i
LAPORAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) ANGKATAN XIV
PENINGKATAN PELAYANAN SISTEM INFORMASI CKIB DAN HACCP UNTUK PELANGGAN (“SI CHUPANG”) BERBASIS SMARTPHONE
PADA BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
OLEH : SUPRAYOGI
NIP. 19700707 199503 1 001
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BADAN RISET DAN SUMBERDAYA MANUSIA KELAUTAN DAN PERIKANAN BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR
SUKAMANDI 2020
ii
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul : PENINGKATAN PELAYANAN SISTEM INFORMASI CKIB DAN HACCP UNTUK PELANGGAN (“SI CHUPANG” ) BERBASIS SMARTPHONE PADA BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
Nama : Suprayogi, S.Pi., MP NIP
Jabatan : :
19700707 199503 1 001
Kepala Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Mataram
Sukamandi, 01 Juli 2020
Mengetahui, Coach
Edy Sutanto, A.Pi., M.Pd NIP. 19630303 198603 1 005
Project Leader,
Suprayogi, S.Pi.,MP NIP. 19700707 199503 1 001
iii
LEMBAR PENGESAHAN
Judul : PENINGKATAN PELAYANAN SISTEM INFORMASI CKIB DAN HACCP UNTUK PELANGGAN (SI CHUPANG) BERBASIS SMARTPHONE PADA BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
TELAH DISEMINARKAN
di : Mataram
Pada Hari : Rabu Tanggal : 01 Juli 2020
Project Leader,
Suprayogi, S.Pi.,MP NIP. 19700707 199503 1 001
Coach, Narasumber/Penguji, Mentor,
Edy Sutanto, A.Pi., M.Pd Dr. Maman Hermawan, M.Sc Ir. Hari Maryadi, M.Si NIP. 19630303 198603 1 005 NIP. 19600505 198603 1 004 NIP. 19650831 199903 1 002
iii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT karena dengan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi yang merupakan salah satu tahapan dan materi dalam kurikulum Pelatihan Kepemimpinan Aparatur dengan metode baru. Rancangan aksi perubahan ini mengambil tema “Peningkatan Pelayanan Sistem Informasi CKIB dan HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang” ) Berbasis Smartphone pada Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Mataram” yang merupakan area perubahan yang dipilih penulis dengan memperhatikan tugas dan fungsi Badan Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikana (BKIPM) Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) Republik Indonesia.
Dokumen ini akan menjadi acuan dalam pelaksanaan implementasi aksi perubahan selama off campus. Selama kegiatan off campus, pelaksanaan implementasi aksi perubahan akan dibimbing oleh Coach dan Mentor serta didukung oleh anggota Tim Aksi Perubahan selama 60 hari dengan melakukan aksi perubahan sesuai dengan tema di atas. Bimbingan dan pendampingan oleh Coach dan Mentor serta didukung oleh anggota Tim Aksi Perubahan.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ir. Hari Maryadi, M.Si Sekretaris Badan Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan atas arahan dan bimbingannya;
2. Edy Sutanto, A.Pi., M.Pd, selaku coach atas arahan dan bimbingannya;
3. DR Maman Hermawan, M.Sc selaku narasumber/penguji yang telah memberikan masukan sehingga aksi perubahan lebih implementatif;
4. Seluruh Widyaiswara dan narasumber yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama pelaksanaan Pelatihan Kepemimpian Administrator Angkatan XIV;
5. Keluarga tercinta di Yogyakarta yang kusayangi atas doanya yang tulus dan memberi inspirasi kepada penulis;
6. Kepala Seksi Tata Pelayanan BKIPM Mataram beserta tim inovasi yang tetap semangat tulus ikhlas selalu meningkatkan kinerja dan berkontribusi;
7. Panitia penyelenggara dan seluruh pihak yang telah membantu kelancaran pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XIV;
iv
8. Teman-teman seperjuangan seluruh peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XIV atas kekompakan dan kebersamaannya.
Penulis menyadari bahwa laporan aksi perubahan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya penulis menerima saran dan masukan yang konstruktif untuk penyempurnaan rancangan aksi perubahan ini sebagai acuan pelaksanaan Aksi perubahan di BKIPM Mataram. Semoga Allah yang Maha Kuasa senantiasa melimpahkan rahmat-Nya.
Mataram, 29 Juni 2020
Penulis
Suprayogi
v DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
A. PROSES KEPEMIMPINAN ... Error! Bookmark not defined. 1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi ... 2
2. Pengelolaan Budaya Kerja ... 4
3. Membangun Jejaring dan Kolaborasi ... 5
B. HASIL KEPEMIMPINAN ... 7
1. Capaian Tahapan Milestones ... 7
2. Capain Dalam Perbaikan Sistem ... 8
3. Manfaat Aksi Perubahan ... 9
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ... 10
D. PENUTUP ... 10
1. Kesimpulan ... 10
2. Rekomendasi ... 11
E. LAMPIRAN ... 12
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Indikator Kriteria dan Keberhasilan ... 6 Tabel 2. Capaian Tahapan Milestones ... 7 Tabel 3. Capaian Dalam Perbaikan Sistem ... 8
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Area Perubahan Yang Ingin Dicapai ... 5 Gambar 2. Bagan Struktur Organisasi Aksi Perubahan ... 6
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Persiapan dan Konsultasi Dengan Mentor ... 13
Lampiran 2. Konsep Layanan “Si Chupang” Kepada Pengguyna Jasa ... 14
Lampiran 3. SK dan Penetapan Working Team si Chupang ... 15
Lampiran 4. Penyusunan Aplikasi Si Chupang ... 24
Lampiran 5. Pelaksanaan Tugas Tim Aplikasi Si Chupang ... 26
Lampiran 6. Uji Coba dan Evaluasi Sistem ... 27
Lampiran 7. Pembuatan Video User Manual Si Chupang ... 28
Lampiran 8. Sosialisasi Si Chupang ... 29
Lampiran 9. Implementasi Aplikasi Si Chupang ... 36
Lampiran 10. Monitoring dan Evaluasi Aplikasi Si Chupang ... 38
Lampiran 11. Rencana Jadwal Jangka Menengah dan Panjang ... 39
Lampiran 12. RKKL Satker BKIPM Mataram 2020 ... 40
Lampiran 13. SK Operator Si Chupang BKIPM Mataram ... 42
Lampiran 14. Surat Pernyataan BKIPM Mataram 2020 ... 47
1 A. PROSES KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan yang dijalankan di Balai KIPM Mataram adalah kepemimpinan transformasional dimana gaya kepemimpinan yang mengarah ke perubahan positif pada mereka yang mengikuti (pengikut).
Kepemimpin transformasional yang dilakukan dengan energik, antusias dan bergairah. Balai KIPM Mataram melaksanakan aksi perubahan dengan peningkatan pelayanan melalui aplikasi Sistem Informasi Cara Karantina Ikan Yang Baik (CKIB) dan Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) untuk Pelanggan “Si Chupang”. Pemimpin tidak hanya memperhatikan dan terlibat dalam proses, tapi juga difokuskan untuk membantu setiap anggota kelompok untuk dapat berhasil dalam organisasi sebuah proses dimana seorang pemimpin memengaruhi dan memberikan contoh kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Pemimpin yang baik bukan dilihat dari seberapa banyak orang yang menjadi pengikutnya, bukan juga dilihat dari seberapa lama memimpin. Pemimpin yang baik dilihat dari seberapa banyak ia mampu menciptakan sosok pemimpin yang baru.
