LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
PEMBANGUNAN GRAND DESIGN PENGELOLAAN ARSIP BPOM RI 2022-2024 DALAM RANGKA IMPLEMENTASI TATA KELOLA
PEMERINTAHAN YANG BAIK
Oleh Poppy Alia
NIP. 19811225 200604 2006
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V NON KEMENTERIAN PERTANIAN
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI-BOGOR 2022
ii
LEMBAR PENGESAHAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
JUDUL : Pembangunan Grand Design Pengelolaan Arsip BPOM RI 2022- 2024 Dalam Rangka Implementasi Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik
NAMA : Poppy Alia, S.Farm, Apt., M.Epid NIP : 19811225 200604 2 006
UNIT KERJA : Biro Umum
Telah diuji di depan penguji pada hari Selasa tanggal 31 Mei 2022.
MENTOR
Dra. Rita Mahyona, Apt, M.Si NIP. 19650523 200003 2 001
PEMBIMBING/COACH
Dr. Ir. Widi Hardjono, M.Sc NIP. 19581201 198703 1 001
PENGUJI
Dr. Miko Harjanti, SE, M.SE, MA NIP. 19800814 200604 2 00
PENGUJI
Ir. Chidmat Hamdani, MM NIP. 19620629 199103 1 001
iii ABSTRAK
PEMBANGUNAN GRAND DESIGN PENGELOLAAN ARSIP BPOM RI 2022-2024 DALAM RANGKA IMPLEMENTASI TATA KELOLA
PEMERINTAHAN YANG BAIK OLEH:
POPPY ALIA
Salah satu fungsi Bagian Rumah Tangga, Biro Umum BPOM RI yaitu melakukan pengelolaan arsip di lingkungan BPOM. Aksi perubahan ini secara umum membahas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BPOM RI untuk mewujudkan penyelenggaraan organisasi yang efektif dan efisien, baik dan bersih, serta peningkatan keterbukaan informasi publik melalui Keputusan Kepala BPOM tentang Grand Design Pengelolaan Arsip BPOM RI 2022-2024 Dalam Rangka Implementasi Tata Kelola Pemerintahan yang Baik. Gagasan dari aksi perubahan ini merupakan jawab dari solusi peningkatan kualitas pengelolaan arsip karena kurangnya komitmen tertib arsip, sehingga ditetapkannya target-target program kerja strategis kearsipan.
Setelah ditetapkan Keputusan Grand Design Kearsipan ini langsung dirasakan peningkatan drastis penyerahan arsip yang bernilai guna sejarah (statis) dan arsip penanganan COVID-19 dari unit-unit kerja di lingkungan BPOM.
Tujuan dari aksi perubahan ini adalah memberikan arah kebijakan dalam pengelolaan arsip kurun waktu 2022-2024. Manfaat dari aksi perubahan yang dilakukan terbagi 3 aspek, yaitu: (1) Bagi BPOM yaitu menciptakan tertib arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan, sebagai bahan pengambilan keputusan bagi pemangku kepentingan; (2) Bagi Kementerian/Lembaga (K/L) terintegrasinya informasi dengan data kearsipan nasional yang dapat diakses dan dimanfaatkan oleh seluruh K/L karena BPOM telah memiliki subdomain Jaringan Informasi Kearsipan Nasional; (3) Bagi Masyarakat yaitu meningkatnya kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Kata Kunci: Grand Design Arsip BPOM, Implementasi Tata Kelola yang Baik
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat ALLAH SWT, yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini. Adapun judul laporan aksi perubahan kami adalah “Pembangunan Grand Design Pengelolaan Arsip BPOM RI 2022-2024 Dalam Rangka Implementasi Tata Kelola Pemerintahan yang Baik”. Laporan aksi perubahan ini disusun sebagai salah satu persyaratan dalam rangka mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan V yang diselenggarakan oleh Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan (PPMKP).
Dalam proses penyusunan laporan aksi perubahan ini penulis telah banyak memperoleh bantuan dan masukan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Ibu Dra. Rita Mahyona, Apt., M.Si selaku Mentor yang telah memberikan arahan dan bimbingan serta masukan-masukan yang substantif kepada Penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan ini;
2. Bapak Dr. Widi Hardjono, M.Sc selaku Coach, memberikan bimbingan serta motivasi kepada Penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan ini dengan baik;
3. Ibu Dr. Miko Harjanti, SE, M.SE, MA selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan dalam Laporan Aksi Perubahan ini;
4. Bapak Ir. Chidmat Hamdani, MM selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan dalam Laporan Aksi Perubahan ini;
5. Teman-teman di Biro Umum, yang telah banyak membantu menyiapkan bahan dan berdiskusi selama penulisan Laporan Aksi Perubahan;
6. Teman-teman PKA Angkatan V Tahun 2022 yang menjadi teman belajar dan diskusi selama penulisan Laporan Aksi Perubahan ini.
7. Keluarga tercinta yang selalu menjadi penyemangat Penulis untuk dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan ini.
v
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih memerlukan perbaikan dan pengembangan. Selain itu, dari penyusunan laporan kegiatan ini diharapkan juga dapat menjadi bahan evaluasi dan pembelajaran bagi pihak yang membutuhkan, terutama para peserta Diklat Pelatihan Kepemimpinan Administrator di periode berikutnya. Akhir kata, semoga aksi perubahan ini dapat membawa manfaat dan dicatat sebagai amal sholeh oleh Allah Subhanahu Wata’ala
vi DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
ABSTRAK……….. iii
KATA PENGANTAR……….iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL... viiiiii
DAFTAR GAMBAR ... ixx
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN ... 13
A. Latar Belakang... 13
B. Area dan Lokus... 15
C. Tujuan Aksi Perubahan ... 15
D. Manfaat Aksi Perubahan ... 16
E. Adopsi dan Adaptasi Studi Lapangan ... 17
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ... 21
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ... 21
B. Kinerja Organisasi Sekarang ... 24
C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan ... 26
BAB III ANALISIS MASALAH ... 28
A. Permasalahan Yang Ada ... 28
B. Penyebab Masalah ... 30
C. Akar Penyebab Masalah ... 32
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ... 32
E. Solusi Mengatasi Masalah ... 35
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 37
A. Terobosan/Inovasi ... 37
B. Tahapan Kegiatan/Milestone ... 37
C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan) ... 43
D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan ... 49
BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 51
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 51
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 63
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 76
vii
BAB VI PENUTUP ... 84
A. Kesimpulan ... 84
B. Rekomendasi ... 85
DAFTAR PUSTAKA ... 86
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Adopsi dan Adaptasi Studi Lapangan ke Dinas UMKM DIY ... 18
Tabel 2. Kondisi Organisasi Yang Diharapkan ... 26
Tabel 3. Identifikasi Isu Strategis ... 28
Tabel 4. Analisa Prioritas Isu dengan USG ... 30
Tabel 5. Diagram SWOT ... 33
Tabel 6. Identifikasi Alternatif Strategi ... 34
Tabel 7. Pemilihan Alternatif Gagasan dengan Metode Mc. Namara ... 36
Tabel 8. Tahapan Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ... 37
Tabel 9. Strategi Komunikasi ... 48
Tabel 10. Identifikasi Permasalahan, Risiko, dan Strategi Pengendalian Risiko ... 49
