LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
PERCEPATAN PEMBAHASAN KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL MELALUI
PENYEDERHANAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA SUBBAGIAN PRODUK HUKUM SEKRETARIAT JENDERAL
DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA
Oleh:
Nama : ISWAN CAHYADI, SH NIP : 198103122015031002
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) ANGKATAN IV
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN
PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN CIAWI – BOGOR
2022
2 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
JUDUL : PERCEPATAN PEMBAHASAN KEPUTUSAN
SEKRETARIS JENDERAL MELALUI PENYEDERHANAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA SUBBAGIAN PRODUK HUKUM SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA
NAMA : ISWAN CAHYADI, SH.
NIP : 198103122015031002
UNIT KERJA : SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI
Telah diuji di depan Penguji pada hari Rabu tanggal 22 Juni 2022.
MENTOR PEMBIMBING/COACH
SAMEKTO AMBINONUSO, SH.,ME. Dr. MIKO HARJANTI, SE, M.SE, MA NIP. 197702232002121004 NIP. 198008142006042001
PENGUJI
ABDUL HANI, SP.,MM Dr. Ir. BAMBANG BUDHIANTO NIP. 196504201991031003 NIP. 196105261985031002
3 KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis sampaikan kehadirat Allah Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkat dan rahmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik dengan judul “PERCEPATAN PEMBAHASAN KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL MELALUI PENYEDERHANAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA SUBBAGIAN PRODUK HUKUM SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA” sebagai pemenuhan tugas sebagai salah satu rangkaian akhir kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pegawas (PKP) Angkatan IV Tahun 2022 Non Kementerian Pertanian.
Penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada para pihak yang telah membantu dalam proses pelaksanaan aksi perubahan ini sehingga dapat berjalan dengan lancar. Ucapan terima kasih Penulis sampaikan kepada : 1. Bapak Dr. Rahman Hadi, M.Si Sekretaris Jenderal DPD RI atas dukungan
dalam pelaksanaan aksi perubahan;
2. Ibu Dr. Fitriani, AP.,M.Si, Kepala Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian Sekretariat Jenderal DPD RI atas dukungan kegiatan dan anggaran; dan
3. Bapak Samekto Ambinonuso, SH.,ME selaku Mentor sekaligus Atasan Langsung yang telah memberikan bimbingan dan masukan selama kegiatan aksi perubahan;
4. Ibu Dr. Miko Harjanti, SE, M. SE, MA, selaku Coach yang telah memberikan bimbingan aksi perubahan;
5. Bapak Dr. Ir. Bambang Budhianto dan Abdul Hani, SP.,MM, selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan terkait evaluasi aksi perubahan ini;
6. Keluarga terkasih atas dukungan doa dan kasih sayangnya;
7. Rekan-rekan Peserta PKP Angkatan IV Tahun 2022 Non Kementerian Pertanian, khususnya juga Kelompok 1 (satu) yang turut menginspirasi dalam setiap pertemuan di kelas.
8. Rekan-rekan Subbagian Produk Hukum yang turut membantu dalam menyelesaikan penyusunan aksi perubahan ini.
4 Percepatan Pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal
Melalui Penyederhanaan Standar Operasional Prosedur Pada Subbagian Produk Hukum Sekretariat Jenderal
Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia Oleh : Iswan Cahyadi, SH
NIP. 198103122015031002
Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Non Kementerian Pertanian
ABSTRAK
Aksi perubahan ini fokus pada pemecahan isu masalah mengenai format dan alur pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal yang efektif dari sisi waktu dan efisien dari sisi anggaran dengan harapan program-program kerja DPD RI dan Sekretariat Jenderal berjalan tepat waktu yang akan ditunjang dengan sistem informasi penelusuran produk hukum sebagai media informasi bagi unit kerja untuk mengetahui dan menelusuri posisi berkas administrasi dari sebuah keputusan. Terdapat sejumlah permasalahan yang berlangsung sampai saat ini, yaitu lambannya pengajuan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal, rendahnya kompetensi pegawai dalam penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal, lamanya pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal, dan lambannya pengajuan penetapan keputusan Sekretaris Jenderal. Dari kondisi diatas, muaranya berimbas pada rendahnya nilai Reformasi Birokrasi pada area deregulasi kebijakan dan Pelaksanaan program kerja DPD RI dan Sekretariat Jenderal serta rendahnya tingkat kepuasan pegawai terhadap kinerja layanan hukum pada tahun 2019. Atas dasar kondisi diatas, penulis memanfaatkan momentum Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini untuk menyusun aksi perubahan dengan menyederhanakan SOP pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal yang akan ditunjang dengan teknologi informasi melalui sistem informasi tracing produk hukum (SENTRAKUM) untuk memudahkan unit kerja menelusuri dan memantau proses administrasi sebuah keputusan Sekretaris Jenderal sejak tahap pengusulan sampai dengan penetapan sebagai wujud menjaga mutu layanan hukum.
Kata kunci: SOP, SENTRAKUM, Sekretariat Jenderal, DPD RI
5 DAFTAR ISI
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK... 1
LEMBAR PENGESAHAN ... 2
KATA PENGANTAR ... 3
ABSTRAK ... 4
DAFTAR ISI ... 5
DAFTAR GAMBAR ... 6
DAFTAR TABEL ... 7
DAFTAR LAMPIRAN ... 8
BAB I PENDAHULUAN ... 9
A. Latar Belakang ... 9
B. Area dan Fokus ... 11
C. Tujuan Aksi Perubahan... 11
D. Manfaat Aksi Perubahan ... 12
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ... 13
BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN ... 15
A. Tugas Dan Fungsi Organisasi ... 15
B. Kinerja Pelayanan Sekarang ... 19
C. Kinerja Pelayanan Yang Diharapkan ... 23
BAB III ANALISIS MASALAH PELAYANAN ... 25
A. Permasalahan Yang Ada ... 25
B. Penyebab Masalah ... 29
C. Akar Penyebab Masalah ... 30
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ... 30
E. Solusi Mengatasi Masalah ... 30
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 32
A. Terobosan/Inovasi ... 32
B. Tahapan Kegiatan ... 34
C. Sumberdaya (Peta dan pemanfaatan) ... 38
D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan... 42
BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 45
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 45
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 45
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 52
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan... 62
BAB VI PENUTUP ... 65
PENUTUP ... 65
DAFTAR PUSTAKA ... 67
LAMPIRAN ... 69
6 DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT JENDERAL DPDRI ... 17
GAMBAR 2STRUKTUR BIRO ORGANISASI,KEANGGOTAAN, DAN KEPEGAWAIAN ... 19
GAMBAR 3STRUKTUR TIM EFEKTIF ... 38
GAMBAR 4PEMETAAN STAKEHOLDER ... 39
GAMBAR 5PERBANDINGAN PEMETAAN STAKEHOLDER SEBELUM DAN SESUDAH AKSI PERUBAHAN ... 51
7 DAFTAR TABEL
TABEL 1ADOPSI DAN ADAPTASI HASIL STUDI LAPANGAN ... 13
