LAPORAN AKHIR
AKSI PERUBAHAN INSTANSIONAL AKTUALISASI KINERJA
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN XIV
OPTIMALISASI SISTEM PROSEDUR PELAYANAN PEREDARAN KARANG HIAS MELALUI E-REKOMENDASI DI BALAI PENGELOLAAN SUMBERDAYA PESISIR
DAN LAUT DENPASAR
Disusun Oleh:
PERMANA YUDIARSO, S.T., M.T.
NIP. 197903052003121004
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR SUKAMANDI
BADAN RISET DAN SUMBERDAYA MANUSIA KELAUTAN DAN PERIKANAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
2020
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul : OPTIMALISASI SISTEM PROSEDUR PELAYANAN PEREDARAN KARANG HIAS MELALUI E-REKOMENDASI DI BALAI PENGELOLAAN SUMBERDAYA PESISIR DAN LAUT DENPASAR Nama : Permana Yudiarso, S.T., M.T.
NIP : 197903052003121004
Sukamandi, 2 Juli 2020 Mengetahui,
Coach
Jajang Sumarna, A.Pi., M.Pd.
NIP. 195908011987031003
Project Leader
Permana Yudiarso, S.T., M.T.
NIP. 197903052003121004
LEMBAR PENGESAHAN
Judul : OPTIMALISASI SISTEM PROSEDUR PELAYANAN PEREDARAN KARANG HIAS MELALUI E-REKOMENDASI DI BALAI
PENGELOLAAN SUMBERDAYA PESISIR DAN LAUT DENPASAR TELAH DISEMINARKAN
Di : Sukamandi
Pada hari : Selasa Tanggal : 2 Juli 2020
Project Leader,
Permana Yudiarso, S.T., M.T.
NIP. 19790305 200312 1 004
Coach, Penguji, Mentor,
Jajang Sumarna, A.Pi., M.Pd.
NIP.195908011987031003
Dr. H. Baban Sobandi, SE., M.Si.
NIP.196705011993031001
Ir. Andi Rusandi, M.Si.
NIP.196207131990031002
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Swt sehingga laporan akhir aksi perubahan dengan judul optimalisasi sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias melalui e-rekomendasi di Balai Pengelolaan Sumber daya Pesisir dan Laut Denpasar dapat terselesaikan. Laporan akhir aksi perubahan ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan XIV dalam rangka mengimplementasikan ilmu yang diperoleh penulis selama mengikuti PKA di Balai Diklat Aparatur Sukamandi.
Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:
1. Bapak Dr. H. Baban Sobandi, SE., M.Si. selaku Penguji dalam PKA Angkatan XIV yang telah memberikan masukan selama penyusunan Rancangan Aksi Perubahan;
2. Bapak Ir. Andi Rusandi, M.Si. selaku Mentor yang telah memberikan arahan dan masukan selama Diklat;
3. Bapak Jajang Sumarna, A.Pi., M.Pd. selaku Coach, yang telah memberikan bimbingan selama penulis membuat aksi perubahan;
4. Kepala Balai Diklat Aparatur Sukamandi yang telah menyelenggarakan PKA Angkatan XIV;
5. Para Widyaiswara yang telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuan kepada penulis selama Diklat.
6. Seluruh panitia penyelenggara yang telah memfasilitasi Diklat .
7. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam kelancaran penyusunan laporan akhir aksi perubahan
Harapan penulis semoga laporan akhir ini bermanfaat bagi para pembaca dan khususnya diri penulis sendiri. Akhirnya, saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan
Sukamandi, 2 Juli 2020 Penulis
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR TABEL ... vii
1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 3
1.3 Manfaat Aksi Perubahan... 4
2 PROFIL KINERJA ORGANISASI... 5
2.1 Tugas dan Fungsi ... 5
2.2 Kinerja Organisasi ... 6
3 ANALISIS MASALAH ... 8
4 STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 14
4.1 Terobosan/ Inovasi ... 14
4.2 Tahapan Kegiatan ... 15
4.3 Sumber daya ... 17
4.4 Manajemen risiko ... 26
5 PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 27
5.1 Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 27
5.2 Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 32
5.3 Capaian dalam perbaikan kinerja organisasi ... 32
5.4 Manfaat Aksi Perubahan... 34
5.5 Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 34
5.6 Kendala Pelaksanaan Aksi Perubahan ... 34
6 PENTAHAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN ... 36
7 PENUTUP ... 42
7.1 Kesimpulan ... 42
7.2 Saran ... 42
Hal
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi UPT BPSPL Denpasar ... 5
Gambar 2 Statistik pengendalian peredaran SKK karang hias Januari 2020 ... 10
Gambar 3 Bisnis Model Canvas ... 13
Gambar 4 Bagan Struktur Organisasi Aksi perubahan ... 17
Gambar 5 Mempengaruhi Stakeholders ... 23
Hal
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Rancangan Perjanjian Kinerja BPSPL Denpasar Tahun 2020 ... 7
Tabel 2 Penentuan Isu Strategis ... 12
Tabel 3 Penentuan Isu Aktual Menggunakan Analisis USG ... 13
Tabel 4 Pentahapan kegiatan diuraikan sebagai berikut ... 15
Tabel 5 Rencana Anggaran Biaya ... 22
Tabel 6 Rencana Pelaksanaan Kegiatan ... 24
Tabel 7 Identifikasi Potensi, kendala dan masalah ... 26
Hal
1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Karang hias merupakan salah satu komoditas kelautan dan perikanan Indonesia yang diperdagangkan di pasar internasional mengacu pada aturan konvensi perdagangan internasional tumbuhan dan satwa liar spesies terancam atau Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora/ CITES. Kontribusi nilai ekspor pada periode 2015-2018 sebesar Rp 486,03 miliar, dengan rata-rata devisa dari penjualan periode 2015-2017 mencapai Rp 149 miliar dan Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) sebesar Rp 1,11 miliar. Deklarasi nilai karang hias tujuan ekspor dari pelaku usaha di BPSPL Denpasar sejak Januari hingga Mei 2020 sejumlah Rp 3,8 miliar. Namun, sejak tahun 2018, Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) tidak menerbitkan Sertifikat Kesehatan Ikan (SKI) sebagai salah satu persyaratan ekspor karang hias, dengan alasan adanya pengambilan karang di dalam kawasan konservasi perairan, pengambilan dilakukan di lokasi dengan persentase tutupan karang hidup < 50%, dan potensi dampak pada perikanan karang. Dalam masa penghentian ini, KKP melakukan kajian tentang kondisi pemanfaatan terumbu karang untuk karang hias termasuk penataan regulasi tata kelola.
Sejalan dengan arahan Menteri Kelautan dan Perikanan sebagaimana hasil Rapat Dengar Pendapat Menteri Kelautan dan Perikanan dengan Komisi IV DPR RI 25 November 2019, Unit Pelaksana Teknis (UPT) Balai Pengelolaan Sumber daya Pesisir dan Laut (BPSPL) Denpasar Direktorat Jenderal Pengelolaan Ruang Laut (Ditjen PRL) melayani penerbitan Surat Keterangan Ketertelusuran (SKK) bagi pelaku usaha perdagangan karang hias sejak 28 Januari 2020 yang mengacu pada Memorandum Pelaksana Tugas Dirjen PRL Nomor 12/DJPRL/I/2020 tanggal 8 Januari 2020 dan Memorandum Dirjen PRL Nomor 276/DJPRL/IV/2020 tentang Pemanfaatan Karang Hias Hasil Transplantasi/Budidaya dan Pengambilan dari Alam untuk Perdagangan.
Penerbitan ini menambah tugas baru yang sebelumnya diamanatkan oleh Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 33/PERMEN-KP/2017 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor
32/PERMEN-KP/2014 tentang Pelayanan Publik Dilingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. dan dimasa pandemi, COVID-19, Direktur Jenderal Pengelolaan Ruang Laut menerbitkan prosedur penyederhanaan proses pelayanan publik dengan Memorandum Dirjen PRL 240/DJPRL/III/2020 tentang Penyederhanaan Prosedur Pelayanan Publik Lingkup UPT Ditjen PRL untuk Mengurangi Potensi Penularan COVID-19.
SKK merupakan layanan rekomendasi perizinan bagi pelaku usaha perdagangan karang hias baik domestik maupun ekspor sebagai syarat agar dapat memproses Sertifikat Kesehatan Ikan (SKI) yang diterbitkan Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan (BKIPM).
Ketentuan tersebut menyatakan bahwa pelayanan SKK hanya dilakukan di 4 provinsi, yaitu DKI Jakarta, Banten, Jawa Barat, Jawa Timur dan Bali. Walaupun demikian, saat ini otoritas pengelolaan (management authority) CITES masih berada di bawah tanggung jawab Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Kementerian Kelautan dan Perikanan berdasarkan kesepakatan antar menteri dibawah koordinasi Kementerian Koordinator Bidang Maritim dan Investasi melaksanakan penerbitan SKK Karang Hias dalam upaya mengontrol pengelolaan terumbu karang di Indonesia.
Pelaku usaha merespons positif atas adanya kebijakan ini. Namun dalam pelaksanaannya pelaku usaha membutuhkan penyederhanaan proses perizinan, transparansi dan biaya murah. Dalam penerbitan izin ekspor karang hias, sebelumnya, pelaku usaha membutuhkan dua surat sebagai dokumen angkut agar karang hias dapat diekspor, yaitu SKI yang diterbitkan oleh BKIPM dan Surat Angkut Tumbuhan dan Satwa Luar Negeri (SATS-LN) CITES yang diterbitkan Ditjen Konservasi Sumber Daya Alam dan Ekosistem, Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (KSDAE, KLHK), selaku otoritas pengelola CITES. Dengan adanya kebijakan baru ini, pelaku usaha membutuhkan tambahan persyaratan lagi yaitu SKK yang diterbitkan oleh UPT Ditjen PRL sebagai dasar penerbitan SKI. Hal ini harus dicarikan solusi agar proses ini tidak memperpanjang birokrasi yang ada dan tidak memberatkan pelaku usaha.
Proses yang dilakukan harus cepat waktunya, efisien dan efektif pemeriksaannya dan tidak menambah biaya pengeluaran bagi pengusaha.
Sehubungan dengan hal tersebut, BPSPL Denpasar melaksanakan
mengoptimalkan pelaksanaan yang saat ini dilakukan manual dengan waktu pelayanan 5 hari kerja menjadi pelayanan secara daring mengacu pada standar prosedur operasional (SOP) yang telah ditetapkan, berbasis kebutuhan pelaku usaha, memperpendek birokrasi, cepat, efektif, efisien, bebas biaya dan menolak bentuk praktik suap dan gratifikasi.
Terkait dengan Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XIV, kami akan melaksanakan aksi perubahan dengan mengoptimalkan sistem prosedur pelayanan penerbitan SKK karang hias melalui e-rekomendasi di BPSPL Denpasar. E-rekomendasi merupakan sistem informasi rekomendasi jenis ikan untuk pelayanan perizinan berbasis daring yang telah dikembangkan oleh BPSPL Denpasar sejak tahun 2018 pada komoditas ikan hiu dan ikan pari.
Optimalisasi sistem prosedur pelayanan yang dilakukan akan menambah fitur pelayanan baru yaitu penerbitan SKK karang hias dan manajemen kuota ekspor setiap perusahaan, dengan dukungan sumber daya manusia (SDM) yang kompeten dan penyederhanaan sistem birokrasi antara UPT BKIPM KKP, dan UPT BKSDA KLHK.
Optimalisasi sistem prosedur diharapkan akan memperpendek waktu pelayanan menjadi lebih cepat, yang ditargetkan menjadi 2 hari kerja, penanganan oleh pegawai yang berkompeten dalam verifikasi karang hias sehingga mempercepat proses verifikasi yang dilakukan secara daring, pelayanan tanpa biaya / gratis, bebas suap dan gratifikasi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
1.2 Tujuan
Aksi perubahan mempunyai tujuan utama untuk menyiapkan sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias melalui e-rekomendasi di BPSPL Denpasar. Sistem diharapkan mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada pelaku usaha yang melakukan lalu lintas karang hias tujuan domestik maupun tujuan ekspor. Tujuan dari aksi perubahan akan dibagi dalam tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang:
Tujuan jangka pendek selama 2 (dua) bulan yang ingin dicapai meliputi:
1. Adanya optimalisasi sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias melalui penerbitan SKK yang lebih cepat dengan target 2 hari kerja, bebas biaya, tanpa suap dan tanpa gratifikasi, efektif dengan erekomendasi secara daring dan efisiensi biaya yang dikeluarkan pelaku usaha;
2. Adanya umpan balik atas pelayanan SKK dari pelaku usaha melalui tindaklanjut layanan pengaduan, dan hasil survei kepuasan masyarakat.
Tujuan jangka menengah selama 6 bulan hingga 1 (satu) tahun yang ingin dicapai yaitu:
3. Adanya peningkatan kinerja pelayanan publik melalui proses penerbitan SKK yang cepat dan transparansi pelayanan publik;
4. Peningkatan survei kepuasan masyarakat, penanganan keluhan pelanggan yang responsif dan tidak ada laporan suap & gratifikasi.
Tujuan jangka panjang panjang lebih dari 1(satu) tahun yang ingin dicapai yaitu:
5. Peningkatan kinerja pelayanan peredaran karang hias melalui e- rekomendasi.
1.3 Manfaat Aksi Perubahan
Aksi perubahan diharapkan bermanfaat bagi peningkatan kinerja BPSPL Denpasar dan meningkatkan kepuasan pelaku usaha dalam pelayanan yang diberikan, yaitu
1. Meningkatkan pencapaian target kinerja pelayanan perizinan pemanfaatan jenis ikan dilindungi dan Appendix CITES di BPSPL Denpasar kepada pelaku usaha di wilayah Provinsi Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur;
2. Meningkatkan kepuasan pelaku usaha di wilayah Provinsi Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur dalam melakukan penerbitan SKK di BPSPL Denpasar.
2 PROFIL KINERJA ORGANISASI
Mengacu pada Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.22/MEN/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Pengelolaan Sumberdaya Pesisir dan Laut tanggal 17 November 2008, UPT BPSPL Denpasar bertugas melaksanakan pengelolaan meliputi perlindungan, pelestarian, dan pemanfaatan sumber daya pesisir, laut, dan pulau-pulau kecil yang berkelanjutan.
Untuk mewujudkan tugas tersebut, struktur organisasi Balai Pengelolaan Sumberdaya Pesisir dan Laut (BPSPL) Denpasar meliputi 3 (tiga) Kepala Seksi.
Sumber: Permen KP No. 22 Tahun 2008
Gambar 1 Struktur Organisasi UPT BPSPL Denpasar
2.1 Tugas dan Fungsi
Mengacu pada Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.22/MEN/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Pengelolaan Sumberdaya Pesisir dan Laut tanggal 17 November 2008, UPT BPSPL Denpasar bertugas melaksanakan pengelolaan meliputi perlindungan, pelestarian, dan pemanfaatan sumber daya pesisir, laut, dan pulau-pulau kecil yang berkelanjutan.
BPSPL Denpasar Permana Yudiarso S.T., M.T.
Subag Tata Usaha Anang Tri , S.Pi, M.I.L
Seksi Program dan Evaluasi
Dikor Jupantara S.T., M.Si. Seksi Pendayagunaan dan Pelestarian M. Barmawi, M.Sc.
