IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) KEMENTERIAN SOSIAL RI AKSI PERUBAHAN JUDUL

(1)

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) KEMENTERIAN SOSIAL RI

AKSI PERUBAHAN

JUDUL

SISTEM INFORMASI ASET (SiAset)

DIREKTORAT JENDERAL PERLINDUNGAN DAN JAMINAN SOSIAL KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA

Disusun oleh:

Wahyono, Sos, MSi NIP: 19650917.199003.1.004

Coach

Drs.Masri Hanus Damefriza, MA NIP. 19601023 198902 1 002

PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) PUSDIKLAT KESEJAHTERAAN SOSIAL

KEMENTERIAN SOSIAL RI TAHUN 2020

(2)

1 PUSDIKLAT KESEJAHTERAAN SOSIAL

PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) TAHUN 2020

LEMBAR PERSETUJUAN

NAMA :

Wahyono, Sos., MSi

SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL PERLINDUNGAN DAN JAMINAN SOSIAL, KEMENTERIAN SOSIAL RI

JUDUL :

SISTEM INFORMASI ASET (SiAset)

DIREKTORAT JENDERAL PERLINDUNGAN DAN JAMINAN SOSIAL KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA

DISETUJUI OLEH:

Jakarta, Oktober 2020 COACH

Drs.Masri Hanus Damefriza, MA NIP. 19601023 198902 1 002

(3)

2 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT., karena atas berkat dan Rahmat- Nya, Implementasi Manajemen Aksi Perubahan dengan judul Sistem Informasi Aset (SiAset), Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kementerian Sosial Republik Indonesia dapat tersusun dengan baik dan tepat waktu.

Implementasi Aksi Perubahan ini disusun dalam rangka memenuhi tugas sekaligus sebagai bahan Seminar Implementasi Manajemen Proyek Perubahan, pada Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VIII Tahun 2019, yang diselenggarakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial, Kementerian Sosial RI.

Terselesaikannya Proyek Perubahan dengan baik, tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Drs. Pepen Nazaruddin, MSi, selaku Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial yang telah memberikan arahan serta kesempatan untuk mengikuti Diklat Pelatihan Kepemimpinan Administrator di Pusdiklat Kesejahteraan Sosial.

2. Drs. Mulia Jonie, M.Si, selaku Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial yang telah menyelenggarakan kegiatan Diklat Pelatihan Kepemimpinan Administrator Tahun 2020.

3. DR. M.O. Royani, MSi, selaku mentor yang telah menyediakan waktu dalam mengarahkan dan membimbing penulis terkait dengan Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan.

4. Drs. Masri Hanus Damefriza, MA, selaku coach bagi peserta Pendidikan dan Pelatihan Diklat Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan I Tahun 2020.

5. Para Narasumber, Fasilitator, Widyaiswara, dan Panitia Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial - Kementerian Sosial RI, yang telah membekali penulis dengan berbagai materi dan ilmu yang berguna terkait dengan Proposal Aksi Perubahan.

6. Seluruh Tim Efektif dan Staf di Sekretariat yang telah ditunjuk dan ditetapkan oleh Sekretaris.

(4)

3 7. Teman-teman Diklat Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan I Tahun 2020 yang selalu memberikan dukungan dan semangat yang luar biasa sehingga aksi perubahan ini selesai.

8. Orang tua, istri dan anak-anak tercinta.

9. Rekan-rekan dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungan sehingga tersusunnya aksi perubahan ini.

Demikian Laporan ini di susun. Semoga aksi perubahan yang telah disiapkan memiliki manfaat bagi kita. Kami menyadari bahwa aksi perubahan ini masih perlu dilakukan pengembangan dan penyusun menerima saran serta kritik demi perbaikan dimasa mendatang.

Jakarta, Oktober 2020

Penyusun,

Wahyono, S.Sos., M.Si.

(5)

4 ABSTRAK

Wahyono, Sos, MSi. Sistem Informasi Aset (SiAset) Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kementerian Sosial Republik Indonesia.

Pelaksanaan pengelolaan aset belum tertata dengan baik diwilayah Dinas Sosial Propinsi/Kab/Kota, oleh karena itu diperlukan pembuatan aplikasi aset untuk mendapatkan data berupa wujud, posisi, perubahan dan pergerakan barang yang akurat dan cepat.

Tim Efektif, terdiri dari : Advisor (M. O Royani), Coach (Masri Hanus Damefriza), Mentor (M.O Royani), Project Leader (Wahyono), Pokja I : rencana penganggaran untuk mendukung kelancaran pembuatan aksi perubahan (Zaenal Arifin), Pokja II : membuat dan uji coba sistem aplikasi aset (Irwan Prabowo), Pokja III : Pengganggaran dan Pengadaan Barang/Jasa (Galih, Agung), Pokja III : menyiapkan rancangan kegiatan sosialisasi aplikasi di 3 (tiga) lokasi Dinas Sosial Provinsi (Rahmat):

Administrasi dan Persuratan (Novi Andriani, dan Askhar Asmoro Setiadi).

Pentahapan Proyek Perubahan terdiri dari 3 tahapan. Jangka Pendek: (1) Pembentukan Tim Efektif; (2) Pembuatan aplikasi dan uji coba berikut manualnya; (3) Bimbingan Teknis dalam rangka Peningkatan Keterampilan SDM di Pusat; (4) Sosialisasi Sistem aplikasi untuk para aplikkator di 3 (tiga) lokasi Dinas Sosial Propinsi. Jangka Menengah: (1) Sosialisasi Aplikasi Sosialisasi Sistem aplikasi untuk para aplikkator di 31 (tiga satu) lokasi Dinas Sosial Propinsi. Jangka Panjang: (1) Penyempurnaan dan Pengembangan Aplikasi;

Keberhasilan dalam pelaksanaan aksi perubahan ini dipengaruhi oleh beberapa hal yaitu: (1) Tersedianya anggaran untuk melaksanakan kegiatan sesuai yang direncanakan pada DIPA Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial (2) Dukungan Tim Efektif yang berkualitas dan memiliki kompetensi dalam pengembangan sistem aplikasi (3) Tersedianya Jasa Konsultan IT (4) Tersedianya Perangkat Server.

(6)

5 DAFTAR ISI

Di Daerah sampai saat ini banyak BMN yang dibawa oleh pejabat yang bersangkutan padahal sudah tidak menduduki jabatan yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi. BMN di daerah banyak barang yang sudah tidak bisa dipergunakan atau rusak berat, tetapi tidak di informasikan atau dilaporkan kepada pengguna barang sehingga menjadikan aset ini menjadi barang rongsokan yang seharusnya diproses penghapusan dengan menggunakan metode lelang oleh Kementerian Keuangan. Juga masih banyak Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dan Berita Acara Pinjam Pakai (BAPP) yang sudah habis masa berlakunya tidak segera diperbarui dan di laporkan.

Berpijak dari permasalahan tersebut di atas, maka penulis mengangkat aksi perubahan dengan judul: ‘Sistem Informasi Aset (SiAset) Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.’

(11)

10 B. Tugas dan Fungsi (Tusi)

Aksi Perubahan yang diangkat berkaitan erat dengan Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) dari Bagian Umum Sekretariat, sebagaimana tersebut di bawah ini:

1. Dasar Hukum

Keputusan Menteri Sosial Nomor 20 /HUK/ 2018 tentang Uraian Tugas Pejabat Struktural di Lingkungan Kementerian Sosial

2. Tugas

Melaksanakan penyiapan pengelolaan urusan kepegawaian, rumah tangga, dan tata usaha.

3. Fungsi

a. Penyiapan bahan pengelolaan urusan kepegawaian.

b. Penyiapan bahan pengelolaan urusan rumah tangga.

c. Penyiapan bahan pelaksanaan urusan tata usaha.

4. Uraian Tugas

a. Menyusun rencana kegiatan operasional Bagian Umum sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian di lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

c. Melaksanakan pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan dan pergudangan, di lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

d. Melaksanakan urusan tata usaha di lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

e. Melaksanakan koordinasi terkait dengan pelaksanaan tugas Bagian Umum.

f. Melaksanakan koordinasi dan penyampaian Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) dan Laporan Harta Kekayaan Aparatur Sipil Negara (LHKASN) di lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

g. Membagi tugas, menyelia, mengatur, dan mengevaluasi kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas Bagian Umum.

h. Melaksanakan penilaian kinerja pegawai pada Bagian Umum sesuai tugas dan kewenangannya.

