B. Tahapan/Milestone
9. Bimbingan Teknis Peningkatan Keterampilan SDM di daerah
Bimbingan teknis untuk peningkatan keterampilan kepada SDM yang telah diberikan pelatihan diharapkan, dengan adanya bimbingan teknis ini para petugas ter-upgrade wawasannya, dan dapat memahami serta menjalankan Aplikasi SiAset. Bimbingan teknis dalam rangka peningkatan keterampilan petugas.
20 C. Tim Efektif dan Stakeholders
Membangun tim efektif dalam sebuah aksi perubahan merupakan perpaduan hubungan yang berasal dari berbagai unsur baik eksternal (masyarakat, individu, lembaga swasta) dan internal birokrasi yang memiliki saling ketergantungan kepentingan dalam menghasilkan nilai tambah bagi tujuan perubahan.
Tim efektif itu perlu dikenali berbagai ciri-ciri tim efektif dan kendala-kendala dalam membentuk tim efektif. Beberapa ciri-ciri yang dapat menunjukkan bahwa sebuah tim dikatakan efektif apabila:
1. Bekerja sama dengan tujuan tertentu, sasaran yang jelas dalam suasana saling mempercayai dan penuh percaya diri serta mengutamakan unjuk kerja;
2. Bersedia menerima perbedaan dan sumbangan pemikiran serta masing-masing individu memiliki peran yang berbeda-beda;
3. Pemecahan masalah dilaksanakan secara positif tanpa melibatkan kebencian individu;
4. Saling berbagi ilmu, pengetahuan, informasi, dan keterampilan agar seluruh tim memiliki kemampuan yang sama;
5. Apabila terjadi perbedaan pendapat mereka akan duduk bersama dan memecahkan permasalahan yang ada dengan kepala dingin dan terbuka;
6. Pembagian dan pendelegasian tanggungjawab dengan orang-orang yang bekerja secara mandiri tetapi tetap dalam kerangka kerjasama;
7. Saling berbagi dan menerima saran untuk perbaikan kinerja organisasi;
8. Seluruh anggota tim tidak ragu-ragu mengambil inisiatif dan tindakan yang diperlukan, tanpa rasa takut terhadap perbedaan pendapat.
1. Tim Efektif
Uraian mengenai Tim Efektif disajikan dalam 3 (tiga) aspek, meliputi: (1) Identifikasi Tim Efektif; (2) Struktur Organisasi Tim Efektif; dan (3) Tata Kelola Tim Efektif.
21 a. Identifikasi Tim Efektif
Identifikasi Tim Efektif dilakukan dengan berkonsultasi langsung dengan mentor aksi perubahan. Identifikasi Tim Efektif tersebut dapat dilihat dari tabel 1, sebagai berikut:
Tabel 1
Pengarah Direktur Jenderal
Perlindungan dan Jaminan Sosial 2 Drs. Masri Hanus
Damefriza, MA
Coach WI Pudsdiklat
Kesos
3 DR. M. O. Royani Mentor Sekretaris
4 Wahyono Project Leader Kabag Umum
5 Zainal Arifin,
8 Yulhainy Rista Anggota Pengelola
Barang
Anggota Prakom Pusdatin
11 Askhar Asmoro S, S.Kom
Anggota Prakom
Sekretariat 12 Muhammad Imron,
S.Kom
Anggota Prakom Dit.
PSKBA 13 Nicki Hermanto
Putro, S.Kom
Anggota Prakom Dit. JSK
14 Novi Andriani, S.Kom
Anggota Sekretariat
15 Fadel Maulana Anggota Sekretariat
16 Suryana Anggota Sekretariat
22 17 Rahmat, SE Ketua Pokja III
Menyiapkan rancangan kegiatan sosialisasi aplikasi di 3 lokasi Dinas Sosial Provinsi.
Kasubag Rumah Tangga
Sekretariat
18 Reyaza Ichwan, S.Kesos
Anggota Dit. PSKBS
19 Tutun Maulana, S.Kom
Anggota Biro Umum
20 Deni Sutamsyah Anggota Dit. PSKBA
21 Yanti Hastuti, A.Md Anggota Sekretariat
22 Rizki Maulana, SH Anggota Kasi
Kepegawaian
b. Struktur Organisasi Tim Efektif
Berdasarkan Surat Keputusan (SK) Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial Nomor 184/3.1/PL.03/07/2020 tentang Tim Efektif Aksi Perubahan dilingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial tanggal 17 Juli 2020, berikut adalah struktur organisasi dari Tim Efektif:
23 Gambar 2. Struktur Organisasi Tim Efektif
c. Tata Kelola Tim Efektif
Terkait dengan tata kelola Tim Efektif, tim yang dibentuk dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan memiliki uraian tugas sebagai berikut:
1) Drs. Pepen Nasaruddin, M.Si selaku pengarah, bertugas:
a) Memberikan saran, kritik atau ide-ide kepada Tim Efektif.
b) Memberikan dukungan, baik secara moril dan materiil, untuk kelancaran Tim Efektif.
c) Membantu mencarikan solusi atau memecahkan masalah, apabila muncul permasalahan yang tidak bisa diselesaikan oleh Project Leader.
d) Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh Tim Efektif.
2) Dr. M.O. Royani selaku Mentor, bertugas:
a) Memberikan persetujuan atas aksi perubahan yang akan dilaksanakan;
24 b) Memonitor pelaksanaan, membimbing Project Leader dalam
melaksanakan aksi perubahan.
c) Memberikan dukungan dalam mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam implementasi Aksi Perubahan.
3) Drs. Masri Hanus Damefriza, MA selaku Coach, bertugas untuk memberikan bimbingan dan masukan/saran atas aksi perubahan yang akan dilaksanakan selama proses pelaksanaan.
4) Wahyono selaku Project Leader, bertugas untuk memimpin aksi perubahan, membuat perencanaan, membentuk tim kerja, mengkoordinasikan dengan pihak-pihak terkait/mitra, mendokumentasikan semua kegiatan, dan memastikan aksi perubahan berjalan dan dapat dimanfaatkan.
5) Pokja I – Menyiapkan rencana anggaran dan pelaksanaan pembuatan aksi perubahan.
6) Pokja II – Pengembangan Aplikasi, bertugas untuk mendukung pengembangan Aplikasi SiAset dari mulai pembuatan disain aplikasi, sampai dengan ujicoba dan implementasinya.
7) Pokja III - Sosialisasi dan Diseminasi, bertugas untuk mendukung pelaksanaan sosialisasi terkait dengan Aplikasi SiAset, baik di pusat maupun di daerah.
2. Stakeholders
Identifikasi Stakeholders adalah proses yang mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yag dapat memberikan dampak atau yang terkena dampak atas keputusan dan hasil aksi perubahan. Lalu melakukan analisis dan dokumentasi informasi yang relevan terkait kepentingan, keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dampak potensial terhadap kesuksesan aksi.
Output proses ini akan memberikan benefit kepada tim aksi terutama project manager untuk mengelola para Stakeholders tersebut. Uraian mengenai Stakeholders terdiri dari 3 (tiga) aspek yaitu: (1) Identifikasi Stakeholders; (2) Net-Map Stakeholders; dan (3) Penilaian Stakeholders.
25 a. Identifikasi Stakeholders
Selama BT - 1 (15-21 Agustus 2020) telah dilakukan identifikasi Stakeholders terkait dengan aksi perubahan, baik dari lingkungan internal maupun eksternal. Identifikasi Stakeholders tersebut dapat dilihat dari tabel 2 dan tabel 3, sebagai berikut:
Tabel 2
• Pemberi sponsor utama
• Menyetujui rencana aksi perubahan Sekretaris Direktorat Jenderal
Perlindungan dan Jaminan Sosial
• Memberikan arahan dan masukan teknis pelaksanaan aksi perubahan
• Memfasilitasi sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam aksi
perubahan.
Kepala Bagian Program dan Pelaporan
• Mendukung aksi perubahan
• Menyediakan data perencanaan.
Kepala Bagian Organisasi Hukum dan Humas
• Mendukung aksi perubahan
• Menyediakan struktur dan organisasi.
Kasubag Tata Usaha • Mendukung aksi perubahan
• Membantu teknis administrasi pelaksanaan aksi perubahan SDM pusat dan daerah • Mendukung aksi perubahan
• Pengguna sekaligus membantu pelaksanaan ujicoba Aplikasi SiAset.
26 Tabel 3
Stakeholders Eksternal
STAKEHOLDERS EKSTERNAL Dinas/Instansi Sosial
Kabupaten/Kota/Provinsi
Mendukung pelaksanaan ujicoba Aplikasi SiAset.
PT. Ludir Asia Developer Aplikasi SiAset
Pusdatin Memberikan dukungan dan koordinasi website
b. Net-Map Stakeholders
Berdasarkan hasil identifikasi Stakeholders baik internal maupun eksternal dapat dilakukan analisis Netmap untuk mengetahui seberapa besar pengaruh terhadap hasil akhir aksi perubahan yang dilaksanakan oleh penulis. Pengaruh tersebut bisa positif (mendorong) maupun negatif (menentang) ataupun netral. Net-Map Stakeholders dapat dilihat dalam Gambar 3, sebagai berikut:
Kepala Bagian Umum
Direktur Jenderal Linjamsos
Pusdatin Sekretaris
Kabag PP
Kabag OHH
Kasubag TU Kasubag RT Kasubag
Kepegawaian
27
Gambar 4. Net-Map Stakeholders
c. Penilaian Stakeholders
Berdasarkan hasil analisis Net-Map dan dengan melakukan kajian berdasarkan pengaruh dan kepentingan, diperoleh hasil penilaian yang bisa dilihat dari tabel 4, sebagai berikut:
Tabel 4
Penilaian Stakeholders
No. Stakeholders Influence Interest
1 Direktur Jenderal
Perlindungan dan Jaminan Sosial
9 9
2 Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial
8 9
3 Kepala Bagian Program dan Pelaporan
7 8
4 Kepala Bagian Organisasi Hukum dan Humas
7 8
5 Kasubag Tata Usaha 7 8
6 SDM pusat dan daerah 8 8
Keterangan:
Skala penilaian 1 sampai dengan 10 1) Influence
28 Nilai 1 - 2 : Sangat lemah
Nilai 3 – 4 : Lemah Nilai 5 – 6 : Cukup Kuat Nilai 7 - 8 : Kuat
Nilai 9 – 10 : Sangat Kuat 2) Interest
Nilai 1 - 2 : Sangat menolak Nilai 3 – 4 : Menolak
Nilai 5 : Cenderung menolak Nilai 6 : Cenderung mendukung Nilai 7 - 8 : Mendukung
Nilai 9 – 10 : Sangat Mendukung
Dari table 4, dapat dikelompokkan masing-masing Stakeholders sesuai dengan skor yang diperoleh, dari dampak pengaruh dan kepentingan, sebagai berikut :
o Stakeholders Utama: Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kepala Bagian Program dan Pelaporan, Kepala Bagian Organisas, Hukum dan Humas Kasubag Tata Usaha, SDM pusat dan daerah, dan PT.Ludir Asia.
o Stakeholders Primer: Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kepala Bagian Program dan Pelaporan, Kepala Bagian Organisas, Hukum dan Humas Kasubag Tata Usaha, SDM pusat dan daerah.
d. Diagram Kuadran
Dari skor pengaruh dan interest, serta pengelompokan dalam Stakeholders kunci, primer, selanjutnya dapat dimasukkan ke dalam kuadran lini atau siapa yang akan dimasukkan dalam kelompok Promoter, Latent, Defenders dan Apathetics. Diagram Kuadran dapat dilihat dari Gambar 3, sebagai berikut:
29 Gambar 4. Diagram Kuadran
D. Strategi Komunikasi
Strategi komunikasi yang dimaksud di sini adalah cara atau metode penyampaian informasi yang diterapkan di lapangan, baik secara formal maupun informal, untuk mengkomunikasi aksi perubahan kepada Tim Efektif dan Stakeholders yang ada. Strategi komunikasi yang bervariasi ini meliputi:
1. Pertemuan Melalui Rapat/Diskusi
Aksi perubahan juga dikomunikasikan dalam lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial melalui rapat/diskusi dengan mengundang para pejabat. Strategi komunikasi melalui rapat/diskusi dapat dilihat dari Gambar 5, sebagai berikut:
II
LATENT
Tidak mempunyai kepentingan khusu yapi mempunyao kekuatan besar jika
tertarik
Kabag PP. Kabag OHH, Kasubag TU, Kasubag RT. Kasubag Kepegawaian, Pusdatin
PROMOTER
Berkepentingan besar dan punya kekuatan besar untuk membantu
dan menggagalkan
Direktur Jenderal Linjamsos. Sekretaris. Dinas sosial Provinsi/ Kab/ Kota. Tenaga SDM pusat dan daerah
APHATHETICS Tidak mempunyai kekuatan maupun kepentingan proper
DEFENDERS
Mempunyai kepentingan dan dapat menyuarakan dalam komunitas tetapi kekuatannya kecil maupun
kepentingan proper
INFLUENCE
INTEREST
30 Gambar 5. Rapat/Diskusi Terkait dengan Aksi Perubahan.
2. Melalui Aplikasi Whatsapp
Guna memperlancar proses komunikasi secara cepat dan efisien, strategi komunikasi lain yang digunakan yaitu melalui aplikasi whatsapp. Group Tim Efektif Aplikasi SiAset juga dibuat, sebagai wadah komunikasi bersama.
Komunikasi melalui aplikasi Whatsapp (WA), dapat dilihat dari Gambar 6, sebagai berikut:
Gambar 6. Memanfaatkan Aplikasi Whatsapp Guna Mendukung Proses Komunikasi.
31 3. Melalui Telepon
Strategi komunikasi melalui telepon digunakan manakala Tim Efektif dan Stakeholders tidak bisa dihubungi melalui aplikasi Whatsapp atau lamban dalam merespon pesan Whatsapp. Dengan asumsi tidak ada jaringan internet atau data internet habis, maka alternatif yang digunakan yaitu dengan menelpon secara langsung. Komunikasi melalui Telepon dapat dilihat dari Gambar 7, sebagai berikut:
Gambar 7. Telepon Sebagai Strategi Komunikasi jarak jauh yang mudah direspon.
4. Melalui Surat
Strategi komunikasi melalui surat, dipakai untuk berkomunikasi dengan seluruh anggota Tim Efektif dan Stakeholders yang sifatnya formal dan resmi. Sebagai contoh, surat undangan pertemuan yang dibuat dan dikirim
32 terkait pertemuan-pertemuan yang akan diselenggarakan. Strategi komunikasi melalui surat dapat dilihat dari Gambar 8, sebagai berikut:
Gambar 8. Menggunakan Media Surat Sebagai Strategi Komunikasi
5. Melalui Virtual Meeting
Strategi komunikasi berikutnya melalui Virtual Meeting. Penggunaan Aplikasi Zoom sebagai sarana Virtual Meeting sangat bermanfaat ketika terpisah jarak dan tempat, terlebih lagi dengan kondisi Pandemi seperti saat ini. Strategi komunikasi melalui Virtual Meeting dapat dilihat dari Gambar 9, sebagai berikut:
33 Gambar 9. Memanfaatkan Aplikasi Virtual Meeting Mendukung Proses
Komunikasi.
6. Cloud
Strategi komunikasi yang terakhir yaitu melalui Cloud. Penggunaan Cloud sangat bermanfaat ketika mengirim banyak data dalam jumlah besar.
Gambar 10. Memanfaatkan Aplikasi Cloud Mendukung Penyimpanan Data
34 BAB III
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. Capaian Aksi Perubahan
Memperhatikan serangkaian kegiatan dalam aksi perubahan menggunakan Aplikasi SiAset pada Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Kementerian Sosial RI, maka capaian milestone yang dilakukan adalah :
1. Pembentukan Tim Efektif.
a. Indikator Keberhasilan
1) Terbentuknya Tim Efektif yang solid, bertanggung jawab dan memiliki komitmen tinggi.
2) Tersedianya uraian tugas Tim Efektif sebagai pedoman kerja.
b. Proses Pelaksanaan
1) Konsultasi dengan mentor dilakukan secara informal dalam rangka mengidentifikasi Tim Efektif yang akan terlibat dalam aksi perubahan. Pertemuan dilakukan di ruangan Sekretaris pada tanggal 10 Juli 2020. Tim Efektif yang telah teridentifikasi sebanyak 21 orang, yang terdiri dari: Pengarah (Pepen Nazaruddin), Mentor (M O Royani), Coach (Masri Hanus Damefriza), Project Leader (Wahyono), Ketua Pokja I - Menyiapkan rencana anggaran dan pelaksanaan pembuatan aksi perubahan (Zainal Arifin, Jeni Ramdani, M. Zaky Hidayat, Yulhainy Rista)
Pokja II – Pengembangan Aplikasi, (Irwan Prabowo, Askhar Asmoro, Muhammad Imron, Nicki Hermanto Putro, Novi Andriani, Fadel Maulana, Suryana), Pokja III - Sosialisasi dan Diseminasi (Ramat, Reyaza Ichwan, Tutun Maulana, Deni Sutamsyah, Yanti Hastuti, Rizki Maulana).
2) Pertemuan koordinasi dengan seluruh anggota Tim Efektif dilakukan di kantor Direktorat Jaminan Sosial Keluarga lantai 1. Pada kesempatan tersebut, Project Leader memberikan sosialisasi
35 tentang aksi perubahan yang akan dilaksanakan, sekaligus meminta komitmen dari seluruh anggota Tim Efektif. Terjadi diskusi dan tanya jawab dalam rangka memperoleh kejelasan tentang aksi perubahan dan uraian tugas masing-masing anggota/Pokja. Pertemuan koordinasi ini dilakukan pada tanggal 13 Juli 2020.
3) Menjelaskan tugas dari masing-masing anggota tim dan menetapkan dalam bentuk Surat Keputusan Direktur tentang Tim Efektif.
4) Menyusun draft Tim Efektif, termasuk di dalamnya struktur dan tata kelola Tim Efektif, dilakukan pada tanggal 19 Juli 2020. Penyusunan ini dilakukan dengan penuh ketelitian, dengan harapan tidak ada revisi dari Sekretaris Ditjen Linjamsos, ketika akan ditandatangani dan ditetapkan oleh Direktur.
5) Draft SK Tim Efektif dalam rangka pembuatan Aplikasi SiAset Tahun 2020 telah dibaca oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, dan telah ditandatangani pada tanggal 19 Juli 2020. Direktur juga menyarankan kepada Project Leader untuk berkoordinasi dengan Bagian Perencana dan Pelaporan, disepakati anggaran untuk Aksi perubahan yang disediakan yaitu sebesar Rp 686.644.900,- dengan rincian sebagaimana tabel 5, sebagai berikut:
36 Tabel 5
Rekap Nominatif Kegiatan Aplikasi SiAset Tahun 2020
No Uraian Jumlah
1. Pembuatan aplikasi SiAset Rp 150.000.000,-
2 Honor Tim pengadaan Rp 2.850.000,- 3 Sosialisasi Sistem Aplikasi/supervisi Rp 413.794.900,- 4 Pembahasan hasil supervisi aset Rp 120.000.000,-
Jumlah Rp 686.644.900,-
c. Hasil Pelaksanaan
a) Terbentuk tim efektif yang terdiri dari pejabat di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, staf, tenaga ahli dan tim developer aplikasi dari pihak ketiga melalui Surat Keputusan Sekretaris tentang Tim Efektif Nomor:
184/3.1/PI.03/07/2020 tentang Tim Efektif Aksi Perubahan dilingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial.
b) Aplikasi SiAset dibentuk oleh tim efektif.
Tim efektif melakukan pengembangan dan penyempurnaan aplikasi berdasarkan kebutuhan.
c) Tim efektif bertanggung jawab melaksanakan Aplikasi SiAset berdasarkan bidang masing-masing yang telah ditetapkan.
d) Tim efektif mampu saling bersinergi dan berkolaborasi dalam hal Analisa kebutuhan, perancangan dan implementasi.
2. Pembuatan Aplikasi SiAset a. Indikator Keberhasilan
1) Tersedianya Aplikasi SiAset inovatif dan efisien.
2) Tersedianya Manual Book (buku panduan manual) yang sederhana dan mudah dipahami.
37 b. Proses Pelaksanaan
1) Pertemuan awal (Brainstorming) tentang kebutuhan Aplikasi SiAset, dilakukan untuk mendiskusikan urgensi pembuatan aplikasi tersebut. Sesuai dengan arahan Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial, Provider yang akan membuat aplikasi tersebut berasal dari PT Ludir Asia, melalui proses penunjukan langsung.
Dalam rapat tersebut juga disepakati menu dan fitur-fitur yang harus ada dalam aplikasi yang akan dibuat. Pertemuan dilaksanakan di Ruang Rapat Lantai 1 Direktorat Jaminan Sosial Keluarga tanggal 11 & 12 Agustus 2020. Pokja yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini yaitu Pokja II – Pengembangan Aplikasi.
2) Pembuatan Aplikasi SiAset dimulai dari tanggal 1– 16 September 2020. Pembuatan aplikasi dilakukan oleh PT Ludir Asia yang berkantor di Jakarta. Pada tanggal 16 September 2020, diinformasikan bahwa Aplikasi SiAset sudah jadi dan siap dilakukan ujicoba. Aplikasi yang dibuat termasuk dengan Manual Book dari aplikasi tersebut. Artinya, aplikasi tersebut sudah siap diujicobakan.
c. Hasil Pelaksanaan
1) Terbentuk tim kerja yang efektif dengan pembagian tugas dan fungsi berdasarkan kebutuhan sehingga mempercepat pembuatan/ penyempurnaan aplikasi SiAset.
2) Terselesaikannya Aplikasi SiAset.
3) Terselesaikannya dan digunakannya aplikasi SiAset sudah terbentuk dengan fitur dan mekanisme kerja.
3. Uji Coba Aplikasi SiAset a. Indikator Keberhasilan
1) Terujikannya dan teroperasionalkannya Aplikasi SiAset di lokasi yang telah ditetapkan dengan baik.
2) Tersedianya dukungan dari Stakeholders, yang menjadi lokasi uji coba.
38 b. Proses Pelaksanaan
1) Pemilihan lokasi uji coba dan tanggal pelaksanaan dilakukan pada tanggal 17-18 September 2020. Berdasarkan arahan Sekretaris, bertempat di kantor sekretariat kantor pusat.
2) Koordinasi dilakukan oleh Pokja II – Pengembangan Aplikasi pada tanggal 21-25 September 2020 adanya revisi uji coba. melibatkan Direktur Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial dan Tim Efektif.
c. Hasil Pelaksanaan
Aplikasi SiAset dapat digunakan pada bulan September 2020 dalam rangka melakukan pengimputan data aset yang sudah disupevisi.
a. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi SiAset kepada SDM di Pusat Indikator Keberhasilan
1) Tertingkatkannya keterampilan para petugas SDM di pusat.
2) Tersedianya petugas pengelola Data yang mampu mengoperasionalkan Aplikasi SiAset.
b. Proses Pelaksanaan
Terkait dengan kegiatan Bimbingan Teknis Peningkatan Keterampilan Petugas Pengelola SDM, Sekretaris menyarankan kegiatan sebaiknya dilakukan dengan melalui perjalanan Darat.
c. Hasil Pelaksanaan
Telah dilaksanakan sosialisasi dan bimtek aplikasi sehingga SDM di pusat dapat mengajarkan kepada SDM di daerah pada saat pelaksanaan Sosialisasi dan Bimtek di daerah.
4. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Operasional Aplikasi SiAset bagi SDM di Daerah.
a. Indikator Keberhasilan
1) Tertingkatkannya keterampilan SDM di daerah dalam menggunakan Aplikasi SiAset.
39 2) Tersedianya petugas pengelola SDM daerah yang mampu
mengoperasionalkan Aplikasi SiAset.
b. Proses Pelaksanaan
1) Penentuan Lokasi Kegiatan
Mengingat kegiatan bimbingan teknis masuk dalam kategori tahapan jangka pendek, Kegiatan akan dikoordinir oleh Pokja.
2) Pelaksanaan Bimbingan Teknis
Pelaksanaan bimbingan teknis akan dilakukan secara bergelombang. Akan ada 3 (tiga) gelombang yang terbagi dalam 3 (Tiga) wilayah yaitu Wilayah Sumatera Selatan, Wilayah Propinsi Banten dan Wilayah Propinsi Jawa Barat.
c. Hasil Pelaksanaan
1) Pelaksanaan dikoordinasikan dengan Kasubag Rumah Tangga, mengingat anggaran pelaksanaan bimbingan teknis tersedia di subagian ruamah tangga.
2) Pelaksanaan kegiatan bimtek dibagi menjadi 3 (tiga) gelombang dengan rincian sebagai berikut:
a. Gelombang I dilaksanakan di Propinsi Sumatera Selatan mulai tanggal 23-27 September 2020.
b. Gelombang II dilaksanakan di Propinsi Banten mulai tanggal 29 Oktober 2020 - 2 Oktober 2020.
c. Gelombang III dilaksanakan di Propinsi Jawa Barat mulai tanggal 6-9 Oktober 2020.
B. Kendala Internal dan Eksternal
Selama kegiatan implementasi aksi perubahan (BT-2), terdapat beberapa kendala yang mempengaruhi kelancaran dari aksi perubahan. Kendala ini dipetakan menjadi 2 jenis yaitu kendala internal dan eksternal.
1. Kendala Internal
a. Kesibukan Tim Efektif dalam menjalankan tugas utamanya, sehingga mempengaruhi pelaksanaan tugas sebagai Tim Efektif. Kesibukan ini tidak bisa dipungkiri karena Tim Efektif memiliki tugas pokok yang tidak
40 bisa ditinggalkan. Seringkali terjadi, kesibukan Tim Efektif mengganggu jadwal dan tahapan (milestone) yang telah direncanakan dan disepakati bersama. Kondisi inilah yang mengakibatkan tahapan aksi perubahan tidak bisa dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Hal ini dikarenakan, terhambatnya suatu tahapan akan mempengaruhi tahapan kegiatan berikutnya. Kesulitan mengatur jadwal menjadi kendala utama, akibat kesibukan masing-masing. Hal ini bisa dimaklumi mengingat kondisi akhir tahun dan kondisi adanya wabah Covid-19. Sebagai akibatnya, tingkat kehadiran Tim Efektif setiap kali ada pertemuan jarang mencapai 100%.
b. Kurangnya pemahaman sebagian Tim Efektif terkait dengan tugasnya dalam melaksanakan aksi perubahan, namun tidak mengungkapkan sejak awal karena malu bertanya. Sebagai konsekuensinya, setiap kali akan melakukan kegiatan, Project Leader harus terlebih dahulu memberikan penjelasan dan arahan, terkait apa yang harus dilakukan.
c. Masih terbatasnya SDM Tim Efektif yang benar-benar menguasai ranah informasi dan teknologi (IT). Aksi perubahan yang akan diwujudkan sangat berkaitan dengan inovasi dalam bentuk aplikasi yang berbasis IT.
Keterbatasan SDM ini mengakibatkan proses penguasaan dan pengoperasionalan aplikasi menjadi lambat.
d. Permintaan user yang terus bertambah diluar dari ruang lingkup pekerjaan (KAK) berkaitan dengan penambahan fungsi dan modul pada aplikasi.
2. Kendala Eksternal
a. Pihak ketiga yang ditunjuk untuk membuat aplikasi harus memahami proses data aset terlebih dahulu.
b. Perubahan kebijakan terhadap proses data aset.
c. Jaringan internet yang tidak stabil, seringkali mengakibatkan kesulitan dalam mengakses aplikasi maupun menginput data.
C. Strategi Mengatasi Kendala
Strategi yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut di atas adalah sebagai berikut:
41 1. Strategi Mengatasi Kendala Internal
a. Melakukan komunikasi dengan Whatsapp dan HP secara lebih intens kepada Tim Efektif yang sulit mengikuti rapat/pertemuan, karena disibukkan dengan tugas utamanya.
b. Melakukan pendampingan dan memberikan penjelasan kepada Tim Efektif yang kurang memahami tugasnya.
c. Selalu berkonsultasi kepada pihak ketiga dengan didampingi Tenaga Ahli atau staff yang menguasai IT.
2. Strategi Mengatasi Kendala Eksternal
a. Aktif dan menanyakan secara intens mengenai progress atau capaian pembuatan Aplikasi SiAset, baik melalui media Whatsapp atau telepon.
Terkait dengan kesibukan pihak ketiga, Tim Efektif meminta waktu atau penjadwalan, kapan bisa menghubungi tim yang terkait.
b. Memberikan penjelasan kepada pihak ketiga bahwa aksi perubahan yang dilakukan Tim Efektif dibatasi oleh waktu.
D. Output Kunci Keberhasilan
Output Kunci keberhasilan adalah sebagai berikut:
1. Sumberdaya Pusat dan Daerah menggunakan aplikasi SiAset.
2. Updating data yang dihasilkan semakin baik dan realtime.
3. Data dashboard digunakan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan.
E. Indikator Keberhasilan
Indikator keberhasilan adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkannya penggunaan aplikasi SiAset oleh SDM Pusat / Propinsi / Kabupaten / Kota.
2. Meningkatnya penggunaan dashboard SiAset yang menampilkan data-data Aset di seluruh Indonesia dalam kondisi baik, rusak ringan maupun rusak berat untuk pengambilan keputusan.
42 BAB IV
ANALISIS
A. Pentingnya Pengelolaan SDM di Lembaga Pemerintah
Dalam tulisannya yang berjudul ‘The importance of human resource management in the public sector, future challenges and the relevance of the current collection’, Burke, Allisey & Noblet (2013) menyatakan bahwa kebijakan dan praktek dalam pengelolaan SDM tidak hanya berpotensi dalam meningkatkan efektivitas para pekerja, tetapi juga berpotensi menurunkan efektivitas. Sebagaimana sektor swasta, sektor pemerintah juga berbenah dalam melakukan pengelolaan SDM. Oleh karena itu, strategi-strategi dalam
Dalam tulisannya yang berjudul ‘The importance of human resource management in the public sector, future challenges and the relevance of the current collection’, Burke, Allisey & Noblet (2013) menyatakan bahwa kebijakan dan praktek dalam pengelolaan SDM tidak hanya berpotensi dalam meningkatkan efektivitas para pekerja, tetapi juga berpotensi menurunkan efektivitas. Sebagaimana sektor swasta, sektor pemerintah juga berbenah dalam melakukan pengelolaan SDM. Oleh karena itu, strategi-strategi dalam