LAPORAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
DIGITALISASI SISTEM INFORMASI PELAYANAN ORGANISASI KEMASYARAKATAN (SI POMAS)
PADA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA
OLEH:
JOHNNY ALFRIETS ALEXANDER SUAK., SE, MSi NIP. 19690406 200812 1001
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN I BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH
PROVINSI SULAWESI UTARA
2021
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN I BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI
SULAWESI UTARA
JUDUL:
DIGITALISASI SISTEM INFORMASI PELAYANAN ORGANISASI
KEMASYARAKATAN (SI POMAS) PADA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA.
Nama : JOHNNY ALFRIETS ALEXANDER SUAK, SE., MSi
NIP : 196904062008121001
Pangkat/Gol.Ruang : PEMBINA / IV.a
Jabatan : SEKRETARIS BADAN
Unit Kerja : BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK DAERAH PROVINSI SULWAESI UTARA
Telah disetujui untuk diseminarkan di hadapan Penguji Pada hari Jumat, tanggal 24 September 2021 Bertempat di Gedung
BPSDM Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
Mentor,
Evans Steven Liow, SSos. MM NIP. 197208031998031005
Coach,
Drs Jeffri A Sambur, MAP NIP. 196506221992031009
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN I BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI
SULAWESI UTARA JUDUL
DIGITALISASI SISTEM INFORMASI PELAYANAN ORGANISASI
KEMASYARAKATAN (SI POMAS) PADA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK DAERAH PROVINSI SULAWESI UTARA.
Nama : JOHNNY ALFRIETS ALEXANDER SUAK, SE., MSi
NIP : 196904062008121001
Pangkat/Gol.Ruang : PEMBINA / IV.a
Jabatan : SEKRETARIS BADAN
Unit Kerja : BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK DAERAH PROVINSI SULWAESI UTARA
Telah diSeminarkan di Hadapan Penguji
Pada hari Jumat, tanggal 24 September 2021 Bertempat di Badan PSDM Daerah Provinsi Sulawesi Utara
Mentor,
Evans Steven Liow, Sos.MM NIP. 197208031998031005
Coach,
Drs Jeffri A Sambur, MAP NIP. 196506221992031009
Penguji,
Ir Yulius Ramba, MSc NIP.
Mengetahui,
Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Daerah Provinsi Sulawesi Utara,
DR Marhaen Roy Tumiwa, MPd.
NIP. 19650509 198602 1 004
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus, atas segala berkat dan karunia- Nya, sehingga penulisan laporan aksi perubahan ini bisa diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Laporan ini merupakan salah satu tugas penulis sebagai peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I Tahun 2021, yang diselenggarakan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah (BPSDM) Provinsi Sulawesi Utara.
Laporan ini bertujuan untuk memberikan gambaran utuh aksi perubahan Digitalisasi Sistem Informasi Pelayanan Organisasi Kemasyarakatan di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara untuk meningkatkan kualitas kinerja pelayanan publik yang termuat dalam deskripsi proses kepemimpinan dan hasil implementasi kepemimpinan aksi perubahan, serta menguraikan keberlanjutan aksi perubahan.
Pelaksanaan seluruh rangkaian kegiatan aksi perubahan kinerja organisasi ini dapat berjalan dengan baik karena bantuan dan dukungan dari berbagai pihak yg terlibat didalamnya.
Oleh karena itu penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Evans Steven Liow, SSos, MM Kepala Badan Kesbangpol Provinsi Sulawesi Utara, sebagai mentor yang telah memberikan dukungan, arahan, saran serta bantuan dalam penyelesaian aksi perubahan ini;
2. Bapak Drs. Djefri A. Sambur, MAP, sebagai coach/pembimbing yang telah memberikan bimbingan, arahan, petunjuk dan perbaikan sehingga aksi perubahan ini dapat selesai dengan baik;
3. Ir Yulius Ramba, MSc Selaku Penguji yang telah memberikan masukan, kiritik, saran dan perbaikan sehingga laporan aksi perubahan ini dapat terselesaikan.
4. Stakeholders terkait yang telah memberikan pernyataan dukungan dan masukan untuk penyempurnaan aksi perubahan ini;
5. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sulawesi Utara Dr Roy M Tumiwa yang SMART dan punya Dedikasi Tinggi dan Teladan bagi peserta PKA Angkatan I Tahun 2021
6. Kabid Drs Jahja Rondonuwu, MS, selaku penanggung jawab dan Ketua Panitia PKA Angkatan 1 dan para narasumber, Widya Iswara dan staf yang telah memfasilitasi pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan I Tahun 2021;
7. Rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan I Tahun 2021;
yang selalu saling mendukung dan memberi semangat dalam pelaksanaan PKA dan aksi perubahan.
8. Semua rekan-rekan Pejabat Struktural dan ASN di Bakesbangpolda Provinsi Sulawesi Utara dan semua pihak yang terlibat dalam aksi perubahan ini, yang tidak bisa disebutkan satu persatu
Terima kasih secara khusus untuk istri tercinta Dr Seska M H Mengko,MPd dan anak- anakku atas doa, pengertian, dukungan dan motivasi yang diberikan selama pelaksanaan PKA sampai dengan laporan aksi perubahan ini selesai disusun.
Penulis menyadari bahwa laporan aksi perubahan ini masih jauh dari kesempurnaan, memerlukan perbaikan dan pengembangan. Selain itu dari penyusunan laporan aksi perubahan diharapkan juga dapat menjadi bahan evaluasi dan pembelajaran bagi pihak yang membutuhkan terutama peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator di periode berikutnya. Akhirnya semoga aksi perubahan ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. God Bless u all.
Manado, September 2021 Penulis,
Johnny Alfriets Alexander Suak., SE, MSi
ABSTRAK
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah merupakan salah satu organisasi perangkat daerah di Provinsi Sulawesi Utara, yang memberikan pelayanan publik untuk pendaftaran/pendataan dan pelaporan bagi organisasi kemasyarakatan, LSM, Yayasan dan organisasi lainnya. Dalam memberikan pelayanan publik Badan Kesbangpolda Sulut mengacu pada Pemberlakuan Undang-undang No. 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik dan Peraturan Menteri Dalam Negeri No 57 Tahun 2017 tentang Pendaftaran dan Pengelolan Sistem Informasi Organisasi Kemasyarakatan yang menyatakan keberadaan ormas harus memenuhi kaidahnya sebagai organisasi yang demokratis, profesional, mandiri dan akuntabel. Untuk itu, pemerintah Provinsi Sulawesi Utara melalui Badan Kesatuan Bangsa dan Politik akan mengintensifkan pembinaan dan sosialisasi sehingga pengurus ormas dapat memahami regulasi yang mengatur organisasi masyarakat dan memudahkan pelaksanaan aktivitasnya di ruang publik.
Peningkatan pelayanan publik merupakan komponen Sehingga peningkatkan kinerja pelayanan publik terhadap keberadaan organisasi masyarakat dan partai politik di Povinsi Sulawesi Utara memerlukan penanganan yang komprehensif dan kualitas pelayanan yang baik sebagai wujud kehadiran pemerintah. Pemberdayaan organisasi kemasyarakatan menjadi tuntutan terhadap banyaknya jumlah organisasi yang terdaftar secara resmi sesuai yang diatur didalam peraturan perundang undangan. Dalam menjalankan fungsinya tersebut, masih terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi sebagai pelaksana penyelenggaraan urusan administrasi kesekretariatan, bina ideologi,wawasan kebangsaan dan karakter bangsa, politik dalam negeri, ketahananan ekonomi, sosial, budaya dan organisasi kemasyarakatan, serta penanganan konflik dan kewaspadaan nasional, maka badan kesatuan bangsa dan politik daerah provinsi sulawesi utara berupaya menjalankan fungsi pelayanan publik kepada masyarakat yang optimal.
Berdasarkan permasalahan dan analisis- analisis yang telah dilakukan, maka judul aksi perubahan yang diambil adalah: “Digitalisasi Sistem Informasi Pelayanan Organisasi Kemasyarakatan (SI POMAS) di Bakesbangpolda Provinsi Sulut”. Aksi perubahan ini disusun dan dilaksanakan dengan maksud untuk meningkatkan kinerja dan kualitas pelayanan publik serta peningkatan akuntabilitas melalui pembuatan aplikasi SI POMAS.
Dengan memperhatikan kondisi organisasi dan isu aktual yang berkembang, sangat besar kemungkinan bahwa aplikasi ini akan memberikan manfaat dalam implementasinya di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
Kata kunci: peningkatan pelayanan publik, aplikasi SI POMAS, organisasi kemasyarakatan.