Kepemimpinan menjadi salah satu faktor penting bagi keberhasilan organisasi di Balai KIPM Mataram. Untuk mencapai itu, ada beberapa sikap kepemimpinan dalam organisasi yang perlu diterapkan di Balai KIPM Mataram, untuk aksi perubahan “Si Chupang” yang dilaksanakan diantaranya: (a) Menjalin kedekatan dengan bawahan, untuk aksi perubahan yang dilaksanakan menerima masukkan dan ide-ide dari bawahan yang dianggap penting untuk menjalankan aksi perubahan sehingga aplikasi “Si Chupang” menjadi lebih efektif. Hal ini bisa dibangun dengan menjalin kedekatan dengan mereka, sehingga mereka akan percaya dan mau mengikuti arahan pimpinan. (b) Memberikan semangat dan motivasi agar aplikasi “Si Chupang” yang dibuat bisa maksimal, kepemimpinan dalam organisasi bukan saja soal pangkat dan jabatan, tetapi kepemimpinan adalah bagaimana seorang pemimpin dapat memberikan semangat dan motivasi, bahkan untuk setiap hal kecil dari pekerjaan bawahan laksanakan.
(c) Memberikan kepercayaan dan tanggung jawab kepada team aplikasi “Si Chupang”, dimana kepemimpinan dalam organisasi adalah tentang kepercayaan. Memberikan bawahan kepercayaan dan tanggung jawab yang lebih dalam melakukan tugas mereka. Jika ada hal yang tidak sejalan, dapat
2
langsung dibicarakan dengan team aplikasi “Si Chupang”. Pimpinan memberikan feedback agar ke depannya mereka tidak takut salah dalam mengambil sebuah keputusan.
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor.
PER.54/PERMEN-KP/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, Balai KIPM Mataram merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan yang mempunyai tugas melaksanakan pencegahan masuk dan tersebarnya Hama dan Penyakit Ikan Karantina (HPIK) dari luar negeri dan dari suatu area ke area lain di dalam negari atau keluarnya dari dalam Wilayah Negara Republik Indonesia, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan, serta penerapan sistem manajemen mutu dan pengawasan keamanan hayati ikan.
Dalam pelaksanaan Balai KIPM Mataram menyelenggarakan fungsi:
a. Pelaksanaan pencegahan masuk dan tersebarnya HPIK dari luar negeri dan dari suatu area ke area lain di dalam negeri, atau keluarnya dari dalam wilayah Negara Republik Indonesia;
b. Pelaksanaan pencegahan keluar dan tersebarnya HPI dari wilayah Negara Republik Indonesia yang dipersyaratkan Negara tujuan;
c. Pelaksanaan tindakan karantina terhadap media pembawa HPIK/HPI tertentu, jenis ikan yang dilindungi, dilarang, dibatasi dan invasive, serta benda lain;
d. Pelaksanaan pengujian terhadap HPIK/HPI tertentu, mutu dan keamanan hasil perikanan dan keamanan hayati ikan;
e. Pelaksanaan sertifikasi kesehatan ikan, sertifikasi mutu dan keamanan hasil perikanan, dan keamanan hayaiti ikan;
f. Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan laboratorium dan instalasi;
g. Pelaksanaan pembuatan koleksi media pembawa HPIK dan atau HPI Tertentu;
h. Pelaksanaan pemantauan HPIK, mutu, dan keamanan hayati ikan;
i. Pelaksanaan pengawasan terhadap HPIK, mutu, dan keamanan hayati ikan;
3
j. Pelaksanaan surveilans terhadap HPIK dan keamanan hasil perikanan;
k. Pelaksanaan inspeksi, verifikasi, surveilans, audit dan pengambilan contoh ikan dan hasil perikanan di Unit Pengolahan Ikan dalam sertifikasi penerapan program manajemen mutu terpadu;
l. Penerapan sistem manajemen mutu pelayanan operasional dan laboratorium;
m. Penindakan pelanggaran perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan kemananan hayati ikan;
n. Pengumpulan, pengolahan data dan informasi perkarantinaan ikan, pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan, dan keamanan hayati ikan; dan Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Sesuai dengan tugas dan fungsinya, salah satunya “Pelaksanaan sertifikasi kesehatan ikan, sertifikasi mutu dan keamanan hasil perikanan, dan keamanan hayaiti ikan”. Sehingga aksi perubahan “Si Chupang” sangat penting untuk dilaksanakan dalam pelayanan sertifkasi kesehatan ikan melalui sertifkasi CKIB dan sertifikasi HACCP untuk dapat terintegrasi menjadi satu informasi CKIB dan HACCP untuk pelanggan sebagai pelayan prima untuk pelanggan atau pengguna jasa di Balai KIPM Mataram yang memiliki Indikator Kinerja Utama (IKU) pada tahun 2020 adalah tercapainya Unit Pengolahan Ikan (UPI) DAN Unit Usaha Pembudidaya Ikan (UUPI) yang tersertfikasi CKIB dan HACCP sebanyak 5 UUPI dan 5 UPI yang ada di Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB).
Dalam upaya mewujudkan IKU tersebut, dengan adanya Aplikasi “Si Chupang” sangat berpengaruh dengan bertambahnya pengguna jasa yang melakukan sertifikasi CKIB menjadi 7 UUPI dan HACCP menjadi 7 UPI sampai dengan sekarang. Balai KIPM Mataram bertanggung jawab pada capaian kinerja dengan Indikator Kinerja Kegiatan (IKK) yaitu terjadinya peningkatan UPI atau UUPI yang memiliki sertfikat CKIB dan HACCP di NTB. Kurangnya UPI atau UUPI memiliki sertifikasi CKIB dan HACCP di Provinsi NTB karena kurangnya pengetahuan pengguna jasa akan pentingnya jaminan mutu untuk produk perikanan yang dibudidayakan maupun yang di olah dalam bentuk segar, beku maupun kering. Selain itu kurangnya kemudahan dalam pelayanan sertifkasi CKIB
4
dan HACCP dan dikarenakan informasi tentang sertifikasi CKIB dan HACCP belum terpromosikan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna jasa sehingga belum tercipta persepsi positif terhadap sertifikasi CKIB dan HACCP, dengan adanya aplikasi ini sangat membantu pengguna jasa untuk meningkatkan pelayanan sertifikasi di Balai KIPM Mataram.
2. Pengelolaan Budaya Kerja
Berdasarkan hasil analisa terhadap permasalahan dalam uraian tugas Balai KIPM Mataram, maka isu aktual yang disepakati menjadi area perubahan adalah peningkatan pelayanan informasi melalui sistem informasi CKIB dan HACCP untuk pelanggan “Si Chupang”, dengan target sasaran tersedianya informasi terkait sertifikasi CKIB dan HACCP, berbasis android dengan adanya sertifikasi CKIB dan HACCP yang ada di provinsi NTB meningkat dan tercapai sesuai target yang telah ditetapkan.
