LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN RENCANA AKSI AGEN PERUBAHAN
OLEH:
DJOKO HANGGORO, S.T.
BAGIAN PENERBITAN
SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2021
I. LATAR BELAKANG
A. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional 2005-2025;
5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
6. Peraturan Presiden Nomor 18 Tahun 2020 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2020-2024;
7. Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2020 tentang Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia;
8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 9 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah;
9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2020 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2020-2024;
10. Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2020 tentang Rencana Strategis Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun 2020 – 2024;
11. Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor 1124/SEKJEN/2020 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia 2020-2024.
B. GAMBARAN UMUM
Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR RI, yang berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga. Dalam Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2020 tentang Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, dinyatakan bahwa Sekretariat Jenderal DPR RI adalah aparatur pemerintah yang dalam menjalankan tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPR RI.
Sekretariat Jenderal DPR RI mempunyai tugas mendukung kelancaran pelaksanaan wewenang dan tugas DPR RI di bidang administrasi dan persidangan. Di dalam melaksanakan tugasnya, Sekretariat Jenderal menyelenggarakan fungsi salah satunya adalah “Perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengolahan data dan pelayanan informasi serta dukungan tertentu pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal”. Dengan kata lain fungsi tersebut adalah memberikan informasi untuk mengomunikasikan berbagai hal menyangkut tujuan, kinerja dan berbagai kebijakan yang menjadi lingkup tugas DPR RI.
Dengan kegiatan komunikasi publik, diharapkan publik atau segenap pemangku kepentingan (stakeholder) memiliki pengetahuan dan pemahaman yang utuh dan benar mengenai pelaksanaan tugas DPR RI termasuk mengenai kebijakan, kinerja, maupun update informasi lain yang terdapat di dalam DPR RI.
Bentuk pelayanan informasi kepada publik yang telah dilakukan oleh Sekretariat Jenderal DPR RI salah satunya adalah pencetakan majalah dan buletin. Saat ini DPR RI telah memiliki majalah dan buletin yang bernama Parlementaria yang setiap tahunnya dicetak dan didistribusikan ke beberapa titik di Indonesia maupun Internasional. Kehadiran majalah dan buletin tersebut perlu dipertahankan dan ditingkatkan menyesuaikan dengan perkembangan zaman, agar mampu menjadi
media penyampaian informasi yang kredibel bagi Pemerintah dan Non Pemerintah, dalam hal ini adalah stakeholder maupun masyarakat umum.
Sesuai dengan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran Setjen DPR RI yang tertuang didalam Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 10 Tahun 2020 Tentang Rencana Strategis Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Tahun 2020-2024 yaitu “Menjadi Sekretariat Jenderal yang Profesional dan Modern dalam mendukung Visi Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia”. Visi ini mencerminkan cita-cita dan harapan Setjen DPR RI untuk menjadikan seluruh unit kerja di lingkungan Setjen DPR RI berkinerja tinggi melalui dukungan SDM yang memiliki kompetensi yang mampu mendukung tugas dan fungsi Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, serta mewujudkan lingkungan kerja yang “good government and clean governance” sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan mampu memanfaatkan teknologi untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi serta kemudahan akses informasi bagi publik.
Berdasarkan Road Map Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia 2020-2024, Biro Pemberitaan Parlemen diberi mandat agenda perubahan 8 (delapan) yaitu Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik. Biro Pemberitaan Parlemen harus mampu menyesuaikan dengan indikator spesifik dari pelayanan publik, seperti standar pelayanan, budaya pelayanan prima, penilaian kepuasan terhadap pelayanan dan pemanfaatan teknologi informasi.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka Biro Pemberitaan Parlemen Setjen DPR RI pada tahun 2021 akan melaksanakan aksi perubahan yaitu “E-MEDIA DPR”.
II. RENCANA AKSI
A. NILAI ORGANISASI
Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik, Sekretariat Jenderal DPR RI menetapkan 8 sasaran kegiatan yang berusaha dicapai dalam Road Map Reformasi Birokrasi periode 2020-2024.
Pelaksanaan aksi perubahan E-Media DPR RI di Biro Pemberitaan Parlemen terdapat dalam nilai organisasi:
1. Pengembangan dan pengintegrasian sistem informasi pelayanan publik dalam rangka peningkatan akses publik untuk memperoleh informasi pelayanan.
2. Peningkatan pelayanan publik berbasis elektronik dalam rangka memberkan pelayanan yang mudah, murah, cepat dan terjangkau.
B. PERUBAHAN YANG INGIN DICAPAI
Pada masa pandemi COVID-19 ini, pemanfaatan teknologi sangatlah penting baik di lingkungan pemerintah maupun non pemerintah khususnya pada bidang percetakan maupun penerbitan baik buku, majalah, maupun buletin, selain dapat memotong biaya produksi cetak juga dapat menjangkau target pembaca secara luas (borderless &
timeless).
DPR RI sebagai lembaga yang modern dan terbuka, tentu harus adaptif terhadap perkembangan teknologi. Citra itu juga harus tercermin dalam setiap output produk publikasi yang diterbitkan oleh DPR RI dengan memperkaya platform produk komunikasi yang selama ini terbit dalam versi cetak, diubah atau dikembangkan juga dalam bentuk platform digital dan aplikasi.
