LAPORAN AKSI PERUBAHAN
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
1. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
48 - Tahapan Persiapan
Pada tanggal, 31 Maret 2022, koordinasi dengan Coach melalui zoom dan bertemu dengan mentor untuk membahas tentang Rancangan Aksi Perubahan dan masukan-masukan dari Mentor untuk perbaikan RAP tersebut.
Gambar 9. Koordinasi dan Konsultasi bersama Mentor
Rapat Pembentukan Tim Efektif dilaksanakan pada tanggal 1 April 2022, dan pada tanggal 4 April 2022 rapat menentukan pembagian tugas Tim Efektif sekaligus dukungan dan komitmen dari tim efektif untuk menyediakan data data yang diperlukan yang kemudian diterbitkannya Surat Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir No.17/KEP-12.17/IV/2022 tanggal 5 April 2022 tentang Penunjukan Tim Kerja dan Monitoring Aksi Perubahan Peningkatan Kinerja Personil Kantor Dalam Penyelesaian Kegiatan PTSL melalui Aplikasi Website Agenda Harian di Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir.
49
Gambar 10. Surat Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Samosir No.17/KEP-12.17/IV/2022
Pada tanggal 5 april 2022 menentukan steakhoder, Pada kegiatan ini steakholdernya adalah internal, dimana tim efektif/kerja dan seluruh personil kantor terlibat langsung untuk mengisi aplikasi agenda harian tersebut, sedangkan keterlibatan steakholder eksternal juga diperlukan untuk membantu percepatan dalam menyelesaian kegiatan PTSL tersebut.
50
Pada Tanggal 6 April 2022 dilaksanakan persiapan untuk acara sosialisasi Rancangan aksi Perubahan dan keesokan harinya pada tanggal 7 April 2022 dilanjutkan dengan Sosialisasi Rancangan Aksi Perubahan kepada seluruh personil Kantor.
- Tahapan Pelaksanaan
Pada tanggal 8 April 2022 sampai dengan 13 April 2022 dilaksanakan pembuatan Aplikasi berbasis website agenda harian dan pada tanggal 14 April dilaksanakan migrasi data pegawai dan jenis pekerjaan dari Excel ke Aplikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 11. Aplikasi Agenda Harian BPN Samosir
51
Gambar 12. Tampilan Landing Page Aplikasi Agenda Harian BPN Samosir
Gambar 13. Menu Aplikasi Agenda Harian BPN Samosir
52
Gambar 14. Form Rekap Pekerjaan Harian
Gambar 15. Form Rekap Pekerjaan Harian terdiri dari : 1. “Nama”
53
Gambar 16. Form Rekap Pekerjaan Harian terdiri dari : 2. “Desa”
Gambar 17. Form Rekap Pekerjaan Harian terdiri dari : 3. “Detail Pekerjaan”
54
Gambar 18. Form Rekap Harian Satgas Fisik
Gambar 19. Form Rekap Harian Satgas Fisik terdiri dari : 1. “ Nama”
55
Gambar 20. Form Rekap Harian Satgas Fisik terdiri dari : 1. “ Desa”
Gambar 21. Form Rekap Harian Satgas Fisik terdiri dari : 3. “Detail Pekerjaan”
56
Gambar 22. Form Rekap Harian Satgas Yuridis
Gambar 23. Form Rekap Harian Satgas Yuridis terdiri dari : 1. “ Nama”
57
Gambar 24. Form Rekap Harian Satgas Yuridis terdiri dari : 2. “ Desa”
Gambar 25. Form Rekap Harian Satgas Yuridis terdiri dari : 3. “ Detail Pekerjaan”
58
Gambar 26. Dashboard Rekapitulasi
Sosialisasi aplikasi Agenda harian berbasis website dilaksanakan pada tanggal 18 april 2022 dan pada tanggal 19 April 2022 dilaksanakan Uji coba Aplikasi agenda Harian berbasis website tersebut.
Gambar 27. Sosialisasi Kepada Personil Kantor Terhadap Aplikasi Agenda Harian Berbasis Website
59
Gambar 28. Uji Coba Penggunaan Aplikasi Agenda Harian Berbasis Website dengan Laptop/Handphone Masing-Masing.
Mulai tanggal 20 april 2022 s/d 31 Mei 2022 Personel Kantor mengisi/menggunakan Aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya sesuai bidang dan tugasnya masing-masing. Pada setiap hari senin dimulai dari 25 April 2022, 09 Mei 2022, 16 Mei 2022, 23 Mei 2022, dan 30 Mei 2022 dilakukan monitoring, evaluasi dan pembinaan.
