i
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
PENINGKATAN KINERJA PERSONEL KANTOR DALAM PENYELESAIAN KEGIATAN PTSL MELALUI APLIKASI
WEBSITE AGENDA HARIAN DI KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN SAMOSIR
NAMA : KHOIRUN NISAK, S.H., M.H.
NIP : 19690710 199403 2 003 NOMOR ABSEN : -
JABATAN : : KEPALA KANTOR PERTANAHAN UNIT KERJA : : KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN
SAMOSIR
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG BADAN PERTANAHAN NASIONAL
TAHUN 2022
i
LEMBAR PERSETUJUAN Laporan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi dengan judul:
“Peningkatan Kinerja Personel Kantor dalam Penyelesaian Kegiatan PTSL melalui Aplikasi Website Agenda Harian di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir” yang diajukan oleh peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) tahun 2022:
Nama : KHOIRUN NISAK, S.H., M.H.
NIP : 19690710 199403 2 003 Jabatan : Kepala Kantor Pertanahan
Satuan Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir
disetujui dan dinyatakan layak untuk disajikan dalam Seminar Laporan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi, sebagai salah satu syarat kelulusan pada Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional pada hari Selasa tanggal 29 Maret 2022.
Menyetujui,
Medan, Maret 2022 Bogor, Maret 2022
Mentor, Coach,
Askani, S.H., M.H Inyo Cancer Hetarie, A.Ptnh., M.H NIP. 196411281993101001 NIP. 196207131986031004
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat-Nya penyusun dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan pada Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) tahun 2022 dengan Judul “Peningkatan Kinerja Personel Kantor dalam Penyelesaian Kegiatan PTSL melalui Aplikasi Website Agenda Harian di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir”. Kegiatan melaporkan aksi perubahan ini disusun guna memenuhi persyaratan dalam kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementrian Agraria dan tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Pada kesempatan ini penyusun ingin menyampaikan terima kasih dan apresiasi kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini, yaitu :
1. Bapak Dr. Agustyarsyah, S. Si.T., S.H., M.P. selaku Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementrian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional beserta jajaran sebagai penyelenggara kegiatan pelatihan;
2. Bapak Askani, S.H., M.H. selaku Kepala Kantor Wilayah Badan pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara dan juga selaku mentor dalam pelaksanaan PKA ini yang telah memberikan arahan dan bimbingannya kepada penyusun;
3. Bapak Inyo Cancer Hetarie, A.Ptnh., M.H selaku Coach dalam penyususunan Rancangan Aksi Perubahan atas bimbingan dan masukannya terhadap Aksi Perubahan yang disusun;
4. Bapak dan Ibu para Widyaiswara di Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia yang telah memberikan ilmu, bimbingan, pencerahan, dan pengalaman selama kegiatan pembelajaran PKA berlangsung;
5. Teman-teman peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan I tahun 2022 yang selalu saling mendukung dari awal kegiatan pelatihan sampai akhir kegiatan.
Dalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini tentunya masih terdapat banyak kekurangan karena keterbatasan penyusun, sehingga penyusun sangat berterima kasih apabila ada saran dan masukan untuk perbaikannya.
iii
Semoga penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini dapat memberikan manfaat bagi unit kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara, Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir maupun masyarakat.
Pangururan, Maret 2022 Penulis
Khoirun Nisak, S.H., M.H.
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
LEMBAR PERSETUJUAN ... i
KATA PENGANTAR... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang... 1
B. Tujuan Aksi Perubahan ... 3
1. Tujuan Jangka Pendek ... 3
2. Tujuan Jangka Menengah ... 4
3. Tujuan Jangka Panjang ... 4
C. Manfaat Aksi Perubahan ... 4
1. Manfaat Internal ... 4
2. Manfaat Eksternal : ... 4
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ... 5
A. Tugas dan Fungsi Organisasi... 5
1. Tugas dan Fungsi Organisasi ... 6
2. Tugas dan Fungsi Unit Kerja ... 8
3. Uraian Kinerja Saat Ini ... 12
B. Sumber Daya Organisasi ... 12
1. Sumber Daya Manusia ... 14
2. Sarana dan Prasarana ... 17
v
3. Anggaran ... 17
BAB III ANALISIS MASALAH ... 19
A. Identifikasi Masalah pada Area Tugas dan Fungsi yang Bermasalah ... 19
B. Penetapan Masalah Utama ... 19
C. Alternatif Solusi ... 22
D. Analisis Kelayakan Inovasi ... 25
BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH... 27
A. Terobosan Inovasi ... 27
B. Tahapan Kegiatan ... 32
C. Pemanfaatan Sumber Daya ... 36
D. Manajemen Resiko ... 42
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 45
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 45
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 47
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 71
BAB VI PENUTUP ... 73
A. Kesimpulan ... 73
B. Rekomendasi ... 74
Daftar Pustaka ... 75
v
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Pencapaian PTSL Saat Ini ...8
Tabel 2. Data PNS di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir ... 13
Tabel 3. Daftar Aset Kantor Pertanhan Kabupaten Samosir ... 15
Tabel 4. Anggaran Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir TA 2022 ... 17
Tabel 5. Anggaran PTSL Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir TA 2022 ... 18
Tabel 6. Tabel USG ... 20
Tabel 7. Analisis SWOT ... 22
Tabel 8. Penetapan Pasaran Spesifik/Strategis ... 24
Tabel 9. Kegiatan/milestone 2 (dua) Bulan Masa Pelatihan ... 33
Tabel 10. Mitigasi Mengatasi Resiko Aksi Perubahan ... 43
Tabel 11. Capaian Tahapan Inovasi... 60
Tabel 12. Capaian Berkas PTSL... 69
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir ... 6
Gambar 2. Bagan Capaian Berkas PTSL Saat Ini ... 10
Gambar 3. Kondisi Saat Ini dan Kondisi Yang Diharapkan ... 12
Gambar 4. Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir ... 14
Gambar 5. Diagram Fishbone ... 21
Gambar 6. Tim Aksi Perubahan ... 37
Gambar 7. Stateholder Aksi Perubahan ... 40
Gambar 8. Jejaring Kerja ... 42
Gambar 9. Koordinasi dan Konsultasi bersama Mentor ... 48
Gambar 10. Surat Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir No. 17/KEP-12.17/IV/2022 ... 49
Gambar 11. Aplikasi Agenda Harian BPN Samosir ... 50
Gambar 12. Tampilan Landing Page Aplikasi Agenda Harian BPN Samosir ... 51
Gambar 13. Menu Aplikasi Agenda Harian BPN Samosir ... 51
Gambar 14. Form Rekap Pekerjaan Harian... 52
Gambar 15. Form Rekap Pekerjaan Harian terdiri dari : 1. “Nama” ... 52
Gambar 16. Form Rekap Pekerjaan Harian terdiri dari : 2. “Desa” ... 53
Gambar 17. Form Rekap Pekerjaan Harian terdiri dari : 3. “ Detail Pekerjaan”... 53
Gambar 18. Form Rekap Harian Satgas Fisik ... 54
Gambar 19. Form Rekap Harian Satgas Fisik terdiri dari : 1. “Nama” ... 54
Gambar 20. Form Rekap Harian Satgas Fisik terdiri dari : 2. “Desa” ... 55
Gambar 21. Form Rekap Harian Satgas Fisik terdiri dari : 3. “Detail Pekerjaan” ... 55
Gambar 22. Form Rekap Harian Satgas Yuridis ... 56
Gambar 23. Form Rekap Harian Satgas Yuridis terdiri dari : 1. “Nama” ... 56
Gambar 24. Form Rekap Harian Satgas Yuridis terdiri dari : 2. “Desa” ... 57
Gambar 25. Form Rekap Harian Satgas Yuridis terdiri dari : 3. “Detail Pekerjaan” .. 57
Gambar 26. Dashboard Rekapitulasi ... 58
Gambar 27. Sosialisasi Kepada Personil Kantor Terhadap Aplikasi Agenda Harian Berbasis Website... 58
Gambar 28. Uji Coba Penggunaan Aplikasi Agenda Harian Berbasis Website Dengan Laptop/Handphone Masing-Masing ... 59
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kinerja pada tingkat organisasi bertujuan dalam menyesuaikan tujuan organisasi dengan tujuan tim dan individu, memperbaiki kinerja, memotivasi pekerja, meningkatkan komitmen, mengusahakan perbaikan dan pengembangan berkelanjutan, mendukung inisiatif kualitas total dan pelayanan pelanggan dan mendukung program perubahan (Wibowo, 2007:11).