Tabel 2 Perkembangan Nilai Indeks Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal DPD RI TAHUN 2015-2019(BERDASARKAN HASIL SURVEY KEMENTERIAN PANRB) ... 21
TABEL 3ANALISIS AKTUAL,PROBLEMATIK,KEKHALAYAKAN DAN KELAYAKAN (APKL) ... 25
TABEL 4ANALISIS USG(URGENCY,SERIOUSNESS, DAN GROWTH) ... 28
TABEL 5POHON MASALAH ... 29
TABEL 6ANALISIS USG(URGENCY,SERIOUSNESS, DAN GROWTH) ... 30
TABEL 7MATRIKS COST BENEFIT ... 31
TABEL 8BUSINESS MODEL CANVAS ... 33
TABEL 9TAHAPAN KEGIATAN JANGKA PENDEK ... 34
TABEL 10TAHAPAN KEGIATAN JANGKA MENENGAH ... 35
TABEL 11TAHAPAN KEGIATAN JANGKA PANJANG ... 36
TABEL 12RENCANA ANGGARAN BIAYA ... 41
TABEL 13MANAJEMEN RESIKO ... 42
TABEL 14MANAJEMEN PENGENDALIAN MUTU PEKERJAAN ... 43
TABEL 15HASIL PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN TAHAPAN JANGKA PENDEK ... 53
TABEL 16SEBELUM DAN SESUDAH REVISI SOP ... 60
TABEL 17TAHAPAN/MILESTONE JANGKA MENENGAH ... 62
TABEL 18TAHAPAN/MILESTONE JANGKA PANJANG ... 63
8 DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 RENCANATINDAKLANJUTAKSIPERUBAHANKINERJAPELAYANANPUBLIK ... 69 LAMPIRAN 2EVIDENCE TAMBAHAN TAHAPAN KEGIATAN JANGKA PENDEK ... 72
9 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam rangka mendukung terwujudnya world class bureaucracy, pada setiap instansi pemerintah diperlukan sosok pejabat pengawas yang memainkan peran awal bagi keberlangsungan unit organisasi, yaitu dalam pengendalian pelakasanaan kegiatan yang dilakukan oleh pejabat pelaksana dalam memberikan pelayanan publik. Pelayanan publik yang dikelola dan dikendalikan dengan baik, merupakan bagian integral dari peningkatan kualitas kinerja pelayanan. Sosok pejabat pengawas yang dapt memainkan peran tersebut telah memenuhi kriteria pemimpin yang melayani, sehingga cepat atau lambatnya peningkatan kinerja organisasi akan ditentukan oleh langkah-langkah pengendalian yang dilakukan oleh pejabat pengawas. Pejabat pengawas menjadi salah satu ujung tombak dalam membenahi organisasi demi tercapainya pelayanan yang terbaik bagi masyarakat serta mencapai perubahan yang diinginkan. Pejabat Pengawas harus memiliki kompetensi untuk menjamin akuntabilitas jabatan serta pengendalian seluruh kegiatan pelaksanaan yang dilakukan oleh pejabat pelaksana sesuai standar operasional prosedur (SOP) dan terselenggaranya peningkatan kinerja secara berkesinambungan.
Pejabat pengawas menjadi salah satu ujung tombak dalam membenahi organisasi demi tercapainya pelayanan yang terbaik bagi masyarakat serta mencapai perubahan yang diinginkan. Pejabat Pengawas harus memiliki kompetensi untuk menjamin akuntabilitas jabatan serta pengendalian seluruh kegiatan pelaksanaan yang dilakukan oleh pejabat pelaksana sesuai standar operasional prosedur (SOP) dan terselenggaranya peningkatan kinerja secara berkesinambungan.
Dasar hukum pelaksanaan kegiatan ini adalah Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil, Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang
10 Manajemen Pegawai Negeri Sipil, dan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 15 Tahun 2019 tentang Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.
Aksi perubahan merupakan suatu perbuatan nyata yang dilakukan dengan cara mengelola perubahan dalam bentuk inovasi, melakukan kolaborasi, dan mengoptimalkan seluruh potensi sumber daya (internal dan eksternal) dalam rangka peningkatan kualitas kinerja pelayanan publik. Sebagai pendukung dan penggerak utama bagi Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (DPD RI), Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (Setjen DPD RI) mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan administrasi dan keahlian terhadap kelancaran pelaksanaan wewenang dan tugas DPD RI. Hal ini didasarkan Pasal 3 Peraturan Presiden Nomor 17 Tahun 2017 tentang Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 57 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 17 Tahun 2017 tentang Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.
Bagian Hukum terbentuk pada tahun 2018, berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 6 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. Sebelum terbentuk, tugas dan fungsi penyusunan dan pembahasan produk hukum, khususnya keputusan Sekretaris Jenderal diampu oleh Bagian Administrasi Keanggotaan dan Kepegawaian. Dalam masa transisi ke Bagian Hukum, sejumlah permasalahan yang berlangsung sampai saat ini, yaitu :
1. Lambannya pengajuan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal;
2. Rendahnya kompetensi pegawai dalam penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal;
3. Lamanya pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal;
4. Lambannya pengajuan penetapan keputusan Sekretaris Jenderal.
Dari kondisi diatas, muaranya berimbas pada rendahnya nilai Reformasi Birokrasi pada area deregulasi kebijakan dan Pelaksanaan program kerja DPD RI dan Sekretariat Jenderal.
Idealnya, Bagian Hukum dalam menyusun dan membahas keputusan Sekretaris Jenderal perlu:
11 1. Meminta unit kerja pengusul mengajukan permintaan penyusunan Keputusan
Sekretaris Jenderal pada akhir tahun anggaran sebelumnya;
2. Meningkatkan kompetensi pegawai dengan transfer of knowledge, khususnya kompetensi fungsional Perancang agar meminimalisir mal administrasi dalam penyusunan dan pembahasan sebuah keputusan Sekretaris Jenderal sebagai wujud akuntabilitas dan pengendalian output layanannya.
3. Forum rapat koordinasi (duduk satu meja) antara Subbagian Produk Hukum, Bagian Perencanaan, dan unit kerja pengusul sebagai bagian dari penyederhanaan proses bisnis Pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal dalam rangka memangkas alur birokrasi.
Dalam rangka memecahkan masalah berbagai permasalahan diatas, penulis akan menganalisis, memetakan strategi, dan menghasilkan solusi terhadap isu-isu permasalahan diatas dengan menggunakan metode-metode analisis pemecahan masalah organisasi.
B. Area dan Fokus 1. Area
Ruang lingkup pelaksanaan inovasi ini berada pada unit kerja penulis dalam hal ini, sesuai tugas dan fungsi Subbagian Produk Hukum yaitu Melakukan penyiapan bahan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan penyusunan rancangan peraturan/keputusan dan dokumentasi hukum di lingkungan Sekretariat Jenderal.
2. Fokus
Penulis akan memfokuskan rancangan aksi perubahan pada pemecahan isu masalah mengenai format dan alur pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal yang efektif dari sisi waktu dan efisien dari sisi anggaran dengan harapan program-program kerja DPD RI dan Sekretariat Jenderal berjalan tepat waktu yang akan ditunjang dengan sistem informasi penelusuran produk hukum sebagai media informasi bagi unit kerja untuk mengetahui dan menelusuri posisi berkas administrasi dari sebuah keputusan.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan dari penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) ini adalah mengembangkan kompetensi pejabat pengawas dalam rangka memenuhi standar kompetensi manajerial jabatan pengawas yang diharapkan mampu mencetak pemimpin-pemimpin yang memilki kompetensi kepemimpinan melayani.
