LAPORAN AKSI PERUBAHAN
“PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN LOKET PERMOHONAN MELALUI PEMANFAATAN APLIKASI ANTRIAN BERBASIS ONLINE
DI KANTOR PERTANAHAN KOTA BALIKPAPAN”
Program Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP)
Angkatan : IV
Nama Peserta : SAEFUL ZAFAR, SH, MM
Nomor Daftar Hadir : 29 Lembaga Penyelenggara : PPSDM Pelatihan
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL 2020
Mel
ii
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL
“PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN LOKET PERMOHONAN MELALUI PEMANFAATAN APLIKASI ANTRIAN BERBASIS ONLINE
DI KANTOR PERTANAHAN KOTA BALIKPAPAN”
Disahkan di Balikpapan bulan 03 November tahun 2020
Coach,
Drs. Arwin Baso, M.M.
NIP. 19680204 199103 1 005
Mentor,
Dr. Ramlan, SH, MH NIP. 19681125 199703 1004
Mel
ii
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR
Rancangan Aksi Perubahan ini diajukan oleh:
Nama Peserta : Saeful Zafar, SH, MM
NIP : 19780601 200312 2 003
Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
Angkatan : IV
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kota Balikpapan
Judul Laporan Aksi Perubahan :
“PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN LOKET PERMOHONAN MELALUI PEMANFAATAN APLIKASI ANTRIAN BERBASIS ONLINE
DI KANTOR PERTANAHAN KOTA BALIKPAPAN”
Telah diseminarkan di hadapan penguji dan diterima sebagai bagian dari persyaratan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas, untuk selanjutnya aksi perubahan dilanjutkan pada jangka panjang dan jangka menengah.
Coach,
Drs. Arwin Baso, M.M.
NIP. 19680204 199103 1 005
Mentor,
Dr. Ramlan, SH, MH NIP. 19681125 199703 1004
Mel
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Tuhan senantiasa penulis panjatkan selama masa Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan IV hingga saat ini telah menyelesaikan penyusunan Laporan Implementasi Aksi Perubahan (IAP) tetap diberikan kesehatan jasmani dan rohani, walaupun pelaksanaan kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas dilaksanakan dalam segala keterbatasan ditengah masa pandemic Covid - 19 sehingga harus dilaksanakan secara virtual, namun penulis tetap berharap mampu secara maksimal menyerap segala materi dan ilmu yang transformasikan kepada para peserta sehingga mampu meningkatkan kemampuan peserta untuk menjadi seorang yang memiliki karakter pemimpin yang melayani serta mampu membangun atmosfer inovasi dalam memberikan pelayanan di bidang pertanahan kepada masyarakat dalam lingkup kerja penulis.
Terimakasih penulis haturkan kepada segenap jajaran Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang telah mendukung serta membantu para peserta selama proses Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP), terhadap kerjasama dan persaudaraan yang terbentuk dari sahabat - sahabat peserta diklat ini. Penulis juga berharap semoga aksi perubahan ini dapat memberikan manfaat bagi masyarakat, Negara, Segenap Jajaran Kantor Pertanahan Kota Balikpapan dan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Balikpapan 30 Oktober 2020 Penyusun
Saeful Zafar, S.H., M.M PKP IV
Mel
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ii
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR iii
KATA PENGANTAR iv
DAFTAR ISI v
DAFTAR TABEL vi
DAFTAR GAMBAR vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ...1
B. Tujuan Aksi Perubahan ...3
C. Manfaat Aksi Perubahan ...3
BAB II PROFIL PELAYANAN INSTANSI A. Tugas dan Fungsi Kantor Petanahan ...5
B. Tigas dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha ...5
C. Area Bermasalah ...6
D. Sumberdaya Instansi ...10
BAB III ANALISIS MASALAH A. Identifikasi Masalah ...12
B. Penetapan Masalah Utama ...14
C. Analisis Kelayakan Inovasi...17
BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH A. Terobosan Inovasi ...19
B. Hasil Inovasi ...20
C. Manfaat Inovasi (Impact)...21
D. Pemanfaatan Sumberdaya ...21
E. Pengendalian Pekerjaan ...26
F. SOP Pelayanan Publik ...27
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN A. Deskripsi Proses Kepemimpinan...29
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan…...33
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan…...41
Mel
vi
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ...44 B. Rekomendasi...44
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR LAMPIRAN
Mel
vi
DAFTAR TABEL
1. Identifikasi Area Bermasalah ... 9
2. Sumber Daya Manusia ASN Kantor Pertanahan Kota Balikpapan ... 10
3. Sumber Saya Manusia PPNPN Kantor PertanahanKota Balikapapan ...,. 10
4 Prasarana Pendukung yang dimiliki Kantor Pertanahan Kota Balikpapan... 11
5 Struktur DIPA Kantor Pertanahan Kota Balikpapan ... 11
6. Pemilihan Isu Atau Pemasalahan denga Metode ASTRID... 14
7 Rencana Penganggaran ... 26
8 Capaian Tahap Inovasi ... 34
9 Nilai Indikator Pelayanan Publik Antrian Online ...38
10 Nilai Indikator Lain Antrian Online ...39
Mel
vii
DAFTAR GAMBAR
1. Diagram Tulang Ikan (fishbone diagram) ... 16
2. Model Kanvas Inovasi ... 18
3. Model Komunikasi Jejaring Kerja ... 22
4. Kuadran Pemetaan Stakeholde ... 24
5. Tampilan Awal Aplikasi Laman Tamu... 35
6. Menu Pendaftaran ... 36
7. Bukti Pendaftaran Belum Verifikasi... 36
8. Bukti Pendaftaran Terverifikasi... 36
9. Nilai IKM Kantor Pertanahan Kota Balikpapan... 37
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas sebagaimana tertuang dalam Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 15 tahun 2019 menjadi dasar semua lembaga pelatihan yang bertujuan untuk mengembangkan kompetensi peserta dalam rangka memenuhi standar kompetensi manajerial.
Hasil akhir dari proses pelatihan ini adalah membentuk seorang leader yang memiliki kompetensi berupa pengetahuan, keterampilan dan sikap/perilaku PNS yang dapat diamati dan diukur dan terlihat dalam pelaksanaan tugas jabatannya. Kompetensi tersebut dijelaskan sebagai kompetensi pemimpin melayani dan dapat melahirkan Akuntabilitas Jabatan yakni kemampuan mengendalikan kegiatan pelaksanaan pelayanan publik yang dilakukan pejabat pelaksana sesuai standar operasional prosedur.
Para Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini, diharapkan mampu untuk mewujudkan Sosok Kepemimpinan melayani yang diindikasikan dengan kemampuan :
1. Membangun karakter dan sikap perilaku kepemimpinan Pancasila yang berintegritas, menjunjung tinggi etika birokrasi, dan bertanggungjawab dalam pengendalian pelayanan publik di unit organisasinya sebagai bentuk perilaku kepemimpinan Pancasila dan belanegara, dan
2. Mengaktualisasikan kepemimpinan pelayanan dan pengendalian pekerjaan sesuai dengan bidang tugasnya dengan melakukan inovasi, kolaborasi, dan mengoptimalkan seluruh potensi sumberdaya internal dan eksternal dalam rangka implementasi peningkatan kinerja pelayanan publik yang dilakukan oleh pejabat pelaksana.
Proses mencetak pemimpin yang mampu melayani tersebut dilakukan melalui pencapaian kompetensi yang tertuang dalam 4 agenda yaitu;
1. Agenda Kepemimpinan Pancasila dan Bea Negara 2. Agenda Kepemimpinan Pelayanan
Mel 2
3. Agenda Pengendalian Pekerjaan 4. Agenda Aktualisasi Kepemimpinan
a. Studi Lapangan (STULA)
b. Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik
Guna memenuhi salah satu agenda kepemimpinan dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini, yakni menyusun Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik, dengan mengadaptasi dan mengadopsi dari hasil kegiatan studi lapangan pada Dinas Komunikasi Informasi dan Statistik Kota Magelang dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat melalui pemanfaatan tehnologi informasi. Sesuai dengan tuigas pokok dan fungsi penyusun di Sub Bagian Tata Usaha pada Kantor Pertanahan Kota Balikpapan sebagai bidang tugas dari penyusun, maka rencana aksi perubahan yang akan diangkat adalah mengenai peningkatan kinerja sub bagian tata usaha dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
B. Tujuan Aksi Perubahan 1. Tujuan Umum
Menerapkan nilai-nilai kepemimpinan pengawas yang berdasarkan Pancasila dan Bela Negara dalam rangka memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat melalui pembentukan tim yang efektif guna meningkatan kinerja pelayanan publik melalui pemanfaatn tehnologi inovasi.