Manajemen kinerja sangat penting dan dibutuhkan dalam suatu organisasi baik dalam sektor publik maupun privat dalam upaya untuk pencapaian suatu tujuan. Kinerja organisasi tidak akan lepas dari peran individu dalam melaksanakan tugas pekerjaannya sebagai motor penggerak jalannya organisasi. Dengan demikian kemajuan organisasi tidak luput dari pengaruh kualitas pegawai yang memiliki prestasi kerja. Prestasi kerja pegawai merupakan penampilan kerja seorang pegawai dan potensinya dalam upaya mengembangkan diri demi kepentingan organisasi.
Secara sederhana, manajemen kinerja dapat dimaknai sebagai gaya manajemen yang mengintegrasikan dan memanfaatkan informasi kinerja dalam proses pengambilan keputusan. Keberhasilan pengelolaan organisasi sangat ditentukan kegiatan pendayagunaan sumber daya manusia melalui manajemen sumber daya manusia (MSDM). Manajemen sumber daya manusia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif.
Menteri ATR/Kepala BPN telah mengeluarkan Keputusan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 115/SK-OT.02/V/2020 tentang Nilai-Nilai Kementerian ATR/BPN, yakni Melayani, Profesional, Terpercaya. Perubahan birokrasi di Kementerian ATR/BPN juga ditandai dengan pencanangan visi kementerian yang ingin menjadi institusi berkelas dunia, melalui pelaksananaan tujuh visi strategis, yakni 1) Terwujudnya keadilan pertanahan; 2) Mendaftarkan bidang-bidang tanah di Indonesia; 3) Penataan ruang berbasis Rencana Detail Tata Ruang (RDTR); 4) Peningkatan standar kompetensi SDM Kementerian ATR/BPN; 5) Mewujudkan kantor layanan modern; 6) Pengoptimalan
2
layanan pertanahan dan tata ruang sebagai basis penerimaan negara; serta 7) Mewujudkan kepastian hukum hak atas tanah dengan memberlakukan sistem pendaftaran tanah stelsel positif.
Dalam mewujudkan nilai-nilai Kementerian ATR/BPN untuk melayani, profesional dan terpercaya maka adalah suatu keharusan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkompeten dibidangnya masing-masing.
Pelayanan pertanahan yang terus meningkat dari waktu ke waktu merupakan suatu tantangan tersendiri bagi kantor pertanahan pada saat ini. Pendaftaran tanah yang terus menerus berkesinambungan dan teratur sebagaimana yang tertera dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997, pelaksanaannya melalui pendaftaran tanah secara sistematik dan secara sporadik. Dalam perkembangannya, Pendaftaran Tanah Sistematis yang dilaksanakan desa demi desa di wilayah kabupaten dan kelurahan demi kelurahan di wilayah perkotaan yang meliputi semua bidang tanah di seluruh wilayah Republik Indonesia menjadi Kebijakan Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL).
Kebijakan ini menjadi Program Strategis Nasional dengan konsep membangun data bidang tanah baru dan sekaligus menjaga kualitas data bidang tanah yang ada agar seluruh bidang-bidang tanah terdaftar lengkap dan akurat.
Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir merupakan salah satu satuan kerja dari Kantor Wilayah Badan Pertahanan Nasional Provinsi Sumatera Utara yang tahun ini mendapatkan target PTSL meningkat secara signifikan dari tahun yang lalu. Sementara sumber daya yang ada tetap. Permasalahan yang terjadi yaitu masih terdapat pegawai yang belum maksimal dalam melakasanakan pekerjaan, sehingga pelayanan pertanahan menjadi terhambat dibuktikan dengan masih adanya tunggakan serta kesulitan dalam pencapaian target yang diberikan, sementara target tahun ini bertambah besar untuk itu dibutuhkan strategi peningkatan kinerja para pegawai.
Kebutuhan akan lahan untuk pembangunan semakin meningkat sementara tanah tetap.
Harga tanah semakin tinggi, membuat warga Samosir yang berdomisili di Samosir maupun yang sedang berada di perantauan mulai memperhatikan tanah mereka yang ada di Samosir. Tanah-tanah tersebut merupakan harta warisan yang belum dibagi,.sehingga sebagian warga yang akan mensertipikatkan tanahnya melalui PTSL, selalu mendapatkan sanggahan dari pihak yang merasa lebih berhak terhadap tanah tersebut. Banyaknya sanggahan ini menjadi salah satu penyebab terhambatnya
3
pelayanan kepada masyarakat dan membutuhkan penanganan dari pegawai Kantor Pertanahan untuk membalas semua sanggahan tersebut. Kantor Pertanahan juga dituntut untuk melayani dengan transparan, cepat, tepat dan mudah. Hal ini dapat terwujud apabila didukung dengan tingkat kualitas kerja yang baik.
Beberapa hal lain yang juga dapat menjadi kendala terhadap kegiatan PTSL tersebut kurangnya dukungan aparat desa dan masyarakat yang belum paham terhadap pentingnya sertifikat tanah, belum terpasangnya tanda batas, peserta berada di luar kota, semua ini membutuhkan personil kantor yang dapat memberi pengertian dan menjelaskan di masyarakat.
Dalam manajemen strategis, keseluruhan sistem dalam organisasi diarahkan pada pencapaian visi dan tujuan strategis organisasi. Kejelasan visi dan tujuan strategis akan memberikan kesepahaman diantara seluruh personel organisasi tentang apa yang dibutuhkan dari mereka untuk keberhasilan organisasi. Proses ini tidak bisa hanya berjalan secara mekanistik alias tertulis di atas kertas belaka, tetapi harus juga hidup secara organik di dalam instansi.
Terhadap permasalahan tersebut, maka Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir didorong untuk terus menerus melakukan inovasi layanan, dan menciptakan Kantor Pertanahan yang dapat memberikan pelayanan maksimal kepada masyarakat dengan kualitas pelayanan yang profesional, mencapai target dan menyelesaikan kegiatan PTSL tepat waktu, untuk mewujudkan hal tersebut dibutuhkan komitmen pimpinan dan seluruh insan ATR/BPN Kabupaten Samosir untuk melaksanakan perubahan dan peningkatan SDM Personel kantor. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka kami mengajukan judul Rencana Aksi Perubahan ini sebagai berikut: “Peningkatan Kinejra Personel Kantor dalam Penyelesaian Kegiatan PTSL melalui Aplikasi Website Agenda Harian di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.”
B. Tujuan Aksi Perubahan 1. Tujuan Jangka Pendek
a. Terbentuknya tim efektif.
b. Tersedia aplikasi website agenda harian Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.
c. Mengetahui dengan jelas pencapaian target PTSL masing-masing personel kantor sehingga akan memudahkan saat melaksanakan pembinaan.
4 2. Tujuan Jangka Menengah
a. tercapainya target PTSL di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.
b. Meningkatnya kualitas pengawasan dan monitoring terhadap kondisi dan kegiatan para pegawai Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.