12 Kompetensi yang dibangun dalam pelatihan ini adalah:
1. Peserta mampu membangun karakter dan sikap perilaku kepemimpinan Pancasila yang berintegritas, menjunjung tinggi etika birokrasi dan bertanggung jawab dalam pengendalian pelayanan publik di unit organisasinya sebagai bentuk perilaku kepemimpinan Pancasila dan bela negara; dan
2. Peserta mampu mengaktualisasikan kepemimpinan pelayanan dan pengendalian pekerjaan sesuai dengan bidang tugasnya dengan melakukan inovasi, kolaborasi, dan mengoptimalkan seluruh potensi sumber daya internal dan eksternal dalam rangka implementasi peningkatan kinerja pelayanan publik yang dilakukan oleh pejabat pelaksana.
Begitupun juga dengan aksi perubahan penulis, bertujuan untuk:
1. Tujuan jangka pendek (2 bulan)
Tersedianya SOP yang menyederhanakan pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal yang didukung dengan tersedianya desain sistem informasi sebagai penunjang dalam memudahkan unit kerja lainnya mengetahui alur administrasi keputusan hasil pembahasan.
2. Tujuan jangka menengah
Mengevaluasi penerapan SOP dan penerapan sistem informasi pendukung dalam rangka penelusuran alur administrasi keputusan.
3. Tujuan jangka Panjang
Mengevaluasi penerapan SOP dan pengembangan sistem informasi pendukung dalam rangka penelusuran alur administrasi keputusan serta mengubah kebijakan dalam bentuk Peraturan Sekretaris Jenderal tentang Pembentukan Instrumen Hukum di Lingkungan Sekretariat Jenderal sebagai kebijakan hukum sistem informasi pendukung tersebut.
D. Manfaat Aksi Perubahan
1. Bagi Subbagian Produk Hukum
Rencana Aksi Perubahan ini diharapkan memberikan manfaat bagi unit kerja penulis dalam hal ini Subbagian Produk Hukum yaitu memperkuat peran unit kerja yang membidangi Hukum dalam memberikan dukungan administrasi dan keahlian kepada DPD RI dan Sekretariat Jenderal dan meningkatnya kompetensi pegawai khususnya fungsional Perancang Peraturan Perundang- undangan.
13 2. Bagi Sekretariat Jenderal
Diharapkan juga Rencana Aksi Perubahan ini, memberikan manfaat bagi DPD RI dan Sekretariat Jenderal yaitu meningkatnya kepuasan terhadap layanan hukum dan meningkatnya nilai Reformasi Birokrasi area Deregulasi Kebijakan serta meningkatnya indeks kepuasan layanan Subbagian Produk Hukum.
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Berdasarkan hasil studi lapangan yang telah dilaksanakan di Pusat Penelitian dan Pengembangan Pengawasan, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan pada tanggal 4 April 2022, penulis selaku Kepala Subbagian Produk Hukum, lesson learn yang dapat diadopsi dan diadaptasi pada Aksi Perubahan, sebagai berikut:
Tabel 1
Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Area Perubahan Lesson Learn Adopsi dan Adaptasi
Berpikir kreatif
Pemimpin menggunakan teknik SCAMPER digunakan sebagai trigger munculnya gagasan inovasi.
Mengembangkan
imajinasi dan
menginisiasi ide-ide baru dan nilai- nilai baru agar tidak terjebak rutinitas yang monoton. Inovasi bukan hanya sebuah pengetahuan saja, namun dapat mengubah
sebuah budaya
organisasi.
Kepemimpinan
Kemampuan pemimpin
mendengarkan dan membangun kekuatan persuasif (9 karakteristik kepemimpinan melayani) menjadi langkah awal dalam meyakinkan pimpinan dan kelompok terhadap gagasan inovasi.
Dukungan pimpinan merupakan modal awal inisiasi gagasan inovasi dalam hal ini dukungan kebijakan dan anggaran.
Pemanfaatan Teknologi Informasi
Menggunakan sarana dan prasarana teknologi informasi sebagai instrumen pendukung publikasi inovasi.
Pemanfaatan
sarana/media teknologi informasi untuk menunjang efektifitas penyusunan dan pelaksanaan inovasi
bahkan dapat
14 Area Perubahan Lesson Learn Adopsi dan Adaptasi
dikembangkan menjadi sebuah produk teknologi kedepannya.
Manajemen Mutu
Mengukur mutu layanan inovasi dengan melakukan kuesioner dan survey kepuasan kepada stakeholder.
Penerapan manajemen mutu terhadap inovasi yang akan dibentuk untuk memberikan kepuasan kepada unit kerja melalui pemenuhan
kebutuhan dan
persyaratan proses dan layanan yang ditentukan organisasi.
15 BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN
A. Tugas Dan Fungsi Organisasi
Sesuai dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 6 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 3 Tahun 2022 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 6 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia, dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat Jenderal DPD RI menyelenggarakan fungsi:
1. Perumusan dan evaluasi rencana strategis Sekretariat Jenderal;
2. Koordinasi dan pembinaan pelaksanaan tugas unit organisasi Sekretariat Jenderal;
3. Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan persidangan kepada Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;
4. Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan administrasi kepada Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;
5. Pelaksanaan dukungan administratif dan keahlian kepada Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia di daerah pemilihan;
6. Perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengawasan internal Sekretariat Jenderal;
7. Pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Pimpinan Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; dan
8. Pelaksanaan fungsi lain yang ditugaskan oleh Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.
Dalam menjalankan tugas dan fungsi tersebut, Sekretariat Jenderal DPD RI yang meliputi 2 (dua) kedeputian dan Inspektorat dilengkapi tugas dan fungsi sebagai berikut:
1. Deputi Bidang Administrasi mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan administrasi kepada DPD RI. Deputi Bidang Administrasi terdiri atas:
a. Biro Organisasi, Keanggotaan dan Kepegawaian, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi perumusan kebijakan, dan pelaksanaan
16 dukungan di bidang organisasi dan tata laksana, keanggotaan dan kepegawaian, hukum, serta kerja sama;
b. Biro Perencanaan dan Keuangan, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang perencanaan program dan anggaran, pengelolaan keuangan, administrasi gaji, tunjangan, dan honorarium, akuntansi dan pelaporan Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dan Sekretariat Jenderal;
c. Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang sistem informasi, risalah, kearsipan, perpustakaan, dan penerbitan;
d. Biro Umum, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang pengelolaan Barang Milik Negara, pemeliharaan, layanan pengadaan, dan sarana prasarana rapat, serta pengamanan dalam;
e. Biro Protokol, Hubungan Masyarakat dan Media, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang keprotokolan, hubungan masyarakat, fasilitasi pengaduan, dan media.
2. Deputi Bidang Persidangan mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan persidangan kepada DPD RI. Deputi Bidang Persidangan terdiri atas:
a. Biro Persidangan I, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang dukungan persidangan di lingkungan Biro Persidangan I.
b. Biro Persidangan II, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang dukungan persidangan di lingkungan Biro Persidangan II;
c. Biro Sekretariat Pimpinan, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang kesekretariatan Pimpinan Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dan Pimpinan Sekretariat Jenderal;
17 Gambar 1
Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPD RI
d. Pusat Perancangan dan Kajian Kebijakan Hukum, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang perancangan undang-undang, pelaksanaan pemantauan atas pelaksanaan undang undang, pengkajian kebijakan dan hukum serta pengembangan jaringan dokumentasi dan informasi hukum Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;
e. Pusat Kajian Daerah dan Anggaran, yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang penyiapan perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan penelitian, pengolahan aspirasi masyarakat dan daerah, serta anggaran kepada Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.
3. Inspektorat, mempunyai tugas menyelenggarakan pengawasan intern di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI.
18 Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia, Bagian Hukum berada dibawah hirarki organisasi Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian mempunyai tugas dan fungsi yaitu:
1. Tugas
Melaksanakan penyiapan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang hukum di lingkungan Sekretariat Jenderal.
2. Fungsi
a. Penyiapan bahan koordinasi di bidang penyusunan rancangan peraturan/keputusan dan dokumentasi hukum, penyusunan telaahan hukum dan peraturan perundang-undangan, advokasi hukum, analisa dan evaluasi peraturan/keputusan di lingkungan Sekretariat Jenderal;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang penyusunan rancangan peraturan/keputusan dan dokumentasi hukum, penyusunan telaahan hukum dan peraturan perundang-undangan, advokasi hukum, analisa dan evaluasi peraturan/keputusan di lingkungan Sekretariat Jenderal;
c. Pelaksanaan dukungan di bidang penyusunan rancangan peraturan/keputusan dan dokumentasi hukum, penyusunan telaahan hukum dan peraturan perundang-undangan, advokasi hukum, analisa dan evaluasi peraturan/keputusan Sekretariat Jenderal;
d. Pengelolaan administrasi, dokumentasi, dan informasi hukum di lingkungan Sekretariat Jenderal;
e. Penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Bagian Hukum; dan
f. Pelaksanaan tata usaha Bagian Hukum.
Sedangkan posisi penulis saat ini berada dibawah unit kerja Bagian Hukum sebagai pada Kepala Subbagian Produk Hukum, yang mempunyai tugas yaitu:
Melakukan penyiapan bahan koordinasi, perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan penyusunan rancangan peraturan/keputusan dan dokumentasi hukum di lingkungan Sekretariat Jenderal.
19 B. Kinerja Pelayanan Sekarang
Sejak terbentuk pada tahun 2018 sampai saat ini, Subbagian Produk Hukum melaksanakan tugas penyusunan produk hukum termasuk Keputusan Sekretaris Jenderal yang setiap tahunnya menghasilkan output lebih kurang 300 an (tiga ratus) Keputusan Sekretaris Jenderal, dengan kondisi sebagai berikut:
1. Lambannya pengajuan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Telah menjadi kebiasaan dan rutinitas Sekretariat Jenderal saat memasuki tahun anggaran baru, tentunya setiap program kerja Dewan dan Sekretariat Jenderal akan dilaksanakan sebagaimana telah di rencanakan dan dituangkan dalam Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL), namun program kerja tersebut tidak dapat dilaksanakan tanpa penyusunan, pembahasan, dan
BIRO ORGANISASI, KEANGGOTAAN, DAN
KEPEGAWAIAN
BIRO ORGANISASI, KEANGGOTAAN, DAN
KEPEGAWAIAN
BIRO ORGANISASI, KEANGGOTAAN, DAN
KEPEGAWAIAN
BIRO ORGANISASI, KEANGGOTAAN, DAN
KEPEGAWAIAN
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Tabel. 1KELOMPOK
JABATAN FUNGSIONAL
Tabel. 2 Perkembangan
Nilai Indeks Reformasi
Birokrasi Sekretariat Jenderal DPD RI
Tahun 2015- 2019 (berdasarkan
hasil survey Kementerian
PAN RB)
Gambar 1Tabel.
BAGIAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA
SUBBAGIAN PENGEMBANGAN KAPASITAS SUMBER
DAYA MANUSIA
SUBBAGIAN KERJASAMA
SUBBAGIAN FASILITASI JABATAN
FUNGSIONAL SUBBAGIAN
FASILITASI REFORMASI BIROKRASI
BAGIAN ORGANISASI DAN
SUBBAGIAN ORGANISASI
SUBBAGIAN KETATALAKSANAAN
SUBBAGIAN KESEJAHTERAAN
SUBBAGIAN KESEJAHTERAAN
SUBBAGIAN KESEJAHTERAAN
SUBBAGIAN KESEJAHTERAAN
SUBBAGIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
SUBBAGIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
SUBBAGIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
SUBBAGIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN BAGIAN ADMINISTRASI
KEANGGOTAAN DAN KEPEGAWAIAN
BAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN DAN
KEPEGAWAIAN
BAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN DAN
KEPEGAWAIAN
BAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN DAN
KEPEGAWAIAN SUBBAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
SUBBAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
SUBBAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
SUBBAGIAN ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
BAGIAN HUKUM
SUBBAGIAN PRODUK HUKUM
SUBBAGIAN PRODUK HUKUM
SUBBAGIAN PRODUK HUKUM
SUBBAGIAN PRODUK HUKUM SUBBAGIAN PENELAAHAN DAN
BANTUAN HUKUM
SUBBAGIAN PENELAAHAN DAN
BANTUAN HUKUM
SUBBAGIAN PENELAAHAN DAN
BANTUAN HUKUM
SUBBAGIAN PENELAAHAN DAN
BANTUAN HUKUM
Gambar 2
Struktur Biro Organisasi, Keanggotaan, dan Kepegawaian
20 penetapan Keputusan Sekretaris Jenderal. Kondisi saat ini program-program Dewan dan Sekretariat Jenderal terlambat dan terkendala untuk dilaksanakan, dikarenakan pengajuan keputusan baru dilaksanakan pada saat memasuki awal tahun anggaran baru. Padahal program kerja tersebut, khususnya program kerja Dewan dalam rangka melaksanakan tugas-tugas konstitusional telah ditetapkan dalam jadwal masa sidang oleh masing-masing alat kelengkapan pada awal tahun anggaran baru, menjadi terkendala dilaksanakan.
2. Rendahnya kompetensi pegawai dalam penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Dalam menyusun Keputusan Sekretaris Jenderal, sumber daya manusia dalam hal ini fungsional Perancang Peraturan Perundang-undang dan pelaksana pada unit kerja penulis masih terbatas jumlah dan kompetensinya, sehingga menyebabkan penyusunan keputusan tersebut kurang sesuai dengan kaidah- kaidah teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan. Kondisi ini berpotensi menjadi persoalan serius di kemudian hari, misalnya subtansi/materi muatan dalam keputusan tersebut tidak sesuai Asas-Asas Umum Pemerintahan Yang Baik (AUPB) yang pada akhirnya program-program kerja unit kerja tidak akuntabel dan transparan bahkan berpotensi menjadi temuan pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan, Terlebih lagi penyusunan keputusan tersebut memakan waktu lama lebih kurang 20 (dua puluh) hari kerja.
