BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi Integritas merupakan salah satu kunci yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin. Integritas adalah sebuah karakter kepemimpinan yang akan membentuk seorang pemimpin untuk berlaku jujur, adil dan dapat dipercaya. Menurut kamus besar Bahasa Indonesia (KBBI) Integritas merupakan mutu, sifat, atau keadaan yang menunjukkan kesatuan yang utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan dan kejujuran. Integritas dibangun melalui tiga unsur penting yaitu nilai-nilai yang dianut oleh Pemimpin (values), konsistensi, dan komitmen. Nilai-nilai tersebut merupakan pegangan pemimpin dalam bertindak. Intergritas ini akan semakin kokoh jika pemimpin memiliki konsistensi antara apa yang diucapkan dengan apa yang dilakukan (walk the talk) dan memiliki komitmen terhadapnya. Bila tidak memiliki integritas, pemimpin akan kehilangan kredibilitas.
Integritas secara institusional adalah integritas personal ditambah dengan nilai-nilai yang dianut organisasi sehingga menciptakan karakter personel yang diinginkan dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi. Sedangkan Akuntabilitas sendiri memilkii istilah mengaudit, melaksanakan tanggung jawab, memberikan pertanggungjawaban atas laporan kinerja, menjawab permasalahan publik dari perilaku ataupun suatu kegiatan yang dijalankan, terbuka bagi pemeriksaan peradilan, bagian dari sanksi dan juga sebagai bagian dari penghargaan (Hinton dan Wilson, 1993:123).
Dalam memimpin aksi perubahan “Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB)” pemimpin harus dapat merangkul semua pihak untuk tujuan meningkatkan integritas dan akuntabilitas kinerja organisasi.
54 Karakter kepemimpinan yang kuat dan konsisten dalam bersikap dan bertindak maupun yang dikatakan akan mencerminkan kesatuan antara pola pikir, perasaan, ucapan, dan perilaku yang selaras dengan hati nurani dan norma. Karena proses kepemimpinan ini akan membuat suatu inovasi yang mampu memperbaiki kinerja dan tata kelola organisasi maka terdapat serangkaian proses melalui sejumlah tahapan. Dalam setiap tahapan kegiatan seorang pemimpin dituntut untuk menciptakan langkah-langkah strategis dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok dengan harapan apa yang akan dikerjakan bersama tim dapat membawa perubahan ke arah yang lebih baik dengan menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan.
Sebagaimana disebutkan sebelumnya dalam BAB III Analisa Masalah pada (Gambar 3.1) pohon masalah didapatkan akar masalah adalah belum adanya sistem pengelolaan data dukung yang terintegrasi. Serta dalam (Tabel 3.5) pemilihan prioritas solusi dengan Metode Mc Namara (kriteria kontribusi, biaya dan layak) penulis menentukan bahwa alternatif gagasan yang menjadi prioritas untuk dijadikan solusi adalah “Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) yang terintegrasi”. Atas dasar tersebut, perwujudan integritas yang dapat dilakukan dalam aksi perubahan Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) yang terintegrasi, yakni sesuai dengan 7 Prinsip Manajemen Mutu dalam ISO 9001:2015 agar implementasi Aksi Perubahan ini dapat terlaksana dengan baik, antara lain sebagai berikut:
Tabel 5. 1 7 Prinsip Manajemen Mutu dalam ISO 9001:2015
NO KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI 1. Kepemimpinan
(Leadership)
Meyakinkan atasan langsung bahwa aksi perubahan ini bermanfaat untuk meningkatkan pelayanan organisasi di Bagian Organisasi dan Tata Laksana.
55 NO KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI
Memimpin langsung aksi perubahan yang dilakukan melalui koordinasi tim, analisis, desain sistem serta impelementasi sistem berdasarkan komimten bersama;
Mendengarkan dan menerima masukan dan saran dari stakeholder seperti penggantian nama aksi perubahan serta penambahan fitur dalam rangka meningatkan kualitas aksi perubahan.
Mampu mengambil kesempatan di tengah keterbatasan waktu saat menjalankan aksi perubahan. Tantangan yang di hadapi adalah pelaksanaan aksi perubahan ini bersamaan dengan tenggat waktu pengisian Penilaian Mandiri Pelaksanaan RB (PMPRB) sehingga dituntut untuk mampu mengambil keputusan yang cepat untuk mengambil moment ini dengan percepatan jadwal pentahapan kegiatan seperti pelaksanaan lembur diluar jam kerja dan hari kerja.
2. Pendekatan Proses (Process Approach)
Melaksanakan implementasi aksi perubahan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam menjalankan aksi perubahan, dituntut untuk menjalankan program sesuai dengan output yang ingin dicapai pada tiap pentahapan. Meskipun dengan waktu yang terbatas, proses pengerjaan dilakukan sesuai dengan proses dan perencanaan dalam rancangan aksi perubahan dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.
56 NO KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI
3. Keterlibatan Pegawai
(Engagement of People)
Melibatkan dan menggerakkan tim efektif dalam rangka menyukseskan implementasi aksi perubahan. Keterlibatan pegawai dalam mewujudkan aksi perubahan terlihat dari koordinasi yang dilakukan antar pegawai dalam mengerjakan aksi perubahan.
Keterlibatan pegawai juga terlihat dari kesediaan pegawai untuk terlibat bekerja diluar jam kerja.
4. Manajemen Relasional (Relationship)
Melakukan komunikasi yang baik kepada tim efektif untuk mendapatkan progress atas implementasi perubahan. Komunikasi yang baik perlu dilakukan dengan tim agar maksud dan tujuan dalam mewujudkan aksi perubahan tercapai.
Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholders terkait (internal &
eksternal).
5. Pengambilan
Keputusan Berbasis Bukti (Evidence Based Decision Making).
Mengumpulkan dokumen kegiatan yang dapat dijadikan bukti dalam evaluasi dan untuk bahan pelengkap laporan kegiatan
Dalam melaksanakan tahapan kegiatan tim efektif selalu didukung oleh bukti otentik, baik itu foto, video, maupun dokumen lainnya.
6. Perbaikan Terus Menerus
(Improvement)
Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan dalam perbaikan implementasi aksi perubahan
Dalam melaksanakan implementasi aksi
57 NO KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI
perubahan selalu meminta saran dan masukan dari stakeholders agar implementasi aksi perubahan dapat dilakukan perbaikan dan penyempurnaan dari kekurangan yang ada.
7. Fokus Pelanggan (Customer focus)
Memastikan tujuan aksi perubahan ini sesuai dengan kebutuhan stakeholder dengan membuka ruang diskusi dengan para stakeholder .
Implementasi aksi perubahan dilakukan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para stakeholders internal dan eksternal dalam rangka meningkatkan kualitas layanan Bagian Organisasi dan Tata Laksana.
2. Pengelolaan Budaya Kerja (Pemanfaatan IT)
Budaya kerja adalah suatu asumsi, nilai dan norma yang dilakukan berulang oleh pegawai yang dikembangkan dalam organisasi yang tercermin dari sikap menjadi perilaku, kepercayaan, cita- cita, pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai kerja atau bekerja sebagai kekuatan untuk meningkatkan efisiensi kerja. Budaya kerja yang sudah berjalan baik maupun yang belum, tentunya perlu ditingkatkan dengan salah satunya adalah pemanfaatan Informasi Teknologi (IT) sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Presiden RI Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). SPBE diperlukan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, akuntabel, serta berkualitas dan terpercaya dalam proses pemerintahan. Penerapan teknologi
58 informasi juga diharapkan mampu memberikan budaya kerja pelayan yang efektif dan efisien.
Aksi perubahan yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dalam hal fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi ini adalah membangun Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) yaitu aplikasi berbasis web yang berfungsi sebagai alat bantu pengolahan data dukung RB dan Penilaian Mandiri RB. Dengan memanfaatkan sistem aplikasi e-RB, maka proses pengelolaan dan pengolahan informasi terkait pengisian dan pengumpulan bukti dukung PMPRB menjadi lebih mudah, terintegrasi dan mempermudah dalam proses evaluasi oleh evaluator Kementerian PANRB. Tim teknis merancang dan membangun program e-RB dengan arahan dan supervisi Project Leader serta mempertimbangkan saran masukan dari anggota tim lain dan juga para stakeholder, dengan aplikasi yang dapat diakses melalui alamat: https://rb.setjenmpr.id. Karena aplikasi ini dibangun berbasis Web, maka aplikasi dapat dipergunakan baik pada jaringan Intranet maupun Internet. Halaman ini juga dapat diakses secara realtime melalui browser (Mozilla Firefox, Safari, Opera, Google Chrome, dan web browser lainnya) baik menggunakan perangkat PC, Laptop maupun handphone.
3. Pengelolaan Tim dan Jejaring Kerja a. Struktur dan Pengelolaan Tim Kerja
Aksi perubahan yang dibangun untuk meningkatkan kinerja organisasi membutuhkan tim yang solid dan kuat dengan tujuan untuk peningkatan integritas dan akuntabilitas kinerja organisasi.
