LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATUR (PKA) ANGKATAN XIV
AKSELERASI PROGRAM PENINGKATAN EKSPOR HASIL PERIKANAN PADA BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN JAKARTA II MELALUI PENERAPAN SISTEM PELAYANAN EKSPOR CEPAT, TERINTEGRASI AKUNTABEL
DAN BERBASIS ONLINE (SPECTRA LINE)
Oleh:
NANDANG KOSWARA, S.TP, MM NIP. 19700219 199303 1 002
BALAI DIKLAT APARATUR
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN 2020
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas penyusunan proposal aksi perubahan.
Tugas ini merupakan bagian tidak terpisahkan dari Pelatihan Kepemimpinan Administratur (PKA) Angkatan XIV, dalam rangka implementasi materi pembelajaran, melalui upaya mengaplikasikan antara teori yang diperoleh di kelas dengan permasalahan yang dihadapi di tempat tugas.
Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi, isu aktual dan tema perubahan yang diangkat dalam Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Administratur (PKA) Angkatan XIV, penulis memilih judul “Akselerasi Program Peningkatan Ekspor Hasil Perikanan Pada Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan Jakarta II Melalui Penerapan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (Spectra Line)".
Dalam Kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan atas pengarahan dan pembinaannya;
2. Sekretaris BKIPM, yang telah memberikan kepercayaan kepada penulis untuk mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administratur (PKA) Angkatan XIV;
3. Bapak Dr. Ir. Yulistyo, M.Sc selaku mentor, yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan aksi perubahan;
4. Kepala Balai Diklat Aparatur Sukamandi, yang telah menyelenggarkan Pelatihan Kepemimpinan Administratur (PKA) Angkatan XIV;
5. Pengajar/Widyaiswara yang telah banyak memberikan ilmu;
6. Seluruh Panitia Penyelenggara, yang telah memfasilitasi pendidikan dan pelatihan;
7. Keluarga Besar Balai KIPM Jakarta II atas segala dukungannya;
8. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.
ii Harapan penulis semoga proposal aksi perubahan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Jakarta, 26 Juni 2020
Nandang Koswara, S.TP, MM
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... iii
01. IDENTITAS AKSI ... 1
02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATTFORM) ... 4
03. MAKSUD ... 8
04. MANFAAT ... 9
05. RUANG LINGKUP ... 9
06. OUTPUT KUNCI (KEY ACTION DELIVERABLES) ... 10
07. PENTAHAPAN (MILESTONES) ... 11
08. TATA KELOLA AKSI PERUBAHAN ... 13
09. BIAYA (ANGGARAN) ... 14
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER ... 14
11. PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 20
1
DOKUMEN LAPORAN
AKSI PERUBAHAN (ACTION CHARTER)
01. IDENTITAS AKSI
Judul Akselerasi Program Peningkatan Ekspor Hasil Perikanan Pada Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Jakarta II Melalui Penerapan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi, Akuntable dan berbasis Online (SPECTRA LINE).
Deskripsi Status Indonesia sebagai negara kepulauan telah ditetapkan sejak deklarasi Djuanda pada tahun 1957 dan diperkuat dengan konvensi Hukum Laut ( United Nations Convention on the Law of the Sea/UNCLOS).
Indonesia memiliki sekitar 17.500 pulau, bergaris pantai sepanjang 81.000 km, sekitar 62% luas wilayah Indonesia adalah laut dan perairan, hal ini dikonfirmasi dari data Kementerian Kelautan dan Perikanan, luas wilayah daratan sebesar 1,91 juta km sedangkan luas wilayah perairan mencapai 6,32 juta km.
Dengan kondisi seperti ini, tak pelak Indonesia memiliki potensi kekayaan sumber daya laut yang luar biasa, khususnya sektor perikanan.
Pertumbuhan nilai ekspor produk kelautan dan perikanan menjadi salah satu perhatian utama pemerintah dalam hal ini Kementrian Kelautan dan Perikanan.
Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Jakarta II yang merupakan salah satu dari unit pelaksana teknis Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, Kementerian Kelautan dan Perikanan merupakan ujung tombak terdepan dalam program percepatan peningkatan ekspor Indonesia.
Salah satu upaya untuk peningkatan ekspor tersebut diatas adalah
“Akselerasi Program Peningkatan Ekspor Hasil Perikanan Pada Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Jakarta
2 II Melalui Penerapan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi, Akuntable dan berbasis Online (SPECTRA LINE)”.
Sponsor Sekretaris Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan ( Ir. Hari Maryadi, M.Si )
Project Leader
Kepala Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Jakarta II ( Nandang Koswara, S.TP, MM )
Regulasi Jenis Deskripsi
1. Undang – undang No 21 Tahun 2019
Tentang Karantina Hewan, Ikan dan Tumbuhan
2. Peraturan Menteri
Kelautan dan
Perikanan No.
33/PERMEN- KP/2017
Tentang Perubahan atas Permen KP No.
32/PERMEN-KP/2014 Tentang Pelayanan Publik di Lingkungan Kementerian Kelautan Dan Perikanan
3. Peraturan Menteri
Kelautan dan
Perikanan No.
54/PERMEN- KP/2017
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, dan Keamanan Hasil Perikanan
4. Peraturan Lembaga Administrasi Negara No 16 Tahun 2019
Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan Administrator
Sumber Daya Tim
Kepala Badan
Karantina Ikan, Pengendalian Mutu
Bertanggung jawab terhadap penetapan Tim efektif dalam bentuk Surat Keputusan Kepala Badan
3 dan Keamanan Hasil
Perikanan
Memberikan arahan dan bimbingan terhadap aksi perubahan
Sekretaris Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan
Memberikan arahan dan bimbingan terhadap aksi perubahan
Kepala Pusat Karantina Ikan, BKIPM
Memberikan arahan dan bimbingan terhadap aksi perubahan
Kepala Pusat Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, BKIPM
Memberikan arahan dan bimbingan terhadap aksi perubahan
Kepala Pusat
Standarisasi, Sistem dan Kepatuhan, BKIPM
Memberikan arahan dan bimbingan terhadap aksi perubahan
Kepala Seksi Tata Pelayanan Balai KIPM Jakarta II
Bertanggungjawab atas pelaksanaan aksi perubahan
Melaksanakan koordinasi dengan pihak terkait
Kepala Seksi Pengawasan, Pengendalian dan
Membantu dukungan pelaksanaan aksi perubahan
4 Informasi Balai KIPM
Jakarta II
Kepala Subbag Tata Usaha Balai KIPM Jakarta II
Membantu dukungan pelaksanaan aksi perubahan
Pelaksana pada Balai KIPM Jakarta II
Membantu dukungan pelaksanaan aksi perubahan
Membantu pengumpulan data dan informasi dalam rangka kegiatan Peningkatan Ekspor Hasil Perikanan di Balai KIPM Jakarta II
02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATTFORM)
A. Deskripsi Tugas Pokok dan Fungsi Unit Kerja
Sesuai Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia No 54/PERMEN-KP/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, disebutkan bahwa tugas pokok dan fungsi Unit Pelaksana Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, adalah :
a) Tugas Pokok :
Melaksanakan pencegahan masuk dan tersebarnya Hama dan Penyakit Ikan Karantina dari luar negeri dan dari suatu area lain di dalam negeri, atau keluarnya dari dalam wilayah Negara Republik Indonesia, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan, penerapan sistem manajemen mutu, dan pengawasan keamanan hayati Ikan.