2. Tujuan Khusus
a. Tujuan Jangka Pendek
Digunakannya aplikasi antrian online sebagai sarana bagi masyarakat yang memerlukan layanan bersifat “urgent” dimasa pandemi covid-19 sehingga harus bertatap muka langsung ke kantor pertanahan
b. Tujuan Jangka Menengah
Menumbuhkan kesadaran masyarakat pengguna layanan pertanahan untuk lebih friendly dalam memanfaatkan aplikasi pendukung layanan yang berbasis online dan menumbuhkan
Mel 3
kesadaran untuk mengurus langsung layanan pertanahan tanpa melalui jasa perantara/calo.
c. Manfaat Jangka Panjang
Meningkatkan nilai kepuasaan masyarakat terhadap pelayanan di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan sehingga dapat mendukung pelaksaaan zona integritas guna mendapatkan predikat WBK.
C. Manfaat Aksi Perubahan 1. Manfaat Internal
a. Bagi Team Leader
1) Peningkatan kinerja bagi pejabat pengawas khususnya dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi di Sub Bagian Tata Usaha Kantor Pertanahan;
2) Dengan adanya peningkatan capaian target dalam Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yanBaUg telah disusun diharapkan dapat menambah bobot penilaian dalam sistem prestasi kerja bagi Pejabat Pengawas.
b. Bagi Unit Kerja dan Instansi
1) Pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang telah diamanatkan sesuai peraturan perundangan yang berlaku
2) Memperbaiki kinerja organisasi khususnya terkait di loket pelayanan pertanahan dan secara umum keseluruhan layanan pertanahan yang diberikan kepada masyarakat.
3) Mendukung program sedang giat dilaksanakan oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang khusus dalam penerapan reformasi birokrasi dalam menuju WBK dan WBBM. Serta dalam mewujudkan model pelayanan kepada masyarakat sesuai nilai- nilai pelayanan Kementerian ATR/BPN yaitu : “ “Melayani, Professional dan Terpercaya”
Mel 4
2. Manfaat Eksternal
a. Mengedukasi masyarakat dalam pemanfaatan tehnologi informasi dalam pelayanan pertanahan.
b. Pengguna layanan akan menerima kemudahan pelayanan dengan dapat menentukan waktu kehadiran ke kantor pertanahan sesuai dengan jenis layanan yang ingin dimanfaatkan;
c. Mengurangi waktu antrian yang mesti dialami oleh masyarakat;
d. Berkurangnya potensi penggunaan jasa pihak ketiga/perantara oleh masyarakat yang diakibatkan oleh prosedur yang panjang dan memakan waktu;
Mel 5
BAB II
PROFIL PELAYANAN
A. Tugas dan Fungsi Kantor Pertanahan
Kantor Pertanahan adalah instansi vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional melalui Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional. Kantor Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang bersangkutan
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Kantor Pertanahan menyelenggarakan fungsi:
1. penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan;
2. pelaksanaan survei, pengukuran dan pemetaan;
3. pelaksanaan penetapan hak tanah, pendaftaran tanah dan pemberdayaan masyarakat;
4. pelaksanaan penataan pertanahan;
5. pelaksanaan pengadaan tanah;
6. pelaksanaan pengendalian pertanahan dan penanganan sengketa dan perkara pertanahan; dan
7. pelaksanaan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan
B. Tugas dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Tata Usaha pada Kantor Pertanahan sesuai pasal 33 Permen ATR/BPN No.38 Tahun 2016 memiliki tugas untuk memberikan dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di Kantor Pertanahan.
Adapun dalam melaksanakan tugas tersebut Sub Bagian Tata Usaha menyelenggaran fungsi sebagai berikut :
1. penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan;
2. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan;
Mel 6
3. pelaksanaan urusan organisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan urusan kepegawaian;
4. pengoordinasian dan fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Kantor Pertanahan;
5. pelaksanaan urusan keuangan dan administrasi barang milik negara;
6. pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, protokol, perlengkapan, dan penyelenggaraan layanan pengadaan;
7. pengoordinasian dan fasilitasi pengelolaan pelayanan pertanahan; dan 8. pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi,
advokasi hukum, peraturan perundang-undangan, dan penanganan pengaduan masyarakat.
C. Area Bermasalah
Kantor Pertanahan Kota Balikpapan pada tahun 2019 merupakan salah satu instansi yang ditunjuk secara mandatory oleh Kementerian PAN/RB untuk melakukan pembangunan zona integritas, dimana beberapa tahapan penilaian telah dilakukan sampai dengan tahapan survey kepuasan masyarakat yang dilaksanakan secara langsung oleh BPS Kota Balikpapan ternyata hasil penilaian terhadap 30 (responden) masyarakat penerimaan manfaat di loket pelayanan yang dijadikan sample masih belum memberikan jawaban yang memuaskan, sehingga tahun 2019 Kantor Pertanahan Kota Balikpapan belum dapat memperoleh predikat WBK yang salah satu penyebabnya adalah nilai kepuasan masyarakat terhadap pelay54:anan di loket belum mencapai nilai yang sangat memuaskan
Selain kondisi terkait pelayanan kepada masyarakat, beberapa bidang tugas d sub bagian tata usaha pada tahun 2019 diantara yaitu sesuai dengan hasil evaluasi dari biro kepegawaian tingkat kepatuhan satuan kerja yang ada di wilayah kerja Kantor Wilayah BPN Provinsi Kalimantan Timur, termasuk didalamnya Kantor Pertanahan Kota Balikpapan dalam melakukan pembaharuan data-data yang ada di aplikasi SIMPEG ATR/BPN masih rendah, seperti pengisian SKP, riwayat jabatan, riwayat kepangkatan, dan lain-lain. Kondisi ini berakibat menyebabkan kondisi riil data kepegawaian yang ada di Kalimantan Timur belum bisa mengambil acuan dari data yang
Mel 7
ada di SIMPEG ATR/BPN, dimana ini sedikit banyak mempengaruhi Biro Kepegawaian untuk menentukan kebijakan yang terkait kepegawaian secara umum.
Permasalahan yang terkait dengan SDM juga dialami dalam hal pengelolaan BMN , dimana di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan tidak ada staf yang memiliki sertifikasi pengadaan barang dan jasa, kondisi ini menjadikan hasil audit yang di laksanakan terkait pengelolaan BMN selalu menemukan permasalahan yang hampir sama seperti banyaknya BMN dengan kondisi rusak berat namun diaplikasi SIMAK BMN kondisinya belum dihentikan dari penggunaan, daftar barang ruangan (DBR) yang belum di perbaharui sesuai kondisi terakhir, BMN yang susah diketemukan dan proses penghapusan BMN yang masih terkendala belum adanya penetapan status BMN dari KPKNL. Kondisi ini perlu mendapat perhatian karena sangat mempengaruhi nilai Laporan Akhir BMN yang selalu disusun setiap tahunnya.
Bidang tugas Sub Bagian Tata Usaha lain yang masih perlu mendapat perhatian adalah dalam hal pengelolaan keuangan / DIPA dimana pada tahun anggaran 2019 dari alokasi PAGU DIPA sebesar Rp. 11.763.829.000,- hanya dapat direaliasasikan sebesar 85,30 % sehingga ada anggaran sebesar Rp. 1.729.316.367,- yang tidak terserap. Kondisi ini secara umum disebabkan karena perencanaan anggaran yang dilaksanakan belum memperhatikan potensi layanan pertanahan yang ada Kantor Pertanahan Kota Balikpapan. Sedangkan sampai dengan petengahan bulan Agustus 2020 realisasi pemyerapan anggaran baru mencapai sekitar 43% dari PAGU yang ada ,
Dari beberapa bidang tugas Sub Bagian Tata Usaha yang telah diuraikan diatas setelah dilakukan identifikasi awal diketahui beberapa kondisi yang ada sebagai berikut :
Mel 8
TUSI KONDISI SAAT INI
KONDISI YANG
DIHARAPKAN GAP INDIKATOR
KEBERHASILAN Layanan
Pertananan
1. Alur pelayanan masih kurang efektif karena masyarakat harus 3 kali menunggu (memasukan berkas,
menunggu SPS dan Membayar PNBP)
2. Banyaknya calo / perantara yang berbaur dengan pemohon di area loket sehingga kursi tunggu yang disediakan sejumlah 60 set masih kurang 3. Kompetensi
petugas front office belum mumpuni 4. Kurangnya
sarana dan prasarana pendukung
1. Pelayanan loket kepada masyarakat lebih efektif 2. Terkendalinya
jumlah masyarakat yang mengantri di loket
pelayanan dan meningkatnya kesadaran masyarakat untuk mengurus sendiri layanan pertanah 3. Adanya
peningkatan kompetensi petugas front office
4. Terpenuhinya sarana dan prasaran pendukung layanan loket secara optimal
Minimnya SDM yang dimiliki dalam
menunjang kegiatan di
loket pelayanan pertanahan
dibanding kebutuhan di ABK sejumlah
15 orang masih terpenuhi 5
orang
1. Terciptanya model pelayanan yang efektif dan efisien kepada masyarakat melalui pemanfaatan aplikasi antrian online.
Kepega- waian
1. Pembuatan SKP ASN yang sering tidak tepat waktu 2. Kelengkapan
berkas tata naskah di SIMPEG banyak yang belum lengkap
1. Memberikan teguran melalui kepala kantor
agar ASN
menyusun SKP tepat waktu 2. Terpenuhinya
semua ASN berkas di Tata Naskah
SIMPEG
Hanya 1 orang PPNP SDM
yang menangani
aplikasi kepegawaian
dan belum adanya sanksi
bagi ASN yang tidak melengkapi
dokumen kepegawaian
di SIMPEG
Peningkatan Kualitas Pengelolaan Kepegawaian
Mel 9
BMN 1. Banyaknya kondisi BMN yang rusak berat
2. Masih ada BMN yang belum mendapat penetapan status 3. Kurangnya
kompetensi petugas
pengelola BMN Sehingga penyusunan Rencana Kebutuhan BMN (RKBMN) kurang sesuai dengan
kebutuhan instansi
1. Tebaharuinya kondisi BMN 2. Semua BMN
telah mendapat penetapan status 3. tersusunya
RKBMN sesuai dengan
kebutuhan
Minimnya SDM yang menangani aplikasi SIMAK BMN
dan penyusuanan
RKBMN belum sesuai
dengan kebutuhan riil
Peningkatan Kualitas
Pengelolaan dan perencanaan kebutuhan BMN
Keuangan 1. Hanya ada 1 ASN yang memiliki
sertipikasi PBJ dan Bendahara Pengeluaran 2. Realisasi
Keuangan masih perlu ditingkatkan 3. Adanya revisi
saving anggaran terkait covid 19
1. Adanya pegawai yang mengikuti diklat PBJ dan
Bendahara 2. Melakukan mencairkan kegiatan yang telah selesai melakukan revisi DIPA agar terserap optimal 3. Proses revisi
anggaran terkait covid dapat
dioptimalkan realiasasinya
Realiasasi anggaran DIPA 2020 belum optimal hanya sebesar
84 % dari PAGU
Peningkatan Kualitas Pengelolaan Keuangan
Tabel 1 : Identfikasi Area Bermasalah
Mela 10
D. Sumber Daya Instansi 1. Gedung Kantor
Kantor Pertanahan Kota Balikpapan terletak di Jalan Manuntung no.3 RT.27, Kelurahan Sepinggan Baru, berdiri di atas tanah seluas 2.089 m2 dengan bangunan gedung 3 (tiga) lantai seluas 1.950 M2. Fasilitas gedung untuk Kantor Pertanahan Kota Balikpapan termasuk kategori baik. Gedung yang baru ditempati pada akhir tahun 2016 ini dilengkapi dengan fasilitas penunjang yang baik pula sehingga menimbulkan perasaan nyaman saat bekerja.
2. Sumberdaya Manusia
Kantor Pertanahan Kota Balikpapan pada tahun 2020 dalam menjalankan tugas dan fungsinya didukung oleh 34 Aparatur Sipir Negara yang terdiri dari :
No Jabatan Jumlah (Orang)
1 Kepala Kantor 1
2 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 1
3 Kepala Seksi 5
4 Kepala Urusan 2
5 Kepala Sub Seksi 9
6 Staf / JFU 16
TOTAL 34
Tabel 2 Sumber Daya Manusia ASN Kantor Pertanahan Kota Balikpapan
Karena beban pekerjaan yang cukup tinggi dan semakin meningkatnya target PTSL di lingkungan Kantor Pertanahan Kota Balikpapan, maka untuk membantu pelaksanaan tugas fungsinya pada tahun 2020 ini Kantor Pertanahan Kota Balikpapan di bantu PPNP sebanyak 54 orang dengan rincian tugas sebagai berikut :
No Jabatan Jumlah (Orang)
1 Asisten Verifikator Berkas 4
2 Operator Komputer 24
3 Pengelola Aplikasi 3
4 Costumer Service 2
5 Asisten Pengadministrasi Umum 21
TOTAL 54
Tabel 3 Sumber Daya Manusia PPNPN Kantor Pertanahan Kota Balikpapan
Mela 11
3. Prasarana Pendukung PRASARANA
KANTOR JUMLAH KONDISI BAIK KONDISI RUSAK
Komputer 64 48 14
Printer 71 71 0
AC 56 31 25
Genset 1 1 0
Mesin Ketik 1 1 0
Plotter 2 0 2
Scanner 18 5 13
Laptop/Notebook 40 21 19
UPS 13 2 11
Tabel 4 Prasarana Pendukung yang dimiliki Kantor Pertanahan Kota Balikpapan
4. Penganggaran
Dukungan anggaran untuk menunjang pelaksanaan tupoksi pelayanan pertanahan diakomodir dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) yang ada pada Kantor Pertanahan Kota Balikpapan pada Tahun 2020 yang alokasi menurut kegiatannnya adalah sebagai berikut :
No. Nama Kegiatan Pagu
1 Penyelenggaraan Dukungan Manajemen dan
Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya di Daerah 7.103.861.000 2 Pengelolaan Sarana dan Prasarana (Daerah)
67.500.000 3 Penyelenggaraan Pengembangan Infrastruktur
Keagrariaan di Daerah 2.450.075.000
4 Penyelenggaraan Penataan Hubungan Hukum
Keagrariaan di Daerah 1.498.189.000
5 Penyelenggaraan Penataan Agraria di Daerah
451.047.000 6 Penyelenggaraan Pengadaan Tanah di Daerah
41.385.000 7 Penyelenggaraan Pengendalian Pemanfaatan
Ruang dan Penguasaan Tanah di daerah 13.080.000 8 Penyelenggaraan Penanganan Masalah Agraria
dan Tata Ruang di Daerah 192.476.000
TOTAL
11.817.613.000 Tabel 5 Struktur DIPA Kantor Pertanahan Kota Balikpapan
Mela 12
BAB III ANALISIS MASALAH
A. Identifikasi Masalah Pada Area Tugas dan Fungsi Yang Bermasalah
Dari hasil identifikasi dan pengamatan yang telah dilaksanakan oleh penyusun selama hampir 2 tahun bertugas di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan, beberapa permasalahan yang selalu terjadi dan perlu segera dilakukan penanganan khusus yang menyangkut pelaksanaak tupoksi sub bagian tata usaha adalah terkait peningkatan kinerja di bidang pelayanan loket pertanahan, pengelolaan BMN, pengelolaan kepegawaian dan pengelolaan keuangan. Hal ini bisa dianggap sebagai isu strategis karena terkait dengan kondisi Kantor Pertanahan Kota Balikpapan yang menjadi mandatory dalam penerapan zona integritas dan untuk lebih meningkatan nilai dokumen laporan akuntabilitas instansi pemerintah (LAKIP) Kantor Pertanahan Kota Balikpapan.
1. Isu Strategis
Pada Kantor Pertanahan Kota Balikpapan di Sub Bagian Tata Usaha, beberapa isu strategis berdasarkan gap yang terjadi pada kondisi saat ini, antara lain :
a. Gap : Minimnya SDM yang dimiliki dalam menunjang kegiatan di loket pelayanan pertanahan dibanding kebutuhan di ABK sejumlah 15 orang masih terpenuhi 5 orang
Isu Strategis : Model pelayanan loket pertanahan kepada masyarakat dirasakan belum efektif dan efisien sehingga menimbulkan kesan berbelit-belit dan menimbulkan antrian yang lama
b. Gap: Hanya 1 orang PPNPN SDM yang menangani aplikasi kepegawaian dan belum adanya sanksi bagi ASN yang tidak melengkapi dokumen kepegawaian di SIMPEG
Isu Strategis : Masih rendahnya tingkat kepatuhan para ASN dalam mengisi data-data kepegawaian yang diminta di SIMPEG sehingga mempengaruhi validitas data kepegawaian data yang terbaca oleh biro kepegawaian ATR/BPN Pusat;
Mela 13
c. Gap : Minimnya SDM yang menangani aplikasi SIMAK BMN dan penyusuanan RKBMN belum sesuai dengan kebutuhan riil
Isu Strategis : Penatausahan barang milik negara belum dilaksanakan secara tertib, sehingga data pokok aset yang tercantum di dalam aplikasi SIMAK-BMN tidak menggambarkan kondisi riilnya baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya, sehingga cukup menimbulkan permasalahan ketika akan melakukan perencanaan rencana kebutuhan BMN (RKBMN)
d. Gap : Realiasasi anggaran DIPA 2020 belum optimal hanya sebesar 84 % dari PAGU
Isu Strategis : Belum optimalnya pemanfaat potensi anggaran DIPA yang dapat dimanfaatkan untuk menunjang kinerja layanan pertanahan menjadi lebih baik, hal itu tentunya juga berdampak dengan penilaian kinerja anggaran yang dianggap tidak berdasarkan perencanaan yang baik.