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Wilayah kerja BPSPL Denpasar meliputi 4 (empat) wilayah Provinsi yaitu Provinsi Jawa Timur, Provinsi Bali, Provinsi Nusa Tenggara Barat dan Provinsi Nusa Tenggara Timur, dan mencakup 62 Kabupaten/Kota. Kantor Pusat BPSPL Denpasar berada di Jalan Bypass Prof. Ida Bagus Mantra, Pering, Kab. Gianyar, Provinsi Bali.
Dalam melaksanakan tugasnya BPSPL Denpasar menyelenggarakan fungsi :
(1) penyusunan rencana program dan evaluasi di bidang perlindungan, pelestarian, dan pemanfaatan sumber daya pesisir , laut dan pulau-pulau kecil, serta ekosistemnya;
(2) pelaksanaan perlindungan, pelestarian, dan pemanfaatan sumber daya pesisir, laut dan pulau-pulau kecil, serta ekosistemnya;
(3) pelaksanaan mitigasi bencana, rehabilitasi, dan penanganan pencemaran sumber daya pesisir, laut dan pulau-pulau kecil, serta ekosistemnya;
(4) pelaksanaan konservasi habitat, jenis, dan genetika ikan;
(5) pelaksanaan pengawasan lalu lintas perdagangan jenis ikan yang dilindungi;
(6) pelaksanaan pemberdayaan masyarakat pesisir dan pulau-pulau kecil;
(7) fasilitasi penataan ruang pesisir dan laut;
(8) pelaksanaan bimbingan pengelolaan wilayah pesisir terpadu serta pendayagunaan pulau-pulau kecil ; dan
(9) pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.
2.2 Kinerja Organisasi
Kinerja BPSPL Denpasar didasari atas Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) sesuai Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 68/PERMEN-KP/2017 tentang Pedoman Pengelolaan Kinerja Organisasi di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.
Pelaporan Akuntabilitas Kinerja BPSPL Denpasar triwulan I periode Januari - Maret 2020 mengacu penetapan kinerja pada perjanjian kinerja antara Direktur Jenderal Pengelolaan Ruang Laut dengan Kepala BPSPL Denpasar.
Secara teknis, rancangan perjanjian kinerja yang sudah dirumuskan adalah sebagai berikut:
Tabel 1 Rancangan Perjanjian Kinerja BPSPL Denpasar Tahun 2020
RANCANGAN PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2020
BALAI PENGELOLAAN SUMBERDAYA PESISIR DAN LAUT (BPSPL) DENPASAR
No
. SASARAN
STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET
1 Terwujudnya pendayagunaan pesisir dan pulau- pulau kecil yang lestari, kuat dan sejahtera di wilayah kerja BPSPL Denpasar
1 Jumlah lokasi yang difasilitasi sarana prasarananya di pesisir dan pulau-pulau kecil/terluar lingkup BPSPL Denpasar (Lokasi)
4 2 Jumlah pulau-pulau kecil/terluar yang telah terverifikasi
data lapangan dalam rangka perijinan pemanfaatan PPK/T (pulau)
2
3 Jumlah lokasi kegiatan gerakan bebas sampah di pesisir dan pulau-pulau kecil di wilayah kerja BPSPL Denpasar (lokasi)
4
2 Tercapainya
Pengelolaan Kawasan Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Perairan yang lestari dan
berkelanjutan di Wilayah Kerja BPSPL Denpasar
4 Luas Kawasan Konservasi baru yang diusulkan penetapannya (Ha)
246.074 5 Jumlah dokumen operasional dan pemanfaatan KKPD
Wilayah Kerja BPSPL Denpasar yang diselesaikan (Dokumen)
2
6 Jumlah jenis ikan terancam punah di Wilayah Kerja BPSPL Denpasar yang dilakukan pendataan, penyadartahuan dan perbaikaan habitat atau pemulihan populasi (jenis)
3 7 Jumlah jenis ikan di Wilayah Kerja BPSPL Denpasar yang
dilayani pemanfaatannya (jenis) 4
8 Jumlah Kelompok masyarakat yang menerima bantuan di lingkup wilayah Kerja BPSPL Denpasar (Kelompok)
3 9 Jumlah Kemitraan/Kerjasama dan konvensi dalam
mendukung konservasi keanekargaman hayati laut di lingkup wilayah kerja (dokumen)
2
3 Terkendalinya
pemanfaatan ruang di pesisir dan laut di Wilayah Kerja BPSPL Denpasar
10 Jumlah lokasi yang diidentifikasi pemanfaatan ruangnya
di wilayah pesisir dan laut 4
4 11 Jumlah gerai unit usaha biofarmakologi yang dibangun
(unit) 1
No
. SASARAN
STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET
Terwujudnya Penataan dan Pemanfaatan Jasa Kelautan dalam rangka Optimalisasi Potensi Ekonomi Kelautan
12 Jumlah lokasi pemanfaatan sumberdaya perairannya yang
diidentifikasi (lokasi) 4
5 Terwujudnya ASN BPSPL Denpasar yang profesional
13 Indeks profesionalitas ASN BPSPL Denpasar 72
6 Terwujudnya Sistem pemerintahan berbasis Elektronik yang andal lingkup BPSPL Denpasar
14 Persentase unit kerja BPSPL Denpasar yang
menerapkan sistem manajemen pengetahuan yang terstandar
82
7 Terwujudnya birokrasi BPSPL Denpasar yang efektif, efisien dan
berorientasi pada layanan prima
15 Presentase pemenuhan dokumen RB lingkup BPSPL
Denpasar (%) 100
16 Nilai Penilaian Mandiri SAKIP Lingkup BPSPL
Denpasar A (85)
17 Presentase pemenuhan dokumen Maturitas SPIP
lingkup BPSPL Denpasar (%) 100
18 Unit Kerja yang berpredikat menuju WBK lingkup
BPSPL Denpasar 1
8 Terkelolanya anggaran BPSPL Denpasar yang berkualitas
19 Nilai kinerja pelaksanaan anggaran BPSPL Denpasar
(%) 88
20 Batas Tertinggi Persentase Nilai Temuan LHP BPK Atas LK BPSPL Denpasar dibandingkan Realisasi Anggaran BPSPL Denpasar TA. 2019 (%)
1
Pelaksanaan aksi perubahan yang akan dilakukan mendukung pencapaian indikator kinerja utama ke-7, yaitu jumlah jenis ikan di wilayah kerja BPSPL Denpasar yang dilayani pemanfaatannya. Jenis ikan yang dilayani pemanfaatannya adalah pemanfaatan karang hias.
3 ANALISIS MASALAH
Kebijakan pembukaan kembali peredaran karang hias terutama untuk tujuan ekspor merupakan salah satu kebijakan terobosan Kementerian Kelautan dan Perikanan pada tahun 2020, menindaklanjuti perintah Presiden Republik untuk mendorong peningkatan ekspor produk perikanan dan kelautan di Indonesia. Sejak 8 Januari 2020 hingga 25 Juni 2020, BPSPL Denpasar telah
menerbitkan 406 SKK yang akan digunakan oleh eksportir / perusahaan peredaran karang hias.