3. Tujuan Jangka Panjang
a. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia dan kinerja pegawai Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.
b. Terselesainya semua kegiatan PTSL di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.
sekaligus terwujudnya pelayanan yang lebih baik.
C. Manfaat Aksi Perubahan 1. Manfaat Internal
a. Meningkatnya Kinerja Personel Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir dalam menyelesaikan target PTSL.
b. Meningkatnya kualitas pelayanan publik.
c. Mempermudah penilaian kinerja pegawai melalui aplikasi website agenda harian.
2. Manfaat Eksternal
Meningkatnya kepercayaan serta kepuasan masyarakat pada Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.
5 BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Tugas dan Fungsi Organisasi 1. Tugas dan Fungsi Instansi
Kementerian Agraria dan Tata Ruang adalah kementerian yang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara, hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang. Dalam melaksanakan tugasnya, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
a. perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang tata ruang, survei dan pemetaan pertanahan dan ruang, penetapan hak dan pendaftaran tanah, penataan agraria, pengadaan tanah dan pengembangan pertanahan, pengendalian dan penertiban tanah dan ruang, serta penanganan sengketa dan konflik pertanahan;
b. koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
c. pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
d. pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
e. pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kementerian Agraria dan Tata Ruang di daerah; dan
f. pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang.
Sesuai Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional. Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Dalam melaksanakan tugasnya, Badan Pertanahan
6 Nasional menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan dan penetapan kebijakan di bidang pertanahan;
b. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang survei dan pemetaan pertanahan;
c. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penetapan hak dan pendaftaran tanah;
d. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang redistribusi tanah, pemberdayaan tanah masyarakat, penatagunaan tanah, penataan tanah sesuai rencana tata ruang, dan penataan wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan wilayah tertentu;
e. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengadaan tanah dan pengembangan pertanahan;
f. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengendalian dan penertiban penguasaan dan pemilikan tanah, serta penggunaan dan pemanfaatan tanah sesuai rencana tata ruang;
g. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penanganan dan pencegahan sengketa dan konflik serta penanganan perkara pertanahan;
h. pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan BPN;
i. pelaksanaan koordinasi tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan BPN;
j. pelaksanaan pengelolaan data dan informasi pertanahan dan lahan pertanian pangan berkelanjutan;
k. pelaksanaan penelitian dan pengembangan di bidang pertanahan; dan pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia di bidang pertanahan.
2. Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Gambar 1 : Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir
7
Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir merupakan satuan kerja dari Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dibawah koordinasi Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir beralamat di Komplek Perkantoran Parbaba Desa Siopat Sosor Kabupaten Samosir mempunyai luas wilayah 1444,25 km2 dan memiliki 9 kecamatan, 6 kelurahan, dan 128 desa.
Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir memiliki Kantor Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ketentuan Pasal 39, 40, 41, 42, 43, 44 dan Pasal 45 Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2020 tentang tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan, maka Kepala Kantor Pertanahan dalam melaksanakan tugas anatara lain :
a. Menyusun analisis beban kerja terhadap seluruh jabatan di lingkungannya.
b. Menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan maupun dalam hubungan antar instansi pemerintah baik pusat maupun daerah.
c. Menerapkan sistem pengendalian intern pemerintah di lingkungan masing-masing untuk mewujudkan terlaksananya mekanisme akuntabilitas publik melalui
penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan kinerja yang terintegrasi.
d. Bertanggung jawab memimpin dan mengoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan.
e. Wajib mengawasi pelaksanaan tugas bawahan masing-masing dan apabila terjadi penyimpangan wajib mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
f. Wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk serta bertanggung jawab kepada atasan dan menyampaikan laporan kinerja secara berkala tepat pada waktunya.
g. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap unit organisasi di bawahnya.
Selain itu dalam melaksanakan tugasnya, Kantor Pertanahan menjalankan fungsi sebagai berikut :
1. penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan;
8 2. pelaksanaan survei dan pemetaan;
3. pelaksanaan penetapan hak dan pendaftaran tanah;
4. pelaksanaan penataan dan pemberdayaan;
5. pelaksanaan pengadaan tanah dan pengembangan pertanahan;
6. pelaksanaan pengendalian dan penanganan sengketa pertanahan;
7. pelaksanaan modernisasi pelayanan pertanahan berbasis elektronik;
8. pelaksanaan reformasi birokrasi dan penanganan pengaduan;
9. pelaksanaan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan
3. Uraian Kinerja Saat Ini
Sampai saat ini keadaan tanggal 28 Maret 2022 kinerja kantor khususnya PTSL dapat dilihat tiap-tiap personel pada tabel dibawah ini:
Tabel 1. Pencapaian PTSL saat ini.
No Petugas Desa Target
SHAT Blanko Capaian Berkas 1 Jose Risal Dat Ita Ginting
Moses Sitanggang Siopat Sosor 328 110 56
2 Juliana Sinukaban Doli Simbolon Situngkir 279 90 53
3
Coki Pangaribuan Debby
Maya Armando
Pardugul 400 60 40
4 Rici Sinaga
Aroni Sigalingging Parbaba Dolok 150 100 39
5 Annes Simarmata
Vitro Pallombuan 75 45 25
6 Rosalia Ena D. Br. Jabat Borry
Aroni Rianiate 75 30 24
7
Ady Hendra Lumban Tobing
Vitro Rotiona
Lumban Suhi-Suhi Dolok 322 50 23
8 Rosalia Ena D. Br. Jabat
Marcel Cio Sitoluhuta 382 60 16
9
Ady Hendra Lumban Tobing
Vitro Garoga 451 50 15
9 10 Borry Naik Santana
Simarmata Purwanto
Sialanguan 395 30 13
11 Bonar Annes Huta Bolon 245 40 12
12 Jose Risal Dat Ita Ginting Anes Simarmata
Moses Sitanggang
Huta Namora 25 35 4
13 Coki Pangaribuan Putri Tamba Fitri Handayani
Lumban Suhi-Suhi Toruan 295 40 4
14 Juliana Sinukaban
Doli Simbolon Simarmata 25 10 4
15 Jose Risal Dat Ita Ginting Anes Simarmata
Moses Sitanggang
Pintusona 22 30 3
16 Coki Pangaribuan Juli
Doli
Cinta Dame 25 20 2
17
Rosalia Ena D. Br. Jabat Ady Tobing
Borry Marcel Cio
Sianting-Anting 481 60 1
18 Coki Pangaribuan Armando
Fitri
Dosroha 25 20 0
TOTAL 2.400 880 334
10
Gambar 2. Bagan Capaian Berkas PTSL tertanggal 28 Maret 2022
4. Area Bermasalah a. Kondisi Saat Ini
Terdapat beberapa kendala pada kondisi saat ini yang menyebabkan pelayanan pertanahan belum maksimal di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir antara lain : 1) Masih terdapat personel kantor yang belum maksimal bekerja untuk memenuhi
pencapaian target PTSL.
2) Bayaknya sanggahan terhadap permohonan yang masuk ke Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir sehingga meghambat penyelesaian pekerjaan.
3) Masih terdapat tunggakan pekerjaan yang belum terselesaikan.
4) Banyaknya tanah waris belum berbagi dan ahli warisnya berdomisili diluar kota sehingga kesulitan mendapatkan persetujuan pihak berbatasan.
5) Keterbatasan alat transportasi untuk menjangkau lokasi di lapangan.
b. Kondisi Ideal
Dari kondisi saat ini sebagaimana pada uraian diatas, maka kondisi ideal yang
11
diharapkan dalam pelayanan pertanahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir antara lain :
1) Personel kantor bekerja dengan maksimal sehingga memenuhi pencapaian target PTSL.