(12)

11 i. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan

dengan tugas dan fungsi Bagian Umum.

j. Melaporkan pelaksanaan tugas Bagian Umum kepada atasan.

k. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan

C. Area Organisasi yang Bermasalah

Berdasarkan uraian tugas tersebut di atas, terdapat 2 (dua) area organisasi yang bermasalah yaitu sebagai berikut:

1. Melaksanakan pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan dan pergudangan di lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial (uraian tugas poin c).

2. Melaksanaan urusan tata usaha di lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial (uraian tugas poin d).

Berdasarkan Diagnostic Reading (DR) terhadap issue strategis dan 2 (dua) area organisasi yang bermasalah, maka masalah prioritas yang urgent untuk segera ditangani yaitu ‘Sistem Informasi Aset (SiAset) Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial’

Belum optimalnya kualitas Data SiAset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, disebabkan oleh beberapa hal yaitu:

1. Belum ada aplikasi yang ada saat ini.

2. Perlu koneksi jaringan internet dan intranet untuk mengakses aplikasi yang ada

3. Aplikasi yang ada belum menerapkan metode offline.

Merujuk pada hasil Diagnostic Reading (DR) di atas, maka judul Aksi perubahan yang diangkat yaitu: ‘Sistem Informasi Aset (SiAset) Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial’.

D. Area Aksi Perubahan Prioritas

Melalui hasil diagnostic reading terhadap permasalahan yang dipaparkan diatas maka permasalahan prioritas yang sangat mendesak untuk segera diselesaikan adalah pembuatan aplikasi SiAset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

(13)

12 Diharapkan ke depan seluruh data SiAset ini dapat untuk mempermudah para pimpinan dalam mendapatkan data Aset yang berada di wilayah seluruh Indonesia secara realtime.

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka kami menegaskan bahwa permasalahan yang harus menjadi prioritas adalah Peningkatan kualitas data Aset yang telah terdistribusi di Dinas Sosial Propinsi/Kabupaten/Kota seluruh Indonesia melalui Aplikasi SiAset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kementerian Sosial RI.

E. Ruang Lingkup

Cakupan dari Aksi Perubahan ini adalah:

1. Pembuatan aplikasi SiAset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

2. Penginputan data aset terbatas pada aset tetap pinjam pakai.

3. Penggunaan Aplikasi bagi 3 (tiga) Propinsi Dinas Sosial dan seluruh Dinas Sosial/Kabupaten/Kota.

4. Pelaksanaan ToT narasumber petugas pusat.

Bimbingan teknis diberikan kepada 15 orang petugas pusat sebagai penanggung jawab.

5. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi SiAset.

Sosialisasi dilakukan pada lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial dan 3 (tiga) Propinsi Dinas Sosial yang di sertai oleh wilayah Dinas Sosial/Kabupaten/Kota.

F. Indikator Keberhasilan

Indikator keberhasilan dari aksi perubahan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:

1. Output

a. Tersedianya aplikasi aset di Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

b. Tersedianya database aset berupa wujud, posisi, perubahan dan pergerakan barang yang akurat dan cepat sesuai dengan kondisi aset yang ada di daerah.

(14)

13 2. Outcame

a. Dengan adanya aplikasi aset, dilatihnya SDM aplikator database di Dinas Sosial Provinsi/Kab/Kota.

b. Dengan adanya database aset berupa wujud, posisi, perubahan dan pergerakan barang yang akurat dan cepat sesuai dengan kondisi aset yang ada di daerah apabila sewaktu-waktu pimpinan membutuhkan data lebih mudah dan valid.

3. Impact

a. Meningkatnya hasil pendataan aset lebih baik dan cepat.

b. Meningkatnya akuntabilitas kinerja Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

(15)

14 BAB II

DESKRIPSI AKSI PERUBAHAN

A. Tujuan

Adapun tujuan umum dari aksi perubahan ini yaitu menciptakan sistem informasi aset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial yang Valid, sehingga dapat menjadikan data aset yang selalu realtime . Selanjutnya, dalam rangka menciptakan sistem pengelolaan tersebut, aksi perubahan ini dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan yaitu tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang, sebagai berikut:

1. Jangka Pendek

Tujuan jangka pendek adalah tujuan yang ingin dicapai selama proses BT – 1 dan BT – 2 (60 hari). Tujuan jangka pendek tersebut meliputi:

a. Membentuk Tim Efektif yang solid dan memiliki komitmen tinggi.

b. Membuat Aplikasi SiAset.

c. Mengujicobakan Aplikasi SiAset.

d. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis kepada Administrator Aplikasi SiAset.

Sosialisasi dilakukan pada lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial dan 3 (tiga) Propinsi Dinas Sosial yang di sertai oleh wilayah Dinas Sosial/Kabupaten/Kota.

2. Jangka Menengah

Tujuan jangka menengah adalah tujuan yang ingin dicapai setelah BT – 1 dan BT – 2 selesai dilaksanakan, sampai dengan 1 tahun kemudian. Tujuan jangka menengah tersebut meliputi:

a. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis kepada Administrator Aplikasi SiAset.

Sosialisasi dilakukan pada 31 (tiga satu) Propinsi Dinas Sosial yang di sertai oleh wilayah Dinas Sosial/Kabupaten/Kota.

b. Mengintegrasikan Aplikasi SiAset dengan giz

c. Melakukan penyempurnaan dan pengembangan aplikasi SiAset.

(16)

15 3. Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang adalah tujuan yang ingin dicapai setelah periode jangka menengah selesai dilaksanakan, sampai dengan 1,5 tahun kemudian. Tujuan jangka panjang tersebut meliputi:

a. Membuat SOP dan di dukung dengan Peraturan Direkrur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

b. Bimbingan teknis peningkatan ketrampilan admin di daerah.

B. Tahapan/Milestone

Tahapan/milestone adalah kegiatan besaran yang berupa agenda yang harus dilakukan secara terkonsentrasi, bertahap, berkelanjutan dan merupakan bagian yang utuh (integral), saling mendukung dan menentukan dari agenda aksi perubahan yang akan dilakukan guna mewujudkan tujuan akhir yang akan dicapai. Dalam Manajemen Proyek, sebuah milestone adalah akhir dari sebuah tahapan yang menandakan bahwa sebuah fase atau paket kerja. Milestone membantu Manajemen Proyek untuk menentukan secara akurat apakah sebuah proyek dikerjakan sesuai dengan jadwal.

Gambar 1 Milestone

Bila suatu milestone/tahapan tidak dilaksanakan, akan berpengaruh terhadap pencapaian milestone/tahapan berikutnya dan juga tujuan akhir yang akan dicapai. Aksi perubahan “Sistem Informasi Aset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial” memiliki tahapan/milestone sebagai berikut:

(17)

16 1. Pembentukan Tim Efektif

Dalam mewujudkan proyek perubahan, pembentukan Tim Efektif menjadi langkah awal sekaligus langkah strategis untuk dilakukan. Tim Efektif tersebut harus solid, bertanggung jawab dan memiliki komitmen yang tinggi dalam menjalankan tugasnya di semua tahapan kegiatan, mulai dari tahap perencanaan sampai dengan implementasi aksi perubahan. Perlu diakui bahwa di Lembaga Pemerintahan seperti Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, dimana nuansa birokrasinya sangat kental, para pegawai belum terbiasa bekerja dalam kerangka team work.

Karena itulah dalam pembentukan Tim Efektif, perlu adanya pertemuan awal dan sosialisasi tentang aksi perubahan yang akan dilaksanakan bersama.

Diharapkan dengan adanya pertemuan tersebut, akan tercapai kesepahaman bersama terkait, dengan aksi perubahan dan kejelasan peran dari masing-masing anggota atau kelompok kerja (Pokja).

