BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
C. SUMBERDAYA (PETA DAN PEMANFAATAN)
41
Tabel 4.3 Jadwal Milestone Jangka Panjang
NO TAHAPAN WAKTU KEGIATAN OUTPUT EVIDENCE
11
1. Pemanfaatan aplikasi e-RB
Semester I 2023
a. Pemanfaatan hasil Pengembangan aplikasi e-RB
Laporan pemanfaatan aplikasi
Dokumentasi kegiatan
Semester II 2023
b. Memperluas
Cakupan dengan Integrasi data
Integrasi Data jaringan
Dokumentasi kegiatan c. Monitoring
pemanfaatan aplikasi
Laporan hasil monitoring
Dokumentasi kegiatan
C. SUMBERDAYA (PETA DAN PEMANFAATAN)
42 adalah seluruh unit kerja Sekretariat Jenderal MPR RI;
• Nilai yang ditawarkan merupakan tentang nilai tambah yang akan membuat aksi perubahan lebih menarik dan berbeda yaitu berupa kemudahan semua unit kerja menginput, mengumpulkan dan mengunggah evidence RB yang dibutuhkan sepanjang tahun dengan tepat dan akurat;
• Pelayanan merupakan media yang digunakan untuk men-deliver solusi yang ditawarkan untuk sampai ke klien. Pelayanan yang dipakai pada aksi perubahan ini adalah dengan akses online dan penyampaian data secara elektronik (Sistem Informasi Elektronik) yang dapat diakses secara mudah dan kapan saja;
• Hubungan klien merupakan cara bagaimana pelaksana aksi perubahan berupa pelayanan akses informasi tentang RB di Lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI.
• Imbalan yang dimaksudkan di sini adalah benefit bagi perancang aksi perubahan setelah dimanfaatkannya aplikasi e-RB ini adalah mempermudah pegawai dalam melakukan pekerjaan sehubungan dengan pelaksanaan tungas dan fungsinya dan dapat langsung memberikan feedback terkait layanan yg diberikan dan serta makin meningkatnya kinerja organisasi;
• Kegiatan utama adalah bagian yang menjelaskan bagaimana kegiatan utama merancang aksi perubahan berupa pembuatan informasi elektronik (e-RB);
• Sumber daya merupakan kolom yang akan menjelaskan asset strategis dalam merancang aksi perubahan;
• Mitra Kerja merupakan stakeholder strategis dalam pelaksanaan aksi perubahan;
• Unsur biaya merupakan perencanaan biaya apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan keseluruhan aktivitas aksi perubahan. Dalam menyusun unsur biaya dikaitkan dengan kegiatan utama, sumber daya, dan pelayanan;
43
• Legalitas merupakan dasar hukum dalam penerapan aksi perubahan;
• Akuntabilitas dimaksudkan untuk mengetahui kontribusi aksi perubahan terhadap akuntabilitas Sekretariat Jenderal MPR RI;
• Suistainabilitas merupakan implementasi penggunaan aksi perubahan kedepan. Hal ini tidak dikhawatirkan karena pelaksanaan aksi perubahan ini didasarkan pada kebutuhan unit akan sistem informasi yang dapat melihat progress pelaksanaan RB di lingkungan Setjen MP RI.
2. Anggaran
Sumber daya anggaran merupakan faktor utama dalam aksi perubahan ini. Dalam pembangunan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) dibutuhkan bantuan dari stakeholder eksternal yang paham tentang teknologi informasi. Adapun stakeholder eksternal tersebut diposisikan sebagai narasumber, sehingga pembiayaan pembangunan sistem ini sebagian besar untuk biaya narasumber.
Rencana Anggaran Biaya yang diperlukan adalah sebagai berikut :
Tabel 4.4 Rencana Anggaran Biaya
No Kegiatan Volume Harga
Satuan
Jumlah Biaya
1. Rapat Koordinasi
- Konsumsi dan Snack 60 OK 52.000 3.120.000
(6 Keg x 10 Org)
- Penggandaan Materi 2 KEG 200.000 200.000
2. Narasumber
- Honor Narasumber Ahli IT 20 OJ 900.000 18.000.000 (2 Org x 2 Jam x 5 Keg)
3. ATK 1 KEG 300.000 300.000
TOTAL 21.620.000
44 3. Peta Stakeholder
Dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan, sangat penting untuk mengetahui siapa saja stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap proyek perubahan yang akan dilakukan, apakah mereka menunjukkan sikap mendukung, tidak peduli atau menolak. Untuk itu perlu melakukan analisis stakeholder, yaitu dengan memetakan posisi stakeholder terhadap program yang akan dirancang/dijalankan.
