BAB III RENCANA AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
a) Membangun Integritas Dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
Integritas dapat didefinisikan sebagai kesesuaian antara hati, ucapan, dan tindakan. Dengan memiliki integritas yang kokoh maka diharapkan akan memiliki kemampuan untuk senantiasa memegang teguh prinsip-prinsip moral dan menolak untuk mengubahnya walaupun kondisi dan situasi yang dihadapi sangat sulit, serta banyak tantangan yang berupaya untuk melemahkan prinsip-prinsip moral dan etika yang dipegang teguh.
Aksi perubahan ini diarahkan agar seorang pemimpin memiliki integritas dan akuntabilitas melalui pentahapan kerja dimana setiap langkah dan tahapan kegiatan dituntut untuk menyajikan bukti-bukti yang valid melalui proses kepemimpinan.
Karena proses kepemimpinan ini akan membuat suatu inovasi yang mampu memperbaiki kinerja dan tata kelola organisasi maka terdapat serangkaian proses melalui sejumlah tahapan. Dalam setiap tahapan kegiatan seorang pemimpin dituntut untuk menciptakan langkah-langkah strategis dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok dengan harapan apa yang akan dikerjakan bersama tim dapat membawa perubahan ke arah yang lebih baik dengan menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan.
Terdapat beberapa hal dan jenis kegiatan dalam melaksanakan aksi perubahan dengan menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan antara lain sebagai berikut:
a. Aksi perubahan dilakukan untuk perbaikan kinerja, dalam melaksanakan pekerjaan tentu selalu terdapat hambatan yang disebabkan oleh faktor-faktor perlaksanaan pekerjaan yang masih kurang ideal, misalnya pemanfaatan teknologi dan informasi yang belum maksimal, prosedur kerja yang belum sepenuhnya ditaati, evaluasi terhadap SOP, perlengkapan yang belum memadahi dan lain sebagainya. Maka dari itu perlu adanya sebuah aksi perubahan dalam rangka memperbaiki kinerja.
b. Upaya untuk melaksanakan aksi perubahan sampai tuntas, aksi perubahan ini dilakukan sampai tuntas dalam rangka mengetahui efektivitas dari sebuah aksi, benarkah memiliki kontribusi yang dapat memberikan manfaat, seberapa baik pengaruhnya terhadap capaian kinerja. Maka dari itu pentahapannya harus diikuti sampai tuntas.
c. Pelibatan tim efektif sesuai peranannya, untuk mendukung keberhasilan aksi perubahan ini dibentuklah tim kerja dengan mendapatkan peran masing-masing.
Dengan menjalankan peran masing-masing secara disiplin disertai kepemimpinan dalam menggerakkan tim maka keberhasilan dalam menjalankan aksi perubahan dapat dicapai dengan baik.
d. Komunikasi dengan mentor dan coach, mentor yang merupakan pengarah dan sekaligus pendukung serta penentu kebijakan dalam menjalankan aksi perubahan menjadi tempat untuk berkonsultasi, sedangkan coach selaku pembimbing merupakan pusat konsultasi teknis dalam menjalankan aksi perubahan mulai dari rancangan aksi perubahan hingga pelaporan aksi perubahan.
Agar tahapan kegiatan ini dapat berjalan sesuai dengan Aksi Perubahan maka Project Leader mencoba menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan sebagai dasar dari aksi perubahan yang menerapkan pentahapan jangka pendek namun target pengembangan dapat memasuki tahap jangka menengah dan jangka panjang. Setiap orang pada dasarnya adalah seorang pemimpin. Manusia sebagai pemimpin minimal mampu memimpin diri sendiri. Setiap organisasi harus ada pemimpinnya, yang secara ideal dipatuhi dan di segani bawahannya.
Sasaran akhir yang ingin dicapai dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah peningkatan kualitas/ kinerja organisasi. Implementasi peningkatan kinerja organisasi diawali dengan agenda kepemimpinan kinerja dan agenda manajemen kinerja.
Pelaksanaan kegiatan selama studi lapangan dijadikan modal untuk melakukan adopsi dan adaptasi membangun integritas dan akuntabilitas Kinerja Organisasi.
Untuk mendukung akuntabilitas tim kerja dalam melaksanakan aksi perubahan ini maka telah dibentuk Tim Kerja Efektif melalui SK Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulut Nomor tanggal 2021. Tim Kerja ini terdiri dari
Project Leader, Mentor , Coach dan beberapa kelompok kerja dan programmer. Dalam rangka memantau pelaksanaan aksi perubahan dan mendiskusikan progress kegiatan telah dibuat komunikasi Tim Kerja Efektif dalam WAG Sistem Informasi
b) Pengelolaan Budaya Kerja Dan Pemanfaatan IT
Pengelolaan budaya kerja dan pemanfaatan informasi teknologi di Badan Kesbangpol Daerah Sulut telah di upayakan antara lain:
a. Melaksanakan peningkatan pelayanan publik melalui sistem informasi pelayanan pendaftaran dan pelaporan ormas dalam sebuah aplikasi yaitu untuk memudahkan layanan bagi pengurus Ormas, LSM dan Yayasan dalam melakukan pendaftaran dan pelaporan.
b. Menyediakan informasi publik melalui media sosial maupun brosur pelayanan ijin penelitiuan dan pengurusun rekomendasi kegiatan.