Mengingat anggota Tim Efektif juga memiliki tugas pokok yang harus dilaksanakan disamping tugas terkait dengan aksi perubahan, maka Surat Keputusan (SK) secara resmi dari Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial terkait dengan Tim Efektif, sangat diperlukan untuk menghindarkan kekhawatiran bahwa mereka melakukan kegiatan diluar tupoksinya, sekaligus menunjukkan bahwa aksi perubahan yang akan dilakukan adalah resmi dan sepengetahuan Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial selaku pimpinan organisasi. Tim Efektif yang akan menjalankan aksi perubahan ini tidak dibentuk secara khusus, namun lebih memperkuat struktur dengan memanfaatkan staff yang sudah ada. Terkait dengan hal ini, pemberian motivasi yang cukup dan kemampuan meyakinkan anggota Tim Efektif bahwa kegiatan ini didukung oleh lembaga-lembaga mitra dan mereka juga akan mendapatkan manfaat dari aksi perubahan – misalnya pekerjaan mereka ke depan menjadi lebih ringan, jelas, professional dan efisien – menjadi kunci dalam pembentukan Tim Efektif.

Diharapkan, pada masa mendatang, dengan adanya Tim Efektif ini para staff terbiasa bekerja dalam Team Work dan tetap semangat dan solid dalam

(18)

17 melaksanakan aksi perubahan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan jangka Panjang yang sudah ditetapkan. Pembentukan Tim Efektif ini perlu dikonsultasikan dengan atasan langsung Mentor dan Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, baik secara formal maupun informal untuk mendapatkan dukungan secara penuh dari pimpinan.

Tahapan yang dilakukan dalam membentuk tim efektif adalah:

a. Konsultasi dengan Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

b. Konsultasi dengan Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

c. Koordinasi dengan staf Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

d. Koordinasi dengan PT. Ludir Asia selaku tim developer aplikasi SiAset.

e. Menyusun uraian tugas tim efektif.

f. Menetapkan SK Tim Efektif Pelaksana Aksi Perubahan.

2. Pembuatan Aplikasi SiAset.

Aplikasi SiAset adalah produk utama yang akan diwujudkan dalam aksi perubahan ini. Artinya, keberhasilan aksi ini akan ditentukan oleh Aplikasi SiAset yang dihasilkan. Aplikasi SiAset di era perkembangan teknologi informasi sudah menjadi sebuah kebutuhan lembaga/institusi untuk membantu atau mempermudah pemutakhiran Data yang realtime. Aplikasi ini mempercepat proses pengelolaan Data aset sehingga menjadi lebih professional, efisien dan terpadu. Produk yang akan dihasilkan berupa Aplikasi SiAset beserta manualnya.

Melalui Aplikasi SiAset ini, diharapkan dapat mengatasi kendala-kendala yang selama ini tidak terkelola secara terpusat aset-aset dari 3 (tiga) Direktorat di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial dan sekarang dapat di akes secara uptodate untuk mendukung kebutuhan pengambilan keputusan pimpinan secara keseluruhan.

3. Uji Coba Aplikasi SiAset.

Uji coba Aplikasi SiAset menjadi sesuatu yang sangat penting untuk dilakukan, guna mengetahui keberfungsian aplikasi yang sudah dibuat, apakah sudah berfungsi dengan baik atau belum, fitur-fiturnya sudah

(19)

18 lengkap atau masih ada yang kurang. Melalui uji coba aplikasi inilah diharapkan dapat menjawab persoalan pengelolaan data aset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

4. Pembuatan Panduan Aplikasi SiAset

Setelah Aplikasi SiAset dibuat dan diujicobakan, tahapan selanjutnya yang tidak kalah penting adalah pembuatan pedoman pengelolaan Aplikasi SiAset itu sendiri. Buku panduan Aplikasi SiAset yang dibuat harus memuat berbagai aspek dalam pelaksanaan pengelolaan data aset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, beserta alur kerjanya.

Melalui buku pedoman ini, diharapkan proses pengelolaan data aset dapat dilaksanakan secara lebih efektif, efisien, obyektif, transparan dan akuntabel.

5. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi data aset kepada Admin di Pusat.

Sebuah Aplikasi SiAset akan berfungsi dan berjalan dengan baik apabila didukung oleh para petugas yang handal dan terampil. Petugas yang handal adalah petugas yang mumpuni, menguasai teknologi dan memiliki semangat untuk melakukan pengelolaan data aset. Salah satu cara untuk memperoleh petugas yang handal dan terampil yaitu dengan menyelenggarakan bimbingan teknis peningkatan keterampilan petugas yang akan menjalankan Aplikasi SiAset. Selama ini SDM di pusat belum dibekali dengan pemahaman dalam pemutakhiran Data SiAset. Akibat dari kondisi ini, pengelolaan Data SiAset belum berjalan sebagaimana diharapkan dan belum optimal. Banyak kendala-kendala yang timbul belum terselesaikan dengan baik. Dengan adanya bimbingan teknis ini, diharapkan para SDM di Pusat dapat memahami Aplikasi SiAset lebih baik, efisien dan akuntabel.

6. Pelaksanaan TOT narasumber petugas pusat.

Pelaksanaan TOT ini diwajibkan kepada narasumber petugas pusat yang akan melakukan sosialisasi dan bimbingan teknis operasional Aplikasi SiAset kepada SDM di daerah.

(20)

19 Pelaksanaan kegiatan berupa penjelasan setiap akses dan penjelasan teknis Aplikasi SiAset. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman teknis narasumber petugas pusat agar dapat meneruskan informasi kepada SDM sesuai lokasi bimtek yang ada.

7. Sosialisasi dan Bimbingan teknis Operasional Aplikasi SiAset.

Kepada SDM di 34 Propinsi. Sosialisasi dan Bimtek Aplikasi SiAset masuk dalam kategori tujuan jangka pendek dan menengah. Sosialisasi ini penting untuk dilakukan, baik di lingkungan internal Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, maupun di lingkungan eksternal dan Stakeholders yang ada. Sosialisasi ini bertujuan untuk menginformasikan manfaat Aplikasi SiAset dan cara penggunaannya. Melalui kegiatan sosialisasi ini, diharapkan seluruh Stakeholders terkait dapat mengetahui dan memahami yang selama ini belum terkelola secara optimal.

8. Implementasi penggunaan Aplikasi SiAset kepada seluruh user.

Implementasi ini dilakukan sebagai penanda bahwa aplikasi SiAset yang baru telah siap dan mulai dioperasikan. Artinya, aplikasi SiAset yang sudah dibuat sudah bisa dimanfaatkan dan diimplementasikan ke seluruh wilayah di Indonesia. Implementasi aplikasi ini dimulai dengan pemberian user name dan password dengan authoritas yang berjenjang. Implementasi aplikasi ini dimulai updating data SiAset oleh user. Semua pihak dapat memantau seluruh proses secara online dan real time melalui Aplikasi Website SiAset dikarenakan Aplikasi SiAset telah terintegrasi dengan user dimasing-masing Direktorat. Perubahan data akan tercatat di history, sehingga user di Direktorat bisa memantau siapa yang login dan siapa yang melakukan perubahan secara detail, seperti nama dan waktu melakukan perubahan data.

9. Bimbingan Teknis Peningkatan Keterampilan SDM di daerah.

Bimbingan teknis untuk peningkatan keterampilan kepada SDM yang telah diberikan pelatihan diharapkan, dengan adanya bimbingan teknis ini para petugas ter-upgrade wawasannya, dan dapat memahami serta menjalankan Aplikasi SiAset. Bimbingan teknis dalam rangka peningkatan keterampilan petugas.

(21)

20 C. Tim Efektif dan Stakeholders

Membangun tim efektif dalam sebuah aksi perubahan merupakan perpaduan hubungan yang berasal dari berbagai unsur baik eksternal (masyarakat, individu, lembaga swasta) dan internal birokrasi yang memiliki saling ketergantungan kepentingan dalam menghasilkan nilai tambah bagi tujuan perubahan.