2) Berkurangnya sanggahan terhadap permohonan yang masuk ke Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir sehingga mempercepat penyelesaian pekerjaan.
3) Tidak ada tunggakan pekerjaan yang belum terselesaikan.
4) Tanah warisan sudah berbagi dan ahli waris luar kota datang untuk menandatangani persetujuan batas.
5) Tersedianya alat transportasi untuk menjangkau lokasi di lapangan.
Hubungan kondisi saat ini dan kondisi ideal yang ingin dicapai dapat digambarkan sebagaimana bagan di bawah berikut ini.
12
Gambar 3 : Kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan
B. Sumber Daya Organisasi 1. Sumber Daya Manusia
Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan pertanahan dibutuhkan sumber daya manusia untuk menggerakan organisasi kepada tujuan yang diharapkan, maka berdasarkan data SIMPEG Kantor Pertanahan Kabupaten Kabupaten Samosir, terdapat 18 (delapan belas) Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan jumlah Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri sebanyak 15 (lima belas) orang, sebagaimana pada tebel 1 dibawah berikut ini :
Kondisi Saat Ini (Terukur)
Kondisi yang Diharapkan
(Terukur)
Masih terdapat personel kantor yang belum maksimal bekerja untuk memenuhi pencapaian target PTSL.
Bayaknya sanggahan terhadap permohonan yang masuk ke Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir sehingga meghambat penyelesaian pekerjaan.
Masih terdapat tunggakan pekerjaan yang belum terselesaikan.
Banyaknya tanah waris belum berbagi dan ahli warisnya berdomisili diluar kota sehingga kesulitan mendapatkan persetujuan pihak berbatasan.
Keterbatasan alat transportasi untuk menjangkau lokasi di lapangan.
Personel kantor bekerja dengan maksimal sehingga memenuhi pencapaian target PTSL.
Berkurangnya sanggahan terhadap permohonan yang masuk ke Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir sehingga mempercepat penyelesaian pekerjaan.
Tidak ada tunggakan pekerjaan yang belum terselesaikan.
Tanah warisan sudah berbagi dan ahli waris luar kota datang untuk menandatangani persetujuan batas.
Tersedianya alat transportasi untuk menjangkau lokasi di lapangan.
BUAT APLIKASI
SOSIALISASI
KOMITMEN
SEWA MOBIL SOSIALISASI
13
Tabel 2 : Data PNS di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir Data PNS Berdasarkan
Jumlah
Jabatan Golongan Pendidikan Jenis
Kelamin Struktural JFT JFU IV III II S2 S1 D4 D3 D1 Pria Wanita
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1 6 4 3 11 4 2 13 0 1 3 13 5 18
No Data PNS Berdasarkan Seksi/Bagian Jumlah (orang)
1 2 3
1 Sub Bagian Tata Usaha 4
2 Seksi Survei dan Pemetaan 5
3 Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran 2
4 Seksi Penataan dan Pemberdayaan 3
5 Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan 1
6 Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa 3
Jumlah tenaga Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) sebanyak 15 (lima belas) orang yang bertugas membantu tugas-tugas rutin Pegawai Negeri Sipil, terdiri dari Ass. Pengadministrasian umum sebanyak 4 orang, pengelola aplikasi 5 orang, Pramubakti 4 orang, dan satuan pengamanan sebanyak 2 orang. Ditambah dengan ASK sebanyak 3 orang.
14
Gambar 4 : Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir
2. Sarana dan Prasarana
Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan pertanahan baik kepada masyarakat, pemerintah, BUMN/BUMD, badan sosial/keagamaan di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir, diperlukan saran dan prasarana pendukung untuk kelancaran tugas dan fungsi serta memberikan rasa aman dan nyaman. Daftar aset Kantor Pertanahan Kabupaten Samsoir dapat dilihat pada tabel 2 berikut dibawah ini .
Kepala Kantor Pertanahan Khoirun Nisak, S.H., M.H NIP. 19690710 199403 2 003
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Wahid Siallagan, S. Kom NIP. 19850727 200912 1 003
Koordinator dan Kelompok Jabatan Fungsional
Kepala Seksi Survei dan Pemetaan Aswan Pangihutan Tarigan, S.ST.M.H NIP. 19780511
199903 1 002
Kepala Seksi Penetapan Hak dan
Pendaftaran Coki Pangaribuan, S.H NIP. 19851122 200912
1 003
Kepala Seksi Penataan dan Pemberdayaan
Bonar NIP. 19640612
198603 1 011
Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan
Jose Rizal dan Ita Ginting, S.H.
NIP. 19851122 200912 1 003
Kepala Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa Rosalina Ena br. Jabat NIP. 19830921 200804
2 004
Kelompok Jabaatan Fungsional
Kelompok Jabaatan Fungsional
Kelompok Jabaatan Fungsional
Kelompok Jabaatan Fungsional
Kelompok Jabaatan Fungsional
15
Tabel 3. Daftar Aset Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir
Nama Aset Jumlah Satuan
1 2 3
TANAH
Tanah Bangunan Kantor Pemerintah 1,000 M2
PERALATAN DAN MESIN
Station Wagon 1 Buah
Mini Bus ( Penumpang 14 Orang Kebawah ) 1 Buah
Sepeda Motor 4 Buah
Tool Kit Box 2 Buah
Af Generator Tone Generator 1 Buah
Lemari Penyimpan 5 Buah
Mesin Hitung Elektronik/Calculator 1 Buah
Lemari Besi/Metal 4 Buah
Lemari Kayu 14 Buah
Rak Besi 2 Buah
Filing Cabinet Besi 11 Buah
Brandkas 3 Buah
Mobile File 1 Buah
Lemari Katalog 1 Buah
White Board 1 Buah
Mesin Absensi 1 Buah
Meja Kerja Kayu 28 Buah
Kursi Besi/Metal 29 Buah
Meja Rapat 1 Buah
Meja Resepsionis 1 Buah
Kursi Fiber Glas/Plastik 4 Buah
Televisi 1 Buah
Sound System 1 Buah
Tangga Aluminium 60 Buah
16
Gordyin/Kray 1 Buah
Uninterruptible Power Supply (UPS) 1 Buah
Mesin Barcode 1 Buah
Theodolite (Peralatan Studio Pemetaan/peralatan Ukur Tanah)
10 Buah
GPS Receiver 1 Buah
Telephone (PABX) 2 Buah
Handy Talky (HT) 3 Buah
Finger Printer Time and Attandance Acces Control System
1 Buah
Differential GPS 3 Buah
Kursi Dorong 1 Buah
Proyektor Romad Complet 4 Buah
Cabinet Untuk EKG 1 Buah
Kursi Gynecologi 2 Buah
Serial Scanner/Printer Buah
Theodolite (Peralatan Hidrologi) Buah
GPS 2 Buah
PC Workstation 1 Buah
Komputer Jaringan Lainnya 13 Buah
P.C Unit 4 Buah
Note Book 18 Buah
Card Reader (Peralatan Mini Komputer) 1 Buah
Auto Switch/Data Switch 1 Buah
Printer (Peralatan Personal Komputer) 13 Buah
Scanner (Peralatan Personal Komputer) 5 Buah
External/ Portable Hardisk 2 Buah
Server 1 Buah
Hub 1 Buah
Modem 1 Buah
Switch 1 Buah
17
GPS Survey 1
GEDUNG DAN BANGUNAN
Bangunan Gedung Kantor Permanen 1 Unit
Pagar Permanen 1 Unit
ASET TETAP LAINNYA
Peta Digital 1 Buah
Peta (Map) 327 Buah
ASET TETAP YANG TIDAK DIGUNAKAN
Mesin Hitung Elektronik/Calculator 1 Buah
Lemari Kayu 1 Buah
Filing Cabinet Besi 2 Buah
Kursi Besi/Metal 5 Buah
Sice 1 Buah
Meja Komputer 2 Buah
Rak Peralatan 2 Buah
P.C Unit 2 Buah
3. Anggaran
Anggaran yang tersedia di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir dapat dijabarkan sebagai berikut :
Tabel 4 : Anggaran Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir TA 2022
Kode Program/Kegiatan/Output Jumlah
5527 Penyelenggaraan Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya di Daerah
2,248,737,000
6412 Survei dan Pemetaan Tematik 149,337,000
6413 Pengukuran dan Pemetaan Kadastral 522,291,000
18
6414 Pengaturan Tanah Komunal , Hubungan Kelembagaan dan PPAT
17,170,000
6415 Penetapan Hak Tanah dan Ruang 145,664,000
6416 Pendaftaran Tanah dan Ruang 817,027,000
6417 Penyelenggaraan Penatagunaan Tanah 3,390,000 6420 Pengadaan Tanah dan Pencadangan Tanah 4,134,000 6421 Penilaian Tanah dan Ekonomi Pertanahan 4,134,000 6422 Penyelenggaraan Konsolidasi Tanah dan Pengembangan
Pertanahan
4,134,000
6423 Pengendalian dan Pemantauan Pertanahan 3,130,000
6426 Penanganan Sengketa Pertanahan 15,358,000
6427 Penanganan Perkara Pertanahan 38,490,000
Jumlah 3,972,996,000
Anggaran PTSL yang tersedia di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir dapat dijabarkan sebagai berikut :
Tabel 5 : Anggaran PTSL Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir TA 2022 No Kegiatan
Target Realisasi
Fisik Anggaran Fisik Anggaran
1
Berita Acara Penyuluhan Kategori 3
3 BA 19.098.000 3 BA 17.773.000
2 PBT PTSL ASN Kategori 3
2.400
Bidang 364.320.000 - 3 PBT K4 PTSL
Kategori 3 300 Bidang 42.390.000 -
4 SHAT PTSL
Kategori 3
4.000
Bidang 777.200.000 -
19 BAB III
ANALISIS MASALAH
A. Identifikasi Masalah Pada Area Tugas dan Fungsi yang Bermasalah
Identifikasi masalah adalah suatu tahap permulaan dari penguasaan masalah dimana suatu objek tertentu dalam situasi tertentu dapat kita kenali sebagai suatu masalah. Identifikasi masalah bertujuan agar kita mendapatkan sejumlah masalah yang nantinya akan dicari cara penyelesaiannya.
Analisis masalah pada bagian ini diawali dengan melakukan identifikasi permasalahan yang dihadapi oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir. Adapun beberapa permasalahan utama yang dihadapi saat ini adalah:
1) Masih terdapat personel kantor yang belum maksimal bekerja untuk memenuhi pencapaian target PTSL.
2) Bayaknya sanggahan terhadap permohonan yang masuk ke Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir sehingga meghambat penyelesaian pekerjaan.
3) Masih terdapat tunggakan pekerjaan yang belum terselesaikan.
4) Banyaknya tanah waris belum berbagi dan ahli warisnya berdomisili diluar kota sehingga kesulitan mendapatkan persetujuan pihak berbatasan.
5) Keterbatasan alat transportasi untuk menjangkau lokasi di lapangan.
B. Penetapan Masalah Utama
Dalam mendiagnosa penyebab masalah utama yaitu masih terdapat personel kantor yang belum maksimal bekerja untuk memenuhi pencapaian target PTSL di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir, maka perlu dilakukan analisis dengan menggunakan analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG).
Dengan melihat beberapa permasalahan tersebut, selanjutnya dilakukan penetapan isu yang dilakukan dengan metode USG, yakni suatu satu alat untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Caranya adalah dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan berkembangnya isu jika tidak ditangani dengan memakai skala likert 1-5. Isu yang memiliki skor tertinggi adalah isu prioritas.
20
1) Urgency (U): seberapa mendesak isu itu harus dibahas, dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu tadi.
2) Seriousness (S): seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang timbul jika isu tersebut tidak dipecahkan.
3) Growth (G): seberapa besar kemungkinan isu tersebut berkembang jika tidak ditangani sebagaimana mestinya.
Gambaran mengenai perumusan dan penetapan masalah utama dapat dilihat pada tabel 7 berikut ini :
Tabel 6. Tabel USG
Keterangan Skala Likert:
5 = Sangat penting 4 = Lebih penting 3 = Cukup penting
No. Masalah Utama Kriteria Nilai
total
Rank U S G
1. Masih terdapat personel kantor yang belum maksimal bekerja untuk memenuhi pencapaian target PTSL.
5 5 5 15 I
2. Bayaknya sanggahan terhadap permohonan yang masuk ke Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir sehingga meghambat penyelesaian pekerjaan.
5 4 5 14 II
3. Masih terdapat tunggakan pekerjaan yang belum terselesaikan.
5 4 5 14 III
4. Banyaknya tanah waris belum berbagi dan ahli warisnya berdomisili diluar kota sehingga kesulitan mendapatkan persetujuan pihak berbatasan.
5 3 4 12 IV
5. Keterbatasan alat transportasi untuk menjangkau lokasi di lapangan.
5 3 3 11 V
21 2 = Kurang penting
1 = Kurang sekali
Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa isu prioritas dengan skor tertinggi adalah “Masih terdapat personel kantor yang belum maksimal bekerja untuk memenuhi pencapaian target PTSL.” Penulis memberikan skor nilai urgency, seriousness, dan growth yang paling tinggi pada isu tersebut untuk mencapai tujuan terwujudnya pegawai bekerja dengan maksimal sehingga terselesaikannya seluruh target yang dibebankan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir. Penyebab dari masalah utama tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan diagam fishbone berikut ini :
Hasil Identifikasi pada analisis fishbone tersebut menunjukkan himpunan permasalahan pada masalah utama yang perlu mendapat perhatian :
1. Man :
a. Pengetahuan Teknologi Informasi yang kurang;
b. Kurangnya rasa tanggungjawab terhadap Instansi;
c. Kompetensi SDM dan kepedulian untuk bekerja sesuai nilai-nilai Kementrian masih rendah.
2. Methods :
a. Adanya ego antar seksi tentang kewenangan dalam Kegiatan PTSL;
b. Adanya Kepala Desa/Lurah yang kurang Kooperatif dalam mensukseskan kegiatan PTSL.
22 3. Materials :
a. Banyaknya sanggahan terhadap permohonan PTSL;
b. Pemohon Kegiatan PTSL tidak mau memasang patok tanah.
4. Machine :
a. Minimnya alat Transportasi ke lokasi Desa PTSL;
b. Kurangnya sarana pendukung Kegiatan PTSL ( Laptop,Printer) 5. Money :
a. Anggaran Kegiatan PTSL tidak mencukupi untuk lokasi yang jauh;
b. Adanya perbedaan yang signifikan antara kegiatan fisik dan yuridis.
C. Alternatif Solusi
Alternatif solusi atau pemecahan masalah terhadap personel kantor yang belum maksimal bekerja untuk memenuhi pencapaian target PTSL antar lain sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembinaan terus menerus kepada personel kantor untuk meningkatkan kinerja.
b. Membuat aplikasi website agenda harian sebagai inovasi pemimpin yang akan dilaksanakan oleh seluruh personel kantor.
c. Melaksanakan pengawasan dan monitoring personel kantor terhadap peningkat kinerja.
d. Membangun jejaring kerja internal maupun eksternal.
Disamping hasil identifikasi permasalahan dan penyebab masalah utama sebagaimana disebutkan di atas, selanjutnya dapat juga dilakukan alternatif solusi atau pemecahan masalah yaitu dengan menggunakan pilihan strategi memakai analisis SWOT sebagaimana diuraikan gambar 1 di bawah berikut ini.
