LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
TENTANG
OPTIMALISASI PROSES PENYIAPAN MATERI KETUA MPR RI MELALUI PENATAAN PROSEDUR KERJA
Oleh:
Nama : Agus Ananda
NIP : 19810817 200212 1 002
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) ANGKATAN IV
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN PUSAT PENDIDIKAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI – BOGOR 2022
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
JUDUL : Optimalisasi Proses Penyiapan Materi Ketua MPR RI Melalui Penataan Prosedur Kerja
NAMA : Agus Ananda
NIP : 19810817 200212 1 002 UNIT KERJA : Sekretariat Jenderal MPR RI
Telah diuji di depan Penguji pada hari Senin tanggal 22 Juni 2022
MENTOR, PEMBIMBING/COACH,
AGUS SUBAGYO, S.S., M.IR NIP. 19770824 200003 1 002
Dr. MIKO HARJANTI, SE, M. SE, MA NIP. 19800814 200604 2 001
PENGUJI I, PENGUJI II,
ABDUL HANI, SP, MM NIP. 19650420 199103 1 003
Dr. Ir. BAMBANG BUDHIANTO NIP. 19610526 198503 1 002
KATA PENGANTAR
Assalaamua’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, Alhamdulillaahirabbil’alamiin,
Segala puji hanya bagi Allah Subhanahu Wa Ta’ala, Tuhan Yang Maha Esa, karena atas izin-Nya penulis bisa sampai tahap penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini. Sebagai sebuah inovasi, laporan aksi perubahan sejatinya merupakan implementasi dari hasil pembelajaran selama mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Pengawas. Berangkat dari berbagai macam teori, hasil diskusi, dan tugas yang diperoleh selama mengikuti pelatihan, dipadukan dengan hasil studi lapangan yang selanjutnya diproyeksikan dalam sebuah perencanaan terstruktur dan berjangka untuk setiap tahapan inovasi yang dituangkan dalam sebuah laporan pelaksanaan kegiatan.
Setelah seluruh tahapan kegiatan sebagaimana yang direncanakan dalam aksi perubahan yang telah melewati fase uji coba, implementasi, evaluasi, dan juga koreksi ataupun perbaikan sehingga Laporan Aksi Perubahan yang diberi judul, “Optimalisasi Proses Penyiapan Materi Ketua MPR RI Melalui Penataan Prosedur Kerja” dapat disusun. Tentu saja seluruh tahapan dan kegiatan yang berhasil penulis selesaikan sampai dengan saat ini tidak terlepas dari dukungan berbagai pihak sehingga tidak berlebihan apabila penulis menuliskan ucapan terima kasih yang ditujukan kepada :
1. Agus Subagyo, S.S., M.I.R, Kepala Bagian Sekretariat Ketua MPR selaku Mentor yang telah memberikan bimbingan dan masukan selama masa aktualisasi aksi perubahan;
2. Dr. Miko Harjanti, S.E., M.S.E., M.A., selaku coach yang telah memberikan bimbingan dalam aktualisasi dan persiapan dalam penyusunan laporan aksi perubahan;
3. Abdul Hani, SP., MM. dan Dr. Ir. Bambang Budhianto selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan terkait evaluasi laporan aksi perubahan ini;
4. Bapak/Ibu Widya Iswara Pusat Pelatihan Manajemen Dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi-Bogor yang telah membekali ilmu dan pengetahuan dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementerian Pertanian Angkatan IV Tahun 2022 di Ciawi-Bogor;
5. Keluarga tercinta yang telah mendukung dan mendoakan keberhasilan dalam kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas;
6. Seluruh rekan kerja di Bagian Sekretariat Ketua MPR yang telah memberikan motivasi dan dukungan melalui sebuah Tim yang Efektif sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan aksi perubahan ini;
7. Bapak/Ibu rekan-rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Non Kementerian Pertanian Angkatan IV Tahun 2022 di Ciawi-Bogor yang selalu bersama dalam rangka penyelesaian laporan ini.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan penulis berharap semoga laporan aksi perubahan ini dapat diterapkan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal dalam pelaksanaan aksi perubahan.
Jakarta, Juni 2022 Penulis,
Agus Ananda
ABSTRAK
Sebuah pekerjaan yang dijalankan tanpa adanya prosedur yang baku, dapat dipastikan pekerjaan tersebut berjalan berdasarkan kebiasaan ataupun insting pelaksana yang belum tentu tepat. Kondisi tersebut dapat menimbulkan inkonsistensi layanan dan ketidakpastian output pekerjaan karena tidak dapat melakukan pengawasan terhadap proses yang sedang berjalan sehingga menyulitkan dalam melakukan penelusuran masalah ketika menghadapi kendala. Dalam perjalanannya, sebuah prosedur kerja yang secara baku tertuang dalam standar operasional prosedur (SOP) tidak terlepas dari keterlibatan stakeholder dalam ini pegawai dan unit kerja baik internal maupun unit kerja eksternal lainnya, dimana tingkat kompetensi dan keterlibatan pegawai baik internal maupun eksternal menjadi penting pula untuk dikembangkan dalam sebuah rangkaian proses penataan prosedur kerja.
Inovasi yang sesuai dengan kondisi yang dihadapi dalam rangka penyiapan materi Ketua MPR adalah Optimalisasi Proses Penyiapan Materi Ketua MPR Melalui Penataan Prosedur Kerja yang diharapkan dapat menjadi solusi untuk memperbaiki kinerja layanan dalam memenuhi kebutuhan materi Ketua MPR.
Kata Kunci : sop, penataan prosedur, pengembangan kompetensi, tata laksana, reformasi birokrasi, alur kerja, materi, sambutan, pidato, makalah, ceramah, tim.
