BAB III ANALISIS MASALAH
D. SOLUSI UNTUK MENGATASI MASALAH
Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan prioritas solusi apabila data yang tersedia adalah data kualitatif adalah Mc. Namara atau Kriteria KBL (Kontribusi, Biaya, dan Layak).
Tabel 3. 5 Prioritas Solusi dengan Metode Mc. Namara NO ALTERNATIF
GAGASAN
KETERANGAN TOTAL
SKOR PRIORITAS 1.
K B L
Penggunaan layanan penyimpanan data tersinkronisasi yang dikembangkan oleh Google (Google Drive)
4 4 3 11 II
2. Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB)
terintegrasi;
5 3 5 13 I
3. Penggunaan program microsoft excel makro
3 5 2 10 III
Keterangan :
K : Kontribusi B : Biaya L : Layak 5 : Sangat K 5 : Sangat Rendah 5 : Sangat L 4 : Kontributif 4 : Rendah 4 : Layak 3 : Cukup K 3 : Cukup Rendah 3 : Cukup L 2 : Kurang K 2 : Cukup Tinggi 2 : Kurang L 1 : Tidak K 1 : Sangat Tinggi 1 : Tidak L
34 Berdasarkan hasil analisis menggunakan metode Mc. Namara (Tabel 3.5), hasil gagasan pemecahan isu yang menjadi prioritas adalah gagasan kedua yaitu “Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) terintegrasi” dengan penjelasan sebagai berikut : 1. Penggunaan layanan penyimpanan data tersinkronisasi yang
dikembangkan oleh Google (Google Drive).
Kontribusi, Penulis memberi nilai 5 karena kontribusi dan manfaat dalam menyimpan data sudah sering diaplikasikan dalam pekerjaan .
Biaya, Penulis memberi nilai 4 karena untuk menampung data dukung/evidence RB yang cukup banyak dari semua unit kerja dengan jenis data yang beragam tentunya membutuhkan kapasitas/storage drive yang cukup besar.
Layak, Penulis memberi nilai 3 karena dengan pemanfaatatan google drive sebagai media penyimpanan ada kekhawatiran terhadap keamanan data.
2. Pembuatan sistem informasi reformasi birokrasi (e-RB) terintegrasi.
Kontribusi, Penulis memberi nilai 5 karena transformasi dalam pengelolaan data dari manual menjadi terintegrasi dalam satu sistem informasi tentunya memudahkan dalam proses pelaksanaan RB baik itu mekanisme PMPRB, evaluasi RB maupun pemantauan progress RB .
Biaya, Penulis memberi nilai 3 karena untuk sebuah aplikasi tentunya membutuhkan biaya yang cukup besar dan dengan memanfaatkan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan teknologi informasi.
Layak, Penulis memberi nilai 5 karena inovasi yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan sekaligus penerapan SPBE yang dituntut untuk selalu ditingkatkan.
3. Penggunaan program Microsoft excel macro.
Kontribusi, Penulis memberi nilai 3 karena dengan solusi tersebut
35 tetap saja data dukung/evidence RB tersebar di masing-masing unit kerja yang sulit dikumpulkan ketika evaluasi dari Kementerian PANRB dilakukan.
Biaya, Penulis memberi nilai 5 karena untuk penggunaan program Microsoft excel macro tentunya tidak membutuhkan biaya sama sekali.
Layak, Penulis memberi nilai 2 karena solusi ini tidak menjawab rekomendasi Kementerian PAN RB terkait self assessment.
Berdasarkan hasil pembobotan pada alternatif solusi terlihat bahwa solusi terpilih untuk mengatasi masalah kelengkapan data dukung/evidence RB di tiap unit kerja yang belum merata adalah pembuatan sistem informasi reformasi birokrasi (e-RB) terintegrasi.
Dengan adanya sistem informasi reformasi birokrasi di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR, kedepannya dapat menjadi alat/tools/instrumen untuk memudahkan pelaksanaan PMPRB dengan kualitas data dukung yang merata pada setiap unit kerja pelaksana RB dan inovasi sesuai rekomendasi dari Kementerian PANRB ini dapat menaikkan indeks RB Setjen MPR RI.
Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) ini dikerjakan dengan bantuan konsultan dan pegawai yang memiliki kemampuan di bidang teknologi informasi. Pembiayaan dalam pembuatan aplikasi tersebut akan menggunakan anggaran Bagian Organisasi dan Tata Laksana dari DIPA Sekretariat Jenderal MPR RI.
