LAPORAN
AKSI PERUBAHAN
UPT LABORATORIUM LINGKUNGAN DINAS LINGKUNGAN HIDUP
KOTA SINGKAWANG
PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI
QUICK INFORMATION SYSTEM
DISUSUN OLEH :
WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc NDH. 01
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2020
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
UPT LABORATORIUM LINGKUNGAN DINAS LINGKUNGAN HIDUP
KOTA SINGKAWANG
PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI
QUICK INFORMATION SYSTEM
DISUSUN OLEH :
WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc NDH. 01
Telah diseminarkan pada tanggal Oktober 2020
Di Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Provinsi Jawa Timur
Menyetujui,
Coach Mentor
Dr. T. KUNCORO, Drs., M.Si. Ir. FITRIADI, M.Si NIP. 19580311 198603 1 009 NIP. 19670111 199703 1 001
Pembina Utama ( IV/e ) Pembina ( IV/a ) Widyaiswara Ahli Utama
PERNYATAAN KOMITMEN MENGIMPLEMENTASIKAN AKSI PERUBAHAN PASCA PELATIHAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc
N I P : 19810821 200502 1 005
Pangkat / Gol. Ruang : Penata Tk. I / III/d
Jabatan : Kepala UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
Peserta Diklat : PKP Angkatan IV Tahun 2020 (Kontribusi) Provinsi Jawa Timur
Judul Laporan Aksi Perubahan :
“PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI QUICK
INFORMATION SYSTEM”
2. Nama : Ir. FITRIADI, M.Si
N I P : 19670111 199703 1 001
Pangkat / Gol. Ruang : Pembina / IV/a
Jabatan : Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan
Konservasi SDA Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang
Sebagai pejabat yang ditunjuk selaku Mentor atas nama peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas tersebut di atas.
Dengan ini menyatakan komitmen sebagai berikut :
1. Bahwa Aksi Perubahan yang merupakan indikator pencapaian hasil Pelatihan Kepemimpinan Pengawas akan diintegrasikan dalam Sasaran Kinerja Pegawai, sehingga memenuhi keberlanjutan dalam pencapaian milestones jangka pendek dan jangka panjang.
2. Bersedia dan sanggup untuk menyelesaikan dan menindaklanjuti target pencapaian milestone aksi perubahan jangka menengah dan jangka panjang karena sejalan dengan visi dan misi organisasi.
3. Akan melaporkan hasil Implementasi Aksi Perubahan jangka menengah dan jangka panjang kepada Penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan yang bersangkutan.
Demikian surat Pernyataan Komitmen ini dibuat dengan sebenarnya dan bersedia untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Surabaya, 7 Oktober 2020
Mentor, Peserta,
Ir. FITRIADI, M.Si WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc NIP. 19670111 199703 1 001 NIP. 19670111 199703 1 001
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya sehingga telah tersusun Laporan Aksi Perubahan dengan
judul “PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI QUICK
INFORMATION SYSTEM” pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
Laporan Aksi Perubahan ini diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan bagi Pemimpin Aksi Perubahan dan seluruh Stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan ini sehingga dapat membantu menyamakan persepsi dan membangun komitmen secara bersama-sama dalam mendukung implementasi aksi perubahan.
Pada kesempatan yang penuh bahagia ini, kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur beserta staf dan jajarannya.
2. Bapak Dr. T. KUNCORO, Drs., M.Si selaku coach.
3. Ibu EMY HASTUTI, S.Sos selaku Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
4. Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku mentor.
5. Rekan-rekan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang yang telah membantu pelaksanaan rancangan aksi perubahan ini.
6. Seluruh Panitia Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun 2020. 7. Teman-teman peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun
2020 dalam kebersamaan yang sangat baik, dan pihak-pihak lain yang turut membantu.
8. Keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan, motivasi dan do’a hingga selesainya penyusunan Rancangan Aksi Perubahan ini.
Dalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini pasti masih terdapat banyak kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik kami butuhkan untuk penyempurnannya. Akhirnya, dengan memohon petunjuk Allah SWT semoga Laporan Aksi Perubahan ini dapat memberikan manfaat yang nyata.
Penyusun,
WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
PERNYATAAN KOMITMEN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang... 1
1.2. Area dan Fokus Aksi Perubahan ... 4
1.3. Tujuan Aksi Perubahan ... 4
1.4. Manfaat Aksi Perubahan ... 5
1.5. Adopsi dan Adapsi Hasil Studi Lapangan ... 5
BAB II PROFIL PELAYANAN PUBLIK ... 8
2.1. Tugas Pokok Dan Fungsi... 8
2.2. Pelayanan Publik Sebelum Perubahan ... 9
2.3. Pelayanan Publik Sesudah Perubahan ... 10
BAB III ANALISIS MASALAH ... 11
3.1. Permasalahan ... 11
3.2. Penyebab Masalah ... 13
3.3. Akar Penyebab Masalah ... 13
3.4. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ... 14
3.5. Solusi Mengatasi Masalah ... 15
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 17
4.1. Terobosan / Inovasi ... 17
4.2. Tahapan Kegiatan ... 17
4.3. Sumber Daya (Peta Dan Pemanfaatan) ... 18
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 28
5.1. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 28
5.2. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 45
a. Capaian Dalam Perbaikan
Pelayanan Publik 45
b. Manfaat dan Dampak Aksi
Perubahan 49
5.3. Keberlanjutan Aksi Perubahan 51 BAB VI PENUTUP ... 53 6.1. Simpulan 53 6.2. Saran 54
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Kondisi Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota
Singkawang ... 3
Tabel 1.2 Harapan Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota Singkawang ... 3
Tabel 2.1 Data Pelayanan Jasa Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Tahun 2019 ... 9
Tabel 3.1 Parameter AKPL ... 11
Tabel 3.2 Analisa Permasalahan Dengan Metode APKL ... 12
Tabel 3.3 Analisa Akar Penyebab Masalah Dengan Metode Double I and U... 13
Tabel 3.4 Analisis Solusi Mengatasi Masalah Dengan Rumus L, R dan I... 15
Tabel 4.1 Tahapan Aksi Perubahan ... 17
Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder... 21
Tabel 4.3 Peran Stakeholder ... 22
Tabel 4.4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder ... 23
Tabel 4.5 Strategi Pendekatan Stakeholder ... 25
Tabel 4.6 Pengklasifikasian Stakeholder... 26
Tabel 4.7 Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan ... 26
Tabel 5.1 Hasil Capaian Aksi Perubahan ... 45
Tabel 5.2 Kondisi Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan ... 48
Tabel 5.3 Dampak Implementasi Aksi Perubahan (Jangka Pendek) ... 50
Tabel 5.4 Hasil Capaian Aksi Perubahan Jangka Menengah dan Jangka Panjang ... 52
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Aksi Perubahan ... 18 Gambar 4.2 Bagan Kedudukan Stakeholder Aksi Perubahan ... 24
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I Lampiran II Lampiran III Lampiran IV Lampiran V Lampiran VI Lampiran VII Lampiran VIII Lampiran IX Lampiran X Lampiran XI Lampiran XII Lampiran XIII Lampiran XIV Lampiran XVKoordinasi dan Konsultasi dengan Mentor Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan
Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif Rapat Koordinasi Tim Efektif
Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung Program/Aplikasi Quick
Information System (QIS)
Penyusunan Desain / Flowchart Program/Aplikasi Quick Information
System (QIS)
Rapat Perbaikan Desain / Flowchart Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
Pembuatan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS) Penyusunan Manual Book Program/Aplikasi Quick Information
System (QIS)
Uji Coba dan Perbaikan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information
Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information
System (QIS)
Bimbingan Teknis Program/Aplikasi Quick Information System
(QIS)
Lampiran XVI Sosialisasi Program/Aplikasi Quick Information System (QIS) Lampiran XVII Penerapan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sesuai dengan Peraturan Walikota Singkawang No. 10 Tahun 2018 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Tenis Laboratorium Lingkungan Pada Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, salah satu fungsi UPT Laboratorium Lingkungan yaitu “Pemberian layanan informasi kualitas lingkungan hidup tingkat tapak”. Hal ini sejalan dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019, yang telah menetapkan area perubahan yaitu Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.
Quick Information System (QIS) merupakan aplikasi pelayanan jasa
laboratorium berbasis website di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang yang dirancang untuk menghimpun pemesanan layanan pengambilan sampel dan pengujian sampel di laboratorium.
Quick Information System QIS memberikan fasilitas permintaan
pelanggan yang bermacam-macam sesuai kebutuhan jenis pengujian dan parameter atau besaran yang diuji. Jenis pelayanan jasa pengujian laboratorium yang ada pada aplikasi QIS adalah jasa pengambilan sampel dan pengujian sampel. Dengan QIS, maka pelayanan laboratorium terhadap publik dapat dilakukan lebih cepat, mudah dan dapat dilakukan dimana saja sehingga dapat menghemat waktu dan menghemat penggunaan kertas (paperless), serta berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan bagi langkah pengembangan pelayanan laboratorium.
Aplikasi Quick Information System (QIS) mampu mempercepat proses pemesanan layanan pelanggan dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan website mulai dari pemesanan pengambilan sampel, proses pengujian sampel dan terbitnya Laporan Hasil Uji (LHU). Tahap awal untuk pelaksanaan inovasi ini yaitu dengan membentuk tim efektif untuk
2
pembuatan aplikasi Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information
System (QIS). Kemudian dilakukan koordinasi dengan beberapa stakeholders
baik itu internal maupun eksternal dalam pembuatan aplikasi. Sebelum diimplementasikan, aplikasi dilakukan uji coba, jika ditemukan error atau mall
function maka akan dilakukan perbaikan. Setelah aplikasi selesai dibuat, perlu
ditetapkan operator/admin melalui Surat Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang. Pelanggan bisa mendaftar dan melakukan pemesanan secara langsung melalui website sehingga lebih efisien daripada harus datang langsung ke kantor. Selain itu, pelanggan juga bisa mengetahui berapa perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan pesanannya. Setelah pelanggan melakukan pemesanan, petugas administrasi UPT Laboratorium Lingkungan akan memproses pemesanan tersebut sesuai dengan SOP yang berlaku apakah diterima atau tidak. Jika pesanan diterima maka pelanggan akan mendapatkan notifikasi dan melakukan pembayaran pada Bank yang telah ditentukan dan mengirimkan bukti pembayaran melalui website kembali. Apabila pembayaran sudah dilakukan maka petugas laboratorium akan melakukan pengambilan sampel atau pengujian sampel sesuai pesanan dan UPT Laboratorium Lingkungan akan mengeluarkan Laporan Hasil Uji (LHU) dan mengupload di website. Pelanggan akan menerima notifikasi bahwa LHU sudah keluar dan bisa mendownload LHU tersebut melalui website.
Kondisi sebelum perubahan pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang masih rendah. Hal ini bisa dilihat dari jumlah pelanggan yang mengajukan pelayanan jasa laboratorium baik itu jasa pengambilan sampel dan jasa pengujian sampel pada tahun 2019 yaitu 11 (sebelas) pelanggan dan proses pemesanan dan pengambilan hasil masih dilakukan secara manual. Jarak lokasi kantor yang cukup jauh dari pusat kota/pemerintahan yaitu sekitar ± 5 km sehingga paling tidak membutuhkan waktu perjalanan sekitar 15 – 30 menit untuk sampai dan pulang. Setelah sampai di kantor, pelanggan harus melakukan proses administrasi terlebih dahulu sebelum di proses oleh petugas. Proses administrasi ini paling tidak membutuhkan waktu 10 – 15 menit. Petugas UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang akan
3
memberitahu pelanggan jika pesanan jasa layanan laboratorium sudah selesai dan bisa mengambil Laporan Hasil Uji (LHU). Setelah mendapat informasi dari petugas maka pelanggan akan mengambil LHU dengan perkiraan waktu yang sama pada saat pemesanan yaitu perjalanan sekitar 15 – 30 menit dan administrasi sekitar 10 – 15 menit.
Tabel 1.1 Kondisi Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota Singkawang
No Aktivitas Waktu
1. Pemesanan Layanan Jasa
a. Perjalanan 30 Menit
b. Administrasi 15 Menit
2. Pengambilan Hasil Layanan Jasa
a. Perjalanan 30 Menit
b. Administrasi 15 Menit
Total 1 Jam 30 Menit
Dari tabel 1.1 di atas bahwa pemesanan dan pengambilan layanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang masih dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu total sekitar 1 jam 30 menit.
Kondisi sesudah perubahan dengan adanya pemanfaatan Teknologi Informasi melalui Quick Information System (QIS) pada pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang yaitu mempercepat waktu pemesanan dan pengambilan layanan jasa laboratorium menjadi sekitar 22 menit.
Tabel 1.2 Harapan Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota Singkawang
No Aktivitas Waktu
1. Pemesanan Layanan Jasa
a. Perjalanan 1 Menit
b. Administrasi 15 Menit
2. Pengambilan Hasil Layanan Jasa
a. Perjalanan 1 Menit
b. Administrasi 5 Menit
4
Dari tabel 1.2 di atas bahwa dengan adanya pemanfaatan Teknologi Informasi diharapkan pelayanan publik pada pelayanan jasa laboratorium menjadi lebih efektif, mudah dan efisien.
Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan diatas maka dalam Laporan Aksi Perubahan ini penyusun mengambil tema Aksi Perubahan yaitu : Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS).
1.2. Area dan Fokus Aksi Perubahan
Area aksi perubahan ini adalah Pelayanan Jasa Laboratorium. Hal ini sesuai sejalan dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019, yang telah menetapkan area perubahan yaitu Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik. Dengan terlaksananya peningkatan pelayanan jasa laboratorium ini diharapkan menjadi bahan masukan dalam pengelolaan pelayanan jasa laboratorium ke arah yang lebih baik.
Fokus aksi perubahan ini adalah Quick Information System (QIS) yang merupakan aplikasi pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang berbasis website yang dirancang untuk menghimpun pemesanan layanan pengambilan sampel dan pengujian sampel di laboratorium.
