilaksanakan. Analisis partisipan/stakeholder merupakan proses pengumpulan data secara sistematis dan analisis informasi kualitatif untuk
menentukan kepentingan-kepentingan yang perlu dipertimbangkan saat pengembangan atau implementasi program.
A. Stakeholder yang Terlibat pada Aksi Perubahan
Berdasarkan hasil analisis stakeholder yang dilakukan (tabel 5, maka didapatkan output berupa pengelompokan stakeholder yang terdiri atas : Stakeholder Primer, Sekunder dan Kunci. Stakeholder Primer adalah orang atau kelompok yang secara langsung dipengaruhi atau mendapatkan keuntungan ataupun efek negatif akibat adanya aksi perubahan. Stakeholder Sekunder adalah orang atau kelompok yang berperan dalam pengambilan keputusan namun tidak terpengaruh secara langsung oleh adanya aksi perubahan ini.
Sedangkan Stakeholder Kunci adalah orang atau kelompok yang memiliki peran sentral dalam berjalannya aksi perubahan.
Tabel 5. Analisis Stakeholder
STAKEHOLDER KEPENTINGAN DAMPAK
STAKEHOLDER PRIMER BRSDM KP (Kepala BRSDM, Ses BRSDM, Kapuslatluh, Kapusriskan)
Pengambil Kebijakan Organisasi
Pengambil kebijakan regulasi dan teknis Operasional
+++
Peneliti Hilirisasi /Media promosi hasil riset
Eksistensi peneliti
Angka kredit
+++
Penyuluh Media Penyuluhan Berbasis IPTEK
Akses terhadap informasi teknologi budidaya
Pendampingan teknologi
+++
Pembudidaya Peningkatan produksi
Akses terhadap informasi teknologi budidaya
Pendampingan teknologi dan start up bisnis
+++
Badan Usaha Milik Desa (BUMDES)
Pengembangan start up bisnis ++
STAKEHOLDER SEKUNDER
BPBAP Takalar DJPB Pendukung teknis Operasional
Sinergi kegiatan +++
BRBIH Depok Pendukung teknis Operasional
Sinergi kegiatan ++
Akademisi Akses terhadap informasi teknologi budidaya
+
Dinas KP Peningkatan produksi secara
kewilayahan
++
Perusahaan Pakan Pengembangan CSR (+)
Persepsi keg ini sebagai bentuk kompetisi (-)
+
Media Saluran informasi kegiatan
pemberdayaan masyarakat berbasis IPTEK
+
B. Strategi Mempengaruhi Stakeholder
Dengan menggunakan kuadran pengaruh (influence) dan kepentingan (interest) maka didapatkan informasi peta karakteristik pengaruh dan dukungan dari semua stakeholder yang terkait dalam aksi perubahan. Informasi peta karakteristik tersebut menjadi penting sebagai strategi untuk dapat mempengaruhinya. Pengelompokan Stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingannya pada aksi perubahan sebagaimana diagram pada gambar 8.
Berdasarkan hasil pengelompokan tersebut, kemudian akan disusun strategi- strategi untuk mempengaruhi Stakeholder tersebut, dengan cara sebagai berikut : a) Promoters (high influence, high interest), strategi yang perlu dilakukan adalah
koordinasi secara intensif dan berkelanjutan untuk memantapkan materi perubahan yang akan dilaksanakan sehingga aksi perubahan dapat berjalan sesuai rencana, efektif , efisien dan tepat waktu, dengan hasil yang optimal dan sesuai harapan.
b) Latents (high influence, low interest), strategi yang perlu dilakukan adalah melakukan sosialisasi dan memberikan informasi yang lengkap terhadap aksi perubahan yang akan dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan sehingga di dapatkan dukungan secara langsung terhadap pelaksanaan aksi perubahan.
c) Defenders (low influence, high interest), strategi yang dilakukan adalah memberikan informasi tentang pentingnya aksi perubahan dan manfaatnya di masa yang akan dating, sehingga di harapkan munculnya dukungan dari Stakeholder terhadap aksi perubahan yang akan dilaksanakan.
d) Apethetics (low influence, low interest), dari identifikasi, terdapat perusahaan pakan sebagai Stakeholder pada kategori ini maka strategi yang akan dilakukan adalah menjadikannya sebagai mitra pendukung dan tetap memberikan informasi terkait aksi perubahan yang dilaksanakan.
Gambar 9. Kuadran Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder.
XI. PEMBENTUKAN TEAM EFEKTIF (TEAM WORK)
Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan aksi perubahan, perlu dibentuk tim efektif yang akan bekerjasama dalam mencapai tujuan dan sasaran aksi perubahan. Di dalam tim efektif, akan dilakukan pembagian tugas, pendelegasian wewenang serta tanggung jawab serta bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
A. Deskripsi dan Tugas Tim
1. Project Sponsor : Kepala Pusat Pelatihan dan Penyuluhan KP, bertugas (1) memberikan otorasi kepada peserta untuk menyusun rencana aksi perubahan kinerja organisasi; (2) mempelajari dan mendalami rencana aksi perubahan kinerja organisasi peserta pelatihan; (3) menjadi sumber inspirasi bagi peserta pelatihan dalam membuat rencana aksi perubahan kinerja organisasi dan penerapannya; (4) menyetujui rencana aksi perubahan kinerja organisasi; (5) memberi masukan untuk mempermudah
penerapan rancangan aksi perubahan kinerja organisasi; (6) memonitor progress pelaksanaan tahap II; (7) melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan selama tahap pelaksanaan; (8) memberi persetujuan atas terlaksananya implementasi aksi perubahan kinerja organisasi; (9) menilai implementasi aksi perubahan kinerja organisasi peserta pelatihan.