Tim efektif itu perlu dikenali berbagai ciri-ciri tim efektif dan kendala-kendala dalam membentuk tim efektif. Beberapa ciri-ciri yang dapat menunjukkan bahwa sebuah tim dikatakan efektif apabila:

1. Bekerja sama dengan tujuan tertentu, sasaran yang jelas dalam suasana saling mempercayai dan penuh percaya diri serta mengutamakan unjuk kerja;

2. Bersedia menerima perbedaan dan sumbangan pemikiran serta masing- masing individu memiliki peran yang berbeda-beda;

3. Pemecahan masalah dilaksanakan secara positif tanpa melibatkan kebencian individu;

4. Saling berbagi ilmu, pengetahuan, informasi, dan keterampilan agar seluruh tim memiliki kemampuan yang sama;

5. Apabila terjadi perbedaan pendapat mereka akan duduk bersama dan memecahkan permasalahan yang ada dengan kepala dingin dan terbuka;

6. Pembagian dan pendelegasian tanggungjawab dengan orang-orang yang bekerja secara mandiri tetapi tetap dalam kerangka kerjasama;

7. Saling berbagi dan menerima saran untuk perbaikan kinerja organisasi;

8. Seluruh anggota tim tidak ragu-ragu mengambil inisiatif dan tindakan yang diperlukan, tanpa rasa takut terhadap perbedaan pendapat.

1. Tim Efektif

Uraian mengenai Tim Efektif disajikan dalam 3 (tiga) aspek, meliputi: (1) Identifikasi Tim Efektif; (2) Struktur Organisasi Tim Efektif; dan (3) Tata Kelola Tim Efektif.

(22)

21 a. Identifikasi Tim Efektif

Identifikasi Tim Efektif dilakukan dengan berkonsultasi langsung dengan mentor aksi perubahan. Identifikasi Tim Efektif tersebut dapat dilihat dari tabel 1, sebagai berikut:

Tabel 1

Identifikasi Tim Efektif

No Nama Jabatan dalam TE Jabatan

Kedinasan 1 Drs. Pepen

Nazaruddin, M.Si

Pengarah Direktur Jenderal

Perlindungan dan Jaminan Sosial 2 Drs. Masri Hanus

Damefriza, MA

Coach WI Pudsdiklat

Kesos

3 DR. M. O. Royani Mentor Sekretaris

4 Wahyono Project Leader Kabag Umum

5 Zainal Arifin, AKS,.MM

Ketua Pokja I

Menyiapkan rencana anggaran dan pembuatan aksi perubahan.

Kepala Bagian Keuangan

6 Jeni Ramdani, SE Anggota Analis

Kepegawaian 7 M. Zaky Hidayat,

SE

Anggota Analis

Kepegawaian

8 Yulhainy Rista Anggota Pengelola

Barang

Persediaan dan BMN

9 Irwan Prabowo, ST, MSST

Ketua Pokja II

Membuat aplikasi SiAset

Kepala Seksi Validasi 10 Rendra Hadi

Adriansyah

Anggota Prakom Pusdatin

11 Askhar Asmoro S, S.Kom

Anggota Prakom

Sekretariat 12 Muhammad Imron,

S.Kom

Anggota Prakom Dit.

PSKBA 13 Nicki Hermanto

Putro, S.Kom

Anggota Prakom Dit. JSK

14 Novi Andriani, S.Kom

Anggota Sekretariat

15 Fadel Maulana Anggota Sekretariat

16 Suryana Anggota Sekretariat

(23)

22 17 Rahmat, SE Ketua Pokja III

Menyiapkan rancangan kegiatan sosialisasi aplikasi di 3 lokasi Dinas Sosial Provinsi.

Kasubag Rumah Tangga

Sekretariat

18 Reyaza Ichwan, S.Kesos

Anggota Dit. PSKBS

19 Tutun Maulana, S.Kom

Anggota Biro Umum

20 Deni Sutamsyah Anggota Dit. PSKBA

21 Yanti Hastuti, A.Md Anggota Sekretariat

22 Rizki Maulana, SH Anggota Kasi

Kepegawaian

b. Struktur Organisasi Tim Efektif

Berdasarkan Surat Keputusan (SK) Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial Nomor 184/3.1/PL.03/07/2020 tentang Tim Efektif Aksi Perubahan dilingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial tanggal 17 Juli 2020, berikut adalah struktur organisasi dari Tim Efektif:

(24)

23 Gambar 2. Struktur Organisasi Tim Efektif

c. Tata Kelola Tim Efektif

Terkait dengan tata kelola Tim Efektif, tim yang dibentuk dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan memiliki uraian tugas sebagai berikut:

1) Drs. Pepen Nasaruddin, M.Si selaku pengarah, bertugas:

a) Memberikan saran, kritik atau ide-ide kepada Tim Efektif.

b) Memberikan dukungan, baik secara moril dan materiil, untuk kelancaran Tim Efektif.

c) Membantu mencarikan solusi atau memecahkan masalah, apabila muncul permasalahan yang tidak bisa diselesaikan oleh Project Leader.

d) Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh Tim Efektif.

2) Dr. M.O. Royani selaku Mentor, bertugas:

a) Memberikan persetujuan atas aksi perubahan yang akan dilaksanakan;

(25)

24 b) Memonitor pelaksanaan, membimbing Project Leader dalam

melaksanakan aksi perubahan.

c) Memberikan dukungan dalam mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam implementasi Aksi Perubahan.

3) Drs. Masri Hanus Damefriza, MA selaku Coach, bertugas untuk memberikan bimbingan dan masukan/saran atas aksi perubahan yang akan dilaksanakan selama proses pelaksanaan.

4) Wahyono selaku Project Leader, bertugas untuk memimpin aksi perubahan, membuat perencanaan, membentuk tim kerja, mengkoordinasikan dengan pihak-pihak terkait/mitra, mendokumentasikan semua kegiatan, dan memastikan aksi perubahan berjalan dan dapat dimanfaatkan.

5) Pokja I – Menyiapkan rencana anggaran dan pelaksanaan pembuatan aksi perubahan.

6) Pokja II – Pengembangan Aplikasi, bertugas untuk mendukung pengembangan Aplikasi SiAset dari mulai pembuatan disain aplikasi, sampai dengan ujicoba dan implementasinya.

7) Pokja III - Sosialisasi dan Diseminasi, bertugas untuk mendukung pelaksanaan sosialisasi terkait dengan Aplikasi SiAset, baik di pusat maupun di daerah.

2. Stakeholders

Identifikasi Stakeholders adalah proses yang mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yag dapat memberikan dampak atau yang terkena dampak atas keputusan dan hasil aksi perubahan. Lalu melakukan analisis dan dokumentasi informasi yang relevan terkait kepentingan, keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dampak potensial terhadap kesuksesan aksi.

Output proses ini akan memberikan benefit kepada tim aksi terutama project manager untuk mengelola para Stakeholders tersebut. Uraian mengenai Stakeholders terdiri dari 3 (tiga) aspek yaitu: (1) Identifikasi Stakeholders; (2) Net-Map Stakeholders; dan (3) Penilaian Stakeholders.

(26)

25 a. Identifikasi Stakeholders

Selama BT - 1 (15-21 Agustus 2020) telah dilakukan identifikasi Stakeholders terkait dengan aksi perubahan, baik dari lingkungan internal maupun eksternal. Identifikasi Stakeholders tersebut dapat dilihat dari tabel 2 dan tabel 3, sebagai berikut:

Tabel 2

Stakeholders Internal

STAKEHOLDERS INTERNAL Direktur Jenderal Perlindungan

dan Jaminan Sosial

• Pendukung utama

• Pemberi sponsor utama

• Menyetujui rencana aksi perubahan Sekretaris Direktorat Jenderal

Perlindungan dan Jaminan Sosial

• Memberikan arahan dan masukan teknis pelaksanaan aksi perubahan

• Memfasilitasi sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam aksi

perubahan.

Kepala Bagian Program dan Pelaporan

• Mendukung aksi perubahan

• Menyediakan data perencanaan.

Kepala Bagian Organisasi Hukum dan Humas

• Mendukung aksi perubahan

• Menyediakan struktur dan organisasi.

Kasubag Tata Usaha • Mendukung aksi perubahan

• Membantu teknis administrasi pelaksanaan aksi perubahan SDM pusat dan daerah • Mendukung aksi perubahan

• Pengguna sekaligus membantu pelaksanaan ujicoba Aplikasi SiAset.

(27)

26 Tabel 3

Stakeholders Eksternal

STAKEHOLDERS EKSTERNAL Dinas/Instansi Sosial

Kabupaten/Kota/Provinsi

Mendukung pelaksanaan ujicoba Aplikasi SiAset.