2. Identifikasi Permasalah
.Faktor-faktor penyebab terjadinya isu-isu permasalahan yang ada pada Kantor Pertanahan Kota Balikapan, khususnya di Sub Bagian Tata Usaha adalah:
a. Kompetensi petugas loket front office belum memenuhi standar sehingga sering terjadi kekurang berkas dikarenakan kekurang telitian pemeriksaan berkas, serta penggunaan model antrian elektronik konvensional masih memberikan celah kepada masyarakat yang belum tentu memiliki keperluan untuk mendapat layanan kepada masyarakat ikut mengantri, ;
b. Rendahnya kesadaran para ASN dalam mengumpulkan dokumen kepegawaian yang dimiliki sehingga kalaupun admin SIMPEG di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan akan membantu mengentry berkasi kepegawaian ke aplikasi ternyata dokumennya dengan berbagai alasan tidak tersedia di bundel file kepegawaian ASN yang dimaksud;
c. Banyaknya barang-barang BMN yang letaknya tidak sesuai dengan DBR sehingga kesulitan dilakukan pelacakan kondisi riilnya, disatu sisi didalam gudang bertumpuk BMN yang sudah tidak dimanfaatkan dimanfaatkan.
d. Adanya saving anggaran sebagai akibat dari Kebijakan Pemerintah untuk mengatasi Penyebaran Wabah Virus Covid-19 Corona,
Mela 14
termasuk yang telah dianggarkan untuk kegiatan dukungan manajemen di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan sehingga terjadi banyak perubahan prioritas dalam pembelanjaan, selain itu juga alokasi perjalanan dinas dan penyelenggaraan rapat dimasa covid 19 ini tidak bisa dilaksanakan berakibat alokasi anggaran yang telah direncanakan tidak dapat direalisasikan secara optima.l
B. Penetapan Masalah Utama
Dari hasil identifikasi permasalahan yang diuraikan di atas, terdapat berapa isu terpilih yang menjadi permasalahan di sub bagian tata usaha untuk kemudian dilakukan penilaian untuk dipilih menjadi satu isu utama khusunya guna menunjang peningkatan nilai kepuasan masyarakat sehingga dapat mendukung pelaksanaan Zona Integritas dan penilaian reformasi birokrasi untuk mencapai WBK, menggunakan metode ASTRID, diperoleh hasil sebagai berikut : :
No. Kriteria Bobot Isu Strategis Ket
A B C D
1. Aktual 15 15 15 10 10
2. Spesifik 10 10 8 10 5
3. Transformasi 10 10 10 8 7
4. Relevan 15 15 15 14 14
5. Inovatif 20 15 10 10 10
6. Dapat dilaksanakan sesuai masa pelatihan
30 25 23 23 23
Jumlah 100 90 81 75 69
Tabel 6 Pemilihan isu atau permasalahan dengan Metode ASTRID
KETERANGAN :
A. Isu Strategis 1: Belum efektif dan efisiennya model pelayanan loket di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan, sehingga sehingga menimbulkan kesan berbelit-belit dan menimbulkan antrian yang lama.
B. Isu Strategis 2: Masih rendahnya tingkat kepatuhan para ASN dalam mengisi data-data kepegawaian yang diminta di SIMPEG sehingga mempengaruhi validitas data kepegawaian data yang terbaca oleh biro kepegawaian ATR/BPN Pusat.
C. Isu Strategis 3: Penatausahan barang milik negara belum dilaksanakan secara tertib, sehingga data pokok aset yang tercantum di dalam aplikasi SIMAK-BMN tidak menggambarkan kondisi riilnya baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya, sehingga cukup menimbulkan
Mela 15
permasalahan ketika akan melakukan perencanaan rencana kebutuhan BMN (RKBMN).
D. Isu Strategis 4: Belum optimalnya pemanfaat potensi anggaran DIPA yang dapat dimanfaatkan untuk menunjang kinerja layanan pertanahan menjadi lebih baik, hal itu tentunya juga berdampak dengan penilaian kinerja anggaran yang dianggap tidak berdasarkan perencanaan yang baik..
Dari hasil analisa ASTRID diperoleh isu strategis yang Pertama (A) yang memperoleh bobot poin yang paling tinggi yaitu Belum efektif dan efisiennya model pelayanan loket di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan, sehingga jumlah antrian masyarakat yang akan memanfaatkan layanan pertanahan relatif banyak.
Isu terpilih tersebut memenuhi kriteria yang dipersyaratkan ada dalam Metode ASTRID yaitu:
1. Aktual , bahwa peningkatan pelayanan publik pada saat ini menjadi isu utama yang harus dipenuhi oleh instansi pemerintah terutama dalam rangka penerapan zona integritas.
2. Spesifik, artinya isu ini khusus mengupas tentang model pelayanan loket pertanahan yang ada di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan, dengan memanfaatkan aplikasi layanan antrian online.
3. Transformatif, isu ini mengedukasi masyarakat untuk dapat menerima perubahan dari sistem antrian manual menjadi antrian berbasis online dalam memanfaatkan layanan di loket pertanahan.
4. Relevan, artinya sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi / unit organisasi dan merupakan tanggung jawab Sub Bagian Tata Usaha.
5. Inovatif atinya bersifat baru, kebaruan bagi unit organisasi terkait dan kriteria, dan
6. Dapat dilaksanakan sesuai masa pelatihan peserta dalam Pelatihan Kepemimpikan Pengawas (PKP) Angkatan IV Tahun 2020.
Permasalahan atau isu utama terpilih yaitu belum efektif dan efisiennya model pelayanan loket di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan, sehingga sehingga menimbulkan kesan berbelit-belit dan menimbulkan antrian yang lama. Selanjutnya perlu dilakukan analisa untuk mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan permasalahan tersebut timbul. Faktor-faktor tersebut akan diidentifikasi dengan menggunakan Analisis Fishbone, inilah nantinya yang akan digunakan sebagai dasar dan akan dipilih sebagai kondisi yang perlu diatasi atau diminimalisir efek negatifnya dengan merancang sebuah inovasi dalam bentuk pemanfaatan aplikasi layanan antrian online.
Penyebab dari permasalahan yang timbul tersebut dapat dilihat dalam model
Mela 16
Diagram Fishbone, berikut ini:
MACHINE MATRIAL
- Kurangnya Komputer yang memadai
- Mesin EDC masih terbatas
Ruangan Loket Pelayanan sering overload
oleh pengantri
Sistem Antrian Elektronik
Manual Model pelayanan
di loket masih lambat
Alokasi Anggaran
yang terbatas
Formulir / data pendukung tidak lengkap
Keterbatasan SDM
Banyaknya masyarakat
yang mengatri
Belum efektif dan efisiennya model pelayanan loket
di Kantor Pertanahan Kota
Balikpapan,
METHOD MONEY MAN
Gambar 1 Analisis Fishbone Penyebab Munculnya Isu Utama
Berdasarkan uraian dari analis model Diagram Fishbone di yaitu bahwa banyaknya antrian masyarakat diloket pelayanan disebabkan oleh model pelayanan diloket yang masih cenderung lambat yang notabene ini terjadi karena keterbatasan sumbe daya serta kurang memadainya sarana dan prasarana yang ada, sehingga diperlukan suatu solusi yang dapat meminimalisir berbagai penyebab masalah yang terjadi tadi. Untuk menjawab permasalahan yang timbul dari isu strategis dan penyebab dari permasalahan tersebut diperoleh ide inovasi yang akan dilaksanakan pada aksi perubahan yaitu: “Peningkatan Kualitas Layanan Loket Permohonan melalui Pemanfaatan Aplikasi Antrian Berbasis Online di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan”
Mela 17
C. Analisis Kelayakan Inovasi
Rencana inovasi yang akan dilaksanaka yaitu penerapan sistem aplikasi antrian online, apabila dinilai dari sisi administrasi hal ini hanya melakukan penataan kepada masyarakat yang ingin memanfaatkan layanan pertanahan haruslah orang yang memang telah memiliki tujuan yang jelas, apakah mereka akan memasukan berkas, meminta informasi ataukah hendak mengambil produk/sertipikat yang sudah jadi, sehingga inovasi yang akan dijalankan layak secara administrasi untuk dilaksanakan.