Bagian Penerbitan juga harus berubah dari semula Penerbitan secara konvensional menjadi Penerbitan Digital (E-Publishing). Langkah awal yang dilakukan dengan pembangunan Platform Digital yang mengoptimalkan keterpaduan proses mulai dari produksi, distribusi dan publikasi.
Dengan adanya Platform Digital, maka distribusi yang sebelumnya dilakukan melalui
Platform Digital yang sedang dibangun pada tahun 2021 yaitu E-Media DPR RI.
Perubahan yang ingin dicapai dengan dibangunnya aplikasi E-Media DPR RI adalah:
o Update info dan berita dengan cepat.
o Menjangkau pembaca lebih banyak dan lebih luas (borderless).
o Jangka waktu penayangan tidak terbatas (timeless).
o Dapat diintegrasikan dengan platform lain (video, audiovisual, multimedia).
o Revisi konten dapat dilakukan update seketika.
o Dokumentasi (arsip) yang terjaga sepanjang waktu (longtail) dan bisa diremajakan secara teknologi.
o Proses produksi lebih singkat, tidak perlu pencetakan.
o Cost effective untuk jangka panjang.
o Ramah lingkungan karena paperless 1. Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai dalam pembangunan aplikasi E-Media DPR RI adalah:
● Pengembangan platform digital yang terintegrasi (desktop & mobile).
● Digital platform management.
● Optimasi Sosial Media (Twitter, FB, IG, Youtube).
● Optimasi Konten Digital.
● Pemasangan aplikasi E-Media di perangkat Digital Signage Kiosk Touchscreen yang ada di area Gedung DPR RI, Bandara Soekarno-Hatta dan Bandara Halim Perdanakusumah.
2. Indikator Kinerja
Indikator Kinerja pembangunan aplikasi E-Media DPR RI terdapat dalam Perjanjian Kinerja Biro Pemberitaan Parlemen Tahun 2022 sebagai berikut:
No, Sasaran Program Indikator Kinerja Target
2022
(1) (2) (3) (4)
1, Meningkatnya kualitas dukungan pemberitaan DPR Rl
4. Jumlah pembaca E-Magazine dan E-Buletin Parlementaria melalui aplikasi E-Media DPR Rl
150.000 pembaca
3. Target
Target utama pembangunan aplikasi E-Media selain Anggota Dewan sebagai stakeholder utama dan pegawai Setjen DPR RI, juga masyarakat umum yang dapat mengakses aplikasi E-Media melalui komputer, laptop, HP dan perangkat digital lainnya. Di samping itu aplikasi E-Media dapat diakses di area publik seperti di komplek Gedung DPR RI, Bandara Soekarno Hatta dan Bandara Halim Perdanakusuma.
Gambar 1. Ilustrasi Penempatan E-Media DPR RI di Area Publik (Bandara)
C. KEGIATAN
1. Mengambil langkah-langkah dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan.
Sesuai dengan Tahapan Kegiatan (Milestone) yang telah ditentukan dalam Rancangan Aksi Perubahan, untuk target jangka pendek (sampai dengan akhir 2021) telah dilakukan langkah-langkah kegiatan:
a. Melakukan rapat-rapat pembahasan / konsinyering dengan unit kerja yang terkait untuk mengumpulkan bahan dan informasi. Konsinyering dilakukan di Wisma DPR RI, Griya Sabha Kopo, dengan mengundang narasumber/pakar di bidang broadcasting /penyiaran, yaitu Bpk. Riza Primadi.
b. Memperoleh dukungan terhadap aksi perubahan kinerja organisasi dari stakeholder/
pemangku kepentingan terutama dari Pimpinan Sekretariat Jenderal DPR RI.
c. Melakukan studi banding ke Harian Kedaulatan Rakyat dan UGM Press Yogyakarta.
Kegiatan studi banding ini pelaksanaannya tidak sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan karena adanya PSBB /social distancing akibat Pandemi Covid-19.
d. Melakukan revisi anggaran dalam DIPA Tahun Anggaran 2021, karena anggaran untuk pembangunan aplikasi E-Media DPR RI semula belum dianggarkan dalam RKAKL TA.2021. Pengadaan Aplikasi dan Infrastruktur E-Media DPR RI TA.2021 dimasukkan dalam Revisi ke-4 DIPA Satker Setjen Tahun Anggaran 2021.
e. Melakukan proses tender Pengadaan E-Media DPR RI yang dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) Biro Umum Setjen DPR RI, untuk memilih Penyedia yang sesuai dengan spesifikasi teknis yang dipersyaratkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK).
f. Melakukan percobaan (testing) penggunaan aplikasi E-Media DPR RI baik secara internal (Alpha Testing) maupun eksternal (Beta Testing).
g. Melakukan pemasangan (install) aplikasi E-Media DPR RI pada peralatan Kiosk Touchscreen Digital Signage yang ditempatkan di area publik, pada saat ini hanya di Gedung DPR RI, Bandara Soekarno Hatta dan Bandara Halim Perdanakusumah.
h. Melakukan sosialisasi/bimtek penggunaan aplikasi E-Media DPR RI kepada pengguna, khususnya operator E-Media di Biro Pemberitaan Parlemen dan unit-unit kerja di lingkungan Setjen DPR RI.