Sesuai SOP, proses penerbitan SKK membutuhkan setidaknya 5 hari kerja dan dilakukan secara manual, yang dimulai dari pelaku usaha mengajukan permohonan SKK, penugasan pegawai untuk melakukan verifikasi lapangan atas kesesuaian produk yang ingin diedarkan, penyusunan Berita Acara Pemeriksaan dan penerbitan SKK. Dengan persiapan pelayanan ini, kami mencoba merumuskan beberapa langkah awal persiapan agar pelaksanaan penerbitan SKK dapat berjalan dengan baik, diantaranya:
1. Sosialisasi pelayanan penerbitan SKK oleh Direktur Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Laut KKP kepada pelaku usaha perdagangan karang hias se Provinsi Bali dan Provinsi Jawa Timur pada Senin, 13 Januari 2020;
2. Workshop evaluasi dan tindaklanjut pelayanan penerbitan SKK Karang oleh pelaksana tugas Dirjen Pengelolaan Ruang Laut dan Direktur Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Laut KKP pada Rabu, 29 Januari 2020;
3. Berkoordinasi dengan BKIPM Denpasar pada tanggal 10 Januari 2020, BKSDA Bali pada tanggal 17 Januari 2020, BKIPM Surabaya I, BKIPM Surabaya II dan BBKSDA Jatim pada tanggal 5 Februari 2020;
4. Bimbingan teknis identifikasi karang hias dalam rangka peningkatan kompetensi pegawai untuk verifikasi karang yang dilaksanakan bersama dengan Direktorat Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Laut dan Yayasan LINI pada 10 Maret 2020;
5. Melakukan pemeriksanaan / verifikasi karang hias secara bersama di Tempat Pemeriksaan Fisik Ikan (TPFI) P,elabuhan Benoa untuk karang hias yang penerbitan SKK dan SKI nya di Provinsi Bali dan di Banyuwangi untuk penerbitan SKK dan SKI nya di Provinsi Jawa Timur. Penetapan kedua lokasi ini dilakukan secara bersama oleh 3 instansi dengan tujuan efisiensi, efektivitas dan penyederhanaan birokrasi pelayanan;
6. Pemanfaatan data SKK secara bersama antara BPSPL Denpasar dengan BKIPM Surabaya I dan BKIPM Denpasar, untuk memudahkan penelusuran dan mendukung penerapan satu data Kementerian Kelautan dan Perikanan;
Gambar 2 Statistik pengendalian peredaran SKK karang hias Januari 2020
Dalam rangka peningkatan kinerja pelayanan, kami mengidentifikasi permasalahan dengan berdiskusi bersama dengan pegawai, stakeholders, praktisi, pakar, coach serta mentor. Secara umum, masalah yang ada adalah pelayanan peredaran karang hias masih dilakukan secara manual sehingga waktu layanan kurang optimal.
Beberapa hasil dapat kami sampaikan sebagai berikut:
1. Belum optimalnya sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias di BPSPL Denpasar. Kondisi saat ini terdapat 1 (satu) sistem prosedur penerbitan SKK pelayanan peredaran karang hias yang telah ditetapkan oleh Direktur Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Laut (KKHL) KKP.
Dengan sistem yang ada, sistem prosedur masih sangat sederhana dan membutuhkan waktu minimal 5 hari kerja. Bagi pelaku usaha ekspor karang hias, waktu menjadi syarat penting mengingat karang hias di klasifikasikan sebagai live animal yang penanganannya harus cepat dan baik. Selain itu, lokasi verifikasi karang hias yang akan diekspor menjadi tidak efisien bila
pemeriksaan dilakukan oleh petugas BPSPL Denpasar di lokasi usaha (farm) saat pengemasan karang;
2. Belum tersedianya sumber daya manusia (SDM) yang terlatih / kompeten.
dan berkualifikasi cukup. Saat ini BPSPL Denpasar memiliki 18 orang dari 48 orang pelaksana yang memiliki keterampilan dasar identifikasi jenis karang, pelayanan administrasi dan penanganan keluhan pelaku usaha.
Pengetahuan identifikasi para pegawai belum merata karena latar belakang pendidikan dan butuh pengalaman lapangan. Pegawai membutuhkan alat bantu yang dapat berupa buku pedoman, kamera, gawai elektronik, alat pelindung diri (APD), dan lain sebagainya. Selain itu, pelayanan administrasi dan penanganan keluhan pelaku usaha memerlukan keterampilan komunikasi, prosedur penanganan keluhan pelaku usaha, sistem pendataan SKK;
3. Belum tersedianya peta informasi kondisi ekosistem terumbu karang dan peta lokasi farm karang hias setiap pelaku usaha terkini. Peta lokasi farm karang hias pelaku usaha dibutuhkan dalam melihat kondisi ekosistem, status stok dan monitoring kesehatan karang. Peta lokasi yang tersedia merupakan peta awal yang diperoleh dari pelaku usaha pada saat stok opname bulan Desember 2019;
4. Belum tersedianya informasi ketertelusuran karang hias. BPSPL Denpasar belum memiliki informasi ketertelusuran karang hias yang diperdagangkan.
Informasi yang tersedia adalah stok karang hasil stok opname 5-10 Desember 2019, sementara informasi waktu penanaman, rencana panen karang hias dan asal-usul karang hias dari setiap pelaku usaha belum tersedia;
5. Belum tersedia informasi terkini stok karang hias dan update stok setiap lokasi. Saat ini, baru tersedia stok karang hias hasil stok opname karang hias hasil survei yang dilakukan pada 5-10 Desember 2019, dan sisa stok hasil perdagangan karang periode Januari - Maret 2020.
Berdasarkan hasil identifikasi masalah, kemudian ditentukan masalah aktual prioritas sebagai berikut:
Tabel 2 Penentuan Isu Strategis
No. MASALAH A K P L TOTAL PRIORITAS
1. Belum optimalnya sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias
5 4 5 4 18 1
2. Belum tersedianya sumber daya manusia (SDM) yang terlatih / kompeten
5 4 5 3 17 2
3. Belum tersedianya peta informasi kondisi ekosistem terumbu karang dan peta lokasi karang hias
4 3 3 3 13 3
4 Belum tersedianya informasi
ketertelusuran karang hias 3 2 2 2 9 4
5 Belum tersedia informasi terkini stok karang hias dan update stok setiap lokasi.
2 2 2 2 8 5
A: Aktual P: Problematik K: Kekhalayakan L: Layak
1: Sangat Kecil 2. Kecil
3. Sedang 4. Besar
5: Sangat Besar
Dari masalah aktual prioritas diperoleh tiga masalah prioritas yang perlu mendapat penanganan, yaitu:
1. Belum optimalnya sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias di BPSPL Denpasar;
2. Belum tersedianya sumber daya manusia yang terlatih/ kompeten;
3. Belum tersedianya peta informasi kondisi ekosistem terumbu karang dan peta lokasi karang hias.
Ketiga masalah kemudian dilakukan analisa Urgency, Serious dan Growth (USG), dengan hasil sebagai berikut:
Tabel 3 Penentuan Isu Aktual Menggunakan Analisis USG
ISU
AKTUAL PENYEBAB ISU KRITERIA TOTAL RUMUSAN
TEMA U S G
Belum optimalnya pelayanan peredaran karang hias di BPSPL Denpasar
Belum optimalnya sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias di BPSPL Denpasar
5 4 4 13 Optimalisasi sistem prosedur pelayanan peredaran karang melalui e-rekomendasi di BPSPL Denpasar Belum tersedianya sumber daya manusia
yang terlatih/ kompeten; 4 4 3 11 Belum tersedianya peta informasi kondisi
ekosistem terumbu karang dan peta lokasi karang hias.
5 4 3 12
Berdasarkan hasil analisa terhadap permasalahan dalam uraian tugas BPSPL Denpasar dengan menggunakan analisis USG, maka isu aktual yang disepakati menjadi area perubahan adalah belum optimalnya sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias di BPSPL Denpasar, dengan target tersedianya sistem prosedur pelayanan peredaran karang hias melalui e- rekomendasi sehingga diharapkan kinerja meningkat dan tercapai sesuai target yang telah ditetapkan.
Untuk memetakan kondisi permasalahan yang ada, kondisi eksisting dan kondisi yang diharapkan, kami menggunakan juga model bisnis canvas sebagai berikut.
Gambar 3 Bisnis Model Canvas
4 STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH 4.1 Terobosan/ Inovasi
Terobosan / inovasi dalam penyelesaian masalah melalui penyediaan sistem prosedur dengan penambahan menu SKK pada aplikasi e-rekomendasi, komitmen pimpinan, peningkatan kompetensi pegawai dalam hal keterampilan identifikasi, penyesuaian proses bisnis dengan penyederhanaan SOP dan pelayanan administrasi dan pelayanan keluhan pelanggan, dukungan teknologi infomrasi dan peralatan pendukung layanan serta melaksanakan program anti suap dan anti-gratifikasi sebagai bentuk pelaksanaan zona integritas wilayah bebas dari korupsi (WBK) dan wilayah birokrasi bersih dan melayani (WBBM).
Terobosan juga dilakukan dalam masa tanggap darutat penanganan COVID-19, yaitu dengan penyederhanaan proses verifikasi tanpa tatap muka dan penyederhanaan proses bisnis/SOP.
Secara teknis, aplikasi e-rekomendasi dengan alamat situs http://erekomendasi-denpasar.kkp.go.id/ merupakan sistem pelayanan peredaran hiu, pari, karang hias. Aplikasi akan memudahkan pengaturan personil pelaksana, verifikasi lapangan, penerbitan SKK, pengadministrasian laporan dan pelaporan dan statistik. Harapannya, penggunaan aplikasi dapat memperpendek waktu pelayanan dan menambah frekuensi layanan. Sistem juga dapat diakses menggunakan aplikasi berbasis android dengan nama Sistem Informasi Rekomendasi Jenis Ikan atau SIRJIKAN.
Peningkatan kompetensi pegawai dalam hal keterampilan identifikasi dilakukan untuk meningkatkan kinerja pelayanan. secara internal, pelaksanaan bimbingan teknis maupun diskusi tanya jawab permasalahan identifikasi akan disiapkan termasuk narasumber maupun penyiapan buku manual. Peningkatan keterampilan juga dilakukan oleh petugas operator dalam berkomunikasi dengan pelanggan, diantaranya mengikuti diklat pelayanan publik.
Pelayanan administrasi dan pelayanan keluhan pelanggan akan dilaksanakan oleh operator, tim pelayanan pengaduan dan tim survei kepuasan masyarakat. Tim akan bekerja mengadministrasi pertanggungjawaban kegiatan yang berkasnya diunduh dan diarsip secara elektronik. BPSPL Denpasar juga
langsung (hotline) permohonan dan nomor telepon pengaduan yang dapat dihubungi selama jam kerja. Secara internal, tim menyiapkan Whistle Blowing System (WBS) terintegrasi dengan KKP. Dalam pencegahan gratifikasi, petugas berkomitmen melaksanakan dengan baik yang ditunjukkan dengan penandatanganan pakta integritas petugas, pemohon/pelaku usaha pada saat mendaftar, maupun pelaporan gratifikasi daring KPK.
Dalam hal penyederhanaan SOP, BPSPL Denpasar melakukan langkah- langkah pelaksanaan verifikasi 1 kali yaitu di suatu tempat dan satu waktu secara bersama-sama antara 3 instansi (BPSPL, BKIPM, BKSDA), verifikasi menggunakan foto dan video dalam masa COVID-19 sehingga petugas tidak datang ke lapangan sebagai bentuk mengindahkan protokol COVID-19, penyesuaian jam layanan menjadi 24 jam dengan penetapan jadwal piket pegawai, dan waktu pelayanan pada setiap tahap.
Dalam hal penyediaan peralatan pendukung, BPSPL Denpasar menyiapkan peralatan tablet dan/atau telepon genggam dengan nomor pasca bayar berlangganan, laptop dan peralatan pendukung seperti masker, sarung tangan, cairan antiseptik pembersih tangan, pakaian seragam dan kelengkapan identitas, kepada petugas layanan di Pelabuhan Benoa Bali, Gianyar, Banyuwangi, Sidoarjo, Mataram dan Kupang.
4.2 Tahapan Kegiatan
Tahapan dalam aksi perubahan yang sangat penting dan yang akan dilakukan agar berjalan tepat waktu dan tepat sasaran. Tahapan akan terdiri atas 3 tahap, yaitu (1) tahapan jangka pendek; (2) tahapan jangka menengah; dan (3) tahapan jangka panjang.
Tabel 4 Pentahapan kegiatan diuraikan sebagai berikut
NO KEGIATAN OUTPUT WAKTU
A TAHAPAN JANGKA PENDEK
1 Pembentukan tim kerja SK Tim kerja Minggu I April
2 Sosialisasi Aksi Perubahan di BPSPL
Denpasar Notulen sosialisasi, daftar hadir,
dokumentasi Minggu I April
3 Pelaksanaan survei kepuasan
masyarakat Triwulan I TA 2020 Hasil survei kepuasan
masyarakat Minggu I April
4 Sosialisasi hasil survei kepuasan pelanggan Triwulan I TA 2020 kepada stakeholders dan instansi
Notulen sosialisasi, daftar hadir,
dokumentasi Minggu I April
NO KEGIATAN OUTPUT WAKTU 5 Identifikasi kebutuhan bisnis proses
pelayanan SKK & kebutuhan anggaran pelayanan
Notulen rapat, daftar hadir,
dokumentasi Minggu I April
6 Koordinasi Pelayanan Publik
Penerbitan SKK Karang Hias Notulen rapat, daftar hadir,
dokumentasi Minggu I April
7 sosialisasi Pelayanan Publik
Penerbitan SKK Karang Hias Notulen rapat, daftar hadir,
dokumentasi Minggu I April
8 Pembahasan revisi anggaran
pelayanan Notulen rapat, daftar hadir,
dokumentasi, draft revisi anggaran
Minggu I-II April
9 Evaluasi SOP pelayanan peredaran SKK di BPSPL Denpasar
Notulen rapat hasil evaluasi, daftar hadir, dokumentasi
Minggu II April 10 Evaluasi kompetensi pegawai dalam
pelayanan peredaran karang hias di BPSPL Denpasar
Notulen rapat, daftar hadir,
dokumentasi Minggu III April
11 Evaluasi layanan pengaduan pelaku
usaha di BPSPL Denpasar Notulen rapat hasil evaluasi layanan pengaduan pelaku usaha, daftar hadir, dokumentasi
Minggu IV April
12 Evaluasi anti suap dan gratifikasi
dalam pelayanan publik Surat himbauan kepada pelaku usaha tentang anti suap dan anti gratifikasi
Minggu III April
13 Koordinasi sistem e-rekomendasi Notulen rapat sistem e-
rekomendasi, dokumentasi Minggu I-IV April 14 Penyempurnaan Sistem e-
rekomendasi Notulen situs daring hasil
penyempurnaan, dokumentasi Minggu I-IV April, Minggu I- IV Mei, MInggu I Juni
15 Uji coba sistem e-rekomendasi Notulen hasil uji coba sistem, dokumentasi
Minggu IV April- Minggu II Juni 16 Sosialisasi /launching e-rekomendasi
kepada stakeholder Notulen, daftar hadir,
dokumentasi Minggu II Juni
17 Pelaksanaan dukungan pelaku usaha dalam penerapan e-rekomendasi e- rekomendasi
Dukungan Pelaku Usaha Minggu IV April- Minggu IV Juni 18 Evaluasi e-rekomendasi Notulen hasil evaluasi, daftar
hadir, dokumentasi
Minggu II Juli B TAHAPAN JANGKA MENENGAH
19 Evaluasi e-rekomendasi melalui survei kepuasan masyarakat
Notulen hasil evaluasi, daftar hadir, dokumentasi
Minggu I Juli, MInggu I Oktober, Minggu IV Desember C TAHAPAN JANGKA PANJANG
20 Evaluasi e-rekomendasi melalui survei kepuasan masyarakat
Notulen hasil evaluasi, daftar
hadir, dokumentasi setiap Triwulan TA 2021 21 Peningkatan Sistem Informasi Jenis
Ikan (SIRJIKAN) dengan integrasi antar UPT DJPRL, UPT BKIPM dan UPT PSDKP
Notulen hasil evaluasi, daftar hadir, dokumentasi
TA 2021
4.3 Sumber daya
4.3.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi aksi perubahan yang akan digunakan dalam tata kelola aksi perubahan seperti terlihat sebagai berikut:
Deskripsi Tugas Anggota Tim Kerja yang Terlibat dalam Aksi Perubahan
1. Sponsor: Direktur Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Laut, Ditjen PRL Tugas Sponsor dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah:
(1) Mendukung penuh terhadap pelaksanaan aksi perubahan;
(2) Memonitor perkembangan keberhasilan aksi perubahan;
(3) Memberikan arahan kepada Project Leader dalam pelaksanaan aksi perubahan;
(4) Menerima laporan pelaksanaan aksi perubahan;
(5) Melaporkan kepada Direktur Jenderal PRL tentang pelaksanaan aksi perubahan.
Gambar 4 Bagan Struktur Organisasi Aksi perubahan
PROJECT LEADER Permana Yudiarso Kepala BPSPL Denpasar
SPONSOR
Direktur Konservasi & Keanekaragaman Hayati Laut
Ir. Andi Rusandi, M.Si.
COACH Jajang Sumarna, A.Pi.,
M.Pd.
CO PROJECT LEADER 1 M. Barmawi
Kasi Pendayagunaan & Pelestarian
CO PROJECT LEADER 2
Dikor Jupantara Kasi Program & Evaluasi
TIM KERJA 2 1. Rizka Dzulfikar 2. Intan Edhitya 3. Ina Cahyaningtyas TIM KERJA 1
1. Dewi Retnongingrum 2. Puspanidnya 3. Dimas Pratama 4. Budi Santoso
2. Coach: Bapak Jajang Sumarna, A.Pi., M.Pd., BDA Sukamandi Tugas Coach dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah:
(1) Memberikan bimbingan konsultasi teknis kepada Project Leader dalam pelaksanaan aksi perubahan;
(2) Memberikan pembimbingan dalam penulisan laporan pelaksanaan aksi perubahan.
3. Project Leader : Kepala BPSPL Denpasar, Ditjen PRL
Tugas Project Leader dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah:
(1) Memimpin pelaksanaan keseluruhan aksi perubahan;
(2) Memberikan arahan dan bimbingan kepada seluruh anggota tim aksi perubahan, mulai dari perencanaan, strategi pelaksanaan, tahap pelaksanaan, monitoring serta pengendalian jalannya aksi perubahan;
(3) Melakukan koordinasi dengan Kementerian/Lembaga terkait, dan pihak terkait lainnya;
(4) Memantau perkembangan pelaksanaan aksi perubahan dan pencapaian target keberhasilan aksi perubahan;
(5) Menerima laporan aksi perubahan dari tim dan memberikan arahan solusi terhadap masalah yang muncul dalam pelaksanaan aksi perubahan;
(6) Melaporkan perkembangan pelaksanaan aksi perubahan dan pencapaian target keberhasilan aksi perubahan kepada Sponsor;
(7) Melaporkan secara keseluruhan aksi perubahan yang telah diselesaikan kepada Sponsor sekaligus Mentor dan atasan langsung dari Project Leader.
4. Co Project Leader 1: Kasi Pendayagunaan dan Pelestarian
Tugas Co Project Leader 1 dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah:
(1) Memimpin pelaksanaan aksi perubahan yang difokuskan pada pemetaan lokasi potensi, analisis dan penyajian informasi potensi usaha;
(2) Memberikan arahan kepada Tim Kerja 1, terkait pendelegasian wewenang dan tanggung jawab terkait perencanaan, monitoring- evaluasi, implementasi strategi pelaksanaan, serta pengendalian
(3) Memonitoring perkembangan pelaksanaan aksi perubahan dan pencapaian target keberhasilan aksi perubahan di Tim Kerja 1;
(4) Menerima laporan aksi perubahan serta menyelesaikan permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan aksi perubahan di area kerja Tim Kerja 1;
(5) Melaporkan perkembangan pelaksanaan aksi perubahan dan pencapaian target keberhasilan aksi perubahan kepada Project Leader.
5. Co Project Leader 2: Kasi Program dan Evaluasi
Tugas Co Project Leader 2 dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah:
(1) Memimpin pelaksanaan aksi perubahan yang difokuskan pada dukungan pengembangan program, perencanaan dan penganggaran;
(2) Memberikan arahan kepada Tim Kerja 2, terkait pendelegasian wewenang dan tanggung jawab terkait perencanaan, monitoring- evaluasi, implementasi strategi pelaksanaan, serta pengendalian keberhasilan aksi perubahan;
(3) Memonitoring perkembangan pelaksanaan aksi perubahan dan pencapaian target keberhasilan aksi perubahan di Tim Kerja 2;
(4) Menerima laporan aksi perubahan serta menyelesaikan permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan aksi perubahan di area kerja Tim Kerja 2;
(5) Melaporkan perkembangan pelaksanaan aksi perubahan dan pencapaian target keberhasilan aksi perubahan kepada Project Leader.
6. Tim Kerja 1 (Staf Seksi Pendayagunaan dan Pelestarian)
Tugas Tim Kerja 1 dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah:
(1) Melaksanakan perencanaan serta monitoring keseluruhan aksi perubahan terkait pemetaan lokasi potensi, analisis dan penyajian informasi;
(2) Melakukan pengumpulan data, analisis dan penyajian informasi;
(3) Melakukan sosialisasi kepada pelaku usaha dan instansi terkait;
(4) Melaksanakan monitoring perkembangan pelaksanaan aksi perubahan dan pencapaian target keberhasilan aksi perubahan di seluruh organisasi Tim Kerja;
(5) Melaporkan pelaksanaannya kepada Co Project Leader 1 dan
7. Tim Kerja 2 (Staf Seksi Program dan Evaluasi)
Tugas Tim Kerja 2 dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah:
(1) Melaksanakan perencanaan serta monitoring keseluruhan aksi perubahan terkait identifikasi, dan pengembangan program;
(2) Melakukan identifikasi, dan pengembangan program;
(3) Melakukan sosialisasi kepada pelaku usaha dan instansi terkait dalam mendukung tugas tim kerja;
(4) Melaksanakan monitoring perkembangan pelaksanaan aksi perubahan dan pencapaian target keberhasilan aksi perubahan di seluruh organisasi Tim Kerja;
(5) Melaporkan pelaksanaannya kepada Co Project Leader 2 dan menembuskannya ke Project Leader
4.3.2 Stakeholders
Stakeholders yang terlibat dalam aksi perubahan ini dapat dikelompokkan menjadi:
1. Stakeholders primer adalah orang atau kelompok yang secara langsung dipengaruhi atau mendapatkan keuntungan atau efek negatif akibat adanya aksi perubahan, terdiri atas:
(1) Pelaku usaha peredaran karang;
2. Stakeholders Sekunder adalah orang atau kelompok yang secara tidak langsung dipengaruhi atau mendapatkan keuntungan atau efek negatif akibat adanya aksi perubahan, terdiri atas:
(1) Dirjen PRL
(2) BKIPM (BKIPM Denpasar, BKIPM Surabaya I, BKIPM Surabaya II, BKIPM Mataram, SKIPM Bima dan SKIPM Kupang);
(3) Pangkalan PSDKP Benoa (Satwas Surabaya, Satwas Probolinggo, Satwas Banyuwangi, Satwas Lombok), Stasiun PSDKP Kupang (4) BKSDA KLHK (BBKSDA Jatim, BBKSDA NTT, BKSDA Bali, BKSDA
NTB);
(5) Sekretariat Ditjen PRL;
(6) Direktorat KKHL Ditjen PRL;
3. Stakeholders Kunci adalah orang atau kelompok yang memiliki peran sentral dalam berjalannya aksi perubahan, terdiri atas:
(1) Project Sponsor –Direktur Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Laut, Ditjen PRL;
(2) Project Leader – Kepala BPSPL Denpasar;
(3) Co-Project Leader 1 – Kepala Seksi Pendayagunaan Pesisir dan Pulau- pulau Kecil;
(4) Co-Project Leader 2 – Kepala Seksi Program dan Evaluasi;
(5) Tim KerjaBPSPL Denpasar –
4.3.3 Strategi Mempengaruhi Stakeholders
Dalam upaya untuk mengidentifikasi dukungan para stakeholders, maka perlu menetapkan strategi mempengaruhi stakeholders dari semua kelompok, agar semua stakeholders mendukung secara penuh. Berdasarkan hasil identifikasi maka dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Stakeholders dengan kriteria Promoters (high power/high interest) perlu dilakukan koordinasi secara intensif guna memantapkan substansi aksi perubahan agar semua unsur yang mendukung terlaksananya aksi perubahan dapat dipenuhi secara tepat waktu dan tepat sasaran untuk memperoleh hasil yang maksimal, sehingga aksi perubahan dapat diimplementasikan;
2. Stakeholders dengan kriteria Latens (high power/low interest) perlu dilakukan pendekatan dan berkoordinasi dengan baik serta diinformasikan pentingnya pelaksanaan dari aksi perubahan, sehingga dapat mendukung pelaksanaan aksi perubahan untuk kemudian dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya;
3. Stakeholders dengan kriteria Defenders (low power/high interest) merupakan stakeholders yang melaksanakan implementasi aksi perubahan.