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... I KATA PENGANTAR ... II ABSTRAK ... IV DAFTAR ISI ... V DAFTAR GAMBAR ... VI DAFTAR TABEL ... VII DAFTAR LAMPIRAN ... VIII
BAB I ... 1
A. LATAR BELAKANG ... 1
B. AREA DAN FOKUS ... 3
C. TUJUAN AKSI PERUBAHAN ... 3
D. MANFAAT AKSI PERUBAHAN ... 5
E. ADOPSI DAN ADAPTASI HASIL STUDI LAPANGAN ... 5
BAB II ... 8
PROFIL KINERJA PELAYANAN ... 8
A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI ORGANISASI ... 8
B. KINERJA PELAYANAN SEKARANG ... 12
C. KINERJA PELAYANAN YANG DIHARAPKAN ... 13
BAB III ... 14
ANALISIS MASALAH PELAYANAN ... 14
A. PERMASALAHAN YANG ADA ... 14
B. PENYEBAB MASALAH ... 19
C. AKAR PENYEBAB MASALAH ... 20
D. ALTERNATIF SOLUSI PENYEBAB MASALAH ... 21
E. SOLUSI MENGATASI MASALAH ... 22
BAB IV ... 23
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 23
A. TEROBOSAN ... 23
B. TAHAPAN KEGIATAN ... 24
C. SUMBERDAYA ... 25
D. MANAJEMEN PENGENDALIAN MUTU PEKERJAAN ... 28
BAB V ... 30
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 30
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ... 30
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ... 43
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ... 51
BAB VI ... 54
PENUTUP ... 54
A. KESIMPULAN ... 54
B. SARAN ... 54
DAFTAR PUSTAKA ... 55
DAFTAR GAMBAR
Bagan 1: Struktur Organisasi Setjen MPR ... 9
Bagan 2: Struktur Organisasi Biro Sekretariat Pimpinan MPR ... 10
Bagan 3: Pemetaan Disposisi Surat Masuk Tahun 2021 ... 16
Bagan 4: Pohon Masalah ... 19
Bagan 5: Akar Penyebab Masalah ... 20
Gambar 1: Melaporkan Gagasan Perubahan Kepada Karo Set. Pimpinan ... 31
Gambar 2: Dukungan Plt. Deputi Bid. Pengkajian dan Pemasyarakatan Konstitusi ... 33
Gambar 3: Rapat Koordinasi Tim Reformasi Birokrasi Setjen MPR ... 33
Gambar 4: Dukungan Plt. Deputi Bidang Administrasi ... 34
Gambar 5: Membentuk Tim Efektif ... 36
Gambar 6: Surat Tugas Tim Efektif ... 38
Gambar 7: Usulan Surat Tugas dan Notulen Rapat Pembentukan Tim ... 44
Gambar 8: Rapat Pembahasan dengan Mentor dan Tim Efektif ... 45
Gambar 9: Rapat Pembahasan dan Penyusunan SOP dengan ORTALA ... 46
Gambar 10: Pengesahan SOP oleh Kepala Biro Sekretariat Pimpinan ... 46
Gambar 11: Rapat dalam rangka Uji Coba SOP ... 47
Gambar 12: Rapat Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut SOP ... 47
Gambar 13: Sosialisasi SOP Penyiapan Materi Ketua MPR ... 48
Gambar 14: Ketersediaan SOP Sebelum dan Sesudah Aksi ... 49
Gambar 15: Legalitas SOP Penyiapan Materi ... 52
Gambar 16: Dukungan Jangka Menengah dan Jangka Panjang ... 53
DAFTAR TABEL
Tabel 1: Rekapitulasi Disposisi Surat Masuk Tahun 2021 ... 14
Tabel 2: Kekuatan SDM ... 15
Tabel 3: Analisis Permasalahan Menggunakan tools APKL ... 16
Tabel 4: Skala Prioritas Masalah Menggunakan USG ... 18
Tabel 5: Skala Prioritas Penyebab Masalah ... 20
Tabel 6: Alternatif Solusi Akar Masalah ... 21
Tabel 7: Solusi Terbaik ... 21
Tabel 8: Milestone Jangka Pendek (Pembuatan SOP) ... 24
Tabel 9: Milestone Jangka Menengah (Pembentukan Tim Penyusun) ... 25
Tabel 10: Milestone Jangka Panjang: Pengembangan Pegawai ... 25
Tabel 11: RKA Penyusunan SOP ... 26
Tabel 12: Analisis Stakeholder ... 27
Tabel 13: Pemetaan Stakeholder ... 27
Tabel 14: Tim Efektif ... 28
Tabel 15. Identifikasi Potensi Kendala ... 29
Tabel 16: Tabel Stakeholder Sebelum Mengalami Pergeseran ... 35
Tabel 17: Tabel Stakeholder Pergeseran Setelah Mengalami Pergeseran ... 35
Tabel 18: Struktur dan Uraian Tugas Tim Efektif ... 42
Tabel 19: Capaian Tahapan Kegiatan ... 43
Tabel 20: Milestone Jangka Menengah ... 48
Tabel 21: Milestone Jangka Panjang ... 48
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Komponen Pengungkit RB ... 57
Lampiran 2: Nilai RB Setjen MPR 2015-2020 ... 57
Lampiran 3: Daftar Ketersediaan SOP ... 58
Lampiran 4: Survey Kepuasan Pimpinan MPR ... 58
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia (Setjen MPR) adalah lembaga pemerintah non kementerian berbentuk kesekretariatan lembaga negara yang memiliki tugas untuk memberikan dukungan terhadap seluruh tugas dan wewenang Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia (MPR) serta bertanggungjawab langsung kepada Pimpinan MPR.
Dalam rangka memenuhi dukungan pelaksanaan tugas Pimpinan MPR, melalui Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia, disusunlah sebuah struktur Sekretariat Pimpinan yang dipimpin oleh Kepala Biro, pejabat Eselon II, untuk memberikan layanan terhadap pimpinan secara umum.
Selanjutnya secara khusus, layanan terhadap masing-masing Ketua dan Wakil Ketua MPR dilaksanakan oleh Sekretariat Ketua dan Wakil Ketua yang dipimpin oleh Kepala Bagian, pejabat Eselon III.
Struktur organisasi dan tata kerja Setjen MPR tersebut, membawa kebaruan terhadap mekanisme dan alur kerja dalam proses pelayanan Pimpinan khususnya terhadap Ketua MPR dimana dukungan layanan dibagi kedalam 2 (dua) fungsi struktural yaitu layanan Tata Usaha dan Rumah Tangga Ketua MPR, serta layanan Penyiapan Materi Ketua MPR yang menjadi tanggung jawab penulis.
Kebaruan tersebut menciptakan sebuah kondisi transisi yang mengakibatkan mekanisme dan alur kerja yang ideal pada Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR belum dapat diwujudkan. Dari 8 (delapan) jenis tugas yang dijalankan, baru 3 (tiga) jenis tugas yang telah memiliki SOP atau baru sekitar 37,5% sehingga dapat dipastikan bahwa 62,5% pelaksanaan kegiatan berjalan tanpa didasari prosedur yang jelas.
Sebagai Kepala Subbagian Penyiapan Materi MPR, merupakan salah satu tanggung jawab penulis sebagai pejabat pengawas untuk mencari solusi perbaikan atas persoalan tersebut, demi tercapainya pelayanan yang terbaik serta mencapai perubahan yang diinginkan melalui sebuah penataan prosedur kerja dalam rangka
Agar dapat menjawab sebuah tantangan organisasi, Kepala Subbagian sebagai seorang Pejabat Pengawas dituntut untuk memiliki kompetensi yang dapat menjamin akuntabilitas jabatan serta pengendalian seluruh kegiatan pelaksanaan yang dilakukan oleh pejabat pelaksana sesuai standar operasional prosedur (SOP) dan terselenggaranya peningkatan kinerja secara berkesinambungan.
Untuk membentuk sosok pejabat pengawas dengan kompetensi tersebut di atas, diperlukan sebuah penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) yaitu penyelenggaraan pelatihan yang memungkinkan peserta mampu menerapkan kompetensi yang telah dimilikinya. Dalam penyelenggaraan pelatihan ini peserta dituntut untuk menunjukkan kinerjanya dalam merancang suatu aksi perubahan dan memimpin perubahan tersebut hingga menimbulkan hasil yang signifikan. Dengan demikian pelatihan ini diharapkan dapat menghasilkan alumni yang tidak hanya memiliki kompetensi, tetapi juga mampu menunjukkan kinerjanya dalam memimpin perubahan.
Dasar hukum pelaksanaan kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini adalah:
1. Undang-Undang No. 5 tahun 2014, tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Tahun 2014 No. 6, Tambahan Lembaran Negara No. 5494);
2. Peraturan Pemerintah No. 101 Tahun 2000, tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000 No. 198, Tambahan Lembaran Negara No. 4019);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 63, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6037) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 68, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 6477);
Melalui pelatihan ini penulis berharap dapat memperoleh pengalaman dan pengetahuan dalam melakukan identifikasi tidak hanya masalah tapi juga menggali potensi dan peluang yang bisa dimanfaatkan dalam pengembangan organisasi melalui sebuah diagnosa yang mendalam terhadap kondisi organisasi. Hasil diagnosa tersebut tentunya akan menghasilkan kesimpulan yang setidaknya berisi poin-poin
penting yang menjadi kekuatan maupun kelemahan serta juga peluang dan ancaman/tantangan yang akan dihadapi sebagai jawaban sebuah perencanaan.
Untuk melakukan sebuah perubahan tentu seorang pemimpin tidak dapat menjalankannya sendirian, sehebat apapun pemimpin itu. Oleh karenanya seorang pemimpin dalam menjalan tugas perlu kekuatan lain melalui sebuah tim yang efektif untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dalam rangka mencapai sebuah tujuan bersama. Untuk mendapatkan pelayanan dari tim tersebut, maka sebagai seorang pemimpin juga harus bisa melayani dan juga asertif kepada anggota tim nya.