Tabel 11. Manajemen Pengendalian Mutu ... 50
Tabel 12. Pengelolaan Budaya Kerja Aksi Perubahan Kaitannya Dengan Nilai-Nilai Budaya Kerja Badan POM ... 53
Tabel 13. Keberhasilan Aksi Perubahan ... 57
Tabel 14. Pergeseran dan Perubahan Peta Stakeholder ... 62
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi Biro Umum BPOM ... 23
Gambar 2. Pola kinerja BPOM RI ... 24
Gambar 3. Pohon Masalah ... 32
Gambar 4. Model Canvas ... 44
Gambar 5. Struktur Tim Kerja ... 44
Gambar 6. Kuadran Kekuatan dan Ketertarikan Stakeholder ... 46
Gambar 7. Struktur Organisasi Pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan... 55
Gambar 8. Analisis Stakeholder setelah Tahapan Strategis Perubahan ... 61
Gambar 9. Konsultasi dengan Mentor ... 64
Gambar 10. Keputusan Kepala Biro Umum tentang Pembentukan Tim Efektif Grand Design Pengelolaan Arsip Badan POM ... 64
Gambar 11. Internalisasi dengan Tim Efektif ... 65
Gambar 12. Benchmark ke BRIN (ex LAPAN) ... 66
Gambar 13. Benchmark ke DPAD D.I. Yogyakarta ... 66
Gambar 14. Pembahasan Usul Serah Arsip Statis milik BPOM kepada ANRI ... 67
Gambar 15. Pembahasan JRA dengan Unit Kerja ... 67
Gambar 16. Surat Permohonan Penyampaian Daftar Arsip Aktif, Pemindahan Arsip Inaktif dan Arsip Bernilai Guna Permanen pada kurun waktu Tahun 2014-2019 ... 67
Gambar 17. Surat Penyelamatan Arsip Penanganan COVID-19 ... 68
Gambar 18. BAST Salinan Autentik Arsip Terjaga dari BPOM ke ANRI ... 68
Gambar 19. Pengawasan Kearsipan Loka POM di Kab. Hulu Sungai Utara ... 69
Gambar 20. SOP Penanganan Naskah Dinas dan Pengelolaan Sistem Kearsipan 69 Gambar 21. FGD dengan Narasumber dari Fakultas Kearsipan UGM ... 70
Gambar 22. Diskusi dengan Narasumber dari ANRI ... 70
Gambar 23. FGD dengan Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI ... 71
Gambar 24. Keputusan Kepala Badan POM tentang Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi di Lingkungan Badan POM ... 71
Gambar 25. Surat Undangan Narasumber Benchmark Bappenas ke Badan POM terkait implementasi SRIKANDI ... 72
Gambar 26. Benchmark Bappenas ke BPOM terkait Implementasi SRIKANDI ... 72
Gambar 27. Diskusi dengan Narasumber dari Kemenkes RI ... 73
x
Gambar 28. FGD dengan Seluruh Unit Kerja Mengenai Masukan terhadap Grand Design Pengelolaan Arsip dan Sosialisasi SRIKANDI ... 73 Gambar 29. Keputusan Kepala Badan POM tentang Grand Design Pengelolaan Arsip di Lingkungan Badan POM Tahun 2022-2024 ... 74 Gambar 30. Sosialisasi Grand Design Pengelolaan Arsip di Lingkungan Badan POM Tahun 2022-2024 ... 75 Gambar 31. Rapat Review Dokumen yang Dapat Digunakan oleh Publik ... 77 Gambar 32. Video Tutorial Usul Pindah Arsip melalui Aplikasi SIROUM ... 77 Gambar 33. Data Arsip Dinamis dan Penyelamatan Arsip yang Bernilai Guna Permanen ... 78 Gambar 34. Surat Plt.Sestama kepada Kepala ANRI terkait Penyampaian Daftar Arsip Penanganan COVID-19 ... 78 Gambar 35. Penyerahan Arsip Penanganan Covid-19 Badan POM ke ANRI ... 79 Gambar 36. Surat Plt. Sestama terkait Koordinasi Penyerahan Arsip Statis UPT Badan POM ... 79 Gambar 37. Rapat Pengelolaan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) ... 80 Gambar 38. Rancangan Buku Dokumentasi Lansekap Kantor BPOM Pusat ... 80 Gambar 39. Workshop Pengelolaan Kearsipan Digital di Lingkungan BPOM ... 81
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Dokumentasi Terlaksananya Konsultasi dengan Mentor ... 88 Lampiran 2. Keputusan Kepala Biro Umum tentang Pembentukan Tim Efektif Grand Design Pengelolaan Arsip Badan Pengawas Obat dan Makanan dalam rangka Implementasi Tata Kelola Pemerintahan yang Baik ... 89 Lampiran 3. Keputusan Kepala Biro Umum tentang Pembentukan Tim Efektif dan Notulensi terkait masukan dan dukungan dari Tim Efektif ... 97 Lampiran 4. Notulensi hasil benchmark ke BRIN (ex LAPAN) dan DPAD DIY ... 100 Lampiran 5. Notulensi Pembahasan Usul Serah Arsip Statis milik BPOM kepada ANRI dengan narasumber dari ANRI ... 112 Lampiran 6. Notulensi Pembahasan Jadwal Retensi Arsip (JRA) ... 117 Lampiran 7. Surat Permohonan Penyampaian Daftar Arsip Aktif, Pemindahan Arsip Inaktif dan Arsip Bernilai Guna Permanen pada Kurun Waktu Tahun 2014-2019 ke Seluruh Unit Kerja ... 126 Lampiran 8. Surat ke Seluruh Unit Kerja untuk Memberikan Daftar Arsip terkait Penanganan COVID-19 ke Biro Umum ... 137 Lampiran 9. Berita Acara Serah Terima Salinan Autentik Arsip Terjaga dari Badan POM ke ANRI ... 142 Lampiran 10. Notulensi Hasil Review Pengawasan Kearsipan Internal ... 143 Lampiran 11. SOP Penanganan Naskah Dinas dan Pengelolaan Sistem Kearsipan Nomor POM-14.02/CFM.02/SOP.01 ... 154 Lampiran 12. Notulensi Diskusi dengan Narasumber dari Fakultas Kearsipan UGM ... 159 Lampiran 13. Notulensi Diskusi dengan Narasumber dari ANRI ... 163 Lampiran 14. Notulensi FGD terkait Optimalisasi Kinerja Jabatan Fungsional Arsiparis dengan Narasumber Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI ... 168 Lampiran 15. Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 45 Tahun 2022 tentang Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan ... 181 Lampiran 16. Surat Undangan dan Notulensi Benchmark Bappenas ke Badan POM terkait implementasi SRIKANDI ... 184 Lampiran 17. Notulensi diskusi dengan Narasumber dari Kemenkes RI ... 196 Lampiran 18. Notulensi FGD dengan seluruh unit kerja mengenai masukan terhadap Grand Design Pengelolaan Arsip dan sosialisasi SRIKANDI ... 198
xii
Lampiran 19. Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 73 tahun 2022 tentang Grand Design Pengelolaan Arsip di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan Tahun 2022-2024... 212 Lampiran 20. Notulensi Sosialisasi Grand Design Pengelolaan Arsip di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan Tahun 2022-2024... 253 Lampiran 21. Notulensi Rapat Review Dokumen Kearsipan yang Dapat Digunakan oleh Publik ... 259 Lampiran 22. Notulensi Rapat Pengembangan Layanan Kearsipan Melalui Aplikasi SIROUM ... 268 Lampiran 23. Data Arsip Dinamis dan Penyelamatan Arsip yang Bernilai Guna Permanen ... 271 Lampiran 24. Surat dari Plt.Sestama kepada Kepala ANRI terkait Penyampaian daftar arsip penanganan COVID-19 ... 272 Lampiran 25. Surat Plt.Sestama Kepada Masing-Masing UPT untuk berkoordinasi dengan Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota terkait penyerahan Arsip Statis UPT ... 278 Lampiran 26. Notulensi rapat pengelolaan informasi publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) ... 280 Lampiran 27. Rancangan Buku terkait dokumentasi di lingkungan BPOM Pusat . 285 Lampiran 28. Notulensi Workshop Pengelolaan Kearsipan ... 289
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) adalah salah satu Lembaga Pemerintah Non Departemen yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pengawasan Obat dan Makanan yang memiliki fungsi strategis nasional dalam upaya perlindungan dan peningkatan kualitas hidup masyarakat Indonesia, serta untuk mendukung daya saing nasional.
Pada RPJMN 2015-2019, yang merupakan tahapan ketiga dari Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2005-2025, arah pembangunan ditujukan untuk lebih memantapkan pembangunan secara menyeluruh di berbagai bidang dengan menekankan pencapaian daya saing kompetitif perekonomian berlandaskan keunggulan sumber daya alam dan sumber daya manusia berkualitas serta kemampuan ilmu dan teknologi yang terus meningkat. Terdapat 9 (sembilan) agenda pembangunan prioritas yang disebut NAWACITA, yaitu:
1. menghadirkan kembali negara untuk melindungi segenap bangsa dan memberikan rasa aman kepada seluruh warga negara;
2. membuat pemerintah selalu hadir dengan membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, dan terpercaya;
3. membangun indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah- daerah dan desa dalam kerangka negara kesatuan;
4. memperkuat kehadiran negara dalam melakukan reformasi sistem dan penegakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat, dan terpercaya;
5. meningkatkan kualitas hidup manusia dan masyarakat indonesia;
6. meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional sehingga bangsa indonesia bisa maju dan bangkit bersama bangsa-bangsa asia lainnya;
7. mewujudkan kemandirian ekonomi dengan menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi domestik;
8. melakukan revolusi karakter bangsa; dan
9. memperteguh kebhinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia.
14
Pembangunan nasional bidang kearsipan diselenggarakan dalam rangka memperkuat dan menjadi salah satu pilar pelaksanaan agenda kedua yakni membuat “Pemerintah selalu hadir dengan membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, dan terpercaya”. Oleh karena itu, kearsipan bagian dari pengarusutamaan “Tata Kelola Pemerintahan yang Baik”.
Untuk mendukung struktur perekonomian yang kokoh, dibutuhkan birokrasi berkelas dunia. Hal ini telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 tahun 2020 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi tahun 2020-2024, dimana karakter birokrasi yang berkelas dunia dicirikan dengan 2 pelayanan publik yang semakin berkualitas dan tata kelola yang semakin efektif dan efisien. Dengan demikian, prioritas setiap instansi adalah dengan melakukan perbaikan tata kelola pemerintahan.
Maka penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BPOM RI harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu, dan terarah. Penyelenggaraan kearsipan BPOM RI perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan BPOM RI maupun negara dan masyarakat umum yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Selain itu, terdapat 7 agenda perubahan pembangunan nasional dalam RPJMN 2020-2024, yaitu:
1. Memperkuat Ketahanan Ekonomi Untuk Pertumbuhan yang Berkualitas dan Berkeadilan
2. Mengembangkan Wilayah untuk Mengurangi Kesenjangan dan Menjamin Pemerataan
3. Meningkatkan Sumber Daya Manusia yang Berkualitas dan Berdaya Saing 4. Revolusi Mental dan Pembangunan Kebudayaan
5. Memperkuat Infrastruktur untuk Mendukung Pengembangan Ekonomi dan Pelayananan Dasar
6. Membangun Lingkungan Hidup, Meningkatkan Ketahanan Bencana, dan Perubahan Iklim
7. Memperkuat Stabilitas Polhukhankam dan Transformasi Pelayanan Publik Penyelenggaraan kearsipan merupakan bagian dari agenda pembangunan ketujuh, yaitu Memperkuat Stabilitas Polhukhankam dan Transformasi Pelayanan Publik, sehingga dapat mewujudkan organisasi yang baik, bersih dan
15
bebas korupsi, kolusi dan nepotisme, serta akuntabel dapat berlangsung jika didasarkan pada ketersediaan informasi yang akurat, lengkap, dan terkini. Pada Berbagai masalah yang muncul dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BPOM RI untuk mewujudkan penyelenggaraan organisasi yang efektif dan efisien, baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik mencerminkan rumitnya tantangan yang harus dihadapi bersama oleh seluruh unit kerja dan komponen BPOM RI termasuk unit kearsipan dan SDM kearsipan yang diberi tugas dalam bidang kearsipan, untuk mengatasi masalah dan tantangan tersebut. Oleh karena itu, diperlukan Grand Design Pengelolaan Arsip yang tersturktur, sistematis dan komprehensif agar penerapannya tidak parsial.
Peran unit kearsipan sangat strategis, karena penyelenggaran kearsipan merupakan cara yang tepat untuk mendukung akuntabilitas, transparansi, serta pelindungan kepentingan organisasi, dengan mengoptimalkan sumber daya yang melibatkan pencipta arsip dan unit kearsipan kearsipan serta peran serta seluruh komponen BPOM RI. Untuk itu, unit kearsipan dan SDM kearsipan BPOM RI dituntut memiliki kemampuan dalam melaksanakan tugas dan fungsi di bidang kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku serta tuntutan dan kebutuhan BPOM RI.
B. Area dan Lokus
Biro Umum BPOM memiliki struktur organisasi Biro Umum sebagai berikut:
1. Bagian Pengadaan dan Barang Milik Negara;
2. Bagian Rumah Tangga;
3. Bagian Protokol dan Kesekretariatan Pimpinan; dan 4. Kelompok Jabatan Fungsional.
Aksi perubahan ini berada pada Bagian Rumah Tangga yang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi dan pengelolaan urusan rumah tangga, persuratan, dan kearsipan.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Secara umum pembangunan Grand Design Pengelolaan Arsip memiliki tujuan:
1. Memberikan arah kebijakan pelaksanaan pengembangan program secara bertahap dan berkelanjutan.
16
2. Memberikan pedoman dalam penyusunan dokumen perencanaan lainnya seperti dokumen roadmap dan dokumen Business Model.
3. Memberikan pedoman dalam merencanakan pengembangan organisasi ke depan secara terukur, konsisten, terintegrasi, melembaga, dan berkelanjutan.
Jika di-breakdown ke dalam 3 waktu pencapaian maka lebih detailnya akan diuraikan sebagai berikut:
1. Tujuan Jangka Pendek
Tersusunnya Rencana Induk (Grand Design) Pengelolaan Arsip di BPOM RI 2022-2024 untuk pengintegrasian kearsipan yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala BPOM RI.
