ii
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR VERIFIKASI DAFTAR USULAN PENETAPAN ANGKA KREDIT
JABATAN FUNGSIONAL ANALIS KEBIJAKAN DI KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN
Oleh :
Nama : Eko Prasetyo
NIP : 198305022005011003
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN
PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN CIAWI-BOGOR
2022
iii
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
JUDUL : Penyusunan Standar Operasional Prosedur Verifikasi Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Analis Kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan
NAMA : Eko Prasetyo
NIP : 198305022005011003
UNIT KERJA : Subkoordinator Pengembangan Pegawai Telah diuji didepan penguji pada hari Rabu tanggal 22 Juni 2022
PENGUJI 1
Dr. Triane Widya Anggriani, S.P., M.E.
NIP. 198210122006042001
PENGUJI 2
drh. Sumarno, M.M.
NIP. 195804121986031001 PEMBIMBING/COACH
Binda Kharismarina Widowati, S.H., M.M.
NIP. 198007092009012003 MENTOR
M. Absori, S.AB.
NIP. 197201121997031001
i
PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR VERIFIKASI DAFTAR USULAN PENETAPAN ANGKA KREDIT JABATAN FUNGSIONAL ANALIS KEBIJAKAN DI KEMENTERIAN
KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM DAN KEAMANAN Oleh: Eko Prasetyo
NIP. 198305022005011003
ABSTRAK
Berdasarkan Peraturan Menteri Koordinator bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 1 tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan serta Surat Perintah Sekretaris Kemenko Polhukam Nomor 4/KP 04.00/1/2021 tentang tugas tambahan koordinator dan subkoordinator. Jabatan Subkoordinator Pengembangan Pegawai mempunyai tugas melakukan penyiapan pengelolaan analisis kebutuhan dan perencanaan pegawai jabatan fungsional serta pendidikan dan pelatihan pegawai.
Kemenko Polhukam saat ini telah memiliki pejabat fungsional analis kebijakan ahli madya hasil penyetaraan jabatan, maka Kemenko Polhukam telah membentuk tim penilai instansi jabatan fungsional analis kebijakan.
Dari usulan pengajuan daftar usul penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan belum semua usulan dilanjutkan prosesnya sehingga karier jabatan fungsional analis kebijakan menjadi terhambat. Dari hasil usulan penetapan angka kredit di instansi pembina pada periode Juni 2021 dan periode Januari 2022 terdapat beberapa pemangku jabatan fungsional analis kebijakan yang belum selesai prosesnya.
Untuk memberi layanan kinerja kepada pemangku jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan melalui tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan dengan maksud untuk memperoleh hasil penetapan angka kredit yang lebih objektif dan tepat waktu, dengan harapan karir pejabat tersebut
ii
memperoleh kepastian. Oleh sebab itu maka dilakukan suatu terobosan/
inovasi berupa penyusunan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan angka kredit jabatan fungsional Analis Kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
Capaian aksi perubahan yang dilakukan oleh subkoordinator pengembangan pegawai di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yaitu tersedianya standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang digunakan oleh tim penilai untuk melaksanakan tahapan kegiatan sesuai alur berdasarkan mutu baku berupa kelengkapan, waktu dan output.
Kata Kunci : Standar Operasional Prosedur, Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit, Jabatan Fungsional Analis Kebijakan.
iii
KATA PENGANTAR
Bismillahirohmanirohim, puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kita, sehingga dapat menyelesaikan laporan aksi perubahan dengan judul
“Penyusunan Standar Operasional Prosedur Verifikasi Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Analis Kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan”.
Penulisan laporan aksi perubahan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun 2022 di Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Kementerian Pertanian Ciawi, Bogor, Jawa Barat.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya bantuan dari semua pihak, oleh sebab itu penulis mengharapkan masukan dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi kesempurnaan laporan ini.
Penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan dari banyak pihak sehingga pada kesempatan ini dengan penuh rasa hormat penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan baik langsung maupun tidak langsung atas penyusunan laporan ini hingga selesai, terutama kepada yang terhormat:
1. M. Absori, S.AB. (Analis Kepegawaian Ahli Madya, Koordinator Kepegawaian, Kemenko Polhukam).
2. Pimpinan Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi, Bogor.
3. Bapak/Ibu Pejabat dan Pegawai Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian Ciawi, Bogor yang telah membantu dan mengarahkan peserta pelatihan.
iv
4. Ibu Binda Kharismarina Widowati, S.H., M.M. selaku coach yang memberi bimbingan, arahan dan petunjuk untuk menyelesaikan pelatihan.
5. Bapak drh. Sumarno, M.M. selaku penguji yang telah memberi saran dan masukan untuk menyelesaikan laporan.
6. Ibu Dr. Triane Widya Anggriani, S.P., M.E. selaku penguji yang telah memberi saran dan masukan untuk menyelesaikan laporan.
7. Bapak/Ibu widyaiswara Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian yang telah membekali ilmu dan membimbing dalam pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun 2022.
8. Seluruh Pejabat dan Pegawai di lingkungan Kemenko Polhukam yang telah memberi motivasi agar pelaksanaan pelatihan ini berjalan baik.
9. Keluarga yang telah mendukung, memberi semangat dan doa untuk menyelesaikan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun 2022.
10. Bapak/Ibu peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun 2022 yang telah mendukung menyelesaikan Pelatihan.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, penulis berharap semoga laporan aksi perubahan ini dapat diterapkan dengan baik dan memberi hasil yang maksimal dalam pelaksanaan perubahan.
Bogor, Juni 2022
Penulis,
Eko Prasetyo
NIP. 198305022005011003
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ……… I ABSTRAK.. ……….
KATA PENGANTAR ……….
II III DAFTAR ISI ……… V DAFTAR TABEL ……… VII DAFTAR GAMBAR ……….. VIII DAFTAR BAGAN ……….. IX
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ……….. 1
B. Tujuan dan Manfaat……….. 3
BAB II DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
A. Membangun Integritas………. ……….. 4 B. Pengelolaan Budaya Pelayanan ..……… 13 C. Pemanfaatan Teknologi Informasi…. ………..
D. Pengelolaan Tim Kerja………
14 17
BAB III DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
A. Capaian Tahapan Output Inovasi..……….. 21 B. Perbaikan Sistem Pelayanan………..….………
C. Manfaat Aksi Perubahan………
23 39
vi
BAB IV KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ……… 41
BAB V PENUTUP ………
A. Kesimpulan ….………
B. Saran ………..
44 44
DAFTAR PUSTAKA ……… 46
BIODATA ………..
LAMPIRAN ………
47 48
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1. Data Usulan Daftar Penetapan Angka Kredit
Periode Tahun 2021 s.d. 2022 ……….. 2 Tabel 2.1. Peta Stakeholder Aksi Perubahan ……… 6 Tabel 2.2. Pengendalian kualitas mutu dengan langkah
PDCA ……….. 12
Tabel 3.1. Tahapan kegiatan aksi perubahan jangka
pendek……….… 21
Tabel 3.2. Penilaian responden pertanyaan no.1 (satu) survey
SOP ………. 27
Tabel 3.3.