1.3. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan dari aksi perubahan ini diklasifikasikan menjadi tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang, yaitu sebagai berikut :
a. Jangka Pendek (29 Juli s/d 30 September 2020)
1) Mewujudkan Teknologi Informasi pelayanan jasa laboratorium; 2) Pelaksanaan penerapan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui
Quick Information System (QIS);
5
b. Jangka Menengah (sampai dengan 1 tahun)
1) Peningkatan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick
Information System (QIS) secara konsisten;
2) Peningkatan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa laboratorium.
c. Jangka Panjang (5 Tahun Setelah Diklat)
1) Pengembangan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick
Information System (QIS);
2) Pengembangan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa laboratorium.
1.4. Manfaat Aksi Perubahan
Adapun manfaat dari dilaksanakannya aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :
a. Manfaat Internal :
1) Meningkatkan kualitas pelayanan jasa laboratorium.
2) Memberikan data dan informasi yang cepat untuk keperluan kebijakan dan pengambilan keputusan.
3) Menghemat penggunaan kertas (paperless). b. Manfaat Eksternal :
1) Meningkatkan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa laboratorium.
2) Mempercepat proses pemesanan layanan jasa laboratorium. 3) Mempermudah mendapatkan informasi tentang pelayanan jasa
laboratorium.
1.5. Adopsi dan Adapsi Hasil Studi Lapangan
Study Lapangan merupakan kegiatan yang terkait erat dengan aksi perubahan peserta pelatihan kepemimpinan. Hasil study lapangan ini merupakan proses/kegiatan kunjungan ke organisasi mitra untuk mencari dan mempelajari kunci rahasia keberhasilan, best practice serta berbagai hal yang membuat mitra
6
itu lebih unggul kemudian mengadaptasikan/mengadopsi keunggulan tersebut untuk dilakukan secara lebih baik dari mitra yang dikunjungi.
Dalam Studi Lapangan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas angkatan IV, Lokus adalah Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja Kota Batu, Fokus : Bidang Ketenagakerjaan dan dilaksanakan tanggal 13 – 15 Juli 2020.
Berdasarkan hasil identifikasi best practice di Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja (DPMPTSP & Naker) Kota Batu, maka ada beberapa nilai-nilai best practice yang dapat diadopsi dan diterapkan dalam aksi perubahan diantaranya adalah :
a. Komitmen Pemerintah yang kuat
Analisa yang dapat ditarik adalah bahwa dalam mewujudkan aksi perubahan, Pemerintah berkomitmen untuk menjadikan pelayanan jasa laboratorium menjadi lebih baik, efisien dan efektif serta berguna bagi masyarakat.
b. Integritas pimpinan yang tinggi
Kepemimpinan yang menginginkan adanya perubahan yang lebih baik, dimaknai dengan organisasi yang dipimpin oleh individu dengan integritas tinggi, sehingga staf bawahannya dapat bekerja lebih tenang dan terarah dalam memberikan pelayanan kepada publik dengan penuh tanggung jawab berdasarkan ketentuan peraturan yang berlaku.
c. Koordinasi efektif dengan stakeholder
Analisa yang dapat ditarik dari penjelasan best practice ini adalah bahwa koordinasi menjadi kunci strategis untuk menjalankan program pemerintah. Melalui koordinasi yang efektif diharapkan mampu mengkomunikasikan semua stakeholder untuk bersinergi mensukseskan program kegiatan pelayanan secara optimal khususnya dalam pelayanan jasa laboratorium melalui Quick Information System (QIS).
d. Mendorong pertumbuhan inovasi
Inovasi, dimaknai dengan adanya upaya untuk terus mengembangkan diri dan organisasi untuk menjadi lebih baik di masa mendatang, dalam
7
memenuhi tuntutan pelayanan prima lebih cepat dan nyaman dari masyarakat berdasarkan pemerataan rasa keadilan.
e. Memberikan dukungan sarana dan prasarana
Analisa yang dapat ditarik adalah untuk mewujudkan aksi perubahan pelayanan jasa laboratorium melalui Quick Information System (QIS) sangat diperlukan dukungan pemerintah terhadap sarana prasarana, meliputi pengadaan aplikasi berbasis web, server serta tersedianya anggaran.
f. Meningkatkan profesionalisme dan daya saing SDM
Analisa yang dapat ditarik dari best practice ini adalah untuk memperlancar pelaksanaan aksi perubahan pelayanan jasa laboratorium melalui Quick Information System (QIS) perlu dukungan tenaga yang mampu dan paham terhadap masalah teknologi modern.
BAB II
PROFIL PELAYANAN PUBLIK
2.1. Tugas dan Fungsi Organisasi
a. Tugas Pokok UPT Laboratorium Lingkungan
UPT Laboratorium Lingkungan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang dinas di bidang pelaksanaan pengujian parameter kualitas lingkungan dan melaksanakan penyusunan SOP laboratorium lingkungan.
Fungsi UPT Laboratorium Lingkungan yaitu:
1) Penyusunan rencana, program dan pelaporan pelaksanaan kegiatan UPT;
2) Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan UPT dengan unit kerja terkait; 3) Pelaksanaan pengambilan, perlakuan, transportasi dan penyimpanan
contoh uji parameter kualitas lingkungan;
4) Pelaksanaan preparasi, pengujian dan analisis parameter kualitas lingkungan;
5) Pelaksanaan validasi metode pengambilan contoh uji dan pengujian parameter kualitas lingkungan, validasi klaim ketidakpastian pengujian; 6) Pelaksanaan perawatan dan kalibrasi peralatan laboratorium
lingkungan;
7) Pelaksanaan pekerjaan pembuatan model simulasi pengendalian pencemaran lingkungan;
8) Pemberian layanan informasi kualitas lingkungan hidup tingkat tapak; 9) Pelaksanaan inventarisasi sumber-sumber emisi/efluen di daerah tapak; 10) Pemberian bantuan dalam pengawasan terhadap industri dengan
mengambil sampel dan data-data lain;
11) Pelaksanaan dan menjaga komitmen mutu sesuai registrasi sertifikat akreditasi;
12) Pelaksanaan dokumentasi sistem manajemen mutu laboratorium; 13) Penanganan pengaduan hasil pengujian;
14) Pelaksanaan administrasi UPT;
9
15) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas terkait dengan tugas dan fungsinya.
b. Fungsi Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang mempunyai tugas membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan di bidang lingkungan hidup.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang mempunyai fungsi :
1) Perumusan kebijakan di bidang lingkungan hidup; 2) Pelaksanaan kebijakan di bidang lingkungan hidup;
3) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang lingkungan hidup; 4) Pelaksanaan administrasi Dinas; dan
5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan tugas dan fungsinya.
2.2. Pelayanan Publik Sebelum Perubahan
Kondisi pelayanan publik pelayanan jasa laboratorium sebelum perubahan di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang masih rendah. Hal ini bisa dilihat dari jumlah pelanggan yang mengajukan pelayanan jasa laboratorium baik itu jasa pengambilan sampel dan jasa pengujian sampel pada tahun 2019 yaitu 11 (sebelas) pelanggan dan proses pemesanan dan pengambilan hasil masih dilakukan secara manual. Data pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang pada tahun 2019 dapat dilihat pada Tabel 2.1 dibawah ini.
Tabel 2.1 Data Pelayanan Jasa Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Tahun 2019
No Pelanggan Jenis Sampel Jumlah Sampel 1. Bidang PLKSDA DLH Kota Air Permukaan 24 Sampel
Singkawang (2 Tahap)
2. Pabrik Kecap Mentari Air Limbah 1 Sampel
3. Tempe Rubyah Air Limbah 1 Sampel
10
No Pelanggan Jenis Sampel Jumlah Sampel
5. Kecap Rusa Dua Air Limbah 1 Sampel
6. Kecap Laut Mas Air Limbah 1 Sampel
7. Kecap Kambing Dua Air Limbah 1 Sampel
8. Kecap Elang Dua Air Limbah 1 Sampel
9. Kecap Kangguru Air Limbah 1 Sampel
10. Perumahan PIIP Air Limbah dan 2 Sampel Udara
11. P3KLL KLHK LABLING Uji Profisiensi 2 Sampel
Jarak lokasi kantor yang cukup jauh dari pusat kota/pemerintahan yaitu sekitar ± 5 km sehingga paling tidak membutuhkan waktu perjalanan sekitar 15 – 30 menit untuk sampai dan pulang. Setelah sampai di kantor, pelanggan harus melakukan proses administrasi terlebih dahulu sebelum di proses oleh petugas. Proses administrasi ini paling tidak membutuhkan waktu 10 – 15 menit. Petugas UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang akan memberitahu pelanggan jika pesanan jasa layanan laboratorium sudah selesai dan bisa mengambil Laporan Hasil Uji (LHU). Setelah mendapat informasi dari petugas maka pelanggan akan mengambil LHU dengan perkiraan waktu yang sama pada saat pemesanan yaitu perjalanan sekitar 15 – 30 menit dan administrasi sekitar 10 – 15 menit. Jadi, waktu total yang diperlukan masyarakat/pelanggan untuk melakukan pemesanan pengambilan atau pengujian sampel adalah sekitar 1 jam 30 menit.
2.3. Pelayanan Publik Sesudah Perubahan
Pelayanan publik sesudah pelaksanaan aksi perubahan dengan adanya pemanfaatan Teknologi Informasi melalui Quick Information System (QIS) pada pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang yaitu mempercepat waktu pemesanan dan pengambilan layanan jasa laboratorium menjadi sekitar 22 menit sehingga pelayanan jasa laboratorium menjadi lebih efektif, mudah dan efisien.
BAB III
ANALISIS MASALAH
5.1. Permasalahan
Sebagai penyedia layanan data baik untuk pemerintah maupun masyarakat, UPT Laboratorium Lingkungan tidak terlepas dari permasalahan dalam pelayanannya. Adapun permasalahan pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang antara lain :
a. Rendahnya pelayanan jasa laboratorium terhadap pelanggan.
b. Belum optimalnya sarana dan prasarana pelayanan jasa laboratorium. c. Kurangnya jumlah personel dan SDM yang terlatih.
Dalam upaya menyikapi isu-isu strategis serta tantangan perubahan dan perkembangan yang terjadi berdasarkan tugas pokok dan fungsi UPT Laboratorium Lingkungan, perlu ditentukan skala prioritas yang secepatnya perlu di atasi. Dari beberapa masalah di atas akan di analisa menggunakan metode APKL untuk mendapatkan akar permasalahan. Metode APKL didasarkan pada Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak. Parameter APKL disajikan pada tabel berikut ini :
Tabel 3.1 Parameter AKPL
No. Indikator Keterangan
1. Aktual (A) Masalah yang sedang terjadi atau dalam proses kejadian, sedang hangat dibicarakan di kalangan masyarakat, atau isu yang diperkirakan bakal terjadi dalam waktu dekat. jadi bukan isu yang sudah lepas dari perhatian masyarakat atau isu yang sudah basi.
2. Problematik (P) Masalah yang menyimpang dari harapan standar, ketentutan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya
3. Kekhalayakan (K) Masalah yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak, masyarakat pada umumnya, dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang tertentu saja.
4 Kelayakan (L) Isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis, dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang, dan tanggung jawab.
Metode APKL dalam penilaiannya menggunakan skala nilai (Rensis
Likert) dengan pembobotan 1 sampai dengan 5, dengan kriteria masing-masing
indikator sebagai berikut :
12
AKTUAL :
Nilai 1 : Pernah benar-benar terjadi
Nilai 2 : Benar-benar sering terjadi
Nilai 3 : Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan
Nilai 4 : Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaraan
Nilai 5 : Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan
PROBLEMATIK :
Nilai 1 : Masalah sederhana
Nilai 2 : Masalah kurang kompleks
Nilai 3 : Masalah cukup kompleks namun tidak perlu segera dicarikan solusi
Nilai 4 : Masalah kompleks
Nilai 5 : Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya
KEKHALAYAKAN :
Nilai 1 : Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak
Nilai 2 : Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak
Nilai 3 : Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak
Nilai 4 : Menyangkut hajat hidup orang banyak
Nilai 5 : Sangat menyangkut hajat hidup orang banyak
KELAYAKAN :
Nilai 1 : Masuk akal
Nilai 2 : Realistis Nilai 3 : Cukup masuk akal dan realistis Nilai 4 : Masuk akal dan realistis.
Nilai 5 : Masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.
Adapun analisa penentuan permasalahan utama disajikan pada tabel berikut ini:
Tabel 3.2 Analisa Permasalahan Dengan Metode APKL
NO PERMASALAHAN LIKERT SCORE RANGKING A P K L TOTAL 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Rendahnya pelayanan jasa 5 4 4 4 17 I
laboratorium terhadap pelanggan.
13
1 2 3 4 5 6 7 8
2 Belum optimalnya sarana dan 4 4 4 3 15 III prasarana pelayanan jasa
laboratorium
3 Kurangnya jumlah personel dan 4 4 5 3 16 II SDM yang terlatih
Berdasarkan skala likert sebagaimana tabel di atas, maka permasalahan yang menjadi prioritas adalah rendahnya pelayanan jasa laboratorium terhadap pelanggan.
5.2. Penyebab Masalah
Munculnya permasalahan pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang diatas disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :
a. Pelayanan jasa laboratorium masih secara manual. b. Belum terakreditasi KAN.
c. Kurang tersosialisasinya UPT Laboratorium Lingkungan ke masyarakat.
5.3. Akar Penyebab Masalah
Akar penyebab permasalahan pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang dilakukan pembobotan dengan metode Double I and U (Kuncoro, 2018) sebagaimana pada tabel berikut ini.
Tabel 3.3 Analisa Akar Penyebab Masalah Dengan Metode Double I and U
No Penyebab Masalah I(Im pa ct ) (I n te n si ta s) U( U rg en t) T o ta l R a n ki n g Keterangan I
1 Pelayanan jasa 4 4 5 13 I Pelayanan lambat sehingga laboratorium masih menghabiskan banyak waktu secara manual dan tenaga
2 Belum terakreditasi 4 3 5 12 II Pelanggan lebih memilih
KAN laboratorium yang
terakreditasi KAN
3 Kurang tersosialisasinya 4 2 4 10 III Banyak pelanggan yang belum UPT Laboratorium mengetahui adanya layanan Lingkungan ke UPT Laboratorium
14
Keterangan :
Metode Double I and U adalah metode pengujian yang menggunakan parameter :
Impact (I)
Intensitas (I)
Urgent (U)
: Merupakan dampak atau pengaruh suatu masalah terhadap pelayanan publik.
: Merupakan suatu masalah yang dilihat dari kuantitas waktu terjadinya masalah pada saat pembentukan layanan publik : Merupakan suatu masalah untuk dipersepsikan kepentingannya
terhadap pembentukan layanan publik.
Selanjutnya untuk menentukan ranking masalah yang benar – benar menjadi akar masalah, perlu perhitungan dengan menggunakan Skala Likert yaitu dengan memilih 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) sebagaimana melalui kategori sebagai berikut :
Skala 1 : Sangat kurang berimpact, sangat kurang Intensitas dan sangat kurang Urgent
Skala 2 : Kurang berimpact, kurang Intensitas dan kurang Urgent
Skala 3 : Cukup berimpact, cukup Intensitas dan cukup Urgent
Skala 4 : Berimpact, Intensitas dan Urgent
Skala 5 : Sangat berimpact, sangat Intensitas dan sangat Urgent
Sebagaimana hasil analisis masalah dengan menggunakan rumusan
Double I and U (Impact, Intensitas dan Urgent) serta menggunakan skala
likert, maka dapat diketahui akar penyebab masalahnya adalah Pelayanan jasa laboratorium masih secara manual.
5.4. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Untuk mengatasi akar penyebab masalah pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, maka alternatif solusinya untuk mengatasi masalah dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Adanya media pelayanan jasa laboratorium berbasis Teknologi Informasi. b. Penambahan personel dan pelatihan/bimtek.
15
5.5. Solusi Mengatasi Masalah
Dalam menentukan solusi mengatasi masalah dari berbagai Alternatif solusi mengatasi masalah dimaksud, dapat menggunakan Rumusan penentu salah satu solusi mengatasi masalah dengan indikator Leverage (L), Relevan (R), dan Inovatif (I) (Kuncoro, 2018).
Tabel 3.4 Analisis Solusi Mengatasi Masalah Dengan Rumus L, R dan I
No Alternatif Solusi L R I T o ta l Ra nk ing Keterangan
1 Adanya media 4 4 5 13 I Penggunaan media pelayanan jasa Teknologi Informasi dapat laboratorium berbasis mempercepat proses Teknologi Informasi pelayanan
2 Penambahan personel 3 3 3 9 III Hasil pengukuran akan lebih dan pelatihan/bimtek akurat dengan bertambahnya personel yang terlatih
3 Peningkatan sarana dan 4 3 3 10 II Jumlah parameter uji prasarana laboratorium laboratorium akan lebih banyak
Keterangan :
Dalam Analisis Solusi mengatasi Masalah dapat menggunakan Rumusan
Leverage, Relevan, dan Inovasi (L, R, dan I) dapat dijelaskan sebagai berikut,
yaitu :
a. Leverage (L); merupakan daya ungkit atau sebuah solusi yang mampu mengungkit suatu masalah terhadap pelayanan publik.
b. Relevan (R); merupakan suatu solusi yang memiliki korelasi dengan masalah yang mempengaruhi dari perwujudan pelayanan prima.
c. Inovasi (I); merupakan suatu solusi yang berasal dari ide/gagasan yang direncanakan untuk dikoordinasi dengan stakeholders untuk mengatasi masalah yang mempengaruhi pembentukan pelayanan publik yang efektif, efisien dan ekonomis.
Selanjutnya untuk menentukan ranking Solusi mengatasi masalah yang benar-benar menjadi solusi yang mampu menyelesaikan masalah, perlu perhitungan dengan menggunakan Skala Likert yaitu dengan memilih 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) sebagaimana melalui kategori sebagai berikut :
16
a. Skala 1 berarti solusi yang sangat kurang memiliki Leverage/Daya Ungkit dan sangat kurang Relevan serta sangat kurang Inovatif sebagai solusi mengatasi masalah.
b. Skala 2 berarti Solusi yang kurang memiliki Leverage/Daya Ungkit dan kurang Relevan serta kurang Inovatif sebagai solusi mengatasi masalah. c. Skala 3 berarti solusi yang cukup memiliki Leverage/Daya Ungkit dan
cukup Relevan serta cukup Inovatif sebagai solusi mengatasi masalah. d. Skala 4 berarti suatu solusi memiliki Leverage/Daya Ungkit, dan Relevan
serta memiliki Inovasi untuk mengatasi masalah.
e. Skala 5 berarti merupakan solusi yang memiliki sangat Leverage/Daya Ungkit dan sangat Relevan untuk menyelesaikan masalah serta solusi yang sangat berinovasi dalam menyelesaikan permasalahan.
Sebagaimana hasil analisis solusi mengatasi masalah dengan menggunakan rumusan L, R dan I (Leverage/Daya Ungkit dan Relevan serta Inovasi) dengan menggunakan skala likert, maka dapat diketahui solusi utama untuk mengatasi masalahnya adalah :
BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
4.1. Terobosan / Inovasi
Salah satu upaya untuk mengurangi permasalahan yaitu dengan cara menerapkan Teknologi Informasi. Oleh karena itu terobosan/inovasi yang tepat untuk mengatasi masalahnya adalah Pelayanan Jasa Laboratorium Melalui
Quick Information System (QIS). Quick Information System (QIS) adalah
aplikasi pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang berbasis website yang dirancang untuk menghimpun pemesanan layanan pengambilan sampel dan pengujian sampel di laboratorium. QIS mampu mempercepat proses pemesanan layanan pelanggan dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi mulai dari pemesanan pengambilan sampel, proses pengujian sampel dan terbitnya Laporan Hasil Uji (LHU).
4.2. Tahapan Kegiatan
Tahapan kegiatan (Milestones) aksi perubahan yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel 4.1 berikut ini.
Tabel 4.1 Tahapan Aksi Perubahan
NO TAHAP UTAMA WAKTU
A. JANGKA PENDEK (29 Juli s/d 30 September 2020)
1. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor Minggu IV bulan Juli 2020 2. Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan Minggu I bulan Agustus 2020 3. Penyusunan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020
Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
4. Pengajuan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020 Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020 Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
6. Rapat koordinasi Tim efektif Minggu II bulan Agustus 2020 7. Inventarisir kebutuhan data pendukung Minggu II bulan Agustus 2020
program/aplikasi Quick Information System (QIS)
8. Penyusunan desain / flow chart program/aplikasi Quick Minggu II bulan Agustus 2020
Information System (QIS)
9. Rapat perbaikan desain / flow chart program/aplikasi Minggu III bulan Agustus 2020
Quick Information System (QIS)
10. Pembuatan program/aplikasi Quick Information System Minggu IV bulan Agustus 2020 (QIS)
18
NO TAHAP UTAMA WAKTU
11. Penyusunan manual book program/aplikasi Quick Minggu II bulan September 2020
Information System (QIS)
12. Uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick Minggu II bulan September 2020
Information System (QIS)
13. PenyusunanDraftKeputusanKepalaDinas Minggu II bulan September 2020 Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang
Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS)
14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu III bulan September 2020 Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan
Aplikasi Quick Information System (QIS)
15. Bimbingan Teknis program/aplikasi Quick Information Minggu III bulan September 2020
System (QIS)
16. Sosialisasi Aplikasi Quick Information System (QIS) Minggu III bulan September 2020 17. Penerapan Aplikasi Quick Information System (QIS) Minggu IV bulan September 2020
B. JANGKA MENENGAH
1. Monitoring dan Evaluasi jangka pendek Oktober 2020 – September 2021 2. Peningkatan pelaksanaan program Pelayanan Jasa Oktober 2020 – September 2021
Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)
C. JANGKA PANJANG
1. Monitoring dan Evaluasi jangka menengah 2021 – 2026 2. Pengembangan program Pelayanan Jasa Laboratorium 2021 – 2026
melalui Quick Information System (QIS)
4.3. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)
Dalam sumber daya yang dimaksud adalah bagaimana melakukan pemetaan dan pemanfaatan tim efektif baik tim internal maupun tim eksternal. Hal ini dalam pengelolaan Tim Efektif diperlukan tata kelola aksi perubahan dan melakukan identifikasi stakeholders, serta pemetaan peran stakeholders sebagai berikut :
a. Tata Kelola Aksi Perubahan
MENTOR Ir. FITRIADI, M.Si
COACH Pemimpin Aksi Perubahan
DR. T. KUNCORO, Drs. M.Si WAN FARDIYANSYAH, Sekretariat
Widya Iswara Ahli Utama ST, M.Eng, M.Sc
TIM INTERNAL TIM EXTERNAL
19
Dari Struktur Organisasi Aksi Perubahan diatas, dapat dijelaskan perannya sebagai berikut :
1. Mentor : Ir. FITRIADI, M.Si (Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA).
a) Memberikan arahan dan dukungan atas keseluruhan kegiatan. b) Memberikan dukungan berkelanjutan selama pelaksanaan kegiatan. c) Membantu menyelesaikan kendala/hambatan.
d) Memberikan saran dan masukan selama pelaksanaan kegiatan. 2. Pemimpin Aksi Perubahan : WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng,
M.Sc (Kepala UPT Laboratorium Lingkungan).
a) Berdiskusi dengan mentor untuk menentukan aksi perubahan; b) Melakukan koordinasi dengan Stakeholder terkait (internal dan
eksternal) untuk melaksanakan aksi perubahan;
c) Menentukan keseluruhan tahapan dalam project charter dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki;
d) Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan perkembangan implementasi aksi perubahan kepada coach; e) Mengacu rumusan milestones dalam project charter sebagai dasar
pencapaian target perubahan;
f) Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait (internal dan eksternal) dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan;
g) mengevaluasi perkembangan pelaksanaan aksi perubahan;
h) Menyusun laporan aksi perubahan secara lengkap mulai dari proses penyusunan project charter sampai dengan hasil atau capaian dari implementasi aksi perubahan, serta deskripsi dan analisis terhadap
critical success factor dan strategi mengatasi kendala yang muncul
selama tahapan ini juga merupakan bagian penting yang harus tercakup dalam laporan ini;
i) Menyerahkan laporan implementasi aksi perubahan kepada penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Pengawas pada tahap evaluasi.
20
3. Coach : DR. T KUNCORO, Drs. M.Si
a) Melakukan monitoring secara regular terhadap kegiatan peserta selama tahap Laboratorium Kepemimpinan melalui media teknologi informasi (IT);
b) Memberikan feedback terhadap laporan progress penerapan aksi perubahan yang disampaikan peserta bimbingan minimal seminggu sekali;
c) Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan selama tahapan Laboratorium Kepemimpinan;
d) Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Laboratorium Kepemimpinan;
e) Mengembangkan instrument monitoring dan perekaman terhadap progress yang dilaporkan oleh peserta bimbingan;
f) Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.
4. Tim internal Aksi Perubahan
a) Membantu menuangkan ide dalam perancangan aksi perubahan; b) Memberikan dukungan secara berkelanjutan selama masa
implementasi.
c) Membantu dalam implementasi pengujian program. d) Membantu menyelesaikan hambatan yang terjadi 5. Tim Eksternal aksi Perubahan
a) Mendukung Pemimpin Aksi Perubahan dalam mewujudkan aksi perubahan sesuai dengan kewenangan dan kapasitasnya.
b) Mendukung penyediaan data dan informasi terkait aksi perubahan.
c) Membantu menyelesaikan hambatan yang terjadi.
b. Stakeholder
Stakeholder sebagai kelompok atau individu yang dapat
mempengaruhi dan atau dipengaruhi oleh suatu pencapaian tujuan tertentu. Ada juga yang mendefinisikan stakeholder merupakan orang dengan suatu kepentingan atau perhatian pada permasalahan. Stakeholder ini sering
21
diidentifikasi dengan suatu dasar tertentu, yaitu dari segi kekuatan dan kepentingan relatif stakeholder terhadap isu, dari segi posisi penting dan pengaruh yang dimiliki mereka.
Stakeholder didefinisikan sebagai “perorangan maupun kelompok
yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim”.
Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang dimiliki oleh organisasi. Untuk itu perlu dikenali jenis stakeholder sebagai berikut :
1) Identifikasi Stakeholder
Stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan ini terbagi
menjadi2 (dua) jenis, yaitu :
a) Stakeholder Internal, merupakan pihak yang berada dalam satu SKPD dengan Project Leader dan terlibat dalam aksi perubahan. b) Stakeholder Eksternal, yaitu pihak-pihak yang berada di luar SKPD
dengan project Leader dan terlibat dalam aksi perubahan.
Adapun yang termasuk dalam stakeholder internal dan eksternal sebagaimana dijelaskan dalam Tabel berikut.
Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder
No Stakeholder Internal No. Stakeholder Eksternal
1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup 1 Kepala Badan Perencanaan Kota Singkawang Pembangunan Daerah Kota Singkawang
2 Kepala Bidang Pengendalian 2 Kepala Badan Keuangan Daerah Lingkungan dan Konservasi SDA Kota Singkawang
DLH
3 Kepala Seksi Pengendalian 3 Kepala Dinas Komunikasi dan Pencemaran Lingkungan DLH Informatika Kota Singkawang
4 Kepala Seksi Pengendalian 4 Kepala Dinas Perdagangan, Kerusakan Lingkungan DLH Perindustrian, Koperasi dan UKM Kota Singkawang
5 Kepala Seksi Pemeliharaan 5 Kepala Dinas Kesehatan dan Lingkungan DLH Keluarga Berencana Kota Singkawang
6 Kepala Sub Bagian Umum dan 6 Kepala Dinas Penanaman Modal Kepegawaian DLH dan Tenaga Kerja Kota Singkawang
22 No Stakeholder Internal No. Stakeholder Eksternal
7 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 7 Camat se-Kota Singkawang UPT Laboratorium Lingkungan
8 Lurah se-Kota Singkawang
9 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota
Singkawang
2) Peranan Stakeholder
a) Stakeholder Utama / Kunci
Merupakan stakeholder yang memiliki kewenangan secara legal dalam hal pengambilan keputusan. Stakeholder kunci yang dimaksud adalah unsur eksekutif sesuai levelnya, legislatif, dan instansi.
b) Stakeholder Primer
Stakeholder Primer merupakan stakeholder yang memiliki kaitan
kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program, dan kegiatan. Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam proses pengambilan keputusan.
c) Stakeholder Pendukung (Sekunder)
Stakeholder yang tidak memiliki kaitan kepentingan secara
langsung terhadap suatu kebijakan, program, dan proyek, tetapi memiliki kepedulian (concern) dan keprihatinan sehingga mereka turut bersuara dan berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan keputusan legal pemerintah.
Tabel 4.3 Peran Stakeholder
Stakeholder
Nama Stakeholder
Stakeholder Primer Stakeholders yang langsung dipengaruhi oleh program
yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif
1. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan
Konservasi SDA DLH
2. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Lingkungan
DLH
3. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Lingkungan
DLH
4. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH 5. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium
23
6. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DLH
Stakeholder Sekunder Stakeholders yang tidak langsung dipengaruhi oleh
program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif pula 1. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kota Singkawang
2. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang 3. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota
Singkawang
4. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian, Koperasi dan UKM Kota Singkawang
5. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana Kota Singkawang
6. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga Kerja Kota Singkawang
7. Camat se-Kota Singkawang 8. Lurah se-Kota Singkawang
9. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang
Stakeholder Utama Stakeholders yang memiliki pengaruh /kewenangan legal
dalam hal pengambilan keputusan terhadap program yang dijalankan oleh organisasi publik tersebut
1. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
3) Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder
Selanjutnya adalah pengelompokan stakeholder menurut pengaruh dan kepentingannya, sehingga dapat diketahui kedudukan
stakeholder tersebut dalam aksi perubahan.
Tabel 4.4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder
No
Stakeholder Pengaruh Kepentingan
1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Tinggi Tinggi Singkawang
2 Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Tinggi Tinggi Konservasi SDA DLH
3 Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Tinggi Tinggi Lingkungan DLH
4 Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Tinggi Tinggi Lingkungan DLH
5 Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH Tinggi Tinggi 6 Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Tinggi Tinggi
Laboratorium Lingkungan
7 Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Tinggi Tinggi DLH
8 Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Tinggi Rendah Daerah Kota Singkawang
9 Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Rendah Tinggi Singkawang
10 Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Tinggi Rendah Kota Singkawang
24
No
Stakeholder Pengaruh Kepentingan
11 Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian, Rendah Tinggi Koperasi dan UKM Kota Singkawang
12 Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga Rendah Tinggi Berencana Kota Singkawang
13 Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga Rendah Tinggi Kerja Kota Singkawang
14 Camat se-Kota Singkawang Rendah Rendah 15 Lurah se-Kota Singkawang Rendah Rendah 16 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang Rendah Tinggi
Tabel tersebut mengelompokkan stakeholder menjadi 4 (empat) jenis kedudukannnya dalam proyek perubahan, yaitu promoters,
defenders, latens dan apathetic, yang selanjutnya digambarkan dalam
bagan kedudukan stakeholder berikut. Kekuatan
Latens
+
Promoters1. Kepala Dinas Komunikasi 1. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota dan Informatika Kota Singkawang
Singkawang 2. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan 2. Kepala Badan Perencanaan Konservasi SDA DLH
3. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Pembangunan Daerah Kota
Lingkungan DLH Singkawang
4. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Lingkungan DLH
5. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH 6. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT
Laboratorium Lingkungan
7. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DLH
-
+
KepentinganApathetic Defenders
1. Camat se-Kota Singkawang
1. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang
2. Lurah se-Kota Singkawang 2. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga Kerja Kota Singkawang
3. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian, Koperasi dan UKM Kota Singkawang 4. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga
Berencana Kota Singkawang
5. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang
-
25
Keterangan :
Promoters : influence besar, interest besar, memiliki kepentingan besar
terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya).
Defenders : influence kecil, interest besar, memiliki kepentingan pribadi
dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan.
Latents : influence besar, interest kecil, tidak memiliki kepentingan
khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.
Apathetic : influence kecil, interest kecil, kurang memiliki kepentingan
maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan.
4) Strategi Pendekatan Stakeholder
Strategi yang digunakan dalam upaya meningkatkan koordinasi antar stakeholder, sebagaimana dijelaskan dalam Tabel berikut.
Tabel 4.5 Strategi Pendekatan Stakeholder
Stakeholder
Strategi
- Koordinasi dan konsultasi
Promoters ( + + ) - Melibatkan promotor dalam pengambilan keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi
- Meningkatkan motivasi dan kompetensi
- Menjaga koordinasi dan komunikasi
Latens (+ −) - Menunjukkan upaya yang dilakukan memiliki efek positif
terhadap isu yang menjadi perhatiannya
Defenders (− +) - Melaksanakan koordinasi
- Sebagai unsur kolaborasi untuk aksi perubahan
Apathetic (− −) - Pemberitahuan adanya aksi perubahan
- Permintaan dukungan aksi perubahan
5) Pengklasifikasian Stakeholder
Stakeholder diklasifikasikan berdasarkan jenis dan kelompoknya sebagaimana tertera pada tabel berikut.
26
Tabel 4.6 Pengklasifikasian Stakeholder
No Stakeholder Jenis Stakeholders Kelompok
Utama Primer Sekunder Stakeholder
A. INTERNAL
1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup √
Promoters
Kota Singkawang
2 Kepala Bidang Pengendalian
Lingkungan dan Konservasi SDA √ Promoters
DLH
3 Kepala Seksi Pengendalian
√ Promoters
Pencemaran Lingkungan DLH
4 Kepala Seksi Pengendalian √
Promoters
Kerusakan Lingkungan DLH
5 Kepala Seksi Pemeliharaan √
Promoters
Lingkungan DLH
6 Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT
√ Promoters
Laboratorium Lingkungan 7 Kepala Sub Bagian Umum dan
√ Promoters
Kepegawaian DLH
B. EKSTERNAL
1 Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kota √ Latens
Singkawang
2 Kepala Badan Keuangan Daerah √
Defenders
Kota Singkawang
3 Kepala Dinas Komunikasi dan
√ Latens
Informatika Kota Singkawang 4 Kepala Dinas Perdagangan,
Perindustrian, Koperasi dan UKM √ Defenders
Kota Singkawang
5 Kepala Dinas Kesehatan dan
Keluarga Berencana Kota √ Defenders
Singkawang
6 Kepala Dinas Penanaman Modal dan
√ Defenders
Tenaga Kerja Kota Singkawang
7 Camat se-Kota Singkawang √ Apathetic
8 Lurah se-Kota Singkawang √ Apathetic
9 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota
√ Defenders
Singkawang
c. Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan
Target capaian aksi perubahan kinerja pelayanan ini sebagaimana tertera pada tabel berikut :
Tabel 4.7 Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan
NO OUTPUT TARGET CAPAIAN KINERJA BOBOT TARGET
PELAYANAN TARGET KINERJA
1 Konsultasi dan Koordinasi dengan Mentor 10 % 6 Kali
2 Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang 15 % 1 Dok
27
NO OUTPUT TARGET CAPAIAN KINERJA BOBOT TARGET
PELAYANAN TARGET KINERJA
3 Rapat Koordinasi Tim Efektif
10 % 1 Kali / 8 org
4 Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung 5% 3 Jenis
5 Manual Book Aplikasi Quick Information Sistem
5% 1 Dok
(QIS)
6 Uji Coba Aplikasi Quick Information Sistem
5 % 1 Kali
(QIS)
7 Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang
15 % 1 Dok
Pemberlakuan Aplikasi Quick Information Sistem
(QIS)
8 Bimbingan Teknis Aplikasi Quick Information
5 % 1 Kali
Sistem (QIS)
9 Sosialisasi Aplikasi Quick Information Sistem
10 % 1 Kali /
(QIS) 8 org
10 Penerapan Aplikasi Quick Information Sistem
20 % 22 Menit / (QIS) Layanan Jumlah 100%
BAB V
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
Memimpin aksi perubahan dibutuhkan strategi kepemimpinan yang baik agar pelaksanaan program tersebut dapat mencapai sasaran yang diinginkan. Sebagai seorang pemimpin diharapkan mampu melaksanakan proses mempengaruhi tim untuk membawa organisasi menuju suatu terobosan baru yang obyektif guna mencapai tujuan bersama.
Gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin yang mampu membuat para pengikut menjadi lebih menyadari kepentingan dan nilai dari pekerjaan dan menghimbau kepada para anggota tim untuk tidak mendahulukan kepentingan diri sendiri dari organisasi merupakan gaya pemimpin transformasional yang akhir-akhir ini menjadi tren untuk diterapkan. Pemimpin transformasional mengembangkan ketrampilan dan keyakinan pengikut untuk menyiapkan mereka dalam mendapatkan tanggung jawab yang lebih banyak dalam sebuah organisasi yang memberikan wewenang. Karakter tersebut diharapkan mampu mengoptimalkan proses pelaksanaan aksi perubahan tahap demi tahap sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
5.1. Deskripsi Proses Kepemimpinan
Proses Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan “Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)” dilaksanakan selama breakthrough II mulai tanggal 29 Juli 2020 sampai dengan tanggal 30 September 2020. Pelaksanaan aksi perubahan ini dilaksanakan dalam rangka tercapainya tujuan jangka pendek yaitu :
1. Mewujudkan Teknologi Informasi pelayanan jasa laboratorium;
2. Pelaksanaan penerapan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick
Information System (QIS);
3. Percepatan pelayanan jasa laboratorium.
Tujuan jangka pendek pada aksi perubahan ini dapat tercapai melalui beberapa tahapan, yaitu :
1. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor. 2. Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan.
29
3. Penyusunan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif.
4. Pengajuan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif.
5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif.
6. Rapat koordinasi Tim Efektif.
7. Inventarisasi kebutuhan data pendukung program/aplikasi Quick
Information System (QIS).
8. Penyusunan desain / flowchart program/aplikasi Quick Information System (QIS).
9. Rapat perbaikan desain / flowchart program/aplikasi Quick Information
System (QIS).
10. Pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS).
11. Penyusunan manual book program/aplikasi Quick Information System (QIS).
12. Uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick Information System (QIS). 13. Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium.
14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium.
15. Bimbingan Teknis program/aplikasi Quick Information System (QIS). 16. Sosialisasi program/aplikasi Quick Information System (QIS).
17. Penerapan program/aplikasi Quick Information System (QIS).
Adapun pengalaman memimpin Aksi Perubahan yang berjudul “Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)” dapat kami jelaskan sesuai dengan urutan pentahapan aksi perubahan sebagai berikut :
30
1. Koordinasi dan Konsultasi dengan Mentor
Pada hari Kamis tanggal 30 Juli 2020, Pemimpin Aksi Perubahan menghadap Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku Mentor di Ruang Kerja Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang guna melakukan koordinasi dan konsultasi tentang Pra Pelaksanaan aksi Perubahan agar ada komunikasi awal untuk melakukan kegiatan tahap berikutnya.
Hasil koordinasi dan konsultasi dengan mentor adalah :
a. Mentor menyetujui adanya aksi Perubahan yang direncanakan oleh Pemimpin Aksi Perubahan.
b. Mentor memberikan saran kepada Pemimpin Aksi Perubahan untuk segera melakukan pembentukan Tim Efektif guna kelancaran aksi Perubahan yang akan dilaksanakan.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran I.
2. Penyusunan Tim Efektif
Sesuai saran dari Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku Mentor, Pemimpin Aksi Perubahan melakukan Penyusunan Tim Efektif pada hari Senin tanggal 3 Agustus 2020 di Ruang Kerja Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA bersama Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Lingkungan, Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Lingkungan dan Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan.
Penyusunan Tim Efektif ini bertujuan mewujudkan terlaksananya aksi perubahan. Tim Efektif ini sangat berperan dan terlibat langsung dalam kegiatan aksi perubahan ini. Pemimpin Aksi Perubahan merancang susunan Tim Efektif yang terdiri dari :
a. Tim Efektif Internal
a. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
b. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
c. Kepala UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
31
d. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
e. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
f. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
g. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
b. Tim Efektif Eksternal
a. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Singkawang b. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang
c. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang d. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian, Koperasi dan UKM Kota
Singkawang
e. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana Kota Singkawang f. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga Kerja Kota
Singkawang
g. Camat se-Kota Singkawang h. Lurah se-Kota Singkawang
i. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang
Dengan tersusunnya keanggotaan Tim Efektif, maka Mentor menyarankan untuk segera membuat Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif sebagai kepastian hukum dalam melaksanakan tugas sebagai Tim Efektif.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran II.
3. Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
Sesuai dengan arahan dan saran dari Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku Mentor, Pemimpin Aksi Perubahan pada hari Selasa tanggal 4 Agustus 2020 membuat draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif di Ruang Kerja Kepala UPT
32
Laboratorium Lingkungan bersama Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium Lingkungan.
Draft Keputusan ini dibuat sebagai kepastian hukum dalam melaksanakan tugas sebagai Tim Efektif. Isi draft Keputusan ini yaitu tugas masing-masing anggota Tim Efektif dan kedudukan dari Tim Efektif.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran III.
4. Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
Setelah melaksanakan Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif Aksi Perubahan Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS), Pemimpin Aksi Perubahan menghadap Mentor di Ruang Kerja Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA untuk mendapatkan masukan, koreksi atau pembetulan jika terdapat kesalahan dari rancangan Draft tersebut pada hari Rabu tanggal 6 Agustus 2020.
Pada pengajuan rancangan tersebut, Mentor menyetujui Draft Keputusan tersebut tanpa koreksi, dibuktikan dengan paraf dan dapat dilakukan pengajuan pengesahan oleh Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
Selanjutnya Draft yang sudah diparaf oleh Mentor diajukan kepada Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang untuk mendapatkan masukan, koreksi atau pembetulan jika terdapat kesalahan melalui Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang dengan menggunakan Nota Dinas.
Setelah mendapat persetujuan dari Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, kemudian Draft Keputusan dilanjutkan ke Sekretaris Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang pada hari Jumat tanggal 7 Agustus 2020. Pemimpin Aksi Perubahan memberikan penjelasan terkait maksud pembentukan tim, tugas dari anggota tim serta susunan dan kedudukan tim yang dihadiri oleh Mentor, Sekretaris dan Kepala Dinas Lingkungan Hidup di Ruang Kerja