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ……… i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
ABSTRAK ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... viii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Analisis Masalah ... 4
C. Tujuan Aksi Perubahan ... 11
D. Manfaat Aksi Perubahan ... 13
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI A. Tugas Pokok Dan Fungsi Organisasi ... 14
B. Organisasi Dan Tata Kerja ... 15
C. Kinerja Organisasi Sekarang ... 17
D. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan ... 22
BAB III RENCANA AKSI PERUBAHAN A. Terobosan/Inovasi ... 25
B. Milestone Dan Tahapan Kegiatan ... 26
C. Sumberdaya (Peta Dan Pemanfaatan) ... 31
D. Manajemen Resiko ... 36
BAB IV DESKRIPSI PROSES DAN HASIL IMPLEMENTASI KEPEMIMPINAN AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 38
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 44
C. Manfaat Aksi Perubahan ... 69
D. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 70
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 72
B. Saran ... 73 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN - LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 POHON MASALAH ... 7 Gambar 2 ANALISIS PENYEBAB, KONDISI SAAT INI,
ALTERNATIVE SOLUSI DAN KONDISI YANG DI HARAPKAN ... 9 Gambar 3 BAGAN STRUKTUR ORGANISASI ... 17 Gambar 4 PETA SUMBER DAYA ORGANISASI ... 31 Gambar 5 PETA STAKEHOLDE SEBELUM DAN SESUDAH AKSI
PERUBAHAN ... 35 Gambar 6 STUDI LAPANGAN DI DINAS PARIWISATA DAERAH
PROV. SULUT ... 46 Gambar 7 SEMINAR RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN ... 47 Gambar 8 TATAP MUKA DENGAN MENTOR ... 48 Gambar 9 KONSULTASI DENGAN MENTOR DAN PEMBIMBINGAN
COACH ... 51 Gambar 10 RAPAT PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF ... 54 Gambar 11 PENYUSUNAN SK TIM EFEKTIF ... 54 Gambar 12 DUKUNGAN KEPALA BADAN KESBANGPOL MELALUI
SK TIM EFKTIF ... 55 Gambar 13 RAPAT PERSIAPAN PEMBUATAN APLIKASI MELALUI
ZOOM MEETING ... 59 Gambar 14 PROSES PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI
OLEH TIMKERJA PENGUMPULAN DATA ... 59 Gambar 15 PERKEMBANGAN ORGANISASI KEMASYARAKATAN ... 60 Gambar 16 KOORDINASI DENGAN KASUBAG JEFFRY DINAS
KOMINFO SULUT SERTA PROGRAMMER ... 61 Gambar 17 SOSIALISASI EKSTERNAL BERSAMA TRIBUN
BAKUDAPA ... 69
DAFTAR TABEL
Tabel 1 TABEL USG TERHADAP ISU AKTUAL ... 6 Tabel 2 ANALISIS USG TERHADAP PERMASALAHAN UTAMA ... 8 Tabel 3 MATRIK PEMILIHAN ALTERNATIF DENGAN METODE COST
BENEFIT RATIO ... 9
Tabel 4 INDIKITOR KINERJA ORGANISASI TAHUN 2020 ... 18 Tabel 5 CAPAIAN PENDAFTARAN ORMAS TAHUN 2020 ... 18 Tabel 6 KONDISI PENYELESAIAN PENDAFTARAN DAN PELAPORAN ORMAS
... 19 Tabel 7 TARGET PENYELESAIAN PELAYANAN ORMAS SESUAI SOP ... 23 Tabel 8 TAHAPAN KEGIATAN/MILESTONE RENCANA AKSI PERUBAHAN ... 28 Tabel 9 MANAJEMEN RESIKO ... 37 Tabel 10 RANCANGAN DAN TEKNIK KOMUNIKASI ... 42 Tabel 11 LESSON LEARNED, ADOPSI DAN ADAPTASI HASIL STUDI
LAPANGAN ... 45 Tabel 12 PERBANDINGAN RENCANA DAN CAPAIAN MILESTONE 1 AKSI
PERUBAHAN ... 51 Tabel 13 PERBANDINGAN RENCANA DAN CAPAIAN MILESTONE 2 AKSI
PERUBAHAN ... 52 Tabel 14 PERBANDINGAN RENCANA DAN CAPAIAN MILESTONE 4 AKSI
PERUBAHAN ... 57
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya diperlukan sistem pemerintahan berbasis elektronik berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Oleh karena itu, untuk meningkatkan keterpaduan dan efisiensi sistem pemerintahan berbasis elektronik diperlukan tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan berbasis elektronik. Sehubungan dengan tema program digital government yang didasarkan pada Keputusan Presiden Nomor 3 Tahun 2021 yaitu digitalisasi memerintahan, maka Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara melakukan penerapan sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE). Melalui penerapan SPBE ini, maka akan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) menuju pada era reformasi birokrasi melalui akselerasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
Digitalisasi pemerintah, bukan hanya berupa perubahan penyelenggaran kegiatan tatap muka menjadi virtual, namun juga melibatkan perubahan pola pikir dan budaya kerja aparatur sipil negara pada perangkat daerah melalui digitalisasi pelayanan publik, untuk mengatasi pelayanan manual dan kurang efisien bagi organisasi masyarakat, LSM, Yayasan dan Organisasi lainnya yang terintegrasi cepat, dan tepat waktu. Hal ini didukung sejalan dengan pemberlakuan Undang-undang No.
25 Tahun 2009 tentang pelayanan publik, yang memberikan lebih banyak kewenangan kepada daerah dalam menjalankan fungsi umum pemerintah, yaitu pelayanan publik.
Undang-undang ini merupakan landasan yuridis bagi pengembangan pelayanan publik pada setiap instansi pemerintah daerah, serta mempertegas peran pemerintah dalam pelayanan dan perubahan sistem pemerintahan yang telah membawa paradigma baru dalam tata kelola organisasi kemasyarakatan untuk berpartisipasi dalam pembangunan.
Beberapa masalah yang dihadapi oleh Badan Kesbangpol Daerah Provinsi Sulut dalam pelayanan publik seperti pelayanan masih manual, kurangnya kompetensi ASN yang berbasis pengetahuan information tenknologi serta penyedian fasilitas dan saran prasarana pendukung pelayanan publik yang kurang memadai. Kondisi pelayanan publik ini masih jauh dari penerapan program digitalisasi pemerintahan.
Apalagi masalah eksternal lainnya seperti perkembangan dan penambahan jumlah organisasi kemasyarakatan di wilayah Sulawesi Utara yang sangat pesat baik yang memiliki dasar hukum dari Kementerian Hukum dan HAM RI dan organisasi kemasyrakatan non berbadan hukum yang telah memiliki surat keterangan terdaftar dari Kementerian Dalam Negeri RI serta yang melapor di Badan Kesbangpol provinsi dan Kabupaten/Kota.
Pendaftaran dan pengelolaan sistem informasi organisasi kemasyarakatan berdasarkan peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2017 yang menyatakan bahwa penerbitan Surat Keterangan Terdaftar merupakan kewenangan Menteri Dalam Negeri RI. Oleh sebab itu, ormas berkewajiban untuk meregistrasikan keberadaannya kepada pemerintah daerah apabila memiliki wilayah kerja di daerah tersebut. Peraturan di atas memiliki dampak sangat besar terutama terkait dengan pendataan ormas di daerah, karena banyaknya ormas yang tidak melakukan registrasi di daerah. Bahkan banyak dari ormas tersebut tidak menyadari pentingnya SKT dan masa berlaku SKT yang harus terus diperbaharui. Berdasarkan data Badan Kesbangpol Provinsi Sulawesi Utara, jumlah ormas yang memiliki SKT sebanyak 122 (Seratus Dua Puluh Dua) ormas. Banyaknya jumlah ormas yang ada di Sulut membuat Badan Kesbangpol berupaya agar pengurus ormas dapat melakukan pendaftaran, pendataan dan pelaporan dengan mudah, tanpa biaya dan transparan. Ormas tidak terdaftar menyebabkan Badan Kesbangpol tidak mengetahui bagaimana aktivitas organisasi tersebut bergerak, dan menyulitkan melakukan pemantauannya.
Untuk melakukan pelayanan publik berbasis digital government maka Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara bekerja berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Utara Nomor 86 Tahun 2016 dan Peraturan Daerah No 4 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja, maka dipimpin oleh seorang Kepala setingkat Pejabat Struktural Eselon II serta dibantu oleh
unsur- unsur yaitu: 5 (Lima) Pejabat Struktural Eselon III, 11 (sebelas) Pejabat Struktural Eselon IV dan 23 orang Aparatur Sipil Negara. Jumlah ASN dan tenaga harian lepas keseluruhannya berjumlah 152 orang yang terdiri dari 40 orang PNS, 24 orang Non PNS (Tenaga Harian Lepas).