Dengan pemetaan tersebut diharapkan dapat memperoleh manfaat antara lain:
a. Memunculkan rasa memiliki terhadap rencana aksi perubahan b. Mendapatkan gambaran lebih jelas tentang potensi kesulitan;
c. Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi rencana aksi perubahan;
d. Mendukung/memperkuat posisi jika ada penolakan terhadap program, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan rencana aksi perubahan.
Dalam mewujudkan rencana aksi perubahan, project leader harus mengetahui sejauh mana stakeholder mempunyai pengaruh terhadap rencana aksi perubahan, maka stakeholder harus dipetakan berdasarkan pengaruh dan kepentingannya, stakeholder dapat dikategorikan menjadi 4 (empat) kelompok sebagai berikut:
a. Promoters, yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan besar terhadap rencana aksi perubahan dan juga punya kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil atau sebaliknya;
b. Defenders, yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan individu/kelompok kecil dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi rencana aksi perubahan;
c. Latents, yaitu stakeholder yang tidak memiliki kepentingan
45 khusus maupun terlibat dalam rencana aksi perubahan tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi rencana aksi perubahan jika mereka menjadi tertarik;
d. Apathetics, yaitu stakeholder yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya rencana aksi perubahan.
Identifikasi dan pemetaan instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Stakeholders eksternal dan internal dalam proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Stakeholders Internal, meliputi : a. Sekretaris Jenderal MPR RI b. Deputi Setjen MPR
c. Seluruh Kepala Biro (Eselon II) d. Inspektorat
e. Seluruh Kepala Bagian dan Subbagian (Esselon III dan IV) f. Pegawai Sekretariat Jenderal MPR RI
g. Pelaksana di Bagian Organisasi dan Tata Laksana h. Tim Pelaksana RB
i. Asesor RB
2. Stakeholders Eksternal, meliputi : a. Kementerian PANRB
b. Instansi pemberi indeks antara c. Stakeholder lain
46
QUADRAN IV (Apathetics) (TDK BERPENGARUH, TDK
BERKEPENTINGAN)
DEPUTI PENGKAJIAN &
PEMASYARAKATAN KONSTITUSI PIMPINAN UNIT KERJA SETJEN MPR INSTANSI PEMBERI INDEKS ANTARA
QUADRAN I (Promoters) KEPALA BAGIAN ORTALA
KEPALA BIRO SDM, ORGANISASI DAN HUKUM
KEPALA SUBBAGIAN DI BAGIAN ORTALA
STAF PELAKSANA DI BAGIAN ORTALA QUADRAN II (Latents)
BERKEPENTINGAN) SEKJEN MPR RI
DEPUTI ADMINISTRASI
PARA KEPALA BIRO SETJEN MPR INSPEKTORAT
Gambar 4. 2 Peta Stakeholders Aksi Perubahan
P E N G A
R U H
KEPENTINGAN
4. Pengaruh Stakeholder Pada Aksi Perubahan
KUADRAN II KUADRAN I
• Dukungan Pemikiran
• Dukungan Kegiatan Bersama • Pengambilan keputusan
• Pemberi persetujuan
• Pelaksana aksi perubahan
• Mengatasi aktivitas aksi perubahan
• Dukungan sarana dan prasana
KUADRAN IV KUADRAN III
• Dukungan Sosial
• Dukungan Operasional
• Dukungan terhadap aksi perubahan
• Dukungan terhadap kebijakan
Gambar 4. 3 Pengaruh Stakeholders Pada Aksi Perubahan
Dalam upaya mendapatkan dukungan untuk tercapainya tujuan proyek perubahan, dilakukan pendekatan dengan menerapkan strategi komunikasi yang tepat sesuai pengaruh dan kepentingan masing- masing stakeholders terhadap proyek perubahan. Strategi komunikasi pada hakikatnya adalah perencanaan (planning) dan manajemen (management). Strategi komunikasi merupakan perpaduan dari
QUADRAN III (Defenders) (TDK BERPENGARUH, BERKEPENTINGAN)
TIM RB PUSAT DAN UNIT SETJEN MPR
ASESOR RB
ASDEP RB KUNWAS KEMENPAN RB
TIM EVALUATOR KEMENPAN RB
47 perencanaan komunikasi dan manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.
Hubungan serta strategi komunikasi terhadap masing-masing stakeholder adalah sebagai berikut:
Tabel 4.5 Hubungan Strategi Komunikasi Stakeholder
NO KELOMPOK STAKEHOLDERS
STRATEGI KOMUNIKASI 1 Promoters Strategi yang dilakukan adalah yang dapat
meningkatkan dukungan dan minat promoters terhadap rencana aksi perubahan, antara lain dengan cara:
• Konsultasi secara reguler
• Pelaporan secara reguler
• Diskusi secara regular
• Menerapkan 5K (Kasih, Konsekuen, Konsisten, Kompromi, dan Kompak)
• Memonitor setiap perkembangan dan perubahan
2 Latents Strategi yang dapat meningkatkan minat terhadap proyek perubahan dan dapat memungkinkan adanya perpindahan kuadran yaitu :
• Diskusi dan pendekatan persuasif (mengundang rapat dan mengadakan pertemuan formal/informal) agar mendukung dan tertarik serta memberikan masukan terhadap rencana aksi perubahan
• Menginformasikan perkembangan aksi perubahan secara berkala
3 Defenders Strategi untuk meningkatkan dukungan yang dapat dilakukan adalah :
• Mengundang rapat untuk memastikan harapan dari para stakeholder
• Meningkatkan forum diskusi informal 4 Apathetics Strategi komunikasi yang dilakukan untuk
menarik minat stakeholders agar mendukung proyek perubahan yaitu dengan
• Diskusi dalam forum informal
• Menjaga hubungan baik yang sudah terjalin
48 D. MANAJEMEN RISIKO
Upaya yang perlu dilakukan dalam pelaksanaan aksi perubahan dalam rangka meminimalisasi permasalahan yaitu pengendalian pelaksanaan dengan cara membangun kebersamaan melalui teknik persuasif. Secara ringkas untuk mengatasi potensi kendala dan masalah yang akan dihadapi maka disusun strategi sebagai berikut:
1. Identifikasi Risiko
Hal-hal yang mungkin terjadi yang dapat menjadi hambatan pada pelaksanaan aksi perubahan dapat diidentifikasi sebagaimana pada table berikut :
Tabel 4. 6 Identifikasi Risiko
NO TAHAPAN UTAMA RISIKO
Jangka Pendek
1. Pembentukan Tim Efektif
a. Penolakan/Resistensi pegawai/unit kerja 2. Pembuatan sistem aplikasi b. Gangguan layanan
internet/server 3. Pembuatan buku panduan/manual
book
c. Peralatan PC / Laptop tidak support
4.
Sosialisasi/soft launching internal unit kerja Bagian Organisasi dan Tata Laksana dan stakeholder internal
d. Hasil tidak sesuai harapan
5. Evaluasi hasil sosialisasi/soft launching e. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
Jangka Menengah
1. Bimbingan teknis bagi para assessor RB
a. Penolakan/Resistensi pegawai/unit kerja 2.
Penginputan seluruh dokumen data dukung/evidence RB tiap area perubahan
b. Gangguan layanan internet/server 3. Sosialisasi dan implementasi e-RB
kepada stakeholder
c. Peralatan PC / Laptop tidak support
4. Evaluasi
d. Hasil tidak sesuai harapan
e. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
Jangka Panjang 1.
Perbaikan dan pengembangan sistem serta pengintegrasian dengan aplikasi dan sistem lain
a. Gangguan layanan internet/server
49
NO TAHAPAN UTAMA RISIKO
2. Monitoring dan evaluasi
b. Peralatan PC / Laptop tidak support
c. Hasil tidak sesuai harapan
d. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
e. Kesulitan pengintegrasian dengan sistem lain
2. Analisis dan Evaluasi Risiko
Berdasarkan identifikasi risiko atas tahapan pelaksanaan aksi perubahan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis penyebab risiko dari hasil identifikasi risiko yang berpotensi menggagalkan sasaran. Daftar penyebab risiko beserta daftar level risiko dapat dilihat pada table berikut :
Tabel 4.7 Analisis dan Evaluasi Level Risiko
NO RISIKO PENYEBAB LEVEL
RISIKO PERINGKAT
1. Penolakan/resistensi pegawai/unit kerja
a. Kesibukan pegawai b. Belum menganggap
sebagai kebutuhan c. Kekhawatiran
lemahnya sistem d. Sistem yang dibuat
tidak efektif
e. Kurangnya pemahanan pegawai/unit kerja
Sedang 2
2. Gangguan layanan internet/server
a. Keterbatasan kapasitas server
b. Jaringan down c. Aliran listrik mati
Rendah 4
3. Peralatan PC / Laptop tidak support
a. Kurangnya sarana dan prasarana dengan sistem informasi yang akan dibuat
Rendah 5
50
NO RISIKO PENYEBAB LEVEL
RISIKO PERINGKAT
4. Hasil tidak sesuai harapan a. Perbedaan persepsi rancangan sistem yang belum disepakati b. Komunikasi tidak efektif
Tinggi 1
5. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
a. Kerangka kerja belum dipahami oleh tim kerja b. Kurangnya
pengawasan dan motivasi
c. Penugasan lainnya
Sedang 3
6. Kesulitan integrasi dengan sistem lain
a. Perbedaan bahasa pemograman
Rendah 6
3. Mitigasi Risiko
Rencana penanganan terhadap identifikasi risiko dalam rangka pelaksanaan rancangan aksi perubahan kinerja organisasi adalah sebagai berikut :
Tabel 4.8 Mitigasi Risiko
NO PRIORITAS RISIKO PENANGANAN
1. Hasil tidak sesuai harapan a. Mekanisme rancang bangun aplikasi e- RB dibuat sesederhana mungkin dan mudah dipahami oleh seluruh stakeholder agar mudah untuk dipergunakan
b. Membuat bisnis proses dengan jelas c. Asistensi rutin
d. Komunikasi efektif
e. Monitoring dan evaluais berkala f. Tindakan perbaikan apabila diperlukan
51 NO PRIORITAS RISIKO PENANGANAN
2. Progress pekerjaan tidak selesai tepat waktu
a. Progress report berdasarkan timeline/milestone
b. Menghindari change order c. Asistensi rutin
d. Komunikasi efektif
e. Monitoring dan evaluais berkala 3. Penolakan/resistensi pegawai/ unit kerja a. Komunikasi intensif dengan cara
persuasif
b. Mengajukan surat penugasan c. Sosialisasi kegiatan dengan tim kerja d. Membuat panduan sistem
e. Penyamaan konsep dan misi antara penyedia dan penerima layanan, serta evaluasi dan perbaikan
4. Gangguan layanan internet/server a. Pemeliharaan jaringan
b. Meningkatkan kapasitas web hosting 5. Peralatan PC / Laptop tidak support a. Memaksimalkan sarana dan
prasarana yang ada (termasuk meminjam dari unit lain) b. Upgrade hardware dan
software
c. Pemeliharaan rutin
6. Kesulitan integrasi dengan sistem lain
a. Penggunaan bahasa pemograman yang sederhana b. Komitmen tenaga TI utk
kesediaan kolaborasi dengan sistem lain
Dalam melaksanakan aksi perubahan berbagai kendala atau risiko mungkin terjadi. Jika terjadi risiko baru maka harus disusun mitigasi risiko baru kembali sehingga mitigasi risiko haruslah dilakukan terus menerus dan berkesinambungan. Dengan menerapkan manajemen risiko ini maka pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) terintegrasi dalam rangka peningkatan kinerja Bagian
52 Organisasi dan Tata Laksana khususnya dalam hal pelaksanaan fasilitasi reformasi birokrasi dapat terwujud.
53 BAB V
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi Integritas merupakan salah satu kunci yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin. Integritas adalah sebuah karakter kepemimpinan yang akan membentuk seorang pemimpin untuk berlaku jujur, adil dan dapat dipercaya. Menurut kamus besar Bahasa Indonesia (KBBI) Integritas merupakan mutu, sifat, atau keadaan yang menunjukkan kesatuan yang utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan dan kejujuran. Integritas dibangun melalui tiga unsur penting yaitu nilai-nilai yang dianut oleh Pemimpin (values), konsistensi, dan komitmen. Nilai-nilai tersebut merupakan pegangan pemimpin dalam bertindak. Intergritas ini akan semakin kokoh jika pemimpin memiliki konsistensi antara apa yang diucapkan dengan apa yang dilakukan (walk the talk) dan memiliki komitmen terhadapnya. Bila tidak memiliki integritas, pemimpin akan kehilangan kredibilitas.
Integritas secara institusional adalah integritas personal ditambah dengan nilai-nilai yang dianut organisasi sehingga menciptakan karakter personel yang diinginkan dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi. Sedangkan Akuntabilitas sendiri memilkii istilah mengaudit, melaksanakan tanggung jawab, memberikan pertanggungjawaban atas laporan kinerja, menjawab permasalahan publik dari perilaku ataupun suatu kegiatan yang dijalankan, terbuka bagi pemeriksaan peradilan, bagian dari sanksi dan juga sebagai bagian dari penghargaan (Hinton dan Wilson, 1993:123).
Dalam memimpin aksi perubahan “Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB)” pemimpin harus dapat merangkul semua pihak untuk tujuan meningkatkan integritas dan akuntabilitas kinerja organisasi.
54 Karakter kepemimpinan yang kuat dan konsisten dalam bersikap dan bertindak maupun yang dikatakan akan mencerminkan kesatuan antara pola pikir, perasaan, ucapan, dan perilaku yang selaras dengan hati nurani dan norma. Karena proses kepemimpinan ini akan membuat suatu inovasi yang mampu memperbaiki kinerja dan tata kelola organisasi maka terdapat serangkaian proses melalui sejumlah tahapan. Dalam setiap tahapan kegiatan seorang pemimpin dituntut untuk menciptakan langkah-langkah strategis dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok dengan harapan apa yang akan dikerjakan bersama tim dapat membawa perubahan ke arah yang lebih baik dengan menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan.
Sebagaimana disebutkan sebelumnya dalam BAB III Analisa Masalah pada (Gambar 3.1) pohon masalah didapatkan akar masalah adalah belum adanya sistem pengelolaan data dukung yang terintegrasi. Serta dalam (Tabel 3.5) pemilihan prioritas solusi dengan Metode Mc Namara (kriteria kontribusi, biaya dan layak) penulis menentukan bahwa alternatif gagasan yang menjadi prioritas untuk dijadikan solusi adalah “Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) yang terintegrasi”. Atas dasar tersebut, perwujudan integritas yang dapat dilakukan dalam aksi perubahan Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) yang terintegrasi, yakni sesuai dengan 7 Prinsip Manajemen Mutu dalam ISO 9001:2015 agar implementasi Aksi Perubahan ini dapat terlaksana dengan baik, antara lain sebagai berikut:
Tabel 5. 1 7 Prinsip Manajemen Mutu dalam ISO 9001:2015
NO KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI 1. Kepemimpinan
(Leadership)
Meyakinkan atasan langsung bahwa aksi perubahan ini bermanfaat untuk meningkatkan pelayanan organisasi di Bagian Organisasi dan Tata Laksana.
55 NO KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI
Memimpin langsung aksi perubahan yang dilakukan melalui koordinasi tim, analisis, desain sistem serta impelementasi sistem berdasarkan komimten bersama;
Mendengarkan dan menerima masukan dan saran dari stakeholder seperti penggantian nama aksi perubahan serta penambahan fitur dalam rangka meningatkan kualitas aksi perubahan.
Mampu mengambil kesempatan di tengah keterbatasan waktu saat menjalankan aksi perubahan. Tantangan yang di hadapi adalah pelaksanaan aksi perubahan ini bersamaan dengan tenggat waktu pengisian Penilaian Mandiri Pelaksanaan RB (PMPRB) sehingga dituntut untuk mampu mengambil keputusan yang cepat untuk mengambil moment ini dengan percepatan jadwal pentahapan kegiatan seperti pelaksanaan lembur diluar jam kerja dan hari kerja.
2. Pendekatan Proses (Process Approach)
Melaksanakan implementasi aksi perubahan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam menjalankan aksi perubahan, dituntut untuk menjalankan program sesuai dengan output yang ingin dicapai pada tiap pentahapan. Meskipun dengan waktu yang terbatas, proses pengerjaan dilakukan sesuai dengan proses dan perencanaan dalam rancangan aksi perubahan dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.
56 NO KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI
3. Keterlibatan Pegawai
(Engagement of People)
Melibatkan dan menggerakkan tim efektif dalam rangka menyukseskan implementasi aksi perubahan. Keterlibatan pegawai dalam mewujudkan aksi perubahan terlihat dari koordinasi yang dilakukan antar pegawai dalam mengerjakan aksi perubahan.
Keterlibatan pegawai juga terlihat dari kesediaan pegawai untuk terlibat bekerja diluar jam kerja.
4. Manajemen Relasional (Relationship)
Melakukan komunikasi yang baik kepada tim efektif untuk mendapatkan progress atas implementasi perubahan. Komunikasi yang baik perlu dilakukan dengan tim agar maksud dan tujuan dalam mewujudkan aksi perubahan tercapai.
Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholders terkait (internal &
eksternal).
5. Pengambilan
Keputusan Berbasis Bukti (Evidence Based Decision Making).
Mengumpulkan dokumen kegiatan yang dapat dijadikan bukti dalam evaluasi dan untuk bahan pelengkap laporan kegiatan
Dalam melaksanakan tahapan kegiatan tim efektif selalu didukung oleh bukti otentik, baik itu foto, video, maupun dokumen lainnya.
6. Perbaikan Terus Menerus
(Improvement)
Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan dalam perbaikan implementasi aksi perubahan
Dalam melaksanakan implementasi aksi
57 NO KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI
perubahan selalu meminta saran dan masukan dari stakeholders agar implementasi aksi perubahan dapat dilakukan perbaikan dan penyempurnaan dari kekurangan yang ada.
7. Fokus Pelanggan (Customer focus)
Memastikan tujuan aksi perubahan ini sesuai dengan kebutuhan stakeholder dengan membuka ruang diskusi dengan para stakeholder .
Implementasi aksi perubahan dilakukan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para stakeholders internal dan eksternal dalam rangka meningkatkan kualitas layanan Bagian Organisasi dan Tata Laksana.
2. Pengelolaan Budaya Kerja (Pemanfaatan IT)
Budaya kerja adalah suatu asumsi, nilai dan norma yang dilakukan berulang oleh pegawai yang dikembangkan dalam organisasi yang tercermin dari sikap menjadi perilaku, kepercayaan, cita- cita, pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai kerja atau bekerja sebagai kekuatan untuk meningkatkan efisiensi kerja. Budaya kerja yang sudah berjalan baik maupun yang belum, tentunya perlu ditingkatkan dengan salah satunya adalah pemanfaatan Informasi Teknologi (IT) sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Presiden RI Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). SPBE diperlukan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, akuntabel, serta berkualitas dan terpercaya dalam proses pemerintahan. Penerapan teknologi
58 informasi juga diharapkan mampu memberikan budaya kerja pelayan yang efektif dan efisien.
Aksi perubahan yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dalam hal fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi ini adalah membangun Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB) yaitu aplikasi berbasis web yang berfungsi sebagai alat bantu pengolahan data dukung RB dan Penilaian Mandiri RB. Dengan memanfaatkan sistem aplikasi e-RB, maka proses pengelolaan dan pengolahan informasi terkait pengisian dan pengumpulan bukti dukung PMPRB menjadi lebih mudah, terintegrasi dan mempermudah dalam proses evaluasi oleh evaluator Kementerian PANRB. Tim teknis merancang dan membangun program e-RB dengan arahan dan supervisi Project Leader serta mempertimbangkan saran masukan dari anggota tim lain dan juga para stakeholder, dengan aplikasi yang dapat diakses melalui alamat: https://rb.setjenmpr.id. Karena aplikasi ini dibangun berbasis Web, maka aplikasi dapat dipergunakan baik pada jaringan Intranet maupun Internet. Halaman ini juga dapat diakses secara realtime melalui browser (Mozilla Firefox, Safari, Opera, Google Chrome, dan web browser lainnya) baik menggunakan perangkat PC, Laptop maupun handphone.