Tabel 7 : Analisis SWOT S – W
O – T
STRENGTHS
Komitmen Pimpinan dalam meningkatkan kinerja
personel kantor
WEAKNESSES
Rendahnya peningkata kinerja personel kantor
23
Secara teknis Langkah membentuk kalimat strategi penggabungan antar faktor kunci SWOT adalah sebagai berikut:
1. Strategi kuadran SO : Optimalkan S dengan Memanfaatkan O, atau Dayagunakan S dengan Memanfaatkan O.
2. Strategi kuadran WO: Atasi W (atau Tingkatkan W) dengan Memanfaatkan O.
3. Strategi kuadran ST : Optimalkan atau Dayagunakan S untuk Mengatasi T.
4. Strategi kuadran WT : Atasi W ( atau Tingkatkan W) untuk Atasi T.
Dari Masalah utama atau masalah pokok sebagaimana telah disebutkan pada tabel 6 (enam) diatas, kemudian dilakukan analisis kelayakan inovasi dengan menggunakan analisis SWOT sebagaimana pada tabel 7 (tujuh) diatas, kemudian dilakukan Kembali analisis USG untuk penetapan sasaran spesifik, sebagaimana pada tabel 8 (delapan) di bawah ini.
OPPORTUNITIES Strategi S-O Strategi W-O
Pemanfaatan /
Penggunaan Aplikasi Website Agenda Harian
Dayagunakan Komitmen
pimpinan dalam
meningkatkan kinerja personel kantor dengan memanfaatkan/
penggunaan aplikasi website agenda harian.
Tingkatkan kinerja personel kantor dengan memanfaatkan/menggunakan aplikasi website agenda harian.
THREATS Strategi S-T Strategi W-T
Penyelesaian target kegiatan PTSL
Dayagunakan Komitmen
pimpinan dalam
meningkatkan kinerja personel kantor untuk menyelesaikan target kegiatan PTSL.
Tingkatkan kinerja personel kantor untuk menyelesaikan target kegiatan PTSL.
24
Tabel 8 : Penetapan Sasaran Spesifik/Strategi
No. Strategi Kriteria Nilai
total
Rank U S G
1. Dayagunakan Komitmen pimpinan dalam meningkatkan kinerja personel kantor dengan memanfaatkan / penggunaan aplikasi website agenda harian.
5 5 4 14 II
2. Tingkatkan kinerja personel kantor dengan memanfaatkan/menggunakan aplikasi website agenda harian.
5 5 5 15 I
3. Dayagunakan Komitmen pimpinan dalam meningkatkan kinerja personel kantor untuk menyelesaikan target kegiatan PTSL.
5 4 3 12 IV
4. Tingkatkan kinerja personel kantor untuk menyelesaikan target kegiatan PTSL.
5 4 4 13 III
Dari keempat prioritas strategi aksi perubahan di atas maka strategi kuadran W-O yaitu “Tingkatkan kinerja personel kantor dengan memanfaatkan/menggunakan aplikasi website agenda harian” menjadi pilihan dan yang akan menjadi isu strategis yang juga menjadi dasar aksi perubahan yang penulis ajukan yaitu : “ Penigkatan Kinerja Personel Kantor dalam penyelesaian kegiatan PTSL melalui Aplikasi Website Agenda Harian di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir” diharapkan dengan alternatif solusi pemecahan masalah tersebut melalui aksi perubahan dapat menyelesaikan Kegiatan PTSL, yang bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dan menumbuhkan kepercayaan serta kepuasan kepada masyarakat.
25 D. Analisis Kelayakan Inovasi
Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan adalah memanfaatkan aplikasi website agenda harian dalam rangka menyelesaikan kegiatan PTSL di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.
Bahwa nilai kelayakan inovasi dari kegiatan ini memenuhi aspek administrasi sumber daya, teknis dan hukum. Nilai kelayakan inovasi peningkatan kinerja personel kantor dalam penyelenggaraan kegiatan PTSL melalui aplikasi website agenda harian adalah:
1. Memberi manfaat bagi organisasi dan stakeholders;
Pemanfaatan aplikasi website agenda harian untuk menyelesaikan kegiatan PTSL adalah suatu upaya untuk mensukseskan Program Strategis Nasional. Kegiatan PTSL bertujuan untuk menjamin kepastian dan perlindungan hukum atas kepemilikan tanah masyarakat. Dengan pemanfaatan aplikasi website agenda harian diharapkan akan memberikan manfaat bagi organsasi dan stakeholders.
2. Pemanfaatan Teknologi Informasi;
Dengan aksi perubahan ini yang memanfaatkan aplikasi website agenda harian merupakan suatu trobosan dalam transformasi digital untuk meningkatkan kinerja personel kantor supaya kinerjanya menjadi terukur.
3. Menerapkan nilai-nilai Kementrian;
Pencanangan nilai-nilai kementerian merupakan dasar dalam membangun budaya kerja yang baik, produktif dan kondusif sebagai bagian dari revolusi mental untuk mewujudkan SDM Unggul yang dicita-citakan. Sesuai dengan Keputusan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 115/SK-0T.02/V/2020 tentang Nilai-Nilai Kementerian ATR/BPN, ditetapkan 3 nilai utama, yakni Melayani, Profesionalisme dan Terpercaya. Tiga nilai tersebut diharapkan dapat mempercepat penerapan Reformasi Birokrasi guna mewujudkan birokrasi yang bersih, akuntabel, efektif, efisien dan memiliki pelayanan publik pertanahan berkualitas yang berstandar dunia. Ketiga nilai tersebut harus diketahui, dipahami dan diamalkan oleh semua aparatur dalam bekerja, bersikap dan berkontribusi dalam memberikan pelayanan pertanahan yang prima sesuai dengan slogan “ATR/BPN Maju dan Modern”.
Dengan adanya aplikasi website agenda harian ini personel kantor menjadi lebih berintegritas, profesionalisme dan berkualitas sesuai nilai-nilai kementerian.
26 4. Dapat diterapkan secara berkelanjutan
Pemanfaatan aplikasi website agenda harian dapat diterapkan secara berkelanjutan dengan komitmen bersama personel kantor untuk mengisinya. Hal ini dapat bermanfaat bukan hanya untuk penyelesaian kegiatan PTSL tetapi dapat juga diterapkan untuk kegiatan pelayanan lainnya dan diterapkan secara berkelanjutan.
27 BAB IV
STRATEGI MENGATASI MASALAH
A. Terobosan Inovasi
Adapun yang menjadi permasalahan utama dalam mewujudkan penigkatan kinerja personel kantor sehingga terselesaikannya kegiatan PTSL karena kurangnya kesadaran pegawai untuk bekerja secara maksimal setiap harinya, maka yang menjadi fokus pada aksi perubahan ini adalah peningkatan kinerja personel kantor dengan memanfaatkan penggunaan aplikasi berbasis website dalam bentuk agenda harian terhadap pencapaian target PTSL dengan harapan dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat.
Aplikasi website agenda harian yang akan dibuat nantinya berbeda dengan aplikasi yang sudah ada, tetapi sejalan dan saling melengkapi, misalnya KKP,dashboard PTSL, SKMPP. Pada aplikasi agenda harian dapat diketahui siapa personel kantor yang benar-benar bekerja disetiap harinya dan siapa yang tidak bekerja dengan maksimal sedangkan didalam aplikasi SKMPP hanya secara umum melihat kendali mutu pekerjaan, tetapi tidak mengetahui siapa personel yang telah bekerja atau tidak. Aplikasi agenda harian nantinya akan dibuat semudah dan sesederhana mungkin sehingga tidak menyulitkan personel kantor dalam pengisiannya. Personel kantor tidak perlu merangkai kata baru untuk mengisi tetapi tinggal memilih pekerjaan apa yang sudah dikerjakan hari ini yang sudah tertera di aplikasi agenda harian tersebut.