PT. Ludir Asia Developer Aplikasi SiAset

Pusdatin Memberikan dukungan dan koordinasi website

b. Net-Map Stakeholders

Berdasarkan hasil identifikasi Stakeholders baik internal maupun eksternal dapat dilakukan analisis Netmap untuk mengetahui seberapa besar pengaruh terhadap hasil akhir aksi perubahan yang dilaksanakan oleh penulis. Pengaruh tersebut bisa positif (mendorong) maupun negatif (menentang) ataupun netral. Net-Map Stakeholders dapat dilihat dalam Gambar 3, sebagai berikut:

Kepala Bagian Umum

Direktur Jenderal Linjamsos

Pusdatin Sekretaris

Kabag PP

Kabag OHH

Kasubag TU Kasubag RT Kasubag

Kepegawaian

(28)

27 Keterangan:

Stakeholders Internal

Utama

Stakeholders External

Primer

Sekunder

Gambar 4. Net-Map Stakeholders

c. Penilaian Stakeholders

Berdasarkan hasil analisis Net-Map dan dengan melakukan kajian berdasarkan pengaruh dan kepentingan, diperoleh hasil penilaian yang bisa dilihat dari tabel 4, sebagai berikut:

Tabel 4

Penilaian Stakeholders

No. Stakeholders Influence Interest

1 Direktur Jenderal

Perlindungan dan Jaminan Sosial

9 9

2 Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial

8 9

3 Kepala Bagian Program dan Pelaporan

7 8

4 Kepala Bagian Organisasi Hukum dan Humas

7 8

5 Kasubag Tata Usaha 7 8

6 SDM pusat dan daerah 8 8

Keterangan:

Skala penilaian 1 sampai dengan 10 1) Influence

(29)

28 Nilai 1 - 2 : Sangat lemah

Nilai 3 – 4 : Lemah Nilai 5 – 6 : Cukup Kuat Nilai 7 - 8 : Kuat

Nilai 9 – 10 : Sangat Kuat 2) Interest

Nilai 1 - 2 : Sangat menolak Nilai 3 – 4 : Menolak

Nilai 5 : Cenderung menolak Nilai 6 : Cenderung mendukung Nilai 7 - 8 : Mendukung

Nilai 9 – 10 : Sangat Mendukung

Dari table 4, dapat dikelompokkan masing-masing Stakeholders sesuai dengan skor yang diperoleh, dari dampak pengaruh dan kepentingan, sebagai berikut :

o Stakeholders Utama: Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kepala Bagian Program dan Pelaporan, Kepala Bagian Organisas, Hukum dan Humas Kasubag Tata Usaha, SDM pusat dan daerah, dan PT.Ludir Asia.

o Stakeholders Primer: Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kepala Bagian Program dan Pelaporan, Kepala Bagian Organisas, Hukum dan Humas Kasubag Tata Usaha, SDM pusat dan daerah.

d. Diagram Kuadran

Dari skor pengaruh dan interest, serta pengelompokan dalam Stakeholders kunci, primer, selanjutnya dapat dimasukkan ke dalam kuadran lini atau siapa yang akan dimasukkan dalam kelompok Promoter, Latent, Defenders dan Apathetics. Diagram Kuadran dapat dilihat dari Gambar 3, sebagai berikut:

(30)

29 Gambar 4. Diagram Kuadran

D. Strategi Komunikasi

Strategi komunikasi yang dimaksud di sini adalah cara atau metode penyampaian informasi yang diterapkan di lapangan, baik secara formal maupun informal, untuk mengkomunikasi aksi perubahan kepada Tim Efektif dan Stakeholders yang ada. Strategi komunikasi yang bervariasi ini meliputi:

1. Pertemuan Melalui Rapat/Diskusi

Aksi perubahan juga dikomunikasikan dalam lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial melalui rapat/diskusi dengan mengundang para pejabat. Strategi komunikasi melalui rapat/diskusi dapat dilihat dari Gambar 5, sebagai berikut:

II

LATENT

Tidak mempunyai kepentingan khusu yapi mempunyao kekuatan besar jika

tertarik

Kabag PP. Kabag OHH, Kasubag TU, Kasubag RT. Kasubag Kepegawaian, Pusdatin

PROMOTER

Berkepentingan besar dan punya kekuatan besar untuk membantu

dan menggagalkan

Direktur Jenderal Linjamsos. Sekretaris. Dinas sosial Provinsi/ Kab/ Kota. Tenaga SDM pusat dan daerah

APHATHETICS Tidak mempunyai kekuatan maupun kepentingan proper

DEFENDERS

Mempunyai kepentingan dan dapat menyuarakan dalam komunitas tetapi kekuatannya kecil maupun

kepentingan proper

INFLUENCE

INTEREST

(31)

30 Gambar 5. Rapat/Diskusi Terkait dengan Aksi Perubahan.

2. Melalui Aplikasi Whatsapp

Guna memperlancar proses komunikasi secara cepat dan efisien, strategi komunikasi lain yang digunakan yaitu melalui aplikasi whatsapp. Group Tim Efektif Aplikasi SiAset juga dibuat, sebagai wadah komunikasi bersama.

Komunikasi melalui aplikasi Whatsapp (WA), dapat dilihat dari Gambar 6, sebagai berikut:

Gambar 6. Memanfaatkan Aplikasi Whatsapp Guna Mendukung Proses Komunikasi.

(32)

31 3. Melalui Telepon

Strategi komunikasi melalui telepon digunakan manakala Tim Efektif dan Stakeholders tidak bisa dihubungi melalui aplikasi Whatsapp atau lamban dalam merespon pesan Whatsapp. Dengan asumsi tidak ada jaringan internet atau data internet habis, maka alternatif yang digunakan yaitu dengan menelpon secara langsung. Komunikasi melalui Telepon dapat dilihat dari Gambar 7, sebagai berikut:

Gambar 7. Telepon Sebagai Strategi Komunikasi jarak jauh yang mudah direspon.

4. Melalui Surat

Strategi komunikasi melalui surat, dipakai untuk berkomunikasi dengan seluruh anggota Tim Efektif dan Stakeholders yang sifatnya formal dan resmi. Sebagai contoh, surat undangan pertemuan yang dibuat dan dikirim

(33)

32 terkait pertemuan-pertemuan yang akan diselenggarakan. Strategi komunikasi melalui surat dapat dilihat dari Gambar 8, sebagai berikut:

Gambar 8. Menggunakan Media Surat Sebagai Strategi Komunikasi

5. Melalui Virtual Meeting

Strategi komunikasi berikutnya melalui Virtual Meeting. Penggunaan Aplikasi Zoom sebagai sarana Virtual Meeting sangat bermanfaat ketika terpisah jarak dan tempat, terlebih lagi dengan kondisi Pandemi seperti saat ini. Strategi komunikasi melalui Virtual Meeting dapat dilihat dari Gambar 9, sebagai berikut:

(34)

33 Gambar 9. Memanfaatkan Aplikasi Virtual Meeting Mendukung Proses

Komunikasi.

6. Cloud

Strategi komunikasi yang terakhir yaitu melalui Cloud. Penggunaan Cloud sangat bermanfaat ketika mengirim banyak data dalam jumlah besar.

Gambar 10. Memanfaatkan Aplikasi Cloud Mendukung Penyimpanan Data

(35)

34 BAB III

PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN

A. Capaian Aksi Perubahan

Memperhatikan serangkaian kegiatan dalam aksi perubahan menggunakan Aplikasi SiAset pada Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kementerian Sosial RI, maka capaian milestone yang dilakukan adalah :

1. Pembentukan Tim Efektif.

a. Indikator Keberhasilan

1) Terbentuknya Tim Efektif yang solid, bertanggung jawab dan memiliki komitmen tinggi.