b) Fungsi :
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut di atas, Unit Pelaksana Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan :
• Pelaksanaan pencegahan masuk dan tersebarnya Hama dan Penyakit Ikan Karantina dari luar negeri dan dari suatu area ke area lain di dalam negeri, atau keluarnya dari dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
5
• Pelaksanaan pencegahan keluar dan tersebarnya Hama dan Penyakit Ikan Karantina tertentu dari wilayah Negara Republik Indonesia yang dipersyaratkan Negara tujuan.
• Pelaksanaan tindakan karantina terhadap media pembawa Hama dan Penyakit Ikan Karantina / Hama dan Penyakit Ikan tertentu, jenis ikan dilindungi, dilarang, dibatasi, dan diinvasif serta benda lain.
• Pelaksanaan Pengendalian terhadap Hama dan Penyakit Ikan Karantina, Hama dan Penyakit Ikan tertentu, mutu dan keamanan hasil perikanan dan keamanan hayati ikan.
• Pelaksanaan sertifikasi kesehatan ikan, sertifikasi mutu dan keamanan hasil perikanan, dan sertifikasi keamanan hayati (biosecurity).
• Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan laboratorium dan instalasi.
• Pelaksanaan pembuatan koleksi media pembawa, Hama dan Penyakit Ikan Karantina dan/atau Hama dan Penyakit Ikan tertentu.
• Pelaksanaan pemantauan terhadap Hama dan Penyakit Ikan Karantina, mutu dan keamanan hasil Perikanan, dan keamanan hayati Ikan.
• Pelaksanaan pengawasan terhadap Hama dan Penyakit Ikan Karantina dan keamanan hayati Ikan.
• Pelaksanaan surveilen terhadap Hama dan Penyakit Ikan Karantina dan keamanan hayati ikan.
• Pelaksanaan inspeksi, verifikasi, surveilen, audit, dan pengambilan contoh ikan dan hasil perikanan di Unit Pengolahan Ikan dalam rangka sertifikasi penerapan program manajemen mutu terpadu.
• Penerapan sistem manajemen mutu pelayanan dan laboratorium.
• Penindakan pelanggaran perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan, dan keamanan hayati ikan.
• Pengumpulan, pengolahan data dan informasi perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan dan keamanan hayati ikan.
• Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Jakarta II membawahi :
6 (1) Subbagian Tata Usaha;
(2) Seksi Tata Pelayanan
(3) Seksi Pengawasan, Pengendalian, dan Informasi dan (4) Kelompok Jabatan Fungsional
B. Identifikasi Permasalahan
Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan (BKIPM) merupakan unit kerja di Kementerian Kelautan dan Perikanan yang memberikan pelayanan publik. Jenis pelayanan publik yang diberikan oleh BKIPM adalah pelayanan jasa karantina ikan dalam rangka pencegahan masuk dan tersebarnya hama penyakit ikan karantina, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan.
Kegiatan pelayanan ini diselenggarakan baik oleh Unit Pelaksana Teknis di lingkup BKIPM.
Reformasi birokrasi yang telah dicanangkan dan diimplementasikan mengharuskan setiap Unit Pelaksana Teknis untuk lebih transparan dalam memberikan pelayanan kepada publik. Pemberi layanan harus dapat memberikan informasi-informasi yang terkait pelayanan yang diberikan, meliputi dasar hukum pelayanan, jenis-jenis pelayanan, mekanisme dan prosedur pelayanan, biaya layanan, kompetensi petugas pemberi layanan serta yang terpenting adalah jaminan atau komitmen pemberi layanan bahwa pelayanan yang diberikan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku.
Untuk meningkatkan pelayanan publik di bidang perkarantinaan ikan dan pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan, BKIPM memandang perlu dan berkomitmen untuk disusun, ditetapkan dan diimplementasikannya suatu Standar Pelayanan dalam hal Pelayanan Karantina Ikan dan pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan. Standar Pelayanan karantina ikan dan pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan selanjutnya disebut Standar Pelayanan KIPM adalah tolok ukur kinerja pelayanan karantina ikan dan mutu hasil perikanan melalui pelayanan sertifikasi dan pengujian yang diselenggarakan oleh unit kerja di lingkungan BKIPM.
Dalam dekade 3 tahun terakhir ini neraca ekspor hasil perikanan Indonesia mengalami tren kenaikan dengan permintaan pasar yang cenderung stabil ke 157 negara tujuan, diantaranya Amerika Serikat, Jepang, China, Korea serta Uni Eropa dengan
7 beberapa komoditas andalan seperti tuna, cakalang, udang vannamei, tenggiri serta cumi – cumi. Di tahun 2019 volume ekspor mencapai 1,3 juta ton dengan nilai 73,6 trilyun rupiah. Sebagai bagian dari unit kerja kementerian, Balai KIPM Jakarta II menyumbang 15 % dari total ekspor nasional, yaitu sebesar 231 ribu ton dengan nilai 11,3 trilyun rupiah serta merupakan unit pelaksana teknis untuk pelayanan ekspor terbesar di Indonesia.
Grafik 1. Volume Ekspor tahun 2017 - 2019
Bagi para eksportir khususnya di wilayah Balai KIPM Jakarta II, dibalik kontribusinya yang sangat besar dalam menyumbang devisa bagi negara sebagaimana hal data di atas, pada kenyataanya masih dihadapkan dengan kendala dan permasalahan klasik yang menjadi faktor penghambat dalam aktivitas ekspor mereka secara umum.
Kendala tersebut terjadi pada saat proses pengurusan sertifikat kesehatan ikan ( HC ) yang merupakan persyaratan utama dalam ekspor hasil perikanan, beberapa diantaranya adalah pengguna jasa masih harus datang ke kantor pelayanan dimana lokasi pengguna jasa (eksportir) tidak seluruhnya dekat dengan kantor pelayanan Balai KIPM Jakarta II. Sarana transportasi dan kemacetan menjadi masalah utama sehingga mengakibatkan waktu tempuh menjadi lebih lama serta biaya yang dikeluarkan menjadi lebih besar.
Untuk menjamin pelayanan yang profesional dan terpercaya dalam program akselerasi peningkatan ekspor supaya para eksportir terhindar dari kendala sebagaimana di atas, perlu dirumuskan suatu sistem pelayanan ekspor yang cepat, terintegrasi,
8 akuntabel dan berbasis Online sehingga diharapkan dapat menjadi daya ungkit yang sangat besar dalam peningkatan ekspor khususnya di wilayah Balai KIPM Jakarta II.
C. Ide / Gagasan
Diperlukan upaya program akselerasi peningkatan ekspor hasil perikanan melalui sistem aplikasi sebagai area perubahan dengan mengambil judul:
“Akselerasi Program Peningkatan Ekspor Hasil Perikanan Pada Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Jakarta II Melalui Penerapan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi, Akuntable dan berbasis
Online (SPECTRA LINE)”
03. MAKSUD
Mempercepat proses sertifikasi ekspor hasil perikanan menjadi 40 menit layanan (Proses Pengajuan Ekspor sampai dengan Pencetakan Sertifikat Kesehatan dilakukan secara mandiri)
04. TUJUAN
1. Melakukan penyederhanaan Regulasi dan SOP;
2. Percepatan waktu penerbitan sertifikat (40 menit);
3. Efisiensi sumberdaya manusia (pengawasan menggunakan survailen control room services tv);
4. Pengawasan stuffing/pemeriksaan barang menggunakan ip camcorder tanpa harus mendatangi lokasi perusahaan;
5. Menghilangkan interaksi pengguna jasa dengan petugas;
6. Menghilangkan permasalahan pencetakan sertifikat kesehatan ikan (jarak) khusus pencetakan hc di wilker, perbatasan dan ekspor transit;
7. Menghemat biaya perjalanan menuju kantor pelayanan.
9
04. MANFAAT
1. Kementerian Kelautan dan Perikanan
Peningkatan Ekspor Hasil Perikanan
Peningkatan devisa negara
Implementasi Inpres No 7 Tahun 2019 tentang percepatan kemudahan berusaha 2. Organisasi
Tersedianya Aplikasi SPECTRA LINE
Penghematan biaya dalam penggunaan kertas HC
Solusi untuk keterbatasan sumber daya manusia
Mendukung pembangunan zona integritas Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) 3. Masyarakat / Pelaku Usaha
Mempersingkat waktu untuk pengurusan HC dari 2 jam 40 menit menjadi 40 menit
Dapat memantau status dokumen secara real time melalui aplikasi
Menghemat waktu dan biaya transportasi
Dapat melakukan pencetakan HC secara mandiri tanpa harus datang ke kantor pelayanan
05. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup proyek perubahan disesuaikan dengan capaian program yang diinginkan, yakni :
a. Pembentukan Tim Kerja Proyek Perubahan
b. Pertemuan, sosialisasi, konsultasi, koordinasi dan pemantapan proyek perubahan dengan stakeholder di lingkup Balai KIPM Jakarta II
c. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan stakeholder internal dan eksternal
d. Penyamaan persepsi antara stakeholder internal dan eksternal tentang Pembuatan Aplikasi Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi, Akuntable dan berbasis Online
10 e. Pembuatan komitmen dan pernyataan dukungan dari stakeholder internal
dan eksternal tentang peningkatan pelayanan sertifikasi Ekspor hasil perikanan melalui penerapan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi, Akuntable dan berbasis Online
f. Pembuatan Aplikasi Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi, Akuntable dan berbasis Online
g. Sosialisasi Penerapan Aplikasi Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi, Akuntable dan berbasis Online kepada para pelaku usaha di lingkup Balai KIPM Jakarta II
h. Monitoring dan Evaluasi
06. OUTPUT KUNCI (KEY ACTION DELIVERABLES)
Nama Deskripsi
Output Antara :
Terbentuk Tim Efektif
Tim dibentuk dengan menggunakan surat tugas Kepala Balai KIPM Jakarta II
Tersusunnya materi dan data pendukung pembuatan Aplikasi SPECTRA LINE
Materi dan data
Terlaksananya pembuatan Aplikasi SPECTRA LINE
Aplikasi SPECTRA LINE sudah dapat diakses melalui website
Out Put Akhir
Terwujudnya peningkatan
pelayanan sertifikasi
Pengguna jasa dapat melakukan permohonan pelayanan ekspor dan pencetakan HC secara mandiri
11 Ekspor hasil
perikanan melalui penerapan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi, Akuntable dan berbasis Online (SPECTRA LINE)
07. PENTAHAPAN (MILESTONES)
No Tahap Utama Waktu
(Minggu/2020)
Penanggun g-jawab
Output
I TAHAP JANGKA PENDEK : (60 Hari/Dua Bulan)
1. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan:
a). Mengundang pegawai Balai KIPM Jakarta II dalam membentuk Tim Efektif aksi Perubahan
b). Memimpin pembagian tugas Tim Efektif aksi perubahan
Minggu IV Bulan Maret 2020
Minggu I Bulan April 2020
Mentor
Project Leader
Terbentuknya Tim Proyek perubahan
Pembagian tugas tim proyek perubahan
12 2. Pelaksanaan Koordinasi
dan Konsultasi :
a) Koordinasi dan
konsultasi kepada stakeholder eksternal:
Bea Cukai
Minggu II April 2020
Project Leader
Adanya masukan, saran dan
pernyataan
dukungan dari
stakeholder eksternal
3. Pelaksanaan Pembuatan Aplikasi SPECTRA LINE
a). Penyusunan Alur Layanan Aplikasi b). Pembuatan desain web
aplikasi
c). Pembuatan web
aplikasi
Minggu III April s/d Minggu ke IV
Mei 2020
Project Leader
Terbentuknya aplikasi Spectra Line
4. Sosialisasi Aplikasi Minggu IV Mei 2020
Project Leader
Pengguna jasa dapat memahami alur layanan dan proses sertifikasi melalui Spectra Line 5. Evaluasi dan Pelaporan :
a) Melakukan Evaluasi LK
b) Membuat laporan LK
Minggu ke I Juni 2020
Minggu ke II Juni 2020
Project Leader
13
08. TATA KELOLA AKSI PERUBAHAN
Struktur Deskripsi
1.Sponsor (Ir. Hari Maryadi, M.Si)
Memberikan arahan kepada project leader dan tim proyek perubahan
Mengkoordinasikan tugas pokja
Memfasilitasi pelaksanaan proyek perubahan
2.Action Leader (Nandang Koswara, S.TP., MM)
Pengaturan jadwal dan kegiatan proyek perubahan (milestones)
Mengatur pembagian tugas Pokja I, Pokja II
Koordinasi dengan stakeholder eksternal
Pembuatan produk proyek perubahan
3.Coach ( Dr.Ir. Yulistyo, M.Sc )
Memberikan arahan teknis dan administrasi
Memberikan masukan dan saran pertimbangan
4.Pokja I (Staf Balai KIPM Jakarta II)
Menyiapkan keperluan administrasi proyek perubahan
COACH SPONSOR
ACTION LEADER
POKJA II POKJA I
14
Menyiapkan administrasi dukungan komitmen stakeholder internal dan eksternal
Menyiapkan naskah dinas 5.Pokja II ( Staf Balai KIPM
Jakarta II)
Memfasilitasi koordinasi, konsultasi dengan pihak eksternal dan membantu pelaksanaan kegiatan proyek perubahan
09. BIAYA (ANGGARAN)
Jumlah Deskripsi
Rp. 350.000.000,-
1. Biaya Tahap Persiapan : Rp. 325.000.000,- 2. Biaya Tahap Pelaksanaan : Rp. 20.000.000,- 3. Biaya Tahap Evaluasi dan Pelaporan :
Rp. 5.000.000,-
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Stakeholders adalah perorangan maupun kelompok-kelompok yang tertarik baik yang berasal dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan maupun tindakan-tindakan sebuah tim (West,1998, 66). Perlu diketahui atau dikenali jenis stakeholder yang ada, dalam hal ini ada 3 (tiga) jenis stakeholder yaitu :
1). Stakeholder primer, yaitu mereka yang langsung dipengaruhi oleh program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif.
2). Stakeholder sekunder, yaitu mereka yang tidak langsung dipengaruhi oleh program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif.
15 3). Stakeholder utama, yaitu mereka yang bisa memiliki pengaruh baik positif, maupun negatif terhadap program Pemerintah dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut. Menentukan Stakeholders :
Yang berpengaruh paling positif atau paling negatif terhadap upaya perubahan
Stakeholders yang paling dipengaruhi oleh proyek perubahan
Bagaimana kita harus bekerja bersama Stakeholders dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda
Stakeholders utama pada umumnya adalah Promoters
Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola Stakeholders
Agar upaya berhasil, perlu mengembangkan Promoters agar memahami penuh dan menerima proses Upaya se-penuh hati
Mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung serta mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya
Mereka bisa menjadi mentor atau mitra bagi Stakeholders lain.
Lingkaran Stakeholder (Stakeholder Circle). Tahapan dalam pembuatan pemetaan dan analisis stakeholder adalah sebagai berikut ;
1). Identifikasi Satkeholder 2). Prioritas Stakeholder.
3). Monitor Stakeholder 4). Visualisasi Stakeholder.
5). Pelibatan(engage) Stakeholder; dan dapat diuraikan sebagai berikut ;
1). Menganalisa /Identifikasi Stakeholder.
Sebagaimana telah diuaraikan diatas yang dimaksud dengan stakeholder yaitu orang perseorangan dapat berasal dari masyarakat atau tokoh masyarakat atau tokoh agama atau pejabat organisasi publik/swasta yang berpengaruh ataupun
16 terpengaruh oleh sebuah kebijakan atau program atau kebijakan organisasi publik dalam rangka memberikan added value kepada masyarakat. Untuk itu perlu dilakukan identifikasi terhadap stakeholder dalam pelaksanaan proyek perubahan.
Analisis stakeholder merupakan langkah penting sebagai individu atau kelompok yang bisa memiliki kepentingan dalam proyek. Memahami siapa mereka dan tingkatan pengaruh,kepentingan serta dampak mereka terhadap proyek ini, dan ini merupakan langkah penting untuk mengidentifikasi proses manajemen risiko.
Dalam mengidentifikasi stakeholder harus dikenali posisi dari para stakeholder tersebut terhadap program yang sedang dirancang atau dijalankan oleh organisasi publik tertentu, dengan mengenali posisi para stakeholder tersebut akan sangat membantu dalam merespon stakeholder untuk keberhasilan proyek perubahan.
Rencana pengelolaan para stakeholder memiliki peran vital, yaitu untuk menginformasikan dan mengelola stakeholder dalam pencapaian proyek.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa kepentingan para stakeholder kunci dapat diidentifikasi, untuk penyusunan strategi yang dikembangkan dengan melibatkan mereka. Dalam mengidentifikasi stakeholder suapaya lebih jelas peran, pengaruh dan kepentinganya baik yang berasal dari dalam organisasi (Stakeholders Internal) maupun yang berasal dari luar organisasi (Stakeholders Eksternal).