Sedangkan terkait sumberdaya yang harus disediakan melalui apikasi online ini hanya memerlukan tenaga tambahan sebagai admin yang menverifikasi permohonan antrian ke Kantor Pertanahan dan Petugas yang mencetak nomor antrian berdasarkan tiket yang telah diperoleh masyarakat termasuk memfasilitasi masyarakat yang datang ke Kantor namun belum mendaftar di antrian online akan dibantu mendaftarkan diri di antrian online.
Untuk 2 (dua) kegiatan tersebut akan dioptimalkan PPNP yang selama ini berada di loket informasi sebagai admin verifikator dan petugas security bertugas untuk mencetak nomor antrian bagi masyarakat, sehingga tidak perlu ada penambah SDM baru, hanya perlu penambahan kelengkapan pendukung berupa komputer dan printer dengan spesifikasi tertentu.
Adapun spesifikasi tehnis aplikasi yang digunakan dalam kegiatan ini adalah hasil buatan dari pihak ketiga yang hostingnya berbagi dengan aplikasi lain yangtelah ada di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan sehingga lebih mudah dalam maintenance maupun pengembangannya.
Dari sisi kelayakan regulasi, kegiatan aksi perubahan ini telah didukung oleh peraturan-peraturan antara lain :
1. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan 2. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor
3 tahun 2010 tentang Loket Pelayanan Pertanahan
3. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang Nomor 38 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan
Untuk melakukan analisis kelayakan inovasi secara komprehensif terhadap isu strategis yang ada pada Kantor Pertanahan Kota Balikpapan perlu dituangkan dalam Kanvas Model Inovasi, sebagai berikut
Mela 18
Mitra Kerja a. Perbankan b. Lembaga Swasta
(programmer)
Kegiatan Utama
a. Peningkatan komptensi petugas front office ; b. Penerapan model layanan
one stop service;
c. Menerbitkan SK Kakan tentang SOP pelayanan one stop service ; aplikasi layanan tanpa tatap muka dan antrian online
d. Melakukan identifikasi DIPA untuk menunjang kegiatan inovasi
e. Mengadakan pelatihan / kepada petugas yang terkait dalam penerapan inovasi
Nilai yang ditawarkan : a. Semakin efektif dan efisien
model pelayanan loket pertanahan kepada masyarakat
Sumber Daya
a. SDM (Instansi/Lembaga Terkait)
b. Anggaran
c. Bahan dan Peralatan d. Sarana (Ruang Loket
Pelayanan)
Imbalan/Revenue
a. Mengurangi kerumunan masyarakat yang
membutuhkan layanan pertanahan
b. Meningkatkan produktivitas petugas loket
c. Meminimalisir kekurangan berkas permohonan yang diperlukan
Hubungan Klien
a. Peningkatkan pelayanan kepada masyarakat
b. Perubahan persepsi terhadap pengurusan layanan
pertanahan
Resiko
a. Resistensi dari masyarakat yang belum melek IT akan merasakan lebih susah kalo akan mendaftaran layanan pertanahan
b. Keluhan calo/perantara yang dibatasi aksesnya masuk ke area loket pelayanan tanpa memiliki tiket antrian yang harus didaftarkan sehari sebelumnya Unsur Biaya
a. Biaya rapat-rapat pembahasan SOP b. Biaya inhouse training c. Biaya pembuatan aplikasi d. Biaya alat dan bahan
pelatihan
Biaya pengadaan sarana dan prasarana
Target Klien Masyarakat yang
membutuhkan layanan di bidang pertanahan
Legalitas (aturan yang mendukung terhadap proyek) a. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik
Indonesia Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan
b. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 tahun 2010 tentang Loket Pelayanan Pertanahan
c. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang Nomor 38 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan
Akuntabilitas
Meminimalisir anggapan masyarakat bahwa pelayanan dalam rangka pengurusan layanan pertanahan terkesan lama dan berbelit-belit Sustainalibillitas (keberlanjutan)
Meningkatkan kualitas layanan pertanahan dengan berbasis tehnologi informasi mengacu dengan pemanfaatan aplikasi layanan tanpa tatap muka dan antrian online
Gambar 2. Model Kanvas Inovasi
Mela 19
BAB IV
STRATEGI MENGATASI MASALAH
A. Terobosan inovasi
Inovasi yang dikembangkan saat ini tidak terlepas dari dua kegiatan yang telah dilakukan terlebih dahulu yaitu yang pertama adalah penerapan one stop service pada layanan loket front office, dimana jika sebelumnya masyarakat mesti 3 (tiga) kali mengantri yaitu : 1) ketika memasukan berkas;
2) Ketika menunggu SPS dan 3) ketika akan membayar PNBP. Pola tersebut diubah dimana petugas front office melayani masyarakat mulai dari memeriksa berkas , membuatkan SPS dan memfasilitasi pembayaran PNBP melalui mesin EDC yang tersedia, sehingga pemohon hanya cukup satu kali antri sudah selesai mendapat layanan di loket front office.
Kedua adalah pemanfataan aplikasi layanan mandiri elekronik tanpa tatap muka (Laman Etam) yaitu suatu aplikasi berbasis online yang dikembang kan dimasa covid-19 untuk memfasilitasi masyarakat yang akan memanfaatkan layanan pertanahan cukup mendaftar dan mengupload kelengkapan berkas pada aplikasi ini yang selanjutnya akan diperiksa oleh petugas di Kantor dan ditindaklanjuti dengan penerbitan SPS untuk dilakukan pembayaran dan kemudian asli berkas permohonan dikirim ke kantor dengan stopmap plastik tertutup atau disampaikan langsung ke drop box yang ada di loby depan kantor.
Hal yang masih menjadi celah dari kedua inovasi tersebut, belum terakomodasinya pengaturan bagi masyarakat yang tetap memerlukan layanan tatap muka langsung di Kantor Pertanahan. Ini mengakibatkan masih banyak masyarakat yang datang ke Kantor untuk menanyakan berbagai hal yang terkait layanan pertanahan sehingga menimbulkan kerumunan didepan loby, kondisi ini tidak bisa menyalahkan masyarakat karena sesuai surat edaran dari kementerian ATR/BPN bahwa layanan tatap muka masih dimungkinkan bagi layanan yang bersifat “urgent”. Namun bagaimana kah kategori yang bisa dikatakan urgent tidak dijelaskan.
Untuk itulah guna mengatur mekanisme pelayanan tatap muka di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan, pada awal bulan Juni 2020 dikembangkan sebuah inovasi berupa layanan antrian online serta mulai diuji
Mela 20
coba penerapannya pada bulan Juli 2020, dimana bagi masyarakat yang akan memanfaatkan layanan tatap muka harus mendaftar dulu di aplikasi sesuai jenis layanan yang dikehendaki lalu ditentukan kapan waktunya dan setelah disetujui oleh admin maka pemohon akan memperoleh tiket dengan kode tertentu untuk dibawa sesuai waktu yang ditentukan. Tiket tersebut kemudian di perlihatkan kepada satpam untuk dientry diaplikasi untuk dicetakan nomor antriannya dan setelah itu baru masyarakat dipersilahkan masuk ke dalam ruang loket pelayanan. Kondisi ini sekaligus melihat seberapa urgent layanan yang dibutuhkan masyarakat untuk langsung bertatap muka, dalam artian jika memang sangat penting dan harus langsung kekantor maka mereka tentu tidak akan keberatan untuk menggunakan aplikasi antrian online ini. Melalui kegiatan aksi perubahan ini selama 2 (bulan) kedepan akan dilakukan penyempurnaan terkait pelaksanaan penerapan antrian online tersebut.
B. Hasil Inovasi
1. Jangka pendek selama 2 (dua) bulan masa implementasi aksi perubahan, yaitu :
a. Menyusun SOP inovasi yang akan dilaksanakan
b. Mensosialisasikan penggunaan aplikasi antrian online kepada masyarakat online melalui berbagai media sosial
c. Memanfaatkan aplikasi antrian online ini sebagai salah satu protokol pengendalian penyebaran covid-19 karena semua data masyarakat tercatat dalam aplikasi antrian online
d. Membatasi jumlah masyarakat yang dapat masuk ke ruang loket pelayanan sesuai ketentuan yang diijinkan dalam rangka pengendalian penyebaran covid 19
2. Jangka menengah setelah masa pelatihan selesai
a. Apabila pandemi covid 19 sudah berakhir, berharap aplikasi ini tetap diterapkan guna mengontrol masyarakat yang akan memanfaatkan layanan tatap muka di Kantor Pertanahan.
b. Meningkatnya kesadaran masyarakat untuk lebih friendly terhadap memanfaatkan aplikasi berbasis online
c. Terus melakukan pengembangan aplikasi layanan antrian online dan jika memungkinkan akan dikembangkan dengan versi android agar lebih user friendly.
Mela 21
C. Manfaat Inovasi (Impact)
Manfaat yang ingin diperoleh untuk jangka waktu 1 (satu) tahun dan seterusnya akan mengubah persepsi masyarakat dalam menilai pelayanan di loket front office sudah lebih efektif dan efisien, sehingga bisa berpengaruh terhadap tingkat kepuasan masyarakat dan Kantor Pertanahan Kota Balikpapan dapat memperoleh predikat WBK.
D. Pemanfaatan Sumber Daya
Untuk dapat menerapkan layanan aplikasi antrian online dalam memberikan layanan yang efektif dan efisien, maka sangat diperlukan pemanfaatan sumber daya yang terdiri dari :
sumber daya manusia terkait pembentukan tim efektif dan stakeholder
regulasi peraturan SOP dan Pembagian Tugas Anggota Tim
sarana dan prasarana pembuatan aplikasi
anggaran ketersediaan anggaran
1. Membangun Tim Kerja dan Jejaring Kerja
Tim kerja yang dibentuk dalam penerapan kegiatan aksi perubahan adalah Kepala Kantor Pertanahan, Kepala Sub Bagian Tata Usaha/Pejabat Pengawas, Pejabat Pelaksana dan Staf Pelaksana di Sub Bagian Tata Usaha, namun dalam pelaksanaannya tentunya membutuhkan dukungan dari komponen-komponen lain, sehingga selain tim kerja yang solid diperlukan juga membina jejaring yang baik dengan para pemangku kepentingan yang dapat mendukung keberhasilan pelaksanaan aksi perubahan ini , seperti yang tertuang dalam gambar berikut ini :
Mela 22
COACH
MENTOR
TEAM LEADER
STAKE HOLDER 1. Pengguna layanan 2. Petugas Loket 3. Seksi-Seksi Tehnis
Koordinator
Aplikasi Koordinator Sapras
TEAM
APLIKASI TEAM
Sapras
Arahan/Petunjuk Koordinasi
Gambar 3 : Model Komunikasi Jejaring Kerja 2. Uraian Tugas dan Tanggung jawab Tim Kerja :
a. Mentor mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) Memberikan masukan penyempurnaan terhadap rencana aksi perubahan
2) Memberikan arahan, motivasi dalam pelaksanaan aksi perubahan;
3) Membantu pemimpin aksi perubahan dalam memetakan tahapan dan langkah aksi yang akan dilaksanakan
4) Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas Pemimpin aksi perubahan secara profesional serta berperan sebagai inspirator;
5) Memberikan dukungan penuh kepada pemimpin aksi perubahan;
6) Memberikan evaluasi terhadap pelaksanaan aksi perubahan.
b. Coach mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) Memberikan bimbingan dan masukan penyempurnaan terhadap rencana aksi perubahan;
2) Membantu pemimpin aksi perubahan dalam memetakan tahapan dan langkah aksi yang akan dilaksanakan;
3) Memberikan arahan untuk bahan evaluasi terhadap pelaksanaan aksi perubahan.
c. Pemimpin Aksi Perubahan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) Memimpin jalannya aksi perubahan;
Mela 23
2) Berkonsultasi dengan mentor untuk membentuk Tim Kerja 3) Memberikan arahan strategi kepada Tim;
4) Menyusun rencana kerja Tim;
5) Mengkoordinasikan kegiatan;
6) Melakukan komunikasi dan membuat kesepakataan dengan Stakeholders;
7) Melaporkan pelaksanaan aksi perubahan dan hasilnya;
d. Koordinator Aplikasi
1) Mengkoordinasi Tim terkait pelaksanaan aplikasi layananan antrian online
2) Mengkoordinasikan dengan pemimpin aksi terkait kebutuhan dan permasalahan dalam penerapan aplikasi serta solusi penyelesaiannya
3) Menyiapkan materi sosialisasi aplikasi antrian online e. Koordinator Sapras
1) Mengkoordinasi Tim terkait perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana
2) Mengkoordinasikan dengan pemimpin aksi terkait kebutuhan sarana dan prasarana penunjang pelaksanaan rencana aksi 3) Menyiapkan perencanaan estimasi anggaran yang dibutuhkan f. Tim Aplikasi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1) Melaksanakan Tugas sebagai admin verifikator ;
2) Melaksanakan Tugas pencetakan nomor antrian berdasarkan tiket yang dimiliki masyarakar;
3) Melakukan sosialisasi aksi perubahan
4) Memberikan masukan untuk pengembangan aplikasi
e. Tim Sapras mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) Menyiapkan sarana dan prasarana yang diperlukan;
2) Memberikan perncanaan kebutuhan sarana dan prasarana kepada koordinator.
3) Memberikan informasi jika diperlukan adanya maintenance terahadap sarana dan prasarana yang digunakan.
3. Stakeholders
a. Identifikasi Stakeholder
Stakeholder atau pemangku kepentingan terkait disini adalah pihak yang secara langsung atau tidak langsung yang berperan terhadap keberhasilan pelaksanaan aksi perubahan, serta yang mendapatkan dampak atau memanfaatkan hasil dari proyek perubahan ini.
Mela 24
b. Stakeholder Internal
Stakeholder internal dalam aksi perubahan ini adalah : 1). Kepala Kantor Pertanahan;
2). Kasi IP 3) Kasi HHP 4) Kasi P2
5) Petugas Front Office 6) Petugas Back Office 7) Security
c. Stakeholder Eksternal
Stakeholder eksternal dalam dalam aksi perubahan adalah:
a). Masyarakat yang bersangkutan b). Masyarakat sebagai perantara / calo c). Perbankan
d) Badan Hukum e) Instansi Pemerintah 4. Pemetaan Stakeholders
Dalam melaksanakan pemetaan stakeholder penyusun melaksanakan brainstorming untuk mengidentifikasi bagaimana mereka akan terlibat dan terpengaruh dari aksi perubahan yang diterapkan serta kepentingan yang dimiliki dalam memperkirakan sukses atau gagal nya suatu kegiatan yang direncanakan dalam rangka melakukan perubahan untuk meningkatkan kinerja pelayanan. Memetakan para stakeholder dapat memanfaatkan diagram Pengaruh/Interest sebagai berikut ini :
LATTEN
(High Influence, Low Interest) Perbankan Instansi Pemerintah Petugas
Pelaksana
PROMOTOR
(High Influence, High Interest) Kepala Kantor
Kasi IP Kasi HTPT
APHATETIC
(Low Influence, Low Interest) Para Perantara / Calo Aparat
Kelurahan
DEFENDER
(Low Influence, High Interest) Masyarakat Umum Badan
Hukum
Gambar 4 : Kuadran Pemetaan Stakeholder
Mela 25
Keterangan :
1. Kepala Kantor, Kasi IP dan Kasi HHP masuk dalam promotor karena memiliki pengaruh besar dan kepentingan yang tinggi sehingga perlu strategi komunikasi yang lebih intensif dalam meminta dukungan guna suksesnya aksi perubahan ini
2. Masyarakat dan badan hukum, kuadran defenders karena mereka tidak bisa mempengaruhi pelaksanaan kegiatan namun sangat membutuhkan nya karena ingin mendapatkan layanan yang lebih baik.
3. Perbankan, Instansi Pemerintah dan Petugas Pelaksana masuk dalam kuadran latens, karena meskipun mereka memiliki pengaruh atau sumber daya dalam mendukung keberhasilan inovasi ini,, namun kemanfaatan yang diperoleh relatif kecil
4. para perantara/calo dan aparat kelurahan dalam kuadran apathetic, yaitu stakeholder yang merasa tidak mendapat pengaruh dari inovasi yang dilakukan dan bahkan kepentingan mereka malah menjadi terganggu dikarenakan masyarakat yang cenderung tidak akan lagi menggunakan perantara.