Kondisi yang diharapkan dalam peningkatan kinerja realisasi investasi “Si Chupang” adalah tersedianya informasi terkait sertifikat CKIB dan HACCP untuk menjamin kemudahan, kecepatan, dan ketepatan dalam pelayanan sertifkasi. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut dan mendorong peningkatan sertifikasi CKIB dan HACCP, maka perlu dilakukan perubahan melalui:
Area perubahan yang ingin dicapai dapat di ilustrasikan sebagai berikut :
5
Gambar 1. Area Perubahan Yang Ingin Dicapai 3. Membangun Jejaring dan Kolaborasi
Membangun jejaring dan kolaborasi aksi perubahan peningkatan pelayanan sertifikasi mutu keamanan hasil perikanan di Balai KIPM Mataram melalui Sistem Pelayanan Berbasis Smartphone/Android “Si Chupang” adalah sebagai berikut:
a. Pelayanan Sertifikasi Cara Karantina Ikan Yang Baik (CKIB)
b. Pelayanan Sertifikasi Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) c. Pelayanan Operasional Sertifikasi kesehatan ikan dan Produk
perikanan;
d. Pelayanan Pengujian Laboratorium kesehatan ikan dan Produk perikanan;
e. Petugas Penerima Contoh;
f. Analis Laboratorium; dan Penyelia Laboratorium;
g. Verifikator Pelayanan; dan Operator Pelayanan;
h. Pengguna jasa.
6
Tabel 1. Indikator dan Kriteria Keberhasilan Aksi Keberhasilan
“Si Chupang”
No Output Kunci Deskripsi
a. Integrasi Data Menyediakan Data sertifikasi CKIB dan HACCP dalam satu sistem atau terintegrasi dalam satu aplikasi smartphone (“Si Chupang” )
b. Sarana dan Prasarana “Si
Chupang” Kebutuhan perangkat untuk system “Si Chupang”
seperti sarver, laptop, computer c. Aplikasi “Si Chupang”
berbasis Smartphone
Aplikasi ““Si Chupang” ” dapat di Download di
“Smartphone” untuk pelanggan yang telah tersertifikasi CKIB dan HACCP
d. Tim Kerja ““Si Chupang” ”
Tim yang akan melakukan koordinasi, sosialisasi dan penyusunan sistem pelayanan informasi “Si Chupang”
e. Uji Coba dan Perbaikan Sistem
Mengimplementasikan sistem pelayanan informasi ““Si Chupang” dan melakukan perbaikan jika terjadi kesalahan/ error
f. Evaluasi dari Implementasi Melakukan Evaluasi terhadap penerapan sistem yang diimplementasikan
Struktur organisasi aksi perubahan Balai KIPM Mataram
Gambar 2. Bagan Struktur Organisasi Aksi Perubahan PROJECT LEADER
Suprayogi
Kasubdit Pemetaan dan Peluang Investasi COACH
Edy Sutanto, A.Pi., M.Pd
CO PROJECT LEADER 1
Ni Luh Anggra Lasmika Kasi Tata Pelayanan
TIM KERJA 1 1. Andy Asmoro 2. Sitta Adlina S 3. Lazarus Babur 4. Wahyuni
SPONSOR Sekretaris BKIPM Ir. Hari Maryadi, M.Si
7 B. HASIL KEPEMIMPINAN
Tabel 2. Capaian Tahapan Milestones
NO KEGIATAN WAKTU
SELESAI
ADA DAN TERLAMPIR
TIDAK ADA
KESESUAIN DENGAN
RAP I. TAHAPAN JANGKA PENDEK
A. Persiapan
1. Persiapan dan Konsultasi dengan Mentor
Minggu I April 2020
V - Sesuai
2 Penyusunan Konsep Layanan Sistem Informasi CKIB, HACCP untuk Pelanggan ““Si Chupang” ”
Minggu II April 2020
V - Sesuai
3 Membentuk dan Menetapkan Working Team Aksi Perubahan
Minggu III April 2020
V - Sesuai
B. Pelaksanaan 1 Penyusunan Aplikasi
““Si Chupang” ” Minggu I
Mei 2020
V - Sesuai
2 Pelaksanaan Tugas Tim Aplikasi
““Si Chupang” ” Minggu II
Mei 2020
V - Sesuai
3 Uji Coba dan Evaluasi Sistem Minggu III Mei 2020
V - Sesuai
4 Pembuatan User Manual Book Aplikasi ““Si Chupang” ”
Minggu IV Mei 2020
V - Sesuai
5 Launching dan Sosialisasi Aplikasi
““Si Chupang” ” Minggu I
Juni 2020
V - Sesuai
6 Implementasi Aplikasi ““Si Chupang”
” Minggu II
Juni 2020
V - Sesuai
C. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan 1 Monitoring dan Evaluasi
Implementasi “Si Chupang”
Minggu IV Juni 2020
V - Sesuai
2 Pelaporan Minggu
IV Juni 2020
V - Sesuai
II. JANGKA MENENGAH 1 Pengembangan sistem Aplikasi
dengan penabahan fitur dan content terupdate
Bulan ke 7 Juli 2020
V - Sesuai
2 Penyusunan dan analisa biaya yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem
Bulan ke 8 Agustus
2020
V - Sesuai
3 Uji Coba dan Evaluasi Sistem Bulan 9 Septemb er 2020
V - Sesuai
4 Sosialisasi Sistem terbaru yang sudah dievaluasi
Bulan 10 Oktober
2020
V - Sesuai
8 III. JANGKA PANJANG
1 Transpormasi sistem Aplikasi by sistem tidak dijalankan dengan operator tetapi semua sudah tersistem dalam aplikasi secara automatis
Bulan ke 2 Juli 2021
V - Sesuai
2 Penyusunan dan analisa biaya yang dibutuhkan dalam pengembangan Transpormasi sistem Aplikasi by sistem
Bulan ke 3 Agustus
2021
V - Sesuai
3 Uji Coba dan Evaluasi Sistem terbaru
Bulan 6 Septemb er 2021
V - Sesuai
4 Sosialisasi Sistem terbaru yang sudah dievaluasi
Bulan 7 Oktober 2021
V - Sesuai
Tabel 3. Capaian Dalam Perbaikan Sistem No. Indikator Perbaikan Kualitas
Pelayanan
Sebelum Inovasi Setelah Inovasi
1. Kesederhanaan pelayanan sertifikasi CKIB dan HACCP melalui smartphone dengan notifikasi
Pelanggan/pelaku usaha yang tersertifikasi CKIB/HACCP terpisah dan belum dikelola secara optimal dan terintegrasi
Pelanggan/pelaku usaha yang tersertifikasi CKIB dan HACCP dimudahkan dalam satu aplikasi terintegrasi dan pemberitahuan untuk kegiatan surveillance, inspeksi dan pembayaran PNBP LHU dapat dengan mudah melalui aplikasi
“Si Cupang”
2. Kemudahan pelayanan sertifikasi CKIB dan HACCP dengan notifikasi
Aplikasi secara umum yang ada tidak dengan notifikasi dan massenger sehingga tidak mudah dilihat dan dipahami oleh pengguna jasa
Dengan adanya notifikasi mempermudah pengguna jasa dalam kontorl sertifikasi CKIB dan HACCP yang dimiliki 3. Kepastian dan efisen waktu
pelayanan sertifikasi
Tidak efisen waktu, dibutuhkan waktu yang cukup lama
Efisien waktu dan tidak membutuhkan waktu yang lama
4. Peningkatan PNBP Pelayanan sertifikasi kesehatan ikan terkait
pembayaran PNBP
terhambat karena harus menunggu pembayaran dengan pengguna jasa menunggu menerima Billing pembayaran terlebih dahulu secara langsung dating ke kantor
Pelayanan sertifikasi kesehatan ikan terkait pembayaran PNBP tidak terhambat dan mudah dikontrol karena billing dapat dikirim melalui aplikasi “Si Chupang” (notifikasi) dan dengan mudah melakukan pembayaran dengan mengirim bukti pembayaran hasil LHU dapat dikirim melalui aplikasi 5. Kemudahan Pengguna Jasa Pelanggan/pelaku usaha Pelanggan/pelaku usaha yang
9 dalam Pengawasan Sertifikasi
CKIB dan HACCP
yang tersertifikasi CKIB/HACCP tidak dapat memantau perkembangan sertifikasi CKIB/HACCP yang dimiliki
tersertifikasi CKIB dengan mudah dapat mengontrol dan memantau perkembangan sertifikasi CKIB/HACCP yang dimiliki melalui aplikasi smartphone
6. Peningkatan jumlah sertifikasi CKIB dan HACCP
Jumlah target sertifikasi CKIB dan HACCP tahun 2020 masing-masing ada 5 UPI dan 5 UUPI
Peningkatan Jumlah sertifikasi CKIB menjadi 10 UUPI dan HACCP ada 7 UPI
3. Manfaat Aksi Perubahan “Si Chupang”,
a. Manfaat aksi perubahan untuk team leader adalah peningkatan kualitas dan kinerja kepemimpinan, menumbuhkan jiwa kerjasama, kemajuan, kekompakan di Balai KIPM Mataram
b. Manfaat untuk team kerja adalah peningkatan kinerja pegawai, menumbuhkan semangat dan kekompakan dan dapat berdaya saing dengan teknologi yang ada saat ini.
c. Manfaat untuk organisasi Pelayanan berbasis elektronik (data digital) mengurangi penggunaan kertas/paper less dan transparansi proses sertifikasi CKIB dan HACCP, peningkatan PNBP, peningkatan IKU, dan terwujudnya penerapan zona integritas menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM) di Balai KIPM Mataram
d. Manfaat untuk pengguna jasa Memberikan pelayanan prima, kemudahan kepada pelanggan sertifikasi CKIB dan HACCP melalui sistem aplikasi “Si Chupang”, Pengguna jasa/Pelanggan dapat memantau dan mengawasi kegiatan sertifikasi CKIB/HACCP dimasing- masing UPI/UUPInya dengan hanya satu aplikasi berbasis Smartphone, dapat lebih mudah, efisien waktu, kepastian, biaya dan tenaga.
10 C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
Adanya legalitas untuk keberlanjutan aksi perubahan diantaranya : 1. Adanya SK Tim “Si Chupang”
2. Adanya SK Tim Pengelola “Si Chupang”
3. Adanya Penganggaran setiap tahun untuk keberlanjutan dan pengembangan aplikasi “Si Chupang” dengan penambahan Rencana anggaran RKKL setiap tahunnya
D. PENUTUP 1. Kesimpulan
Kegiatan aksi perubahan yang berjudul “Peningkatan Pelayanan Sistem Informasi CKIB dan HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang”) Berbasis Smartphone pada Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Mataram” telah selesai dilaksanakan dengan baik.
Pelaksanaan aksi perubahan di Balai KIPM Mataram telah berhasil mencapai tujuan jangka pendek yaitu:
a) Pengembangan pelayanan sertifikasi CKIB dan HACCP berbasis
”Smartphone” menjadi sebuah sistem yang fleksibel dan mudah diakses, kapanpun, dimanapun dan oleh siapapun
b) Data terintegrasi melalui aplikasi berbasis ”Smartphone”, informasi tersaji lebiih cepat, tepat sesuai kebutuhan dan terjamin akurasinya;
a) Distribusi Data/ Informasi By System;
b) Kejelasan status layanan;
c) Data/ informasi tertelusur dan lebih terkendali;
d) Meningkatnya kualitas pelayanan sertifikasi produk perikanan;
e) Efisiensi waktu layanan sertifikasi kesehatan ikan;
11 2. Rekomendasi
Dalam rangka pengembangan dan penyempurnaan serta pemanfaatan hasil pelaksanaan aksi perubahan lebih lanjut, maka direkomendasikan beberapa hal sebagai berikut :
a) Penyempurnaan dan pengembangan sistem aplikasi
“Si Chupang” ” perlu dilakukan agar berjalan lebih stabil dan dapat diakses dengan smartphone ipone.
b) Dukungan SDM, anggaran, sarana dan prasarana sangat diperlukan untuk penyempurnaan dan pengembangan aplikasi
“Si Chupang”.
c) Diharapkan aplikasi “Si Chupang” tidak hanya dapat dimanfaatkan di lingkup Balai KIPM Mataram untuk meningkatkan pelayanan publik sehingga mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi yang efektif, transparan dan akuntabel.
12
LAMPIRAN
13
Lampiran 1. Persiapan dan Konsultasi dengan Mentor
Tahap awal dari proyek perubahan ini adalah persiapan dan konsultasi dengan Mentor. Tahap persiapan meliputi inventarisasi permasalahan yang menjadi pertimbangan dalam menentukan obyek aksi perubahan. Sedangkan konsultasi dengan mentor bertujuan untuk mendapatkan arahan mengenai perencanaan, penganggaran dan penyusunan tim pendukung aksi perubahan. Permasalahan- permasalahan yang dilengkapi dengan data pendukung menjadi bahan yang disampaikan dalam konsultasi dengan Mentor. Dengan demikian Mentor dapat memberikan arahan yang tepat untuk pelaksanaan proyek perubahan. Hasil dari kegiatan persiapan dan konsultasi dengan mentor ini meliputi rencana kerja, rencana perubahan anggaran dan tim pendukung.
Gambar 1. Konsultasi Kegiatan dengan Mentor
14 Lampiran 2. Konsep Layanan “Si Chupang”
Gambar 1. Konsep Layanan Melalui Aplikasi “Si Chupang”
15
Lampiran 3. SK dan Penetapan Working Team “Si Chupang”
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN
KEAMANAN HASIL PERIKANAN
BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
JALAN ADI SUCIPTO, KEC. AMPENAN - MATARAM 83124 TELEPON (0370) 6194701, 6194702, FAKSIMILE (0370)
6194703
POS ELEKTRONIK bki_selaparang@yahoo.co.id KEPUTUSAN
KEPALA BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
NOMOR : B. 169.1/07.0/OT.220/IV/2020 TENTANG
SUSUNAN TIM AKSI PERUBAHAN SISTEM INFORMASI CKIB&HACCP UNTUK PELANGGAN (“SI CHUPANG” )
BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
Menimbang : a. Bahwa dalam rangka menunjang kegiatan Aksi perubahan Sistem Informasi CKIB&HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang” ) maka diperlukan tim aksi perubahan ;
b. bahwa mereka yang namanya tercantum dalam surat keputusan ini dianggap mampu dan memenuhi syarat untuk ditunjuk sebagai Penanggung Jawab dan Pelaksana pada kegiatan Aksi perubahan Sistem Informasi CKIB&HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang” ) Balai KIPM Mataram;
c. Bahwa untuk itu perlu ditetapkan dengan Keputusan Kepala Balai KIPM Mataram;
Mengingat 1. Undang-Undang No.5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara (Tambahan lembaran
Negara Republik Indonesia no 5459)
16
2. Peraturan Pemerintah No.101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil
3. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 23/PERMEN-KP/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan;
4. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.32/MEN/2014 tentang Pelayanan Publik di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan
5. Peraturan kepala LAN No.19 Tahun 2015 tentang Pedoman Diklat Pim Tk. III.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : Keputusan Kepala Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Mataram tentang penunjukan tim Aksi perubahan Sistem Informasi CKIB&HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang” ).
.KESATU : Menunjuk Tim Aksi perubahan Sistem Informasi CKIB&HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang” ), sebagaimana tersebut dalam lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan.
KEDUA : Tugas,wewenang dan tanggung jawab Tim Aksi perubahan Sistem Informasi CKIB&HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang” ), sebagaimana tersebut dalam Lampiran II.
KETIGA : Biaya yang timbul sebagai akibat ditetapkan
Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran ini
dibebankan pada DIPA Satuan Kerja Balai KIPM
Mataram Tahun Anggaran 2020.
17
KEEMPAT : Masa Kerja Tim Aksi perubahan Sistem Informasi CKIB&HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang” ) sebagaimana dimaksud diktum KESATU mulai berlaku sejak ditetapkannya Keputusan ini.
KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan di dalam penetapannya akan diadakan perubahan/perbaikan sebagaimana mestinya
Ditetapkan di : Mataram Pada tanggal : 06 April 2020
Kepala,
Suprayogi, S.Pi., M.P.
NIP. 19700707 199503 1 001
Tembusan :
Sekretaris Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan
Hasil Perikanan
18
LAMPIRAN I : NOMOR : B. 169.1/07.0/OT.220/IV/2020
TENTANG SUSUNAN TIM AKSI PERUBAHAN SISTEM INFORMASI CKIB&HACCP UNTUK PELANGGAN (“SI CHUPANG” )
SUSUNAN TIM AKSI PERUBAHAN SISTEM INFORMASI CKIB&HACCP UNTUK PELANGGAN (“SI CHUPANG” )
LINGKUP BALAI KIPM MATARAM
NO. NAMA JABATAN JABATAN DALAM
TIM
1. Suprayogi, S.Pi.,M.P
Kepala Leader
2.
Ni Luh Anggra Lasmika,
S.St.Pi.,M.Tr.Pi
Kasie. Tata Pelayanan
Ketua Tim/Penanggung
Jawab 3. Hasnah, S.Pi
PHPI Madya Penanggung Jawab CKIB
4. Dian Noperta A, S.Pi
PHPI Ahli Pertama Penanggung Jawab HACCP 5. M. Farchan, S.Pi.,
M.P Kasie. P21 Anggota
6. I Putu Panca Yasa,
S.Pi Kasubag. TU Anggota
7. Andy Asmoro, S.Pi
PHPI Muda Anggota
8.
Lazarus Babur,
S.Kom Pranata Komputer Anggota
9.
Sitta Adlinasari,
A.Md Bagian Keuangan Anggota
Ditetapkan di Mataram Pada tanggal 06 April 2020 Kepala Balai KIPM Mataram
Suprayogi, S.Pi, M.P
19
SOSIALISASI PERSIAPAN TIM AKSI PERUBAHAN
A. DOKUMENTASI VIDEO CLAUD MEETING
20
B. NOTULENSI RAPAT
HASIL RAPAT PEMBAHASAN DAN PEMBENTUKAN TIM AKSI PERUBAHAN SISTEM INFORMASI CKIB&HACCP UNTUK
PELANGGAN (“SI CHUPANG” ) PADA BALAI KIPM MATARAM
Hari/Tanggal : Rabu/ 08 April 2020
Tempat : R. Rapat Balai KIPM Mataram dengan Video Claud Meeting
Materi :
1. Pembukaan : Oleh Kepala Balai KIPM Mataram
Assalamu’alaikum Wr Wb. Puji syukur kehadirat Allah, karena saya dapat melaksanakan sosialisasi aksi perubahan ini dengan bapak/ibu walaupun dengan menggunakan Video Claud Meeting tanpa bertatap muka dikarenakan adanya wabah Covid-19.
Semoga kita semua selalu diberikan kesehatan dan terhindar dari penyakit Covid-19. Adapun tujuan kita melaksanakan sosialisasi aksi perubahan Sistem Informasi CKIB&HACCP untuk Pelanggan (“SI CHUPANG” ) ini adalah sosialisasi kepada seluruh pegawai tentang Manajemen Aksi Perubahan dan membahas tentang Pembentukan Tim Aksi Perubahan.
2. Pembentukan Tim Aksi Perubahan pada Balai KIPM Mataram adalah sebagai berikut:
1. Sponsor : Sesban BKIPM KKP 2. Leader : Suprayogi, S.Pi., M.P
Kepala Balai KIPM Mataram 3. Penanggung
Jawab Operasional
: Ni Luh Anggra Lasmika, S.St.Pi.,M.Tr.Pi M. Farchan, S.Pi.,M.P
I Putu Panca Yasa, S.Pi
Sitta Adlinasari, A.Md
21
4. Penanggung
Jawab CKIB
: Hasnah, S.Pi
5. Penanggung Jawab HACCP
: Dian Noperta A, S.Pi
6. Penanggung Jawab IT
: Lazarus Babur, S.Kom Andy Asmoro, S.Pi
3. Pembahasan Oleh Bapak Suprayogi Penjelasan tentang Rencana Aksi Perubahan
Diklat Kepemimpinan (PIM) Tingkat III ini dilaksanakan selama kurang lebih 3,5 (tiga setengah) bulan, yaitu mulai tanggal 17 Februari - 02 Juli 2020. Pelaksanaan Diklat PIM III dilaksanakan secara bertahap yang terbagi menjadi 2 (dua) kegiatan, yaitu kegiatan on campus dan kegiatan off campus. Pada hari ini saya melaksanakan kegiatan off campus yaitu melaksanakan kegiatan Diklat di instansi masing-masing peserta. Kegiatan ini merupakan pelaksanaan kegiatan Breaktrough-1 dimana peserta membahas tentang aksi perubahan. Untuk rencana yang akan diangkat dalam aksi perubahan adalah “Sistem Informasi CKIB&HACCP untuk Pelanggan (“Si Chupang”) di Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan Mataram”
Kegiatan ini akan didukung oleh Tim Aksi Perubahan dan masing-
masing akan memberikan kontribusi sesuai tugas dan
wewenangnya. Kami harapkan aksi perubahan dapat memberikan
hasil yang nyata bagi organisasi khususnya dalam meningkatkan
layanan kepada masyarakat penerima layanan dan dapat
meningkatkan kinerja organisasi.
22
4. Penutup
Pembahasan hari ini selesai dengan harapan apa yang telah kita bahas akan kita laksanakan bersama-sama.
Mataram, 08 April 2020 Notulen
Sitta Adlinasari, A.Md
23
C. DAFTAR HADIR (VIDEO CLAUD MEETING)
NO. NAMA KETERANGAN
1. Suprayogi Leader
2. Ni Luh Anggra Lasmika Ketua Tim
3. Hasnah Pjb CKIB
4. Dian Noperta A Pjb HACCP
5. Lazarus Babur IT
6. Andy Asmoro IT
7. Sitta Adlinasari Administrasi
8. I Putu Panca Yasa Kasubag. Tu
9. M. Frachan Kasie. P21
10. Paul Nara Kaha Administrasi
11. Farhan Ramli Inspektur Karantina
12. Nuni Pjb. Wilker Brangbiji
13. Wahyuni Pranata Komputer
14. Drh. Amira Baihani Inspektur Mutu
15. Milis Inspektur Mutu
16. Rita Harini Inspektur Karantina
17. Soepaad Inspektur Karantina
18. Tedy Eko M Pjb. Wilker Pototano
19. Rila Prabekti Korfung
20. Nafi Khoriyah Pjb. Lab Bahan
Mataram, 08 april 2020 Pimpinan Rapat
Suprayogi
24
Lampiran 4. Penyusunan Aplikasi Si Chupang
1. Penyusunan Jadwal Kegiatan Aksi Perubahan
Penyusunan jadwal kegiatan aksi perubahan melibatkan seluruh anggota working team sesuai dengan tugas masing-masing. Jadwal kegiatan sebagai panduan bagi working team dalam pelaksanaan tugas aksi perubahan sehingga dihasilkan capaian perubahan yang optimal.
Selain jadwal kegiatan, juga dibahas mengenai rancangan penggunaan anggaran. Pada tahap ini juga dilakukan revisi anggaran yang disesuaikan dengan kebutuhan aksi perubahan.
2. Penyiapan Sarana Penunjang dan Pembuatan Sistem Aplikasi
“Si Chupang”
Setelah jadwal tersusun dan anggaran tersedia, maka aksi perubahan memasuki tahapan penyiapan sarana penunjang dan pembuatan sistem
“Si Chupang”. Penyiapan sarana penunjang dilaksanakan melalui pengadaan perangkat keras dan jaringan untuk mendukung jalannya sistem “Si Chupang”. Sarana penunjang antara lain personal komputer, komputer server dan jaringan internet.
Gambar 3. Perangkat Pendukung “Si Chupang”
Disamping sarana penunjang, disiapkan pula perangkat lunak
“Si Chupang” yang dibangun oleh pengembang dibantu dengan
25
anggota working team. Pada tahapan ini diperoleh hasil yaitu tersedianya perangkat keras, jaringan dan perangkat lunak “Si Chupang” yang telah terpasang dan tersistem dalam suatu jaringan.
Gambar 4. Tampilan Aplikasi “Si Chupang”
26
Lampiran 5. Pelaksanaan Tugas Tim Aplikasi “Si Chupang”
Penyusunan dan Pembagian Tugas Tim “Si Chupang” Memasuki tahapan ini perangkat keras dan aplikasi “Si Chupang” sudah terpasang pada playstore smartphone dan sudah dapat difungsikan dan dapat diterima setiap notifikasi untuk pengguna jasa/pelanggan. Selanjutnya disusun dan ditetapkan personil yang bertugas dalam penggunaan aplikasi “Si Chupang”. Anggota tim “Si Chupang” terdiri dari seluruh working team dan terbagi menjadi Tim CKIB dan Tim HACCP. Kewenangan anggota tim dalam penggunaan “Si Chupang” dibagi menjadi Koordinator CKIB yang bertugas sebagai operator CKIB dan coordinator HACCP bertugas sebagai operator HACCP dan Kepala Seksi tata Pelayanan sebagai admin atau penanggung jawab aplikasi. Jabatan dan penugasan Tim “Si Chupang”
No. Nama Anggota Team Tugas
1. Suprayogi Project Leader
2. Ni Luh Anggra Lasmika
Co. Project Leader (Penanggung Jawab/Admin) Aplikasi Si Chupang
3. Hasnah Operator CKIB
4. Dian Noperta Operator HACCP
5. Wahyu Team IT
6. Lazarus B Team IT
7. Andy Asmoro Team IT
27 Lampiran 6. Uji Coba dan Evaluasi Sistem
28
Lampiran 7. Pembuatan Video User Manual “Si Chupang”
29
Lampiran 8. Sosialisasi Aplikasi “Si Chupang”
SOSIALISASI APLIKASI “SI CHUPANG”
BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
TAHUN 2020
Hari/ Tanggal : Selasa, 23 Juni 2020 Pukul : 10.00 – selesai Tempat :
Zoom Meeting(ID Meeting : 544 112 4961; Password : bkimataram)
Kepala Balai KIPM Mataram Kasie. Tata Pelayanan
Kasie. Pengendalian, Pengawasan, dan Informasi Kasubbag Tata Usaha
Edi Sutanto, A.Pi., M.Pd.
Sukmara, S.Pi.
Moderator :
I Putu Panca Yasa, S.Pi. (Kasubbag Tata Usaha)
Pembukaan :
Suprayogi, S.Pi., M.P. (Kepala Balai)
Aplikasi berbasis android “SI CHUPANG” “SISTEM INFORMASI CKIB &
HACCP UNTUK PELANGGAN”.
Latar belakang :
1. Peningkatan pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi BKIPM Mataram
sesuai Permen KP. No.54 tahun 2017.
30
2. Tuntutan masyarakat terkait pelayanan yang mudah, transparan, cepat, murah dan efisen berbasis teknologi digital.
3. Pelayanan sertifikasi CKIB dan HACCP masih terpisah sedangkan pengguna jasa sering mengajukan permohonan sertifikasi untuk kedua sertifikat ini secara bersamaan untuk satu Unit Usaha Perikanan.
4. Jauhnya akses pengguna jasa yang sudah tersertifikasi CKIB dan HACCP dengan kantor layanan BKIPM Mataram.
5. Peningkatan pelayanan publik sesuai dengan Revolusi 4.0.
6. Penerapan Zona Integritas menuju WBK.
Kondisi yang diharapkan :
1. Pelanggan/pelaku usaha yang tersertifikasi CKIB/HACCP dimudahkan dalam satu aplikasi terintegrasi dan pemberitahuan untuk kegiatan surveilance, inspeksi dan pembayaran LHU dapat dengan mudah melalui aplikasi “Si Cupang”.
2. Efisien waktu dan tidak membutuhkan waktu yang lama.
3. Pelayanan sertifikasi kesehatan ikan dilakukan melalui aplikasi secara cepat, murah dan efisen hanya 30 menit.
4. Pengguna jasa dapat mengontrol dan memantau perkembangan sertifikasi CKIB dan HACCP yang dimiliki.
Pengguna jasa yg memiliki sertifikat HACCP dan CKIB menjadi lebih
mudah dalam memantau ataupun mendapatkan informasi terkait
pelayanan perkarantinaan ikan dan mutu dalam satu aplikasi melalui
handphone yang berbasis android dari rumah. Informasi tersebut
disampaikan melalui aplikasi tersebut dan akan memunculkan sebuah
notifikasi. Informasi tersebut berupa waktu pelaksanaan survailence, hasil
31
uji laboratorium, waktu pelaksanaan inspeksi, messenger, CKIB online, HACCP online, PPK Online, peraturan yang berlaku di lingkup KKP, BKIPM, SKM, informasi seputar kegiatan di BKIPM Mataram.
Aplikasi ini menjadi salah satu proyek perubahan dalam pelayanan public BKIPM Mataram yg menjadi point penilaian dalam mencapai Zona Integritas, sehingga dapa mewujudkan penerapan Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM) di Balai KIPM Mataram.
Setelah pengguna jasa mendapatkan nomor NIB dan password untuk masuk ke aplikasi. Jika kami akan melakukan kunjungan kami akan ajukan melalui notifikasi apakah pengguna jasa bersedia atau tidak nya untuk dilakukan kunjungan, dan segera memberikan umpan balik atas ketersediaan perusahaan untuk waktu kunjungan. Laporan Hasil Uji serta besaran PNBP yg harus dibayar juga dapat dilihat melalui notifikasi melalui aplikasi tersebut.
Diharapkan dengan adanya aplikasi ini pelayanan berbasis elektronik (data digital) mengurangi penggunaan kertas/paper less dan transparansi proses sertifikasi CKIB dan HACCP dan Peningkatan PNBP dengan pelayanan pembayaran yang mudah dan praktis.
Pengguna jasa diharapkan meningkatkan kebutuhannya terhadap layanan karantina ikan.
Semoga bias bermanfaat bagi pengguna jasa dan sebagai bentuk transparansi atas pelayanan kami.
Aplikasi ini suatu bentuk pelayanan publik dalam tatanan normal baru.
Aplikasi ini bersifat realtime, dengan fitur yg menarik.
Kami berharap melalui aplikasi ini dapat mempererat silaturahmi antara BKIPM Mataram dengan para stakeholder.
Ni Luh Anggra Lasmika :
Inspeksi secara virtual CKIB merupakan salah bentuk pelayanan public
dalam tatanan normal baru.
32
Inspeksi secara virtual HACCP berupa pengecekan suhu ruang, rekaman – rekaman dokumen, dan penyampaian hasil temuan untuk dilakukan perbaikan oleh perusahaan.
Pelayanan kami lakukan sesuai standar WHO sejak awal pandemic ini terjadi.
Moderator :
Tugas BKIPM adalah menjamin kualitas produk perikanan yg akan dilalulintaskan dari penyakit serta mutunya.
Sesi Tanya jawab : Pak Ara :
Trimakasih atas undangannya, kami sangat respect dengan adanya aplikasi yang dapat memudahkan kami. Kami berproduksi dalam budidaya udang. Kami sangat terbantu dengan berbagai inovasi yang ada saat ini.
Kalau bias dikembangkan juga untuk iphone. Saya lihat aplikasi yg ditawarkan sangat user friendly, dashboard dan fitur nya sangat baik, dimana kegiatan ini merupakan kegiatan rutin kami dalam usaha kami.
Dengan aplikasi ini kami dapat menyimpan laporan hasil uji yang kami lakukan di BKIPM Mataram. Aplikasi ini juga merupakan salah satu solusi dalam situasi pandemic sekarang ini. Kami melakukan pengiriman induk udang Vannamei ke CINA, Taiwan, Mesir, Vietnam, Kuait, Thailand, dll.
Apakah aplikasi “SI CHUPANG” ini realtime 24jam atau adakah jam – jam tertentu?
Jawaban :
Pelayanan dilapangan 24jam, tapi untuk informasi jadwal inspeksi dan
verifikasi akan diinformasikan pada saat jam kantor, tetapi aplikasi dapat
di akses 24 jam. Negara tujuan ekspor produk perikanan PT. Global Gen
mempersyaratkan sertifikat CKIB, dimana negara – negara tersebut juga
terkadang melakukan inspeksi langsung ke Indonesia untuk mengecek
kondisi perusahaan. Aplikasi akan terus kami kembangkan untuk
pengguna handphone iphone.
33
Pak Reno :
Kami harapkan dengan aplikasi ini dapat memudahkan kami dalam kegiatan rutin kami, dengan jarak perusahaan yang cukup jauh di Sumbawa sehingga dapat menghemat waktu dan biaya.
Pak Edi Sutanto :
Jika aplikasi dapat diakses 24jam, diharapkan feedback nya juga dapat diakses 24jam. BKIPM diharapkan menciptakan aplikasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Pak Ara :
Panen sering dilakukan tengah malam karena menyesuaikan dengan jadwal operasional pesawat. Kami sangat mengharapkan aplikasi ini dapat informasi 24 jam. Kami sangat membutuhkan respon dari BKIPM Mataram dengan durasi waktu yang sangat terbatas karena yang kami panen dalam kondisi hidup dimana jika melewati batas yang ditentukan maka resiko produk mati lebih tinggi. Barang sudah masuk di BIL tetapi barang itu tidak bias terbang sebanyak 2 kali, tetapi selebihnya komunikasi berjalan lancer dan segala kendala dapat diselesaikan dengan baik.
Jawaban :
Aplikasi akan segera kami kembangkan untuk melakukan pelayanan 24jam dan respon aplikasi 24 jam. Kami sangat terbuka sebagai bentuk komitmen kami memberikan pelayanan terbaik, jika diperlukan dapat menghubungi kami 24 jam atas kendala atau keluhan yang dialami oleh pengguna jasa.
Moderator :
Aplikasi akan kami kembangkan dengan jadwal pesawat, sehingga
pengguna jasa dapat memperkirakan kapan kira – kira akan melakukan
pengiriman.
34
Pak Ara :
Informasi terkait pelabuhan juga sangat kami butuhkan, jika boleh kami sarankan untuk ditambahkan di fitur terkait informasi jadwal penyebrangan.
Moderator :
Aplikasi akan selalu kami kembangkan.
Mataram, 23 Juni 2020 Notulen,
TTD
Sitta Adlinasari, A.Md.
Kepala Balai KIPM Mataram, TTD
Suprayogi, S.Pi., M.P.
35
Foto :
36
37
Lampiran 9. Implementasi Aplikasi Si Chupang dalam bentuk Video
38
Lampiran 10. Monitoring dan Evaluasi Implementasi “Si Chupang”
Setelah dilakukan monitoring dan implementasi evaluasi pengguna jasa
menyambut baik adanya aplikasi Si Chupang dengan adanya lembar
dukungan
39
40
Lampiran 11. Rencana Jadwal Aksi Perubahan Jangka Menengah dan Jangka Panjang
Tabel. Milestone dalam aksi perubahan
NO KEGIATAN WAKTU OUTPUT
I. JANGKA MENENGAH 1 Pengembangan sistem Aplikasi dengan
penabahan fitur dan content terupdate
Bulan ke 7 Juli 2020
Data dan fitur terbaru yang ditambahkan
2 Penyusunan dan analisa biaya yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem
Bulan ke 8 Agustus 2020
Penambahan fitur terupdate sesuai dengan kesepakatan dan anggaran pelaksanaan
3 Uji Coba dan Evaluasi Sistem Bulan 9
September 2020
Notulen dan perbaikan untuk kesempurnaan aplikasi 4 Sosialisasi Sistem terbaru yang sudah
dievaluasi
Bulan 10 Oktober 2020
Notulen hasil sosialisasi, absensi, dokumentasi IV. JANGKA PANJANG
1 Transpormasi sistem Aplikasi by sistem tidak dijalankan dengan operator tetapi semua sudah tersistem dalam aplikasi secara automatis
Bulan ke 2 Juli 2021
Data telah tersistem secara automatis sehingga tidak perlu ada operator
2 Penyusunan dan analisa biaya yang dibutuhkan dalam pengembangan Transpormasi sistem Aplikasi by sistem
Bulan ke 3 Agustus 2021
Melengkapi data-data agar sistem dapat dijalankan secara automatis dan anggaran pelaksanaan
3 Uji Coba dan Evaluasi Sistem terbaru Bulan 6 September 2021
Notulen dan perbaikan untuk kesempurnaan aplikasi 4 Sosialisasi Sistem terbaru yang sudah
dievaluasi
Bulan 7 Oktober 2021
Notulen, hasil sosialisasi, absensi, dokumentasi
41
42
Lampiran 12. SK Pengelola Aplikasi “Si Chupang”
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN
BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
JALAN ADI SUCIPTO, KEC. AMPENAN - MATARAM 83124 TELEPON (0370) 6194701, 6194702, FAKSIMILE (0370)
6194703
POS ELEKTRONIK bki_selaparang@yahoo.co.id KEPUTUSAN
KEPALA BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
NOMOR : B. 169.2/07.0/OT.220/IV/2020 TENTANG
PENETAPAN TIM PENGELOLA APLIKASI SISTEM INFORMASI CKIB &
HACCP
UNTUK PELANGGAN (SI CHUPANG) DALAM MENDUKUNG PELAYANAN PUBLIK PADA
BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
Menimbang : d. Bahwa dalam rangka menunjang kegiatan Aksi perubahan Sistem Informasi CKIB & HACCP untuk Pelanggan (Si Chupang) maka perlu menetapkan Tim Pengelola (Admin) dalam mengelola Aplikasi SI CHUPANG;
e. Bahwa untuk itu perlu ditetapkan dengan Keputusan Kepala Balai KIPM Mataram;
Mengingat 1. Undang-Undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia no 5459)
2. Peraturan Pemerintah No.101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil
3. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan
Nomor 23/PERMEN-KP/2015 tentang
43
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan;
4. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.32/MEN/2014 tentang Pelayanan Publik di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan
5. Peraturan kepala LAN No.19 Tahun 2015 tentang Pedoman Diklat Pim Tk. III.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : Keputusan Kepala Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Mataram tentang Penetapan Tim Pengelola Aplikasi Sistem Informasi CKIB & HACCP untuk Pelanggan (Si Chupang).
KESATU : Menunjuk Tim Pengelola Aplikasi Sistem Informasi CKIB & HACCP untuk Pelanggan (Si Chupang), sebagaimana tersebut dalam lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan.
KEDUA : Didalam menjalankan tugasnya Tim Pengelola Aplikasi Sistem Informasi CKIB & HACCP untuk Pelanggan (Si Chupang) bertanggung jawab kepada Kepala Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Mataram.
KETIGA : Biaya yang timbul sebagai akibat ditetapkan Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran ini dibebankan pada DIPA Satuan Kerja Balai KIPM Mataram Tahun Anggaran 2020.
KEEMPAT : Masa Kerja Tim Pengelola Aplikasi Sistem Informasi CKIB & HACCP untuk Pelanggan (Si Chupang) sebagaimana dimaksud diktum KESATU mulai berlaku sejak ditetapkannya Keputusan ini.
KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan
dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat
kekeliruan di dalam penetapannya akan diadakan
perubahan/perbaikan sebagaimana mestinya
44
Ditetapkan di : Mataram Pada tanggal : April 2020 Kepala,
TTD
Suprayogi, S.Pi., M.P.
NIP. 19700707 199503 1 001
Tembusan :
Sekretaris Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan
Hasil Perikanan
45
LAMPIRAN I : NOMOR : B.169.2/07.0/OT.220/IV/2020
TENTANG PENETAPAN TIM PENGELOLA APLIKASI SISTEM INFORMASI CKIB & HACCP UNTUK PELANGGAN (SI CHUPANG)
SUSUNAN TIM PENGELOLA APLIKASI SISTEM INFORMASI CKIB&HACCP
UNTUK PELANGGAN (SI CHUPANG) LINGKUP BALAI KIPM MATARAM
NO. NAMA JABATAN JABATAN DALAM
TIM
1.
Ni Luh Anggra Lasmika,
S.St.Pi.,M.Tr.Pi
Kasie. Tata
Pelayanan Admin
2. Hasnah, S.Pi PHPI Madya Operator I
3. Dian Noperta A, S.Pi PHPI Ahli Pertama Operator II
Ditetapkan di : Mataram Pada tanggal : 06 April 2020
Kepala,
TTD
Suprayogi, S.Pi., M.P.
NIP. 19700707 199503 1 001
46
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN
BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN MATARAM
JALAN ADI SUCIPTO, KEC. AMPENAN - MATARAM 83118 TELEPON (0370) 6194701, 6194702, FAKSIMILE (0370) 6194703
POS ELEKTRONIK bkipmmataram@kkp.go.id
SURAT PERNYATAAN
Nomor : /07.0/TU.210/VII/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Suprayogi, S.Pi., MP.
NIP : 19700707 199503 1 001 Jabatan : Kepala Balai KIPM Mataram
Dengan ini menyatakan bahwa aksi perubahan Kinerja Organisasi dalam rangka Peningkatan Pelayanan Sistem Informasi CKIB Dan HACCP untuk Pelanggan (Si Chupang) Berbasis Smartphone pada Balai KIPM Mataram baik jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang tetap berjalan sebagaimana yang diharapkan.
Demikian surat pernyataan ini dibuat sebagaimana mestinya.
Mengetahui: Mataram, 01 Juli 2020
Kepala, Sekretaris BKIPM,
Ir.Hari Maryadi, M.Si. Suprayogi, S.Pi., MP.
NIP.19650831 199103 1 002 NIP. 19700707 199503 1 001
47