- Tahapan Monitoring dan evaluasi
Pada tanggal 02 Juni 2022 dilaksanakan rapat monitoring dan evaluasi, sedangkan 03 Juni 2022 pembuatan laporan monitoring evaluasi serta penyelesaian laporan Aksi Perubahan secara keseluruhan. Seluruh capaian tahapan inovasi yang sudah dijelaskan diatas dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Tabel 11. Capaian Tahapan Inovasi
60
No Kegiatan Waktu Output Keterangan
A Tahapan Persiapan Rencana Aksi Perubahan
1 Koordinasi dan Konsultasi dengan Mentor dan Coach
Kamis, 31 Maret 2022
Dokumen dan
Jumat, 01 April 2022
- SK Kakantah
61
Senin, 04 April 2022
Mendapat dukungan dari tim efektif untuk menyediakan data-data yang diperlukan dan mengkordinir masing-masing anggota seksi pembagian
6 Menentukan Stakeholder Selasa, 05 April 2022
Pemberitahuan Sosialisai
Kepada Personel Kantor
7
Persiapan untuk Acara Sosialisai Rancangan Aksi Perubahan kepada Seluruh Personel Kantor
Rabu, 06 April 2022
Pemberitahuan Sosialisasi Kepada Personel Kantor.
8
Sosialisasi Rancangan Aksi Perubahan kepada seluruh Personel kantor
Kamis 07 April 2022
Daftar Hadir Sosialisasi dari Personel Kantor, Dokumentasi serta dukungan dan komitmen seluruh personel kantor.
B Tahapan Pelaksanaan/Implementasi Rencana Aksi Perubahan
1 Pembuatan Aplikasi Jumat, 08 April 2022 Masih dalam
62
berbasis Website Sabtu, 09 April 2022 proses pembuatan.
Minggu, 10 April 2022
2 Pembuatan Aplikasi Berbasis Website
Senin, 11 April 2022
- Software
Selasa, 12 April 2022
Rabu, 13 April 2022
3
Migrasi Data Pegawai dan Jenis Pekerjaan dari Excel ke Aplikasi
Kamis, 14 April 2022
- Data yang sudah
terpindahkan ke aplikasi
63
Sosialisasi kepada personil kantor terhadap aplikasi agenda harian berbasis website
Senin, 18 April 2022 Pukul 10.00 WIB
- Daftar Hadir aplikasi Agenda Harian berbasis website
Senin, 18 April 2022 Pukul 14.00 WIB
- Semua
Selasa, 19 April 2022
9
Personil kantor mengisi/menggunakan aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya.
Kamis, 21 April 2022
Jum’at, 22 April 2022
64 aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya.
- Monitoring, Evaluasi dan Pembinaaan
Senin, 25 April 2022
- Personel
Personil kantor mengisi/menggunakan aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya.
Selasa, 26 April 2022
- Personel
Kamis, 28 April 2022
14 Cuti bersama Hari Raya
Idul Fitri 1443 H Jum’at, 29 April 2022 - -
15 - Sabtu, 30 April 2022 - -
16 - Minggu, 31 April 2022 - -
17 Cuti bersama Hari Raya Senin, 02 Mei 2022 -
65 aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya.
- Monitoring, Evaluasi dan Pembinaaan
Personil kantor mengisi/menggunakan aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya.
66
23 - Minggu, 15 Mei 2022 - -
24
- Personil kantor
mengisi/menggunakan aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya.
- Monitoring, Evaluasi dan Pembinaaan
Personil kantor mengisi/menggunakan aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya. aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap
Senin, 23 Mei 2022
67 harinya.
- Monitoring, Evaluasi dan Pembinaaan
Personil kantor mengisi/menggunakan aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya. aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya.
- Monitoring, Evaluasi dan Pembinaaan
68
Personil kantor mengisi/menggunakan aplikasi Agenda Harian berbasis website setiap harinya.
Selasa, 31 Mei 2022
- Personel
C Tahapan Monitoring dan Evaluasi
1 Rapat Monitoring dan Evaluasi
Kamis, 02 Juni 2022
Notulen dan Dokumentasi 2 Laporan Monitoring dan
Evaluasi
Jum’at, 03 Juni 2022 Laporan
3 - Sabtu, 04 Juni 2022 -
4 - Minggu, 05 Juni 2022 -
69
Kegiatan yang dilaksanakan sudah sesuai dengan Rencana Aksi Perubahan, hari libur yang tidak dapat dilaksanakan kegiatan dilaksanakan keesokan harinya.. Salah satu kendala yang ditemui adalah banyaknya hari libur dan cuti bersama sehingga waktu yang harusnya dapat dimanfaatkan untuk ke lapangan menjadi berkurang. Adanya personil yang lupa atau tidak mengisi agenda harian karena mereka pada hari itu tidak mengerjakan pekerjaan PTSL tetapi mengerjakan pekerjaan rutin maupun pekerjaan PSN lainnya (Redistribusi tanah}
2. Manfaat Aksi Perubahan