36 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. TEROBOSAN/INOVASI
Penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang fasilitasi pelaksanaan program Reformasi Birokrasi di Bagian Organisasi dan Tatalaksana diharapkan terus dinamis dan mengikuti dinamika dan berbasis SPBE guna mewujudkan e-governance. Hal ini tentunya harus dilandasi dengan pola pikir yang adatif, solutif, dan inovatif. Pola pikir adaptif dapat dimaknai sebagai cara pandang yang terbuka terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terkini. Pola pikir solutif merupakan cerminan dari kerangka berpikir yang mampu memberikan solusi untuk mengatasi berbagai kendala dan tantangan guna menyelenggarakan kepemerintahan yang efektif dan efisien. Sedangkan pola pikir inovatif yang selalu memberikan gambaran gagasan/ide demi perbaikan penyelenggaraan kepemerintahan.
Pola pikir yang adaptif, solutif, dan inovatif akan memberikan optimisme dalam membuat perubahan yang mengarah pada peningkatan pengelolaan, penerapan, dan pendokumentasian pelaksanaan program Reformasi Birokrasi pada unit kerja Bagian Organisasi dan Tatalaksana. Berdasarkan adopsi dan adaptasi studi lapangan maka muncul gagasan untuk membuat inovasi yang menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang fasilitasi reformasi birokrasi yang memudahkan para stakeholder dalam pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI.
Rencana aksi perubahan yang diusung adalah pemanfaatan teknologi informasi yang berdaya guna maksimal yaitu dengan pembuatan sistem informasi reformasi birokrasi (e-RB) yang terintegrasi. Unsur- unsur dari terobosan inovasi dari Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) ini adalah:
37 1. Memberikan Nilai Tambah
Bagi Organisasi :
a. Inovasi e-RB membantu peningkatan kinerja Bagian Organisasi dan Tata Laksana serta menunjang kinerja organisasi Setjen MPR RI secara keseluruhan.
b. Data dukung/evidence RB yang terintegrasi memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan pendokumentasian.
c. Memudahkan pemantauan progress pelaksanaan RB dan dapat membantu Pimpinan dalam memberikan arahan dan pengambilan keputusan.
Bagi Stakeholder :
a. Data dukung/evidence RB dapat dilihat dan diunggah walau periode RB yang terkait telah terlewati.
b. Praktis, user friendly (mudah digunakan), cepat dan terukur.
2. Kebaharuan, yaitu adanya sistem informasi reformasi birokrasi (e- RB) berbasis web.
3. Replikasi, sistem informasi reformasi birokrasi (e-RB) dapat digunakan juga sebagai instrumen pengumpulan data dukung untuk penilaian Zona Integritas dan WBK/WBBM.
4. Keberlanjutan, sistem informasi reformasi birokrasi (e-RB) diharapkan dapat dikembangkan sesuai perkembangan RB dan terintegrasi dengan aplikasi RB dari Kemenpan RB.
5. Sesuai dengan Visi Sekretariat Jenderal MPR RI yaitu terwujudnya birokrasi berkelas dunia dalam melayani MPR, Alat Kelengkapan dan Masyarakat. Pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka mewujudkan birokrasi yang modern dan memberikan nilai tambah bagi organisasi.
Agar pembuatan sistem informasi reformasi birokrasi (e-RB) ini dapat berjalan secara konsisten maka perlu dibangun modul-modul sebagai pondasi dalam pengembangan jangka pendek, menengah dan
38 jangka panjang. Seiring dengan perkembangan waktu sistem ini kedepan akan selalu mengalami proses penyempurnaan secara berkelanjutan dan dilakukan pengembangan serta diupayakan dapat diintegrasikan dengan sistem atau aplikasi lainnya yang terkait.
B. MILESTONE (PENTAHAPAN)
Proyek perubahan yang diajukan ini memiliki 3 (tiga) tahapan dalam mencapai kinerja organisasi yang optimal yaitu dengan pembuatan sistem informasi reformasi birokrasi (e-RB) yang terintegrasi di Lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI dimana tahapan milestone dibagi menjadi jangka pendek, jangka menegah, dan jangka panjang dengan rincian sebagai berikut:
1. Jangka Pendek
a. Pembentukan Tim Efektif 1) Konsultasi Mentor
2) Membuat surat tugas Tim Efektif 3) Rapat tim efektif
4) Rapat penyusunan agenda kerja b. Pembuatan sistem aplikasi
1) Rapat penyusunan dan perancangan sistem
2) Rapat tahapan proses dan pembuatan sistem aplikasi 3) Pembuatan sistem aplikasi
4) Uji coba implementasi sistem informasi bersama tim teknis 5) Koordinasi dengan mentor
6) Evaluasi dan perbaikan hasil uji coba implementasi sistem aplikasi bersama tim teknis
c. Pembuatan buku panduan/manual book
d. Sosialisasi/soft launching internal unit kerja Bagian Organisasi dan Tata laksana dan stakeholder internal
1) Rapat persiapan sosialisasi/softlaunching
39 2) Sosialisasi/Softlaunching bersama stakeholder internal
2. Jangka Menengah
a. Bimbingan teknis bagi para assessor RB
b. Penginputan seluruh dokumen data dukung/evidence RB tiap area perubahan
c. Sosialisasi dan implementasi e-RB kepada stakeholder d. Evaluasi
3. Jangka Panjang
a. Perbaikan dan pengembangan sistem serta pengintegrasian dengan aplikasi dan sistem lain
b. Monitoring dan Evaluasi
Jadwal kegiatan tiap milestone dapat dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 4.1 Jadwal Milestone Jangka Pendek
NO TAHAPAN UTAMA WAKTU
OUTPUT EVIDENCE
Jangka Pendek 2 bulan
1. Pembentukan Tim Efektif
a. Konsultasi Mentor 3 Juni 2022 Penyelarasan Tujuan
Dokument asi kegiatan
b. Pembuatan Surat Tugas Tim
Efektif 6 Juni 2022
Surat Tugas yang
ditandatangani Kepala Biro SDM, Organisasi dan Hukum
Surat Tugas Tim Efektif
c. Rapat tim efektif 7 Juni 2022 Notulen Rapat Dokumentasi kegiatan d. Rapat penyusunan agenda
kerja 8 Juni 2022 Jadwal/Timeline
Kegiatan
Dokumentasi kegiatan 2. Pembuatan Sistem Aplikasi
a. Rapat penyusunan dan
perancangan sistem 9 Juni 2022
Penyelarasan tujuan berpikir dan Desain Sistem Informasi
Dokumentasi kegiatan
40
NO TAHAPAN UTAMA WAKTU
OUTPUT EVIDENCE
Jangka Pendek 2 bulan
b. Rapat tahapan proses dan
pembuatan sistem aplikasi 10 Juni 2022
Proses Bisnis Sistem Informasi
Dokumentasi kegiatan
c. Pembuatan sistem aplikasi 13 Juni s.d.
12 Juli 2022
Tersedianya Sistem Informasi e-RB
Dokumentasi kegiatan
d. Uji coba implementasi sistem informasi bersama tim teknis
13 Juli s.d.
14 Juli 2022
Tersedianya Sistem Informasi Reformasi Birokrasi
Dokumentasi kegiatan
e. Koordinasi dengan Mentor 15 Juli 2022 Masukan Mentor dari hasil uji coba
Dokumentasi kegiatan f. Evaluasi dan perbaikan hasil uji
coba implementasi sistem aplikasi bersama tim teknis
18 Juli s.d.
20 Juli 2022 Laporan Evaluasi Dokumentasi kegiatan 3. Pembuatan Buku Panduan/Manual
Book
20 Juli s.d.
24 Juli 2022
Panduan penggunaan aplikasi
Dokumentasi kegiatan 4. Sosialisasi/soft launching
Biro SDM, Organisasi dan Hukum a. Rapatpersiapan sosialisasi/soft
lauching 25 Juli 2022 Notulen Rapat Dokumentasi kegiatan b.Sosialisasi/softlaunching
bersama stakeholder internal 26 Juli 2022 Laporan sosialisasi
Dokumentasi kegiatan c. Rapat evaluasi Sosialisasi/Soft
launching 28 Juli 2022 Laporan evaluasi Dokumentasi kegiatan Tabel 4.2 Jadwal Milestone Jangka Menengah
NO TAHAPAN WAKTU KEGIATAN OUTPUT EVIDENCE
11
1. Bimbingan teknis bagi para
assessor RB Agustus 2022 Bimbingan
teknis
Laporan Kegiatan
Dokumentasi kegiatan
2.
