LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI REFORMASI BIROKRASI (e-RB) UNTUK PENINGKATAN KINERJA PELAKSANAAN FASILITASI
REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT JENDERAL MPR RI
Oleh :
Novinda Efrilla, S.E., M.M.
NIP. 197911012005022003
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V
NON KEMENTERIAN PERTANIAN
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI - BOGOR 2022
ii LEMBAR PENGESAHAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
Judul : Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e- RB) Untuk Peningkatan Kinerja Pelaksanaan Fasilitasi Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI
Nama : Novinda Efrilla, S.E., M.M.
NIP : 19791101 200502 2 003 Angkatan : V
No. Presensi : 17
Jabatan : Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana Unit Kerja : Biro SDM, Organisasi dan Hukum
Telah diuji di depan penguji pada hari Rabu tanggal 10 Agustus 2022.
Mentor
Muhamad Jaya, S.IP., M.Si.
NIP. 19700326 199803 1 010
Pembimbing/Coach
drh. Sumarno, M.M, NIP. 19580412 198603 1 001
Penguji 1
Abdul Hani, S.P, M.M NIP. 19671231 198703 1 002
Penguji 2
Dr. Dea Christina Junnisa I.S, S.TP, M.AP, M.Agr.Sc.
NIP. 19820610 200604 2 001
iii ABSTRAK
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI REFORMASI BIROKRASI (e-RB)
UNTUK PENINGKATAN KINERJA PELAKSANAAN FASILITASI REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT JENDERAL MPR RI
NOVINDA EFRILLA
Penilaian Mandiri Reformasi Birokrasi (PMPRB) sebagaimana diatur di dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 26 Tahun 2020 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi merupakan model penilaian mandiri berbasis prinsip total quality management yang digunakan dalam melakukan analisis secara menyeluruh terhadap kinerja instansi pemerintah. PMPRB bertujuan untuk memperoleh informasi yang terukur tentang pelaksanaan dan pencapaian reformasi birokrasi di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI serta melakukan monitoring terhadap rencana aksi tindak lanjut yang telah disusun pada periode penilaian mandiri sebelumnya. Model assessment PMPRB mengedepankan penilaian kualitas kinerja berbasis data dukung yang dilakukan secara bertingkat pada level unit, tim penilai internal dan tim penilai pusat berdasarkan berbagai indikator yang telah ditetapkan pada 8 (delapan) area perubahan reformasi birokrasi. Dalam implementasi PMPRB di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI terdapat berbagai persoalan terkait dengan standardisasi, pengumpulan, pengolahan dan pemantauan data dukung yang digunakan, sehingga menyulitkan pemantuan kemajuan reformasi birokrasi. Kondisi ini menjadi hambatan dalam melakukan pengambilan keputusan pada level pimpinan terkait dengan perumusan langkah-langkah strategis dalam meningkatkan capaian target reformasi birokrasi secara berkesinambungan dan berkelanjutan. Oleh karena itu, sejalan dengan rekomendasi yang diberikan oleh Kementerian PANRB untuk meningkatkan kualitas self-asessment yang berbasis bukti dukung dalam pelaksanaan penilaian reformasi birokrasi, diperlukan suatu model standardisasi, pengumpulan, pengolahan dan pemantauan data dukung berbasis sistem informasi yang terintegrasi. Dalam kerangka tersebut, disusunlah aksi perubahan yang berjudul “Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) Untuk Peningkatan Kinerja Pelaksanaan Fasilitasi Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI”. Tujuan aksi perubahan ini adalah untuk memudahkan proses pemantauan kemajuan reformasi birokrasi dalam hal penilaian mandiri dan pengelolaan bukti dukung/evidence sehingga dapat meningkatkan kualitas self- assessment serta meningkatkan hasil capaian reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI.
Kata Kunci: e-RB, Reformasi Birokrasi, aksi perubahan.
iv KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil’alamiin segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya dan atas ridhoNya juga penyusunan Laporan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan V Tahun 2022 dengan judul Pembuatan SIstem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) Untuk Peningkatan Kinerja Pelaksanaan Fasillitasi Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI sebagai pemenuhan tugas dalam rangkaian kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Administrator.
Penulis menucapkan terima kasih kepada para pihak yang telah membantu proses pelaksnaan aksi perubahan ini sehingga dapat berjalan dengan lancar. Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :
1. Ibu Siti Fauziah, S.E., M.M. selaku Plt. Deputi Bidang Administrasi yang telah memberikan dukungan dan kepercayaan bagi penulis untuk melaksnakan aksi perubahan;
2. Bapak Muhamad Jaya, S.IP., M.Si. selaku mentor yang telah banyak memberikan dukungan dan kepercayaan selama penyusunan rancangan aksi perubahan;
3. Bapak Drh. Sumarno, M.M. selaku pembimbing yang telah memberikan pengetahuan, bimbingan dan masukan selama penyusunan rancangan aksi perubahan ini;
4. Bapak Abdul Hani, S.P., M.M. dan Ibu Dr. Dea Christina Junnisa I.S, S.TP, M.AP, M.Agr.Sc. terkait saran dan masukan terkait evaluasi rancangan aksi perubahan;
5. Teman-teman di Bagian Organisasi dan Tata Laksana yang telah banyak membantu menyiapkan bahan, berdiskusi selama penulisan rancangan aksi perubahan;
6. Teman-teman PKA Angkatan V Tahun 2022 yang menjadi teman belajar dan diskusi selama penulisan rancangan aksi perubahan, dan
v 7. Para Widyaiswara PPMKP Ciawi dan para Narasumber lainnya yang
telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam penyusunan rancangan aksi perubahan ini.
Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan dalam penyusunan rancangan aksi perubahan ini. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun sebagai bahan perbaikan dan penyempurnaan kegiatan aksi perubahan. Atas perhatiannya penulis ucapkan terima kasih.
vi DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ...ii
ABSTRAK ... iii
KATA PENGANTAR ... viiv
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... viiix
DAFTAR LAMPIRAN ……….. xi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. LATAR BELAKANG ... 1
B. AREA DAN FOKUS AKSI PERUBAHAN ... 2
C. TUJUAN ... 4
D. MANFAAT... 4
E. ADOPSI DAN ADAPTASI HASIL STUDI LAPANGAN ... 5
BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN ... 8
A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI ORGANISASI ... 8
B. KINERJA ORGANISASI SAAT INI ... 10
C. KINERJA ORGANISASI YANG DIHARAPKAN ... 19
BAB III ANALISIS MASALAH ... 20
A. PERMASALAHAN DAN PRIORITAS PENYELESAIAN ... 20
B. AKAR PENYEBAB MASALAH ... 27
C. ALTERNATIF SOLUSI ... 32
D. SOLUSI UNTUK MENGATASI MASALAH ... 33
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 36
A. TEROBOSAN/INOVASI ... 36
B. MILESTONE (PENTAHAPAN) ... 38
C. SUMBERDAYA (PETA DAN PEMANFAATAN) ... 41
BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 53
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ... 53
B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ... 64
C. DUKUNGAN DAN PETA STAKEHOLDER SETELAH ADANYA AKSI PERUBAHAN ... 83
D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ... 85
BAB VI PENUTUP ... 89
A. KESIMPULAN... 89
vii B. SARAN ... 90 DAFTAR PUSTAKA ... 91 LAMPIRAN ... 912
viii DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan DInas Koperasi dan UMKM
DIY ... 6
Tabel 2. 1 Indeks RB Setjen MPR 2018 – 2019………15
Tabel 2. 2 Indeks RB Setjen MPR 2020 – 2021 ... 16
Tabel 3. 1 Analisis Isu Menggunakan Tapisan APKL……….. ...21
Tabel 3. 2 Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth) ... 25
Tabel 3. 3 Prioritas Penyebab Masalah... 27
Tabel 3. 4 Prioritas Masalah Spesifik ... 29
Tabel 3. 5 Prioritas Solusi dengan Metode Mc. Namara ... 33
Tabel 4.1 Jadwal Milestone Jangka Pendek………...39
Tabel 4.2 Jadwal Milestone Jangka Menengah... 40
Tabel 4.3 Jadwal Milestone Jangka Menengah... 41
Tabel 4.4 Rencana Anggaran Biaya ... 43
Tabel 4.5 Hubungan Strategi Komunikasi Stakeholder ... 47
Tabel 4. 6 Identifikasi Risiko ... 48
Tabel 4.7 Analisis dan Evaluasi Level Risiko ... 49
Tabel 4.8 Mitigasi Risiko ... 50
Tabel 5. 1 7 Prinsip Manajemen Mutu dalam ISO 9001:2015……….54
Tabel 5. 2 Tim Efektif Aksi Perubahan ... 59
Tabel 5.3 Kriteria Keberhasilan ... 63
Tabel 5. 4 Hasil Evaluasi Uji Coba ... 74
Tabel 5. 5 Tabel Realisasi Capaian dan Output Pelaksanaan... 80
Tabel 5. 6 Tabel Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang... 86
ix DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1Struktur Organisasi Bagian Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat
Jenderal MPR RI ... 10
Gambar 2. 2 Mekanisme Pelaksanaan PMPRB ... 12
Gambar 2. 3 Komponen PMPRB ... 13
Gambar 2. 4 Kategori Indeks Reformasi Birokrasi ... 14
Gambar 3. 1 Pohon Masalah……….………32
Gambar 4. 1 Canvas Bisnis Model Aksi Perubahan……….….41
Gambar 4. 2 Peta stakeholders dalam proyek perubahan ... 46
Gambar 4. 3 Pengaruh Stakeholders Pada Aksi Perubahan ... 46
Gambar 5. 1 Struktur Organisasi Pelaksanaan Aksi Perubahan………..…..62
Gambar 5. 2 Dukungan Plt.Deputi Adminsitrasi dan Plt.Kepala Biro SDM, Organisasi dan Hukum ... 66
Gambar 5. 3 Undangan Rapat ... 67
Gambar 5. 4 Surat Tugas Tim Efektif ... 67
Gambar 5. 5 Rapat Tim Efektif ... 68
Gambar 5. 6 Rapat Penyusnan dan Perancangan Sistem ... 69
Gambar 5. 7 Notulen Rapat Penyusunan dan Perancangan Sistem ... 69
Gambar 5. 8 Proses Bisnis e-RB ... 70
Gambar 5. 9 Komunikasi menggunakan media Zoom dan Whatsapp ... 71
Gambar 5. 10 Blok Diagram Aplikasi e-RB ... 71
Gambar 5. 11 Halaman Muka dan Tampilan Dashboard ... 73
Gambar 5. 12 Uji Coba Aplikasi Bersama Tim Teknis ... 74
Gambar 5. 13 Konsultasi Mentor Melaporkan Hasil Uji Coba Aplikasi ... 76
Gambar 5. 14 Buku Panduan/Manual Book ... 77
Gambar 5.15 Sosialisasi Aplikasi e-RB Tahap I Kepada Para Asesor... 77
Gambar 5. 16 Sosialisasi Aplikasi e-RB Tahap II Kepada Para Operator Komputer Tiap Pokja Area Perubahan ... 78
Gambar 5.17 Sosialisasi Aplikasi e-RB Tahap III Kepada Para Sekretaris Tiap Pokja Area Perubahan dengan Mengundang Narasumber Kementerian PANRB ... 79
Gambar 5.18 Surat Penyampaian Akun RB dan Tanda Terima Akun RB Stakeholder Internal ... 79
x Gambar 5.19 Integrasi Aplikasi e-RB dengan Website Setjen MPR/Gapura Setjen
MPR ... 79
Gambar 5.20 Surat Penyampaian Akun RB Kepada Evaluator Kementerian PANRB ... 84
Gambar 5. 21 Perubahan Stakeholder ... 87
Gambar 5. 22 SMS Gateway Implementasi Aplikasi e-RB ... 88
Gambar 5. 23 Rencana Kerja dan Anggaran K/L(RKAKL) T.A. 2022 ... 88
xi DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. SK Tim Efektif……….. 92
Lampiran 2. Surat Dukungan Aksi Perubahan………. 95
Lampiran 3. Surat Undangan Rapat Tanggal 3 Juni 2022………. 103
Lampiran 4. Notulen Rapat Tanggal 3 Juni 2022……… 106
Lampiran 5. Daftar Hadir Rapat Tanggal 3 Juni 2022……… 109
Lampiran 6. Notulen Rapat Tanggal 6 Juni 2022……… 111
Lampiran 7. Daftar Lembur Tanggal 7 Juni 2022……….. 114
Lampiran 8. Notulen Uji Coba Aplikasi Tanggal 23 Juni 2022……….. 118
Lampiran 9. Daftar Lembur Tanggal 25 Juni 2022……….. 121
Lampiran 10. Notulen Sosialisasi Aplikasi Tanggal 29 Juni 2022…………... 125
Lampiran 11 Surat Penyampaian Akun RB kepada Stakeholder Internal…... 128
Lampiran 12. Tanda Terima Akun RB dari Stakeholder Setjen MPR RI……… 129
Lampiran 12. Surat Penyampaian Akun RB kepada Evalualuator Kementerian PANRB……… 131
Lampiran 14. Berita Implementasi Aplikasi e-RB pada Website Setjen MPR.. 132
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Reformasi birokrasi pada hakikatnya bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi manajemen pemerintahan sehingga mampu mendorong pencapaian tujuan dan sasaran pembangunan nasional. Sasaran akhir reformasi birokrasi adalah terwujudnya pemerintahan yang bersih dan bebas korupsi, kolusi, dan nepotisme; meningkatnya kualitas pelayanan publik, dan meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi. Pemerintah telah menetapkan Reformasi Birokrasi sebagai salah satu program pengarusutamaan bagi seluruh kementerian/lembaga/pemerintah daerah sebagaimana tertuang dalam RPJMN 2019-2024 dan menjadi prioritas nasional yang mewajibkan seluruh instansi pemerintah melaksanaan Reformasi Birokrasi sesuai amanat Peraturan Presiden Nomor 81 tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Nasional 2010 - 2025. Berbagai peraturan pemerintah untuk memudahkan pelaksanaan RB pada level instansi telah dikeluarkan sejak Peraturan Presiden Nomor 81 tahun 2010 diterbitkan, diantaranya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 tahun 2020 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2020-2024 dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 26 tahun 2020 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi.
Saat ini Reformasi Birokrasi telah masuk kepada periode ketiga atau periode terakhir dari Grand Design Reformasi Birokrasi Nasional.
Pada tahap akhir ini, Reformasi Birokrasi diharapkan menghasilkan karakter birokrasi yang berkelas dunia (world class bureaucracy) yang dicirikan dengan beberapa hal, yaitu pelayanan publik yang semakin berkualitas dan tata kelola yang semakin efektif dan efisien. Hasil yang
2 diharapkan dari Reformasi Birokrasi adalah terciptanya pemerintahan bersih, akuntabel, dan kapabel, sehingga dapat melayani masyarakat secara cepat, tepat, profesional, serta bersih dari praktek Korupsi, Kolusi, Nepotisme (KKN) sebagaimana tercermin dalam tiga sasaran hasil utama program Reformasi Birokrasi. Reformasi Birokrasi juga medorong setiap kementerian/lembaga/pemerintah daerah agar manfaat keberadaannya dapat dirasakan langsung oleh masyarakat.
Tuntutan masyarakat yang semakin tinggi, mendesak kementerian/lembaga/pemerintah daerah untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan publik. Perubahan mindset dan culture set harus terus didorong agar birokrasi mampu menunjukkan performa/kinerjanya. Tidak hanya itu birokrasi juga harus lebih lincah, sederhana, adaptif dan inovatif, serta mampu bekerja secara efektif dan efisien. Hal tersebut menunjukkan bahwa Reformasi Birokrasi harus dibangun secara sistematis dan berkelanjutan dan harus disadari untuk dibangun bersama oleh seluruh kementerian/lembaga/pemerintah daerah di Indonesia, tanpa kecuali dalam mewujudkan Visi Indonesia Maju.
B. AREA DAN FOKUS AKSI PERUBAHAN
Pelaksanaan Reformasi Birokrasi sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Presiden Nomor 81 tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 sudah memasuki periode ke tiga yaitu tahun 2020-2024. Agar pelaksanaan Reformasi Birokrasi dapat berjalan sesuai dengan arah yang telah ditetapkan, maka perlu dilakukan monitoring dan evaluasi berkala untuk mengetahui sejauh mana kemajuan dari hasil pelaksanaannya. Disamping itu monitoring dan evaluasi juga dimaksudkan untuk memberikan masukan dalam menyusun rencana aksi perbaikan berkelanjutan bagi pelaksanaan Reformasi Birokrasi tahun berikutnya. Pada tahun 2014, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah
3 menetapkan kebijakan PMPRB yang digunakan sebagai instrumen untuk mengukur kemajuan pelaksanaan Reformasi Birokrasi secara mandiri (self-assessment), yaitu Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 26 Tahun 2020 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah.
Sejalan dengan perkembangan pelaksanaan Reformasi Birokrasi, agar penilaian kemajuan pelaksanaan Reformasi Birokrasi dapat dilakukan dengan objektif, maka perlu dilakukan upaya penyempurnaan, diantaranya dari segi kebijakan dan implementasinya.
Dari segi kebijakan, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang mengatur tentang pedoman evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi telah beberapa kali diubah dan disempurnakan. Penyempurnaan tersebut mencakup: (1) penekanan fokus penilaian pelaksanaan Reformasi Birokrasi pada area perubahan yang sudah ditetapkan, (2) tingkat kedalaman penilaian/evaluasi sampai dengan ke unit kerja, serta (3) perubahan terhadap sistem daring dan petunjuk teknisnya.
Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal MPR RI khususnya pasal 16 yang berbunyi Kemudian pada pasal 17 huruf d dalam rangka melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16, Bagian Organisasi dan Tata Laksana menyelenggarakan fungsi penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang fasilitasi Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal, maka dikarenakan penetapan area perubahan mengacu pada lingkup tugas pokok dan fungsi refomer sehingga fokus area perubahan yang ditetapkan yang relevan dan realistis yaitu pelaksanaan dukungan di bidang fasilitasi Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal yang akan memfokuskan pada pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka memfasilitasi pengelolaan
4 pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB) Sekretariat Jenderal MPR RI.
C. TUJUAN
Tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan ini adalah untuk memudahkan proses pemantauan kemajuan reformasi birokrasi dalam hal penilaian mandiri dan pengelolaan bukti dukung/evidence melalui pembangunan sistem informasi reformasi birokrasi yang terintegrasi dan dapat diakses oleh penerima manfaat dan sekaligus memberikan feedback terhadap layanan yang diberikan oleh Bagian Organisasi dan Tatalaksana dalam rangka fasilitasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi.
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :
a. Tujuan jangka pendek adalah terwujudnya pembangunan sistem informasi reformasi birokrasi dansosialisasi kepada stakeholder terbatas;
b. Tujuan jangka menengah adalah Sosialisasi dan Implementasi penggunaan sistem informasi reformasi birokrasi kepada seluruh Stakeholder di Sekretariat Jenderal MPR;
c. Tujuan jangka panjang adalah pengembangan aplikasi sistem informasi reformasi birokrasi dan pengembangan cakupan sistem yang dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya.
D. MANFAAT
Berdasarkan tujuan aksi perubahan yang telah dijelaskan di atas maka manfaat perubahan yang ingin dicapai adalah:
1. Internal:
a. Bagi bawahan, memberikan kemudahan pelaksanaan kerja dalam melakukan pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data dukung/evidence kemajuan pelaksanaan RB.
5 b. Bagi pemimpin perubahan, mendapatkan data yang terintegrasi
yang tersimpan dalam satu single server setiap periode RB dalam rangka memfasilitasi pelaksanaan kemajuan reformasi birokrasi.
c. Bagi atasan pemimpin perubahan, dapat memantau dan mengevaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi baik di tingkat pusat ataupun unit secara berkala untuk mendukung proses pengambilan keputusan.
d. Bagi stakeholder internal, memberikan pelayanan prima kepada seluruh unit kerja dalam hal fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi.
e. Bagi instansi, terintegrasinya data dukung/evidence kemajuan pelaksanaan RB yang berkorelasi terhadap peningkatan penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi (PMPRB) dan peningkatan penerapan SPBE di lingkungan Setjen MPR RI.
2. Internal:
a. Memudahkan stakeholder eksternal dalam hal ini Kementerian PANRB pada saat pelaksanaan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi Setjen MPR RI.
b. Memudahkan instansi pemberi nilai antara untuk memberikan indeks sesuai indikator-indikator yang ada.
c. Mengoptimalkan proses penilaian perkembangan pelaksanaan program Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI.
E. ADOPSI DAN ADAPTASI HASIL STUDI LAPANGAN
Dari pengalaman pembelajaran studi lapangan (lesson learned) pada Dinas Koperasi dan UKM Provinsi D.I.Yogyakarta melalui
6 aplikasi SIBAKUL Jogja, maka dapat diadopsi dan diadaptasi menjadi inspirasi untuk rancangan aksi perubahan yang akan dilakukan.