2. Tujuan Jangka Menengah
Terarsipkannya dengan baik dokumen yang dapat digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan E-Arsip terintegrasi antar unit kerja melalui Penggunaan Aplikasi SIROUM agar pengelolaan arsip elektronik yang tercipta secara masif pada sebelum dan yang akan datang dapat dikelola dengan baik dan tertib, serta percepatan penerapan Aplikasi SRIKANDI di lingkungan Badan POM.
3. Tujuan Jangka Panjang
Implementasi Grand Design Pengelolaan Arsip diseluruh unit kerja BPOM.
D. Manfaat Aksi Perubahan
1. Manfaat Aksi Perubahan bagi stakeholder (K/L dan Pemerintah Daerah) adalah:
a) Arsip BPOM sebagai memori kolektif untuk kepentingan bangsa dan generasi mendatang.
b) Arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban nasional, turut merekam kinerja BPOM terutama terkait penanganan Pandemi COVID-19 yang dapat menjadi warisan budaya tertulis atau warisan dokumenter bagi generasi penerus bangsa.
c) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
2. Manfaat Aksi Perubahan bagi organisasi BPOM:
17
a) Meningkatkan kesadaran (awareness) pegawai BPOM terhadap pentingnya arsip yang awalnya hanya diketahui secara terbatas menjadi pengetahuan dengan nilai signifikansi nasional
b) Meningkatkan nilai pengawasan kearsipan BPOM c) Meningkatkan kepercayaan publik terhadap organisasi 3. Manfaat Aksi Perubahan bagi pelaku usaha dan masyarakat:
a) Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya mengenai Obat dan Makanan di BPOM
b) keterbukaan informasi dan kemudahan akses dalam rangka meningkatkan pelayanan publik seiring dengan penciptaan aparatur yang bersih dan berwibawa
E. Adopsi dan Adaptasi Studi Lapangan
Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilaksanakan pada tanggal 17 Mei 2022 dengan mengambil Lokus Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Istimewa Yogyakarta, ada banyak hal yang dapat diambil sebagai pembelajaran berupa Key Success Factor (KSF), adopsi, adaptasi dan lesson learnt. Key success factor (KSF) merupakan informasi penting yang bersifat finansial ataupun non- finansial yang berada dalam lingkungan organisasi/perusahaan dan mempengaruhi keberhasilan organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan sehingga diperlukan tindakan yang cepat dan tepat dari tingkatan manajerial apabila terjadi perubahan yang penting. Faktor ini merupakan sarana bagi organisasi/perusahaan untuk bersaing dan meningkatkan kinerjanya secara efektif, karena key success factor dapat memberikan keuntungan jangka pendek dan jangka panjang bagi organisasi. KSF digunakan untuk mengukur pencapaian tujuan strategis organisasi, maka ditemukan bahwa key succes factor Dinas Koperasi dan UMKM DIY adalah:
1. Kepemimpinan transformasional, pemimpin yang menginspirasi timnya untuk hal yang luar biasa demi tujuan dan target.
2. Jejaring Kerja sangat penting sebagai inovasi dan kreatif dalam menjaring mitra. Kesepakatan dan komitmen yang utama dalam membangun kepercayaan jejaring kerja.
18
3. Manajemen Kinerja dalam rangka mengkomunikasikan ekspektasi (sasaran) yang jelas dan kredibel untuk membangun strategi dalam rangka mencapai sasaran dan pengambilan keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang
4. Akuntabilitas Kinerja dalam upaya mewujudkan akuntabilitas yang efektif pasti memerlukan dukungan informasi, khususnya informasi arsip yang lengkap, reliable dan otentik.
5. Pemanfaatan Teknologi penting bagi organisasi harus dapat berkembang dan menyesuaikan dengan dunia digital.
Setelah melakukan pengamatan yang diperoleh dari Dinas Koperasi dan UMKM DIY, maka dapat diketahui beberapa keunggulan yang dapat diadopsi ke dalam Aksi Perubahan sebagai berikut:
Tabel 1. Adopsi dan Adaptasi Studi Lapangan ke Dinas UMKM DIY
No Lesson Learnt Adopsi Adaptasi
1 Peran
Kepemimpinan Kepemimpinan Transformasional membangkitkan semangat dan mengilhami
bawahan
Kepemimpinan yang solutif
dalam mengambil
keputusan, menerima masukan dan tanggap atas perubahan dengan menjaring ide/ inovasi secara berkala setiap sebulan sekali dapat melalui rapat koordinasi
Dibutuhkan pemimpin yang menginspirasi tim- nya untuk hal yang luar biasa demi tujuan dan target. Perlunya keterbukaan dan menerima feedback dari semua lini, merangkul semua kalangan dan adanya cascading target sampai ke individu.
Sehingga menjadi sebuah sistem. Sistem yg memaksa untuk inovasi tetapi yang paling penting adalah komitmen Pimpinan
Kemampuan memetakan potensi bawahan untuk mengembangkan inovasi
dan kemampuan
mendiagnosa masalah untuk mengambil inovasi terarah dan signifikan
2 Jejaring Kerja Melalui koordinasi dan kolaborasi antar bagian dari satu organisasi atau dengan organisasi lain,
Dalam pengembangan UKM khususnya menjalankan
platform SIBAKUL
dibutuhkan hubungan dan
kerjasama dengan
multistakeholder. Sebuah platform untuk berjalan baik
Diperlukan inovasi dan kreatif dalam menjaring mitra, sehingga membangun jejaring atau hubungan kelembagaan, dibutuhkan kreatifitas dalam menggandeng
19
No Lesson Learnt Adopsi Adaptasi
akan memudahkan dalam mengatasi masalah untuk tujuan bersama.
tidak bisa hanya mengandalkan satu institusi, mulai dari regulasi sampai dengan delivery, sektor swasta, pelaku bisnis maupun pemerintah.
Stakeholder utama adalah mitra/wirausaha UKM.
jejaring kerja, seperti ANRI dan Lembaga Kearsipan di
daerah untuk
pengembangan kapasitas SDM dalam pengelolaan kearsipan. Kesepakatan dan komitmen yang paling utama dalam membangun kepercayaan jejaring kerja.
2 Penerapan Manajemen Kinerja
Manajemen yang mengintegrasikan dan
memanfaatkan informasi kinerja dalam proses pengambilan keputusan dimana secara sistematis dan terstrukur dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan monitoring dan evaluasi.
Penerapan manajemen kinerja secara sistematis dimulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi sehingga membangun fungsi kerja, kontribusi pegawai, pekerjaan menjadi lebih baik,
mengembangkan kinerja ka ryawan, mengukur prestasi kerja, dan menyingkirkan hambatan kerja
Mengkomunikasikan ekspektasi (sasaran) yang jelas dan kredibel untuk membangun strategi dalam rangka mencapai sasaran dan pengambilan keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang
andal. Dimana penilaian kinerja memiliki beberapa indikator salah satunya pengelolaan arsip yang baik di masing-masing perangkat daerah.
3 Akuntabilitas Kinerja Merupakan gambaran
mengenai tingkat
Adanya komitmen dari pimpinan dan seluruh staf
untuk melakukan
pengelolaan pelaksanaan misi agar akuntabel.
Dalam upaya mewujudkan akuntabilitas yang efektif pasti memerlukan dukungan informasi, khususnya informasi arsip
20
No Lesson Learnt Adopsi Adaptasi
pencapaian
sasaran ataupun tujuan instansi pemerintah
sebagai
penjabaran dari visi, misi dan strategi instansi pemerintah yang mengindikasikan tingkat
keberhasilan dan kegagalan
pelaksanaan kegiatan-kegiatan sesuai dengan program dan kebijakan yang ditetapkan
Sejak awal perencanaan kinerja harus menunjukkan tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan awal berdasarkan Kerangka Acuan kerja setiap kegiatan sehingga dapat diidentifikasi, tantangan, faktor pendukung beserta rekomendasi tindak lanjut yang harus ada dalam program kegiatan.
yang lengkap, reliable dan otentik. Arsip akan
merekam segala
program/kegiatan yang telah dilakukan instansi, maka mutlak bagi setiap
instansi untuk
mempersiapkan program pengelolaan arsipnya secara serius dan sesuai peraturan yang berlaku
4 Pemanfaatan Teknologi Pemanfaatkan Teknologi
Informasi dalam memberikan pelayanan prima yaitu dengan memberikan kemudahan akses, kejelasan
informasi dan kecepatan respon pelayanan melalui penambahan menu layanan didalam aplikasi monev yang sudah ada
Sesuai dengan tupoksi dalam
pendampingan dan
pemberdayaan koperasi dan UKM maka organisasi harus dapat berkembang dan menyesuaikan dengan dunia digital.
Pemanfaatkan Teknologi Informasi penting dalam pengelolaan kearsipan mulai dari penciptaannya
penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip agar lebih terintegrasi, efisien dan efektif. Dimana arsip juga menjadi landasan
dalam membuat
keputusan yang cepat dan tepat
21 BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2017 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan, Badan Pengawas Obat dan Makanan (disingkat BPOM) adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pengawasan Obat dan Makanan. BPOM berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Presiden melalui menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesehatan.
BPOM mempunyai tugas menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang Pengawasan Obat dan Makanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Obat dan Makanan dimaksud terdiri atas obat, bahan obat, narkotika, psikotropika, prekursor, zat adiktif, obat tradisional, suplemen kesehatan, kosmetik, dan pangan olahan. Dalam melaksanakan tugas Pengawasan Obat dan Makanan, BPOM menyelenggarakan fungsi:
1. Penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan Obat dan Makanan;
2. Pelaksanaan kebijakan nasional di bidang Obat dan Makanan;
3. Penyusunan dan penetapan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang Pengawasan Sebelum Beredar dan Pengawasan Selama Beredar;
4. Pelaksanaan Pengawasan Sebelum Beredar dan Pengawasan Selama Beredar;
5. Koordinasi pelaksanaan pengawasan obat dan makanan dengan instansi pemerintah pusat dan daerah;
6. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pengawasan Obat dan Makanan;
7. Pelaksanaan penindakan terhadap pelanggaran ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengawasan Obat dan Makanan;
8. Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan BPOM;
9. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab BPOM;
10. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan BPOM;
22
11. Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan BPOM.
Biro Umum merupakan salah satu unit kerja di bawah Sekretariat Utama yang melaksanakan koordinasi dan pengelolaan pengadaan barang/jasa, barang milik/kekayaan negara, kerumahtanggaan, arsip, serta protokol dan kesekretariatan pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut Biro Umum menyelenggarakan fungsi penyiapan koordinasi dan pengelolaan pengadaan barang/jasa; penyiapan koordinasi dan pengelolaan barang milik negara;
penyiapan koordinasi dan pengelolaan urusan rumah tangga; penyiapan koordinasi dan pengelolaan persuratan dan kearsipan; pelaksanaan urusan protokol dan kesekretariatan pimpinan; serta pelaksanaan urusan tata usaha biro.
Struktur organisasi Biro Umum BPOM dipimpin oleh Kepala Biro Umum yang bertanggung jawab langsung kepada Sekretaris Utama BPOM. Sesuai dengan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 21 Tahun 2020, Struktur organisasi Biro Umum terdiri atas:
1. Bagian Pengadaan dan Barang Milik Negara;
2. Bagian Rumah Tangga;
3. Bagian Protokol dan Kesekretariatan Pimpinan; dan 4. Kelompok Jabatan Fungsional.
Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi dan pengelolaan urusan rumah tangga, persuratan, dan kearsipan.
Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Rumah Tangga menyelenggarakan fungsi:
1. pengelolaan urusan rumah tangga;
2. pengelolaan persuratan dan kearsipan; dan
3. pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga biro.
23
Gambar 1. Struktur Organisasi Biro Umum BPOM
BPOM RI memiliki budaya organisasi merupakan nilai-nilai luhur yang diyakini dan harus dihayati dan diamalkan oleh seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan tugas. Nilai-nilai luhur yang hidup dan tumbuh kembang dalam organisasi menjadi semangat bagi seluruh anggota organisasi dalam berkarsa dan berkarya.
Budaya PIKKIR merupakan budaya organisasi yang ditanamkan oleh BPOM RI dalam mendorong kinerja yang efektif dan efisien bagi para stafnya, baik bagi ASN maupun Non ASN. Budaya Profesional, Integritas, Kredibel, Kerjasama, Inovatif, dan Responsif (PIKKIR) ini merefleksikan nilai revolusi mental yang bertujuan untuk mengubah mindset dalam pelayanan publik dimana ASN sebagai representasi pemerintahan hadir bagi setiap rakyat yang membutuhkan.
1. Profesional
Menegakkan profesionalisme dengan integritas, objektivitas, ketekunan dan komitmen yang tinggi
2. Integritas
Konsistensi dan keteguhan yang tak tergoyahkan dalam menjunjung tinggi nilai-nilai luhur dan keyakinan
3. Kredibilitas
24
Dapat dipercaya dan diakui oleh masyarakat luas, nasional dan internasional
4. Kerjasama Tim
Mengutamakan keterbukaan, saling percaya dan komunikasi yang baik 5. Inovatif
Mampu melakukan pembaruan sesuai ilmu pengetahuan dan teknologi terkini
6. Responsif/Cepat Tanggap
Antisipatif dan responsif dalam mengatasi masalah
B. Kinerja Organisasi Sekarang
Untuk melaksanakan tugas dan fungsi serta untuk mencapai visi misi serta rencana strategis yang telah ditetapkan, perlu sumber daya arsip. Arsip ini merupakan produk atau hasil dari penyelenggaraan kegiatan operasional BPOM RI dan menjadi sumber daya informasi dalam penyelenggaraan kegiatan itu sendiri. Kecepatan dan ketepatan pelaksanaan operasional kegiatan BPOM RI akan sangat dipengaruhi oleh kecepatan dan ketepatan ketersediaan arsip. Oleh karena itu BPOM RI perlu penyelenggaraan kearsipan yang baik dengan membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah.
Gambar 2. Pola kinerja BPOM RI
Peran dan keterkaitan arsip dalam pola kinerja BPOM RI adalah arsip tercipta dan digunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan organisasi,
25
arsip mendukung pelaksanaan tata laksana BPOM RI, mendukung tercapainya akuntabilitas kinerja BPOM RI dalam memberikan pelayanan publik.
Penyelenggaraan kearsipan BPOM RI yang efektif dan efisien akan mendorong peningkatan kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi dilingkungan BPOM RI melalui terwujudnya penyelenggaraan organisasi yang bersih dan bebas KKN, serta meningkatnya kualitas pelayanan publik.
Pengorganisasian kearsipan dan kebijakan kearsipan yang telah ditetapkan serta telah tersedia SDM kearsipan, sistem, dan prasarana sarana kearsipan, namun demikian masih terdapat tantangan dan kendala dalam penyelenggaraan kearsipan di BPOM RI. Beberapa masalah yang dihadapi adalah implementasi kebijakan kearsipan belum maksimal dan menyeluruh.
Belum seluruh central file berjalan dengan baik, arsip aktif pada beberapa Unit Kerja masih disimpan oleh masing-masing kelompok fungsi di unit pengolah, belum semua arsiparis melakukan pemberkasan untuk semua jenis arsip yang tercipta di unit pengolahnya.
Pemberkasan sudah dilakukan berdasarkan klasifikasi masalah dan dilakukan penyimpanan terhadap arsip yang tercipta namun belum seluruh arsip yang tercipta ada daftar arsipnya.
Berdasarkan rekomendasi ANRI pada kegiatan Pengawasan Kearsipan BPOM tahun 2021, beberapa hal yang perlu dioptimalisasi adalah sebagai berikut:
1. Belum adanya Penyusunan dan penetapan kebijakan Penerapan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
2. Belum optimalnya pengendalian seluruh arsip inaktif yang berasal dari Unit Pengolah dan menyediakan ruang khusus penyimpanan arsip audiovisual, serta mengkoordinasikan penyimpanan arsip elektronik/ arsip digital.
3. Pentingnya penyelamatan dan pelestarian arsip negara Periode 2014 – 2019 dan arsip penanganan COVID-19.
4. Belum terimplementasinya Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) pada seluruh unit kerja pengolah.
5. Belum optimalnya perencanaan dan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) kearsipan sehingga dapat menjamin ketersediaan SDM Kearsipan yang memenuhi kompetensi dan sesuai dengan analisis kebutuhan.
26 C. Kinerja Organisasi Yang Diharapkan
Berkaitan dengan Visi BPOM RI khususnya dalam mengupayakan obat dan makanan yang aman, bermutu, dan berdaya saing dalam rangka mewujudkan Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepibadian berlandaskan gotong royong, maka integrasi semua kearsipan di lingkungan BPOM RI menjadi suatu keharusan yang mendesak dalam mendukung visi tersebut. Integrasi kearsipan seluruh BPOM RI diharapkan mampu menyatukan gerak langkah dan program-program untuk mendukung cita-cita bersama dalam membangun SDM BPOM yang unggul, fasilitasi percepatan pengembangan dunia usaha obat dan makanan, peningkatan efektivitas pengawasan obat dan makanan, serta pengelolaan pemerintahan yang bersih, efektif dan terpercaya di lingkungan BPOM RI. Berikut kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan dapat dilihat dalam tabel berikut ini.
Tabel 2. Kondisi Organisasi Yang Diharapkan
No Kinerja Organisasi Sekarang Kinerja Organisasi Yang Diharapkan
1 Belum adanya penyusunan dan penetapan kebijakan Penerapan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI)
Telah adanya kebijakan Penerapan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI)
2 Belum terkoordinasinya penyimpanan arsip elektronik/ arsip digital
Terkoordinasinya penyimpanan arsip elektronik/arsip digital pada aplikasi SIROUM
3 Pemberkasan telah dilakukan berdasarkan klasifikasi masalah dan dilakukan penyimpanan terhadap arsip yang tercipta namun belum seluruh arsip yang tercipta ada daftar arsipnya.
Pemberkasan telah dilakukan berdasarkan klasifikasi masalah dan dilakukan penyimpanan terhadap arsip yang tercipta dan seluruh arsip yang tercipta ada daftar arsipnya
4 Belum terimplementasinya Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) pada seluruh unit kerja pengolah
Terimplementasinya Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) pada seluruh unit kerja pengolah
27
No Kinerja Organisasi Sekarang Kinerja Organisasi Yang Diharapkan
5 Belum optimalnya penyelamatan dan pelestarian arsip negara Periode 2014 – 2019 dan arsip penanganan COVID-19
Penyelamatan dan pelestarian arsip negara Periode 2014 – 2019 dan arsip penanganan COVID-19 6 Belum adanya ruang khusus
penyimpanan arsip audiovisual
Tersedianya ruang khusus penyimpanan arsip audiovisual 7 Belum optimalnya perencanaan dan
pengelolaan sumber daya manusia (SDM) kearsipan sehingga dapat menjamin ketersediaan SDM Kearsipan yang memenuhi kompetensi dan sesuai dengan analisis kebutuhan
Telah perencanaan dan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) kearsipan sehingga dapat menjamin ketersediaan SDM Kearsipan yang memenuhi kompetensi dan sesuai dengan analisis kebutuhan
28 BAB III
ANALISIS MASALAH A. Permasalahan Yang Ada
Guna memperbaiki mekanisme layanan perkantoran di internal Badan Pengawas Obat dan Makanan perlu adanya terobosan/inovasi untuk meminimalisir kendala/masalah yang ada. Untuk menentukan Core Issue yang akan diangkat untuk menjadi isu utama dalam rancangan aksi perubahan dengan menggunakan metode Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan (APKL). Metode APKL merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan. Analisa isu utama yang perlu dan mendesak segera dicarikan solusinya dalam rancangan aksi perubahan adalah sebagai berikut:
Tabel 3. Identifikasi Isu Strategis
No Isu A P K L Ket.
1 Belum optimalnya kualitas pengelolaan kearsipan
BPOM √ √ √ √ Yes
2 Perlunya peningkatan SDM Rumah Tangga √ √ X √ No 3 Tingkat efisiensi penggunaan anggaran belum
optimal √ √ √ √ Yes
4 Pengelolaan data dan informasi belum optimal √ √ √ √ Yes 5 Belum tertibnya pembuatan laporan kegiatan √ √ X √ No Keterangan:
A : Aktual P : Problematik K : Kekhalayakan L : Layak
Berdasarkan hasil analisa isu dengan metode APKL di atas, isu nomor (1), (3) dan (4) memenuhi semua kriteria APKL. Sedangkan isu nomor (2) dan (5) tidak memenuhi kriteria kelayakan.
Isu nomor (1) “Belum optimalnya kualitas pengelolaan kearsipan BPOM”.
Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena benar terjadi di lingkungan BPOM yang merupakan tugas Bagian Rumah Tangga. Isu ini memenuhi kriteria. Problematik karena menimbulkan dampak akuntabilitas kinerja. Isu ini memenuhi kriteria
29
Kekhalayakan karena jika tidak optimalnya pengelolaan kearsipan maka bukti pertanggungjawaban penggunaan anggaran negara tidak dapat diyakini keautentikannya dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Isu ini memenuhi kriteria Kelayakan karena apabila isu ini tidak diselesaikan maka pengelolaan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya tidak dapat dioptimalkan.
Isu nomor (2) “SDM Rumah Tangga yang berkinerja belum optimal”. Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena masalah ini terjadi di lingkungan Bagian Rumah Tangga. Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena Kinerja aktivitas harian pegawai di bagian rumah tangga belum baik, karena tidak dapat memberikan Kejelasan dan ketepatan dalam memberikan informasi yang dibutuhkan. Isu ini tidak memenuhi kriteria Kekhalayakan karena aktivitas harian pegawai akan berdampak kepada personil itu sendiri secara pribadi. Isu ini memenuhi kriteria Kelayakan karena isu ini realistis untuk diperbaiki.