2. Membangun Budaya Kerja dalam Mendukung Aksi Perubahan
Dalam rangka membangun budaya kerja untuk mendukung aksi perubahan di Biro Pemberitaan Parlemen, dilakukan rapat-rapat pembahasan dan konsinyering untuk memperoleh bahan masukan mengenai pembangunan aplikasi E-Media DPR RI.
a. Konsinyering E-Media dan E-Magazine di Wisma Griya Sabha Kopo, pada tanggal 21 s.d. 23 Desember 2020.
b. Rapat Koordinasi membahas rencana penggunaan aplikasi E-Media DPR RI antara Plt. Karo Pemberitaan Parlemen dengan Bagian Penerbitan, pada tanggal 3 Maret 2021.
c. Konsinyering tentang E-Media Lanjutan dalam rangka pengembangan menuju Parlemen Modern di Wisma Griya Sabha Kopo, pada tanggal 8 s.d. 10 April 2021.
d. Rapat Koordinasi membahas E-Media DPR RI antara Plt. Karo Pemberitaan Parlemen dengan Bagian Penerbitan, pada tanggal 18 Mei 2021.
e. Rapat Koordinasi membahas kelanjutan E-Media DPR RI antara Plt. Karo Pemberitaan Parlemen dengan Bagian Penerbitan, pada tanggal 21 Mei 2021.
f. Rapat Koordinasi pembahasan aplikasi E-Media DPR RI antara Bagian Penerbitan dengan Bagian Media Cetak dan Media Sosial pada tanggal 2 Juli 2021.
g. Rapat Koordinasi pembahasan aplikasi E-Media DPR RI terkait Domain dan Akun untuk pendaftaran kedalam Playstore dan Appstore pada tanggal 18 November 2021.
h. Rapat Persiapan Layout dan Content E-Media DPR RI pada tanggal 8 Desember 2021.
i. Rapat Koordinasi tentang Alpha Testing aplikasi E-Media DPR RI, pada tanggal 30 Desember 2021.
3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi
Untuk mendukung aksi perubahan dilakukan penataan ulang jejaring kerja dan kolaborasi dalam rangka mendukung kelancaran pembangunan aplikasi E-Media DPR RI yang menampung semua kepentingan stakeholder dan melibatkan unit-unit kerja terkait.
Gambar 2. Penataan Ulang Jejaring Kerja Pembangunan Aplikasi E-Media DPR RI
Pada penataan Jejaring Kerja Pembangunan Aplikasi E-Media DPR RI dalam gambar 2 diatas, terdapat banyak komponen yang terlibat dan berkolaborasi, mulai dari Sekretaris Jenderal DPR RI, Deputi Bidang Persidangan, Deputi Bidang Administrasi, Inspektorat Utama, Biro Pemberitaan Parlemen, Pustekinfo, Biro Umum, Biro Perencanaan dan Keuangan, Bagian Perencanaan, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, PPK Bidang Pemberitaan Parlemen, Bagian Media Cetak dan Media Sosial, Bagian TVR Parlemen, Unit Layanan Pengadaan (ULP) serta Pembuat Aplikasi (pihak ketiga).
Norma Jejaring Kerja berisi aturan yang menjelaskan hubungan keterkaitan antara setiap stakeholder yang terdapat dalam jejaring kerja, dan peran masing-masing stakeholder dalam pembangunan Aplikasi E-Media DPR RI. Adapun hubungan keterkaitan antara stakeholder adalah sebagai berikut:
- Bagian Penerbitan sebagai project leader aplikasi E-Media DPR RI.
- Sekretaris Jenderal sebagai pengarah dan penentu kebijakan terkait pengadaan Aplikasi E-Media DPR RI untuk ditetapkan sebagai portal pemberitaan mengenai kegiatan dan kinerja DPR RI.
- Deputi Bidang Persidangan dan Kepala Biro Pemberitaan Parlemen sebagai penanggungjawab kegiatan dan atasan langsung yang memberikan dukungan dan arahan dalam pengadaan Aplikasi E-Media DPR RI, agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
- Deputi Bidang Administrasi berperan sebagai penentu kebijakan terkait ketersediaan anggaran dan SDM untuk pengelolaan Aplikasi E-Media DPR RI.
- Inspektorat Utama berperan dalam Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP) memberikan konsultansi, masukan dan saran agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.
- Kepala Biro Umum, Bagian Pengadaan barang dan Jasa serta Unit Layanan Pengadaan (ULP) berperan dalam pemilihan Penyedia Barang dan Jasa yang akan melaksanakan Pembangunan Aplikasi dan Infrastruktur E-Media DPR RI.
- Biro Perencanaan dan Keuangan serta Bagian Perencanaan berperan dalam penyusunan anggaran untuk kegiatan Pengadaan Aplikasi dan Infrastruktur E-Media DPR RI yang terdapat dalam DIPA Satker Setjen DPR RI Tahun Anggaran 2021.
- Pustekinfo berperan sebagai penyedia layanan jasa internet dan memberikan hak akses untuk E-Media DPR RI agar dapat terhubung ke website dpr.go.id dan website TVR Parlemen.
- PPK Bidang Pemberitaan Parlemen berperan dalam Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sebagai kelengkapan dokumen untuk lelang.
- Bagian Media Cetak dan Media Sosial serta Bagian TVR Parlemen merupakan partner kerja Bagian Penerbitan terutama dalam menyediakan konten/materi berita yang akan di-upload ke dalam Aplikasi E-Media DPR RI.
- Pembuat Aplikasi (pihak ketiga) sebagai partner kerja Bagian Penerbitan dalam pembangunan Aplikasi dan Infrastruktur E-Media DPR RI sebagai Aksi Perubahan di Biro Pemberitaan Parlemen.
Gambar 3. Bentuk Kolaborasi dan Strategi Komunikasi
No .
Stakeholder Bentuk Kolaborasi Strategi Komunikasi
1. Sekretaris Jenderal Menetapkan kebijakan Aplikasi E-Media DPR RI sebagai portal
pemberita-an kegiatan DPR RI.
Menjelaskan konsep, maksud, tujuan dan manfaat dari Aplikasi E-Media DPR RI.
2. Deputi Bidang Persidangan Memberikan dukungan, arahan, masukan dan saran dalam pelaksanaan aksi perubahan.
Konsultasi untuk meminta dukungan, arahan, masukan dan saran.
3. Deputi Bidang Administrasi Memberikan dukungan sarana dan prasarana termasuk SDM untuk pengelolaan aplikasi E-Media DPR RI.
Konsultasi untuk meminta dukungan, masukan dan saran.
4. Inspektorat Utama Memberikan konsultansi, masukan dan saran terkait pengadaan aplikasi
E-Media DPR RI.
Konsultasi untuk meminta dukungan, masukan dan saran.
5. Kepala Biro Pemberitaan Parlemen
Memberikan dukungan, arahan, masukan dan saran dalam pelaksanaan aksi perubahan.
Melaporkan
pelaksana-an kegiatan dan meminta arahan, masukan dan saran.
6. Biro Perencanaan dan Keuangan
Memberikan dukungan anggaran untuk
pengada-an Aplikasi E-Media DPR RI
Menyampaikan KAK dan RAB disertai data dukung berupa pricelist/ratecard.
7. Pusat Teknologi Informasi (Pustekinfo)
Memberikan dukungan layanan internet dan hak akses agar aplikasi
Melakukan koordinasi, menjelaskan platform, maksud dan tujuan
E-Media terhubung ke website dpr.go.id
pembangunan aplikasi E-Media DPR RI.
8. Biro Umum Memberikan dukungan
pemilihan Penyedia (pihak ketiga) untuk pembuatan Aplikasi E-Media DPR RI.
Menyampaikan KAK dan RAB disertai data dukung terkait revisi anggaran DIPA.
9. Bagian Media Cetak dan Media Sosial
Memberikan dukungan dan menyediakan konten/
materi untuk di-upload ke dalam aplikasi E-Media.
Melakukan koordinasi dan menjelaskan tujuan dan manfaat layanan.
10. Bagian TVR Parlemen Memberikan dukungan dan menyediakan konten/
materi untuk di-upload ke dalam aplikasi E-Media.
Melakukan koordinasi dan menjelaskan tujuan dan manfaat layanan.
11. Bagian Perencanaan Memberikan dukungan ketersediaan anggaran Aplikasi E-Media DPR RI.
Menyampaikan KAK dan RAB usulan disertai data dukung terkait revisi anggaran DIPA.
12. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
Memberikan dukungan pembengtukan Pokja ULP untuk pemilihan penyedia Aplikasi E-Media DPR RI.
Menyampaikan TOR (KAK) dan HPS disertai data dukung berupa pricelist/ratecard.
13. PPK Bidang Pemberitaan Parlemen
Menyusun KAK dan HPS sebagai persyaratan kelengkapan dokumen untuk lelang pengadaan Aplikasi E-Media DPR RI.
Menyampaikan usulan KAK dan HPS untuk ditetapkan oleh PPK.
14. Unit Layanan Pengadaan Memberikan dukungan pemilihan Penyedia (pihak ketiga) untuk pembuatan Aplikasi E-Media DPR RI.
Menyampaikan KAK dan HPS disertai data dukung untuk direviu oleh Pokja ULP 15. Pembuat Aplikasi (pihak
ketiga)
Melaksanakan
pembangu-nan Aplikasi dan Infra-struktur E-Media DPR RI sesuai spesifikasi teknis yang dipersyaratkan dalam KAK.
Melakukan koordinasi, monitoring dan
evalua-si pembuatan Aplikasi E-Media DPR RI.
D. JADWAL
No .
Kegiatan Tahapan Kegiatan Waktu Pelaksanaan
Risiko Mitigasi Risiko
Keterangan
1. Persiapan - Pembentukan Tim Kerja
- Rapat Koordinasi - Rapat Konsinyering - Revisi Anggaran
Desember 2020 s.d.
Juni 2021
Usulan Revi-si Anggaran mendapat persetujuan
Koordinasi dengan Bagian Perencanaan
Undangan rapat, lapsing rapat, dokumen revisi anggaran
2. Penyusunan Konsep E-Media DPR
- Penyusunan Kerangka Acuan Kerja
- Koordinasi/konsultasi - Pengajuan konsep
April s.d.
Septembe r 2021
Konsep aplikasi tidak disetujui
Presentasi kepada Pimpinan
Kerangka Acuan Kerja, lapsing rapat, draft presentasi
3. Menjalin Kerjasama dengan pihak terkait
- Studi Lapangan - Penyusunan MoU
dengan pihak Bandara - Rapat Koordinasi
Juli s.d.