Adapun Lesson learned yang dapat diadaptasi seperti pada tabel berikut:
Tabel 1. 1 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan DInas Koperasi dan UMKM DIY
No Keterangan Kondisi Saat
ini Kondisi Lokus Lesson
Learned Adopsi Adaptasi 1. Peran
Kepemimpinan
Kurangnya komitmen pimpinan untuk terlibat secara aktif dalam
program reformasi birokrasi
Dinas Koperasi dan UKM DIY memiliki
komitmen yang tinggi dalam hal pemecahan masalah dan inovasi
Komitmen Pimpinan yang tinggi akan inovasi dan menjadi problem solver
Upaya
meningkatkan peran
pimpinan
Penyusunan rencana aksi yang
ditandatangani Pimpinan untuk meningkatkan keterlibatan pimpinan 2. Inovasi
Pelayanan
Kurangnya motivasi dalam membuat inovasi layanan
Inovasi layanan terpadu sebagai Markethub (SIBAKUL)
Inovasi memberikan dampak positif terhadap peningkatan kinerja
Mendorong perubahan pola pikir
Memberikan apresiasi dan dukungan terhadap inovasi
3. Pemanfaatan IT Teknologi informasi digunakan secara parsial dan terbatas
Menggunakan teknologi informasi yang menyesuaikan perkembangan industri 4.0
Pemanfaatan teknologi informasi sebagai inovasi perlu dilakukan dalam memperkuat pelaksanaan dan evaluasi kinerja
khususnya dalam penyusunan instrumentasi pengelolaan evidence guna meningkatkan kualitas data
Pemanfaatan teknologi informasi sesuai kebutuhan
Pemanfaatan TIK dalam menunjang pelaksanaan reformasi birokrasi
Lesson learned dari hasil studi lapangan yang dapat diadopsi bagi individu selaku penggerak perubahan di Bagian Organisasi dan
7 Tata Laksana adalah :
1. Peran Kepemimpinan, sebagai seorang pemimpin, sudah seharusnya bisa menjadi problem solving ketika ada permasalahan dalam pelaksanaan pekerjaan. Dalam pemecahan masalah tersebut, pemimpin dituntut untuk dapat berfikir kreatif tidak terbatas pada rutinitas pelaksanaan tugas sehari-hari.
2. Inovasi Pelayanan sangat berpengaruh terhadap peningkatan kinerja organisasi. Dengan inovasi dapat menutupi berbagai kekurangan sumber daya, efisiensi waktu pelaksanaan pekerjaan dan penyebarluasan informasi.
3. Pemanfaatan Teknologi Informasi melalui Sistem Informasi Reformasi Birokrasi berbasis elektronik (e-RB) yaitu sistem informasi elektronik yang mengintegrasikan semua data dukung/evidence kemajuan RB yang dapat membantu proses evaluasi pelaksanaan RB sehingga setiap unit dapat memantau progress pelaksanaan RB dan membantu proses pengambilan keputusan.
8 BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN
A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI ORGANISASI
Struktur organisasi Sekretariat Jenderal MPR RI dipimpin oleh Sekretaris Jenderal yang membawahi 2 (dua) Deputi yaitu Deputi Bidang Administrasi yang terdiri dari 4 (empat) Biro dan Deputi Bidang Pengkajian dan Pemasyarakatan Konstitusi yang terdiri dari 3 (tiga) Biro. Berdasarkan peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal MPR RI, Biro Sumber Daya Manusia, Organisasi dan Hukum mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang sumber daya manusia, organisasi dan tata laksana, hukum dan kearsipan. Dalam melaksanakan tugasnya, Biro SDM, Organisasi dan Hukum menyelenggarakan fungsi:
1. perumusan dan evaluasi rencana strategis Biro SDM, Organisasi dan Hukum;
2. perumusan dan evaluasi program kerja tahunan Biro SDM, Organisasi dan Hukum;
3. perumusan dan evalusi rencana kegiatan dan anggaran Biro SDM, Organisasi dan Hukum;
4. koordinasi pelaksanaan tugas unit organisasi di lingkungan Biro SDM, organisasi dan Hukum;
5. perumusan kebijakan dan pelaksanaan administrasi keanggotaan dan manajemen sumber daya manusia;
6. perumusan kebijakan dan penataan organisasi, ketatalaksanaan dan fasilitasi reformasi birokrasi;
7. perumusan kebijakan dan pelaksanaan penyusunan peraturan perundang-undangan dan dokumen hukum, litigasi, pengelolaan jaringan dokumentasi dan informasi hukum, dan bantuan hukum;
9 8. pengelolaan urusan persuratan dan kearsipan, dan
9. penyusunan evaluasi dan pelaporan Biro SDM, Organisasi dan Hukum.
Biro Sumber Daya Manusia, Organisasi dan Hukum terdiri dari 4 (empat) bagian, yaitu Bagian Sumber Daya Manusia; Bagian Organisasi dan Tata Laksana; Bagian Hukum dan Bagian Persuratan dan Kerasipan. Bagian Organisasi dan Tata Laksana mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang organisasi dan ketatalaksanaan serta fasilitasi reformasi birokrasi di lingkungan Sekretariat Jenderal. Dalam melaksanakan tugas Bagian Organisasi dan Tata Laksana menyelenggarakan fungsi:
1. penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Bagian Organisasi dan Tata Laksana;
2. penyiapan perumusan kebijakan, dan pelaksanaan dukungan di bidang penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, penataan dan evaluasi organisasi;
3. penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang bisnis proses, standar operasional prosedur, budaya kerja, dan tata hubungan kerja;
4. penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang fasilitasi reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal; dan
5. penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Bagian Organisasi dan Tata Laksana.
10 Struktur Organisasi Bagian Organisasi dan Tata Laksana adalah sebagai berikut:
B. KINERJA ORGANISASI SAAT INI
Reformasi birokrasi merupakan prioritas utama pelaksanaan pembangunan nasional yang bertujuan untuk melakukan perubahan sistematik dan terencana menuju tatanan administrasi pemerintahan yang lebih baik. Reformasi birokrasi bertujuan untuk menjadikan aparatur sipil negara yang lebih profesional, efektif, efisien, dan akuntabel dalam rangka mewujudkan tata pemerintahan yang baik.
Sekretariat Jenderal MPR RI telah melaksanakan kebijakan reformasi birokrasi dalam rangka menciptakan lingkungan dan tata kelola pemerintahan yang baik, yang meliputi sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur, dan sesuai dengan prinsip- prinsip good governance. Untuk mencapai tujuan Reformasi Birokrasi,
Sekretaris Jenderal
Bagian Organisasi dan
Reformasi Birokrasi Subbagian
Organisasi Deputi Bidang Pengkajian
dan Pemasyarakatan Konstitusi
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi Bagian Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Jenderal MPR RI
11 diperlukan upaya untuk menata ulang proses birokrasi dan aparaturnya dari tingkat tertinggi hingga terendah. Sehingga diperlukan suatu perubahan paradigma yang memberikan kemungkinan ditemukannya terobosan atau pemikiran baru di luar kebiasaan/rutinitas yang ada.
Dalam rangka menjaga keberlanjutan hasil terobosan atau pemikiran baru tersebut, juga diperlukan perubahan pola pikir dan budaya kerja.
Perkembangan pelaksanaan program Reformasi Birokrasi dilakukan evaluasi setiap tahunnya oleh Kementerian PANRB melalui mekanisme Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB). Sesuai amanat Peraturan Menteri PAN RB Nomor 26 tahun 2020, Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah menyampaikan hasil PMPRB kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi/Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) paling lambat tanggal 30 April setiap tahunnya. Apabila terdapat perubahan terkait waktu penyampaian, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi akan memberikan informasi melalui surat pemberitahuan.
Mekanisme PMPRB dapat dilihat pada gambar berikut :
12
Gambar 2. 2 Mekanisme Pelaksanaan PMPRB
Penilaian pelaksanaan reformasi birokrasi didasarkan pada data yang tertuang dalam dokumen formal dan juga dari sumber lain yang akurat dan relevan dengan pelaksanaan reformasi birokrasi.
Penilaian harus menyimpulkan hasil penilaian atas fakta objektif dalam pelaksanaan program reformasi birokrasi sesuai dengan indikator masing-masing komponen yang tertuang dalam Lembar Kerja Evaluasi (LKE).
Langkah-langkah penilaian dilakukan dengan mengisi LKE dengan cara sebagai berikut:
1. Dalam melakukan penilaian, terdapat tiga variable yaitu: (i) komponen, (ii) sub- komponen, dan (iii) indikator;
2. Setiap komponen dan sub-komponen penilaian diberikan alokasi
13 nilai sebagai berikut:
Gambar 2. 3 Komponen PMPRB
14 3. Setelah setiap pertanyaan diberikan nilai maka penyimpulan akan
dilakukan dengan menjumlahkan angka tertimbang dari masing- masing komponen. Nilai hasil akhir dari penjumlahan komponen- komponen akan dipergunakan untuk menentukan tingkat pelaksanaan reformasi birokrasi,dengan kategori sebagai berikut :
Penilaian terhadap penyelenggaraan reformasi birokrasi dilakukan terhadap setiap program yang ada dalam komponen pengungkit (proses) dan komponen hasil melalui indikator-indikator yang dianggap dapat mewakili program tersebut. Sehingga dengan
Gambar 2. 4 Kategori Indeks Reformasi Birokrasi
15 menilai indikator tersebut diharapkan dapat memberikan gambaran pencapaian reformasi birokrasi yang berdampak pada pencapaian sasaran reformasi birokrasi yang telah ditentukan. Disamping untuk mengetahui gambaran pencapaian pelaksanaan reformasi birokrasi, kegiatan monitoring dan evaluasi juga dilakukan untuk mengidentifikasi kendala/permasalahan yang dihadapi selama pelaksanaan reformasi birokrasi. Dengan demikian kendala/permasalahan yang ditemui dapat ditentukan solusinya guna perbaikan penyelenggaraan kegiatan reformasi birokrasi untuk periode berikutnya. Berdasarkan hasil evaluasi yang dikeluarkan oleh Kementerian PANRB terhadap setiap program yang ada di dalam komponen pengungkit (bobot 60%) dan komponen hasil (bobot 40%), nilai indeks reformasi birokrasi Setjen MPR pada tahun tahun 2018 – 2021 adalah sebagai berikut:
Tabel 2. 1 Indeks RB Setjen MPR 2018 – 2019
No. Komponen Penilaian Bobot
Indeks Tahun 2018
Indeks Tahun
2019 Delta Keterangan A Komponen Pengungkit
1 Manajemen Perubahan 5 3.43 3.82 0.39 Naik
2 Deregulasi Kebijakan 5 3.75 4.06 0.31 Naik
3 Penataan dan Penguatan
Organisasi 6 3.93 4.05 0.12 Naik
4 Penataan Tata Laksana 5 3.09 3.15 0.06 Naik
5 Penataan Sistem
Manajemen SDM 15 12.52 12.57 0.05 Naik
6 Penguatan Akuntabilitas 6 3.6 3.68 0.08 Naik
7 Penguatan Pengawasan 12 5.87 6.22 2.36 Naik
8 Peningkatan Kualitas
Pelayanan Publik 6 3.86 3.96 0.1 Naik
Total Komponen
Pengungkit 60 40.05 41.51 1.46 Naik
16 No. Komponen Penilaian Bobot
Indeks Tahun 2018
Indeks Tahun
2019 Delta Keterangan
B Komponen Hasil
1 Nilai Akuntabilitas Kinerja 14 8.41 8.54 0.13 Naik
2 Survei Internal Integritas
Organisasi 6 4.32 4.46 0.14 Naik
3 Survei Eksternal Persepsi
Korupsi 7 6.04 6.28 0.24 Naik
4 Opini BPK 3 3 3 0 Tetap
5 Survei Eksternal
Pelayanan Publik 10 8.53 8.23 0.3 Turun
Total Komponen Hasil 40 30.29 30.51 0.22 Naik
Indeks RB (A+B) 100 70.35 72.02 1.67 Naik
Tabel 2. 2 Indeks RB Setjen MPR 2020 – 2021
No. Komponen Penilaian Bobot
Indeks Tahun 2020
Indeks Tahun
2021 Delta Keterangan A Komponen Pengungkit (Pemenuhan + Reform)
1 Manajemen Perubahan 5 3.47 3.64 0.17 Naik
2 Deregulasi Kebijakan 5 3.87 3.75 0.12 Turun
3 Penataan dan Penguatan
Organisasi 7.5 4.82 5.33 0.51 Naik
4 Penataan Tata Laksana 6.25 3.97 3.99 0.02 Naik
5 Penataan Sistem
Manajemen SDM 7.5 5.05 4.93 0.12 Turun
6 Penguatan Akuntabilitas 6.25 4.02 4.36 0.34 Naik
7 Penguatan Pengawasan 6.25 4.61 4.72 0.11 Naik
8 Peningkatan Kualitas
Pelayanan Publik 6.25 5.27 5.34 0.07 Naik
17 No. Komponen Penilaian Bobot
Indeks Tahun 2020
Indeks Tahun
2021 Delta Keterangan
Nilai Antara 10 5.6 5.29 0.31 Turun
Total Komponen
Pengungkit 60 40.65 41.35 0.7 Naik
B Komponen Hasil
1 Nilai Akuntabilitas Kinerja
dan Keuangan 10 7.37 7.57 0,2 Naik
2 Kualitas Pelayanan Publik 10 8.83 8.93 0,1 Naik
3 Pemerintahan yang Bersih
dan Bebas KKN 10 9.18 7.61 1.57 Turun
4 Kinerja Organisasi 10 6.04 6.84 0.9 Naik
Total Komponen Hasil 40 31.41 31.18 0.47 Turun
Indeks RB (A+B) 100 72.06 72.53 0.23 Naik
Bagian Organisasi dan Tata Laksana sesuai dengan tugas dan fungsinya melakukan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan organisasi, ketatalaksanaan dan fasilitasi reformasi birokrasi. Kegiatan- kegiatan dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut ujungnya adalah pencapaian target pelaksanaan reformasi birokrasi.
Walaupun indeks reformasi birokrasi menunjukkan peningkatan dari tahun ke tahun, terdapat beberapa hal terkait dengan Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) Sekretariat Jenderal MPR RI yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Laporan Hasil Evaluasi RB yang dikeluarkan oleh Kementerian PANRB Nomor B/17/M.RB.06/2022 tanggal 7 Maret 2022, Setjen MPR RI mendapatkan rekomendasi agar meningkatkan mutu self assessment pada area perubahan;
2. Surat dari Kementerian PANRB Nomor B/564/RB.06/22 tanggal 25 April 2022 tentang Mekanisme Penyampaian Penilaian Mandiri
18 Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) dilakukan dengan mengirimkan soft copy LKE beserta link bukti dukung dan mendorong instansi memiliki aplikasi /sistem informasi pelaksanaan RB internal yang dapat diakses oleh Kementerian PAN RB dengan memberikan user id dan password sehingga memudahkan dalam proses evaluasi;
3. Salah satu potret evaluasi pelaksanaan RB dari evaluator Kemenpan RB (yang dilaksanakan secara daring tanggal 9 Juli 2021) adalah belum meratanya kelengkapan dan kualitas evidence RB di tiap unit kerja berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) RB Peraturan Menteri PAN RB Nomor 26 Tahun 2020;
4. Bukti dukung/evidence pelaksanaan RB Setjen MPR berada pada masing- masing unit dalam media dan standar yang berbeda-beda;
5. Saat Kementerian PAN RB sebagai evaluator melakukan evaluasi pelaksanaan RB, proses pencarian dan pengumpulan bukti dukung/evidence memakan waktu ;
6. Setelah periode penilaian RB berlalu bukti dukung/evidence sudah tersebar kembali;
7. Sulitnya melakukan pemantauan progress pelaksanaan RB pada tiap-tiap unit kerja Setjen MP RI;
8. Nilai indeks RB Setjen MPR tahun 2021 adalah 72.53 (kategori BB) dan masih harus dilakukan perbaikan karena target yang ingin dicapai sesuai Perjanjian Kinerja yang ditetapkan adalah 75;
9. Pencapaian indeks RB Setjen MPR terutama dari sisi nilai antara perlu dilakukan pemantauan secara berkala karena melibatkan stakeholder pemberi indeks diluar Kementerian PAN dan RB yang berpengaruh signifikan terhadap pencapaian indeks RB secara keseluruhan.
19 C. KINERJA ORGANISASI YANG DIHARAPKAN
Untuk meningkatkan kinerja organisasi Bagian Organisasi dan Tata Laksana terutama dalam tata kelola data dukung/evidence RB, sangat dipandang perlu dilakukan terobosan inovasi berupa:
1. Proses pendokumentasian data dukung/evidence pelaksanaan RB direncanakan dengan baik berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) dari Kementerian PAN RB (Planning);
2. Adanya koordinasi dan persepsi yang sama dengan unit kerja/Tim RB unit tentang pentingnya kelengkapan data dukung/evidence pelaksanaan RB (Organizing);
3. Adanya media penyimpanan/pendokumentasian bukti dukung RB yang tersimpan rapi dalam satu single server yang dapat diunggah setiap saat sehingga memudahkan saat pencarian dan penggunaan kembali bukti dukung (Actuating);
4. Pimpinan dan Tim RB dapat memantau progress pelaksanaan RB baik di tingkat Instansi/pusat maupun unit sehingga dapat langsung memberikan arahan dan bimbingan (Controlling).
20 BAB III
ANALISIS MASALAH
A. PERMASALAHAN DAN PRIORITAS PENYELESAIAN
Bagian Organisasi dan Tata Laksana sesuai dengan tugas dan fungsinya melakukan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan organisasi, ketatalaksanaan dan fasilitasi reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal. Guna meningkatkan kinerja Bagian Organisasi dan Tatalaksana dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di bidang penataan organisasi, ketatalaksanaan dan fasilitasi pelaksanaan program reformasi birokrasi, diperlukan identifikasi masalah agar dapat segera diminimalisir sehingga tidak berpengaruh secara signifikan terhadap capaian kinerja organisasi. Beberapa permasalahan yang ada antara lain:
1. Penataan organisasi belum disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang terbaru;
2. Pendokumentasian SOP AP belum optimal;
3. Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja;
4. Pelaksanaan evaluasi kelembagaan belum dilakukan pada seluruh unit kerja;
5. Tata hubungan kerja belum diformalkan dalam bentuk pedoman.
Dari beberapa isu/masalah di atas, dilakukan analisis kelayakan isu dengan metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak).
Aktual berarti isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam organisasi. Problematik berarti isu yang memiliki dimensi yang kompleks sehingga perlu dicarikan solusi permasalahannya. Kekhalayakan berarti isu menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak berarti isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.
21
Tabel 3. 1 Analisis Isu Menggunakan Tapisan APKL
No ISU
FAKTOR
KETERANGAN A P K L
1. Penataan organisasi belum disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan
yang terbaru. √ X √ √ Tidak memenuhi
syarat 2. Pendokumentasian SOP AP belum
optimal. √ √ √ √ Memenuhi syarat
3. Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE)
belum merata di tiap unit kerja. √ √ √ √ Memenuhi syarat 4. Pelaksanaan evaluasi kelembagaan
belum dilakukan pada seluruh unit kerja. √ √ √ √ Memenuhi syarat 5. Tata hubungan kerja belum diformalkan
dalam bentuk pedoman. √ X √ √ Tidak memenuhi
syarat Keterangan: A: Aktual P : Problematik K : Khalayak L : Layak
Berdasarkan tabel diatas terdapat 3 (tiga) masalah yang memenuhi syarat kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak adalah isu nomor 2, 3 dan 4, sedangkan isu nomor 1 dan 5 tidak memenuhi syarat dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Isu Nomor 1 yakni “Penataan organisasi belum disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang terbaru”. Isu ini dinilai tidak memenuhi kriteria APKL.
• Aktual, karena penataan organisasi merupakan program prioritas yang diamanatkan oleh pemerintah melalui Kementerian PANRB, sehingga perlu dipayungi dengan peraturan formal.
• Tidak dapat disebut problematik, karena kebijakan penataan organisasi Sekretariat Jenderal MPR RI memiliki sifat khusus (dilaksanakan secara konsultatif) kepada Pimpinan MPR RI sebagai pimpinan lembaga negara.
• Kekhalayakan, karena penataan organisasi berpengaruh terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka pencapaian visi dan misi organisasi.
22
• Layak, sebagai organisasi eksekutif, Setjen MPR RI memiliki kewajiban untuk melaksanakan penataan organisasi sesuai dengan aturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Isu nomor 2 yakni “Pendokumentasian SOP AP belum optimal” Isu ini dinilai memenuhi standar APKL dengan penjelasan sebagai berikut:
• Aktual, karena memiliki dimensi luas, terkait pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI hingga level terkecil.
• Problematik, karena jika tidak diformulasikan solusinya, maka berpotensi menghambat kinerja organisasi.
• Khalayakan, karena penerapan SOP berpengaruh terhadap efisiensi, efektifitas dan konsistensi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi.
• Layak, karena isu ini relevan untuk dipecahkan karena terkait dengan penerapan SOP sebagai rujukan sekaligus standardisasi metode pelaksanaan tugas sehari-hari.
3. Isu nomor 3 yaitu “Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja”. Isu ini memenuhi standar APKL dengan penjelasan sebagai berikut :
• Aktual, karena PMPRB dilaksanakan setiap tahun sehingga pengisian Lembar Kerja Evaluasi (LKE) menjadi permasalahan berulang yang dihadapi oleh unit kerja maupun assesor.
• Problematik, karena apabila tidak diformulasikan solusinya akan menjadi hambatan dalam upaya meningkatkan nilai reformasi birokrasi.
• Kekhalayakan, karena tahapan PMPRB dan implementasi reformasi birokrasi berpengaruh terhadap peningkatan kinerja organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsi.
23
• Layak, karena isu perlu mendapatkan prioritas, khususnya dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan self- assesment reformasi birokrasi sehingga dapat meningkatkan capaian nilai refromasi birokrasi;
4. Isu nomor 4 yakni “Pelaksanaan evaluasi kelembagaan belum dilakukan pada seluruh unit kerja” dinilai memenuhi kriteria APKL dengan penjelasan sebagai berikut:
• Aktual, karena evaluasi kelembagaan merupakan salah satu instrumen dalam melakukan penataan organisasi secara berkesinambungan dan berkelanjutan.
• Problematik, karena jika tidak terdapat pengaturan hubungan kerja antara satu unit kerja dengan unit kerja lain atau satu jabatan dengan jabatan lain dapat menghambat koordinasi fungsional, administratif operasional, dan/atau taktis operasional.
• Kekhalayakan, karena berpengaruh terhadap keseluruhan dimensi struktur dan dimensi proses yang ada di dalam organisiasi.
• Layak, karena pengaturan hubungan struktural dan penataan proses organisasi perlu diatur dalam meningkatkan kualitas keterhubungan serta koordinasi antar fungsi, antar jabatan dan antar unit kerja.
5. Isu nomer 5 “Tata hubungan kerja belum diformalkan dalam bentuk pedoman”. Isu ini dinilai tidak memenuhi kriteria APKL dengan penjelasan sebagai berikut:
• Aktual, karena dalam mewujudkan organisasi yang efektif dan efisien diperlukan pengaturan tata hubungan kerja.
• Tidak disebut problematik, karena meskipun tidak disusun dalam suatu bentuk formal, tata hubungan antar unit kerja dapat dapat dilaksanakan dalam mencapai kepentingan organisasi.
24
• Kekhalayakan, karena dapat membentuk kesadaran untuk membina hubungan kerja yang baik antar unit kerja sehingga dapat membentuk mekanisme kerja serta rantai nilai (value chain) yang dipandang ideal di antara para pegawai pada setiap posisi dan jabatan;
• Layak, karena tata hubungan kerja perlu diatur dalam kerangka peningkatan kualitas kinerja organisasi.
Berdasarkan tabel dan penjelasan diatas, isu nomor 2, 3 dan 4 memenuhi kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak.
Kemudian terhadap ketiga masalah tersebut dilakukan pengukuran skala prioritas penyelesaiannya. Salah satu metode yang digunakan adalah dengan analisis USG (Urgency, Seriouness, Growth). Analisis USG merupakan suatu alat ukur untuk menyusun urutan prioritas atau peringkat isu yang harus diselesaikan. Caranya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menggunakan skala linkert 1-5. Isu yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas. Pengertian metode USG untuk lebih jelasnya sebagai berikut :
1. Urgency, seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu terjadi;
2. Seriousness, seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah-masalah lain apabila masalah penyebab isu tidak terpecahkan.
3. Growth, seberapa kemungkinan isu-isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan dengan kemungkinan seriousness masalah penyebab isu akan semakin memburuk jika dibiarkan.
Berikut matriks prioritas masalah di Bagian Organisasi dan Tata
25 Laksana dengan menggunakan metode USG :
Tabel 3. 2 Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth)
NO ISU Urgency Seriousness Growth Total Prioritas
1. Pendokumentasian SOP
AP belum optimal. 5 5 4 14 II
2. Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja
5 5 5 15 I
3. Pelaksanaan evaluasi
kelembagaan belum dilakukan pada seluruh unit kerja.
5 4 4 13 III
Berdasarkan analisa menggunakan metode USG diatas maka Penulis menemukan hasil analisa sebagai berikut :
1. Pada isu “Pendokumentasian SOP AP belum optimal“
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena SOP AP ini merupakan tugas utama Bagian Organisasi dan Tata Laksana
Seriousness, Penulis memberi nilai 5 karena memberikan dampak langsung pada kinerja Setjen MPR RI dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi.
Growth, Penulis memberi nilai 4 karena pendokumentasian SOP AP ini memberikan kontribusi terhadap permasalahan tata
26 kelola khususnya Bagian Organisasi dan Tata Laksana.
2. Pada isu “Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 telah menjadi rekomendasi Kementerian PAN RB dalam Lembar Hasil Evaluasi (LHE) RB tahun 2021
Seriousness, Penulis memberi nilai 5 karena memberikan dampak langsung pada indeks RB Setjen MPR RI.
Growth, Penulis memberi nilai 5 karena jika masalah ini tidak segera ditangani akan memberikan dampak terhadap upaya peningkatan kualitas Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) di lingkungan Setjen MPR RI.
3. Pada isu “Pelaksanaan evaluasi kelembagaan belum dilakukan pada seluruh unit kerja”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena evaluasi kelembagaan merupakan aspek penting yang harus dilaksanakan dalam rangka penataan dan penguatan organisasi;
Seriousness, Penulis memberi nilai 4 karena pelaksanaan evaluasi kelembagaan sebagai alat ukur keberhasilan penataan organisasi sudah dilaksanakan pada beberapa unit kerja di tahun sebelumnya.
Growth, Penulis memberi nilai 4 karena masalah ini membutuhkan masukan serta koordinasi intensif dari berbagai pihak, termasuk mitra eksternal.
Merujuk kepada hasil penilaian bobot, maka isu “Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja” terpilih sebagai sebagai prioritas utama yang harus segera dicarikan solusi atau jalan keluar dari permasalahan tersebut.
27 B. AKAR PENYEBAB MASALAH
Setelah terpilihnya prioritas isu “Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja” maka perlu dicari apa yang menjadi penyebab dari isu/masalah tersebut. Adapun beberapa masalah yang dapat dijadikan nominasi penyebab masalah pokok untuk dianalisa dengan metode analisa USG adalah :
1. Kualitas Sumber Daya Manusia pengelola data RB belum optimal.
2. Belum adanya persepsi yang sama diantara unit kerja/tim RB akan pentingnya data dukung/evidence RB.
3. Belum adanya kebijakan pengelolaan data dukung/evidence RB.
Berikut matriks penyebab masalah dari prioritas isu di Bagian Organisasi dan Tata Laksana dengan menggunakan metode USG:
Tabel 3. 3 Prioritas Penyebab Masalah
NO ISU Urgency Seriousness Growth Total Prioritas
1. Kualitas Sumber Daya Manusia pengelola data RB belum optimal.
5 4 4 13 II
2. Belum adanya persepsi yang sama diantara unit kerja/tim RB akan pentingnya data dukung/evidence RB.
5 4 3 12 III
3. Belum adanya kebijakan pengelolaan data dukung/evidence RB.
5 5 5 15 I
28 Berdasarkan analisa isu menggunakan USG, maka Penulis menemukan hasil analisa sebagai berikut :
1. Pada isu “Kualitas Sumber Daya Manusia pengelola data RB belum optimal”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena proses pengelolaan, pendokumentasian data dukung/evidence RB sebaiknya dilakukan oleh asesor yang telah memperoleh bimbingan teknis terkait PMPRB
Seriousness, Penulis memberi nilai 4 karena kualitas asesor RB merupakan salah satu aspek penting dalam upaya meningkatkan kualitas self-assesment dalam kerangka PMPRB.
