LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
SISTEM INFORMASI PELAPORAN PENERIMA BANTUAN WIRAUSAHA
Oleh:
Nama : KHALIF MUJTAHID NIP: 19770523 200811 1 001
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V NON KEMENTERIAN PERTANIAN
KEMENTERIAN PERTANIAN
PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN CIAWI, BOGOR
2022
ii
PERSETUJUAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
Judul : Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Dana Wirausaha
NAMA : Khalif Mujtahid
NIP : 19770523 200811 1 001
UNIT KERJA : Asisten Deputi Pembiayaan Wirausaha
Deputi Bidang Kewirausahaan Kementerian Koperasi dan UKM.
Telah diuji di depan penguji pada hari selasa tanggal 10 Agustus 2022.
Mentor
Drs. Talkah Badrus, MM NIP. 19621210 199003 1 001
Pembimbing/Coach
Dr. Ir. Winny Dian Wibawa, M.Sc NIP. 19590329 198403 1 002
PENGUJI I
Lalu Ismail, Sp. M.SC.
19671231 198703 1 002
PENGUJI II
Ir. Sumarni, M.Pd
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur dipanjatkan kekhadirat Alloh SWT, atas segala rahmat dan karuniaNya, sehingga Rancangan Aksi Perubahan ini pada akhirnya dapat diselesaikan. Aksi Perubahan ini merupakan salah satu karya, pengabdian dan tanggung jawab sebagai Aparatur Sipil Negara dalam meningkatkan mutu layanan kepada masyarakat, yang sekaligus sebagai salah satu tugas peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Tahun 2022.
Rancangan ini juga memuat keberlanjutan aksi perubahan yang menguraikan tahapan seluruh rangkaian kegiatan aksi perubahan baik jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang serta tindak lanjutnya.
Dalam penyusunan Laporan Rancangan Aksi Perubahan ini penulis banyak berterima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu yaitu:
1. Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan Bapak Drs. Talkah Badrus, MM selaku Mentor, yang telah banyak memberikan masukan, bimbingan dan arahan serta dukungan terhadap aksi perubahan ini;
2. Asisten Deputi Pembiayaan Wirausaha, Bapak Edhi Kusdiyarwoko D, selaku atasan kami
3. Bapak Dr. Ir. Winny Dian Wibawa, M.Sc selaku Coach yang banyak memberikan arahan dan bimbingan serta masukan dalam penyusunan proposal aksi perubahan ini kepada penulis;
4. Bapak Ir. Lalu Ismail, SP, M.SC, selaku Penguji I pada Seminar Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi;
5. Bapak Ir. Sumarni, M.Pd, selaku Penguji II pada seminar Rancangan Aksi Perubahan.
6. Tim Kerja Pendukung Implementasi Aksi Perubahan Kinerja Organisasi; dan 7. Para Widyaiswara PPMKP Ciawi dan Narasumber Lembaga Administrasi Negara
(LAN) yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam penyusunan Rancangan Aksi Perubahan ini.
iv
Demikian Laporan Rancangan Aksi Perubahan ini dibuat, semoga dapat bermanfaat bagi penulis dan pihak lain dalam memberikan kontribusi positif bagi perkembangan aksi perubahan peningkatan kinerja organisasi dalam bidang permodalan wirausaha pada Kementerian Koperasi dan UKM.
Ciawi, 10 Agustus 2022 Penulis
v ABSTRAK
Aksi perubahan dengan judul Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha ini sangat relevan pada Bidang Permodalan Wirausaha yang mana jumlah penerima bantuan wirausaha sekitar 1400 orang penerima dan tersebar di dala 32 Provinsi, sitem informasi ini sangat relevan karena yang sebelumnya manual sekarang digunakan secara digital, dengan semangat berubah digital untuk memudahkan semuanya baik itu perenima bantuan dan selaku penyalur bantuan yang mana laporan penyaluran bantuan tersebut wajib dilaporkan selama 6 bulan sekali selama 2 tahun. Dengan semangat itulah, dan masa pandemic yang masih ada kami mencoba membuat Sistem Informasi tersebut.
Kedepannya sistem ini dapat bermanfaat untuk pengambilan kebijakan dengan pengolahan data data yang sudah disampaikan secara online.
Pengembangan kedepann untuk sistem ini dapat mempermudah baik itu biaya, karena laporan cukup sampai di dinas Kabupaten/Kota saja yang secara fisik.
Kedepan fitur-fitur yang ada akan ditambah untuk membantu keberhasilan dan kecepatan pelaporan dari penerima bantuan tersebut. Diharapakan sistem ini dapat diterima semua pihak untuk mempercepat digitalisai. Demikian yang dapat kami sampaikan kepada Mentor dan Pembimbing dan penguji didalam pembuatan Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha ini, kami ucapkan terima kasih sehingga Sistem Informasi ini dapat terbentuk.
vi DAFTAR ISI
Lembar Persetujuan. ... ii
Kata Pengantar ... iii
Abstrak ... v
Daftar Isi ... vi
Daftar Gambar ... vii
Daftar Tabel ... viii
Daftar Lampiran ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Area dan Fokus Perubahan ... 3
C. Tujuan Aksi Perubahan ... 3
D. Manfaat Aksi Perubahan ... 4
E. Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan ... 5
BAB II PROFIL KINERJA LAYANAN ... 9
A. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ... 9
B. Kinerja Organisasi Sekarang ... 17
C. Kinerja Organisasi Yang diharapkan ... 18
BAB III ANALISIS MASALAH ... 19
A. Permasalahan ... 19
B. Penyebab Masalah ... 21
C. Akar Permasalahan ... 24
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ... 28
E. Solusi Mengatasi Masalah ... 28
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ... 31
A. Terobosan/Inovasi ... 31
B. Tahapan Kegiatan/Milestone ... 32
C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan ... 33
D. Manajemen Risiko ... 36
BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ... 38
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ………. 38
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan……….. 43
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ……….. 44
Bab VI PENUTUP……… 50
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi Kementerian Koperasi dan UKM ... 10
Gambar 2. Struktur Organisasi Asisten Deputi Pembiayaan Wirausaha ... 16
Gambar 3. Akar Penyebab Masalah menggunakan Pohon Masalah ... 24
Gambar 3. Struktur Tim Kerja ... 34
Gambar 4. Peta Stakeholders ... 35
Gambar 5. Gambar Struktur Tim Kerja ... 40
Gambar 6. Kondisi Sebelum dan Kondisi Sesudah ... 46
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Action plan adopsi lesson learnt pada BBPOM di yogyakarta ... 5
Tabel 2. Analisa Permasalahan ... 19
Tabel 3. Keterangan Pemberian Skor ... 22
Tabel 4. Analisa USG Permasalahan ... 23
Tabel 5. Analisa USG terhadap Masalah Pokok ... 25
Tabel 6. Analisa USG terhadap Masalah Spesifik ... 27
Tabel 7. Alternatif Gagasan/Solusi mengatasi Masalah ... 28
Tabel 8. Tapisan Mc Namara Masalah Spesifik ... 28
Tabel 9. Tahapan Kegiatan ... 32
Tabel 10. Risiko dan Pencegahan Risiko ... 36
Tabel 11. Penjelasan Kegiatan Aksi Perubahan……… 43
Tabel 12. Perencanaan Jangka Menengah Penyempurnaan Sistem Informasi ... 48
Tabel 13. Perencanaan Jangka Panjang Penyempurnaan Sistem Informasi…… .. 49
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Business Model Canvas (BMC) ... 51 Lampiran 2. Dokumentasi Proses Aksi Perubahan ... 52
9 BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN
A. Tugas Pokok dan Fungsi
- Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah
Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia adalah kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan koperasi dan usaha kecil dan menengah. Kementerian Koperasi, dan UKM dipimpin oleh seorang Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah (Menkop, dan UKM) yang sejak tanggal 23 Oktober 2019 dijabat oleh Teten Masduki.