2. Coach : Dr. Ir. Yulistyo, M.Sc (Widyaiswara Utama) bertugas (1) memberikan bimbingan, petunjuk, koreksi dan monitoring serta pengawasan dalam proses taking ownership dan laboratorium kepemimpinan; (2) memberikan dukungan dan bimbingan dalam merumuskan proyek perubahan dan sebagai inspiratory dalam mengatasi kendala-kendala yang tidak dapat diatasi oleh peserta dan bila diperlukan mengkoordinasikannya dengan Mentor; (3) memberikan feedback terhadap kemajuan laporan implementasi yang disampaikan peserta sesuai yang dijadwalkan; (4) mengoreksi dan mengarahkan pemetaan agenda proyek perubahan yang akan dilaksanakan dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan; (5) menjadi consuler dalam menumbuhkan inovasi peserta dalam penyusunan dan pengimplementasian proyek perubahan.
3. Project Leader : Kepala BRPBAP3 Maros bertugas (1) mempersiapkan dan merencanakan sebelum pertemuan dengan Mentor atau Coach; (2) mengambil inisiatif dalam dialog dengan Mentor atau Coach; (3) menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder terkait (internal maupun eksternal); (4) membuat laporan kegiatan tahap pelaksanaan aksi perubahan; (5) melakukan implementasi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam milestones dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki; (6) secara aktif melakukan koordinasi kemajuan implementasi aksi perubahan kepada Mentor /Coach; (7) mengacu kepada rumusan milestone dan rancangan aksi sebagai dasar
pencapaian aksi perubahan; (8) menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait (internal dan eksternal) dalam mendukung seluruh tahapan implementasi perubahan; (9) mengembangkan instrument monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap kemajuan yang dihasilkan dalam implementasi aksi perubahan; (10) mengelola pendokumentasian kegiatan.;
4. Tim Efektif :
Tim Struktural meliputi eselon IV dan V pada BRPBAP3 bertugas untuk mengawal aksi perubahan pada setiap tahapan sesuai tugas fungsi masing-masing.
Kelompok Penyuluh Perikanan bertugas untuk melakukan tahapan khususnya alih teknologi sampai sosialisasi eksternal.
Kelompok peneliti bertugas untuk melakukan pendampingan alih teknologi dan supervise tahapan pelaksanaan pembuatan PAKRAHMAN.
Tim Kreatif bertugas membantu Project Leader dalam merekam dokumentasi dan menyusun videografi kegiatan setiap tahapan.
B. Mekanisme Kerja Tim
Project leader menyusun mekanisme kerja tim agar tim dapat bekerja dengan efektif. Mekanisme kerja tim yang disusun terdiri dari tata cara kerja tim dan waktu penyelesaian pekerjaan.
Mekanisme kerja tim berupa hubungan kerja masing-masing tim berdasarkan tugas dan fungsi masing-masing. Secara berkala tim melakukan evaluasi terhadap uraian pekerjaan dan output yang telah ditetapkan dibawah pemantauan Project Leader. Untuk kelancaran pelaksanaan aksi perubahan maka perlu diatur mekanisme kerja tim sebagai berikut :
1. Mekanisme kerja tim diatur oleh Project Leader sesuai dengan pembagian tugasnya dan harus saling berkoordinasi antara tim satu dengan tim lainnya serta melaksanakan tugas berdasarkan tahapan pekerjaan sesuai kepentingannya, dan
2. Masa kerja tim efektif untuk jangka waktu pendek yaitu Bulan Maret – Juni 2020. Untuk jangka waktu menengah yaitu triwulan III - IV tahun 2020 (Bulan Juli – Desember 2020), dan untuk jangka panjang yaitu pengembangan dan perbaikan terus menerus sesuai tugas dan fungsi.
XII. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH DAN RESIKO
Kendala atau masalah pasti ada dalam implementasi kegiatan. Untuk itu diperlukan identifikasi potensi kendala atau masalah tersebut agar dapat diantisipasi dan dicari solusinya. Beberapa potensi kendala yang dapat menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan aksi perubahan, antara lain adalah:
1) Perbedaan persepsi terhadap aksi perubahan;
2) Kemampuan personil yang berbeda dalam pelaksanaan aksi perubahan;
3) Pelaksanaan tugas lain yang telah ada, sehingga membutuhkan alokasi dan penyesuaian waktu pelaksanaan aksi perubahan.
Secara khusus, dalam perencanaan aksi perubahan ini dilakukan analisis manajemen resiko dengan melibatkan tim efektif untuk memberi pandangan/penilaian terhadap kemungkinan terjadinya resiko dan dampaknya.
Potensi resiko yang dapat muncul selama pelaksanaan aksi perubahan harus diatasi dengan menyiapkan strategi yang tepat, sehingga mengurangi dampak resiko tersebut kepada pelaksanaan aksi perubahan. Pada tabel xxx ditampilkan
