LAPORAN AKSI PERUBAHAN
“AKSELERASI MUTU LAYANAN PENINGKATAN HAK MELALUI PLATFORM BROADCAST WHATSAPP”
NAMA : Agung Basuki,S.S.T.,M.H.
NIP : 197707281998031005 NO.ABSEN : 4
JABATAN : Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan UNITKERJA : Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang
PENDIDIKAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN
AGRARIA DAN TATA RUANG/BPN TAHUN 2020
LEMBAR PENGESAHAN
Implementasi Aksi Perubahan diajukan oleh : Nama : Agung Basuki, S.ST., M.H.
Jabatan : Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan NIP : 197707281998031005
Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan : I (Satu)
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang
Judul Implementasi Aksi Perubahan :
“AKSELERASI MUTU LAYANAN PENINGKATAN HAK MELALUI PLATFORM BROADCAST WHATSAPP”
Telah diseminarkan dan diterima sebagai salah satu persyaratan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.
Coach,
Ir. HADI ARNOWO, M. App.Sc.
NIP.196512131990031002
Project Leader,
AGUNG BASUKI, S.S.T., M.H.
NIP.197707281998031005
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Subhanahu wa Ta’ala dan atas berkatnya dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan sebagai rangkaian kurikulum Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Kementerian Agraria dan Tata/Ruang Badan Pertanahan Nasional yang dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional Tahun Laporan Implementasi Rancangan Aksi Perubahan dengan pengembangan Informasi dan Komputerisasi Kegiatan Peningkatan Hak Atas Tanah di 2020.
Tujuan Penyusunan Aksi Perubahan ini adalah untuk mengidentifikasi serta mendeskripsikan permasalah dari area organisasi yang akan diubah yaitu Seksi Hubungan Hukum Pertanahanpada Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang, dimana hasil Aksi Perubahan tersebut tentunya masih bersifat sementara dan individual.
Diharapkan Aksi Perubahan ini layak diimplementasikan dan membawa perubahan kinerja bagi Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang, Khususnya Seksi Hubungan Hukum Pertanahan serta memberikan manfaat bagi instansi serta pengguna layanan pertanahan dan masyarakat luas.
Akhirnya penulis mengucapkan terimakasih dan apresiasi setinggi-tingginya pada pihak yang dengan ikhlas dan penuh kasih bersedia memberikan dukungan, yaitu :
1. Kepala PPSDM Kementerian ATR/BPN, Bapak Deni Santo, S.
T.,M.Sc.
2. Bapak Drs. Suwito, SH., M.Kn. selaku Kepala Kantor Pertanahan
3. Bapak Ir. Hadi Arnowo, M.App.Sc., selaku Coach dalam kegiatan Aksi Perubahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang.
4. Jajaran Seksi Hubungan Hukum Pertanahan dan seluruh insan Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang.
5. Para Widyaiswara PPSDM Kementerian ATR/BPN dan seluruh Narasumber pada PKP Angkatan I tahun 2020.
6. Seluruh Jajaran PPSDM Kementerian ATR/BPN, khususnya Panitia PKP tahun 2020.
7. Rekan-rekan Tim Aksi Perubahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang dan pihak tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu dalam Penyusunan Aksi Perubahan ini.
Penulis menyadaribahwa dalam laporan ini masih terdapat banyak kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan untuk kesempurnaan penyusunan laporan ini.Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
ABSTRAK
Kantor Pertanahan sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 4 Tahun 2018 perubahan atas Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan merupakan Instansi Vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Agar Aksi Perubahan ini dapat terimplementasikan secara berkesinambungan dan menjadi inspirasi bagi kegiatan perubahan selanjutnya, maka tujuan Aksi Perubahan ini dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Jangka Pendek
a.Tercipta desain atau Prototype aplikasi peningkatan hak.,b. Penyamaan persepsi bahwa inovasi ini adalah bridging antara pemohon dan Kantor Pertanahan.
2. Jangka Menengah:
Penyempurnaan Aplikasi Akselerasi Mutu Layanan Peningkatan Hak Melalui Platform Broadcast Whatsapp.
3. Jangka Panjang
Implementasi aplikasi dan mendampingi aplikasi elektronik dari Kementerian ATR/BPN.
Rancangan Aksi Perubahan ini untuk selanjutnya diimplementasikan menjadi Aksi Perubahan yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi banyak pihak. Namun yang lebih nyata dari aksi perubahan ini dapat memberi manfaat bagi yang melakukan itu sendiri, bagi unit kerja dan instansi tempat bekerja dan bagi Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia sebagai penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.
Implementasi Aksi Perubahan berupa tersedianya sistem akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp yang diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu :
a. Dapat memberikan keyakinan pada Team Leader terhadap terwujudkan prinsip Tata Kelola Pemerintahan yang terbuka, transparan, bertanggungjawab, responsive, bebas korupsi, efisien, efektif, inovatif. Dengan inovasi ini pelayanan informasi dan kegiatan peningkatan hak lebih lancar dengan berkurangnya tatap muka langsung yaitu maksimal dua kali tatap muka yaitu saat menyerahkan berkas dan mengambil produk.b. Dapat memberikan keyakinan pada Team Leader bahwa inovasi tersebut telah memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat.
Implementasi Aksi Perubahan ini dapat memberikan manfaat bagi Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang yaitu :
a.Terciptanya pelayanan pertanahan yang maju dan modern; b.Solusi atas keterbatasan Sumber Daya Manusia yang dimiliki oleh Kantor Pertanahan Kabuaten Magelang; c.Optimalisasi Sumber Daya Manusia pada pelayanan rutin lainnya di Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang; d.Mengurangi jumlah antrian pemohon di Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang sehingga kantor akan lebih tertib.
Manfaat Aksi Perubahan Bagi Lembaga Pelatihan
lanjut dengan pola dan prinsip keberlanjutan.
b.Akan meningkatkan upaya adaptasi terkait pelatihan bagi peserta peningkatan pelayanan publik sebagai salah satu bagian peningkatan kepercayaan masyarakat.
Langkah yang dilakukan setelah mengetahui isu strategis atau permasalahan prioritas organisasi adalah menentukan solusi yang harus dilakukan untuk penanganannya.Penentuan solusi perlu memperhatikan penyebab-penyebab utama timbulnya isu atau permasalahan agar mampu mengatasi permasalahan secara efektif dan efisien.
Beberapa akibat yang dapat terjadi apabila permasalahan tersebut di atas terus dibiarkan dan tidak ditangani, antara lain :
1.Dapat menimbulkan keluhan dari masyarakat atau stakeholder sebagai pengguna layanan.2.Informasi pelayanan tidak tersampaikan dengan baik
3.Citra pelayanan menjadi tidak baik.
Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka solusi dari permasalahan sebagai suatu inovasi yang akan dilakukan dalam aksi perubahan ini bertujuan untuk membuat alat bantu berupa aplikasi pemantauan internal yang diharapkan dapat meningkatkan efektivitas pemantauan penyelesaian pekerjaan dari atasan. Dengan adanya peningkatan efektivitas pemantauan pekerjaan tersebut, diharapkan dapat meningkatkan kinerja pelayanan secara lebih optimal.
Manfaat Inovasi jangka panjang terkait dengan impact (dampak) dari inovasi yang meliputi :
1. Manfaat inovasi bagi Team Leader adalah dapat mengaktualisasikan kepemimpinan Pejabat Pengawas dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan dengan membuat inovasi dalam bentuk aplikasi akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp;2. Manfaat inovasi bagi Team Member adalah dapat mengaplikasikan pelaksanaan tugas sesuai dengan Standar Prosedur dan jangka waktu yang telah ditetapkan sehingga dapat meningkatkan nilai kinerjanya;3.Manfaat inovasi bagi instansi adalah informasi tentang pelayanan pertanahan lebih mudah di akses oleh masyaraka dan penyelesaian pekerjaan peningkatan hak menjadi lebih tepat waktu;4.Meningkatkan citra instansi menjadi lebih baik lebih profesional maju dan modern.
Berdasarkan identifikasi kepentingan dan kekuatan stakeholder yang dibagi ke dalam 4 (empat) kuadran tersebut, maka analisis stakeholders dalam rangka aksi perubahan ini adalah Pentahapan (Milestone) Aksi Perubahan :Tahapan aksi perubahan ini dibagi menjadi 2 (dua) tahap yaitu tahap utama (milestone jangka pendek), dan tahap lanjutan yaitu milestone jangka menengah dan jangka panjang.
Milestone jangka pendek dilaksanakan selama kurang lebih 60 (enam puluh) hari kalender pada tahapan laboratorium kepemimpinan yang dimulai tanggal 23 Juni s.d 18 Agustus 2020.Untuk pentahapan diuraikan pada table-tabel dalam laporan.
Tujuan pentahapan lanjutan aksi perubahan jangka menengah adalah menerapkan system akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp dalam rangka penyelesaian pekerjaan sesuai ketentuan.Milestone jangka menengah dilaksanakan dalam waktu 6 bulan.
Kata Kunci (Keyword) : Platform Broadcast Whatsapp, Inovasi, aksi perubahan
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
ABSTRAK ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... x
BAB I.PENDAHULUAN ... 1-4 A. Latar Belakang... 1
B. Tujuan ... 3
C. Manfaat ... 4
BAB II. PROFIL PELAYANAN KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN MAGELANG ... 6-13 A. Tugas Dan Fungsi Pelayanan ... 6
1. Tugas Pokok dan Fungsi ... 6
2. Tugas Pokok dan Fungsi Seksi HHP ... 7
3. Analisis Area Permasalahan ... 8
B. Sumber Daya Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang .... 11
BAB III. ANALISA MASALAH/ISU... 12-13 A. Identifikasi Masalah Pada Area TUSI yang Bermasalah ... 12
B. Penetapan Masalah Inovasi ... 12
C. Analisis Kelayakan Inovasi ... 13
BAB IV. STRATEGI MENGATASI MASALAH... 15-27 Trobosan Inovatif ... 15
D. Pemanfaatan Sumber Daya ... 18
E. Pengendalian Pekerjaan ... 23
1. Penetapan (Milestone) Aksi Perubahan ... 23
2. Aksi Perubahan Tahap Menengah ... 25
3. Aksi Perubahan Tahap Panjang ... 26
4. Identifikasi Potensi Masalah ... 26
F. SOP Pelayanan Publik ... 27
BAB V. LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 40
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 40
1. Membangun Integritas… ... 40-41 2. Pengelolaan Budaya Pelayanan… ... 41-42 3. Pengelolaan Tim… ... 42-44 B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan… ... 44
1. Capaian Tahapan Inovasi… ... 44-58 2. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ... 59
3. Manfaat Aksi Perubahan ... 59
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan… ... 60
1. Legalitas Penerapan Inovasi ... 60
2. Perencanaan Keberlanjutan Inovasi ... 60
BAB VI. PENUTUP… ... 61
A. Kesimpulan ... 61
B. Rekomendasi… ... 62
DAFTAR PUSTAKA ... 63
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Komposisi Struktur Organisasi Seksi Hubungan Hukup
Pertanahan Kantor BPN Kab. Magelang ... 10
Gambar 2. Struktur Tim Aksi Perubahan ... 18
Gambar 3. Struktur Tim Aksi Perubahan ... 22
Gambar 4. Net Map Stakeholder ... 23
Gambar 5. Alur Layanan Peningkatan Hak dengan Android ... 28
Gambar 6. Alur Operator Loket Peningkatan Hak dan Monitoring ... 29
Gambar 7. Halaman Utama… ... 45
Gambar 8. Halaman Login Pemohon… ... 46
Gambar 9. Halaman Registrasi… ... 46
Gambar 10. Halaman formulir… ... 47
Gambar 11. Halaman Utama Website… ... 49
Gambar 12. Halaman Dashboard… ... 50
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Prioritas Karakteristik ASTRID ... 12
Tabel 2. Model Inovasi Aplikasi Penanganan Internal ... 16
Tabel 3. Identifikasi Stakeholder ... 20
Tabel 4. Tahap Utama ... 24
Tabel 5. Kebutuhan Biaya Tahap Utama ... 25
Tabel 6. Milestone Jangka Menengah ... 25
Tabel 7. Milestone Jangka Panjang ... 26
Tabel 8. Identifikasi Potensi Masalah ... 27
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kantor Pertanahan sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 4 Tahun 2018 perubahan atas Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan merupakan Instansi Vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Kantor Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang bersangkutan, terdiri atas satu Sub-Bagian Tata Usaha dan lima Seksi. Salah satu diantaranya adalah Seksi Hubungan Hukum Pertanahan dengan tugas melakukan pengoordinasian dan pelaksanaan penetapan hak tanah dan pemberdayaan hak tanah masyarakat, pendaftaran hak tanah dan pemeliharaan data hak tanah serta pembinaan PPAT dengan seorang kepala seksi yang mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:
1. Pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang dan hak komunal.
2. Penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas
asing lainnya.
3. Penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai hak milik.
4. Pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang.
5. Pelaksanaan pemberdayaan hak atas tanah masyarakat.
6. Penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat.
7. Pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan hak atas tanah masyarakat.
8. Pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah,hak atas ruang,hak milik atas satuan rumah susun,hak pengelolaan,hak tanggungan,tanah wakaf,hak atas tanah badan sosial/keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak.
9. Pemeliharaan data pendaftaran tanah dan ruang,hak milik atas satuan rumah susun,hak pengelolaan, tanah wakaf,dan pemberian izin peralihan hak, pelepasan hak, perubahan penggunaan dan perubahan pemanfaatan/
komoditas, peralihan saham, pengembangan dan pembinaan PPAT.
10. Pengelolaan informasi dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data yuridis.
11. Pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan diseksi hubungan hukum pertanahan.
Dalam era globalisasi pemanfaatan teknologi informasi yang
semakin berkembang dengan tujuan peningkatan di semua aspek instansi pelayanan. Hal ini sejalan dengan Visi, Misi Kementerian ATR/BPN 2020-2024 yang diwujudkan dalam Strategic Goal Kementerian ATR/BPN Tahun 2025 yang salah satu pointnya adalah “Mewujudkan Kantor Layanan Modern yang memberikan produk, layanan dan Pusat Informasi Pertanahan dan Tata Ruang secara elektronik berbasis teknologi informasi”.
Sejalan dengan Visi, Misi Kementerian tersebut maka Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang melakukan perubahan system pelayanan dari konvensional menuju layanan berbasis elektronik, hal ini merupakan solusi dari kuantitas layanan yang semakin bertambah dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan sehingga peningatan kualitas sangat dibutuhkan.
Bentuk peningkatan kualiatas pelayanan dapat menjadi tolak ukur keberhasilan instansi dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kepada masyarakat. Dengan tujuan tersebut maka pembentukan Tim Aksi Perubahan adalah bentuk nyata dalam penyelenggaraan beralihnya layanan konvensional menuju pelayanan berbasis daring dengan berbagai manfaat dan kemudahan yang ditujukan kepada masyarakat pada umumnya.
B. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan aksi perubahan yang selanjutnya dipaparkan dalam rancangan aksi perubahan dikategorikan berdasarkan tiga periode waktu yaitu tujuan jangka panjang 60 hari, tujuan jangka menengah dengan waktu yang dibutuhkan 6 bulan dan tujuan jangka panjang dengan waktu yang dibutuhkan selama 2
Agar aksi perubahan ini dapat terimplementasikan secara berkesinambungan dan menjadi dan menjadi inspirasi bagi kegiatan perubahan selanjutnya, maka tujuan aksi perubahan ini dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Jangka Pendek.
Tersedianya system Akselerasi Mutu Layanan Peningkatan Hak melalui Platform Broadcast Whatsapp yang merupakan bridging antara pengguna layanan dengan Kantor Pertanahan.
2. Jangka Menengah:
Tersedia rancangan pengembangan system akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp sehingga dapat memudahkan masyarakat untuk mengetahui dan mengakses semua pelayanan pertanahan terutama proses peningkatan hak.
3. JangkaPanjang:
Sistem ini dapat diadopsi/ replikasi/ modifikasi untuk layanan lainnya pada Kantor Pertanahan sejalan dengan adanya New Normal dan sebagai bridging mendampingi aplikasi elektronik dari Kementrian ATR/BPN.
Pada akhirnya diharapkan tercipta pelayanan prima Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang yang maju dan modern.
C. Manfaat Aksi Perubahan
Rancangan Aksi Perubahan ini untuk selanjutnya diimplementasikan menjadi Aksi Perubahan yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi banyak pihak, baik secara internal maupun eksternal.
1. Manfaat Internal
a. Terciptanya system pelayanan dengan model Zero Meeting
atau minimal mengurangi tatap muka.
b. Efisiensi dan efektifitas waktu dan biaya.
c. Mengurangi jumlah antrian pengguna layanan di loket pendaftaran.
d. Terwujudnya layanan pertanahan yang maju dan modern.
e. Menjadi input informs bagi Kementerian ATR/BPN sebagai bahan pengembangan di PPSDM.
2. Manfaat Eksternal
a. Mengedukasi masyarakat dengan layanan elektronik.
b. Pengguna layanan akan menerima kemudahan pelayanan dengan tidak harus datang ke kantor pertanahan berulang kali.
c. Kegiatan pelayanan menjadi lancar dan tepat waktu yang disebabkan kelancaran informasi dan minimnya kesalahan teknis.
d. Berkurangnya pengguna jasa pihak ketiga yang diakibatkan oleh prosedur yang panjang dan memerlukan waktu yang lama.
e. Pengguna layanan dapat memantau berkas yang didaftarkan melalui android yang dimiliki tanpa harus datang ke kantor.
BAB II
PROFIL PELAYANAN KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN MAGELANG
A. TUGAS DAN FUNGSI PELAYANAN
A.1. Tugas Pokok Dan Fungsi Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang
Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari dibidang pertanahan, Badan Pertanahan Nasional (BPN) menjalankan fungsinya sebagaimana yang tertuang didalam Pasal 3 huruf c Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2015 tentang Badan Pertanahan Nasional yaitu:“perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penetapan hak, pendaftaran tanah, dan pemberdayaan masyarakat”.
Salah satu fungsi yang dijalankan oleh BPN yaitu dalam hal perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penetapan hak, pendaftaran tanah, dan pemberdayaan masyarakat.Pelaksanaan penetapan hak, pendaftaran tanah, dan pemberdayaan masyarakat menjadi sangat penting untuk dikelola dengan baik sehingga diharapkan masyarakat dapat memperoleh kepastian hukum atas tanah yang dikuasai.
Pelaksanaan penetapan hak dan pendaftaran tanah dilingkup BPN telah memiliki payung hukum sebagaimana tertuang dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah. Pendaftaran Tanah bertujuan :
a. untuk memberikan kepastian hukum dan perlindungan hukum kepada pemegang hakatas suatu bidang tanah, satuan rumah susun dan hak-hak lain yang terdaftar agardengan mudah dapat membuktikan dirinya sebagai pemegang hak yang bersangkutan.
b. untuk menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan termasukPemerintah agar dengan mudah dapat memperoleh data yang diperlukan dalammengadakan perbuatan hukum mengenai bidang-bidang tanah dan satuan-satuan rumahsusun yang sudah terdaftar.
c. untuk terselenggaranya tertib administrasi pertanahan.
A.2. Tugas Pokok Dan Fungsi Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
Uraian tugas jabatan struktural digunakan untuk penataan kelembagaan, ketatalaksanaan dan kepegawaian di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Berdasarkan ketentuan sebagaimana tersebut dalam Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 13 Tahun 2019 ikhtisar jabatanSeksi Hubungan Hukum Pertanahan :
Seksi Hubungan Hukum Pertanahan mempunyai tugas melakukan pengoordinasian dan pelaksanaan penetapan hak tanah dan pemberdayaan hak tanah masyarakat, pendaftaran hak tanah dan pemeliharaan data hak tanah serta pembinaan PPAT.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41, Seksi Hubungan Hukum Pertanahan menyelenggarakan fungsi:
1. Pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang dan hak komunal;
2. Penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas tanah badan sosial/keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf, tanah bekas milik Belanda dan bekas tanah asing lainnya;
3. Penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang
4. Pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang;
5. Pelaksanaan pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
6. Penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
7. Pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
8. Pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah, hak atas ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, hak tanggungan, tanah wakaf, hak atas tanah badan sosial/keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak;
9. Pemeliharaan data pendaftaran tanah dan ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, tanah wakaf, dan pemberian izin peralihan hak, pelepasan hak,
perubahan penggunaan dan perubahan
pemanfaatan/komoditas, peralihan saham, pengembangan dan pembinaan PPAT;
10. Pengelolaan informasi dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbsais data yuridis; dan
11. Pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di seksi hubungan hukum pertanahan.
Seksi Hubungan Hukum Pertanahan terdiri atas:
1. Sub Seksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan
teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang dan hak komunal, penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas tanah badan sosial/keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf, tanah bekas milik Belanda dan bekas tanah asing lainnya, penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai hak milik, pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan hukum swasta, hak atas ruang, pelaksanaan pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, serta evaluasi dan pelaporan.
2. SubSeksi Pendaftaran Hak Tanah
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah, hak atas ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, hak tanggungan, tanah wakaf, hak atas tanah badan sosial/keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak, serta evaluasi dan pelaporan.
3. Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pemeliharaan data
peralihan hak, pelepasan hak, perubahan penggunaan dan perubahan pemanfaatan/komoditas, peralihan saham, pengembangan dan pembinaan PPAT, serta pengelolaan informasi dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data yuridis, serta evaluasi dan pelaporan.
Gambar 1 : Komposisi Struktur Organisasi Seksi Hubungan Hukum Pertanahan Kantor Pertanahan Kab. Magelang
Sumber:Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang, 2020.
A.3. Analisis Area Bermasalah
Tugas dan Fungsi kerja yang bermasalah Seksi Hubungan Hukum Pertanahan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang adalah dalam hal pelaksanaan pemberian dukungan kepada terwujud Kantor Pertanahan Maju dan Modern yaitu belum terwujudnya mutu layanan peningkatan hak kepada masyarakat, sehingga timbul isu utama :Belum terciptanya mutu layanan peningkatan hak.
Dampak ketidakberlanjutan terhadap terciptanya atau terlaksananya inovasi akselea.rasi mutu layanan peningkatan hak adalah sebagai berikut :
a. Penyelesaian berkas yang tidak sesuai SOP atau kurang terukur baik persyaratan, waktu dan baiya.
b. Terjadi kepadatan pemohon di loket pelayanan, dikarenakan inovasi merupakan sarana meminimalisir tatap muka antara petugas dan masyarakat.
c. Stagnasi pelayanan pertanahan yaitu pelayanan yang masih bertahan pada system konvensional dan masyarakat beranggapan bahwa kantor pertanahan tidak terbuka terhadap perubahan.
d. Visi, Misi Kementerian ATR/ BPN tidak terlaksana.
B. SUMBERDAYA KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN MAGELANG Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang memiliki Aparatur Sipil Negara (ASN) sebanyak 72 orang dan Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) sebanyak 61 orang. Dengan persebaran ASN di Subbagian Tata Usaha Berjumlah 6 (enam) orang ASN dengan 14 (empat) orang PPNPN, Seksi Infrastruktur Pertanahan berjumlah 37 (tiga puluh tujuh) orang ASN dan 8 (delapan) orang PPNPN, pada Seksi Hubungan Hukum Pertanahan berjumlah 15 (limabelas) orang ASN di bantu 20 (duapuluh) orang PPNPN, pada Seksi Penataan Pertanahan berjumlah 5 (lima) orang ASN dibantu 2 (dua) orang PPNPN, Seksi Pengadaan Tanah berjumlah 4 (empat) orang ASN dibantu 4 (empat) orang PPNPN, dan Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan berjumlah 4 (empat) orang ASN dibantu 4 (empat) orang PPNPN. 3 (tiga) orang PPNPN yang ditugaskan di Subbagian Tata Usaha terdiri dari Asisten Pengadministrasi Umum sebanyak 5 (lima) orang, Operator Komputer sebanyak 2 (dua) orang, Pramubhakti sebanyak 3 (tiga) orang, dan Sopir sebanyak 2 (dua) orang. Seluruh PPNPN di Subbagian Tata Usaha selain membantu tugas di Subbagian Tata Usaha, juga diberikan tugas untuk membackup dan membantu seluruh seksi.
BAB III
ANALISIS MASALAH/ISU
A. IDENTIFIKASI MASALAH PADA AREA TUSI YANG BERMASALAH
Terkait Tugas dan Fungsi Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan ditemukan beberapa isu strategis, antara lain :
A. Penyelesaian proses Pendaftaran Tanah Pertama Kali yang melebihi SOP.
B. Banyaknya Akta PPAT yang terlambat untuk didaftarkan.
C. Mutu layanan peningkatan hak belum berjalan secara baik.
B. PENETAPAN MASALAH UTAMA
Dari 3 Isu Strategis di atas, untuk menentukan isu mana yang paling prioritas, maka kami menggunakan karakteristik ASTRID, dengan metode sebagai berikut :
Tabel. 1 Prioritas Kareakteristik ASTRID
No Kriteria Bobot
Kriteria
Isu Strategis
Ket
A B C
1 Aktual 15 15 15 15
2 Spesifik 10 10 10 10
3 Transformasi 10 10 10 10
4 Relevan 15 15 15 15
5 Inovatif 20 10 10 15
6 Dapat dilaksanakan
sesuai masa pelatihan 30 10 20 30
Jumlah 100 70 80 95
Sehingga Isu Strategis yang bisa diangakat menjadi rencana Aksi Perubahan adalah :Belum adanya mutu layanan peningkatan hak yang berjalan dengan baik.
C. ANALISIS KELAYAKAN INOVASI 1. Kondisi Saat Ini
Setelah diperoleh isu strategis yang akan ditindaklanjuti melalui rencana aksi perubahan, terhadap beberapa kondisi saat ini, antara lain :
a. Banyaknya informasi pertanahan yang belum sampai kepada masyarakat.
b. Pelayanan online belum secara maksimal terlaksana.
c. Kurang sosialisasi.
2. Kondisi Yang Diharapkan
Rencana aksi perubahan yang akan dibuat ini diharapkan dapat merubah kondisi-kondisi penghambat layanan tersebut, kondisi yang diharapkan antara lain :
a. Pelayanan prima.
b. Kepuasan masyarakat.
c. Zero Meeting.
d. ATR/BPN menjadi institusi professional, maju dan modern.
3. Dampak dan Manfaat a. Dampak
1) Bagi Masyarakat
a) Lebih efektif dan efisien tanpa harus datang ke kantor pertanahan sudah bias memperoleh informasi persyaratan dan bisa mendaftarkan proses peningkatan hak tanpa datang ke kantor.
b) Masyarakat dapat memantau proses tersebut melalui HP Android maupun Iphone.
2) Bagi Kantor Pertanahan
a) Kantor Pertanahan sangat mudah menyampaikan informasi-informasi layanan pertanahan.
b) Berkurangnya antrian pemohon di loket pelayanan sehingga kantor menjadi lebih tenang dan tertib.
b. Manfaat
1) Bagi Masyarakat
a) Besaran biaya yang dikeluarkan pemohon menjadi terukur karena informasi pelayanan dan pendaftaran langsung dapat diakses pemohon.
b) Masyarakat memiliki kesempatan untuk bisa memantau posisi berkas yang didaftarkan.
2) Bagi Kantor Pertanahan
a) Kantor Pertanahan akan lebih mudah memproses permohonan yang terdaftar di kantor pertanahan karena masyarakat secara otomatis sudah mendapatkan informasi persyaratan pelayanan pertanahan.
b) Peningkatan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).
c) Mengurangi tatap muka dengan pemohon sehingga terwujud Kantor Pertanahan Profesional, Maju dan Modern.
BAB IV
STRATEGI MENGATASI MASALAH
A. Terobosan Inovatif
Langkah selanjutnya yang dilakukan setelah mengetahui isu strategis atau permasalahan prioritas organisasi adalah menentukan solusi yang harus dilakukan untuk penanganannya.Penentuan solusi perlu memperhatikan penyebab-penyebab utama timbulnya isu atau permasalahan agar mampu mengatasi permasalahan secara efektif dan efisien.
Beberapa akibat yang dapat terjadi apabila permasalahan tersebut di atas terus dibiarkan dan tidak ditangani, antara lain :
1. Dapat menimbulkan keluhan dari masyarakat atau stakeholder sebagai pengguna layanan.
2. Mutu layanan peningkatan hak tidak dapat berjalan dengan baik.
3. Citra pelayanan menjadi tidak baik.
Berkaitan dengan mutu layanan peningkatan hak yang dianggap sebagai penyebab utama permasalahan, maka sebagai langkah awal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan adalah dengan akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp yang mana aplikasi ini sifatnya bridging antara pemohon dan kantor pertanahan.
Inovasi yang akan dilakukan dalam aksi perubahan ini bertujuan untuk membuat alat bantu berupa akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp yang diharapkan dapat meningkatkan efektivitas pemantauan
penyelesaian pekerjaan.
Adapun bentuk atau model inovasi yang akan dilaksanakan dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Tabel 2. Model Inovasi Aplikasi Penanganan Internal
MITRA KERJA KEGIATAN UTAMA NILAI YANG
DITAWARKAN HUBUNGAN KLIEN TARGET KLIEN
Kepala Subsi PHT,
Kepala Subsi PH,
Kepala Subsi Pemeliharaan Data, Analis Hukum pertanahan, petugasadministr asi dan Admin PPAT
Akselerasi Mutu Layanan Peningkatan Hak Melalui Platform Broadcast Whatsapp
• Transparan &
Akuntabel :
- Memberikan pelayanan yang berkualitas
- Memberikan kemudahan, keandalan dan keamanan pelayanan.
• Janji
Layanan(KepastianPersyarata n, Waktu danBiaya)
• Sepenuh hati melayani danmelayani setulus hati
• Pelayanan profesional danbebas KKN sertagratifikasi
• Fasilitas ruang tunggu ruangnyaman
• Kerjasama
•
MasyarakatUmum (perseorangan atau
badanhukum)
• Instansi Pemerintah
- Melakukan pelayanan One Stop Service
UNSUR BIAYA SUMBER DAYA PELAYANAN RISIKO
PNBP untuk pelayanan
Belanja Bahan
Belanja Modal
Belanja Barang Non Operasional Lainnya
Komitmen Pimpinan
Dukungan Staf
Pelaksana
Anggaran Teknologi Pelayanan (Web Based)
Budaya kerja disiplin dan melayani
Informasi pelayanan yang mudah diakses
Pelayanan Prima dengan ketepatan waktu
Pendaftaran peningkatan hak dengan mudah
Pemantauan alur berkas oleh pemohon dari android / Iphone
Retensi dari oknum pelaku KKN dan Percaloan
IMBALAN LEGALITAS SUSTAINABILITAS AKUNTABILITAS
Memperlancar pekerjaan
Kepuasan public
Berkurangnya jumlah antrian pemohon di loket
UU No. 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok - Pokok graria;
PP No. 40 Tahun 1996 tentang HGU, HGB dan HP atas Tanah;
PP No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah;
PP No. 128 Tahun 2015 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis PNBP yang Berlaku pada Kementerian ATR/BPN;
PMNA/KBPN No. 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP No. 24 Tahun 1997;
Perkaban No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan
• Pelayanan Prima (MelayaniSepenuh Hati dan Tulus)
Pelayanan bagi semua stakeholder
Transparansi dalamPelayanan
Kualitas Pelayanan dapat
dipertanggung jawabkan dan menjamin Kepastian hukum atas produk layanan
Zero meeting dan Zero Complaint
B. Hasil Inovasi
1. Jangka Pendek
Tujuan Aksi Perubahan dalam jangka pendek adalah untuk menghasilkan output (keluaran), yaitu tersusunnya Desain dan Prototype system akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp.
2. Jangka Menengah
Tujuan Aksi Perubahan dalam jangka menengah adalah penyempurnaan Desain dan Prototype system akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast
Whatsapp.
3. Jangka Panjang
Tujuan Aksi Perubahan dalam jangka panjang adalah untuk menghasilkan outcome (manfaat), yaitu melalui penerapan akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp.
C. Manfaat Inovasi
Manfaat Inovasi jangka panjang terkait dengan impact (dampak) dari inovasi yang meliputi :
1. Manfaat inovasi bagi Team Leader adalah dapat mengaktualisasikan kepemimpinan Pejabat Pengawas dalam pelaksanaan kegiatan dengan membuat inovasi dalam bentuk sistem akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp.
2. Manfaat system bagi Team Member adalah dapat mengaplikasikan pelaksanaan tugas sesuai dengan Standar Prosedur dan jangka waktu yang telah ditetapkan sehingga dapat meningkatkan nilai kinerjanya.
3. Manfaat sistem bagi instansi adalah informasi tentang pelayanan pertanahan lebih mudah di akses oleh masyarakat dan penyelesaian pekerjaan peningkatan hak menjadi lebih tepat waktu.
4. Meningkatkan citra instansi menjadi lebih baik lebih profesional maju dan modern.
D. Pemanfaatan Sumber Daya 1. Tim Kerja
Struktur Tim Aksi Perubahan diilustrasikan dalam Gambar berikut ini:
Gambar 2. Struktur Tim Aksi Perubahan
Peranan masing-masing individu dalam Tim Aksi Perubahan sebagaimana struktur di atas diuraikan sebagai berikut:
a. Mentor :
b. Project Leader :
Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan selaku Pemimpin Aksi Perubahan.
c. Coach :
Widyaiswara, selaku pendamping dan fasilitator pada Proyek Leader agar Aksi Perubahan dapat terlaksana dengan baik dan sukses.
d. Tim Efektif yang terdiri dari 10 (lima) orang yang bertugassebagai tim yang melaksanakan aksi perubahan sesuai jadwal yang telah disusun dan dipimpin oleh Project Leader. Tim inti ini terdiri dari Kepala Subsi Pemeliharaan Data Pendaftaran Tanah dan Pembinaan PPAT, Analis Hukum Pertanahan, PPNPN yang bertugas sebagai petugas administrasi dan admin yang menangani pekerjaan pelayanan pada Seksi Hubungan Hukum Pertanahan.
e. Stakeholder Internal adalah Kasubag TU, Pejabat Pengawasdi luar Seksi HHP, para Pejabat Pelaksana dan Staf pelaksana (Fungsional Umum) di luar Seksi HHP, dan Pejabat Pelaksana dan Pejabat Fungsional Umum pada Seksi Hubungan Hukum Pertanahan yang turut memberikan saran dalam pelaksanaan kegiatan ini.
2. Identifikasi Stakeholder
Stakeholder didefinisikan sebagai perorangan maupunkelompok-kelompok yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim.Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadapprogram yang
dimiliki oleh organisasi.
Pihak-pihak yang berpengaruh (positif/negatif) dan berkepentingan (kuat /lemah) serta hubungan kerja, baik secara kelompok maupun perorangan dalam pelaksanaan aksi perubahan ini diuraikan sebagai berikut :
Tabel 3. Identifikasi Stakeholders
No. Nama
Stakeholder Peranan Pengaruh Hubungan Kerja
1. Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang
▪ Memberikan Arahan kegiatan aksi perubahan secara langsung
▪ Mendukung dan Memfasilitasi kegiatan aksi perubahan secara penuh
▪ Mengesahkan dokumensurat menyurat
Positif Sebagai Mentor Aksi Perubahan (Atasan Langsung Project Leader)
2. Kepala Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
Pemimpin Aksi Perubahan Positif Project Leader Aksi Perubahan 3. Kepala Sub Bagian
Tata Usaha
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan
4. Kepala Sub Seksi Penetapan HakTanah
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Anggota Tim AksiPerubahan 5. Kepala Sub Seksi
Pendaftaran HakTanah
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Anggota Tim AksiPerubahan 6. Kepala Sub Seksi
Pemeliharaan Data
Memberikan dukungan penuh
terlaksananya aksi perubahan Positif Anggota Tim AksiPerubahan 7. Kepala Seksi
Infrastruktur Pertanahan
Memberikan dukungan penuh
terlaksananya aksi perubahan Positif Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan 8. Kepala Seksi
Penataan Pertanahan
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan 9. Kepala Seksi
Pengadaan Tanah Memberikan dukungan penuh
terlaksananya aksi perubahan Positif Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan
10. Kepala Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan
Memberikan dukungan penuh terlaksananya aksi perubahan
Positif Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan
11. Kepala Seksi InfrastrukturPertan ahan
Memberikan dukungan penuh
terlaksananya aksi perubahan Positif RekanKerja Tim Aksi Perubahan
13. Kelompok Jabatan Fungsional Umum di lingkungan Seksi HHP
Memberikan dukungan penuh
terlaksananya aksi perubahan Positif ▪ Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan
▪ Pelaksana harian Tim Aksi Perubahan 14. PPNPN di
lingkungan SeksiHHP
Memberikan dukungan penuh
terlaksananya aksi perubahan Positif ▪ Rekan Kerja Tim Aksi Perubahan
▪ Pelaksana harian Tim Aksi Perubahan
15 Kakanwil BPN Jawa
Tengah Memberikan arahan dan membantu tercapainya keberlanjutan aksi perubahan
Positif Koordinasi danPelaporan 16 Kepala Bidang
HHP Kanwil Jawa Tengah
Memberikan arahan dan membantu tercapainya keberlanjutan aksi perubahan
Positif Koordinasi dan pelaporan 17 Petugas loket Memberikan dukungan dalam
pelaksanaan aksi perubahan
Positif Koordinasi
18 PPAT Memberikan dukungan
dalampelaksanaan aksi perubahan Positif Koordinasi
Masing-masing stakeholder ditempatkan dalam 4 (empat) kelompok berdasarkan analisis kuadran dengan mempertimbangkan ciri-cirinya sebagai berikut :
a. Promoters memiliki kepentingan besar terhadap programdan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya).
b. Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat
menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan.
c. Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibatdalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.
d. Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan,bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan.
Berdasarkan identifikasi kepentingan dan kekuatan
stakeholderyang dibagi ke dalam 4 (empat) kuadran tersebut,maka analisis stakeholders dalam rangka aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :
Gambar 3. Kedudukan Stakeholders
Untuk menggambarkan hubungan antar stakeholders dalam aksi perubahan ini digambarkan dalam Net Map Stakeholders pada Gambar di bawah ini :
Gambar 4. Net Map Stakeholders
E. Pengendalian Pekerjaan
Pengndalian pekerjaan yang dihasilkan dari Aksi Perubahan ini diklasifikasikan sesuai dengan tahapan sasaran (objectives) yang direncanakan untuk dicapai, yaitu Pentahapan Jangka Pendek, Pentahapan Jangka Menengah dan Pentahapan Jangka Panjang. Adapun pentahapan pada Aksi Perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Pentahapan (Milestone) Aksi Perubahan
Tahapan aksi perubahan ini dibagi menjadi 2 (dua) tahap yaitu tahap utama (milestone jangka pendek), dan tahap lanjutan yaitu milestone jangka menengah dan jangka panjang.
Milestone jangka pendek dilaksanakan selama kurang lebih 60(enam puluh) hari kalender pada tahapan laboratorium kepemimpinan yang dimulai tanggal 23 Juni s.d 18 Agustus 2020. Untuk tahapan jangka pendek target penyelesaian pada kegiatan :
1. Pelaksanaan sosialisai 2. Terbentuk E-form 3. Prototype aplikasi
4. Fokus pada proses peningkaan hak uuk perumahan RSS dan pendaftaran tanpa kuasa/ pemegang hak langsung
Pada pentahapan diuraikan pada table-tabel berikut ini:
Tabel 4. Tahap Utama
NO KEGIATAN Mulai Durasi
23 Juni s/d 18 Agustus 2020
Minggu ke
I II III IV V VI VII VIII I. PERSIAPAN
1 Melapor ke mentor mengenai
rencana kegiatan 23 Juni
2020 1 hari 2 Rapat pembentukan Tim aksi 24 Juni 1 hari
4 Menganalisa system yang
akan digunakan 26 Juni
2020 1 hari 5 Membangun/ Development
aplikasi peningkat hak atas tanah
30 Juni
2020 10 hari 6 Integrasi Aplikasi
peningkatan Hak dengan Website
14 Juli 2020 2 hari
7 Menyusun tata cara mendaptkan informasi aplikasi
16 Juli
2020 2 hari 8 Pengadaan perangkat keras &
Lunak 20 Juli
2020 2 hari 9 Penyiapan Panduan/ Tutorial
Aplikasi 22 Juli
2020 2 hari
10 Sosialisasi 27 Juli
2020 2 hari 11 Pelatihan dan pendampingan
kepada admin dan staf pelaksana
29 Juli
2020 2 hari
12 Uji Coba Aplikasi 3 Agustus
2020 10 hari
III. TAHAP MONITORING &EVALUASI
13 Monitoring penyelesaian aksi 14 Agustus
2020
1 hari
14 Evaluasi penyelesaian akhir 18 Agustus
2020
1 hari
Untuk rincian biaya penyelesaian tahap utama ini dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 5. Kebutuhan Biaya Tahap Utama
No Kegiatan Volume Satuan Jumlah
1 Persiapan :
- Belanja Bahan (ATK) - Konsumsi rapat (10 orang)
1 Paket 5.000.000 5.000.000
2 Kali 22.000 440.000
2 Pelaksanaan :
-Konsumsi rapat (10 orang) -Pembuatan Aplikasi
2 Kali 22.000 440.000
1 Paket 30.000.000 30.000.000 3 Evaluasi :
-Konsumsi rapat (10 orang) 1 Kali 22.000 220.000
TOTAL BIAYA 35.660.000
2. Tahap Jangka Menengah
Tujuan pentahapan lanjutan aksi perubahan jangka menengah adalah menerapkan system informasi dan komputerisasi kegiatan peningatan hak atas tanah dalam rangka penyelesaian pekerjaan sesuai ketentuan.Pada tahapan ini dibag mejadi dua kegiatan yatu penyempurnaan sistem berdasarkan hasil uji coba dan implementas aplikasi.
Milestone jangka menengah dilaksanakan dalam waktu 6 bulan yang ditunjukkan pada tabel berikut.
Tabel 6. Milestone Jangka Menengah
No Tahapan Lanjutan Waktu Durasi
1. Persiapan :
- Rapat internal mengenai - Evaluasi system informasi
dan komputerisasi
kegiatanpeningatan hak atas tanah telah disusun
- Review rencana kerja dan penunjukan petugaspelaksana - Inventarisasi
dokumenpermohonan
Minggu I, II, III dan IV
September
1 bulan
2. Pelaksanaan :
- Entry dokumen ke dalamAplikasi
- Penyusunan laporan outputaplikasi
Bulan Oktober 2020 s.d Februari 2021
5 bulan
3. Evaluasi :
- Rapat evaluasi penerapan aplikasi system informasi dan komputerisasi kegiatan peningatan hak atas tanah
Minggu I
Maret 2021 1 minggu
3. Tahapan Jangka Panjang
Tujuan milestone jangka panjang yaitu dapat diadopsi untuk layanan kantah sejalan dengan adanya New Normal
Tabel 7. Milestone Jangka Panjang
No Tahap Lanjutan Waktu Durasi
1. Persiapan tindak lanjut penerapan aplikasi pemantauan
- Rapat internal mengenai tindak lanjut penerapan aplikasi
- Penyusunan rencana kerja dan penunjukan petugas pelaksana
Minggu II, III dan IV Maret 2021
3 minggu
2. Pelaksanaan tindak lanjut penerapan aplikasi pemantauan
April 2021 s.d Februari 2022
11 bulan
3. Evaluasi :
Rapat evaluasi dan pelaporan
Minggu I Maret 2022
1 minggu
4. Identifikasi Potensi Masalah
Pelaksanaan aksi perubahan tidak terlepas dari potensi masalah yang dapat menghambat kelancaran dan keberhasilan pelaksanaannya. Oleh karena itu perlu adanya identifikasi potensi masalah, sehingga risiko-risiko yang akan terjadi dapat diantisipasi dan dicari solusi untuk menghadapinya. Dalam aksi perubahan ini potensi masalah yang teridentifikasi adalah sebagai berikut :
Tabel 8. Identifikasi Potensi Masalah
No. Hambatan Solusi
1. Diantara stakeholder kesulitan
melakukan koordinasi Mengawali koordinasi dengan bantuan mentor 2. Anggota Tim kurang bersemangat
dalam melaksanakan aksi perubahan
Memotivasi anggota tim dengan mengadakan sharing discussion untuk mengembalikan semangat 3. Benturan jadwal dengan
padatnya Mengatur ulang jadwal rutinitas pekerjaan
Mengatur ulang jadwal disesuaikan dengan target aksi perubahan dan
fleksibilitas pekerjaan 4. Kesulitan dalam menggunakan Mengadakan rapat
aplikasi koordinasi pembahasan penggunaan aplikasi bersama stakeholder internal
F. SOP Pelayanan Publik
Bentuk gagasan dalam Aksi Perubahan ini adalah pembuatan system informasi dan komputerisasi keegiatan peningkatan hak atas tanah. Dalam penerapannya diharapkan dapat meningkatkan efektifitas kinerja pada seksi hubungan hokumpertanahan
Berikut alur pada system dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
1. Alur layanan peningkatan hak dengan menggunakan android (Pemohon)
Gambar.5 Alur layanan peningkatan hak menggunakan android (Pemohon)
2. Alur Operator loket peningkatan hak dan monitoring
Gambar.6 Alur Operator loket peningkatan hak dan monitoring
BAB V
LAPORAN AKSI PERUBAHAN A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
Kepemimpinan dalam Bahasa Inggris disebut Leadership dan dalam Bahasa Arab disebut Zi’amah atau Imamah. Dalam terminology yang dikemukakan oleh Marifield dan Hamzah.
Kepemimpinan adalah menyangkut dalam menstimulasi, memobilisasi, mengarahkan, mengkoordinasi motif-motif dan kesetiaan orang-orang yang terlibat dalam usaha bersama.
Kepemimpinan merupakan bagian dari fungsi-fungsi manajemen yang menduduki posisi strategis dalam system dan hirarki kerja dan tanggungjawab pada sebuah organisasi. Berikut merupakan definisi dari kepemimpinan berdasarkan para pakar, antara lain :
a. Kootz & O’donnel (1984), mendefinisikan kepemimpinan sebagai proses mempengaruhi sekelompok orang sehingga mau bekerja sungguh-sungguh untuk meraih tujuan kelompoknya.
b. Georger R. Terry (1960), kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi orang-orang untuk berusaha mencapai tujuan kelompoknya.
c. Slamet (2002), kepemimpinan adalah suatu kemampuan, proses, atau fungsi, pada umumnya untuk mempengaruhi orang-orang agar berbuat sesuatu dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
d. Thoha (1983), kepemimpinan adalah aktivitas untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar supaya mereka mau diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa pendapat para pakar di atas maka dapat didefinisikan Kepemimpinan adalah suatu usaha untuk mengarahkan, membimbing dan memotivasi serta bersama-sama mengatasi problem dalam proses tujuan suatu organisasi.
1. Membangun Integritas
Membangun integritas layanan yang dilakukan adalah dengan berkomitmen untuk merubah/melakukan transformasi layanan menjadi lebih baik dari sebelumnya menuju pelayanan prima. Transformasi dimulai terlebih dahulu menemukenali kondisi layanan yang terjadi melalui proses diagnose yang ditindaklanjuti dengan pembenahan melalui aksi perubahan.
Pada periode aksi perubahan, layanan peningkatan hak diselenggarakan secara konvensional. Sejalan dengan cita-cita kementrian untuk meningkatkan PNBP melalui Layanan Online diperlukan Langkah yang nyata untuk Akselerasi Mutu Layanan Peningkatan Hak Melalui Platform Broadcast Whatsapp agar cepat dikenal oleh masyarakat secara luas dan akhirnya mempercepat target penerimaan PNBP pada Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang. Disamping itu, terdapat kondisi pandemi Covid-19 yang menuntut segera dilakukan perubahan/inovasi cara melayani sehingga pelayanan pertanahan khususnya Peningkatan Hak dapat diakses tanpa ada kendala Covid-19. Berangkat dari kondisi yang terjadi maka segera dilakukan pembenahan layanan berupa transformasi layanan yang semula konvensional dilakukan menjadi semi online ataupun sepenuhnya online yang dapat diakses oleh seluruh pemohon baik mitra/PPAT maupun masyarakat umum.
Komitmen yang disepakati adalah Layanan Peningkatan Hak dapat diakses seluruh lapisan masyarakat dan dilakukan secara semi online (meminimalisir tatap muka) dimana proses pengolahan berkas tetap mempergunakan aplikasi KKP WEB. Online yang
Form dan perangkat komunikasi Whatssapp dan dengan mengupayakan adanya formulir elektronik dengan Web Hosting Mandiri sebagai pengganti google form.
Komitmen dalam mewujudkan Transformasi Mutu Layanan Peningkatan Hak melalui Platform Broadcast Whatsapp dilakukan dengan langkah-langkah persiapan sebagai berikut :
1. Pembuatan SK Aksi Perubahan (Terlampir)
2. Sosialisasi secara terjadwal kepada seluruh pemangku kepentingan.
3. Pembuatan Aplikasi Bridging antara pemohon dan pelaksana Kantor Pertanahan. (terlampir)
Komitmen dalam mewujudkan Transformasi Layanan disepakati memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
1. Percepatan Layanan dan tetap sesuai SOP menuju pelayanan prima
2. Modernisasi Layanan sesuai SOP menuju pelayanan prima.
3. Trasnformasi Layanan yang inovatif, akuntabel, dan tanpa korupsi
4. Perbanyak Komunikasi dan Sosialisasi kepada pemangku Kepentingan.
2. Pengelolaan Budaya Layanan.
Pengelolaan Budaya layanan ini dijalankan dengan melakukan penataan organisasi kerja yang terkait dengan pelaksanaan layanan, pengelolaan sumber daya baik personil, peralatan maupun pendanaan dalam mendukung aksi perubahan untuk menciptakan inovasi layanan serta upaya perubahan pola
pikir/mindset kepada seluruh pegawai untuk memberikan pelayanan yang modern dan inovatif menuju pelayanan prima dengan prinsip nir pungli, nir korupsi dan nir gratifikasi.
Aksi perubahan dilaksanakan untuk mewujudkan layanan yang prima dalam mewujudkan Zona Integritas Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang untuk Wilayah Bersih Melayani dan Wilayah Bersih dan Bebas Korupsi. Melalui inovasi layanan yang dibangun, Layanan Peningkatan Hak dilaksanakan secara semi online sehingga pungli, gratifikasi dan korupsi tidak dapat terjadi dalam pelaksanaan layanan. Dengan inovasi layanan yang dibangun, personil layanan akan mulai terbiasa dengan pelaksanaan pekerjaan secara online dan nantinya akan menumbuhkan ide-ide inovatif layanan bersifat online. Aksi perubahan yang dilaksanakan, dalam Jangka Panjang akan merambah pada seluruh layanan. Kesuksesan dari aksi perubahan ini juga di dukung dengan sosialisasi yang intensif kepada pemangku kepentingan layanan.
3. Pengelolaan Tim
Pengelolaan tim manajemen perubahan menuju Zona Integritas Kantor Pertanahan Magelang diwujudkan dengan pembuatan inovasi akselerasi mutu layanan peningkatan hak melalui Platform Broadcast Whatsapp, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Ditetapkannya tim aksi perubahan dengan Surat Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang Nomor 1489/SK-33.08.HP.01.03/VII/2020 Tanggal 25 Juni 2020