2) Tersedianya uraian tugas Tim Efektif sebagai pedoman kerja.

b. Proses Pelaksanaan

1) Konsultasi dengan mentor dilakukan secara informal dalam rangka mengidentifikasi Tim Efektif yang akan terlibat dalam aksi perubahan. Pertemuan dilakukan di ruangan Sekretaris pada tanggal 10 Juli 2020. Tim Efektif yang telah teridentifikasi sebanyak 21 orang, yang terdiri dari: Pengarah (Pepen Nazaruddin), Mentor (M O Royani), Coach (Masri Hanus Damefriza), Project Leader (Wahyono), Ketua Pokja I - Menyiapkan rencana anggaran dan pelaksanaan pembuatan aksi perubahan (Zainal Arifin, Jeni Ramdani, M. Zaky Hidayat, Yulhainy Rista)

Pokja II – Pengembangan Aplikasi, (Irwan Prabowo, Askhar Asmoro, Muhammad Imron, Nicki Hermanto Putro, Novi Andriani, Fadel Maulana, Suryana), Pokja III - Sosialisasi dan Diseminasi (Ramat, Reyaza Ichwan, Tutun Maulana, Deni Sutamsyah, Yanti Hastuti, Rizki Maulana).

2) Pertemuan koordinasi dengan seluruh anggota Tim Efektif dilakukan di kantor Direktorat Jaminan Sosial Keluarga lantai 1. Pada kesempatan tersebut, Project Leader memberikan sosialisasi

(36)

35 tentang aksi perubahan yang akan dilaksanakan, sekaligus meminta komitmen dari seluruh anggota Tim Efektif. Terjadi diskusi dan tanya jawab dalam rangka memperoleh kejelasan tentang aksi perubahan dan uraian tugas masing-masing anggota/Pokja. Pertemuan koordinasi ini dilakukan pada tanggal 13 Juli 2020.

3) Menjelaskan tugas dari masing-masing anggota tim dan menetapkan dalam bentuk Surat Keputusan Direktur tentang Tim Efektif.

4) Menyusun draft Tim Efektif, termasuk di dalamnya struktur dan tata kelola Tim Efektif, dilakukan pada tanggal 19 Juli 2020. Penyusunan ini dilakukan dengan penuh ketelitian, dengan harapan tidak ada revisi dari Sekretaris Ditjen Linjamsos, ketika akan ditandatangani dan ditetapkan oleh Direktur.

5) Draft SK Tim Efektif dalam rangka pembuatan Aplikasi SiAset Tahun 2020 telah dibaca oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, dan telah ditandatangani pada tanggal 19 Juli 2020. Direktur juga menyarankan kepada Project Leader untuk berkoordinasi dengan Bagian Perencana dan Pelaporan, disepakati anggaran untuk Aksi perubahan yang disediakan yaitu sebesar Rp 686.644.900,- dengan rincian sebagaimana tabel 5, sebagai berikut:

(37)

36 Tabel 5

Rekap Nominatif Kegiatan Aplikasi SiAset Tahun 2020

No Uraian Jumlah

1. Pembuatan aplikasi SiAset Rp 150.000.000,-

2 Honor Tim pengadaan Rp 2.850.000,- 3 Sosialisasi Sistem Aplikasi/supervisi ^Rp 413.794.900,- 4 Pembahasan hasil supervisi aset Rp 120.000.000,-

Jumlah Rp 686.644.900,-

c. Hasil Pelaksanaan

a) Terbentuk tim efektif yang terdiri dari pejabat di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, staf, tenaga ahli dan tim developer aplikasi dari pihak ketiga melalui Surat Keputusan Sekretaris tentang Tim Efektif Nomor:

184/3.1/PI.03/07/2020 tentang Tim Efektif Aksi Perubahan dilingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

b) Aplikasi SiAset dibentuk oleh tim efektif.

Tim efektif melakukan pengembangan dan penyempurnaan aplikasi berdasarkan kebutuhan.

c) Tim efektif bertanggung jawab melaksanakan Aplikasi SiAset berdasarkan bidang masing-masing yang telah ditetapkan.

d) Tim efektif mampu saling bersinergi dan berkolaborasi dalam hal Analisa kebutuhan, perancangan dan implementasi.

2. Pembuatan Aplikasi SiAset a. Indikator Keberhasilan

1) Tersedianya Aplikasi SiAset inovatif dan efisien.

2) Tersedianya Manual Book (buku panduan manual) yang sederhana dan mudah dipahami.

(38)

37 b. Proses Pelaksanaan

1) Pertemuan awal (Brainstorming) tentang kebutuhan Aplikasi SiAset, dilakukan untuk mendiskusikan urgensi pembuatan aplikasi tersebut. Sesuai dengan arahan Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Provider yang akan membuat aplikasi tersebut berasal dari PT Ludir Asia, melalui proses penunjukan langsung.

Dalam rapat tersebut juga disepakati menu dan fitur-fitur yang harus ada dalam aplikasi yang akan dibuat. Pertemuan dilaksanakan di Ruang Rapat Lantai 1 Direktorat Jaminan Sosial Keluarga tanggal 11 & 12 Agustus 2020. Pokja yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini yaitu Pokja II – Pengembangan Aplikasi.

2) Pembuatan Aplikasi SiAset dimulai dari tanggal 1– 16 September 2020. Pembuatan aplikasi dilakukan oleh PT Ludir Asia yang berkantor di Jakarta. Pada tanggal 16 September 2020, diinformasikan bahwa Aplikasi SiAset sudah jadi dan siap dilakukan ujicoba. Aplikasi yang dibuat termasuk dengan Manual Book dari aplikasi tersebut. Artinya, aplikasi tersebut sudah siap diujicobakan.

1) Terbentuk tim kerja yang efektif dengan pembagian tugas dan fungsi berdasarkan kebutuhan sehingga mempercepat pembuatan/ penyempurnaan aplikasi SiAset.

2) Terselesaikannya Aplikasi SiAset.

3) Terselesaikannya dan digunakannya aplikasi SiAset sudah terbentuk dengan fitur dan mekanisme kerja.

3. Uji Coba Aplikasi SiAset a. Indikator Keberhasilan

1) Terujikannya dan teroperasionalkannya Aplikasi SiAset di lokasi yang telah ditetapkan dengan baik.

2) Tersedianya dukungan dari Stakeholders, yang menjadi lokasi uji coba.

(39)

38 b. Proses Pelaksanaan

1) Pemilihan lokasi uji coba dan tanggal pelaksanaan dilakukan pada tanggal 17-18 September 2020. Berdasarkan arahan Sekretaris, bertempat di kantor sekretariat kantor pusat.

2) Koordinasi dilakukan oleh Pokja II – Pengembangan Aplikasi pada tanggal 21-25 September 2020 adanya revisi uji coba. melibatkan Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial dan Tim Efektif.

Aplikasi SiAset dapat digunakan pada bulan September 2020 dalam rangka melakukan pengimputan data aset yang sudah disupevisi.

a. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi SiAset kepada SDM di Pusat Indikator Keberhasilan

1) Tertingkatkannya keterampilan para petugas SDM di pusat.

2) Tersedianya petugas pengelola Data yang mampu mengoperasionalkan Aplikasi SiAset.

Terkait dengan kegiatan Bimbingan Teknis Peningkatan Keterampilan Petugas Pengelola SDM, Sekretaris menyarankan kegiatan sebaiknya dilakukan dengan melalui perjalanan Darat.

Telah dilaksanakan sosialisasi dan bimtek aplikasi sehingga SDM di pusat dapat mengajarkan kepada SDM di daerah pada saat pelaksanaan Sosialisasi dan Bimtek di daerah.

4. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Operasional Aplikasi SiAset bagi SDM di Daerah.

a. Indikator Keberhasilan

1) Tertingkatkannya keterampilan SDM di daerah dalam menggunakan Aplikasi SiAset.

(40)

39 2) Tersedianya petugas pengelola SDM daerah yang mampu

mengoperasionalkan Aplikasi SiAset.

1) Penentuan Lokasi Kegiatan

Mengingat kegiatan bimbingan teknis masuk dalam kategori tahapan jangka pendek, Kegiatan akan dikoordinir oleh Pokja.

2) Pelaksanaan Bimbingan Teknis

Pelaksanaan bimbingan teknis akan dilakukan secara bergelombang. Akan ada 3 (tiga) gelombang yang terbagi dalam 3 (Tiga) wilayah yaitu Wilayah Sumatera Selatan, Wilayah Propinsi Banten dan Wilayah Propinsi Jawa Barat.

1) Pelaksanaan dikoordinasikan dengan Kasubag Rumah Tangga, mengingat anggaran pelaksanaan bimbingan teknis tersedia di subagian ruamah tangga.

2) Pelaksanaan kegiatan bimtek dibagi menjadi 3 (tiga) gelombang dengan rincian sebagai berikut:

a. Gelombang I dilaksanakan di Propinsi Sumatera Selatan mulai tanggal 23-27 September 2020.

b. Gelombang II dilaksanakan di Propinsi Banten mulai tanggal 29 Oktober 2020 - 2 Oktober 2020.

c. Gelombang III dilaksanakan di Propinsi Jawa Barat mulai tanggal 6-9 Oktober 2020.

B. Kendala Internal dan Eksternal

Selama kegiatan implementasi aksi perubahan (BT-2), terdapat beberapa kendala yang mempengaruhi kelancaran dari aksi perubahan. Kendala ini dipetakan menjadi 2 jenis yaitu kendala internal dan eksternal.

1. Kendala Internal

a. Kesibukan Tim Efektif dalam menjalankan tugas utamanya, sehingga mempengaruhi pelaksanaan tugas sebagai Tim Efektif. Kesibukan ini tidak bisa dipungkiri karena Tim Efektif memiliki tugas pokok yang tidak

(41)

40 bisa ditinggalkan. Seringkali terjadi, kesibukan Tim Efektif mengganggu jadwal dan tahapan (milestone) yang telah direncanakan dan disepakati bersama. Kondisi inilah yang mengakibatkan tahapan aksi perubahan tidak bisa dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Hal ini dikarenakan, terhambatnya suatu tahapan akan mempengaruhi tahapan kegiatan berikutnya. Kesulitan mengatur jadwal menjadi kendala utama, akibat kesibukan masing-masing. Hal ini bisa dimaklumi mengingat kondisi akhir tahun dan kondisi adanya wabah Covid-19. Sebagai akibatnya, tingkat kehadiran Tim Efektif setiap kali ada pertemuan jarang mencapai 100%.

b. Kurangnya pemahaman sebagian Tim Efektif terkait dengan tugasnya dalam melaksanakan aksi perubahan, namun tidak mengungkapkan sejak awal karena malu bertanya. Sebagai konsekuensinya, setiap kali akan melakukan kegiatan, Project Leader harus terlebih dahulu memberikan penjelasan dan arahan, terkait apa yang harus dilakukan.

c. Masih terbatasnya SDM Tim Efektif yang benar-benar menguasai ranah informasi dan teknologi (IT). Aksi perubahan yang akan diwujudkan sangat berkaitan dengan inovasi dalam bentuk aplikasi yang berbasis IT.

Keterbatasan SDM ini mengakibatkan proses penguasaan dan pengoperasionalan aplikasi menjadi lambat.

d. Permintaan user yang terus bertambah diluar dari ruang lingkup pekerjaan (KAK) berkaitan dengan penambahan fungsi dan modul pada aplikasi.

2. Kendala Eksternal

a. Pihak ketiga yang ditunjuk untuk membuat aplikasi harus memahami proses data aset terlebih dahulu.

b. Perubahan kebijakan terhadap proses data aset.

c. Jaringan internet yang tidak stabil, seringkali mengakibatkan kesulitan dalam mengakses aplikasi maupun menginput data.

C. Strategi Mengatasi Kendala

Strategi yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut di atas adalah sebagai berikut:

(42)

41 1. Strategi Mengatasi Kendala Internal

a. Melakukan komunikasi dengan Whatsapp dan HP secara lebih intens kepada Tim Efektif yang sulit mengikuti rapat/pertemuan, karena disibukkan dengan tugas utamanya.

b. Melakukan pendampingan dan memberikan penjelasan kepada Tim Efektif yang kurang memahami tugasnya.

c. Selalu berkonsultasi kepada pihak ketiga dengan didampingi Tenaga Ahli atau staff yang menguasai IT.

2. Strategi Mengatasi Kendala Eksternal

a. Aktif dan menanyakan secara intens mengenai progress atau capaian pembuatan Aplikasi SiAset, baik melalui media Whatsapp atau telepon.

Terkait dengan kesibukan pihak ketiga, Tim Efektif meminta waktu atau penjadwalan, kapan bisa menghubungi tim yang terkait.

b. Memberikan penjelasan kepada pihak ketiga bahwa aksi perubahan yang dilakukan Tim Efektif dibatasi oleh waktu.

D. Output Kunci Keberhasilan

Output Kunci keberhasilan adalah sebagai berikut:

1. Sumberdaya Pusat dan Daerah menggunakan aplikasi SiAset.

2. Updating data yang dihasilkan semakin baik dan realtime.

3. Data dashboard digunakan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan.

E. Indikator Keberhasilan

Indikator keberhasilan adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkannya penggunaan aplikasi SiAset oleh SDM Pusat / Propinsi / Kabupaten / Kota.

2. Meningkatnya penggunaan dashboard SiAset yang menampilkan data- data Aset di seluruh Indonesia dalam kondisi baik, rusak ringan maupun rusak berat untuk pengambilan keputusan.

(43)

42 BAB IV

ANALISIS

A. Pentingnya Pengelolaan SDM di Lembaga Pemerintah

Dalam tulisannya yang berjudul ‘The importance of human resource management in the public sector, future challenges and the relevance of the current collection’, Burke, Allisey & Noblet (2013) menyatakan bahwa kebijakan dan praktek dalam pengelolaan SDM tidak hanya berpotensi dalam meningkatkan efektivitas para pekerja, tetapi juga berpotensi menurunkan efektivitas. Sebagaimana sektor swasta, sektor pemerintah juga berbenah dalam melakukan pengelolaan SDM. Oleh karena itu, strategi-strategi dalam pengelolaan SDM menjadi penting, untuk memastikan lembaga-lembaga pemerintah yang menyelenggarakan layanan publik dapat secara konsisten mencapai standar yang tinggi dalam pemberian layanan (Burke, Allisey &

Noblet, 2013).

Jika tulisan di atas dikaitkan dengan pengelolaan aset yang dikelola oleh 3 (tiga) Direktorat yaitu Direktorat Perlindungan Sosial Korban Bencana Alam, Direktorat Perlindungan Sosial Korban Bencana Sosial dan Direktorat Jaminan Sosial Keluarga, maka jelas sekali bahwa sebagai institusi pemerintah, juga dituntut untuk dapat menyajikan data-data aset yang tersebar di seluruh Indonesia dengan kondisi selalu realtime. Ini artinya, dituntut untuk selalu siap di daerah melaporkan kondisi barang misalnya rusak berat untuk segera diambil Tindakan proses penghapusan melalui lelang langsung.

Dengan jumlah SDM baik pusat dan di Propinsi/Kabupaten/Kota, kemungkinan untuk sukses dan bisa berpengaruh terhadap kegagalan apabila SDM tersebut tidak dikelola secara professional. Dengan kata lain, pengelolaan SDM menjadi kata kunci yang turut berkontribusi dalam menentukan keberhasilan dalam pengelolaan kondisi aset yang ada di daerah.

(44)

43 Berdasarkan identifikasi perubahan berikut analisis dengan menggunakan metode SOAR (Strengths, Opportunities, Aspirations, Results). Stavros, Cooperrider, dan Kelly (2003) menawarkan konsep SOAR (Strengths, Opportunities, Aspirations, Results) sebagai alternatif terhadap analisis SWOT, yang berasal dari pendekatan Appreciative Inquiry (AI). Pendekatan ini mulai dipopulerkan oleh David Cooperrider, dalam bukunya Introduction to Appreciative Inquiry (1995).

Model SOAR mengubah analisis SWOT, yang sudah sangat mapan, dalam hal faktor-faktor kekurangan (weakness) internal organisasi serta ancaman (threats) eksternal yang dihadapinya ke dalam faktor-faktor aspirasi (aspiration) yang dimiliki perusahaan serta hasil (results) terukur yang ingin dicapai.