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara mempunyai tugas pokok yaitu membantu Gubernur dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kesatuan bangsa dan politik daerah.
Dalam melaksanakan tugas, badan kesatuan bangsa dan politik daerah provinsi sulawesi utara mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Penyusunan perencanaan, pengkoordinasian dan pembinaan pelaksanaan tugas;
b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah;
c. Penyelenggaraan urusan administrasi Kesekretariatan, Bina Ideologi,Wawasan Kebangsaan dan Karakter Bangsa, Politik Dalam Negeri, Ketahananan Ekonomi, Sosial, Budaya dan Organisasi Kemasyarakatan, serta Penanganan Konflik dan Kewaspadaan Nasional;
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.
Sebagai pelaksana penyelenggaraan urusan administrasi kesekretariatan, bina ideologi, wawasan kebangsaan dan karakter bangsa, politik dalam negeri, ketahananan ekonomi, sosial, budaya dan organisasi kemasyarakatan, serta penanganan konflik dan kewaspadaan nasional, maka Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara berupaya menjalankan fungsi pelayanan publik kepada masyarakat.
B. ANALISIS MASALAH
Dalam mewujudkan visi dan misi pemerintah Provinsi Sulut yaitu digital government maka masih terdapat kendala dalam peningkatan kinerja pelayanan publik menjadi lebih optimal. Kendala tersebut adalah belum adanya aplikasi digitalisasi sistem informasi pelayanan dalam pelayanan publik yang memanfaatkan dan penggunaan teknologi informasi secara khusus pada area perubahan dibidang ketahanan ekonomi, sosial, budaya dan organisasi kemasyarakatan. Layanan saat ini masih secara manual sehingga dalam masa pandemik covid 19 menyulitkan organisasi
kemasyarakatan, LSM, Yayasan dan Organisasi lainnya untuk melakukan proses pendaftaran, pendataan dan pelaporan aktivitasnya. Serta kendala lainnya seperti minimnya kompetensi SDM berbasis IT dan minimnya fasilitas layanan yang mendukung digital pemerintahan.
Menghadapi beberapa masalah diatas maka Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara harus melakukan terobosan inovasi implementasi aksi perubahan berupa pembuatan aplikasi dalam memberikan pelayanan pendaftaran, pendataan dan pelaporan bagi organisasi kemasyarakatan.
Adanya terobosan inovasi ini maka akan mewujudkan akuntabilitas kinerja kepada masyarakat. Digitalisasi sistem informasi akan memberikan layanan yang lebih cepat dan akurat serta mengangkat efektivitas kerja namun juga memiliki dampak terhadap implementasi integritas kepemimpinan karena terobosan dengan kemampuan sistem informasi ini akan lebih memberikan kemudahan, keterbukaan dan pelayanan cepat di masa pandemic covid 19. Sehingga terdapat hubungan baik antara nilai integritas dan akuntabilitas. Budaya kerja dapat diubah menjadi lebih realistis. Yang selanjutnya tahapan dalam terobosan ini akan diuraikan pada bab yang berbeda.
Untuk mengatasi beberapa kendala/masalah diatas maka dicarikan solusi dengan Analisa masalah daftar kerisauan, Matriks USG, serta Pohon Masalah yaitu
1. Analisa Masalah Berdasarkan Daftar Kerisauan
DAFTAR KERISAUAN KETERANGAN
APA YANG BELUM
BERHASIL DIKERJAKAN
▪ Pelayanan Publik Berbasis Digital
▪ Peningkatan kompetensi ASN dengan Information Teknologi
▪ Belum adanya aplikasi pelayanan Digital APA DAMPAKNYA PADA
ORGANISASI
▪ Kinerja Pelayanan kurang optimal kepada masyarakat
▪ Kondisi pelayanan bagi organisasi masyarakat dan partai politik baik pada proses pelaksanaan dan penyelesainnya relatif kurang efektif dan efesien.
▪ Pelayanan publik di Kesbangpol Sulut masih dilakukan secara manual.
ASPEK APA YANG HARUS
DIPERBAIKI ▪ Aspek Kinerja Pelayanan Publik Berbasis Digitalisasi
▪ Peningkatan SDM yang Berkualitas dan Berbasis IT
TINDAKAN APA YANG HARUS DIAMBIL
▪ Peningkatan Kualitas Kinerja Pelayanan Publik melalui Sistem Informasi Berbasis Digital
▪ Pembuatan Aplikasi APA RENCANA KEDEPAN
UNTUK
MENINDAKLANJUTI
▪ Membuat rancangan Aplikasi Program Peningkatan Kinerja Pelayanan Publik
2. Analisa Masalah dengan Matriks USG
Dari hasil identifikasi isu – isu penting yang terkait dengan sistem informasi pelayanan organisasi kemasyarakatan antara lain :
(1) Pelaksanaan pelayanan ormas tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan SOP ;
(2) Belum memiliki kompetensi SDM yang berbasis IT;
(3) Terbatasnya sarana dan prasarana untuk mendukung pelayanan ormas,
Hasil analisis masalah dengan matriks USG seperti nampak pada tabel dibawah ini :
Tabel 1. TABEL USG TERHADAP ISU AKTUAL
Keterangan: 1 = kurang urgent; 2 = agak urgent; 3 = urgent; 4 = sangat urgent; 5 = sangat urgent sekali
Memperhatikan isu – isu aktual yang sudah diidentifikasi pada daftar kerisauan tersebut, dan berdasarkan USG maka prioritas isu yang harus ditangani saat ini adalah:
“Pelaksanaan pelayanan ormas tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan sesuai SOP”.
3. Analisa Pohon Masalah
Untuk merumuskan akar permasalahan dari prioritas isu tersebut maka perlu diidentifikasi melalui pohon masalah sebagai berikut:
Gambar 1. POHON MASALAH
Masalah U S G Total Keterangan
1 Pelaksanaan pelayanan ormas tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan SOP
5 4 5 14 Akan menyebabkan dampak sistemik yaitu Kinerja pelayanan publik rendah dan adanya complain
2. Belum memiliki kompetensi SDM yang berbasis IT
5 4 3 12 Tidak berdampak pada komplain pelayanan 3. Terbatasnya sarana dan prasarana
bebasis IT
4 4 2 10 Dampaknya tidak sistemik
“Pelaksanaan pelayanan ormas tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan sesuai SOP”
Pelayanan secara manual
Kurangnya Kompetensi SDM pelayanan yang
berbasis informasi teknologi
Petugas tidak melaporkan
proses pelayanan ormas sesuai
SOP
Belum adanya aplikasi sistem informasi untuk proses pelayanan Ormas ormas
Banyaknya Jml ormas yg Mendaftar/
Melaporkan
Kompetensi SDM
Kemampuan komunikasi petugas kurang
A. Permasalahan
“Pelaksanaan pelayanan ormas tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan sesuai SOP”
B. Penyebab Masalah
A. Pelayanan dilakukan secara manual
B. Kurangnya kompetensi SDM pelayanan berbasis IT C. Akar Penyebab Masalah
A. Belum adanya aplikasi sistem informasi untuk proses pelayanan ormas
B. Banyaknya jumlah ormas yang mendaftar dan melaporkan C. Petugas tidak melaporkan proses pelayanan ormas sesuai SOP
Untuk memilih akar masalah yang perlu diprioritaskan untuk diselesaikan, maka perlu dibuat analisis Urgensi, Serious, Growth, terhadap akar permasalahan tersebut sebagai berikut
Tabel 2. ANALISIS USG TERHADAP PERMASALAHAN UTAMA
Masalah U S G Tota
l
Keterangan 1. Petugas memproses
pendaftaran dan pelaporan ormas secara manual
5 4 4 13 Penambahan jumlah ASN bukan kewenangan 2. Banyaknya jumlah
organisasi masyarakat yang mendaftar atau melaporkan
4 4 3 11 Dampaknya tidak sistemik, hanya berdampak pada
pekerjaan yang ditangani 3. Belum adanya aplikasi
sistem informasi untuk proses pelayanan organisasi masyarakat
5 4 5 14 Dengan adanya digitalisasi sistem aplikasi, maka selain memudahkan pendaftaran dan pelaporan ormas, pemantauan atasan atas pelayanan lebih cepat dan tepat
Keterangan 1 = kurang urgent; 2 = agak urgent; 3=urgent; 4= sangat urgent;
5=sangat urgent sekali
D. Solusi Mengatasi Masalah
Untuk memilih alternatif strategi yang sudah diidentifikasi diatas maka dilakukan analisis cost benefit ratio sebagai berikut:
Tabel 3. MATRIK PEMILIHAN ALTERNATIF DENGAN METODE COST BENEFIT RATIO
No Alternatif Man
faat Biaya Rasio 1 Mengelola sistem pelayanan pendaftaran dan
pengelolaan ormas secara sistematis dan terintegrasi
5 5 1
2 Mengintegrasikan indikator waktu proses pelayanan ormas sebagai indikator kinerja ASN
5 4 1,25
3 Membuat SOP Pelayanan Organisasi Masyarakat berbasis digitalisasi
6 5 1,2
4 Membuat aplikasi sistem pelayanan organisasi masyarakat berbasis digital
8 6 1,3
Keterangan : (1) Skor 1-10. Semakin tinggi skor semakin semakin tinggi manfaat atau biaya, (2) Semakin tinggi skor rasio, maka strategi semakin efektif Dari pilihan alternatif tersebut, maka setelah dilakukan analisis dengan metode cost benefit ratio, maka alternatif strategi yang terpilih adalah : Membuat aplikasi sistem pelayanan organisasi masyarakat berbasis digital, dengan poin rasio 1,3 paling tinggi.