3. Lamanya pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Imbas dari terlambatnya pengajuan dan lamanya penyusunan keputusan tersebut diatas, jadwal pembahasannya pun menjadi terlambat, terlebih lagi alur pembahasan keputusan tersebut dilakukan melalui korespondensi naskah dinas (nota dinas) dengan alur yaitu setelah Subbagian Produk Hukum menerima nota dinas secara berjenjang dari unit pengusul (disertai lampiran keputusan) terhadap draf tersebut dilakukan telaah hukum dari sisi subtansi dan teknik penyusunannya. Itupun pada saat pembahasan di internal ada koreksi, maka draf keputusan dikembalikan atau dikonfirmasi ke unit kerja pengusul untuk disesuaikan. Setelah draf keputusan tersebut telah di telaah hukum, dilakukan
21 Tabel 2
Perkembangan Nilai Indeks Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2015-2019 (berdasarkan hasil survey Kementerian PAN RB)
paraf koordinasi secara berjenjang di unit kerja Bagian Hukum. Kemudian diajukan secara nota dinas kepada unit kerja yang membidangi perencanaan dan keuangan untuk dilakukan telaah dari sisi anggaran/perencanaan. Itupun juga pada saat pembahasan di internal unit kerja yang membidangi perencanaan dan keuangan ada koreksi, maka draf keputusan dikembalikan atau dikonfirmasi ke unit kerja pengusul untuk disesuaikan. Seperti alur yang ada di atas, unit kerja yang membidangi perencanaan telah menelaah dari sisi anggaran, barulah diajukan secara berjenjang dengan nota dinas diajukan kepada Sekretaris Jenderal untuk dilakukan penetapan terhadap draf keputusan tersebut. Proses pembahasan ini memakan waktu lebih kurang 20 (dua puluh) hari kerja.
4. Lambannya pengajuan penetapan keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Lamanya proses penyusunan, pengajuan, dan pembahasan draf keputusan Sekretaris Jenderal, berimplikasi pada penetapan keputusan tersebut, yang proses penetapannya melalui jenjang birokrasi yang panjang.
Dari isu masalah diatas berimbas pada indeks penilaian Reformasi Birokrasi, sebagaimana tabel dibawah ini:
22 Dari data diatas, tergambar pada area penataan Peraturan Perundang- undangan dan area peningkatan kualitas pelayanan publik walaupun trennya naik namun tidak signifikan. Bahkan Pada tahun 2019, Sekretariat Jenderal DPD RI menyelenggarakan kegiatan survey internal kepuasan Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk yang pertama kalinya. Metode survey mandiri menggunakan aplikasi google form yang diakses melalui smartphone masing-masing peserta responden. Cara memperoleh data primer dengan menggunakan pertanyaan survei yang terdiri dari pertanyaan tertutup dan terbuka untuk mengetahui tingkat kepuasan responden terhadap setiap layanan unit kerja Eselon III yang berada di bawah unit Eselon II.
Survey ini bertujuan untuk mengukur sejauh mana layanan yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI telah memberikan kepuasan bagi internal user ASN. Berdasarkan survei mandiri tersebut, diperoleh nilai rata-rata seluruh layanan adalah:
1. Sebanyak 3,51% responden yang menjawab sangat tidak puas (STP);
2. Sebanyak 19,34% responden yang menjawab tidak puas (TP);
3. Sebanyak 59,86% responden yang menjawab puas (P); dan 4. Sebanyak 17, 28% responden yang menjawab sangat puas (SP).
Survei menunjukan bahwa mayoritas isu yang menjadi sumber ketidakpuasan responden berpusat pada 1) tidak adanya standar pelayanan waktu, 2) sebagian besar layanan belum terintegrasi dengan teknologi informasi sehingga layanan belum dapat diakses secara online.
Begitupun juga dengan hasil evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi Tahun 2021 oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang salah satunya merekomendasikan Menyusun SOP mikro untuk semua jenis layanan terutama layanan-layanan strategis dan melakukan reviu
23 berkala. Tentunya hasil evaluasi dan survey diatas dapat dijadikan baseline dalam menyusun langkah-langkah perbaikan untuk menciptakan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal lebih berkelanjutan.
C. Kinerja Pelayanan Yang Diharapkan
Dari kinerja pelayanan yang dijelaskan diatas, kedepannya diperlukan kondisi ideal yang efektif dan efisien dari sisi waktu dan proses demi meningkatkan kualitas dukungan administrasi dan keahlian oleh Sekretariat Jenderal kepada Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Daerah. Kondisi yang diharapkan yaitu:
1. Unit kerja pengusul mengajukan permintaan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada akhir tahun anggaran sebelumnya
Idealnya permintaan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal diajukan oleh unit kerja pengusul setelah penetapan rancangan undang-undang mengenai Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) pada bulan Oktober tahun anggaran sebelumnya. Dalam pengajuan tersebut, masing-masing unit kerja pengusul melampirkan RKAKL, Rencana Anggaran Biaya, dan Kerangka Acuan Kegiatan yang akan dijadikan bahan oleh Subbagian Produk Hukum dalam menyusun draf keputusan tersebut. Dokumen-dokumen tersebut disampaikan oleh unit pengusul kepada Subbagian Produk Hukum melalui akun google drive.
2. Meningkatkan kompetensi pegawai dengan transfer of knowledge
Kondisi sumber daya manusia pada Subbagian Produk Hukum, terdapat Pejabat Fungsional Perancang Peraturan Perundang-undangan dan pelaksana. Namun sebagai pejabat fungsional, mereka perlu secara simultan dan rutin mengikuti pendidikan dan pelatihan penjenjangan atau bimbingan teknis dalam rangka peningkatan kompetensinya agar dalam penyusunan sebuah keputusan, potensi mal administrasi dapat diminimalisir. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan bekerja sama dengan lembaga non pemerintah dan lembaga pelatihan yang concern pada bidang perancangan peraturan perundang-undangan.
3. Pembahasan draf Keputusan Sekretaris Jenderal dilakukan dengan Rapat Koordinasi antara Subbagian Produk Hukum, Bagian Perencanaan, dan unit kerja pengusul.
Alur pembahasan draf keputusan Sekretaris Jenderal, dapat dipangkas dengan melakukan Rapat Koordinasi antara Subbagian Produk Hukum, Bagian Perencanaan, dan unit kerja pengusul pada akhir tahun anggaran sebelumnya.
Dalam rapat tersebut, Subbagian Produk Hukum dan Bagian Perencanaan
24 secara simultan dan rigid membahas subtansi hukum dan anggaran serta pada akhir pembahasan dilakukan pembubuhan paraf persetujuan dan paraf koordinasi oleh masing-masing unit kerja tersebut diatas dari seluruh draf keputusan. Pembahasan ini hanya membutuhkan waktu lebih kurang 7 (tujuh) hari kerja.
4. Pengajuan penetapan keputusan Sekretaris Jenderal pada akhir tahun anggaran sebelumnya
Jika proses pengajuan, penyusunan, dan pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal dilaksanakan sebelum memasuki tahun anggaran baru, maka penetapannya pun bisa lebih awal sebelum memasuki tahun anggaran baru. Dan implikasinya program-program kegiatan Dewan dan Sekretariat Jenderal dapat dilaksanakan sejak awal tahun anggaran baru.
25 BAB III
ANALISIS MASALAH PELAYANAN
A. Permasalahan Yang Ada
Dari kondisi saat ini sebagaimana dijelaskan pada BAB II, Subbagian Produk Hukum dalam menjalankan tugas dan fungsinya terdapat 4 (empat) isu permasalahan yang telah diidentifikasi akan dianalisis dan diseleksi untuk memperoleh beberapa isu yang dinilai strategis. Dalam menganalisis dan menyeleksi isu-isu tersebut diatas, penulis menggunakan metode APKL. Berikut analisis isu-isu permasalahan pada Subbagian Produk Hukum dengan metode APKL:
Tabel 3
Analisis Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan (APKL)
NO ISU A P K L KET.
1.
Lambannya pengajuan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada
Subbagian Produk Hukum √ √ √ √ MS
2.
Rendahnya kompetensi pegawai dalam penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
√ √ √ √ MS
3.
Lamanya pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
√ √ √ √ MS
4.
Lambannya pengajuan penetapan keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
√ √ √ × TMS
Ket :
MS : Memenuhi Syarat TMS : Tidak Memenuhi Syarat
Dapat dijelaskan bahwa 4 (empat) isu permasalahan diatas:
1. Lambannya pengajuan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Aktual, isu ini setiap tahunnya rutin terjadi dan telah menjadi kebiasaan dari unit kerja pengusul yang menyepelekan pengajuan penyusunan keputusan.
Problematik, pengajuan penyusunan keputusan oleh unit kerja pengusul menjadi lambat, karena selama ini unit kerja fokus menyusun drafnya padahal tugas menyusun berada di unit kerja penulis dan ini menjadi kebiasaan sejak unit kerja penulis belum terbentuk.
26 Kekhalayakan, keputusan Sekretaris Jenderal merupakan landasan hukum berjalannya program-program kerja unit kerja khususnya program-program kerja dewan dalam menjalankan tugas-tugas konstitusionalnya.
Layak, isu ini menjadi persoalan krusial tiap tahunnya karena berakibat pada lambatnya tahapan pembahasan keputusan tersebut.
2. Rendahnya kompetensi pegawai dalam penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Aktual, isu ini krusial karena selayaknya sebuah keputusan disusun di unit kerja penulis di dalamnya terdapat Fungsional Perancang Peraturan Perundang- undangan yang memang mempunyai kompetensi dalam penyusunan keputusan.
Problematik, disusunnya sebuah keputusan bukan pada orang yang kompeten, berimplikasi pada akuntabilitas dan buruknya mutu output sebuah program kerja.
Kekhalayakan, tidak kompetennya pegawai menyusun keputusan, berpotensi menjadi temuan pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan.
Layak, mutu layanan unit kerja penulis, berawal dari kompetensi pegawai dalam menyusun keputusan.
3. Lamanya pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Aktual, tahapan ini menjadi keluhan dari unit kerja setiap tahunnya, karena lamanya jenjang birokrasi antara unit kerja penulis dengan unit kerja perencanaan.
Problematik, pembahasan keputusan antara 2 (dua) unit kerja diatas dilakukan dengan mengeluarkan telaah dari sisi hukum dan anggaran proses bisnisnya memakan waktu lama berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang eksisting.
Kekhalayakan, subtansi dalam keputusan perlu dibahas secara mendalam dalam sebuah forum formal, bukan dengan korsepondensi antara unit kerja penulis dengan unit kerja lainnya.
Layak, isu ini menjadi tahapan yang penting dalam penyusunan keputusan karena, pembahasan subtansinya tidak dilakukan dengan head to head antar unit kerja.
27 4. Lambannya pengajuan penetapan keputusan Sekretaris Jenderal pada
Subbagian Produk Hukum
Aktual, tahapan ini merupakan rangkaian akhir dalam penyusunan sebuah keputusan. Ibarat sebuah rel lokomotif, terlambatnya penyusunan dan pembahasan sebuah keputusan, maka berimplikasi pada penetapan keputusan tersebut.
Problematik, isu ini menjadi kompleks karena muara sebuah keputusan berada di tangan Sekretaris Jenderal untuk menandatangani sebuah keputusan yang didalamnya berisi komponen-komponen pembiayaan sebuah program kerja.
Kekhalayakan, penetapan sebuah keputusan akan melewati jenjang birokrasi yang panjang, berimbas dengan terlambatnya penandatanganan keputusan tersebut.
Layak, isu ini belum layak dicarikan solusi karena inti dari isu-isu diatas tergantung pada efektif dan efisiennya tahapan penyusunan dan pembahasan.
Berdasarkan hasil analisis dengan menggunakan metode APKL diatas, diidentifikasi 3 (tiga) isu permasalahan yang layak menjadi isu strategis dalam aksi perubahan pada Subbagian Produk Hukum yaitu:
1. Lambatnya pengajuan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum;
2. Rendahnya kompetensi pegawai dalam penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum; dan
3. Lamanya pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum.
Dari 3 (tiga) isu strategis diatas, penulis kemudian melakukan analisis untuk menentukan derajat isu prioritas yang akan diselesaikan terlebih dahulu dengan menggunakan metode USG (urgency, seriousness, dan growth) (Setia Budi, 2019:18), yaitu Urgency/Mendesak (U/M), adalah seberapa mendesak atau banyaknya waktu yang tersedia untuk menangani satu masalah.
Seriousness/Kegawatan (S/G) adalah seberapa serius suatu isu/masalah sehingga perlu segera diselesaikan dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan.
Sedangkan, Growth/Pertumbuhan(G/P) adalah perkiraan atau seberapa besar kemungkinan makin memburuk/ bertambah buruknya keadaan sejak isu/masalah mulai terlihat dan jika tidak diselesaikan. Metode USG menggunakan rentang
28 penilaian1-5 dengan ketentuan nilai 1 berarti sangat tidak urgen, nilai 2 berarti tidak urgen, nilai 3 berarti cukup urgen, nilai 4 berarti urgen, dan nilai 5 berarti sangat urgen. Berikut analisis terhadap isu-isu strategis tersebut diatas:
Tabel 4
Analisis USG (Urgency, Seriousness, dan Growth)
NO ISU STRATEGIS
NILAI
TOTAL RANKING U S G
1.
Lambannya pengajuan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
5 4 3 12 III
2.
Rendahnya kompetensi pegawai dalam
penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
5 4 4 13 II
3. Lamanya pembahasan Keputusan Sekretaris
Jenderal pada Subbagian Produk Hukum 4 5 5 14 I
Dapat dijelaskan bahwa 3 (tiga) isu permasalahan diatas:
1. Lambannya pengajuan penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Urgency, isu ini bernilai 5 karena merupakan tahapan awal dari pembentukan sebuah keputusan.
Seriousness, isu ini bernilai 4 karena berimplikasi efek domino pada tahapan selanjutnya, makin cepat diajukan, makin efektif dan efisien tahapan penyusunan sampai pada tahapan penetapan.
Growth, isu ini bernilai 3 karena dapat dilakukan komunikasi dengan unit kerja pengusul mempercepat pengajuan penyusunan sebuah keputusan.
2. Rendahnya kompetensi pegawai dalam penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk Hukum
Urgency, isu ini bernilai 5 karena pemenuhan hak meningkatkan kompetensi pegawai merupakan amanat peraturan perundang-undangan.
Seriousness, isu ini bernilai 4 karena makin kompetennya pegawai dalam hal ini fungsional Perancang, maka potensi mal administrasi kecil.
Growth, isu ini bernilai 4 karena rendahnya kompetensi pegawai dapat dilakukan dengan pendampingan dari pegawai yang kompeten.
29 3. Lamanya pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal pada Subbagian Produk
Hukum
Urgency, isu ini bernilai 4 karena unit kerja pengusul sangat tergantung pada sebuah keputusan yang menjadi dasar hukum pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Seriousness, isu ini bernilai 5 karena makin efektif dan efisien pembahasan sebuah keputusan, maka semakin meningkatkan mutu layanan yang ada unit- unit kerja.
