Memperhatikan serangkaian kegiatan dalam aksi perubahan menggunakan Aplikasi SiAset pada Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kementerian Sosial RI, maka capaian milestone yang dilakukan adalah :
1. Pembentukan Tim Efektif.
a. Indikator Keberhasilan
1) Terbentuknya Tim Efektif yang solid, bertanggung jawab dan memiliki komitmen tinggi.
2) Tersedianya uraian tugas Tim Efektif sebagai pedoman kerja.
b. Proses Pelaksanaan
1) Konsultasi dengan mentor dilakukan secara informal dalam rangka mengidentifikasi Tim Efektif yang akan terlibat dalam aksi perubahan. Pertemuan dilakukan di ruangan Sekretaris pada tanggal 10 Juli 2020. Tim Efektif yang telah teridentifikasi sebanyak 21 orang, yang terdiri dari: Pengarah (Pepen Nazaruddin), Mentor (M O Royani), Coach (Masri Hanus Damefriza), Project Leader (Wahyono), Ketua Pokja I - Menyiapkan rencana anggaran dan pelaksanaan pembuatan aksi perubahan (Zainal Arifin, Jeni Ramdani, M. Zaky Hidayat, Yulhainy Rista)
Pokja II – Pengembangan Aplikasi, (Irwan Prabowo, Askhar Asmoro, Muhammad Imron, Nicki Hermanto Putro, Novi Andriani, Fadel Maulana, Suryana), Pokja III - Sosialisasi dan Diseminasi (Ramat, Reyaza Ichwan, Tutun Maulana, Deni Sutamsyah, Yanti Hastuti, Rizki Maulana).
2) Pertemuan koordinasi dengan seluruh anggota Tim Efektif dilakukan di kantor Direktorat Jaminan Sosial Keluarga lantai 1. Pada kesempatan tersebut, Project Leader memberikan sosialisasi
35 tentang aksi perubahan yang akan dilaksanakan, sekaligus meminta komitmen dari seluruh anggota Tim Efektif. Terjadi diskusi dan tanya jawab dalam rangka memperoleh kejelasan tentang aksi perubahan dan uraian tugas masing-masing anggota/Pokja. Pertemuan koordinasi ini dilakukan pada tanggal 13 Juli 2020.
3) Menjelaskan tugas dari masing-masing anggota tim dan menetapkan dalam bentuk Surat Keputusan Direktur tentang Tim Efektif.
4) Menyusun draft Tim Efektif, termasuk di dalamnya struktur dan tata kelola Tim Efektif, dilakukan pada tanggal 19 Juli 2020. Penyusunan ini dilakukan dengan penuh ketelitian, dengan harapan tidak ada revisi dari Sekretaris Ditjen Linjamsos, ketika akan ditandatangani dan ditetapkan oleh Direktur.
5) Draft SK Tim Efektif dalam rangka pembuatan Aplikasi SiAset Tahun 2020 telah dibaca oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, dan telah ditandatangani pada tanggal 19 Juli 2020. Direktur juga menyarankan kepada Project Leader untuk berkoordinasi dengan Bagian Perencana dan Pelaporan, disepakati anggaran untuk Aksi perubahan yang disediakan yaitu sebesar Rp 686.644.900,- dengan rincian sebagaimana tabel 5, sebagai berikut:
36 Tabel 5
Rekap Nominatif Kegiatan Aplikasi SiAset Tahun 2020
No Uraian Jumlah
1. Pembuatan aplikasi SiAset Rp 150.000.000,-
2 Honor Tim pengadaan Rp 2.850.000,- 3 Sosialisasi Sistem Aplikasi/supervisi Rp 413.794.900,- 4 Pembahasan hasil supervisi aset Rp 120.000.000,-
Jumlah Rp 686.644.900,-
c. Hasil Pelaksanaan
a) Terbentuk tim efektif yang terdiri dari pejabat di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, staf, tenaga ahli dan tim developer aplikasi dari pihak ketiga melalui Surat Keputusan Sekretaris tentang Tim Efektif Nomor:
184/3.1/PI.03/07/2020 tentang Tim Efektif Aksi Perubahan dilingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.
b) Aplikasi SiAset dibentuk oleh tim efektif.
Tim efektif melakukan pengembangan dan penyempurnaan aplikasi berdasarkan kebutuhan.
c) Tim efektif bertanggung jawab melaksanakan Aplikasi SiAset berdasarkan bidang masing-masing yang telah ditetapkan.
d) Tim efektif mampu saling bersinergi dan berkolaborasi dalam hal Analisa kebutuhan, perancangan dan implementasi.
2. Pembuatan Aplikasi SiAset a. Indikator Keberhasilan
1) Tersedianya Aplikasi SiAset inovatif dan efisien.
2) Tersedianya Manual Book (buku panduan manual) yang sederhana dan mudah dipahami.
37 b. Proses Pelaksanaan
1) Pertemuan awal (Brainstorming) tentang kebutuhan Aplikasi SiAset, dilakukan untuk mendiskusikan urgensi pembuatan aplikasi tersebut. Sesuai dengan arahan Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Provider yang akan membuat aplikasi tersebut berasal dari PT Ludir Asia, melalui proses penunjukan langsung.
Dalam rapat tersebut juga disepakati menu dan fitur-fitur yang harus ada dalam aplikasi yang akan dibuat. Pertemuan dilaksanakan di Ruang Rapat Lantai 1 Direktorat Jaminan Sosial Keluarga tanggal 11 & 12 Agustus 2020. Pokja yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini yaitu Pokja II – Pengembangan Aplikasi.
2) Pembuatan Aplikasi SiAset dimulai dari tanggal 1– 16 September 2020. Pembuatan aplikasi dilakukan oleh PT Ludir Asia yang berkantor di Jakarta. Pada tanggal 16 September 2020, diinformasikan bahwa Aplikasi SiAset sudah jadi dan siap dilakukan ujicoba. Aplikasi yang dibuat termasuk dengan Manual Book dari aplikasi tersebut. Artinya, aplikasi tersebut sudah siap diujicobakan.
c. Hasil Pelaksanaan
1) Terbentuk tim kerja yang efektif dengan pembagian tugas dan fungsi berdasarkan kebutuhan sehingga mempercepat pembuatan/ penyempurnaan aplikasi SiAset.
2) Terselesaikannya Aplikasi SiAset.
3) Terselesaikannya dan digunakannya aplikasi SiAset sudah terbentuk dengan fitur dan mekanisme kerja.
3. Uji Coba Aplikasi SiAset a. Indikator Keberhasilan
1) Terujikannya dan teroperasionalkannya Aplikasi SiAset di lokasi yang telah ditetapkan dengan baik.
2) Tersedianya dukungan dari Stakeholders, yang menjadi lokasi uji coba.
38 b. Proses Pelaksanaan
1) Pemilihan lokasi uji coba dan tanggal pelaksanaan dilakukan pada tanggal 17-18 September 2020. Berdasarkan arahan Sekretaris, bertempat di kantor sekretariat kantor pusat.
2) Koordinasi dilakukan oleh Pokja II – Pengembangan Aplikasi pada tanggal 21-25 September 2020 adanya revisi uji coba. melibatkan Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial dan Tim Efektif.
c. Hasil Pelaksanaan
Aplikasi SiAset dapat digunakan pada bulan September 2020 dalam rangka melakukan pengimputan data aset yang sudah disupevisi.
a. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi SiAset kepada SDM di Pusat Indikator Keberhasilan
1) Tertingkatkannya keterampilan para petugas SDM di pusat.
2) Tersedianya petugas pengelola Data yang mampu mengoperasionalkan Aplikasi SiAset.
b. Proses Pelaksanaan
Terkait dengan kegiatan Bimbingan Teknis Peningkatan Keterampilan Petugas Pengelola SDM, Sekretaris menyarankan kegiatan sebaiknya dilakukan dengan melalui perjalanan Darat.
c. Hasil Pelaksanaan
Telah dilaksanakan sosialisasi dan bimtek aplikasi sehingga SDM di pusat dapat mengajarkan kepada SDM di daerah pada saat pelaksanaan Sosialisasi dan Bimtek di daerah.
4. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Operasional Aplikasi SiAset bagi SDM di Daerah.
a. Indikator Keberhasilan
1) Tertingkatkannya keterampilan SDM di daerah dalam menggunakan Aplikasi SiAset.
39 2) Tersedianya petugas pengelola SDM daerah yang mampu
mengoperasionalkan Aplikasi SiAset.
b. Proses Pelaksanaan
1) Penentuan Lokasi Kegiatan
Mengingat kegiatan bimbingan teknis masuk dalam kategori tahapan jangka pendek, Kegiatan akan dikoordinir oleh Pokja.
2) Pelaksanaan Bimbingan Teknis
Pelaksanaan bimbingan teknis akan dilakukan secara bergelombang. Akan ada 3 (tiga) gelombang yang terbagi dalam 3 (Tiga) wilayah yaitu Wilayah Sumatera Selatan, Wilayah Propinsi Banten dan Wilayah Propinsi Jawa Barat.
c. Hasil Pelaksanaan
1) Pelaksanaan dikoordinasikan dengan Kasubag Rumah Tangga, mengingat anggaran pelaksanaan bimbingan teknis tersedia di subagian ruamah tangga.
2) Pelaksanaan kegiatan bimtek dibagi menjadi 3 (tiga) gelombang dengan rincian sebagai berikut:
a. Gelombang I dilaksanakan di Propinsi Sumatera Selatan mulai tanggal 23-27 September 2020.
b. Gelombang II dilaksanakan di Propinsi Banten mulai tanggal 29 Oktober 2020 - 2 Oktober 2020.
c. Gelombang III dilaksanakan di Propinsi Jawa Barat mulai tanggal 6-9 Oktober 2020.