Isu nomor (3) “Tingkat Efisiensi Penggunaan Anggaran belum optimal”. Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena isu ini benar terjadi di lingkungan Bagian Rumah Tangga. Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena selama ini tingkat efisiensi penggunaan anggaran belum optimal dalam artian belum seluruh kegiatan terlaksana berdasarkan perencanaan yang disusun saat RKAKL. Isu ini memenuhi kriteria Kekhalayakan karena banyak melibatkan pihak-pihak terkait, saran dan masukan Pimpinan menjadi penting dalam upaya pelaksanaan revisi anggaran. Isu ini memenuhi kriteria Kelayakan karena isu ini realistis untuk diselesaikan agar tercapai sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
Isu nomor (4) “Pengelolaan data dan informasi belum optimal”. Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena masalah ini terjadi di lingkungan Bagian Rumah Tangga. Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena pengelolaan menjadi tidak optimal karena data dan informasi yang ada tidak selalu update pada saat digunakan sehingga keputusan yang diambil belum tepat sasaran Isu ini memenuhi kriteria Kekhalayakan karena partisipasi saran dan masukan dari seluruh pegawai terkait menjadi penting dalam pengelolaan data dan informasi.
Isu ini memenuhi Kelayakan karena apabila isu ini tidak diselesaikan maka data dan informasi yang ada tidak terkelola dan tidak memiliki nilai kemanfaatan bagi organisasi dan personil Bagian Rumah Tangga.
30
Isu nomor (5) “Belum tertibnya pembuatan laporan kegiatan”. Isu ini memenuhi kriteria Aktual karena masalah ini terjadi di lingkungan Bagian Rumah Tangga. Isu ini memenuhi kriteria Problematik karena dengan kurangnya tertibnya pembuatan laporan kegiatan, maka pembuatan laporan akan terlambat. Isu ini tidak memenuhi kriteria Kekhalayakan karena dengan belum tertibnya pembuatan laporan kegiatan akan berdampak kepada personel itu sendiri secara pribadi. Isu ini memenuhi kriteria Kelayakan karena isu ini realistis untuk diselesaikan.
B. Penyebab Masalah
Dalam mengidentifikasikan masalah, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti kemampuan sumber daya manusia, biaya, tenaga, teknologi dan lain-lain. Untuk itu, dilakukan penilaian prioritas masalah dari yang paling mendesak hingga tidak terlalu mendesak. Dalam menentukan prioritas masalah dilakukan dengan menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth).
Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring 1-5 dan dengan mempertimbangkan tiga komponen dalam metode USG. seperti pada Tabel 3.
Penilaian metode ini menggunakan skor dari 1 s.d 5, dimana nilai 1 adalah tidak prioritas, nilai 2 adalah kurang prioritas, nilai 3 cukup prioritas, nilai 4 prioritas, dan nilai 5 adalah sangat prioritas.
Tabel 4. Analisa Prioritas Isu dengan USG
No Isu U S G Skor Prioritas
1 Belum optimalnya kualitas pengelolaan kearsipan BPOM
5 5 5 15 I
2 Tingkat efisiensi penggunaan anggaran belum optimal
5 4 4 13 II 3 Pengelolaan data dan informasi belum optimal 5 3 4 12 III Keterangan:
U : Urgensy S : Seriousness G : Growth
31
Berdasarkan analisis USG dapat diketahui skala perioritas isu sebagai berikut:
Masalah utama nomor (1) “Belum optimalnya kualitas pengelolaan kearsipan BPOM”. Dari aspek urgency mekanisme pengelolaan arsip diprioritaskan karena penting dalam tata kelola pemerintahan yang bersih dan transparan (poin 5), aspek seriousness menempatkan masalah ini penting agar terkelola dengan baik dalam rangka pengelolaan memori kolektif bangsa apa yang akan kita lakukan dan bagaimana memanfaatkannya untuk kepentingan bangsa dan generasi mendatang (poin 5). Sedangkan dari aspek growth, mekanisme pengelolaan kearsipan penting untuk dipedomani dalam rangka mendukung akuntabilitas dan transparansi, (poin 5). Jumlah nilai prioritas masalah utama nomor tiga mendapatkan jumlah 15 dengan prioritas urut I.
Masalah utama nomor (2) “Tingkat efisiensi penggunaan anggaran belum optimal”. Dari aspek urgency penggunaan anggaran berdasarkan perencanaan penting diprioritaskan karena akan memberikan dampak terkait ketersediaan anggaran beserta realisasinya (poin 5), sedangkan aspek seriousness masalah ini dirasakan penting dampaknya bagi realisasi unit kerja yaitu Biro Umum (poin 4), dan dari aspek growth masalah ini dirasakan penting agar tidak terlalu sering dalam melakukan revisi anggaran apabila terdapat perubahan kebijakan program/kegiatan (poin 4). Masalah utama nomor satu mendapatkan jumlah nilai 13 dengan prioritas urut II.
Masalah utama nomor (3) “Pengelolaan data dan informasi belum optimal”.
Dari aspek urgency Pengelolaan data dan informasi penting dan menjadi kebutuhan dalam pengambilan keputusan (poin 5), aspek seriousness menempatkan masalah ini serius dikarenakan data dan informasi yang akurat di dukung oleh pelaksanaan pemukhtahiran secara berkala (poin 3), sedangkan dari aspek growth diketahui bahwa pengelolaan data dan informasi cukup penting untuk jangka panjang sebagai bukti dalam review kinerja (poin 4).
Jumlah nilai prioritas masalah utama nomor dua mendapatkan jumlah 12 dengan prioritas urut III.
Analisis menggunakan USG tersebut menunjukkan bahwa yang menjadi masalah utama adalah Belum optimalnya kualitas pengelolaan kearsipan BPOM.
32 C. Akar Penyebab Masalah
Setelah penetapan isu utama yang harus dicarikan solusi/jalan keluar atas permasalahan tersebut. Langkah selanjutnya adalah melakukan identifikasi akar penyebab masalah terhadap Belum optimalnya kualitas pengelolaan kearsipan BPOM yaitu:
1. Belum optimalnya sarana prasarana pengelolaan arsip.
2. Belum optimalnya implementasi kebijakan kearsipan secara menyeluruh.
3. Kompetensi SDM Kearsipan yang terbatas.
Dari ketiga akar penyebab masalah di atas, ditentukan akar penyebab masalah utama dengan menggunakan metode Pohon Masalah seperti berikut ini:
Gambar 3. Pohon Masalah
Dari sumber penyebab diatas, diketahui yang menjadi prioritas adalah belum optimalnya implementasi kebijakan kearsipan secara menyeluruh
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Penggunaan analisis SWOT dalam belum optimalnya implementasi kebijakan kearsipan secara menyeluruh dapat dilihat pada diagram berikut ini.