Oleh karena itu untuk meningkatkan ketertarikan stakeholders akan diberi pengertian tentang maksud dan tujuan dari aksi perubahan untuk kepentingan bersama sehingga dapat mendukung terlaksananya proyek ini;
4. Stakeholder dengan kriteria Apathetics (low power/low interest) tidak dapat teridentifikasi dalam pemetaan stakeholders
4.3.4 Anggaran
Pembiayaan aksi perubahan ini berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) Satker BPSPL Denpasar Ditjen PRL Tahun 2020 sebesar Rp 30.000.000,- (Tiga Puluh Juta Rupiah).
Tabel 5 Rencana Anggaran Biaya
NO KEGIATAN VOLUME HARGA
SATUAN JUMLAH (RP)
A TAHAPAN JANGKA PENDEK `
1 Pembentukan tim kerja 1 kali 0 0
2 Sosialiasi Aksi Perubahan di BPSPL Denpasar 1 kali 0 0
3 Pelaksanaan survei kepuasan masyarakat Triwulan I TA
2020 1 kali 0 0
4 Sosialiasi hasil survei kepuasan masyarakat Triwulan I
TA 2020 1 kali 0 0
5 Identifikasi kebutuhan bisnis proses pelayanan SKK 1 kali 0 0
6 Koordinasi pelayanan publik 1 kali 0 0
7 Sosialisasi pelayanan publik 1 kali 0 0
8 Pembahasan revisi anggaran pelayanan 1 kali 0 0
9 Evaluasi SOP pelayanan peredaran SKK 1 kali 0 0
10 Evaluasi kompetensi pegawai dalam pelayanan
peredaran karang hias 1 kali 0 0
11 Evaluasi anti-suap dan anti-gratifikasi 1 kali 0 0
12 Koordinasi sistem e-rekomendasi 1 kali 0 0
13 Penyempurnaan Sistem e-rekomendasi 1 kali 27,000,000 27,000,000
14 Uji coba sistem e-rekomendasi 1 kali 0 0
15 Sosialisasi /launching e-rekomendasi kepada stakeholder
1 kali 3,000,000 3,000,000
16 Evaluasi erekomendasi 1 kali 0 0
JUMLAH TOTAL 30,000,000
Gambar 5 Mempengaruhi Stakeholders
PSDKP = Pengawasan Sumber Daya Kelautan dan Perikanan
BKIPM = Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan
BBKSDA = Balai Besar Konservasi Sumber Daya Alam BKSDA = Balai Konservasi Sumber Daya Alam
PRL = Pengelolaan Ruang Laut
KKHL = Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Laut
4.3.5 Metode Pelaksanaan
Untuk memperlancar implementasi, maka kami menyusun metode pelaksanaan aksi perubahan. Dalam masa penanganan COVID-19, kami juga menyesuaian beberapa metode pelaksanaan seperti rapat yang dilaksanakan secara virtual menggunakan aplikasi video conference/zoom dan surat elektronik. Secara lengkap disampaikan pada tabel berikut ini.
INFLUENCE
PROMOTERS 1. Dirjen PRL 2. Sesditjen PRL 3. Direktur KKHL 4. Pelaku Usaha LATENS
5. PSDKP (Benoa, Kupang) 6. BKIPM (Denpasar, Jatim, Mataram, Kupang, BIma) 7. BBKSDA Jatim, Bali,
NTN, NTT
DEFENDER Pelaku Usaha APATHETICS
INTEREST
LOW HIGH
Tabel 6 Rencana Pelaksanaan Kegiatan
No Tahapan Kegiatan Pelaksana Waktu Output
1 Pembentukan tim kerja Project Leader Minggu I April SK Tim 2 Sosialisasi Aksi Perubahan di
BPSPL Denpasar
Project Leader Minggu I April Notulen
sosialisasi, daftar hadir,
dokumentasi 3 Pelaksanaan survei
kepuasan masyarakat Triwulan I TA 2020
Project leader, Minggu I April Hasil Survei Kepuasan Masyarakat 4 Sosialisasi hasil survei
kepuasan pelanggan Triwulan I TA 2020 kepada stakeholders dan instansi terkait pelayanan SKK
Co-project leader,
tim kerja I dan II Minggu I April Notulen
sosialisasi, daftar hadir,
dokumentasi 5 Identifikasi kebutuhan bisnis
proses pelayanan SKK Co-project leader,
tim kerja I dan II Minggu I April Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi 6 Koordinasi Pelayanan Publik
Penerbitan SKK Karang Hias
Project leader, Co-project leader, tim kerja I dan II
Minggu I April Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi 7 sosialisasi Pelayanan Publik
Penerbitan SKK Karang Hias Project leader, Co-project leader, tim kerja I dan II
Minggu I April Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi 8 Pembahasan revisi anggaran
pelayanan
Project leader, Co-project leader, tim kerja I dan II
Minggu I-II April
Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi, draft revisi anggaran 9 Evaluasi SOP pelayanan
peredaran SKK Co-project leader,
tim kerja I dan II Minggu II April Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi 10 Evaluasi kompetensi
pegawai dalam pelayanan peredaran karang hias
Co-project leader, tim kerja I dan II
Minggu III April Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi 11 Evaluasi layanan pengaduan
pelaku usaha Tim Kerja I dan II Minggu IV
April Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi 12 Evaluasi anti suap dan
gratifikasi dalam pelayanan publik
Project leader, Co-project leader, tim kerja I
Minggu III April Surat himbauan kepada pelaku usaha tentang anti suap dan anti gratifikasi 13 Koordinasi sistem e-
rekomendasi Tim Kerja I dan II Minggu I- IV
April Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi 14 Penyempurnaan Sistem e-
rekomendasi Tim Kerja I dan II Minggu I-IV April, Minggu
I-IV Mei, MInggu I Juni
aplikasi e- rekomendasi
15 Uji coba sistem e-
rekomendasi Tim Kerja I dan II Minggu IV April- Minggu
II Juni
aplikasi e- rekomendasi 16 Sosialisasi /launching e-
rekomendasi kepada Project leader,
Co-project leader, Minggu II Juni Notulen, daftar hadir,
No Tahapan Kegiatan Pelaksana Waktu Output 17 Pelaksanaan dukungan
pelaku usaha dalam penerapan e-rekomendasi
Project leader, Co-project leader, tim kerja I dan II
Minggu IV April- Minggu
IV Juni
Notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi 18 Evaluasi e-rekomendasi Project leader, co-
project leader II, Tim Kerja I dan II
Minggu II Juli Notulen hasil evaluasi, daftar hadir,
dokumentasi B TAHAPAN JANGKA
MENENGAH
19 Evaluasi e-rekomendasi melalui survei kepuasan masyarakat
Project leader, co- project leader II, Tim Kerja I dan II
Minggu I Juli, MInggu I Oktober, Minggu IV Desember
Notulen hasil evaluasi, daftar hadir,
dokumentasi C TAHAPAN JANGKA
PANJANG
20 Evaluasi e-rekomendasi melalui survei kepuasan masyarakat
Project leader, co- project leader II, Tim Kerja I dan II
setiap Triwulan TA
2021
Notulen hasil evaluasi, daftar hadir,
dokumentasi 21 Peningkatan Sistem
Informasi Jenis Ikan
(SIRJIKAN) dengan integrasi antar UPT DJPRL, UPT BKIPM dan UPT PSDKP
Project leader, co- project leader II, Tim Kerja I dan II
TA 2021 Notulen hasil evaluasi, daftar hadir,
dokumentasi
4.3.6 Bahan dan mesin / peralatan Pendukung
Bahan dan mesin/ peralatan pendukung dalam pelaksanaan kegiatan disampaikan dalam tabel sebagai berikut:
No Kegiatan Bahan / Peralatan
1 Pembentukan tim kerja ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, dokumentasi 2 Sosialisasi Aksi Perubahan di BPSPL
Denpasar
ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, dokumentasi 3 Pelaksanaan survei kepuasan
masyarakat Triwulan I TA 2020 ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, aplikasi google form / survei, dokumentasi
4 Sosialisasi hasil survei kepuasan pelanggan Triwulan I TA 2020 kepada stakeholders dan instansi terkait pelayanan SKK
ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, aplikasi google form / survei, dokumentasi
5 Identifikasi kebutuhan bisnis proses
pelayanan SKK ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, dokumentasi 6 Koordinasi Pelayanan Publik Penerbitan
SKK Karang Hias ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, dokumentasi 7 sosialisasi Pelayanan Publik Penerbitan
SKK Karang Hias ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, dokumentasi 8 Pembahasan revisi anggaran pelayanan ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya
(zoom), aplikasi whatsapp, dokumentasi 9 Evaluasi SOP pelayanan peredaran
SKK ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya
(zoom), aplikasi whatsapp, buku manual identifikasi, statistik layanan, dokumentasi
10 Evaluasi kompetensi pegawai dalam
pelayanan peredaran karang hias ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, aplikasi elearning kkp, dokumentasi
11 Evaluasi layanan pengaduan pelaku
usaha ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya
(zoom), aplikasi whatsapp, aplikasi lapor.go.id, telepon sambungan langsung, dokumentasi
12 Evaluasi anti suap dan gratifikasi dalam
pelayanan publik ATK, Komputer/Laptop, surat elektronik, whatsapp
13 Koordinasi sistem e-rekomendasi Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, aplikasi erekomendasi, dokumentasi
14 Penyempurnaan Sistem e-rekomendasi Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, aplikasi erekomendasi, dokumentasi
15 Uji coba sistem e-rekomendasi Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, aplikasi erekomendasi, dokumentasi 16 Sosialisasi /launching e-rekomendasi
kepada stakeholder Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, aplikasi erekomendasi, dokumentasi 17 Pelaksanaan dukungan pelaku usaha
dalam penertapan e-rekomendasi ATK, Komputer/Laptop, surat elektronik, whatsapp
18 Evaluasi e-rekomendasi ATK, Komputer/Laptop, aplikasi rapat maya (zoom), aplikasi whatsapp, dokumentasi
4.4 Manajemen risiko
Potensi kendala/masalah dan risiko yang terjadi dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan, serta strategi untuk mengatasi kendala/masalah tersebut sebagai berikut:
Tabel 7 Identifikasi Potensi, kendala dan masalah
NO. POTENSI KENDALA RISIKO STRATEGI
A. INTERNAL
1. Project Leader dan Tim Kerja sering disibukkan dengan tugas-tugas rutin dan tugas lainnya
Perubahan rencana dan jadwal
Kurang maksimalnya kinerja dan output dalam pelaksanaan aksi
perubahan
Target tidak tercapai
Pendelegasian tugas kepada Co-Leader Project
Penyusunan job description dan time line sebagai pedoman Tim Kerja Melakukan monitoring pelaksanaan kegiatan 2. Kurangnya komitmen
dari unit kerja terkait Tidak tersedianya data
dan informasi Koordinasi dan komunikasi intensif dengan unit kerja terkait
3. Keterbatasan anggaran yang mendukung pelaksanaan aksi
Kurang maksimalnya
pelaksanaan kegiatan Optimalisasi anggaran yang tersedia untuk mendukung pelaksanaan aksi perubahan
NO. POTENSI KENDALA RISIKO STRATEGI B. EKSTERNAL
4. Terbatasnya waktu
penyelesaian aplikasi Keterlambatan
pelaksanaan pekerjaan Pemilihan konsultan dan/atau ahli yang profesional
5. Dampak penanganan
wabah corova Keterlambatan
pelaksanaan pekerjaan Pengerjaan dan pertemuan secara virtual
5 PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
5.1 Deskripsi Proses Kepemimpinan
5.1.1 Membangun Integritas dan Akuntabilitas
Pelaksanaan aksi perubahan dimulai dari membangun integritas dan akuntabilitas. dalam pelaksanaan kegiatan integritas di unit kerja, kami mengembangkan dua hal yaitu melalui menumbuhkan kepercayaan antara pegawai dan kepada pelaku usaha.
Kepada pegawai, kami menerapkan kepercayaan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab. BPSPL Denpasar membentuk tim kerja efektif. Tim efektif yang terbentuk dibagi tugas dan tanggung jawab dan telah dibagi dalam kelompok kerja, yaitu bidang publikasi, bidang statistik dan pendataan, bidang pelayanan pengaduan, bidang verifikasi, dan bidang operator.
Secara rutin, BPSPL Denpasar melaksanakan briefing pagi. kegiatan pada masa COVID-19 dilakukan secara daring dipimpin oleh Kepala BPSPL Denpasar. Setiap pegawai juga melaksanakan pelaporan harian (dailynews) ke grup whatsapp BPSPL Denpasar, pelaporan logbook harian epegawai KKP, pelaporan mandiri pelaksanaan tugas dan kesehatan secara internal maupun ke KKP secara daring.
BPSPL Denpasar mengatur komposisi pegawai di setiap unit pelayanan.
Pada tahap ini, BPSPL Denpasar menempatkan pegawai di Tempat pemeriksaan Fisik Ikan (TPFI) di BKIPM Denpasar, yang berlokasi di Pelabuhan Benoa mulai Maret, namun dikarenakan adanya penyederhanaan proses bisnis dimasa pandemi COVID-19, maka penempatan pegawai di evaluasi dan pelayanan menggunakan aplikasi daring 100% tanpa pemeriksaan fisik di TPFI Pelabuhan Benoa BKIPM Denpasar. Kedepan, kami