Model analisis ini beranggapan bahwa faktor kekurangan dan ancaman dapat memunculkan perasaan negatif bagi para anggota organisasi, sehingga menurunkan motivasi mereka untuk berbuat yang terbaik. Dalam kerangka kerja SOAR, sebanyak mungkin Stakeholders dilibatkan, yang didasarkan pada integritas para anggotanya. Masalah integritas menjadi sangat penting karena para Stakeholders harus menyadari asumsi-asumsi yang menjadi dasar penggerak bagi para pemimpin organisasi. Definisi pada masing-masing sebagai berikut:

1. Strength (S), hal-hal yang menjadi kekuatan serta aset terbesar yang dimiliki diungkapkan, baik aset yang berwujud maupun aset yang tidak berwujud.

Tujuan pengungkapan ini adalah untuk memberikan penghargaan terhadap segala hal-hal positif yang dimiliki, yang pasti akan selalu dimiliki baik oleh individu maupun organisasi. Kekuatan inilah yang akan terus dikembangkan demi kemajuan organisasi maupun individu di masa depan.

2. Opportunities (O), berarti dilakukannya analisis terhadap lingkungan eksternal guna mengidentifikasi peluang terbaik yang dimiliki serta dapat dimanfaatkan oleh organisasi Lingkungan eksternal adalah sebuah wilayah yang penuh dengan berbagai macam kemungkinan dan peluang. Salah satu syarat bagi keberhasilan suatu perusahaan adalah kemampuannya memaksimalkan peluang yang dimiliki. Hal ini mensyaratkan adanya cara pandang yang positif dalam memandang lingkungan eksternal yang berubah dengan sangat cepat.

(45)

44 3. Aspirations (A), para anggota organisasi berbagi aspirasi dan merancang

kondisi masa depan yang mereka impikan, yang dapat menimbulkan rasa percaya diri dan kebanggaan baik terhadap diri sendiri, pekerjaan, departemen, maupun organisasi secara keseluruhan. Saling berbagi aspirasi ini menjadi hal yang sangat penting guna menciptakan visi, misi serta nilai yang disepakati bersama, yang menjadi panduan bagi perjalanan organisasi menuju masa depan.

4. Results (R), berarti menentukan ukuran dari hasil-hasil yang ingin dicapai (measurable results) dalam perencanaan strategis, guna mengetahui sejauh mana pencapaian dari tujuan yang telah disepakati bersama. Agar para anggota organisasi merasa termotivasi dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan ini, maka perlu dirancang system pengakuan (recognition) dan reward yang menarik.

Berikut analisis laporan sebagaimana identifikasi masalah:

1. Strength (S)

a. Dukungan Pimpinan berupa sarana dan prasarana.

Dukungan Pimpinan terhadap implementasi aksi perubahan salah satu kunci yang menentukan pelaksanaan dapat berjalan dengan baik. Melalui dukungan tersebut maka penyediaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan terfasilitasi.

b. Dukungan Tim Efektif

Kinerja tim efektif untuk terus mengawal dan memberikan masukan berupa user requirement yang telah dikompilasi dari masing-masing bagian terhadap aplikasi SiAset yang disusun memastikan aplikasi SiAset dapat selesai sesuai waktu dan target yang ditetapkan.

c. Kebijakan

Kebijakan untuk melakukan pembuatan aplikasi untuk yang realtime. Tahun 2020 berbuah pada komitmen dan dukungan pimpinan untuk penyempurnaan mekanisme dan langkah-langkah teknis untuk mewujudkannnya.

d. Aset

Tersedianya alokasi anggaran yang mencukupi untuk memfasilitasi pengadaan aplikasi SiAset, sumber daya manusia yang tersedia seperti

(46)

45 SDM kab/kota dan Provinsi maupun sumber daya di tingkat pusat yang memungkinkan alur data aset dapat dikelola dengan baik.

2. Opportunities (0)

Keberhasilan proses pelaksanaan penyusunan, pembuatan aplikasi SiAset dalam rangka terkelolanya data yang akurat di seluruh Indonesia tentunya harus dapat diukur secara kuantitatif dan kualitatif. Tersusun aplikasi SiAset yang akan digunakan untuk pemutakhiran data aset yang tersebar di seluruh Indonesia dapat terpantau dengan kondisi uptodate, Terlaksana uji coba aplikasi SiAset di Pusat, Terlaksana bimbingan teknis aplikasi bagi SDM pusat, 3. Aspirations (A)

Aset-aset di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial perlu upaya keras untuk terus perbaikan dan penyempurnaan. Ke depan seluruh mekanisme dapat dilakukan secara online dan terintegrasi, dapat dipantau dan diterima secara online dan realtime pada aplikasi SiAset.

4. Results (R)

Dari milestone/tahapan kegiatan yang ditetapkan sebelumnya dapat dilaksanakan, berikut pencapaian pada masing-masing indikator keberhasilan:

1) Persiapan

Secara umum kegiatan persiapan merupakan langkah awal untuk melakukan sosialisasi dan dukungan terhadap rencana aksi perubahan.

Kegiatan ini berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan mendapatkan dukungan dengan indikator keberhasilan sebagai berikut:

a. Mendapatkan dukungan dari Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial dan Sekretaris untuk menyusun Sistem Aplikasi SiAset.

b. Tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menyusun Sistem Aplikasi SiAset.

c. Dipahaminya dan mendapatkan dukungan dari calon Tim Efektif terhadap rencana aksi perubahan.

(47)

46 2) Pembentukan Tim Efektif

Tim Efektif menjadi salah satu faktor pendukung dapat terlaksanannya rencana aksi perubahan, maka penentuan personil yang ditunjuk menjadi sangat penting dan berikut penjelasan indikator keberhasilan sebagai berikut:

a. Disepakatinya personil yang ditunjuk dan memahami peran masing- masing dalam penyusunan aplikasi.

b. Terbitnya Surat Keputusan Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial tentang Tim Efektif Dalam Rangka Aksi Perubahan Di Lingkungan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.

3) Pembuatan Aplikasi

Aplikasi SiAset dibuat untuk memiliki database yang tersetruktur dan terpusat menjadi satu kesatuan dan dipakai di semua proses data aset-aset dengan tidak adanya perbedaan. Memungkinkan aset tercatat dan terdeteksi secara tepat

4) Uji Coba Aplikasi

Aplikasi SiAset telah di ujicoba oleh sumber daya manusia Pusat dan Daerah.

5) Finalisasi

Aplikasi SiAset sudah digunakan di 3 Provinsi dan wilayah Kabupaten/Kota.

6) Pemantapan Petugas

Karena proses penyempurnaan aplikasi masih terus dilakukan, maka kegiatan akan di jadwalkan ulang pada tahun 2021.

7) Sosialisasi

Tersosialisasikan Aplikasi SiAset dan cara penggunaannya kepada seluruh Stakeholders.

(48)

47 8) Implementasi

Aplikasi telah diimplementasikan dan dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan aplikasi dengan indikator keberhasilan sebagai berikut:

a. SDM di tiap Pusat/Propinsi/Kabupaten/Kota dapat menggunakan sistem aplikasi SiAset.

b. Pemahaman SDM terhadap penggunaan sistem aplikasi SiAset ini dapat meningkat.

9) Pelaksanaan

a. Aplikasi SiAset telah digunakan di 3 Provinsi.

b. Aplikasi SiAset telah digunakan sumber daya manusia Pusat dan Daerah.

10) Output Kunci Keberhasilan

a. Sumberdaya dapat pusat dan diseluruh Indonesia menggunakan Aplikasi SiAset.

b. Data dashboard digunakan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan.

11) Indikator Keberhasilan

a. Meningkatkannya penggunaan aplikasi SiAset 54 orang sumberdaya pusat dan daerah.

b. Meningkatnya penggunaan dashboard SiAset.

c. Mengidentifikasi data berupa aset diseluruh Indonesia secara realtime.

Selain menggunakan metode SOAR penulis juga menggunakan analisis dengan menggunakan metode SWOT untuk melihat kekuatan dan kelemahan aksi perubahan ini. Analisis SWOT ini digunakan untuk :

1. Analisis yang dimaksud di sini adalah urian atau penjelasan analitis hubungan sebab akibat di antara berbagai komponen yang ada dalam Aksi Perubahan,

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) KEMENTERIAN SOSIAL RI AKSI PERUBAHAN JUDUL

Contents

Kepala Bagian Umum