5. Jadwal Pelaksanaan
Rancangan Aksi Perubahan Peningkatan Kualitas Layanan Loket Permohonan melalui Pemanfaatan Aplikasi Antrian Berbasis Online di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan dilaksanakan dengan tahapan dan penjadwalan sebagai berikut:
a. Pembentukan Tim Efektif (M-01)
b. Rapat koordinasi Tim membahas persiapan kegiatan (M-01) c. Pembuatan aplikasi, SOP dan brosur (M-01 s.d. M-02) d. Publikasi (M-02)
e. Pelaksanaan Kegiatan Pelayanan (M-02 s.d. M-08) f. Monitoring dan Evaluasi kegiatan (M-04 dan M-08) g. Pelaporan (M-08)
Mela 26
6. Penganggaran
No. Program/Kegiatan Volume Harga
Satuan
Jumlah
Biaya Ket.
1. Persiapan - Belanja Bahan:
- Snack Rapat Koordinasi 1 PKT 2.000.000 2.000.000 2. Belanja Barang
- Bahan Penunjang Komputer
- Biaya Belanja W eb Service
1 PKT 3.000.000 3.000.000
3 Pengadaan Sapras
PC All in One 2 unit 11.500.000
3.500.000
23.000.000 3.500.000
JUMLAH 34.500.000
Tabel 7 : Rencana Anggaran Biaya
E. Pengendalian Mutu Pekerjaan
Pengendalian pekerjaan dilakukan untuk mengetahui dan memastikan pelaksanaan kegiatan aksi perubahan dapat berjalan dengan baik demi tercapainya tujuan dari kegiatan, dengan memperhatikan beberapa kendala atau hambatan atau capaian ouput yang akan dihasilkan dalam pelaksanaannya :
1. Resiko
Penggunaan layanan antrian online berbasis web tentunya memerlukan dukunga jaringan internet yang stabil, sehingga kemungkinan kendala yang akan dialami apabila ada gangguan terhadap jaringan internet yang ada baik didalam internal Kantor Pertanahan maupun di pihak masyarakat pengguna layanan.
2. Legalitas
PP 128 Tahun 2015 dan Surat Tugas dari Kepala Kantor Pertanahan Kota Balikpapan sebagai Tim Internal pelaksanaan aksi perubahan.
2. SOP pada pelaksanaan kegiatan aksi perubahan
Standar pengoperasian aplikasi antrian online sangat diperlukan sebagai acuan bagi para pengguna yang meliputi masyarakat pengguna, admin verifikator dan Petugas pencetak antrian, karena tanpa adanya kejelasan
Mela 27
operasional maka dapat menyebabkan aplikasi ini tidak dapat optimal mencapai tujuan yang diharapkan..
3. Akuntabilitas
Penggunaan aplikasi aplikasi antrian online dibuat dan dibangun dengan menggunakan anggaran keuangan yang bersumber dari DIPA Kantor Pertanahan Kota Balikpapan Tahun 2020 khususnya dari pos anggaran pengelolaan dukungan manajemen perkantoran melalui proses revisi serta anggaran lain yang diperbolehkan oleh peraturan perundang- undangan.
4. Sustainabilitas
Pemanfaatan Teknologi Informasi sejalan dengan perkembangan pada masa sekarang. Di samping itu, inovasi layanan ini mudah untuk dijalankan dan dikembangkan sehingga diharapkan dapat digunakan oleh Kantor Pertanahan lain yang membutuhkan penggunakan aplikasi sejenis.
F. SOP Pelayanan Publik (sesuai rencana aksi)
Alur proses penggunaan aplikasi layanan antrian online adalah sebagai berikut :
1. Masyarakat membuka website layanan antrian online di alamat www.lamantamu-bpn.com
2. Pilih salah satu menu layanan pada menu daftar (pendaftaran berkas atau informasi dan penyerahan produk)
3. Isi Data diri, serta upload dokumen pendukung jika sudah lengkap, tekan tombol submit, pemohon akan mendapat tiket tanda register.
4. Admin verifikator akan memeriksa dan memverifikasi pendaftaran pemohon tersebut,
5. Bila diterima oleh admin maka tiket tanda register tersebut akan tervefikasi dalam sistem untuk kemudian dicetak atau di capture untuk kemudian dibawa ke ke Kantor Pertanahan sesuai tanggal yang tertera pada tiket register tersebut.
6. Setelah datang ke Kantor Pertanahan perlihatkan tiket register tersebut
Mela 28
untuk dimasukan kedalam sistem antrian oleh menu admin , jika terdaftar maka akan keluar nomor antrian.
7. Dengan membawa nomor antrian tersebut pemohon siap diterima oleh petugas di loket pelayanan sesuai yang diinginkan
Adapun dalam masa transisi bagi masyarakat yang datang langsung dan belum melakukan pendaftaran lewat aplikasi antrian online, akan dibantu oleh satpam dalam mendaftar melalui komputer yang tersedia sampai mendapatkan tiket tanda register yang sudah tervalidasi, dan pemohon tersebut dipersilahkan pulang dulu untuk kemudian datang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan..
Mela 29
BAB V
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN 1. Membangun Integritas
Membangun integritas layanan yang dilakukan adalah dengan berkomitmen untuk merubah/melakukan transformasi layanan menjadi lebih baik dari sebelumnya menuju pelayanan prima. Transformasi dimulai terlebih dahulu menemu kenali kondisi layanan yang terjadi melalui proses diagnosa yang ditindaklanjuti dengan pembenahan melalui aksi perubahan.
Pada periode aksi perubahan , Layanan Antrian Online diselenggarakan untuk masyarakat pengguna layanan pertanahan yang memerlukan layanan tatap muka langsung atau semi tatap muka. Layanan tatap muka langsung adalah masyarakat yang murni baru akan menggunakan layanan pertanahan setelah datang langsung ke Kantor Pertanahan, sedangan semi tatap muka adalah masyarakat yang telah mendaftarkan permohonan melalui layanan mandiri elektronik tanpa tatap muka (LAMANeTAM) namun ketika ingin menyerahkan berkas fisiknya masih ada informasi yang ingin ditanyakan. Kondisi ini salah satu adalah terkait kondisi pandemi Covid-19 yang menuntut segera dilakukan perubahan/inovasi cara melayani sehingga pelayanan yang bersifat tatap muka secara langsung hanya dibatasi kepada yang bersifat “urgent”.
Berangkat dari kondisi yang terjadi maka segera dilakukan pembenahan layanan berupa transformasi layanan antrian loket yang semula konvensional dilakukan menjadi berbasis online yang dapat diakses oleh seluruh masyarakat umum.
Komitmen yang disepakati adalah Layanan antrian online dapat diakses seluruh lapisan masyarakat dan dilakukan secara daring (tanpa tatap muka) dimana proses pengolahan berkas tetap mempergunakan aplikasi KKP WEB. Online yang disepakati adalah tidak berlakunya sistem antrian
Mela 30
konvensional dimana masyarakat yang datang ke kantor baru mengambil antrian tanpa di ketahui terlebih dahulu layanan apa yang akan mereka butuhkan. Proses interaksi antara pemohon dan admin dilakukan melalui aplikasi LAMAN TAMU (Layanan Antrian Mandiri Tatap Muka) , perangkat komunikasi Whatssapp, Sosial Media dan email sebagai sarana pengaduan jika ada permasalahan terhadap penerapan aplikasi tersebut.
Komitmen dalam mewujudkan Transformasi Layanan antrian online dilakukan dengan Langkah-langkah persiapan sebagai berikut :
1. Pembuatan Surat Tugas Aksi Perubahan (Terlampir)
2. Melakukan Revisi Anggaran sebagai sumber pembiayaan Aksi Perubahan.
3. Pembuatan SOP Layanan Antrian Online (Terlampir)
4. Pembuatan video Tutorial, Infografis dan leaflet sebagai sumber informasi tata cara penerepan dan penggunaan aplikasi antrian online (Terlampir)
5. Pembuatan Aplikasi Antrian Online.
Komitmen dalam mewujudkan Transformasi Layanan disepakati memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
1. Percepatan Layanan dan tetap sesuai SOP menuju pelayanan prima 2. Modernisasi Layanan sesuai SOP menuju pelayanan prima.
3. Trasnformasi Layanan yang inovatif, akuntabel, dan tanpa korupsi
4. Perbanyak Komunikasi dan Sosialisasi kepada pemangku Kepentingan.
2. Pengelolaan Budaya Layanan.
Pengelolaan Budaya layanan ini dijalankan dengan melakukan penataan organisasi kerja yang terkait dengan pelaksanaan layanan, pengelolaan sumber daya baik personil, peralatan maupun pendanaan dalam mendukung aksi perubahan untuk menciptakan inovasi layanan serta upaya perubahan pola pikir/mindset kepada seluruh pegawai untuk
Mela 31
memberikan pelayanan yang modern dan inovatif menuju pelayanan prima dengan prinsip nir pungli, nir korupsi dan nir gratifikasi.
Aksi perubahan dilaksanakan untuk mewujudkan layanan yang prima dalam mewujudkan Zona Integritas Kantor Pertanahan Kota Balikpapan untuk Wilayah Bersih Melayani dan Wilayah Bersih dan Bebas Korupsi.
Melalui inovasi layanan yang dibangun, Layanan Informasi Antrian Online dilaksanakan secara daring sehingga pungli, gratifikasi dan korupsi tidak dapat terjadi dalam pelaksaukurnaan layanan. Dengan inovasi layanan yang dibangun, personil layanan akan mulai terbiasa dengan pelaksanaan pekerjaan secara online dan nantinya akan menumbuhkan ide-ide inovatif layanan bersifat online. Aksi perubahan yang dilaksanakan, dalam jangka Panjang akan merambah pada seluruh layanan meskipun pandemi Covid-19 telah berakhir. Kesuksesan dari aksi perubahan ini juga di dukung dengan sosialisasi yang intensif kepada pemangku kepentingan layanan.
Adapun guna mengukur tingkat kepuasaan masyarakat terhadap layanan pertanahan sebelum dan sesudah adanya penerapan layanan antrian online, mengacu kepada hasil survey IKM yang dibuat oleh Kementerian ATR/BPN melalui alamat https://ikm.atrbpn.go.id/ , dimana ruang lingkup yang dinilai sesuai dengan Peraturan MenPANRB Nomor 16 Tahun 2014 tentang Pedoman Survei Kepuasan Masyarakat Terhadap Penyelenggaraan Pelayanan Publik yang terdiri dai 9 (sembilan) indikator yaitu :
a. Persyaratan
Persyaratan adalah syarat yang harus dipenuhi dalam pengurusan suatu jenis pelayanan, baik persyaratan teknis maupun administratif.
b. Prosedur
Prosedur adalah tata cara pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan, termasuk pengaduan.
c. Waktu pelayanan
Waktu pelayanan adalah jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proses pelayanan dari setiap jenis pelayanan.
Mela 32
d. Biaya/Tarif
Biaya/Tarif adalah ongkos yang dikenakan kepada penerima layanan dalam mengurus dan/atau memperoleh pelayanan dari penyelenggara yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara penyelenggara dan masyarakat.
e. Produk Spesifikasi Jenis Pelayanan
Produk spesifikasi jenis pelayanan adalah hasil pelayanan yang diberikan dan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Produk pelayanan ini merupakan hasil dari setiap spesifikasi jenis pelayanan.
f. Kompetensi Pelaksana
Kompetensi Pelaksana adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh pelaksana meliputi pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan pengalaman.
g. Perilaku Pelaksana
Perilaku Pelaksana adalah sikap petugas dalam memberikan pelayanan.
h. Maklumat Pelayanan
Maklumat Pelayanan adalah merupakan pernyataan kesanggupan dan kewajiban penyelenggara untuk melaksanakan pelayanan sesuai dengan standar pelayanan.
Dimana didalam survey IKM Kementerian ATR/BPN indikator ini diganti menjadi kesiapan sarana dan prasarana dalam menunjang pelayanan.
i. Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan
Penanganan pengaduan, saran dan masukan, adalah tata cara pelaksanaan penanganan pengaduan dan tindak lanjut.
Sedangkan untuk mengetahui penilaian masyarakat terhadap penerapan aplikasi online dilakukan dengan mengadakan survey langsung kepada 100 (seratus) orang yang terdiri dari pendapat secara umum serta dikaitkan dengan 9 (sembilan) indokator kepuasaan masyarakat (kuisoner terlampir).
Mela 33
3. Pengelolaan Tim
Dalam mewujudkan tim yang akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan, Aksi Perubahan yang dilaksanakan melibatkan personil-personil yang dituangkan dalam Surat Tugas Kepala Kantor Pertanahan No. 414/ST-64.71.UP.02.01/VIII/2020 Tanggal 27 Agustus 2020 Tentang Tim Pelaksana Kegiatan Implementasi Aksi Perubahan Peningkatan Kualitas Layanan Loket Permohonan melalui Pemanfaatan Aplikasi Antrian Berbasis Online di Kantor Pertanahan Kota Balikpapan.
Surat Tugas tentang personil yang ditunjuk dalam aksi perubahan menjadi dasar dalam perubahan/revisi anggaran sebagai sumber pembiayaan dalam Aksi Perubahan yang dilaksanakan.
Dalam pelaksanaan aksi perubahan yang tertuang dalam Surat Tugas hanya melibatkan pelaksana yang terlibat dalam layanan antrian online sebanyak 5 orang terdiri dari Ketua Tim, 2 (dua) orang kordinator yang bertugas dalam pembangunan aplkasi dan penyediaan dukungan anggaran, serta 2 (dua) orang pelaksana aplikasi dan anggaran.
Manajemen pembagian kerja harus seefektif dan seefisien mungkin supaya pelaksanaan Aksi Perubahan dapat berjalan optimal seiring dengan pekerjaan lainnya.
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN 1. Capaian Tahapan Inovasi
Tahapan inovasi yang disepakati dijalankan dalam tiga tahapan, yaitu dalam jangka pendek 2 bulan, jangka menengah sampai dengan 6 bulan dan jangka Panjang sampai dengan Desember 2021. Adapun hasil dari pelaksanaan tahapan inovasi dapat dijelaskan dalam tabel berikut ini
Mela 34
Tabel 8. Capaian Tahapan Inovasi
No Nama Deskripsi Hasil
1 Jangka Pendek untuk kegiatan 2 bulan
Penyusunan SOP penerapan aplikasi Laman Tamu
Kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan bagi operasional layanan antrian online sehingga dapat menjadi pegangan bagi petugas pelaksana maupun stake holder internal dalam melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan ini
Terlaksana
Pembuatan Inforgrafis dan video tutorial pemanfaatan aplikasi Laman Tamu
Menjelaskan kepada para pengguna dan stakeholder yang terkait dalam pelaksanaan layanan, bahwa LaMan Tamu yang pada intinya memberikan penjellasan bahwa inovasi ini ditujukan untuk mengatur masyarakat yang memang masih membutuhkan layanan tatap muka langsung di Kantor Pertanahan , sekarang cukup membuat antrian dari rumah dulu sebagai syarat dapat memperoleh layanan di Kantor Pertanahan
Terlaksana
Melakukan Sosialisasi /Publikasieksternal kepada masyarakat
Penerapan kegiatan Laman Tamu ini diawali dengan pemasangan pengumuman tentang rencana penerapannya pada papan informasi dikantor pertanahan dengan memberikan masa transisis selama 1 (satu) minggu agar
masyarakat dapat mempersiapkan diri, serta dilakukan juga melalui media sosial dan media lainnya seperti WAG sinergi PPAT
Terlaksana
Pelaksanaan Kegiatan Menerapkan aplikasi antrian online ini kepada semua masyarakat yang memerlukan layanan tatap muka di Kantor Pertanahan khususnya untuk pendaftaran berkas serta
informasi/pengambilan produk
Terlaksana
Monitoring dan evaluasi Melakukan evaluasi kepuasan masyarakat terhadap layanan pertanahan dengan membandingkan nilai IKM dari Bulan Mei s/d Oktober 2020, serta melakukan survey kepada masyarakat tentang penerapan aplikasi antrian online
Terlaksana
2 Jangka Menengah untuk 6 bulan
1. Melakukan rencana pengembangan dan perbaikan konten dalam Laman Tamu
Laman Tamu sudah mengalami penyempurnaan / perbaikan sesuai yang dinginkan dan dibutuhkan oleh para stake holder
Belum terlaksana
2. LaMan Tamu mulai dirintis untuk dapat di gunakan dalam plat form android
Laman Tamu direncakan lebih user friendly dengan dirintis untuk dikembangkan versi androidnya
Belum terlaksana
3. Menambahkan semua blangko2 permohonan yang diperlukan oleh masyarakat pada tamplate di Laman Tamu
Kepada masyarakat yang membutuhkan blangko-blangko layanan pertanahan dapat langsung mendownload di tamplate di Laman Tamu sehingga dapat mengurangi pencetakan blangko permohohan di Kantor Pertanahan
Belum terlaksana