Akuntabilitas Kinerja Belum Optimal
Belum optimalnya penyelenggaraan pelayanan administrasi umum dan pelayanan publik
Belum optimalnya kualitas pengelolaan
kearsipan BPOM
Tingkat efisiensi penggunaan anggaran
belum optimal Pengelolaan data dan
informasi belum optimal
Belum optimalnya implementasi kebijakan kearsipan
secara menyeluruh
Belum optimalnya sarana prasarana pengelolaan kearsipan
Kompetensi SDM kearsipan yang terbatas MASALAH
POKOK
AKAR MASALAH
SEBAB AKIBAT
33
Tabel 5. Diagram SWOT
STRENGTHS WEAKNESSES
− Didukung regulasi: UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; Peranri No. 9 Tahun tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis Peranri No. 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
− Pimpinan dan seluruh ASN BPOM memiliki komitmen yang tinggi dalam menerapkan Reformsi Birokrasi (yang ditandai dengan index RB BPOM Tahun 2021 sebesar 83,51 kategori A atau Sangat Baik)
− Tersedianya anggaran yang memadai
− Tersedianya Instrumen Kearsipan yang lengkap dan komprehensif
− Implementasi kebijakan kearsipan belum maksimal dan menyeluruh.
− Koordinasi antar unit kerja belum optimal
− Belum meratanya distribusi Arsiparis diseluruh unit kerja pusat & daerah.
− Perencanaan, pengembangan kompetensi arsiparis belum didasarkan pada tantangan pengawasan obat & makanan sehingga belum optimal
− Belum optimalnya penyerahan arsip statis atau bernilai guna sejarah yang diserahkan ke ANRI
− Pemberkasan sudah dilakukan berdasarkan klasifikasi masalah dan dilakukan penyimpanan terhadap arsip yang tercipta namun belum seluruh arsip yang tercipta ada daftar arsipnya.
OPPORTUNITIES THREATS
− Tingginya ekspektasi masyarakat untuk segera mendapatkan informasi yang dapat bersumber dari arsip BPOM RI
− Meningkatnya kepercayaan penggunaan terhadap arsip yang komprehensif, terpadu, dan terarah
− Terfasilitasinya kebutuhan bersama menuju keterpaduan manajemen bersama dan sistem informasi antar unit kearsipan dalam jaringan kearsipan sebagai bagian dalam system kearsipan
− Terkelolanya perubahan dan tuntutan baik internal maupun eksternal BPOM RI yang akan terjadi berdasarkan kebutuhan jangka panjang yang berorientasi pada visi misi BPOM RI termasuk kepuasan pengguna (consumer oriented)
− Hasil Pengawasan Kearsipan mendukung program reformasi birokrasi memiliki peran yang krusial dan strategis
− Masih rendahnya komitmen penyelenggaraan tata kearsipan dinamis dalam penyelenggaraan kegiatan BPOM RI
− Mewujudkan pemanfataan arsip dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan BPOM RI
− Penguatan kebijakan kearsipan sebagai pedoman pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien sesuai dengan peraturan yang berlaku
− Pemanfaatan teknologi informasi dalam pelaksanaan tata kearsipan dan penyediaan informasi kearsipan yang mampu mengantisipasi kemajuan TIK.
Hasil dari interaksi faktor strategis internal dengan eksternal menghasilkan alternatif-alternatif strategi. Matriks SWOT menggambarkan berbagai alternatif strategi yang dapat dilakukan didasarkan hasil analisis SWOT.
1) Strategi SO adalah strategi yang digunakan dengan memanfaatkan/
mengoptimalkan kekuatan yang dimilikinya untuk memanfaatkan berbagai peluang yang ada.
2) Strategi WO adalah strategi yang digunakan seoptimal mungkin untuk meminimalisir kelemahan.
34
3) Strategi ST adalah strategi yang digunakan dengan memanfaatkan/
mengoptimalkan kekuatan untuk mengurangi berbagai ancaman.
4) Strategi WT adalah strategi yang digunakan untuk mengurangi kelemahan dalam rangka meminimalisir/menghidari ancaman sebagai berikut:
Tabel 6. Identifikasi Alternatif Strategi
EKSTERNAL/INTERNAL STRENGTHS WEAKNESSES
- − Didukung regulasi: UU
No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
Peranri No. 9 Tahun tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis Peranri No. 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
− Pimpinan dan seluruh ASN BPOM memiliki komitmen yang tinggi dalam menerapkan Reformsi Birokrasi (yang ditandai dengan index RB BPOM Tahun 2021 sebesar 83,51 kategori A atau Sangat Baik)
− Tersedianya anggaran yang memadai
− Tersedianya Instrumen Kearsipan yang lengkap dan komprehensif
− Implementasi kebijakan kearsipan belum maksimal dan menyeluruh.
− Koordinasi antar unit kerja belum optimal
− Belum meratanya distribusi Arsiparis diseluruh unit kerja pusat & daerah.
− Perencanaan,
pengembangan kompetensi arsiparis belum didasarkan pada tantangan pengawasan obat & makanan sehingga belum optimal
− Belum optimalnya penyerahan arsip statis atau bernilai guna sejarah yang diserahkan ke ANRI
− Pemberkasan sudah dilakukan berdasarkan klasifikasi masalah dan dilakukan penyimpanan terhadap arsip yang tercipta namun belum seluruh arsip yang tercipta ada daftar arsipnya.
OPPORTUNITIES STRATEGI SO STRATEGI WO
− Tingginya ekspektasi masyarakat untuk segera mendapatkan informasi yang dapat bersumber dari arsip BPOM RI
− Meningkatnya kepercayaan penggunaan terhadap arsip yang komprehensif, terpadu, dan terarah
− Terfasilitasinya kebutuhan
bersama menuju
keterpaduan manajemen bersama dan sistem informasi antar unit kearsipan dalam jaringan
Pengembangan sistem layanan kearsipan secara online yang dapat diakses stakeholders terkait
Terbangun Grand Design pengelolaan arsip BPOM RI
35 E. Solusi Mengatasi Masalah
Setelah melihat identifikasi alternatif strategi, untuk mengatasi masalah belum optimalnya pengelolaan arsip maka ada beberapa alternatif gagasan untuk memberikan solusi yaitu sebagai berikut:
kearsipan sebagai bagian dalam sistem kearsipan
− Terkelolanya perubahan dan tuntutan baik internal maupun eksternal BPOM RI yang akan terjadi berdasarkan kebutuhan jangka panjang yang berorientasi pada visi misi BPOM RI termasuk kepuasan pengguna (consumer oriented)
− Hasil Pengawasan Kearsipan mendukung program reformasi birokrasi memiliki peran yang krusial dan strategis
THREATS STRATEGI ST STRATEGI WT
− Masih rendahnya komitmen penyelenggaraan tata kearsipan dinamis dalam penyelenggaraan kegiatan BPOM RI
− Mewujudkan pemanfataan arsip dalam perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, dan
pengawasan pada
pelaksanaan kegiatan BPOM RI
− Penguatan kebijakan kearsipan sebagai pedoman pelaksanaan
penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien sesuai dengan peraturan yang berlaku
− Pemanfaatan teknologi
informasi dalam
pelaksanaan tata kearsipan dan penyediaan informasi kearsipan yang mampu mengantisipasi kemajuan TIK.
Berkoordinasi dengan Biro Hukum dan Organisasi untuk meningkatkan peran PPID (Pejabat Pengelola
Informasi dan
Dokumentasi)
Pemerataan distribusi fungsional arsiparis pada masing-masing unit kerja