Penginputan seluruh dokumen data dukung/evidence
RB tiap area perubahan dari tahun 2021
Agustus 2022
Input data dokumen per area
perubahan tiap unit kerja
Laporan Kegiatan
Dokumentasi kegiatan
3.
Sosialisasi dan
implementasi e-RB
kepada stakeholder
September 2022
Sosialisasi aplikasi e-RB
Laporan kegiatan
Dokumentasi kegiatan
4. Evaluasi Oktober 2022 Rapat Evaluasi Notulen
Rapat
Dokument asi kegiatan
41
Tabel 4.3 Jadwal Milestone Jangka Panjang
NO TAHAPAN WAKTU KEGIATAN OUTPUT EVIDENCE
11
1. Pemanfaatan aplikasi e-RB
Semester I 2023
a. Pemanfaatan hasil Pengembangan aplikasi e-RB
Laporan pemanfaatan aplikasi
Dokumentasi kegiatan
Semester II 2023
b. Memperluas
Cakupan dengan Integrasi data
Integrasi Data jaringan
Dokumentasi kegiatan c. Monitoring
pemanfaatan aplikasi
Laporan hasil monitoring
Dokumentasi kegiatan
C. SUMBERDAYA (PETA DAN PEMANFAATAN) 1. Pemetaan Sumber Daya
8. Mitra Kerja Eksternal:
Kemenpan RB
Instansi Pemberi Indeks Antara
Internal Sesjen MPR RI Deputi Adm Deputi P2K Para Kepala Biro Inspektorat
Para Kepala Bagian dan Subbagian
Seluruh Pegawai
7.Kegiatan Utama Penyusunan rancang bangun SIRB
Pembangunan SIRB
Evaluasi dan
penyempurnaan SI RB
2.Nilai yang Ditawarkan Memudahkan semua unit kerja mengumpulkan evidence RB yang dibutuhkan sepanjang tahun dengan tepat dan akurat
4.Hubungan Klien Rapat Koordinasi
Pelaksan aan Uji Coba
Rapat Evaluasi
1. Target Klien
Seluruh Pegawai Setjen MPR
6. Sumber Daya
Tim Efektif
Narasumber Ahli IT
Anggaran
3. Pelayanan Sistem Informasi Elektronik Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara mudah dan kapan saja 5. Imbalan
Mempermudah tim RB dalam menginput, mengumpulkan dan mengunggah data dukung ketika dibutuhkan secara cepat
9.Unsur Biaya
Biaya Rapat Koordinasi
Biaya Narasumber
Biaya ATK
10. Resiko
Penolakan/Resistensi pegawai/unit kerja
Gangguan layanan internet/server
Peralatan PC / Laptop tidak support
Hasil tidak sesuai harapan
Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu 11. Legalitas
Permenpan 26 Tahun 2020 Surat KemenPANRB Nomor B/564/RB.06/222
12. Akuntabilitas
Sesuai dengan PK dan IKU Sekjen MPR
13. Suistainbilitas
Aplikasi bisa terus dikembangkan dan diharapkan kedepannya dapat terintegrasi dengan aplikasi lain
Gambar 4. 1 Canvas Bisnis Model Aksi Perubahan
• Target klien merupakan penjelasan terkait siapa klien dari produk aksi perubahan. Pada aksi perubahan e-RB target kliennya
42 adalah seluruh unit kerja Sekretariat Jenderal MPR RI;
• Nilai yang ditawarkan merupakan tentang nilai tambah yang akan membuat aksi perubahan lebih menarik dan berbeda yaitu berupa kemudahan semua unit kerja menginput, mengumpulkan dan mengunggah evidence RB yang dibutuhkan sepanjang tahun dengan tepat dan akurat;
• Pelayanan merupakan media yang digunakan untuk men-deliver solusi yang ditawarkan untuk sampai ke klien. Pelayanan yang dipakai pada aksi perubahan ini adalah dengan akses online dan penyampaian data secara elektronik (Sistem Informasi Elektronik) yang dapat diakses secara mudah dan kapan saja;
• Hubungan klien merupakan cara bagaimana pelaksana aksi perubahan berupa pelayanan akses informasi tentang RB di Lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI.
• Imbalan yang dimaksudkan di sini adalah benefit bagi perancang aksi perubahan setelah dimanfaatkannya aplikasi e-RB ini adalah mempermudah pegawai dalam melakukan pekerjaan sehubungan dengan pelaksanaan tungas dan fungsinya dan dapat langsung memberikan feedback terkait layanan yg diberikan dan serta makin meningkatnya kinerja organisasi;
• Kegiatan utama adalah bagian yang menjelaskan bagaimana kegiatan utama merancang aksi perubahan berupa pembuatan informasi elektronik (e-RB);
• Sumber daya merupakan kolom yang akan menjelaskan asset strategis dalam merancang aksi perubahan;
• Mitra Kerja merupakan stakeholder strategis dalam pelaksanaan aksi perubahan;
• Unsur biaya merupakan perencanaan biaya apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan keseluruhan aktivitas aksi perubahan. Dalam menyusun unsur biaya dikaitkan dengan kegiatan utama, sumber daya, dan pelayanan;
43
• Legalitas merupakan dasar hukum dalam penerapan aksi perubahan;
• Akuntabilitas dimaksudkan untuk mengetahui kontribusi aksi perubahan terhadap akuntabilitas Sekretariat Jenderal MPR RI;
• Suistainabilitas merupakan implementasi penggunaan aksi perubahan kedepan. Hal ini tidak dikhawatirkan karena pelaksanaan aksi perubahan ini didasarkan pada kebutuhan unit akan sistem informasi yang dapat melihat progress pelaksanaan RB di lingkungan Setjen MP RI.
2. Anggaran
Sumber daya anggaran merupakan faktor utama dalam aksi perubahan ini. Dalam pembangunan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) dibutuhkan bantuan dari stakeholder eksternal yang paham tentang teknologi informasi. Adapun stakeholder eksternal tersebut diposisikan sebagai narasumber, sehingga pembiayaan pembangunan sistem ini sebagian besar untuk biaya narasumber.
Rencana Anggaran Biaya yang diperlukan adalah sebagai berikut :
Tabel 4.4 Rencana Anggaran Biaya
No Kegiatan Volume Harga
Satuan
Jumlah Biaya
1. Rapat Koordinasi
- Konsumsi dan Snack 60 OK 52.000 3.120.000
(6 Keg x 10 Org)
- Penggandaan Materi 2 KEG 200.000 200.000
2. Narasumber
- Honor Narasumber Ahli IT 20 OJ 900.000 18.000.000 (2 Org x 2 Jam x 5 Keg)
3. ATK 1 KEG 300.000 300.000
TOTAL 21.620.000
44 3. Peta Stakeholder
Dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan, sangat penting untuk mengetahui siapa saja stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap proyek perubahan yang akan dilakukan, apakah mereka menunjukkan sikap mendukung, tidak peduli atau menolak. Untuk itu perlu melakukan analisis stakeholder, yaitu dengan memetakan posisi stakeholder terhadap program yang akan dirancang/dijalankan.
Dengan pemetaan tersebut diharapkan dapat memperoleh manfaat antara lain:
a. Memunculkan rasa memiliki terhadap rencana aksi perubahan b. Mendapatkan gambaran lebih jelas tentang potensi kesulitan;
c. Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi rencana aksi perubahan;
d. Mendukung/memperkuat posisi jika ada penolakan terhadap program, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan rencana aksi perubahan.
Dalam mewujudkan rencana aksi perubahan, project leader harus mengetahui sejauh mana stakeholder mempunyai pengaruh terhadap rencana aksi perubahan, maka stakeholder harus dipetakan berdasarkan pengaruh dan kepentingannya, stakeholder dapat dikategorikan menjadi 4 (empat) kelompok sebagai berikut:
a. Promoters, yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan besar terhadap rencana aksi perubahan dan juga punya kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil atau sebaliknya;
b. Defenders, yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan individu/kelompok kecil dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi rencana aksi perubahan;
c. Latents, yaitu stakeholder yang tidak memiliki kepentingan
45 khusus maupun terlibat dalam rencana aksi perubahan tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi rencana aksi perubahan jika mereka menjadi tertarik;
d. Apathetics, yaitu stakeholder yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya rencana aksi perubahan.
Identifikasi dan pemetaan instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Stakeholders eksternal dan internal dalam proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Stakeholders Internal, meliputi : a. Sekretaris Jenderal MPR RI b. Deputi Setjen MPR
c. Seluruh Kepala Biro (Eselon II) d. Inspektorat
e. Seluruh Kepala Bagian dan Subbagian (Esselon III dan IV) f. Pegawai Sekretariat Jenderal MPR RI
g. Pelaksana di Bagian Organisasi dan Tata Laksana h. Tim Pelaksana RB
i. Asesor RB
2. Stakeholders Eksternal, meliputi : a. Kementerian PANRB
b. Instansi pemberi indeks antara c. Stakeholder lain
46
QUADRAN IV (Apathetics) (TDK BERPENGARUH, TDK
BERKEPENTINGAN)
DEPUTI PENGKAJIAN &
PEMASYARAKATAN KONSTITUSI PIMPINAN UNIT KERJA SETJEN MPR INSTANSI PEMBERI INDEKS ANTARA
QUADRAN I (Promoters) KEPALA BAGIAN ORTALA
KEPALA BIRO SDM, ORGANISASI DAN HUKUM
KEPALA SUBBAGIAN DI BAGIAN ORTALA
STAF PELAKSANA DI BAGIAN ORTALA QUADRAN II (Latents)
BERKEPENTINGAN) SEKJEN MPR RI
DEPUTI ADMINISTRASI
PARA KEPALA BIRO SETJEN MPR INSPEKTORAT
Gambar 4. 2 Peta Stakeholders Aksi Perubahan
P E N G A
R U H
KEPENTINGAN
4. Pengaruh Stakeholder Pada Aksi Perubahan
KUADRAN II KUADRAN I
• Dukungan Pemikiran
• Dukungan Kegiatan Bersama • Pengambilan keputusan
• Pemberi persetujuan
• Pelaksana aksi perubahan
• Mengatasi aktivitas aksi perubahan
• Dukungan sarana dan prasana
KUADRAN IV KUADRAN III
• Dukungan Sosial
• Dukungan Operasional
• Dukungan terhadap aksi perubahan
• Dukungan terhadap kebijakan
Gambar 4. 3 Pengaruh Stakeholders Pada Aksi Perubahan
Dalam upaya mendapatkan dukungan untuk tercapainya tujuan proyek perubahan, dilakukan pendekatan dengan menerapkan strategi komunikasi yang tepat sesuai pengaruh dan kepentingan masing- masing stakeholders terhadap proyek perubahan. Strategi komunikasi pada hakikatnya adalah perencanaan (planning) dan manajemen (management). Strategi komunikasi merupakan perpaduan dari
QUADRAN III (Defenders) (TDK BERPENGARUH, BERKEPENTINGAN)
TIM RB PUSAT DAN UNIT SETJEN MPR
ASESOR RB
ASDEP RB KUNWAS KEMENPAN RB
TIM EVALUATOR KEMENPAN RB
47 perencanaan komunikasi dan manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.
Hubungan serta strategi komunikasi terhadap masing-masing stakeholder adalah sebagai berikut:
Tabel 4.5 Hubungan Strategi Komunikasi Stakeholder
NO KELOMPOK STAKEHOLDERS
STRATEGI KOMUNIKASI 1 Promoters Strategi yang dilakukan adalah yang dapat
meningkatkan dukungan dan minat promoters terhadap rencana aksi perubahan, antara lain dengan cara:
• Konsultasi secara reguler
• Pelaporan secara reguler
• Diskusi secara regular
• Menerapkan 5K (Kasih, Konsekuen, Konsisten, Kompromi, dan Kompak)
• Memonitor setiap perkembangan dan perubahan
2 Latents Strategi yang dapat meningkatkan minat terhadap proyek perubahan dan dapat memungkinkan adanya perpindahan kuadran yaitu :
• Diskusi dan pendekatan persuasif (mengundang rapat dan mengadakan pertemuan formal/informal) agar mendukung dan tertarik serta memberikan masukan terhadap rencana aksi perubahan
• Menginformasikan perkembangan aksi perubahan secara berkala
3 Defenders Strategi untuk meningkatkan dukungan yang dapat dilakukan adalah :
• Mengundang rapat untuk memastikan harapan dari para stakeholder
• Meningkatkan forum diskusi informal 4 Apathetics Strategi komunikasi yang dilakukan untuk
menarik minat stakeholders agar mendukung proyek perubahan yaitu dengan
• Diskusi dalam forum informal
• Menjaga hubungan baik yang sudah terjalin
48 D. MANAJEMEN RISIKO
Upaya yang perlu dilakukan dalam pelaksanaan aksi perubahan dalam rangka meminimalisasi permasalahan yaitu pengendalian pelaksanaan dengan cara membangun kebersamaan melalui teknik persuasif. Secara ringkas untuk mengatasi potensi kendala dan masalah yang akan dihadapi maka disusun strategi sebagai berikut:
1. Identifikasi Risiko
Hal-hal yang mungkin terjadi yang dapat menjadi hambatan pada pelaksanaan aksi perubahan dapat diidentifikasi sebagaimana pada table berikut :
Tabel 4. 6 Identifikasi Risiko
NO TAHAPAN UTAMA RISIKO
Jangka Pendek
1. Pembentukan Tim Efektif
a. Penolakan/Resistensi pegawai/unit kerja 2. Pembuatan sistem aplikasi b. Gangguan layanan
internet/server 3. Pembuatan buku panduan/manual
book
c. Peralatan PC / Laptop tidak support
4.
Sosialisasi/soft launching internal unit kerja Bagian Organisasi dan Tata Laksana dan stakeholder internal
d. Hasil tidak sesuai harapan
5. Evaluasi hasil sosialisasi/soft launching e. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
Jangka Menengah
1. Bimbingan teknis bagi para assessor RB
a. Penolakan/Resistensi pegawai/unit kerja 2.
Penginputan seluruh dokumen data dukung/evidence RB tiap area perubahan
b. Gangguan layanan internet/server 3. Sosialisasi dan implementasi e-RB
kepada stakeholder
c. Peralatan PC / Laptop tidak support
4. Evaluasi
d. Hasil tidak sesuai harapan
e. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
Jangka Panjang 1.
Perbaikan dan pengembangan sistem serta pengintegrasian dengan aplikasi dan sistem lain
a. Gangguan layanan internet/server
49
NO TAHAPAN UTAMA RISIKO
2. Monitoring dan evaluasi
b. Peralatan PC / Laptop tidak support
c. Hasil tidak sesuai harapan
d. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
e. Kesulitan pengintegrasian dengan sistem lain
2. Analisis dan Evaluasi Risiko
Berdasarkan identifikasi risiko atas tahapan pelaksanaan aksi perubahan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis penyebab risiko dari hasil identifikasi risiko yang berpotensi menggagalkan sasaran. Daftar penyebab risiko beserta daftar level risiko dapat dilihat pada table berikut :
Tabel 4.7 Analisis dan Evaluasi Level Risiko
NO RISIKO PENYEBAB LEVEL
RISIKO PERINGKAT
1. Penolakan/resistensi pegawai/unit kerja
a. Kesibukan pegawai b. Belum menganggap
sebagai kebutuhan c. Kekhawatiran
lemahnya sistem d. Sistem yang dibuat
tidak efektif
e. Kurangnya pemahanan pegawai/unit kerja
Sedang 2
2. Gangguan layanan internet/server
a. Keterbatasan kapasitas server
b. Jaringan down c. Aliran listrik mati
Rendah 4
3. Peralatan PC / Laptop tidak support
a. Kurangnya sarana dan prasarana dengan sistem informasi yang akan dibuat
Rendah 5
50
NO RISIKO PENYEBAB LEVEL
RISIKO PERINGKAT
4. Hasil tidak sesuai harapan a. Perbedaan persepsi rancangan sistem yang belum disepakati b. Komunikasi tidak efektif
Tinggi 1
5. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
a. Kerangka kerja belum dipahami oleh tim kerja b. Kurangnya
pengawasan dan motivasi
c. Penugasan lainnya
Sedang 3
6. Kesulitan integrasi dengan sistem lain
a. Perbedaan bahasa pemograman
Rendah 6
3. Mitigasi Risiko
Rencana penanganan terhadap identifikasi risiko dalam rangka pelaksanaan rancangan aksi perubahan kinerja organisasi adalah sebagai berikut :
Tabel 4.8 Mitigasi Risiko
NO PRIORITAS RISIKO PENANGANAN
1. Hasil tidak sesuai harapan a. Mekanisme rancang bangun aplikasi e- RB dibuat sesederhana mungkin dan mudah dipahami oleh seluruh stakeholder agar mudah untuk dipergunakan
b. Membuat bisnis proses dengan jelas c. Asistensi rutin
d. Komunikasi efektif
e. Monitoring dan evaluais berkala f. Tindakan perbaikan apabila diperlukan