BAB III ANALISIS MASALAH
A. PERMASALAHAN DAN PRIORITAS PENYELESAIAN
Bagian Organisasi dan Tata Laksana sesuai dengan tugas dan fungsinya melakukan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan organisasi, ketatalaksanaan dan fasilitasi reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal. Guna meningkatkan kinerja Bagian Organisasi dan Tatalaksana dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di bidang penataan organisasi, ketatalaksanaan dan fasilitasi pelaksanaan program reformasi birokrasi, diperlukan identifikasi masalah agar dapat segera diminimalisir sehingga tidak berpengaruh secara signifikan terhadap capaian kinerja organisasi. Beberapa permasalahan yang ada antara lain:
1. Penataan organisasi belum disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang terbaru;
2. Pendokumentasian SOP AP belum optimal;
3. Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja;
4. Pelaksanaan evaluasi kelembagaan belum dilakukan pada seluruh unit kerja;
5. Tata hubungan kerja belum diformalkan dalam bentuk pedoman.
Dari beberapa isu/masalah di atas, dilakukan analisis kelayakan isu dengan metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak).
Aktual berarti isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam organisasi. Problematik berarti isu yang memiliki dimensi yang kompleks sehingga perlu dicarikan solusi permasalahannya. Kekhalayakan berarti isu menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak berarti isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.
21
Tabel 3. 1 Analisis Isu Menggunakan Tapisan APKL
No ISU
FAKTOR
KETERANGAN A P K L
1. Penataan organisasi belum disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan
yang terbaru. √ X √ √ Tidak memenuhi
syarat 2. Pendokumentasian SOP AP belum
optimal. √ √ √ √ Memenuhi syarat
3. Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE)
belum merata di tiap unit kerja. √ √ √ √ Memenuhi syarat 4. Pelaksanaan evaluasi kelembagaan
belum dilakukan pada seluruh unit kerja. √ √ √ √ Memenuhi syarat 5. Tata hubungan kerja belum diformalkan
dalam bentuk pedoman. √ X √ √ Tidak memenuhi
syarat Keterangan: A: Aktual P : Problematik K : Khalayak L : Layak
Berdasarkan tabel diatas terdapat 3 (tiga) masalah yang memenuhi syarat kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak adalah isu nomor 2, 3 dan 4, sedangkan isu nomor 1 dan 5 tidak memenuhi syarat dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Isu Nomor 1 yakni “Penataan organisasi belum disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang terbaru”. Isu ini dinilai tidak memenuhi kriteria APKL.
• Aktual, karena penataan organisasi merupakan program prioritas yang diamanatkan oleh pemerintah melalui Kementerian PANRB, sehingga perlu dipayungi dengan peraturan formal.
• Tidak dapat disebut problematik, karena kebijakan penataan organisasi Sekretariat Jenderal MPR RI memiliki sifat khusus (dilaksanakan secara konsultatif) kepada Pimpinan MPR RI sebagai pimpinan lembaga negara.
• Kekhalayakan, karena penataan organisasi berpengaruh terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka pencapaian visi dan misi organisasi.
22
• Layak, sebagai organisasi eksekutif, Setjen MPR RI memiliki kewajiban untuk melaksanakan penataan organisasi sesuai dengan aturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Isu nomor 2 yakni “Pendokumentasian SOP AP belum optimal” Isu ini dinilai memenuhi standar APKL dengan penjelasan sebagai berikut:
• Aktual, karena memiliki dimensi luas, terkait pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI hingga level terkecil.
• Problematik, karena jika tidak diformulasikan solusinya, maka berpotensi menghambat kinerja organisasi.
• Khalayakan, karena penerapan SOP berpengaruh terhadap efisiensi, efektifitas dan konsistensi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi.
• Layak, karena isu ini relevan untuk dipecahkan karena terkait dengan penerapan SOP sebagai rujukan sekaligus standardisasi metode pelaksanaan tugas sehari-hari.
3. Isu nomor 3 yaitu “Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja”. Isu ini memenuhi standar APKL dengan penjelasan sebagai berikut :
• Aktual, karena PMPRB dilaksanakan setiap tahun sehingga pengisian Lembar Kerja Evaluasi (LKE) menjadi permasalahan berulang yang dihadapi oleh unit kerja maupun assesor.
• Problematik, karena apabila tidak diformulasikan solusinya akan menjadi hambatan dalam upaya meningkatkan nilai reformasi birokrasi.
• Kekhalayakan, karena tahapan PMPRB dan implementasi reformasi birokrasi berpengaruh terhadap peningkatan kinerja organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsi.
23
• Layak, karena isu perlu mendapatkan prioritas, khususnya dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan self- assesment reformasi birokrasi sehingga dapat meningkatkan capaian nilai refromasi birokrasi;
4. Isu nomor 4 yakni “Pelaksanaan evaluasi kelembagaan belum dilakukan pada seluruh unit kerja” dinilai memenuhi kriteria APKL dengan penjelasan sebagai berikut:
• Aktual, karena evaluasi kelembagaan merupakan salah satu instrumen dalam melakukan penataan organisasi secara berkesinambungan dan berkelanjutan.