Setelah teridentifikasi permasalahan tentang “Belum adanya aplikasi digitalisasi sistem informasi pelyanan organisasi kemasyarakatan” berdasarkan analisa pohon masalah dan “kurangnya SDM yang berbasis IT dalam pelayanan publik” sebagai skala prioritas berdasarkan Analisa masalah daftar kerisauan, analisa APKL perlu sebuah solusi terobosan dengan melihat faktor-faktor penyebabnya dengan alur seperti di bawah ini :
Gambar 2. ANALISIS PENYEBAB, KONDISI SAAT INI, ALTERNATIVE SOLUSI DAN KONDISI YANG DI HARAPKAN
Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa penyebab “Belum optimalnya pemanfaatan IT sebagai Sistem Informasi Pelayanan Publik” karena kurangnya inovasi IT akibat belum adanya aplikasi pelayanan ormas, kurangnya pelatihan kompetensi ASN berbasis IT dan keterbatasnya sarana dan prasarana IT.
Dengan kondisi saat ini bahwa masih kurangnya pemanfaatan IT dalam pelayanan publik pada organisasi kemasyarakatan diakibatkan oleh pelayanan organisasi kemasyarakatan baik yang melapor maupun yang melakukakan pendaftaran masih dilakukan secara manual, ditambah lagi kurangnya SDM baik ASN maupun THL yg bertugas melakukan pelayanan, apabila hal ini terjadi maka dapat yang ada pada saat ini akan mengakibatkan Kinerja Pelayanan Publik yang Rendah, kemudian
PENYEBAB KONDISI SAAT INI
- Kurangnya Kompetensi ASN Berbasis IT - Belum adanya
Aplikasi Pelayanan Ormas
- Keterbatasnya Sarana dan Prasarana IT
ALTERNATIF SOLUSI
DAMPAK BILA KONDISI SAAT INI
▪ Kinerja Pelayanan Publik Rendah
▪ Kecepatan Pelayanan Ormas terbatas Pada masa Pandemi Covid 19
▪ Pelayanan tetap Manual
▪ Kualitas Pelayanan yang Buruk
KONDISI YANG DIHARAPKAN
Kurangnya Pemanfaatan IT dalam Pelayanan Publik
- Pelayanan Ormas Secara Manual
- Kurangnya SDM Berbasis IT
MEMBUAT
APLIKASI SI- POMAS
Kemudahan dalam Pelayanan
Organisasi Kemasyarakatan Melalui Aplikasi Digitalisasi yang dapat
meningkatkan Kualitas Kinerja Pelayanan Publik
kecepatan dan kemudahan pelayanan Ormas sangat terbatas apalagi pada masa pandemi Covid 19, ditambah lagi pelayanan organisasi kemasyarakatan masih memakai standar manual yang memungkinkan akan mendapatkan penilaian yang buruk dari masyarakata atau stakeholder.
Namun demikian perlu ada solusi yang diharapkan dari hambatan serta faktor penyebab tersebut yakni dengan membuat sebuah aplikasi digitalisasi sistem informasi pelayanan organisasi kemasyarakatan yang terintegrasi dalam satu flatform yang saya berikan nama dengan SI- POMAS. Sehingga dengan solusi yang diberikan maka harapan dalam peningkatan kualitas kinerja pelayanan publik Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah akan meningkat. Dengan memperhatikan hal-hal seperti tersebut di atas maka sistem informasi pelayanan terhadap pendaftaran dan pelaporan organisasi kemasyarakatan Badan Kesbangpolda Sulut dalam menunjang program Gubernur Sulut Bapak Olly Dondokambey,SE yaitu "DIGITAL GOVERMENT". SI POMAS ini akan menggantikan prosedur tatap muka dan mempermudah kerja sama dengan pihak pengurus ormas. Aplikasi SI POMAS nantinya dapat menggantikan tatap muka pelayanan ormas di tengah pandemi covid 19. Tentunya hubungan multi-arah, baik pemerintah maupun ormas dimanapun berada. Aplikasi SI POMAS akan memberikan kemudahan, cara gampang, cepat murah dan transparan bagi ormas melakukan pendaftaran dan pelaporan keberadaannya serta bagi Kesbangpol akan lebih mudah melakukan pendataan ormas dan memantau kegiatannya. Pembuatan Aplikasi Digitalisasi Sistem Informasi Pelayanan Ormas atau di singkat SI POMAS akan meningkatkan kinerja pelayanan publik pemerintahan Sulut dan mempererat kerjasama dengan para pengurus organisasi masyarakat.
C. TUJUAN AKSI PERUBAHAN
Tujuan yang hendak dicapai dalam aksi perubahan ini adalah peningkatan kualitas kinerja pelayanan publik, dengan cara digitalisasi sistem pelayanan organisasi kemasyarakatan berbasis aplikasi online SI POMAS yang terintegrasi, cepat dan tepat waktu sesuai harapan masyarakat, guna mencapai harapan tersebut maka tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan tujuan yaitu tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah dan tujuan jangka panjang, dengan rincian
sebaga berikut:
1. Tujuan Jangka Pendek
Target penyelesaian tujuan ini direncanakan akan terselesaikan dalam kurun waktu 2 bulan (19 Juli – 19 September 2021) dengan rincian:
▪ Tersedianya SOP Aplikasi SI POMAS
▪ Terciptanya aplikasi SI POMAS sebagai terobosan inovasi pelayanan publik dalam memudahkan ormas melakukan pendaftaran dan pelaporan.
2. Tujuan Jangka Menengah
Tujuan jangka menengah aksi perubahan ini rencananya akan dilaksanakan selama 6 sampai 12 bulan kedepan (Oktober 2021 – Oktober 2022) dengan rincian:
▪ Terlaksananya sosialisasi Aplikasi SI POMAS pada 15 Kabupaten Kota Se Provinsi Sulut;
▪ Launching Aplikasi SI POMAS
▪ Terlaksananya Uji Coba teknis penggunaan aplikasi SI POMAS di Kabupaten Kota Se Provinsi Sulawesi Utara
3. Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang aksi perubahan rencananya akan dilaksanakan 1 – 2 tahun kedepan (Januari 2023 – Desember 2024) dengan rincian:
1. Terciptanya Aplikasi SI POMAS versi Android berbasis Web dan IOS 2. Terlaksananya BIMTEK penggunaan aplikasi SI POMAS
3. Terlaksananya layanan aplikasi SI POMAS di 15 bakesbangpol kab/kota se sulut
Hal ini mengingat keterbatasan waktu dalam pelaksanaan program aksi perubahan maka hanya sampai pada tahapan sosialisasi aplikasi SI POMAS. Oleh karena itu penulis menggolongkan capaian-capaian pada setiap tahapan baik jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Sampai dengan Laporan Aksi Perubahan ini disusun, beberapa area perubahan yang telah dilaksanakan dalam rangka mewujudkan inovasi yaitu terosialisasikannya aplikasi SI POMAS. Sosialisasi pertama kali diperuntukkan bagi internal Badan Kesatauan Bangsa dan Politik
Daerah Provinsi Sulawesi Utara dan untuk sosialisasi eksternal akan disampaikan pada berbagai kesempatan seperti pada pertemuan, rapat koordinasi atau kesempatan lainnya yang memungkinkan dengan harapan memperoleh masukan untuk pengembangan lebih lanjut.
