BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
1. Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang
Pelaksanaan aksi perubahan lebih dominan pada implementasi jangka pendek namun setelah melihat produk yang dapat dihasilkan memiliki dampak yang baik terhadap fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi, maka aksi perubahan ini tentu tidak akan berhenti pada jangka pendek akan tetapi menjadi penting untuk dilanjutkan setelah melihat manfaatnya. Terintegrasinya data dukung yang disajikan dari aplikasi memiliki daya dukung dan manfaat yang sangat membantu dalam pengambilan keputusan atau manfaat lainnya. Maka dari itu aksi perubahan dapat dijadikan pemicu untuk mengembangkan inovasi – inovasi bidang lainnya untuk terus dilanjutkan sesuai dengan tuntutan kebutuhan. Keberlanjutan ini tentu akan merangsang kreativitas untuk melahirkan invovasi baru yang pada akhirnya akan membentuk budaya kerja melalui pemanfaatan IT.
Dengan berpedoman pada keberhasilan jangka pendek maka ditetapkan kegiatan-kegiatan jangka menengah dan jangka panjang untuk mendukung tindak lanjut keberlangsungan aksi perubahan ini yaitu sebagai berikut :
86
Tabel 5. 6 Tabel Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang
NO TAHAPAN WAKTU OUTPUT EVIDENCE
I
22
JANGKA MENENGAH
Agustus – Desember
2022 Target : Sosialisasi dan bimbingan teknis aplikasi kepada seluruh stakeholder
11
1. Bimbingan teknis bagi para assessor dan Sekretaris RB
Agustus – September
2022
Laporan Kegiatan
Dokumentas i kegiatan
2.
Sosialisasi dan
implementasi e-RB kepada stakeholder
Oktober – November
2022
Laporan kegiatan
Dokumentasi kegiatan
3. Evaluasi Desember
2022
Notulen Rapat
Dokumentasi kegiatan JANGKA PANJANG
Januari – Desember
2023
Target : Tersedianya data dukung RB Tahun 2021 s.d. 2022 dan pengembangan aplikasi
1.
Penginputan seluruh dokumen data dukung/evidence
RB tiap area perubahan dari tahun 2021
Semester I 2023
Laporan Kegiatan
Dokumentasi Kegiatan
11
2. Pemanfaatan aplikasi e- RB
Semester II 2023 a.Pemanfaatan hasil
Pengembangan aplikasi e-RB
Semester II 2023
Laporan pemanfaatan aplikasi
Dokumentasi kegiatan b. Memperluas
Cakupan dengan
Integrasi data
Semester II 2023
Integrasi Data jaringan
Dokumentasi kegiatan c. Monitoring
pemanfaatan aplikasi
Semester II 2023
Laporan hasil monitoring
Dokumentasi kegiatan
Dengan dirancang kegiatan jangka menengah dan jangka panjang ini maka keberlanjutan peningkatan kinerja organisasi dalam rangka pelaksanaan fasilitasi reformasi birokrasi melalui system informasi reformasi birokrasi (e-RB) dapat terwujud. Pelaksanaan evaluasi juga harus
87 selalu dilaksanakan dalam setiap tahapan dalam rangka memastikan segala sesuatu berjalan sebagaimana mestinya.
2. Sosialisasi Rutin Kepada Stakeholder Internal
Dalam upaya memastikan agar implementasi aksi perubahan ini dilaksanakan adalah dengan melakukan sosialisasi secara rutin kepada para stakeholder internal di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI. Salah satu media yang telah digunakan adalah sms gateway.
Gambar 5. 12 Sms Gateway Implementasi Aplikasi e-RB
3. Dukungan Anggaran
Penguat keberlanjutan milestones jangka menengah dan jangka panjang yang akan dilaksanakan periode tahun 2022-2023 yaitu adanya kepastian anggaran yang tersedia untuk melaksanakan kegiatan implementasi dan pengembangan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e- RB) pada Tahun Anggaran 2022 s.d. 2023.
88
Gambar 5. 23 Rencana Kerja dan Anggaran K/L (RKAKL) TA 2022
89 BAB VI
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Aksi perubahan kinerja organisasi dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator bertujuan untuk menunjukkan kompetensi kepemimpinan peserta mengelola perubahan dalam bentuk inovasi, kolaborasi dan optimalisasi seluruh sumberdaya internal dan eksternal yang bertujuan meningkatkan kinerja organisasi serta administrasi pemerintahan dan pembangunan di unit instansinya.
Keberhasilan pelaksanaan aksi perubahan pembuatan sistem informasi reformasi birokrasi (e-RB) dalam rangka fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi sangat ditentukan dari kemampuan memobilisasi dukungan dari seluruh stakeholder. Selain kemampuan manajerial kepemimpinan serta strategi komunikasi yang baik, diperlukan juga keputusan yang terarah dan terukur dalam pelaksanaan aksi perubahan ini. Pencapaian target jangka pendek yang telah ditetapkan diperlukan strategi komunikasi khusus yang melibatkan mentor, coach tim efektif dan project leader baik secara langsung maupun tidak langsung melalui berbagai sarana komunikasi.
Telah dilaksanakan secara konsisten sehingga tujuan dari perbaikan dapat tercapai. Secara umum poin-poin penting kesimpulan laporan akhir aksi perubahan adalah sebagai berikut:
1. Dalam melaksanakan Aksi Perubahan secara umum telah berjalan sesuai dengan tahapan/milestone jangka pendek, dengan output berupa Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI dan telah dilakukan sosialisasi/softlaunching dengan stakeholder terkait serta diintegrasikan dengan Website Setjen MPR dan Portal Aplikasi Penunjang Kinerja (Gapura) Sekretariat Jenderal MPR RI;
2. Dari aspek kemanfaatan aksi perubahan mendapatkan dukungan positif oleh stakeholders sehingga terdapat perpindahan seluruh stakeholders dalam posisi Latens dan sebagian besar stakeholders
90 Apathetics kedalam posisi Promoters dan Defenders;
3. Dalam pelaksanaan kegiatan Aksi Perubahan menemui kendala dan tantangan namun dapat teratasi dengan strategi komunikasi yang baik dengan pihak-pihak terkait serta intens melakukan komunikasi baik menggunakan sarana komunikasi yang tersedia atau bahkan tatap muka secara langsung agar pesan yang diinginkan dapat tersampaikan dengan baik dan utuh;
4. Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) ini merupakan solusi atas pengumpulan, pengelolaan dan pemantauan pelaksnaan RB yang konvensional (base on paper dan tidak terintegrasi).
B. SARAN
Rekomendasi yang dapat diberikan terkait dengan aplikasi e-RB ini dapat terus berjalan dengan baik, maka perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:
1. Perlu adanya pengujian security awareness untuk menghindari peretasan sistem Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB);
2. Perlu dilakukan monitoring dan supervisi penggunaan sistem aplikasi dan perbaikan terus menerus dalam penyempurnaan sistem aplikasi;
3. Diperlukan dukungan anggaran sesuai kebutuhan untuk pengembangan aplikasi;
4. Pelaksanaan aksi perubahan ini merupakan kebutuhan lembaga, sehingga memerlukan dukungan yang konsisten dan berkelanjutan dari stakeholders internal maupun eksternal.
91 DAFTAR PUSTAKA
______. 2010. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025. Jakarta.
______. 2020. Peraturan Menteri PANRB Nomor 25 Tahun 2020 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi 2020 – 2024. Jakarta.
______. 2020. Peraturan Menteri PANRB Nomor 26 Tahun 2020 tentang Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Jakarta.
______. 2019. Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 16 Tahun 2019 tentang Pelatihan Kepemimpinan Administrator. Jakarta.
______. 2020. Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Struktur Organsiasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal MPR RI.
Jakarta.
______. 2015. International Organization for Standarization (ISO) 9001 : 2015.
______. 2019. Modul Manajemen Risiko. Lembaga Administasi Negara.
Edisi 2019. Jakarta.
______. 2022. Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL) Sekretariat Jenderal MPR RI Tahun Anggaran 2022. Jakarta.
Surat Menteri PANRB Nomor B/17/M.RB.06/2022 tanggal 7 Maret 2022 tentang Laporan Hasil Evaluasi Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI.
Surat Menteri PANRB Nomor B/564/RB.06/22 tanggal 25 April 2022 tentang Mekanisme Penyampaian Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB).
92 Lampiran 1. Surat Tugas Tim Efektif
93
94
95 Lampiran 2. Surat Dukungan
96
97
98
99
100
101
102
103 Lampiran 3. Surat Undangan Rapat tanggal 3 Juni 2022
104
105
106 Lampiran 4. Notulen Rapat tanggal 3 Juni 2022
107
108
109 Lampiran 5. Daftar Hadir Rapat tanggal 3 Juni 2022
110
111 Lampiran 6. Notulen Rapat tanggal 6 Juni 2022
112
113
114 Lampiran 7. Daftar Lembur tanggal 7 Juni 2022
115
116
117
118 Lampiran 8. Notulen Uji Coba Aplikasi Tanggal 23 Juni 2022
119
120
121 Lampiran 9 Daftar Lembur taggal 25 Juni 2022
122
123
124
125 Lampiran 10.Notulen Sosialisasi tanggal 29 Juni 2022
126
127
128 Lampiran 11. Surat Penyampaian Akun RB Kepada Stakeholder Setjen MPR
129 Lampiran 12. Tanda Terima Akun RB
130
131 Lampiran 13. Penyampaian Akun RB kepada Evaluator Kementerian PANRB