Sehingga menimbulkan daya saing bagi personel kantor untuk bekerja lebih baik dan mempunyai rasa malu apabila tidak bekerja secara maksimal. Hal tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat yang besar bagi peningkatan kinerja personel kantor nantinya dan dapat memudahkan memudahkan untuk memberikan reward dan punishment kepada personel kantor yang bekerja dengan baik dan yang tidak. Tentunya diperlukan pula Komitmen bersama untuk melaksanakan perubahan.
Berdasarkan analisis permasalahan yang diuraikan pada Bab III di atas, maka terdapat 4 (empat) hal yang menjadi perhatian dalam terbosan inovasi dalam laporan aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Komitmen
28
Komitmen adalah perjanjian (keterikatan) untuk melakukan sesuatu. Komitmen pelaksana pelayanan menjadi faktor penting dalam penyelenggaraan pelayanan publik, oleh sebab itu semestinya komitmen pelaksana layanan harus didukung oleh berbagai faktor. Faktor pertama yang mempengaruhi komitmen pelaksana pelayanan publik adalah komitmen organisasi, karena performa pelaksana pelayanan publik sendiri tidak lepas dari manajerial yang dilaksanakan oleh pimpinan organisasi.
Kepemimpinan yang baik adalah kepemimpinan yang menjalankan manajemen akuntabilitas publik dan yang menerapkan kepemimpin transformasional yang mengajak para pengikutnya untuk bekerja dalam misi luhur dan berorientasi pada masa depan. Setiap tindakan yang diambil menunjukkan authenticity, orisinalitas, dan ketulusan. Pemimpin seperti ini melakukan pendekatan dengan memotivasi mindset untuk bekerja sebaik mungkin, dan memiliki fokus enhancing people.
Pemimpin seperti ini juga harus dapat memastikan kalau semua bawahannya dapat mengikuti, menjalankan dan mentaati apa yang telah disampaikannya untuk mencapai semua target yang telah dibebankan kepada Kantor Pertanahan. Pemimpin yang harus mencontohkan dengan perbuatan bukan hanya dengan kata-kata. Hal ini dapat dilihat dengan meningkatkan kinerja dengan terlebuh dahulu membuat contoh tauladan yang baik untuk diikuti bawahannya.
Dalam meningkatkan kinerja tersebut perlu membuat agenda harian pegawai kantor yang bertujuan akan diperoleh kinerja yang terukur dari tiap pegawai kantor yang diselaraskan dengan target yang telah dibebankan dengan jumlah semua SDM yang ada, dan sebagai pemimpin yang baik harus dapat mencontohkan dengan terlebih dahulu membuat, mengisi agenda tersebut dengan tetap mengingatkan nilai nilai yang harus diterapkan yaitu Melayani, Profesionalisme dan Terpercaya. Juga Ber Akhlak yang akan dijadikan budaya kerja di Kantor Pertanahan yang dipimpinnya
Permasalahan yang ditemui di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir adalah belum maksimalnya personil kantor dalam melaksanakan pekerjaan sehingga peningkatan kinerja personil kantor melalui aplikasi website agenda harian dalam rangka pencapaian target PTSL perlu dilaksanakan. Untuk itu dibutuhkan komitmen yang kuat dan sungguh-sungguh dalam melaksanakan Pengembangan aplikasi berbasis website, yang dapat menyajikan apa yang dikerjakan personil kantor dalam kesehariannya. oleh karena itu diperlukan penerapan kepemimpinan tranformasional
29
dalam membangun komitmen tersebut. Komitmen tersebut akan dimulai dari pimpinan karena sebagai pemimpin tentu akan menjadi kunci utama yang mempunyai pengaruh langsung dengan anggotanya untuk mewujudkan tujuan organisasi. Sehingga pada diri anggota akan tercipta budaya malu apabila tidak terlihat peningkatan dalam melaksanakan pekerjaan sehari harinya yang terlihat dalam aplikasi tersebut.
Anggota organisasi yang memiliki komitmen terhadap organisasinya mungkin saja mengembangkan pola pandang yang lebih positif terhadap organisasi dan dengan senang hati tanpa paksaan mengeluarkan energi ekstra demi kepentingan organisasi.
Dengan demikian komitmen organisasi akan mendorong anggotanya bekerja dengan baik, dan menjalankan komitmen bersama yang ditunjang oleh situasi kerja yang disiplin, kondusif dan menyenangkan.
2. Optimalisasi Sumber Daya Manusia dan Peralatan
Sumber Daya Manusia dalam organisasi sangat strategis dan menentukan, bahkan keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan justru ditentukan faktor sumber daya manusia. Ada empat dimensi yang melekat pada manusia dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi, yaitu kompetensi, wewenang dan tanggung jawab serta kepercayaan. pimpinan yang baik harus dapat memberdayakan secara keseluruhan dimensi yang melekat tersebut secara bersamaan untuk lebih berkinerjanya orgnisasi.
Bagaimana memberdayakan sumber daya manusia akan sangat signifikan untuk meningkatkan kinerja organisasi, sehingga permberdayaan sumber daya manusia harus dilakukan secara terencana, terarah dan strategis yang pada akhirnya dapat diimplementasikan pada unit kerja organisasi. Walaupun pemberdayaan Sumber Daya Manusia hanya fokus pada daya manusianya, namun perlu disimak usnsur-unsur manajemen dalam organisasi, dimana unsur yang paling penting adalah unsur manusia.
Hal ini bukan berarti bahwa daya dari unsur lainnya tidak perlu, seperti uang, metode, peralatan, mesin dan pasar, akan tetapi berdayanya unsur uang, metode, peralatan, mesin, sangat ditentukan oleh daya yang ada pada manusia itu sendiri, dengan kata lain karena manusialah maka unsur-unsur lain tersebut menjadi ada dayanya, ada gunanya dan ada manfaatnya
Pemberdayaan sumber daya manusia itu memiliki makna dan arti yang strategis.
Bahwa jika selama ini pemberdayaan sumber daya manusia diartikan sekedar
30
memberdayakan aspek kompetensi saja, atau aspek kewenangan saja, atau kepercayaan saja atau tanggung jawab saja, belumlah cukup, mestinya keempat-empat ini diberdayakan secara berimbang. Komponen Pemberdayaan Sumber Daya Manusia.
Bahwa Sumber Daya Manusia dalam organisasi sangat strategis dan menentukan, bahkan keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan justru ditentukan faktor sumber daya manusia.
Komponen-komponen yang perlu mendapat perhatian dalam rangka perberdayaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut;
a. Kemampuan meliputi pengetahuan, keterampilan dan sikap atau perilaku;
b. Penempatan pegawai yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan jabatan dalam suatu organisasi, artinya pegawai yang ditempatkan dalam jabatan senantiasa dikaitkan dengan kemampuan yang dimiliki oleh pegawai bersangkutan (the right men in the right place);
c. Kewenangan yang jelas, artinya seorang pegawai yang ditempatkan atau diserahi tugas, harus jelas kewenangannya. Karena seorang yang menghadapi tugas yang kurang jelas kewenangannya akan menimbulkan keragu-keraguan dalam melakukan setiap tindakan. Apabila demikian, maka pegawai tersebut kurang berdaya atau tidak efektif dalam melaksanakan tugasnya;
d. Tanggung jawab pegawai yang jelas, artinya seseorang pegawai malakukan tugas atau wewenangnya senantiasa diikuti dengan tanggungjawab, sehingga bisa bekerja secara efektif efisien;
e. Kepercayaan terhadap pegawai yang bersangkutan, bahwa seorang pegawai yang ditugasi atau diserahkan wewenang dengan pertimbangan yang matang dari berbagai aspek, sehingga yang bersangkutan adalah dipercayai atau diberi kepercayaan sepenuhnya untuk mengemban tugas dan wewenang itu;
f. Dukungan terhadap pegawai yang bersangkutan, artinya pegawai tersebut kita yakini dan percayai untuk mengemban misi organisasi. Dalam hal memerlukan dukungan dari pihak lain senantiasa dapat member dukungan untuk keberhasilan misi dan peningkatan organisasi, apakah dari piahk pimpinan atau pihak lainnya;
g. Kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi orang lain agar mereka mau bekerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan kepemimpinan sebagaimana dimaksud akan menggambarkan, kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan
31
atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau orang lain dalam rangka mencapai tujuan oranisasi;
h. Motivasi, merupakan kekuatan yang ada dalam diri seseorang yang memancarkan daya, memberikan arahan, dan memelihara tingkah laku. Motivasi diartikan sebagai keseluruhan proses pemberian dorongan atau rangsangan kepada pegawai, sehingga mereka bersedia bekerja dengan sukarela tanpa dipaksa. Dengan demikian bahwa pemberian motivasi merupakan hal yang sangat penting terhadap sumber daya manusia, agar mereka tetap mau melaksanakan s ecara ikhlas dan sepenuh hati.
3. Manfaat Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi
Pentingnya memberdayakan sumber daya manusia dalam organisasi, karena melalui daya yang melekat pada sumber daya manusia akan dapat dimanfaatkan berbagai sumber yang terdapat dalam organisasi dan berbagai aktivitas yang ditetapkan akan dapat digerakkan dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran. Mengingat pentingnya pemberdayaan sumber daya manusia, karena manfaatnya terhadap sumber lain yang mensinergikan setiap proses kegitan organisasi, maka keberadaannya berperan sebagai berikut;
a. Sebagai alat manajemen dalam rangka memberdayakan berbagai sumber-sumber untuk mencapai tujuan yang ditetapkan;
b. Sebagai pembaharu manajemen, dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi;
c. Sebagai inisiator terhadap organisasi, untuk memanfaatkan peluang guna meningkatkan dan mengembangkan organisasi;
d. Sebagai mediator terhadap pihak lain dalam rangka meningkat kinerja organisasi;
e. Sebagai pemikir dalam rangka pengembangan organisasi.
Pemberdayaan sumber daya manusia sangat penting dan strategis untuk memperbaiki, memperbaharui, dan meningkatkan kinerja organisasi. Pemberdayaan sumber daya manusia merupakan proses kegiatan untuk lebih memberdayakan daya manusia itu sendiri berupa kemampuan, kepercayaan, wewenang, dan tanggungjawab dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi untuk meningkatkan kinerja organisasi sebagaimana yang diharapkan.
4. Pendampingan Melekat Kepada Petugas Pelaksana
Dalam pelaksanaan kegiatan aksi perubahan dan untuk memastikan rencana aksi
32
perubahan pembuatan aplikasi Website agenda harian dalam menyelesaikan kegiatan PTSL di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir dapat berjalan dan sesuai dengan harapan serta tujuan, maka perlu dilakukan pendampingan dan pengawasan yang melekat kepada pegawai sehingga dapat diketahui dan dimonitoring bahwa mereka mengisi setiap hari aplikasi website tersebut.
B. Tahapan Kegiatan
Dalam mengimplementasikan aksi perubahan ini sebagaimana dalam rancangan diperlukan pentahapan atau Milestone yang merupakan tonggak penting yang mempengaruhi aktivitas proyek. Milestone didefinisikan sebagai aktivitas yang tidak membutuhkan sumber daya / resources dan tidak memiliki durasi waktu (durasi nol) tetapi memiliki arti penting karena merupakan titik awal/ pijak dan mempengaruhi aktivitas proyek selanjutnya. Contoh Milestone adalah pembentukan tim efektif. Aksi perubahan tidak akan bisa dimulai jika tim efektif belum terbentuk dan belum ditandatangani dan diserahkan oleh mentor atau sponsor kepada reformer. Milestone / pentahapan aksi perubahan merupakan urutan capaian-capaian yang sangat penting pada periode tertentu (minggu, bulan, tahun) yang harus diperhatikan untuk menjamin terlaksananya aksi perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone dalam hal ini berbeda dengan jadwal karena milestone tidak terbatas hanya membuat rencana waktu kerja tetapi ada target yang perlu diselesaikan. Dalam arti lain mengandung manajemen sumberdaya yang diperlukan. Milestone adalah tonggak peristiwa penting dalam proyek yang terjadi pada satu titik waktu. Milestone biasanya menggunakan deliverable sebagai landasan untuk mengidentifikasi segmen kerja utama dan tanggal akhir. Milestone berupa titik pengendalian alami dan penting dalam proyek ini harus mudah dikenali oleh semua mereka yang terlibat dalam proyek perubahan. Milestone sangat bermanfaat untuk memperlancar komunikasi antar team dan pelaporan.
Milestone harus dimasukkan dalam Laporan Mingguan untuk menjadi tolak ukur perkembangan proyek. Milestone sangat membantu dalam pessslaporan dimana perkembangan proyek bisa dipantau lebih mudah dan tidak membingungkan karena banyaknya item pekerjaan yang harus direview.
Adapun detail pentahapan / milestone dalam laboratorium kepemimpinan sebagaimana dirancang dalam Rancangan Aksi Perubahan dalam jangka waktu dua
33 bulan off campus, dapat dilihat pada tabel 9.
Tabel 9. Kegiatan / Milestone 2 (dua) bulan masa Pelatihan N
o Kegiatan Waktu Output Biaya
A Tahapan Persiapan Rencana Aksi Perubahan
1 Koordinasi dan Konsultasi
dengan Mentor dan Coach Kamis, 31 Maret 2022 Rp. 0,-
2 Rapat Pembentukan Tim
Efektif Jumat, 01 April 2022
- Undangan - Notulen - Dokumentasi
Rp. 500.000,-
3 - Sabtu, 02 April 2022 - -
4 - Minggu, 03 April 2022 - -
5 Pembagian Tugas Tim
Efektif Senin, 04 April 2022
- Undangan - Notulen - Dokumentasi
Rp. 0,-
6 Menentukan Stakeholder Selasa, 05 April 2022
- Undangan - Notulen - Dokumentasi
Rp. 0,-
7
Sosialisasi Rancangan Aksi Perubahan kepada seluruh Personel kantor
Rabu, 06 April 2022
- Undangan - Notulen - Dokumentasi
Rp. 0,-
B Tahapan Pelaksanaan/Implementasi Rencana Aksi Perubahan
1 Pembuatan Aplikasi berbasis Website
Kamis, 07 April 2022
Aplikasi Agenda Harian berbasis Website
Rp. 0,-
Jumat, 08 April 2022 Sabtu, 09 April 2022 Minggu, 10 April 2022
Senin, 11 April 2022 Selasa, 12 April 2022 Rabu, 13 April 2022
2
Migrasi Data Pegawai dan jenis pekerjaan dari Excel ke Aplikasi
Kamis, 14 April 2022 Rp. 0,-
3 Hari Libur Nasional Jumat, 15 April 2022 - -
3 - Sabtu, 16 April 2022 - -
4 - Minggu, 17 April 2022 - -
5
Ujicoba penggunaan aplikasi Agenda Harian berbasis website
Senin, 18 April 2022
Rp. 0,-
Selasa, 19 April 2022
5 Personil kantor Rabu, 20 April 2022 Rp. 0,-