Tugas dan fungsi Kementerian Koperasi dan UKM telah ditetapkan dalam Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2020 tentang Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, yaitu: Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang koperasi dan usaha kecil dan menengah dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara Fungsi Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah:
1) Perumusan dan penetapan kebijakan di bidang perkoperasian, usaha mikro, usaha kecil dan menengah, dan kewirausahaan;
2) Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang perkoperasian, usaha mikro, usaha kecil dan menengah, dan kewirausahaan;
3) Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah;
4) Pengelolaan barang milik negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah;
10 5) Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian
Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah; dan
6) Penyelenggaraan fungsi lain yang diberikan oleh Presiden.erintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.
Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah memiliki 4 (empat) Deputi, 1 (satu) Sekretariat Kementerian dan beberapa Satf Ahli, serta Inspektorat. Susunan struktur Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah secara lebih jelas dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 1. Struktur Organisasi Kementerian Koperasi dan UKM
Presiden Joko Widodo menegaskan bahwa tidak ada lagi visi dan misi menteri dengan harapan semua menteri benar-benar menjalankan tugasnya sesuai dengan visi dan misi Presiden dan Wakil Presiden, sehingga Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah menerapkan visi dan misi presiden dan wakil presiden yang dimodifikasi atau disesuaikan dengan instansi yaitu “Terwujudnya koperasi modern dan UMKM Naik Kelas dalam mewujudkan Indonesia Maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandasakan gotong roy Dalam rangka menjalankan amanat Presiden serta untuk pencapaian kinerja yang lebih optimal dan fokus dalam pengembangan Koperasi dan UMKM,
11 maka visi Kementerian Koperasi dan UKM dalam 5 (lima) tahun kedepan
diarahkan untuk mendukung Presiden dalam mewujudkan misinya yaitu;
“Koperasi dan UMKM yang Maju, Berdaulat dan Mandiri untuk Mendukung Presiden Mewujudkan Misi Struktur Ekonomi yang Produktif, Mandiri dan Berdaya Saing”. Maju bermakna Koperasi Generasi Baru yang Maju dan Modern. Berdaulat dan Mandiri bermakna UMKM yang Mampu Bersaing di Pasar Domestik dan Global. Berdasarkan Visi Kementerian Koperasi dan UKM Tahun 2020-2024, maka Misi Kementerian Koperasi dan UKM Tahun 2020- 2024 merupakan penjabaran dari Pokok Visi tersebut di atas, yaitu:
1. Maju yaitu dengan Misi, Mewujudkan Koperasi Generasi Baru yang Maju dan Modern.
2. Berdaulat dan Mandiri dengan Misi, Mewujudkan UMKM yang Mampu Bersaing di Pasar Domestik dan Global.
Dalam rangka mewujudkan visi dari Pengembangan Koperasi dan UMKM yang telah ditetapkan, maka Tujuan Pengembangan Koperasi dan UMKM Tahun 2020- 2024 diarahkan untuk :
1. Terwujudnya Koperasi Generasi Baru yang Maju dan Modern, dengan hasil:
a. Modernisasi Koperasi;
b. Melahirkan Wirausaha Baru (New Enterpreuner).
2. Terwujudnya UMKM yang Mampu Bersaing di Pasar Domestik dan Global, dengan hasil:
a. Integrasi UMKM dalam Global Value Chains (GVC);
b. UMKM Naik Kelas (Scalling Up);
3. Terwujudnya Kementerian Koperasi dan UKM yang Profesional dan Berkinerja Tinggi, dengan hasil:
a. Indeks Reformasi Birokrasi, Kementerian Koperasi dan UKM;
b. Nilai Akuntabilitas Kinerja Kementerian Koperasi dan UKM. ong”
12 Pengembangan Koperasi dan UMKM kedepan diarahkan untuk
memperkuat ketahanan ekonomi dalam rangka mendukung pertumbuhan yang berkualitas dengan sasaran utama peningkatan nilai tambah, daya saing, investasi, ekspor, substitusi impor dan perluasan lapangan kerja melalui penguatan Koperasi, Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) dan Kewirausahaan. Selain itu, Rencana Strategis Kementerian Koperasi dan UKM Tahun 2020 – 2024 implementasi pembangunan dan pembudayaan sistem ekonomi kerakyatan berlandaskan Pancasila, mencakup:
1) Membangun budaya ekonomi nasional dengan platform koperasi dalam kegiatan usaha produktif;
2) Peningkatan etos kerja dan kewirausahaan berlandaskan semangat gotong royong; dan
3) Penumbuhan budaya konsumen cerdas dan cinta produk dalam negeri, seperti yang tercantum dalam Lampiran I Perpres Nomor 18 Tahun 2020 tentang RPJMN Tahun 2020-2024.
Organisasi yang baik memerlukan penerapan nilai-nilai yang baik pula, terutama agar dapat menjabarkan misinya sehingga tercapai visi yang diharapkan. Nilai-nilai yang disepakati untuk diterapkan dalam Kementerian Koperasi dan UKM antara lain:
1. Integritas
Berarti mengutamakan perilaku terpuji, disiplin dan penuh pengabdian.
Integritas juga diartikan sebagai mutu, sifat atau keadaan yang menunjukan kesatuan utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan dan kejujuran.
2. Kerja keras
Berarti mengerjakan secara sungguh-sungguh tanpa mengenal lelah dan tidak akan berhenti sebelum target kerja tercapai dan selalu mengutamakan atau memperhatikan kepuasan hasil pada setiap kegiatan yang telah dilakukan.
13 3. Profesional
Berarti menyelesaikan tugas dengan baik, tuntas dan mengutamakan kompetensi (keahlian) dalam bidang pembangunan Koperasi dan UMKM.
4. Akuntabel
Adalah dapat mempertanggungjawabkan tugas dengan baik dari segi proses maupun hasil.
5. Inovatif
Berarti usaha dengan mendayagunakan pemikiran dan kemampuan dalam menghasilkan sesuatu kreasi/karya baru yang diharapkan dapat mendorong percepatan pembangunan Koperasi dan UMKM.
6. Peduli
Berarti memiliki perhatian terhadap kondisi dan permasalahan negara dan bangsa, terutama dalam hal birokrasi dan aparatur.
7. Pelayanan prima
Berarti upaya dan langkah yang dilakukan instansi untuk melayani masyarakat dan stakeholders dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan serta keinginan masyarakat dan stakeholder atas pelayanan kepada publik.
- Deputi Bidang Kewirausahaan
Berdasarkan Peraturan Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, Deputi Bidang Kewirausahaan mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan kebijakan serta koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang Kewirausahaan.
Dalam melaksanakan tugasnya, Deputi Bidang Kewirausahaan mempunyai fungsi:
1) Perumusan kebijakan di bidang pemetaan potensi kewirausahaan
14 nasional, penciptaan iklim kewirausahaan, penumbuhkembangan
wirausaha dan inkubasi wirausaha, serta pembaiayaan kewirausahaan 2) Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang pemetaan
potensi kewirausahaan nasional, penciptaan iklim kewirausahaan, penumbuhkembangan wirausaha dan inkubasi wirausaha, serta pembiayaan kewirausahaan
3) Pemantauan, analisis, evalauasi, dan pelaporan di bidang pemetaan potensi kewirausahaan nasional, penciptaan iklim kewirausahaan, penumbuhkembangan wirausaha dan inkubasi wirausaha, serta pembiayaan kewirausahaan
4) Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang penyelenggaraan inkubator wirausaha
5) Pemberian bimbingan teknis dan supervise di bidang penyelenggaraan incubator wirausaha
6) Pelaksanaan administrasi Deputi Bidang Kewirausahaan 7) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.
Deputi Bidang Kewirausahaan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dibantu oleh 1 (satu) orang Sekretaris Deputi dan 5 (lima) orang Asisten Deputi yang terdiri dari :
1) Asisten Deputi Konsultasi Bisnis dan Pendampingan
2) Asisten Deputi Pengembangan Teknologi Informasi Usaha dan Inkubasi Wirausaha
3) Asisten Deputi Pengembangan Ekosistem Bisnis 4) Asisten Deputi Pembiayaan Wirausaha
15 5) Asisten Deputi Pemetaan Data Analisis dan Pengkajian Usaha.
Indikator Kinerja Utama Deputi Bidang Kewirausahaan TA.
2021 yakni Target Rasio Kewirausahaan Nasional mencapai 3,65%, untuk itu Deputi kewirausahaan menjalankan berbagai program strategis Deputi Bidang Kewirausahaan antara lain yakni Penyusunan Perpres Kewirausahaan dilengkapi dengan lampiran Pedoman Pengembangan Kewirausahaan Nasional dan Rencana Aksi masing-masing K/L Terkait saat ini dalam tahap harmonisasi, Implementasi Perpres Kewirausahaan adalah pembentukan Komite Kewirausahaan, Proses Monitoring dan Evaluasi, Pemeringkatan Inkubator dangan Pelibatan existing Inkubator dalam implementasi program inkubasi untuk menghasilkan wirausaha yang inovatif, produktif dan menyerap tenaga kerja sekaligus pembentukan sistem pendaftaran dan pemeringkatan inkubator, Penyusunan Standar Data Basis data Tunggal UMKM termasuk didalamnya Sistem Informasi Kewirausahaan Nasional sebagai upaya sinkornisasi data kemudahan akses informasi kewirausahaan bagi stakeholders, Bantuan Pembiayaan Bagi Wirausaha dan fasilitasi pembiayaan alternatif bagi wirausaha.
Saat ini penulis ditempatkan pada Asisten Deputi Pembiayaan Wirausaha, yang bertugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan, serta pemantauan, analisis, evaluasi, dan pelaporan di bidang pembiayaan wirausaha.
16 Gambar 2. Struktur Organisasi pada Asisten Deputi
Pembiayaan Wirausaha.
Dalam melaksanakan tugas Asisten Deputi Pembiayaan Wirausaha menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pembiayaan wirausaha;
2) Penyiapan bahan koordinasi dan sinkronisasi
3) Pelaksanaan kebijakan di bidang pembiayaan wirausaha 4) Penyiapan bahan pemantauan, analisis, evaluasi,
dan pelaporan di bidang pembiayaan wirausaha.
Asisten Deputi Pembiayaan Wirausaha terdiri atas:
1) Bidang Perluasan Akses Pembiayaan Alternatif; dan Bidang Perluasan Akses Pembiayaan Alternatif
Bidang Perluasan Akses Pembiayaan Alternatif; dan Bidang Perluasan Akses Pembiayaan Alternatifmempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan, sertapemantauan, analisis, evaluasi, dan pelaporan di bidang perluasan akses pembiayaan alternatif bagi wirausaha.
Dalam melaksanakan tugas Bidang Perluasan Akses Pembiayaan Alternatif menyelenggarakan fungsi:
Asdep Pembiayaan Wirausaha
Kepala Bidang Pembiayaan
Alternatif
Kepala Bidang Permodalan
Wirausaha
17 a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan di
bidang perluasan akses pembiayaan alternatif bagi wirausaha;
b) Penyiapan bahan koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang perluasan akses
c) pembiayaan alternatif bagi wirausaha; dan
d) Penyiapan bahan pemantauan, analisis, evaluasi, dan e) Pelaporan di bidang perluasan akses pembiayaan
alternatif bagi wirausaha.
2) Bidang Permodalan Wirausaha
Bidang Permodalan Wirausaha mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan, serta pemantauan, analisis, evaluasi, dan pelaporan di bidang permodalan wirausaha.
Dalam melaksanakan tugas Bidang Permodalan Wirausaha menyelenggarakan fungsi:
a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang permodalan wirausaha;
b) Penyiapan bahan koordinasi dan sinkronisasi
c) Pelaksanaan kebijakan di bidang permodalan wirausaha d) Penyiapan bahan pemantauan, analisis,
evaluasi, dan pelaporan di bidang permodalan wirausaha.
B. Kinerja Pelayanan Sekarang
- Belum memiliki mekanisme kerja yang jelas karena manual
- Laporan datangnya terlambat, pelaporan ke pimpinan juga terlambat.
- Laporan memiliki format berbeda beda - Laporan sulit untuk dievaluasi
18 C. Kinerja Pelayanan yang diharapkan
- Laporan dapat dilakukan secara elektronik/digital - Laporan lebih ringkas
- Laporan dibuatkan isiannya dan dapat sejenis - Laporan dapat dengan mudah dievaluasi.
- Laporan dapat disajikan secara cepat.
19 BAB III
ANALISA MASALAH
A. Permasalahan
Bidang Permodalan Wirausaha dalam menjalankan fungsinya mengangkat 4 (empat) kondisi yang dapat dijadikan isu permasalah. Analisa menggunakan metode APKL (Aktual, Problematika, Kekhalayakan, Layak) untuk penentuan isu strategis. APKL merupakan singkatan dari Aktual yaitu bahwa isu itu masih terjadi di Bidang Permodalan Wirausaha, Problematika yaitu bahwa isu yang dipilih merupakan isu yang menjadi masalah dan diperlukan solusinya, Kekhalayakan yaitu isu yang dipilih merupakan isu yang secara langsung menyangkut kepentingan seluruh pegawai. Sedangkan layak bahwa isu yang ditawarkan merupakan isu yang masuk akal, pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab.
Adapun 4 (empat) isu permasalahan adalah sebagai berikut:
1. Penyajian Laporan pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat;
2. Pemantauan Laporan Bantuan Wirausaha yang terhambat ;
3. Belum memiliki mekanisme Kerja pelaporan bantun Dana Wirausaha.
4. Laporan yang masuk sulit dianalisa dan dievaluasi, dinput ulang.
Analisa APKL terhadap isu diatas dituangkan kedalam tabel berikut ini:
Tabel 2: Analisa Permasalahan
No permasalahan A P K L
1 Pembuatan Laporan secara manual, serta dikrim secara manual
v x v v
2 Penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan yang terhambat
v v v v
3 Pemantauan laporan bantuan dana wirausaha yang terhambat
v v v v
4 Laporan yang masuk sulit dianalisa dan dievaluasi v v v v
Keterangan:
A : Aktual P : Problematik K : Kekhalayakan L : Layak
20 Berdasarkan Analisa kriteria masalah menggunakan metode APKL, dijelaskan detail pembahasan kriteria masalah berikut:
1. Pembuatan laporan secara manual, serta dikirim secara manual.
a. Aktual bahwa permasalahan tersebut saat ini terjadi di unit kerja penulis, karena dengan adanya Program Bantuan Dana Bagi Wirausaha ditempat kami;
b. Problematik yaitu masalah tersebut terjadi pada saat mulai ada saat masuk Laporan dari para penerima Bantuan Wirausaha;
c. Kekhalayak bahwa masalah tersebut melekat pada Bidang Permodalan Wirausaha sesuai dengan jabatan;
d. Layak yaitu masalah tersebut bisa dicarikan solusi serta merupakan bagian tugas kedinasan penulis. Layak disini adalah karena menjadi salah tanggung jawab dengan melibatkan bidang organisasi ditempat penulis.
2. Penyajian hasil pemantaan dan evaluasi kepada pimpinan yang terhambat.
a. Aktual bahwa permasalahan tersebut masih terjadi di unit kerja penulis, karena laporan yang masuk secara manual.
b. Problematik yaitu masalah tersebut sering terjadi dan selalu berulang kembali dalam setiap pelaporan yang masuk;
c. Khalayak bahwa isu tersebut menjadi masalah dalam setiap pelaporan yang masuk;
d. Layak yaitu masalah tersebut bisa dicarikan solusi (pemecahan masalah) serta merupakan bagian tugas kedinasan penulis.