Memberikan pelayanan publik yang prima merupakan budaya kerja dan tujuan Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara yang saat ini menerapkan dan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk dapat membantu mewujudkannya kinerja pelayanan publik. Perkembangan teknologi informasi serta penerapan konektivitas internet ke dalam tata kelola pemerintah diharapkan mampu mengatasi berbagai macam persoalan melalui peningkatan efisiensi, inovasi, produktivitas, perluasan jangkauan dan penghematan biaya. Penerapan teknologi informasi juga diharapkan mampu memberikan pelayan yang efektif serta efisien terhadap masyarakat, tentu ini merupakan langkah yang strategis.
Penerapan teknologi informasi pada Badan Kesatuan dan Politik dalam meningkatkan kinerja pelayanan publik untuk mempermudah proses pelayanan, memperkenalkan potensi kinerja, serta meningkatkan interaksi dengan masyarakat.
Maka beberapa aplikasi yang saat ini digunakan yaitu Ekinerja, Aplikasi Presensi Wajah SIMPEG, SIMVONI, SIMPATI, SIMDA (Keuangan, Gaji, Barang) EPRA, SAKIP dan SIPD.
c) Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi
Membangun jearing dan kolaborasi merupakan suatu yang harus direncanakan dan dilaksankan dengan baik. Jejaring kerja yang baik dan saling berkoordinasi akan mampu menghasilkan kinerja yang baik untuk mewujudkan program kerja yang sudah
direncanakan dengan matang. Metamorfosis organisasi publik dalam merespon tututan internal dan eksternal diwujudkan dalam bentuk reformasi, revitalisasi dan pembentukan jejaring pemerintahan. Reformasi dan revitalisasi peran-peran organisasi publik dilakukan secara internal organisasi untuk meningkatkan profesionalisme.
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik provinsi Sulut membangun jejaring kerja dan kolaborasi dengan pemangku kepentingan yaitu :
1) Menguatkan budaya kerja organisasi dan menginternalisasikan nilai-nilai budaya organisasi kepada pola kerja dengan melalukan pelatihan internal (on the job training).
2) Mengkomunikasikan program dan kegiatan secara jelas dan terstruktur untuk meningkatkan kesadaran kerja setiap orang berdasarkan nilai-nilai kerja yang ada melalui bimbingan teknis dan out bond.
3) Membangun jejaring dan kolaborasi untuk peningkatan kualitas kerja, mutu kerja, dan penguatan budaya organisasi bersama dengan ormas, LSM, Yayasan, Partai Politik, FKDM, FPK dan FKUB, TNI Polri, BIN serta Badan/Kantor Kesbangpol Kabupaten Kota se Sulut melalui sosialisasi, media dan integrasi aplikasi pelayanan publik.
d) Merancang Strategi Komunikasi
Tabel 10 RANCANGAN DAN TEKNIK KOMUNIKASI
No Milestone Kegiatan Stakeholder Teknik Komunikasi 1 Jangka
Pendek
Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan.
Tim Efektif Koordinasi Rapat Uji coba aplikasi Tim Efektif
Programmer
Tim Efektif Rapat
2. Jangka
Tim Efektif Rapat FDG
e) Faktor Kunci Keberhasilan
Faktor-faktor kunci pendukung keberhasilan dalam aksi perubahan setelah dilakukan pemetaaan sumber daya adalah sebagai berikut :
1. Komitmen dari unsur pimpinan dalam mendukung aksi perubahan untuk peningkatan kinerja organisasi.
2. Tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mendukung aksi perubahan kinerja organisasi
3. Komitmen dan konsisitensi dari tim kerja aksi perubahan dalam melaksanakan kegiatan yang sudah direncanakan
4. Stakeholder internal yang memberikan dukungan dan komitmen yang tinggi dalam pelaksananaan aksi perubahan
5. Komunikasi efektif yang terus terjalin antara lain dengan stakeholder, Mentor, Coach, tim pelaksana aksi, project leader perubahan dan seluruh ASN dan THL di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
Aksi Perubahan yang dilaksanakan adalah salah satu bentuk gerakan perubahan dalam mendukung target kinerja Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara.dalam mendukung program peningkatan pelayanan public dengan kepemimpinan melayani untuk merubah cara berpikir dan budaya kerja di lingkup Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Sulawesi Utara..
Program aksi perubahan ini melalui Digitalisasi Sistem Informasi Pelayanan Organisasi Kemasyarakatan yang akan memudahkan organisasi kemasyrakatan, LSM dan Yayasan sebagai stakeholder eksternal untuk mendapatkan pelayanan yang terintegrasi, cepat dan tepat waktu.