• Problematik, karena jika tidak terdapat pengaturan hubungan kerja antara satu unit kerja dengan unit kerja lain atau satu jabatan dengan jabatan lain dapat menghambat koordinasi fungsional, administratif operasional, dan/atau taktis operasional.
• Kekhalayakan, karena berpengaruh terhadap keseluruhan dimensi struktur dan dimensi proses yang ada di dalam organisiasi.
• Layak, karena pengaturan hubungan struktural dan penataan proses organisasi perlu diatur dalam meningkatkan kualitas keterhubungan serta koordinasi antar fungsi, antar jabatan dan antar unit kerja.
5. Isu nomer 5 “Tata hubungan kerja belum diformalkan dalam bentuk pedoman”. Isu ini dinilai tidak memenuhi kriteria APKL dengan penjelasan sebagai berikut:
• Aktual, karena dalam mewujudkan organisasi yang efektif dan efisien diperlukan pengaturan tata hubungan kerja.
• Tidak disebut problematik, karena meskipun tidak disusun dalam suatu bentuk formal, tata hubungan antar unit kerja dapat dapat dilaksanakan dalam mencapai kepentingan organisasi.
24
• Kekhalayakan, karena dapat membentuk kesadaran untuk membina hubungan kerja yang baik antar unit kerja sehingga dapat membentuk mekanisme kerja serta rantai nilai (value chain) yang dipandang ideal di antara para pegawai pada setiap posisi dan jabatan;
• Layak, karena tata hubungan kerja perlu diatur dalam kerangka peningkatan kualitas kinerja organisasi.
Berdasarkan tabel dan penjelasan diatas, isu nomor 2, 3 dan 4 memenuhi kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layak.
Kemudian terhadap ketiga masalah tersebut dilakukan pengukuran skala prioritas penyelesaiannya. Salah satu metode yang digunakan adalah dengan analisis USG (Urgency, Seriouness, Growth). Analisis USG merupakan suatu alat ukur untuk menyusun urutan prioritas atau peringkat isu yang harus diselesaikan. Caranya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menggunakan skala linkert 1-5. Isu yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas. Pengertian metode USG untuk lebih jelasnya sebagai berikut :
1. Urgency, seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu terjadi;
2. Seriousness, seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah-masalah lain apabila masalah penyebab isu tidak terpecahkan.
3. Growth, seberapa kemungkinan isu-isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan dengan kemungkinan seriousness masalah penyebab isu akan semakin memburuk jika dibiarkan.
Berikut matriks prioritas masalah di Bagian Organisasi dan Tata
25 Laksana dengan menggunakan metode USG :
Tabel 3. 2 Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth)
NO ISU Urgency Seriousness Growth Total Prioritas
1. Pendokumentasian SOP
AP belum optimal. 5 5 4 14 II
2. Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja
5 5 5 15 I
3. Pelaksanaan evaluasi
kelembagaan belum dilakukan pada seluruh unit kerja.
5 4 4 13 III
Berdasarkan analisa menggunakan metode USG diatas maka Penulis menemukan hasil analisa sebagai berikut :
1. Pada isu “Pendokumentasian SOP AP belum optimal“
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena SOP AP ini merupakan tugas utama Bagian Organisasi dan Tata Laksana
Seriousness, Penulis memberi nilai 5 karena memberikan dampak langsung pada kinerja Setjen MPR RI dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi.
Growth, Penulis memberi nilai 4 karena pendokumentasian SOP AP ini memberikan kontribusi terhadap permasalahan tata
26 kelola khususnya Bagian Organisasi dan Tata Laksana.
2. Pada isu “Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 telah menjadi rekomendasi Kementerian PAN RB dalam Lembar Hasil Evaluasi (LHE) RB tahun 2021
Seriousness, Penulis memberi nilai 5 karena memberikan dampak langsung pada indeks RB Setjen MPR RI.
Growth, Penulis memberi nilai 5 karena jika masalah ini tidak segera ditangani akan memberikan dampak terhadap upaya peningkatan kualitas Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) di lingkungan Setjen MPR RI.
3. Pada isu “Pelaksanaan evaluasi kelembagaan belum dilakukan pada seluruh unit kerja”
Urgency, Penulis memberi nilai 5 karena evaluasi kelembagaan merupakan aspek penting yang harus dilaksanakan dalam rangka penataan dan penguatan organisasi;
Seriousness, Penulis memberi nilai 4 karena pelaksanaan evaluasi kelembagaan sebagai alat ukur keberhasilan penataan organisasi sudah dilaksanakan pada beberapa unit kerja di tahun sebelumnya.
Growth, Penulis memberi nilai 4 karena masalah ini membutuhkan masukan serta koordinasi intensif dari berbagai pihak, termasuk mitra eksternal.
Merujuk kepada hasil penilaian bobot, maka isu “Kelengkapan data dukung/evidence RB berdasarkan Lembar Kerja Evaluasi (LKE) belum merata di tiap unit kerja” terpilih sebagai sebagai prioritas utama yang harus segera dicarikan solusi atau jalan keluar dari permasalahan tersebut.
27