Growth, isu ini bernilai 5 karena semakin lama pembahasan sebuah keputusan, akan mempengaruhi kepuasan layanan oleh Dewan dan mempengaruhi indeks Reformasi Birokrasi.
B. Penyebab Masalah
Dari analisis isu strategis dengan menggunakan USG, maka terlihat isu strategis yang mempunyai tingkat urgensitas yang tinggi untuk diselesaikan adalah pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal dilakukan dengan korespondensi naskah dinas pada awal tahun anggaran baru. Penulis kemudian akan mencari penyebab masalah tersebut yang digambarkan dalam pohon masalah dibawah ini:
Tabel 5 Pohon Masalah
30 Dari diagram diatas, dapat dilihat bahwa penyebab yang dominan dari lamanya pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal dengan korespondensi naskah dinas yaitu proses bisnis yang terlalu panjang.
C. Akar Penyebab Masalah
Melihat diagram pohon masalah diatas, penulis menganalisis 2 (dua) akar penyebab masalah dengan menggunakan metode USG sebagai berikut:
Tabel 6
Analisis USG (Urgency, Seriousness, dan Growth)
NO ISU STRATEGIS
NILAI
TOTAL RANKING U S G
1. Standar Operasional Prosedur yang panjang 5 5 5 15 I 2. Pola kerja pegawai belum adaptif 5 4 4 13 II
Tabel 6 diatas menunjukkan bahwa yang menjadi akar masalah yang dominan terhadap terjadinya penyebab masalah yaitu Standar Operasional Prosedur pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal yang panjang.
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Dari akar penyebab masalaah diatas, penulis merumuskan alternatif solusi, sebagai berikut:
1. Menyederhanakan Standar Operasional Prosedur pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal dan dukungan sistem informasi tracing produk hukum;
2. Mempersingkat waktu setiap alur pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal;
3. Menggabungkan beberapa tahapan penyusunan dan pembahasan dalam 1 (satu) kegiatan;
E. Solusi Mengatasi Masalah
Dalam menentukan prioritas solusi yang akan digunakan sebagai inovasi pada Subbagian Produk Hukum, penulis menggunakan metode Matriks Cost Benefit dengan menggunakan rentang penilaian 1-10 dan rentang penilaian biaya paling tinggi 5. Alternatif solusi yang rationya paling tinggi, menjadi prioritas untuk dijadikan inovasi aksi perubahan:
31 Tabel 7
Matriks Cost Benefit
Tabel 7 diatas menunjukkan yang menjadi prioritas solusi untuk dilaksanakan yaitu menyederhanakan Standar Operasional Prosedur pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal dan akan diparalelkan dengan mengubah Standar Operasional Prosedur penyusunan keputusan Sekretaris Jenderal.
NO ALTERNATIF SOLUSI MANFAAT BIAYA RATIO
1.
Menyederhanakan Standar Operasional Prosedur pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal dan dukungan sistem informasi tracing produk hukum
10 2 5
2. Mempersingkat waktu setiap alur pembahasan
keputusan Sekretaris Jenderal 10 5 2
3. Menggabungkan beberapa tahapan penyusunan
dan pembahasan dalam 1 (satu) kegiatan 9 5 1,8
32 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan/Inovasi
Dalam memecahkan isu mengenai lamanya pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal yang memberikan efek domino pada rendahnya indeks penilaian Reformasi Birokrasi dan rendahnya indeks kepuasan ASN Sekretariat Jenderal terhadap layanan Subbagian Produk Hukum, maka Penulis melakukan terobosan atau inovasi proses melalui penyederhanaan SOP pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal yang akan ditunjang dengan teknologi informasi melalui sistem informasi tracing produk hukum (SENTRAKUM) untuk memudahkan unit kerja menelusuri dan memantau proses administrasi sebuah keputusan Sekretaris Jenderal sejak tahap pengusulan sampai dengan penetapan sebagai wujud menjaga mutu layanan. Gagasan inovasi ini diawali dengan Penulis membutuhkan sebuah ide atau pemikiran yang kreatif dengan menggunakan teknik SCAMPER untuk menciptakan inovasi proses dalam rencana Aksi Perubahan ini, diantaranya:
1. Menggantikan sesuatu (Substitute)
Format dan alur pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal yang dulunya menggunakan korespondensi ke unit kerja Perencanaan dengan output telaah hukum dan telaah anggaran, dinilai memakan waktu yang lama dalam proses bisnisnya sebagaimana tertera dalam SOP. Namun oleh penulis akan mengubah SOP tersebut dengan menyederhanakan proses bisnis yang efektif dan efisien dengan tetap mengutamakan penguatan dan pendalaman subtansi sebuah keputusan. Dengan target ratusan keputusan tiap tahunnya akan selesai dalam waktu singkat dan akhirnya program kerja DPD RI dan Sekretariat Jenderal berjalan sejak awal tahun anggaran baru.
2. Mengombinasikan dengan ide lain (Combine)
Inovasi ini akan dikombinasikan dengan pembangunan sistem informasi tracing produk hukum (SENTRAKUM) untuk menunjang pada saat permintaan penetapan keputusan Sekretaris Jenderal, alur berkas administrasinya dapat di deteksi terkini posisinya.
33 Sebelum membuat rancangan inovasi, perlu dibuat Business Canvas Model (BMC). Salah satu strategi manajemen yang digunakan untuk merancang perencanaan proses bisnis adalah BMC. Dalam rancangan aksi perubahan ini juga menggunakan BMC untuk menentukan poin penting dalam perencanaan proses bisnisnya sebagaimana dalam tabel dibawah ini:
Tabel 8
Business Model Canvas
Dari BMC diatas, penulis memetakan manfaat yang akan dirasakan oleh stakeholder, yaitu:
1. Nilai tambah :
a. Menyederhanakan yang kompleks;
b. Mempromosikan Transparans;
c. Memperkuat kredibilitas;
d. Menampilkan akuntabilitas;
e. Memperbaiki proses pemnbahasan keputusan Sekretaris Jenderal;
f. Melayani kepentingan semua stakeholder;
g. Memberikan respon yang cepat; dan
h. Pengungkit nilai indeks Reformasi Birokrasi dalam area peningkatan kualitas layanan publik dan deregulasi kebijakan.
34 2. Kebaruan
a. Belum ada kegiatan yang menyederhanakan prosedur dan aplikasi web tracing keputusan Sekretaris Jenderal;
b. JDIH hanya untuk dokumentasi peraturan perundang-undangan.
3. Dapat direplikasi
Penyederhanaan SOP pembahasan keputusan Sekretaris Jenderal dan aplikasi web tracing keputusan Sekretaris Jenderal dapat direplikasi oleh unit kerja lain sesuai tugas dan kebutuhan unit kerja.
4. Berkelanjutan
SOP dan Aplikasi web tracing keputusan Sekretaris Jenderal dapat dikembangkan di masa mendatang dengan penambahan fitur-fitur tambahan yang berbasis elektronik menyesuaikan kebijakan pemerintah berbasis digital.
5. Value Organisasi
Profesional, akuntabel dan Modern sesuai visi dan misi Organisasi Sekretariat Jenderal DPD RI.
B. Tahapan Kegiatan
Dalam penyusunan rancangan Aksi Perubahan Penyederhanaan SOP Pembahasan Keputusan Sekretaris Jenderal, terdapat beberapa tahapan sebagai berikut:
Tabel 9
Tahapan Kegiatan Jangka Pendek
NO TAHAPAN
KEGIATAN WAKTU OUTPUT EVIDENCE
1
Meminta arahan atasan/pimpinan &
Membentuk Tim Efektif
1 hari
Tersedianya dokumen persetujuan &
Terbentuknya Tim Efektif
Nota Dinas &
Surat Tugas Tim Efektif
2
Identifikasi langkah dan kebutuhan penyusunan draf SOP dan SENTRAKUM
1 hari
Tersedianya
dokumen kebutuhan penyusunan dan Pembahasan SOP dan SENTRAKUM
Notulensi
35
NO TAHAPAN
KEGIATAN WAKTU OUTPUT EVIDENCE
3
Penyusunan dan pembahasan draf SOP dan penyusunan desain SENTRAKUM dengan unit kerja perencanaan
7 hari
Tersedianya draf SOP dan aplikasi SENTRAKUM
Notulensi, draf SOP &
desain web aplikasi
4
Uji coba &
Penyusunan petunjuk penggunaan
SENTRAKUM
7 hari
Terlaksananya uji coba draf SOP &
SENTRAKUM
Laporan Uji Coba &
manual book SENTRAKUM
5
Sosialisasi draf SOP dan desain
SENTRAKUM ke stakeholder
5 hari Tersosialisasikannya
draf SOP Info grafis
6 Evaluasi dan
pemantauan; 2 hari
Terlaksananya evaluasi dan pemantauan
Hasil survey
7 Pengajuan dan
Penetapan SOP 10 hari
Terlaksananya pengajuan &
penandatanganan SOP
SOP & Nota Dinas
8 Penerapan SOP &
SENTRAKUM 3 hari
Terlaksananya penerapan SOP dan SENTRAKUM
Laporan Kegiatan
Tabel 10
Tahapan Kegiatan Jangka Menengah
NO TAHAPAN
KEGIATAN WAKTU OUTPUT EVIDENCE
1
Survey kepuasan SENTRAKUM dan SOP
Minggu I Januari 2023
Tersedianya dokumen penilaian mutu
Hasil Survey
2
Evaluasi dan pemantauan
SENTRAKUM dan SOP
Minggu II Januari 2023
Terlaksananya evaluasi dan pemantauan
Notulensi
36
NO TAHAPAN
KEGIATAN WAKTU OUTPUT EVIDENCE
3
Identifikasi langkah dan kebutuhan penyusunan draf SOP pembahasan produk hukum lainnya
Minggu Januari 2023
Tersedianya
dokumen kebutuhan penyusunan dan Pembahasan SOP produk hukum lainnya
Notulensi
4
Penyusunan SOP Pembahasan produk hukum lainnya &
Pemeliharaan dan pengembangan fitur SENTRAKUM
Minggu II – Minggu III Januari
2023
Terciptanya fitur tambahan
• Notulensi
• draf SOP
• Fitur tambahan paraf hirarki/koordinasi (persetujuan) secara elektronik
5
Uji coba SOP & fitur tambahan
SENTRAKUM;
2 hari
Tersedianya fitur tambahan SENTRAKUM
Laporan Uji Coba
6
Penerapan SOP &
fitur tambahan SENTRAKUM.
1 hari
Terlaksananya penerapan SENTRAKUM
Laporan Kegiatan
7 Survey kepuasan SOP
Minggu I Februari 2023
Tersedianya dokumen penilaian mutu
Hasil Survey
8 Evaluasi dan pemantauan SOP;
Minggu II Februari 2023
Terlaksananya evaluasi dan pemantauan
Notulensi
Tabel 11
Tahapan Kegiatan Jangka Panjang
NO TAHAPAN KEGIATAN WAKTU OUTPUT EVIDENCE
1
Evaluasi dan pemantauan
SENTRAKUM;
Minggu I Maret 2023
Terlaksananya evaluasi dan pemantauan
Notulensi
2 Survey kepuasan SENTRAKUM
Minggu II Maret 2023
Tersedianya dokumen
penilaian mutu Hasil Survey
3 Pemeliharaan Aplikasi
Minggu II – Minggu III Maret
2023
Terlaksananya
pemeliharaan Web desk
37
NO TAHAPAN KEGIATAN WAKTU OUTPUT EVIDENCE
4
Penyusunan kebijakan melalui Peraturan Sekretaris Jenderal mengenai
Pembentukan Produk Hukum.
Minggu I Juni – Minggu IV Agustus 2023
Tersedianya kebijakan
SENTRAKUM Persekjen
Tahapan kegiatan tersebut diatas, akan dilaksanakan oleh tim efektif yang terdiri atas:
1. Kepala Bagian Hukum sebagai Mentor Tugas:
a. Memberikan arahan terkait jenis perubahan, rencana, dan pelaksanaan secara keseluruhan tahapan kegiatan aksi perubahan.
b. Membantu project leader untuk mendapatkan sumber daya dalam pelaksanaan proyek perubahan.
c. Membantu project leader untuk menyelesaikan permasalahan diluar kewenangan project leader.
2. Coach Tugas:
a. Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan dilakukan oleh project leader.
b. Membimbing, memantau dan memberikan arahan tentang pelaksanaan aksi perubahan.
3. Kepala Subbagian Produk Hukum sebagai Project Leader (peserta PKP) Tugas:
a. Merencanakan jenis inovasi yang akan dilakukan.
b. Melakukan konsultasi dengan Coach dan Mentor terkait langkah-langkah yang diperlukan dan progres kegiatan yang dilakukan dalam rangka memenuhi milestone.
c. Menyusun tim yang akan melaksanakan inovasi/aksi perubahan.
d. Mendelegasikan tugas-tugas kepada setiap anggota.
e. Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh anggota.
38 4. Kepala Bagian Perencanaan (Anggota)
5. Kepala Bagian Organisasi dan Ketatalaksanaan (Anggota) 6. Bagian Pengelolaan Sistem Informasi (Anggota)
7. Kepala Subbagian Perencanaan Program dan Anggaran (Anggota) 8. Kepala Subbagian Penelaahan dan Bantuan Hukum (Anggota) 9. Kepala Subbagian Ketatalaksanaan (Anggota);
10. Kepala Subbagian Organisasi (Anggota);
11. Fungsional Perancang Peraturan Perundang-undangan (Anggota);
12. Pelaksana (staf) pada Bagian Hukum (Anggota).
Tugas:
Membantu project leader melaksanakan tahapan-tahapan kegiatan aksi perubahan.
C. Sumberdaya (Peta dan pemanfaatan) 1. Pemetaan Stakeholder (Man)
Dalam rencana Aksi Perubahan ini, penulis memetakan stakeholder terkait baik internal maupun eksternal sebagai berikut:
MENTOR Kabag Hukum
PROJECT LEADER Kasubbag Produk Hukum
Anggota
1. Kabag Perencanaan 2. Kabag Ortala 3. BPSI
4. Kasubbag Program/Anggaran 5. Kasubbag Penbakum 6. Kasubbag Ketatalaksanaan 7. Kasubbag Organisasi 8. Fungsional Perancang PUU 9. Pelaksana Di Bagian Hukum
COACH
Gambar 3 Struktur Tim Efektif