Septembe r 2021
MOU tidak sesuai dengan keinginan
Koordinasi dengan Pengelola Bandara
Surat pengajuan ke Bandara, MoU dengan Pengelola Bandara
4. Pembuatan Aplikasi
- Pemilihan Penyedia - Penentuan Platform - Persiapan Infrastruktur - Desain dan wireframe
Septembe r s.d.
Desember 2021
Aplikasi ti-dak optimal dan tidak update
Koordinasi dengan unit kerja terkait
Dokumen pemilihan, konsep platform, launching/ujicoba dan dokumentasi
5. Pengadaan Digital Signage Kiosk Touchscreen
- Pemilihan Penyedia - Rapat Konsinyering - Pemasangan Peralatan - Setting OCMS
Septembe r s.d.
Desember 2021
Pemasanga n peralatan tidak tepat waktu
Monitoring pelaksanaan kegiatan
Dokumen pemilihan, undangan rapat, lapsing rapat, dokumentasi
6. Distribusi dan Optimasi Konten Digital
- Layout konten - Posting konten - Analisa performa
konten dengan Data Analitik
Desember 2021
Konten ti-dak sesuai dengan yg diharapkan
Pendampingan dan training untuk admin dan operator
Undangan rapat, lapsing rapat,
dokumentasi kegiatan
7. Sosialisasi dan Pelaporan
- Sosialisasi ke seluruh unit kerja
- Pembuatan laporan hasil kegiatan
Desember 2021
Pembatasan kegiatan akibat PPKM
Pelaksanaan sosialisasi melalui daring/
zoom meeting
Laporan hasil
sosialisasi dan laporan kegiatan
III. LAPORAN PELAKSANAAN RENCANA AKSI A. TUJUAN
Tujuan dilakukannya aksi perubahan E-Media DPR RI sesuai dengan Timeline/tahapan yang telah ditentukan dalam Road Map Bagian Penerbitan Tahun 2021-2023.
1. Tujuan Jangka Pendek (s.d. Akhir Desember 2021)
Langkah Awal/Inisiasi berupa In-House Publishing (Penerbitan Internal) bertujuan menyiapkan dan menyediakan proses sistematis dalam memproduksi hasil konsisten dengan kualitas yang terprediksi.
a. Tersedianya peraturan/regulasi internal yang memadai, pemanfaatan SDM melalui peningkatan kompetensi pegawai, serta pengembangan sarana dan prasarana pendukung Tersedianya aplikasi E-Media DPR RI dan Kiosk Touchsreen Digital Signage.
b. Tersusunnya Standar Operasional Prosedur (SOP) SOP Permintaan Penerbitan dan Pencetakan Buku, Booklet, Leaflet dan Cetakan Lainnya.
c. Tersusunnya Standar Pelayanan di Bagian Penerbitan Standar Pelayanan terkait permintaan Penerbitan dan Pencetakan dari Pengguna Layanan.
2. Tujuan Jangka Menengah (s.d. Akhir Desember 2022)
Langkah selanjutnya mengaplikasikan sistem penerbitan secara optimal melalui alur/mekanisme kerja yang terpadu (Integrated Publishing).
a. Pembakuan Standar Penerbitan Buku standar pengeditan, standar pengilustrasian, dan standar pendesainan.
b. Pengaturan Tugas, Peran dan Tanggung Jawab Analis Produksi Bagian Penerbitan yang terdiri dari Editor, Desainer Grafis, ILustrator, Pengarah Kreatif, Manajer IT, Manajer Produksi serta Manajer Proyek (PIC).
c. Pembangunan Sistem Aplikasi yang menerapkan alur/mekanisme kerja layanan penerbitan yang terpadu satu pintu pembangunan aplikasi Sistem Informasi Permintaan Penerbitan (SiPinter).
3. Tujuan Jangka Panjang (s.d. Akhir Desember 2023)
publikasi.
B. HASIL PELAKSANAAN
1. Keberhasilan Memindahkan Stakeholders
Implementasi aksi perubahan E-Media DPR RI sebagai inovasi layanan di Biro Pemberitaan Parlemen, telah berhasil memindahkan stakeholders pada quadran Latents ke quadran Promoters dan stakeholders pada quadran Apathetics ke quadran Promoters. Keberhasilan memindahkan stakeholders ini adalah berkat strategi komunikasi efektif, dukungan dari Pimpinan Setjen DPR RI dan dukungan dari Pimpinan BURT DPR RI.
Gambar 4. Peta SDM Sebelum Implementasi Aksi Perubahan
Gambar 5. Peta SDM Setelah Implementasi Aksi Perubahan
2. Keberhasilan Merubah Kondisi Saat ini Menjadi Kondisi Yang Diharapkan
Kondisi Saat Ini Aksi Perubahan Kondisi Yang Diharapkan Layanan penerbitan konvensional
melalui media cetak yaitu Majalah dan Buletin Parlementaria serta Buku-buku Pimpinan, Alat Kelengkapan Dewan serta Buku-buku Setjen DPR RI.
Membuat E-Magazine, E-Buletin serta E-Book melalui aplikasi Flip Builder maupun dalam bentuk Article Base.
E-Magazine, E-Buletin dan E-Book dapat diakses oleh publik baik format Flip Book maupun Article Base melalui Aplikasi E-Media DPR RI.
Belum ada portal khusus pemberitaan (Portal News) yang memberikan informasi kepada
Membangun Aplikasi dan Infrastruktur E-Media DPR RI yang berbasis web
Layanan informasi mengenai pemberitaan kegiatan dan kinerja DPR RI dapat diakses
3. Keberhasilan Mencapai Hasil/Output Yang Telah Direncanakan Dalam Target Jangka Pendek No
.
Kegiatan Tahapan Kegiatan Rencana Pelaksanaan
Langkah Kegiatan Realisasi Output Bukti/Evidence
1. Persiapan - Pembentukan Tim Kerja (SK Sekjen) - Rapat Koordinasi - Rapat Konsinyering - Revisi Anggaran
Desember 2020 s.d.
Juni 2021
- Rapat Koordinasi pembentukan Tim Kerja
- Rapat Koordinasi perencanaan kegiatan Tim Kerja - Rapat Internal
Bagian Penerbitan - Pembuatan Nota
Dinas
Penyam-paian
- SK Sekjen tentang Tim Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi E-Media DPR RI tanggal
- Revisi 4.3 DIPA Satker Setjen DPR RI tanggal 28 Juni 2021
Undangan rapat, daftar hadir rapat, lapsing rapat, surat tugas konsinyering, nota dinas usulan revisi anggaran, DIPA revisi ke-
2. Penyusunan Konsep E-Media DPR RI
- Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Rincian Anggaran Biaya (RAB)
- Koordinasi/konsultasi - Pengajuan konsep
April s.d.
September 2021
- Rapat koordinasi - Konsultasi dengan
atasan
- Penyusunan dan pembahasan konsep E-Media
Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan RAB, lapsing rapat, nota dinas
penyampaian
- Penyusunan KAK dan RAB E-Media - Penyampaian KAK
dan HPS ke PPK Biro Pemberitaan Parlemen
No .
Kegiatan Tahapan Kegiatan Rencana Pelaksanaan
Langkah Kegiatan Hasil/Output Bukti/Evidence
3. Menjalin Kerjasama dengan pihak Bandara
- Studi Lapangan - Penyusunan MoU
dengan pihak Bandara
- Rapat Koordinasi
Juli s.d.
September 2021
- Survey lapangan penempatan Kiosk - Penyampaian surat
permohonan MOU
4. Pembuatan Aplikasi
- Pemilihan Penyedia - Rapat Koordinasi - Penentuan Platform - Desain dan wireframe - Uji coba aplikasi
September s.d.
Desember 2021
- Rapat koordinasi dengan ULP - Konsultasi dengan
atasan
- Rapat Koordinasi dengan PPK - Permintaan perse-tujuan pelelangan ke
Pengguna Anggaran
- Koordinasi dengan Penyedia
5. Pengadaan Digital Signage Kiosk
Touchscreen
- Koordinasi/konsultasi - Penyusunan MOU - Pemilihan Penyedia - Rapat Konsinyering - Pemasangan
Peralatan - Setting OCMS
September s.d.
Desember 2021
- Rapat koordinasi dengan ULP - Rapat Koordinasi
dengan PPK - Pengajuan usulan
pelelangan ke PA - Kick-off Meeting
dengan Penyedia Koordinasi dengan Penyedia
- No
.
Kegiatan Tahapan Kegiatan Rencana Pelaksanaan
Langkah Kegiatan Hasil/Output Keterangan
6. Distribusi dan Optimasi Konten
- Layout konten - Posting konten
Desember 2021
- Analisa performa konten dengan Data Analitik
7. Sosialisasi dan Pelaporan
- Sosialisasi ke seluruh unit kerja
- Pembuatan laporan hasil kegiatan
Januari 2022
C. KENDALA
Kendala Yang Dihadapi dan Strategi Mengatasi Kendala
Dalam melakukan aksi perubahan E-Media DPR RI sebagai inovasi layanan di Biro Pemberitaan Parlemen, terdapat beberapa kendala yang dihadapi.
1) Kegiatan rapat-rapat koordinasi terkendala Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) akibat Pandemi Covid 19. Untuk mengatasi hal tersebut, dilakukan komunikasi secara tatap muka dengan penerapan Social Distancing maupun rapat secara virtual dengan aplikasi zoom meeting. Di samping itu, strategi komunikasi efektif dilakukan dengan membentuk grup whatsapp untuk saling bertukar pikiran dan memberikan masukan terhadap aksi perubahan.
2) Kegiatan Studi Banding dan Konsinyering untuk memperoleh masukan, terkendala akibat penerapan PSBB secara ketat. Peraturan yang melarang perjalanan dinas baik dalam negeri maupun luar negeri, merupakan kendala yang dihadapi pada saat penerapan PPKM Level 3 dan Level 4. Kegiatan Studi Banding baru dapat dilaksanakan pada bulan November 2021 setelah penerapan PPKM Level 2. Kegiatan Konsinyering dilakukan dengan penerapan Social Distancing dimana sebagian peserta mengikuti rapat secara virtual.
3) Resistensi terhadap aksi perubahan E-Media DPR RI dari para stakeholders merupakan tantangan yang harus dihadapi dan risiko yang harus diminimalisir.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dilakukan dengan menjelaskan mengenai tujuan dan manfaat aksi perubahan kepada Pimpinan Setjen DPR RI dan Pimpinan BURT DPR RI untuk memperoleh dukungan. Hal ini memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap keberhasilan implementasi aksi perubahan. Di samping itu dilakukan koordinasi dengan unit kerja terkait untuk menyamakan persepsi mengenai tujuan, manfaat dan mekanisme kerja aplikasi E-Media DPR RI serta dijelaskan bahwa dengan adanya aplikasi E-Media DPR RI bukan berarti menghilangkan identitas aplikasi yang dimiliki masing-masing
4) Kurangnya kompetensi dan jumlah SDM yang menguasai penerbitan digital dan SDM yang menguasai IT untuk mengelola aplikasi E-Media DPR RI. Kekurangan SDM tersebut akan diatasi dengan mengusulkan perekrutan tenaga PPNASN yang memiliki keahlian profesional di bidang penerbitan digital dan menguasai IT.
IV. PENUTUP
A. Keberlanjutan Aksi Perubahan
Inovasi layanan yang ingin dicapai dari aksi perubahan Aplikasi E-Media DPR RI berawal dari gagasan/keinginan terdapatnya portal/kanal khusus pemberitaan mengenai kegiatan dan kinerja DPR RI yang mudah diakses oleh masyarakat umum dimanapun, kapanpun dan oleh siapapun.
Target jangka pendek untuk mengubah penerbitan konvensional menjadi penerbitan digital sebagian telah diimplementasikan dalam aksi perubahan ini, yaitu tersedianya aplikasi E-Media DPR RI yang berbasis website maupun mobile apps dan dapat diakses di area publik melalui peralatan Kiosk Touchscreen Digital Signage. Untuk itu diperlukan adanya peraturan internal yang memadai serta peningkatan kompetensi dan kuantitas SDM di bidang penerbitan digital untuk pengoperasian E-Media DPR RI dan Kiosk Touchscreen Digital Signage.
Target jangka menengah yaitu tersedianya sistem penerbitan secara optimal melalui alur/mekanisme kerja yang terpadu (Integrated Publishing). Untuk ini diperlukan Pembakuan Standar Penerbitan Buku, Pengaturan Tugas, Peran dan Tanggungjawab, serta Pembangunan Sistem Aplikasi yang menerapkan alur/mekanisme kerja layanan penerbitan yang terpadu (Sistem Informasi Permintaan Penerbitan).
Target jangka panjang yaitu tersedianya Penerbitan Digital (E-Publishing) yang mengoptimalkan keterpaduan proses mulai dari produksi, distribusi dan publikasi.
Dengan tersedianya E-Publishing maka seluruh kegiatan penerbitan di DPR RI baik konvensional maupun digital dapat dilaksanakan oleh Bagian Penerbitan sesuai tugas
dan fungsinya untuk menyediakan layanan penerbitan semua produk terbitan Dewan, Sekretariat Jenderal, dan Badan Keahlian.
B. Kesimpulan
Pelaksanaan implementasi aksi perubahan E-Media DPR RI dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan tahapan kegiatan (milestone) berkat dukungan tim kerja, dukungan Pimpinan Setjen DPR RI, serta keberhasilan membangun budaya kerja, jejaring kerja dan kolaborasi dengan unit-unit kerja terkait. Di samping itu perlu dilakukan manajemen risiko dalam menghadapi Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) akibat Pandemi Covid-19. Mitigasi risiko dilakukan dengan mengadakan rapat terbatas, rapat virtual dengan Zoom Meeting, membentuk WA grup E-Media DPR RI.
Kegiatan Konsinyering untuk memperoleh bahan masukan, tetap dilakukan dengan menerapkan protokol kesehatan dan mengundang narasumber yang memiliki keahlian profesional di bidang penerbitan.
Hasil/output untuk jangka pendek seluruhnya tercapai yaitu tersedianya aplikasi E-Media DPR RI yang telah berjalan dalam platform web base dan mobile apss, dan saat ini telah dilakukan uji coba (Alfa Testing). Di samping itu pemasangan aplikasi E-Media DPR RI ke dalam Kiosk Touchscreen telah dilakukan di area Gedung DPR RI dan Bandara Halim Perdanakusuma. Untuk pemasangan Kiosk Touchscreen di Bandara Soekarno Hatta saat ini masih terkendala belum ditandatanganinya MOU antara Setjen DPR RI dengan pihak PT. Angkasa Pura II (persero). Hal ini disebabkan penerapan biaya sewa tempat untuk pemasangan Kiosk Touchscreen yang besarannya belum ada kesepakatan.
V. LAMPIRAN
1. Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor:
157/SEKJEN/2021 tanggal 11 Januari 2021 tentang Tim Monitoring dan Evaluasi E-Media Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.
2. Nota Dinas dari Kepala Bagian Penerbitan Nomor: 384/BP.04/XII/2020 tanggal 18 Desember 2020, Hal: Permohonan Bubuh Tanda Tangan, yang ditujukan kepada Plt.
Kepala Biro Pemberitaan Parlemen.
3. Nota Dinas dari Plt. Kepala Biro Pemberitaan Parlemen No.385/BP.04/XII/2020, Hal : Permohonan Untuk Membuka Acara, yang ditujukan Kepada Deputi Bidang Persidangan, Tanggal 18 Desember 2020.
4. Jadwal Kegiatan Konsinyering E-Media dan E-Magazine Bagian Penerbitan, Biro Pemberitaan Parlemen di Wisma Griya Sabha Kopo, tanggal 21 s.d. 23 Desember 2021.
5. Surat Undangan Konsinyering tentang E-Media DPR RI tanggal 6 April 2021.
6. Surat No. 049A / BP.04 / III / 2021, Hal: Undangan Rapat Koordinasi Membahas Rencana Penggunaan Aplikasi E-Media, tanggal 3 Maret 2021.
7. Nota Dinas No. 084 / BP.04 / III / 2021, Hal: Permintaan SPPD untuk kagiatan Konsinyering Pembahasan E-Media Lanjutan, tanggal 8 April 2021.
8. Surat Undangan Konsinyering Pembahasan E-Media Lanjutan, tanggal 6 April 2021.
9. Surat Undangan Narasumber kegiatan Konsinyering Pembahasan E-Media Lanjutan, tanggal 6 April 2021.
10. Jadwal Kegiatan Konsinyering Pembahasan E-Media Lanjutan, tanggal 7 April 2021.
11. Daftar Hadir Rapat Konsinyering Pembahasan E-Media Lanjutan, tanggal 8 April 2021.
12. Risalah Rapat Konsinyering Pembahasan E-Media Lanjutan, tanggal 8 April 2021.
13. Nota Dinas Kabag Penerbitan Nomor: 111/BP.04/IV/2021 tanggal 21 April 2021, Hal:
Penyampaian Revisi ke-4 DIPA 2021 Satker Setjen.
14. Surat No. DP/07411/SETJEN DPR RI/BP.04/06/2021 tanggal 4 Mei 2021, Hal : Kunjungan Lapangan terkait Penempatan Kiosk Touchscreen di Bandara Soekarno Hatta.
15. Nota Dinas PPK Bidang Pemberitaan Parlemen Nomor: 182/BP.04/VI/2021 tanggal 23 Juni 2021, Hal: Penyampaian Usulan Revisi Anggaran.
16. Surat a.n. Sekretaris Jenderal, Deputi Bidang Persidangan, u.b. Plt. Karo Pemberitaan Parlemen Nomor: DP/10133/SETJEN DPR RI/BP.04/08/2021 tanggal 13 Agustus 2021, Hal: Permohonan Izin dan Penggantian Rak.
17. Surat Kabag Penerbitan Nomor: 199/BP.04/VII/2021 tanggal 2 Juli 2021, Hal : Rapat Koordinasi untuk membahas Aplikasi E-Media DPR RI.
18. Surat Plt. Karo Pemberitaan Parlemen Nomor 138/BP.04/V/2021 tanggal 17 Mei 2021, Hal: Rapat Koordinasi untuk membahas E-Media DPR RI.
19. Surat Plt. Karo Pemberitaan Parlemen Nomor: 143/BP.04/V/2021 tanggal 20 Mei 2021, Hal: Rapat Koordinasi untuk membahas Kelanjutan E-Media DPR RI.
20. Permohonan Arahan terkait Nota Dinas Nomor: 247 / BP.04 / VIII / 2021, tanggal 19 Agustus mengenai proses lelang pengadaan Aplikasi dan Infrastruktur E-Media DPR RI.
21. Permohonan Kerjasama Penempatan E-Kios Informasi.
22. Surat No. DP/ 10395 /SETJEN DPR RI /BP.04/08/2021, Hal: Permohonan Kerjasama Penempatan E-Kios Informasi, Tanggal 20 Agustus 2021.
23. Surat No. DP/10456/SETJEN DPR RI/BP.04/08/2021, Hal: Kunjungan Kerja Terkait Penempatan Kios Informasi Digital Signage, Tanggal 20 Agustus 2021.
24. Surat No. 436/BP.04/XII/2021, Nomor: B/738/HM.04.12/2021, Hal: Undangan Alpha Testing E-Media DPR, Tanggal 29 Desember 2021.
25. Daftar Hadir Acara Alpha Testing E-Media DPR, Tanggal 30 Desember 2021.
26. Surat Nomor: DP/15054/SETJEN DPR RI/BP.04/11/2021, Hal : Permohonan Diseminasi Informasi, Di PT. BADAN PENERBIT KEDAULATAN RAKYAT YOGYAKARTA, Tanggal 02 November 2021.
27. Surat Nomor: DP/15056/SETJEN DPR RI/BP.04/11/2021, Hal : Permohonan Diseminasi Informasi, di Badan Publishing dan Penerbit Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, tanggal 02 November 2021.
28. Jadwal Acara Diseminasi Informasi, Tanggal 12 s.d 14 November 2021.
29. Surat No.367/BP.04/XI/2021, Hal : Undangan Rapat Kordinasi Mengenai Pembahasan E-Media DPR RI Terkait Domain dan Akun Untuk Pendaftaran kedalam Playstore dan
30. Laporan Singkat Mengenai Pembahasan E-Media DPR RI Terkait Domain dan Akun Untuk Pendaftaran kedalam Playstore dan Appstore, Tanggal 18 November 2021.
31. Daftar Hadir Mengenai Pembahasan E-Media DPR RI Terkait Domain dan Akun Untuk Pendaftaran kedalam Playstore dan Appstore, Tanggal 18 November 2021.
32. Surat No.412A/BP.04/XII/2021, Hal : Undangan Rapat Persiapan Layout dan Konten E-Media, Tanggal 07 Desember 2021.
33. Laporan Singkat Pembahasan Layout dan Konten E-Media DPR RI, Tanggal 08 Desember 2021.
34. Daftar Hadir Pembahasan Layout dan Konten E-Media DPR RI, Tanggal 08 Desember 2021.