3. Pemantauan laporan bantuan dana wirausaha terhambat.
a. Aktual bahwa permasalahan tersebut masih terjadi di unit kerja penulis.
b. Problematik yaitu masalah tersebut sering terjadi dan selalu berulang;
c. Khalayak bahwa masalah tersebut menjadi masalah menyangkut pekerjaan sehari-hari penulis;
d. Kelayakan yaitu masalah tersebut bisa dicarikan solusi (pemecahan masalah) serta merupakan bagian tugas kedinasan penulis.
21 4. Laporan yang masuk sulit dianalisa dan dievaluasi
a. Aktual bahwa permasalahan tersebut masih terjadi di unit kerja penulis, kerena ada beberapa laporan yang belum masuk kekami dan belum terstandarisasi, harus dinput ulang.
b. Problematik yaitu masalah tersebut sering terjadi dan selalu berulang kembali karena tingkat pemahamannya yang kurang;
c. Khalayak bahwa masalah tersebut menjadi masalah bidang permodalan wirausaha.
d. Layak yaitu masalah tersebut bisa dicarikan solusi (pemecahan masalah) serta merupakan bagian tugas kedinasan penulis.
Selanjutnya dari analisa menggunakan isu strategis dengan tapisan APKL, diketahui bahwa isu yang akan diprioritaskan untuk diselesaikan yaitu terkait isu pada nomor:
a. Angka 1 (satu) yaitu Penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan yang terhambat;
b. Angka 3 (tiga) yaitu Pemantauan penyaluran bantuan wirusaha terhambat;
dan
c. Angka 4 (empat) yaitu Laporan yang masuk sulit dianalisa dan dievaluasi ;.
B. Penyebab Masalah
Analisis menentukan prioritas dengan metode Urgency, Seriousness, Growth (USG) Analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG) adalah salah satu metode skoring untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Pada tahap ini masing-masing masalah dinilai tingkat risiko dan dampaknya. Bila telah didapatkan jumlah skor maka dapat menentukan prioritas masalah. Langkah skoring dengan menggunakan metode USG adalah membuat daftar akar masalah, membuat tabel matriks prioritas masalah dengan bobot skoring 1-5 dan nilai yang tertinggi sebagai prioritas masalah. Untuk lebih jelasnya, pengertian urgency, seriousness, dan growth dapat diuraikan sebagai berikut (Kotler dkk, 2001):
22 a. Urgency
Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dan dihubungkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tuntuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu tadi.
b. Seriousness
Seberapa serius isu perlu dibahas dan dihubungkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Perlu dimengerti bahwa dalam keadaan yang sama, suatu masalah yang dapat menimbulkan masalah lain adalah lebih serius bila dibandingkan dengan suatu masalah lain yang berdiri sendiri.
c. Growth
Seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan.
Adapun keterangan pemberian skor dapat dilihat pada tabel 3.
Tabel 3. Keterangan Pemberian Skor 5 Sangat penting
4 Penting
3 Netral
2 Tidak Penting 1 Sangat tidak penting
Berdasarkan hasil dari isu strategis dengan tapisan APKL terhadap 3 permasalahan diatas, maka dilanjutkan dengan menggunakan analisa prioritas
menggunakan USG dengan hasil sebagai berikut:
23 Tabel 4: Analisa USG Permasalahan
No Permasalahan U S G Total
1. Penyajian hasil Pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat
5 5 5 15
2. Pemantauan penyaluran Bantuan wirausaha terhambat 4 4 5 13 3. Laporan yang masuk sulit dianalisa dan dievaluasi, perlu
dinput ulang
4 4 4 12
Dari prioritas diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat.
a. Urgent dengan skor 5, mempertimbangan waktu yang mendesak (sangat penting) untuk segera dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
b. Serious dengan skor 5, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut sangat penting untuk segera dipecahkan dan berdampak luas jika tidak segera dipecahkan bagi organisasi;
c. Growth dengan skor 5, mempertimbangkan tingkat perkembangan masalah menjadi sangat penting untuk diselesaikan.
2. Pemantauan penyaluaran bantuan wirausaha terhambat.
a. Urgent dengan skor 4, mempertimbangan waktu yang ada maka penting untuk dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
b. Serious dengan skor 4, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut penting untuk dipecahkan.
c. Growth dengan skor 5, mempertimbangkan tingkat perkembangan masalah menjadi sangat penting untuk diselesaikan.
3. Laporan yang masuk sulit dianalisa dan dievaluasi, perluh dinput ulang.
a. Urgent dengan skor 4, mempertimbangan waktu yang ada maka penting untuk dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
b. Serious dengan skor 4, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut penting untuk dipecahkan.
c. Growth dengan skor 4, mempertimbangkan tingkat perkembangan masalah menjadi penting untuk diselesaikan.
24 Berdasarkan analisa prioritas menggunakan analisa USG, maka dapat disimpulkan bahwa isu penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat menjadi prioritas utama untuk dipecahkan (skor 15). Selanjutnya untuk memecahkan masalah tersebut, maka dicari penyebab permasalahan (masalah pokok).
C. Akar Permasalahan
Memperhatikan permasalahan aktual yang sudah diidentifikasi diatas terkait penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat, lalu dirinci penyebab masalah utama hingga ditemukan masalah spesifik. Untuk itu diperlukan rumusan akar permasalahan dari isu tersebut maka perlu diidentifikasi melalui pohon masalah sebagaimana tergambar sebagai berikut:
Gambar 3 : Akar Penyebab Masalah menggunakan Pohon Masalah
Berdasarkan pohon masalah diatas, penulis merumuskan setiap penyebab masalah menggunakan analisa prioritas USG dengan penjelasan sebagai berikut:
1) Masalah Pokok
Masalah utama Penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat, disebabkan oleh 3 (3tiga) masalah pokok antara lain karena:
Masalah Spesifik Masalah Pokok Masalah Utama
Akibat
Pelaporan kepadapimpinan lama dan sulit disajikan
Penyajian hasil Pemantauan dan
Evaluasi kepada pimpinan terhambat
SDM terbatas sulit melakukan evaluasi
Pemahaman penerima bantuan terhadap pelaporan
masih rendah
pendamping terbatas
pelaporan masih manual & tidak
tersandart
Kurangnya sosialisasi penerima bantuan banyak &tersebar
25 a) Sumberdaya Manusia terbatas sulit melakukan evaluasi.
b) Pemahaman penerima bantaun terhadap pelaporan masih rendah c) Penerima bantuan banyak dan tersebar.
Tabel 5: Analisa USG terhadap masalah pokok
No Permasalahan U S G Total
1. Jumlah SDM Terbatas, dan Sulit Melakukan evaluasi 4 5 5 14 2. Pemahaman penerima bantuan terhadap pelaporan masih
rendah
5 5 5 15 3. Penerima bantuan banyak dan tersebar 5 4 4 13
Dari penilaian prioritas diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat dikarenakan Sumber daya manusia terbatas sulit melakukan evaluasi.
Pemahaman ini ditinjau sisi pejabat dan pegawai pada unit kerja. Analisa USG sebagai berikut:
1) Urgent dengan skor 4, mempertimbangan jumlah sumber daya manusia serta waktu yang ada maka penting untuk dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
2) Serious dengan skor 5, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut sangat penting untuk segera dipecahkan dan berdampak luas jika tidak segera dipecahkan bagi organisasi;
3) Growth dengan skor 5, mempertimbangkan tingkat perkembangan masalah menjadi sangat penting untuk diselesaikan.
b) Penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat dikarenakan pemahaman penerima bantuan terhadap pelaporan masih rendah. Analisa USG sebagai berikut:
1) Urgent dengan skor 5, mempertimbangan waktu yang mendesak (sangat penting) untuk segera dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
26 2) Serious dengan skor 5, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut sangat penting untuk segera dipecahkan dan berdampak luas jika tidak segera dipecahkan bagi organisasi;
3) Growth dengan skor 5, mempertimbangkan tingkat perkembangan masalah menjadi sangat penting untuk diselesaikan.
c. Penyajian hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan terhambat dikarenakan penerima bantuan banyak dan tersebar. Analisa USG sebagai berikut:
1) Urgent dengan skor 5, mempertimbangan waktu yang mendesak (sangat penting) untuk segera dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
2) Serious dengan skor 4, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut penting untuk dipecahkan.
3) Growth dengan skor 4, mempertimbangkan tingkat perkembangan masalah menjadi penting untuk diselesaikan.
Berdasarkan analisa prioritas menggunakan USG diatas, maka masalah pokok yang menjadi prioritas untuk segera selesaikan ialah pemahaman penerima bantuan terhadap pelaporan masih rendah memperoleh skor tertinggi 15 (lima belas).
2) Masalah Spesifik
Prioritas masalah pokok yang harus segera diselesaikan terkait pemahaman penerima bantuan terhapat pelaporan yang rendah, disebabkan oleh 3 (tiga) masalah spesifik antara lain karena:
a) Jumlah Pendamping yang terbatas
b) Pelaporan masih manual tidak terstandart c) Kurangnya sosialisai.
27 Tabel 6: Analisa USG terhadap masalah spesifik
No Permasalahan U S G Total
1. Jumlah Pendaping yang terbatas 4 4 4 12
2. Pelaporan masih manual tidak terstandart 5 5 5 15
3. Kurangnya sosialisai 5 5 4 14
Dari prioritas diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Pendamping yang terbatas
1) Urgent dengan skor 4, mempertimbangan waktu yang ada maka penting untuk dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
2) Serious dengan skor 4, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut penting untuk dipecahkan;
3) Growth dengan skor 4, mempertimbangkan tingkat perkembangan masalah menjadi penting untuk diselesaikan.
b) Pelaporan masih manual tidak terstandart.
1) Urgent dengan skor 5, mempertimbangan waktu yang mendesak (sangat penting) untuk segera dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
2) Serious dengan skor 5, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut sangat penting untuk segera dipecahkan dan berdampak luas jika tidak segera dipecahkan bagi organisasi;
3) Growth dengan skor 5, mempertimbangkan tingkat perkembangan masalah menjadi sangat penting untuk diselesaikan.
c) Kurangnya sosialisasi
1) Urgent dengan skor 5, mempertimbangan waktu yang mendesak (sangat penting) untuk segera dipecahkan dalam skala prioritas penyelesaian masalah;
2) Serious dengan skor 5, mempertimbangkan akibat bahwa isu tersebut sangat penting untuk segera dipecahkan dan berdampak luas jika tidak segera dipecahkan bagi organisasi;
28 3) Growth dengan skor 4, mempertimbangkan tingkat perkembangan
masalah menjadi penting untuk diselesaikan.
Berdasarkan analisa prioritas menggunakan USG diatas, maka masalah spesifik yang menjadi prioritas untuk segera diselesaikan ialah pelaporan yang masih manual dan tidak terstandart memperoleh skor tertinggi 15 (lima belas).
D. Alternatif Gagasan/Solusi Mengatasi Masalah
Dengan memperhatikan masalah spesifik diatas, dilakukan analisa dengan mencari penyebab dan alternatif gagasan/solusi terkait penyelesaiannya. Hal tersebut tersajikan pada tabel berikut:
Tabel 7: Alternatif Gagasan/Solusi
No Faktor Penyebab Alternatif gagasan
1 Jumlah Pendamping terbatas Menambah jumlah pendamping 2 Pelaporan masih manual tidak
tersandrat
Membuat sistem informasi pelaporan penerima bantuan dana wirausaha 3 Kurangnya sosialisasi Melakukan sosialisasi kepada peneriman
bantuan
E. Solusi Mengatasi Masalah
Selanjutnya memilih alternatif solusi dengan menggunakan metode Mc Namara dengan menentukan 3 kriteria yang dinilai dari setiap alternatif gagasan/solusi yaitu kontribusi, kelayakan dan biaya. Tiap kriteria diberikan skor nilai antara 1-5 skor. Total skor tertinggi adalah solusi permasalahan yang dipilih.
Tabel 8: Tapisan Mc Namara Masalah Spesifik
no Alternative gagasan atau solusi Tapisan Mc Namara total rangking kontribusi kelayakan biaya
1 Sistem informasi pelaporan penerima bantuan dana wirausaha
5 5 3 13 I
2 Menambah jumlah pendamping 3 3 3 9 III
3 Melakukan sosialisai kepada penerima bantuan
3 3 4 10 II
29 Keterangan:
K: Kontribusi (angka 5 adalah yang paling berkontribusi) K: Kelayakan (angka 5 adalah yang paling layak)
B: Biaya (angka 5 adalah biaya yang paling murah)
Dari ketiga alternatif gagasan/solusi diatas, diketahui dapat dianalisa sebagai berikut:
1) sistem informasi pelaporan penerima bantuan dana bagi wirausaha.
a) Kontribusi dengan skor 5, alternatif solusi ini memberikan kontribusi yang paling besar dalam penyelesaian masalah yang terjadi;
b) Kelayakan dengan skor 5, alternatif solusi ini memberikan kelayakan yang paling besar dalam penyelesaian masalah yang terjadi;
c) Biaya dengan skor 3, alternatif solusi ini memerlukan biaya yang tidak terlalu murah dalam penyelesaian masalah yang terjadi.
2) Menambah jumlah pendamping untuk mendampingi penerima bantuan
a) Kontribusi dengan skor 3, alternatif solusi ini memberikan kontribusi yang cukup besar dalam penyelesaian masalah yang terjadi;
b) Kelayakan dengan skor 3, alternatif solusi ini memberikan kelayakan yang cukup besar dalam penyelesaian masalah yang terjadi;
c) Biaya dengan skor 3, alternatif solusi ini memberikan biaya yang cukup mahal dalam penyelesaian masalah yang terjadi.
3) Melakukan sosialisasi kepada penerima bantuan
a) Kontribusi dengan skor 3, alternatif solusi ini memberikan kontribusi yang cukup besar dalam penyelesaian masalah yang terjadi;
b) Kelayakan dengan skor 3, alternatif solusi ini memberikan kelayakan yang cukup dalam penyelesaian masalah yang terjadi;
c) Biaya dengan skor 4, alternatif solusi ini memberikan biaya yang tidak murah dalam penyelesaian masalah yang terjadi.
Dari 3 (tiga) pilihan alternatif gagasan/solusi diatas, maka setelah dilakukan analisis dengan metode Mc. Namara, maka alternatif strategi yang terpilih dengan skor tertinggi (15) adalah sistem informasi pelaporan penerima bantuan wirausaha.
30 Business Model Canvas (BMC)
Salah satu konsep model bisnis yang akan dipakai penulis adalah model bisnis kanvas. Model bisnis kanvas yang biasa disebut BMC (Busines Model Canvas) ini merupakan model bisnis yang dikembangkan dan dipublikasikan oleh Osterwalder dan Pigneur pada tahun 2010. Analisis perusahaan dengan menggunakan Business Model Canvas (BMC) dinilai efektif karena analisis yang digunakan dijelaskan secara menyeluruh baik dari segi pemasaran, sumber daya manusia, keuangan, sampai dengan nilai atau produk yang ditawarkan. BMC mengijinkan bisnis untuk memahami bagaimana setiap komponen berhubungan satu sama lain dalam jangka fungsi, aktivitas, dan proses berjalannya bisnis tersebut (Ammanullah, 2015). Adapun konsep BMC pada isu ini, disajikan pada lampiran.
31 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan/Inovasi
Pembangunan Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Dana Wirausaha dan penerapan hasil pelaporan penerima bantuan wirausaha sangat bermanfaat bagi para stakeholders terkait khususnya penerima bantuan wirausaha, antara lain untuk mendapatkan, gap pemantauan akan penyaluran bantuan dana wirausaha pada Kementerian Koperasi dan UKM. Sistem ini memenuhi unsur-unsur terobosan/inovasi antara lain:
1. Memberikan nilai tambah a. Bagi pegawai
1) Memudahkan pekerjaan pegawai sesuai jenjang jabatan 2) Memudahkan melakukan evaluasi
b. Bagi organisasi
1) Memiliki data pelaporan penerima bantauan wirausaha
2) Penentuan kebijakan selanjutnya terkait program bantuan wirausaha c. Bagi Stakeholder
1) Memudahkan penerima bantuan melakukan pelaporan bantuan wirausaha
2) Tujuan organisasi tercapai 2. Adanya unsur kebaharuan
Sistem/metode yang baru digunakan organisasi dalam informasi pelaporan penerima bantuan dana wirausaha
3. Dapat direplikasi
Dapat digunakan oleh penerima bantuan wirausaha 4. Keberlangsungan
Hasil dari sistem ini (Gap Kompetensi) dapat digunakan sebagai pelaporan penerima bantuan dana wirausaha, pengisian laporan yang berbasis elektronik.
5. Sesuai dengan nilai-nilai organisasi.
32 Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Dana Wirausaha sejalan nilai- nilai organisasi “Prosesional, Akuntabel dan Inovatif”
B. Tahapan Kegiatan/Milestone
Tahapan kegiatan/milestone yang akan dilakukan dalam penyusunan sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha dalam jangka pendek adalah sebagai berikut:
Tabel 9: Tahapan Kegiatan
No. Tahapan Kegiatan Estimasi Pelaksanaan
I. Jangka Pendek (2 bulan) 1. Persiapan
1.1 Konsultasi dengan mentor 1.2 Pembentukan Tim Kerja
1.3 Rapat persiapan dengan Tim Kerja 2. Pembahasan rancangan
3. Pembuatan Sistem informasi pelaporan penerima bantuan dana wirausaha
4. Pembuatan Modul Vidio
5. Uji coba Sistem informasi pelaporan penerima bantuan dana wirausaha 6. Soft Launching.
7. Monitoring
2 Juni 2022 6 Juni 2022 9 / 11 Juni 2022 16 – 17 Juni 2022 24 Juni S/D 18 JULI
2022
18 – 29 Juli 2022 27 Juli 2022
28 Juli – 2 Agustus 2022 2 - 9 Agustus 2022 II Jangka Menengah (4 bulan)
1. Pembangunan Sistem 2. Penyempurnaan Modul
3. Uji coba Sistem Informasi pelaporan dan Perbaikan
4. Sosialisasi
AGUS – OKT 2022 NOV 2022 DES 2022
JAN 2023
33 5. Uji coba pada 1 unit eselon II JAN 2023
II Jangka Menengah (6 – 12 bulan) 1. Monitoring
2. Penyempurnaan Sistem
3. Sosialisasi kepada semua unit kerja 4. Implementasi
5. Evaluasi
Febr 2023 Maret 2023
Mei 2023 Juni – Juli 2023
Agustus 2023
C. Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan)
Untuk dapat mencapai tujuan aksi perubahan ini, diperlukan adanya dukungan sumberdayan dan pemetaannya sebagaimana berikut ini:
1) Anggaran
Melalui optimalisasi kegiatan dan anggaran yang tercantum dalam DIPA Kementerian Koperasi dan UKM Tahun Anggaran 2022.
2) Tim Kerja
a) Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan b) Asisten Deputi Pembiayaan Wirausaha c) Bidang permodalan wirausaha;
d) Bidang perencanaan dan evaluasi deputi bidang kewirausahaan;
e) Bidang permodalan alternatif;
f) Fungsionlal bidang permodalan wirausaha dan pembiayaan alternatif;
g) Staf bidang permodalan wirausaha dan bidang pembiayaan alternatif;
h) Tenaga Ahli;
i) Pranata Komputer;
j) Arsiparis;
34 Gambar 4: Struktur Tim Kerja
Berdasarkan pemetaan pengaruh (influence) dan kepentingan (interest), stakeholders dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Gambar 5: Peta Stakeholders
•Bidang Pembiayaan alternatif
•Staf bidang Pembiayaan alternatif
•Para Dinas Provinsi dan kab/Kota
•penerima Bantuan
•BPK
• Sesdep kewirausahaan
• Asdep Pembiayaan Wiorausaha
• Kabid permodalan Wirausaha
• Staf pada permodalan Wirausaha
• Sekretaris Kementerian
• Para Sekretaris Deputi
• Inspektur
Latents Promoters
Defenders Aphathetic
MENTOR Drs.Talkah Badrus,
MM
PROJECT LEADER Khalif Mujtahid
COACH
Dr. Ir. Winny Dian Wibawa, M. Sc
TIM EFEKTIF
35 Promotors, Keep Satisfied:
Pada kuadaran promotor terdapat stakeholder yang memiliki pengaruh besar dan minat yang besar pula terhadap aksi perubahan ini, perlu dipertahankan kepuasannya agar tetap dan terus berperan aktif mendukung keberhasilan aksi perubahan dengan konsultasi dan/atau diskusi dan melaporkan atau menginformasikan setiap perkembangan pelaksanaan aksi perubahan secara reguler.
Latens, Manage Closely:
Pada kuadran latens terdapat stakeholder yang memiliki pengaruh besar namun minatnya rendah terhadap aksi perubahan ini, perlu dilakukan pendekatan persuasif melalui diskusi ringan terkait tujuan dan manfaat atas aksi perubahan ini agar dapat mendukung pelaksanaan dan keberhasilan aksi perubahan.
Defenders, Keep Informed:
Pada kuadran defenders terdapat stakeholder yang memiliki pengaruh kecil namun memiliki minat yang tinggi terhadap aksi perubahan ini, perlu diberikan informasi
Keep Satisfied
• Sekretaris Deputi kewirausahaan;
• Asdep Pembiayaan wirausaha
• Kabid Permodalan wirausaha beserta staf dan jafung.
Manage Closely
•Sekretaris Kementerian
•Para Kepala Biro di lingkup Sekretariat Kementerian
•Inspektur
•Kabag Umum dan Keuangan Deputi Kewirausahaan
Minimal Effort
• Dinas Provinsi, dan Dinas Kab/kota
• Penerima bantuan
Keep Informed
• Sekretaris
Kementerian Kop dan UKM
• Inspektur
• Para Sekretaris Deput
• BPK
36 secara reguler mengenai tujuan dan manfaat aksi perubahan agar dapat mendukung pelaksanaan dan kebehasilan aksi perubahan.
Apathetics, Minimal Effort:
Pada kuadran apathetics terdapat stakeholder yang memiliki pengaruh kecil dan minat yang rendah terhadap aksi perubahan ini, perlu tetap diinformasikan mengenai tujuan dan manfaat aksi perubahan agar dapat mendukung pelaksanaan dan kebehasilan aksi perubahan.
D. Manajemen Risiko
Dalam menghadapi masalah internal dan eksternal serta memastikan kegiatan pembangunan Sistem Iformasi Pelaporan Bantuan Dana Wirausaha dapat berjalan sesuai dengan waktu perencanaan maka perlu dilaksanakan manajemen risiko terhadap kegiatan tersebut. Beberapa tahapan manajemen risiko yang akan dilakukan untuk target jangka pendek sebagai berikut:
a. Identifikasi Risiko
Hal-hal yang mungkin terjadi yang dapat menjadi hambatan pada pelaksanaan aksi perubahan dengan melakukan identifikasi berdasarkan tahapan kegiatan.
b. Upaya Pencegahan Risiko
Membuat analisis terhadap hasil identifikasi risiko yang berpotensi menggagalkan sasaran berdasarkan tahapan kegiatan, dengan melakukan langkah-langkah pencegahan.
Tabel 10: Risiko dan Pencegahan Risiko
No. Tahapan Kegiatan Risiko Pencegahan Risiko
1. Persiapan
1.1 Konsultasi dengan mentor
1.2 Pembentukan Tim Kerja 1.3 Rapat persiapan
dengan Tim Kerja
- Jaringan internal;
- Pelaksanaan tidak sesuai jadwal.
- Mengkomunikasikan dengan bagian IT - Mengkomunikasikan
denga Tim Ahli.
37 2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Pembahasan rancangan Pembuat Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha
Pembuatan Modul
Uji coba Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha
Soft Launching Sistem Informasi Pelaporan penerima bantuan wirusaha.
Monitoring
- Pelaksanaan tidak sesuai jadwal
- Tidak selesai tepat waktu - Hasil tidak sesuai harapan - Resistensi Pegawai
- Membuat janji terlebih dahulu dengan atasan dan/
tim kerja
- Membuat jadwal dengan tim kerja - Memajukan jadwal
target penyelesaian - Sosialisasi dengan
melibatkan instansi lain.
38 BAB V
PENUTUP
Analisa permasalahan yang menjadi prioritas penyelesaian ialah terkait pelaporan penerima bantuan dana wirausaha yang sering terlambat, dikarenakan pelaporan penerima bantuan wirausaha yang masih manual. Tahap selanjutnya dilakukan analisa menggunakan APKL dan USG untuk mencari akar permasalahan hingga dirumuskan bahwa pembangunan sistem informasi pelaporan penerima bantuan dana wirausaha, merupakan alteratif gagasan/isu yang akan diselesaikan. Secara garis besar, pembangunan sistem tersebut disajikan pada Busines Model Canvas (BMC).
Pembangunan sistem informasi pelaporan penerima bantuan dana wirausaha sebagaimana tahapan kegiatan/milestone, akan mulai dibangun pada jangka menengah (6 bulan) kegiatan on campus pelatihan. Seluruh tahapan kegiatan mulai jangka pendek sampai dengan jangka panjang, memiliki risiko internal dan eksternal yang berpotensi menghambat tercapainya tujuan. Dengan memaksimalkan komunikasi yang efektif, risiko-risiko dapat dikendalikan sehingga tidak berdampak pada proses pembangunan sistem ini.
39 Lampiran 1: Business Model Canvas (BMC)
8. Mitra Kerja 7. Kegiatan Utama 2. Nilai yang Ditawarkan 4. Hubungan Klien 1. Target Klien
Eksternal:
- Dinas Prpvinsi _ Dinas Kab
_ Penerima Bantuan
Internal:
- Asdep Pembiayaan Wirausaha - Sekretaris deputi kewirau
sahaan
- Kepala Bidang Permodal an Wirausaha
- Spreedsheet Sistem Informasi '- Pembangunan Sistem Informasi '- Modul Sistem Informasi
'- Monitoring dan evaluasi
Menawarkan alternatif solusi dan i novasi untuk mengetahui gap pe laporan bantuan wirausaha dapat diterima dengan cepat dan cepat didalam melaporkan ke pimpinan
- Sosialisasi
- FGD atau Bimbingan Teknis
1. Penerima Bantuan ; 2. Dinas Provins; dan 3. Dinas Kab/Kota
6. Sumber Daya 3. Pelayanan
- Tim Kerja, TimTeknis '- Anggaran
'- Peraturan terkait
Menyediakan alat bantu dalam bentuk Sistem Informasi Pelapor an Penerima Bantuan Wirausah a.
5. Imbalan 9. Unsur Biaya 10. Risiko
Memberikan kemudahan para pimpinan unit kerja untuk melaporkan hasil dari pelaporan bantuan wirausaha yang dikirim
Biaya rapat, sosialisasi, fgd dan b imtek (Rp12.500.000,-);
- Pengisian Sistem Informasi Pelaporan Bantuan Wirausaha tidak dilakukan oleh penerima bantuan;
- Hasil pemetaan tidak dimanfaatkan
11. Legalitas 12. Akuntabilitas 13. Sustainibilitas
- Petunjuk pelaksanaan Bantuan Wirausaha no 09 Tahun 2021. - Pelaporan Penerima Bantuan da pat cepat diteri ma
- Hasil pelaporan bantuan wirausa ha cepat dievaluasi
- Pengembangan Sistem Informasi akan digunakan terkait pelapo ran pada penerima bantuan bagi wirausaha ;
- Sistem Informasi akan dikembangkan untuk Membantu pelapor an serta evaluasi pelaporan penerima bantuan wirausaha.
38 BAB V
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses kepemimpinan 1. Membangun Intergritas
Aksi perubahan ini diarahkan agar seorang pemimpin memiliki integritas dan akuntabilitas melalui pentahapan kerja. Karena proses kepemimpinan ini akan membuat suatu inovasi yang mampu memperbaiki kinerja dan tata kelola organisasi maka terdapat serangkaian proses melalui sejumlah tahapan. Dalam setiap tahapan kegiatan seorang pemimpin dituntut untuk menciptakan langkah- langkah strategis dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok dengan harapan apa yang akan dikerjakan bersama tim dapat membawa perubahan ke arah yang lebih baik dengan menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan.
Terdapat beberapa hal dan jenis kegiatan dalam melaksanakan aksi perubahan dengan menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan antara lain sebagai berikut:
a. Aksi perubahan dilakukan untuk perbaikan kinerja
Dalam melaksanakan pekerjaan tentu selalu terdapat hambatan yang disebabkan oleh faktor-faktor perlaksanaan pekerjaan yang masih kurang ideal, misalnya pemanfaatan teknologi informasi yang belum maksimal, prosedur kerja yang belumsepenuhnya ditaati, perlengkapan yang belum memadahi dan lain sebagainya. Maka dari itu perluadanya sebuah aksi perubahan dalam rangka memperbaiki kinerja.
b. Pelibatan tim kerja sesuai peranannya
untuk mendukung keberhasilan aksi perubahan ini dibentuklah tim kerja dengan mendapatkan peran masing-masing. Dengan menjalankan peran masing- masing secara disiplin disertai kepemimpinan dalam menggerakkan tim maka keberhasilan dalam menjalankan aksi perubahan dapat dicapai dengan baik.
39 c. Komunikasi dengan mentor dan coach
Mentor yang merupakan pengarah dan sekaligus pendukung serta penentu kebijakan dalam menjalankan aksi perubahan menjadi tempat untuk berkonsultasi, sedangkan coach selaku pembimbing merupakan pusat konsultasi teknis dalam menjalankan aksi perubahan mulai dari rancangan aksi perubahan hingga pelaporan aksi perubahan.
Dalam Aksi perubahan ini project leader diharapkan dapat mengimplementasikan prinsip prinsip kepemimpinan dalam rangka membangun kemampuan mengaktualisasikan kepemimpinan pelayanan dalam pelaksanaan sehingga memperoleh hasilsebagaimana yang diharapkan.
2. Pengelolaan Budaya Kerja a. Struktur dan Peta Tim Kerja
Dalam aksi perubahan yang penulis lakukan, didasari dalam Surat Keputusan Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan No:44 Tahun 2022 Tentang Tim Penyusunan Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha Kementerian Koperasi dan UKM tanggal 22 Juni 2022. Surat tersebut telah menjabarkan tugas masing-masing personil dalam mensukseskan tugas untuk mewujudkan sebuah Aksi Perubahan Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha Pada Kementerian Koperasi dan UKM.
Penulis didalam surat keputusan tersebut sebagai Project Leader yang memiliki tugas merngarahkan dan mengkoordinir dan memimpin Tim Kerja untuk memastikan tercapainya tahapan kegiatan yang telah direncanakan dalam Aksi Perubahan Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha.
Budaya kerja adalah suatu asumsi, nilai dan norma yang dilakukan berulang- ulang oleh pegawai atau karyawan yang dikembangkan dalam organisasi yang tercermin dari sikap menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita, pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai kerja atau bekerja sebagai kekuatan untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dengan kecepatan respon layanan menjadi etos kerja dalam pelaksanaan layanan dengan berbagai
40 macam inovasi yang berkembang terutama dengan memanfaatakan teknologi.
Sebelum tim kerja bekerja sesuai dengan peranan masing - masing, disampaikan susunan tim secara menyeluruh yang digambarkan dalam struktur sebagai berikut :
Deskripsi :
Tugas dan kewenangan masing-masing anggota Tim seperti pada struktur diatas sebagai berikut :
1) Mentor bertugas :
a) Memberikan motivasi dan dukungan penuh dalam mempersiapkan proposal atau rancangan proyek perubahan yang akan dilakukan dan implementasinya;
b) Memberikan persetujuan atas dokumen proposal proyek perubahan;
c) Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan organisasi yang memerlukan terapi melalui proyek perubahan;
MENTOR
COACH PROJECT LEADER
TIM TEKNIS TIM ADMINISTRASI
TIM KERJA
41 d) Memberikan bimbingan dalam mengatasi kendala yang muncul selama
proses implementasi berlangsung;
e) Memantau capaian pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan milestones yang telah ditetapkan.
2) Coach bertugas :
a) Melakukan monitoring terhadap peserta dalam mengkomunikasikan rancangan aksi perubahan kinerja organisasinya kepada atasan langsungnya; kepada stakeholder lainnya; dan kepada bawahannya;
b) Melakukan monitoring progres pelaksanaan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi dengan jarak jauh melalui media TI;
c) Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung peserta mengenai kegiatan peserta pelatihan selama Agenda Implementasi Aksi Perubahan Kinerja Organisasi dan progres pelaksanaannya;
d) Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan selama pelaksanaan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi;
e) Memberi feedback laporan progres mingguan;
f) Menginformasikan progres peserta kepada penyelenggara pelatihan;
g) Mendampingi dalam penulisan laporan AP;
h) Menginspirasi dan memotivasi.
3) Project Leader bertugas :
a) Menerapkan roadmap perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya yang ditunjukkan dengan pencapaian setiap milestone;
b) Berkonsultasi dengan coach/pembimbing tentang penerapan rancangan aksi perubahan;
c) Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung tentang penerapan rancangan aksi perubahan;
d) Mempengaruhi atasan langsung untuk mendukung penerapan aksi perubahan;
42 e) Mempengaruhi stakeholder lain untuk mendukung penerapan aksi
perubahan;
f) Mempengaruhi bawahan untuk menerapkan aksi perubahan;
g) Membuat laporan implementasi aksi perubahan kinerja organisasi 4) Tim efektif bertugas :
a) Memberikan masukan dalam proses penyusunan proyek perubahan.
b) Menjalankan tugas dan fungsi sesuai dengan pembagian pekerjaan masing-masing sehingga pengumpulan data dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan target.
Adapun struktur Tim Efektif antara lain:
• Tim Administrasi :
Melakukan penyiapan sarana dan prasarana, penatausahaan, penyiapan bahan evaluasi, dan pendokumentasian.
• Tim Teknis :
Memberikan masukan mengenai kebutuhan dan pengetahuan tentang Penyelenggaraan Operasi Laut dan Sistem Teknologi dan Informatika.
b. Membangun Jejaring dan Kolaborasi
Jejaring yang dibangun melalui aksi perubahan ini yaitu jejaring kepada para pemangku kepentingan (stakeholders) internal dan eksternal. Pembangunan jejaring ini dalam rangka membangun komunikasi dan bekerja sama, hal ini mengingat adanya pelibatan pihak lain dengan peran masing- masing. Kolaborasi yang dialaksanakan tercapai dengan terbitnya Sekretaris Deputi Bidang Kewirausahaan No:44 Tahun 2022 Tentang Tim Penyusunan Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha Kementerian Koperasi dan UKM tanggal 22 Juni 2022 yang melibatkan Tim Kerja Aksi Perubahan yang melibatkan beberapa unit kerja. Kolaborasi antar anggota Tim Kerja berjalan dengan baik dengan terlaksananya rangkaian kegiatan aksi perubahan.
43 B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Dalam melaksanakan aksi perubahan ini beberapa kegiatan didalam jangka pendek telah ddapat direalisasikan sesuai dengan target yang telah ditetapkan dengan disertai bukti – bukti yang jelas. Adapun penjelasan kegiatan aksi perubahan dapat dilihat seperti pada tabel 10 dibawah ini.
No Uraian Waktu Pelaksanaan Keluaran
1 Pembentukan Tim Efektif
a. Konsultasi Mentor 9 juni 2022 Dokumentasi b. Rapat Pembentukan Tim
Kerja dan Tim Ahli dan Teknis Fitur yang akan digunakan.
10 Juni 2022 Dukumentasi
c. Rapat Penyusunan Surat Keputusan Tim Kerja
17 Juni 2022 Dokumentasi d. Surat Keputusan Tim
Penyusun Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha
22 Juni 2022 SK
2 Rapat Teknis Dengan Tim Ahli Terkait Tambahan Fitur yang akan dimasukan.
18 Juli 2022 Dokumentasi
Konsultasi dengan Coach dan Penguji di Gedung MPR Ri
19 Juli 2022 Dokumentasi
Menyusun dan Perbaikan Rancangan Format Dan Konten Laporan
20 Juli 2022 Dokumen Rancangan
3 Membuat Panduan 21 sd 28 Juli 2022 Panduan Launching Sistem Informasi
Pelaporan Bantuan Wirausaha
29 Juli 2022 Dokumen Rancangan
Integrasi Sistem 29 Juli 2022 Fitur Laporan 4 Sosialisasi 1 s/d 4 Agustus 2022 Dokumentasi
5 Uji Coba 1 s.d 4 Agustus 2022 Dokumentasi
6 Monitoring dan Evaluasi 4 s.d 6 Agustus 2022 Laporan Monev
44 2. Uraian Capaian Aksi Perubahan
a. Pembentukan Tim Efektif
Rangkaian kegiatan pembentukan Tim Kerja dilaksanakan pada rentang waktu 9 Juni s.d 6 Agustus 2022. Rangkaian kegiatan ini lebih lama dari jadwal yang telah direncanakan, karena padatnya jadwal kegiatan anggota Tim Kerja. Dengan adanya mitigasi risiko project leader melakukan komunikasi secara persuasif ke anggota Tim Kerja dan Tenaga Ahli serta secara pararel melaksanakan kegiatan drafting menyusun dan merancang konten format laporan dengan sebagian anggota Tim Kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang telah ditentukan, sehingga pelaksanaan kegiatan aksi perubahan tetap dapat berjalan.
Bukti – bukti surat Keputusan, surat undangan, dokumentasi terlampir dalam lampiran.
b. Pembutan Laporan pada Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha Pada tahap ini dilakukan proses pembuatan Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha dengan langkah awal melakukan rapat penyusunan dan perancangan fitur laporan untuk menyatukan dua sisi pemikiran dari anggota tim yang berlatar belakang operasi dengan anggota tim yang berlatar belakang information technology (IT). Setelah terjadi kesepakatan dari seluruh anggota Tim Teknis dilaksanakan penyusunan dan perancangan format dan konten laporan untuk kemudian diintegrasikan kedalam Sistem Informasi yang akan dibuat. Tahap kegiatan ini dilaksanakan pada rentang waktu 9 Juni s.d 6 Agustus 2022, bukti – bukti undangan rapat dan dokumentasi terlampir pada lampiran.
c. Membuat Panduan
Pembuatan buku panduan dlaksanakan dengan maksud mempeermudah para pengguna Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha. Kegiatan ini dilaksanakan pada rentang waktu 21 s.d 28 Juli 2022
d. Sosialisasi
Kegiatan sosialisasi dilaksanakan secara terbatas kepada penerima Bantuan Wirausaha yang menjadi objek uji coba Sistem Informasi Pelaporan Penerima Bantuan Wirausaha kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 1 Agustus sd 4 Agustus 2022