Identifikasi Stakeholder berdasarkan perananya adalah : Stakeholder Internal
Kepala Badan
Sekretaris Badan
Kepala Pusat Karantina Ikan
Kepala Pusat Pengendalian Mutu dan Keamanan hasil Perikanan
Kepal Pusat Standarisasi, Sistem dan Kepatuhan
Kasie Tata Pelayanan
Kasie Pengawasan, Pengendalian dan Informasi
Kasubbag Tata Usaha
Kelompok Fungsional
Staf Balai KIPM Jakarta II
17 Stakeholder Eksternal
Bea Cukai
Indonesia Natioonal Single Window ( INSW )
Eksportir hasil perikanan
Perusahaan Pengurus Jasa Kepabeanan (PPJK)
2). Urutan prioritas Stakeholder ditentukan berdasarkan indikator :
Di dalam proses pelaksanaan proyek perubahan ada beberapa stakeholder yang terlibat di dalamnya,serta pengaruhnya (influence), dan kepentingannya (interest) yang dapat dijabarkan sebagai berikut ;
a). Kekuatan (power) serta pengaruhnya (influence), terhadap kelangsungan dan keberhasilan proyek;
b). Tingkat keterlibatan langsung (proximity) didalam proyek ; c). Kepentingan (interest) , kepentingan stakeholder dalam proyek ;
Tabel 1: Indikator Penilaian Kekuatan Pengaruh Stakeholder
Sumber : modying derek walker, et. al., 2008 Preferensi Definisi
Konsep
Definisi Operasional
1 2 3 4
Power, Influence (Kekuatan Pengaruh)
Kewenangan formal untuk mengambil keputusan
Tidak memiliki kewenangan
Terbatas hanya pada satu fungsi
Beberapa fungsi
Penuh pada semua fungsi Proximity
(Keterlibatan)
Keterlibatan scara langsung pada proyek.
Tidak terlibat langsung
Pada satu tahap saja.
Pada beberapa tahap
Terlibat pada setiap tahapan
Interest (Kepentingan)
Kepentingan terhadap proyek
Tidak memiliki kepentingan
Satu Kepentingan
Beberapa kepentingan
Kepenting an penuh
18 2). Monitor Stakeholder
Dalam pelaksanaan monitoring Stakeholders lebih penekanan kepada peran dan pengaruh stakeholder, baik yang berasal dari dalam organisasi (Stakeholder internal) maupun yang berasal dariluar organisasi (Stakeholders Eksternal).
Kategori peringkat dan strategi kerjasama dengan stakeholder berdasarkan pengaruh/ minat / kepentinganya dapat diklasifikasikan sebagai berikut ;
1. Apathetics (low power,less interested people), simbul (- - ) : Tidak punya minat/ kepentingan dan tidak berpengaruh. (monitor terus golongan ini, tapi jangan sampai membuat bosan dengan komunikasi anda yang berlebihan.
2. Latens (High power,less interested people), simbul (- + ) : Punya minat/
kepentingan dan tidak berpengaruh. (Cukup bekerja dengan mereka agar tetap puas, tapi tidakperlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan dengan pesan kita).
3. Defender ( Low power, high interested people), simbul ( + -) : Punya minat/
kepentingan dansedikit pengaruh. (Pertahankan agar orang yang masuk golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dengan mereka untuk memastikan tidak ada masalah).
4. Promoters (High power, high interted people), simbul (+ +) : Punya minat /kepentingan dan punya pengaruh. ( Harus melibatkan orang-orang tersebut karena memilikipengaruh besar ).
3). Visualisasi dan Pelibatan Stakeholder.
Dari paparan di atas, dapat digambarkan Net-Map atau Peta kompleksitas pengaruh stakeholder sebagai berikut ;
Tabel.2
Analisa Kekuatan Dukungan Stakeholder
No Stakeholder Pengaruh Kepentingan Klasifikasi
(1) (2) (3) (4) (5)
I. Stakeholder Internal : 1. Kepala Badan KIPM 2. Sekretaris Badan KIPM
++++
+++
++++
+++
P P
19
3. Kepala Balai KIPM Jakrta II
4. Kasubag Tata Usaha 5. Kasi Tata Pelayanana 6. Kasi Pengawasan,
Pengendalian, dan Informasi
7. Kelompok Fungsional
8. Unsur Staf
+++
++
++
++
++
++
+++
++
++
++
++
++
P P P
P
P
P
II. Stakeholder Eksternal : 1. Bea Cukai 2. Pelaku Usaha 3. PPJK
+++
+++
+++
+++
+++
+++
P P p
Keterangan:
Posisi: Kriteria Tingkat Pengaruh:
1. Pro:
a. Sangat Tinggi b. Tinggi c. Sedang
+++
++
+
1. Sangat Kuat 2. Kuat 3.Sedang
2. Netral: +/-
4. Pemetaan Stakeholder (Mapping Stakeholders) hight influence, low interest
(Latens)
hight influence, hight interst (Promotors)
low influence, low interest low influence, hight interest
Kepala Badan KIPM
Sekretaris Badan KIPM
Kepala Balai KIPM Jakarta II
Kasubag Tata Uasaha
Kasi Tata Pelayanan
Kasi Pengawasan, Pengendalian, dan Informasi
Staf BKIPM Jakarta II
Bea Cukai
20
(Apathetics) (Defenders)
11. PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. Capaian Aksi Perubahan
1. Percepatan Norma Waktu Pelayanan Sertifikasi
Salah satu capaian keberhasilan yang pertama adalah terwujudnya penyederhanaan waktu pelayanan sertifikasi dari 2 jam 40 menit layanan menjadi 40 menit. Optimalisasi waktu pelayanan sertifikasi dapat dilakukan dengan memangkas waktu pemeriksaan barang/stuffing dari 65 menit menjadi 20 menit. Efisiensi waktu pemeriksaan barang/stuffing sudah dapat dilakukan dengan teknologi IP Camera dari Ruang Kontrol IP Cam Balai KIPM Jakarta II.
Selain waktu pemeriksaan barang/stuffing, optimalisasi pemeriksaan dokumen juga mendapatkan waktu yang cukup signifikan, yaitu dari 70 menit menjadi 10 menit, dengan pemeriksaan dokumen dilakukan secara online di aplikasi Spectra Line.
Perbandingan alur penyederhanaan waktu pelayanan sertifikasi dari 2 jam 40 menit layanan menjadi 40 menit dapat dilihat sesuai gambar 1.
Eksportir
PPJK
21 Penjelasan perbandingan alur penyederhanaan waktu pelayanan sertifikasi sesuai Gambar.1. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengguna jasa melakukan permohonan pemeriksaan karantina
Pengguna Jasa mengajukan permohonan pemeriksaan karantina secara online melalui aplikasi PPK (Permohonan Pemeriksaan Karantina Ikan) Online melalui alamat http://ppk.bkipm.kkp.go.id. Berkas PPK Online dicetak dan diserahkan kepada petugas beserta kelengkapan dokumen persyaratan ekspor. (5 menit)
2. Petugas melakukan pemeriksaan dokumen
Pejabat menugaskan kepada petugas pemeriksa dokumen untuk menerima dokumen permohonan dan kelengkapan dokumen ekspor dari pengguna jasa dan melakukan pemeriksaan kelengkapan dan keabsahan dokumen. (15 menit)
3. Petugas membuat laporan hasil pemeriksaan dokumen
Apabila dokumen lengkap dan sah, petugas membuat laporan hasil pemeriksaan dokumen kepada pejabat yang menugaskan. (5 menit)
4. Petugas melakukan analisa media pembawa
Pejabat menugaskan kepada petugas analisa media pembawa untuk melakukan
analisa media pembawa berdasarkan kategori risiko. (40 menit) 5. Petugas membuat laporan analisa media pembawa
Petugas melakukan laporan analisa media pembawa kepada pejabat yang menugaskan. (10 menit)
Pada kegiatan 1-5 disederhanakan menjadi kegiatan permohonan pemeriksaan karantina ikan dan (1) verifikasi dokumen pada aplikasi Spectra Line, yang semula 75 menit dioptimalkan menjadi 10 menit, serta tidak ada interaksi antara petugas dan pengguna jasa karena dilakukan secara online.
6. Petugas melakukan pemeriksaan barang/stuffing
Petugas menuju ke lokasi pemuatan barang (Unit Pengolahan Ikan) dan melakukan pemeriksaan barang/stuffing. (60 menit)
7. Petugas membuat laporan hasil pemeriksaan barang/stuffing
22 Apabila jenis dan jumlah barang sesuai dengan dokumen, petugas membuat laporan hasil pemeriksaan barang/stuffing kepada pejabat yang menugaskan. (5 menit)
Pada kegiatan 6-7 disederhanakan menjadi kegiatan (2) Stuffing/Organoleptik pada aplikasi Spectra Line menggunakan kamera pengawas dari Kantor Balai KIPM Jakarta II, yang semula 65 menit dioptimalkan menjadi 20 menit.
8. Petugas melakukan pencetakan sertifikat kesehatan ikan
Petugas melakukan pencetakan sertifikat kesehatan ikan berdasarkan penugasan dari pejabat dan ditandatangani oleh pejabat penandatangan sertifikat ksesehatan ikan. (10 menit)
9. Petugas menyerahkan sertifikat kesehatan ikan
Petugas menyerahkan sertifikat kesehatan ikan kepada pengguna jasa (5 menit). Pada kegiatan 8-9 disederhanakan menjadi kegiatan (3) Persetujuan dan (4) Cetak HC Mandiri oleh Pengguna Jasa pada Aplikasi Spectra Line yang semula 15 menit dioptimalkan menjadi 10 menit, serta tidak ada interaksi antara petugas dan pengguna jasa karena dilakukan secara online.
2. Perencanaan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE)
Dalam membangun system informasi Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) yang baik menggunakan langkah sebagai berikut:
A. Perencanaan
Tahap awal perencanan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) pada Balai KIPM Jakarta II adalah menentukan sistem yang akan digunakan adalah sebagai berikut:
A.1. Sistem yang digunakan
Aspek Teknis yang dijadikan dasar pemilihan program berbasis Web dibandingkan dengan program berbasis Desktop yaitu:
23 A.1.1. Aplikasi Berbasis Web
Keunggulan :
1. Kita dapat menjalankan aplikasi berbasis web dimanapun kapanpun tanpa harus melakukan penginstalan.
2. Terkait dengan isu lisensi (hak cipta), kita tidak memerlukan lisensi ketika menggunakan web-based application, sebab lisensi telah menjadi tanggung jawab dari web penyedia aplikasi.
3. Dapat dijalankan di system operasi manapun. Tidak perduli apakah kita menggunakan linux, windows, aplikasi berbasis web dapat dijalankan asalkan kita memiliki browser dan akses internet.
4. Dapat diakses lewat banyak media seperti: computer, handheld dan handphone yang sudah sesuai dengan standard WAP.
5. Tidak perlu spesifikasi computer yang tingggi untuk menggunakan aplikasi berbasis web ini, sebab di beberapa kasus, sebagian besar proses dilakukan di web server penyedia aplikasi berbasis web ini.
Kekurangan
1. Dibutuhkan koneksi intranet dan internet yang handal dan stabil, hal ini bertujuan agar pada saat aplikasi dijalankan akan berjalan dengan baik dan lancer.
2. Dibutuhkan system keamanan yang baik dikarenakan aplikasi dijalankan secara terpusat, sehingga apabila server di pusat down maka system aplikasi tidak bias berjalan.
A.1.2. Aplikasi Berbasis Desktop Keunggulan
1. Dapat berjalan dengan independen, tanpa perlu menggunakan browser.
2. Tidak perlu koneksi internet, karena semua file yang diperlukan untuk menjalankan aplikasinya sudah terinstall sebelumnya.
3. Dapat dengan mudah memodifikasi settingannya.
4. Prosesnya lebih cepat.
Kekurangan
24 1. Apabila akan menjalankan aplikasi, harus diinstal terlebih dahulu di komputer.
2. Bermasalah dengan lisensi. Hal ini membutuhkan lisensi yang banyak pada setiap computer
3. Aplikasi tidak dapat dibuka di computer lain, jika belum diinstall 4. Biasanya memerlukan hardware dengan spesifikasi tinggi.
Selain beberapa kriteria kelebihan diatas, Pemilihan Program berbasis Web sangat sesuai dengan Topografi keberadaan kantor Pelayanan dengan pengguna jasa yang cukup jauh jaraknya.
A.2. Bahasa Pemrograman
Bahasa Pemrograman yang dipilih dalam pembangunan Spectra Line adalah Hypertext Preprocessor (PHP).
Banyak sekali kelebihan yang dimiliki PHP dibandingkan dengan bahasa pemrograman yang lain, Diantaranya :
1. Bisa membuat Web menjadi Dinamis.
2. PHP bersifat Open Source yang berarti dapat digunakan oleh siapa saja secara gratis.
3. Program yang dibuat dengan PHP bisa dijalankan oleh Semua Sistem Operasi karena PHP berjalan secara Web Base yag artinya semua Sistem Operasi bahkan HP yang mempunyai Web Browser dapat menggunakan program PHP.
4. Aplikasi PHP lebih cepat dibandingkan dengan ASP maupun Java.
5. Mendukung banyak paket Database seperti MySQL, Oracle, PostgrSQL, dan lain-lain.
6. Bahasa pemrograman PHP tidak memerlukan Kompilasi / Compile dalam penggunaannya.
7. Banyak Web Server yang mendukung PHP seperti Apache, Lighttpd, IIS dan lain-lain.
8. Pengembangan Aplikasi PHP mudah karena banyak Dokumentasi, Refrensi
& Developer yang membantu dalam pengembangannya.
25 A.3. Basis Data (Database) menggunakan My SQL
Fungsi serta Kelebihan dan Kekurangan utama dari MySQL, Kelebihan MySQL
Sebagai salah satu software yang banyak digunakan oleh berbagai kalangan, MySQL memiliki banyak sekali keunggulan. Berikut ini adalah beberapa keunggulan dan juga kelebihan DBMS MySQL :
1. Merupakan salah satu software yang portable
MySQL memiliki keunggulan yang pertama, yaitu merupakan salah satu jenis software yang protable, Software portable ini berarti MySQL bisa dijalankan untuk mengolah database multi platform. Sistem operasi Windows, Linux, Mac, dan sebagainya bisa menggunakan DBMS MySQL ini, sehingga hal ini membuat MySQL menjadi lebih baik dari segi efisiesnsi dan juga fungsionalitas yang lebih baik.
2. MySQL merupakan salah satu DBMS yang opensource
Keunggulan utama dari MySQL adalah gratis. MySQL dengan versi paling basic atau sederhana dijual dengan harga yang gratis, karena merupakan software Open source. Namun demikian, meskipun merupakan software opensource, MySQL sudah memiliki liosensi GPL, sehingga tidak perlu lagi diragukan kualitasnya. Selain itu, bagi anda yang membutuhkan fungsi lebih dari MySQL, anda bisa membeli versi enterprise, ataupun membeli source code yang ditawarkan oleh MySQL dengan harga yang cukup terjangkau, apabila dibandingkan dengan Oracle.
3. Multi-User
Sama seperti program DBMS lainnya, meskipun merupakan software yang open source, MySQL memiliki kemampuan yang sangat baik untuk mendukung kepentingan mulstiuser, dimana bisa dijalankan oleh banyak user dalam satu waktu tanpa perlu mengalami kendala seperti crash, dan semacamnya.
4. Memiliki tipe data yang bervariasi
Tipe data yang ditawarkan oleh MySQL juga sangat bervariasi. bebrapa tipe data yang ditawarkan oleh MySQL adalah integer, float, double, char, text,
26 date, timestamp dan masih banyak lagi. Dengan beragam tipe data yang didukung oleh MySQL, maka software ini merupakan salah satu jenis software yang sangat berguna untuk kebutuhan DBMS.
5. Memilki fitur keamanan yang baik
Kelebihan lainnya dari MySQL adalah fitur keamananya yang cukup baik, apalagi dengan statusnya yang open source, alias gratis, fitur keamanan yang ditawarkan oleh software ini sudah sanga mumpuni.
6. Administrative tools yang lengkap
Administrative tools yang terdapat di dalam software ini pun sudah terbilang lengkap. User dan juga programmer dapat menggunakan MySQL dengan mudah, tanpa perlu harus repot – repot mempelajari MySQL secara detil.
7. Struktur tabel yang lebih fleksibel
Struktur data yang dimiliki oleh MySQL juga dinilai lebih fleksibel dan juga mudah untuk digunakan. Hal ini terutama untuk menangani table berupa ALter Table.
8. Dapat diintegrasikan dengan berbagai bahasa pemrograman
MySQL juga dapat diintegrasikan dengan berbagai macam bahasa pemrograman yang ada. Dengan begitu, MySQL bisa membantu pembangunan dari sebuah sistem dengan mudah dan juga efektif, karena dapat terintegrasi dengan berbagai macam bahasa pemrograman standar yang baisa digunakan dalam pembangunan suatu sistem.
9. Tidak membutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi
Salah satu hal penting yang menarik yang ada pada MySQL adalah spesifikasi. Untuk dapat menjalankan program MySQL ini, maka tidak dibutuhkan spesifikasi minimal komputer yang tinggi, sehingga PC ataupun laptop sekalipun masih bisa menggunakan software MySQL ini dengan baik tanpa menemui kendala dan masalah mengenai spesifikasinya.
10. RAM Kecil dapat menggunakannya
DBMS yang satu ini memiliki kelebihan yaitu dapat di install di ram yang relatif kecil bila di bandingkan dengan database lain. Tak ayal, hanya dengan memory < 1gb pun anda dapat menggunakan DBMS ini.
27 Salah satu cara agar laptop tidak lemot saat anda sedang belajar programming adalah dengan menggunakan DBMS ini sebagai solusi.
Kekurangan MySQL
Meskipun memiliki banyak kelebihan, terutama karena merupakan salah satu program atau software yang opensource, ternyata MySQL juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut ini adalah beberapa kekurangan MySQL : 1. Sulit untuk diaplikasikan pada intansi atau perusahan dengan database
yang besar
Karena merupakan salah sau jenis DBMS yang ramah terhadap spesifikasi komputer, maka MySQL pun memiliki fitur yang tidak selengkap Oracle.
Hal ini berhubungan dengan implementasi dari DBMS yang dilakukan, dimana MySQL tidak mampu atau diragukan kemampuannya untuk melakukan manajemen database degan jumlah data yang sangat besar.
Sehingga tidak cocok untuk diterapkan pada instansi atau perusahaan besar.
2. Support yang kurang
Technical support dari MySQL juga dianggap kurang baik. Hal ini mungkin berhubungan dengan status open source yang dimiliki oleh MySQL. Hal ini membuat user akan mengalami kesulitan dalam menghubungi technical support cari MySQL ketika dihadapkan pada suatu kendala atau permasalahan saat menggunakan software ini.
3. Tidak populer untuk aplikasi game dan mobile
Sayangnya adalah DBMS mysql ini sangat kurang digunakan untuk aplikasi Game dan Mobile application. Jadi jika anda ingin mengembangkan dua jenis aplikasi ini, MYSQL bukan teman yang tepat.
B. Analisa
Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah membuat analisa (analyst). Analisa adalah menganalisa workflow sistem informasi yang sedang berjalan dan mengindentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai standar tertentu. Setelah dilakukan Analisa maka ditetapkan diagram alur Sistem
28 Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) adalah sebagai berikut:
C. Desain
Setelah proses analisa selesai, selanjutnya adalah membuat desain (desgin). Desain adalah langkah yang sangat penting dalam pembuatan aplikasi karena langkah ini menentukan fondasi sistem informasi, kesalahan dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan proyek.
29 C.1 Desain Proses Bisnis
a. Modul Login
b. Modul Registrasi
30 c. Modul Halaman Utama
d. Modul Verifikasi Dokumen
31 e. Modul Stuffing/Organoleptik
f. Modul Persetujuan
32 g. Modul Cetak HC
D. Implementasi Penerapan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE)
Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama.
Proses Implementasi : a. Memberitahu user
Dalam tahap awal pelaksanaan implementasi Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) masing-masing petugas mendapatkan user untuk login.
b. Melatih user
Melakukan pelatihan kepada petugas dalam rangka memberitahukan cara penggunaan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE), sehingga para petugas memahami tugas masing-masing terampil dalam melakukan input data.
c. Memasang sistem (install system)
Memasang (Install) program Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) dalam
33 jaringan agar dapat diakses menggunakan media internet berbasis web base.
d. Entri/Konversi data
Petugas yang sudah mempunyai User Login sesuai level yang di izinkan mulai melakukan entri data pada Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE)
e. Siapkan user ID
Selain User Login untuk petugas, Operator juga menyiapakan User ID untuk Petugas yang mengelola Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) sebagai Administrator. Yang diberikan akses ke seluruh Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) dalam rangka mengelola laman Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE), Melakukan Backup Database dan Maintenance Server.
E. Pengoperasian dan Pemeliharaan
Langkah Paling akhir adalah pengoperasian dan pemeliharaan. selama sistem informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan terhadap sistem informasi, antara lain :
a. System Maintenance
Pemeliharaan sistim dilakukan oleh Petugas Administrator, untuk menjaga sistim dapat berjalan dengan stabil, cepat serta mecegah kerusakan Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE), dalam rangka menunjang ketetapan dan kecepatan layanan di Balai KIPM Jakarta II.
b. Backup & Recovery
Pemeliharaan Backup dan Restore Database Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) dilakukan tiap minggu sekali oleh Petugas Administrator untuk memastikan keamanan dan keselamatan database Sistem Pelayanan
34 Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE).
c. Data Archive
Arsip data disimpan dalam eksternal Hard Disk untuk mencegah kerusakan data yang diakibatkan oleh Virus maupun kerusakan sistim dan server Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE).
3. Penetapan indikator pelaksanaan optimalisasi sertifikasi kesehatan ikan, mutu, dan keamanan hasil perikanan produk ekspor melalui Sistem Pelayanan Ekspor Cepat, Terintegrasi Akuntabel Dan Berbasis Online (SPECTRA LINE) di Balai KIPM Jakarta II dapat diukur (measurable) menggunakan Key Performance Indicators (KPI)
Key Performance Indicator (KPI) KPI pada dasarnya adalah bagian dari Performance Indicators atau indikator kinerja organisasi. Keunggulan KPI dibandingkan dengan indikator-indikator kinerja lainnya, adalah bahwa KPI merupakan indikator kunci yang benar-benar mampu mempresentasikan kinerja organisasi secara keseluruhan. Jumlah indikator kinerja yang dipilih sebagai KPI ini biasanya tidak banyak, namun demikian hasil pengukuran melalui indikator tersebut dapat digunakan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Adapun KPI, merujuk pada definisi yang dirumuskan dalam “Performance Indicator Resource Catalogue” yang diterbitkan oleh Australian Government, Department of Finance and administration (2006), adalah ukuran spesifik tentang kinerja organisasi dalam wilayah bisnisnya. Ukuran tersebut dapat berupa financial dan non-financial yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja strategis organisasi. Sebagai alat ukur kinerja strategis organisasi, KPI dapat mengindikasikan kesehatan dan perkembangan organisasi, dan atau keberhasilan kegiatan, program atau penyampaian pelayanan untuk mewujudkan target-target atau sasaran organisasi. KPI dapat berbentuk ukuran kuantitatif maupun kualitatif. Namun demikkian, dalam praktek penyusunan
35 KPI oleh berbagai organisasi public dan private, sebagaian besar KPI berupa ukuran kuantitatif. Hal ini dikarenakan, ukuran kuantitatif relatif lebih mudah digunakan dalam proses penggalian data maupun pada saat pengukuran dan evaluasi. Sedangkan untuk ukuran kualitatif, biasanya memerlukan survey atau kegiatan penelitian sebagai upaya untuk memperoleh data kinerja yang diperlukan. Proses penggalian data untuk ukuran kualitatif ini seringkali memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Pemilihan terhadap bentuk KPI, apakah kuantitatif atau kualitatif, tergantung pada kebutuhan dan karakter organisasi. Tidak dapat dipaksakan bahwa semua KPI harus kuantitatif atau harus kualitatif. Adapun pertimbangan utama yang harus menjadi dasar dalam pemilihan KPI adalah bahwa indikator tersebut dapat diukur (measurable). Hal ini berarti bahwa untuk setiap KPI baik ukuran kuantitatif maupun kualitatif - sudah tersedia informasi tentang jenis data-data yang akan digali, sumber data, dan cara mendapatkan data tersebut.
Selain kriteria ”dapat diukur” tersebut, KPI juga harus memiliki sejumlah kriteria lain. Pada beberapa literatur disebutkan kriteria-kriteria KPI yang antara lain meliputi: Specific, Achievable, Realistic, dan Timely, yang jika digabungkan dengan kriteria Measurable dapat diringkas dalam akronim SMART. Dengan bahasa yang berbeda, Schiavo-Campo (1999) juga menguraikan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi oleh KPI, yang kemudian dirumuskannya dalam akronim “CREAM”. Kriteria tersebut meliputi:
a. Clear; KPI terdefinisikan secara jelas dan tidak memiliki makna ganda.
b. Relevant: mencukupi untuk pencapaian tujuan, atau menangani aspek-aspek obyektif yang relevan.
c. Economic: data/informasi yang diperlukan akan dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia.
d. Adequate: oleh dirinya sendiri atau melalui kombinasi dengan yang lain, pengukuran harus menyediakan dasar yang mencukupi untuk menaksir kinerja, dan
e. Monitorable: dalam rangka kejelasan dan ketersediaan informasi, indikator harus dapat diterima bagi penilai atau evaluator kinerja yang independent.