D. MANFAAT AKSI PERUBAHAN
Manfaat dari aksi perubahan yang akan dilaksanakan, antara lain:
1. Organisasi Kemasyarakatan
a. Tersedianya proses layanan pendaftaran dan pelaporan ormas berbasis digitalisasi melalui aplikasi SI POMAS yang terintegrasi, cepat dan tepat waktu
b. Memudahkan sistem pelaporan/ pendaftaran dan dokumentasi ormas
2. Pemerintah Provinsi sulut
a. Terdokumentasinya data, kegiatan dan jumlah ormas b. Memudahkan dan mempercepat layanan internal
c. Badan Kesbangpol kab/ kota dapat mengakses website dan aplikasi android SI POMAS
3. Peserta (Project Leader)
a. Meningkatkan kinerja sekretaris badan kesbangpol daerah sulut b. Memudahkan dan mempercepat layanan internal
c. Menciptakan reformasi birokrasi dengan perubahan di komponen penata layanan publik dan penguatan akuntabilitas.
BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Prov. Sulut sebagai entitas dari Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara selama tahun 2020 telah bekerja dengan mendasarkan diri pada tugas pokok dan fungsinya berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Utara Nomor 86 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Prov. Sulut. bahwa kedudukan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara adalah Lembaga Teknis Daerah berbentuk Badan dan merupakan unsur Penunjang Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah Provinsi di bidang kesbangpol daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.
Untuk menunjang Visi Pembangunan Provinsi Sulawesi Utara maka Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara sebagai perangkat daerah yang membantu tugas pokok Gubernur sebagai Pejabat Pembina Badan Kesbangpol Daerah mempunyai Visi : ” Terwujudnya Sulawesi Utara Yang Aman, Bersatu, Rukun, Berbudaya dan Demokrasi dengan didukung sumber daya aparatur yang professional dalam bingkai Negara Kesatuan Republik Indonesia”
Untuk mewujudkan Visi tersebut, maka telah ditetapkan Misi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara sebagai berikut :
1. Memantapkan Stabilitas Keamanan Daerah yang Aman, Kondusif dan Dinamis.
2. Memperkokoh kesadaran kesatuan dan persatuan Nasional, Ideologi Negara serta komitmen kepada Negara Kesatuan Republik Indonesia.
3. Meningkatkan Ketahanan Seni, Budaya, Agama dan Ekonomi serta peran serta LSM/ORMAS dan Organisasi Non Pemeintahan (NGO) lainnya.
4. Meningkatkan Kualitas Demokrasi, Kesadaran dan Partisipasi Politik Masyarakat dalam memantapkan Stabilitas dan Budaya Politik yang sehat, dinamis serta Demokrasi.
5. Meningkatkan Profesionalitas aparatur dan Tata Kerja Badan Kesbangpol Daerah yang sistemik, terencana, terkoordinasi dan terukur.
Tugas pokok dari Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara diatur dalam Peraturan Gubernur Sulawesi Utara Nomor 86 Tahun 2016, yaitu membantu Gubernur dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah.
Dalam Melaksanakan tugas, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Perumusan kebijakan teknis;
b. Penyusunan perencanaan, pengkoordinasian dan pembinaan pelaksanaan tugas;
c. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah;
d. Penyelenggaraan urusan administrasi Kesekretariatan, Bina Ideologi,Wawasan Kebangsaan dan Karakter Bangsa, Politik Dalam Negeri, Ketahananan Ekonomi, Sosial, Budaya dan Organisasi Kemasyarakatan, serta Penanganan Konflik dan Kewaspadaan Nasional;
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.
Tugas pokok dan fungsi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara selanjutnya diwujudnyatakan menjadi suatu aksi yang terbingkai dalam setiap tugas pokok dan fungsi dari setiap pejabat, baik pejabat struktural, pejabat fungsional tertentu, dan pejabat fungsional umum.
B. Organisasi dan Tata Kerja
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Utara Nomor 4 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Lembaga Lain, maka unsur-unsur organisasi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara terdiri dari:
1. Unsur Pimpinan adalah Kepala
2. Unsur Pembantu Pimpinan adalah Sekretaris
3. Unsur Pelaksana adalah Bidang, Sub Bidang dan Kelompok Jabatan Fungsional
Adapun susunan kepegawaian dan kelengkapan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara adalah sebagai berikut :
1. Kepala Badan, yang merupakan jabatan Pimpinan Tinggi Pratama
2. Sekretariat, dipimpin seorang Sekretaris Badan yang merupakan pejabat pada struktur jabatan Administrator. Tugas dan fungsi Sekretariat Badan terdistribusi pada beberapa sub bagian, yaitu : Sub Bagian Umum, Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan, Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum.
3. Bidang Bina Ideologi, Wawasan Kebangsaan, dipimpin seorang Kepala Bidang yang merupakan pejabat pada struktur jabatan Administrator. Tugas dan fungsi Bidang ini terdistribusi pada beberapa sub bidang, yaitu : Sub Bidang Bina Ideologi dan Kebangsaan, Sub Bidang Pembinaan Karakter Bangsa.
4. Bidang Politik Dalam Negeri, dipimpin seorang Kepala Bidang yang merupakan pejabat pada struktur jabatan Administrator. Tugas dan fungsi Bidang ini terdistribusi pada beberapa sub bidang, yaitu : Sub Bidang Pengembangan Etika dan Budaya Politik, Sub Bidang Fasilitasi Parpol dan Pemilu.
5. Bidang Ketahanan Ekonomi, Sosial, Budaya dan Organisasi Kemasyarakatan dipimpin seorang Kepala Bidang yang merupakan pejabat pada struktur jabatan administrator. Tugas dan fungsi Bidang ini terdistribusi pada beberapa sub bidang, yaitu : Sub Bidang Ketahanan Ekonomi, Sosial dan Budaya, Sub Bidang Organisasi Kemasyarakatan.
6. Bidang Penanganan Konflik dan Kewaspadaan Nasional, dipimpin seorang Kepala Bidang yang merupakan pejabat pada struktur jabatan Administrator.
Tugas dan fungsi Bidang ini terdistribusi pada beberapa sub bidang, yaitu : Sub Bidang Kewaspadaan Dini, Analisis Evaluasi Informasi dan Kebijakan Strategis, Sub Bidang Penanganan Konflik.
Tata kerja organisasi Badan KESBANGPOL Daerah Provinsi Sulawesi Utara sebagai berikut :
Gambar 3. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI C. Kinerja Organisasi Sekarang
Kinerja pelayanan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Sulut diukur dari tercapainya indikator kinerja sasaran yang ditetapkan sesuai dengan visi dan misi.
Pengukuran ini dilakukan untuk melihat tingkat kinerja Badan dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsinya. Apabila target dari indikator kinerja sasaran yang telah ditetapkan dalam dokumen perencanaan strategis dapat dicapai, maka kinerja pelayanan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Sulut dapat dikategorikan baik. Terkait dengan pelayanan pelaporan organisasi masyarakat maka sasaran strategis hanya difokuskan penyelenggaraan ketahanan sosial, budaya, ekonomi dan organisasi masyarakat. Sedangkan target dan capaian kinerja jumlah organisasi
masyarakat yang melapor dan memiliki SKT yang ditetapkan pada tahun 2020 adalah sebagai berikut :
Tabel 4. INDIKITOR KINERJA ORGANISASI TAHUN 2020
Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi Capaian Kinerja Penyelenggaraan Ketahanan
Sosial, Budaya, Ekonomi Dan Organisasi Masyarakat
Jumlah Organisasi Masyarakat yang melapor dan memiliki SKT
100 124 124
Target indikator kinerja organisasi yang adopsi langsung dari target kinerja berupa jumlah ormas seni budaya yang terdaftar 100 (memiliki SKT) di Badan Kesbangpol Prov. Sulut dengan meningkatnya jumlah ormas seni budaya yang memiliki SKT sebanyak 24, maka semakin meningkat juga jumlah ormas yang terdata di Badan Kesbangpol Provinsi Sulawesi Utara.
Tabel 5. CAPAIAN PENDAFTARAN ORMAS TAHUN 2020
No Jenis Pendaftaran Jumlah
1 Data Ormas, LSM, Perkumpulan dan Yayasan yang
telah melapor 98
2 Data Ormas, LSM yang SKT masih berlaku 24 Capaian output pelayanan 122
Capaian kinerja organisasi melalui pendaftaran organisasi masyarakat Tahun 2020 dapat dikatakan sudah baik, berdasarkan pencapaian Indikator kinerja jumlah pendaftaran dan data ormas per tahun adalah 100, sedangkan capaian output kegiatan pelayanan ormas sejumlah 122 melebihi dari target kinerja program bidang ketahanan ekonomi, sosial, dan budaya dan organisasi masyarakat.
Tabel 6. KONDISI PENYELESAIAN PENDAFTARAN DAN PELAPORAN ORMAS
No Tahapan audit waktu rata-
rata(hari)
SOP (hari)
1 Tanggal surat sampai disposisi proses 5 3
2 Verifikasi persyaratan berkas 8,50 5
3 Persetujuan Kemendagri 20 7
4 Pembuatan SKM dan SKT 8,50 3
Total 32 18
Kondisi pelayanan penyelesaian pendaftaran pelaporan organisasi masyarakat membutuhkan waktu rata rata 32 hari penyelesaian dibandingkan dengan SOP penyelesaian secara konvensional 18 hari, hal ini menunjukan waktu yang lama dan tidak efisien.
Kinerja Organisasi pelayanan di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Tahun 2020 meliputi antara lain :
a. Pelayanan Administrasi Perkantoran dengan Alokasi anggaran:
Rp.1.389.721.963,- dengan Realisasi :Rp.1.363.357.039, serta Prosentase pencapaian pelayanan 98 % yang terdiri dari Kegiatan Penyediaan Kebutuhan Administrasi Umum, Kegiatan Penyediaan Kebutuhan Administrasi Keuangan, Kegiatan Penyediaan Kebutuhan Administrasi Barang/Jasa, Kegiatan Penyediaan Kebutuhan Administrasi Kepegawaian, Kegiatan Pelaksanaan Rapat Koordinasi dan Konsultasi.
b. Pelayanan Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur yang memiliki Alokasi Rp.881.125.000, Realisasi Rp.878.212.491, Prosentase pencapaian 99 % yang terdiri dari : Pengadaan peralatan/perlengkapan gedung kantor, Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor, Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional, Pemeliharaan rutin/berkala peralatan/perlengkapan Gedung kantor dan Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor
c. Pelayanan Peningkatan Disiplin Aparatur dan Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan yang mencapai prosentase 99%.
d. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan Pencapaian Prosentase pada 99 % yang terdiri dari : Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD dengan tersedianya dokumen Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah, Laporan Evaluasi Capaian Kinerja Badan Kesbangpol Daerah Prov. Sulut T.A. 2020, Penyusunan Laporan Keuangan Semesteran dengan tersedianya dokumen Laporan Prognosis Semester I dan II Badan Kesbangpol
Daerah Prov. Sulut, Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun dengan tersedianya dokumen Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK), Laporan Keuagan Akhir Tahun, LRA dan Neraca, Penyusunan Laporan Bulanan SKPD dengan tersedianya Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan, Laporan Evaluasi Penyerapan Realisasi Anggaran dan Laporan Keuangan Bulan Januari s/d Desember Tahun 2020.
e. Pelayanan Program Perencanaan SKPD dan Penyusunan Rencana Kerja SKPD kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Agustus 2020 atau setelah KUA-PPAS RKPD Tahun 2020 disepakati dan ditetapkanm, serta Penyusunan Rencana Kerja Anggaran
f. Pelayanan Program Peningkatan Keamanan dan Kenyamanan Lingkungan dengan Alokasi anggaran sebesar Rp.385.499.200, dan Realisasi sebesar Rp.385.499.200, capaian prosentase 100 % yang terdiri dari Penanganan Konflik Sosial, Pemantauan Kegiatan Orang Asing, Lembaga Asing dan Pakem di Provinsi Sulawesi Utara, Kerjasama Forum Kewaspadaan Dini Masyarakat (FKDM)
g. Program Pemeliharaan Kantrantibmas dan Pencegahan Tindak Kriminal dengan Alokasi anggaran sebesar Rp.541.607.500, dengan pencapaian Realisasi Rp.541.470.600, Prosentase 99 % yang terdiri dari Peningkatan Kerjasama dengan Aparat Keamanan Dalam Teknik Pencegahan Kejahatan, Kerjasama Pemerintah Provinsi dengan POLDA, TNI AD, TNI AU dan TNI AL, Kerjasama Pemerintah Provinsi dengan BINDA, Kerjasama Pemerintah Provinsi dengan KEJATI dan Monitoring Evaluasi dan Pelaporan.
h. Program Pengembangan Wawasan Kebangsaan dengan alokasi anggaran sebesar Rp.263.388.141, dengan pencapaian Realisasi Rp.250.558.141, capaian prosentasesebesar 95 % yang terdiri dari Peningkatan Toleransi dan Kerukunan Dalam Kehidupan Beragama, Pembinaan Ormas/LSM dengan DHD 45, Forum Kerukunan Umat Beragama (FKUB) Provinsi Sulawesi Utara kegiatan ini dilaksanakan rapat koordinasi dengan tokoh-tokoh agama dan pengurus FKUB dalam rangka menyikapi kondisi situasi daerah serta Pemberdayaan Forum-forum Ormas/LSM
i. Pelayanan Program Kemitraan Pengembangan Wawasan Kebangsaan dengan alokasi anggaran Rp.659.292.400, dan Realisasi Rp.657.242.100, dalam Prosentase 99 % yang terdiri dari Seminar, Talk Show, Diskusi Peningkatan Wawasan Kebangsaan, Peningkatan Penguatan Nilai-nilai Kebangsaan, Forum Pembauran Kebangsaan (FPK), Penguatan Ideologi Pancasila dan Karakter Kebangsaan dan Peningkatan Kesadaran Bela Negara bertujuan untuk membekali setiap warga negara Indonesia dengan nilai-nilai Bela Negara dalam rangka membentuk karakter bangsa yang ulet, Tangguh, berwawasan kebangsaan dan memiliki kesadaran bela negara sebagai prasyarat dalam membangun sistem pertahanan semesta serta kegiatan Pemantapan Revolusi Mental kegiatan ini sebagai upaya perubahan karakter bangsa Indonesia, gerakan ini merupakan upaya nyata yang bermakna strategis, meningkatkan pemahaman dan kesadaran seluruh elemen Bangsa akan arti penting Revolusi Mental.
j. Pelayanan Program Pendidikan Politik Masyarakat dengan Alokasi anggaran Rp.425.079.600, capaian Realisasi Rp.419.802.600, dalam Prosentase 98 % yang terdiri dari Penyelesaian Perselisihan Partai Politik kegiatan ini antara lain pada pemrosesan Bantuan Keuangan kepada Partai Politik yang memenuhi persyaratan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 2018 tentang Bantuan Keuangan Partai Politik dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 36 Tahun 2018 tentang Cara penghitungan, penganggaran dalam APBD dan Tata Tertib Administrasi Pengajuan, Penyaluran dan laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Bantuan Keuangan Partai Politik, kemudian kegiatan Koordinasi Forum-forum Diskusi Politik, Pendidikan Politik kepada masyarakat kegiatan ini kelompok sasarannya Pemilih Pemula, Pemuda, Ormas/LSM dan kaum perempuan dengan jumlah peserta 1.350 orang dan tujuan yang dicapai pada kegiatan ini adalah
k. Forum Koordinasi Indeks Demokrasi Indonesia kegiatan Koordinasi Indeks Demokrasi Indonesia dilaksanakan dalam rangka memberikan masukan terhadap 3 (tiga) aspek Indeks Demokrasi Indonesia meliputi aspek kebebasan sipil, hak-
hak politik dari lembaga demokrasi yang terjabar pada 11 variable dan 28 indikator.
l. Monitoring Evaluasi dan Pelaporan kegiatan ini telah dilaksanakan di wilayah Kabupaten/Kota yang menyelenggarakan Pemilihan Kepala Daerah dan Kabupaten/Kota yang memiliki potensi yang dapat mempengaruhi agenda-agenda politik, pemerintahan dan sosial kemasyarakatan.
D. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara sesua dengan perannya memperkokoh kesatuan dan persatuan nasional serta stabilitas politik dalam negeri di daerahyang dilandasi oleh semangat dan nilai-nilai Pancasila dan UUD 1945 melalui pengembangan sistem politik yang demokrasi dan berkedaulatan rakyat. Maka beberapa hal kinerja organisasi yang diharapkan pada Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Daerah yaitu meningkatnya kualitas penyelenggaraan proses Demokrasi (Pemilu / Pilpres), meningkatnya komitmen Pemangku Kepentingan dalam menjaga persatuan dan kesatuan bangsa, meningkatnya komunikasi dan dialog yang konstuktif antar anggota masyarakat dalam penyelesaian berbagai persoalan kemasyarakatan dan meningkatnya kesadaran warga Negara dalam partisipasi politik.
Indikator kinerja secara umum yang sudah ditetapkan antara lain pelayanan organisasi masyarakat dalam proses pendaftaran (SKT) dan pelaporan (SKM) diukur dari jumlah pelayanan sudah melebihi dengan target. Namun, untuk waktu penyelesaian pelayanan pendaftaran dan pelaporan ormas yang masih belum sesuai dengan SOP yang diharapkan butuh terbosan untuk dapat mempercepat sesuai SOP bahkan lebih cepat.
Tabel 7. TARGET PENYELESAIAN PELAYANAN ORMAS SESUAI SOP
No Tahapan audit SOP (hari)
1 Tanggal surat sampai disposisi proses 3
2 Verifikasi persyaratan berkas 5
3 Persetujuan Kemendagri 7
4 Pembuatan SKM dan SKT 3
Total 18
Berdasarkan permasalahan dan analisis-analisis yang telah dilakukan, maka tema aksi perubahan yang dilakukan adalah: “Digitalisasi Sistem Informasi Pelayanan Organisasi Kemasyarakatan (SI POMAS) pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara”. Aksi perubahan ini disusun dan dilaksanakan dengan maksud untuk meningkatkan kinerja kualitas pelayanan publik yang terintegrasi cepat dan tepat waktu di Badan Kesbangpol Daerah Provinsi Sulut, sebagai salah satu sarana penunjang program Digital Government yang dicanangkan oleh Gubernur Sulut Bapak Olly Dondokambey untuk pemenuhan Integritas penataan tata laksana dan peningkatan pelayanan publik.
BAB III
RENCANA AKSI PERUBAHAN
A. Terobosan/Inovasi
Sistem pelayanan organisasi masyarakat merupakan transformasi digital sesuai dengan kebijakan berdasarkan Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dengan tujuan manajemen kinerja instansi pemerintahan yang transparan dan akuntabel, menciptakan sistem pengawasan yang profesional, independen, dan berintegritas. Kemudian, mewujudkan pelayanan publik yang bersih, dan meningkatkan kualitas pengelolaan reformasi birokrasi.
Pada saat sekarang ini di kantor Balai Bakesbangpol daerah Sulut belum mempunyai aplikasi online pelayanan publik berkaitan dengan pendaftaran/pendataan dan pelaporan organisasi kemasyarakatan masih dilakukan secara manual.
Berdasarkan adopsi dan adaptasi waktu studi lapangan maka muncul gagasan untuk menunjang kebutuhan pelayanan pendaftaran/pendataan dan pelaporan Ormas, maka perlunya pembuatan aplikasi pelayanan Ormas, yang berguna untuk menunjang peningkatan kinerja organisasi di Badan Kesbangpol Sulut.
Inovasi yang dilakukan terkait aksi perubahan kinerja organisasi adalah pembuatan aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Organisasi Kemasyarakatan (SI POMAS) yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pelayanan pendaftaran dan pelaporan organisasi masyarakat. Sehingga petugas pelayanan yang menerima data pendaftaran dan verifikasi persyaratan ormas sampai pada penerbitan surat keterangan terdaftar dan surat keterangan melapor ormas dapat dilakasanakan dengan cepat dan tepat waktu. Sistem informasi pelayanan Pendaftaran Organisasi Kemasyarakatan dibuat untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat seiring dalam upaya mendukung penerapan e-government di lingkungan pemerintah Provinsi Sulut.
Melalui terobosan inovasi melalui pembuatan aplikasi yang berbasis web dan aandroid IOS ini, maka diharapkan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Sulawesi Utara dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat, mudah dan transparan.
B. Milestone dan Tahapan Kegiatan
No Uraian Kegiatan Pelaksana Output Waktu
A JANGKA PENDEK Minggu Ke 3 Agustus s/d Minggu ke 3 September2021
1 Konsultasi dan Pembimbingan a. Pembimbingan Coach b. Konsultasi dengan Mentor
• Project Leader / Reformer
• Surat Persetujuan
• Pernyataan Dukungan
• Bukti Foto
• Bukti Vidio Pendek
Minggu Ke - 3 Juli
2 TerbentuknyaTim Efektif a. Rapat dukungan Rencana
Aksi Perubahan
b. Rapat Pembentukan Tim Efektif
c. Tersusunnya Draft dan Legalisasi SK Tim Efektif d. Rapat Penyusunan rencana
kerja kerja, pembagian tugas dan mekanisme kerja TE
• Project Leader / Reformer
• Tim Efektif
• Surat Undangan
• Notulen Rapat
• Daftar Hadir
• Draft SK
• SK Kaban
• Bukti Foto
Minggu Ke - 4 Juli
3 Perencanaan Aplikasi
a. Rapat penyusunan konsep aplikasi
b. Pengumpulan Bahan dan Data
c. Unsur-unsur dalam Aplikasi
• Tim Efektif / Programmer
• Dinas Kominfo
• TOR Aplikasi SI POMAS
Minggu Ke - 1 dan 2 Agustus
4 Tersedianya Aplikasi SI POMAS a. Rapat penyusunan alur proses
registrasi dan sertifikasi dalam software
b. Pembuatan design aplikasi oleh programmer
c. Uji Coba aplikasi internal
• Tim Efektif / Programmer
• Dinas Kominfo
• Rancangan / Design Aplikasi
• Aplikasi SI POMAS
Minggu Ke - 3 dan 4 Agustus
5 Sosilisasi dengan Stakeholder a. Sosialisasi Internal
b. Sosialisasi Eksternal
• Project Leader
• Tim Efektif
• Tim Eksternal/
Programmer Dinas Kominfo
• Surat Undangan
• Tanda Terima
• Notulen Sosialisasi
• Daftar Hadir
• Bukti Foto
• Bukti Video
Minggu Ke - 1 September
6 Evaluasi Pencapaian Tujuan Jangka Pendek
a. Rapat Evaluasi Pencapaian b. Monitoring
• Mentor
• Project Leader
• Tim Efektif
• Surat Undangan
• Notulen Rapat
• Daftar Hadir
• Bukti Foto
Minggu Ke 2 dan 3 September B JANGKA MENENGAH (3 – 12 Bulan)
1 Sosialisasi Berkelanjutan Penggunaan Aplikasi pada Kesbangpol Kabupaten Kota
• Project Leader
• Tim Efektif
• Tim Eksternal
• Surat Undangan
• Tanda Terima
• Notulen Sosialisasi
• Daftar Hadir
• Bukti Foto
Oktober 2021 s/d April 2022
2 Uji Coba Eksternal di 15 Kabupaten /Kota Provinsi Sulawesi Utara
• Mentor
• Project Leader
• Tim Efektif/
Programmer
• Bukti Foto Pelayanan
• Berita Acara Uji Coba Aplikasi
Mei – Desember
2022
3 Pengembangan Aplikasi SI POMAS berdasarkan
sosialisasi, ujicoba, dan evaluasi
• Mentor
• Project Leader
• Tim Efektif/
Programmer
• Bukti Foto / Video Pelayanan
• Berita Acara Hasil Uji Coba
Mei – Desember
2022
4 Evaluasi Pencapaian Tujuan Jangka Menengah
• Project Leader
• Tim Efektif/
Programmer
• Bukti Foto / Video Pelayanan
• Berita Acara Pelaksanaan Aplikasi
Mei – Desember
2022
C JANGKA PANJANG (Lebih dari 12 Bulan) 1 Penyempurnaan Aplikasi SI
POMAS
• Mentor
• Project Leader
• Tim Efektif
• SOP Aplikasi Januari – April 2023
2 Penggunaan Aplikasi SIPOMAS di 15 Kesbangpol Kabupaten Kota Se Provinsi Sulawesi Utara
• Mentor
• Project Leader
• Tim Efektif /Programmer
• Bukti Foto / Video Pelayanan
• Data Ormas Tersedia
Januari – April 2023
3 Evaluasi Pencapaian Tujuan Jangka Panjang
• Mentor
• Project Leader
• Tim Efektif /Programmer
• Bukti Foto / Video Pelayanan
• Laporan Hasil Evaluasi
Mei -Juli 2023
Tabel. 8 TAHAPAN KEGIATAN/MILESTONE RENCANA AKSI PERUBAHAN
1. Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan implementasi aksi perubahan dilaksanakan selama 2 (dua) bulan, yaitu dimulai dari selesainya kegiatan pelatihan secara klasikal dan virtual metode E- Learning atau Daring yaitu tanggal 15 Juni 2021 sd 2 Juli 2021. Peserta pelatihan kepemimpinan administrator memimpin langsung pelaksanaan aksi perubahan dengan menerapkan ilmu pengetahuan yang sudah diperoleh selama berlangsungnya pelatihan. Agenda pelatihan yang sudah dilaksanakan dikelompokan menjadi yaitu : Wawasan Kebangsaan Kepemimpinan Pancasila dan Bela Negara Kepemimpinan Pancasila; Kepemimpinan Kinerja; Manajemen Kinerja; serta Aktualisasi Kepemimpinan yang diimplementasikan dengan Aksi Perubahan atau Inovasi Personal / Institusion Branding, dengan tujuan Peningkatan Kualitas Kinerja Organisasi.
2. Anggaran
Pembiayaan yang timbul dari pelaksanaan kegiatan aksi perubahan dalam mendukung peningkatan kinerja organisasi dibebankan pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara Tahun Anggaran 2021.
3. Output yang dihasilkan
Output yang diharapkan dengan adanya digitalisasi sistem informasi pelayanan organisasi kemasyaratan (SI POMAS) dengan adanya aplikasi online berbasis Web dan IOS adalah pelayanan pendaftaran/pendataan dan pelaporan bagi organisasi kemasyarakatan terintegrasi, lebih cepat dan tepat waktu serta terdokumentasinya data dan jumlah organisasi kemasyarakatan yang menjadi informasi untuk kebijakan pimpinan melakukan pengawasan dan pembinaan ormas. Output kunci dari aksi perubahan ini dibagi menjadi 3 (tiga) kategori, yaitu output jangka pendek, output jangka menengah, dan output jangka panjang.
4. Potensi Masalah
Potensi masalah yang mungkin dapat terjadi selama perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi aksi perubahan antara lain adalah :
1. Peta Sumber Daya Organisasi
Gambar 1. Tata Kelola Aksi Perubahan MENTOR
Steven Evans Liow,SSos,MM Kaban Kesbangpol Sulut
STAKEHOLDERS PROJECT LEADER Johnny A A Suak,SE.,MSi Sekretaris Kesbangpol Sulut
COACH
Drs. Djefri A. Sambur, MAP Widya Iswara
TIM EFEKTIF
TIM KERJA DIGITALISASI/
SISTEM
TIM KERJA PENDUKUNG
• Kabid Ketahanan EkOSOSBUD dan ORMAS
• Kasubid Organisasi Kemasyarakatan
• Kasubag Hukum dan Kepegawaian
• Kasubag Perencanaan dan Keuangan
• Kasubaga Umum TIM KERJA
PENGUMPULAN DATA
1) ASN kurang tanggap terhadap perkembangan teknologi informasi sehingga resisten terhadap aksi perubahan.
2) Terdapat beberapa anggota Tim kerja dan stakeholder internal yang tidak serius terhadap kegiatan aksi perubahan.
3) Akibat pandemi Covid 19 beberapa anggota pokja ada yang WFH sehingga waktu kerja tim sangat terbatas untuk implementasi aksi perubahan.
4) Aksi perubahan dianggap sebagai beban kerja tambahan oleh tim kerja.
5) Pembuat aplikasi oleh programmer yang berasal dari luar dinas sering mengalami hambatan koordinasi dan waktu menyelesaikan pembuatan aplikasi SI POMAS dalam rangka mendukung implementas aksi perubahan kinerja organisasi.
C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan)
Gambar 4. PETA SUMBER DAYA ORGANISASI
Stakeholder atau pemangku kepentingan adalah pihak yang berkepentingan baik perorangan maupun organisasi lainnya yang memiliki pengaruh terhadap aksi perubahan. Stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan aksi perubahan ini dibedakan menjadi stakeholder internal Badan Kesbangpol Sulut dan stakeholder eksternal Badan Kesbangpol Sulut dan penjelasan peran dan tugas dari masing-masing pihak dalam Tim Efektif yang terlibat dalam aksi perubahan ini adalah sebagai berikut:
1. Project leader adalah Sekretaris Badan Kesbangpol Sulut dengan peran dan tugas sebagai berikut:
1) Mengidentifikasi area dan aksi perubahan yang akan diimplementasikan 2) Mengusulkan rancangan aksi perubahan;
3) Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan rancangan aksi perubahan;
4) Memberikan arahan kepada anggota Tim Efektif;
5) Melakukan komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder baik internal maupun eksternal, dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi aksi perubahan;
6) Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan mendayagunakan dan memberdayakan seluruh sumber daya yang dimiliki;
7) Membuat laporan implementasi aksi perubahan.
2. Mentor adalah Kepala Badan Kesbangpol Sulut Steven Evans Liow, SSos,MM sebagai atasan langsung dari Project Leader, dengan peran dan tugas sebagai berikut:
1) Memberikan motivasi dan dukungan penuh kepada peserta PKA sebagai project leader dalam mempersiapkan aksi perubahan beserta implementasinya;
2) Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan dan mengidentifikasi permasalahan organisasi yang memerlukan pembenahan melalui aksi perubahan;
3) Memberikan persetujuan atas usulan aksi perubahan;
4) Memberikan bimbingan dalam mengatasi masalah/kendala yang dihadapi selama proses implementasi aksi perubahan;
5) Memantau capaian pelaksanaan aksi perubahan sesuai milestones yang telah ditetapkan.
6) Memastikan bahwa aksi perubahan memiliki umpan balik dalam meningkatkan kinerja Badan Kesbangpol Sulut.
3. Coach adalah Widya Iswara Bapak Drs Jeffry A. Sambur, MAP, dengan peran dan tugas sebagai berikut:
1) Melakukan pembimbingan dan memastikan kemampuan peserta diklat dalam memfinalkan rancangan aksi perubahan dan mengaplikasikan esensi aksi perubahan
2) Melakukan monitoring terhadap peserta diklat dalam mengkomunikasikan rancangan aksi perubahan kepada atasan, staf dan stakeholder lainnya;
3) Melakukan komunikasi dengan mentor (atasan langsung) peserta diklat mengenai kegiatan yang dilakukan peserta dalam tahap Laboratorium Kepemimpinan dan perkembangan pelaksanaan aksi perubahan.
4. Tim Efektif, terdiri dari Tim Kerja Pendukung, Tim Kerja Pengumpulan Data, dan Tim Kerja Digitalisasi/Sistem, dengan peran dan tugas sebagai berikut:
1) Tim Kerja Pengumpulan Data yang terdiri dari Staf Pendukung di Bidang Ketahanan Ekososbud dan Ormas serta Sekretariat mempunyai tugas menyiapkan data dan informasi terkait pelayanan organisasi masyarakat 2) Tim Kerja Pendukung yang terdiri dari Kabid Ketahanan Ekososbud dan
Ormas, Kasubid Ormas dan para Kasubag mempunyai tugas memberikan masukan dan dukungan terkait mendokumentasikan dan mengumpulkan bahan pelaporan dalam setiap tahapan pelaksanaan aksi perubahan dan membantu membuat laporan pelaksanaan aksi perubahan.
3) Tim Kerja Digitalisasi yang terdiri dari programmer/ahli teknologi informasi dari Dinas Kominfo Sulut mempunyai tugas mendesain rancangan Aplikasi SI POMAS pada Badan Kesbangpol Sulut yang efektif
dan efisien dan mewujudkan tersedianya aplikasi SI POMAS sebagai sarana sistem informasi pelayanan organisasi kemasyarakatan untuk peningkatan kinerja pelayanan publik..
5. Stakeholder mempunyai peran memberikan dukungan dan masukan terkait pelaksanaan aksi perubahan.
6. Identifikasi Stakeholder (Jejaring Kerja)
Aksi perubahan ini melibatkan stakeholder yang mempunyai pengaruh dan/atau dipengaruhi oleh aksi perubahan ini. Stakeholder yang terlibat terbagi dalam dua kategori, yaitu:
a) Stakeholders internal, terdiri dari Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Sulawesi Utara, Kepala Bidang Ketahanan Ekonomi, Sosial, Budaya, dan Organisasi Masyarakat, Kepala Sub Bidang Organisasi Masyarakat, Kasubag Perencanaan dan Keuangan, Kasubag Hukum dan Kepegawaian, Kasubag Umum, dan Staf Sekretariat dan THL.
b) Stakeholders eksternal, terdiri dari Gubernur, Wakil Gubernur Sekretaris Daerah, Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Setda Provinsi Sulut, Kepala Badan Pengembangan SDM Provinsi Sulut, dan Kepala Dinas Kominfo dan Persandian Provinsi Sulut.
7. Pemetaan Stakeholder
Peta stakeholders terkait pengaruh dan kepentingan terhadap aksi perubahan sebelum dan sesudah dilakukan komunikasi tercermin pada gambar sebagai berikut:
APATHETICS
• Kabid Poldagri
• Kabid Bina Ideologi, Wasbang dan Karakter Bangsa
• Kabid PKS dan
Kewaspadaan Nasional
DEFENDERS
• Kabid Ketahanan Ekososbud dan Ormas
• Kasubid Ormas
• Kasubag Kepeghum
• Kasubag Perenkeu
• Kasubag Umum
Gambar 5. PETA STAKEHOLDER SEBELUM DAN SESUDAH AKSI PERUBAHAN
POWER/INFLUENCE (+)
INTEREST (-) INTEREST (+)
POWER/INFLUENCE (-) LATENTS
• Gubernur
• Wakil Gubernur
• Sekda
• Assisten 1
• Kadis Kominfo
• Kaban PSDM
PROMOTERS
• Kaban Kesbangpol Sulut (MENTOR)
SEKRETARIS KESBANGPO
L Informasi
Harapan perpindahan Koordinasi
Sosialisasi
Harapan perpindahan