Dengan melakukan perencanaan yang matang terhadap rencana kegiatan dan rencana anggaran yang disusun dalam sebuah Rencana Kerja Anggaran, sebuah perubahan dapat berjalan dengan efektif dan akan lebih mudah melalui pemanfaatan teknologi informasi karena kita telah memasuki era digital dimana teknologi informasi sudah seperti kebutuhan pokok bagi sebagian orang. Melalui manajemen mutu dan pengawasan serta pengendalian yang kontinu dan konsisten, diharapkan perubahan bukan hanya dapat bertahan tapi juga membawa efek kebaruan yang signifikan.
B. Area dan Fokus
Sebelum memulai kegiatan yang akan dijalankan dalam hal ini sebuah inovasi sebagai bentuk aksi perubahan untuk menunjang produktivitas pelaksanaan pekerjaan pelayanan publik, perlu menentukan batasan-batasan kegiatan yang menjadi area dan fokus agar tidak bias dan salah sasaran.
Pada aksi perubahan ini, area kegiatan disesuaikan dengan lingkup pekerjaan pada Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR, Bagian Sekretariat Ketua MPR, Biro Sekretariat Pimpinan, Deputi Bidang Pengkajian dan Pemasyarakatan Konstitusi, Sekretariat Jenderal MPR.
Adapun yang menjadi fokus dalam aksi perubahan ini adalah kegiatan perbaikan proses Penyiapan Materi Ketua MPR dengan titik berat pada optimalisasi prosedur kerja.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Sebagaimana telah disinggung pada bagian latar belakang diatas, tujuan dari penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) ini adalah untuk
pemimpin-pemimpin yang memiliki kompetensi kepemimpinan melayani. Kompetensi yang dibangun adalah karakter dan sikap perilaku kepemimpinan Pancasila yang berintegritas, menjunjung tinggi etika birokrasi dan bertanggung jawab dalam pengendalian pelayanan publik di unit organisasinya sebagai bentuk perilaku kepemimpinan Pancasila dan bela negara, serta kepemimpinan pelayanan dan pengendalian pekerjaan sesuai dengan bidang tugasnya dengan melakukan inovasi, kolaborasi, dan mengoptimalkan seluruh potensi sumber daya internal dan eksternal dalam rangka implementasi peningkatan kinerja pelayanan publik yang dilakukan oleh pejabat pelaksana.
Berbekal pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh selama mengikuti pelatihan, diharapkan dapat meningkatkan kompetensi penulis dan menjadi bagian dari agen perubahan dalam peningkatan kinerja pelayanan publik, sehingga dapat mewujudkan apa yang menjadi tujuan dari aksi perubahan yang akan dilaksanakan untuk menciptakan sebuah layanan Penyiapan Materi Ketua MPR RI yang optimal melalui penataan prosedur dan kompetensi kerja dengan tahapan kegiatan sebagai berikut:
1. Jangka Pendek
Tersedianya standar operasional prosedur (SOP) untuk semua lingkup tugas pada Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR RI, Bagian Sekretariat Ketua MPR, Biro Sekretariat Pimpinan, Deputi Bidang Pengkajian dan Pemasyarakatan Konstitusi, Sekretariat Jenderal MPR.
2. Jangka Menengah
Terbentuknya Tim Penyusun Materi Ketua MPR yang melibatkan personil antar unit kerja yang memiliki kompetensi penyusunan materi agar dapat berkolaborasi dan bekerja sama intens untuk memberikan masukan terkait bahan-bahan penyusunan materi.
3. Jangka Panjang
Berkembangnya kompetensi pegawai dalam menyusun materi melalui program pendidikan maupun pelatihan yang sudah direncanakan.
D. Manfaat Aksi Perubahan
Melalui aksi perubahan ini diharapkan tercipta sebuah efek kebaruan yang signifikan dalam penyelenggaraan layanan yang efektif karena tertata secara mekanisme dan alur kerja sehingga dapat memberikan manfaat bagi:
1. Internal Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR
a. Meningkatnya kualitas layanan karena pelaksanaan tugas sudah sesuai dengan SOP yang ditentukan;
b. Meningkatnya kompetensi pegawai dalam menyiapkan dan memenuhi kebutuhan materi Ketua MPR;
2. Eksternal Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR
a. Meningkatnya nilai tata laksana Reformasi Birokrasi (RB) instansi karena terpenuhinya SOP sesuai dengan rekomendasi perbaikan RB;
b. Meningkatnya kepercayaan dan keyakinan stakeholder akan terpenuhinya layanan karena adanya kepastian proses pelaksanaan layanan.
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Studi lapangan diselenggarakan agar dapat memberikan gambaran nyata dalam rangka persiapan untuk mengaktualisasikan kapasitas kepemimpinan melayani melalui pengalaman best practices pengendalian kegiatan pelayanan publik dan aplikasinya dalam aksi perubahan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik.
Disamping berfungsi sebagai benchmarking pelayanan, studi lapangan juga dapat membantu memberikan stimulus munculnya ide-ide kreatif dan inovatif dibidang pelayanan publik untuk selanjutnya dapat dijadikan sebuah aksi berdasarkan lesson learnt yang diperoleh untuk kemudian dapat pula diadopsi dan diadaptasi keunggulan serta strategi peningkatan pengawasan atau pengendalian pelaksanaan pelayanan publik yang dijadikan percontohan tersebut.
Dari hasil studi lapangan yang penulis lakukan, terdapat beberapa pembelajaran yang dapat dirangkum dan dipetik oleh penulis agar dapat melakukan hal positif serupa dengan mengambil maupun mengadaptasinya sesuai dengan kondisi pekerjaan. Lesson learnt yang dapat diadopsi dan diadaptasi pada tempat kerja penulis adalah sebagai berikut:
1. Peran kepemimpinan
Ide dan gagasan pembentukan Library Cafe merupakan hasil diskusi pejabat pengawas selaku inisiator dengan pejabat administrator selaku atasannya. Poin penting disini adalah bagaimana proses ide seseorang tersebut berkembang menjadi sebuah ide bersama. Pembelajaran yang bisa diambil disini adalah bagaimana peran pemimpin yang melayani dan asertif karena mau menyambut baik, mendengar, dan membahas ide yang disampaikan sehingga diperoleh ide baru yang disepakati bersama yang lebih baik dan bermanfaat bagi organisasi.
2. Inovasi pelayanan
Inovasi yang dikembangkan merupakan pada Library Cafe pada dasarnya merupakan inovasi sederhana dan sangat dekat dengan keseharian instansi pemerintah dan seluruh organisasi, yakni forum berbagi pengetahuan maupun bertukar terlaksana melalui kegiatan rapat namun dimodifikasi dan dikemas menarik sehingga mempunyai impact besar bagi kinerja instansi.
3. Kompetensi dan Pemberdayaan SDM
Library Cafe tidak hanya berhasil dalam meningkatkan kapasitas dan kompetensi auditor karena rutin mendengarkan dan berdiskusi bersama influencer yang menjadi narasumber dan peserta sesama auditor di lingkungan BPKP, tapi juga berhasil melakukan pemberdayaan SDM melalui pembentukan tim pelaksana Library Cafe dan duta Knowledge Management System.
4. Pemanfaatan Teknologi
Adanya pandemi Covid-19 memaksa seluruh pihak untuk berpikir dan merubah pola pikir dan pola kerja agar layanan tetap terjaga. Hal yang dapat dipetik dari studi lapangan ini adalah bagaimana Library Cafe beradaptasi dan menyesuaikan pola layanan yang semula mengandalkan kehadiran fisik terkait nilai jual layanan berupa nuansa dan fasilitas ala cafe menjadi daring tanpa menghilangkan esensi kegiatan untuk berbagi pengetahuan dan saling bertukar pengalaman.
5. Efektif dan Efisien
Hal menarik lainnya dari Library Cafe yang patut untuk diadopsi dan diadaptasi adalah penggunaan sumber daya yang ada secara maksimal dan efisien.
Sarana dan prasarana yang digunakan sebagian besar masih menggunakan sarana dan prasarana yang sudah ada. Hanya beberapa peralatan khusus terkait perlengkapan cafe yang perlu disiapkan tersendiri. Dukungan teknologi
informasi yang diterapkan pada Library Cafe pun sangat sederhana dan umum didapatkan pada setiap instansi. Hal yang perlu digarisbawahi dalam adalah kesepadanan nilai ekonomis dan manfaat yang diperoleh dari sarana dan prasarana yang digunakan. Sarana dan prasarana maupun teknologi yang digunakan tidak selalu harus paling canggih dan paling mahal akan tetapi disesuaikan dengan konteks kebutuhan dan kegunaannya dalam mendukung pelaksanaan pelayanan publik.
6. Manajemen Mutu, Pengawasan, dan Pengendalian Pelaksanaan Pekerjaan Yang terpenting dalam sebuah layanan disamping keberadaan layanan itu sendiri adalah, mutu layanan dan keberlangsungannya. Nilai yang bisa diadopsi dan di adaptasi dari keberhasilan dan keberlangsungan Library Cafe hingga saat ini ditentukan antara lain oleh Standard Operating Procedure (SOP) Library Cafe untuk menentukan jadwal dan tema 6 (enam) bulan ke depan. Disamping itu, untuk menjamin keberlangsungan layanan Library Cafe, Kepala BPKP selaku pimpinan tertinggi telah menujukkan komitmennya melalui Surat Keputusan Kepala BPKP Nomor 331/2019 tanggal 29 Mei 2019 terkait struktur pelaksana Library Cafe dan perintah untuk mereplikasinya ke seluruh perwakilan BPKP.
Dari narasi adopsi dan adaptasi di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa poin aplikatif yang dapat diterapkan pada aksi perubahan yang akan dijalankan antara lain:
1. Dukungan pimpinan dan tim efektif untuk mewujudkan aksi perubahan;
2. Penyusunan SOP agar pelaksanaan tugas memperoleh kepastian proses dan hasil;
3. Pembentukan Tim Penyusun Materi Ketua MPR (jangka menengah);
4. Perencanaan pengembangan kompetensi penyusunan materi (jangka panjang);
5. Pemanfaatan media informasi digital berupa sharing cloud storage (media berbagi penyimpanan online), media penyampaian form online (seperti google form), media sosial komunikasi (aplikasi penyampaian pesan seperti wa, telegram, dll), email, dan juga website mpr.go.id.
BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi
Sesuai namanya, Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia (Setjen MPR) pada dasarnya merupakan sebuah sekretariat bagi sebuah lembaga negara dalam hal ini Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia (MPR). Setjen MPR merupakan lembaga pemerintah non kementerian yang memiliki tugas untuk memberikan dukungan terhadap seluruh tugas dan wewenang MPR serta bertanggungjawab langsung kepada Pimpinan MPR. Berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang MPR, DPR, DPD, dan DPRD sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2019 tentang Perubahan Ketiga Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014, dimana dalam menjalankan tugas dan wewenangnya, MPR mempunyai Sekretariat Jenderal yang kedudukannya sebagai kesekretariatan lembaga negara, yang tugasnya dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas MPR, melayani dan memenuhi segala keperluan/kegiatan MPR, alat kelengkapan MPR, dan fraksi- fraksi atau kelompok Anggota MPR dalam menjalankan tugas dan wewenang MPR;
2. Membantu menyiapkan rencana anggaran belanja MPR;
3. Membantu Pimpinan MPR dalam pengelolaan anggaran sesuai kebutuhan MPR; serta
4. Mendokumentasikan semua surat masuk dan surat keluar MPR.
Selanjutnya menurut Peraturan Presiden Nomor 45 Tahun 2019 tentang Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia dan Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia, Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Perumusan dan evaluasi rencana strategis Sekretariat Jenderal MPR RI;
b. Koordinasi dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI;
c. Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang pengkajian dan pemasyarakatan konstitusi, serta penyerapan aspirasi masyarakat kepada MPR RI;
d. Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang administrasi kepada MPR RI;
e. Perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengawasan intern di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI;
f. Pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada MPR RI; dan g. Pelaksanaan fungsi lain yang ditugaskan oleh MPR RI.
Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia, Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat tersebut dapat tergambar dalam bagan struktur di bawah.
Bagan 1: Struktur Organisasi Setjen MPR
Dalam hal pemberian layanan teknis dan administratif serta keahlian terhadap Pimpinan MPR, secara langsung diberikan oleh Biro Sekretariat Pimpinan yang berada dibawah Deputi Bidang Pengkajian dan Pemasyarakatan Konstitusi melalui Bagian Sekretariat Ketua MPR dan Sekretariat Wakil Ketua MPR untuk melayani masing-masing Pimpinan.
Bagian Sekretariat Ketua MPR sesuai dengan Peraturan Sekretaris Jenderal MPR Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia Pasal 122, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang pengelolaan materi bidang tugas Pimpinan MPR serta pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Ketua MPR.
Bagian Sekretariat Ketua MPR terdiri atas Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR dan Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Ketua MPR. Posisi penulis sebagai Kepala Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR dapat digambar pada struktur di bawah ini:
Bagan 2: Struktur Organisasi Biro Sekretariat Pimpinan MPR
Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR mempunyai tugas:
1) Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di bidang penyusunan Informasi kegiatan Ketua MPR;
2) Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di bidang penyusunan bahan naskah sambutan/pidato Ketua MPR;
Sekretaris Jenderal
Biro Set. Pimpinan
Bag. Set.
KetuaMPR
Subbag.
Penyiapan Materi Ketua MPR
Tata Usaha dan Rumah Tangga
Ketua MPR
Deputi Bid. Pengkajian dan Pemasyarakatan
Konstitusi
Bag. Set. Wakil Ketua MPR ( 9
bagian)
3) Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di bidang penyusunan dan pengelolaan materi pembidangan tugas pimpinan MPR.
Disamping tugas-tugas tersebut, Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR juga melaksanakan tugas pendampingan pelaksanaan kegiatan Ketua MPR baik di kantor maupun di luar kantor (dalam dan luar kota serta luar negeri).
Adapun terkait materi yang disiapkan oleh Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR antara lain adalah:
1. Konsep pointers diskusi, keynote speech, sambutan, ucapan, serta naskah dinas (surat/undangan/rekomendasi/persiapan) yang dibacakan/ditandatangani oleh Ketua MPR;
2. Konsep naskah/materi rapat/pertemuan yang dihadiri oleh Ketua MPR;
3. Konsep notulen rapat/rilis pemberitaan kegiatan/materi audiensi dan penerimaan tamu/delegasi oleh Ketua MPR;
4. Konsep materi pembidangan tugas Pimpinan MPR terkait materi koordinator alat kelengkapan Badan Pengkajian, Badan Sosialisasi, dan Badan Penganggaran serta Komisi Kajian Konstitusi.
5. Konsep jawaban atas surat-surat pengaduan dari masyarakat.
Bahan materi maupun konsep yang disiapkan tersebut dapat berasal dari internal Sekretariat Jenderal MPR khususnya Bagian Sekretariat Ketua MPR termasuk di dalamnya pejabat struktural dan fungsional umum, tenaga ahli dan staf khusus.
Selain dari Bagian Sekretariat Ketua MPR, materi juga diperoleh dari unit lain dibawah Deputi Bidang Pengkajian dan Pemasyarakatan Konstitusi serta Deputi Bidang Administrasi.