Tabel 3.4.
Penilaian responden pertanyaan no.2 (dua) survey SOP ………
Penilaian responden pertanyaan no.3 (tiga) survey SOP………..
28
29 Tabel 3.5. Penilaian responden pertanyaan no.4 (empat)
survey SOP ……… 30
Tabel 3.6. Penilaian responden pertanyaan no.5 (lima) survey
SOP ……… 31
Tabel 3.7. Penilaian responden pertanyaan no.6 (enam)
survey SOP ……… 32
Tabel 3.8. Penilaian responden pertanyaan no.7 (tujuh)
survey SOP ……… 33
Tabel 3.9. Penilaian responden pertanyaan no.8 (delapan)
survey SOP ……… 34
Tabel 3.10. Penilaian responden pertanyaan no.9 (sembilan)
survey SOP ……… 35
Tabel 3.11. Tahapan indikator prinsip perbaikan pelayanan….. 36
Tabel 3.12. Kondisi layanan sebelum dan sesudah
menggunakan standar operasional prosedur….. 38
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Sistem informasi tata laksana
(SIFORTAL)……… ………... 16
Gambar 2.2.
Gambar 2.3.
Gambar 2.4.
Gambar 3.1.
Gambar 3.2.
Gambar 3.3.
Gambar 3.4.
Gambar 3.5.
Gambar 3.6.
Gambar 3.7.
Gambar 3.8.
Gambar 3.9.
Gambar 3.10.
Gambar 3.11.
Gambar 4.1.
Hasil SOP melalui sistem informasi tata laksana (SIFORTAL)………..………..
Whasapp Group Tim Efektif SOP ………..
Struktur tim efektif aksi perubahan ………
Survey penggunaan standar operasional prosedur………..
Identitas responden ………..
Pertanyaan no. 1 (satu) survey SOP ……….
Pertanyaan no. 2 (dua) survey SOP ………..
Pertanyaan no. 3 (tiga) survey SOP ………..
Pertanyaan no.4 (empat) survey SOP …………...
Pertanyaan no.5 (lima) survey SOP …………...
Pertanyaan no.6 (enam) survey SOP …………...
Pertanyaan no. 7 (tujuh) survey SOP ………
Pertanyaan no. 8 (delapan) survey SOP ………..
Pertanyaan no. 9 (Sembilan) survey SOP ………
Surat Pernyataan Komitmen ………..
16 17 19
24 26 26 27 28
29 30 31 32 33 34
43
ix
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1. Peta Stakeholder sebelum aksi
perubahan………..…. 8
Bagan 2.2. Peta stakeholder setelah aksi perubahan…………. 9
1
1. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Sesuai Surat Lembaga Administrasi Negara Nomor: 18/K.1/
HKM.023/2019 tentang pembentukan tim penilai instansi dan tim penilai daerah angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Instansi yang telah memiliki 10 orang jabatan fungsional analis kebijakan atau lebih dan satu diantaranya telah menjabat jabatan fungsional analis kebijakan ahil madya pengajuan daftar usul penetapan angka kredit melalui tim penilai instansi.
Merujuk Keputusan Menko Polhukam Nomor 104 Tahun 2020 tanggal 21 Desember 2020 tentang pemberhentian dari jabatan administrasi dan pengangkatan dalam jabatan fungsional melalui mekanisme penyetaraan jabatan di Kemenko Polhukam dan Surat Perintah Sekretaris Kemenko Polhukam Nomor: 4/KP 04.00/1/2021 tanggal 5 Januari 2021 tentang pemberian tugas tambahan manajerial sebagai koordinator dan Subkoordinator.
Kemenko Polhukam saat ini telah memiliki pejabat fungsional analis kebijakan ahli madya hasil penyetaraan jabatan, maka Kemenko Polhukam diwajibkan untuk membentuk tim penilai instansi jabatan fungsional analis kebijakan. Dari usulan pengajuan daftar usul penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan tidak semua usulan dilanjutkan prosesnya hingga akhir penetapan oleh instansi pembina sehingga karier jabatan fungsional analis kebijakan menjadi terhambat.
Kemenko Polhukam kemudian membentuk Tim Penilai Instansi untuk memberi layanan kepada jabatan fungsional analis kebijakan dalam penetapan angka kredit golongan/ruang Penata Muda (III/a) sampai dengan Pembina (IV/a) diharapkan agar proses karier Jabatan Fungsional Analis Kebijakan memperoleh hasil yang lebih objektif dan tepat waktu.
2
Periode sidang jabatan fungsional analis kebijakan untuk menetapkan angka kredit yaitu bulan Januari dan bulan Juni setiap tahunnya, pada periode tersebut dibutuhkan hasil penetapan angka kredit untuk kenaikan pangkat dan kenaikan jenjang mengikuti peraturan yang ada yaitu periode bulan April dan bulan Oktober.
Dari hasil usulan penetapan angka kredit di instansi pembina pada periode Juni 2021 dan periode Januari 2022 terdapat beberapa pemangku jabatan fungsional analis kebijakan yang belum selesai prosesnya. Adapun rekapitulasi usulan penetapan angka kredit yang telah disampaikan ke instansi pembina dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 1.1. Data Usulan Penetapan Angka Kredit periode Tahun 2021 s.d. 2022
No. Jabatan Nomor Surat Usulan
Jumlah Usul PAK
Jumlah PAK yang terbit
Jumlah PAK yang belum
terbit
1 Analis Kebijakan Keahlian
B-1099/KP 04.01/4/2021 tgl. 12 April 2021
1 0 1
B-2640/KP 04.01/9/2021 tgl. 20 Sep 2022
3 1 2
Dari kondisi saat ini ada beberapa penetapan angka kredit yang belum terbit dari instansi pembina sehingga karier pemangku jabatan tersebut menjadi terlambat kenaikan pangkat dan terjadi kekosongan pengisian jabatan yang lebih tinggi, penulis mengajukan solusi layanan penyusunan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan angka kredit Jabatan Fungsional
3
Analis Kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum dan Keamanan, dimana standar operasional prosedur tersebut akan digunakan oleh Tim Penilai Instansi yang telah dibentuk berdasarkan Keputusan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 37 Tahun 2022 tentang Tim Penilaian Jabatan Fungsional Analis Kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
B. Tujuan dan Manfaat Aksi Perubahan Tujuan dari aksi perubahan ini adalah:
1. Tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam memiliki standar dalam melaksanakan tahapan kegiatan sesuai alur dan menerapkan mutu baku berupa kelengkapan, waktu dan output, sehingga langkah pekerjaan menjadi terkendali.
2. Memberi layanan bagi pemangku jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan agar pengurusan untuk memverifikasi daftar usulan penetapan angka kredit analis kebijakan menjadi lebih mudah dan cepat.
Manfaat dari aksi perubahan ini adalah:
1. Terselenggarannya pelayanan yang dapat meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan serta mewujudkan rasa kepercayaan dengan menjamin konsistensi layanan kepada pemangku jabatan fungsional analis kebijakan.
2. Mengurangi kesalahan prosedur bagi tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
4
BAB II
DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
A. Membangun Integritas
Upaya yang dilakukan untuk membangun integritas tim dalam kegiatan aksi perubahan ini adalah menginternalisasi nilai-nilai diri yang positif kepada setiap anggota tim. Nilai positif dari anggota tim efektif antara lain komitmen, kerja keras, disiplin dan bertanggung jawab. Komitmen berarti anggota tim efektif siap untuk memberi waktu, pikiran dan tenaga untuk menyusun standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan. Kerja keras berarti anggota tim efektif bersedia melaksanakan pekerjaan diluar tugas, pokok dan fungsinya untuk menyusun standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Disiplin berarti anggota tim efektif akan tepat waktu mengerjakan setiap tahapan kegiatan yang telah disepakati bersama untuk menyusun standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Bertanggung jawab berarti setiap anggota tim efektif memiliki peran dana tanggung jawab sesuai ruang lingkup pekerjaan masing- masing untuk menyusun standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Nilai-nilai positif tersebut juga ditanamkan oleh pemimpin salah satunya adalah dengan memimpin pelaksanaan rapat tim efektif dan menginformasikan rencana aksi perubahan kepada pimpinan dan anggota tim efektif dalam rangka mendukung aksi perubahan yakni penyusunan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, adapun untuk penerima manfaat dari aksi perubahan ini
5
adalah tim penilai dan pemangku jabatan fungsional analis kebijakan yang ditempatkan pada unit kerja Deputi Bidang Koordinasi Politik Dalam Negeri, Deputi Bidang Koordinasi Politik Luar Negeri, Deputi Bidang Koordinasi Hukum dan HAM, Deputi Bidang Koordinasi Pertahanan Negara, Deputi Bidang Koordinasi Keamanan dan Kamtibmas, Deputi Bidang Koordinasi Kesatuan Bangsa dan Deputi Bidang Koordinasi Komunikasi, Informasi dan Aparatur.
Kegiatan rapat tim efektif bertujuan untuk memberikan informasi tentang tahapan kegiatan milestone jangka pendek dan menyampaikan maksud serta tujuan untuk mewujudkan aksi perubahan, pada kesempatan rapat tim efektif ini terdapat arahan dan sambutan dari Kepala Biro Umum yang diwakili oleh Analis Kepegawaian Ahli Madya untuk mendukung pelaksanaan aksi perubahan agar segera terwujud yang dapat memberi layanan bagi tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, sebelum melakukan penyusunan konsep standar operasional prosedur penulis mendatangi pimpinan unit kerja bagian organisasi dan tata laksana serta pemangku jabatan fungsional analis kebijakan yang telah bersertifikasi bimbingan perhitungan angka kredit untuk menyampaikan tujuan dan manfaat dari aksi perubahan ini agar berjalan dengan baik dan lancar.
Pelaksanaan rapat tim efektif dilaksanakan melalui daring dan tatap muka guna mengoptimalkan waktu untuk menyelesaikan aksi perubahan, penulis mengharap bantuan dan kerja sama tim efektif agar memperhatikan jadwal setiap tahapan kegiatan diselesaikan tepat waktu.
Dalam menyusun standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan terdapat beberapa stakeholder, seperti tabel dibawah ini.
6
Tabel 2.1 Peta Stakeholder Aksi Perubahan
No Kuadran Stakeholder Pengaruh pada Aksi Perubahan 1 Kuadran I High
Influence, High Interest
(Promoters)
- Karo Umum - Koordinator
Kepegawaian - Subkoordinator
Pengembangan Pegawai
- Subkoordinator Mutasi Jabatan - Analis
Kepegawaian - Analis SDM
Aparatur
- Pengambilan Keputusan - Saran dan Masukan
aksi perubahan - Mengawasi aktivitas
aksi perubahan
- Mendukung perubahan data
- Mendukung kegiatan dan koordinasi
- Mendukung kegiatan dan koordinasi
2 Kuadran II High Influence, Low Interest (Latens)
- Sesmenko Polhukam - Kepala Pusat
Pembinaan Jabatan Analis Kebijakan, LAN - Karo Perencanaan
dan Organisasi Tatalaksana - Koordinator
Organisasi dan Tatalaksana - Koordinator Data
dan Informasi - Pranata Komputer - Analis Organasasi
dan Tatalaksana
- Dukungan Administrasi dan selaku PyB
- Dukungan
SDM/Narasumber
- Dukungan Perencanaan dan Ortala
- Dukungan SDM
- Dukungan IT
- Dukungan IT - Dukungan SDM
7
No Kuadran Stakeholder Pengaruh pada Aksi Perubahan 3 Kuadran III Low
Influence, High Interest
(Defenders)
- Pemangku Jabatan
Fungsional Analis Kebijakan
- Dukungan Kepercayaan
4 Kuadran IV Low Influence, Low Interest
(Aphatetics)
- Kementerian/
Lembaga
- Dukungan Literatur
Dalam melaksanakan aksi perubahan penyusunan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dilakukan strategi komunikasi berupa komunikasi, diskusi, konsultasi, dan sosialisasi. Dengan menggunakan strategi komunikasi yang baik dalam proses pelaksanaan aksi perubahan ini, stakeholder yang pada awalnya berada di kuadran latens berhasil dipengaruhi untuk berpindah menjadi stakeholder yang berada di kuadran promoters salah satunya dengan cara melaksanakan komunikasi asertif kepada pemangku jabatan yang terdapat di kuadran latens untuk dipengaruhi ke kuadran promoters.
8
Bagan 2.1 Peta Stakeholder sebelum aksi perubahan
Perubahan yang terjadi pada kuadran promoters dimana bagian ini memiliki pengaruh dan kepentingan yang tinggi terhadap kegiatan perubahan dan juga kekuatan untuk mewujudkan keberhasilan aksi perubahan, koordinator organisasi dan tatalaksana serta analis organisasi dan tatalaksana yang semula di kuadran latens pindah menjadi ke kuadran promoters karena terlibat secara intensif dalam kegiatan aksi perubahan yang memiliki kepentingan, adapun manfaat yang diterima salah satunya dalam indeks penilaian Reformasi Birokrasi Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan area penataan tatalaksana dengan program penyusunan proses bisnis dan standar operasional prosedur makro.
Influence
Interest
Promoters
High Influence High Inters
1. Karo Umum 2. Koordinator Kepegawaian 3. Subkoordinator
Pengembangan Pegawai 4. Subkoordinator Mutasi
Jabatan
5, Analis Kepegawaian 6. Analis SDM Aparatur Latent
High Influence Low Inters 1. Sesmenko Polhukam, 2. Kepala Pusat Pembinaan
JF Analis Kebijakan LAN, 3. Karo Perencanaan dan
Ortala,
4. Koordinator Ortala 5. Koordinator Datin, 6. Pranata Komputer, 7. Analis Organisasi dan
Tatalaksana
Defenders
Low Influence Hight Interes
Pemangku Jabatan Fungsional Analis Kebijakan
Apathetics
Low Influence Low Inters Kementerian/Lembaga
9
Bentuk strategi yang dilakukan dalam penyusunan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, sehingga terjadi perpindahan peta stakeholder dari kuadran latens ke kuadran promoters yaitu koordinator organisasi dan tata laksana dan analis organisasi dan tata laksana. Strategi komunikasi yang dilakukan adalah dengan mengikutsertakan kedalam tim efektif serta intensif melakukan komunikasi asertif, diskusi, konsultasi, dan sosialisasi.
Bagan 2.2 Peta Stakeholder setelah aksi perubahan
Influence
Interest
Promoters
High Influence High Inters
1. Karo Umum
2. Koordinator Kepegawaian 3. Koordinator Organisasi
dan Tatalaksana 4. Subkoordinator
Pengembangan Pegawai 5. Subkoordinator Mutasi
Jabatan
6. Analis Organisasi dan Tatalaksana
7, Analis Kepegawaian 8. Analis SDM Aparatur Latent
High Influence Low Inters 1. Sesmenko Polhukam, 2. Kepala Pusat Pembinaan
JF Analis Kebijakan LAN, 3. Karo Perencanaan dan
Organisasi dan Tatalaksana
4. Koordinator Data dan Informasi
5. Pranata Komputer
Defenders
Low Influence Hight Interes
Pemangku Jabatan Fungsional Analis Kebijakan
Apathetics
Low Influence Low Inters Kementerian/Lembaga
10
Pengendalian Tahapan
Pengendalian setiap tahapan inovasi dalam kegiatan aksi perubahan ini berdasarkan sistem PDCA yaitu Plan (perencanaan), Do (pengerjaan), Check (pengecekan) dan Action (tindak lanjut) yang sudah dirancang sebelumnya. Dengan adanya implementasi yang berkesinambungan, tepat dan dijalankan dengan konsisten, tentunya akan mampu memberikan peluang terkait kontrol dan analisa, sehingga setiap kegiatan yang dilakukan akan selalu tepat dan bisa dipantau setiap perkembangannya. Pada saat suatu perencanaan sudah ditetapkan dengan metode yang lebih terstruktur, manajemen pengendalian mutu pekerjaan sebagai antisipasi berbagai hambatannya agar dapat diperkirakan atau dideteksi dari jauh hari.
Upaya pengendalian tahapan aksi perubahan yang terdiri dari 10 (sepuluh) tahapan yang dimulai dari koordinasi dengan mentor yang bertujuan untuk melaporkan persiapan pelaksanaan aksi perubahan dan berkoordinasi dengan pihak stakeholder yang terkait dalam rangka mendukung pelaksanaan kegiatan aksi perubahan tersebut. Tahapan yang kedua adalah melakukan penyusunan tim efektif yang berkoordinasi dengan mentor untuk menentukan susunan anggota tim efektif, selanjutnya melaksanakan rapat tim efektif yang sudah dibentuk melalui surat perintah Kepala Biro Umum Kemenko Polhukam Nomor 844/KP 04.01/4/2022 tanggal 21 April 2022 untuk memberikan informasi kepada tim efektif maksud dan tujuan dari aksi perubahan ini, tahap selanjutnya adalah melaksanakan rapat koordinasi dengan instansi Pembina jabatan fungsional analis kebijakan Lembaga Administrasi Negara RI, kegiatan ini merupakan sarana untuk mempelajari tata kerja dan alur prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan sehingga menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan peraturan. Tahap selanjutnya adalah penyusunan konsep standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional kebijakan yang
11
dibantu oleh analis kebijakan yang telah bersertifikat perhitungan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan serta analis organisasi dan tatalaksana yang berpengalaman. Penyusunan standar operasional prosedur ini memanfaatkan teknologi informasi, aplikasi ini merupakan sarana untuk memudahkan proses bagi pegawai di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, tahap selanjutnya adalah berkoordinasi dengan mentor dan coach pada kegiatan ini adalah melaporkan perkembangan dari aksi perubahan baik lisan maupun tulisan untuk menjalin komunikasi agar tetap mengetahui capaian disetiap tahapan. Selanjutnya adalah melaksanakan rapat tim efektif untuk membahas persiapan uji coba konsep standar operasional prosedur, kegiatan ini merupakan tahapan untuk memastikan kelengkapan formulir yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit bagi tim penilai melaksanakan tugasnya. Tahap selanjutnya adalah melaksanakan uji coba dari konsep standar operasional prosedur tersebut, kegiatan ini adalah untuk cek kesesuaian tahapan kegiatan dengan mutu baku berupa kelengkapan, waktu dan output yang dihasilkan setiap pada langkah. Selanjutnya adalah pengusulan konsep standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan kepada pejabat pimpinan tinggi pratama melalui nota dinas Analis Kepegawaian Ahli Madya Nomor: B-76/KP 08.05/6/2022 tanggal 3 Juni 2022 perihal penyampaian konsep standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan. Tahap yang terakhir adalah implementasi berupa sosialisasi standar operasional prosedur yang telah divalidasi/scan barcode bagian organisasi dan tatalaksana serta telah ditanda tangani oleh pejabat pimpinan tinggi pratama, kegiatan ini merupakan penyampaian informasi kepada tim penilai dan pemangku jabatan analis kebijakan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
12
Tabel 2.2. Pengendalian kualitas mutu dengan langkah PDCA
No
PLAN DO CHECK
Tindak Lanjut Uraian Rencana
Kerja
Jangka Waktu
Uraian Tanggal Mutu Pekerjaan
Evidance
1 Berkoordinasi dengan mentor
21 April 2022
Menyamakan Persepsi
20 April 2022
Sesuai Dokumentasi Jadwal maju
2 Penyusunan Tim Efektif
22 April 2022
Konsep Surat Perintah
21 April 2022
Sesuai Surat Perintah Tim Efektif
Jadwal maju
3 Rapat dengan Tim Efektif
26 April 2022
Penyampaia n Informasi dan komitmen
26 April 2022
Sesuai Notulen rapat Sesuai jadwal
4 Rapat Koordinasi dengan Pusat Pembina Jabatan Fungsional Analis Kebijakan, LAN
18 Mei 2022
Shearing informasi tata kerja dan alur prosedur
19 Mei 2022
Sesuai Notulen rapat Jadwal mundur
5 Penyusunan Konsep SOP
19 s.d. 25 Mei 2022
Proses Penyusunan SOP
10 s.d.
23 Mei 2022
Sesuai Laporan Penyusunan Konsep SOP
Jadwal maju
6 Koordinasi dengan mentor dan coach
20 s.d. 31 Mei 2022
Konsultasi 20 s.d.
31 Mei 2022
Sesuai Dokumentasi Sesuai jadwal 7 Rapat tim efektif 31 Mei
2022
Persiapan Uji Coba
31 Mei 2022
Sesuai Notulen rapat Sesuai jadwal 8 Uji coba SOP
kepada pejabat fungsional analis kebijakan
2 dan 3 Juni 2022
Uji coba alur prosedur
3 Juni 2022
Sesuai Dokumentasi Sesuai jadwal
9 Pengusulan konsep SOP ke Pejabat Pimpinan TInggi Pratama
6 s.d. 10 Juni 2022
Usulan konsep SOP
3 Juni 2022
Sesuai Dokumentasi Jadwal maju
10 Implementasi SOP
13 s.d. 17 Juni 2022
Dokumentasi Kegiatan
7 Juni 2022
Sesuai Laporan Sosialiasasi
Jadwal maju
13
B. Pengelolaan Budaya Pelayanan
Standar Pelayanan menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor:
15 Tahun 2014 tentang pedoman standar pelayanan adalah tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau dan terukur.
Sementara prinsip dalam penyusunan, penetapan dan penerapan standar pelayanan dilakukan dengan:
1. Sederhana. Standar pelayanan mudah dimengerti, mudah diikuti, mudah dilaksanakan, mudah diukur, dengan prosedur yang jelas dan biaya terjangkau bagi masyarakat maupun penyelenggara.
2. Partisipatif. Penyusunan standar pelayanan melibatkan masyarakat dan pihak terkait untuk membahas bersama dan mendapatkan keselarasan atas dasar komitmen atau hasil kesepakatan.
3. Akuntabel. Hal-hal yang diatur dalam standar pelayanan harus dapat dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.
4. Berkelanjutan. Standar pelayanan harus terus-menerus dilakukan perbaikan sebagai upaya peningkatan kualitas dan inovasi pelayanan.
5. Transparansi. Standar pelayanan harus dapat dengan mudah diakses oleh masyarakat.
6. Keadilan. Standar pelayanan harus menjamin bahwa pelayanan yang diberikan dapat menjangkau semua masyarakat yang berbeda status ekonomi, jarak lokasi geografis dan perbedaan kapabiitas fisik dan mental.
Jika prinsip-prinsip standar pelayan diatas dikaitkan dengan penyusunan standar operasional prosedur verfikasi daftar usulan
14
penetapan angka kredit dalam aksi perubahan ini maka dapat dirinci sebagai berikut:
1. Standar operasional prosedur memenuhi prinsip sederhana yakni alur proses tersebut mudah dipahami oleh semua tim penilai dan memerlukan biaya yang sangat rendah untuk penyusunannya.
2. Standar operasional prosedur memenuhi prinsip partisipasif yakni disusun dengan melibatkan berbagai pegawai di unit kerja Kemenko Polhukam untuk melakukan pembahasan dalam penyusunan standar operasional prosedur.
3. Standar operasional prosedur memenuhi standar akuntabel yakni dapat dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan.
4. Standar operasional prosedur memenuhi standar berkelanjutan yakni bahwa standar operasional prosedur ini akan terus menerus digunakan oleh tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam dan akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan tim penilai.
5. Standar operasional prosedur memenuhi unsur transparansi yakni standar operasional prosedur tersebut dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan melalui pemanfaatan teknologi informasi.
6. Standar operasional prosedur memenuhi unsur keadilan yakni Standar operasional prosedur ini disusun untuk memberi kesamaan langkah atau alur untuk verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
C. Pemanfaatan Teknologi Informasi
Teknologi Informasi (TI) adalah suatu bidang ilmu pengetahuan yang mencakup berbagai hal seperti sistem komputer hardware dan software, lokal area network, metropolitan area network, sistem informasi manajemen, hingga sistem telekomunikasi.
Peralatan Teknologi Informasi (TI) akan sangat membantu dalam
15
memberikan informasi secara tepat dan cepat bagi orang-orang yang membutuhkan.
Teknologi sekarang ini telah berkembang pesat hal ini menyebabkan akses terhadap informasi menjadi semakin cepat dan mudah. Dengan adanya kemajuan di bidang teknologi dan informasi, sistem informasi seperti internet, komputer, software memungkinkan pengguna untuk mengolah atau mendapatkan informasi yang diinginkannya. Keadaan ini sangat menguntungkan karena barang siapa yang memperoleh informasi lebih dibandingkan dengan orang lain, maka orang tersebut akan memiliki nilai (value) lebih jika dibandingkan dengan orang yang tidak mempunyai informasi.
Inovasi aksi perubahan berupa standar operasional prosedur verifkasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam, memanfaatkan teknologi informasi berupa layanan pada bagian organisasi dan tata laksana melalui sistem informasi tata laksana (SIFORTAL) Kemenko Polhukam, yang memberi fasilitas untuk penyusunan standar operasional prosedur, adapun tahapan sebagai berikut:
1. Tahap 1, pengajuan nota dinas permohonan fasilitas
2. Tahap 2, mempelajari usulan yang telah diajukan oleh unit pemrakarsa
3. Tahap 3, analis dan Identifikasi 4. Pembahasan teknis oleh pemrakarsa 5. Sinkronisasi dan harmonisasi
6. Output/Hasil (standar operasional prosedur)
Standar operasional prosedur yang telah divalidasi dan ditanda tangani oleh pejabat pimpinan tinggi pratama kemudian diupload ke dalam sistem informasi tata laksana (SIFORTAL) Kemenko Polhukam agar tim penilai atau pegawai yang membutuhkan dapat langsung download di sistem informasi tersebut dengan alamat https://sifortal-tatalaksana. Inovasi aksi perubahan berupa standar operasional prosedur verifkasi daftar usulan
16
penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam, memanfaatkan teknologi informasi berupa layanan pada bagian organisasi dan tata laksana.
Gambar 2.1. Sistem Informasi Tata Laksana (SIFORTAL) (Sumber : https://sifortal-tatalaksana)
Gambar 2.2. Sistem Informasi Tata Laksana (SIFORTAL) (Sumber : https://sifortal-tatalaksana)
17
D. Pengelolaan Tim Kerja
Fungsi dan peran tim efektif untuk mencapai target pelaksanaan aksi perubahan penyusunan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam. Banyaknya tahapan kegiatan yang harus dilaksanakan dengan kurun waktu yang singkat maka memerlukan dukungan dari tim efektif, aksi perubahan ini tidak dapat dilaksanan secara optimal bila tidak ada dukungan dan bantuan dari tim efektif.
Terkait pengelolaan tim efektif untuk mencapai target rencana aksi perubahan jangka pendek, didalam pembentukan tim efektif di Kemenko Polhukam dalam rangka mendukung aksi perubahan, Kepala Biro Umum Kemenko Polhukam melalui Analis Kepegawaian Ahli Madya sangat menekankan proses komunikasi yang baik dan menilai karakter masing-masing dalam tim.
Hal ini sejalan yang dikemukakan oleh Sandra (2007) yang menyatakan bahwa kerja tim yang efektif dapat terwujud dengan adanya pembinaan hubungan kerja, baik hubungan kerja secara horizontal (antar pegawai) maupun vertikal (antara pimpinan dengan bawahan). Pembinaan hubungan kerja tim efektif dilakukan oleh Kepala Biro Umum selaku pengarah dalam tim efektif, adapun untuk komunikasi telah dibentuk group whatsapp, pada gambar berikut ini:
Gambar 2.3. Whatsapp Group Tim Efetif SOP
18
Griffin, dkk (2014) terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kinerja team work, antara lain:
1. Kepercayaan terhadap rekan kerja, kualitas team work yang baik dalam organisasi akan tercapai jika diantara pegawai dapat menumbuhkan rasa percaya terhadap rekan kerja.
Rasa percaya diantara sesama rekan kerja akan memudahkan komunikasi dan koordinasi sehingga proses penyelesaian pekerjaan menjadi lebih mudah.
2. Pengayaan pekerjaan (job enrichment) kepada anggota tim dalam mencapai tujuan kelompok. Pengayaan pekerjaan penting untuk dilakukan kepada anggota tim supaya mereka memahami dan merasakan pekerjaan yang dilakukan oleh rekan kerja yang lain. Hal ini akan memudahkan mereka memahami kesulitan yang dirasakan oleh rekan kerja dalam mencapai tujuan kelompok.
3. Kebebasan anggota tim untuk lebih otonom. Hal ini akan memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk menunjukkan kemampuan mereka secara optimal dan kebebasan berkreasi kehingga memudahkan mereka mengambil keputusan ketika menghadapi masalah dalam pekerjaan.
4. Kepercayaan mengenai peran dan tanggung jawab anggota tim. Anggota tim perlu diberikan kepercayaan mengenai tugas dan tanggung jawab supaya mereka tidak saling melempar kesalahan kepada rekan kerja yang lain ketika terjadi permasalahan dalam pekerja.
5. Umpan balik diantara sesama anggota tim. Umpan balik perlu diberikan kepada sesama anggota tim supaya mereka mengetahui kesalahan yang perlu diperbaiki dalam melaksanakan pekerjaan sehingga dapat dipecahkan bersama.
19
Susunan tim efektif penyusunan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penatapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam, pada gambar sebagai berikut:
Gambar 2.4. Struktur tim efektif aksi perubahan
Tim efektif mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda, penjelasan tentang tugas-tugas dari setiap anggota tim efektif adalah sebagai berikut:
1. Mentor memiliki tugas sebagai pembimbing saat aksi perubahan dilaksanakan dalam implementasinya ditempat bekerja antara lain:
a. Memberikan arahan terkait jenis perubahan, rencana, dan pelaksanaan secara keseluruhan aksi perubahan.
b. Membantu pemimpin aksi perubahan untuk mendapatkan sumber daya (SDM dan pendanaan) dalam pelaksanaan aksi perubahan.
2. Coach memiliki tugas sebagai memberi bimbingan kepada Kepala Aksi Perubahan antara lain:
Mentor Koordinator Kepegawaian
M. Absori, S. AB
Coach Binda Kharismarina W.,
S.H., M.M
Kepala Aksi Perubahan Subkoordinator Pengembangan Pegawai
Eko Prasetyo, S.H.
Tim Kerja 1. Kepala Biro Umum 2. Koordinator Kepegawaian
3. Koordinator Organisasi dan Tatalaksana 4. Subkoordinator Pengembangan
Kelembagaan dan Ketatalaksanaan 5. Subkoordinator Mutasi Jabatan 6. Analis Kebijakan
7. Analis Organisasi dan tatalaksana 8. Analis Kepegawaian
Supporting Tim 1. Analis SDM Aparatur 2. Analis Kepegawaian
Pelaksana
20
a. Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan dilakukan oleh pemimpin aksi perubahan.
b. Membimbing dan memantau serta memberikan arahan tentang pelaksanaan aksi perubahan.
3. Kepala Aksi Perubahan memiliki tugas sebagai pemimpin dalam pelayanan yang mampu menerapkan aksi peubahan sesuai rencana yang telah disusun dalam rancangan aksi perubahan, antara lain:
a. Merencanakan langkah kegiatan yang akan dilakukan.
b. Melakukan konsultasi dengan coach dan mentor terkait langkah-langkah yang diperlukan dan progres kegiatan yang dilakukan dalam rangka memenuhi milestone.
c. Menyusun tim yang akan melaksanakan inovasi/aksi perubahan.
d. Mendelegasikan tugas-tugas kepada setiap anggota tim aksi perubahan.
e. Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh anggota tim aksi Perubahan.
f. Bertanggungjawab atas pekerjaan yang dilakukan oleh anggota tim.
Sebagai wujud terjalinnya komunikasi, dilaksanakan rapat tim efektif dan koordinasi dengan coach, penguji dan mentor untuk melihat perkembangan aksi perubahan, mengevaluasi dan menindaklanjuti kegiatan yang belum dilakukan.
21
BAB III
DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
A. Capaian Tahapan Output Inovasi
Pencapaian target dalam kegiatan kinerja pelayanan aksi perubahan ini dirancang untuk meningkatkan pelayanan kepada tim penilai jabatan fungsional kebijakan dalam memberikan suatu standar operasional prosedur sehingga dalam melaksanakan tugas tim penilai memiliki kesamaan dalam melaksanakan proses tahapan kegiatan sesuai alur berdasarkan mutu baku berupa kelengkapan, waktu dan output yang dihasilkan. Untuk mewujudkan tujuan tersebut diperlukan beberapa tahapan kegiatan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang, adapun untuk capaian tahapan kegiatan dalam kurun waktu jangka pendek (2 bulan) yang telah dilaksanakan seperti tabel dibawah ini:
Tabel 3.1. Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan Jangka Pendek
No Kegiatan Jadwal
Pelaksanaan
Kesesuaian RAP
Output Evidance 1 Berkoordinasi
dengan mentor
20 April 2022 Jadwal maju Konsultasi Dokumentasi
2 Penyusunan Tim Efektif
21 April 2022 Jadwal maju Konsep Surat Perintah
Surat Perintah
3 Rapat dengan Tim Efektif
26 April 2022 Sesuai Jadwal Notulen Rapat
Dokumentasi
4 Rapat Koordinasi dengan Pusat Pembina Jabatan Fungsional Analis Kebijakan, LAN
19 Mei 2022 Jadwal mundur
Notulen Rapat
Dokumentasi
5 Penyusunan Konsep SOP
10 s.d. 23 Mei 2022
Jadwal maju Laporan Dokumentasi
22
No Kegiatan Jadwal
Pelaksanaan
Kesesuaian RAP
Output Evidance 6 Koordinasi
dengan mentor dan coach
20 s.d. 31 Mei 2022
Sesuai jadwal
Konsultasi Dokumentasi
7 Rapat tim efektif 31 Mei 2022 Sesuai jadwal Notulen Rapat
Dokumentasi
8 Uji coba SOP kepada pejabat fungsional analis kebijakan
3 Juni 2022 Sesuai jadwal Notulen Rapat
Dokumentasi
9 Pengusulan konsep SOP ke Pejabat Pimpinan TInggi Pratama
3 Juni 2022 Jadwal maju Nota Dinas Usul SOP
Dokumentasi
10 Implementasi SOP
7 Juni 2022 Jadwal maju Laporan Dokumentasi
Tahapan kegiatan sebagaian tercapai sesuai Rancangan Aksi Perubahan namun ada beberapa kegiatan yang diundur dan dimajukan, melihat dari kondisi dilapangan maka beberapa kegiatan perlu dilakukan penyesuaian waktu pelaksanaannya. Kegiatan berkoordinasi dengan mentor dan penyusunan tim efektif mengalami jadwal yang maju karena adanya waktu yang dapat dimanfaatkan untuk segera membentuk tim efektif. Pelaksanaan rapat koordinasi dengan instansi Pembina jabatan fungsional analis kebijakan Lembaga Administrasi Negara RI mengalami waktu yang mundur karena menyesuaikan kegiatan internal di Kemenko Polhukam.
Kegiatan penyusunan konsep standar operasional prosedur mengalami jadwal yang maju karena memanfaatkan waktu agar proses penyusunan cepat tersusun. Pengusulan konsep standar operasional prosedur dan Implementasi standar operasional prosedur berupa kegiatan sosialisasi mengalami waktu maju karena memanfaatkan waktu yang ada agar seluruh kegiatan dapat tercapai.
Capaian tahapan kegiatan dalam kurun waktu jangka pendek selama 2 (dua) bulan yang telah dilakukan selama melaksanakan
23
implementasi aksi perubahan. Secara garis besar beberapa kegiatan yang telah dicapai antara lain:
1. Terbentuknya tim efektif melalui surat perintah.
2. Terlaksananya rapat koordinasi dengan instansi Pembina jabatan fungsional analis kebijakan Lembaga Administasi Negara RI.
3. Tersusunnya standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam.
4. Terlaksananya sosialisasi standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam.
B. Perbaikan Sistem Pelayanan
Dalam upaya mewujudkan transformasi pelayanan publik ke arah yang lebih baik, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mendorong pemerintah pusat dan daerah untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui kebijakan pelayanan publik. Pelayanan publik yang berkualitas dapat menciptakan iklim yang kondusif untuk investasi dan berusaha.
Perbaikan kualitas pelayanan publik tersebut tidak hanya untuk kemudahan berusaha, tetapi juga sebagai cerminan citra baik pemerintah. Dalam mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas, setidaknya ada tiga perbaikan yang dapat dilakukan antara lain:
1. Memperbaiki sarana dan prasarana fisik dalam memberikan pelayanan.
2. Meningkatkan kualitas Aparatur Sipil Negara sebagai pemberi layanan.
3. Mengubah mindset dari Aparatur Sipil Negara yang bertugas memberikan layanan tersebut.
Untuk meningkatkan layanan kinerja kepada tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam dilakukan survey
24
pengguna standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan dan menerima masukan serta saran yang bersifat membangun untuk perbaikan sistem layanan. Hasil survey adalah umpan balik dari tim penilai yang dapat memberi gambaran sejauh mana layanan ini bermanfaat dan dapat mengatasi masalah untuk memverifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan. Adapun untuk tampilan gambar survey standar operasional prosedur, sebagai berikut:
Gambar 3.1. Survey penggunaan standar operasional prosedur
25
Teknis pengambilan data dilakukan dengan melakukan survey online kepada seluruh responden, untuk daftar pertanyaan merujuk Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan RB Nomor 14 Tahun 2017 tentang pedoman penyusunan survey kepuasan masyarakat unit penyelenggara pelayanan publik. Instrument yang digunakan yaitu kuesioner dalam format formulir google. Adapun untuk link kuesioner dapat diakses melalui http://bit.Iy/SOP-JFAK, untuk setiap jawaban survey memiliki makna yakni angka 1 (satu) adalah tidak sesuai/tidak cepat (lama)/tidak kompeten/tidak baik/
tidak butuh angka 2 (dua) adalah kurang sesuai/kurang cepat/kurang kompeten/kurang baik/kurang butuh angka 3 (tiga) adalah sesuai/cepat/kompeten/baik/butuh angka 4 (empat) adalah sangat sesuai/sangat cepat/sangat kompeten/sangat baik/sangat butuh.
Selanjutnya nilai jawaban akan diakumulasikan untuk setiap butir pernyataan yang ada pada kuesioner dan nilai akumulasi tersebut dihitung dalam bentuk presentase, nilai presentase tersebut kemudian diasumsikan sebagai tingkat kepuasan.
Untuk mengetahui umpan balik responden diberikan beberapa pertanyaan yang sifatnya kualitatif. Berdasarkan hasil dari pelaksanaan survey online yang telah masuk sebanyak 19 (dua puluh) responden yang telah berpartisipasi yang terdiri dari 5 (lima) orang dari tim penilai, 6 (enam) orang dari Pengelola Sistem Informasi, 8 (delapan) orang dari Pengelola Administrasi. Sesuai dengan tujuan survey tersebut, maka data yang akan disajikan adalah sebanyak 19 (sembilan belas) responden sesuai tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam yang telah ditetapkan, adapun hasil pelaksanaan survey, sebagai berikut:
26
Gambar 3.2. Identitas responden
1. Survey sejauh mana responden dapat menilai kesesuaian persyaratan pada standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan dengan peraturan yang berlaku.
Gambar 3.3. Pertanyaan no. 1 (satu) survey SOP
27
Tabel 3.2. Penilaian responden pertanyaan no.1 (satu) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak sesuai 0 0%
2 kurang sesuai 0 0%
3 sesuai 7 36,8%
4 sangat sesuai 12 63,2%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa persyaratan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku saat ini yaitu peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan RB Nomor 45 Tahun 2013 serta Peraturan LAN Nomor 22 Tahun 2017.
2. Survey sejauh mana responden dapat menilai kesesuaian alur prosedur pada standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan dengan peraturan yang berlaku.
Gambar 3.4. Pertanyaan no. 2 (dua) survey SOP
28
Tabel 3.3. Penilaian responden pertanyaan no.2 (dua) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak sesuai 0 0%
2 kurang sesuai 0 0%
3 sesuai 4 21,1%
4 sangat sesuai 15 78,9%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa alur prosedur pada standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku saat ini yaitu peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan RB Nomor 45 Tahun 2013 serta Peraturan LAN Nomor 22 Tahun 2017.
3. Survey sejauh mana responden dapat menilai mutu waktu untuk menyelesaikan setiap tahapan kegiatan pada standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Gambar 3.5. Pertanyaan no. 3 (tiga) survey SOP
29
Tabel 3.4. Penilaian responden pertanyaan no.3 (tiga) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak cepat/lama 0 0%
2 kurang cepat 1 5%
3 cepat 5 26,3%
4 sangat cepat 14 73,3%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa untuk menyelesaikan setiap tahapan kegiatan memiliki waktu yang relatif cepat, sehingga proses verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit dapat segera dilaporkan ke Sesmenko Polhukam dan Instansi Pembina LAN RI.
4. Survey sejauh mana responden dapat menilai kebutuhan Kemenko Polhukam terhadap penetapan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Gambar 3.6. Pertanyaan no. 4 (empat) survey SOP
30
Tabel 3.5. Penilaian responden pertanyaan no.4 (empat) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak butuh 0 0%
2 kurang butuh 0 5%
3 butuh 9 47,4%
4 sangat butuh 10 52,6%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa Instansi membutuhkan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan yang digunakan oleh tim penilai sebagai acuan alur proses tahapan setiap kegiatan.
5. Survey sejauh mana responden dapat menilai kesesuaian mutu baku yang terdapat dalam pada standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Gambar 3.7. Pertanyaan no. 5 (lima) survey SOP
31
Tabel 3.6. Penilaian responden pertanyaan no.5 (lima) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak sesuai 0 0%
2 kurang sesuai 0 5%
3 sesuai 4 21,1%
4 sangat sesuai 15 78,9%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan memiliki kesesuaian dengan mutu baku berupa kelengkapan yang diperlukan pada setiap tahapan kegiatan, waktu yang diperlukan untuk memproses tahapan kegiatan dan output yang dikeluarkan dari setiap tahapan kegiatan.
6. Survey sejauh mana responden dapat menilai kemampuan/
kompetensi pegawai dalam perumusan dan penetapan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Gambar 3.8. Pertanyaan no. 6 (enam) survey SOP
32
Tabel 3.7. Penilaian responden pertanyaan no.6 (enam) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak kompeten 0 0%
2 kurang kompeten 0 5%
3 kompeten 9 47,4%
4 sangat kompeten 10 52,6%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa pegawai yang merumuskan dan menetapkan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan memiliki kemampuan/kompetensi sesuai bidang tugasnya.
7. Survey sejauh mana responden dapat menilai perilaku petugas/pegawai dalam pembentukan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Gambar 3.9. Pertanyaan no. 7 (tujuh) survey SOP
33
Tabel 3.8. Penilaian responden pertanyaan no.7 (tujuh) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak baik 0 0%
2 kurang baik 0 5%
3 baik 5 26,3%
4 sangat baik 14 73,7%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa petugas/pegawai berperilaku baik dalam proses pembentukan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
8. Survey sejauh mana responden dapat menilai tentang tindak lanjut terhadap pengaduan, saran dan masukan terkait pembentukan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Gambar 3.10. Pertanyaan no. 8 (delapan) survey SOP
34
Tabel 3.9. Penilaian responden pertanyaan no.8 (delapan) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak baik 0 0%
2 kurang baik 0 5%
3 baik 7 36,8%
4 sangat baik 12 63,2%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa petugas/pegawai menindak lanjuti segala bentuk pengaduan, saran dan masukan terkait pembentukan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
9. Survey sejauh mana responden dapat menilai sarana dan prasarana dalam pelaksanaan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan.
Gambar 3.11. Pertanyaan no. 9 (sembilan) survey SOP
35
Tabel 3.10. Penilaian responden pertanyaan no.9 (sembilan) survey SOP
No Kesesuaian Persyaratan Jumlah Persentase
1 tidak baik 0 0%
2 kurang baik 0 5%
3 baik 4 21,1%
4 sangat baik 15 78,9%
Jumlah 19 Orang 100%
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan responden cenderung menilai bahwa sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan sangat memadai dan didukung sepenuhnya oleh Instansi.
Beberapa saran dan masukan dari survey standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam yang telah diisi oleh responden, dengan hasil sebagai berikut:
1. Standar operasional prosedur harus dipatuhi sebagai pedoman, dapat diartikan bahwa setiap anggota tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam menjadi standar operasional prosedur tersebut sebagai panduan untuk melaksanakan tugasnya sesuai kewenangan masing-masing
2. Terus meningkatkan kerja dan kinerja, dapat diartikan bahwa standar operasional prosedur ini dapat memberi motivasi kinerja bagi tim penilai untuk melakukan tugasnya dengan tidak ada keraguan karena telah ada mutu baku yang telah dicantumkan pada standar operasional prosedur tersebut.
36
3. Selalu update apabila ada aturan terbaru, dapat diartikan bahwa standar operasional prosedur ini dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi menyesuaikan peraturan yang berlaku.
4. Sudah sangat baik, dapat diartikan bahwa standar operasional prosedur ini dapat diterima oleh tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan sebagai pedoman untuk melaksanakan tugas.
Penyusunan standar operasional prosedur verfikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan dikemenko Polhukam mutlak dilakukan guna memberi layanan kepada tim penilai, pemanfaatan teknologi informasi harus dilakukan untuk meningkatkan efisinsi dan efektifitas, mengacu pada prinsip- prinsip pelayanan publik seperti pada tabel indikator prinsip perbaikan pelayanan terkait penyusunan standar operasional prosedur.
Tabel 3.2. Tahapan indikator prinsip perbaikan pelayanan No Indikator
Pelayanan
Capaian
1 Sederhana Standar Operasional Prosedur sangat mudah dipahami oleh semua tim penilai dan memerlukan biaya yang sangat rendah untuk penyusunannya.
2 Partisipatif Standar Operasional Prosedur disusun dengan melibatkan berbagai pegawai di unit kerja Kemenko Polhukam untuk melakukan pembahasan dalam penyusunan standar operasional prosedur
37
No Indikator Pelayanan
Capaian
3 Akuntabel Standar Operasional Prosedur dapat dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan
4 Berkelanjutan Standar Operasional Prosedur terus menerus digunakan oleh tim penilai jabatan fungsional analis kebijakan di Kemenko Polhukam dimana susunan keanggotannya mengalami pergantian (masa kerja tim penilai dibatasi oleh peraturan) dan akan terus digunakan sebagai acuan tim penilai serta akan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
5 Transparansi Standar Operasional Prosedur tersebut dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan melalui pemanfaatan teknologi informasi
6 Keadilan Standar operasional prosedur ini disusun untuk memberi kesamaan langkah atau alur untuk verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional analis kebijakan
38
Tabel 3.3. Kondisi layanan sebelum dan sesudah menggunakan standard operasional prosedur
No Komponen Sebelum Sesudah
1 Prosedur Tim Penilai Belum Memiliki Alur Prosedur
Telah Memiliki Alur Prosedur
2 Ketepatan waktu Memiiki waktu penyelesaian relatif lama
Waktu
penyelesaian relatif cepat
3 Hasil penetapan angka Kedit jabatan fungsional analis kebijakan
Hasil Penetapan angka Kedit jabatan
fungsional analis masih diterbitkan oleh Instansi pembina
Hasil Penetapan angka Kedit jabatan fungsional analis dapat diterbitkan oleh Kemenko Polhukam
Dari kondisi layanan standar operasional prosedur verifikasi daftar usulan penetapan angka kredit analis kebijakan di Kemenko Polhukam bahwa untuk komponen pertama adalah prosedur tim penilai, dari kondisi yang sebelumnya tim penilai belum memiliki suatu prosedur untuk verifikasi berkas daftar usulan penetapan angka kredit jabatan fungsional di Kemenko Pol