Growth, Penulis memberi nilai 4 karena jika hal ini tidak segera ditangani akan memberikan dampak terhadap proses Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) di lingkungan Setjen MPR RI.
2. Pada isu “Belum adanya persepsi yang sama diantara unit kerja/tim RB akan pentingnya data dukung/evidence RB”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena kesamaan persepsi terhadap pentingnya data dukung/evidence RB yang lengkap di semua unit kerja akan menjadi daya ungkit dalam pelaksanaan evaluasi pelaksanaan RB.
Seriousness, Penulis memberi nilai 4 jika hal ini dibiarkan maka proses pencarian data dukung/evidence RB memakan waktu yang lama akan kembali terulang pada setiap periode penilaian RB.
Growth, Penulis memberi nilai 3 karena untuk memberikan persepsi yang sama dapat dilakukan salah satunya dengan menyampaikan surat edaran kepada masing-masing unit.
3. Pada isu “Belum adanya kebijakan pengelolaan data dukung/evidence RB”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena isu ini menjadi salah
29 satu rekomendasi dalam LHE RB tahun 2021.
Seriousness, Penulis memberi nilai 5 karena menjadi salah satu poin dalam surat yang disampaikan oleh Kementerian PAN RB.
Growth, Penulis memberi nilai 5 karena jika hal ini tidak segera ditangani maka tiap unit kerja akan memiliki standar yang berbeda sehingga mengganggu proses Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) di lingkungan Setjen MPR RI.
Hasil matriks dari prioritas penyebab isu dari isu/masalah pokok diatas menunjukkan bahwa “Belum adanya kebijakan pengelolaan data dukung/evidence RB” terpilih sebagai prioritas yang selanjutnya menjadi dasar untuk mendapatkan masalah spesifik. Masalah spesifik yang menjadi nominasi diantaranya adalah :
1. Pedoman Penilaian Mandiri RB dari KemenPAN RB belum diformalkan dalam aturan internal Setjen MPR RI.
2. Kurangnya komitmen pimpinan unit kerja.
3. Belum adanya instrument pengelolaan data dukung/evidence RB.
Berikut matriks masalah spesifik di Bagian Organisasi dan Tata Laksana dengan menggunakan metode USG:
Tabel 3. 4 Prioritas Masalah Spesifik
NO ISU Urgency Seriousness Growth Total Prioritas
1. Pedoman Penilaian Mandiri RB dari KemenPAN RB belum diformalkan dalam aturan internal Setjen MPR RI.
5 4 3 12 III
2. Belum adanya instrumen pengelolaan data dukung/
evidence RB.
5 5 5 15 I
3. Kurangnya komitmen pimpinan
unit kerja 5 5 4 14 II
30 Berdasarkan analisa isu menggunakan USG, maka Penulis menemukan hasil analisa sebagai berikut :
1. Pada isu “Pedoman Penilaian Mandiri RB dari KemenPAN RB belum diformalkan dalam aturan internal Setjen MPR RI”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena proses Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) membutuhkan aturan main internal pada masing-masing instansi.
Seriousness, Penulis memberi nilai 4 karena pedoman internal tiap instansi haruslah merujuk pada PMPRB yang dikeluarkan oleh Kementerian PAN RB.
Growth, Penulis memberi nilai 3 karena proses Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) tetap harus dilaksanakan.
2. Pada isu “Belum adanya instrumen pengelolaan data dukung/evidence RB”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena isu ini menjadi salah satu rekomendasi dalam LHE RB tahun 2021.
Seriousness, Penulis memberi nilai 5 karena menjadi salah satu poin penting dalam memperkuat mekanisme self assessment dalam PMPRB tahun 2022.
Growth, Penulis memberi nilai 5 karena jika hal ini dibiarkan
31 tanpa ada inovasi maka pengelolaan data dukung/evidence RB dilakukan secara terpisah dan tidak terdapat standardisasi sehingga menyulitkan dalam pemantauan capaian pelaksanaan RB dan PMPRB
3. Pada isu “Kurangnya komitmen pimpinan unit kerja”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena pelaksanaan reformasi birokrasi membutuhkan komitmen pimpinan baik itu pimpinan unit kerja maupun pimpinan pusat.
Seriousness, Penulis memberi nilai 5 karena setiap perubahan diawali oleh komitmen pimpinan.
Growth, Penulis memberi nilai 4 kerana komitmen yang kuat dari pemimpinan akan mendorong terciptanya tata kelola yang baik.
Berdasarkan analisa USG diatas maka isu “Belum adanya instrument pengelolaan data dukung/evidence RB” dirasa tepat untuk dijadikan masalah spesifik dalam penulisan ini yang selanjutnya menjadi dasar dalam merumuskan akar penyebab masalah. Akar masalah yang menjadi nominasi diantaranya adalah :
1. Petunjuk teknis pedoman pengelolaan dan standarisasi data dukung/evidence RB belum disusun;
2. Belum adanya suatu sistem pengelolaan data dukung yang terintegrasi;
3. Belum adanya kertas kerja kendali manual pada masing-masing unit kerja.
Untuk mempermudah dalam menganalisa rangkaian masalah yang akan dipecahkan maka pada tahap ini dapat dilakukan analisa dengan metode Pohon Masalah (Problem Tree) untuk mencari solusi dengan memetakan anatomi sebab dan akibat di sekitar masalah. Analisa pohon masalah dilakukan dengan membentuk pola pikir yang lebih terstruktur mengenai komponen sebab akibat yang berkaitan dengan masalah yang telah diprioritaskan. Metode ini dapat diterapkan apabila sudah dilakukan identifikasi dan penentuan prioritas masalah. Berikut
32 adalah pohon masalah yang telah dilakukan identifikasi prioritas masalah :
Gambar 3. 1 Pohon Masalah
C. ALTERNATIF SOLUSI
Berdasarkan pada akar permasalahan diatas maka dapat dicarikan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut. Beberapa alternatif solusi untuk mengatasi akar permasalahan “Belum adanya suatu sistem pengelolaan data dukung yang terintegrasi” tersebut adalah:
1. Penggunaan layanan penyimpanan data tersinkronisasi yang dikembangkan oleh Google (Google Drive);
33 2. Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB)
terintegrasi;
3. Penggunaan Program Microsoft Excel Macro.
D. SOLUSI UNTUK MENGATASI MASALAH
Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan prioritas solusi apabila data yang tersedia adalah data kualitatif adalah Mc. Namara atau Kriteria KBL (Kontribusi, Biaya, dan Layak).
Tabel 3. 5 Prioritas Solusi dengan Metode Mc. Namara NO ALTERNATIF
GAGASAN
KETERANGAN TOTAL
SKOR PRIORITAS 1.
K B L
Penggunaan layanan penyimpanan data tersinkronisasi yang dikembangkan oleh Google (Google Drive)
4