Bahan materi juga dapat berasal dari sumber di luar Sekretariat Jenderal MPR, seperti Kementerian Luar Negeri terkait butir wicara terkait acara pertemuan dengan tamu perwakilan negara asing, dan dapat juga berasal masyarakat dalam arti luas termasuk di dalamnya perorangan atau berkelompok, organisasi kemasyarakatan, perusahaan, dalam dan luar negeri yang umumnya berupa permohonan ucapan/testimoni/dukungan berdasarkan permintaan/surat/undangan yang disampaikan baik lisan dan tulisan, langsung maupun tidak langsung.
B. Kinerja Pelayanan Sekarang
Pelayanan publik yang diberikan oleh Bagian Sekretariat Ketua MPR adalah penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang pengelolaan materi bidang tugas Pimpinan MPR serta pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Ketua MPR selaku pejabat publik. Terkait kinerja Penyiapan Materi Ketua MPR yang menjadi tugas Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR pada dasarnya secara garis besar seluruh layanan dapat terpenuhi dengan baik. Hal tersebut dibuktikan dengan tingkat kepuasan Ketua MPR berdasarkan hasil Survei Kepuasan Pimpinan MPR RI atas pelayanan Sekretariat Jenderal tahun anggaran 2021, dimana dari 7 (tujuh) aspek yang dinilai, 6 (enam) aspek mendapat nilai maksimal dan hanya 1 (satu) aspek yang mendapat nilai yang baik namun tidak maksimal (hasil survei terlampir).
Namun demikian, dalam pelaksanaannya terdapat beberapa kondisi yang perlu diperbaiki agar dapat meningkatkan kualitas layanan yang diberikan.
Dalam rangka memberikan pelayanan yang maksimal, pelaksanaan tugas saat ini berorientasi pada output layanan agar dapat memenuhi seluruh kebutuhan materi yang diperlukan yang tidak jarang menyebabkan prosedur baku dalam proses terlewatkan. Kondisi yang tidak ideal tersebut disebabkan tidak lengkapnya prosedur pelaksanaan pekerjaan yang tertuang dalam standar operasional prosedur (SOP) yang merupakan bagian dari tata laksana, dimana dari 8 (delapan) jenis tugas yang dijalankan, baru 3 (tiga) jenis tugas yang telah memiliki SOP atau baru sekitar 37,5%
sehingga 62,5% tugas berjalan tanpa SOP.
Sebagai salah satu komponen pengungkit nilai dalam Reformasi Birokrasi (RB), tata laksana memperoleh nilai paling rendah dibanding komponen lain yaitu 3.09 dengan nilai komponen tertinggi ada pada Penataan Manajemen SDM sebesar 12.57, merupakan sebuah rentang yang sangat jauh. Akibatnya capaian nilai RB Setjen MPR sejak tahun 2015 sampai dengan 2020 tidak mengalami peningkatan yang signifikan dan cenderung tidak memenuhi target yaitu dari 60,08 pada tahun 2015 dan 73,94 pada tahun 2020 dimana target tahun 2020 ditentukan sebesar 75.
Disamping berakibat negatif terhadap kinerja instansi, akibat yang dapat ditimbulkan terhadap stakeholder yang dilayani, yaitu Ketua MPR dan juga masyarakat adalah tidak dapat terpenuhinya semua materi yang dibutuhkan.
C. Kinerja Pelayanan Yang Diharapkan
Sebuah layanan yang diberikan, idealnya adalah tidak hanya berorientasi pada output tapi juga harus berpedoman pada prosedur baku pemberian layanan yang dituangkan dalam sebuah standar operasional prosedur (SOP) agar tidak hanya memberikan jaminan kualitas layanan yang tergambar dari output yang dihasilkan tapi juga dapat memberikan jaminan proses layanan karena setiap tahapan yang dilalui jelas dan dapat dimonitor.
Kaitannya dengan kinerja pelayanan yang diharapkan dapat tercapai adalah tersedianya sebuah layanan sesuai baku mutu dan baku proses sehingga tercipta sebuah layanan dengan output yang berkualitas namun juga prosedural sesuai dengan tata laksana yang ideal sebagaimana rekomendasi RB dari Kementerian PAN dan RB. dengan terciptanya suatu tata kerja dan tata laksana yang ideal tersebut diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan indeks RB instansi, serta meningkatnya layanan terhadap Ketua MPR sehingga dapat mengakomodir seluruh materi yang dibutuhkan.
BAB III
ANALISIS MASALAH PELAYANAN
A. Permasalahan Yang Ada
Dari hasil perbandingan kinerja pelayanan yang dijalankan saat ini dengan kondisi kinerja ideal yang diharapkan terdapat gap layanan yang perlu diperbaiki.
Untuk dapat memperbaiki gap tersebut terlebih dahulu perlu mengetahui permasalahan-permasalahan yang dihadapi, yaitu:
1. Belum optimalnya proses penyiapan Materi Ketua MPR.
Tinggi jumlah Materi yang harus disiapkan perlu disiasati dan diantisipasi sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan materi tersebut. Kondisi tersebut dapat tergambar berdasarkan rekapitulasi surat masuk yang diterima Bagian Sekretariat Ketua MPR selama tahun 2021, sebagai berikut :
Tabel 1: Rekapitulasi Disposisi Surat Masuk Tahun 2021
No. Disposisi Jumlah
1 Undangan 575
2 Audiensi / Sosialisasi / Kerjasama 445
3 Permohonan Lain-Lain / Laporan 392
4 Ucapan / Buku 301
5 Masukan 137
Total 1.850
Dari sebanyak 1850 disposisi surat masuk tersebut, perlu dilakukan pemilihan dan pemilahan disposisi surat yang perlu disiapkan materinya. Agar dapat memenuhi kebutuhan materi yang harus disiapkan tersebut, proses yang dilalui sering kali tidak sesuai atau bahkan tidak ada alur yang jelas yang menjadi pedoman.
2. Rendahnya tingkat partisipasi unit terkait lain dalam menyiapkan/menyediakan bahan Materi Ketua MPR;
Bahan materi dapat berasal unit-unit terkait lain sesuai dengan isu dan substansi materi yang akan disiapkan. Pada pelaksanaannya tingkat partisipasi dari unit-unit terkait tersebut masuk sangat rendah. Kondisi ini disebabkan beberapa faktor karena kurangnya koordinasi dan pemahaman terhadap output instansi diatas output unit sehingga menimbulkan kurangnya kepedulian karena adanya ego sektoral. Kondisi yang berpotensi terhadap tidak tersedianya bahan
materi tersebut perlu diantisipasi oleh Bagian Sekretariat Ketua MPR selaku unit kerja penanggung jawab pelaksanaan dukungan Ketua MPR, sehingga materi yang disiapkan pada akhirnya di dominasi oleh internal Bagian.
3. Belum Optimalnya Pemberdayaan SDM di lingkungan Sekretariat Ketua MPR;
Disamping pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR, dalam rangka memberikan dukungan substansi/keahlian terhadap Ketua MPR, Sekretariat Ketua MPR diperkuat dengan adanya Tenaga Ahli dan Staf Khusus Ketua MPR. Namun karena penugasan dan tanggung jawab Tenaga Ahli dan Staf Khusus tersebut sifatnya langsung kepada Ketua MPR, maka pemberdayaan keahlian mereka belum dapat dimanfaatkan dengan optimal untuk membantu menyiapkan materi-materi yang dibutuhkan Ketua MPR. Peta kekuatan SDM pada Bagian Sekretariat Ketua MPR dapat terlihat pada tabel berikut:
Tabel 2: Kekuatan SDM
No. Kompetensi Pendidikan Jumlah Status
1 Administrasi SMA 3 2 PNS + 1
PPNPN
2 Materi S2 1 PPNPN
3 Tenaga Ahli S2 5
4 Staf Khusus S2/S3 3
4. Belum Optimalnya Pemetaan Kebutuhan Pelayanan Ketua MPR.
Berdasarkan data rekapitulasi disposisi surat masuk tahun 2021 di atas, dapat dilakukan pemetaan terhadap kemungkinan kebutuhan pelayanan terhadap Ketua MPR agar semua kegiatan dapat terakomodir dengan baik hasil dari pemetaan tersebut. Belum optimalnya pemetaan yang dilakukan mengakibatkan layanan yang diberikan ditentukan berdasarkan skala prioritas.