3. Pengelolaan Tim dan Jejaring Kerja a. Struktur dan Pengelolaan Tim Kerja
Aksi perubahan yang dibangun untuk meningkatkan kinerja organisasi membutuhkan tim yang solid dan kuat dengan tujuan untuk peningkatan integritas dan akuntabilitas kinerja organisasi.
Selain solid dan kuat tim juga perlu diberikan ruang dan kepercayaan dalam membantu membangun sistem dalam pelaksanaan aksi perubahan, agar mampu berkreasi dengan baik.
Pengelolaan tim dilakukan dengan membangun Tim Kerja yang ditetapkan oleh Plt. Kepala Biro SDM, Organisasi dan Hukum
59 melalui Surat Tugas Nomor 369G/B-IV/06/2022 tanggal 2 Juni 2022 tentang Tim Efektif Aksi Perubahan “Pembuatan Sistem Informasi Reformasi Birokrasi (e-RB)” Untuk Peningkatan Kinerja Pelaksanaan Fasilitasi Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal MPR RI dari tanggal 3 Juni s.d. 7 Agustus 2022 dengan susunan tim sebagai berikut:
Tabel 5. 2 Tim Efektif Aksi Perubahan
NO NAMA NIP JABATAN KEDUDUKAN
DALAM TIM
1. Muhamad Jaya, S.IP., M.Si.
197003261998031010 Plt. Kepala Biro SDM, Organisasi
dan Hukum
Mentor/Penanggung Jawab
2. Novinda Efrilla, S.E., M.M.
19791102005022003 Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana
Ketua Aksi Perubahan
3. Rosy Romadiana Pasaribu, S.IP., M.Si.
198107062009012003 Kepala Subbagian Fasilitasi Reformasi
Birokrasi
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi)
4. Prananda Rizky Fastandy, S.IP., MGPP.
198605162009121001 Kepala Subbagian Organisasi
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 5. Nur Fitriyani,
S.H.
198504202009122001 Kepala Subbagian Tata Laksana
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 6. Ahmad Fauzi,
S.Kom
198009222003121003 Kepala Subbagian Data
Anggota Tim (TI) 7. Dian Kartika Sari,
S.AP.
198104172002122001 Analis Kelembagaan
Anggota Tim (Teknis dan
60
NO NAMA NIP JABATAN KEDUDUKAN
DALAM TIM Administrasi) 8. Retno Adiati
Wulan Hapsari, S.H.
198409172015032002 Analis Kelembagaan
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi)
9. Kartika Lestari Sianipar, S.Sos.
198908022015032001 Analis Kelembagaan
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 10. Annisaa Endah
Purwanti, S.E.
198807212019032002 Analis Kelembagaan
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 11. Ramana Alfrino,
S.E.
199004102019031005 Analis Tata Laksana
Anggota Tim (Teknis dan Administrasi) 12. Catur Priyo
Wibowo, S.Kom.
199201252015031001 Analis Sistem Informasi
Anggota Tim (TI) 13. Firly Septian,
S.Kom
199509162019031003 Penyusun Data dan Informasi
Anggota Tim (TI)
14. Kurniawan Lutfi Konsultan IT
15. Didik Eko P Konsultan IT
16. Nawal Karim Konsultan IT
17. Bambang Konsultan IT
18. Septian Konsultan IT
Tugas dan kewenangan masing-masing anggota Tim seperti pada tabel diatas adalah sebagai berikut :
1) Mentor bertugas :
a) Memberikan motivasi dan dukungan penuh dalam mempersiapkan proposal atau rancangan proyek perubahan yang akan dilakukan dan implementasinya;