HALAMAN JUDUL LAPORAN AKSI PERUBAHAN INSTANSIONAL PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR

(1)

i

HALAMAN JUDUL

LAPORAN

AKSI PERUBAHAN INSTANSIONAL

PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR

PENINGKATAN PELAYANAN SERTIFIKASI KESEHATAN PRODUK PERIKANAN MELALUI APLIKASI “SI LENSO” (SISTEM INTEGRASI PELAYANAN LABORATORIUM SECARA ONLINE) DI BALAI KARANTINA

IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN AMBON

Disusun Oleh:

ASHARI SYARIEF, S.Pi., M.P.

NIP. 19690515 199503 1002

KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN BADAN RISET DAN SUMBERDAYA MANUSIA

KELAUTAN DAN PERIKANAN

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR SUKAMANDI

2020

(2)

i

LEMBAR PERSETUJUAN

JUDUL : PENINGKATAN PELAYANAN SERTIFIKASI KESEHATAN PRODUK PERIKANAN MELALUI APLIKASI “SI LENSO”

(SISTEM INTEGRASI PELAYANAN LABORATORIUM SECARA ONLINE) DI BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN AMBON

NAMA : ASHARI SYARIEF, S.Pi., M.P.

NIP : 19690515 199503 1002

Sukamandi, 2 Juli 2020

Mengetahui, Coach

Jajang Sumarna, A.Pi.,M.Pd.

NIP. 19590801 198703 1 003.

Project Leader

Ashari Syarief, S.Pi., M.P.

NIP. 19690515 199503 1002

(3)

ii

LEMBAR PENGESAHAN

JUDUL : PENINGKATAN PELAYANAN SERTIFIKASI

KESEHATAN PRODUK PERIKANAN MELALUI APLIKASI “SI LENSO” (SISTEM INTEGRASI PELAYANAN LABORATORIUM SECARA ONLINE) DI BALAI KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN AMBON

TELAH DISEMINARKAN

Di : Ambon

Pada hari : Kamis Tanggal : 2 Juli 2020

Project Leader

Ashari Syarief, S.Pi., M.P.

NIP. 19690515 199503 1002

Coach

Jajang Sumarna, A.Pi.,M.Pd.

NIP. 19590801 198703 1 003.

Narasumber/ Penguji

Dr.H.Baban Sobandi, SE, M.Si NIP. 19670501 199303 1 001

Mentor

Ir. Hari Maryadi. M.Si

NIP. 19650831 199103 1 002

(4)

iii ABSTRAK

PENINGKATAN PELAYANAN SERTIFIKASI KESEHATAN PRODUK PERIKANAN MELALUI APLIKASI “SI LENSO” (SISTEM INTEGRASI PELAYANAN LABORATORIUM SECARA ONLINE) DI BALAI KARANTINA

IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN AMBON

Oleh:

Ashari Syarief

Penyelenggaraan layanan sertifikasi mutu keamanan hasil perikanan di Balai KIPM Ambon telah dilaksanakan sesuai dengan standar operational prosedur. Akan tetapi dalam pelaksanaannya masih terdapat proses-proses yang mengakibatkan layanan tersebut cenderung memakan waktu yang lama dan tidak efisien. Hal tersebut mengakibatkan ketidaknyamanan pengguna jasa terkait kepastian waktu, akurasi dan transparansi layanan. Untuk itu dibutuhkan suatu upaya yang inovatif untuk mewujudkan percepatan, akurasi dan transparansi layanan. Upaya perbaikan yang dilaksanakan yaitu percepatan proses sertifikasi kesehatan produk perikanan melalui SI LENSO (Sistem Informasi Pelayanan Dan Laboratorium Secara Online Karantina Ikan Dan Mutu Hasil Perikanan). Laporan ini memberikan gambaran mengenai rencana aksi perubahan jangka pendek yang dilaksanakan pada Balai KIPM Ambon pada kurun waktu Maret - Juni 2020. Tujuan jangka pendek rencana aksi perubahan ini adalah: (a) Integrasi Data; (b) Distribusi Data; (c) Kejelasan status layanan; (d) Pengendalian dan keterlacakan data/ informasi;

(e) Peningkatan kualitas layanan; (f) Efisiensi waktu layanan; (g) Tersedianya

system yang terintegrasi. Adapun manfaat yang diharapkan dari penerpan

(5)

iv

rencana aksi perubahan adalah: (a) Pelayanan yang berbasis electronik (data digital) akan mengurangi penggunaan kertas (paperless) dan transparansi proses pengujian kepada pengguna jasa; (b) Waktu layanan sertifikasi produk perikanan menjadi lebih cepat, mudah dan murah; (c) Distribusi data dan informasi menjadi aman, tersistem, tertelusur dan terkendali. Kegiatan yang dilaksanakan untuk mewujudkan rencana aksi perubahan antara lain:

(1) Penyusunan konsep SI LENSO; (2) Identifikasi permasalahan dan pengumpulan data; (3) Penyiapan sarana penunjang; (4) Pembuatan alur proses (system) SI LENSO; (5) Uji coba tahap I dan evaluasi; (6) Uji coba tahap II dan evaluasi; (7) Pembuatan User Manual Book; (8) Instalasi Sistem;

(9) Pelatihan bagi petugas pelayanan dan laboratorium; (10) Sosialisasi kepada pengguna jasa. Hasil yang dicapai rencana aksi perubahan yang dilaksanakan: (1)Tersedianya sistem yang terintegrasi antara Laboratorium dan Kantor Pelayanan melalui SI LENSO; (2) Distribusi data melalui SI LENSO menjadi lebih terkendali dan terpusat pada komputer server sehingga lebih mudah untuk ketertelusurannya; (3) Hak akses yang diberikan kepada pengguna jasa dapat mempermudah pengguna jasa untuk mengetahui secara pasti proses sertifikasi kesehatan produk perikanan; (4) Pelayanan sertifikasi kesehatan produk perikanan menjadi lebih berkualitas melalui SI LENSO karena lebih cepat, akurat dan transparan.

Kata kunci: SI LENSO, Akurasi Waktu, Akurasi Hasil, Efisiensi Proses,

Peningkatan Pelayanan

(6)

v

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kepada Allah Subhana wa Ta’ala, Tuhan Yang Maha Esa karena dengan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan rencana aksi perubahan yang merupakan salah satu tahapan Diklat Kepemimpinan Tingkat III dengan metode baru. Laporan rencana aksi perubahan ini mengambil tema “Peningkatan Pelayanan Sertifikasi Kesehatan Produk Perikanan melalui Aplikasi “SI LENSO” (SISTEM INTEGRASI PELAYANAN LABORATORIUM SECARA ONLINE) di Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Ambon”

Laporan rencana aksi perubahan ini merupakan bentuk pelaksanaan Breaktrough II: Leadership Laboratory selama kurang lebih 60 hari yang dapat dilaksanakan dengan baik.

Pada kesempatan ini ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan rencana aksi perubahan, yaitu:

1. Ir. Hari Maryadi. M. Si. selaku mentor atas arahan dan bimbingannya, 2. Jajang Sumarna, A.Pi.,M.Pd. selaku coach atas arahan dan

bimbingannya,

3. Seluruh Widyaiswara dan narasumber yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan

4. Panitia penyelenggara dan seluruh pihak yang telah membantu pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Administrasi.

5. Teman-teman seperjuangan peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrasi atas kekompakannya dan kebersamaan selama ini,

6. Rekan kerja lingkup Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Ambon atas kerjasama tim yang solid,

7. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan yang telah memberikan

dukungan baik materi maupun spiritual.

(7)

vi

Penulis menyadari bahwa laporan rencana aksi perubahan ini masih belum sempurna, sehingga kritik dan saran yang membangun kami nantikan.

Penulis mengharapkan semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya. Semoga Allah senantiasa melimpahkan rahmat-Nya.

Sukamandi, 2 Juli 2020 Penulis

Ashari Syarief, S.Pi., M.P

(8)

vii DAFTAR ISI

Hal.

LEMBAR PERSETUJUAN ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

ABSTRAK ... iii

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Tujuan, Sasaran dan Manfaat ... Error! Bookmark not defined. BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ... 6

2.1 Profil Organisasi ... 6

2.2 Tugas dan Fungsi ... 8

2.3. Profil Kinerja Organisasi ... 8

BAB III AKAR MASALAH ... 14

BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 19

4.1 Terobosan Inovasi ... 19

4.2 Tahapan Kegiatan ... 20

4.3 Sumber Daya ... 21

4.4 Ruang Lingkup ... 23

(9)

viii

4.5 Kriteria Keberhasilan ... 23

4.6 Stake holder Rencana Aksi Perubahan... 25

4.7 Anggaran ... 29

BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 31

BAB VI PENUTUP ... 42

6.1 Kesimpulan ... 42

6.2 Rekomendasi ... 43

LAMPIRAN

(10)

ix

DAFTAR TABEL

Hal.

Tabel 1. Capaian Kinerja Balai KIPM Tahun 2019 ... 10

Tabel 2. Hasil Analisis APKL ... 15

Tabel 3. Hasil Analisis USG ... 17

Tabel 4. Tahapan (Milestone) Rencana aksi perubahan ... 20

Tabel 5. Indikator dan Kriteria Keberhasilan Aksi Keberhasilan ... 23

Tabel 6. Deskripsi Peranan, Dukungan, Pengaruh dan Hubungan Kerja antar

Stakeholder ... 27

(11)

x

DAFTAR GAMBAR

Hal.

Gambar 1. Profil Organisasi ... 6

Gambar 2. Business Model Canvas (BMC) ... 18

Gambar 3. Mempengaruhi Stkaeholder ... 29

Gambar 4. Dokumentasi Kegiatan Konsultasi dengan Mentor ... 33

Gambar 5. Konsep Layanan Melalui SI LENSO ... 34

Gambar 6. Rapat Pembentukan Tim Kerja dan Pemantapan Pelaksanaan Proyek Perubahan ... 35

Gambar 7. Perangkat Pendukung SI LENSO ... 36

Gambar 8. Tampilan Aplikasi SI LENSO ... 37

Gambar 9. Sosialisasi dengan Stakeholder via zoom meeting ... 39

(12)

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Hal.

Lampiran 1. Surat Pernyataan Sebagai Mentor ... 46

Lampiran 2. Rapat Pembentukan tim ... 47

Lampiran 3. Jadual Aksi Perubahan ... 54

Lampiran 4. User Manual Book Aplikasi SI LENSO ... 56

(13)

6 DAFTAR PUSTAKA

Nurrohim, H., & Anatan, L. (2009). Efektivitas Komunikasi Dalam Organisasi.

Jurnal Manajemen, 7(4), 1–9.

Dewi, F. U. (2011). Urgensi Komunikasi Cerdas Dalam Birokrasi Publik.

Jurnal Ilmu Komunikasi, 1(1), 109–124

Haryanto, R., & Rozza, S. (2012). Pengembangan Strategi Pemasaran Dan Manajemen Hubungan Masyarakat Dalam Meningkatkan Peminat Layanan Pendidikan. Jurnal Ekonomi Dan Bisnis, 11(1), 27–34.

Hastasari, C., & Perwita, A. H. (2014). Pengembangan Model Komunikasi Pelayanan untuk Menghasilkan Kader yang Kreatif dalam Menunjang Keberhasilan Program Bina Keluarga Balita. Jurnal KOMUNIKATOR, 6(2).

Flikhah, A. R. I. (2016). IMPLEMENTASI PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR PER.

19/MEN/2010 Tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan (Studi Mengenai Pelaksanaan Pemberian Sertifikat Ekspor Ikan Di Balai Karantina Kelas I K. Jurnal Penelitian Administrasi Publik, 2(2), 463–478.

BKIPM. (2016). Keputusan Kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, dan Keamanan Hasil Perikanan Nomor: 92/KEP-BKIPM/2016 tentang Standar Pelayanan Publik Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Kemanan Hasil Perikanan. Jakarta: Badan Karantina Ikan, Pengawasan Mutu, dan Kemanan Hasil Perikanan.

Kementerian Kelautan dan Perikanan RI. (2011). Peraturan Menteri Kelautan

dan Perikanan Republik Indonesia Nomor: PER.25/MEN/2011 tentang

(14)

7 Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan. Jakarta: