AKSI PERUBAHAN
PENINGKATAN KUALITAS DATA PERTANAHAN MELALUI KELURAHAN LENGKAP MENUJU KOTA PALOPO LENGKAP
NAMA : DIDIK PURNOMO, S.S.T., M.Si.
NIP : 198007282001121004 NO. ABSEN : 11
JABATAN : KEPALA KANTOR
UNIT KERJA : KANTOR PERTANAHAN KOTA PALOPO
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/
BADAN PERTANAHAN NASIONAL TAHUN 2021
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL
RACANGAN AKSI PERUBAHAN
PENINGKATAN KUALITAS DATA PERTANAHAN MELALUI KELURAHAN LENGKAP MENUJU KOTA PALOPO LENGKAP
Disahkan di Makassar, 22 April 2021
Coach
Ir. Hadi Arnowo, M.App. Sc.
NIP. 196512131990031002
Mentor
Bambang Priono, S.H., M.H.
NIP. 196209011984031002
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR
Rancangan Aksi Perubahan ini diajukan oleh :
Nama Peserta : DIDIK PURNOMO, S.S.T., M.Si.
NIP : 198007282001121004
Jabatan : Kepala Kantor
Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Administrator(PKA) Angkatan : I
Unit Kerja : Kantor Pertanahan Kota Palopo Judul Aksi Perubahan :
PENINGKATAN KUALITAS DATA PERTANAHAN MELALUI KELURAHAN LENGKAP MENUJU KOTA PALOPO LENGKAP
Telah diseminarkan di hadapan penguji dan diterima sebagai bagian dari persyaratan Pelatihan Kepemimpinan Administrator, untuk selanjutnya diimplementasikan dalam aksi perubahan pada saat off class mulai tanggal 23 April sampai dengan 22 Juni 2021
Coach
Ir. Hadi Arnowo, M.App. Sc.
NIP. 196512131990031002
Mentor
Bambang Priono, S.H., M.H.
NIP. 196209011984031002
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbilalamin, Puji dan Syukur senantiasa kita haturkan kepada Allah swt., Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat, karunia serta hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan Rancangan Aksi Perubahan yang merupakan salah satu Aktualisasi Kepemimpinan Administrator dalam Agenda ke-IV Pembelajaran Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan I Tahun 2021.
Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kami sampaikan kepada Bapak Bambang Priono, S.H., M.H. selaku Pimpinan dan sekaligus merupakan Mentor yang telah memberikan kesempatan dan pendampingan kepada kami untuk melaksanakan Pembelajaran dan merancang aksi perubahan pada Pelatihan Kepimpinan Administrator(PKA) Angkatan I Tahun 2021 dengan judul “PENINGKATAN KUALITAS DATA PERTANAHAN MELALUI KELURAHAN LENGKAP MENUJU KOTA PALOPO LENGKAP”
Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya juga kami sampaikan kepada Bapak Ir. Hadi Arnowo, M.App.Sc. sebagai Coach, yang telah banyak memberikan masukan dan arahan terkait metode penulisan sehingga rancangan aksi perubahan ini dapat kami selesaikan.
Kami menyadari penulisan laporan aksi perubahan ini masih belum sempurna, karena keterbatasan dan kekurangan penulis. Untuk itu kami mengharapkan masukan dan saran yang membangun guna penyempurnaan rancangan ini. Semoga rancangan aksi perubahann ini bisa memberikan wacana baru dan kebermanfaatan.
Penyusun, 29 April 2021
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN JUDUL ... ii
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan Aksi Perubahan... 2
1. Tujuan jangka pendek (waktu : bulan Mei sampai dengan Juni 2021)... 2
2. Tujuan jangka menengah(waktu : bulan Juni sampai dengan Desember 2021) . 2 3. Tujuan jangka panjang(sampai dengan tahun 2022) ... 3
C. Manfaat Aksi Perubahan... 3
1. Internal ... 3
2. Eksternal ... 3
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ... 4
A. Tugas dan Fungsi Organisasi ... 4
1. Tugas dan Fungsi Instansi ... 4
2. Tugas dan Fungsi Unit Kerja ... 5
3. Area Bermasalah ... 6
Sumber Daya Instansi ... 8
BAB III ANALISIS MASALAH... 10
A. Identifikasi Masalah pada Area Tugas dan Fungsi yang Bermasalah ... 10
B. Penetapan Masalah Utama ... 11
C. Analisis Kelayakan Inovasi ... 12
BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH ... 14
A. Terobosan Inovasi ... 14
2. Membentuk Tim yang Efektif ... 14
3. Optimalisasi SDM dengan cara Meningkatkan Kompetensi SDM ... 15
B. Tahapan Kegiatan ... 15
C. Pemanfaatan Sumber Daya ... 16
1. Tim Kerja ... 16
2. Membangun jejaring kerja ... 18
D. Manajemen Risiko ... 20
1. Risiko Strategi (strategic risk) ... 20
2. Risiko keuangan (financial risk) ... 20
3. Risiko spekulasi (speculative risk)... 20
E. Kanvas Model Aksi Perubahan ... 21
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 23
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 23
1. Membangun Integritas Dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi ... 23
2. Pengelolaan Budaya Kerja ... 24
3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi ... 27
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 31
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi ... 31
2. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ... 53
3. Manfaat Aksi Perubahan ... 56
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 57
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 : Diagram Fishbone ... 11
Gambar 2 : Tim Kerja Aksi Perubahan ... 17
Gambar 3 : Jejaring Kerja Aksi Perubahan ... 19
Gambar 4 : Kuadran Analisis Stakeholder ... 19
Gambar 5: Kanvas Model Aksi Perubahan ... 22
Gambar 6. Nilai-nilai Budaya Kerja Pegawai Kantor Pertanahan Kota Palopo .. 27
Gambar 7. Arahan Walikota Palopo Dalam Mendukung Percepatan PTSL ... 30
Gambar 8. Membangun Jejaring Kerja Dengan Pemerintah Kota Palopo dan Perbankan ... 31
Gambar 9. Sosialisasi Rancangan Aksi Perubahan Dengan Para Stakeholder .... 32
Gambar 10. FGD dengan Walikota Palopo, Camat dan Lurah ... 32
Gambar 11. Pembentukan Tim Efektif Peningkatan Kualitas Data Digital... 33
Gambar 12. Billboard dan Videotron Reklame Layanan PSTSL ... 36
Gambar 13. Roadmap Transformasi Pelayanan Pertanahan ... 36
Gambar 14. Tahapan Peningkatan Kualitas Data Digital Pertanahan ... 37
Gambar 15. Alur Proses Alih Media dan Validasi Dokumen Pertanahan ... 38
Gambar 16. Form Hasil Inventarisasi Dokumen Pertanahan ... 38
Gambar 17. Kartu Kendali Dokumen Surat Ukur ... 39
Gambar 18. Penataan Ulang Buku Tanah Dari Bundel/Jilid ... 40
Gambar 19. Daftar Arsip yang Dipindahkan ... 41
Gambar 20. Contoh Stempel Scanning/Alih Media Pada Dokumen ... 43
Gambar 21. Proses Autentifikasi Dokumen Digital ... 48
Gambar 22. Contoh Stempel Elektronik untuk file .pdf Hasil Digitalisasi ... 49
Gambar 23. Contoh Stempel pada Fisik Dokumen Pertanahan. ... 50
Gambar 24. Intrumen Pengendali Kualitas Data Spasial ... 52
Gambar 25. Evaluasi dan Diskusi Inventarisasi dan Penataan Dokumen ... 53
Gambar 26. Monitoring dan Evaluasi Validasi Dokumen Desa Lengkap ... 56
DAFTAR TABEL
Tabel 1 : Kualitas Data Pertanahan Kota Palopo ... 6
Tabel 2 : Validasi Data Pertanahan Buku Tanah dan Surat Ukur ... 7
Tabel 3 : Perumusan dan Penetapan Masalah Utama ... 10
Tabel 4 : Alternatif Pemecahan Masalah ... 12
Tabel 5 : Tahapan Rencana Kegiatan Aksi Perubahan ... 15
Tabel 6. Keanggotaan dan Uraian Tugas Tim Efektif ... 33
Tabel 7. Penamaan File Hasil Alih Media ... 44
Tabel 8. Penamaan File Ganda Hasil Alih Media ... 45
Tabel 9. Contoh Kendali Kualitas Data Pertanahan... 51
Tabel 10. Intrumen Pengendali Kegiatan Peningkatan Kualitas Data Spasial ... 52
Tabel 11. Tabel Peningkatan Kualitas Data ... 54
Tabel 12. Monitoring Peningkatan Kualitas data Kelurahan Penggoli ... 55
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Surat Walikota Palopo Terkait Percepatan Pendataan PTSL 2021 ... 35
Lampiran 2. Tabel Inventarisasi Dokumen Pertanahan ... 38
Lampiran 3. Kendali mutu dan Monitoring ... 51
Lampiran 4. Hasil Kontrol Kualitas ... 51
Lampiran 5. Usulan Optimalisai Anggaran ... 54
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam mewujudkan tanah dan ruang menjadi sumber sebesar besarnya kemakmuran bagi masyarakat, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional(ATR/BPN) telah menggariskan Visi kedepan sampai dengan 2025 yaitu Terwujudnya Penataan Ruang dan Pengelolaan Pertanahan yang Terpercaya dan Berstandar Dunia dalam Melayani Masyarakat untuk Mendukung Tercapainya: “Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong Royong“ yang selanjutnya diagendakan dalam misi-misi kementerian ATR/BPN yaitu pertama;
menyelenggarakan penataan ruang dan pengelolaan pertanahan yang produktif, berkelanjutan dan berkeadilan, kedua; menyelenggarakan pelayanan pertanahan dan penataan ruang yang berstandar dunia.
Kementerian ATR/BPN sampai dengan tahun 2020 memiliki capaian kinerja di bidang tata ruang telah meneritkan 76 Rencana Detail Tata Ruang(RDTR) dan capaian kinerja di bidang pertanahan yaitu telah berhasil mendaftarkan 87.562.158 bidang tanah (69,49% ) dari 126.000.000 bidang tanah non kawasan hutan yang ada di seluruh Indonesia.
Capaian kinerja pertanahan sebagian besar melalui program Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) yang telah digulirkan mulai tahun 2017.
Tidak berhenti di capaian kinerja kuantitas bidang tanah yang melonjak tinggi namun tantangan ke depan adalah bagaimana mewujudkan pelayanan pertanahan dan melakukan penataan ruang yang modern dan berkualitas. Dalam rangka menuju pelayanan yang modern salah satu konstruksi utama yang harus dibangun adalah basis data pertanahan digital, sehingga menghantarkan kementerian ATR BPN harus melakukan transformasi digital sebagai kegiatan prioritas kementerian.
Tranfomasi pelayanan pertanahan dan ruang secara digital ini dilakukan dengan menggunakan transaksi dokumen elektronik dan alih media dari dokumen analog ke digital yang selanjutnya harus tervalidasi dalam rangka memberikan jaminan keutamaan data dalam rangkaian layanan elektronik yang modern, cepat dan murah.
Penyajian layanan pertanahan dan tata ruang yang berbasis elektronik harus didukung dengan kalitas basis data digital yang valid dan benar, sehingga untuk mengantisipasi adanya data yang rusak diperlukan pengecekan kualitas seluruh data (validasi) dan tentunya perbaikan data atau peningkatan kualitas data khususnya data
pertananahan merupakan sebuah keharusan dalam proses bisnis transformasi digital Kementerian ATR/BPN. Hal ini dilaksanakan guna memastikan kebenaran data dan informasi yang disediakan, sehingga dapat mewujudkan peningkatan kualitas layanan, maupun membangun data dan informasi serta bahan untuk perumusan kebijakan dalam penataan ruang dan pertanahan yang lebih efisien. Alih media kertas ke elektronik dalam mendukung layanan pertanahan berbasis elektronik, Kementerian ATR/BPN hingga saat ini terus melakukan alih media melalui kegiatan digitalisasi data-data pertanahan. Sampai pada saat ini pelaksanaan alih media warkah sebesar 22,94% dari 76.402.550 berkas warkah, buku tanah sebesar 33,33% dari 72.813.119 buku tanah, dan 19,59% dari 78.710.597 surat ukur. (Statistik Pertanahan, 31 Maret 2021).
Dalam rangka Mewujudkan Kantor Layanan Modern yang memberikan produk, layanan dan pusat informasi pertanahan & tata ruang secara elektronik berbasis teknologi informasi Kantor Pertanahan Kota Palopo (Kantah) kedepan harus mampu memberikan Jaminan kualitas data pertanahan digital. Hal ini belum sinkron terhadap kondisi kualitas data saat ini. Statistik kualitas data Kantah Palopo berdasarkan statistik Komputerisasi Kantor Pertanahan(KKP) bar memiliki kesiapan data digital dalam rangka layanan elektronik sebesar 32,63% dari target ideal kesiapan data 100% siap elektronik.
Dalam penyelenggaraan layanan elektronik data di atas menunjukan kesiapan kehandalan data yang masih kurang/rendah dan perlu ditingkatkan secara bertahap dengeean prinsip medekat, merapat dan menyeluruh melalui pelaksanaan Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap dari Kelurahan demi kelurahan Lengkap menuju Kota Palopo Lengkap pada tahun 2021.
B. Tujuan Aksi Perubahan
Aksi perubahan peningkatan kualitas data pertanahan digital pada Kantah Palopo memiliki tujuan yang disajikan dalam rentang jangka pendek, jangka menengah dan jangka
3. Tujuan jangka panjang(sampai dengan tahun 2022)
Kantah Palopo mampu menyelesaian kota lengkap dengan diwujudkan 42 (empat puluh dua) kelurahan lengkap dengan kualitas data pertanahan digital diatas 90%.
C. Manfaat Aksi Perubahan
Aksi perubahan Peningkatan Kualitas Data Pertanahan digital Melalui Kelurahan Lengkap pada Kantor Pertanahan Kota Palopo memiliki manfaat:
1. Internal
a. Terlaksananya layanan elektronik;
b. Peningkatan kualiatas layanan pertanahan baik dari segi kuantitas dan ketepatan waktu penyelesaian layanan;
c. Minimalisir risiko dalam pelayanan;
d. Kemudahan dalam memberikan akses data secara digital;
e. Terciptanya citra positif khususnya bagi Kantor Pertanahan Kota Palopo dan Kementerian Agraria dan Tata Ruang pada umumnya.
2. Eksternal
Meningkatnya kepuasan masyarakat terhadap penerimaan pelayanan pertanahan yang dilakukan secara elektronik dengan keunggulan layanan cepat, mudah, akurat, aman dan berkualitas dengan nilai-nilai Kantah Polopo Melayani, Profesional dan Terpercaya, yang diwujudkan dengan pelayanan Kantah Modern sebagai pusat informasi pertanahan dan ruang berbasis elektronik.
.
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Tugas dan Fungsi Organisasi 1. Tugas dan Fungsi Instansi
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang Pasal 4 Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara dan dalam menjalankan penyelenggaraan negara berdasar pasal 5 memiliki fungsi :
a.
perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang tata ruang, infrastruktur keagrariaan/pertanahan, hubungan hukum keagrariaan/pertanahan, penataan agraria/pertanahan, pengadaan tanah, pengendalian pemanfaatan ruang dan penguasaan tanah, serta penanganan masalah agraria/pertanahan, pemanfaatan ruang, dan tanah;b. koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
c. pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
d. pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
e. pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di daerah; dan
f.
pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.b. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang survei dan pemetaan pertanahan;
c. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penetapan hak dan pendaftaran tanah;
d. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang redistribusi tanah, pemberdayaan tanah masyarakat, penatagunaan tanah, penataan tanah sesuai rencana tata ruang, dan penataan wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan wilayah tertentu;
e. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengadaan tanah dan pengembangan pertanahan;
f. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengendalian dan penertiban penguasaan dan pemilikan tanah, serta penggunaan dan pemanfaatan tanah sesuai rencana tata ruang;
g. perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penanganan dan pencegahan sengketa dan konflik serta penanganan perkara pertanahan;
h. pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan BPN;
i. pelaksanaan koordinasi tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan BPN;
j. pelaksanaan pengelolaan data dan informasi pertanahan dan lahan pertanian pangan berkelanjutan;
k. pelaksanaan penelitian dan pengembangan di bidang pertanahan; dan l. pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia di bidang pertanahan.
2. Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Berdasarkan Peraturan Menteri ATR/BPN Nomor 17 Tahun 2020 pasal 20 Kantor Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang bersangkutan. Sebagaimana dimaksud tugas di atas Kantah Palopo menyelenggarakan fungsi:
a. penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan;
b. pelaksanaan survei dan pemetaan;
c. pelaksanaan penetapan hak dan pendaftaran tanah;
d. pelaksanaan penataan dan pemberdayaan;
e. pelaksanaan pengadaan tanah dan pengembangan pertanahan;
f. pelaksanaan pengendalian dan penanganan sengketa pertanahan;
g. pelaksanaan modernisasi pelayanan pertanahan berbasis elektronik;
h. pelaksanaan reformasi birokrasi dan penanganan pengaduan; dan
i. pelaksanaan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan.
Dalam melaksanakan tugas Kantor Pertanahan harus menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi dalam Kantor Pertanahan maupun dalam hubungan antar instansi pemerintah baik pusat maupun daerah. Adapun setiap pimpinan unit kantor mampu melakukan koordinasi, pembimbingan, pembinaan, pengawasan kepada bawahan dan diharapkan mampu menerapkan sistem pengendalian intern pemerintah di lingkungan masing-masing untuk mewujudkan terlaksananya mekanisme akuntabilitas publik melalui penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan kinerja yang terintegrasi.
3. Area Bermasalah
Kantor pertanahan Kota Palopo dalam mejalankan tugas dan fungsi yang salah satunya melaksanakan modernisasi pelayanan pertanahan berbasis elektronik senantiasa memaksimalkan kesiapan data pertanahan digital yang berkualitas. Kondisi data pertanahan digital di Kantah Palopo saat ini telah siap pelayanan elektronik adalah 32% (rendah) hal ini terjadi karena banyak kondisi data yang belum terintegrasi pada kualitas 1 (Kw1). Secara umum Kantor Pertanahan Kota Palopo memiliki jumlah Buku Tanah 58.638, Prosentase validasi Buku Tanah 84,65%, Prosentase validasi bidang tanah/persil 48,37%, Prosentase scan warkah sebesar 20,41 %, dan masih terdapat 18.644 bidang tanah pada Kategori 4(K4). Kondisi data pada KKP per tanggal 19 April 2021 dapat diuraikan sebagaimana tabel di bawah:
Tabel 1 : Kualitas Data Pertanahan Kota Palopo
Nomor Kualitas Jumlah % Keterangan
1 Kualitas 1 35.969 57,73
2 Kualitas 2 7.600 12,20
3 Kualitas 3 90 0,14
Adapun kegiatan validasi dokumen pertanahan di kantor Pertanahan Kota Palopo saat ini sebagaimana tabel di bawah:
Tabel 2 : Validasi Data Pertanahan Buku Tanah dan Surat Ukur
Dari kondisi data digital sebagaimana diuraikan di atas, kantah kota palopo dalam mewujudkan road map menjadi kota lengkap tahun pada tahun 2022 jadi sulit diwujudkan terutama masih rendahnya kualitas data terkhusu pemetaan dan validasi bidang tanah (24,35%). Kota Palopo pada tahun 2020 telah berhasil mewujudkan dua kelurahan lengkap yaitu kelurahan Pentojangan(91,08) dan Kelurahan Luminda (92,69) dari 42 kelurahan yang ada. Kantah Palopo saat ini memiliki potensi kelurahan lengkap dengan prosentase data digital validasi BT 17.01%, Validasi Persil(Luas) 16,66%, Validasi Persil (bidang) 58,32% dan scan warkah 19,91% dengan Nilai Desa Lengkap 13,64%.
Berangkat dari kondisi kualitas data yang rendah dan tidak merata maka hal ini dipandang menjadi area bermasalah yang selanjutnya akan dilakukan perbaikan peningkatan kualitas data pertanahan digital dalam aksi perubahan berupa perbaikan kualitas data pertanahan menjadi Kualitas 1(satu). Aksi perubahan perbaikan kualitas data pertanahan pada kota Palopo menjadi key factor dalam mewujudkan kota Palopo lengkap pada jangka panjang sampai dengan tahun 2022.
No. Dokumen Jumlah % Keterangan
1 BT Valid 9.641 84,66
2 BT tidak Valid
8.997 15,34
3 Terpetakan
14.281 24,35
4 Tidak Terpetakan
44.357 75,65
Jumlah BT
58.638
5 Surat ukur Valid
56.569 79,35 Kualitas Data KKP 70,13
6 Persil Valid 28.365 39,79 %
7 Jumlah Surat Ukur 71.289
Jumlah bidang tanah KKP 73.014 Prediksi Jumlah bidang tanah 2020 75.000
Beberapa hal yang menjadi penyebab kualitas data pertanahan digital yang rendah di Kantah kota Palopo :
a. Rendahnya komitmen pimpinan dan pelaksana untuk menyajikan data digital yang berkualitas;
b. Budaya kerja masih berorientasi kuantitas;
c. Keterbatasan dan rendahnya jumlah SDM yang memiliki kompetensi Pemetaan;
d. Tidak Ditemukan dokumen BT, SU, Peta Pendaftaran dan GU;
e. Geometri produk peta yang tidak sama dengan kondisi lapangan saat ini;
f. Terjadi ketidakjelasan batas administrasi di lapangan;
g. Sulitnya memetakan bidang tanah dari peta hardcopy;
h. Kurang akuratnya pemetaan digital sebelumnya;
i. Terjadi kerancuan administrasi dalam dokumen pertanahan dan pemekaran admnistrasi saat ini;
j. Tidak tersedia peralatan scanner A0; dan
k. Terbatasnya anggaran penyelesaian perbaikan data Kategori 4(Kw 4, Kw5 dan Kw6).
Sumber Daya Instansi
Dalam rangka menunjang pelaksanaan kegiatan baik rutin pelayanan kepada masyarakat maupun Proyek yang dibiayai APBN, Kantor Pertanahan Kota Palopo sampai saat ini memiliki Pegawai Negeri Sipil berjumlah 23 orang dan PPNPN sebanyak 43 orang termasuk (Sopir, Cleaning Service dan Pramubakti) terdiri dari:
1. Kepala Kantor : 1 orang
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha : 1 orang
3. Kepala Seksi : 4 orang
4. Jabatan Fungsional Analis : 3 orang
Terkait dengan kegiatan dalam tim efektif peningkatan kualitas data pertanahan digital kita memanfaatkan tenaga 3 orang pejabat pengawas, dan 10 orang pejabat fungsional baik penata pertanahan maupun penata kadastral.
Disamping sumber daya manusia, sumber daya lain yang dapat dimanfaatkan adalah sumber daya fasilitas ruangan kantor seperti meja, kursi, AC, koneksi internet dan sumber daya peralatan seperti ketersediaan komputer, laptop, scanner, alat ukur, jaringan data internet dan lain-lain.
Dengan sumber daya manusia, fasilitas dan peralatan yang ada tersebut diharapkan kepemimpinan kinerja dan manajemen kinerja akan meningkatkan progress peningkatan kualitas data pertanahan digital melalui kelurahan lengkap pada jangka pendek 2 kelurahan, jangka menengah 20 kelurahan sampai dengan jangka panjang terwujudnya Kota Palopo Lengkap.
BAB III ANALISIS MASALAH
A. Identifikasi Masalah pada Area Tugas dan Fungsi yang Bermasalah
Menindaklanjuti identifikasi area yang bermasalah selanjutnya dilakukan analisis masalah dengan melakukan identifikasi permasalahan yang dihadapi Kantor Pertanahan Kota Palopo. Beberapa permasalahan yang dihadapi adalah:
1. Kualitas kegiatan pengukuran dan pemetaan belum sepenuhnya mengacu pada satu peta dasar pertanahan;
2. Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap belum terlaksana secara optimal pada tahapan penyusunan data set digital baik data tekstual maupun spasial;
3. Rendahnya kepercayaan warga masyarakat terhadap kinerja kantor pertanahan;
4. Rendahnya kuantitas dan kualitas data pertanahan digital pada kualitas 1(satu)/Kw1.
Dari beberapa permasalahan tersebut, selanjutnya dilakukan penetapan isu yang dilakukan dengan metode telaah Urgency-Seriousness-Growth (USG), yakni suatu alat untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Caranya adalah dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan dan berkembangnya isu jika tidak ditangani dengan memakai skala likert 1-5. Isu yang memiliki skor tertinggi adalah isu prioritas.
Urgency (U): seberapa mendesak isu itu harus dibahas, dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu tadi.
Seriousness (S): seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang timbul jika isu tersebut tidak dipecahkan.
Growth (G): seberapa besar kemungkinan isu tersebut berkembang jika tidak ditangani sebagaimana mestinya.
mengenai perumusan dan penetapan isu utama dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 3 : Perumusan dan Penetapan Masalah Utama
Dari masalah yang kita pilih setelah dilakukan analisis Urgency Seriousness Growth (USG) didapatkan jumlah skor tertinggi yaitu 15 yang merupakan ranking pertama adalah masalah nomor 4 (empat) yaitu Rendahnya Kuantitas Dan Kualitas Data Pertanahan Digital Pada Kantor Pertanahan Kota Palopo. Permasalahan data ini sejalan dengan isue strategi hasil rumusan rakenas pada bulan april 2021 yaitu mewujudkan Kantor Pertanahan Modern sebagai pusat layanan informasi pertanahan dan ruang berbasis elektronik dan Transformasi digital secara gradual sesuai kesiapan kualitas data pertanahan dan ruang, SDM, infrastruktur, dan anggaran, serta akseptabilitas masyarakat
B. Penetapan Masalah Utama
Dalam rangka membantu mengetahui penyebab dan akibat terjadinya masalah pada issue rendahnya kuantitas dan kualitas data pertanahan digital pada Kantor Pertanahan Kota Palopo, maka dilakukan dengan menggunakan diagram fishbone sebagaimana gambar berikut :
Gambar 1 : Diagram Fishbone
Dari diagram di atas dapat diketehui secara jelas bagaimana penyebab terjadinya masalah utama yang dapat diuraikan sebagai berikut :
Man; rendahnya komitmen pimpinan dan pelaksana dalam mengolah dan menyajikan data digital yang berkualitas, budaya kerja yang masih berorientasi pada capaian kuantitas sehingga kurang memperhatikan kualitas, terbatas jumlah SDM pelaksana dan rendahnya kompetensi tenaga pemetaan.
Material; tidak ditemukan dokumen BT, SU dan GU, geometri produk peta analog tidak sama dengan kondisi di lapangan dan sebagian wilayah tidak tersedia peta pendaftaran Method; terdapat batas administrasi yang belum jelas, sulitnya memetakan dari peta analog ke peta pendaftaran digital, tidak akurat pemetaan digital sebelumnya, terjadinya karancuan pengelolaan data administrasi pada dokumen dan peta pendaftaran digital Machine; tidak terdapat scanner ukuran A0.
Money; terbatasnya anggaran untuk melakukan perbaikan data Kw 456 menjadi Kw 1 / pekerjaan kategori 4
C. Analisis Kelayakan Inovasi
Hasil identifikasi masalah pada area tugas dan fungsi yang bermasalah, berdasarkan analisis diagram fisbone juga telah diketahui penyebab terjadinya masalah utama maka selanjutnya akan dilakukan analisis alternatif pemecahan masalah yang diuraikan sebagaimana tabel berikut :
Tabel 4 : Alternatif Pemecahan Masalah
Dari uraian alternatif solusi selanjutnya akan dilaksanakan dan dikontrol secara lebih disiplin pertahapan dan antar waktu yang berkesinambungan untuk mendapatkan kemajuan pencapaian terkhusus komitmen para pimpinan dan pelaksana dalam memberikan kontribusi terhadap perbaikan data pertanahan digital melalui pembangunan kelurahan lengkap yang dicapai secara bertahap.
BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH
A. Terobosan Inovasi
Permasalahan utama dalam mewujudkan peningkatan kualitas data pertanahan digital melalui Kelurahan lengkap yang menjadi fokus pada aksi perubahan ini adalah belum optimalnya kinerja SDM sehingga kualitas data pertanahan dijital masih relatif rendah.
Berdasarkan analisis permasalahan yang telah diuraikan pada pembahasan sebelumnya, maka terobosan inovasi utama yang diajukan dalam aksi perubahan ini adalah:
1. Komitmen
Komitmen pelaksana pelayanan merupakan faktor penting dalam penyelenggaraan pelayanan publik, oleh sebab itu seharusnya setiap pelaksana pelayanan harus mempunyai komitmen yang sama sesuai dengan komitmen organisasi.
Setiap pelaksana pelayanan harus bekerja sesuai SOP yang telah ditetapkan sesuai peraturan yang ada dan harus memastikan bahwa produk yang dihasilkan mempunyai kualitas data dijital yang baik. Permasalahan yang ditemui adalah belum semua pelaksana pelayanan mempunyai komitmen yang kuat dan sungguh terhadap kualitas data digital.
Dalam menghadapi permasalahan ini diperlukan penerapan kepemimpinan yang transformasional agar komitmen tersebut dapat terbangun. Kepala Kantor sebagai pimpinan unit kerja harus memberikan contoh karena akan memberikan pengaruh langsung kepada para anggotanya untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
Sehingga dengan komitmen yang sama akan mendorong para anggota organisasi untuk memberikan kinerja yang terbaik yang ditunjang oleh situasi lingkungan kerja yang disiplin, kondusif dan tanpa tekanan.
2. Membentuk Tim yang Efektif
kompetensi yang sama sesuai dengan tugasnya masing-masing sehingga dapat bekerja secara efektif.
3. Optimalisasi SDM dengan cara Meningkatkan Kompetensi SDM
Sumber Daya Manusia dalam organisasi sangat strategis dan menentukan, bahkan keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan justru ditentukan oleh faktor sumber daya manusia. Ada empat dimensi yang melekat pada manusia dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi yaitu kompetensi, wewenang, tanggung jawab dan kepercayaan. Keempat dimensi tersebut harus diberdayakan secara bersamaan agar
kinerja organisasi dapat meningkat secara signifikan. Sumber daya manusia yang dilibatkan dalam aksi perubahan ini harus memiliki standar kompetensi yang sama agar pembagian tugas dapat merata dan pencapaian target pekerjaan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Upaya untuk meningkatkan standar kompetensi SDM adalah dengan cara melakukan rapat koordinasi untuk membahas langkah-langkah kerja, permasalahan yang ditemui dan strategi peyelesaian masalah yang harus diambil. Selain itu dapat juga dengan cara menghadirkan narasumber yang sesuai dengan kebutuhan para anggota dan melakukan studi banding ke Kantor Pertanahan yang memiliki kinerja kualitas data pertanahan dijital yang lebih baik.
B. Tahapan Kegiatan
Tahapan rencana kegiatan yang dilaksanakan sampai dengan waktu pelaksanaan pendidikan Kepemimpinan Administrator ini berakhir (tahap jangka pendek) dapat dilihat pada Tabel di bawah ini.
Tabel 5 : Tahapan Rencana Kegiatan Aksi Perubahan
C. Pemanfaatan Sumber Daya 1. Tim Kerja
Tim kerja atau sering dikenal dengan teamwork merupakan serangkaian nilai, sikap dan perilaku dalam sebuah tim, dan untuk mencapai kerjasama tim yang baik perlu ditumbuhkan sikap-sikap positif di antara anggota tim. Antara lain kebiasaan untuk saling mendengarkan sehingga tercipta komunikasi yang baik, memberikan dukungan kepada anggota tim yang membutuhkan, dan apresisasi terhadap kontribusi dan pencapaian yang diperoleh dari setiap anggota tim. Sehingga dalam mewujudkan aksi perubahan yang kreatif dan inovatif dibutuhkan tim kerja yang handal dan berkomitmen tinggi dalam menyelesaikan masalah terkait dengan perbaikan data pertanahan digital.
Dalam aksi perubahan kinerja kantor pertanahan Kota Palopo ini telah dibuat tim kerja yang efektif sebagaimana diagram berikut :
Gambar 2 : Tim Kerja Aksi Perubahan
Tim kerja aksi perubahan sebagaimana tercantum pada Gambar di atas mempunyai tugas masing-masing yaitu:
a. Mentor, bertugas mengarahkan, membimbing dan menyetujui serta mendukung aksi perubahan;
b. Coach, bertugas memberikan bimbingan, arahan, masukan serta konseling kepada Project Leader selama aksi perubahan berlangsung;
c. Project leader, bertanggung jawab terhadap seluruh tahapan proses aksi perubahan dan kesuksesan aksi perubahan;
d. Kepala sub bagian Tata Usaha, bertugas membantu project leader mengkoordinasikan penyiapan peralatan dan penganggaran yang penunjang aksi perubahan;
e. Kepala Seksi Survei Pemetaan, bertugas membantu project leader mengkoordinasikan dalam pelaksanaan kegiatan pemetaan, scan dan scan SU, validasi surat ukur dan validasi persil;
f. Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran, bertugas membantu project leader mengkoordinasikan dalam pelaksanaan kegiatan validasi Buku Tanah dan scan upload Buku Tanah dan scan upload warkah;
g. Tim pemetaan, bertugas melaksanakan pemetaan bidang tanah terdaftar dan deliniasi bidang tanah belum terdaftar, fasos dan fasum dan integrasi data spasial;
h. Tim scan dan scan (BT, SU, warkah), bertugas melaksanakan kegiatan scan dan upload BT, SU dan warkah.
Mentor:
Bambang Priono, S.H., M.H.
Project Leader:
Didik Purnomo Coach:
Ir. Hadi Arnowo, M.App., Sc.
Project Team:
Kasubag TU Kasi SP Kasi PHP Tim Pemetaan
Tim Validasi Dokumen (BT, SU, Persil) Tim Scan dan Upload Dokumen(BT, SU dan Warkah)
Narasumber
i. Tim validasi (BT, SU, persil), bertugas melaksanakan kegiatan validasi BT, SU dan persil;
j. Narasumber, bertugas memberikan evaluasi dan alternatif solusi pada setiap tahapan yang telah dilakukan pada rangkaian penyajian kelurahan n lengkap yang berkualitas
2. Membangun jejaring kerja
Menurut Wayne E. Baker ( 1994 ) jejaring kerja adalah proses aktif membangun dan mengelola hubungan-hubungan yang produktif baik personal maupun organisasi. Jejaring kerja dapat dipandang sebagai bentuk kerjasama, kemitraan, aliansi strategis atau bentuk kerjasama lainnya dengan melibatkan berbagai stakeholder saling saling terhubung yang mempengaruhi pproses aksi perubahan. Adapun jejaring kerja dalam aksi perubahan ini adalah sebagai berikut:
a. Stakeholder Internal
1) Kepala Kantor Wilayah BPN Provinsi Banten;
2) Pusdatin Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional;
3) Direktorat Pengukuran dan Pemetaan Kadastral;
4) Bidang SP Kanwil;
5) Kasi Penataan Pertanahan;
6) Kasi PPM ;
7) Kasi Pengadaan Tanah dan Pengembangan.
b. Stakeholder Eksternal 1) Walikota Palopo;
2) BPKAD 3) Bappenda 4) Camat;
5) Lurah;
Gambar 3 : Jejaring Kerja Aksi Perubahan
Berdasarkan hasil identifikasi stakeholder, selanjutnya dianalisis bagaimana peranan masing masing stakeholder berdasarkan ketertarikan dan pengaruhnya terhadap keberhasilan aksi perubahan yang dilalakukan oleh tim kerja dengan melakukan pemetaan kuadran analisis stakeholder sebagaimana gambar berikut:
Gambar 4 : Kuadran Analisis Stakeholder
Pada kuadran Promoters, strategi komunikasi yang perlu dilakukan adalah pendekatan yang intensif melalui pelibatan secara langsung baik dalam pelaksanaan maupun pengambilan keputusan terhadap pelaksanaan proyek perubahan dan meyakinkan terhadap upaya yang dilakukan. Pada kuadran Latents, strategi komunikasi yang dilakukan
lebih kepada menjaga kepuasan stakeholders melalui komunikasi yang informatif dan persuasif serta meyakinkan bahwa perannya penting terhadap proyek. Pada kelompok Defenders dilakukan strategi komunikasi melalui pemberian informasi secara terus menerus dan kesempatan untuk berperan serta apresiasi terhadap gagasannya. Sedangkan pada kelompok Apathetics perlu tetap dilakukan monitor dan membangun komunikasi agar tidak menjadi “Trouble Maker”.
Memperhatikan pentingnya kegiatan peningkatan kualitas data, Kantah Palopo senantiasa berkomunikasi akktif mensosialisasikan kemajuan pekerjaan kepada para stakeholder yang ke depan diharapkan adanya pergeseran kuadran stakeholder, kuadran defender dan latens bergeser menjadi promoters dan apathetic mampu menjadi stakeholder defender.
D. Manajemen Risiko
Menurut COSO ERM 2004, pengertian resiko adalah kemungkinan terjadinya sebuah peristiwa yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi. Pelaksanaan aksi perubahan senantiasa akan berinteraksi dengan berbagai stakeholder baik internal maupun eksternal yang memungkinkan adanya risiko yang akan memiliki pengaruh atas proses dan keberlanjutan aksi perubahan.
Kemungkinan risiko yang muncul dalam pelaksanaan aksi perubahan adalah 1. Risiko Strategi (strategic risk)
Risiko strategi muncul karena adanya perubahan straategi pengelolaan SDM yang sedemikian dalam upaya untuk memperbaiki kualitas data sehingga dapat mempengaruhi kinerja pada kegiatan pelayanan yang lainnya..
2. Risiko keuangan (financial risk)
Risiko keuangan merupakan risiko yang timbul sebagai akibat adanya pergerakan pada alokasi APBN yang tidak dapat diperkirakan. Risiko ini berkaitan dengan kerugian yang mungkin dihadapi dalam kegiatan tahun berjalan memperhatikan situasi masih dalam
mendapatkan keuntungan adalah suatu terobosan dalam mengelola basis data utama dalam mewujudkan kota lengkap dan layanan pertanahan elektronik yang disokong dari kualitas data kelurahan lengkap.
Dalam mengantisipasi segala risiko diperlukan perlakuan risiko itu sendiri berdasarkan kecenderungan peluang terjadinya risiko (likehood) dan konsekuensi yang diakibatkan (consequences), perlakuan risiko dengan memperhatikan:
a. Unacceptable Risk, adalah risiko yang tidak dapat diterima dan harus dihilangkan atau bila mungkin ditransfer kepada pihak lain.
b. Undesirable Risk, adalah risiko yang memerlukan penanganan/mitigasi risiko sampai pada tingkat yang dapat diterima.
c. Acceptable Risk, adalah risiko yang dapat diterima karena tidak mempunyai dampak yang besar dan masih dalam batas yang dapat diterima.
d. Negligible Risk, adalah risiko yang dampaknya sangat kecil sehingga dapat diabaikan.
E. Kanvas Model Aksi Perubahan
Kanvas inovasi merupakan alat bantu dalam menjelaskan bagaimana suatu kegiatan akan berjalan dengan lancar dan dengan cara yang tepat. Adapun rancangan model aksi perubahan peningkatan kualitas data pertanahan digital pada kantah Palopo dapat dideskripsikan melalui kanvas model analisis sebagaimana gambar berikut:
Gambar 5: Kanvas Model Aksi Perubahan
Dari kanvas model di atas dapat kita ketahui bagaimana aksi perubahan dapat dijalankan dengan berhasil lancar dengan memperhatikan mitra kerja, kegiatan utama, nilai yang ditawarkan, hubungan antar stakeholder, target, pembiyaan, honorarium, legalitas, akuntabilitas, risiko dan sustainabilitas aksi pada jangka panjang.
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
1. Membangun Integritas Dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
Berdasarkan kamus kompetensi perilaku KPK, yang dimaksud dengan integritas adalah bertindak secara konsisten antara apa yang dikatakan dengan tingkah lakunya sesuai nilai-nilai yang dianut (nilai-nilai dapat berasal dari nilai kode etik di tempat dia bekerja, nilai masyarakat atau nilai moral pribadi). Nilai-nilai Melayani, Profesional dan Terpercaya telah dianut Kantor Pertanahan Kota Palopo dalam mewujudkan kinerja pegawai yang berintegritas. Peran kepemimpinan harus mampu memberikan arah dan usaha dalam tindakan nyata dalam kerja keras, kerja cerdas dan kerja berintegritas itu sendiri dengan memperhatikan nilai-nilai sebagai berikut :
a. Etika Kepemimpinan. yang terdiri dari: memimpin dengan contoh, menetapkan harapan yang jelas, mengaplikasikan nilai-nilai organisasi, membuat keputusan yang dipercaya, komunikasi yang baik dengan bawahan, menilai bawahan, dan mengembangkan keterampilan dalam memimpin;
b. Manajemen dan pengawasan aktif: Menggunakan alat manajemen yang tersedia, melakukan proses pengawalan kerja bawahan, evaluasi kinerja bawahan, memeriksa pengaduan. Mengidentifikasi potensi masalah, menumbuhkan perkembangan pembelajaran yang berkelanjutan, siap sedia untuk mengarahkan bawahan;
c. Pemilihan orang yang tepat: mempromosikan kode etik, menerapkan nilai-nilai organisasi, mendidik bawahan tentang tanggung jawab etika, praktik pengambilan keputusan etis, mengidentifikasi role model, belajar dari kesalahan, bertindak preventif, dan memberikan penghargaan atas kinerja bawahan;
d. Proses yang efektif: Konsultasi bersama bawahan, penilaian risiko perilaku, memonitor kecenderungan, memperkuat kebijakan, monitor kepatuhan, melakukan audit, melibatkan dukungan, menyertakan etika dan integritas, penggunaan skenario perencanaan awal;
e. Pelaporan yang professional: Berbagi tanggung jawab, mendorong pelaporan yang professional, mengaktifkan pelaporan, mengetahui tanggung jawab, menciptakan budaya pelaporan yang aman, memantau Kesehatan dan keselamatan,dukungan bawahan, mencari umpan balik, dan melakukan review penanganan pengaduan.
Akuntabilitas merupakan sebuah konsep yang tidak asing di dalam organisasi pelayanan publik, di mana selalu menjadi sorotan publik dalam pelaksanaannya. Akuntabilitas sendiri banyak memiliki istilah mengaudit, melaksanakan tanggung jawab, memberikan pertanggungjawaban atas laporan kinerja, menjawab permasalahan publik dari perilaku ataupun suatu kegiatan yang dijalankan, terbuka bagi pemeriksaan peradilan, bagian dari sanksi dan juga sebagai bagian dari penghargaan.
Pada sektor publik, para pakar administrator membagi akuntabilitas menjadi beberapa tipe, diantaraya:
a. Managerial accountability, akuntabilitas yang ditunjukkan kepada pemimpin yang lebih tinggi dalam suatu organisasi. Managerial Accountability memiliki beberapa acuan dalam pelaksanaannya yang dijadikan model dalam pelaksanaannya, di antaranya ketepatan waktu, peningkatan produktivitas, pengendalian biaya, dan kepastian pelaksaan program dilaksanakan berdasar integritas pelaksana sesuai dengan peraturan-peraturan pemerintah yang terkait.
b. Financial accountability, akuntabilitas kepada institusi yang menyediakan atau memberikan anggaran kepada institusi yang bersangkutan. Akuntabilitas keuangan dilihat dari beberapa faktor untuk menjalankan pelaksanaannya, antara lain memuat hal seperti bernilai ekonomis, efisien dalam penganggaran, efektif dalam membuat kebijakan terkait keuangan dan tidak ada kebocoran dana atau korupsi.
c. Public accountability, akuntabilitas yang ditunjukkan kepada warga Negara atau masyarakat. Prinsip akuntabilitas publik terdiri dari dua komponen, yaitu (a) kemampuan menjawab permasalahan yang timbul di dalam masyarakat sekitar, (b) Konsekuensi yang mungkin timbul akibat suhu perpolitikan yang ada. Sub indikator kemampuan menjawab merupakan hal-hal yang menyangkut pada unsur responsibilitas atau respon aparatur, yaitu kejelasan tuntutan bagi aparatur guna
adalah inti dari kelompok atau masyarakat tertentu, apa yang berbeda mengenai cara para anggotanya saling berinteraksi dengan orang dari luar lingkungan dan bagaimana mereka menyelesaikan apa yang dikerjakannya. Sebenarnya budaya organisasi yang kuat, diakui secara luas sering kali disebutkan sebagai alasan suksesnya organisasi.
Sejumlah organisasi menanamkan budaya tertentu seperti upacara, penghargaan, gaya dekoratif, dan berbagai bentuk simbolis lain dari komunikasi yang merupakan sifat budaya perusahaan yang menjadi pedoman tindakan anggota organisasi.
Hal-hal yang seyogyanya dilakukan seorang pemimpin adalah mengubah budaya untuk mendorong perubahan organisasi. Namun mengubah budaya bukanlah perkara yang mudah karena memerlukan pengukuran budaya organisasi dalam hubungannya dengan perubahan organisasi.
Tahapan proses pembentukan budaya organisasi dimulai dari penyusunan nilai- nilai yang berlaku dalam organisasi. Kemudian diinternalisasikan melalui sosialisasi yang meliputi komunikasi, internalisasi dan implementasi setiap anggota organisasi melalui pembentukan change agent. Serta penyusunan sistim dan prosedur untuk menjaga dan memelihara kesinambungan.Oleh karenanya, untuk membangun budaya organisasi diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menetapkan Visi dan Misi Organisasi. Visi dan misi organisasi ini akan mengarahkan organisasi dalam menjalankan bisnisnya, sehingga dibutuhkan analisis yang mendalam agar dapat menjadi branding organisasi. Menyelaraskan visi kementerian yaitu Terwujudnya Penataan Ruang dan Pengelolaan Pertanahan yang Terpercaya dan Berstandar Dunia dalam Melayani Masyarakat untuk Mendukung Tercapainya:
“Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong Royong“ dan Misi kementerian yaitu MenyelenggarakanPenataan Ruang dan Pengelolaan Pertanahan yang Produktif, Berkelanjutan,dan Berkeadilan serta MenyelenggarakanPelayananPertanahan dan Penataan Ruang yang Berstandar Dunia.
b. Mensosialisasikan Visi dan Misi.
c. Setelah visi dan misi ditetapkan langkah selanjutnya adalah sosialisasi kepada seluruh elemen organisasi agar mengetahui, memahami, menginternalisasi dan mengimplementasikan mengenai visi dan misi organisasi.
d. Menetapkan Budaya Kerja. Budaya kerja sebagai suatu falsafah yang didasari oleh pandangan hidup sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan dan kekuasaan pendorong, membudaya dalam kehidupan suatu organisasi. Kemudian tercermin
dari sikap menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita, pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai kerja atau bekerja. Oleh karena itu, memahami dan mengimplementasikan budaya kerja merupakan tugas berat yang harus dilakukan secara utuh dan menyeluruh karena menyangkut proses pembangunan karakter, sikap, dan perilaku manusia. Dalam hal ini Kanwil BPN Provinsi Sulawesi selatan telah memberikan edukasi bagaimana budaya kerja mampu memberikan efek cara kerja baru dengan semangat Kerja Keras, Kerja Cepat Dan Kerja Integritas.
e. Mengimplementasikan Budaya Kerja secara Konsisten. Setiap budaya kerja yang sudah ditetapkan wajib diimplementasikan dalam praktik kerja sehari-hari di dalam maupun di luar organisasi. Fungsinya adalah agar masing-masing anggota organisasi terlatih untuk menjalankan budaya kerja yang sudah ditetapkan.
Menindaklanjuti semangat perubahan transformasi yang diilakukan oleh Kementerian ATR/BPN dan Kanwil BPN Sulawesi Selaatan Kantor Pertanahan Kota Palopo juga menggalakan budaya kerja dengan menyerap budaya loka dalam pelajaran “A’bulo Sibattang” artinya adalah bersatu dalam mewujudkan tujuan bersama
f. Mengukur Implementasi Budaya Kerja. Pengukuran implementasi budaya kerja ini untuk mengetahui hasil yang sudah dicapai dari penerapan budaya kerja secara periodik. Sehingga akan terbentuk sebuah proses sistim kerja yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan dan berjangka waktu. Dalam pratek keseharian dalalm menyelesaikan target perkerjaan baik secara kuantitas dan kualitas Kantah Palopo juga sangat memberikan pernghargaan dan peluang untuk seluruh pegawai berakarya dengan semangat pelajaran positif yang menginspirasi masing-masing pegawai hal ini secara langsung diungkapkan dalam profil pegawai di masing- masing papan nama di ruangan. Hal ini diharapkan mampu memberikan stimulan untuk berkarya dari hati yang paling dalam bukan karena semata perintah atasan.
Gambar 6. Nilai-nilai Budaya Kerja Pegawai Kantor Pertanahan Kota Palopo
g. Memberikan Reward dan Punishment. Pemberian reward dan punishment terhadap anggota organisasi yang sudah ataupun belum menjalankan budaya kerja sangat dibutuhkan agar anggota organisasi tetap bersemangat mengimplementasikan budaya kerja.
3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi
Membangun jejaring kerja (kemitraan) pada hakekatnya adalah sebuah proses membangun komunikasi atau hubungan, berbagi ide, informasi dan sumber daya atas dasar saling percaya (trust) dan saling menguntungkan diantara pihak-pihak yang bermitra yang dituangkan dalam bentuk nota kesepahaman atau kesepakatan guna mencapai kesuksesan bersama yang lebih besar
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dalam membangun Jejaring Kerja (kemitraan ) yaitu sebagai berikut:
a. Meningkatkan partisipasi masyarakat; Salah satu tujuan membangun Jejaring Kerja (kemitraan) adalah membangun kesadaran masyarakat terhadap eksistensi organisasi tersebut, menumbuhkan minat dan meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pengembangan oranisasi. Masyarakat disini memiliki arti luas tidak hanya pelanggan tetapi termasuk juga pengguna, dinas atau departemen terkait, organisasi
kemasyarakatan, organisasi profesi, lembaga pendidikan, dunia usaha dan industry (dudi), tokoh masyarakat dan stakeholder lainnya.
b. Peningkatan mutu dan relevansi; dinamika perubahan/perkembangan masyarakat sangat tinggi. Sebagai contoh, lembaga kursus jika ingin tetap eksis harus mampu bersaing dengan kompetitor lain. Untuk itu, organisasi dituntut untuk terus melakukan inovasi, peningkatan mutu dan relevansi program yang dibuatnya sesuai kebutuhan pasar. Untuk itu, membangun Jejaring Kerja (kemitraan) diperlukan guna merancang program yang inovatif, meningkatkan mutu layanan dan relevansi program dengan kebutuhan pasar
Langkah-langkah membangun jejaring kerja dan kolaborasi dalam organisasi dapat dilakukan dengan mengikuti Langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pemetaan. Setiap organisasi perlu melakukan pemetaan tentang lembaga/organisasi yang sekiranya bisa diajak bekerjasama baik di wilayah sekitarnya maupun jangkauan yang lebih luas. Adapun pemetaan didasarkan karakteristik dan kebutuhan setiap organisasi. Stakeholders dapat melibatkan Lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat.
b. Menggali dan mengumpulkan informasi. Setelah dilakukan pemetaan maka langkah selanjutnya adalah menggali informasi tentang tujuan organisasi, ruang lingkup pekerjaan (bidang garapan), visi misi dan lain seb. Informasi ini berguna untuk menjajagi kemungkinan membangun jaringan dan kemitraan. Pengumpulan informasi dapat dilakukan dengan pendekatan personal, informal dan formal.
c. Menganalisis informasi Berdasarkan data dan informasi yang terkumpul selanjutnya kita menganalisis dan menetapkan mana pihak-pihak yang perlu ditindaklanjuti untuk penjajagan kerjasama yang relevan dengan permasalahan dan kebutuhan yang dihadapi.
d. Penjajagan kerjasama. Menindak lanjuti hasil analisis data dan informasi, perlu
perencanaan harus melibatkan pihak-pihak yang akan bermitra sehingga semua aspirasi dan kepentingan setiap pihak dapat terwakili.
f. Membuat kesepakatan Pihak-pihak yang ingin bermitra perlu untuk merumuskan peran dan tanggungjawab masing-masing pihak pada kegiatan yang akan dilakukan bersama yang dituangkan dalam nota kesepahaman atau sering disebut Memorandum Of Understanding (MoU).
g. Penandatanganan akad kerjasama MoU. Nota kesepahaman yang sudah dirumuskan selanjutnya ditandatangani oleh pihak-pihak yang bermitra.
Pelaksanaan kegiatan tahap ini adalah merupakan tahap implementasi dari rencana kerjasama yang sudah disusun bersama dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tanggungjawab dan peran masing- masing pihak yang bermitra.
h. Monitoring dan evaluasi. Selama pelaksanaan kerjasama perlu dilakukan monitoring dan evaluasi. Tujuan monitoring adalah memantau perkembangan pelaksanaan kegiatan sehingga dapat dicegah terjadinya penyimpangan (deviasi) dari tujuan yang ingin dicapai. Di samping itu juga segala permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan dapat dicarikan solusinya. Hasil monitoring dapat dijadikan dasar untuk melakukan evaluasi. Perlu dilakukan evaluasi bersama antar pihak yang bermitra untuk mengetahui kegiatan mana yang belum bisa berjalan sesuai rencana dan mana yang sudah, tujuan mana yang sudah tercapai dan mana yang belum, masalah/ kelemahan apa yang menghambat pencapaian tujuan dan penyebabnya.
i. Perbaikan hasil evaluasi oleh pihak-pihak yang bermitra akan dipakai sebagai dasar dalam melakukan perbaikan dan pengambilan keputusan selanjutnya apakah kerjasama akan dilanjutkan pada tahun berikutnya atau tidak. Dari uraian diatas terkhusus dalam memberikan daya dukung yang kuat dalam rangka percepaan peningkatan kualitas data pertanahan yang merupakan salah satu dari pencapain dalam PSN PTSL menuju Kota Palopo lengkap 2021 dalam peran kolaboratif Pemerintah Kota juga aktif melakukan sosialisasi dan memberikan arahkan secara formal kepada seluruh aparat camat, lurah dan masyarakat luas.
Gambar 7. Arahan Walikota Palopo Dalam Mendukung Percepatan PTSL j. Perencanaan selanjutnya. Jika pihak-pihak yang bermitra memandang penting
untuk melanjutkan kerjasama, maka mereka perlu merencanakan kembali kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahu berikutnya. Perencanaan selanjutnya perlu mempertimbangkan hasil evaluasi dan refleksi sebelumnya. Di samping itu, mungkin dipandang perlu untuk memperpanjang akad kerjasama dengan atau tanpa perubahan nota kesepahaman.
Gambar 8. Membangun Jejaring Kerja Dengan Pemerintah Kota Palopo dan Perbankan
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Aksi perubahan yang dilaksanakan dalam jangka pendek bulan Mei 2021 sampai pada bulan Juni 2021, adapun hasil yang dicapai dari aksi perubahan ini adalah pada proses persiapan dan pelaksanaan adalah telah terjadi perubahan perbaikan peningkatan kualitas data digital pada Kantah Kota Palopo terkhusu telah terdapat 4 (empat) kelurahan lengkap pada kualitas data handal diatas 90 % dengan tahapan aksi perubahan dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Persiapan dan Pembentukan Tim Efektif;
Pada tahapan persiapan dalam rangka dilaksanakan aksi perubahan ini telah dilakukan seminar/ekspose kepada stakeholder untuk mendapatkan dukungan penuh dalam percepatan perbaikan data pertanahana. Sosialisasi rancangan aksi di dilaksanakan dihadapan para pejabat struktural dan fungsional di lingkungan Kantah Kota Palopo dan para camat dan lurah di lingkungan Pemerintah Kota Palopo.
Gambar 9. Sosialisasi Rancangan Aksi Perubahan Dengan Para Stakeholder
Dari rancangan perubahan yang telah disosialisasikan menjadi fokus utama penyelesaian utama adalah penyelesaian identifikasi sertifikat yang belum terpetakan yang biasa disebut data kategori 4(K4). Sehingga dalam rangka memudahkan identifikasi penyelesaian data K4 diperlukan kolaborasi dengan seluruh aparat pemerintah kota Palopo dalam hal ini Walikota, Camat, Lurah dan para Ketua RT/RW. Sebagai tindak lanjut telah dilakukan pertemuan Forum Group Discussion(FGD) melibatakan langsung Walikota Palopo dan jajaran, para Camat dan Lurah se-Kota Palopo.
Hasil Rapat disepakati uraian struktur keanggotaan dan tugas masing bagian tim dengan melibatakan stakeholder dari internal dan eksternal. Kegiatan rapat pembentukan tim efektif dapat dilihat pada gambar berikut
Gambar 11. Pembentukan Tim Efektif Peningkatan Kualitas Data Digital Adapun uraian keanggotaan dan tugas tim efektif dapat dijelaskan sebagaimana berikut
Tabel 6. Keanggotaan dan Uraian Tugas Tim Efektif Keanggotaan dan Uraian Tugas Tim Efektif
Keanggotaan Uraian Tugas
1. Mentor :
Kepala Kantor Wilayah BPN Bambang Priono, S.H., M.H.
Membantu dan mengarahkan pelaksanaan Aksi Perubahan.
2. Coach :
Widaiswara PPSDM,
Ir. Hadi Arnowo, M.App. Sc.
Membimbing Project Leader dalam pelaksanaan Aksi Perubahan.
3. Project Leader :
Kepala Kantor Pertanahan Kota Palopo
Didik Purnomo, S.S.T., M.Si.
a. Menyusun jadual pelaksanaan proyek perubahan;
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan proyek perubahan dengan anggota Tim Efektif; dan
c. Melaporkan pelaksanaan proyek perubahan yang telah dilakukan kepada Tim Pengarah setiap 1 (satu) minggu, atau setiap dibutuhkan.
d. Bertanggungjawab dalam penyusunan, pelaksanaan, dan koordinasi pelaksanaan aksi perubahan.
4. Tim Inventarisasi dan Dokumentasi
• Abdul Jihad.
• Hartono, S.Si.
Tim Inventarisasi dan dokumentasi, bertugas melakukan inventarisasi data digital existing dan mendokumentasi semua proses pelaksanaan tiap aksi.
1. Tim Data Spasial Pengukuran dan
Pemetaan
a. Dyah Faizal, S.E.;
b. Asnawirawan, A.P.
c. Pangesti Putriyono, A.P.
d. Pinka Oktapiani, A.P e. Abd. Rikai Rum, S.Si.
f. Faisal, S.H.
g. Abriyan Wiyono, S.E.
h. Erniwati Kannu, A.P.
i. Nurhana K., A.P.
Tim Data Spasial, memiliki tugas untuk melakukan pengolahan dan pengelolaan data spasial digital, alih media/Scan Dan Unggah Bidang Persil serta melakukan Validasi data spasial.
h. Saing Mais
7. Tim Monitoring dan Evaluasi a. Kepala Bidang I Pusdatin
Farid Hidayat, S.T., M.T.
b. Kepala Bidang SP Kanwil Ir. Zahirullah
Tim Monitoring dan Evaluasi, merupakan tim yang melakukan pemantauan dan memberikan masukan dari setiap tahapan apakah sudah berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
8. Tim Eksternal dari Pemerintah Kota Palopo
a. Para Lurah dan Jajaran b. Para RT/RW
Mengkoordinasikan dan melakukan identifikasi dan sinkronisasi data lokasi dan pemilikan bidang tanah di Lapangan
Hasil persiapan pembentukan tim efektif ditindaklanjuti dengan Penerbitan SK Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Kota Palopo Tentang Penunjukan Pelaksana Peningkatan Kualitas Data Digital Pertanahan Pada Kantor Pertanahan Kota Palopo Nomor 76/SK-73.73.UP.02.01/IV/2021 Tanggal 27 April 2021.
Lampiran 1. Surat Walikota Palopo Terkait Percepatan Pendataan PTSL 2021 Tim efektif ini disampin bekerja secara teknis, dalam krun waktu terbatas harus mampu menyelesaikan target dan permasalahan dalam pelaksanaan PTSL menuju Kota Palopo Lengkap tahun 2021. Salah satu mile stone yang di dapatkan dari kerja kolaborasi baik tim efektif secara internal maupun pihak eksternal secara masif memberikan kontribusi real diantaranya adalah dalam menumbuhkan angka partisipasi masyakat Palopo sebagai peserta PTSL baik pada pendaftaran tanah pertama kali maupun pengolahan perbaikan data pemerintah Kota palopo telah memberikan fasilitas reklame layanan masyarakat untuk PTSL melalui pemasangan Bilboard dan Videotron di area publik dengan pembiayaan ditanggung oleh Pemerintah Kota Palopo.
Gambar 12. Billboard dan Videotron Reklame Layanan PSTSL
b. Pembuatan Standar Operasional Prosedur
Memperhatikan isu utama pada rakernas Kementerian ATR/BPN pada awal Tahun 2021 yaitu pelaksanaan transformasi digital dalam memberikan pelayanan pertanahan yang modern dan berstandar dunia pada tahun 2025. Hal ini sangat terkait dengan kondisi saat ini yang menunjukan kualitas data digital pertanahan masih rendah sehingga bahasan masalah ini harus terlebih dahulu mampu dijawab dengan mengacu pada road map berikut
digitalisasi dan validasi dokumen pertanahan dengan mengacu pada pembangunan lokasi kelurahan lengkap pada kegiatan Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) tahun 2021. Memperhatikan aksi perubahan dalam waktu jangka pendek akan dilaksankan di 4(empat) kelurahan dengan target saasran tercapainya kualitas
>90% . adapun keluran dimaksud yaitu Kelurahan Dangerakko, Kelurahan Penggoli Kelurahan Salotellue dan Kelurahan Jaya.
Adapun tahapan dan alur proses kegiatan peningkatan kualitas data digital pertanahan berupa digitalisasi/alih media dan validasi dapat dijelaskan seperti gambar dibawah ini
Gambar 14. Tahapan Peningkatan Kualitas Data Digital Pertanahan
Dari tahapan diatas pada proses kegiatan secara bertahap harus dilakukan dengan melaksanakan Quality Control dan Validasi yang dituangan dalam dokumen digital berupa TTE/digital stamp sebagaimana alur proses alih media dan vaidasi dokumen digital di bawah
Gambar 15. Alur Proses Alih Media dan Validasi Dokumen Pertanahan
1) Pendataan dan Penataan a) Persiapan
Sebelum melakukan digitalisasi dokumen pertanahan perlu dilakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas arsip yang akan dilakukan digitalisasi, khususnya pada kegiatan ini yang meliputi:
• Menentukan dan mempersiapkan dokumen Buku Tanah, Surat Ukur dan Warkah Pendaftaran Pertama Kali (DI208) yang akan discan;
• Menentukan form, media dan peralatan yang akan digunakan untuk pekerjaan digitalisasi. Form pada kegiatan ini adalah Form Hasil Inventarisasi untuk masing-masing jenis dokumen pertanahan.
Lampiran 2. Tabel Inventarisasi Dokumen Pertanahan
Bundel dokumen yang sudah diambil dan dipindahkan ke tempat pemilahan kemudian dicatat atau diinventarisasi. Hasil inventarisasi kemudian dituangkan dalam sebuah daftar yang pada tahapan akhir, daftar tersebut sekaligus menjadi Daftar Pencarian Arsip (DPA). Untuk memudahkan jalannya kegiatan digitalisasi maka dalam setiap berkas dapat dicantumkan Kartu Kendali kegiatan untuk memantau jalannya proses secara administrasi. Selanjutnya Kartu Kendali ini berjalan mengikuti setiap langkah ekskalasi pemrosesan masing-masing dokumen, dan berakhir hingga dokumen bersangkutan kembali ke rak semula. Adapun pencatatan pada kartu kendali ini meliputi: nomor urut, jenis dokumen, nomor bundel dokumen, tahun, asal lokasi rak, jumlah dokumen, tanggal pinjam, tanggal kembali, keterangan serta nama dan paraf para petugas yang dilalui oleh dokumen tersebut.
Gambar 17. Kartu Kendali Dokumen Surat Ukur
c) Pemilahan, Pengelompokan dan Penataan
Pekerjaan pemilahan, pengelompokan dan penataan adalah memilah dokumen yang akan dipindai/discan (sebelum discan) dengan beberapa kondisi yaitu:
• Warkah Pendaftaran Pertama Kali (DI208), dilakukan pemilahan warkah pendaftaran pertama kali dengan kriteria:
✓ Warkah pendaftaran pertama yang buku tanahnya belum ada catatan;
✓ Untuk warkah tertentu yang penyimpanannya dengan dijilid maka harus dilakukan pelepasan jilid, dibersihkan, dirapikan dan diurutkan;
Gambar 18. Penataan Ulang Buku Tanah Dari Bundel/Jilid
• Buku Tanah, dilakukan pemilahan dan pengelompokan serta dilakukan penataan dengan kriteria, Buku Tanah masih aktif/tidak aktif;
• Surat Ukur, dilakukan pemilahan dengan kriteria masih aktif/tidak aktif.
PKA angkatan I tahun 2021 dalam jangka pendek untuk 4 (empat) kelurahan dengan potensi memiliki Nilai Desa Lengkap.
Berkas yang telah diinventarisasi kemudian diserah-terimakan yang ditandai dengan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Dokumen Pertanahan.
Gambar 19. Daftar Arsip yang Dipindahkan e) Pemindahan Dokumen.
Dokumen dipindahkan dari rak penyimpanan ke ruang atau lokasi pemilahan. Alat angkut yang digunakan bisa berupa lori (trolley) atau baki dengan kondisi yang memungkinkan dokumen tidak tercecer dalam perjalanan. Penyediaan alat angkut ini diperlukan guna tercapainya efisiensi kerja dan pengamanan terhadap fisik dokumen. Tetapi jika lokasinya berdekatan misalnya masih dalam satu ruangan gedung, maka pemindahan arsip cukup dilakukan tanpa alat.
2) Pemindaian (Scanning).
Pemindaian adalah proses perekaman, digitalisasi, atau alih media dari
pemindaian untuk dokumen pada umumnya menggunakan perangkat keras berupa pemindai berkecepatan tinggi (High Speed Scanner) dengan jenis ADF (Automatic Document Feeder). Tetapi dalam keadaan tertentu tidak menutup kemungkinan menggunakan scanner jenis Flatbed atau jenis lain apabila kondisi dokumen yang akan dipindai tersebut dinilai tidak memungkinkan menggunakan jenis ADF. Tingkat kerapatan (resolusi) yang dihasilkan minimum 150dpi (dot per inch) sampai maksimum 300dpi, dengan pertimbangan sebagai berikut:
a) Informasi pada dokumen digital dapat dibaca dan dikenali dengan jelas dan lengkap;
b) Ciri, ukuran, dan hasil cetakan dari dokumen digital masih serupa dengan sumber dokumen fisik aslinya;
c) Jumlah ukuran (size) total file hasil digitalisasi masih sesuai dan sebanding dengan daya tampung data storage;
d) Beban terhadap sistem pemrosesan digitalisasi dan penyajian informasi atau pencarian kembali dokumen digital masih ringan dan dapat dilakukan dengan cepat;
Pada umumnya media kertas pada dokumen yang sudah berusia lebih dari 25 tahun akan mengalami penurunan tingkat kelenturannya sehingga bila dipindai menggunakan scanner jenis ADF, akan merusak fisik dokumen tersebut. Untuk menghindari resiko ini, maka langkah pemindaian harus ditempuh dengan menggunakan scanner jenis Flatbed/ jenis lain, meski butuh waktu pemrosesan yang agak lambat. Ketentuan pada proses scanning ini adalah:
a) Buku Tanah dan Surat Ukur discan dalam format A3 atau dilembarkan, sehingga masing-masing file terdapat 2(dua) halaman.
b) Warkah Pendaftaran Pertama Kali (DI208) dalam format A4.
• Buku Tanah, pada halaman Catatan Pendaftaran/Catatan Peralihan terakhir;
• Surat Ukur, di tempat kosong pada halaman depan/cover;
b) Tercantum kalimat: “Telah Dialihmediakan”/”Telah Discan”;
c) Tercantum Tanggal pelaksanaan kegiatan, yang menyatakan waktu/kapan dokumen tersebut discan dan Nomor Kontrak Kegiatan (jika dilakukan pihak ke3);
d) Tercantum Nama Pelaksana kegiatan, yang menyatakan siapa nama petugas yang melaksanakan kegiatan scanning;
TELAH DIALIHMEDIAKAN 23/05/2021 Muhammad Saing, S.H.
SK Nomor :76/SK-73.73.UP.02.01/IV/2021
Gambar 20. Contoh Stempel Scanning/Alih Media Pada Dokumen
3) File Naming/Indexing
Setelah pemindaian, langkah selanjutnya adalah indexing, yakni
bentuk entry lain yang dibutuhkan untuk menjelaskan isi file image hasil pemindaian. Selanjutnya file dimasukkan ke dalam folder dengan kode atau penamaan yang sesuai dengan kelompok file bersangkutan. Penamaan file hasil Scan diurutkan berdasarkan tipe dokumen, contoh seperti pada tabel sebagai berikut:
Tabel 7. Penamaan File Hasil Alih Media
No Tipe Warkah Penamaan
1 Buku Tanah Jenis Hak_5 digit nomor Hak Contoh :
M_ 01435 (Buku Tanah Hak Milik) nyimpanan file disimpan ke dalam folder per wilayah
ontoh :
DOKUMEN BUKU TANAH Kecamatan Wara
Kelurahan Dangerakko
2 Surat Ukur Tipe SU_5 digit nomor
SU_Tahun Contoh : SU_ 00320_2010
Penyimpanan file disimpan ke dalam folder Per Wilayah dan Per Tahun
DOKUMEN SURAT UKUR Kecamatan Wara
Kelurahan Dangerakko 2010