Adapun skala pemetaan kebutuhan pelayanan Ketua MPR tersebut dapat tergambar dari hasil pemetaan disposisi yang masuk selama tahun 2021 sebagai berikut:
Bagan 3: Pemetaan Disposisi Surat Masuk Tahun 2021
Dari daftar permasalahan yang dihadapi tersebut, perlu dilakukan analisis agar dapat dipetakan permasalahan yang relevan untuk dilakukan dalam aksi perubahan yang akan dikerjakan menggunakan alat bantu APKL:
Tabel 3: Analisis Permasalahan Menggunakan tools APKL
No Masalah A P K L Ket
1 Belum optimalnya proses penyiapan Materi
Ketua MPR Ö Ö Ö Ö YA
2 Rendahnya tingkat partisipasi unit terkait lain dalam menyiapkan/menyediakan bahan Materi Ketua MPR
Ö Ö Ö Ö YA
3 Belum Optimalnya Pemberdayaan SDM di
lingkungan Sekretariat Ketua MPR Ö Ö Ö - TIDAK 4 Belum Optimalnya Pemetaan Kebutuhan
Pelayanan Ketua MPR Ö Ö Ö Ö YA
Dari hasil analisis permasalahan menggunakan alat bantu APKL di atas diketahui bahwa terdapat 3 (tiga) isu yang memenuhi kriteria untuk dilanjutkan pembahasannya. Terhadap hasil analisis di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
Undangan 31%
Audiensi / Sosialisasi /
Kerjasama 24%
Permohonan Lain-Lain /
Laporan 21%
Ucapan / Buku 16%
Masukan 8%
Disposisi Surat Masuk
Bagian Set. Ketua MPR RI Desember 2021
Undangan
Audiensi / Sosialisasi / Kerjasama
Permohonan Lain-Lain / Laporan
Ucapan / Buku Masukan
1. Belum optimalnya proses penyiapan Materi Ketua MPR
Aktual : Kondisi tidak optimalnya proses penyiapan materi sudah berjalan sejak tahun 2020 sampai dengan saat ini sehingga perlu segera dicarikan solusi.
Problematik : Sebuah proses yang tidak optimal tentu menyimpang dari harapan dan standar.
Kekhalayakan : Proses atau alur kerja tidak dapat dipisahkan dari tahapan pekerjaan dan orang yang terlibat pada tiap tahapan tersebut.
Layak : Pembenahan proses adalah sesuatu yang pantas dan realistis sehingga tidak berlebihan apabila kondisi ini memenuhi kriteria.
2. Rendahnya tingkat partisipasi unit terkait lain dalam menyiapkan/menyediakan bahan Materi Ketua MPR
Aktual : Partisipasi yang erat antar unit dapat meningkatkan kualitas layanan dan kualitas output yang dihasilkan.
Problematik : Sebuah organisasi dibangun diatas sebuah kerja sama, sehingga partisipasi antar unit sangat penting.
Kekhalayakan : Kurangnya partisipasi antar unit dapat menghambat proses interaksi pengembangan kompetensi antar pegawai.
Layak : Pentingnya sebuah kerja sama dalam instansi perlu didukung dengan keterlibatan antar unit dalam instansi.
3. Belum Optimalnya Pemberdayaan SDM di lingkungan Sekretariat Ketua MPR Aktual : Pemberdayaan SDM yang maksimal dapat meningkatkan
produktivitas kerja unit kerja.
Problematik : Tidak optimalnya pemberdayaan SDM dapat menimbulkan kecemburuan sesama SDM.
Kekhalayakan : SDM yang banyak tapi tidak dapat diberdayakan tentu tidak akan melebihi SDM yang sedikit namun maksimal dalam bekerja.
Layak : Kondisi ini tidak memenuhi kriteria layak karena diluar jangkauan tugas dan kewenangan.
4. Belum Optimalnya Pemetaan Kebutuhan Pelayanan Ketua MPR
Problematik : Kegiatan yang dipetakan dengan baik dapat meminimalisir terjadi kekurangan dalam memberikan layanan.
Kekhalayakan : Dengan pemetaan yang baik dapat ditentukan kebutuhan SDM yang dibutuhkan
Layak : Pemetaan kebutuhan penting dilakukan dalam rangka merencanakan strategi layanan yang diberikan.
Berdasarkan analisa di atas, isu nomor 3 (tiga) tidak memenuhi kriteria Layak sehingga diperoleh 3 (tiga) buah isu permasalahan yang layak untuk dijadikan isu strategis penyelesaian masalah. Untuk itu perlu dilakukan skala prioritas terhadap isu yang akan dipecahkan menggunakan alat bantu analisa USG dengan skala penilaian (1-5), sebagai berikut:
Tabel 4: Skala Prioritas Masalah Menggunakan USG
No. Masalah U S G Total
1 Belum optimalnya proses penyiapan Materi Ketua MPR
5 5 5 15
2 Rendahnya tingkat partisipasi unit
terkait lain dalam
menyiapkan/menyediakan bahan Materi Ketua MPR
4 5 5 14
3 Belum Optimalnya Pemetaan Kebutuhan Pelayanan Ketua MPR
4 4 5 13
Terkait analisa skala prioritas pada tabel di atas, dapat dijelaskan terkait unsur- unsur yang menjadi faktor penentu prioritas sebagai berikut:
1. Belum optimalnya proses penyiapan Materi Ketua MPR
Urgency : Sangat mendesak karena optimalisasi proses dapat mengoptimalkan output sehingga mendapat nilai 5.
Seriousness : Bisnis proses merupakan hal yang fundamental sehingga layak mendapat nilai 5.
Growth : Proses yang tidak jelas dapat menimbulkan ketidakpastian dalam organisasi sehingga sangat mendesak diperbaiki.
2. Rendahnya tingkat partisipasi unit terkait lain dalam menyiapkan/menyediakan bahan Materi Ketua MPR
Urgency : Partisipasi aktif dari unit terkait sangat penting, namun masih bisa diatasi dengan aktif berkoordinasi sehingga diberi nilai 4 Seriousness : Kerjasama dan keterlibatan antar unit kerja sangat penting
sehingga perlu menjadi perhatian dan diberi nilai 5.
Growth : Kondisi ini bisa menciptakan ego sektoral yang dapat menghambat tujuan organisasi sehingga diberi nilai 5.
3. Belum Optimalnya Pemetaan Kebutuhan Pelayanan Ketua MPR
Urgency : Untuk meminimalisir kekurangan, perlu pemetaan kebutuhan namun masih dapat diatasi apabila semua kebutuhan terpenuhi.
Seriousness : Selama layanan dapat terpenuhi, kondisi ini masih terkendali.
Growth : Jika dibiarkan terlalu lama efeknya akan menjadi semakin besar dan menimbulkan gangguan, layanan maka diberi nilai 5.
Setelah melakukan analisa terhadap skala prioritas di atas, diperoleh isu permasalahan nomor 1 (satu) yaitu, “Belum optimalnya proses penyiapan Materi Ketua MPR” menjadi prioritas utama sebagai permasalahan yang penting untuk dicarikan solusinya segera.
B. Penyebab Masalah
Agar dapat mendapatkan solusi menyelesaikan permasalahan di atas, terlebih dahulu perlu mencari faktor penyebab permasalahan tersebut. Dengan menggunakan alat bantu pohon masalah, diketahui faktor penyebab permasalahan yang timbul adalah sebagai berikut:
Bagan 4: Pohon Masalah
Belum Optimalnya Proses Penyiapan Materi Ketua MPR
Belum
terstrukturnya Kurangnya sarana
dan prasarana Belum sesuainya Rendahnya TIngkat Partisipasi
Unit Terkait Lain
Belum Optimalnya Pemetaan Kebutuhan Pelayanan
Dari diagram pohon masalah di atas, kembali dilakukan penentuan skala prioritas penyebab masalah untuk ditelusuri akar penyebabnya menggunakan alat bantu USG sebagai berikut:
Tabel 5: Skala Prioritas Penyebab Masalah
No. Masalah U S G Total
1 Belum terstrukturnya proses penyiapan materi 5 5 5 15 2 Kurangnya sarana dan prasarana pendukung 4 4 5 13
3 Belum sesuainya penempatan SDM 4 5 5 14
Berdasarkan hasil penentuan skala prioritas di atas, diketahui penyebab yang dominan dari belum optimalnya proses penyiapan materi Ketua MPR adalah karena
“belum terstrukturnya proses penyiapan materi”.
C. Akar Penyebab Masalah
Setelah mengetahui dan menentukan penyebab masalah yang dominan, tahapan selanjutnya adalah mencari tahu akar penyebab masalah menggunakan bagan pohon akar masalah sebagai berikut:
Bagan 5: Akar Penyebab Masalah
Tidak terpenuhinya seluruh kebutuhan Materi Ketua MPR
Belum Optimalnya Proses Penyiapan Materi Ketua
MPR
Kurangnya sarana dan prasarana pendukung
Belum terstrukturnya proses penyiapan
materi
Belum tertatanya
prosedur kerja Kurang disiplinnya pegawai
Belum optimalnya dukungan kebijakan pimpinan
Belum sesuainya penempatan
SDM
AKIBAT
SEBAB
Dari bagan di atas dapat diketahui bahwa yang menjadi akar penyebab masalah “belum tertatanya prosedur kerja” adalah:
1. Belum tertatanya prosedur kerja.
2. Kurang disiplinnya pegawai.
3. Belum optimalnya dukungan kebijakan pimpinan.
D. Alternatif Solusi Penyebab Masalah
Alternatif solusi untuk mengatasi masalah dengan merujuk pada akar penyebab masalah pada tabel di atas, maka dapat dicarikan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dari daftar akar masalah tersebut dapat dikelompokkan upaya penanggulangannya sebagai berikut:
Tabel 6: Alternatif Solusi Akar Masalah
Akar Permasalahan Solusi
Belum tertatanya prosedur kerja Melakukan penataan prosedur kerja
Kurang disiplinnya pegawai Melakukan pembinaan kedisiplinan pegawai Belum optimalnya dukungan kebijakan
pimpinan
Melakukan optimalisasi kebijakan pimpinan melalui surat keputusan
Dari alternatif solusi diatas dapat dilakukan pemilihan alternatif terbaik dengan kriteria ReSBaK sebagai berikut:
Tabel 7: Solusi Terbaik
No. Alternatif Realistis (Re)
Sumber daya (S)
Baiknya bagi organisasi
(Ba)
Kewenan gan (K)
Re x S x Ba x
K
1 Melakukan penataan prosedur kerja
4 4 4 4 256
2 Melakukan pembinaan kedisiplinan pegawai
4 4 4 3 192
3 Melakukan optimalisasi kebijakan pimpinan
melalui surat
keputusan
4 4 4 2 128
Berdasarkan tabel di atas maka solusi terbaik adalah dengan “melakukan
E. Solusi Mengatasi Masalah
Berdasarkan hasil analisa di atas maka diperoleh solusi untuk mengatasi masalah “belum optimalnya proses penyiapan materi Ketua MPR RI” adalah dengan melakukan “penataan prosedur kerja”. Diketahui bahwa prosedur kerja yang belum tertata tersebut dikarenakan standar operasional prosedur (SOP) yang ada belum memadai. Dari segi kecukupan dimana dari 8 (delapan) tugas yang dijalankan, baru ada 3 (tiga) SOP yang tersedia. Dari segi teknis pelaksanaannya, terhadap 3 (tiga) buah SOP yang ada tersebut, diketahui bahwa kompetensi pelaksana internal maupun eksternal memegang peran penting pada setiap tahapan prosedur tersebut.
Oleh karenanya, untuk melakukan penataan prosedur kerja dalam rangka penyiapan materi Ketua MPR tidak cukup hanya dengan melakukan penataan SOP yaitu dengan melengkapi SOP yang belum ada saja, namun juga diperlukan sebuah penataan kompetensi penyusunan materi melalui pembentukan tim penyusun materi serta perlu dilakukan pengembangan kompetensi penyusun materi melalui pendidikan dan pelatihan yang sesuai.
BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan
Inovasi yang sesuai dengan kondisi yang dihadapi dalam rangka penyiapan materi Ketua MPR adalah terkait penataan prosedur kerja penyiapan materi. Dalam perjalanannya, sebuah prosedur kerja yang secara baku tertuang dalam standar operasional prosedur (SOP) tidak terlepas dari keterlibatan stakeholder dalam ini pegawai dan unit kerja baik internal maupun unit kerja eksternal lainnya, dimana tingkat kompetensi dan keterlibatan pegawai baik internal maupun eksternal menjadi penting pula untuk dikembangkan dalam sebuah rangkaian proses penataan prosedur kerja.
Buruknya citra layanan publik dimasa lalu, menjadi pekerjaan rumah yang panjang bagi pemerintah untuk dapat memperbaikinya. Melalui gerakan Reformasi Birokrasi, pemerintah tengah mengupayakan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintah dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik (good governance). Untuk mewujudkan sebuah tata kelola instansi yang baik, perlu melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas serta terukur, melalui sebuah tata laksana yang sistematis.
Sekretariat Jenderal MPR dalam rangka mendukung Reformasi Birokrasi secara bertahap melakukan perbaikan salah satunya tata laksana yang merupakan bagian dari 8 (delapan) area perubahan yang disasar. Salah satu komponen perbaikan tata laksana yang direkomendasikan oleh Kementerian PAN-RB adalah untuk menyusun kembali proses bisnis dan SOP Setjen MPR dengan menyesuaikan pada organisasi yang baru dimana struktur organisasi Setjen MPR mengalami penyesuaian pada tahun 2020. Kondisi tersebut menciptakan sebuah kondisi transisi yang mengakibatkan mekanisme dan alur kerja Penyiapan Materi Ketua MPR belum semua terakomodir dalam sebuah standar operasional prosedur (SOP). Dari 8 (delapan) jenis tugas yang dijalankan, baru 3 (tiga) jenis tugas yang telah memiliki SOP atau baru sekitar 37,5% sehingga dapat dipastikan bahwa 62,5% pelaksanaan kegiatan berjalan tanpa didasari prosedur yang jelas. Untuk itu “Optimalisasi Proses Penyiapan Materi
B. Tahapan Kegiatan
Dalam menjalankan aksi perubahan “Optimalisasi Proses Penyiapan Materi Ketua MPR RI Melalui Penataan Prosedur Kerja”, maka fokus kegiatan dibagi kedalam 3 (tiga) buah tahapan kegiatan/milestone yang digunakan sebagai acuan waktu dalam pelaksanaan kegiatan, dengan penjadwalan sebagai berikut:
a. Jangka Pendek
Pada jangka pendek ini, kegiatan difokuskan pada pembuatan SOP yang belum mengakomodir kegiatan pelaksanaan tugas penyiapan materi Ketua MPR dengan jadwal sebagai berikut:
Tabel 8: Milestone Jangka Pendek (Pembuatan SOP)
Tahapan Kegiatan
Mei Juni
Output Evidence
Minggu Ke:
1 2 3 4 5 6 7 8 Membentuk Tim Efektif
1 Melakukan komunikasi pendahuluan dengan calon anggota Tim Efektif
Terbentuknya Tim Efektif
"Optimalisasi Proses Penyiapan Materi Ketua MPR RI Melalui Penataan Prosedur Kerja"
Dokumentasi/Notulensi 2 Menyusun daftar anggota Tim Efektif
pelaksanaan "Optimalisasi Proses Penyiapan Materi Ketua MPR RI Melalui Penataan Prosedur Kerja"
Surat Usulan
Pembentukan Tim Efektif 3 Melaksanakan rapat persiapan dengan
Mentor dan Tim Efektif
Dokumentasi/Notulensi
4 Membuat usulan Surat Tugas Karo SDM, Organisasi dan Hukum Setjen MPR tentang Tim Efektif pelaksanaan
"Optimalisasi Proses Penyiapan Materi Ketua MPR RI Melalui Penataan Prosedur Kerja"
Surat Tugas Tim Efektif
Membangun Aksi Perubahan
1 Menyelenggarakan rapat penyusunan SOP dengan Mentor dan Tim Efektif
Terbentuknya SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Dokumentasi/Notulensi
2 Penyusunan draf SOP Rancangan SOP
3 Pembahasan draf SOP dengan Bagian Organisasi dan Tata Laksana
Draf SOP
4 Pengesahan SOP Penyusunan Materi Ketua MPR
SOP Penyiapan Materi
Ketua MPR Melakukan Uji Coba Aksi Perubahan
1 Melakukan sosialisasi SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Tersosialisasinya SOP uji coba pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Nutulensi
2 Melakukan uji coba pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Terlaksananya uji coba pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Laporan
Melakukan Evaluasi dan tindak lanjut evaluasi 1 Melakukan rapat evaluasi uji coba
pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Terlaksananya evaluasi uji coba pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Dokumentasi/Notulensi
2 Membuat rencana tindak lanjut uji coba pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Terlaksananya rencana uji coba pelaksanaan SOP Penyiapan Materi Ketua MPR
Dokumen rencana tindak lanjut Catatan : Minggu ke-2 adalah libur panjang nasional Hari Raya Idul Fitri 1443 Hijriah
b. Jangka Menengah
Tahapan selanjutnya adalah pembentukan Tim Penyusun Materi Ketua MPR dengan penjadwalan sebagai berikut:
Tabel 9: Milestone Jangka Menengah (Pembentukan Tim Penyusun)
Tahapan Kegiatan
2022-2023 Bulan Ke: Output Evidence 9 10 11 12 1 2
1 Menyusun daftar anggota Tim Penyusun Materi Ketua MPR bersama Kepala Bagian Sekretariat Ketua MPR
Tersusunnya daftar usulan anggota Tim Penyusun Materi Ketua MPR
Daftar Usulan Anggota Tim Penyusun Materi
Ketua MPR 2 Mengajukan usulan pembentukan Tim
Penyusun Materi Ketua MPR kepada Sekretaris Jenderal MPR
Terbentuknya Tim Penyusun Materi Ketua MPR kepada Sekretaris Jenderal MPR
Surat usulan pengajuan pembentukan tim
3 Mengadakan rapat pembahasan Materi
dengan Tim Penyusun Materi Ketua MPR Terselenggaranya rapat
pembahasan Materi Notulen 4 Penyusunan Materi Ketua MPR bersama
Tim Penyusun Materi Ketua MPR
Tersusunnya Materi Ketua MPR hasil dari Tim Penyiapan Materi Ketua MPR
Materi Ketua MPR
c. Jangka Panjang
Tahapan yang terakhir adalah pengembangan kompetensi SDM Penyusun Materi Ketua MPR dengan penjadwalan sebagai berikut:
Tabel 10: Milestone Jangka Panjang: Pengembangan Pegawai
Tahapan Kegiatan
2023
Output Evidence
Bulan Ke:
1 2 3 4 5 6 1 Menyusun daftar usulan pegawai untuk
mengikuti pendidikan/pelatihan penyusunan Materi
Tersusunnya daftar usulan pegawai untuk mengikuti
pendidikan/pelatihan penyusunan Materi
Daftar nama pegawai yang diusulkan
2 Mengajukan usulan pendidikan/pelatihan
penyusunan Materi Terselenggaranya
pendidikan/pelatihan penyusunan Materi bagi pegawai
Surat usulan pengajuan pendidikan/pelatihan
3 Mengadakan rapat pembahasan Materi dengan pegawai yang mengikuti pendidikan/pelatihan penyusunan Materi
Terselenggaranya rapat pembahasan Materi
Notulen
4 Penyusunan Materi Ketua MPR bersama pegawai yang telah mengikuti
pendidikan/pelatihan penyusunan materi
Tersusunnya Materi Ketua MPR hasil dari pegawai yang mengikuti pendidikan/pelatihan penyusunan materi
Materi Ketua MPR
C. Sumberdaya
1. Pemetaan Sumber Daya Anggaran
Anggaran yang digunakan dalam menjalankan aksi perubahan
“Optimalisasi Proses Penyiapan Materi Ketua MPR RI Melalui Penataan Prosedur Kerja” bersumber pada DIPA Majelis Tahun Anggaran 2022 dengan
Tabel 11: RKA Penyusunan SOP
Deskripsi Volume Harga Satuan Jumlah Biaya
PENYUSUNAN SOP PENYIAPAN MATERI KETUA MPR
11.600.000
Belanja Bahan 11.660.000
Rapat Koordinasi (018-Jakarta I)
- 2 ATK dan Bahan Penunjang 1 keg 1.000.000 1.000.000
- 3 Snack Rapat Biasa DKI Jakarta [15 org x 6 keg] 90 ok 22.000 1.980.000 - 4 Makan Rapat Biasa DKI Jakarta [15 org x 6 keg] 90 ok 47.000 4.230.000
Sosialisasi
(018-Jakarta I)
- 2 ATK dan Bahan Penunjang 1 keg 1.000.000 1.000.000
- 3 Snack Rapat Biasa DKI Jakarta [50 org x 1 keg] 50 ok 22.000 1.100.000 - 4 Makan Rapat Biasa DKI Jakarta [50 org x 1 keg] 50 ok 47.000 2.350.000
2. Pemetaan Sumber Daya Sarana dan Prasarana
Kegiatan ini berjalan menggunakan dukungan sarana dan prasarana kantor sebagai berikut:
• Komputer • Printer • Penyimpanan Online
• Laptop • Scanner • Media Meeting Online
• Internet • Proyektor
• Ruang Rapat • ATK 3. Pemetaan Stakeholder
Untuk menunjang aksi perubahan ini perlu melakukan inventarisasi stakeholder yang nantinya akan terlibat baik secara langsung maupun tidak langsung dengan rencana aksi, sebagai berikut:
a. Stakeholder internal
Kepala Bagian Sekretariat Ketua MPR, Kepala Subbagian Penyiapan Materi Ketua MPR, Kepala Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Ketua MPR, Staf Pelaksana Bagian Sekretariat Ketua MPR.
b. Stakeholder eksternal
Pimpinan MPR, Sekretaris Jenderal, Deputi Bidang Administrasi, Deputi Bidang Pengkajian dan Pemasyarakatan Konstitusi, Kepala Biro Sekretariat Pimpinan, Kepala Biro SDM, Organisasi, dan Hukum, Kepala Biro Pengkajian Konstitusi, Kepala Bagian SDM, Kepala Bagian ORTALA, Pegawai Setjen MPR yang tidak terlibat langsung dan masyarakat (audien).