Selain solid dan kuat tim juga perlu diberikan ruang dan kepercayaan dalam membantu membangun sistem dalam pelaksanaan aksi perubahan, agar mampu berkreasi dengan baik.
Pengelolaan tim dilakukan dengan membangun Tim Kerja yang ditetapkan oleh Plt. Kepala Biro SDM, Organisasi dan Hukum
59 melalui Surat Tugas Nomor 369G/B-IV/06/2022 tanggal 2 Juni 2022 tentang Tim Efektif Aksi Perubahan “Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB)” Untuk Peningkatan Kinerja Pelaksanaan Fasilitasi Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI dari tanggal 3 Juni s.d. 7 Agustus 2022 dengan susunan tim sebagai berikut:
Tabel 5. 2 Tim Efektif Aksi Perubahan
NO NAMA NIP JABATAN KEDUDUKAN
DALAM TIM
1. Muhamad Jaya, S.IP., M.Si.
197003261998031010 Plt. Kepala Biro SDM, Organisasi
dan Hukum
Mentor/Penanggung Jawab
2. Novinda Efrilla, S.E., M.M.
19791102005022003 Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana
Ketua Aksi Perubahan
3. Rosy Romadiana Pasaribu, S.IP., M.Si.
198107062009012003 Kepala Subbagian Fasilitasi Reformasi
Birokrasi
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi)
4. Prananda Rizky Fastandy, S.IP., MGPP.
198605162009121001 Kepala Subbagian Organisasi
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 5. Nur Fitriyani,
S.H.
198504202009122001 Kepala Subbagian Tata Laksana
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 6. Ahmad Fauzi,
S.Kom
198009222003121003 Kepala Subbagian Data
Anggota Tim (TI) 7. Dian Kartika Sari,
S.AP.
198104172002122001 Analis Kelembagaan
Anggota Tim (Teknis dan
60
NO NAMA NIP JABATAN KEDUDUKAN
DALAM TIM Administrasi) 8. Retno Adiati
Wulan Hapsari, S.H.
198409172015032002 Analis Kelembagaan
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi)
9. Kartika Lestari Sianipar, S.Sos.
198908022015032001 Analis Kelembagaan
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 10. Annisaa Endah
Purwanti, S.E.
198807212019032002 Analis Kelembagaan
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 11. Ramana Alfrino,
S.E.
199004102019031005 Analis Tata Laksana
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 12. Catur Priyo
Wibowo, S.Kom.
199201252015031001 Analis Sistem Informasi
Anggota Tim (TI) 13. Firly Septian,
S.Kom
199509162019031003 Penyusun Data dan Informasi
Anggota Tim (TI)
14. Kurniawan Lutfi Konsultan IT
15. Didik Eko P Konsultan IT
16. Nawal Karim Konsultan IT
17. Bambang Konsultan IT
18. Septian Konsultan IT
Tugas dan kewenangan masing-masing anggota Tim seperti pada tabel diatas adalah sebagai berikut :
1) Mentor bertugas :
a) Memberikan motivasi dan dukungan penuh dalam mempersiapkan proposal atau rancangan proyek perubahan yang akan dilakukan dan implementasinya;
61 b) Memberikan persetujuan atas dokumen proposal proyek perubahan;
c) Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan organisasi yang memerlukan terapi melalui proyek perubahan;
d) Memberikan bimbingan dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung;
e) Memantau capaian pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan milestones yang telah ditetapkan.
2) Ketua Aksi Perubahan bertugas :
a) Menerapkan roadmap perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya yang ditunjukkan dengan pencapaian setiap milestone;
b) Berkonsultasi dengan coach/pembimbing tentang penerapan rancangan aksi perubahan;
c) Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung tentang penerapan rancangan aksi perubahan;
d) Mempengaruhi atasan langsung untuk mendukung penerapan aksi perubahan;
e) Mempengaruhi stakeholder lain untuk mendukung penerapan aksi perubahan;
f) Mempengaruhi bawahan untuk menerapkan aksi perubahan;
g) Membuat laporan implementasi aksi perubahan kinerja organisasi.
h) Membangun jejaring dan kolaborasi
3) Anggota Tim (TI, Teknis dan Administrasi) bertugas :
a) Memberikan masukan dalam proses penyusunan proyek perubahan.
b) Menjalankan tugas dan fungsi sesuai dengan pembagian pekerjaan masing-masing sehingga pengumpulan data dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan target.
c) Melakukan penyiapan sarana dan prasarana, penatausahaan, penyiapan bahan evaluasi, dan pendokumentasian.
d) Memberikan masukan mengenai kebutuhan dan pengetahuan tentang pengelolaan data dukung pelaksanaan reformasi birokrasi.
62 4) Konsultan IT bertugas :
a) Membantu pembuatan aplikasi sesuai kebutuhan, sosialisasi dan pengembangan;
b) Membuat desain aplikasi;
c) Membantu membuat petunjuk penggunaan aplikasi yang mudah dipahami;
d) Membantu mengevaluasi efektifitas dan realibilitas aplikasi.
Dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan pada tahapan taking ownership, telah dilakukan diskusi secara terbuka dan intensif dengan para pemangku kepentingan guna mengkomunikasikan gagasan aksi perubahan dalam rangka memperoleh dukungan dan juga membentuk tim efektif. Pertimbangann memilih anggota tim adalah mereka yang memiliki kemampuan dan kemauan untuk melaksanakan rencana aksi perubahan, termasuk untuk mendayagunakan sumber daya yang tersedia di Biro SDM, Organisasi dan Hukum.
Gambar 5. 1 Struktur Organisasi Pelaksanaan Aksi Perubahan Coach
drh. Soemarno, M.M.
Mentor
Muhamad Jaya, S.IP., M.Si
Ketua Aksi Perubahan Novinda Efrilla, S.E., M.M.
Tim IT 1.Ahmad Fauzi, S.Kom 2. Catur Priyo, W., S.Kom.
3. Firly Septian, S.Kom.
4. Kurniawan Lutfi 5. Nawal Karim 6. Didik Eko 7. Bambang 8. Septian
Tim Teknis Dan Administrasi 1. Rossy RP, S.IP., M.Si.
2. Prananda Rizky, S.IP.MGPP 3. Nur Fitriyani, S.H.
4. Dian Kartika S, S.AP 5. Wulan Hapsari, S.H.
6. Annisaa Endah, S.E.
7. Kartika Lestari S., S.Sos.
8. Ramana Alfrino, S.E.
63 b. Membangun Jejaing dan Kolaborasi
Jejaring yang dibangun melalui aksi perubahan ini yaitu jejaring kepada para pemangku kepentingan (stakeholders) internal antar unit Eselon 1 di lingkungan Sekretariat jenderal MPR RI dan Unit Inspektorat. Pembangunan jejaring ini dalam rangka membangun komunikasi dan kerja sama mengingat adanya pelibatan pihak lain dengan peran masingmasing. Kolaborasi yang dialaksanakan tercapai dengan terbitnya Surat Tugas Inspektur nomor : 67W Tahun 2022 Tanggal 3 Juni 2022 tentang Penetapan Asesor Penilaian Mandiri RB dalam aplikasi e-RB yang melibatkan beberapa unit kerja.
Kolaborasi antar anggota Asesor berjalan dengan baik dengan terlaksananya rangkaian kegiatan aksi perubahan.
c. Kriteria Keberhasilan
Aksi perubahan Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) dalam rangka peningkatan kinerja fasilitasi pelaksnaan reformasi birokrasi dinyatakan berhasil setelah mencapai kriteria sebagai berikut :
Tabel 5.3 Kriteria Keberhasilan
NO TAHAPAN UTAMA OUTPUT TARGET KEBERHASILAN
KET 1. Pembentukan Tim
Efektif
Surat Tugas yang ditandatangani Kepala Biro SDM, Organisasi dan Hukum
Tim Efektif dapat menjalankan tugasnya dengan maksimal
dalam membantu
berhasilnya aksi perubahan ini
Jangka Pendek
2. Pembuatan sistem aplikasi
Tersedianya Sistem Informasi
Reformasi Birokrasi (e- RB)
Programmer dapat
membuat Sistem
Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) seperti yang diminta dan tepat waktu
Jangka Pendek
3. Pembuatan Buku Panduan/Manual Book
Panduan penggunaan aplikasi
Manual book/ aplikasi sudah disebarluaskan
Jangka Pendek
64 Faktor Kunci keberhasilan dari aksi perubahan ini adalah:
1. Dukungan mentor dan tim kerja dalam aksi perubahan dan stakeholder (pemangku kepentingan) yang juga menerima manfaat/keuntungan dari hasil aksi perubahan;
2. Adanya komitmen dan dukungan untuk melakukan perubahan dari para stakeholder (pemangku kepentingan) yang menerima manfaat dari hasil aksi perubahan ini;
3. Komunikasi dan koordinasi yang baik antar anggota tim efektif dan Ketua Aksi Perubahan dalam proses pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB).
4. Dukungan anggaran yang memadai dalam kegiatan pembuatan aplikasi e-RB sebagai salah satu aplikasi penunjang kinerja di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI.
B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN